CAPÍTULO II DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES
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INTRODUCCIÓN A continuación se presenta el Capítulo II, en el cual desarrolla
el análisis y
recomendaciones correspondientes a lo presentado en el Capítulo I “Informe Gerencial” de Outlet Color. El informe contiene la reseña histórica de la empresa, misión, visión, productos, organigrama, perfil de la empresa, marco legal, situación actual de Outlet Color y diagramas de flujo. Así mismo se encuentra el análisis y recomendación del mapa FODAL de cada una de las áreas de la empresa, a partir de la aplicación de la herramienta FODA en las diversas áreas de Outlet Color obtenida,
las
fortalezas,
es necesario analizar la información
oportunidades,
debilidades
y
amenazas
de
la
organización, que permite conformar un cuadro de la situación actual, de esta manera se obtiene el diagnóstico en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos. Posteriormente se desarrolla el análisis y recomendación de los diagramas de Ishikawa , el cual permite lograr un conocimiento más amplio sobre el problema principal por el que está pasando la empresa, proporcionando información relevante para evaluar las causas de los mismos.
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2. DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO 2.1. Reseña histórica: Outlet color Outlet Color, fue fundada el 27 de marzo del año 2010, por el señor Luis Fernando Garavito, debido a la enorme experiencia en el mercado de pinturas que posee decidió dar nacimiento a un negocio específicamente en el área de las pinturas con el fin de ofrecer la mejor calidad, garantía y un buen servicio a través de la distribución de los mejores productos en el mercado de pinturas y recubrimientos a los mejores precios para sus clientes. Inició comprando un terreno en donde se encontraba ubicado un taller mecánico, para ubicar allí las oficinas centrales junto con su bodega principal, adecuando las instalaciones para el buen desarrollo de las actividades a las que se dedicará la empresa, nace como una iniciativa emprendedora, para mejorar la oferta de pinturas en el mercado guatemalteco, con un nuevo sentido de servicio integral, ofreciendo venta de pinturas y recubrimientos. En el mismo año fundó su primer sucursal ubicada en centro comercial El faro, en el km. 17.5 carretera a San José Pínula. Su crecimiento en el mercado de pinturas, como respuesta a la satisfacción de sus clientes, le permiten aperturar una nueva sucursal ubicada en centro comercial Metro Sur local #27, en calzada Aguilar Batres Villanueva, Guatemala, esto para poder atender de mejor manera las necesidades del cliente de la ciudad. Sin embargo, Outlet Color logra identificar un mercado potencial para el sector sur occidente del país, y es de esa forma que nace Outlet color Quetzaltenango, basando sus políticas de atención especializada al cliente en ese sector del país. El crecimiento integral de la empresa, de la mano con la satisfacción del cliente, permiten a Outlet Color mejorar, para ofrecer al mercado un espacio mucho más amplio para poder brindar una atención más personalizada para el cliente, ofreciendo de esta forma una ventaja competitiva dentro del mercado de pinturas guatemalteco. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Luego de 3 años de experiencia en atención y detección de las necesidades del cliente, hoy por hoy Outlet Color se consolida como una empresa conocida en el mercado de pinturas en Guatemala. Misión Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, a través de productos y servicio de alta calidad, al mejor precio nacional. Visión Alcanzar el liderazgo de ventas de productos de alta calidad, al mejor precio en el mercado nacional y todos los mercados posible. Filosofía corporativa La filosofía empresarial de Outlet color se basa en tres principios fundamentales que norman el actuar ante la sociedad, medio ambiente y personas. Compromiso: si nos comprometemos lo hacemos Calidad: nuestra motivación Respeto: a nuestros clientes, a nuestros empleados y al medio ambiente. Objetivo General Lograr estabilidad económica y comercial, colocarse como una empresa líder en el mercado de pinturas. Objetivos Específicos
Incrementar en un 10% las ventas en el área metropolitana y el departamento de Quetzaltenango.
Captar nuevos clientes por medio de campañas publicitarias, en periódicos, televisión abierta y en medios digitales.
Posicionarse en la mente de los consumidores, debido a las características que lo hacen un producto de alta calidad con garantía americana.
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Utilizar estratégicamente los medios de comunicación para informar los beneficios y características que hacendé nuestro producto único en su clase para de alta calidad.
Fidelizar a los clientes a través de la página web interactiva, haciendo que sigan la página a través de la cual se les brindara contenidos de información actualizados, comunicando la garantía de los productos, así como correos personalizados. Contar con actividades dentro de las tiendas, permitiendo al mismo tiempo recibir comentarios, sugerencia y criterios de nuestros clientes.
Lograr una participación de mercado de pinturas de un 10%, ya que se cuenta con un producto de alta calidad y garantía Norteamérica que satisface las necesidades de los clientes más exigentes.
Obtener estabilidad económica, por medio de amplia comercialización en productos y un buen manejo de los recursos.
Línea de productos Pinturas De agua:. Presentaciones: Tonel (10 cubetas) Cubeta (de 5 glns) Galón De aceite y anticorrosivos Presentación: Tonel (10 cubetas) Cubeta (5 glns.) Galón
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Bases Neutra Fuerte Brillos: Satin y Mate. Impermeabilizante Para pared y techos o terrazas Presentaci贸n: Cubeta (5 glns) Gal贸n
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2.2. Marco legal Constitución Mediante Escritura Pública número 02 emitida por el notario Gustavo Enrique Roldan Archila con fecha 7 de enero de 2010 se constituye una sociedad anónima de tipo mercantil accionada de conformidad con el Código Tributario del Congreso de la República, la sociedad se denominará “Outlet Color, Sociedad Anónima” y su nombre comercial “Outlet Color”. La sociedad podrá dedicarse a cualquiera
de
las
actividades
siguientes:
Compra,
venta,
distribución,
comercialización, almacenamiento, importación y exportación de toda clase de mercadería, la promoción, el desarrollo, la administración, la intervención directa e indirectamente en actividades y operaciones lucrativas, la ejecución de actividades comerciales; la ejecución de actividades de importación y exportación referentes a productos referentes a pinturas, La escritura Pública fue presentada ante el Registro Mercantil del Ministerio de Economía mediante el primer testimonio para su inscripción. Inscripción en el Registro Mercantil Outlet Color, Sociedad Anónima queda inscrita en el Registro Mercantil de la República de Guatemala el 19 de marzo de 2010, en el libro de registro de sociedades bajo el número 543213, folio 255, libro 505,. Inscripción en la superintendencia de Administración tributaria (SAT) Outlet Color, Sociedad Anónima, queda inscrita en la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- el 11 de febrero de 2010 con el Número de Identificación Tributaria 6858471-7 con los siguientes datos:
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Nombre o razón social:
Outlet Color, Sociedad Anónima
Nombre comercial:
Outlet Color, Aguilar Batres Lote 59, aldea el Pajón , Carretera a San José
Domicilio Fiscal:
Pínula, Zona 7, Santa Catarina Pínula, Guatemala.
Organización Legal:
Sociedad Anónima
Actividad Económica:
Actividades de importación de productos
Representante Legal:
María Mercedes, Garavito Díaz
Contador:
Oscar Moisés, Bach Alvarado
Se procedió a la habilitación de los libros y registros contables que establece como obligatorios el Código de Comercio de Guatemala: Inventario, Diario, Mayor, Balance o estados financieros y el libro de Asamblea General de Accionistas. Impuesto al Valor Agregado (IVA): Inscrita al régimen General, IVA persona jurídica, pagos mensuales (diferencia entre el IVA cobrado e IVA pagado tasa 12%). Impuesto de Solidaridad, con pagos trimestrales (calculado sobre la base imponible por tipo impositivo artículo 8 de la ley del Impuesto de Solidaridad) Impuesto Sobre la Renta (ISR): La sociedad quedó inscrita:
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Declaración Jurada y pago Mensual (% definitivo sobre la base de la renta imponible.
Número Patronal – IGSS – La empresa se encuentra afiliada bajo el número patronal 12846
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2.3 Perfil de la Empresa Razón social:
Outlet Color, Sociedad Anónima
Nombre comercial:
Outlet Color, Aguilar Batres Lote 59, aldea el Pajón , Carretera a San José
Domicilio Fiscal:
Pínula, Zona 7, Santa Catarina Pínula, Guatemala.
Teléfono
6637-5936
Fax
6634-7371
Pagina Web
www.outletcolor.com
Representante Legal
María Mercedes, Garavito Díaz
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Actualmente Outlet color cuenta con tres sucursales siendo las siguientes: Tienda El Faro Dirección: Centro comercial El Faro, km 17.5 carretera a San José Pínula. Teléfono: (502) 6637-3336
Tienda Metrosur Dirección: Centro comercial Metro Sur local #27, calzada Aguilar Batres Teléfono: (502) 4049-2200
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Tienda Quetzaltenango Dirección: Calle Rodolfo Robles local # 5 18-08 zona 3 Quetzaltenango Teléfono: (502) 7765-0247
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2.4. Situación actual de la organización Outlet Color se encuentra ubicado Aldea el Pajón C Principal Sector Los 3 Reyes No.59 Santa Catarina Pínula desde hace 3 años, en un punto estratégico para la comercialización de sus productos por estar localizado en uno de los principales ingresos a la ciudad de Guatemala. Los terrenos donde se encuentran sus sucursales son arrendados. El ingreso de su sede central cuenta acceso una sobre la carretera a Sata Catarina pínula; Existe un parqueo para el uso exclusivo de sus empleados. Hay un espacio para quienes prefieran llevar su propia comida y hacer uso de los microondas. También se cuenta con un área de duchas y lockers para el personal de producción, bodega. El horario de atención al cliente es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 pm. El área de producción y bodega: de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 pm; y el sábado de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.
Las oficinas cuentan con uniformidad en los colores de pintura y con áreas identificadas. Los archivos de cada área se encuentran bien identificados y documentados. Los espacios físicos están divididos por área funcional: Planta baja: 1. Área de producción 2. Área de almacenamiento 3. Departamento de ventas 4. Duchas para empleados
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5. Área para comer 6. Servicios sanitarios de hombre y de mujeres Planta alta: 1. Gerencia general 2. Gerencia administrativa
Outlet Color también cuenta con un sistema de videograbación para la seguridad de las instalaciones y el equipo. Se cuenta con 14 colaboradores en total, todos sus colaboradores son contratados directamente y no por outsourcing
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2.4.1 .Croquis de las instalaciones que ocupa la Bodega en San José Pínula: A continuación se presentan las instalaciones de la bodega y oficinas centrales
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PLANTA ALTA
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2.5. Organigrama propuesta de la empresa ORGANIGRAMA OUTLET COLOR
Outlet Color proporcion贸 el organigrama actual.
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2.6 Estructura Funcional 2.6.1 Gerencia General Licenciado en Administración de Empresas, con Maestría en Administración de Negocios sobre Desarrollo de Pequeña y Mediana Empresa, graduado de la Universidad del Valle de Guatemala; Se ha desempeñado como Gerente General de empresas, Consultor organizacional para la pequeña y mediana empresa, Consultor para instituciones no lucrativas y entidades de Gobierno en Guatemala. Su espíritu innovador lo ha puesto al frente de la gerencias de la empresa Outlet Color. 2.6.2 Gerente Administrativo Licenciada en Administración de Empresas, con estudios de Marketing, graduada de la Universidad Rafael Landivar, dominio de políticas de importación. Su pro actividad la ha colocado al frente de la Gerencia Administrativa, misma que controla los demás departamentos que posee la empresa.
2.6.3 Auxiliar administrativo Posee estudios de Auditoría, alta experiencia en el manejo de estados financieros, manejo del paquete básico de Microsoft. Su buena disposición y eficiente manejo de la información financiera lo han colocado en la auxiliatura administrativa financiera.
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2.6.4 Encargado de producción y almacenamiento Cuenta con estudios en Bachillerato Industrial. Su alto desempeño dentro de la empresa lo ha colocado como encargado de Producción y Almacenamiento
2.6.5 Auxiliar de producción Posee estudios a nivel medio, tiene un alto conocimientos y control de la mezcla de pinturas y otros productos, por lo que se le ha catalogado como auxiliar del departamento de producción.
2.6.6 Supervisor de ventas Licenciado en Mercdotecnia, posee un alto conocimiento en el manejo de ventas, creación de nuevas alinzas, por lo que se le ha designado la supervisión del departamento de Ventas.
2.6.7 Vendedor Freelance Posee estudios en el área de Mercadotecnia, alta experiencia en ventas lo ha posicionado como vendedor Freelance.
2.6.8 Vendedor de tienda Cuenta con estudios en el área de mercadeo, su carisma y el buen servicio lo posicionan en el puesto de vendedor de tienda.
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2.6.9 Piloto Automovilista Posee estudios a nivel diversificado, su alto conocimiento de rutas y su buen desempeño lo han llevado a desempeñar el puesto de piloto.
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2.7 Procesos de la Empresa Antes de plasmar los dos procesos más importantes que posee Outlet Color, proporcionamos información de interés acerca del uso de los diagramas de flujo, a continuación: 2.7.1 Diagramas de Flujo: Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.
Este recurso constituye un
elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones de trabajo; aquellos, porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye sustancialmente a conformar una sólida estructura de pensamientos que fortalece su capacidad de decisión. Y las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, lo cual facilita su comprensión y contribuye a fortalecer la dinámica organizacional y a simplificar el trabajo.
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2.7.2 Proceso de Producción 1. Solicitud de Pedido La Gerencia Administrativa solicita los distintos pedidos al área de producción para que ellos se encarguen de verificar si se cuenta con los colores de no ser así se procede a realizar la mezcla para conseguir el color que se solicita. 2. Verificar pedido El área de producción verifica si tienen disponibilidad de los colores que se solicitan, ya sean colores únicos o variedad de colores. 3. Existencia de color Si se tiene en existencia el color solicitado se procede directamente a realizar la mezcla para poder llenar en las distintas presentaciones y etiquetar cada una de ellas. 4. Materia prima Si el pedido es sobre colores únicos el auxiliar de producción se dirige a las estanterías de la bodega para obtener la cantidad de materia prima necesaria para la elaboración del pedido, si el pedido es sobre colores varios el auxiliar de producción se dirige a la estanterías de la bodega para obtener la cantidad necesaria de bases y formulas para la realización exacta de cada color. 5. Mezcla de colores Cuando son colores varios o específicos se debe mezclar en la maquina especial en donde se realizan las mezclas la base y la fórmula en cantidades especificas para dar origen al color especifico, y en cuanto a colores únicos solo se debe de mezclar para empacarlo en las diferentes presentaciones. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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6. Envasar y etiquetar Al tener ya los colores mezclados se procede a envasar la pintura en las diferentes presentaciones que se solicitan como cubeta, galón, etc. Y después de haberlas envasado se coloca la etiqueta de la marca de pintura que comercializa Outlet Color. 7. Notificación de pedido Se informa a Gerencia general que está listo el pedido 8. Diagrama de Flujo de Proceso de Producción.
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2.7.3 Proceso de Distribución a Tiendas
1. Verificación de producto Cada tienda revisara el inventario con el que cuenta para determinar si es necesario realizar una solicitud de productos o no. 2. Solicitud de pedido Cada tienda enviara su documento correspondiente para hacer la solicitud del pedido a las oficinas centrales cada quince días sobre los productos requeridos para que las oficinas centrales puedan consolidar los pedidos. 3. Recepción de pedido El asistente de gerencia recibe el pedido realizado por la tienda y lo traslada a producción para que puedan preparar los productos. 4. Preparación de pedido El área de producción verificará si el producto que están solicitando está disponible o es necesaria la elaboración del mismo. 5. Almacenar pedidos Almacenar en lotes de conformidad al pedido por cada una de las tiendas. 6. Traslado a transporte Cargar el panel que se encarga de distribuir con todos los pedidos a cada una de las tiendas 7. Distribución a tiendas Teniendo todos los pedidos el encargado de transporte de la empresa distribuye a cada una de las tiendas con los pedidos solicitados. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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8. Diagrama de Flujo de Proceso de Distribuci贸n a Tienda
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2.7.4 Proceso de almacenaje 1. Recepción de producto El personal de bodega se encarga de recibir el producto cuando llega de la almacenadora en donde se tienen los saldos que han comprado. 2. Verificación de producto Al tener el producto en bodega se verifica la calidad de la pintura que se compra, si tiene la calidad que se necesita para comercializar la pintura, se procede a almacenarla, sino la tiene se deja reposar para luego mezclarla para que obtenga la consistencia necesaria para la elaboración de colores. 3. Separar con base a medida Se separan con base a las medidas ya sean por ¼, galón, ½ galón, etc. Para determinar en qué sección de la bodega se almacenara. 4. Verificar espacio Verificar el espacio físico con el que cuenta la bodega para almacenar cada una de las presentaciones de pinturas que se han adquirido. 5. Colocación de pinturas Colocar las distintas presentaciones de saldos de pintura que se adquirieron para en cada una de las tarimas para colocarlas en las estanterías con las que cuenta la bodega.
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6. Flujo de Proceso de almacenaje
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2.8 Productos Outlet color se dedica a proveer productos de importación relacionada a pinturas y accesorios desde los Estados Unidos. Actualmente Outlet Color tiene una cobertura en el área de San José Pínula, Aguilar Batres zona 12 que abarcan lugares cercanos de dichas ubicaciones, así también tienen cobertura en el casco urbano de Quetzaltenango. La empresa Outlet color maneja una serie de productos de pinturas y recubrimientos importados de la marca Blue Ribbon con altos estándares de calidad fabricados en Estados Unidos dentro de los cuales se encuentran los siguientes: a. Pinturas Latex b. Esmaltes c. Productos industriales d. Productos para madera e. Aerosoles f. Selladores g. Accesorios h. Tintes y pastas para entonación de colores i.
