GUIA PARA SISTEMATIZACIÓN DE EVENTOS by M Sc. Mario Juárez

GUIA PARA SISTEMATIZACIÓN DE EVENTOS Proyecto “Monitoreo Social del Programa de Apoyo Presupuestario al Programa de Agricultura Familiar para el Fortalecimiento de la Economía Campesina en Guatemala. (MS-PAFFEC)

M SC. MARIO JUÁREZ

Guatemala, abril de 2019

PROYECTO “MONITOREO SOCIAL DEL PROGRAMA DE APOYO PRESUPUESTARIO AL PROGRAMA DE AGRICULTURA FAMILIAR PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ECONOMÍA CAMPESINA EN GUATEMALA”, (MSPAFFEC).

Ing. Agro. Mario Godínez Decano de la Facultad de Agronomía Ing. Raúl Eduardo Ovando Jurado Investigador Asociado I y Coordinador del MSPAFFEC Ing. Agro. Aura Huertas Investigador Asociado II M Sc. Mario Juárez Comunicador del Proyecto del MSPAFFEC

Contenido INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................3 I.

MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................4 1.1.

¿Qué es sistematizar un evento? ....................................................................................4

1.2.

¿Para qué sistematizar el evento? ..................................................................................5

1.3.

¿Qué es lo que sistematizamos en un evento? .............................................................5

1.3.1.

Principios de sistematización de un evento ...........................................................6

1.4.

¿Qué es el eje de la sistematización?.............................................................................6

1.5.

¿Cómo sistematizar un evento? .....................................................................................7

1.6.

¿Quiénes deben realizar la sistematización de un evento? .........................................8

1.7.

¿Qué son las lecciones aprendidas de un evento? ......................................................8

1.8.

¿Para quién sistematizar el evento? ...............................................................................9

1.9.

¿Cuándo sistematizar un evento? ..................................................................................9

1.11. II.

¿Cuáles son las etapas o momentos de la sistematización? .................................10

MODELO GENERAL DE SISTEMATIZACIÓN DE UN EVENTO ........................................11 2.1.

III.

Procedimientos para sistematizar ................................................................................13 LA RUTA DE INICIO PARA UN PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN ................................15

3.1.

El Proyecto de Sistematización.....................................................................................15

3.2.

Guías para la sistematización de un evento ................................................................16

3.3.

¿Cómo identificamos a los actores claves? ................................................................17

3.4. ¿Qué documentos se deben analizar para este proceso de sistematización del evento?........................................................................................................................................17 3.5.

¿Cómo se ejecuta la sistematización de un evento? ..................................................18

3.5.1.

Organización del evento ........................................................................................18

3.5.2.

Ejecución del evento ..............................................................................................18

3.6.

¿Cómo escribir un documento de sistematización y Recomendaciones? ...............19

3.6.1. ¿Cuál es el formato sugerido para escribir secciones como parte de un informe o un producto de conocimiento? ............................................................................20 3.7.

Obstáculos para sistematizar ........................................................................................22

ANEXOS ..........................................................................................................................................23 Formulario para seleccionar el tema a sistematizar ...............................................................23 Tema de la sistematización: ......................................................................................................23 Guía para orientar sistematización según eje de preferencia: ...............................................23 Contenido del informe técnico de la sistematización de un evento ......................................24 BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................................................26

INTRODUCCIÓN La sistematización de experiencias es concebida como un proceso de construcción de conocimiento que debe realizarse en los programas o proyectos de desarrollo que pretenden garantizar mayores niveles de sostenibilidad. En este sentido, requiere que se incorpore como parte de los planes operativos. La sistematización tiene sentido en la medida que permita generar conocimiento útil para aquellos(as) involucrados(as) en el programa o proyecto, y otros(as) que pudieran utilizar dicho conocimiento para desarrollar otras experiencias similares. La presente guía ha sido desarrollada como apoyo para realizar y desarrollar documentos de sistematización, y tiene como objetivo principal servir como herramienta de fácil uso, para estimular la sistematización de resultados de procesos y experiencias de los eventos que ejecute el proyecto: “monitoreo social del programa de apoyo presupuestario al programa de agricultura familiar para el fortalecimiento de la economía campesina en Guatemala”, (MSPAFFEC). Esta guía no pretende ser única, por el contrario su finalidad es ordenar pasos, resumir, recopilar y presentar de manera sencilla y breve los principales puntos de sistematización los resultados del desarrollo de los eventos, orientándolos hacia la definición de lecciones aprendidas e iniciativas de aprendizajes colectivas, ya sean de desarrollo rural o seguridad alimentara. Se considera fundamental recalcar la importancia de tener claro que el proceso de sistematización nace en la planificación del proyecto, y que cuando se hace de esta manera la extracción de prácticas y lecciones aprendidas se facilita. Se espera que esta guía aporte de alguna manera a este fin. La referida Guía está integrada por tres secciones: la primera contiene un marco de referencia conceptual, en la cual se presentan los conceptos básicos para aproximarse al tema de la sistematización, al igual que los momentos de la sistematización. En la segunda se aborda lo atinente al modelo general de sistematización de experiencias; y la última contempla la guía práctica.

