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CAPÍTULO II DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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INTRODUCCIÓN A continuación se presenta el Capítulo II, en el cual desarrolla

el análisis y

recomendaciones correspondientes a lo presentado en el Capítulo I “Informe Gerencial” de Outlet Color. El informe contiene la reseña histórica de la empresa, misión, visión, productos, organigrama, perfil de la empresa, marco legal, situación actual de Outlet Color y diagramas de flujo. Así mismo se encuentra el análisis y recomendación del mapa FODAL de cada una de las áreas de la empresa, a partir de la aplicación de la herramienta FODA en las diversas áreas de Outlet Color obtenida,

las

fortalezas,

es necesario analizar la información

oportunidades,

debilidades

y

amenazas

de

la

organización, que permite conformar un cuadro de la situación actual, de esta manera se obtiene el diagnóstico en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos. Posteriormente se desarrolla el análisis y recomendación de los diagramas de Ishikawa , el cual permite lograr un conocimiento más amplio sobre el problema principal por el que está pasando la empresa, proporcionando información relevante para evaluar las causas de los mismos.

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2. DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO 2.1. Reseña histórica: Outlet color Outlet Color, fue fundada el 27 de marzo del año 2010, por el señor Luis Fernando Garavito, debido a la enorme experiencia en el mercado de pinturas que posee decidió dar nacimiento a un negocio específicamente en el área de las pinturas con el fin de ofrecer la mejor calidad, garantía y un buen servicio a través de la distribución de los mejores productos en el mercado de pinturas y recubrimientos a los mejores precios para sus clientes. Inició comprando un terreno en donde se encontraba ubicado un taller mecánico, para ubicar allí las oficinas centrales junto con su bodega principal, adecuando las instalaciones para el buen desarrollo de las actividades a las que se dedicará la empresa, nace como una iniciativa emprendedora, para mejorar la oferta de pinturas en el mercado guatemalteco, con un nuevo sentido de servicio integral, ofreciendo venta de pinturas y recubrimientos. En el mismo año fundó su primer sucursal ubicada en centro comercial El faro, en el km. 17.5 carretera a San José Pínula. Su crecimiento en el mercado de pinturas, como respuesta a la satisfacción de sus clientes, le permiten aperturar una nueva sucursal ubicada en centro comercial Metro Sur local #27, en calzada Aguilar Batres Villanueva, Guatemala, esto para poder atender de mejor manera las necesidades del cliente de la ciudad. Sin embargo, Outlet Color logra identificar un mercado potencial para el sector sur occidente del país, y es de esa forma que nace Outlet color Quetzaltenango, basando sus políticas de atención especializada al cliente en ese sector del país. El crecimiento integral de la empresa, de la mano con la satisfacción del cliente, permiten a Outlet Color mejorar, para ofrecer al mercado un espacio mucho más amplio para poder brindar una atención más personalizada para el cliente, ofreciendo de esta forma una ventaja competitiva dentro del mercado de pinturas guatemalteco. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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Luego de 3 años de experiencia en atención y detección de las necesidades del cliente, hoy por hoy Outlet Color se consolida como una empresa conocida en el mercado de pinturas en Guatemala. Misión Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, a través de productos y servicio de alta calidad, al mejor precio nacional. Visión Alcanzar el liderazgo de ventas de productos de alta calidad, al mejor precio en el mercado nacional y todos los mercados posible. Filosofía corporativa La filosofía empresarial de Outlet color se basa en tres principios fundamentales que norman el actuar ante la sociedad, medio ambiente y personas. Compromiso: si nos comprometemos lo hacemos Calidad: nuestra motivación Respeto: a nuestros clientes, a nuestros empleados y al medio ambiente. Objetivo General Lograr estabilidad económica y comercial, colocarse como una empresa líder en el mercado de pinturas. Objetivos Específicos 

Incrementar en un 10% las ventas en el área metropolitana y el departamento de Quetzaltenango.

Captar nuevos clientes por medio de campañas publicitarias, en periódicos, televisión abierta y en medios digitales.

Posicionarse en la mente de los consumidores, debido a las características que lo hacen un producto de alta calidad con garantía americana.

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Utilizar estratégicamente los medios de comunicación para informar los beneficios y características que hacendé nuestro producto único en su clase para de alta calidad.

Fidelizar a los clientes a través de la página web interactiva, haciendo que sigan la página a través de la cual se les brindara contenidos de información actualizados, comunicando la garantía de los productos, así como correos personalizados. Contar con actividades dentro de las tiendas, permitiendo al mismo tiempo recibir comentarios, sugerencia y criterios de nuestros clientes.

Lograr una participación de mercado de pinturas de un 10%, ya que se cuenta con un producto de alta calidad y garantía Norteamérica que satisface las necesidades de los clientes más exigentes.

Obtener estabilidad económica, por medio de amplia comercialización en productos y un buen manejo de los recursos.

Línea de productos Pinturas De agua:. Presentaciones: Tonel (10 cubetas) Cubeta (de 5 glns) Galón De aceite y anticorrosivos Presentación: Tonel (10 cubetas) Cubeta (5 glns.) Galón

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Bases Neutra Fuerte Brillos: Satin y Mate. Impermeabilizante Para pared y techos o terrazas Presentaci贸n: Cubeta (5 glns) Gal贸n

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2.2. Marco legal Constitución Mediante Escritura Pública número 02 emitida por el notario Gustavo Enrique Roldan Archila con fecha 7 de enero de 2010 se constituye una sociedad anónima de tipo mercantil accionada de conformidad con el Código Tributario del Congreso de la República, la sociedad se denominará “Outlet Color, Sociedad Anónima” y su nombre comercial “Outlet Color”. La sociedad podrá dedicarse a cualquiera

de

las

actividades

siguientes:

Compra,

venta,

distribución,

comercialización, almacenamiento, importación y exportación de toda clase de mercadería, la promoción, el desarrollo, la administración, la intervención directa e indirectamente en actividades y operaciones lucrativas, la ejecución de actividades comerciales; la ejecución de actividades de importación y exportación referentes a productos referentes a pinturas, La escritura Pública fue presentada ante el Registro Mercantil del Ministerio de Economía mediante el primer testimonio para su inscripción. Inscripción en el Registro Mercantil Outlet Color, Sociedad Anónima queda inscrita en el Registro Mercantil de la República de Guatemala el 19 de marzo de 2010, en el libro de registro de sociedades bajo el número 543213, folio 255, libro 505,. Inscripción en la superintendencia de Administración tributaria (SAT) Outlet Color, Sociedad Anónima, queda inscrita en la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- el 11 de febrero de 2010 con el Número de Identificación Tributaria 6858471-7 con los siguientes datos:

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Nombre o razón social:

Outlet Color, Sociedad Anónima

Nombre comercial:

Outlet Color, Aguilar Batres Lote 59, aldea el Pajón , Carretera a San José

Domicilio Fiscal:

Pínula, Zona 7, Santa Catarina Pínula, Guatemala.

Organización Legal:

Sociedad Anónima

Actividad Económica:

Actividades de importación de productos

Representante Legal:

María Mercedes, Garavito Díaz

Contador:

Oscar Moisés, Bach Alvarado

Se procedió a la habilitación de los libros y registros contables que establece como obligatorios el Código de Comercio de Guatemala: Inventario, Diario, Mayor, Balance o estados financieros y el libro de Asamblea General de Accionistas. Impuesto al Valor Agregado (IVA): Inscrita al régimen General, IVA persona jurídica, pagos mensuales (diferencia entre el IVA cobrado e IVA pagado tasa 12%). Impuesto de Solidaridad, con pagos trimestrales (calculado sobre la base imponible por tipo impositivo artículo 8 de la ley del Impuesto de Solidaridad) Impuesto Sobre la Renta (ISR): La sociedad quedó inscrita:

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Declaración Jurada y pago Mensual (% definitivo sobre la base de la renta imponible.

Número Patronal – IGSS – La empresa se encuentra afiliada bajo el número patronal 12846

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2.3 Perfil de la Empresa Razón social:

Outlet Color, Sociedad Anónima

Nombre comercial:

Outlet Color, Aguilar Batres Lote 59, aldea el Pajón , Carretera a San José

Domicilio Fiscal:

Pínula, Zona 7, Santa Catarina Pínula, Guatemala.

Teléfono

6637-5936

Fax

6634-7371

Pagina Web

www.outletcolor.com

Representante Legal

María Mercedes, Garavito Díaz

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Actualmente Outlet color cuenta con tres sucursales siendo las siguientes: Tienda El Faro Dirección: Centro comercial El Faro, km 17.5 carretera a San José Pínula. Teléfono: (502) 6637-3336

Tienda Metrosur Dirección: Centro comercial Metro Sur local #27, calzada Aguilar Batres Teléfono: (502) 4049-2200

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Tienda Quetzaltenango Dirección: Calle Rodolfo Robles local # 5 18-08 zona 3 Quetzaltenango Teléfono: (502) 7765-0247

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2.4. Situación actual de la organización Outlet Color se encuentra ubicado Aldea el Pajón C Principal Sector Los 3 Reyes No.59 Santa Catarina Pínula desde hace 3 años, en un punto estratégico para la comercialización de sus productos por estar localizado en uno de los principales ingresos a la ciudad de Guatemala. Los terrenos donde se encuentran sus sucursales son arrendados. El ingreso de su sede central cuenta acceso una sobre la carretera a Sata Catarina pínula; Existe un parqueo para el uso exclusivo de sus empleados. Hay un espacio para quienes prefieran llevar su propia comida y hacer uso de los microondas. También se cuenta con un área de duchas y lockers para el personal de producción, bodega. El horario de atención al cliente es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 pm. El área de producción y bodega: de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 pm; y el sábado de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Las oficinas cuentan con uniformidad en los colores de pintura y con áreas identificadas. Los archivos de cada área se encuentran bien identificados y documentados. Los espacios físicos están divididos por área funcional: Planta baja: 1. Área de producción 2. Área de almacenamiento 3. Departamento de ventas 4. Duchas para empleados

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5. Área para comer 6. Servicios sanitarios de hombre y de mujeres Planta alta: 1. Gerencia general 2. Gerencia administrativa

Outlet Color también cuenta con un sistema de videograbación para la seguridad de las instalaciones y el equipo. Se cuenta con 14 colaboradores en total, todos sus colaboradores son contratados directamente y no por outsourcing

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2.4.1 .Croquis de las instalaciones que ocupa la Bodega en San José Pínula: A continuación se presentan las instalaciones de la bodega y oficinas centrales

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PLANTA ALTA

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2.5. Organigrama propuesta de la empresa ORGANIGRAMA OUTLET COLOR

Outlet Color proporcion贸 el organigrama actual.

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2.6 Estructura Funcional 2.6.1 Gerencia General Licenciado en Administración de Empresas, con Maestría en Administración de Negocios sobre Desarrollo de Pequeña y Mediana Empresa, graduado de la Universidad del Valle de Guatemala; Se ha desempeñado como Gerente General de empresas, Consultor organizacional para la pequeña y mediana empresa, Consultor para instituciones no lucrativas y entidades de Gobierno en Guatemala. Su espíritu innovador lo ha puesto al frente de la gerencias de la empresa Outlet Color. 2.6.2 Gerente Administrativo Licenciada en Administración de Empresas, con estudios de Marketing, graduada de la Universidad Rafael Landivar, dominio de políticas de importación. Su pro actividad la ha colocado al frente de la Gerencia Administrativa, misma que controla los demás departamentos que posee la empresa.

2.6.3 Auxiliar administrativo Posee estudios de Auditoría, alta experiencia en el manejo de estados financieros, manejo del paquete básico de Microsoft. Su buena disposición y eficiente manejo de la información financiera lo han colocado en la auxiliatura administrativa financiera.

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2.6.4 Encargado de producción y almacenamiento Cuenta con estudios en Bachillerato Industrial. Su alto desempeño dentro de la empresa lo ha colocado como encargado de Producción y Almacenamiento

2.6.5 Auxiliar de producción Posee estudios a nivel medio, tiene un alto conocimientos y control de la mezcla de pinturas y otros productos, por lo que se le ha catalogado como auxiliar del departamento de producción.

2.6.6 Supervisor de ventas Licenciado en Mercdotecnia, posee un alto conocimiento en el manejo de ventas, creación de nuevas alinzas, por lo que se le ha designado la supervisión del departamento de Ventas.

2.6.7 Vendedor Freelance Posee estudios en el área de Mercadotecnia, alta experiencia en ventas lo ha posicionado como vendedor Freelance.

2.6.8 Vendedor de tienda Cuenta con estudios en el área de mercadeo, su carisma y el buen servicio lo posicionan en el puesto de vendedor de tienda.

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2.6.9 Piloto Automovilista Posee estudios a nivel diversificado, su alto conocimiento de rutas y su buen desempeño lo han llevado a desempeñar el puesto de piloto.

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2.7 Procesos de la Empresa Antes de plasmar los dos procesos más importantes que posee Outlet Color, proporcionamos información de interés acerca del uso de los diagramas de flujo, a continuación: 2.7.1 Diagramas de Flujo: Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.

Este recurso constituye un

elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones de trabajo; aquellos, porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, lo que contribuye sustancialmente a conformar una sólida estructura de pensamientos que fortalece su capacidad de decisión. Y las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, lo cual facilita su comprensión y contribuye a fortalecer la dinámica organizacional y a simplificar el trabajo.

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2.7.2 Proceso de Producción 1. Solicitud de Pedido La Gerencia Administrativa solicita los distintos pedidos al área de producción para que ellos se encarguen de verificar si se cuenta con los colores de no ser así se procede a realizar la mezcla para conseguir el color que se solicita. 2. Verificar pedido El área de producción verifica si tienen disponibilidad de los colores que se solicitan, ya sean colores únicos o variedad de colores. 3. Existencia de color Si se tiene en existencia el color solicitado se procede directamente a realizar la mezcla para poder llenar en las distintas presentaciones y etiquetar cada una de ellas. 4. Materia prima Si el pedido es sobre colores únicos el auxiliar de producción se dirige a las estanterías de la bodega para obtener la cantidad de materia prima necesaria para la elaboración del pedido, si el pedido es sobre colores varios el auxiliar de producción se dirige a la estanterías de la bodega para obtener la cantidad necesaria de bases y formulas para la realización exacta de cada color. 5. Mezcla de colores Cuando son colores varios o específicos se debe mezclar en la maquina especial en donde se realizan las mezclas la base y la fórmula en cantidades especificas para dar origen al color especifico, y en cuanto a colores únicos solo se debe de mezclar para empacarlo en las diferentes presentaciones. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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6. Envasar y etiquetar Al tener ya los colores mezclados se procede a envasar la pintura en las diferentes presentaciones que se solicitan como cubeta, galón, etc. Y después de haberlas envasado se coloca la etiqueta de la marca de pintura que comercializa Outlet Color. 7. Notificación de pedido Se informa a Gerencia general que está listo el pedido 8. Diagrama de Flujo de Proceso de Producción.

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2.7.3 Proceso de Distribución a Tiendas

1. Verificación de producto Cada tienda revisara el inventario con el que cuenta para determinar si es necesario realizar una solicitud de productos o no. 2. Solicitud de pedido Cada tienda enviara su documento correspondiente para hacer la solicitud del pedido a las oficinas centrales cada quince días sobre los productos requeridos para que las oficinas centrales puedan consolidar los pedidos. 3. Recepción de pedido El asistente de gerencia recibe el pedido realizado por la tienda y lo traslada a producción para que puedan preparar los productos. 4. Preparación de pedido El área de producción verificará si el producto que están solicitando está disponible o es necesaria la elaboración del mismo. 5. Almacenar pedidos Almacenar en lotes de conformidad al pedido por cada una de las tiendas. 6. Traslado a transporte Cargar el panel que se encarga de distribuir con todos los pedidos a cada una de las tiendas 7. Distribución a tiendas Teniendo todos los pedidos el encargado de transporte de la empresa distribuye a cada una de las tiendas con los pedidos solicitados. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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8. Diagrama de Flujo de Proceso de Distribuci贸n a Tienda

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2.7.4 Proceso de almacenaje 1. Recepción de producto El personal de bodega se encarga de recibir el producto cuando llega de la almacenadora en donde se tienen los saldos que han comprado. 2. Verificación de producto Al tener el producto en bodega se verifica la calidad de la pintura que se compra, si tiene la calidad que se necesita para comercializar la pintura, se procede a almacenarla, sino la tiene se deja reposar para luego mezclarla para que obtenga la consistencia necesaria para la elaboración de colores. 3. Separar con base a medida Se separan con base a las medidas ya sean por ¼, galón, ½ galón, etc. Para determinar en qué sección de la bodega se almacenara. 4. Verificar espacio Verificar el espacio físico con el que cuenta la bodega para almacenar cada una de las presentaciones de pinturas que se han adquirido. 5. Colocación de pinturas Colocar las distintas presentaciones de saldos de pintura que se adquirieron para en cada una de las tarimas para colocarlas en las estanterías con las que cuenta la bodega.

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6. Flujo de Proceso de almacenaje

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2.8 Productos Outlet color se dedica a proveer productos de importación relacionada a pinturas y accesorios desde los Estados Unidos. Actualmente Outlet Color tiene una cobertura en el área de San José Pínula, Aguilar Batres zona 12 que abarcan lugares cercanos de dichas ubicaciones, así también tienen cobertura en el casco urbano de Quetzaltenango. La empresa Outlet color maneja una serie de productos de pinturas y recubrimientos importados de la marca Blue Ribbon con altos estándares de calidad fabricados en Estados Unidos dentro de los cuales se encuentran los siguientes: a. Pinturas Latex b. Esmaltes c. Productos industriales d. Productos para madera e. Aerosoles f. Selladores g. Accesorios h. Tintes y pastas para entonación de colores i.

