Pรกgina 1CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Pรกgina 1
UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
No. Nombre
Carnet
Celular
Correo Electrónico
1
Luis Enrique Díaz Díaz*
021-06-0375
5834-3904 luisenriquediaz08@hotmail.com
2
Carlos Miguel Torres
021-09-0502
5510-7153 carlosto1021@hotmail.com
3
Karla Alejandra Fuentes
021-06-0238
4149-9546 alefuentes86@gmail.com
4
Griselda Nohemí López
021-09-8118
4219-4402 n_gris16@hotmail.com
5
Blanca Lizeth Mendoza
021-08-1277
5239-4460 lisethmc@hotmail.com
6
Selvin Eduardo Girón
021-09-1344
5879-7187 Selvin.giron15@gmail.com
*Coordinador Asesores: Dr. Danilo Vásquez, Licda. Liseth Ramos Guatemala, Noviembre de 2013
Página 2CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 2
Arriba de izquierda a derecha: Selvin Eduardo Girón López, Carlos Miguel Torres Sique, Dr. Danilo Vásquez, Luis Enrique Díaz, Díaz,
abajo
de
izquierda a derecha: Karla Alejandra Fuentes, Licda. Liseth Ramos, Blanca Lizeth Mendoza Cobar, Griselda Noemí López Morales.
Página 3CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 3
INSTRUCTIVO PARA EL USO DE HIPERVÍNCULOS Microsoft Office es un paquete de varios tipos de programas, como Word que es el procesador de texto, Excel que son planillas y hojas de cálculos, Power Point que sirve para desplegar presentaciones audiovisuales; y estos cuentan con diversas funciones que le permiten vincular archivos, creados por usted. Es posible colocar hipervínculos en documentos de Office, incluyendo libros de Excel e incluso tablas de Access. Un hipervínculo es una entrada de texto o una imagen que, cuando se hace clic en ella, lleva el usuario a: una página web, un archivo de su disco duro o a un archivo de la red local.
¿QUÉ ES UN HIPERVÍNCULO? Los hipervínculos son un elemento esencial en los documentos. Ya que a través de los mismos el usuario puede trasladarse directamente a otro documento o a otras partes del documento. La representación gráfica de un hipervínculo es así:
Los hipervínculos son apuntadores que, cuando se hace clic en ellos, le permiten acceder rápidamente a páginas web o a otro archivo. Las direcciones de correo electrónico también pueden ser hipervínculos.
Es un elemento que permite
Página 4CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 4
"saltar" de una parte a otra del texto dentro de la misma página, de una página a otra del mismo sitio o bien de una página a otra ubicada en cualquier parte de la Web. (Hipervínculo) Un hiperenlace (también llamado enlace, vínculo, o hipervínculo) es un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso. Enlace dentro de una página a otra página o a otro lugar de la misma. Es un enlace o liga cuyo propósito es proporcionar el medio para acceder a un recurso en Internet. Un link puede ser proporcionado por una palabra e incluso por una imagen. Hay tantas definiciones de lo que es un hipervínculo, pero hay una definición en específico que encierra lo que en realidad es un hipervínculo: Palabra, frase o imagen seleccionable que traslada al usuario de una página web a otra o a un recurso en Internet. Los hipervínculos se crean utilizando marcas HTML y, cuando se muestran en un navegador, suelen estar subrayados o resaltados con un color diferente.
¿CÓMO USARLOS? Es muy sencillo utilizar los hipervínculos. Si está en un archivo de Word, es muy simple, pase el mouse (ratón) por encima de la palabra que tiene el hipervínculo, cuando una palabra tiene hipervínculo, la mayoría de ellas esta resaltada en azul y subrayada, así: hipervínculo. Si encuentra una palabra con esas características es porque ella misma al darle clic encima lo llevará a otro lado del documento. Al pasar por encima el ratón por la palabra, saldrá un cuadro con un llamado que dice así: “Ir a” y sale un código de vínculo. Presionar Alt sin soltarlo y hacer click sobre la palabra y automáticamente lo lleva al lugar en el que está vinculado esa palabra. Y las mismas instrucciones son las mismas para todo el paquete de Office, pero si usted está en un programa que es de Adobe, como por ejemplo, el Adobe Reader, conocido más como “PDF”, los links en este tipo de archivos, no Página 5CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 5
necesita de pulsar Alt, con tan solo darle click a la palabra con hipervínculo es suficiente.
¿CÓMO USARLO EN ESTE DOCUMENTO? Como se había explicado anteriormente, al estar usted al principio de este documento, se encontrará con el índice que muestra la tabla de contenido de este documento. Cada título de la tabla de contenido contiene un link que lo llevará a ese tema central. En el caso de los mapas fodales, estos links los llevará al diagnóstico y a la recomendación de ese FODA, y luego al soporte que se recomienda. Al llegar al soporte, usted encontrará una imagen que identifica a la empresa, al darle clic le permitirá regresar al origen de ese link.
Página 6CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 6
INDICE INTRODUCCION………………………………………………………………………010 CAPITULO I INFORME GERENCIAL INFORMACION GENERAL………………………………………………………..…013 ANALISIS FODA……...……………………………………….…………………….…015 INDICADORES…………………………………………………………………………019 DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO………………………………...………....…021 DIAGRAMA DE PARETO…………………………………………...…...…………...026 MAPAS FODALES FODA GESTION ADMINISTRATIVA………………..……………………….……..034 FODA ADMINISTRATIVO FINANCIERO………………………………..…..……..036 FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS…………………………………...………..040 FODA PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO…………………..………….….…043 FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES…….………………..…………….…..…045 INDICADORES INDICADORES FINANCIEROS………………………………………...…...…...….048 INDICADORES DE LIQUIDEZ……………………….……….………...…...….…...050 INDICADORES DE VENTAS………………………………….………...……..….....052 INDICADORES DE PRODUCCION……………………….………...…………...….054 INDICADORES ADMINISTRATIVOS………………...……………...…………..….057 DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO PROCESO ADMINISTRATIVO.………….069 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO GESTION ADMINISTRATIVA………….…070 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO DEPARTAMENTO DE VENTAS……….…071 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO ALMACENAMIENTO…………………...….072 DIAGRAMAS DE PARETO…………………………………………...………………074 CAPITULO II DIAGNOSTICO Y RECOMENDACIONES INTRODUCCION……………………………………………………...……………….078 RESEÑA HISTORICA: OUTLET COLOR S.A………………………………….…..079 Página 7CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 7
VISION.…………………………………………………………...………………….....080 MISION……………………………………………………………...…………………..080 LINEA DE PRODUCTOS…………………………...……………………...…………081 MARCO LEGAL………………………………………...…………………..………….083 PERFIL DE LA EMPRESA………...……………………………………….…………086 SUCURSALES…………………..……………………………………………….…….087 SITUACION ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN.………...…………………………089 ORGANIGRAMA.…………………………………………...………………………....093 ESTRUCTURA FUNCIONAL…………………………………………………………094 PROCESOS DE LA EMPRESA……………………………...………………………097 PRODUCTOS………………………………………………………………………..…105 MAPAS FODALES FODA GESTION ADMINISTRATIVA…………………………………...……….…..117 FODA ADMINISTRATIVO FINANICIERO………………………………...…..…....135 FODA DEPARTAMENTO DE VENTAS………..………………………….…….….179 FODA PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO………………………….…………210 FODA LOGISTICA E IMPORTACIONES……………………………………….…..235 INDICADORES INDICADORES FINANCIEROS………………………………………...…………...258 INDICADORES DE LIQUIDEZ……………………….……….………...………...…260 INDICADORES DE VENTAS………………………………….………...……….…..262 INDICADORES DE PRODUCCION………………………….………...……….…...264 INDICADORES ADMINISTRATIVOS………………...………………...……….…..267 DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO PROCESO ADMINISTRATIVO.……….….279 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO GESTION ADMINISTRATIVA………….…284 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO DEPARTAMENTO DE VENTAS……….…289 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO ALMACENAMIENTO…………………........294 CAPITULO III MANUALES Y TEMAS DE ACTUALIDAD MANUALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN………………………………………………………301 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS………………………………………………..…344 MANUAL DE RECURSOS HUMANOS …………………………………………….396 MANUAL DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL…………………………….463 Página 8CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 8