MARCO CONCEPTUAL

Para los fines pertinentes a esta guía, se han seleccionado algunas interrogantes para abordar el tema. Las respuestas que se consideran permitirán contar con un marco conceptual sobre la sistematización de eventos; identificar elementos relevantes de este proceso; así como también, se intentará plantear una conceptualización para las experiencias particulares. En este sentido, se abordan las siguientes interrogantes:       

¿Qué es sistematización? ¿Para qué sistematizamos nuestras experiencias? ¿Qué es lo que sistematizamos? ¿Qué es el eje de sistematización? ¿Cómo sistematizamos? ¿Quiénes deben sistematizar? ¿Que son las lecciones aprendidas?

1.1.

¿Qué es sistematizar un evento?

El concepto de sistematización se vincula a los proyectos de educación popular de Paulo Freire, a fines de la década de los ’70. Él valorizaba la recuperación de saberes, opiniones y percepciones de los sujetos que intervenían en procesos de transformación social, contraponiéndose en cierta medida, a la posición academicista que entendía como única fuente de generación de conocimiento la producción teórica (Martinic, S. 1984). Básicamente definimos a la sistematización como describir y entender qué sucedió durante una experiencia de desarrollo y por qué pasó lo que pasó. Los resultados de una experiencia son fundamentales, y contar es parte importante de toda sistematización, pero lo que más interesa en el proceso de sistematización es poder explicar por qué se obtuvieron esos resultados, y extraer lecciones que nos permitan mejorarlos en una experiencia futura. El foco o alcance de la sistematización parte del entendimiento de que no se puede analizar todo, y de que tampoco es útil hacerlo. La propuesta de esta guía es centrarse en lo que es factible hacer con el tiempo y recursos disponibles, y que a su vez permita obtener los resultados esperados de acuerdo a los propósitos de la sistematización y al público al cual va dirigida. Un punto importante es elegir qué se va a sistematizar. De la adecuada selección dependerá en gran medida encontrar y alcanzar los objetivos propuestos.

Los tres primeros elementos comunes son explicados como se indica a continuación:     

Se trata de un proceso de reflexión crítica La reflexión crítica se aplica a un proceso. La reflexión se basa en la idea de "organizar" o de "ordenar" La sistematización está orientada a generar conocimiento derivado de la práctica de desarrollo realizada. Es un proceso participativo, realizado fundamentalmente por los actores de la experiencia que está siendo sistematizada.

1.2.

¿Para qué sistematizar el evento?

A esta interrogante, se han planteado diversas respuestas, con diferentes énfasis, que pretenden responder a cuál es el principal propósito o propósitos para el cual se lleva a cabo la sistematización de las experiencias de las presentadas en un evento. A la hora de iniciar un proceso de sistematización la clarificación de los objetivos, propósitos o metas es fundamental. Las preguntas que guían la decisión de realizar o no un proceso de sistematización son: ¿Para qué hacer una sistematización en este evento?, ¿Cuál es el valor agregado que se obtiene con la sistematización del evento? En el caso particular de esta guía, se busca que principalmente sea de utilidad para los actores (organizaciones y beneficiarios) actualmente involucrados en las intervenciones, como para otros proyectos.

1.3.

¿Qué es lo que sistematizamos en un evento?

Para abordar esta interrogante, se debe en primer lugar tener claridad sobre los tres aspectos siguientes:   

¿Cuáles son los objetivos que pretende? ¿Cuáles son los procesos que se llevarán a cabo? ¿Qué aspectos se deben priorizar?

Se debe destacar que le corresponde al equipo o grupo de trabajo determinar el aspecto o aspectos a priorizar. Para facilitar o guiar esta decisión del grupo se han planteado ciertos principios generales. En el marco de la investigación, acción, y

participativa, se tienen ciertos principios que pueden ser válidos para la construcción de conocimientos mediante la sistematización:

1.3.1. Principios de sistematización de un evento   

Significación. Articulación. Historicidad.

1.4.

¿Qué es el eje de la sistematización?

El eje es el “elemento que nos permite precisar el enfoque de la sistematización, nos indica desde qué aspecto vamos a realizar la reconstrucción y la interpretación crítica de la experiencia”. Algunas características del eje de sistematización son:   



Precisa el enfoque de la sistematización para evitar la dispersión. Es un hilo conductor que cruza la experiencia y está referido a sus aspectos centrales. Es un punto común de referencia, alrededor del cual giran las pautas de la reconstrucción histórica, del ordenamiento de la información, del análisis crítico y de la elaboración de conclusiones. Articula los diversos elementos que intervienen en un proceso de sistematización y ayuda a la operatividad de dicho proceso. Es un énfasis o enfoque central.

El eje está relacionado con las apuestas y los objetivos estratégicos de la organización que realiza la sistematización. La sistematización según Jara O. (1994) es la interpretación crítica de una o varias experiencias, la que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han relacionado entre sí, y por qué lo han hecho de ese modo. El proceso de ordenamiento de la información difusa y dispersa genera a su vez un aprendizaje compartido.

Experiencia

1.5.

Conocimientos e informaciono difusa

Aprendizaje social y Organizacional

¿Cómo sistematizar un evento?

