PROPUESTA DE REINGENIERIA DE COMUNICACIร N Por: M Sc. Mario Juรกrez
Secretaría General Avenida Las Américas 1-03 zona 14 Club “Los Arcos” Ciudad de Guatemala C.P. 01014 Tel. (502) 2502-7500 Tel.: (502) 2500-7502 www.csuca.org
Guatemala, 15 de noviembre de 2018
Asusto.: presentación de propuesta de reingeniería de la comunicación del CSUCA
Respetado Secretario General:
Reciba un cordial saludo, por medio de la presente me permito presentar la propuesta para mejorar la comunicación institucional del Consejo Superior Universitario Centroamericano. En donde el documento que adjunto detalla los objetivos y las acciones para conseguir una mejor difusión y divulgación del quehacer del CSUCA. Con la meta de conformar la unidad de comunicación y divulgación.
Por lo tanto, solicitud su apoyo para fortalecer el área de tecnología de la comunicación e información (TIC) del Consejo Superior Universitario Centroamericano.
Agradeciéndole por su atención y gestión pertinente.
Atentamente,
_____________________________________ M Sc. Mario Juárez Consultor de comunicación de IESLAC/CSUCA
Universidad de San Carlos de Guatemala –USAC-, University of Belize –UB-, Universidad de El Salvador –UES-, Universidad Nacional Autónoma de Honduras –UNAH, Universidad Pedagógica Nacional Francisco Morazán –UPNFM-, Universidad Nacional de Agricultura –UNAG-, Universidad Nacional de Ciencias Forestales UNACIFOR- Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-Managua –UNAN-Managua-, Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León – UNAN-León-, Universidad Nacional Agraria –UNA- Universidad Nacional de Ingeniería –UNI-, Universidad de Costa Rica –UCR-, Universidad Nacional de Costa Rica –UNA-, Instituto Tecnológico de Costa Rica –ITCR-, Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica –UNED-, Universidad Técnica Nacional de Costa Rica –UTN-, Universidad de Panamá –UP-, Universidad Autónoma de Chiriquí –UNACHI-, Universidad Tecnológica de Panamá –UTP-, Universidad Especializada de las Américas –UDELAS-, Universidad Marítima Internacional de Panamá –UMIP- Universidad Autónoma de Santo Domingo –UASD-.
RESUMEN EJECUTIVO El presente documento está enfocado a la necesidad que tiene la Institución en el área de comunicación institucional, porque se encuentra un estudio por parte de la Universidad Autónoma de Honduras sobre las deficiencias en la difusión de las actividades del SG-CSUCA. Por tal motivo, realizamos un planteamiento del problema con el objeto de lograr el fortalecimiento en el área de comunicación en el Consejo Superior Universitario Centroamericano (CSUCA). La propuesta busca crear lineamientos en colectividad con el personal encargada de la comunicación de la institución ya mencionada. Por eso, proponemos una reingeniería para tener mayor impacto en la difusión y divulgación sobre las actividades y el quehacer del CSUCA. La presente propuesta está distribuida de la siguiente manera:
Planteamiento del problema
Objetivos
Metodología
Contenido RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCION ............................................................................................................... 2 1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................................ 3
2.
OBJETIVOS ............................................................................................................... 4 2.1.
3.
Objetivo General ................................................................................................ 4
METODOLOGIA DE MEJORAS DE LA COMUNICACIÓN........................................ 5 3.1.
Etapas de trabajo ............................................................................................... 5
3.2.
Roles y funciones .............................................................................................. 5
3.3.
Acciones estratégicas ....................................................................................... 5
3.4.
Herramientas...................................................................................................... 6
3.5.
Canales de Comunicación ................................................................................ 7
3.6.
