IA GENERATIVA PARA EQUIPOS DE ADMINISTRACIÓN DE
CENTROS EDUCATIVOS PROGRAMA DE
INTRODUCCIÓN
Este programa de formación se centra en la Inteligencia Artificial aplicada a la administración educativa, diseñado para el personal administrativo de centros educativos sin conocimientos previos en IA.
Es un programa VIRTUAL SÍNCRONO, que busca optimizar los procesos diarios en áreas clave como la gestión económica y académica, los servicios y la interacción con la Comunidad Educativa.
OBJETIVO COSTO
El objetivo es capacitar al personal de las administraciones de los Colegios para aprovechar la IA de forma ética y efectiva, mejorando la productividad y la calidad de los servicios administrativos del Colegio.
El programa consta de 6 módulos, y con un total de 24 horas, se combina teoría y práctica, culminando en un proyecto final integrador. El coste es de 350 euros por asistente, siendo el 90 % del programa bonificable por FUNDAE.
PROGRAMA FORMATIVO
MÓDULO 1
INTRODUCCIÓN A LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL
Este módulo introduce los conceptos básicos de la IA, su evolución histórica y sus aplicaciones actuales en el ámbito administrativo, especialmente en contextos educativos.
También aborda el impacto potencial de la IA en las tareas administrativas diarias, incluyendo beneficios y desafíos, y consideraciones éticas y normativas clave como los riesgos de sesgos, la privacidad de los datos (GDPR, LOPD) y la importancia de un uso responsable de la IA en entornos escolares.
CONTENIDO
• Conceptos básicos de IA: definiciones fundamentales (inteligencia artificial, machine learning, aprendizaje profundo) y ejemplos sencillos. Se diferencia entre IA débil vs. fuerte, y entre IA y automatización tradicional.
• Historia y evolución de la IA: un breve recorrido por los hitos históricos, desde los inicios en los años 50 hasta la actualidad. Se mencionan iniciativas pioneras, "inviernos de la IA" y el resurgimiento con el aprendizaje automático moderno.
• Aplicaciones de la IA en la administración: exploración de casos de uso actuales en la administración de empresas y el sector público, extrapolando al contexto de un centro educativo. Ejemplos incluyen IA para digitalizar documentos, asistentes virtuales para responder consultas, algoritmos de planificación de horarios y análisis de grandes volúmenes de datos administrativos.
• Beneficios y riesgos de la IA en la gestión diaria: impacto en la eficiencia (ahorro de tiempo, reducción de errores humanos), posibilidades de personalización de servicios, y riesgos como la sobredependencia de la tecnología, posibles errores por sesgos o falta de flexibilidad ante casos particulares.
• Aspectos éticos y normativos: presentación de los desafíos éticos (sesgos algorítmicos, transparencia) y responsabilidades al usar IA en educación. Se aborda la normativa relevante sobre protección de datos personales (p. ej., GDPR) y la importancia de la supervisión humana de las decisiones automatizadas.
MÓDULO 2
IA Y AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Este módulo se centra en aprender a mapear los procesos administrativos de un centro educativo para identificar tareas repetitivas susceptibles de automatización con IA. También se exploran las herramientas y técnicas de IA que permiten automatizar tareas administrativas (bots, scripts, macros) utilizando Google Workspace, y cómo implementar automatizaciones sencillas para reducir la carga de trabajo manual.
Se analiza el rol de los asistentes virtuales y chatbots en la administración escolar para mejorar la atención al público y el soporte interno , y se prepara al participante para evaluar qué procesos de su propio centro podrían optimizarse con IA.
CONTENIDO
• Mapeo de procesos administrativos: metodología para documentar tareas administrativas típicas (p. ej., matrícula de alumnos, gestión de pagos) e identificación de puntos críticos y tareas repetitivas o de alto volumen.
• Automatización de tareas con IA y Ecosistema Educativo: técnicas y herramientas para agilizar tareas cotidianas:
◦ Correo y reglas automáticas: uso de filtros inteligentes y respuestas sugeridas para clasificar y contestar correos.