MANUAL DE SERVICIO AL CLIENTE………………………………………………522 TEMAS DE ACTUALIDAD EMPOWERMENT………………………………………………………………….…..539 BENCHMARKING…………………………………………………………………..…544 ADMINISTRACION POR OBJETIVOS…………………………………………...…550 OTROS 5 PASOS PARA REALIZAR UN ESTUDIO DE MERCADO………………………556 MÉTODO DE OBSERVACIÓN PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACIÓN ………………………………………………………………………558 TALLERES DE MOTIVACIÓN………………………………………………….........560 METODO DE ESCALA GRAFICA DE CALIFICACIONES………………...…..….562 PLAN DE ACTIVIDADES PARA EL RECONOCIMIENTO DE COMPETENCIA.565 ADMINISTRACION DE LA FUERZA DE VENTAS……………………………...…568 FORMATO PARA LA CANDELARIZACION DE CAPACITACIONES……...……573 INDICADORES FINANCIER………………………………………………………….574 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS……………………………………………………..577
Página 9CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 9
INTRODUCCIÓN Las
organizaciones
establecen
lineamientos
administrativos,
los
cuales
proporcionan un mejor y adecuado manejo, para llevar a cabo las actividades empresariales con las cuales, se logren alcanzar los objetivos establecidos. Es importante realizar una evaluación de cada uno de los aspectos que rigen el funcionamiento de una empresa, llevando a cabo una auditoria administrativa que tiene como finalidad, presentar de una forma más clara, la situación actual en la que se encuentra una organización en todos sus procedimientos y ámbitos administrativos y asimismo, proponer las diferentes estrategias que ayudarán a solventar las situaciones que afectan a la empresa. Para la presente auditoría administrativa se da a conocer en el capítulo I, el informe gerencial, el cual describe en forma teórica, la importancia, significado y la manera de realizar, el análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) de la organización, así como, indicadores, Diagrama de Pareto (80%20%), Diagrama de Ishikawa (causa y efecto), su aplicación de acuerdo a los departamentos de la empresa Outlet Color. A continuación se presenta el Capítulo II, en el cual desarrolla el diagnóstico y recomendaciones correspondientes a lo presentado en el Capítulo I. Informe Gerencial Outlet Color. El informe contiene la reseña histórica de la empresa, misión, visión, línea de productos, organigrama, perfil de la empresa, marco legal, situación actual de Outlet Color y diagramas de flujo. Así mismo se encuentra el análisis y recomendación del mapa FODAL de cada una de las áreas de la empresa, a partir de la aplicación de la herramienta FODA en las diversas áreas de Outlet Color es necesario analizar la información Página 10CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 10
obtenida,
las
fortalezas,
oportunidades,
debilidades
y
amenazas
de
la
organización, que permite conformar un cuadro de la situación actual de la organización, de esta manera se obtiene el diagnóstico en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos. Posteriormente se desarrolla el análisis y recomendación de los diagramas de Ishikawa aplicados a cada una de las áreas de la compañía, el cual permite lograr un conocimiento más amplio sobre el problema principal por el que está pasando la empresa, proporcionando información relevante para evaluar las causas de los mismos, identificando las posibles soluciones, para la toma de decisiones. Terminando con el Capítulo III, en el cual se desarrollan los temas de actualidad y manuales administrativos que se recomendaron para mejoras de la organización. .
Página 11CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 11
Pรกgina 12CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Pรกgina 12
1. INFORME GERENCIAL
1.1. INFORMACIÓN GENERAL El objetivo principal del Informe Gerencial es definir la situación actual de Outlet Color S.A., y proponer las medidas necesarias para alcanzar las metas de la organización o reconocer qué cambios deben realizarse para conseguir un desempeño óptimo en todos los procesos establecidos. Para el desarrollo eficiente y comprensión clara se hace uso de las siguientes herramientas: 1. Análisis FODA 2. Diagrama de Causa y Efecto 3. Indicadores. 4. Diagramas de Pareto Mediante el Análisis FODA, se identifican y analizan las Fortalezas y Debilidades de la empresa, así como también las Oportunidades y Amenazas del entorno, según información recolectada. El diagrama de Causa y Efecto es utilizado cuando se desea identificar las posibles causas que están generando un problema en particular, este permite que quienes participen en el análisis de la problemática organicen grandes cantidades de información sobre el problema y con base a dicha información puedan determinar las posibles causas. Los indicadores permiten hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo de un sistema y la efectividad de los procesos.
Página 13CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 13
Mediante los Diagramas de Pareto se identifican con precisión cuales son los problemas o defectos que más se repiten en los procesos de la empresa. Cada una de las herramientas se utilizó para realizar un análisis minucioso de cada Gerencia de Outlet Color reflejando la situación actual de la organización. Esta información es esencial para hacer la compañía más rentable, más competitiva y un mejor lugar para laborar, es por esta razón que se hace necesario presentar la información teórica básica a fin de que el lector comprenda el porqué del uso de cada una de ellas y posteriormente su aplicación.
Página 14CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 14
1.2. ANALISIS FODA El análisis FODA tiene como objetivo el identificar y analizar las Fortalezas y Debilidades de la empresa, así como también las Oportunidades y Amenazas, que presenta la información que se ha recolectado. Se utilizará para desarrollar un plan que tome en consideración muchos y diferentes factores internos y externos para así maximizar el potencial de las fortalezas y oportunidades minimizando así el impacto de las debilidades y amenazas. Se debe de utilizar al desarrollar un plan estratégico, o al planear una solución específica a un problema. Una vez que se ha analizado el ambiente externo (por ejemplo: la cultura, la economía, datos demográficos, etc.). 1.2.1 Identificación de las Fortalezas y Debilidades de la Organización Después de describirse el perfil histórico de la organización, se cuenta con elementos informativos suficientes para someterlos a un análisis FODA; este análisis utilizará todos los incidentes detectados a través de los cuestionarios y observaciones que han aportado información suficiente para realizar un informe de las fortalezas y debilidades de la organización tal y como se han venido dando en el transcurso del tiempo. La mejor manera de llevar a cabo este análisis, es crear apartados de acuerdo a los departamentos o divisiones que posee la organización, y con base a estos, detectar las fortalezas y debilidades que posee cada una de ellas, todas las organizaciones están conscientes que los problemas mínimos o máximos de un departamento en particular, no es el mismo que ocurre en otro departamento, a la vez que se debe comprender que cada una de las fortalezas o debilidades que se detecten, o precisamente todas tienen los mismos efectos, algunos provocarán conflictos en la producción, en el recurso humano, en las estrategias a implantar,
Página 15CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 15
en el producto elaborado, en las campañas promocionales, en las evaluaciones del desempeño, en el cliente, en el servicio, en los accionistas y otras áreas de la organización, sin embargo todo dependerá del análisis a que sean sometidas y del resultado que de éste se obtenga. Las fortalezas y debilidades son factores internos que fácilmente pueden ser manejados por la organización, una correcta toma de decisiones permitirá para que aquellos aspectos débiles sean fortalecidos y de igual manera, una deficiente administración conducirá a las organizaciones a convertir sus fortalezas en debilidades. Es importante recalcar que las fortalezas y debilidades únicamente pueden visualizarse hacia adentro de la organización, nunca de adentro hacia fuera, lo cual hace que dichos factores sean fácilmente manejables y cambiantes de acuerdo a la disponibilidad
y buena voluntad de las autoridades de tomar
decisiones oportunas. 1.2.2 Identificación de las Oportunidades y Amenazas Ya se han identificado los factores internos de la organización, aquellos factores que si pueden ser perfectamente controlados a través de estrategias elaboradas para tal fin, el siguiente paso consistirá en identificar los factores externos que influyen en cada una de las decisiones que se toma y que, desafortunadamente no pueden ser controlados por la organización, toda vez que estos suceden por aspectos completamente aislados de la organización, que en determinado momento sirven de beneficio, como las oportunidades que se detecten para alcanzar la misión preestablecida o en su defecto las amenazas que afectara en el futuro a la organización.