Propuesta de Unidad de Comunicación CSUCA ............................................. 8
1
INTRODUCCION El Consejo Superior Universitario Centroamericano es una institución que forma parte del Sistema de Integración Centroamericano (SICA), su finalidad es promover la integración y fortalecimiento de la educación superior en Centroamérica y República Dominicana. La máxima autoridad es la Confederación Universitaria Centroamericana, integrada por 24 universidades públicas de la región. El obstáculo principal es la falta de presupuesto para contratar personal en acciones técnicas de la comunicación. Por tal, presentamos una propuesta de reingeniería estratégica para responder a la necesidad constante de la institución en la temática de difusión y divulgación. La presente propuesta pretende elaborar líneas de trabajo sinérgicos y colectivos dentro de la institución en donde optimizando los recursos se impactará a los diferentes grupos objetivos de la comunicada universitaria. El documento se encuentra dividido en tres puntos: •
Planteamiento del problema Se analizó los documentos e investigaciones realizadas con antelación sobre el tema de comunicación de la institución y se plantea la pregunta
•
Los objetivos Se plantean los objetivos que se quieren trazar y cumplir en dicha propuesta para fortalecer el área de comunicación
•
Metodología En el siguiente apartado presentamos las acciones, herramientas y canales de comunicación para mejorar la divulgación y comunicación. También proponemos la unidad de comunicación.
2
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La comunicación es en esencia una herramienta estratégica para los procesos de evolución de las relaciones de la organización con el entorno, la interacción con sus públicos tanto internos como externos, y el uso apropiado de los medios con tecnologías más avanzadas. La oficina de comunicación de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH), el 20 de noviembre del 2016 realizó el Diagnóstico de comunicación interna del CSUCA. En donde se realizó entrevistas de profundidad al personal que laboraba en el área de comunicación de dicha institución, presentando el mapeo de necesidades de la SG-CSUCA. Lo cual, una debilidad que afecta es el rendimiento de las publicaciones y gestiones en el tema de comunicación es la falta de un flujo grama y protocolo de comunicación para administrar los medios de comunicación de la SG-CSUCA, tales como: • •
Página web y redes sociales Boletín informativo.
En la actualidad, se cuenta con el apoyo del Comunicador de IESLAC y de la Unidad de Informática y Telemática de la secretaria. Pero no existe un departamento de comunicación. Por lo que la SG-CSUCA carece de una estructura funcional de comunicación. Por eso, manifestó que la comunicación en una organización no es el medio para organizar, sino el modo de organizar la manera de coordinar las acciones, y a la vez es la manera en que se genera la mística organizacional1. Por lo tanto, en base a los resultados mostrados formulamos la siguiente pregunta: ¿Cómo mejorar la ejecución de labor de divulgación y difusión del quehacer de la SG-CSUCA?
1
http://www.spentamexico.org/v3-n1/3(1)%20186-222.pdf
3
2. OBJETIVOS En base a la pregunta plateada, presentamos los objetivos que desarrollaremos de las cuales son:
2.1.
Objetivo General
Plantear una propuesta de reingeniería comunicacional para reforzar y fortalecer la difusión y divulgación de forma oportuna las actividades del SGCSUCA.
2.2.
Objetivos Específicos Estratégicos
•
Organizar la unidad de Comunicación y divulgación de la SG-CSUCA, para fortalecer la difusión y divulgación de la Institución.
•
Generar un protocolo de comunicación para optimizar las Herramientas de Tecnología de la comunicación e información (TIC) institucionales.
•
Establecer un flujo de trabajo para la Unidad de Comunicación y Divulgación de la SG-CSUCA.
4
3. METODOLOGÍA DE MEJORAS DE LA COMUNICACIÓN A continuación, presentamos la metodología estratégica para desarrollar los objetivos planteados, las cuales proponemos tres momentos: 3.1.
Etapas de trabajo Recopilacion y procesamiento de informacion
1 momento • Obtener 2 momento • Construir
Creacaión de Contenidos y piezas comunicacionales
3 momento • Comunicar 3.2.
Publicacion de contenidos
Roles y funciones
Para cumplir con las etapas propuestas proponemos asignar atribuciones estratégicas de colaboración por parte del personal que labora en la SG-CSUCA, para crear nudos y flujos de comunicación dentro de la institución. Comunicador SG-CSUCA
• Recopilar la información de las diferentes actividades del CSUCA • Calendarizar las actividades y redactar las notas para página web y redes sociales • Redactar notas para formato web y captura fotografica de las actividades. • Redactar boletines informativos. Asesor en comunicación de IESLAC/RRD
• Apoyar en la difusión de las publicaciones en redes sociales. • Asesorar y apoyar en algunas tareas en comunicación como: Captura fotografica y vídeo. • Coordinar la red comunica. Axuliar de informatica • Diseñar formatos de publicación y mantenimiento de las plataformas digitales. • Apoyo en el area audiovisual • Publicar en página web.