Pintura de Agua y Aceite

j.

Corrosivos

k. Impermeabilizantes Competencia Directa Se considera como competencia directa de Outlet Color a las empresas siguientes: a) Paleta b) Comex c) El volcán CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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d) Sherwin Williams e) Corona f) Celco Competencia Indirecta Se considera como competencia indirecta de Outlet Color a las empresas siguientes: a) Dupont b) Sika c) Certiquimia 2.9

Misión, Visión y Objetivos

2.9 .1 Misión actual Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, a través de productos y servicio de alta calidad, al mejor precio nacional. Propuesta No se propone una misión debido a que al evaluarla se consideró que encierra toda la razón de ser de la empresa debido a que definen que los productos que comercializan son de alta calidad y el poseen un precio más bajo a los de la competencia, no obstante se recomienda evaluar dentro de 2 años para verificar si está vigente la misión que mantiene. 2.9.2 Visión Alcanzar el liderazgo de ventas de productos de alta calidad, al mejor precio en el mercado nacional y todos los mercados posible.

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Propuesta Al igual que en la misión, en la visión no se propondrá un cambio debido a que encierra de forma breve y precisa la idea general de lo que quiere lograr alcanzar 2.9.3 Filosofía corporativa Se identificó que Outlet color no cuenta con una filosofía corporativa para el desarrollo de sus actividades por eso se implementó lo siguiente: La filosofía empresarial de Outlet color se basa en tres principios fundamentales que norman el actuar ante la sociedad, medio ambiente y personas. 

Compromiso: si nos comprometemos lo hacemos

Calidad: nuestra motivación

Respeto: a nuestros clientes, a nuestros empleados y al medio ambiente.

2.9.4 Objetivo General Lograr estabilidad económica y comercial, colocarse como una empresa líder en el mercado de pinturas. 2.9.5 Objetivos Específicos 

Incrementar en un 10% las ventas en el área metropolitana y el departamento de Quetzaltenango.

Captar nuevos clientes por medio de campañas publicitarias, en periódicos, televisión abierta y en medios digitales.

Posicionarse en la mente de los consumidores, debido a las características que lo hacen un producto de alta calidad con garantía americana.

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Utilizar estratégicamente los medios de comunicación para informar los beneficios y características que hacendé nuestro producto único en su clase para de alta calidad.

Fidelizar a los clientes a través de la página web interactiva, haciendo que sigan la página a través de la cual se les brindara contenidos de información actualizados, comunicando la garantía de los productos, así como correos personalizados. Contar con actividades dentro de las tiendas, permitiendo al mismo tiempo recibir comentarios, sugerencia y criterios de nuestros clientes.

Lograr una participación de mercado de pinturas de un 10%, ya que se cuenta con un producto de alta calidad y garantía Norteamérica que satisface las necesidades de los clientes más exigentes.

Obtener estabilidad económica, por medio de amplia comercialización en productos y un buen manejo de los recursos.

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FOTOGRAFIAS DE LAS EMPRESA

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2.10 MAPAS FODALES Capítulo II – Diagnóstico y Recomendaciones

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FODA GESTION ADMINISTRATIVA

FORTALEZA Los objetivos se definen constantemente FGA1 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Los objetivos se definen a través Es recomendable implementar una de la Gerencia General y Gerencia Administración por Objetivos que Administrativa, con el fin de tener permita establecer en conjunto y a claro lo que se quiere lograr, todo

nivel

organizacional

los

asimismo comunica a los otros objetivos de las áreas. Al mismo niveles

de

manera

informal, tiempo permitir la participación de

quienes para que poco a poco se todos para lograr de forma efectiva involucren en el cumplimiento de el cumplimiento de objetivos. los mismos. Información Capítulo

disponible III:

en

Modelo

el de

Administración por Objetivos.

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FODA GESTION ADMINISTRATIVA

FORTALEZA Las estrategias están orientadas con los objetivos y metas organizacionales FGA2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Existe una relación directa entre Se

recomienda

mantener

dicha

las estrategias, objetivos y metas relación para facilitar el logro de los organizacionales, que contribuye objetivos

y

metas

establecidas,

de manera eficiente para que se mediante controles mensuales para pueda alcanzar la visión de la medir el alcance que se ha tenido ya empresa.

que, con base a esto se determina el éxito de la empresa. Información Capítulo

III:

disponible

en

el

Formato

para

la

medición de objetivos y metas, Manual de Procedimientos

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FODA GESTION ADMINISTRATIVA

FORTALEZA Centralización de la toma de decisiones FGA3 DIAGNOSTICO La

toma

de

realizada

RECOMENDACIÓN

decisiones

por

el

es Se

recomienda

Gerente Empowerment

implementar para

el

delegar

Administrativo debido a que es la responsabilidad a los colaboradores persona

que

está

involucrada y que tengan la capacidad de tomar

directamente con los procesos decisiones diarios

de

derivado

de

la la

organización, pueden ausencia

Gerente

General.

centralización

de

la

ante resolver

situaciones para

que

agilizar

del procesos y disminuir la burocracia. La Información Disponible Capítulo III:

toma

de Empowerment

decisiones la realizan con el fin de tener la figura responsable y con autoridad que está a cargo de la dirección

y

desarrollo

de

la

empresa.

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FODA GESTION ADMINISTRATIVA

FORTALEZA Los procedimientos son revisados periódicamente. FGA4 DIAGNOSTICO La

gerencia

es

encargada

la

RECOMENDACIÓN

que

de

está Seguir manteniendo el control de los

revisar procedimientos

periódicamente los procedimientos mejorarlos

y

a

su

vez

implementando

un

que se realizan, dicha revisión se sistema de control informático que da de manera informal ya que no contribuya a facilitar la revisión de se tiene un método formalmente los

procedimientos

y

con

esto

establecido para la revisión de los mantener la información actualizada mismos

y

dificulta

mantengan historial

que

actualizados de

control

se el de

procedimientos.

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FORTALEZA GESTION ADMINISTRATIVA

FORTALEZA Los procedimientos están alineados con los objetivos. FGA5 DIAGNOSTICO

RECOMENDACION

Los procedimientos de la empresa Se

recomienda

supervisar

están diseñados para que a través periódicamente cada uno de los de la ejecución de cada uno de los procedimientos procedimientos

se

se

realizan

puedan dentro de la empresa para verificar

alcanzar los objetivos planteados que inicialmente.

que

efectivamente

se

está

cumpliendo con los objetivos que se buscan alcanzar.

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FORTALEZA GESTION ADMINISTRATIVA

FORTALEZA La empresa utiliza la comunicación como una herramienta para informar las actividades. FGA6 DIAGNOSTICO Outlet

Color

RECOMENDACIÓN

utiliza

comunicación

la Se podrían establecer mecanismos

como

una tecnológicos para el traslado de la

herramienta para transmitirles a información como por ejemplo el sus colaboradores los valores e Correo electrónico para que todo el información

organizacional,

de personal pueda estar enterado de

manera informal debido al grado todas de

confianza

dentro

de

comunicación

que la

se

actividades

que

se

maneja realizaran dentro de la empresa.

empresa. se

las

La

considera

herramienta clave para contribuir al

desarrollo

adecuado

de

la

empresa.

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DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA DEBILIDAD No está definido un procedimiento formal para establecer los objetivos DGA1 DIAGNOSTICO La

empresa

procedimiento

no

posee

específico

RECOMENDACION un Es recomendable que la empresa que pueda establecer un proceso formal

contribuya a la elaboración clara, para definir objetivos específicos por concisa y uniforme de cada uno cada

una

de

las

áreas

que

de los objetivos organizacionales y conforman la empresa para que estos son parte fundamental en contribuya al logro de objetivos una

empresa

desarrollo.

para

su

buen organizacionales.

Información

disponible en Capítulo III: Proceso para establecer objetivos, Manual de Procedimientos

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 123


DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA DEBILIDAD No se realiza un análisis del entorno externo para establecer las estrategias DGA2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACION

La empresa no efectúa un análisis Se recomienda a Outlet Color que del medio externo para establecer realice

una

investigación

cada una de las estrategias de la metodológica con el fin de tener organización.

Debido

a

los información real del comportamiento

constantes cambios que se dan, del mercado y con base a esto es de suma importancia prestar poder definir las estrategias que atención no sólo a los aspectos sean necesarias y adecuadas para internos de Outlet Color

sino el desarrollo de la empresa.

también a aspectos externos que contribuyan a identificar posibles oportunidades en el mercado.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 124


DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA

DEBILIDAD No existe un modelo para la toma de decisiones DGA3 DIAGNOSTICO

RECOMENDACION

Debido a que es una empresa Se recomienda la implementación pequeña cuenta con un proceso de un modelo formal de toma de de

toma

de

decisiones decisiones que sea efectivo de

centralizada y no existe un modelo acuerdo a la naturaleza de los específico, ya que el gerente realiza

de

acuerdo

a

lo procesos que se realizan dentro de sus la empresa para contribuir al buen

percepciones y experiencia en el desempeño ramo.

de

actividades.

Información disponible en Capítulo III: Manual de Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 125


DEBILIDAD GESTION ADMINISTRATIVA

DEBILIDAD Los procedimientos no son creados bajo un mismo formato para todas las áreas DGA4 DIAGNOSTICO

RECOMENDACION

No existe un modelo especifico Es recomendable que el diseño de para elaborar y documentar los los

procedimientos

se

trate

de

procedimientos, Es por ello que unificar y se dejen documentados se carece de uniformidad en los para que todos sepan manejarlos y procedimientos y esto repercute a través de esto poder contribuir a en

la

elaboración

de

las consolidar la imagen interna de la

actividades que cada uno del empresa. Información disponible en personal tiene a su cargo debido a Capítulo

III:

Manual

de

que no existe un modelo claro a procedimientos seguir.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 126


DEBILIDAD DE GESTION ADMINISTRATIVA

DEBILIDAD Los procedimientos no especifican a los responsables de cada tarea DGA5 DIAGNOSTICO

RECOMENDACION

Debido a que los procedimientos Se no

están

recomienda

a

la

empresa

documentados establecer detalladamente cada una

formalmente, por lo tanto

no se de las actividades que conforman

tiene conocimiento de quien es la los procedimientos de la empresa, persona responsable de realizar así mismo establecer a las personas cada una de las actividades dentro responsables de la empresa.

de

cada

actividad

acorde al perfil educativo que cada uno tiene, esto con el fin de que los empleados conocimiento

puedan de

responsabilidad.

tener

cuál

es

su

Información

disponible en Capítulo III: Manual de procedimientos

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 127


DEBILIDAD DE GESTION ADMINISTRATIVA

DEBILIDAD El medio que se utiliza para transmitir la información no es el adecuado DGA6 DIAGNOSTICO La

empresa no

formalmente transmitir

RECOMENDACION

tiene medios Se

establecidos

información

a

colaboradores. Para

recomienda

a

para implementar sus comunicación

la

empresa

medios

de

formales

para

transmitir información importante a

transmitir

la

información sus empleados para tener respaldo

actualmente dentro de la empresa de que dieron la orden y que a los se hace de manera verbal e empleados les pueda servir de informal y esto puede causar recordatorio de que tiene alguna irresponsabilidad por

parte de actividad pendiente. Para contribuir

algunos empleados porque no a esto podrían crear oficios, memos, tienen

un

documento

que cartas, etc.

recuerde sus actividades.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 128


OPORTUNIDAD GESTION ADMINISTRATIVA

OPORTUNIDAD Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OGA1-OGA6

Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OGA1 a OGA6 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 129


AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA

AMENAZA La competencia podría involucrar a todos los niveles de la empresa en el desarrollo de objetivos AGA1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACION

Los objetivos de Outlet Color son Se recomienda a la empresa que definidos por la Gerencia General involucre a sus colaboradores en los y Gerencia administrativa y podría aspectos generales de la empresa ser una deficiencia en la empresa, como lo son los objetivos, ya que a debido a que la competencia través de la opinión de todos se podría

involucrar

a

todos

los pueden

definir

de

manera

niveles con los que cuenta para consensual los objetivos y esto hará establecer los objetivos y con esto que los colaboradores se sientan poder obtener mejor integración identificados

y

los

logren

en sus actividades porque todos rápidamente por haber sido parte del están involucrados

desarrollo de los mismos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 130


AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA

AMENAZA La competencia podría considerar el entorno externo para formular sus estrategias AGA2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACION

Por no considerar los factores Se recomienda que recopilen la externos al momento de definir las mayor

información

estrategias, la competencia podría comportamiento

y

posible

del

evolución

del

evaluar el ambiente actual y futuro mercado para que Outlet Color para obtener un panorama de sus pueda amenazas

y

definir

claramente

sus

oportunidades estrategias que abarquen toda la

actuales que le permita formular naturaleza de la empresa y a través estrategias competitivas.

de

esto

lograr

competitividad que

ofrece

una

mejor

contrarrestando la

lo

competencia.

Información disponible en capítulo III: 5 Pasos para realizar un Estudio de Mercado

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 131


AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA

AMENAZA La competencia podría tener mejores resultados por utilizar la toma de decisiones en grupo. AGA3 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Las empresas de la competencia Se recomienda a la empresa realizar por tener mayor tiempo en mercado

podrían

procesos

sus con

mayor

frecuencia

toma

la

formalmente Gerencia administrativa y evaluar la

establecidos, toma

tener

el un análisis de las decisiones que

esto de

incluye

la factibilidad

de

delegar

esas

decisiones funciones a personas de cada área

descentralizada, esto quiere decir para que con esto se reduzca la que los procesos pueden ser más burocracia.

Ver

recomendación

efectivos y con mayor rapidez FGA3 “Empowerment” porque se eliminaría la burocracia y no se dependería de una sola persona para que pueda autorizar.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 132


AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA

AMENAZA La competencia podría implementar un modelo organizacional para la elaboración de procedimientos. AGA4 DIAGNOSTICO Los competidores podrían

RECOMENDACIÓN crear Se recomienda que la empresa se

un patrón organizacional para la asegure formulación

de

que

los

procedimientos

sus estén debidamente contemplados en

procedimientos, que les permitiría el Manual de Procedimientos de elaborarlos

de

una

forma Outlet Color y elaborados bajo el

uniforme, ordenada y clara, con el mismo formato y esquema para que propósito

de

ser

identificados pueda ser

fácil identificarlos. Ver

fácilmente por cada uno de los recomendación DGA5 “Manual de colaboradores.

Procedimientos”

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 133


AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA

AMENAZA La competencia podría alinear sus procedimientos considerando el entorno externo e interno AGA5 DIAGNOSTICO La

competencia

RECOMENDACIÓN

podría

tener Se recomienda a la empresa que

mayor conocimiento acerca del desarrolle una ventaja competitiva mercado

debido

a

estudios mediante

el

servicio

al

cliente,

realizados con anterioridad y con calidad de pintura, etc en medida base

a

esto

procedimientos

formular tomando

sus que

sus

en anticipar

procedimientos situaciones

logren

externas

e

cuenta los cambios externos e internas que puedan afectar sus internos para que se tomen en operaciones. cuenta todos los aspectos que contribuyen a la realización de objetivos

que

tiene

la

organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 134


AMENAZA GESTION ADMINISTRATIVA

AMENAZA La competencia podría afrontar con los medios adecuados el fortalecimiento de la comunicación AGA6 DIAGNOSTICO La

competencia

podría

RECOMENDACIÓN tener Se recomienda que la empresa

formalmente establecidos medios diseñe medios formales para hacer de comunicación efectivos para llegar la información a todos sus transmitir los mensajes a todos colaboradores y con esto poder sus colaboradores y con esto ser fortalecer la comunicación ya que más

eficientes

en

todos

los esto es un factor importante para el

procesos que realizan debido a trabajo en equipo. que cuentan con medios formales que servirán como recordatorio de las actividades solicitadas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 135


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA La empresa cuenta con una cultura de planificación FAF1 DIAGNÓSTICO Una

cultura

de

RECOMENDACIÓN

planificación Outlet Color puede considerar otros

adecuada contribuye a alcanzar aspectos

fundamentales

que

los objetivos organizacionales, así contribuyan al éxito de la etapa de como

hace

más

práctico

el planeación, como:

desarrollo de las actividades, lo que hace de Outlet Color una -Círculos de Calidad: empresa eficiente. Realizándolos de formas periódicas, tomando en cuenta la participación de cada empleado

para que la

cultura de planificación sea evidente y se ponga en práctica en cada una de las actividades que se realizan.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 136


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Se ejerce un liderazgo de tipo participativo FAF2 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

El liderazgo participativo que se Como una actividad de soporte al ejerce en Outlet Color motiva a los liderazgo participativo, se sugiere el colaboradores para que todos se desarrollo de “focus group” por sientan parte de la organización y departamentos o áreas de trabajo se identifiquen con los objetivos para conocer de forma directa las establecidos.