Página 16CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 16
Lo que para la competencia es una fortaleza, para la organización a evaluar se considera una amenaza, toda vez que las organizaciones están condicionadas al macro ambiente, es decir, un ambiente económico, tecnológico, demográfico, social y político, de cuyos resultados debe analizarse ante todo, el impacto que cada uno de estos aspectos pueden tener en la estructura competitiva de un medio industrial. Es muy importante considerar la detección de cada uno de estos factores que identifican el FODA, porque a partir de los datos obtenidos, se tendrán los hallazgos necesarios para analizarlos de manera individual, a fin de detectar los factores que producen mayor influencia en el crecimiento y desarrollo de las organizaciones y, desde luego, aquellos que influyen negativamente. 1.2.3 Cuadro Sinóptico Mapa FODAL Es necesario elaborar un análisis de la relevancia e incidencia de cada uno de los factores internos y externos. El significado que estos tienen para la organización; a través de un cuadro comparativo entre las fortalezas, debilidades frente a las oportunidades y amenazas. MAPA FODAL
En el mapa FODAL se describe toda la información ordenadamente por departamento y de manera resumida, de tal manera que en un solo cuadro se incluya toda la información necesaria para que el asesor pueda evaluar la Página 17CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 17
situación en la que se encuentra en ese momento la organización; a través de él podrá identificar los problemas que están afectando a la organización, para que posteriormente se planteen posibles soluciones.
Página 18CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 18
1.3 INDICADORES Un indicador es un punto de una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. A través de un indicador se pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un sistema, programa u organización, sirviendo como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre componentes. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo de un sistema y sus niveles, de una organización, las características del contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas. Características que debe reunir un Indicador:
Ser relevante o útil para la toma de decisiones.
Factible de medir.
Conducir fácilmente información de una parte a otra.
Verificable.
Aceptado por la organización.
Justificable en relación a su costo-beneficio.
Fácil de interpretar.
Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos.
Página 19CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 19
La información financiera constituye otro aspecto importante que debe ser sometido a un cuidadoso análisis, ante todo si se toma en cuenta que el resultado que el área financiera aporte reflejará el resultado real bien sea positivo o negativo de las estrategias de la organización. El análisis de los indicadores financieros, permitirá conocer la situación financiera de la organización, descubrir enfermedades o deficiencias y tomar decisiones acertadas para optimizar utilidades y servicios. El rápido crecimiento de las organizaciones y su compleja estructura, la competencia y la toma de decisiones hace necesario que se lleve a cabo un análisis conciso y eficiente que responda a las siguientes interrogantes: 1. ¿Cuál es la rentabilidad de la organización? 2. ¿Cuál es la situación financiera de la organización? 3. ¿Está en camino de alcanzar los objetivos? 4. ¿Cómo está su solvencia económica? 5. ¿Cuál es su grado de endeudamiento? 6. ¿Cuál es su capacidad de pago? Dependerá de los objetivos que se establezcan, así será el tipo de análisis que se llevará a cabo, si se observa desde el punto de vista de los proveedores, a ellos les interesa saber si la organización tiene habilidad para cumplir con sus pagos a corto, mediano o largo plazo; a los inversionistas les conviene saber si se tiene capacidad de cumplir con sus pagos a corto o largo plazo a través del conocimiento de la rentabilidad y productividad.
Página 20CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 20
1.4 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO El diagrama de causa y efecto es una herramienta administrativa representada por varios elementos de un proceso que en un momento determinado puede contribuir para que se genere un problema. Esta herramienta que ha contribuido al proceso de calidad total fue desarrollada por el Doctor Kauri Ishikawa en Tokio en 1943, cuyo objetivo fue simplificar los métodos estadísticos utilizados para control de calidad en la industria a nivel general. El diagrama de causa y efecto se conoce también con el nombre de diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su parecido con el esqueleto de un pescado. Es utilizado cuando se desea identificar las posibles causas que están generando un problema en particular, el diagrama permite que quienes participen en el análisis de la problemática organicen grandes cantidades de información sobre el problema y con base a dicha información determinar las posibles causas. El diagrama de causa y efecto se debe utilizar cuando se pueda contestar “si” a una o a las dos preguntas siguientes: 1. ¿Es necesario identificar las causas principales de un problema? 2. ¿Existen ideas y/u opiniones sobre las causas de un problema? Cuando se analiza un problema, es lógico pensar que quienes están íntimamente relacionados con el problema objeto de estudio, de una u otra forma tienen la idea de cuáles podrían ser las causas que lo están generando; todas las ideas u opiniones que emita el personal involucrado en el proceso podrían fallar en la realidad de la situación, sin embargo el Diagrama de Causa y Efecto permite
Página 21CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 21
reunir todas las ideas posibles a fin de someterlas a un estudio minucioso individual desde diferentes puntos de vista. El proceso de elaborar el diagrama de Causa y Efecto será más fácil cuando se haya identificado plenamente el problema a resolver, el problema se puede detectar por el efecto negativo que irradia a la organización o bien al aplicar una tormenta de ideas entre el personal participante. El Diagrama de Causa y Efecto, no solamente es utilizado para determinar las causas que generan un problema, también se puede utilizar en el momento que necesitamos elaborar planes. Cuando se planifica una actividad o se pretende alcanzar un objetivo, este aportará datos importantes en los que una vez definido el objetivo a alcanzar, a través de una tormenta de ideas se producirá una lista detallada de cosas para hacer. Es importante mencionar que el mismo no aporta una respuesta a una pregunta, dicho en otras palabras no da solución al problema identificado, si no que provee información sobre las causas que lo están generando y los efectos negativos que afronta la organización al tener dicho problema. Generalmente cuando se elabora el Diagrama de Causa y Efecto, se ignora si estas causas son o no responsables de los efectos, sin embargo los efectos son reales y los resultados son nefastos para la organización, porque provocan reducción de las ventas, de los ingresos, reducción de la cartera de clientes, pérdida de imagen de la organización y otros que podrían llevar a las organizaciones a cerrar sus operaciones. Esta herramienta constituye en un vehículo para ayudar a los equipos a tener una concepción de un problema complejo, con todos sus elementos y relaciones claramente visibles a cualquier nivel de detalle requerido, a los cuales se deberán
Página 22CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 22
establecer estrategias para eliminarlos, conscientes que una vez eliminadas las causas que generan el problema, el problema y sus efectos desaparece. La importancia de esta herramienta administrativa radica en la identificación de las causas que generan el problema de raíz y no establece culpables que en muchas ocasiones no resuelve la problemática sino más bien incrementa la difícil situación dentro de las organizaciones, de nada sirve saber quién es el responsable de un problema al no plantear soluciones para el mismo; esta herramienta a través de su análisis e investigación, aporta las causas que lo están generando desde diferentes factores que influyen en el proceso. ¿Cómo se utiliza el Diagrama? Inicialmente cuando se desea utilizar el Diagrama de Causa y Efecto, utilizando la herramienta denominada “tormenta de ideas”, podemos identificar el problema, que servirá de base para dar continuidad al diagrama. 1. Identificar el problema: Por ser la cabeza del diagrama de pescado, el problema o defecto, definido como algo que necesitamos mejorar o controlar, debe ser identificado de forma específica y concreta, con la finalidad que el análisis de las causas que lo están generando sea de igual manera concreta. 2. Como segundo paso se debe trazar la columna vertebral del proceso. Constituye la línea imaginaria que recorre todo el proceso de producción hasta la culminación de un producto. Escribir el problema detectado, es necesario redactar un problema en particular y escribirlo en la parte central del papel y dejar espacio para el resto del Diagrama, tanto hacia la izquierda como a la derecha en donde se analizaran los efectos que en el futuro generará el problema de no buscarse una solución oportuna. Una vez Página 23CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 23
el problema se delimite correctamente, debe escribirse con una frase corta y sencilla, en el recuadro principal o cabeza del pescado.