◦ Hojas de cálculo y macros: empleo de funciones avanzadas para automatizar cálculos repetitivos (ej., balances contables, nóminas). Se muestra un ejemplo de creación de una macro.
◦ Automatización financiera: ventajas de automatizar procesos financieros y contables para mejorar la eficiencia, reducir errores y obtener información en tiempo real.
◦ Herramientas de terceros para automatizar flujos: mención de soluciones no-código como Zapier o Make para integrar el Ecosistema con otras aplicaciones.
• Uso de asistentes virtuales y chatbots en la administración: conceptos básicos de bots conversacionales impulsados por IA. Aplicación de chatbots para atención a familias y estudiantes, resolviendo preguntas frecuentes y liberando al personal de oficina. Configuraciones, ejemplos, ventajas (24/7, multilenguaje, respuesta instantánea) y límites. Beneficios medibles, como la resolución automática de hasta el 80% de consultas repetitivas. Consideraciones para la implementación.
• Ejemplos prácticos de automatización en un centro educativo: Automatización del proceso de matrículas con Formularios y Hojas de cálculo, gestión del servicio de comedor con formularios, reserva de visitas y citas con Calendarios, y comunicaciones frecuentes automatizadas con Correos Electrónicos y listas de distribución.
MÓDULO 3
HERRAMIENTAS DEL ECOSISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN (I) – DOCUMENTOS Y COLABORACIÓN
Este módulo busca familiarizar a los participantes con las aplicaciones principales del Ecosistema para la creación de contenido y colaboración (Documentos, Hojas de cálculo, presentaciones y Almacenamiento), comprendiendo su utilidad en el trabajo administrativo diario de un centro educativo
Se enfoca en el uso de funciones inteligentes para aumentar la productividad y minimizar errores , aplicar estas herramientas en contextos reales (elaboración de documentos oficiales, gestión de datos, creación de presentaciones, organización de archivos), desarrollar buenas prácticas de colaboración en línea (co-edición, control de versiones, permisos), y descubrir trucos y características avanzadas para automatizar tareas repetitivas.
CONTENIDO
• Documentos: Creación y edición de documentos administrativos en la nube. Elaboración de documentos oficiales con plantillas y personalización de formatos institucionales. Funciones de IA en la redacción (Redacción Inteligente, corrector ortográfico y gramatical). Colaboración en tiempo real (invitar a colegas, modo sugerencias, asignación de tareas, control de versiones). Ejemplo práctico de redacción de una carta.
• Hojas de cálculo: Gestión de datos numéricos y listados con funciones avanzadas. Repaso de fórmulas básicas y avanzadas útiles en administración (CONTAR.SI, BUSCARV, SI.CONJUNTO) y funciones financieras sencillas. Análisis de datos asistido con la herramienta. Explorar automatización en Hojas de cálculo con macros y validación de datos. Introducción a complementos relevantes. Colaboración y seguridad de datos (permisos, seguimiento de cambios). Ejemplo práctico de gestión de presupuesto anual.
• Presentaciones: Diseño de presentaciones profesionales e informes visuales. Creación de presentaciones efectivas (estructura, temas y diseños maestros). Herramientas inteligentes de diseño. Posible mención de nuevas funciones de IA si existen. Integración con otras apps (gráficos vinculados de hojas de cálculo, vídeos en almacenamiento). Presentaciones compartidas. Ejemplo práctico de elaboración de presentación para junta directiva.
• Almacenamiento: Organización y gestión segura de archivos en la nube. Recomendaciones para estructurar la unidad compartida o carpetas del centro. Colaboración y compartición con distintos niveles de permiso, y gestión de Drive compartido. Búsqueda inteligente (reconocimiento de texto en imágenes/PDFs). Seguridad y copias de respaldo (control de información sensible, historial de versiones). Ejemplo práctico de organización de documentación del curso escolar.