Se

busca

la necesidades, inquietudes y diversos

participación activa a través del temas

de

fortalecimiento de la comunicación permitan

interés la

laboral

que

retroalimentación

de ideas, opiniones y comentarios positiva y la comunicación efectiva que estimulen el trabajo en equipo entre

colaboradores

de

distintos

y la cooperación para el logro de niveles jerárquicos. resultados

positivos

que

beneficien a toda la organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 137


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA La administración de la empresa se realiza con base a objetivos FAF3 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Las actividades administrativas de Para

fortalecer

el

desempeño

Outlet Color se realizan según los general e individual de las distintas objetivos establecidos, a través de áreas de Outlet Color se sugiere un

proceso

en

el

cual

se implementar el formato de medición

identifican objetivos comunes para de objetivos que se encuentra en el las

distintas

áreas

de

la Manual

de

Procedimientos,

organización y se establecen las disponible en el Capítulo III el cual responsabilidades a cumplir, para servirá para evaluar y controlar los poder

utilizar

dichos

objetivos objetivos existentes.

como guías de operación general de la empresa

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 138


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA La empresa cuenta con un organigrama FAF4 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Se cuenta con un organigrama Es recomendable dar a conocer a estructurado por funciones el cual todos sus colaboradores el muestra correctamente las líneas organigrama esto con el fin de que de autoridad y responsabilidad cada uno de ellos tenga una visión según el nivel de mando. El general de la institución, por medio organigrama muestra los puestos de: de trabajo establecidos para el -Ubicar el organigrama general en funcionamiento de la empresa y lugares visibles para los las distintas líneas de autoridad. colaboradores puedan visualizar la estructura administrativa. Información

disponible

en

el

Capítulo III: Organigrama propuesto, Manual de Organización

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 139


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Existe motivación económica para los colaboradores. FAF5 DIAGNÓSTICO Outlet

Color

da

RECOMENDACIÓN

motivación Evaluar

la

efectividad

de

la

económica, esta se usa para motivación que se está utilizando premiar a los trabajadores, ya sea actualmente y verificar si realmente individualmente o como miembros los

costos

que

genera

esta

de un equipo, todo ello, para compensación económica son lo fomentar el mejoramiento de la suficientemente justificables a los productividad.

beneficios que han obtenido, de

Se tiene un interés por los planes igual manera verificar si

existen

de incentivos para reflejar que la quejas y/o descontentos de otros gerencia

desea

recompensar colaboradores debido a alguna mala

debidamente la excelencia en el práctica.

Asimismo

con

los

lugar de trabajo, sobre todo con el resultados obtenidos se comience a auge en la formación de equipos diseñar la implementación de un de trabajo.

modelo de motivación más orientado a las nuevas tendencias y a generar una

nueva

mentalidad

en

los

colaboradores.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 140


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Se cuenta con objetivos a corto plazo FAF6 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Por lo general los objetivos a corto Se recomienda analizar si realmente plazo se extienden a un año o se cumplen los objetivos trazados y menos,

estos

la que todos los colaboradores los gerencia para medir el desempeño tengan claros, así como, adaptar del personal, identificar algún sistema de motivación como oportunidades

le

sirven

de

a

mejora

y incentivos, debilidades internas. En Outlet autonomía. Color,

normalmente

objetivos

están

hacer

a

participación Además

se

o podrá

estos observar si están acordes con el enfocados en departamento.

tiempo

el

trabajo

solicitado.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 141


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Capacitaciones para sus colaboradores. FAF7 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Se realizan capacitaciones a los Se recomienda realizar medios de colaboradores para poder detección de necesidades de desarrollar las habilidades y capacitación al personal de Outlet destrezas que poseen, y aplicarlas Color. a las actividades que realizan En donde se permitan establecer las dentro de la empresa. insuficiencias del personal con relación

a

los

conocimientos,

El objetivo de las capacitaciones, habilidades y las actitudes que es para mejorar el manejo de las deben de dominar para el correcto herramientas,

equipos

materiales

esto

todo

con

y desempeño la responsabilidades.

de

sus

finalidad de evitar los accidentes Para la detectar las necesidades de por el tipo de trabajo que se capacitación, se debe de aplicar el realiza en Outlet Color.

método de observación. Información disponible en el Capítulo III: Método de observación para detectar las necesidades de capacitación.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 142


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Trabajo en equipo y delegación de la toma de decisiones FAF8 DIAGNÓSTICO Outlet

Color

necesidad

reconoce apoyándolos

RECOMENDACIÓN esta Se recomienda continuar con el y apoyo a la formación de equipos y

alentándolos a su formación, sin delegación de toma de decisiones embargo busca que estos grupos estableciendo medidas de control y eleven el nivel y formen equipos políticas para generar un marco los cuales responderán a la constitutivo, implementando talleres realización y cumplimento de motivacionales, información metas.

disponible

Capítulo III:

Talleres

Motivacionales Outlet Color busca fortalecerse mediante la formación equipos de trabajo y delegación de la toma de decisiones.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 143


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Unificación de operaciones, administrativas y financieras FAF9 DIAGNÓSTICO

Derivado

del

tamaño

RECOMENDACIÓN

de

la Se recomienda la utilización del

empresa no se cuenta con una Estudio Organizacional información división

de

administrativas

las

funciones disponible en el Capítulo III “Manual

y financieras, es de Organización” para evaluar la

por ello que se unifican para factibilidad obtener

mejores

agilizando

los

minimizando

de

resultados, funciones procesos

de

separación conformidad

de al

y crecimiento proyectado por parte de

gastos la empresa.

administrativos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 144


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Los procedimientos están definidos y establecidos FAF10 DIAGNÓSTICO Cuentan

RECOMENDACIÓN

con

procedimientos Se recomienda evaluar al personal, claros y precisos de acuerdo a lo posterior a las capacitaciones para que se debe realizar, dándolos a determinar el resultado de las conocer a los diferentes mismas, ya sea positivo o negativo, colaboradores para desempeñar si estos son positivos se otorga: adecuadamente sus funciones. De esta forma, se tiene un mejor control

sobre

operaciones

las a

diferentes

desarrollarse,

además, dentro del departamento se realizan reuniones de mejoras para poder conocer si se ha cumplido con lo establecido.

1. Incentivos económicos 2. Reconocimiento público 3. Descansos laborales. Si resultan negativos se realizan: 1. Cambios en la metodología de capacitación. 2. Llamadas de atención y 3. Retroalimentación.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 145


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Se mantiene actualizada la información contable FAF11 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Para llevar a cabo y en orden las Es recomendable operaciones financieras de la periódicamente la

analizar información

empresa, Outlet Color actualiza de contable, con la finalidad de evaluar forma semanal la información la implementación de un sistema contable, esto hasta el momento que proporcione información se adapta a las actividades financiera relevante que apoyen la financieras de la empresa. toma de decisiones rápidas y Esto ayuda en los procesos de certeras. planificación y creación de los objetivos

organización, También se recomienda evaluar los midiendo la capacidad que Outlet procesos continuamente para que Color tiene.

de

la

sean cada vez más efectivos y que respondan

a

la

demanda

del

mercado cambiante.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 146


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA El equipo tecnolรณgico que se posee es el necesario para las funciones del รกrea FAF12 DIAGNร“STICO

RECOMENDACIร“N

Para llevar a cabo y en orden las Contar con el equipo tecnolรณgico funciones del รกrea cuentan con el necesario determina el beneficio que equipo tecnolรณgico necesario y tiene para la organizaciรณn, pues requerido para las funciones y ayuda al desarrollo de las desarrollo de las mismas. actividades y procesos. Para que el equipo siga siendo de utilidad a la El

mismo

consiste

en organizaciรณn y evaluar si estรก computadoras de escritorio e trabajando de manera correcta, impresoras para el รกrea eficiente y productiva en el administrativa, mezcladoras desarrollo de las actividades. industriales para las mezclas de pinturas

en

montacargas

producciรณn para

y el

almacenamiento del producto.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Pรกgina 147


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Evaluación de desempeño en la organización FAF13 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Outlet Color mide, evalúa los Mejorar los métodos de la atributos, comportamientos y los evaluación del desempeño para resultados del trabajo, con el fin detectar la necesidad de de descubrir en qué medida son capacitación y desarrollo; realizar productivos los departamentos y si capacitaciones a los colaboradores y se están llevando a cabo los aprovechar las habilidades objetivos y metas trazadas. destrezas que poseen.

y

Las evaluaciones del desempeño Realizar periódicamente una se hacen 2 veces al año, y según autoevaluación, por parte de los la gerencia de importaciones estas colaboradores junto con los jefes revelan

que

departamento

el

personal es

del inmediatos. Información disponible eficiente en el Capítulo III: Método de escala

cumpliendo con los estándares gráfica de calificaciones. esperados.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 148


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

FORTALEZA Reconocimiento de las capacidades y habilidades de los colaboradores FAF14 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Se reconocen las capacidades Se recomienda establecer un personales efectivas para llevar a método para el reconocimiento de cabo exitosamente las actividades competencias personales de los laborales plenamente.

colaboradores. En donde se debe distinguir entre sus colaboradores

Las capacidades y habilidades, personas que sean competentes, rasgos de personalidad, estas personas deben de manifestar destrezas, y conocimientos que un desempeño del puesto a un nivel influyen en el desempeño del semejante a lo esperado. trabajo, son las que se deben Información disponible detectar y reconocer.

en

el

Capítulo III: Plan de actividades para el reconocimiento de competencias.

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Página 149


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No se cuenta con un estudio económico DAF1 DIAGNÓSTICO Cuentan

con

enfoque

y

una

RECOMENDACIÓN

cultura

de Se recomienda utilizar un estudio planificación que los hace tener un Económico para reforzar la dirección

al planeación, ayudándose para esto cumplimiento de los objetivos, la con una Guía para realizar el mismo. debilidad radica en que sin un estudio económico no cuentan con una visión real de cómo está la situación actual, por lo que la cultura

de

planificación

pueda

llegar a que no se cumpla.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES El liderazgo participativo no se aplica en todas las áreas DAF2 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

El ejercicio del liderazgo participativo, Es recomendable considerar la ha permitido que los colaboradores ejecución del liderazgo participativo en puedan ser tomados en cuenta con todas las áreas de la organización, sus opiniones e ideas. Sin embargo, desde el nivel estratégico hasta el nivel se ha limitado a ejercer el liderazgo operativo en beneficio de las en aéreas especificas para fortalecer necesidades de la empresa a través de la proactividad y el trabajo en equipo compartir los conocimientos, aptitudes y de los colaboradores. experiencias laborales que el líder requiera de ellos. Información disponible en; http://www.slideshare.net/gloriaaf/lideraz go-participativo

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Página 151


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No se cuenta con un control de los métodos para alcanzar los objetivos DAF3 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Como puede verse en el diagnóstico Se recomienda hacer uso de diversas FGA3 la administración por objetivos herramientas de gestión para el control es

la

herramienta

de

gestión de sus objetivos y administrativa sobresaliente en las organizacionales según

metas las

actividades de Outlet Color, sin necesidades existentes. Por lo cual se embargo, no se aprovechan otras recomienda utilizar un formato para la herramientas que pueden ser de medición de los objetivos adecuado a mucha utilidad para la compañía en sus necesidades. la gestión actual y que pueden utilizarse en distintos departamentos de la organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 152


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No presenta un organigrama actualizado DAF4 DIAGNÓSTICO El

organigrama

RECOMENDACIÓN

no

está Para facilitar la interpretación del actualizado en su presentación organigrama se conviene actual, debido a que no homogeneizar las líneas y puestos representa gráficamente todas las que utiliza el diseño, se recomienda unidades administrativas y la utilizar el organigrama tipo vertical, relación de jerarquía.

para representar gráficamente todas las unidades administrativas y la relación de jerarquía y dependencia que se tiene en los departamentos. Información disponible en capítulo III: Manual de Organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 153


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No se cuenta con un programa de motivación diferente al económico DAF5 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

El área administrativa no cuenta Se recomienda la adopción de algún con otros programas para la otro modelo de motivación para los motivación más que la motivación colaboradores, claro que esto económica, esta hace que en dependerá y deberá responder a las algunas oportunidades no se necesidades de Outlet Color en ese satisfacen las necesidades de los momento específico. Información colaboradores. disponible en Capitulo II: Talleres Motivacionales

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 154


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No se tienen parámetros de medición adecuados para los objetivos DAF6 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Se tienen establecidos objetivos a Se recomienda utilizar los corto plazo mas no se cuenta con indicadores administrativos y aplicar parámetros

medición un formato para tener parámetros adecuados, por lo que no se que puedan medir los objetivos. obtienen

los

de

cálculos

de

los Información disponible en el capítulo resultados esperados y no se III: Formato para la medición de puede trabajar con mayor eficacia. objetivos, del Manual de Procedimientos

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 155


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No hay retención del personal después de la inversión en su capacitación DAF7 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La capacitación es planteada en Se recomienda que antes de brindar Outlet Color como una inversión la capacitación se debe diseñar un en el capital humano, sin embargo documento el cual se establezca posee la terrible debilidad de no una cierta temporalidad en la cual el contar con alguna medida que colaborador deberá desempeñar evite que los colaboradores continuamente sus labores y de esta abandonen o renuncien de sus manera se recupere poco a poco la puestos de trabajo al poco tiempo inversión que Outlet Color ha de haber recibido la capacitación.

realizado en la capacitación. Este documento deberá también prever casos en los que el colaborador desee retirarse ya que no se le puede obligar a nadie a laborar en algún lugar que no desee, por lo mismo el colaborador deberá pagar el costo de la capacitación.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No está establecido el perfil académico del personal DAF8 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

El no contar con un perfil de Se recomienda establecer perfiles requerimiento

mínimos idóneos para los puestos dentro de

establecidos por escrito, en su un manual, para identificar las momento originará que se omitan características características

importantes

y

conocimientos

al necesarios para cubrir los puestos

seleccionar un candidato o bien, con

la finalidad

que el seleccionado no tenga la eficientes

en

capacidad de cumplir con los Información

de que sean cada

disponible

puesto. en

el

requerimientos por no tener esta Capítulo III Manual de Organización orientación para su evaluación y selección. La evaluación actual se hace sobre características que se consideran necesarias, pero no sin antes haber hecho la definición

y

el

estudio

correspondiente para plasmar el perfil idóneo de cada aspirante.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES Gerente con multiplicidad de funciones DAF9 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

El Gerente cuenta con un sin fin de Se recomienda, que el gerente del área funciones, lo cual no le permite tener de operaciones pueda dividir la el control total del desempeño, debido responsabilidad de las tres áreas a la carga de trabajo que recae sobre funcionales la persona hay desorganización en el (operaciones,

del

departamento logística

y

departamento. Tiene a su cargo mantenimiento) y, delegarles a tres planificar, organizar, dirigir, controlar supervisores distintos las y supervisar las funciones de responsabilidades de supervisión y operación, logística y mantenimiento.

organización de las actividades.

La multiplicidad de funciones no le El objetivo es que el gerente del permite organizar bien sus ideas, departamento no tenga que velar fomentar una buena participación de específicamente por la solución de todo el personal en la consecución de todos los problemas del departamento, los objetivos organizacionales. sino que haya otras personas que puedan

encargarse

de

problemas

menos

complejos

y

rutinarios,

aprovechando

la

herramienta

del

empowerment implantada y utilizada en el departamento.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES Los procedimientos no se revisan y existe resistencia al cambio DAF10 DIAGNÓSTICO Existen

procesos

RECOMENDACIÓN en

el Se recomienda a la gerencia del

departamento de operaciones, los departamento mantener una revisión mismos no se revisan ni se constante y periódica no solo de la actualizan, provocando demoras aplicación de los procedimientos, en los procesos que se realizan a sino también de que estos mismos diario en el departamento. Se procedimientos denotó que existe una resistencia efectivos al

cambio,

se

cree

que

La

resistencia

al

cambio

las

siendo

actividades

los cambiantes de la industria.

procesos actuales funcionan y por lo mismo no se actualizan.

a

continúen

Así

también

una

evaluación

periódica permite que los mismos se procedimientos actuales puedan ser

observó en todo el departamento mejorados

y

perfeccionados

de

empezando desde la gerencia de acuerdo a las necesidades que operaciones operativo.

hasta

el

nivel presenta un mercado específico, en este caso el mercado de Guatemala, que por condiciones como pueden ser las políticas es muy inestable.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES Se carece de un sistema contable que facilite la integraciรณn de la informaciรณn DAF11 DIAGNร“STICO

RECOMENDACIร“N

Para llevar a cabo y en orden las Se recomienda utilizar myAbaku como operaciones

financieras

de

la posible software, este de fรกcil uso y

empresa, Outlet Color cuenta con un rรกpido para administrar las finanzas de sistema contable que se adapta a las los negociรณn, este sistema ayudara a actividades

financieras

de

la enviar las

facturas y controlar la

empresa, mas no es el mรกs efectivo informaciรณn de clientes, a controlar para la empresa ya que no es de fรกcil gastos, cuentas por pagar y efectivo y uso

para

informaciรณn.

la

integraciรณn

de

la manejar inventario simple. Se adjunta URL del Software http://www.myabakus.com/es/?utm_source=g oogle&utm_medium=cpc&utm_campaign=sist ema&utm_content=sistema-contablefacil&gclid=CLXF86SqwLoCFU8V7AodKhUA_w

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Pรกgina 160


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No se cuenta con un plan de mantenimiento de equipo DAF12 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La empresa no toma en cuenta el Tomar en cuenta el mantenimiento mantenimiento equipo.

La

preventivo forma

básica

del preventivo

cada

seis

meses,

de utilizando bitácoras para el control y

mantenimiento correctivo consiste seguimiento en localizar averías o defectos realizados

de a

cada

los uno

servicios de

los

para corregirlos y repararlos, los equipos. defectos

observados

en

los

equipos del área Administrativa, Producción y Almacenamiento.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 161


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No se da seguimiento a los resultados de la evaluación DAF13 DIAGNÓSTICO Al

realizar

las

RECOMENDACIÓN

evaluaciones, Se

recomienda

realizar

después de revisar los resultados periódicamente una autoevaluación, estos no se dan a conocer así por parte de los colaboradores junto como tampoco

se les

da el con los jefes inmediatos.

seguimiento a los puntos para mejora.