Esta interrogante tiene que ver con dos aspectos: a) El método o metodología que se aborde para sistematizar; b) La parte operativa para realizar la sistematización (quienes participan, cómo, plazos, recursos, entre otros aspectos). Cuando sistematizamos experiencias surgen las interrogantes sobre ¿qué metodología utilizar?, ¿qué pasos dar?, ¿cuáles técnicas utilizar?, etc. Tal y como plantean los exponentes teóricos de la sistematización, para ello no hay recetas; muy por el contrario, existen múltiples posibilidades. Lo que si se debe tener claro es el criterio o los criterios por los cuales se va a escoger una determinada metodología o una técnica específica para aplicarla con un particular procedimiento. Durante el proceso de sistematización se emplean diversos métodos de investigación cualitativa y cuantitativa, entre los que se incluye la revisión de documentación, cuestionarios, las encuestas y entrevistas, entre otros. La sistematización permite capturar información, percepciones, descripciones y análisis para identificar cuáles han sido los procesos de cambio generados por el proyecto, quiénes fueron los actores involucrados, qué estrategias han sido implementadas y con qué resultados, los aprendizajes generados y los factores de éxito y recomendaciones prácticas a tomar en cuenta para adaptar la experiencia a otro contexto. En consecuencia, la sistematización es un proceso de reconstrucción y reflexión analítica sobre la experiencia observada.

1.6.

¿Quiénes deben realizar la sistematización de un evento?

Cuando se comenzó a trabajar este tema, la sistematización fue entendida fundamentalmente como un proceso que llevaba a cabo una persona externa a la experiencia, o que se le encomienda a algún miembro del grupo o equipo. De allí que era poco común que, de manera intencionada, se involucrara a los actores del proceso. En la actualidad es más generalizada la opinión de que la misma debe ser llevada a cabo por los(las) actores(as) claves involucrados(as) en la iniciativa de desarrollo; dado que existe el convencimiento que realizarlo de esta manera tiene mayor utilidad para el desarrollo, sobre todo si se convierte en un procedimiento habitual y rutinario del programa o proyecto. Internalizar la sistematización como una práctica habitual en los programas o proyectos puede convertirse. El resultado de una sistematización realizada por los actores claves difiere de aquella realizada por un(a) consultor(a) externo(a). En el primero de los casos, son ellos(as) quienes conocen todas las interioridades del programa o proyecto, sus fases, procesos, resultados, lecciones aprendidas, dificultades, etc. En tanto que en el segundo es un(a) agente externo que viene a interpretar la historia que otros le narran del programa o proyecto. Posiblemente el(la) consultor logre un documento más técnicamente redactado; no obstante, no tendrá la profundidad y utilidad que tiene el que realizan quienes viven o vivieron la experiencia de desarrollo.

1.7.

¿Qué son las lecciones aprendidas de un evento?

Una lección aprendida es definida como “una generalización que no se refiere a una circunstancia específica, sino a un tipo o categoría de situaciones. La lección aprendida señala aquello que es probable que suceda, y/o lo que hay que hacer para obtener (o prevenir) un determinado resultado". Se recomienda iniciar el proceso siguiendo los siguientes pasos:   



Elaborar la síntesis del proceso sistematizado. Determinar los aprendizajes que permitirán mejorar la propia práctica. Determinar las lecciones aprendidas que puedan ser generalizables, reconociendo explícitamente las que contribuyeron o no a la replicabilidad. Elaborar afirmaciones o hipótesis que resulten de la experiencia.

Las lecciones aprendidas deben ser producto del proceso de la experiencia que se presenta en el evento. Se deben resaltar los puntos de vinculación identificados por

la población y los ejecutores en cuanto a los principales aportes que se derivan de la experiencia vivida; rescatando aspectos teóricos y prácticos. La descripción de los resultados de la experiencia vivida debe desarrollarse a partir de un proceso de cotejo entre el momento de entrada y el de salida, teniendo como base los elementos y el eje de referencia del proceso de sistematización. Las lecciones derivadas que se desprenden de la experiencia deben tomarse en consideración para mejorar o enriquecer las futuras prácticas, tanto de los actores involucrados (organización, beneficiarios y otros), como ajenas.

1.8.

¿Para quién sistematizar el evento?

La definición del público objetivo o audiencia es crucial para definir los posibles formatos en los cuales se van a presentar el documento derivado de la sistematización y la estrategia de difusión y transferencia de dichos productos con el objetivo de potenciar su diseminación y utilidad para el público objetivo. A nivel de las/los técnicos la sistematización sirve para:   

Dar estructura al propio trabajo. Aprender de las experiencias. Documentar lo que se hizo y así tener una base para la elaboración de infor mes, artículos, documentos y material de capacitación.

A nivel de los equipos de trabajo o la organización la sistematización sirve para:   

Aprender de los éxitos y fracasos y de los diferentes factores que obstaculiz an o facilitan la ejecución de proyectos. Tener una “memoria institucional” / conservar información. Entender mejor el proyecto y reflexionar sobre las estrategias institucionales

1.9.

¿Cuándo sistematizar un evento?

Al inicio del evento se debe iniciar la sistematización, se podrá extraer información de mayor o menor calidad y pertinencia. Al terminar recolectar toda la información de documentos secundarios o de apoyo de los exponentes o participantes del evento.