3. Se procede a identificar las causas que provocan el problema. Para obtener las causas en este paso es apropiado utilizar nuevamente la “Lluvia de Ideas” con la finalidad de obtener de cada participante desde su punto de vista, las causas que están generando el problema. La participación del recurso humano será de gran importancia para elaborar correctamente esta herramienta administrativa.
Página 24CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 24
4. Seguidamente se identificaran las subcausas. Que están generando las causas, con lo cual se logrará establecer la raíz del problema. Cada vez que se identifica una causa y subcausas, quienes están participando en la estructuración de esta herramienta, debe repetir cuantas veces sea necesaria la pregunta “por qué”, de tal manera que por cada causa existe un porqué que serán las subcausas y nuevamente un “por qué” se generan las subcausas. Cuando se haya culminado o se encuentra en el proceso de elaboración del Diagrama pudiera ser que surja una idea que se ajusta mejor a otra categoría o factor, simplemente. El diagrama queda así:
Página 25CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 25
1.5 DIAGRAMA DE PARETO Es una representación gráfica de los datos obtenidos sobre un problema, que ayuda a identificar cuáles son los aspectos prioritarios que hay que tratar. También se conoce como Diagrama ABC o Diagrama 20-80. Su fundamento parte de considerar que un pequeño porcentaje de las causas, el 20%, producen la mayoría de los efectos, el 80%. Se trataría pues de identificar ese pequeño porcentaje de causas “vitales” para actuar prioritariamente sobre él. ¿Cómo se utiliza? Los pasos para realizar un diagrama de Pareto son: 1. Determinar el problema o efecto a estudiar. 2. Investigar los factores o causas que provocan ese problema y como recoger los datos referentes a ellos. 3. Anotar la magnitud (por ejemplo: euros, número de defectos, etc.) de cada factor. En el caso de factores cuya magnitud es muy pequeña comparada con la de los otros factores incluirlos dentro de la categoría Otros. 4. Ordenar los factores de mayor a menor en función de la magnitud de cada uno de ellos. 5. Calcular la magnitud total del conjunto de factores. 6. Calcular el porcentaje total que representa cada factor, así como el
Página 26CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 26
porcentaje acumulado. El primero de ellos se calcula como: % =(magnitud del factor /magnitud total de los factores) x100 El porcentaje acumulado para cada uno de los factores se obtiene sumando los porcentajes de los factores anteriores de la lista más el porcentaje del propio factor del que se trate. 7. Dibujar dos ejes verticales y un eje horizontal, situar en el eje vertical izquierdo la magnitud de cada factor. La escala del eje está comprendida entre cero y la magnitud total de los factores. En el derecho se representa el porcentaje acumulado de los factores, por tanto la escala es de o a 100. El punto representa a 100 en el eje derecho está alineado con el que muestra la magnitud total de los factores detectados en el eje izquierdo. Por ultimo en el eje horizontal muestra los factores empezando por el de mayor importancia. 8. Se trazan las barras correspondientes a cada factor. La altura de cada barra representa su magnitud por medio del eje vertical izquierdo. 9. Se representa el gráfico lineal que representa el porcentaje acumulado calculado anteriormente. Este gráfico se rige por el eje vertical derecho. 10. Escribir junto al diagrama cualquier información necesaria, sea sobre el diagrama o sobre los datos.
Página 27CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 27
1.5.1 Tipos de diagrama de Pareto Existen dos tipos de diagramas de Pareto:
Diagramas de fenómenos. Se utilizan para determinar cuál es el principal problema que origina el resultado no deseado. Estos problemas pueden ser de calidad, coste, entrega, seguridad u otros.
Diagramas de causas. Se emplean para, una vez encontrados los problemas importantes, descubrir cuáles son las causas más relevantes que los producen.
1.5.2 Beneficios del Diagrama de Pareto: Es el primer paso para la realización de mejoras.
Canaliza los esfuerzos hacia los “pocos vitales”’.
Ayuda a priorizar y a señalar la importancia de cada una de las áreas de oportunidad.
Se aplica en todas las situaciones en donde se pretende efectuar una mejora, en cualquiera de los componentes de la calidad del producto o servicio.
Permite la comparación entre antes y después, ayudando a cuantificar el impacto de las acciones tomadas para lograr mejoras.
Promueve el trabajo en equipo ya que se requiere la participación de todos los individuos relacionados con el área para analizar el problema, obtener Información y llevar a cabo acciones para su solución.
Página 28CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 28
ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE PARETO
MEJORA CONTINUA – DIAGRAMA DE PARETO Para elaborar el Diagrama de Pareto se ordena la lista de causas, productos o clientes en forma decreciente (Mayor a menor) de acuerdo a la frecuencia con que se presentó cada una de las causas o bien el volumen de ventas por clientes o por productos. Es importante se haga en una misma unidad de medida cuando se trata de productos o clientes. Lo más conveniente es en valor monetario. Seguidamente se calcula el porcentaje individual de cada categoría, dividiendo el valor de cada una por el total de las causas o productos. El paso siguiente consiste en calcular el porcentaje acumulado, sumando en orden decreciente los porcentajes de cada uno de los rubros en forma acumulada. Para categorizar los valores obtenidos se aplica la siguiente regla: aquellos ítems que se encuentren dentro del valor acumulado hasta el 80% se denominan A. Los siguientes ítems que pasen de 80,001% hasta el 95% se denominan B y al resto hasta completar el 100% se denomina C. Esto es lo que se conoce como Ley ABC o Ley 20-80, ya que aproximadamente el 20% de las causas en estudio generan el 80% del total de los efectos.