Información

disponible

Capítulo

Método

III:

en de

el

escala

gráfica de calificaciones.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

DEBILIDADES No se aprovecha las competencias personales para elevar el desempeño DAF14 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Parte de las nuevas tendencias que

se

poseen

en

recursos Realizar anualmente un listado de

humanos es la validación de las competencias, jerarquizándolas de competencias

sus manera

de

que

se

identifiquen

colaboradores como parte integral claramente cuales con las de mayor de la gestión efectiva del personal impacto por el campo o industria de con esto se logra detectar cuáles la empresa. son las cualidades que pueden ser Información

disponible

en

el

aprovechadas de cada uno de los Capítulo III: Manual de Recursos colaboradores

para

de

esta Humanos.

manera aprovecharlas y permitirle a

los

colaboradores

el

desarrollarse de una manera más eficaz según su capacidad.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 163


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

OPORTUNIDADES Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OAF1-OAF14

Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OAF1 a OAF14 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría contar con un estudio económico AAF1 DIAGNÓSTICO Outlet

Color

cuenta

RECOMENDACIÓN

con

una Se

recomienda

a

Outlet

Color

cultura de planificación que los evaluar la aplicación de un Estudio hace tener un enfoque y dirección Económico, el cual ayudará a tener al cumplimiento de los objetivos, la un mejor panorama de la situación debilidad radica en que sin un actual de la empresa y a la vez le estudio económico no cuentan con servirá de apoyo para implementar una visión real de cómo está la nuevas estrategias que le ayuden a situación actual, por lo que la mejorar el nivel de rentabilidad de la cultura

de

planificación

pueda empresa.

llegar a que no se cumpla.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría aplicar el liderazgo participativo en todas las áreas de la empresa AAF2 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La competencia podría contar con distintos

tipos

de

líderes

encargados de dirigir y motivar a los

colaboradores

necesidades. podría

según

Este

liderazgo

ejercerse

departamentos

y su

sus por

influencia

podría variar dependiendo el área laboral que donde se ejerza. La

Es recomendable que Outlet Color aplique

la

herramienta

de

Benchmarking para identificar como la competencia pudiera aplicar el liderazgo participativo en todas sus áreas. Información disponible en el capítulo

III:

Proceso

de

Benchmarking.

estrategia de diversificación de liderazgo

permitiría

a

la

competencia un valor agregado en competitividad y posicionamiento de adentro hacia afuera de la empresa.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS Los competencia podría contar con métodos específicos para alcanzar los objetivos AFA3 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Los competidores de Outlet Color Para contrarrestar los efectos podrían estar implementando y positivos que la competencia pueda utilizando distintas herramientas obtener con la aplicación de de gestión administrativa con el herramientas de gestión y métodos propósito de fortalecer el control y específicos para alcanzar los mejora de sus procesos objetivos, es importante que Outlet empresariales para alcanzar los Color evalúe las herramientas de objetivos.

gestión administrativa y métodos específicos que mejor se adapten a las necesidades de los distintos departamentos para ser aplicadas en

la

empresa.

Información

disponible en el Capítulo III: APO.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría contar con un organigrama actualizado AAF4 DIAGNÓSTICO El organigrama no es uniforme en su presentación actual, debido a que combina tanto una estructura funcional como una estructura por nombre del encargado.

RECOMENDACIÓN

La

competencia

organigrama

al

tener

actualizado,

un tiene

definida su estructura por ende la comunicación personal

y

eficiencia

hacen

que

del los

colaboradores puedan comprender el proceso

u

procesos que

empresa

tiene.

la

Información

disponible en el Capítulo III: Manual de Recursos Humanos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS Los competidores podrían ofrecer programas de motivación más efectivos. AAF5 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Los competidores pudiesen haber Se recomienda la adopción por parte adoptado y establecido nuevos de Outlet Color de un modelo de modelos de motivación mucho motivación que responda a las más efectivos lo cual podría verse necesidades reflejado

directamente

en

detectadas

en

la Evaluación del Desempeño.

la Ver

efectividad de sus colaboradores recomendación FAF8 para el cumplimiento de metas y el servicio al cliente. La motivación por medio de compensaciones económicas demasiado Outlet

es

un

enfoque

tradicionalista

Color,

está

que

utilizando

actualmente lo cual representa una clara desventaja.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría contar con parámetros establecidos y adecuados para la medición de objetivos AAF6 DIAGNÓSTICO Es

importante

contar

RECOMENDACIÓN con

parámetro de medición para los objetivos, esenciales,

en

este ya

caso que

son están

encaminados a la satisfacción de los clientes y cumplimiento de los objetivos.

Si no se lleva un

registro y un control adecuado, se desconoce el nivel de satisfacción del cliente, y éste al sentirse desatendido puedo optar por otra empresa que se interese más en sus necesidades.

Es importante hacer énfasis en la recomendación

con

respecto

a

utilizar una medida de control y evaluación

con

respecto

a

los

objetivos que se tracen, ya que de esta forma, se podría analizar y visualizar

el

porcentaje

de

satisfacción que podría tener el cliente y así, realizar los diferentes cambios

necesarios

para

lograr

incrementar la eficiencia dentro del departamento.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 170


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría aprovecharse de los colaboradores altamente capacitados por la empresa AAF7 DIAGNÓSTICO La competencia podía aprovechar los conocimientos adquiridos por los colaboradores de Outlet Color a

través de capacitaciones y

similares atrayéndolos hacia sus empresas y desarrollen ahí los conocimientos. La llamada fuga de cerebros es

RECOMENDACIÓN Se

recomienda

administrativa

que de

la

Outlet

gestión Color

desarrolle medidas para retener de forma efectiva al personal recién capacitado en el cual se ha invertido para

poder

tener

un

adecuado

retorno de la inversión.

muy frecuente en la mayoría de las empresas, es obligación de las empresas que han capacitado a los

colaboradores

desarrollar

medidas para retener de forma efectiva a los colaboradores.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 171


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría tener estándares académicos para el personal establecidos AAF8 DIAGNÓSTICO La

competencia

colaboradores

RECOMENDACIÓN

podría

tener

un

nivel

con

académico técnico profesional con lo que se les facilitaría el desarrollo de

Se deben plasmar por escrito las exigencias

con

basándose procedimientos

mayor en que

un

puesto,

los

estándares de calidad que exige el

las labores cotidianas brindando un mismo, servicio

de

y

cumplirlo

cuando

se

eficiencia, seleccione al candidato al puesto,

normas regirían

y para

posteriormente

contratarlo,

el inducirlo al puesto, capacitarlo de la

parámetro para el buen manejo de mejor forma, para que en el futuro relaciones interpersonales con los crezca dentro de la organización. clientes. Con lo anterior se logrará contar con

personal eficiencia.

con

un

Se

controles

nivel

deben

alto

de

establecer

concurrentes,

de

prevención y sobre la marcha para cumplir con los objetivos personales, departamentales y organizacionales.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 172


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría tener departamentalización definida en estas áreas AAF9 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN Se recomienda, establecer de forma

La

competencia

podría

tener

departamentalización bien definida, logrando un mejor rendimiento y unificación de operaciones logísticas. El

cliente

puede

preferir

a

la

competencia debido a una mejor eficiencia

en

sus

funciones

y

departamentalización. Se llegó a la conclusión que la departamentalización de la empresa no está bien definida, provocando una duplicidad de funciones.

adecuada

y

visible,

la

estructura

funcional del departamento, creando líneas

de

jerarquización

y

responsabilidad; así como evaluar si la estructura actual y el personal existente es necesario y adecuado para la satisfacción

y

cumplimiento

de

objetivos. Una

estructura

adecuada

en

el

departamento permite conocer a quien y de qué forma acudir en caso de algún conflicto en el proceder diario; así también,

agiliza

la

resolución

de

problemas y establece y da a conocer la línea jerárquica.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 173


FODA ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría contar con revisiones periódicas para sus procedimientos AAF10 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Los competidores podrían crear Se recomienda a la gerencia del un patrón organizacional para la departamento mantener una revisión formulación

de

sus constante y periódica no solo de la

procedimientos, que les permitiría aplicación de los procedimientos, elaborarlos

de

una

forma sino también de que estos mismos

uniforme, ordenada y clara, con el procedimientos propósito

de

ser

identificados efectivos

a

continúen las

siendo

actividades

fácilmente por cada uno de los cambiantes de la industria. colaboradores y hacer revisiones periódicas.

Así

también

una

evaluación

periódica permite que los mismos procedimientos actuales puedan ser mejorados

y

perfeccionados

de

acuerdo a las necesidades que presenta un mercado específico, en este caso el mercado de Guatemala, que por condiciones como pueden ser las políticas es muy inestable.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 174


ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría contar con un sistema que facilite la integración de la información AAF11 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La competencia podría llevar a Se recomienda utilizar myAbaku cabo y en orden las operaciones como posible software, este de fácil financieras de la empresa y contar uso y rápido para administrar las con un sistema contable que se finanzas

de

adapta

ayudara

a

las

actividades sistema

los

negoción, a

enviar

este las

financieras de la empresa, mas no facturas y controlar la información de es

el

más

efectivo

para

la clientes, a controlar gastos, cuentas

empresa ya que no es de fácil uso por pagar y efectivo y manejar para

la

información.

integración

de

la inventario

simple.

Ver

recomendación DAF11.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 175


ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría contar con planes adecuados para el mantenimiento del equipo. AAF12 DIAGNÓSTICO La competencia podría tomar en cuenta

el

mantenimiento

preventivo del equipo con los planes más adecuados para cada uno de sus equipos; con ellos evitando la falla o posibles fallas de alguno de ellos y que les impidan ser rentables y eficientes.

RECOMENDACIÓN Outlet Color debe de tomar en cuenta

el mantenimiento preventivo como mínimo cada tres meses y como máximo

seis

meses

en

cada

mantenimiento. El

mantenimiento

preventivo

se

utilizaría para la conservación de equipos e instalaciones mediante realización

de

revisiones

y

reparaciones

que

garanticen

su

buen funcionamiento y fiabilidad

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 176


ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS La competencia podría darle seguimiento a las evaluaciones de desempeño AAF13 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Cuando un programa de evaluación del desempeño está bien planeado, coordinado

y

desarrollado,

proporciona

beneficios

mediano

largo

y

a

corto,

plazos.

La

competencia podría contar con un programa

bien

estructurado

de

evaluaciones del desempeño que le permita contar con colaboradores capacitados y comprometidos con la empresa a la pertenecen.

Outlet

Color

deberá

realizar

evaluaciones del desempeño por tal razón se recomienda contar con un programa

de

evaluación

del

desempeño en el cual se establezca la metodología para llevarlas a cabo ,darles el debido seguimiento y poder orientar

hacia

tres

objetivos

igualmente importantes: 1. Alinear

el

sistema

de

seguimiento y de evaluación con

la

gestión

basada

en

resultados. 2. Analizar los resultados de las evaluaciones y aprender de ellos. 3. Tratar de simplificar las políticas y

procedimientos

organizacionales con el fin de obtener mejores resultados.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 177


ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

AMENAZAS Los competidores podrían aprovechar las competencias de su personal para elevar el desempeño. AAF14 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Los competidores podrían haber Desde el proceso de reclutamiento y desarrollado programas en los que selección se deben evaluar las se antepongan las competencias competencias de

los

colaboradores

instrumento

primordial

asignación

de

de

los

individuos

como como factor determinante de la para

puestos

la contratación, debido que aunque un y colaborador

tenga

todas

las

funciones, o incluso podrían basar credenciales y estudios necesarios mucho

su

reclutamiento

proceso y

selección

de para desempeñar efectivamente el en puesto, únicamente si posee las

competencias lo cual ya hubiese competencias generado ventajas competitivas.

resaltar,

indicadas

perdurar

y

logrará

realizar

su

trabajo con excelencia superando constantemente las expectativa y por

lo

tanto

se

obtendrán

colaboradores con un desempeño elevado.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 178


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Se cuenta con una cartera de clientes asignada y listado de precios. FDV1 DIAGNÒSTICO El

departamento

información

de

RECOMENDACIÒN posee El departamento de ventas debería

sus

clientes continuar alimentando esta base de

potenciales, lo que le permite datos, a dicha data es importante actualizar

la

información que se le pueda dar un uso

constantemente.

favorable ventas,

para podrían

incrementar crear

las

publicidad

También es favorable para la para ser transmitida vía correo empresa

ya

que

puede electrónico de tal manera que se

personalizar la atención con sus logre un posicionamiento con estos clientes.

clientes y motive un acercamiento con la empresa.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 179


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Otorgan buen servicio al cliente con base a experiencia FDV2 DIAGNÒSTICO La fuerza de ventas

RECOMENDACIÒN posee Se recomienda que la gerencia siga

personal apto para otorgar un contratando personal con amplios servicio personalizado, con varios conocimientos en

el campo

de

años de experiencia en el campo pinturas, sobre todo el personal que de pinturas.

tiene contacto con el consumidor final, de ésta manera se mantendrá

El recurso humano posee el nivel la buena percepción. académico

necesario

para

proporcionar una buena atención y Un factor importante de la fuerza de solventar todas las consultas que ventas tener empatía en el trato con pueda tener el consumidor acerca el cliente, lo cuál permitirá mantener de la aplicación y formas de una buena relación y utilizar el producto.

manejar las

situaciones de conflicto.

. Se debe reconocer el efecto que causa una respuesta acertada para conservar al cliente.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 180


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Cuentan con una fuerza de ventas calificada y especializada en el área. FDV3 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La fuerza de ventas es calificada Los vendedores conocen cada uno ya que se especializan en el de los servicios que se prestan, esto campo de pinturas de buena permite calidad,

conocen

las

prácticas del utilización

asesorar

al

cliente

y

mejores brindarle justo lo que necesita para de las su tipo de carga.

pinturas. Adicionalmente cuando un cliente es Al momento de cada compra se atendido se le entrega un folleto brinda una asesoría completa de informativo que incluye una pequeña como cuándo y cómo utilizar los reseña de la empresa, datos sobre materiales,

esto

para

que

el rutas, destinos, tiempos, frecuencia

producto tenga larga duración y se y tipos de equipos. logre satisfacer la necesidad del consumidor.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 181


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Manejan productos nuevos y tradicionales. FDV4 DIAGNÒSTICO El

área

de

RECOMENDACIÒN

comercialización Se recomienda que la fuerza de

maneja únicamente productos de ventas importación, tradicionales

y de

realice

constantemente

productos análisis de los productos nuevos que pinturas

los se encuentren en el mercado, para

cuales están a la vanguardia con que la empresa se encuentre en productos

nuevos,

de

buena constante innovación.

calidad a un precio accesible. Así mismo se recomienda seguir De ésta manera se logra que las manteniendo el stock adecuado de tiendas estén abastecidas de los los productos tradicionales, para productos necesarios y satisfacer tener la disponibilidad cuando el las necesidades del consumidor.

cliente lo requiera.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 182


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA La fuerza de ventas cuenta con: muestrarios, catálogos y listado de precios. FDV5 DIAGNÒSTICO El

personal

de

ventas

RECOMENDACIÓN tiene Se recomienda que el material para

disponible muestrarios, carpetas mostrar los productos y servicios de de color, catálogos, listado de la productos y precios.

empresa

se

encuentre

actualizado, así mismo que estén en buen estado.

De ésta manera se logra que el consumidor reconozca el material Cada uno de los vendedores debe y pintura que necesita, se tiene poseer un ejemplar de éste material una mayor captación y se da a para mostrar siempre a los clientes conocer de una buena manera los actuales y potenciales. productos

que

se

tienen

disponibles.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 183


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Efectividad en el desempeño de las funciones del encargado de ventas FDV6 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La persona que se encuentra Se recomienda que el líder de la encargada del área de ventas fuerza realiza

un

trabajo

efectivo

de

y siempre

ventas

se

comprometido

encuentre con

los

eficiente en el desempeño de sus objetivos de la empresa, que tenga actividades.

clara la visión misión y metas de la empresa.

Se logran reportes actualizados de los índices de venta.

Debe continuar realizando reportes que ayuden a lograr una visión clara

Toda la información que se genere de los índices de venta. por parte del departamento de ventas

es

necesaria

para La

persona

comparar las metas establecidas y prácticas

debe que

implementar mejoren

lograr el cumplimiento de las continuamente el ambiente, trabajo mismas

con

proyecciones.

base

a

las en equipo y logro de metas de venta.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 184


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Existen procedimientos de ventas establecidos. FDV7 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

Actualmente el departamento de Se ventas

de

la

empresa

recomienda

tiene procedimientos

de

que

los

ventas

se

procedimientos establecidos para actualicen periódicamente, con el sus actividades.

objetivo

de

encontrar

mejores

De ésta manera toda la fuerza de prácticas y minimización de pasos ventas conoce cuál es la labor que en las tareas. debe realizar. Así mismo que los procedimientos sean documentados, para que la comunicación se realice de una manera formal.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 185


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Se dan a conocer las metas de ventas. FDV8 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

El departamento establece sus Se recomienda que la persona metas de venta

mensualmente, encarga del área de ventas verifique

esto se da a conocer a todo el semanalmente las estadísticas, de personal de la fuerza de ventas, ésta manera se pueden realizar para que todos tengan claramente acciones en caso de encontrar bajas definido los índices que deben en los resultados de venta, y que al cumplir.

finalizar el mes puedan cumplir las metas establecidas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 186


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Se cuenta con un supervisor para la fuerza de ventas. FDV9 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

Se revisa la labor efectuada por la Es de vital importancia supervisar a fuerza de ventas de la empresa, la fuerza de ventas para asegurar de esta manera se monitorean las que se cumpla los objetivos de tareas

de

cada

colaboradores,

uno

de

permitiendo

los ventas

y

que

dominen

las

así, características de los productos.

que la organización mejore las condiciones laborales.

y

funciones Se sugiere la implementación de un sistema para la administración de la fuerza de ventas que sea eficiente y permita

a

la

Gerencia

tomar

acciones preventivas y/o correctivas en relación a la fuerza de ventas. Información que se indica en el Capítulo III: Administración de la Fuerza de Ventas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 187


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

FORTALEZA Los programas de publicidad consideran los objetivos empresariales. FDV10 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

Los programas de publicidad se Los programas de publicidad deben enfocan

en

organizacionales

los

objetivos ser

tomando

verificados

periódicamente,

en idealmente cada tres meses, de

cuenta la imagen empresarial, manera que pueda monitorearse su marca

y

presupuesto

de

la alineación con los objetivos en caso

empresa.