Pintura de Agua y Aceite
j.
Corrosivos
k. Impermeabilizantes Competencia Directa Se considera como competencia directa de Outlet Color a las empresas siguientes: a) Paleta b) Comex c) El volcán CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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d) Sherwin Williams e) Corona f) Celco Competencia Indirecta Se considera como competencia indirecta de Outlet Color a las empresas siguientes: a) Dupont b) Sika c) Certiquimia 2.9
Misión, Visión y Objetivos
2.9 .1 Misión actual Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, a través de productos y servicio de alta calidad, al mejor precio nacional. Propuesta No se propone una misión debido a que al evaluarla se consideró que encierra toda la razón de ser de la empresa debido a que definen que los productos que comercializan son de alta calidad y el poseen un precio más bajo a los de la competencia, no obstante se recomienda evaluar dentro de 2 años para verificar si está vigente la misión que mantiene. 2.9.2 Visión Alcanzar el liderazgo de ventas de productos de alta calidad, al mejor precio en el mercado nacional y todos los mercados posible.
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Propuesta Al igual que en la misión, en la visión no se propondrá un cambio debido a que encierra de forma breve y precisa la idea general de lo que quiere lograr alcanzar 2.9.3 Filosofía corporativa Se identificó que Outlet color no cuenta con una filosofía corporativa para el desarrollo de sus actividades por eso se implementó lo siguiente: La filosofía empresarial de Outlet color se basa en tres principios fundamentales que norman el actuar ante la sociedad, medio ambiente y personas.
Compromiso: si nos comprometemos lo hacemos
Calidad: nuestra motivación
Respeto: a nuestros clientes, a nuestros empleados y al medio ambiente.
2.9.4 Objetivo General Lograr estabilidad económica y comercial, colocarse como una empresa líder en el mercado de pinturas. 2.9.5 Objetivos Específicos
Incrementar en un 10% las ventas en el área metropolitana y el departamento de Quetzaltenango.
Captar nuevos clientes por medio de campañas publicitarias, en periódicos, televisión abierta y en medios digitales.
Posicionarse en la mente de los consumidores, debido a las características que lo hacen un producto de alta calidad con garantía americana.
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Utilizar estratégicamente los medios de comunicación para informar los beneficios y características que hacendé nuestro producto único en su clase para de alta calidad.
Fidelizar a los clientes a través de la página web interactiva, haciendo que sigan la página a través de la cual se les brindara contenidos de información actualizados, comunicando la garantía de los productos, así como correos personalizados. Contar con actividades dentro de las tiendas, permitiendo al mismo tiempo recibir comentarios, sugerencia y criterios de nuestros clientes.
Lograr una participación de mercado de pinturas de un 10%, ya que se cuenta con un producto de alta calidad y garantía Norteamérica que satisface las necesidades de los clientes más exigentes.
Obtener estabilidad económica, por medio de amplia comercialización en productos y un buen manejo de los recursos.
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FOTOGRAFIAS DE LAS EMPRESA
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2.10 MAPAS FODALES Capítulo II – Diagnóstico y Recomendaciones
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FODA GESTION ADMINISTRATIVA
FORTALEZA Los objetivos se definen constantemente FGA1 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Los objetivos se definen a través Es recomendable implementar una de la Gerencia General y Gerencia Administración por Objetivos que Administrativa, con el fin de tener permita establecer en conjunto y a claro lo que se quiere lograr, todo
nivel
organizacional
los
asimismo comunica a los otros objetivos de las áreas. Al mismo niveles
de
manera
informal, tiempo permitir la participación de
quienes para que poco a poco se todos para lograr de forma efectiva involucren en el cumplimiento de el cumplimiento de objetivos. los mismos. Información Capítulo
disponible III:
en
Modelo
el de
Administración por Objetivos.
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FODA GESTION ADMINISTRATIVA
FORTALEZA Las estrategias están orientadas con los objetivos y metas organizacionales FGA2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Existe una relación directa entre Se
recomienda
mantener
dicha
las estrategias, objetivos y metas relación para facilitar el logro de los organizacionales, que contribuye objetivos
y
metas
establecidas,
de manera eficiente para que se mediante controles mensuales para pueda alcanzar la visión de la medir el alcance que se ha tenido ya empresa.
que, con base a esto se determina el éxito de la empresa. Información Capítulo
III:
disponible
en
el
Formato
para
la
medición de objetivos y metas, Manual de Procedimientos
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FODA GESTION ADMINISTRATIVA
FORTALEZA Centralización de la toma de decisiones FGA3 DIAGNOSTICO La
toma
de
realizada
RECOMENDACIÓN
decisiones
por
el
es Se
recomienda
Gerente Empowerment
implementar para
el
delegar
Administrativo debido a que es la responsabilidad a los colaboradores persona
que
está
involucrada y que tengan la capacidad de tomar
directamente con los procesos decisiones diarios
de
derivado
de
la la
organización, pueden ausencia
Gerente
General.
centralización
de
la
ante resolver
situaciones para
que
agilizar
del procesos y disminuir la burocracia. La Información Disponible Capítulo III:
toma
de Empowerment
decisiones la realizan con el fin de tener la figura responsable y con autoridad que está a cargo de la dirección
y
desarrollo
de
la
empresa.
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FODA GESTION ADMINISTRATIVA
FORTALEZA Los procedimientos son revisados periódicamente. FGA4 DIAGNOSTICO La
gerencia
es
encargada
la
RECOMENDACIÓN
que
de
está Seguir manteniendo el control de los
revisar procedimientos
periódicamente los procedimientos mejorarlos
y
a
su
vez
implementando
un
que se realizan, dicha revisión se sistema de control informático que da de manera informal ya que no contribuya a facilitar la revisión de se tiene un método formalmente los
procedimientos
y
con
esto
establecido para la revisión de los mantener la información actualizada mismos
y
dificulta
mantengan historial
que
actualizados de
control
se el de
procedimientos.
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FORTALEZA GESTION ADMINISTRATIVA
FORTALEZA Los procedimientos están alineados con los objetivos. FGA5 DIAGNOSTICO
RECOMENDACION
Los procedimientos de la empresa Se
recomienda
supervisar
están diseñados para que a través periódicamente cada uno de los de la ejecución de cada uno de los procedimientos procedimientos
se
se
realizan
puedan dentro de la empresa para verificar
alcanzar los objetivos planteados que inicialmente.
que
efectivamente
se
está
cumpliendo con los objetivos que se buscan alcanzar.
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FORTALEZA GESTION ADMINISTRATIVA
FORTALEZA La empresa utiliza la comunicación como una herramienta para informar las actividades. FGA6 DIAGNOSTICO Outlet
Color
RECOMENDACIÓN
utiliza
comunicación
la Se podrían establecer mecanismos
como
una tecnológicos para el traslado de la
herramienta para transmitirles a información como por ejemplo el sus colaboradores los valores e Correo electrónico para que todo el información
organizacional,
de personal pueda estar enterado de
manera informal debido al grado todas de
confianza
dentro
de
comunicación
que la
se
actividades
que
se
maneja realizaran dentro de la empresa.
empresa. se
las
La
considera
herramienta clave para contribuir al
desarrollo
adecuado
de
la
empresa.
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DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA DEBILIDAD No está definido un procedimiento formal para establecer los objetivos DGA1 DIAGNOSTICO La
empresa
procedimiento
no
posee
específico
RECOMENDACION un Es recomendable que la empresa que pueda establecer un proceso formal
contribuya a la elaboración clara, para definir objetivos específicos por concisa y uniforme de cada uno cada
una
de
las
áreas
que
de los objetivos organizacionales y conforman la empresa para que estos son parte fundamental en contribuya al logro de objetivos una
empresa
desarrollo.
para
su
buen organizacionales.
Información
disponible en Capítulo III: Proceso para establecer objetivos, Manual de Procedimientos
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA DEBILIDAD No se realiza un análisis del entorno externo para establecer las estrategias DGA2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACION
La empresa no efectúa un análisis Se recomienda a Outlet Color que del medio externo para establecer realice
una
investigación
cada una de las estrategias de la metodológica con el fin de tener organización.
Debido
a
los información real del comportamiento
constantes cambios que se dan, del mercado y con base a esto es de suma importancia prestar poder definir las estrategias que atención no sólo a los aspectos sean necesarias y adecuadas para internos de Outlet Color
sino el desarrollo de la empresa.
también a aspectos externos que contribuyan a identificar posibles oportunidades en el mercado.
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Página 124
DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA
DEBILIDAD No existe un modelo para la toma de decisiones DGA3 DIAGNOSTICO
RECOMENDACION
Debido a que es una empresa Se recomienda la implementación pequeña cuenta con un proceso de un modelo formal de toma de de
toma
de
decisiones decisiones que sea efectivo de
centralizada y no existe un modelo acuerdo a la naturaleza de los específico, ya que el gerente realiza
de
acuerdo
a
lo procesos que se realizan dentro de sus la empresa para contribuir al buen
percepciones y experiencia en el desempeño ramo.
de
actividades.
Información disponible en Capítulo III: Manual de Procedimientos.
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DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA
DEBILIDAD Los procedimientos no son creados bajo un mismo formato para todas las áreas DGA4 DIAGNOSTICO
RECOMENDACION
No existe un modelo especifico Es recomendable que el diseño de para elaborar y documentar los los
procedimientos
se
trate
de
procedimientos, Es por ello que unificar y se dejen documentados se carece de uniformidad en los para que todos sepan manejarlos y procedimientos y esto repercute a través de esto poder contribuir a en
la
elaboración
de
las consolidar la imagen interna de la
actividades que cada uno del empresa. Información disponible en personal tiene a su cargo debido a Capítulo
III:
Manual
de
que no existe un modelo claro a procedimientos seguir.
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Página 126
DEBILIDAD DE GESTION ADMINISTRATIVA
DEBILIDAD Los procedimientos no especifican a los responsables de cada tarea DGA5 DIAGNOSTICO
RECOMENDACION
Debido a que los procedimientos Se no
están
recomienda
a
la
empresa
documentados establecer detalladamente cada una
formalmente, por lo tanto
no se de las actividades que conforman
tiene conocimiento de quien es la los procedimientos de la empresa, persona responsable de realizar así mismo establecer a las personas cada una de las actividades dentro responsables de la empresa.
de
cada
actividad
acorde al perfil educativo que cada uno tiene, esto con el fin de que los empleados conocimiento
puedan de
responsabilidad.
tener
cuál
es
su
Información
disponible en Capítulo III: Manual de procedimientos
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DEBILIDAD DE GESTION ADMINISTRATIVA
DEBILIDAD El medio que se utiliza para transmitir la información no es el adecuado DGA6 DIAGNOSTICO La
empresa no
formalmente transmitir
RECOMENDACION
tiene medios Se
establecidos
información
a
colaboradores. Para
recomienda
a
para implementar sus comunicación
la
empresa
medios
de
formales
para
transmitir información importante a
transmitir
la
información sus empleados para tener respaldo
actualmente dentro de la empresa de que dieron la orden y que a los se hace de manera verbal e empleados les pueda servir de informal y esto puede causar recordatorio de que tiene alguna irresponsabilidad por
parte de actividad pendiente. Para contribuir
algunos empleados porque no a esto podrían crear oficios, memos, tienen
un
documento
que cartas, etc.
recuerde sus actividades.
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Página 128
OPORTUNIDAD GESTION ADMINISTRATIVA
OPORTUNIDAD Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OGA1-OGA6
Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OGA1 a OGA6 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.
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Página 129
AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA
AMENAZA La competencia podría involucrar a todos los niveles de la empresa en el desarrollo de objetivos AGA1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACION
Los objetivos de Outlet Color son Se recomienda a la empresa que definidos por la Gerencia General involucre a sus colaboradores en los y Gerencia administrativa y podría aspectos generales de la empresa ser una deficiencia en la empresa, como lo son los objetivos, ya que a debido a que la competencia través de la opinión de todos se podría
involucrar
a
todos
los pueden
definir
de
manera
niveles con los que cuenta para consensual los objetivos y esto hará establecer los objetivos y con esto que los colaboradores se sientan poder obtener mejor integración identificados
y
los
logren
en sus actividades porque todos rápidamente por haber sido parte del están involucrados
desarrollo de los mismos.
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Página 130
AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA
AMENAZA La competencia podría considerar el entorno externo para formular sus estrategias AGA2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACION
Por no considerar los factores Se recomienda que recopilen la externos al momento de definir las mayor
información
estrategias, la competencia podría comportamiento
y
posible
del
evolución
del
evaluar el ambiente actual y futuro mercado para que Outlet Color para obtener un panorama de sus pueda amenazas
y
definir
claramente
sus
oportunidades estrategias que abarquen toda la
actuales que le permita formular naturaleza de la empresa y a través estrategias competitivas.
de
esto
lograr
competitividad que
ofrece
una
mejor
contrarrestando la
lo
competencia.
Información disponible en capítulo III: 5 Pasos para realizar un Estudio de Mercado
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 131
AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA
AMENAZA La competencia podría tener mejores resultados por utilizar la toma de decisiones en grupo. AGA3 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Las empresas de la competencia Se recomienda a la empresa realizar por tener mayor tiempo en mercado
podrían
procesos
sus con
mayor
frecuencia
toma
la
formalmente Gerencia administrativa y evaluar la
establecidos, toma
tener
el un análisis de las decisiones que
esto de
incluye
la factibilidad
de
delegar
esas
decisiones funciones a personas de cada área
descentralizada, esto quiere decir para que con esto se reduzca la que los procesos pueden ser más burocracia.
Ver
recomendación
efectivos y con mayor rapidez FGA3 “Empowerment” porque se eliminaría la burocracia y no se dependería de una sola persona para que pueda autorizar.
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Página 132
AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA
AMENAZA La competencia podría implementar un modelo organizacional para la elaboración de procedimientos. AGA4 DIAGNOSTICO Los competidores podrían
RECOMENDACIÓN crear Se recomienda que la empresa se
un patrón organizacional para la asegure formulación
de
que
los
procedimientos
sus estén debidamente contemplados en
procedimientos, que les permitiría el Manual de Procedimientos de elaborarlos
de
una
forma Outlet Color y elaborados bajo el
uniforme, ordenada y clara, con el mismo formato y esquema para que propósito
de
ser
identificados pueda ser
fácil identificarlos. Ver
fácilmente por cada uno de los recomendación DGA5 “Manual de colaboradores.
Procedimientos”
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AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA
AMENAZA La competencia podría alinear sus procedimientos considerando el entorno externo e interno AGA5 DIAGNOSTICO La
competencia
RECOMENDACIÓN
podría
tener Se recomienda a la empresa que
mayor conocimiento acerca del desarrolle una ventaja competitiva mercado
debido
a
estudios mediante
el
servicio
al
cliente,
realizados con anterioridad y con calidad de pintura, etc en medida base
a
esto
procedimientos
formular tomando
sus que
sus
en anticipar
procedimientos situaciones
logren
externas
e
cuenta los cambios externos e internas que puedan afectar sus internos para que se tomen en operaciones. cuenta todos los aspectos que contribuyen a la realización de objetivos
que
tiene
la
organización.
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Página 134
AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA
AMENAZA La competencia podría afrontar con los medios adecuados el fortalecimiento de la comunicación AGA6 DIAGNOSTICO La
competencia
podría
RECOMENDACIÓN tener Se recomienda que la empresa
formalmente establecidos medios diseñe medios formales para hacer de comunicación efectivos para llegar la información a todos sus transmitir los mensajes a todos colaboradores y con esto poder sus colaboradores y con esto ser fortalecer la comunicación ya que más
eficientes
en
todos
los esto es un factor importante para el
procesos que realizan debido a trabajo en equipo. que cuentan con medios formales que servirán como recordatorio de las actividades solicitadas.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA La empresa cuenta con una cultura de planificación FAF1 DIAGNÓSTICO Una
cultura
de
RECOMENDACIÓN
planificación Outlet Color puede considerar otros
adecuada contribuye a alcanzar aspectos
fundamentales
que
los objetivos organizacionales, así contribuyan al éxito de la etapa de como
hace
más
práctico
el planeación, como:
desarrollo de las actividades, lo que hace de Outlet Color una -Círculos de Calidad: empresa eficiente. Realizándolos de formas periódicas, tomando en cuenta la participación de cada empleado
para que la
cultura de planificación sea evidente y se ponga en práctica en cada una de las actividades que se realizan.
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Página 136
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Se ejerce un liderazgo de tipo participativo FAF2 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
El liderazgo participativo que se Como una actividad de soporte al ejerce en Outlet Color motiva a los liderazgo participativo, se sugiere el colaboradores para que todos se desarrollo de “focus group” por sientan parte de la organización y departamentos o áreas de trabajo se identifiquen con los objetivos para conocer de forma directa las establecidos.