Página 29CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 29
Para dibujar el gráfico: Utilizando un gráfico de barras, ordenar las causas de mayor a menor, anotando las causas en el eje horizontal (X) y los valores o frecuencia con que se presentó determinada causa en el eje vertical izquierdo (Y). El porcentaje se anota en el eje vertical derecho. Excel permite realizar este tipo de gráfico compuesto. Recomendaciones
Definir el período de tiempo a evaluar.
Establecer la unidad de medida (costo, frecuencia, porcentaje, tiempo, etc.).
Seleccionar al personal adecuado para recopilar datos.
1.5.3 Ejemplo de elaboración del Diagrama de Pareto
Para el siguiente análisis de caso, se considera un proceso de producción que se encuentra afectado por las siguientes causas:
Fluctuaciones de energía
Inestabilidad de la máquina
Rotación frecuente del operador
Rotación frecuente de la máquina
Cambios ambientales cíclicos
Cansancio o fatiga del operador
Página 30CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 30
Partida fría
Error de medición
Desviación del material
Desgaste del equipo
En la tabla presentada más arriba se detallan los valores correspondientes a la cantidad de veces que se registró cada una de las causas que afectan al proceso, durante un período determinado. Para cada causa, se calculó el porcentaje que representa en forma individual con respecto al total de causas registradas, y luego se ordenó la tabla de mayor a menor. Una vez ordenada la tabla, se calculó el porcentaje acumulado. Con estos valores es posible obtener el siguiente gráfico:
Al marcar sobre el gráfico una línea punteada sobre el valor correspondiente al 80% del porcentaje acumulado, se obtiene la siguiente información:
Cambios ambientales
Página 31CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 31
Rotación del operador Inestabilidad de la máquina
Son las causas que están ocasionando el 80% de los defectos en este proceso, por lo que los esfuerzos destinados a mejorarlo deberían concentrarse en estos 3 aspectos.
Página 32CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 32
1.6 MAPAS FODALES
Pรกgina 33CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Pรกgina 33
MAPA FODAL GESTION ADMINISTRATIVA Factores Internos Fortalezas
Debilidades
Factores Externos Oportunidades Amenazas
Los objetivos se definen constantemente
No está definido un procedimiento formal para establecer los objetivos
Aprovechar la asesoría de los La competencia podría tener estudiantes de la Universidad procedimientos para Mariano Gálvez de Guatemala establecer sus objetivos
FGA1
DGA1
OGA1
Las estrategias están No se realiza un análisis de Aprovechar la asesoría de los alineadas con los objetivos los factores externos para estudiantes de la Universidad y metas organizacionales establecer las estrategias Mariano Gálvez de Guatemala FGA2 Centralización de la toma de decisiones
DGA2 No existe un modelo para la toma de decisiones.
FGA3 Los procedimientos son revisados periódicamente.
34
La competencia podría realizar un análisis de los factores externos para formular sus estrategias
OGA2
AGA2
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
La competencia podría tener mejor resultados por utilizar la toma de decisiones en grupo.
OGA3
AGA3
DGA3
Los procedimientos no son Aprovechar la asesoría de los creados bajo un mismo estudiantes de la Universidad formato para todas las Mariano Gálvez de Guatemala áreas.
FGA4
AGA1
DGA4
La competencia podría implementar un modelo organizacional para la elaboración de procedimientos.
OGA4
AGA4
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 34
MAPA FODAL GESTION ADMINISTRATIVA Factores Internos Fortalezas Debilidades
Los procedimientos están alineados con los objetivos.
Los procedimientos no especifican a los responsables de cada tarea.
FGA5 La empresa utiliza la comunicación como una herramienta para informar las actividades.
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DGA5 El medio que se utiliza para transmitir la información no es el adecuado
FGA6
35
Factores Externos Oportunidades Amenazas La competencia podría especificar a los responsables de cada tarea
OGA5
AGA5
Aprovechar la asesoría de los La competencia podría estudiantes de la Universidad utilizar medios adecuados Mariano Gálvez de para transmitir la información Guatemala
DGA6
OGA6
AGA6
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 35
MAPA FODAL ADMINISTRATIVO / FINANCIERO Factores Internos Fortalezas Debilidades La empresa cuenta con una cultura de planificación
No se cuenta con un estudio económico
FAF1 Se ejerce un liderazgo de tipo participativo
Factores Externos Oportunidades Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DAF1 El liderazgo participativo no se aplica en todas las áreas
FAF2
Amenazas
La competencia podría contar con un estudio económico
OAF1 Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
La competencia podría aplicar el liderazgo participativo en todas las áreas de la empresa
AAF2 Los competencia podría La administración de la No se cuenta con un Aprovechar la asesoría de los contar con métodos empresa se realiza con control de los métodos estudiantes de la Universidad específicos para alcanzar los base a objetivos para alcanzar los objetivos Mariano Gálvez de Guatemala objetivos FAF3 DAF3 OAF3 AAF3 La empresa cuenta con un organigrama
DAF2
AAF1
No presenta un organigrama actualizado
FAF4
36
OAF2
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DAF4
La competencia podría contar con un organigrama actualizado
OAF4
AAF4
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 36
MAPA FODAL ADMINISTRATIVO / FINANCIERO Factores Internos Fortalezas Debilidades Existe motivación económica para los colaboradores.
No se cuenta con un programa de motivación diferente al económico
FAF5 Se cuenta con objetivos a corto plazo
No se tienen parámetros de medición adecuados para los objetivos
No hay retención del personal después de la inversión en su capacitación.
FAF8
37
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
AAF5 La competencia podría contar con parámetros establecidos y adecuados para la medición de objetivos
OAF6 Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DAF7 No está establecido el perfil académico del personal
Los competidores podrían ofrecer programas de motivación más efectivos.
OAF5
DAF6
FAF7 Trabajo en equipo y delegación de la toma de decisiones
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DAF5
FAF6 Capacitaciones para sus colaboradores.
Factores Externos Oportunidades Amenazas
AAF6 La competencia podría aprovecharse de los colaboradores altamente capacitados por la empresa
OAF7 Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DAF8
AAF7 La competencia podría tener estándares académicos para el personal establecidos
OAF8
AAF8
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 37
MAPA FODAL ADMINISTRATIVO / FINANCIERO Factores Internos Factores Externos Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas Unificación de Aprovechar la asesoría de los La competencia podría operaciones, Gerente con multiplicidad estudiantes de la Universidad tener departamentalización administrativas y de funciones Mariano Gálvez de Guatemala definida en estas áreas financieras FAF9 DAF9 OAF9 AAF9 La competencia podría Los procedimientos no se Aprovechar la asesoría de los Los procedimientos están contar con revisiones revisan y existe estudiantes de la Universidad definidos y establecidos periódicas para sus resistencia al cambio Mariano Gálvez de Guatemala procedimientos FAF10 DAF10 OAF10 AAF10 Se mantiene actualizada la información contable
Se carece de un sistema contable que facilite la integración de la información
FAF11
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DAF11
La competencia podría contar con un sistema que facilite la integración de la información
OAF11
AAF11
La competencia podría El equipo tecnológico que No se cuenta con un plan Aprovechar la asesoría de los contar con planes de mantenimiento de estudiantes de la Universidad se posee es el necesario adecuados para el equipo. Mariano Gálvez de Guatemala para las funciones del mantenimiento del equipo. área. FAF12 DAF12 OAF12 AAF12
38
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 38
MAPA FODAL ADMINISTRATIVO / FINANCIERO Factores Internos Fortalezas Debilidades
Factores Externos Oportunidades Amenazas La competencia podría darle Evaluación de No se da seguimiento a Aprovechar la asesoría de los seguimiento a las desempeño en la los resultados de la estudiantes de la Universidad evaluaciones de organización. evaluación Mariano Gálvez de Guatemala desempeño FAF13 DAF13 OAF12 AAF13 Los competidores podrían Reconocimiento de las No se aprovecha las Aprovechar la asesoría de los aprovechar las capacidades y competencias personales estudiantes de la Universidad competencias de su habilidades de los para elevar el desempeño. Mariano Gálvez de Guatemala personal para elevar el colaboradores. desempeño. FAF14 DAF14 OAF13 AAF14
39
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 39
MAPA FODAL DEPARTAMENTO DE VENTAS Factores Internos Fortalezas Debilidades Se cuenta con una cartera de clientes asignada y listado de precios
Factores Externos Oportunidades Amenazas
Los procedimientos no están debidamente documentados.