éstos sufran alguna modificación o sean redefinidos por algún ajuste a

De esta manera los programas consecuencia del cambio en el publicitarios son efectivos ya que entorno externo y/o interno. son guiados hacia lo que la empresa desea alcanzar.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 188


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD Los procedimientos no están debidamente documentados. DDV1 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

El departamento de ventas no Se recomienda la elaboración de posee

procedimientos cada uno de los procedimientos que

establecidos en dónde se definan se realizan en el área de ventas. cada una de las actividades que Con ésta práctica se da a conocer se realizan en la misma. Lo

anterior

representa

de una manera formal la manera de una realizar cada una de las actividades

desventaja ya que el personal no dentro de la empresa. tiene una guía para realizar sus tareas.

Información Capítulo

disponible III

en

Manual

el de

Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 189


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No se cuenta con procesos definidos de servicio al cliente DDV2 DIAGNÒSTICO No

se

poseen

RECOMENDACIÒN procesos Se recomienda la elaboración de

establecidos en dónde se definan cada uno de los procedimientos para la atención y servicio al cliente.

la atención correcta de servicio al consumidor.

La carencia de los procesos no Con ésta práctica se da a conocer permite que la fuerza de ventas de una manera formal la manera de tenga clara la manera de atención tratar y atender a cada uno de los al consumidor y seguimiento que clientes. debe darse a los mismos. Información

disponible

en

el

Capítulo III Manual de Servicio al Cliente.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 190


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No hay suficiente fuerza de ventas. DDV3 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

Actualmente no existe suficiente Se personal

de

ventas

en

recomienda

hacer

una

el evaluación de la estructura actual

departamento.

del Departamento de Ventas. Se deben crear perfiles de puestos y

Lo anterior puede dificultar la funciones establecidas donde pueda ejecución

eficiente

de

las cuantificarse el tiempo necesario

actividades de venta, así mismo para la realización de todas las que se descuiden regiones y se responsabilidades de una deje de percibir clientes nuevos.

forma

efectiva, con el objetivo de descartar o identificar la necesidad de más ejecutivos para venta. Información

disponible

en

el

Capítulo III Manual de Recursos Humanos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 191


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No hay calendarizaciones establecidas para la capacitación de nuevos productos. DDV4 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

Actualmente el departamento de El encargado de ventas podría ventas

no

tiene

una realizar una calendarización para las

calendarización establecida para capacitaciones las

capacitaciones

que

que

se

podrían

se impartir al personal, lo anterior, con

imparten al personal, únicamente el

objetivo

de

que

todos

se

se realizan comunicados internos. encuentren previamente informados de los programas y temas que ayudarían

en

el

desarrollo

del

recurso humano. Información Capítulo

disponible III

en

Formato

el para

calendarización de capacitaciones.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 192


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No cuenta con instrumentos modernos y tecnológicos DDV5 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La fuerza de ventas no tiene Se recomienda que se analice por actualmente un sistema para el parte

de

los

altos

mandos

la

control de ventas, sin embargo se inversión para un sistema operativo determinó que no es de última más moderno, lo anterior para llevar tecnología y no es amigable para el control de cada una de las áreas el usuario.

de la empresa, incluyendo ventas. El sistema operativo proporciona información más confiable y es actualizada en todo momento, por tal

razón

es

una

herramienta

necesaria para la actividad diaria del personal.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 193


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No están documentadas las funciones del área de ventas. DDV6 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

Los perfiles de puestos de la Se recomienda que el área de fuerza de ventas actualmente no ventas tenga claramente definidos se encuentran definidos.

los perfiles de puestos para el área de ventas.

Las funciones del personal se dan a conocer de una manera verbal.

De ésta manera se reconocería las competencias,

habilidades

y

destrezas que cada uno de ellos debe tener. Al

momento

de

necesitar

más

personal de fuerza de ventas se puede

verificar

claramente

las

características del nuevo candidato. Información

disponible

en

el

Capítulo III Manual del Recursos Humanos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 194


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD Los procedimientos no están debidamente documentados. DDV7 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

El departamento de ventas tiene Se recomienda que el área de actualmente

procesos ventas documente cada una de las

establecidos, sin embargo no se actividades y procedimientos del encuentran documentados, por tal área de ventas, de ésta manera el razón la comunicación y las tareas personal

logrará

verificar

en

se dan a conocer de una manera cualquier momento las tareas que informal.

debe realizar, la fuerza de ventas reconocería de mejor manera su labor

así

como

la

manera

de

realizarlo. Información Capítulo

disponible III

en

Manual

el de

Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 195


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No hay planes establecidos para el cumplimiento de metas. DDV8 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

En el departamento de ventas no Se recomienda que el departamento se

han

implementado de ventas realice un seguimiento de

procedimientos para verificar que los índices de ventas para controlar las metas establecidas se estén que las metas se cumplan según los cumpliendo

según

requerimientos de la Gerencia.

los objetivos

mensuales

del

departamento.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 196


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No se cuenta con un registro de los hallazgos detectados por el supervisor DDV9 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

El encargado de ventas no lleva Se recomienda que se registren un historial de los inconvenientes todos los hallazgos del área dentro que han sucedido en la práctica de de ventas,

una

bitácora,

con

los

y la manera de inconvenientes que se han tenido en

solucionarlos, esto no permite que el área, con el objetivo no sucedan el personal tenga la referencia de nuevamente y en caso se dé, se los casos y puede que en el pueda brindar una solución a los presente vuelvan a ocurrir y no se mismos de manera inmediata. pueda

dar

una

respuesta

inmediata al cliente.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 197


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEBILIDAD No se realiza un proceso de selección y evaluación de los medios publicitarios. DDV10 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

No se tiene la asesoría externa de Se recomienda la creación de un un

especialista

preparación publicidad proporcione

de y

para programas

promoción, orientación

en

la grupo de trabajo dedicado a la de evaluación y aprobación de los que programas

de

publicidad

y

la promoción.

selección y evaluación de los Deben considerarse los recursos de medios publicitarios.

la empresa para su establecimiento ya sea internamente o a través de un servicio externo.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 198


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

OPORTUNIDAD Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala. ODV1 – 0DV10

Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades ODV1 a ODV10 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 199


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría contar con una cartera de clientes y listado de precios actualizados. ADV1 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La competencia podría actualizar Se recomienda que los vendedores constantemente la cartera de sus constantemente

registren

y

clientes así como los listados de actualicen su cartera de clientes, así precios y productos que manejan.

mismo el precio de cada uno de los productos objetivo

y de

materiales, que

se

con

el

brinde

la

información exacta, y que se tenga referencia real de los clientes. Esto permite que la información sea verídica y que no se proporcionen datos erróneos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 200


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría contar con procesos de servicio al cliente definidos. ADV2 DIAGNÒSTICO La

competencia

establecidos

por

podría

RECOMENDACIÒN tener El departamento de ventas debería

escrito

los establecer los procesos de servicio,

procesos de servicio al cliente, para que todo el personal conozca el para que el personal pueda tener arte de servir. referencia

de

la

filosofía

servicio de la empresa.

de De ésta manera se logran que el personal participe y se involucre en sus tareas y logren atender al consumidor de una manera correcta. Información disponible en el capítulo III Manual de Servicio Cliente.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 201


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría tener suficiente fuerza de ventas ADV3 DIAGNÒSTICO La

competencia

suficiente

personal

podría de

RECOMENDACIÒN tener Se

recomienda

ventas, contrataciones

de

realizar

ejecutivos

de

para lograr mayor cobertura del ventas para lograr mayor cobertura mercado.

del

mercado,

realizarse

con

mayor

esto

podría

captación

de

clientes y más reconocimiento del producto. Se

pueden

realizar

alianzas

estratégicas con distribuidores o detallistas, de ésta manera el rango de cobertura sería más extenso.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 202


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría realizar capacitaciones periódicas para el conocimiento de los nuevos productos. ADV4 DIAGNÒSTICO La

competencia

implementar

RECOMENDACIÒN podría Se recomienda que se implementen

capacitaciones

de capacitaciones constantes para el

nuevos productos que permitan personal de ventas, de ésta tendrán orientar

las

actividades el conocimiento de los productos

comerciales y guiar las acciones nuevos que ingresan al mercado. de ventas. Se lograría una correcta manera de comercializar

e

introducir

los

productos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 203


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría contar con instrumentos modernos y tecnológicos para la labor de venta ADV5 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La competencia podría contar un Outlet sistema

de

última

Color

deberá

mantener

tecnología, actualizada la página web con las

procesos sistematizados, logrando promociones, así una ventaja competitiva.

precios,

productos,

etc, lo cual ayudará a realizar las tareas de una manera eficaz y eficiente. Esto sería para la empresa una ventaja, tendría accesibilidad a la información en todo momento y sistematización de procesos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 204


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría contar con documentos o manuales de funciones del área de ventas. ADV6 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La competencia podría contar con Se recomienda que la fuerza de manuales de puestos y funciones ventas tenga manuales de puesto del área de ventas.

definidos,

Se

debe

tener

Esto da a conocer el perfil de las establecidos los perfiles de personas personas idóneas para el puesto.

idóneas para los puestos, y al momento

de

contratación

se

necesitar

una

conozca

dicha

información. Información disponible en el capítulo III Manual de Recursos Humanos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 205


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría contar con documentos o manuales de procedimientos de ventas. ADV7 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La competencia podría contar con Se

recomienda

manuales de procedimiento para manual

de

desarrollar

un

procedimientos

la gestión de ventas y que dicho incluyendo el área de ventas para departamento

conozca

a

la que

los

colaboradores

puedan

perfección los procedimientos del consultar la información en cualquier área debido a ésta herramienta momento. De ésta manera se logra administrativa.

mejores prácticas en el proceso y gestión de ventas. Información disponible en el capítulo III Manual de Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 206


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría tener métodos establecidos para el cumplimiento de objetivos y metas. ADV8 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La competencia podría poseer Se

recomienda

métodos para establecer el logro y método

para

implementar el

análisis

un del

cumplimiento de objetivos y metas cumplimiento de objetivos y metas de la organización, logrando la establecidas mensualmente para el participación de todo el personal.

área de ventas, con el objetivo que los indicadores sean positivos y se cumpla

con

los

estándares

necesarios. Información

disponible

en

el

Capítulo II Indicadores de Ventas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 207


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría contar con un historial de hallazgos documentado ADV9 DIAGNÒSTICO La

competencia

documentar cada uno

RECOMENDACIÒN podría Es necesario documentar toda la de

los información

de

hallazgos en

la

errores que se han dado durante operación, éstos datos podrían ser la operación o bien mejoras que valiosos se

han

implementado

proceso. Esta

información

en

para

capacitar

y

los retroalimentar al personal de los errores que no deben ocurrir en la

podría

servir operación y como se ha solventado

como retroalimentación constante en el pasado. para el personal.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 208


FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS

AMENAZA La competencia podría realiza programas de publicidad y promoción. ADV10 DIAGNÒSTICO

RECOMENDACIÒN

La competencia podría realizar Se sugiere que el Supervisor de programas específicos para las Ventas realice un monitoreo de las campañas

de

promoción,

que

publicidad le

y publicaciones

y

promociones

permitan realizadas por la competencia con

desarrollar planes estratégicos y el objetivo de conocer la dinámica tácticas para enfocar cada una de que manejan los competidores y sus las actividades publicitarias y de acciones habituales pertinentes para promoción.

la captación de nuevos clientes.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 209


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA Bodega con las condiciones adecuadas para el almacenamiento FPYA1 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La bodega posee las condiciones Se recomienda al departamento de adecuadas para laborar en ella, Producción y Almacenamiento no las mismas permiten que los descuide las condiciones de la colaboradores desempeñarse manera.

puedan bodega, de

una

y

pueda

realizar

el

mejor mantenimiento necesario para cada área de la misma, ya que de esto depende el buen desempeño de los colaboradores en cada una de las funciones que desempeña. Información

disponible

en

el

Capítulo III: Manual de Higiene y Seguridad

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 210


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA Se cuenta con equipo de seguridad industrial FPYA2 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Con el afán de resguardar la Se sugiere que el departamento de integridad

física

de

sus Producción

y

Almacenamiento

colaboradores se ha ocupado de supervisé constantemente que sus proporcionarles

equipo

de colaboradores

seguridad industrial para realizar mente

utilicen

el

equipo

adecuadaindustrial

los diferentes trabajos que se proporcionado para desempeñar las requieren dentro de la empresa.

diferentes

tareas

que

les

son

asignadas. Información Capítulo III.

disponible

en

el

Manual de Higiene y

Seguridad Industrial.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 211


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA La bodega cuenta con seguridad las 24 horas FPYA3 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

En el departamento de Producción Se sugiere a que continúe con la y Almacenamiento cuenta con una guardianía de la empresa de manera persona que presta servicio de permanente, ya que de esta forma seguridad de forma permanente se resguardan los productos que se por lo que la guardianía del lugar encentran dentro la bodega. esta las 24 horas del día. Así también se les recomienda que el personal de seguridad cuente con el equipo adecuado para brindar los servicios

de

seguridad

a

la

empresa.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 212


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA Se cuenta con maquinaria y equipo apropiado

para

la

elaboración

de

productos FPYA4 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La maquinaria con que se cuenta Se debe contar con repuestos de en el departamento de Producción uso frecuente para la maquinaria, y Almacenamiento se cuenta con así también se recomienda contar maquinaria

efectiva

para

la con maquinaria adicional para evitar

elaboración de mezclas lo que le inconvenientes en caso de fallos en permite mezclar colores de forma la maquina principal. inmediata

o

bien

clientes lo soliciten.

cuando

los

Y de esta forma no retrasar el despacho

inmediato

de

los

productos que los clientes requieran,

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 213


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA La

producción

está

enfocada

al

cumplimiento de metas FPYA5 DIAGNÓSTICO Se

cuenta

RECOMENDACIÓN

con

una Se sugiere continuar estableciendo

calendarización de producción la metas para la producción ya que de cual

está

regida

por

metas esta manera se logrará motivar a los

establecidas.

colaboradores y la

producción es

más efectiva. Por

lo

que

el

personal

de

producción se enfoca en producir Así también se recomienda evaluar cuidando el cumplimiento de las que realmente se estén cumpliendo metas establecidas.

las metas sin descuidar la calidad de los productos. Información disponible en el capítulo III: Formato para medir Objetivos y Metas, Manual de Procedimientos

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 214


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA Se cuenta con estanterías para el almacenamiento de los productos FPYA6 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

S cuenta con mobiliario para el Se sugiere el adecuado uso de las almacenaje

de

productos, estanterías ya que la sobre carga en

permitiendo el acomodamiento de las

mismas

puede

ocasionar

un mayor número de productos, accidentes al momento que ocurra permitiendo

contar

con

un un sismo o bien al sobre pasar la

inventario para cubrir los pedidos capacidad de carga se pueden requeridos por tiendas.

derrumbar y ocasionar perdidas a la empresa. Con un adecuado uso de estanterías se logra un mejor aprovechamiento de las mismas y se resguarda la integridad de los colaboradores.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 215


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA La

empresa

cuenta

con

controles

manuales para inventarios FPYA7 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

El control de sus inventarios de Es importante que la empresa se forma manual en los diferentes actualice puntos

de

venta

y

departamento de bodega.

en

y

haga

uso

de

la

el tecnología para llevar un mejor control de inventarios, esto ayudará a que los inventarios de la misma estén

actualizados

de

forma

inmediata. El uso de la tecnología y procesos avanzados permitirá controlar los inventarios en cualquier momento a través de un sistema online en internet.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 216


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

FORTALEZA Se cuenta con personal con experiencia para el almacenamiento y producción FPYA8 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 217


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

DEBILIDAD La

bodega

no

cuenta

con

gran

capacidad de almacenamiento DPYA1 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

El espacio físico de la bodega no Se sugiere que se analice el tiempo es de gran dimensión por lo que de rotación de inventarios para los inventarios almacenados en la realizar pedidos exactos y no saturar misma no son de gran volumen, la bodega. por lo que se puede generar una escases de productos.

Al realizar los pedidos se sugiere considerar el costo que se tendrá al almacenar y el costo al pedir para lograr una mayor rentabilidad.