Se
busca
la necesidades, inquietudes y diversos
participación activa a través del temas
de
fortalecimiento de la comunicación permitan
interés la
laboral
que
retroalimentación
de ideas, opiniones y comentarios positiva y la comunicación efectiva que estimulen el trabajo en equipo entre
colaboradores
de
distintos
y la cooperación para el logro de niveles jerárquicos. resultados
positivos
que
beneficien a toda la organización.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA La administración de la empresa se realiza con base a objetivos FAF3 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Las actividades administrativas de Para
fortalecer
el
desempeño
Outlet Color se realizan según los general e individual de las distintas objetivos establecidos, a través de áreas de Outlet Color se sugiere un
proceso
en
el
cual
se implementar el formato de medición
identifican objetivos comunes para de objetivos que se encuentra en el las
distintas
áreas
de
la Manual
de
Procedimientos,
organización y se establecen las disponible en el Capítulo III el cual responsabilidades a cumplir, para servirá para evaluar y controlar los poder
utilizar
dichos
objetivos objetivos existentes.
como guías de operación general de la empresa
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Página 138
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA La empresa cuenta con un organigrama FAF4 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Se cuenta con un organigrama Es recomendable dar a conocer a estructurado por funciones el cual todos sus colaboradores el muestra correctamente las líneas organigrama esto con el fin de que de autoridad y responsabilidad cada uno de ellos tenga una visión según el nivel de mando. El general de la institución, por medio organigrama muestra los puestos de: de trabajo establecidos para el -Ubicar el organigrama general en funcionamiento de la empresa y lugares visibles para los las distintas líneas de autoridad. colaboradores puedan visualizar la estructura administrativa. Información
disponible
en
el
Capítulo III: Organigrama propuesto, Manual de Organización
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Página 139
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Existe motivación económica para los colaboradores. FAF5 DIAGNÓSTICO Outlet
Color
da
RECOMENDACIÓN
motivación Evaluar
la
efectividad
de
la
económica, esta se usa para motivación que se está utilizando premiar a los trabajadores, ya sea actualmente y verificar si realmente individualmente o como miembros los
costos
que
genera
esta
de un equipo, todo ello, para compensación económica son lo fomentar el mejoramiento de la suficientemente justificables a los productividad.
beneficios que han obtenido, de
Se tiene un interés por los planes igual manera verificar si
existen
de incentivos para reflejar que la quejas y/o descontentos de otros gerencia
desea
recompensar colaboradores debido a alguna mala
debidamente la excelencia en el práctica.
Asimismo
con
los
lugar de trabajo, sobre todo con el resultados obtenidos se comience a auge en la formación de equipos diseñar la implementación de un de trabajo.
modelo de motivación más orientado a las nuevas tendencias y a generar una
nueva
mentalidad
en
los
colaboradores.
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Página 140
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Se cuenta con objetivos a corto plazo FAF6 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Por lo general los objetivos a corto Se recomienda analizar si realmente plazo se extienden a un año o se cumplen los objetivos trazados y menos,
estos
la que todos los colaboradores los gerencia para medir el desempeño tengan claros, así como, adaptar del personal, identificar algún sistema de motivación como oportunidades
le
sirven
de
a
mejora
y incentivos, debilidades internas. En Outlet autonomía. Color,
normalmente
objetivos
están
hacer
a
participación Además
se
o podrá
estos observar si están acordes con el enfocados en departamento.
tiempo
el
trabajo
solicitado.
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Página 141
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Capacitaciones para sus colaboradores. FAF7 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Se realizan capacitaciones a los Se recomienda realizar medios de colaboradores para poder detección de necesidades de desarrollar las habilidades y capacitación al personal de Outlet destrezas que poseen, y aplicarlas Color. a las actividades que realizan En donde se permitan establecer las dentro de la empresa. insuficiencias del personal con relación
a
los
conocimientos,
El objetivo de las capacitaciones, habilidades y las actitudes que es para mejorar el manejo de las deben de dominar para el correcto herramientas,
equipos
materiales
esto
todo
con
y desempeño la responsabilidades.
de
sus
finalidad de evitar los accidentes Para la detectar las necesidades de por el tipo de trabajo que se capacitación, se debe de aplicar el realiza en Outlet Color.
método de observación. Información disponible en el Capítulo III: Método de observación para detectar las necesidades de capacitación.
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Página 142
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Trabajo en equipo y delegación de la toma de decisiones FAF8 DIAGNÓSTICO Outlet
Color
necesidad
reconoce apoyándolos
RECOMENDACIÓN esta Se recomienda continuar con el y apoyo a la formación de equipos y
alentándolos a su formación, sin delegación de toma de decisiones embargo busca que estos grupos estableciendo medidas de control y eleven el nivel y formen equipos políticas para generar un marco los cuales responderán a la constitutivo, implementando talleres realización y cumplimento de motivacionales, información metas.
disponible
Capítulo III:
Talleres
Motivacionales Outlet Color busca fortalecerse mediante la formación equipos de trabajo y delegación de la toma de decisiones.
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Página 143
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Unificación de operaciones, administrativas y financieras FAF9 DIAGNÓSTICO
Derivado
del
tamaño
RECOMENDACIÓN
de
la Se recomienda la utilización del
empresa no se cuenta con una Estudio Organizacional información división
de
administrativas
las
funciones disponible en el Capítulo III “Manual
y financieras, es de Organización” para evaluar la
por ello que se unifican para factibilidad obtener
mejores
agilizando
los
minimizando
de
resultados, funciones procesos
de
separación conformidad
de al
y crecimiento proyectado por parte de
gastos la empresa.
administrativos.
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Página 144
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Los procedimientos están definidos y establecidos FAF10 DIAGNÓSTICO Cuentan
RECOMENDACIÓN
con
procedimientos Se recomienda evaluar al personal, claros y precisos de acuerdo a lo posterior a las capacitaciones para que se debe realizar, dándolos a determinar el resultado de las conocer a los diferentes mismas, ya sea positivo o negativo, colaboradores para desempeñar si estos son positivos se otorga: adecuadamente sus funciones. De esta forma, se tiene un mejor control
sobre
operaciones
las a
diferentes
desarrollarse,
además, dentro del departamento se realizan reuniones de mejoras para poder conocer si se ha cumplido con lo establecido.
1. Incentivos económicos 2. Reconocimiento público 3. Descansos laborales. Si resultan negativos se realizan: 1. Cambios en la metodología de capacitación. 2. Llamadas de atención y 3. Retroalimentación.
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Página 145
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Se mantiene actualizada la información contable FAF11 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Para llevar a cabo y en orden las Es recomendable operaciones financieras de la periódicamente la
analizar información
empresa, Outlet Color actualiza de contable, con la finalidad de evaluar forma semanal la información la implementación de un sistema contable, esto hasta el momento que proporcione información se adapta a las actividades financiera relevante que apoyen la financieras de la empresa. toma de decisiones rápidas y Esto ayuda en los procesos de certeras. planificación y creación de los objetivos
organización, También se recomienda evaluar los midiendo la capacidad que Outlet procesos continuamente para que Color tiene.
de
la
sean cada vez más efectivos y que respondan
a
la
demanda
del
mercado cambiante.
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Página 146
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA El equipo tecnolรณgico que se posee es el necesario para las funciones del รกrea FAF12 DIAGNร STICO
RECOMENDACIร N
Para llevar a cabo y en orden las Contar con el equipo tecnolรณgico funciones del รกrea cuentan con el necesario determina el beneficio que equipo tecnolรณgico necesario y tiene para la organizaciรณn, pues requerido para las funciones y ayuda al desarrollo de las desarrollo de las mismas. actividades y procesos. Para que el equipo siga siendo de utilidad a la El
mismo
consiste
en organizaciรณn y evaluar si estรก computadoras de escritorio e trabajando de manera correcta, impresoras para el รกrea eficiente y productiva en el administrativa, mezcladoras desarrollo de las actividades. industriales para las mezclas de pinturas
en
montacargas
producciรณn para
y el
almacenamiento del producto.
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Pรกgina 147
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Evaluación de desempeño en la organización FAF13 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Outlet Color mide, evalúa los Mejorar los métodos de la atributos, comportamientos y los evaluación del desempeño para resultados del trabajo, con el fin detectar la necesidad de de descubrir en qué medida son capacitación y desarrollo; realizar productivos los departamentos y si capacitaciones a los colaboradores y se están llevando a cabo los aprovechar las habilidades objetivos y metas trazadas. destrezas que poseen.
y
Las evaluaciones del desempeño Realizar periódicamente una se hacen 2 veces al año, y según autoevaluación, por parte de los la gerencia de importaciones estas colaboradores junto con los jefes revelan
que
departamento
el
personal es
del inmediatos. Información disponible eficiente en el Capítulo III: Método de escala
cumpliendo con los estándares gráfica de calificaciones. esperados.
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Página 148
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
FORTALEZA Reconocimiento de las capacidades y habilidades de los colaboradores FAF14 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Se reconocen las capacidades Se recomienda establecer un personales efectivas para llevar a método para el reconocimiento de cabo exitosamente las actividades competencias personales de los laborales plenamente.
colaboradores. En donde se debe distinguir entre sus colaboradores
Las capacidades y habilidades, personas que sean competentes, rasgos de personalidad, estas personas deben de manifestar destrezas, y conocimientos que un desempeño del puesto a un nivel influyen en el desempeño del semejante a lo esperado. trabajo, son las que se deben Información disponible detectar y reconocer.
en
el
Capítulo III: Plan de actividades para el reconocimiento de competencias.
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Página 149
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No se cuenta con un estudio económico DAF1 DIAGNÓSTICO Cuentan
con
enfoque
y
una
RECOMENDACIÓN
cultura
de Se recomienda utilizar un estudio planificación que los hace tener un Económico para reforzar la dirección
al planeación, ayudándose para esto cumplimiento de los objetivos, la con una Guía para realizar el mismo. debilidad radica en que sin un estudio económico no cuentan con una visión real de cómo está la situación actual, por lo que la cultura
de
planificación
pueda
llegar a que no se cumpla.
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Página 150
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES El liderazgo participativo no se aplica en todas las áreas DAF2 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
El ejercicio del liderazgo participativo, Es recomendable considerar la ha permitido que los colaboradores ejecución del liderazgo participativo en puedan ser tomados en cuenta con todas las áreas de la organización, sus opiniones e ideas. Sin embargo, desde el nivel estratégico hasta el nivel se ha limitado a ejercer el liderazgo operativo en beneficio de las en aéreas especificas para fortalecer necesidades de la empresa a través de la proactividad y el trabajo en equipo compartir los conocimientos, aptitudes y de los colaboradores. experiencias laborales que el líder requiera de ellos. Información disponible en; http://www.slideshare.net/gloriaaf/lideraz go-participativo
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Página 151
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No se cuenta con un control de los métodos para alcanzar los objetivos DAF3 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Como puede verse en el diagnóstico Se recomienda hacer uso de diversas FGA3 la administración por objetivos herramientas de gestión para el control es
la
herramienta
de
gestión de sus objetivos y administrativa sobresaliente en las organizacionales según
metas las
actividades de Outlet Color, sin necesidades existentes. Por lo cual se embargo, no se aprovechan otras recomienda utilizar un formato para la herramientas que pueden ser de medición de los objetivos adecuado a mucha utilidad para la compañía en sus necesidades. la gestión actual y que pueden utilizarse en distintos departamentos de la organización.
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Página 152
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No presenta un organigrama actualizado DAF4 DIAGNÓSTICO El
organigrama
RECOMENDACIÓN
no
está Para facilitar la interpretación del actualizado en su presentación organigrama se conviene actual, debido a que no homogeneizar las líneas y puestos representa gráficamente todas las que utiliza el diseño, se recomienda unidades administrativas y la utilizar el organigrama tipo vertical, relación de jerarquía.
para representar gráficamente todas las unidades administrativas y la relación de jerarquía y dependencia que se tiene en los departamentos. Información disponible en capítulo III: Manual de Organización.
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Página 153
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No se cuenta con un programa de motivación diferente al económico DAF5 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
El área administrativa no cuenta Se recomienda la adopción de algún con otros programas para la otro modelo de motivación para los motivación más que la motivación colaboradores, claro que esto económica, esta hace que en dependerá y deberá responder a las algunas oportunidades no se necesidades de Outlet Color en ese satisfacen las necesidades de los momento específico. Información colaboradores. disponible en Capitulo II: Talleres Motivacionales
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Página 154
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No se tienen parámetros de medición adecuados para los objetivos DAF6 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Se tienen establecidos objetivos a Se recomienda utilizar los corto plazo mas no se cuenta con indicadores administrativos y aplicar parámetros
medición un formato para tener parámetros adecuados, por lo que no se que puedan medir los objetivos. obtienen
los
de
cálculos
de
los Información disponible en el capítulo resultados esperados y no se III: Formato para la medición de puede trabajar con mayor eficacia. objetivos, del Manual de Procedimientos
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No hay retención del personal después de la inversión en su capacitación DAF7 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La capacitación es planteada en Se recomienda que antes de brindar Outlet Color como una inversión la capacitación se debe diseñar un en el capital humano, sin embargo documento el cual se establezca posee la terrible debilidad de no una cierta temporalidad en la cual el contar con alguna medida que colaborador deberá desempeñar evite que los colaboradores continuamente sus labores y de esta abandonen o renuncien de sus manera se recupere poco a poco la puestos de trabajo al poco tiempo inversión que Outlet Color ha de haber recibido la capacitación.
realizado en la capacitación. Este documento deberá también prever casos en los que el colaborador desee retirarse ya que no se le puede obligar a nadie a laborar en algún lugar que no desee, por lo mismo el colaborador deberá pagar el costo de la capacitación.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No está establecido el perfil académico del personal DAF8 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
El no contar con un perfil de Se recomienda establecer perfiles requerimiento
mínimos idóneos para los puestos dentro de
establecidos por escrito, en su un manual, para identificar las momento originará que se omitan características características
importantes
y
conocimientos
al necesarios para cubrir los puestos
seleccionar un candidato o bien, con
la finalidad
que el seleccionado no tenga la eficientes
en
capacidad de cumplir con los Información
de que sean cada
disponible
puesto. en
el
requerimientos por no tener esta Capítulo III Manual de Organización orientación para su evaluación y selección. La evaluación actual se hace sobre características que se consideran necesarias, pero no sin antes haber hecho la definición
y
el
estudio
correspondiente para plasmar el perfil idóneo de cada aspirante.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES Gerente con multiplicidad de funciones DAF9 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
El Gerente cuenta con un sin fin de Se recomienda, que el gerente del área funciones, lo cual no le permite tener de operaciones pueda dividir la el control total del desempeño, debido responsabilidad de las tres áreas a la carga de trabajo que recae sobre funcionales la persona hay desorganización en el (operaciones,
del
departamento logística
y
departamento. Tiene a su cargo mantenimiento) y, delegarles a tres planificar, organizar, dirigir, controlar supervisores distintos las y supervisar las funciones de responsabilidades de supervisión y operación, logística y mantenimiento.
organización de las actividades.
La multiplicidad de funciones no le El objetivo es que el gerente del permite organizar bien sus ideas, departamento no tenga que velar fomentar una buena participación de específicamente por la solución de todo el personal en la consecución de todos los problemas del departamento, los objetivos organizacionales. sino que haya otras personas que puedan
encargarse
de
problemas
menos
complejos
y
rutinarios,
aprovechando
la
herramienta
del
empowerment implantada y utilizada en el departamento.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES Los procedimientos no se revisan y existe resistencia al cambio DAF10 DIAGNÓSTICO Existen
procesos
RECOMENDACIÓN en
el Se recomienda a la gerencia del
departamento de operaciones, los departamento mantener una revisión mismos no se revisan ni se constante y periódica no solo de la actualizan, provocando demoras aplicación de los procedimientos, en los procesos que se realizan a sino también de que estos mismos diario en el departamento. Se procedimientos denotó que existe una resistencia efectivos al
cambio,
se
cree
que
La
resistencia
al
cambio
las
siendo
actividades
los cambiantes de la industria.
procesos actuales funcionan y por lo mismo no se actualizan.
a
continúen
Así
también
una
evaluación
periódica permite que los mismos se procedimientos actuales puedan ser
observó en todo el departamento mejorados
y
perfeccionados
de
empezando desde la gerencia de acuerdo a las necesidades que operaciones operativo.
hasta
el
nivel presenta un mercado específico, en este caso el mercado de Guatemala, que por condiciones como pueden ser las políticas es muy inestable.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES Se carece de un sistema contable que facilite la integraciรณn de la informaciรณn DAF11 DIAGNร STICO
RECOMENDACIร N
Para llevar a cabo y en orden las Se recomienda utilizar myAbaku como operaciones
financieras
de
la posible software, este de fรกcil uso y
empresa, Outlet Color cuenta con un rรกpido para administrar las finanzas de sistema contable que se adapta a las los negociรณn, este sistema ayudara a actividades
financieras
de
la enviar las
facturas y controlar la
empresa, mas no es el mรกs efectivo informaciรณn de clientes, a controlar para la empresa ya que no es de fรกcil gastos, cuentas por pagar y efectivo y uso
para
informaciรณn.
la
integraciรณn
de
la manejar inventario simple. Se adjunta URL del Software http://www.myabakus.com/es/?utm_source=g oogle&utm_medium=cpc&utm_campaign=sist ema&utm_content=sistema-contablefacil&gclid=CLXF86SqwLoCFU8V7AodKhUA_w
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Pรกgina 160
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No se cuenta con un plan de mantenimiento de equipo DAF12 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La empresa no toma en cuenta el Tomar en cuenta el mantenimiento mantenimiento equipo.
La
preventivo forma
básica
del preventivo
cada
seis
meses,
de utilizando bitácoras para el control y
mantenimiento correctivo consiste seguimiento en localizar averías o defectos realizados
de a
cada
los uno
servicios de
los
para corregirlos y repararlos, los equipos. defectos
observados
en
los
equipos del área Administrativa, Producción y Almacenamiento.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No se da seguimiento a los resultados de la evaluación DAF13 DIAGNÓSTICO Al
realizar
las
RECOMENDACIÓN
evaluaciones, Se
recomienda
realizar
después de revisar los resultados periódicamente una autoevaluación, estos no se dan a conocer así por parte de los colaboradores junto como tampoco
se les
da el con los jefes inmediatos.
seguimiento a los puntos para mejora.
