EVALUACION DE DESEMPEÑO PROFESIONAL DE COMUNICACIÓN
Por: M Sc. Mario Alberto Juárez Luna
SECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL, UPCV
EVALUACION DE DESEMPEÑO PROFESIONAL DE COMUNICACIÓN
INTRODUCCION La Sección de Comunicación Social del Departamento de Planificación Estratégica y Gestión por Resultados de la Unidad para la Prevención Comunitaria de la Violencia –UPCV- del Tercer Viceministerio de Gobernación, es una sección compleja cuyo funcionamiento depende de la proactiva participación de todos los miembros del personal que la componen. De allí, que deba revisarse permanentemente el funcionamiento organizacional, permitiendo con ello la capacitación constante y oportuna de quienes laboran en estas instituciones, con miras a garantizar la eficacia y eficiencia que debe orientar la actuación de toda Institución Pública. La UPCV, consciente que el recurso humano que la conforma es el principal activo con el que cuenta, asume el reto de llevar a cabo un proceso de evaluación del desempeño de su personal técnico, que le permitirá conocer las debilidades y fortalezas de quienes prestan servicio en esta Unidad Pública. Este proceso consiste en un examen metódico del desempeño de la persona en el trabajo, para evidenciar capacidades y debilidades que inciden directamente sobre la productividad. Es un proceso imprescindible en la actividad administrativa, además de incentivo para los Colaboradores, el cual permite implantar planes adecuados para las necesidades de la Institución y los mismos trabajadores, esto es, un proceso que ayude a perfeccionar la calidad del desempeño laboral del personal Administrativo y técnico; y de igual manera garantice una prestación de servicio óptima a toda la población guatemalteca. La falta de indicadores de desempeño en las anteriores administraciones públicas de la UPCV, y el reclamo de la ciudadanía guatemalteca de contar con mejores funcionarios públicos. Por eso, la evaluación del desempeño puede definirse como un proceso sistemático y periódico de análisis que permite determinar la eficacia y eficiencia con que el personal técnico ha llevado a cabo su cometido y funciones en la Institución Pública. Por otro lado, la evaluación de desempeño permite realizar un pronóstico del potencial de la persona evaluada, así como un indicador de necesidades de formación. El propósito de la presente herramienta es apoyar al trabajador/a y jefe para facilitar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador, por lo cual ha sido elaborado mediante una metodología que permita la flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la Coordinación de la UPCV.
EVALUACION DE DESEMPEÑO PROFESIONAL DE COMUNICACIÓN JUSTIFICACION La presente Evaluación de Desempeño está dirigida al personal de la Sección de Comunicación Social de la UPCV, como instrumento de gestión pública que permite medir el nivel de desempeño de dicho personal; así como tomar medidas que permitan corregir fallas y/o faltas en el desempeño y promover el estímulo en aras de enervar los defectos por intermedio del conocimiento objetivo de sus fortalezas y debilidades. También, contar con una herramienta objetiva de evaluación en la administración pública. La Evaluación de Desempeño en ocasiones genera estrés y malestar entre los trabajadores, pero cuando el diseño es el correcto, se transforma en una potente herramienta para alinear a los trabajadores en cómo conseguir los objetivos. Al identificar los conocimientos, las funciones y responsabilidades principales de cada cargo, se deben seleccionar aquellos aspectos que son centrales en el quehacer del trabajador y la relación de estas funciones con indicadores de resultados. Esto le ayudara al trabajador a sentirse valorado y tendrá mayor claridad de qué se le exige en su cargo. Además, permite mejorar las condiciones de trabajo, detectar necesidades de capacitación y fortalecer las conductas positivas del personal A través de este Instrumento de Evaluación de Desempeño se podrá tener personas más preparadas y orientadas a resultados. Para ello se debe destacar lo bueno (el cumplimiento de metas y las fortalezas del personal) y corregir lo malo (debilidades que se deben trabajar). Generando así sentido de equipo, quienes están mejor evaluados pueden apoyar a los otros, y poner una meta de equipo que mejorar. Como instrumento de administración de personal, esta propuesta permite definir objetivos, medir el nivel de logros y en función de ello tomar decisiones respecto del desarrollo futuro de cada trabajador con el fin último de alinear los objetivos individuales con los de la Institución Pública. Principios del Sistema de Evaluación de desempeño Profesional de Comunicación
La participación del funcionario(a) en la apreciación de su desempeño en el trabajo, se justifica ampliamente por la importancia que las personas tienen para el cumplimiento de la visión, la misión y los objetivos de la Institución.
La realimentación efectiva del desempeño es una herramienta motivacional y a la vez, una fuente eficaz para el desarrollo del individuo y la organización, que han de dar fundamentar a sus planes de mejora en este ámbito, que solucionen brechas del rendimiento demostrado.
El sistema de Evaluación del Desempeño se fundamenta en el convencimiento de que todo funcionario(a) tiene interés y necesidad de conocer la forma en que su Jefe
EVALUACION DE DESEMPEÑO PROFESIONAL DE COMUNICACIÓN inmediato evalúa su desempeño y su contribución a los objetivos de la organización, además de observar su nivel de compromiso con los mismos.