DPY

A1

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 218


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

DEBILIDAD No se cuenta con políticas para el uso del equipo de seguridad industrial DPYA2 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 219


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

DEBILIDAD El personal de seguridad no es el idóneo para prestar el servicio DPYA3 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 220


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

DEBILIDAD No se cuenta con un manual apropiado para la utilización de la maquinaria DPYA4 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 221


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

SDEBILIDAD El método de control para las metas de producción es inadecuado DPYA5 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 222


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

DEBILIDAD Estanterías saturadas por falta de un programa de reciclaje DPYA6 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 223


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

DEBILIDAD No

se

cuenta

con

un

sistema

digitalizado DPYA7 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Se lleva un control de inventarios Es de gran utilidad pero no es muy rentable debido a procesos

implementar

tecnológicos,

de

esta

que el mismo se lleva de forma forma se podría tener un acceso manual.

desde cualquier lugar y hora a los inventarios

actualizados

El llevar los inventarios de forma departamento manual

no

permite

tener

de

Producción

del y

un Almacenamiento.

acceso inmediato a los mismos. Al

contar

con

un

inventario

actualizado se pueden lograr un mejor control de los mismos y verificar si se están cumpliendo con las metas y objetivos de la empresa.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 224


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

DEBILIDAD No

se

cuenta

con

un

Jefe

de

Producción y Almacenamiento DPYA8 DIAGNÓSTICO Se

cuenta

capacitado

con para

RECOMENDACIÓN personal Se recomienda se considere la

desempeñar contratación de un Jefe para el área

diferentes funciones dentro de la de Producción y Almacenamiento. empresa mas no, para

el

con un

Jefe

departamento

Producción y Almacenamiento.

de Contar con un Jefe específicamente para

el área

de

Producción

y

Almacenamiento, permitirá llevar un Esto puede generar descuido en mejor control sobre el producto final, la supervisión de

la calidad con así

también

que se elaboran los productos, y adecuado

se

supervisara

acomodamiento

el del

un inadecuado almacenaje de los producto que se almacenara en mismos.

bodega. Información

disponible

en

el

Capítulo III. Manual de Recursos Humanos

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 225


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

OPORTUNIDAD Aprovechar

la

asesoría

de

los

estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OPYA1 – OPYA8

Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OPYA1 a OPYA8 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa. Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 226


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La

competencia podría

bodegas

de

mayor

contar con

capacidad

de

almacenamiento APYA1 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 227


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La

competencia podría

contar con

políticas establecidas para el uso del equipo de seguridad industrial APYA2 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Es probable que la competencia El establecimiento de políticas para cuente con políticas establecidas la utilización del equipo de seguridad para el uso adecuado del equipo industrial es de gran beneficio para industrial,

y

de

esta

forma los colaboradores debido a que

resguardar la integridad física de manipulan productos que se deben sus colaboradores.

de aplicar con precaución. Información

disponible

en

el

Capítulo III. Manual de Higiene Seguridad Industrial.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 228


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La competencia podría contar con un servicio de seguridad idónea APYA3 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Es probable que el departamento Se sugiere cotizar servicios de de seguridad de la competencia seguridad externo, para cubrir el se esté trabajando por medio de área de seguridad. un servicio externo Lo que significa que pueda que cuente con personal de seguridad altamente

calificado

para

desempeñarse en dicha función.

Al contar con el servicio apropiado de seguridad los bienes tendrán una mayor protección ya que son parte valiosa para la empresa.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 229


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La

competencia

manuales

puede

contar

con

establecidos

para

la

utilización de la maquinaria APYA4 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Es probable que la competencia Se recomienda, la implementación tenga establecidos manuales para de una guía para la mejora de que sus colaboradores puedan procesos ya que en esta se detallan realizar un adecuado uso de la los pasos a seguir para realización maquinaria que se posee en la de determinada tarea, haciendo el empresa, permitiendo que el uso trabajo más eficiente y eficaz. de la misma sea más simple y efectiva.

El

manual

auxilia

a

los

colaboradores y facilita el manejo de la maquinaria, Información disponible en Capítulo III. Manual de Procedimientos

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 230


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La

competencia podría

métodos

de

control

contar con formalmente

establecidos APYA5 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La competencia podría contar con Se sugiere comparar las metas con métodos idóneos y estructurados los resultados obtenidos por el que contribuyan a la supervisión y departamento, de esta manera se control

de

cada

uno

de

los identificara si se está llevando a

procesos con los que cuenta la cabo el cumplimiento de los mismos, empresa y a través de esto ya que del cumplimiento de las minimizar

los

errores

tanto metas y objetivos depende el éxito

productivos como administrativos de la empresa. y por consiguiente se ofrecerá productos de una buena calidad y Dicho monitoreo puede efectuarse un servicio altamente calificado.

mensualmente,

para

contar

información

actualizada

con e

implementar acciones correctivas si en dado caso no se esté cumpliendo con las metas y objetivos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 231


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La competencia podría contar con un mayor número de estanterías y un programa de reciclaje establecido APYA6 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Es probable que la competencia Se sugiere evaluar la adquisición de cuente con un mayor número de nuevas estanterías para reubicar estanterías

y

implementen reciclaje, bodega forma

a

su

vez productos

campañas

permitiendo pueda

adecuada

cantidad de productos

se

encuentran

de saturando las estanterías que se

que

almacenar una

que

la poseen actualmente. de

mayor Así también se sugiere la creación de un programa de reciclaje para aprovechar

los

materiales

que

puedan reutilizarse.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 232


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La

competencia podría

contar con

sistemas digitalizados que facilitan la actualización del inventario APYA7 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

La competencia podría contar con Se sugiere la creación de un sistema programas

digitalizados

para de

inventarios

digitalizado,

este

llevar el control de sus inventarios, puede ser implementado por código permitiéndoles realizar consultas de barras, cada escaneo del código de los mismos en el momento que cuando se realice una venta se deseen y desde el punto de venta descargara que lo requieran.

del

inventario,

así

también cuando ingresen pedidos se carga al inventario.

El control de inventarios de forma digitalizada

También pueden utilizarse estos datos

para

ordenar

mercadería

utilizando un sistema justo a tiempo. El sistema digital ayuda a prevenir existencias agotadas y pérdida de ventas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 233


FODA PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO

AMENAZA La competencia podría contar con un Jefe de Producción y Almacenamiento APYA8 DIAGNÓSTICO

RECOMENDACIÓN

Es probable que la competencia Se

sugiere

considerar

la

cuente con un jefe experimentado contratación de un Gerente para el y capacitado en el departamento departamento

de

Producción

y

de Producción y Almacenamiento, Almacenamiento ya que de esta permitiéndoles tener un adecuado forma se tendrá un mejor control control de la producción tomando sobre la utilización de materiales en cuenta la planeación para para la producción, un adecuado evitar que en la bodega exista uso de las estanterías para el producto con poca rotación.

almacenaje

de

productos

en

bodega. Asimismo

controlar

que

el

producto terminado se distribuya Así también se puede decir que se directamente a sus clientes y garantizará sucursales.

el

cumplimiento

de

protocolos de calidad ya que existirá una persona que supervise todos los procesos que se llevan a cabo dentro del departamento

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 234


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

FORTALEZA Se cuenta con trasporte para el traslado de productos FLEI1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

El departamento de logística e El departamento de logística e importaciones

cuenta con un importaciones

podría contar con

vehículo comercial para reparto, más vehículos comerciales para la esta se

utiliza para entrega de entrega de pedidos ya que en el

pedidos

en

las

3

diferentes momento de que dicho vehículo

tiendas con las que cuenta, los comercial llegara a fallar, la empresa pedidos son preparados desde la no contaría con ningún vehículo bodega que se encuentra en lote para realizar las diferentes entregas 59 aldea el pajon carretera a San que se deben hacer en cualquiera José pínula zona 7, Sta Catarina de las tres tiendas o la solicitud de pínula

y son repartidos a cada algún pedido por medio de un

tienda y a los diferentes clientes cliente. en caso de solicitud.

REGRESO DFLEI5

REGRESO DLEI1

REGRESO DLEI5

REGRESO DALEI1

REGRESO DALEI5

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 235


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

FORTALEZA Se realizan importaciones de productos desde Estados Unidos FLEI2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Para el departamento de logística e Las importaciones

es

establecimiento

importante de

relaciones

comerciales

el internacionales del departamento de

relaciones logística

e

importaciones

pueden

comerciales internacionales , que le fortalecerse a través del establecimiento permitan a la empresa la obtención de de nuevos contactos comerciales, por lo productos de calidad, es por ello que se que se sugiere analizar las opciones de han establecido en laces con Estados nuevas oportunidades de negocio con Unidos,

reconociendo

proveedores

de

que

prestigio

es a

un países de economías emergentes como nivel China, India, Corea, con los cuales se

internacional de las distintas líneas de podrían obtener productos que brinden productos

una ventaja competitiva en relación a mejores

precios

de

adquisición

en

comparación a la competencia.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 236


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

FORTALEZA Unificación de Operaciones y Logística FLEI3

DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

El departamento de logística e

El departamento de logística e

importaciones diferentes

unifica operaciones

las importaciones de unificando

las

podría

continuar

operaciones

de

importaciones así como el área de importaciones y las del área de logística para minimizar costos y logística para seguir manteniendo el así tener un mejor control de las buen

funcionamiento

de

dicho

actividades de dichas áreas. Las departamento. actividades del departamento de logística

e

manejado administrativo

importaciones por

el

es

gerente

Se sugiere contratar una persona con experiencia en el área de logística y área de importaciones, agregando el perfil para estas plazas en el información disponible en el Capítulo III Manual de Recursos Humanos, para no sobrecargar a la gerente administrativa que es la que actualmente maneja el área del importaciones y el área de logística

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 237


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

FORTALEZA Los productos importados son exclusivos en el mercado nacional FLEI4

DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Las distintas líneas de productos Se recomienda mantener la calidad que Outlet Color importa poseen en los productos al momento de un

respaldo

solido

de

sus hacer las mezclas, lo que permitirá a

proveedores, pues la marca que Outlet Color, garantizar el liderazgo importan

es

comercial

y

de

renombre a nivel nacional y mantenerlo en los

cuenta

con productos ya existentes.

experiencia de liderazgo en el mercado

de

internacional

pinturas

a

nivel Mantener la calidad en los productos al momento de hacer las mezclas le traerá beneficios a Outlet Color como incremento en las ventas. Esto

le

permitirá

sobresalir

en

relación a los competidores que se encuentran en el mercado

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 238


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

FORTALEZA Se cuenta con vehículo comercial para el traslado de productos FLEI5 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

El departamento de logística e El importaciones

cuenta

con

departamento

un importaciones

de

logística

e

podría contar con

vehículo comercial para el traslado más vehículos comerciales para la de productos de la bodega

los entrega de pedidos ya que en el

pedidos son preparados desde la momento de que dicho vehículo bodega que se encuentra en lote comercial llegara a fallar, la empresa 59 aldea el pajon carretera a San no contaría con ningún vehículo para José pínula zona 7, Sta Catarina realizar las diferentes entregas que pínula

y se reparten en las 3 se deben hacer en cualquiera de las

diferentes tiendas, ubicadas en el tres tiendas o la solicitud de algún Faro carretera a El Salvador, pedido por medio de un cliente. Ver Pacific Center en Aguilar Batres y recomendación FLEI1 en una en Quetzaltenango.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 239


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

FORTALEZA La empresa cuenta con procesos establecidos FLEI6 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

El departamento de Logística e El departamento importaciones

cuenta

con importaciones

de logística puede

e

continuar

procesos establecidos tanto en el utilizando este sistema en donde los área de logística como en el área procesos

están

claramente

de importaciones, de manera que establecidos. el personal de estas dos áreas Se

recomienda

realizar

una

tienen una idea clara de las evaluación periódica de los procesos actividades y procesos que deben así como tenerlos documentados, en de desempeñar en su área de Información trabajo.

capítulo

disponible III

en

Manual

el de

Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 240


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

DEBILIDADES No se cuenta con transporte para entrega de pedidos de mayor volumen DLEI1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

El departamento de logística e El departamento de de logística importaciones vehículos

no

cuenta

suficientes

para

con importaciones podría invertir en la la compra de dos vehículos más, para

entrega de pedidos grandes ya utilizar en la entrega de los pedidos, sea pedidos de las tres diferentes y asignar un vehículo a cada tienda tiendas o de algún cliente en para

cubrir

pedidos

de

mayor

específico que necesite un pedido volumen, ya que un vehículo no es más

grande

de

lo

que suficiente para cubrir 3 tiendas y

generalmente cubre la panel de pedidos especiales de clientes. Ver reparto.

recomendación FLEI1

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 241


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

DEBILIDADES No se cuenta con información documentada de los procesos de importación DLEI2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Debido a que las importaciones Con el propósito de contar en Outlet constituyen una de las principales Color

con

un

documento

actividades de la empresa, es útil estandarizado que sirva de apoyo a y necesario contar con registros las documentales contengan

generales las

actividades

del

área

de

que importaciones, es de utilidad la

actividades creación de una guía técnica de

fundamentales relacionadas con procedimientos

básicos

las importaciones

que

importación

para

colaborador

de

cualquier

que

requiera

información relacionada

a los

procesos pueda consultar de una manera

sencilla

información capítulo

y

comprensible

disponible III

en

Manual

el de

Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 242


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

DEBILIDADES No existe una persona encargada específicamente para esta área. DLEI3 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

La persona encargada de realizar Debido a que las importaciones las importaciones tiene a su cargo representan una de las actividades la

realización

atribuciones,

de

de las

diversas principales

más

importantes

de

cuales Outlet color es recomendable que el

algunas de ellas son ajenas al encargado de recursos humanos área de importaciones, lo que establezca puede provocar acumulación de específicas trabajo

y

por

las que

atribuciones debe

tener

el

consecuencia encargado de importaciones, con la

atrasos o errores al momento de finalidad de que el colaborador se realizar sus actividades.

dedique únicamente a la realización de estas actividades, ya que esto le ayudara a tener un mejor control y con ello incrementar su eficiencia al momento de realizar las gestiones para importar los producto. El perfil se debe incluir en

Información

disponible en el capítulo III Manual de Recursos Humanos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 243


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

DEBILIDADES Ausencia de políticas para revertir el efecto de una mala calidad en productos importados DLEI4 DIAGNOSTICO La

empresa

cuenta

con

RECOMENDACIÓN

Outlet Color no Es necesario que Outlet Color políticas

y cuente

con

políticas

y

procedimientos que les ayuden a procedimientos que sirvan de guía tomar decisiones con respecto a para el encargado de importaciones la

devolución

de

productos al momento de recibir productos

importados de mala calidad.

importados de mala calidad

La falta de estas puede ocasionar El establecimiento de políticas y demoras y falta de orientación al procedimientos

le

ayudaran

al

momento de negociar con el encargado de realizar el proceso de proveedor la devolución de los devolución, productos.

a

tener una

mejor

orientación para tomar la mejor decisión,

y

con

ello

evitar

la

incorporación de cotos adicionales de

transporte

al

momento

de

realizar la devolución, Guía de políticas

Organizacionales,

Información disponible en capítulo III, Manual de Organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 244


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

DEBILIDADES Alto costo en el mantenimiento de vehículo DLEI5 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

La propiedad de un auto es un Se

recomienda

realizar

un

costo fijo. Eso significa que estos presupuesto mensual de los costos gastos serán regulares y normales necesarios

para

mantener

un

durante el tiempo que Outlet Color vehículo, para el traslado de los decida tener el vehículo.. Por otro productos, y hacer una comparación lado, los costos de mantenimiento entre tener un vehículo propio de del

vehículo

son

variables

y Outlet color o contratar una empresa

cambiarán según el uso y el externa que brinde el servicio de cuidado del vehículo.

traslado de productos de la bodega hacia

las

tiendas.

Ver

recomendación FLEI1.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 245


FODA LOGISTICA E IMPORTACONES

DEBILIDADES No se cuenta con una evaluación periódica de los procesos DLEI6 DIAGNOSTICO El

área

de

importaciones

RECOMENDACIÓN

Logística no

e Se recomienda que el área de

evalúa logística e importaciones realice una

constantemente sus actividades evaluación periódica para obtener tanto en el área de logística como un diagnóstico de las actividades en el área de importaciones, de que se realizan actualmente, con la esta

manera

no

mide

el finalidad

de

documentar

los

desempeño para establecer si es procesos, para futuras evaluaciones necesario reorientar sus acciones. y ser mas eficientes.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 246


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

OPORTUNIDADES Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala OLEI1 – OLEI6

Tomar en cuenta que las recomendaciones descritas en las oportunidades OLEI1 a OLEI6 están elaboradas por los Asesores de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, con base a la experiencia académica que se obtuvo a través de la carrera profesional, se efectuó un estudio altamente efectivo por medio de la Auditoría Administrativa.

Proporcionando un análisis profundo de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que enfrenta la organización.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 247


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

AMENAZAS

La competencia podría contar con transporte propio para la entrega de pedidos ALEI1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

La competencia podría contar con Es recomendable asignar recursos más de un vehículo para la para la compra de un vehículo de entrega de pedidos grandes ya reparto, y que este no sea un sea de las tiendas o de clientes en inconveniente específico,

no

retrasando

o

retraso

en

la

la entrega de pedidos ya sea de

entrega de los pedidos por falta de cualquiera de las tres tiendas como transporte para al entrega de de algún cliente en específico, y de pedidos de mayor volumen

ser necesario considerar la compra de un camión para pedidos más grandes. Ver recomendación FLEI1.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 248


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

AMENAZAS

La competencia podría contar con procesos documentados para las importaciones ALEI2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

La competencia de Outlet Color Se sugiere que el departamento de podría contar con documentos o logística e importaciones cuente con manuales

que

contengan

la una guía técnica que contenga los

información específica sobre los procesos básicos

para

importar,

procesos y actividades que se pues era de mucha utilidad contar deben llevar a cabo al momento con este recurso, ya que servirá de realizar importaciones

para pueda

que

cualquier

consultar

los

colaborador pasos

de

manera sencilla y accesible y con ello

evitar

errores

por

el

desconocimiento del procesos a seguir al momento de importar Información disponible en el capítulo III Manual de Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 249


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

AMENAZAS

La competencia podría tener personal asignado para cada área de la empresa. ALEI3 DIAGNOSTICO La

competencia

RECOMENDACIÓN

podría

tener Se recomienda a el departamento

departamentalización definida,

logrando

rendimiento operaciones

y

bien de un

e

importaciones

la

mejor contratación de una persona que se

unificación

logísticas

logística

y

de encargue de las actividades de de organización y supervisión ya que

importaciones. El cliente puede actualmente la encargada de hacer preferir a la competencia debido a estas actividades es la gerente una

mejor

eficiencia

en

sus administrativa

y

delegarles

las

funciones y departamentalización. responsabilidades de organización y supervisión

de

las

actividades,

agregando el perfil para esta plaza en el manual de recursos humanos, Información disponible en el capítulo III Manual de Recursos Humanos,

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 250


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

AMENAZAS

La competencia podría contar con políticas establecidas para revertir los efectos de la mala calidad en productos importados ALEI4 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Outlet Color no cuenta con un Outlet

Color

proceso definido de políticas de funcionamiento importaciones

podría

mejorar

el

para revertir los

para revertir los efectos de la mala calidad en

efectos de la mala calidad en productos

importados,

al

productos importados, por lo que implementar el manual de políticas la competencia podría desarrollar organizacionales propuesto por el una guía para realizar las políticas grupo de asesores de la Universidad uniformes y claras para que los Mariano colaboradores fácilmente

las

Gálvez.