1.10. ¿Cuáles son los principios de sistematización de un evento?



Facilitar el intercambio, transferencia y adaptación de conocimiento para el fortalecimiento de capacidades, la mejora de la eficacia y promover la innovación.



Facilitar la visibilidad, comunicación de conocimiento y su incidencia en agendas públicas.

1.11. ¿Cuáles son las etapas o momentos de la sistematización? Existen tres momentos de la sistematización, en cada uno de los cuales se han planteado aspectos a analizar; no obstante, se aclara que serán los(las) involucrados(as) quienes definirán cuan extensa y detallada puede ser esta lista de aspectos. Los tres momentos sugeridos son: 1.

El punto de partida se recomienda analizar aspectos como los siguientes: Las condiciones iniciales en las cuales se da inicio a la experiencia, los cambios propuestos por la experiencia y la manera como se lograrían estos cambios.

¿Dónde estamos? se recomienda analizar aspectos como los que se indican: Los eventos realizados, las condiciones en que se llevaron a cabo los eventos, considerar si las condiciones cambiaron con respecto a las existentes al inicio de los eventos, los principales problemas o limitantes enfrentados para llevar a cabo las actividades del evento del proyecto. Y anotar las lecciones más importantes que se derivaron de la experiencia.

Lecciones aprendidas, interesa analizar: La coherencia entre actividades realizadas en la experiencia de desarrollo. Las contradicciones encontradas entre actividades. La correspondencia entre las condiciones iniciales del lugar y las acciones realizadas. Si fueron pertinentes y eficaces los objetivos y métodos aplicados en las actividades del evento, tomando en consideración los resultados obtenidos y las condiciones iniciales de la experiencia.

Lo realizado en los diferentes momentos puede sintetizarse en una matriz principal en la cual se plasmen los aspectos a sistematizar (enfoque, contexto, propósito, método, recursos y actividades), en cada uno de los momentos de la sistematización (inicio, desarrollo y lecciones aprendidas).

MATRIZ DE LLENADO DE LA EXPERIENCIA DEL EVENTO Aspectos/Tema Sistematiza

Momento 1: Punto de Partida

Momento 2: Camino Recorrido ¿Dónde Estamos?

Momento 3 Cambios Lecciones Aprendidas

Momento 4 El Futuro ¿Cómo Vamos a Seguir?

Concepto y Enfoque de la Experiencia Contexto Propósito y objetivos Métodos Estrategias

Medios y Recursos Económicos Actividades

II.

MODELO GENERAL DE SISTEMATIZACIÓN DE UN EVENTO

Es importante destacar que existen diversos enfoques sobre los modelos de sistematización. En términos generales, en éstos resaltan los siguientes aspectos:    

Los que ponen el acento en la reconstrucción ordenada de la experiencia. Los que acentúan su carácter de proceso productor de conocimientos. Los que ponen el énfasis en conceptuar la práctica, para darle coherencia a todos sus elementos. Los que resaltan el proceso participativo.

Por eso, la sistematización es una metodología que facilita la reflexión continua de procesos y resultados de nuestro trabajo en los proyectos, con el fin de aprender de las experiencias hechas y así modificar y mejorar el trabajo concreto. Los elementos que componen son los siguientes: 

Contexto de la temática del evento Se considera siempre como el diagnóstico, en el cual se reflexiona que existen factores o elementos internos y externos del evento, debe proveer información tanto del contexto local (comunitario, barrial, comunal), como del contexto más amplio (ciudad, país o mundo).



Marco conceptual del que partimos al realizar el evento

Este se refiere al conjunto mínimo de conceptos a través de los cuales se plantea el enfoque de trabajo que se va a desarrollar, de acuerdo con la interpretación del evento analizado. 

Propósito del evento a desarrollar Es la respuesta a las siguientes interrogantes: ¿por qué, para quiénes, dónde y para qué vamos a realizar el evento?



Objetivos y metas que nos propusimos Se refiere a lo que nos propusimos lograr con la experiencia que se analiza en el evento. Tanto los objetivos como las metas permiten desagregar, cuantificar y calificar el propósito general para brindar un seguimiento más eficiente.



Actores involucrados en el evento Se busca recuperar la experiencia de los actores del evento (organismos ejecutores y población beneficiaria). Es necesario enlistar todos los grupos y personas que han jugado un papel importante en la participación del evento. En definitiva ¿quiénes deben sistematizar?: todas aquellas personas que se encuentran involucradas en la práctica técnica del proyecto que se está analizando.



Metodología utilizada En esta sección se responde a la interrogante ¿Cómo fue que lo hicimos? se recomienda analizar cuál fue el camino o la vía que se consideró más pertinente para lograr el propósito, los objetivos y las metas.



Actividades planteadas y desarrolladas en el evento Las actividades y su secuencia temporal constituyen la columna vertebral en torno a la cual se organiza la descripción del proceso de intervención. La sistematización debe ser capaz de clarificar cuales fueron los pasos sucesivos que se fueron dando a lo largo del tiempo.