Información
disponible
Capítulo
Método
III:
en de
el
escala
gráfica de calificaciones.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
DEBILIDADES No se aprovecha las competencias personales para elevar el desempeño DAF14 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Parte de las nuevas tendencias que
se
poseen
en
recursos Realizar anualmente un listado de
humanos es la validación de las competencias, jerarquizándolas de competencias
sus manera
de
que
se
identifiquen
colaboradores como parte integral claramente cuales con las de mayor de la gestión efectiva del personal impacto por el campo o industria de con esto se logra detectar cuáles la empresa. son las cualidades que pueden ser Información
disponible
en
el
aprovechadas de cada uno de los Capítulo III: Manual de Recursos colaboradores
para
de
esta Humanos.
manera aprovecharlas y permitirle a
los
colaboradores
el
desarrollarse de una manera más eficaz según su capacidad.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
OPORTUNIDADES Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OAF1-OAF14
Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OAF1 a OAF14 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría contar con un estudio económico AAF1 DIAGNÓSTICO Outlet
Color
cuenta
RECOMENDACIÓN
con
una Se
recomienda
a
Outlet
Color
cultura de planificación que los evaluar la aplicación de un Estudio hace tener un enfoque y dirección Económico, el cual ayudará a tener al cumplimiento de los objetivos, la un mejor panorama de la situación debilidad radica en que sin un actual de la empresa y a la vez le estudio económico no cuentan con servirá de apoyo para implementar una visión real de cómo está la nuevas estrategias que le ayuden a situación actual, por lo que la mejorar el nivel de rentabilidad de la cultura
de
planificación
pueda empresa.
llegar a que no se cumpla.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría aplicar el liderazgo participativo en todas las áreas de la empresa AAF2 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La competencia podría contar con distintos
tipos
de
líderes
encargados de dirigir y motivar a los
colaboradores
necesidades. podría
según
Este
liderazgo
ejercerse
departamentos
y su
sus por
influencia
podría variar dependiendo el área laboral que donde se ejerza. La
Es recomendable que Outlet Color aplique
la
herramienta
de
Benchmarking para identificar como la competencia pudiera aplicar el liderazgo participativo en todas sus áreas. Información disponible en el capítulo
III:
Proceso
de
Benchmarking.
estrategia de diversificación de liderazgo
permitiría
a
la
competencia un valor agregado en competitividad y posicionamiento de adentro hacia afuera de la empresa.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS Los competencia podría contar con métodos específicos para alcanzar los objetivos AFA3 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Los competidores de Outlet Color Para contrarrestar los efectos podrían estar implementando y positivos que la competencia pueda utilizando distintas herramientas obtener con la aplicación de de gestión administrativa con el herramientas de gestión y métodos propósito de fortalecer el control y específicos para alcanzar los mejora de sus procesos objetivos, es importante que Outlet empresariales para alcanzar los Color evalúe las herramientas de objetivos.
gestión administrativa y métodos específicos que mejor se adapten a las necesidades de los distintos departamentos para ser aplicadas en
la
empresa.
Información
disponible en el Capítulo III: APO.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría contar con un organigrama actualizado AAF4 DIAGNÓSTICO El organigrama no es uniforme en su presentación actual, debido a que combina tanto una estructura funcional como una estructura por nombre del encargado.
RECOMENDACIÓN
La
competencia
organigrama
al
tener
actualizado,
un tiene
definida su estructura por ende la comunicación personal
y
eficiencia
hacen
que
del los
colaboradores puedan comprender el proceso
u
procesos que
empresa
tiene.
la
Información
disponible en el Capítulo III: Manual de Recursos Humanos.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS Los competidores podrían ofrecer programas de motivación más efectivos. AAF5 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Los competidores pudiesen haber Se recomienda la adopción por parte adoptado y establecido nuevos de Outlet Color de un modelo de modelos de motivación mucho motivación que responda a las más efectivos lo cual podría verse necesidades reflejado
directamente
en
detectadas
en
la Evaluación del Desempeño.
la Ver
efectividad de sus colaboradores recomendación FAF8 para el cumplimiento de metas y el servicio al cliente. La motivación por medio de compensaciones económicas demasiado Outlet
es
un
enfoque
tradicionalista
Color,
está
que
utilizando
actualmente lo cual representa una clara desventaja.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría contar con parámetros establecidos y adecuados para la medición de objetivos AAF6 DIAGNÓSTICO Es
importante
contar
RECOMENDACIÓN con
parámetro de medición para los objetivos, esenciales,
en
este ya
caso que
son están
encaminados a la satisfacción de los clientes y cumplimiento de los objetivos.
Si no se lleva un
registro y un control adecuado, se desconoce el nivel de satisfacción del cliente, y éste al sentirse desatendido puedo optar por otra empresa que se interese más en sus necesidades.
Es importante hacer énfasis en la recomendación
con
respecto
a
utilizar una medida de control y evaluación
con
respecto
a
los
objetivos que se tracen, ya que de esta forma, se podría analizar y visualizar
el
porcentaje
de
satisfacción que podría tener el cliente y así, realizar los diferentes cambios
necesarios
para
lograr
incrementar la eficiencia dentro del departamento.
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Página 170
FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría aprovecharse de los colaboradores altamente capacitados por la empresa AAF7 DIAGNÓSTICO La competencia podía aprovechar los conocimientos adquiridos por los colaboradores de Outlet Color a
través de capacitaciones y
similares atrayéndolos hacia sus empresas y desarrollen ahí los conocimientos. La llamada fuga de cerebros es
RECOMENDACIÓN Se
recomienda
administrativa
que de
la
Outlet
gestión Color
desarrolle medidas para retener de forma efectiva al personal recién capacitado en el cual se ha invertido para
poder
tener
un
adecuado
retorno de la inversión.
muy frecuente en la mayoría de las empresas, es obligación de las empresas que han capacitado a los
colaboradores
desarrollar
medidas para retener de forma efectiva a los colaboradores.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría tener estándares académicos para el personal establecidos AAF8 DIAGNÓSTICO La
competencia
colaboradores
RECOMENDACIÓN
podría
tener
un
nivel
con
académico técnico profesional con lo que se les facilitaría el desarrollo de
Se deben plasmar por escrito las exigencias
con
basándose procedimientos
mayor en que
un
puesto,
los
estándares de calidad que exige el
las labores cotidianas brindando un mismo, servicio
de
y
cumplirlo
cuando
se
eficiencia, seleccione al candidato al puesto,
normas regirían
y para
posteriormente
contratarlo,
el inducirlo al puesto, capacitarlo de la
parámetro para el buen manejo de mejor forma, para que en el futuro relaciones interpersonales con los crezca dentro de la organización. clientes. Con lo anterior se logrará contar con
personal eficiencia.
con
un
Se
controles
nivel
deben
alto
de
establecer
concurrentes,
de
prevención y sobre la marcha para cumplir con los objetivos personales, departamentales y organizacionales.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría tener departamentalización definida en estas áreas AAF9 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN Se recomienda, establecer de forma
La
competencia
podría
tener
departamentalización bien definida, logrando un mejor rendimiento y unificación de operaciones logísticas. El
cliente
puede
preferir
a
la
competencia debido a una mejor eficiencia
en
sus
funciones
y
departamentalización. Se llegó a la conclusión que la departamentalización de la empresa no está bien definida, provocando una duplicidad de funciones.
adecuada
y
visible,
la
estructura
funcional del departamento, creando líneas
de
jerarquización
y
responsabilidad; así como evaluar si la estructura actual y el personal existente es necesario y adecuado para la satisfacción
y
cumplimiento
de
objetivos. Una
estructura
adecuada
en
el
departamento permite conocer a quien y de qué forma acudir en caso de algún conflicto en el proceder diario; así también,
agiliza
la
resolución
de
problemas y establece y da a conocer la línea jerárquica.
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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría contar con revisiones periódicas para sus procedimientos AAF10 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Los competidores podrían crear Se recomienda a la gerencia del un patrón organizacional para la departamento mantener una revisión formulación
de
sus constante y periódica no solo de la
procedimientos, que les permitiría aplicación de los procedimientos, elaborarlos
de
una
forma sino también de que estos mismos
uniforme, ordenada y clara, con el procedimientos propósito
de
ser
identificados efectivos
a
continúen las
siendo
actividades
fácilmente por cada uno de los cambiantes de la industria. colaboradores y hacer revisiones periódicas.
Así
también
una
evaluación
periódica permite que los mismos procedimientos actuales puedan ser mejorados
y
perfeccionados
de
acuerdo a las necesidades que presenta un mercado específico, en este caso el mercado de Guatemala, que por condiciones como pueden ser las políticas es muy inestable.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría contar con un sistema que facilite la integración de la información AAF11 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La competencia podría llevar a Se recomienda utilizar myAbaku cabo y en orden las operaciones como posible software, este de fácil financieras de la empresa y contar uso y rápido para administrar las con un sistema contable que se finanzas
de
adapta
ayudara
a
las
actividades sistema
los
negoción, a
enviar
este las
financieras de la empresa, mas no facturas y controlar la información de es
el
más
efectivo
para
la clientes, a controlar gastos, cuentas
empresa ya que no es de fácil uso por pagar y efectivo y manejar para
la
información.
integración
de
la inventario
simple.
Ver
recomendación DAF11.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 175
ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría contar con planes adecuados para el mantenimiento del equipo. AAF12 DIAGNÓSTICO La competencia podría tomar en cuenta
el
mantenimiento
preventivo del equipo con los planes más adecuados para cada uno de sus equipos; con ellos evitando la falla o posibles fallas de alguno de ellos y que les impidan ser rentables y eficientes.
RECOMENDACIÓN Outlet Color debe de tomar en cuenta
el mantenimiento preventivo como mínimo cada tres meses y como máximo
seis
meses
en
cada
mantenimiento. El
mantenimiento
preventivo
se
utilizaría para la conservación de equipos e instalaciones mediante realización
de
revisiones
y
reparaciones
que
garanticen
su
buen funcionamiento y fiabilidad
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Página 176
ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS La competencia podría darle seguimiento a las evaluaciones de desempeño AAF13 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Cuando un programa de evaluación del desempeño está bien planeado, coordinado
y
desarrollado,
proporciona
beneficios
mediano
largo
y
a
corto,
plazos.
La
competencia podría contar con un programa
bien
estructurado
de
evaluaciones del desempeño que le permita contar con colaboradores capacitados y comprometidos con la empresa a la pertenecen.
Outlet
Color
deberá
realizar
evaluaciones del desempeño por tal razón se recomienda contar con un programa
de
evaluación
del
desempeño en el cual se establezca la metodología para llevarlas a cabo ,darles el debido seguimiento y poder orientar
hacia
tres
objetivos
igualmente importantes: 1. Alinear
el
sistema
de
seguimiento y de evaluación con
la
gestión
basada
en
resultados. 2. Analizar los resultados de las evaluaciones y aprender de ellos. 3. Tratar de simplificar las políticas y
procedimientos
organizacionales con el fin de obtener mejores resultados.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
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ADMINISTRATIVO / FINANCIERO
AMENAZAS Los competidores podrían aprovechar las competencias de su personal para elevar el desempeño. AAF14 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Los competidores podrían haber Desde el proceso de reclutamiento y desarrollado programas en los que selección se deben evaluar las se antepongan las competencias competencias de
los
colaboradores
instrumento
primordial
asignación
de
de
los
individuos
como como factor determinante de la para
puestos
la contratación, debido que aunque un y colaborador
tenga
todas
las
funciones, o incluso podrían basar credenciales y estudios necesarios mucho
su
reclutamiento
proceso y
selección
de para desempeñar efectivamente el en puesto, únicamente si posee las
competencias lo cual ya hubiese competencias generado ventajas competitivas.
resaltar,
indicadas
perdurar
y
logrará
realizar
su
trabajo con excelencia superando constantemente las expectativa y por
lo
tanto
se
obtendrán
colaboradores con un desempeño elevado.
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Página 178
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Se cuenta con una cartera de clientes asignada y listado de precios. FDV1 DIAGNÒSTICO El
departamento
información
de
RECOMENDACIÒN posee El departamento de ventas debería
sus
clientes continuar alimentando esta base de
potenciales, lo que le permite datos, a dicha data es importante actualizar
la
información que se le pueda dar un uso
constantemente.
favorable ventas,
para podrían
incrementar crear
las
publicidad
También es favorable para la para ser transmitida vía correo empresa
ya
que
puede electrónico de tal manera que se
personalizar la atención con sus logre un posicionamiento con estos clientes.
clientes y motive un acercamiento con la empresa.
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FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Otorgan buen servicio al cliente con base a experiencia FDV2 DIAGNÒSTICO La fuerza de ventas
RECOMENDACIÒN posee Se recomienda que la gerencia siga
personal apto para otorgar un contratando personal con amplios servicio personalizado, con varios conocimientos en
el campo
de
años de experiencia en el campo pinturas, sobre todo el personal que de pinturas.
tiene contacto con el consumidor final, de ésta manera se mantendrá
El recurso humano posee el nivel la buena percepción. académico
necesario
para
proporcionar una buena atención y Un factor importante de la fuerza de solventar todas las consultas que ventas tener empatía en el trato con pueda tener el consumidor acerca el cliente, lo cuál permitirá mantener de la aplicación y formas de una buena relación y utilizar el producto.
manejar las
situaciones de conflicto.
. Se debe reconocer el efecto que causa una respuesta acertada para conservar al cliente.
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Página 180
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Cuentan con una fuerza de ventas calificada y especializada en el área. FDV3 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La fuerza de ventas es calificada Los vendedores conocen cada uno ya que se especializan en el de los servicios que se prestan, esto campo de pinturas de buena permite calidad,
conocen
las
prácticas del utilización
asesorar
al
cliente
y
mejores brindarle justo lo que necesita para de las su tipo de carga.
pinturas. Adicionalmente cuando un cliente es Al momento de cada compra se atendido se le entrega un folleto brinda una asesoría completa de informativo que incluye una pequeña como cuándo y cómo utilizar los reseña de la empresa, datos sobre materiales,
esto
para
que
el rutas, destinos, tiempos, frecuencia
producto tenga larga duración y se y tipos de equipos. logre satisfacer la necesidad del consumidor.
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Página 181
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Manejan productos nuevos y tradicionales. FDV4 DIAGNÒSTICO El
área
de
RECOMENDACIÒN
comercialización Se recomienda que la fuerza de
maneja únicamente productos de ventas importación, tradicionales
y de
realice
constantemente
productos análisis de los productos nuevos que pinturas
los se encuentren en el mercado, para
cuales están a la vanguardia con que la empresa se encuentre en productos
nuevos,
de
buena constante innovación.
calidad a un precio accesible. Así mismo se recomienda seguir De ésta manera se logra que las manteniendo el stock adecuado de tiendas estén abastecidas de los los productos tradicionales, para productos necesarios y satisfacer tener la disponibilidad cuando el las necesidades del consumidor.
cliente lo requiera.
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FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA La fuerza de ventas cuenta con: muestrarios, catálogos y listado de precios. FDV5 DIAGNÒSTICO El
personal
de
ventas
RECOMENDACIÓN tiene Se recomienda que el material para
disponible muestrarios, carpetas mostrar los productos y servicios de de color, catálogos, listado de la productos y precios.
empresa
se
encuentre
actualizado, así mismo que estén en buen estado.
De ésta manera se logra que el consumidor reconozca el material Cada uno de los vendedores debe y pintura que necesita, se tiene poseer un ejemplar de éste material una mayor captación y se da a para mostrar siempre a los clientes conocer de una buena manera los actuales y potenciales. productos
que
se
tienen
disponibles.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 183
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Efectividad en el desempeño de las funciones del encargado de ventas FDV6 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La persona que se encuentra Se recomienda que el líder de la encargada del área de ventas fuerza realiza
un
trabajo
efectivo
de
y siempre
ventas
se
comprometido
encuentre con
los
eficiente en el desempeño de sus objetivos de la empresa, que tenga actividades.
clara la visión misión y metas de la empresa.
Se logran reportes actualizados de los índices de venta.
Debe continuar realizando reportes que ayuden a lograr una visión clara
Toda la información que se genere de los índices de venta. por parte del departamento de ventas
es
necesaria
para La
persona
comparar las metas establecidas y prácticas
debe que
implementar mejoren
lograr el cumplimiento de las continuamente el ambiente, trabajo mismas
con
proyecciones.
base
a
las en equipo y logro de metas de venta.
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Página 184
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Existen procedimientos de ventas establecidos. FDV7 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
Actualmente el departamento de Se ventas
de
la
empresa
recomienda
tiene procedimientos
de
que
los
ventas
se
procedimientos establecidos para actualicen periódicamente, con el sus actividades.
objetivo
de
encontrar
mejores
De ésta manera toda la fuerza de prácticas y minimización de pasos ventas conoce cuál es la labor que en las tareas. debe realizar. Así mismo que los procedimientos sean documentados, para que la comunicación se realice de una manera formal.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 185
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Se dan a conocer las metas de ventas. FDV8 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
El departamento establece sus Se recomienda que la persona metas de venta
mensualmente, encarga del área de ventas verifique
esto se da a conocer a todo el semanalmente las estadísticas, de personal de la fuerza de ventas, ésta manera se pueden realizar para que todos tengan claramente acciones en caso de encontrar bajas definido los índices que deben en los resultados de venta, y que al cumplir.
finalizar el mes puedan cumplir las metas establecidas.