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HERRAMIENTAS DEL ECOSISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN (II) – COMUNICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Este módulo busca que los participantes dominen el uso de correo electrónico y calendario, aprovechando sus funciones inteligentes para mejorar la comunicación interna y externa del centro educativo.
Se aprende a crear y gestionar formularios digitales para la recolección eficiente de datos, sustituyendo procesos en papel. Se optimiza la planificación de eventos y tareas académicas mediante calendario, integrando recordatorios y reservas de citas.
Se emplean las funciones de IA y automatización en estas herramientas para ahorrar tiempo y reducir errores, y se conocen estrategias para integrar estas herramientas en flujos de trabajo concretos.
CONTENIDO
• Correo electrónico: Organización de la bandeja de entrada (etiquetas, filtros, "Prioritarios" con IA). Funciones inteligentes de respuesta (Respuestas inteligentes, Redacción inteligente). Plantillas de correo y mensajes automatizados. Integración con calendarios y otras apps. Buenas prácticas de email profesional (etiqueta, redacción asistida).
• Calendario: Calendario central de planificación académica y administrativa. Creación de calendarios compartidos con distintos permisos. Programación eficiente de reuniones con "Encontrar un horario". Invitaciones y confirmaciones automáticas. Recordatorios y notificaciones automáticas. Reservas de citas (Appointment slots). Sincronización y accesibilidad. Ejemplo práctico de configuración de calendario escolar y citas para tutorías.
• Formularios: Creación de formularios efectivos para distintos propósitos (inscripción, servicios, encuestas). Selección adecuada del tipo de pregunta. Características avanzadas (validación de respuestas, secciones y lógica de salto). Personalización y branding. Recopilación y manejo de datos (vinculación con hojas de cálculo, resúmenes automáticos). Seguridad y permisos. Ejemplo práctico de creación de formulario de registro de transporte escolar.
• Herramientas de comunicación adicionales - Opcional: Breve introducción a chats para mensajería corporativa y chats de grupo. Herramientas para videoconferencias, integración con el calendario y configuraciones. Recomendaciones para videoreuniones eficaces. Adaptación del sub-módulo según necesidades del centro.
MÓDULO 5
REDACCIÓN ADMINISTRATIVA ASISTIDA POR IA
Este módulo tiene como objetivo desarrollar la capacidad de redactar documentos administrativos claros, formales y efectivos con el apoyo de herramientas de IA para mejorar la calidad del texto y acelerar su producción.
Se practicará la elaboración de distintos tipos de escritos comunes en la administración escolar, aplicando pautas de estilo adecuadas. Se aprenderá a utilizar asistentes de redacción (integrados en el ecosistema u otras herramientas de IA) para generar borradores, reformular oraciones complejas y corregir errores gramaticales, manteniendo siempre la supervisión humana.
Se asegurará que los documentos cumplan con el estilo institucional y normativas de formato, utilizando la IA como apoyo. También se busca mejorar la habilidad de síntesis de información con ayuda de la IA.
CONTENIDO
• Elaboración de cartas y comunicaciones formales: fundamentos de la redacción institucional (estructura, tono, brevedad, precisión). Ejemplos de cartas frecuentes. Uso de plantillas de documentos y sugerencias de escritura con IA. Integración con herramientas de traducción. Actividad práctica de redacción de una carta formal.
• Redacción de informes y actas con apoyo de IA: técnicas para documentos más extensos. Estructura de informes administrativos. Generación de borradores mediante IA (dictado por voz, ChatGPT... Formato de actas de reuniones, toma de notas eficiente y transcripción automática. Revisión asistida con herramientas de corrección y estilo (Documentos, Grammarly, Language Tool). Ejemplo práctico de elaboración de acta.
• Mejora de textos con IA - gramática, estilo y claridad: profundización en el corrector de Google y su funcionamiento basado en IA. Reescritura y parafraseo con herramientas como "Help me write" o modelos de lenguaje externos. Consistencia de estilo con IA. Cuidados al usar IA en documentos oficiales (revisión humana, verificación de datos, confidencialidad). Ejemplo práctico de mejora de un comunicado interno.