Tiempo previsto y tiempo utilizado en la actividad La planificación, dentro del marco lógico, toma en consideración el tiempo para el desarrollo de la acción planificada, considera que ésta es flexible; es decir, que es susceptible a cambios.



Resultados o conclusiones obtenidos

Se trata de expresar y ordenar los principales resultados o productos de la actividad del evento, tomando como referencia principal el eje de la sistematización. Los resultados o productos también deben evidenciar enseñanzas que se desprenden de la experiencia vivida; por tanto, deberán considerarse para mejorar o enriquecer las futuras prácticas, propias o ajenas. Hay siete elementos que deben estar contenidos en la descripción del proceso de intervención:       

Las actividades que constituyen el proceso del evento La secuencia en el tiempo de esas actividades que se desarrollan en el evento El papel jugado por cada uno de los principales actores que participan Los métodos o estrategias empleados en las actividades del evento Los medios y recursos (humanos, materiales y financieros) empleados para desarrollar las actividades Los factores del contexto que facilitaron el proceso Los factores del contexto que dificultaron el proceso

Los primeros cinco factores forman parte del proceso en sí mismo: son elementos que están bajo el control de los actores directos del proceso. Los dos últimos elementos son factores del contexto: es decir, no están bajo el control de los actores del proceso, pero influyen directamente sobre sus decisiones y acciones.

2.1.

Procedimientos para sistematizar



Almacenamiento de información: consideren mecanismos para registrar y almacenar información referida al proyecto en los formatos que prefieran. Los formatos posibles de utilizar como herramientas de registro pueden ser fotografías, videos, grabaciones de audio, registro escrito, entre otros. Asumir y/o delegar el almacenamiento de la información que se pueda recopilar, considerando las características y particularidades del curso, tales como la duración, número de visitas a organizaciones, encuentros con los socios comunitarios, etc.



Análisis de información recopilada: Para este procedimiento estará a cargo de llevar a cabo el análisis correspondiente para cada curso. Dependiendo de las fuentes de información, se utilizará la información recopilada desde los instrumentos de registro que permitan recuperar

aquellos aprendizajes relevantes, según el eje de preferencia. Es necesario que se entregue todo el material recopilado durante el evento. 

Síntesis de la información obtenida: Luego de realizado el procedimiento anterior, realizará una síntesis acerca de aquellos aspectos que sean de mayor interés tanto para el Centro como para los demás actores que participaron de la experiencia. Se espera que esta síntesis sea un aspecto de la sistematización que permita, entre otras cosas, destacar aquellos hallazgos que aporten a la investigación relacionada con esta metodología y obtener lecciones que sirvan para futuros proyectos.

III. LA RUTA DE INICIO PARA UN PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN La realización de un evento en el que participen los actores claves es de gran importancia en el proceso de sistematización. En los eventos se trata de construir una visión de conjunto sobre los cuatro aspectos fundamentales de la sistematización de algún tema específico como son: la situación inicial y su contexto; el proceso de intervención y su contexto; la situación final o actual y su contexto; así como las lecciones aprendidas que se han logrado hasta este momento con la experiencia o proyecto. Debido a que los actores claves están presentes en un mismo tiempo y lugar para realizar discusiones grupales; compartir experiencias; explicar los aportes que han construido individual y colectivamente; retroalimentarse de cada aporte que se da y que se recibe; además de buscar consensos para lograr objetivos comunes. Es un momento de aprendizaje para todos los y las involucrados(as). Es el momento de plantear los aspectos prácticos para llevar cabo el proyecto de sistematización de la experiencia. Esta parte está dividida en dos secciones: El Proyecto de Sistematización y las Guías de Trabajo.

3.1.

El Proyecto de Sistematización

Las etapas del ejercicio de Sistematización que se plantean para esta sección operativa de la sistematización son las siguientes: 

Diseño del Proyecto de Sistematización En esta etapa interesa lograr consensos sobre las siguientes preguntas básicas que constituyen el diseño. ¿Qué experiencia o proceso social queremos sistematizar? La respuesta a esta interrogante especifica cual será el Objeto de Estudio. ¿Por qué queremos sistematizar esta experiencia y no otra o ninguna? Con esta interrogante se indaga sobre la Justificación de la selección de la experiencia a sistematizar. ¿Para qué queremos sistematizar? Se refiere a los objetivos que perseguimos con la sistematización.



Recuperar/Reconstruir la Experiencia En esta parte se trata de reorganizar la experiencia elegida; o sea, dar cuenta del desarrollo del proceso (lo programado, lo realizado y como se llevó a

cabo, así como también, como participaron los actores claves en este proceso). Para ello se utilizan datos secundarios y levantamiento de información secundaria. 

Análisis e Interpretación de la Información Es la definición de preguntas que se deriven de los objetivos y el interés que se han planteado en el proyecto de sistematización. De igual manera, se recomienda dividir la experiencia en fases, cada una con su correspondiente caracterización.



La Redacción del Informe Final de la Experiencia y su Divulgación. Plasmar en un documento la experiencia vivida, destacando las lecciones, aprendizajes y nuevos conocimientos generados por dicha experiencia. El siguiente paso recomendado es dar a conocer la experiencia vivida.

3.2.