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Página 186
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Se cuenta con un supervisor para la fuerza de ventas. FDV9 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
Se revisa la labor efectuada por la Es de vital importancia supervisar a fuerza de ventas de la empresa, la fuerza de ventas para asegurar de esta manera se monitorean las que se cumpla los objetivos de tareas
de
cada
colaboradores,
uno
de
permitiendo
los ventas
y
que
dominen
las
así, características de los productos.
que la organización mejore las condiciones laborales.
y
funciones Se sugiere la implementación de un sistema para la administración de la fuerza de ventas que sea eficiente y permita
a
la
Gerencia
tomar
acciones preventivas y/o correctivas en relación a la fuerza de ventas. Información que se indica en el Capítulo III: Administración de la Fuerza de Ventas.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 187
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
FORTALEZA Los programas de publicidad consideran los objetivos empresariales. FDV10 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
Los programas de publicidad se Los programas de publicidad deben enfocan
en
organizacionales
los
objetivos ser
tomando
verificados
periódicamente,
en idealmente cada tres meses, de
cuenta la imagen empresarial, manera que pueda monitorearse su marca
y
presupuesto
de
la alineación con los objetivos en caso
empresa.
éstos sufran alguna modificación o sean redefinidos por algún ajuste a
De esta manera los programas consecuencia del cambio en el publicitarios son efectivos ya que entorno externo y/o interno. son guiados hacia lo que la empresa desea alcanzar.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 188
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD Los procedimientos no están debidamente documentados. DDV1 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
El departamento de ventas no Se recomienda la elaboración de posee
procedimientos cada uno de los procedimientos que
establecidos en dónde se definan se realizan en el área de ventas. cada una de las actividades que Con ésta práctica se da a conocer se realizan en la misma. Lo
anterior
representa
de una manera formal la manera de una realizar cada una de las actividades
desventaja ya que el personal no dentro de la empresa. tiene una guía para realizar sus tareas.
Información Capítulo
disponible III
en
Manual
el de
Procedimientos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 189
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No se cuenta con procesos definidos de servicio al cliente DDV2 DIAGNÒSTICO No
se
poseen
RECOMENDACIÒN procesos Se recomienda la elaboración de
establecidos en dónde se definan cada uno de los procedimientos para la atención y servicio al cliente.
la atención correcta de servicio al consumidor.
La carencia de los procesos no Con ésta práctica se da a conocer permite que la fuerza de ventas de una manera formal la manera de tenga clara la manera de atención tratar y atender a cada uno de los al consumidor y seguimiento que clientes. debe darse a los mismos. Información
disponible
en
el
Capítulo III Manual de Servicio al Cliente.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 190
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No hay suficiente fuerza de ventas. DDV3 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
Actualmente no existe suficiente Se personal
de
ventas
en
recomienda
hacer
una
el evaluación de la estructura actual
departamento.
del Departamento de Ventas. Se deben crear perfiles de puestos y
Lo anterior puede dificultar la funciones establecidas donde pueda ejecución
eficiente
de
las cuantificarse el tiempo necesario
actividades de venta, así mismo para la realización de todas las que se descuiden regiones y se responsabilidades de una deje de percibir clientes nuevos.
forma
efectiva, con el objetivo de descartar o identificar la necesidad de más ejecutivos para venta. Información
disponible
en
el
Capítulo III Manual de Recursos Humanos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 191
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No hay calendarizaciones establecidas para la capacitación de nuevos productos. DDV4 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
Actualmente el departamento de El encargado de ventas podría ventas
no
tiene
una realizar una calendarización para las
calendarización establecida para capacitaciones las
capacitaciones
que
que
se
podrían
se impartir al personal, lo anterior, con
imparten al personal, únicamente el
objetivo
de
que
todos
se
se realizan comunicados internos. encuentren previamente informados de los programas y temas que ayudarían
en
el
desarrollo
del
recurso humano. Información Capítulo
disponible III
en
Formato
el para
calendarización de capacitaciones.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 192
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No cuenta con instrumentos modernos y tecnológicos DDV5 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La fuerza de ventas no tiene Se recomienda que se analice por actualmente un sistema para el parte
de
los
altos
mandos
la
control de ventas, sin embargo se inversión para un sistema operativo determinó que no es de última más moderno, lo anterior para llevar tecnología y no es amigable para el control de cada una de las áreas el usuario.
de la empresa, incluyendo ventas. El sistema operativo proporciona información más confiable y es actualizada en todo momento, por tal
razón
es
una
herramienta
necesaria para la actividad diaria del personal.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 193
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No están documentadas las funciones del área de ventas. DDV6 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
Los perfiles de puestos de la Se recomienda que el área de fuerza de ventas actualmente no ventas tenga claramente definidos se encuentran definidos.
los perfiles de puestos para el área de ventas.
Las funciones del personal se dan a conocer de una manera verbal.
De ésta manera se reconocería las competencias,
habilidades
y
destrezas que cada uno de ellos debe tener. Al
momento
de
necesitar
más
personal de fuerza de ventas se puede
verificar
claramente
las
características del nuevo candidato. Información
disponible
en
el
Capítulo III Manual del Recursos Humanos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 194
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD Los procedimientos no están debidamente documentados. DDV7 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
El departamento de ventas tiene Se recomienda que el área de actualmente
procesos ventas documente cada una de las
establecidos, sin embargo no se actividades y procedimientos del encuentran documentados, por tal área de ventas, de ésta manera el razón la comunicación y las tareas personal
logrará
verificar
en
se dan a conocer de una manera cualquier momento las tareas que informal.
debe realizar, la fuerza de ventas reconocería de mejor manera su labor
así
como
la
manera
de
realizarlo. Información Capítulo
disponible III
en
Manual
el de
Procedimientos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 195
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No hay planes establecidos para el cumplimiento de metas. DDV8 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
En el departamento de ventas no Se recomienda que el departamento se
han
implementado de ventas realice un seguimiento de
procedimientos para verificar que los índices de ventas para controlar las metas establecidas se estén que las metas se cumplan según los cumpliendo
según
requerimientos de la Gerencia.
los objetivos
mensuales
del
departamento.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 196
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No se cuenta con un registro de los hallazgos detectados por el supervisor DDV9 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
El encargado de ventas no lleva Se recomienda que se registren un historial de los inconvenientes todos los hallazgos del área dentro que han sucedido en la práctica de de ventas,
una
bitácora,
con
los
y la manera de inconvenientes que se han tenido en
solucionarlos, esto no permite que el área, con el objetivo no sucedan el personal tenga la referencia de nuevamente y en caso se dé, se los casos y puede que en el pueda brindar una solución a los presente vuelvan a ocurrir y no se mismos de manera inmediata. pueda
dar
una
respuesta
inmediata al cliente.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 197
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEBILIDAD No se realiza un proceso de selección y evaluación de los medios publicitarios. DDV10 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
No se tiene la asesoría externa de Se recomienda la creación de un un
especialista
preparación publicidad proporcione
de y
para programas
promoción, orientación
en
la grupo de trabajo dedicado a la de evaluación y aprobación de los que programas
de
publicidad
y
la promoción.
selección y evaluación de los Deben considerarse los recursos de medios publicitarios.
la empresa para su establecimiento ya sea internamente o a través de un servicio externo.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 198
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
OPORTUNIDAD Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala. ODV1 – 0DV10
Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades ODV1 a ODV10 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 199
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría contar con una cartera de clientes y listado de precios actualizados. ADV1 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La competencia podría actualizar Se recomienda que los vendedores constantemente la cartera de sus constantemente
registren
y
clientes así como los listados de actualicen su cartera de clientes, así precios y productos que manejan.
mismo el precio de cada uno de los productos objetivo
y de
materiales, que
se
con
el
brinde
la
información exacta, y que se tenga referencia real de los clientes. Esto permite que la información sea verídica y que no se proporcionen datos erróneos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 200
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría contar con procesos de servicio al cliente definidos. ADV2 DIAGNÒSTICO La
competencia
establecidos
por
podría
RECOMENDACIÒN tener El departamento de ventas debería
escrito
los establecer los procesos de servicio,
procesos de servicio al cliente, para que todo el personal conozca el para que el personal pueda tener arte de servir. referencia
de
la
filosofía
servicio de la empresa.
de De ésta manera se logran que el personal participe y se involucre en sus tareas y logren atender al consumidor de una manera correcta. Información disponible en el capítulo III Manual de Servicio Cliente.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 201
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría tener suficiente fuerza de ventas ADV3 DIAGNÒSTICO La
competencia
suficiente
personal
podría de
RECOMENDACIÒN tener Se
recomienda
ventas, contrataciones
de
realizar
ejecutivos
de
para lograr mayor cobertura del ventas para lograr mayor cobertura mercado.
del
mercado,
realizarse
con
mayor
esto
podría
captación
de
clientes y más reconocimiento del producto. Se
pueden
realizar
alianzas
estratégicas con distribuidores o detallistas, de ésta manera el rango de cobertura sería más extenso.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 202
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría realizar capacitaciones periódicas para el conocimiento de los nuevos productos. ADV4 DIAGNÒSTICO La
competencia
implementar
RECOMENDACIÒN podría Se recomienda que se implementen
capacitaciones
de capacitaciones constantes para el
nuevos productos que permitan personal de ventas, de ésta tendrán orientar
las
actividades el conocimiento de los productos
comerciales y guiar las acciones nuevos que ingresan al mercado. de ventas. Se lograría una correcta manera de comercializar
e
introducir
los
productos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 203
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría contar con instrumentos modernos y tecnológicos para la labor de venta ADV5 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La competencia podría contar un Outlet sistema
de
última
Color
deberá
mantener
tecnología, actualizada la página web con las
procesos sistematizados, logrando promociones, así una ventaja competitiva.
precios,
productos,
etc, lo cual ayudará a realizar las tareas de una manera eficaz y eficiente. Esto sería para la empresa una ventaja, tendría accesibilidad a la información en todo momento y sistematización de procesos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 204
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría contar con documentos o manuales de funciones del área de ventas. ADV6 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La competencia podría contar con Se recomienda que la fuerza de manuales de puestos y funciones ventas tenga manuales de puesto del área de ventas.
definidos,
Se
debe
tener
Esto da a conocer el perfil de las establecidos los perfiles de personas personas idóneas para el puesto.
idóneas para los puestos, y al momento
de
contratación
se
necesitar
una
conozca
dicha
información. Información disponible en el capítulo III Manual de Recursos Humanos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 205
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría contar con documentos o manuales de procedimientos de ventas. ADV7 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La competencia podría contar con Se
recomienda
manuales de procedimiento para manual
de
desarrollar
un
procedimientos
la gestión de ventas y que dicho incluyendo el área de ventas para departamento
conozca
a
la que
los
colaboradores
puedan
perfección los procedimientos del consultar la información en cualquier área debido a ésta herramienta momento. De ésta manera se logra administrativa.
mejores prácticas en el proceso y gestión de ventas. Información disponible en el capítulo III Manual de Procedimientos.
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Página 206
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría tener métodos establecidos para el cumplimiento de objetivos y metas. ADV8 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La competencia podría poseer Se
recomienda
métodos para establecer el logro y método
para
implementar el
análisis
un del
cumplimiento de objetivos y metas cumplimiento de objetivos y metas de la organización, logrando la establecidas mensualmente para el participación de todo el personal.
área de ventas, con el objetivo que los indicadores sean positivos y se cumpla
con
los
estándares
necesarios. Información
disponible
en
el
Capítulo II Indicadores de Ventas.
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Página 207
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría contar con un historial de hallazgos documentado ADV9 DIAGNÒSTICO La
competencia
documentar cada uno
RECOMENDACIÒN podría Es necesario documentar toda la de
los información
de
hallazgos en
la
errores que se han dado durante operación, éstos datos podrían ser la operación o bien mejoras que valiosos se
han
implementado
proceso. Esta
información
en
para
capacitar
y
los retroalimentar al personal de los errores que no deben ocurrir en la
podría
servir operación y como se ha solventado
como retroalimentación constante en el pasado. para el personal.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 208
FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS
AMENAZA La competencia podría realiza programas de publicidad y promoción. ADV10 DIAGNÒSTICO
RECOMENDACIÒN
La competencia podría realizar Se sugiere que el Supervisor de programas específicos para las Ventas realice un monitoreo de las campañas
de
promoción,
que
publicidad le
y publicaciones
y
promociones
permitan realizadas por la competencia con
desarrollar planes estratégicos y el objetivo de conocer la dinámica tácticas para enfocar cada una de que manejan los competidores y sus las actividades publicitarias y de acciones habituales pertinentes para promoción.
la captación de nuevos clientes.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 209
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA Bodega con las condiciones adecuadas para el almacenamiento FPYA1 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La bodega posee las condiciones Se recomienda al departamento de adecuadas para laborar en ella, Producción y Almacenamiento no las mismas permiten que los descuide las condiciones de la colaboradores desempeñarse manera.
puedan bodega, de
una
y
pueda
realizar
el
mejor mantenimiento necesario para cada área de la misma, ya que de esto depende el buen desempeño de los colaboradores en cada una de las funciones que desempeña. Información
disponible
en
el
Capítulo III: Manual de Higiene y Seguridad
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 210
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA Se cuenta con equipo de seguridad industrial FPYA2 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Con el afán de resguardar la Se sugiere que el departamento de integridad
física
de
sus Producción
y
Almacenamiento
colaboradores se ha ocupado de supervisé constantemente que sus proporcionarles
equipo
de colaboradores
seguridad industrial para realizar mente
utilicen
el
equipo
adecuadaindustrial
los diferentes trabajos que se proporcionado para desempeñar las requieren dentro de la empresa.
diferentes
tareas
que
les
son
asignadas. Información Capítulo III.
disponible
en
el
Manual de Higiene y
Seguridad Industrial.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 211
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA La bodega cuenta con seguridad las 24 horas FPYA3 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
En el departamento de Producción Se sugiere a que continúe con la y Almacenamiento cuenta con una guardianía de la empresa de manera persona que presta servicio de permanente, ya que de esta forma seguridad de forma permanente se resguardan los productos que se por lo que la guardianía del lugar encentran dentro la bodega. esta las 24 horas del día. Así también se les recomienda que el personal de seguridad cuente con el equipo adecuado para brindar los servicios
de
seguridad
a
la
empresa.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 212
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA Se cuenta con maquinaria y equipo apropiado
para
la
elaboración
de
productos FPYA4 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La maquinaria con que se cuenta Se debe contar con repuestos de en el departamento de Producción uso frecuente para la maquinaria, y Almacenamiento se cuenta con así también se recomienda contar maquinaria
efectiva
para
la con maquinaria adicional para evitar
elaboración de mezclas lo que le inconvenientes en caso de fallos en permite mezclar colores de forma la maquina principal. inmediata
o
bien
clientes lo soliciten.
cuando
los
Y de esta forma no retrasar el despacho
inmediato
de
los
productos que los clientes requieran,
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 213
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA La
producción
está
enfocada
al
cumplimiento de metas FPYA5 DIAGNÓSTICO Se
cuenta
RECOMENDACIÓN
con
una Se sugiere continuar estableciendo
calendarización de producción la metas para la producción ya que de cual
está
regida
por
metas esta manera se logrará motivar a los
establecidas.
colaboradores y la
producción es
más efectiva. Por
lo
que
el
personal
de
producción se enfoca en producir Así también se recomienda evaluar cuidando el cumplimiento de las que realmente se estén cumpliendo metas establecidas.
las metas sin descuidar la calidad de los productos. Información disponible en el capítulo III: Formato para medir Objetivos y Metas, Manual de Procedimientos
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 214
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA Se cuenta con estanterías para el almacenamiento de los productos FPYA6 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
S cuenta con mobiliario para el Se sugiere el adecuado uso de las almacenaje
de
productos, estanterías ya que la sobre carga en
permitiendo el acomodamiento de las
mismas
puede
ocasionar
un mayor número de productos, accidentes al momento que ocurra permitiendo
contar
con
un un sismo o bien al sobre pasar la
inventario para cubrir los pedidos capacidad de carga se pueden requeridos por tiendas.
derrumbar y ocasionar perdidas a la empresa. Con un adecuado uso de estanterías se logra un mejor aprovechamiento de las mismas y se resguarda la integridad de los colaboradores.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 215
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA La
empresa
cuenta
con
controles
manuales para inventarios FPYA7 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
El control de sus inventarios de Es importante que la empresa se forma manual en los diferentes actualice puntos
de
venta
y
departamento de bodega.
en
y
haga
uso
de
la
el tecnología para llevar un mejor control de inventarios, esto ayudará a que los inventarios de la misma estén
actualizados
de
forma
inmediata. El uso de la tecnología y procesos avanzados permitirá controlar los inventarios en cualquier momento a través de un sistema online en internet.
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FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
FORTALEZA Se cuenta con personal con experiencia para el almacenamiento y producción FPYA8 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 217
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
DEBILIDAD La
bodega
no
cuenta
con
gran
capacidad de almacenamiento DPYA1 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
El espacio físico de la bodega no Se sugiere que se analice el tiempo es de gran dimensión por lo que de rotación de inventarios para los inventarios almacenados en la realizar pedidos exactos y no saturar misma no son de gran volumen, la bodega. por lo que se puede generar una escases de productos.
Al realizar los pedidos se sugiere considerar el costo que se tendrá al almacenar y el costo al pedir para lograr una mayor rentabilidad.