Información

identifiquen disponible en capítulo III. Manual de Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 251


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

AMENAZAS

La competencia podría contar con outsourcing para el transporte de sus productos, reduciendo costos ALEI5 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

La competencia podría contar con Se recomienda al departamento de un con una empresa externa que logística e importaciones analizar la le brinde el servicio de transporte compra de un vehículo comercial para el traslado de productos de la adicional al que poseen, ya que los bodega hacia las tiendas, teniendo traslados de la bodega hacia las un

transporte

más

efectivo, tiendas únicamente se realizan una

surtiendo de manera más rápida vez al mes, por lo que reduciría los las tiendas.

costos

de

pagar

un

servicio

mensualmente. Ver recomendación FLEI1.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 252


FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES

AMENAZAS

La competencia podría contar con revisiones periódicas para la evaluación de sus procesos ALEI6 DIAGNOSTICO Para

Outlet

importaciones

RECOMENDACIÓN

Color

las Es recomendable la realización de

representan

una evaluaciones

periódicas

que

actividad importante, debido a que permitan obtener información de los dependen de ellas para realizar procesos que se realizan en el área las negociaciones de la venta los de importaciones, con el propósito productos.

Actualmente

no

se de

obtener

una

buena

realiza una evaluación periódica administración de los gastos de de los procesos que se realizan en importaciones el área de importaciones, por lo aumentar

que la

permitan

competitividad,

que no se encuentra actualizad la reduciendo los costos, aumentando información.

la calidad y respondiendo con mayor rapidez a los cambios del mercado y a

las

mejoras

tecnológicas.

Información disponible en el capítulo III. Manual de Procedimientos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 253


2.11 INDICADORES Capítulo II – Diagnóstico y Recomendaciones

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 254


2.11 INDICADORES A continuación se presenta una serie de modelos de indicadores, los mismos están representados con valor “0” de llegada a que los datos no fueron proporcionados para realizar la presente Auditoria Administrativa. El propósito de los diferentes indicadores financieros que se presentan pueden ser utilizados por el departamento Administrativo Financiero de Outlet Color, los cuales le ayudarán a tener una mejor perspectiva de la situación actual de la empresa y a la vez le servirán para implementar nuevas estrategias que le ayuden a mejorar el nivel de rentabilidad. 2.11.1 Indicador Financiero Un indicador financiero o índice financiero es una relación entre cifras extraídas de los estados financieros y otros informes contables de una empresa con el propósito de reflejar en forma objetiva el comportamiento de la misma refleja, en forma numérica, el comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes. Al ser comparada con algún nivel de referencia, el análisis de estos indicadores puede estar señalando alguna desviación sobre la cual se podrán tomar acciones correctivas o preventivas según el caso. La interpretación de los resultados que arrojan los indicadores económicos y financieros está en función directa a las actividades, organización y controles internos de la empresa. 2.11.2 Indicadores de rendimiento a) Rendimiento del capital contable Este indicador mide el rendimiento del capital contable o la tasa del rendimiento sobre la inversión de los accionistas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 255


b) Rendimiento del activo total Determina la eficiencia de la administración para generar utilidades con los activos totales que dispone la organización, por lo tanto entre más altos sean los rendimientos sobre la inversión es más eficiente la organización. c) Rendimiento de la inversión total Es el índice de dinero ganado o perdido en una inversión respecto al monto de dinero invertido. Con frecuencia el rendimiento de la inversión se determina mediante un índice que proporciona rendimientos históricos sobre evaluaciones comparativas financieras o inversiones. 2.11.3 Indicadores de liquidez a) Capital neto de trabajo Aunque en realidad no es un índice, se utiliza comúnmente para medir la liquidez general de una empresa lo cual ayuda a proteger los préstamos de acreedores. b) Índice de solvencia o razón de circulante Mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Se supone que, cuanta más alta sea la razón, mayor será la capacidad de la empresa para pagar sus cuentas. c) Prueba rápida o prueba del acido Es similar al índice de solvencia con la excepción de que el inventario es excluido, el cual suele ser el activo circulante menos líquido. Por lo general, la baja liquidez del inventario resulta de dos factores primarios: muchos tipos de inventarios no se pueden vender fácilmente porque son artículos parcialmente terminados, artículos obsoletos, artículos especiales, etc. Los artículos se venden por lo regular a crédito, lo cual significa que se convierten en una cuenta por cobrar antes de ser transformados en efectivo. CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

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2.11.4 Indicadores de financiamiento a) Indicadores de propiedad Indica la parte de los activos totales de la empresa que han sido adquiridos con el capital de los inversionistas, es decir los activos que son propiedad directa de los socios. b) Grado de obligación Indica el control de los acreedores sobre los bienes de la compañía. c) Indicador de inversión de activos fijos Muestra la capacidad que tiene el capital contable de la empresa para adquirir activos fijos.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 257


x 100

x 100

X 100 =

0

Recomendación

RENDIMIENTO DEL ACTIVO TOTAL Fórmula Utilidad neta + intereses Pagados Activo total

X 100 =

0

RENDIMIENTO DE VENTAS Fórmula Utilidad neta Ventas netas

x 100

0

MARGEN DE UTILIDAD Fórmula Utilidad neta Activo Total

X 100 =

0

GASTOS DE SEGURIDAD DE LOS ACREEDORES Fórmula Utilidad neta Pasivo Total

0 0

=

0 0

=

0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 258

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

=

Recomendación

0 + 0/0 0

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

0 0

Análisis

Cálculo

Recomendación

0 0

0

Utilidad neta Capital Social

Análisis

Utilidad neta Capital contable Cálculo

RENDIMIENTO DEL CAPITAL SOCIAL Fórmula

Recomendación

RENDIMIENTO DEL CAPITAL CONTABLE Fórmula

Recomendación

INDICADORES FINANCIEROS /INDICADOR DE RENTABILIDAD


Costo de ventas Ventas netas

Utilidad real

x

Activo total

Período

Utilidad obtenida Utilidad estimada

UTILIDAD PRESUPUESTADA

Fórmula Utilidad presupuestada Costos y gastos Presupuestados

0

Recomendación

=

Análisis

Cálculo 0 0

MOVILIDAD DEL ACTIVO CIRCULANTE

Fórmula Activo circulante Activo Total

0 0

=

0

Cálculo 0 0

=

0

CAPITAL DE TRABAJO

Fórmula Activo circulante - Pasivo circulante Capital contable Cálculo Activo fijo

Análisis

Cálculo

x 0

0-0/0 0

=

0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 259

Recomendación

Recomendación

EFICIENCIA DE OPERACIÓN

Fórmula

0 0

Análisis

0

Recomendación

=

Análisis

0 0

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN TOTAL

Fórmula

Recomendación

Recomendación

COSTO DE VENTAS

Fórmula


INDICADORDE DE LIQUIDEZ INDICADOR

Pasivo total Activo fijo

Activo Circulante Activo total

GRADO DE OBLIGACIÓN Fórmula Pasivo total Activo Total

0 0

=

0

GRADO DE INDEPENDENCIA FINANCIERA Fórmula

Cálculo

Capital contable Activo total

Recomendación

0

Recomendación

=

Análisis

0 0

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

MOVILIDAD DEL ACTIVO CIRCULANTE Fórmula

Recomendación

Recomendación

LIQUIDEZ EN RELACIÓN CON LA ESTRUCTURA Fórmula

0

INVERSIÓN DEL ACTIVO FIJO Fórmula Capital contable Activo fijo

=

0

DEPENDENCIA DE LOS BANCOS Fórmula Créditos bancarios Capital contable

0 0

=

0

0 0

=

0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 260

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo


0

Análisis

=

Recomendación

0 0

Fórmula Obligaciones a corto plazo Obligaciones a largo plazo

0 0

=

Recomendación

Valor de los productos y/o servicios Cálculo 0

Análisis

Capital social Cálculo

Inversión corriente

0

Recomendación

Reservas de capital

TASA DE INVERSIÓN CORRIENTE Fórmula

Análisis

Recomendación

GRADO DE AUTOFINANCIAMIENTO Fórmula

Fórmula Activo circulante Activo fijo

APALANCAMIENTO Fórmula Pasivo total Capital contable

0 0

=

0

=

CAPITAL DE TRABAJO Fórmula Activo circulante - Pasivo circulante Capital contable Cálculo Activo fijo

Análisis

Cálculo

0 0

=

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Recomendación

0

Cálculo

Análisis

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Página 261


Ventas netas

x 100 =

Activo total

Ventas totales Devoluciones

0

Fórmula Ventas netas Número total de empleados

0 0

=

0

Recomendación

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

ACEPTACIÓN DE LOS PRODUCTOS Fórmula

Recomendación

VELOCIDAD DE ROTACIÓN DEL ACTIVO Fórmula

Recomendación

INDICADOR INDICADOR DE VENTAS

Fórmula Clientes estratégicos Cuentas totales

ROTACIÓN DE INVENTARIOS Fórmula Ventas netas Costo de inventarios

0 0

=

0

MOVILIDAD DE LOS INVENTARIOS Fórmula Inventarios Capital contable

0 0

=

0

0 0

=

0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 262

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

Cálculo

Análisis

0

Recomendación

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo


0 0

=

0

COSTO DE PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN Fórmula Costos de publicidad y promoción de ventas Ventas netas

X 100

Recomendación Análisis

Fórmula

Cuentas por pagar Costo de ventas

X Período

Cálculo 0 0

X0=

0

0

UBICACIÓN DE LA FÁBRICA Fórmula Total de gastos de transporte Costo de lo vendido Cálculo

0 0

=

0

Análisis

Cálculo

0

Recomendación

Valor de las ventas Promedio de saldos de cuentas Cálculo por cobrar

=

Análisis

Fórmula

0 0

Recomendación

Recomendación

0

Análisis

=

Recomendación

0 0

Cuentas incobrables Volumen de créditos concedidos Cálculo

Análisis

Volumen real Volumen programado Cálculo

POLÍTICAS DE CRÉDITO Fórmula

Análisis

Recomendación

CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE VENTAS Fórmula

0 0

=

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 263


Producción real Capacidad de producción

=

0

Recomendación

0 0

Fórmula Costos Fijos 1 - Costos Variables Producto

Índice de producto Índice del insumo laboral Cálculo

Análisis

Cálculo

Recomendación

Fórmula

ÍNDICE DE PRODUCTIVIDAD Fórmula

0 0

=

Análisis

CAPACIDAD UTILIZADA

0

Recomendación

Recomendación

INDICADOR DE PRODUCCION

Fórmula Índice del producto Índice del insumo laboral

0 0

=

0

Análisis

Valor de maquinaria y equipo Actividad total Cálculo

0 0

0

Recomendación

NIVEL DE MECANIZACIÓN Fórmula

Cálculo

Análisis

0

Recomendación

=

ESTADO DEL ACTIVO FIJO Fórmula Reparación de mantenimiento Activo fijo Cálculo

=

0

Análisis

0/0 0

Análisis

Cálculo

0 0

=

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 264


Incremento del activo fijo Activo fijo

Fórmula

Costos Fijos Costos de fabricación

0 0

=

Análisis

0

0

Recomendación

=

Análisis

Cálculo

Recomendación

0 0

GRADO DE EXPANSIÓN DE LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN Fórmula

Recomendación

Inversión neta corriente Producción Cálculo

Recomendación

TASA DE INVERSIÓN EN RELACIÓN CON LA PRODUCCIÓN Fórmula

Fórmula Producción defectuosa Producción Total

IMPORTANCIA DE GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula Costos de fabricación Costos de producción Cálculo

0

Número de trabajadores Nùmero de plantas

Análisis

=

Cálculo =

0

0 0

=

0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 265

Análisis

0 0

IMPORTANCIA DE LOS GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula

0 0

Recomendación

0

Análisis

=

Análisis

0 0

Cálculo

Recomendación

Cálculo


=

0

Recomendación

0 0

Fórmula Empleados que la conocen Total de empleados

Fórmula Objetivos alcanzados Objetivos definidos

0

METAS Fórmula Metas alcanzadas Metas establecidas

=

0

ESTRATEGIAS Fórmula Estrategias implementadas Total de estrategias

0 0

=

0

0 0

=

0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 266

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

Recomendación

Costos de fabricación Costos de producción Cálculo

Análisis

Recomendación

IMPORTANCIA DE LOS GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula


TÁCTICAS Fórmula

Tácticas implementadas Total de estrategias Cálculo

PROCESO Fórmula Proceso administrativo Total de procesos

Fórmula Proceso de servicios Total de procesos

0 0

=

Análisis

0

0

Recomendación

=

Análisis

Cálculo

Recomendación

0 0

Recomendación

Recomendación

INDICADOR DE ADMINISTRATIVO

Fórmula Procesos de control Total de procesos

0 0

0

Análisis

Políticas aplicadas Políticas establecidas Cálculo

=

0

Recomendación

POLÍTICAS Fórmula

0 0

Análisis

0

Recomendación

=

Cálculo

PROCEDIMIENTOS Fórmula Procedimientos aplicados Procedimientos definidos Cálculo

=

0

Análisis

0 0

Análisis

Cálculo

0 0

=

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 267


Fórmula

Procedimientos aplicados Procedimientos actualizados

PROCEDIMIENTOS Fórmula Procedimientos aplicados Número de áreas

0

Fórmula Acciones realizadas Acciones programadas

0 0

=

0

Recomendación

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo Análisis

Cálculo

Recomendación

Recomendación

PROCEDIMIENTOS

Fórmula Acciones realizadas por los mandos medios Total de acciones realizadas

Fórmula Acciones realizadas por el nivel operativo Total de acciones realizadas

DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES Fórmula

=

0

0

Empleados Número de áreas Cálculo

0 0

=

0

Análisis

Cálculo

0 0

Análisis

NIVELES

Cálculo

Recomendación

0

Análisis

=

Análisis

0 0

Recomendación

Cálculo

0 0

=

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 268


Estudios administrativos realizados

INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE APOYO Fórmula

Manuales elaborados Manuales programados

Estudios administrativos Propuestos

=

0

Recomendación

INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE APOYO Fórmula Manuales Áreas

= 0

LIDERAZGO Fórmula Estilo de liderazgo actual Total de estilos empleados

0

Recomendación

COMUNICACIÓN Fórmula Canales de comunicación utilizados Canaes de comunicación establecidos

= 0

= 0

COMUNICACIÓN Fórmula Canales de comunicación Total de áreas Cálculo

0 0

=

0

Análisis

Cálculo

0 0

Análisis

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

Recomendación

Recomendación

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS Fórmula

0 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 269


Personal que recibe incentivos Total de personal

Total de personal Grupos de trabajo

=

0

Recomendación

GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de personal Equipos de trabajo

= 0

GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de personal Equipos de trabajo

=

0

Recomendación

GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de proyectos Grupos de trabajo

= 0

GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula

Total de proyectos Equipos de trabajo

0 0

=

0

0 0

= 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 270

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula

Recomendación

Recomendación

MOTIVACIÓN Fórmula


Fórmula

Decisiones programadas Total de decisiones

Fórmula

Decisiones no programadas Total de decisiones

=

0

Recomendación

TOMA DE DECISIONES Fórmula Total de decisiones acertadas Total de decisiones acertadas

= 0

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN Fórmula Proyectos innovadores Total de proyectos

0

Recomendación

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN Fórmula Cambios en los productos y servicios Total de productos y servicios generados

= 0

= 0

NATURALEZA Fórmula

Controles preventivos Total de controles Cálculo

0 0

=

0

Análisis

Cálculo

0 0

Análisis

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

TOMA DE DECISIONES

Recomendación

Recomendación

TOMA DE DECISIONES

0 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 271


Fórmula

Controles concurrentes Total de controles

Fórmula

Sistemas de gestión de la calidad Total de sistemas

=

0

Recomendación

CALIDAD Fórmula Sistemas enfocados en el cliente Total de sistemas de calidad

= 0

CALIDAD Fórmula Procesos enfocados en la calidad Total de procesos

0

Recomendación

ALMACENES E INVENTARIO Fórmula Almacenes propios Total de almacenes

= 0

= 0

ALMACENES E INVENTARIO Fórmula Almacenes rentados Total de almacenes Cálculo

0 0

=

0

Análisis

Cálculo

0 0

Análisis

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

CALIDAD

Recomendación

Recomendación

NATURALEZA

0 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 272


Fórmula Materiales, artículos y productos con código de barras Total de materiales, artículos y productos que se manejan

Inventarios practicados Inventarios programados

=

0

Recomendación

ASESORÍA INTERNA Fórmula Áreas asesoras Total de áreas

= 0

ASESORÍA INTERNA Fórmula Personal asignado Total de personal

0

Recomendación

ASESORÍA INTERNA Fórmula Estudios efectuados Total de estudios

= 0

= 0

INFORMÁTICA Fórmula Equipos de cómputo adquiridos Equipos de cómputo necesario Cálculo