Guías para la sistematización de un evento

Estas preguntas se plantean con el objetivo de apoyar a los equipos de trabajo a definir el propósito, resultados esperados, público objetivo y momentos factibles de la sistematización, lo cual va a incidir en cómo ésta se desarrolla y en los productos que se realicen. Se deben considerar las siguientes interrogantes:            

¿Cómo podríamos hacer la sistematización? ¿Qué información necesitamos?, ¿qué información ya tenemos? ¿Qué datos necesitamos conseguir?, ¿cómo los conseguiremos? ¿Dónde, cómo los vamos a registrar, ordenar? ¿Cómo los vamos a procesar y/o analizar? ¿Con qué recursos contamos para hacerla? ¿Cuánto tiempo le dedicaremos? ¿Quiénes van a trabajar en la sistematización? ¿Cómo se repartirán las responsabilidades? ¿Cómo vamos a promover, facilitar, la participación de los(las) otros(as) actores involucrados(as) en el proceso de desarrollo?

3.3.

¿Cómo identificamos a los actores claves?

Este aspecto constituye el segundo paso de la sistematización. Partimos de la pregunta ¿Quiénes deben participar en el proceso de sistematización? Bajo el Modelo de Sistematización propuesto, deben participar todos(as) aquellos(as) grupos y personas que estuvieron activamente (ya sea directa o indirectamente) involucradas en el desarrollo de la experiencia vivida. Un proceso de sistematización que pretenda cumplir los objetivos y propósito planteados, requiere involucrar, desde el diseño mismo del proyecto, las herramientas, los tiempos y los espacios, para garantizar que todos los actores tanto del grupo, como de la comunidad, participen en alguna medida de dicha actividad. El procedimiento para identificar y priorizar a los actores involucrados, puede considerar los siguientes pasos: MAPA DE ACTORES ACTORES DIRECTOS ACTORES INDIRECTOS Grupos Grupos Representantes Representantes Nivel de prioridad Nivel de prioridad

3.4.

¿Qué documentos se deben analizar para este proceso de sistematización del evento?

En el proceso de sistematización de cualquier experiencia, se requiere analizar la documentación disponible propia que se presenta por el participante. Esta documentación respalda de manera contundente la metodología, principios, lineamientos, resultados u otros que se rescaten como aspectos relevantes de la experiencia. Procedimiento: 

Paso 1: Debe hacerse un listado extensivo de toda la documentación e información escrita y gráfica que se tenga o pretende sistematizar. Esta documentación puede ser: o Documento inicial del proyecto o Informes de diagnóstico o informes de visitas de campo o Informes de seguimiento y evaluación o Sistema de datos estadísticos

o Información financiera y contable (gastos, inversiones realizadas y otros) Artículos periodísticos o Fotografías, videos, grabaciones, etc. 

Paso 2: Se debe clasificar la documentación registrada, que aportará elementos valiosos y claves para la sistematización, de acuerdo a la utilidad que tendrán en cada etapa o etapas. Se coloca al lado de cada uno de los nombres de los documentos, un número que identifique en cual etapa(s) aportarían elementos interesantes para la sistematización.



Paso 3: Debe existir un equipo de trabajo que tenga claramente definido quienes serán los responsables de la revisión y análisis de cada documento identificado como de utilidad para el proceso de sistematización.

3.5.

¿Cómo se ejecuta la sistematización de un evento?

Se presentan a continuación los pasos propuestas para esta sección del trabajo de campo, divididos en dos secciones: la organización y la ejecución del taller grupal. 3.5.1. Organización del evento 

Paso 1: Conformar un equipo técnico responsable de la organización y ejecución del evento.



Paso 2: Realizar un listado de todos los aspectos logísticos necesarios para la realización del taller.



Paso 3: Se deben asignar responsabilidades a cada uno(a) de los(las) miembros(as) del equipo, de acuerdo a cada uno de estos aspectos mencionados en el punto anterior.



Paso 4: Organizar los aspectos logísticos y técnicos del taller. De acuerdo al listado, se procede, según los responsables definidos previamente, a llevar a cabo las acciones de organización del taller.

3.5.2. Ejecución del evento



Paso 1: Presentación de todos los actores claves y de sus expectativas frente al taller de sistematización.



Paso 2: Explicación de los aspectos metodológicos del taller.



Paso 3: Compartir los resultados de la recopilación de información secundaria y primaria.



Paso 4: Validación de los acuerdos principales.



Paso 5: Concluida la plenaria el(la) facilitador(a) hará un recuento o síntesis de lo acordado entre todos los participantes.



Paso 6: Luego de haber discutido sobre los acuerdos encontrados, se procede a la discusión sobre los desacuerdos que se encontraron.



Paso 7: Discusión sobre las lecciones Aprendidas.

3.6.

¿Cómo escribir un documento de sistematización y Recomendaciones?