DPY
A1
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Página 218
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
DEBILIDAD No se cuenta con políticas para el uso del equipo de seguridad industrial DPYA2 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 219
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
DEBILIDAD El personal de seguridad no es el idóneo para prestar el servicio DPYA3 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 220
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
DEBILIDAD No se cuenta con un manual apropiado para la utilización de la maquinaria DPYA4 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 221
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
SDEBILIDAD El método de control para las metas de producción es inadecuado DPYA5 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 222
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
DEBILIDAD Estanterías saturadas por falta de un programa de reciclaje DPYA6 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 223
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
DEBILIDAD No
se
cuenta
con
un
sistema
digitalizado DPYA7 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Se lleva un control de inventarios Es de gran utilidad pero no es muy rentable debido a procesos
implementar
tecnológicos,
de
esta
que el mismo se lleva de forma forma se podría tener un acceso manual.
desde cualquier lugar y hora a los inventarios
actualizados
El llevar los inventarios de forma departamento manual
no
permite
tener
de
Producción
del y
un Almacenamiento.
acceso inmediato a los mismos. Al
contar
con
un
inventario
actualizado se pueden lograr un mejor control de los mismos y verificar si se están cumpliendo con las metas y objetivos de la empresa.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 224
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
DEBILIDAD No
se
cuenta
con
un
Jefe
de
Producción y Almacenamiento DPYA8 DIAGNÓSTICO Se
cuenta
capacitado
con para
RECOMENDACIÓN personal Se recomienda se considere la
desempeñar contratación de un Jefe para el área
diferentes funciones dentro de la de Producción y Almacenamiento. empresa mas no, para
el
con un
Jefe
departamento
Producción y Almacenamiento.
de Contar con un Jefe específicamente para
el área
de
Producción
y
Almacenamiento, permitirá llevar un Esto puede generar descuido en mejor control sobre el producto final, la supervisión de
la calidad con así
también
que se elaboran los productos, y adecuado
se
supervisara
acomodamiento
el del
un inadecuado almacenaje de los producto que se almacenara en mismos.
bodega. Información
disponible
en
el
Capítulo III. Manual de Recursos Humanos
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 225
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
OPORTUNIDAD Aprovechar
la
asesoría
de
los
estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OPYA1 – OPYA8
Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OPYA1 a OPYA8 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 226
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La
competencia podría
bodegas
de
mayor
contar con
capacidad
de
almacenamiento APYA1 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 227
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La
competencia podría
contar con
políticas establecidas para el uso del equipo de seguridad industrial APYA2 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Es probable que la competencia El establecimiento de políticas para cuente con políticas establecidas la utilización del equipo de seguridad para el uso adecuado del equipo industrial es de gran beneficio para industrial,
y
de
esta
forma los colaboradores debido a que
resguardar la integridad física de manipulan productos que se deben sus colaboradores.
de aplicar con precaución. Información
disponible
en
el
Capítulo III. Manual de Higiene Seguridad Industrial.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 228
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La competencia podría contar con un servicio de seguridad idónea APYA3 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Es probable que el departamento Se sugiere cotizar servicios de de seguridad de la competencia seguridad externo, para cubrir el se esté trabajando por medio de área de seguridad. un servicio externo Lo que significa que pueda que cuente con personal de seguridad altamente
calificado
para
desempeñarse en dicha función.
Al contar con el servicio apropiado de seguridad los bienes tendrán una mayor protección ya que son parte valiosa para la empresa.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 229
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La
competencia
manuales
puede
contar
con
establecidos
para
la
utilización de la maquinaria APYA4 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Es probable que la competencia Se recomienda, la implementación tenga establecidos manuales para de una guía para la mejora de que sus colaboradores puedan procesos ya que en esta se detallan realizar un adecuado uso de la los pasos a seguir para realización maquinaria que se posee en la de determinada tarea, haciendo el empresa, permitiendo que el uso trabajo más eficiente y eficaz. de la misma sea más simple y efectiva.
El
manual
auxilia
a
los
colaboradores y facilita el manejo de la maquinaria, Información disponible en Capítulo III. Manual de Procedimientos
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 230
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La
competencia podría
métodos
de
control
contar con formalmente
establecidos APYA5 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La competencia podría contar con Se sugiere comparar las metas con métodos idóneos y estructurados los resultados obtenidos por el que contribuyan a la supervisión y departamento, de esta manera se control
de
cada
uno
de
los identificara si se está llevando a
procesos con los que cuenta la cabo el cumplimiento de los mismos, empresa y a través de esto ya que del cumplimiento de las minimizar
los
errores
tanto metas y objetivos depende el éxito
productivos como administrativos de la empresa. y por consiguiente se ofrecerá productos de una buena calidad y Dicho monitoreo puede efectuarse un servicio altamente calificado.
mensualmente,
para
contar
información
actualizada
con e
implementar acciones correctivas si en dado caso no se esté cumpliendo con las metas y objetivos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 231
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La competencia podría contar con un mayor número de estanterías y un programa de reciclaje establecido APYA6 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Es probable que la competencia Se sugiere evaluar la adquisición de cuente con un mayor número de nuevas estanterías para reubicar estanterías
y
implementen reciclaje, bodega forma
a
su
vez productos
campañas
permitiendo pueda
adecuada
cantidad de productos
se
encuentran
de saturando las estanterías que se
que
almacenar una
que
la poseen actualmente. de
mayor Así también se sugiere la creación de un programa de reciclaje para aprovechar
los
materiales
que
puedan reutilizarse.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 232
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La
competencia podría
contar con
sistemas digitalizados que facilitan la actualización del inventario APYA7 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
La competencia podría contar con Se sugiere la creación de un sistema programas
digitalizados
para de
inventarios
digitalizado,
este
llevar el control de sus inventarios, puede ser implementado por código permitiéndoles realizar consultas de barras, cada escaneo del código de los mismos en el momento que cuando se realice una venta se deseen y desde el punto de venta descargara que lo requieran.
del
inventario,
así
también cuando ingresen pedidos se carga al inventario.
El control de inventarios de forma digitalizada
También pueden utilizarse estos datos
para
ordenar
mercadería
utilizando un sistema justo a tiempo. El sistema digital ayuda a prevenir existencias agotadas y pérdida de ventas.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 233
FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO
AMENAZA La competencia podría contar con un Jefe de Producción y Almacenamiento APYA8 DIAGNÓSTICO
RECOMENDACIÓN
Es probable que la competencia Se
sugiere
considerar
la
cuente con un jefe experimentado contratación de un Gerente para el y capacitado en el departamento departamento
de
Producción
y
de Producción y Almacenamiento, Almacenamiento ya que de esta permitiéndoles tener un adecuado forma se tendrá un mejor control control de la producción tomando sobre la utilización de materiales en cuenta la planeación para para la producción, un adecuado evitar que en la bodega exista uso de las estanterías para el producto con poca rotación.
almacenaje
de
productos
en
bodega. Asimismo
controlar
que
el
producto terminado se distribuya Así también se puede decir que se directamente a sus clientes y garantizará sucursales.
el
cumplimiento
de
protocolos de calidad ya que existirá una persona que supervise todos los procesos que se llevan a cabo dentro del departamento
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 234
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
FORTALEZA Se cuenta con trasporte para el traslado de productos FLEI1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
El departamento de logística e El departamento de logística e importaciones
cuenta con un importaciones
podría contar con
vehículo comercial para reparto, más vehículos comerciales para la esta se
utiliza para entrega de entrega de pedidos ya que en el
pedidos
en
las
3
diferentes momento de que dicho vehículo
tiendas con las que cuenta, los comercial llegara a fallar, la empresa pedidos son preparados desde la no contaría con ningún vehículo bodega que se encuentra en lote para realizar las diferentes entregas 59 aldea el pajon carretera a San que se deben hacer en cualquiera José pínula zona 7, Sta Catarina de las tres tiendas o la solicitud de pínula
y son repartidos a cada algún pedido por medio de un
tienda y a los diferentes clientes cliente. en caso de solicitud.
REGRESO DFLEI5
REGRESO DLEI1
REGRESO DLEI5
REGRESO DALEI1
REGRESO DALEI5
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 235
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
FORTALEZA Se realizan importaciones de productos desde Estados Unidos FLEI2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Para el departamento de logística e Las importaciones
es
establecimiento
importante de
relaciones
comerciales
el internacionales del departamento de
relaciones logística
e
importaciones
pueden
comerciales internacionales , que le fortalecerse a través del establecimiento permitan a la empresa la obtención de de nuevos contactos comerciales, por lo productos de calidad, es por ello que se que se sugiere analizar las opciones de han establecido en laces con Estados nuevas oportunidades de negocio con Unidos,
reconociendo
proveedores
de
que
prestigio
es a
un países de economías emergentes como nivel China, India, Corea, con los cuales se
internacional de las distintas líneas de podrían obtener productos que brinden productos
una ventaja competitiva en relación a mejores
precios
de
adquisición
en
comparación a la competencia.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 236
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
FORTALEZA Unificación de Operaciones y Logística FLEI3
DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
El departamento de logística e
El departamento de logística e
importaciones diferentes
unifica operaciones
las importaciones de unificando
las
podría
continuar
operaciones
de
importaciones así como el área de importaciones y las del área de logística para minimizar costos y logística para seguir manteniendo el así tener un mejor control de las buen
funcionamiento
de
dicho
actividades de dichas áreas. Las departamento. actividades del departamento de logística
e
manejado administrativo
importaciones por
el
es
gerente
Se sugiere contratar una persona con experiencia en el área de logística y área de importaciones, agregando el perfil para estas plazas en el información disponible en el Capítulo III Manual de Recursos Humanos, para no sobrecargar a la gerente administrativa que es la que actualmente maneja el área del importaciones y el área de logística
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 237
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
FORTALEZA Los productos importados son exclusivos en el mercado nacional FLEI4
DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Las distintas líneas de productos Se recomienda mantener la calidad que Outlet Color importa poseen en los productos al momento de un
respaldo
solido
de
sus hacer las mezclas, lo que permitirá a
proveedores, pues la marca que Outlet Color, garantizar el liderazgo importan
es
comercial
y
de
renombre a nivel nacional y mantenerlo en los
cuenta
con productos ya existentes.
experiencia de liderazgo en el mercado
de
internacional
pinturas
a
nivel Mantener la calidad en los productos al momento de hacer las mezclas le traerá beneficios a Outlet Color como incremento en las ventas. Esto
le
permitirá
sobresalir
en
relación a los competidores que se encuentran en el mercado
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 238
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
FORTALEZA Se cuenta con vehículo comercial para el traslado de productos FLEI5 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
El departamento de logística e El importaciones
cuenta
con
departamento
un importaciones
de
logística
e
podría contar con
vehículo comercial para el traslado más vehículos comerciales para la de productos de la bodega
los entrega de pedidos ya que en el
pedidos son preparados desde la momento de que dicho vehículo bodega que se encuentra en lote comercial llegara a fallar, la empresa 59 aldea el pajon carretera a San no contaría con ningún vehículo para José pínula zona 7, Sta Catarina realizar las diferentes entregas que pínula
y se reparten en las 3 se deben hacer en cualquiera de las
diferentes tiendas, ubicadas en el tres tiendas o la solicitud de algún Faro carretera a El Salvador, pedido por medio de un cliente. Ver Pacific Center en Aguilar Batres y recomendación FLEI1 en una en Quetzaltenango.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 239
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
FORTALEZA La empresa cuenta con procesos establecidos FLEI6 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
El departamento de Logística e El departamento importaciones
cuenta
con importaciones
de logística puede
e
continuar
procesos establecidos tanto en el utilizando este sistema en donde los área de logística como en el área procesos
están
claramente
de importaciones, de manera que establecidos. el personal de estas dos áreas Se
recomienda
realizar
una
tienen una idea clara de las evaluación periódica de los procesos actividades y procesos que deben así como tenerlos documentados, en de desempeñar en su área de Información trabajo.
capítulo
disponible III
en
Manual
el de
Procedimientos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 240
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
DEBILIDADES No se cuenta con transporte para entrega de pedidos de mayor volumen DLEI1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
El departamento de logística e El departamento de de logística importaciones vehículos
no
cuenta
suficientes
para
con importaciones podría invertir en la la compra de dos vehículos más, para
entrega de pedidos grandes ya utilizar en la entrega de los pedidos, sea pedidos de las tres diferentes y asignar un vehículo a cada tienda tiendas o de algún cliente en para
cubrir
pedidos
de
mayor
específico que necesite un pedido volumen, ya que un vehículo no es más
grande
de
lo
que suficiente para cubrir 3 tiendas y
generalmente cubre la panel de pedidos especiales de clientes. Ver reparto.
recomendación FLEI1
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 241
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
DEBILIDADES No se cuenta con información documentada de los procesos de importación DLEI2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Debido a que las importaciones Con el propósito de contar en Outlet constituyen una de las principales Color
con
un
documento
actividades de la empresa, es útil estandarizado que sirva de apoyo a y necesario contar con registros las documentales contengan
generales las
actividades
del
área
de
que importaciones, es de utilidad la
actividades creación de una guía técnica de
fundamentales relacionadas con procedimientos
básicos
las importaciones
que
importación
para
colaborador
de
cualquier
que
requiera
información relacionada
a los
procesos pueda consultar de una manera
sencilla
información capítulo
y
comprensible
disponible III
en
Manual
el de
Procedimientos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 242
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
DEBILIDADES No existe una persona encargada específicamente para esta área. DLEI3 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
La persona encargada de realizar Debido a que las importaciones las importaciones tiene a su cargo representan una de las actividades la
realización
atribuciones,
de
de las
diversas principales
más
importantes
de
cuales Outlet color es recomendable que el
algunas de ellas son ajenas al encargado de recursos humanos área de importaciones, lo que establezca puede provocar acumulación de específicas trabajo
y
por
las que
atribuciones debe
tener
el
consecuencia encargado de importaciones, con la
atrasos o errores al momento de finalidad de que el colaborador se realizar sus actividades.
dedique únicamente a la realización de estas actividades, ya que esto le ayudara a tener un mejor control y con ello incrementar su eficiencia al momento de realizar las gestiones para importar los producto. El perfil se debe incluir en
Información
disponible en el capítulo III Manual de Recursos Humanos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 243
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
DEBILIDADES Ausencia de políticas para revertir el efecto de una mala calidad en productos importados DLEI4 DIAGNOSTICO La
empresa
cuenta
con
RECOMENDACIÓN
Outlet Color no Es necesario que Outlet Color políticas
y cuente
con
políticas
y
procedimientos que les ayuden a procedimientos que sirvan de guía tomar decisiones con respecto a para el encargado de importaciones la
devolución
de
productos al momento de recibir productos
importados de mala calidad.
importados de mala calidad
La falta de estas puede ocasionar El establecimiento de políticas y demoras y falta de orientación al procedimientos
le
ayudaran
al
momento de negociar con el encargado de realizar el proceso de proveedor la devolución de los devolución, productos.
a
tener una
mejor
orientación para tomar la mejor decisión,
y
con
ello
evitar
la
incorporación de cotos adicionales de
transporte
al
momento
de
realizar la devolución, Guía de políticas
Organizacionales,
Información disponible en capítulo III, Manual de Organización.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 244
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
DEBILIDADES Alto costo en el mantenimiento de vehículo DLEI5 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
La propiedad de un auto es un Se
recomienda
realizar
un
costo fijo. Eso significa que estos presupuesto mensual de los costos gastos serán regulares y normales necesarios
para
mantener
un
durante el tiempo que Outlet Color vehículo, para el traslado de los decida tener el vehículo.. Por otro productos, y hacer una comparación lado, los costos de mantenimiento entre tener un vehículo propio de del
vehículo
son
variables
y Outlet color o contratar una empresa
cambiarán según el uso y el externa que brinde el servicio de cuidado del vehículo.
traslado de productos de la bodega hacia
las
tiendas.
Ver
recomendación FLEI1.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 245
FODA LOGISTICA E IMPORTACONES
DEBILIDADES No se cuenta con una evaluación periódica de los procesos DLEI6 DIAGNOSTICO El
área
de
importaciones
RECOMENDACIÓN
Logística no
e Se recomienda que el área de
evalúa logística e importaciones realice una
constantemente sus actividades evaluación periódica para obtener tanto en el área de logística como un diagnóstico de las actividades en el área de importaciones, de que se realizan actualmente, con la esta
manera
no
mide
el finalidad
de
documentar
los
desempeño para establecer si es procesos, para futuras evaluaciones necesario reorientar sus acciones. y ser mas eficientes.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 246
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
OPORTUNIDADES Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OLEI1 – OLEI6
Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OLEI1 a OLEI6 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa.
Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 247
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
AMENAZAS
La competencia podría contar con transporte propio para la entrega de pedidos ALEI1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
La competencia podría contar con Es recomendable asignar recursos más de un vehículo para la para la compra de un vehículo de entrega de pedidos grandes ya reparto, y que este no sea un sea de las tiendas o de clientes en inconveniente específico,
no
retrasando
o
retraso
en
la
la entrega de pedidos ya sea de
entrega de los pedidos por falta de cualquiera de las tres tiendas como transporte para al entrega de de algún cliente en específico, y de pedidos de mayor volumen
ser necesario considerar la compra de un camión para pedidos más grandes. Ver recomendación FLEI1.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 248
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
AMENAZAS
La competencia podría contar con procesos documentados para las importaciones ALEI2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
La competencia de Outlet Color Se sugiere que el departamento de podría contar con documentos o logística e importaciones cuente con manuales
que
contengan
la una guía técnica que contenga los
información específica sobre los procesos básicos
para
importar,
procesos y actividades que se pues era de mucha utilidad contar deben llevar a cabo al momento con este recurso, ya que servirá de realizar importaciones
para pueda
que
cualquier
consultar
los
colaborador pasos
de
manera sencilla y accesible y con ello
evitar
errores
por
el
desconocimiento del procesos a seguir al momento de importar Información disponible en el capítulo III Manual de Procedimientos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 249
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
AMENAZAS
La competencia podría tener personal asignado para cada área de la empresa. ALEI3 DIAGNOSTICO La
competencia
RECOMENDACIÓN
podría
tener Se recomienda a el departamento
departamentalización definida,
logrando
rendimiento operaciones
y
bien de un
e
importaciones
la
mejor contratación de una persona que se
unificación
logísticas
logística
y
de encargue de las actividades de de organización y supervisión ya que
importaciones. El cliente puede actualmente la encargada de hacer preferir a la competencia debido a estas actividades es la gerente una
mejor
eficiencia
en
sus administrativa
y
delegarles
las
funciones y departamentalización. responsabilidades de organización y supervisión
de
las
actividades,
agregando el perfil para esta plaza en el manual de recursos humanos, Información disponible en el capítulo III Manual de Recursos Humanos,
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 250
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
AMENAZAS
La competencia podría contar con políticas establecidas para revertir los efectos de la mala calidad en productos importados ALEI4 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Outlet Color no cuenta con un Outlet
Color
proceso definido de políticas de funcionamiento importaciones
podría
mejorar
el
para revertir los
para revertir los efectos de la mala calidad en
efectos de la mala calidad en productos
importados,
al
productos importados, por lo que implementar el manual de políticas la competencia podría desarrollar organizacionales propuesto por el una guía para realizar las políticas grupo de asesores de la Universidad uniformes y claras para que los Mariano colaboradores fácilmente
las
Gálvez.
Información
identifiquen disponible en capítulo III. Manual de Procedimientos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 251
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
AMENAZAS
La competencia podría contar con outsourcing para el transporte de sus productos, reduciendo costos ALEI5 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
La competencia podría contar con Se recomienda al departamento de un con una empresa externa que logística e importaciones analizar la le brinde el servicio de transporte compra de un vehículo comercial para el traslado de productos de la adicional al que poseen, ya que los bodega hacia las tiendas, teniendo traslados de la bodega hacia las un
transporte
más
efectivo, tiendas únicamente se realizan una
surtiendo de manera más rápida vez al mes, por lo que reduciría los las tiendas.
costos
de
pagar
un
servicio
mensualmente. Ver recomendación FLEI1.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 252
FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES
AMENAZAS
La competencia podría contar con revisiones periódicas para la evaluación de sus procesos ALEI6 DIAGNOSTICO Para
Outlet
importaciones
RECOMENDACIÓN
Color
las Es recomendable la realización de
representan
una evaluaciones
periódicas
que
actividad importante, debido a que permitan obtener información de los dependen de ellas para realizar procesos que se realizan en el área las negociaciones de la venta los de importaciones, con el propósito productos.
Actualmente
no
se de
obtener
una
buena
realiza una evaluación periódica administración de los gastos de de los procesos que se realizan en importaciones el área de importaciones, por lo aumentar
que la
permitan
competitividad,
que no se encuentra actualizad la reduciendo los costos, aumentando información.
la calidad y respondiendo con mayor rapidez a los cambios del mercado y a
las
mejoras
tecnológicas.
Información disponible en el capítulo III. Manual de Procedimientos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 253
2.11 INDICADORES Capítulo II – Diagnóstico y Recomendaciones
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 254
2.11 INDICADORES A continuación se presenta una serie de modelos de indicadores, los mismos están representados con valor “0” de llegada a que los datos no fueron proporcionados para realizar la presente Auditoria Administrativa. El propósito de los diferentes indicadores financieros que se presentan pueden ser utilizados por el departamento Administrativo Financiero de Outlet Color, los cuales le ayudarán a tener una mejor perspectiva de la situación actual de la empresa y a la vez le servirán para implementar nuevas estrategias que le ayuden a mejorar el nivel de rentabilidad. 2.11.1 Indicador Financiero Un indicador financiero o índice financiero es una relación entre cifras extraídas de los estados financieros y otros informes contables de una empresa con el propósito de reflejar en forma objetiva el comportamiento de la misma refleja, en forma numérica, el comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes. Al ser comparada con algún nivel de referencia, el análisis de estos indicadores puede estar señalando alguna desviación sobre la cual se podrán tomar acciones correctivas o preventivas según el caso. La interpretación de los resultados que arrojan los indicadores económicos y financieros está en función directa a las actividades, organización y controles internos de la empresa. 2.11.2 Indicadores de rendimiento a) Rendimiento del capital contable Este indicador mide el rendimiento del capital contable o la tasa del rendimiento sobre la inversión de los accionistas.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 255
b) Rendimiento del activo total Determina la eficiencia de la administración para generar utilidades con los activos totales que dispone la organización, por lo tanto entre más altos sean los rendimientos sobre la inversión es más eficiente la organización. c) Rendimiento de la inversión total Es el índice de dinero ganado o perdido en una inversión respecto al monto de dinero invertido. Con frecuencia el rendimiento de la inversión se determina mediante un índice que proporciona rendimientos históricos sobre evaluaciones comparativas financieras o inversiones. 2.11.3 Indicadores de liquidez a) Capital neto de trabajo Aunque en realidad no es un índice, se utiliza comúnmente para medir la liquidez general de una empresa lo cual ayuda a proteger los préstamos de acreedores. b) Índice de solvencia o razón de circulante Mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Se supone que, cuanta más alta sea la razón, mayor será la capacidad de la empresa para pagar sus cuentas. c) Prueba rápida o prueba del acido Es similar al índice de solvencia con la excepción de que el inventario es excluido, el cual suele ser el activo circulante menos líquido. Por lo general, la baja liquidez del inventario resulta de dos factores primarios: muchos tipos de inventarios no se pueden vender fácilmente porque son artículos parcialmente terminados, artículos obsoletos, artículos especiales, etc. Los artículos se venden por lo regular a crédito, lo cual significa que se convierten en una cuenta por cobrar antes de ser transformados en efectivo. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 256
2.11.4 Indicadores de financiamiento a) Indicadores de propiedad Indica la parte de los activos totales de la empresa que han sido adquiridos con el capital de los inversionistas, es decir los activos que son propiedad directa de los socios. b) Grado de obligación Indica el control de los acreedores sobre los bienes de la compañía. c) Indicador de inversión de activos fijos Muestra la capacidad que tiene el capital contable de la empresa para adquirir activos fijos.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 257
x 100
x 100
X 100 =
0
Recomendación
RENDIMIENTO DEL ACTIVO TOTAL Fórmula Utilidad neta + intereses Pagados Activo total
X 100 =
0
RENDIMIENTO DE VENTAS Fórmula Utilidad neta Ventas netas
x 100
0
MARGEN DE UTILIDAD Fórmula Utilidad neta Activo Total
X 100 =
0
GASTOS DE SEGURIDAD DE LOS ACREEDORES Fórmula Utilidad neta Pasivo Total
0 0
=
0 0
=
0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 258
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
=
Recomendación
0 + 0/0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
Cálculo
Recomendación
0 0
0
Utilidad neta Capital Social
Análisis
Utilidad neta Capital contable Cálculo
RENDIMIENTO DEL CAPITAL SOCIAL Fórmula
Recomendación
RENDIMIENTO DEL CAPITAL CONTABLE Fórmula
Recomendación
INDICADORES FINANCIEROS /INDICADOR DE RENTABILIDAD
Costo de ventas Ventas netas
Utilidad real
x
Activo total
Período
Utilidad obtenida Utilidad estimada
UTILIDAD PRESUPUESTADA
Fórmula Utilidad presupuestada Costos y gastos Presupuestados
0
Recomendación
=
Análisis
Cálculo 0 0
MOVILIDAD DEL ACTIVO CIRCULANTE
Fórmula Activo circulante Activo Total
0 0
=
0
Cálculo 0 0
=
0
CAPITAL DE TRABAJO
Fórmula Activo circulante - Pasivo circulante Capital contable Cálculo Activo fijo
Análisis
Cálculo
x 0
0-0/0 0
=
0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 259
Recomendación
Recomendación
EFICIENCIA DE OPERACIÓN
Fórmula
0 0
Análisis
0
Recomendación
=
Análisis
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN TOTAL
Fórmula
Recomendación
Recomendación
COSTO DE VENTAS
Fórmula
INDICADORDE DE LIQUIDEZ INDICADOR
Pasivo total Activo fijo
Activo Circulante Activo total
GRADO DE OBLIGACIÓN Fórmula Pasivo total Activo Total
0 0
=
0
GRADO DE INDEPENDENCIA FINANCIERA Fórmula
Cálculo
Capital contable Activo total
Recomendación
0
Recomendación
=
Análisis
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
MOVILIDAD DEL ACTIVO CIRCULANTE Fórmula
Recomendación
Recomendación
LIQUIDEZ EN RELACIÓN CON LA ESTRUCTURA Fórmula
0
INVERSIÓN DEL ACTIVO FIJO Fórmula Capital contable Activo fijo
=
0
DEPENDENCIA DE LOS BANCOS Fórmula Créditos bancarios Capital contable
0 0
=
0
0 0
=
0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 260
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Fórmula Obligaciones a corto plazo Obligaciones a largo plazo
0 0
=
Recomendación
Valor de los productos y/o servicios Cálculo 0
Análisis
Capital social Cálculo
Inversión corriente
0
Recomendación
Reservas de capital
TASA DE INVERSIÓN CORRIENTE Fórmula
Análisis
Recomendación
GRADO DE AUTOFINANCIAMIENTO Fórmula
Fórmula Activo circulante Activo fijo
APALANCAMIENTO Fórmula Pasivo total Capital contable
0 0
=
0
=
CAPITAL DE TRABAJO Fórmula Activo circulante - Pasivo circulante Capital contable Cálculo Activo fijo
Análisis
Cálculo
0 0
=
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Recomendación
0
Cálculo
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Página 261
Ventas netas
x 100 =
Activo total
Ventas totales Devoluciones
0
Fórmula Ventas netas Número total de empleados
0 0
=
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
ACEPTACIÓN DE LOS PRODUCTOS Fórmula
Recomendación
VELOCIDAD DE ROTACIÓN DEL ACTIVO Fórmula
Recomendación
INDICADOR INDICADOR DE VENTAS
Fórmula Clientes estratégicos Cuentas totales
ROTACIÓN DE INVENTARIOS Fórmula Ventas netas Costo de inventarios
0 0
=
0
MOVILIDAD DE LOS INVENTARIOS Fórmula Inventarios Capital contable
0 0
=
0
0 0
=
0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 262
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
Cálculo
Análisis
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
0 0
=
0
COSTO DE PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN Fórmula Costos de publicidad y promoción de ventas Ventas netas
X 100
Recomendación Análisis
Fórmula
Cuentas por pagar Costo de ventas
X Período
Cálculo 0 0
X0=
0
0
UBICACIÓN DE LA FÁBRICA Fórmula Total de gastos de transporte Costo de lo vendido Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0
Recomendación
Valor de las ventas Promedio de saldos de cuentas Cálculo por cobrar
=
Análisis
Fórmula
0 0
Recomendación
Recomendación
0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Cuentas incobrables Volumen de créditos concedidos Cálculo
Análisis
Volumen real Volumen programado Cálculo
POLÍTICAS DE CRÉDITO Fórmula
Análisis
Recomendación
CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE VENTAS Fórmula
0 0
=
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 263
Producción real Capacidad de producción
=
0
Recomendación
0 0
Fórmula Costos Fijos 1 - Costos Variables Producto
Índice de producto Índice del insumo laboral Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Fórmula
ÍNDICE DE PRODUCTIVIDAD Fórmula
0 0
=
Análisis
CAPACIDAD UTILIZADA
0
Recomendación
Recomendación
INDICADOR DE PRODUCCION
Fórmula Índice del producto Índice del insumo laboral
0 0
=
0
Análisis
Valor de maquinaria y equipo Actividad total Cálculo
0 0
0
Recomendación
NIVEL DE MECANIZACIÓN Fórmula
Cálculo
Análisis
0
Recomendación
=
ESTADO DEL ACTIVO FIJO Fórmula Reparación de mantenimiento Activo fijo Cálculo
=
0
Análisis
0/0 0
Análisis
Cálculo
0 0
=
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 264
Incremento del activo fijo Activo fijo
Fórmula
Costos Fijos Costos de fabricación
0 0
=
Análisis
0
0
Recomendación
=
Análisis
Cálculo
Recomendación
0 0
GRADO DE EXPANSIÓN DE LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN Fórmula
Recomendación
Inversión neta corriente Producción Cálculo
Recomendación
TASA DE INVERSIÓN EN RELACIÓN CON LA PRODUCCIÓN Fórmula
Fórmula Producción defectuosa Producción Total
IMPORTANCIA DE GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula Costos de fabricación Costos de producción Cálculo
0
Número de trabajadores Nùmero de plantas
Análisis
=
Cálculo =
0
0 0
=
0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 265
Análisis
0 0
IMPORTANCIA DE LOS GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula
0 0
Recomendación
0
Análisis
=
Análisis
0 0
Cálculo
Recomendación
Cálculo
=
0
Recomendación
0 0
Fórmula Empleados que la conocen Total de empleados
Fórmula Objetivos alcanzados Objetivos definidos
0
METAS Fórmula Metas alcanzadas Metas establecidas
=
0
ESTRATEGIAS Fórmula Estrategias implementadas Total de estrategias
0 0
=
0
0 0
=
0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 266
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
Recomendación
Costos de fabricación Costos de producción Cálculo
Análisis
Recomendación
IMPORTANCIA DE LOS GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula
TÁCTICAS Fórmula
Tácticas implementadas Total de estrategias Cálculo
PROCESO Fórmula Proceso administrativo Total de procesos
Fórmula Proceso de servicios Total de procesos
0 0
=
Análisis
0
0
Recomendación
=
Análisis
Cálculo
Recomendación
0 0
Recomendación
Recomendación
INDICADOR DE ADMINISTRATIVO
Fórmula Procesos de control Total de procesos
0 0
0
Análisis
Políticas aplicadas Políticas establecidas Cálculo
=
0
Recomendación
POLÍTICAS Fórmula
0 0
Análisis
0
Recomendación
=
Cálculo
PROCEDIMIENTOS Fórmula Procedimientos aplicados Procedimientos definidos Cálculo
=
0
Análisis
0 0
Análisis
Cálculo
0 0
=
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 267
Fórmula
Procedimientos aplicados Procedimientos actualizados
PROCEDIMIENTOS Fórmula Procedimientos aplicados Número de áreas
0
Fórmula Acciones realizadas Acciones programadas
0 0
=
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
PROCEDIMIENTOS
Fórmula Acciones realizadas por los mandos medios Total de acciones realizadas
Fórmula Acciones realizadas por el nivel operativo Total de acciones realizadas
DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES Fórmula
=
0
0
Empleados Número de áreas Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
NIVELES
Cálculo
Recomendación
0
Análisis
=
Análisis
0 0
Recomendación
Cálculo
0 0
=
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 268
Estudios administrativos realizados
INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE APOYO Fórmula
Manuales elaborados Manuales programados
Estudios administrativos Propuestos
=
0
Recomendación
INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE APOYO Fórmula Manuales Áreas
= 0
LIDERAZGO Fórmula Estilo de liderazgo actual Total de estilos empleados
0
Recomendación
COMUNICACIÓN Fórmula Canales de comunicación utilizados Canaes de comunicación establecidos
= 0
= 0
COMUNICACIÓN Fórmula Canales de comunicación Total de áreas Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS Fórmula
0 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 269
Personal que recibe incentivos Total de personal
Total de personal Grupos de trabajo
=
0
Recomendación
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de personal Equipos de trabajo
= 0
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de personal Equipos de trabajo
=
0
Recomendación
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de proyectos Grupos de trabajo
= 0
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula
Total de proyectos Equipos de trabajo
0 0
=
0
0 0
= 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 270
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula
Recomendación
Recomendación
MOTIVACIÓN Fórmula
Fórmula
Decisiones programadas Total de decisiones
Fórmula
Decisiones no programadas Total de decisiones
=
0
Recomendación
TOMA DE DECISIONES Fórmula Total de decisiones acertadas Total de decisiones acertadas
= 0
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN Fórmula Proyectos innovadores Total de proyectos
0
Recomendación
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN Fórmula Cambios en los productos y servicios Total de productos y servicios generados
= 0
= 0
NATURALEZA Fórmula
Controles preventivos Total de controles Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
TOMA DE DECISIONES
Recomendación
Recomendación
TOMA DE DECISIONES
0 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 271
Fórmula
Controles concurrentes Total de controles
Fórmula
Sistemas de gestión de la calidad Total de sistemas
=
0
Recomendación
CALIDAD Fórmula Sistemas enfocados en el cliente Total de sistemas de calidad
= 0
CALIDAD Fórmula Procesos enfocados en la calidad Total de procesos
0
Recomendación
ALMACENES E INVENTARIO Fórmula Almacenes propios Total de almacenes
= 0
= 0
ALMACENES E INVENTARIO Fórmula Almacenes rentados Total de almacenes Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
CALIDAD
Recomendación
Recomendación
NATURALEZA
0 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 272
Fórmula Materiales, artículos y productos con código de barras Total de materiales, artículos y productos que se manejan
Inventarios practicados Inventarios programados
=
0
Recomendación
ASESORÍA INTERNA Fórmula Áreas asesoras Total de áreas
= 0
ASESORÍA INTERNA Fórmula Personal asignado Total de personal
0
Recomendación
ASESORÍA INTERNA Fórmula Estudios efectuados Total de estudios
= 0
= 0
INFORMÁTICA Fórmula Equipos de cómputo adquiridos Equipos de cómputo necesario Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
ALMACENES E INVENTARIO Fórmula
Recomendación
Recomendación
ALMACENES E INVENTARIO
0 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 273
Fórmula Servicios de mantenimiento preventivo Total de equipos
INFORMÁTICA Fórmula Servicios de mantenimiento correctivo Total de equipos
=
0
Recomendación
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Fórmula Productos mejorados Total de productos
= 0
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Fórmula Servicios mejorados Total de servicios
=
0
Recomendación
MARKETING Fórmula Fuerza de ventas Total de personal
0 0
= 0
MARKETING
Recomendación
0 0
Fórmula Licitaciones en que participa la organización Total de licitaciones en el ramo de actividad
Cálculo
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
INFORMÁTICA
0
X 100 = 0
0
0
0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 274
Análisis
X 100 = 0
Análisis
Cálculo
Fรณrmula Canales de distribuciรณn empleados Canales de distribuciรณn posibles
MARKETING Fรณrmula Estudios y anรกlisis de mercados programados Estudios y anรกlisis de mercados realizados
=
0
Recomendaciรณn
OPERACIร N Fรณrmula Equipo y maquinaria propio Total de equipo y maquinaria
= 0
OPERACIร N Fรณrmula Equipo y maquinaria arrendados Total de equipo y maquinaria
0
Recomendaciรณn
OPERACIร N Fรณrmula Mantenimiento preventivo de equipos y maquinaria Nรบmero de equipos y maquinaria
= 0
= 0
PROVEEDORES Fรณrmula Proveedores nacionales Totales de proveedores Cรกlculo
0 0
=
0
Anรกlisis
Cรกlculo
0 0
Anรกlisis
=
Recomendaciรณn
0 0
Anรกlisis
Cรกlculo
Anรกlisis
Cรกlculo
0 0
Recomendaciรณn
0 0
Anรกlisis
Cรกlculo
Anรกlisis
Cรกlculo
Recomendaciรณn
Recomendaciรณn
MARKETING
0 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Pรกgina 275
Proveedores extranjeros Total de proveedores
Fórmula
Asistencia técnica recibida Asistencia técnica solicitada
=
0
Recomendación
PROYECTOS Fórmula Proyectos aprobados Proyectos presentados
= 0
PROYECTOS Fórmula Proyectos implementados Total de proyectos
0
Recomendación
PROYECTOS Fórmula Personal asignado a proyectos Total de proyectos
= 0
= 0
SERVICIO AL CLIENTE Fórmula Personal responsable de la atención al cliente Total de personal Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
PROVEEDORES
Recomendación
Recomendación
PROVEEDORES Fórmula
0 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 276
Procesos de servicio al cliente Total de procesos
SERVICIOS GENERALES Fórmula
Personal de vigilancia Total de personal
=
0
0
Recomendación
SERVICIOS GENERALES Fórmula Personal de vigilancia Total de personal
=
0
0
SERVICIOS GENERALES Fórmula Personal de limpieza total de personal
0
Recomendación
SERVICIOS GENERALES Fórmula Vehículos destinados a transporte Total de vehículos
=
0
0
0
SERVICIOS GENERALES Fórmula
Vehículos propios Total de vehículos Cálculo
0
= 0
0
Análisis
Cálculo
0
Análisis
= 0
Recomendación
0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0
Recomendación
0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
SERVICIO AL CLIENTE Fórmula
0
= 0
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 277
2.12 DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO Capítulo II – Diagnóstico y Recomendaciones
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 278
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROBLEMA Deficiencia del Proceso Administrativo PPA DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Outlet Color, es una empresa con Se recomienda a la empresa realizar tres años de estar en el mercado un
MANUAL
DE
RECURSOS
de las pinturas en Guatemala, HUMANOS, Para establecer una derivado
del
poco
tiempo
se guía de trabajo para cada empleado
cuenta con deficiencias en el y con esto reducir las deficiencias Proceso Administrativo y posee establecidas. muchas
técnicas
de
forma
empírica.