0 0

=

0

Análisis

Cálculo

0 0

Análisis

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

ALMACENES E INVENTARIO Fórmula

Recomendación

Recomendación

ALMACENES E INVENTARIO

0 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 273


Fórmula Servicios de mantenimiento preventivo Total de equipos

INFORMÁTICA Fórmula Servicios de mantenimiento correctivo Total de equipos

=

0

Recomendación

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Fórmula Productos mejorados Total de productos

= 0

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Fórmula Servicios mejorados Total de servicios

=

0

Recomendación

MARKETING Fórmula Fuerza de ventas Total de personal

0 0

= 0

MARKETING

Recomendación

0 0

Fórmula Licitaciones en que participa la organización Total de licitaciones en el ramo de actividad

Cálculo

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

Recomendación

Recomendación

INFORMÁTICA

0

X 100 = 0

0

0

0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 274

Análisis

X 100 = 0

Análisis

Cálculo


Fรณrmula Canales de distribuciรณn empleados Canales de distribuciรณn posibles

MARKETING Fรณrmula Estudios y anรกlisis de mercados programados Estudios y anรกlisis de mercados realizados

=

0

Recomendaciรณn

OPERACIร“N Fรณrmula Equipo y maquinaria propio Total de equipo y maquinaria

= 0

OPERACIร“N Fรณrmula Equipo y maquinaria arrendados Total de equipo y maquinaria

0

Recomendaciรณn

OPERACIร“N Fรณrmula Mantenimiento preventivo de equipos y maquinaria Nรบmero de equipos y maquinaria

= 0

= 0

PROVEEDORES Fรณrmula Proveedores nacionales Totales de proveedores Cรกlculo

0 0

=

0

Anรกlisis

Cรกlculo

0 0

Anรกlisis

=

Recomendaciรณn

0 0

Anรกlisis

Cรกlculo

Anรกlisis

Cรกlculo

0 0

Recomendaciรณn

0 0

Anรกlisis

Cรกlculo

Anรกlisis

Cรกlculo

Recomendaciรณn

Recomendaciรณn

MARKETING

0 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Pรกgina 275


Proveedores extranjeros Total de proveedores

Fórmula

Asistencia técnica recibida Asistencia técnica solicitada

=

0

Recomendación

PROYECTOS Fórmula Proyectos aprobados Proyectos presentados

= 0

PROYECTOS Fórmula Proyectos implementados Total de proyectos

0

Recomendación

PROYECTOS Fórmula Personal asignado a proyectos Total de proyectos

= 0

= 0

SERVICIO AL CLIENTE Fórmula Personal responsable de la atención al cliente Total de personal Cálculo

0 0

=

0

Análisis

Cálculo

0 0

Análisis

=

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0 0

Recomendación

0 0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

PROVEEDORES

Recomendación

Recomendación

PROVEEDORES Fórmula

0 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 276


Procesos de servicio al cliente Total de procesos

SERVICIOS GENERALES Fórmula

Personal de vigilancia Total de personal

=

0

0

Recomendación

SERVICIOS GENERALES Fórmula Personal de vigilancia Total de personal

=

0

0

SERVICIOS GENERALES Fórmula Personal de limpieza total de personal

0

Recomendación

SERVICIOS GENERALES Fórmula Vehículos destinados a transporte Total de vehículos

=

0

0

0

SERVICIOS GENERALES Fórmula

Vehículos propios Total de vehículos Cálculo

0

= 0

0

Análisis

Cálculo

0

Análisis

= 0

Recomendación

0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

0

Recomendación

0

Análisis

Cálculo

Análisis

Cálculo

Recomendación

Recomendación

SERVICIO AL CLIENTE Fórmula

0

= 0

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 277


2.12 DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO Capítulo II – Diagnóstico y Recomendaciones

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 278


PROCESO ADMINISTRATIVO

PROBLEMA Deficiencia del Proceso Administrativo PPA DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Outlet Color, es una empresa con Se recomienda a la empresa realizar tres años de estar en el mercado un

MANUAL

DE

RECURSOS

de las pinturas en Guatemala, HUMANOS, Para establecer una derivado

del

poco

tiempo

se guía de trabajo para cada empleado

cuenta con deficiencias en el y con esto reducir las deficiencias Proceso Administrativo y posee establecidas. muchas

técnicas

de

forma

empírica.

Asimismo

realizar

estudios

organizacionales con el personal Se carece de una planeación idóneo en el área, esto para no formalmente deficiencias

establecida, utilizar en

la

a

cultura originar

personal sobrecarga

existente de

y las

organizacional, falta de estudios funciones. Información Disponible en organizacionales, temas

que

entre

afectan

otros el Capítulo III Manual de Recursos

de

forma Humanos

directa a la empresa, al momento de

la

realización

de

las

actividades de cada empleado

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 279


PROCESO ADMINISTRATIVO

CAUSA Desconocimiento de misión y visión a nivel general en la empresa CPA1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

El desconocimiento de la Misión y Establecer

un

programa

de

Visión a nivel general dentro de la capacitaciones, en los cuales se empresa es originado por la falta enfatice la misión y la visión de la de Manuales de Inducción para empresa. que el personal se entere del Rol de la empresa.

Ver

recomendación PPA “Manual

de Recursos Humanos”. Estos no se pueden visualizar en los lugares de trabajo, para que los mismos puedan leerlas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 280


PROCESO ADMINISTRATIVO

Causa La planeación no está formalmente establecida CPA2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Se identificó que no existe cultura Se recomienda realizar en conjunto de planificación la cual permita con el Gerente Administrativo una verificar el curso que se está planeación que pueda responder a siguiendo por parte de la empresa. las necesidades de la empresa. Toda vez que se carecen de los registros correspondientes para el seguimiento,

por

lo

tanto

las

estrategias no se diseñan de manera que puedan cubrir las

Dentro

de

deberán

la de

planificación

se

considerar

un

cronograma incluyendo los eventos a realizar, tiempo de realización y el encargado de la misma.

necesidades o los requerimientos De la manera descrita anteriormente de los clientes.

se puede dar seguimiento a la planificación

y

a los puntos

considerados al inicio.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 281


PROCESO ADMINISTRATIVO

Causas Deficiencia en la Cultura organizacional CPA3 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Se determinó que Outlet Color Se posee deficiencia en la

recomienda

Cultura cronograma

con

Organizacional, entre estos puntos capacitaciones, se

mencionan

temas

que

se operativo

descuidan, tales como:

de

elaborar

un detalle de

con la

un

el

personal

empresa,

para

indicarles el trabajo a realizar y las metas a alcanzar.

Desinformación de las metas que se quieren lograr.

.

Los empleados no se identifican con la empresa, toda vez que se carecer de cultura organizacional en la misma.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 282


PROCESO ADMINISTRATIVO

CAUSA No se han realizado estudios organizacionales CPA4 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Se determinó que Outlet Color no Se recomienda utilizar el Manual de cuenta con el personal suficiente Organización propuesto esto con la para

dedicarle

tiempo

diferentes áreas

a

las finalidad de identificar

los puntos

de la empresa, que se deben de reforzar dentro de

encontrando motivos como:

la empresa y dedicarle la atención debida. Información disponible en el

El alto costo

de la contratación capítulo III Manual de Organización

del personal. Multiplicidad de Funciones parte

del

actual

por

Gerente

Administrativo

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 283


GESTION ADMINISTRATIVA

PROBLEMA Falta de fortalecimiento en Gestión Administrativa PGA

DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Este problema se da básicamente Se

recomienda

utilizar

en Outlet Color S.A. ya que, gran planificación a nivel Directivo parte de forma

la planificación

empírica,

se

una de

es de forma anual con lo que se quiere

limita

el lograr

y

realizar

revisiones

liderazgo solo en ciertas áreas, periódicas para darle seguimiento a como por ejemplo con el personal todas las áreas según corresponda. de la Bodega y no se aplica en las tiendas.

Esto también ayudará a la empresa a reforzar debilidades que se tengan para

mejorar

su

gestión

cada

persona

administrativa. Con

este

plan

entenderá su trabajo a realizar y no habrá pérdida de tiempo.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 284


GESTION ADMINISTRATIVA

CAUSA Planeación basada en la experiencia empírica CGA1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Derivado que la planeación esta La aplicación de procedimientos y realizada

con

base

en

la actividades

basadas

en

la

experiencia, no se cuenta con un experiencia es bueno en cierta parte registro con el cual se pueda para la empresa porque se ponen en realizar

un análisis comparativo, práctica

nuevas

de las metas propuesta Vrs. la aplicaciones, Metas

alcanzadas,

sin

ideas

y

embargo

se

por recomienda que el personal del

consiguiente no se puede medir departamentos financiero pongan en de forma correcta la Administrativa.

Gestión práctica

la

aplicación

de

herramientas financieras que les pueden dar un mejor panorama de la situación actual de la empresa y con ello facilitarles la toma de decisiones

que

implementar

les

ayuden

estrategias

a que

incrementen el nivel de rentabilidad de la empresa.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 285


GESTION ADMINISTRATIVA

CAUSA Limitación en el ejercicio de liderazgo CGA2 DIAGNOSTICO El

liderazgo

es

RECOMENDACIÓN

un

factor Es recomendable que los directivos

importante dentro la organización, conozcan las aptitudes básicas de Outlet

Color

colaboradores

cuenta con

con sus colaboradores y con ello tomar

liderazgo en cuenta sus ideas que puedan ser

participativo que involucra a todo de utilidad para mejoras en de la el personal para generar

ideas empresa, una de las formas que los

novedosas que son necesarias directivos que

se

transmitan

en

puedan

conocer

las

la aptitudes de sus colaboradores es

organización, pero estos muchas por medio de la aplicación del veces no se toman en cuenta por Empowerment organizacional que no tener un cargo de liderazgo ayudaría a los directivos a compartir formal, debido a que son los con sus colaboradores y tener un directivos los que tienen el poder mayor control, involucrándolos en lo de la toma de decisión.

individual como en equipo para cumplir

con

las

metas

organizacionales y que ya no se den las limitaciones en el liderazgo informal. Material disponible en el Capítulo III: Empowerment

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 286


GESTION ADMINISTRATIVA

Causas Falta de definición de estrategias para consolidar la posición competitiva de la empresa CGA3 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

No se han desarrollado análisis Es recomendable que Outlet Color externos de la competencia para pueda realizar un análisis externo que se puedan comparar lo que para

detectar

oportunidades

y

ellos están realizando en sus amenazas, ya que esto les ayudará procesos por cada departamento a

que

con relación a Outlet Color y con estrategias

se

puedan

para

formular

aprovechar

ello se mejoran los procesos en oportunidades y estrategias las actividades que realiza.

las que

puedan esquivar las amenaza y que las

consecuencias

puedan

ser

reducidas.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 287


GESTION ADMINISTRATIVA

CAUSA Falta de aprovechamiento de herramientas de gestión administrativa CGA4 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Outlet Color no cuenta con un La empresa debería contar con una proceso de retroalimentación que retroalimentación en los procesos se

encuentre

completamente de:

definido en el cual se controle los

1. Solicitudes de pedido

resultados que se dan contra lo

2. Formas de pago.

planificado, esto sería de gran

3. Distribución de producto,

ayuda en sus actividades futuras,

etc.

el

esto

contar

con

una Con

los

directivos

de

la

retroalimentación exigiría medir el empresa podrán definir todas las desempeño y se puedan realizar actividades que se planificaron y acciones asegurar

correctivas que

se

logren

para medir los resultados para el tener un los mejor control en sus actividades

objetivos que fueron planeados y futuras. medir el avance por medio de un Información disponible en el capítulo control. Por falta de este aspecto III Manual de Procedimientos dentro la organización también las planificaciones no son realizadas a la totalidad.

CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES A U D I T O R I A A D M I N I SATURDAI TTIOV RA I A A D M I N I S T R A T I V A

Página 288


DEPARTAMENTO DE VENTAS

PROBLEMA Deficiente gestión de ventas PDV DIAGNOSTICO Se

encontró

RECOMENDACIÓN

una

deficiente La empresa deberá de realizar un gestión de las ventas, derivado de: análisis de éste problema. Toda vez 1. La falta de un proceso de que es necesario realizar un estudio reclutamiento y selección de mercado para que el producto de personal. 2. Falta

de

pueda darse a conocer en otros Estudio

de puntos del país.

Mercado. de Contando para esto con personal crecimiento dentro de la idóneo para que el trabajo sea realizado de una mejor forma. empresa y,

3. Falta

de

planes

4. El producto no se da a conocer

de una forma

correcta.

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DEPARTAMENTO DE VENTAS

CAUSAS No hay proceso de reclutamiento y selección de personal CDV1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

La estructura funcional de la Se recomienda utilizar el Manual de empresa

no

cuenta

departamento Humanos

para

con

de

un Recursos Humanos para el proceso

Recursos de Reclutamiento y Selección del

velar

por

el Personal.

Bienestar del empleado, así como capítulo III; brindar

beneficios

para

Información Manual

disponible

de Recursos

los Humanos

mismos. No cuenta con un proceso de reclutamiento para poder disponer del personal adecuado efectuar

una

expansión

para del

producto.

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DEPARTAMENTO DE VENTAS

CAUSAS Falta de Estudio de Mercado CDV2 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Esta causa es derivado que la Se recomienda realizar un Estudio empresa

es

pequeña

y de Mercado

actualmente no cuenta con un situación departamento especifico que se apoyar

para identificar la

actual la

del

Gestión

mercado de

y

ventas.

dedique a la labor de mercadeo, Información disponible capítulo III 5 esto por falta de presupuesto, Pasos para realizar un Estudio de adicional a ello cuentan con una Mercado. cartera limitada de clientes.

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DEPARTAMENTO DE VENTAS

CAUSAS Falta de planes de crecimiento dentro de la Empresa CDV3 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Se determinó la carencia de planes Se

recomienda

de crecimiento para los empleados administrativas

definir para

técnicas desarrollar

de la empresa, esto es producto iniciativas que sirvan de beneficio a que no se posee con un jefe los empleados. especializado en el área de ventas el

cual

pueda

proveerles

de

conocimiento necesario para la realización de las actividades.

Con ello se lograría identificar al empleado con la empresa para un mejor desempeño. Material de apoyo en

el

Capítulo

III

Técnicas

Administrativas

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DEPARTAMENTO DE VENTAS

CAUSAS No se da a conocer de mejor manera el producto CDV4 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Outlet Color carece de campañas Se recomienda utilizar la publicidad publicitarias,

esto

estanca

la en medios digitales tales como:

expansión del producto hacia el

1. Facebook

interior del país.

2. Google 3. Yahoo 4. Prensalibre.com Derivado que es accesible y los costos son bajos. Esta opción proporcionará a la empresa un medio para darse a conocer, tanto en los alrededores de la capital como en el interior del país. De

la

misma

alianzas

manera

realizar

estratégicas

con

supermercados para la distribución del producto.

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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO

PROBLEMA Mala distribución del espacio físico en bodega PDA DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Este problema es derivado que la Se recomienda utilizar realizar una bodega funciona como lugar de reorganización

de los espacios

almacenamiento del producto y físicos disponibles dentro de la como lugar para efectuar las bodega para que se pueda destinar mezclas de las pinturas, para un almacenamiento

de

lugar

específico

producto almacenamiento

del

para

el

producto

terminado, así como oficinas para terminado. el

Gerente

y

la

parte

administrativa.

Las

oficinas del asistente podrían

ser ubicadas la parte del segundo Es importante mencionar que este nivel. problema trae consigo que no se cuenta

con

un

manual

de El espacio a desocupar en la parte

Seguridad Industrial para que el de abajo se aprovecharía para personal pueda estar protegido en desahogar la entrada principal y no caso de alguna emergencia

almacenar mucho producto en esa área.

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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO

CAUSAS Poca rotación de inventarios CDA1 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

No existe una planificación de los Se recomienda llevar controles con objetivos y metas a alcanzar, es sistemas que permitan establecer la por ello que muchas de las veces antigüedad de los productos para se

originan

excesos

de realizar

promociones,

etc.

Para

producción, ocasionando con ello evitar la saturación de la Bodega baja rotación de inventarios.

con producto terminado.

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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO

CAUSAS Persona no capacitada para la administración de la Bodega CDA2 DIAGNOSTICO La

persona

que

se

RECOMENDACIÓN tiene Realizar

encargada de la administración de encargado

capacitaciones del

área

para

al que

la bodega emplea en muchas obtenga mayor conocimiento sobre ocasiones

el

conocimiento su área e incluso mejore las técnicas

empírico, porque no existe un utilizadas. manual

de

almacenamiento,

procesos asimismo

y se Estas alianzas se podrían realizar

carecer de capacitaciones para el con el INTECAP, esto para que la uso efectivo de los insumos para inversión a realizar no sea de gran obtener una mayor capacidad de proporción. almacenamiento en la bodega

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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO

CAUSAS Poca revisión de los procesos de almacenamiento CDA3 DIAGNOSTICO Outlet

Color

RECOMENDACIÓN

carece

de La empresa podría estandarizar los

documentación de los procesos procesos,

para

que realiza, esto origina que no se evaluaciones posea

un

programa

que

poder del

efectuar personal,

de identificando con esto personas que

seguimiento a todos los procesos aporten un valor extra a la empresa. para su posterior evaluación y retroalimentación de los procesos.

Información Capítulo

disponible III:

en

Manual

el de

Procedimientos

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DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO

CAUSAS Mal almacenaje de producto CDA4 DIAGNOSTICO

RECOMENDACIÓN

Se carece de seguimiento a los La empresa podría realizar una procesos dentro

de de

la

almacenamiento reestructuración del espacio físico bodega,

esto para ubicar de mejor manera los

ocasiona que no exista un orden accesos

al producto, para evitar

en los productos y se reduce el inconveniente

y desorden para el

espacio para la movilización del traslado del producto. personal

y

del

transporte

adecuado para el traslado a las tiendas.

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Capitulo 2