En los eventos, se desarrolla las lecciones aprendidas de diferentes participantes y se pueden definir como el conocimiento adquirido en un proceso o experiencia a través de la reflexión, el análisis crítico y / o la evaluación. Las lecciones se aprenden en determinadas circunstancias y contextos, pero tienen el potencial para ser ampliadas sus dimensiones a situaciones y contextos más extensos. Las lecciones deben estar bien fundamentadas en la práctica y deben proporcionar recomendaciones útiles para la acción mediante la identificación de los mecanismos o procesos que han contribuido a lograr resultados, mitigar los riesgos, reproducir los éxitos o resolver problemas. El Informe Final es un documento que puede ser empleado como documento de trabajo por el equipo responsable de la sistematización. De igual manera, se puede utilizar como insumo para la divulgación, ya que con base a este se pueden elaborar otros materiales escritos o audiovisuales, de acuerdo a la necesidad de comunicar los resultados a diversos grupos o personas.

En la elaboración del Informe resulta útil sugerir las siguientes pautas para redactar una experiencia:      

Que el menos letrado pueda comprender Que el más letrado no se sienta ofendido Verbo con sujeto claro y predicado Frases cortas en orden directa Palabras exactas y de uso común Claridad del punto de vista del autor

El contenido del Informe Final debe ser analizado atendiendo la especificidad de cada caso y de los resultados que se obtuvieron; no obstante, se puede seguir las siguientes secciones:  Identificación de la Experiencia Sistematizada  Eje de la Sistematización  Descripción y Reflexión Crítica sobre la Situación Inicial y su Contexto  Descripción y Reflexión Crítica sobre el Proceso de Intervención  Descripción y Reflexión Crítica sobre los Resultados y Efectos (situación final)  Lecciones Aprendidas  Anexo

Además de redactar el documento, es pertinente asegurarse de ordenar y archivar todos los materiales (apuntes, grabaciones, fotografías, disquetes, recortes, entre otros) que se generaron en la labor de sistematización.

3.6.1. ¿Cuál es el formato sugerido para escribir secciones como parte de un informe o un producto de conocimiento? Cada sección debe incluir tres componentes principales: 1. Presentación de la sección. La presentación describe la lección como una relación entre un resultado y una o más condiciones, las causas o factores críticos que lo hicieron posible o no, dentro de un contexto particular (para lo cual se sugiere escribir la lección en tiempo

pasado). El orden de los componentes no importa tanto como una descripción clara de la relación entre causa y efecto. 2. El desarrollo de la lección. El desarrollo o la descripción de la lección contiene elementos que ilustran y justifican la presentación de la lección. El desarrollo presenta con más detalle el contexto en el que se generó la lección y los resultados obtenidos, así como los factores críticos, las condiciones y dinámicas que explican estos resultados. 3. La recomendación o conclusiones. Después de la presentación y el desarrollo de la lección, la recomendación propone medidas prácticas para la optimización, la transferencia y el uso de las lecciones aprendidas. La recomendación tiene como objetivo responder a la pregunta ¿Qué haríamos de manera diferente la próxima vez? Para ser práctica y útil, la recomendación debe identificar a los actores responsables de la aplicación de la recomendación, junto con el tiempo aproximado y los recursos financieros o técnicos necesarios para la implementación. Las recomendaciones se suelen escribir en tiempo presente. Matriz de diseño de sistematización

PASOS OBJETIVOS ACTIVIDADES Seleccionar el tema a Precisar y delimitar el Elaborar una pregunta sistematizar tema a sistematizar clave para la sistematización y justificar la misma Concretar la pregunta Determinar las Elaborar una lista de clave informaciones necesarias preguntas detalladas para contestar la pregunta clave Conseguir y documentar Determinar las fuentes de Averiguar cuál es la información información y su información ya hay y respectiva cuales todavía hay que documentación conseguir, Elaborar formatos para conseguir la recopilación

Imprimir y concluir

Toma de decisiones

de información y documentar los informes secundarios. Contestar con la Contestar cada pregunta información conseguida que nos hemos planteado por la pregunta clave y en el paso 2. sacar conclusiones Concluir con una respuesta en la pregunta clave Problematizar y discutir los resultados obtenidos Mejorar la planificación y Tomar decisiones en ejecución reorientar las estrategias del proyecto. Platear actividades monitoreo.

3.7.

Obstáculos para sistematizar

La necesidad de sistematizar las experiencias de su trabajo es un aspecto frecuentemente mencionado por muchas personas que trabajan en el ámbito académico y proyectos sociales de desarrollo. Todos queremos sistematizar y todos decimos que es importante, sin embargo, pocos realmente lo hacemos. Las dificultades que encontramos son las siguientes: 

Parece una tarea muy compleja.



No se cuenta con definiciones claras.



No se le da prioridad en la práctica.

ANEXOS Formulario para seleccionar el tema a sistematizar 1. Tema a sistematizar: _____________________________________ 2. Justificación (¿Cuál es la importancia de este tema en nuestro proyecto? ¿ Por qué hemos elegido este tema? ¿Cuáles hipótesis tenemos? ¿Para qué sirve esta sistematización?) _______________________________________ 3. ¿Quién participa y/o coordina la sistematización? ____________________________________________________________ ______ 4. ¿Para quién sirve la sistematización? __________________________ Pregunta clave (Precisar todavía más lo que buscamos con el tema a sistematizar)

Tema de la sistematización: Pregunta clave

Aquí repetimos la formulación de la pregunta clave

¿Qué tengo que saber para contestar la pregunta clave? 1. 2. 3.