Asimismo
realizar
estudios
organizacionales con el personal Se carece de una planeación idóneo en el área, esto para no formalmente deficiencias
establecida, utilizar en
la
a
cultura originar
personal sobrecarga
existente de
y las
organizacional, falta de estudios funciones. Información Disponible en organizacionales, temas
que
entre
afectan
otros el Capítulo III Manual de Recursos
de
forma Humanos
directa a la empresa, al momento de
la
realización
de
las
actividades de cada empleado
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 279
PROCESO ADMINISTRATIVO
CAUSA Desconocimiento de misión y visión a nivel general en la empresa CPA1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
El desconocimiento de la Misión y Establecer
un
programa
de
Visión a nivel general dentro de la capacitaciones, en los cuales se empresa es originado por la falta enfatice la misión y la visión de la de Manuales de Inducción para empresa. que el personal se entere del Rol de la empresa.
Ver
recomendación PPA “Manual
de Recursos Humanos”. Estos no se pueden visualizar en los lugares de trabajo, para que los mismos puedan leerlas.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 280
PROCESO ADMINISTRATIVO
Causa La planeación no está formalmente establecida CPA2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Se identificó que no existe cultura Se recomienda realizar en conjunto de planificación la cual permita con el Gerente Administrativo una verificar el curso que se está planeación que pueda responder a siguiendo por parte de la empresa. las necesidades de la empresa. Toda vez que se carecen de los registros correspondientes para el seguimiento,
por
lo
tanto
las
estrategias no se diseñan de manera que puedan cubrir las
Dentro
de
deberán
la de
planificación
se
considerar
un
cronograma incluyendo los eventos a realizar, tiempo de realización y el encargado de la misma.
necesidades o los requerimientos De la manera descrita anteriormente de los clientes.
se puede dar seguimiento a la planificación
y
a los puntos
considerados al inicio.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 281
PROCESO ADMINISTRATIVO
Causas Deficiencia en la Cultura organizacional CPA3 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Se determinó que Outlet Color Se posee deficiencia en la
recomienda
Cultura cronograma
con
Organizacional, entre estos puntos capacitaciones, se
mencionan
temas
que
se operativo
descuidan, tales como:
de
elaborar
un detalle de
con la
un
el
personal
empresa,
para
indicarles el trabajo a realizar y las metas a alcanzar.
Desinformación de las metas que se quieren lograr.
.
Los empleados no se identifican con la empresa, toda vez que se carecer de cultura organizacional en la misma.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 282
PROCESO ADMINISTRATIVO
CAUSA No se han realizado estudios organizacionales CPA4 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Se determinó que Outlet Color no Se recomienda utilizar el Manual de cuenta con el personal suficiente Organización propuesto esto con la para
dedicarle
tiempo
diferentes áreas
a
las finalidad de identificar
los puntos
de la empresa, que se deben de reforzar dentro de
encontrando motivos como:
la empresa y dedicarle la atención debida. Información disponible en el
El alto costo
de la contratación capítulo III Manual de Organización
del personal. Multiplicidad de Funciones parte
del
actual
por
Gerente
Administrativo
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 283
GESTION ADMINISTRATIVA
PROBLEMA Falta de fortalecimiento en Gestión Administrativa PGA
DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Este problema se da básicamente Se
recomienda
utilizar
en Outlet Color S.A. ya que, gran planificación a nivel Directivo parte de forma
la planificación
empírica,
se
una de
es de forma anual con lo que se quiere
limita
el lograr
y
realizar
revisiones
liderazgo solo en ciertas áreas, periódicas para darle seguimiento a como por ejemplo con el personal todas las áreas según corresponda. de la Bodega y no se aplica en las tiendas.
Esto también ayudará a la empresa a reforzar debilidades que se tengan para
mejorar
su
gestión
cada
persona
administrativa. Con
este
plan
entenderá su trabajo a realizar y no habrá pérdida de tiempo.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 284
GESTION ADMINISTRATIVA
CAUSA Planeación basada en la experiencia empírica CGA1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Derivado que la planeación esta La aplicación de procedimientos y realizada
con
base
en
la actividades
basadas
en
la
experiencia, no se cuenta con un experiencia es bueno en cierta parte registro con el cual se pueda para la empresa porque se ponen en realizar
un análisis comparativo, práctica
nuevas
de las metas propuesta Vrs. la aplicaciones, Metas
alcanzadas,
sin
ideas
y
embargo
se
por recomienda que el personal del
consiguiente no se puede medir departamentos financiero pongan en de forma correcta la Administrativa.
Gestión práctica
la
aplicación
de
herramientas financieras que les pueden dar un mejor panorama de la situación actual de la empresa y con ello facilitarles la toma de decisiones
que
implementar
les
ayuden
estrategias
a que
incrementen el nivel de rentabilidad de la empresa.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 285
GESTION ADMINISTRATIVA
CAUSA Limitación en el ejercicio de liderazgo CGA2 DIAGNOSTICO El
liderazgo
es
RECOMENDACIÓN
un
factor Es recomendable que los directivos
importante dentro la organización, conozcan las aptitudes básicas de Outlet
Color
colaboradores
cuenta con
con sus colaboradores y con ello tomar
liderazgo en cuenta sus ideas que puedan ser
participativo que involucra a todo de utilidad para mejoras en de la el personal para generar
ideas empresa, una de las formas que los
novedosas que son necesarias directivos que
se
transmitan
en
puedan
conocer
las
la aptitudes de sus colaboradores es
organización, pero estos muchas por medio de la aplicación del veces no se toman en cuenta por Empowerment organizacional que no tener un cargo de liderazgo ayudaría a los directivos a compartir formal, debido a que son los con sus colaboradores y tener un directivos los que tienen el poder mayor control, involucrándolos en lo de la toma de decisión.
individual como en equipo para cumplir
con
las
metas
organizacionales y que ya no se den las limitaciones en el liderazgo informal. Material disponible en el Capítulo III: Empowerment
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 286
GESTION ADMINISTRATIVA
Causas Falta de definición de estrategias para consolidar la posición competitiva de la empresa CGA3 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
No se han desarrollado análisis Es recomendable que Outlet Color externos de la competencia para pueda realizar un análisis externo que se puedan comparar lo que para
detectar
oportunidades
y
ellos están realizando en sus amenazas, ya que esto les ayudará procesos por cada departamento a
que
con relación a Outlet Color y con estrategias
se
puedan
para
formular
aprovechar
ello se mejoran los procesos en oportunidades y estrategias las actividades que realiza.
las que
puedan esquivar las amenaza y que las
consecuencias
puedan
ser
reducidas.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 287
GESTION ADMINISTRATIVA
CAUSA Falta de aprovechamiento de herramientas de gestión administrativa CGA4 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Outlet Color no cuenta con un La empresa debería contar con una proceso de retroalimentación que retroalimentación en los procesos se
encuentre
completamente de:
definido en el cual se controle los
1. Solicitudes de pedido
resultados que se dan contra lo
2. Formas de pago.
planificado, esto sería de gran
3. Distribución de producto,
ayuda en sus actividades futuras,
etc.
el
esto
contar
con
una Con
los
directivos
de
la
retroalimentación exigiría medir el empresa podrán definir todas las desempeño y se puedan realizar actividades que se planificaron y acciones asegurar
correctivas que
se
logren
para medir los resultados para el tener un los mejor control en sus actividades
objetivos que fueron planeados y futuras. medir el avance por medio de un Información disponible en el capítulo control. Por falta de este aspecto III Manual de Procedimientos dentro la organización también las planificaciones no son realizadas a la totalidad.
CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A
Página 288
DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROBLEMA Deficiente gestión de ventas PDV DIAGNOSTICO Se
encontró
RECOMENDACIÓN
una
deficiente La empresa deberá de realizar un gestión de las ventas, derivado de: análisis de éste problema. Toda vez 1. La falta de un proceso de que es necesario realizar un estudio reclutamiento y selección de mercado para que el producto de personal. 2. Falta
de
pueda darse a conocer en otros Estudio
de puntos del país.
Mercado. de Contando para esto con personal crecimiento dentro de la idóneo para que el trabajo sea realizado de una mejor forma. empresa y,
3. Falta
de
planes
4. El producto no se da a conocer
de una forma
correcta.
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DEPARTAMENTO DE VENTAS
CAUSAS No hay proceso de reclutamiento y selección de personal CDV1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
La estructura funcional de la Se recomienda utilizar el Manual de empresa
no
cuenta
departamento Humanos
para
con
de
un Recursos Humanos para el proceso
Recursos de Reclutamiento y Selección del
velar
por
el Personal.
Bienestar del empleado, así como capítulo III; brindar
beneficios
para
Información Manual
disponible
de Recursos
los Humanos
mismos. No cuenta con un proceso de reclutamiento para poder disponer del personal adecuado efectuar
una
expansión
para del
producto.
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DEPARTAMENTO DE VENTAS
CAUSAS Falta de Estudio de Mercado CDV2 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Esta causa es derivado que la Se recomienda realizar un Estudio empresa
es
pequeña
y de Mercado
actualmente no cuenta con un situación departamento especifico que se apoyar
para identificar la
actual la
del
Gestión
mercado de
y
ventas.
dedique a la labor de mercadeo, Información disponible capítulo III 5 esto por falta de presupuesto, Pasos para realizar un Estudio de adicional a ello cuentan con una Mercado. cartera limitada de clientes.
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DEPARTAMENTO DE VENTAS
CAUSAS Falta de planes de crecimiento dentro de la Empresa CDV3 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Se determinó la carencia de planes Se
recomienda
de crecimiento para los empleados administrativas
definir para
técnicas desarrollar
de la empresa, esto es producto iniciativas que sirvan de beneficio a que no se posee con un jefe los empleados. especializado en el área de ventas el
cual
pueda
proveerles
de
conocimiento necesario para la realización de las actividades.
Con ello se lograría identificar al empleado con la empresa para un mejor desempeño. Material de apoyo en
el
Capítulo
III
Técnicas
Administrativas
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DEPARTAMENTO DE VENTAS
CAUSAS No se da a conocer de mejor manera el producto CDV4 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Outlet Color carece de campañas Se recomienda utilizar la publicidad publicitarias,
esto
estanca
la en medios digitales tales como:
expansión del producto hacia el
1. Facebook
interior del país.
2. Google 3. Yahoo 4. Prensalibre.com Derivado que es accesible y los costos son bajos. Esta opción proporcionará a la empresa un medio para darse a conocer, tanto en los alrededores de la capital como en el interior del país. De
la
misma
alianzas
manera
realizar
estratégicas
con
supermercados para la distribución del producto.
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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO
PROBLEMA Mala distribución del espacio físico en bodega PDA DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Este problema es derivado que la Se recomienda utilizar realizar una bodega funciona como lugar de reorganización
de los espacios
almacenamiento del producto y físicos disponibles dentro de la como lugar para efectuar las bodega para que se pueda destinar mezclas de las pinturas, para un almacenamiento
de
lugar
específico
producto almacenamiento
del
para
el
producto
terminado, así como oficinas para terminado. el
Gerente
y
la
parte
administrativa.
Las
oficinas del asistente podrían
ser ubicadas la parte del segundo Es importante mencionar que este nivel. problema trae consigo que no se cuenta
con
un
manual
de El espacio a desocupar en la parte
Seguridad Industrial para que el de abajo se aprovecharía para personal pueda estar protegido en desahogar la entrada principal y no caso de alguna emergencia
almacenar mucho producto en esa área.
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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO
CAUSAS Poca rotación de inventarios CDA1 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
No existe una planificación de los Se recomienda llevar controles con objetivos y metas a alcanzar, es sistemas que permitan establecer la por ello que muchas de las veces antigüedad de los productos para se
originan
excesos
de realizar
promociones,
etc.
Para
producción, ocasionando con ello evitar la saturación de la Bodega baja rotación de inventarios.
con producto terminado.
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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO
CAUSAS Persona no capacitada para la administración de la Bodega CDA2 DIAGNOSTICO La
persona
que
se
RECOMENDACIÓN tiene Realizar
encargada de la administración de encargado
capacitaciones del
área
para
al que
la bodega emplea en muchas obtenga mayor conocimiento sobre ocasiones
el
conocimiento su área e incluso mejore las técnicas
empírico, porque no existe un utilizadas. manual
de
almacenamiento,
procesos asimismo
y se Estas alianzas se podrían realizar
carecer de capacitaciones para el con el INTECAP, esto para que la uso efectivo de los insumos para inversión a realizar no sea de gran obtener una mayor capacidad de proporción. almacenamiento en la bodega
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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO
CAUSAS Poca revisión de los procesos de almacenamiento CDA3 DIAGNOSTICO Outlet
Color
RECOMENDACIÓN
carece
de La empresa podría estandarizar los
documentación de los procesos procesos,
para
que realiza, esto origina que no se evaluaciones posea
un
programa
que
poder del
efectuar personal,
de identificando con esto personas que
seguimiento a todos los procesos aporten un valor extra a la empresa. para su posterior evaluación y retroalimentación de los procesos.
Información Capítulo
disponible III:
en
Manual
el de
Procedimientos
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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO
CAUSAS Mal almacenaje de producto CDA4 DIAGNOSTICO
RECOMENDACIÓN
Se carece de seguimiento a los La empresa podría realizar una procesos dentro
de de
la
almacenamiento reestructuración del espacio físico bodega,
esto para ubicar de mejor manera los
ocasiona que no exista un orden accesos
al producto, para evitar
en los productos y se reduce el inconveniente
y desorden para el
espacio para la movilización del traslado del producto. personal
y
del
transporte
adecuado para el traslado a las tiendas.
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