RUTA DE EVALUACION
Herramienta de evaluación SCUPCV
Medidas en fortalece de la Sección
Retroalimentacion de la evaluación
Expediente de Evaluacion de desempeño
Expectativas y resultados de desempeño
Objetivo General Crear e implementar la herramienta de evaluación de desempeño profesional de comunicación para medir el rendimiento y el comportamiento del trabajador/ar en su puesto de trabajo y sobre esa base establecer el nivel de su contribución profesional a los objetivos de la Institución y el pueblo de Guatemala. Objetivos Específicos
Verificar el cumplimiento de los objetivos y los estándares individuales en cuanto a productividad, cantidad y calidad del trabajo.
Valorar periódicamente la importancia del aporte individual de cada trabajador y de las unidades o grupos de trabajo.
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Proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva a cabo la labor correspondiente a su puesto.
La participación del funcionario(a) en la apreciación de su desempeño en el trabajo, se justifica ampliamente por la importancia que las personas tienen para el cumplimiento de la visión, la misión y los objetivos de la Institución.
Uso del Modelo de Evaluación del Desempeño Profesional de Comunicación
Determinar necesidades de capacitación y desarrollo de personal. Reconocer los méritos demostrados. Mejorar los resultados organizacionales. Orientar a los funcionarios(as) para que su trabajo satisfaga las expectativas de la organización. Validar procedimientos de Reclutamiento y Selección de Personal. Motivar y estimular la eficiencia, calidad y productividad en el trabajo.
Periodo de Evaluación Comprende un periodo de doce meses, del 1 de enero al 31 de diciembre, y se supervisara Mensualmente. Grupo objetivo Personal de la Sección de Comunicación Social de la Unidad para la Prevención Comunitaria de la Violencia del Tercer Viceministerio de Prevención y el Delito. Escala de Valoración 1. Por debajo del Nivel Requerido No Cumple con las tareas asignadas, las realiza parcialmente o sólo en ocasiones. No cumple con los requisitos mínimos aceptables del cargo. Requiere acciones correctivas de inmediato. 2. Requiere Mejorar Cumple con las tareas y actividades que se le asignan, alcanzando los objetivos con las condiciones de calidad y tiempo establecidas. 3. Aceptable
EVALUACION DE DESEMPEÑO PROFESIONAL DE COMUNICACIÓN Cumple con las tareas y responsabilidades asignadas, presentando resultados que superan las condiciones de calidad y tiempo establecidas. Realizadas actividades adicionales a las del cargo, sobrepasando los niveles esperados. 4. Excelente Consistentemente realiza sus actividades y responsabilidades, obtenido resultados extraordinarios, de impacto y valor para la Sección. Constantemente excede las exigencias establecidas para su cargo.
Instrumento de recolección de las expectativas y resultados Se debe utilizar el siguiente formulario denominado expectativas y resultados del desempeño como un instrumento auxiliar de planificación del trabajo en función del rendimiento requerido, cuyo objetivo es plantear las metas, expectativas y resultados o logros que se desea alcanzar durante los doce meses que comprende el ciclo de evaluación.
Metodología de evaluación de desempeño El Instrumento se desarrollara de la siguiente manera: Información general: Nombre y apellido del evaluado Cargo actual del evaluado Fecha en la que se realiza la evaluación Nombre y apellido del evaluador Nombre del puesto que desarrolla Indicadores de gestión Se identifica los indicadores que se desean evaluar. Definir los indicadores con el evaluador de acuerdo con los objetivos y metas trazadas y dentro del marco de las funciones del empleado. Plantee indicadores objetivos y de real evaluación. Calificación Asignar porcentajes a cada indicador, de acuerdo a la siguiente información:
Marque con una X el grado de consecución, siendo: Supera las expectativas Cumple las expectativas Cumple la mayoría de las expectativas
100% a más de cumplimiento 76 a 100% de cumplimiento 51 a 75% de cumplimiento
EVALUACION DE DESEMPEÑO PROFESIONAL DE COMUNICACIÓN Cumple parcialmente las expectativas No cumple las expectativas
26 a 50% de cumplimiento 0 a 25% de cumplimiento
Comentarios: El encuestado debe ser lo más objetivo posible para asignar las calificaciones de cada indicador, asimismo debe señalar con una X la calificación que mejor describa al evaluado. Si la calificación es 1 ó 5, deben justificar con un breve comentario por qué escogió dicha calificación. Firma del evaluado y del evaluador Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar en el correspondiente espacio asignado.
Formato de evaluación de desempeño Procedimientos de evaluación de desempeño 1. El Jefe de la Sección de Comunicación Social debe completar un formulario por cada persona evaluada, con tiempo, dándole al proceso la importancia que merece. 2. Se calificara de 0 a 10, lo cual a la mayoría nos resultará muy natural.
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EVALUACION DE DESEMPEÑO DE LA SECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA UPCV Nombre del Evaluado: Cargo: Fecha: Nombre del Evaluador: Puesto:
Indicadores de Gestión Instrucciones: Marque con una X la respuesta que usted cree que es correcta.
CALIFICACION
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