FDV1
Aprovechar la asesoría de La competencia podría los estudiantes de la contar con una cartera de Universidad Mariano Gálvez clientes y listado de precios de Guatemala actualizados
DDV1
ODV1 ADV1 Aprovechar la asesoría de Otorgan buen servicio al No se cuenta con procesos La competencia podría los estudiantes de la cliente con base a definidos de servicio al contar con procesos de Universidad Mariano Gálvez experiencia cliente servicio al cliente definidos. de Guatemala FDV2 DDV2 ODV2 ADV2 Aprovechar la asesoría de Cuentan con una fuerza No hay suficiente fuerza de los estudiantes de la de ventas calificada y ventas. Universidad Mariano Gálvez especializada en el área. de Guatemala FDV3
ADV3 La competencia podría No hay calendarizaciones Aprovechar la asesoría de realizar capacitaciones Manejan productos establecidas para la los estudiantes de la periódicas para el nuevos y tradicionales. capacitación de nuevos Universidad Mariano Gálvez conocimiento de los nuevos productos de Guatemala productos. FDV4 DDV4 ODV4 ADV4
40
DDV3
La competencia podría tener suficiente fuerza de ventas
ODV3
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 40
MAPA FODAL DEPARTAMENTO DE VENTAS Factores Internos Fortalezas Debilidades La fuerza de ventas cuenta con: muestrarios, No cuenta con instrumentos catálogos y listado de modernos y tecnológicos precios FDV5 DDV5 Efectividad en el No están documentadas las desempeño de las funciones del área de funciones del encargado ventas. de ventas DDV6 DDV6
Factores Externos Oportunidades Amenazas Aprovechar la asesoría de los La competencia podría estudiantes de la Universidad contar con instrumentos Mariano Gálvez de modernos y tecnológicos Guatemala para la labor de venta ODV5 ADV5 Aprovechar la asesoría de los La competencia podría estudiantes de la Universidad contar con documentos o Mariano Gálvez de manuales de funciones del Guatemala área de ventas. ODV6 ADV6 Aprovechar la asesoría de los La competencia podría Los procedimientos no Existen procedimientos de estudiantes de la Universidad contar con documentos o están debidamente ventas establecidos. Mariano Gálvez de manuales de procedimientos documentados. Guatemala de ventas. FDV7 DDV7 ODV7 ADV7 Aprovechar la asesoría de los La competencia podría tener No hay planes establecidos Se dan a conocer las estudiantes de la Universidad métodos establecidos para para el cumplimiento de metas de ventas. Mariano Gálvez de el cumplimiento de objetivos metas. Guatemala y metas. FDV8 DDV8 ODV8 ADV8
41
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 41
MAPA FODAL DEPARTAMENTO DE VENTAS Factores Internos Fortalezas Debilidades Se cuenta con un supervisor para la fuerza de ventas
Factores Externos Oportunidades Amenazas
No se cuenta con un registro de los hallazgos detectados por el supervisor
FDV9
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
ODV9 Aprovechar la asesoría de Los programas de No se realiza un proceso de los estudiantes de la publicidad consideran los selección y evaluación de Universidad Mariano Gálvez objetivos empresariales. los medios publicitarios. de Guatemala FDV10 DDV10 ODV10
42
La competencia podría contar con un historial de hallazgos documentado
DDV9
ADV9 La competencia podría realiza programas de publicidad y promoción. ADV10
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 42
MAPA FODAL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO Fortalezas
Factores Internos Debilidades
Bodega con las condiciones adecuadas para el almacenamiento
La bodega no cuenta con gran capacidad de almacenamiento
FPYA1 Se cuenta con equipo de seguridad industrial
DPYA1 No se cuenta con políticas para el uso del equipo de seguridad industrial
FPYA2 La bodega cuenta con seguridad las 24 horas
DPYA2 El personal de seguridad no es el idóneo para prestar el servicio
FPYA3
DPYA3
Se cuenta con maquinaria No se cuenta con un y equipo apropiado para la manual apropiado para la elaboración de productos utilización de la maquinaria FPYA4
43
Factores Externos Oportunidades Amenazas Aprovechar la asesoría de La competencia podría los estudiantes de la contar con bodegas de Universidad Mariano Gálvez mayor capacidad de de Guatemala almacenamiento OPYA1 APYA1 La competencia podría Aprovechar la asesoría de contar con políticas los estudiantes de la establecidas para el uso del Universidad Mariano Gálvez equipo de seguridad de Guatemala industrial OPYA2 APYA2 Aprovechar la asesoría de La competencia podría los estudiantes de la contar con un servicio de Universidad Mariano Gálvez seguridad idónea de Guatemala OPYA3 APYA3 Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DPYA4
La competencia puede contar con manuales establecidos para la utilización de la maquinaria
OPYA4
APYA4
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 43
MAPA FODAL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO Factores Internos Fortalezas Debilidades La producción está enfocada al cumplimento de metas
El método de control para las metas de producción es inadecuado
Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DPYA5
OPYA5
FPYA5 Se cuenta con estanterías para el almacenamiento de los productos
Estanterías saturadas por falta de un programa de reciclaje
FPYA6 La empresa cuenta con controles manuales
No se cuenta con un sistema digitalizado
44
APYA5
OPYA6 Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DPYA7
DPYA8
APYA6 La competencia podría contar con sistemas digitalizados que facilitan la actualización del inventario
OPYA7
Aprovechar la asesoría de los No se cuenta con un Jefe de estudiantes de la Universidad Producción y Mariano Gálvez de Almacenamiento Guatemala
FPYA8
La competencia podría contar con métodos de control formalmente establecidos
Aprovechar la asesoría de los La competencia podría estudiantes de la Universidad contar con mayores Mariano Gálvez de estanterías y un programa de Guatemala reciclaje establecido
DPYA6
FPYA7 Se cuenta con personal con experiencia para el almacenamiento y producción
Factores Externos Oportunidades Amenazas
APYA7 La competencia podría contar con un Jefe de Producción y Almacenamiento
OPYA8
APYA8
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 44
MAPA FODAL LOGISTICA E IMPORTACIONES Factores Internos Fortalezas Debilidades
Factores Externos Oportunidades Amenazas
Aprovechar la asesoría de No se cuenta con transporte Se cuenta con transporte los estudiantes de la para entrega de pedidos de para la entrega de pedidos Universidad Mariano Gálvez mayor volumen de Guatemala FLEI1 Se realizan importaciones de productos desde Estados Unidos
DLEI1 No se cuenta con información documentada de los procesos de importación
FLEI2 Unificación de Operaciones y Logística FLEI3 Los productos importados son exclusivos en el mercado nacional FLEI4
45
OLEI1 Aprovechar la asesoría de los estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
DLEI2 No existe una persona encargada específicamente para esta área.