3.3.
Acciones estratégicas
5
Actividades Creación de un protocolo de comunicación
Solicitud de información
Tareas Desarrollar un documento sobre las dinámicas y procedimientos en comunicación Entrevistar a los coordinadores de los proyectos y sistemas del CSUCA
Herramienta
Responsable
Word
Consultor en comunicación IESLAC/RRD
Google calendario
Comunicador del SGCSUCA
Programa Word, WhatsApp y correo electrónico
Comunicador del SGCSUCA
Suite Adobe y jungla
Consultor en comunicación IESLAC/RRD
Programas y calendarizar las actividades Construcción de la nota informativa
Diseño y formatos de la nota
3.4.
Redactar la nota de las actividades que se desarrollaron. Recolección y envío del material fotográfico y audiovisual Solicitud de su publicación en los medios de comunicación de la institución. Diseñar los diferentes formatos para su publicación en los diferentes medios. Publicar en las diferentes plataformas
Auxiliar de informática
Herramientas Google Calendar Programa eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros de trabajo o superponiendo sus calendarios en una vista única. Puedes compartir calendarios para que se vean los detalles completos del evento o simplemente para que los demás sepan si estás libre.
Office Word Microsoft Word es un programa informático orientado al procesamiento de textos. WhatsApp Es una aplicación de mensajería para teléfonos inteligentes, que envía y recibe mensajes mediante Internet, complementando servicios de mensajería instantánea, servicio de mensajes cortos o sistema de mensajería multimedia
6
Suite Adobe Es una suite de distintas aplicaciones en forma de talleres y estudios dotados de herramientas y funciones altamente profesionales creada y producida por Adobe Systems y que están dirigidas a la publicación impresa, publicación web, postproducción de video y dispositivos móviles.
Correo Electrónico (GMAIL) Es una aplicación de correo electrónico para dispositivos móviles muy fácil de usar que te ahorra tiempo y protege tus mensajes. Recibe tus mensajes al instante con las notificaciones push, lee y responde tanto si estás conectado a Internet como si no y encuentra tus mensajes rápidamente.
3.5.
Canales de Comunicación
Facebook es una red social pensada para conectar personas, es decir, compartir información, noticias y contenidos audiovisuales con amigos y familiares. Se trata de la plataforma social más popular de todas las existentes en la actualidad Twitter es una aplicación web gratuita de microblogging que reúne las ventajas de los blogs, las redes sociales y la mensajería instantánea. Esta nueva forma de comunicación permite a sus usuarios estar en contacto en tiempo real con personas de su interés a través de mensajes breves de texto a los que se denominan Updates (actualizaciones) o Tweets. YouTube es una plataforma digital que ha sido diseñada para alojar vídeos que los usuarios puedan consumir cuando les apetezca. Además, a través de ella también puedes emitir vídeos en directo y grabarlos para compartirlos posteriormente.
Portal web es un portal es una plataforma basada en web que recopila información de diferentes fuentes en una única interfaz de usuario y presenta a los usuarios la información más relevante para su contexto.
7
3.6.
Propuesta de Unidad de Comunicación CSUCA
Informatica
Comunicación
Diseño
•
Comunicador: Será el encargado de crear e implementar las campañas de divulgación, asimismo de coordinar reuniones periódicas para obtener la información necesaria de las actividades que realizan los miembros de la SGCSUCA y sus respectivos sistemas.
•
Diseñador web/gráfico: Su responsabilidad será crear el material gráfico para todos los canales de la SG-CSUCA, así como velar por el uso correcto de la imagen del CSUCA a nivel regional.
•
Apoyo de informática: Los accesos de todos los sitios de divulgación de la SGCSUCA deben de ser del comunicador y del diseñador. El departamento de sistemas debe velar por el funcionamiento interno de los servidores que alojan lo sitios.
8