• Síntesis de información y generación de contenido secundario: técnicas manuales vs. apoyo de IA para resumir documentos extensos. Extracción de datos con IA. Automatización de documentos personalizados con combinación de correspondencia. Aumento de productividad personal y consejos finales.
IA EN LA TOMA DE DECISIONES Y ANÁLISIS DE DATOS
Este módulo busca que los participantes comprendan cómo la inteligencia artificial puede apoyar la toma de decisiones en la gestión de un centro educativo a través del análisis de datos objetivos en tiempo real.
Se aprenderán métodos básicos para recopilar, procesar y analizar datos relevantes de la administración escolar empleando herramientas del ecosistema, y cómo la IA puede ayudar a identificar patrones o tendencias. Se explorarán técnicas de predicción y modelado sencillo útiles en el contexto administrativo , se introducirá el uso de herramienta de análisis de datos para crear informes visuales interactivos, y se desarrollará criterio para interpretar resultados generados por herramientas de análisis e IA.
CONTENIDO
• Fundamentos de la analítica de datos en la administración educativa: identificación de datos clave a recopilar (financieros, académicos, RRHH, servicios) y cómo priorizar según los objetivos del centro. Importancia de la calidad de los datos ("basura dentro, basura fuera") y buenas prácticas para mantenerlos actualizados y consistentes. Del dato a la decisión (Business Intelligence educativo, KPIs).
• Recolección y preparación de datos: uso de Formularios para recoger datos estructurados de forma automatizada. Importación de datos de otras fuentes a Hojas de cálculo. Consolidación de datos en Hokkas de calculo (IMPORTRANGE). Limpieza básica de datos (valores atípicos, errores, formatos inconsistentes) y la importancia de documentar supuestos. Caso práctico sencillo de limpieza de datos.
• Herramientas de análisis con IA en Hojas de cálculo: demostración interactiva de la función Explorar para análisis y gráficos sugeridos por IA. Funciones estadísticas y de predicción básicas (DESVEST, MEDIAN, TREND, FORECAST). Mención de herramientas de detección de patrones con IA (machine learning en BigQuery) a nivel informativo. Interpretación crítica de los resultados de fórmulas o IA. Ejemplo práctico de predicción de matrícula.
• Visualización de datos y generación de informes con herramienta de análisis de datos: introducción a la plataforma y ejemplos de dashboards relevantes. Conexión de datos. Creación de visualizaciones paso a paso. Construcción de un informe interactivo con múltiples páginas y filtros. Opciones para compartir el informe. Conclusiones basadas en datos. Ejercicio práctico integrador en grupos.
• IA para apoyo en la toma de decisiones estratégicas: cómo la IA puede descubrir relaciones en los datos y predecir escenarios futuros (riesgo de deserción, necesidades de expansión). Ejemplos de uso de IA en decisiones (predicción de matrícula, mantenimiento de infraestructuras, análisis de sentimiento en encuestas). Herramientas accesibles para predicciones sencillas (AutoML, Teachable Machine). Limitaciones y responsabilidad (factores impredecibles, valoración humana, evitar discriminación). Ética en la toma de decisiones con IA (transparencia, cumplimiento legal). Caso de reflexión para fomentar la combinación de intuición y datos. Beneficios globales de la IA y la analítica de datos en la planificación estratégica y eficiencia operativa.
Cada módulo está diseñado para ser altamente práctico, con demostraciones en vivo, ejercicios guiados y aplicación directa a las tareas de un centro educativo.
Al finalizar, el personal administrativo contará con un conjunto de herramientas y conocimientos para implementar la IA y la automatización en su trabajo diario, potenciando la eficiencia del centro y permitiéndoles dedicar más tiempo a lo que realmente importa: ofrecer un mejor servicio a estudiantes, familias y docentes, apoyándose en la tecnología de forma inteligente y humana.