La competencia podría contar con transporte propio para la entrega de pedidos ALEI1 La competencia podría contar con procesos documentados para las importaciones
OLEI2
ALEI2
Aprovechar la asesoría de La competencia podría tener los estudiantes de la personal asignado para Universidad Mariano Gálvez cada área de la empresa. de Guatemala
DLEI3
OLEI3
ALEI3 La competencia podría Ausencia de políticas para Aprovechar la asesoría de contar con políticas revertir el efecto de una los estudiantes de la establecidas para revertir los mala calidad en productos Universidad Mariano Gálvez efectos de la mala calidad importados de Guatemala en productos importados DLEI4 OLEI4 ALEI4
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 45
MAPA FODAL LOGISTICA E IMPORTACIONES Factores Internos Fortalezas Debilidades
Factores Externos Oportunidades Amenazas La competencia podría Aprovechar la asesoría de Se cuenta con una panel contar con outsourcing para Alto costo en el los estudiantes de la para el traslado de el transporte de sus mantenimiento de vehículo Universidad Mariano Gálvez productos productos, reduciendo de Guatemala costos FLEI5 DLEI5 OLEI5 ALEI5 Aprovechar la asesoría de La competencia podría No se cuenta con una La empresa cuenta con los estudiantes de la contar con revisiones evaluación periódica de los procesos establecidos Universidad Mariano Gálvez periódicas para la procesos de Guatemala evaluación de sus procesos FLEI6 DLEI6 OLEI6 ALEI6
46
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 46
1.7 INDICADORES
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Pรกgina 47
Utilidad neta Capital contable
x 100
0
Utilidad neta Capital Social
x 100
X 100 =
0
Recomendación
RENDIMIENTO DEL ACTIVO TOTAL Fórmula Utilidad neta + intereses Pagados Activo total
X 100 =
0
RENDIMIENTO DE VENTAS Fórmula Utilidad neta Vetntas netas
x 100
0
MARGEN DE UTILIDAD Fórmula Utilidad neta Activo Total
X 100 =
0
GASTOS DE SEGURIDAD DE LOS ACREEDORES Fórmula Utilidad neta Pasivo Total
0 0
=
0 0
=
0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 48
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
=
Recomendación
0 + 0/0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
RENDIMIENTO DEL CAPITAL SOCIAL Fórmula
Recomendación
RENDIMIENTO DEL CAPITAL CONTABLE Fórmula
Recomendación
INDICADORES FINANCIEROS /INDICADOR DE RENTABILIDAD
Costo de ventas Ventas netas
Utilidad real
x
Activo tqotal Período
Utilidad obtenida Utilidad estimada
UTILIDAD PRESUPUESTADA
Fórmula Utilidad presupuestada Costos y gastos Presupuestados
0
Recomendación
=
Análisis
Cálculo 0 0
MOVILIDAD DEL ACTIVO CIRCULANTE
Fórmula Activo circulante Activo Total
0 0
=
0
Cálculo 0 0
=
0
CAPITAL DE TRABAJO
Fórmula Activo circulante - Pasivo circulante Capital contable Cálculo Activo fijo
Análisis
Cálculo
x 0
0-0/0 0
=
0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 49
Recomendación
Recomendación
EFICIENCIA DE OPERACIÓN
Fórmula
0 0
Análisis
0
Recomendación
=
Análisis
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN TOTAL
Fórmula
Recomendación
Recomendación
COSTO DE VENTAS
Fórmula
INDICADORES DE LIQUIDEZ
Pasivo total Activo fijo
Activo Circulante Activo total
GRADO DE OBLIGACIÓN Fórmula Pasivo total Activo Total
0 0
=
0
GRADO DE INDEPENDENCIA FINANCIERA Fórmula
Cálculo
Capital contable Activo total
Recomendación
0
Recomendación
=
Análisis
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
MOVILIDAD DEL ACTIVO CIRCULANTE Fórmula
Recomendación
Recomendación
LIQUIDEZ EN RELACIÓN CON LA ESTRUCTURA Fórmula
0
INVERSIÓN DEL ACTIVO FIJO Fórmula Capital contable Activo fijo
=
0
DEPENDENCIA DE LOS BANCOS Fórmula Créditos bancarios Capital contable
0 0
=
0
0 0
=
0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 50
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
=
0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Fórmula Obligaciones a corto plazo Obligaciones a largo plazo
0 0
=
Recomendación
Valor de los productos y/o servicios Cálculo 0
Análisis
Capital social
Inversión corriente
0
Recomendación
Reservas de capital
TASA DE INVERSIÓN CORRIENTE Fórmula
Análisis
Recomendación
GRADO DE AUTOFINANCIAMIENTO Fórmula
Fórmula Activo circulante Activo fijo
APALANCAMIENTO Fórmula Pasivo total Capital contable
0 0
=
0
0 0
=
CAPITAL DE TRABAJO Fórmula Activo circulante - Pasivo circulante Capital contable Cálculo Activo fijo
Análisis
Cálculo
Cálculo
=
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Recomendación
0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Página 51
Ventas netas
x 100 =
Activo total
Ventas totales Devoluciones
0
Fórmula Ventas netas Número total de empleados
0 0
=
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
ACEPTACIÓN DE LOS PRODUCTOS Fórmula
Recomendación
VELOCIDAD DE ROTACIÓN DEL ACTIVO Fórmula
Recomendación
INDICADOR DE VENTAS
Fórmula Clientes estratégicos Cuentas totales
ROTACIÓN DE INVENTARIOS Fórmula Ventas netas Costo de inventarios
0 0
=
0
MOVILIDAD DE LOS INVENTARIOS Fórmula Inventarios Capital contable
0 0
=
0
0 0
=
0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 52
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
Cálculo
Análisis
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Cálculo
Valor de las ventas Promedio de saldos de cuentas por cobrar 0 0
=
0
COSTO DE PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN Fórmula Costos de publicidad y promoción de ventas Ventas netas
X 100
Recomendación Análisis
0
Fórmula
Cuentas por pagar Costo de ventas
X Período
Cálculo 0 0
X0=
0
0
UBICACIÓN DE LA FÁBRICA Fórmula Total de gastos de transporte Costo de lo vendido Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
=
Recomendación
Fórmula
0 0
Análisis
Recomendación
0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Cuentas incobrables Volumen de créditos concedidos Cálculo
Recomendación
Volumen real Volumen programado
POLÍTICAS DE CRÉDITO Fórmula
Análisis
Recomendación
CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE VENTAS Fórmula
0 0
=
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 53
=
0
Recomendación
0 0
Fórmula Costos Fijos 1 - Costos Variables Producto
Índice de producto Índice del insumo laboral Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Producción real Capacidad de producción
ÍNDICE DE PRODUCTIVIDAD Fórmula
0 0
=
Análisis
CAPACIDAD UTILIZADA Fórmula
0
Recomendación
Recomendación
INDICADOR DE PRODUCCION
Fórmula Índice del producto Índice del insumo laboral
Valor de maquinaria y equipo Actividad total
0
0
ESTADO DEL ACTIVO FIJO Fórmula Reparación de mantenimiento Activo fijo Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
=
Análisis
NIVEL DE MECANIZACIÓN Fórmula
0 0
Recomendación
0
Cálculo
Análisis
=
Recomendación
0/0 0
Análisis
Cálculo
0 0
=
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 54
Incremento del activo fijo Activo fijo
0
Fórmula
Costos Fijos Costos de fabricación
0 0
=
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
GRADO DE EXPANSIÓN DE LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN Fórmula
Recomendación
Inversión neta corriente Producción
Recomendación
TASA DE INVERSIÓN EN RELACIÓN CON LA PRODUCCIÓN Fórmula
Fórmula Producción defectuosa Producción Total
IMPORTANCIA DE GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula Costos de fabricación Costos de producción