Fuente de información

Reflexión / Interpretación

Decisiones o aprendizajes

Guía para orientar sistematización según eje de preferencia: FOCO Etapa inicial

Etapa intermedia

¿Qué elementos reconozco en esta etapa? ¿Qué aspectos facilitaron el contacto y comunicación con…? ¿Qué estrategias implementaría para perfeccionar el inicio del trabajo? ¿Qué elementos facilitaron la coordinación con… en esta etapa? ¿Qué elementos reconozco en esta etapa? ¿Qué aspectos facilitaron la comunicación con…? ¿Qué estrategias se implementaron para mantener la comunicación con…?

Etapa final

¿Qué elementos facilitaron la coordinación con… en esta etapa? ¿Qué elementos reconozco en esta etapa? ¿Qué fue lo que más contribuyó al cierre de la experiencia? ¿Qué elementos son fundamentales en esta etapa?

Contenido del informe técnico de la sistematización de un evento Partes Componentes integrales Elementos Portada o cubierta preliminares

Página de titulo Prólogo o prefacio

Índice general Índices auxiliares Cuerpo central del informe

El problema

El contexto

Planteamiento teórico-metodológico

Contenido Nombre y signatura del proyecto y de la institución nacional responsable de la ejecución, título del informe, logos de las organizaciones de apoyo técnico y financiero. A la información anterior incorporar los autores, la fecha y lugar de edición. identificación y propósito de la sistematización; valor que se atribuye a la experiencia; el eje de sistematización; breve descripción de la misma y sus resultados; explicación de cómo se estructura el informe. Lista de contenidos numerados, ordenados y paginados Listas ordenadas de cuadros, gráficos, mapas, ilustraciones, etc. Descripción del problema que, por su impacto, interés u otras razones, se consideró necesario atender a través de la experiencia sistematizada (situación inicial) Descripción del contexto en que se situó el proyecto (exterior al área de cobertura); descripción del área de influencia; caracterización de la población meta; resumen del marco institucional en que se inserta la experiencia. Conceptualización del proyecto al momento de su diseño; fundamentos teóricos en los que se sustentó la experiencia; metodología adoptada para pasar del problema a la solución

Análisis del desarrollo de la experiencia

Los resultados

Los factores influyentes

Conclusiones y recomendaciones

Elementos auxiliares

Apéndices o Anexos

Glosario Bibliografía

Procesos y actividades realizadas por el equipo ejecutor, junto con la población atendida; modificaciones en la ejecución; desempeño del equipo técnico; comportamiento de la población meta; cumplimiento de los supuestos teóricos y propuestas metodológicas o de las reformulaciones para adecuar teoría y práctica; aciertos y errores. Resultados logrados de los propuestos originalmente; resultados imprevistos que se lograron y por qué; cómo se alcanzaron; qué factores influyeron a favor o en contra; papel de la metodología y de las modificaciones introducidas para su logro; del equipo; de la población meta; de otros actores; contribución de los resultados a la solución del problema; nuevas necesidades surgidas; sostenibilidad; condiciones para ello. Factores que afectaron positiva o negativamente la experiencia: a nivel institucional (recursos asignados, cambios en las políticas y prioridades, organización, etc.) y del entorno (situación social, económica y política del país y de la zona, condiciones socioeconómicas, climáticas, geográficas, etc.). Conclusiones sobre los objetivos y resultados, sobre: la teoría, estrategia y metodología; la población meta; el apoyo institucional; los factores influyentes; las proyecciones o posibilidades de réplica (‡ Lecciones aprendidas). En general información que no conviene recargar en la parte central del informe (estadísticas adicionales, instrumentos, etc.) Listado de términos desconocidos para el público destinatario Inventario de las fuentes documentales consultadas.

BIBLIOGRAFIA Barnechea. María Mercedes, Estela González y María de la Luz Morgan. 1998. La producción de conocimientos en sistematización. Berdegué Julio A., Ocampo Ada y Escobar Germán 2000. Aprendiendo para dar el siguiente paso. Sistematización de experiencias locales para la reducción de la pobreza rural. Guía metodológica. Berdegué Julio A., Ocampo Ada y Escobar Germán 2000. Sistematización de experiencias locales de desarrollo agrícola y rural. Guía metodológica. Berdegué Julio A., Ocampo Ada y Escobar Germán 2000. Sistematización de experiencias locales de desarrollo agrícola y rural. Guía de terreno. CONDESAN (varios autores). 1999. Sistematización de cinco experiencias de desarrollo y manejo de recursos naturales en Cajamarca, Perú. FAO. 2004. Programa especial para la seguridad alimentaria (PESA) en Centro América, Guía metodológica de sistematización. FAO. 2004. Programa especial para la seguridad alimentaria (PESA) en Centro América, Guía metodológica de sistematización. Franckle Francke y Morgan María 1995. La sistematización: apuesta por la generación de conocimientos a partir de las experiencias de promoción Jara Oscar. 2001. Dilemas y desafíos de la sistematización de experiencias. Martinic Sergio. 1998. El objeto de la sistematización y sus relaciones con la evaluación y la investigación. Souza João Francisco. Sin fecha. Sistematización: un instrumento pedagógico en los proyectos de desarrollo sustentable