Cálculo
IMPORTANCIA DE LOS GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula
=
0
Número de trabajadores Número de plantas
0 0
=
0
0 0
=
0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 55
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
0
Recomendación
=
Análisis
0 0
Recomendación
Cálculo
Recomendación
IMPORTANCIA DE LOS GASTOS DE FABRICACIÓN Fórmula Costos de fabricación Costos de producción
0
Fórmula Empleados que la conocen Total de empleados
Fórmula Objetivos alcanzados Objetivos definidos
0
METAS Fórmula Metas alcanzadas Metas establecidas
=
0
ESTRATEGIAS Fórmula Estrategias implementadas Total de estrategias
0 0
=
0
0 0
=
0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 56
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
TÁCTICAS Fórmula Tácticas implementadas Total de estrategias
PROCESO Fórmula Proceso administrativo Total de procesos
0
Fórmula Proceso de servicios Total de procesos
0 0
=
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
INDICADORES ADMINISTRATIVOS
Fórmula Procesos de control Total de procesos
Políticas aplicadas Políticas establecidas
=
0
0
PROCEDIMIENTOS Fórmula Procedimientos aplicados Procedimientos definidos Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
POLÍTICAS Fórmula
Cálculo
Recomendación
0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
0 0
=
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 57
Procedimientos aplicados Procedimientos actualizados
PROCEDIMIENTOS Fórmula Procedimientos aplicados Número de áreas
0
Fórmula Acciones realizadas Acciones programadas
0 0
=
0
Recomendación
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
PROCEDIMIENTOS Fórmula
Fórmula Acciones realizadas por los mandos medios Total de acciones realizadas
Fórmula Acciones realizadas por el nivel operativo Total de acciones realizadas
DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES Fórmula
=
0
0
Empleados Número de áreas Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
NIVELES
Cálculo
Recomendación
0
Análisis
=
Análisis
0 0
Recomendación
Cálculo
0 0
=
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 58
Estudios administrativos realizados
INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE APOYO Fórmula
Manuales elaborados Manuales programados
Estudios administrativos Propuestos
=
0
Recomendación
INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE APOYO Fórmula Manuales Áreas
= 0
LIDERAZGO Fórmula Estilo de liderazgo actual Total de estilos empleados
0
Recomendación
COMUNICACIÓN Fórmula Canales de comunicación utilizados Canales de comunicación establecidos
= 0
= 0
COMUNICACIÓN Fórmula Canales de comunicación Total de áreas Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS Fórmula
0 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 59
Personal que recibe incentivos Total de personal
Total de personal Grupos de trabajo
=
0
Recomendación
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de personal Equipos de trabajo
= 0
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de personal Equipos de trabajo
=
0
Recomendación
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula Total de proyectos Grupos de trabajo
= 0
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula
Total de proyectos Equipos de trabajo
0 0
=
0
0 0
= 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 60
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO Fórmula
Recomendación
Recomendación
MOTIVACIÓN Fórmula
Decisiones programadas Total de decisiones
Fórmula
Decisiones no programadas Total de decisiones
=
0
Recomendación
TOMA DE DECISIONES Fórmula Total de decisiones acertadas Total de decisiones acertadas
= 0
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN Fórmula Proyectos innovadores Total de proyectos
0
Recomendación
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN Fórmula Cambios en los productos y servicios Total de productos y servicios generados
= 0
= 0
NATURALEZA Fórmula
Controles preventivos Total de controles Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
TOMA DE DECISIONES
Recomendación
Recomendación
TOMA DE DECISIONES Fórmula
0 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 61
Fórmula
Controles concurrentes Total de controles
Fórmula
Sistemas de gestión de la calidad Total de sistemas
=
0
Recomendación
CALIDAD Fórmula Sistemas enfocados en el cliente Total de sistemas de calidad
= 0
CALIDAD Fórmula Procesos enfocados en la calidad Total de procesos
0
Recomendación
ALMACENES E INVENTARIO Fórmula Almacenes propios Total de almacenes
= 0
= 0
ALMACENES E INVENTARIO Fórmula Almacenes rentados Total de almacenes Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
CALIDAD
Recomendación
Recomendación
NATURALEZA
0 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 62
Fórmula Materiales, artículos y productos con código de barras Total de materiales, artículos y productos que se manejan
Inventarios practicados Inventarios programados
=
0
Recomendación
ASESORÍA INTERNA Fórmula Áreas asesoras Total de áreas
= 0
ASESORÍA INTERNA Fórmula Personal asignado Total de personal
0
Recomendación
ASESORÍA INTERNA Fórmula Estudios efectuados Total de estudios
= 0
= 0
INFORMÁTICA Fórmula Equipos de cómputo adquiridos Equipos de cómputo necesario Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
ALMACENES E INVENTARIO Fórmula
Recomendación
Recomendación
ALMACENES E INVENTARIO
0 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 63
Fórmula Servicios de mantenimiento preventivo Total de equipos
INFORMÁTICA Fórmula Servicios de mantenimiento correctivo Total de equipos
=
0
Recomendación
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Fórmula Productos mejorados Total de productos
= 0
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO Fórmula Servicios mejorados Total de servicios
=
0
Recomendación
MARKETING Fórmula Fuerza de ventas Total de personal
0 0
= 0
MARKETING Fórmula Licitaciones en que participa la organización Total de licitaciones en el ramo de actividad
Cálculo
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
INFORMÁTICA
0
X 100 = 0
0
0
0
ADMINISTRATIV A
Página 64
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
Análisis
X 100 = 0
Análisis
Cálculo
Canales de distribuciรณn empleados Canales de distribuciรณn posibles
MARKETING Fรณrmula Estudios y anรกlisis de mercados programados Estudios y anรกlisis de mercados realizados
=
0
Recomendaciรณn
OPERACIร N Fรณrmula Equipo y maquinaria propio Total de equipo y maquinaria
= 0
OPERACIร N Fรณrmula Equipo y maquinaria arrendados Total de equipo y maquinaria
0
Recomendaciรณn
OPERACIร N Fรณrmula Mantenimiento preventivo de equipos y maquinaria Nรบmero de equipos y maquinaria
= 0
= 0
PROVEEDORES Fรณrmula Proveedores nacionales Totales de proveedores Cรกlculo
0 0
=
0
Anรกlisis
Cรกlculo
0 0
Anรกlisis
=
Recomendaciรณn
0 0
Anรกlisis
Cรกlculo
Anรกlisis
Cรกlculo
0 0
Recomendaciรณn
0 0
Anรกlisis
Cรกlculo
Anรกlisis
Cรกlculo
Recomendaciรณn
Recomendaciรณn
MARKETING Fรณrmula
0 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Pรกgina 65
Proveedores extranjeros Total de proveedores
Fórmula
Asistencia técnica recibida Asistencia técnica solicitada
=
0
Recomendación
PROYECTOS Fórmula Proyectos aprobados Proyectos presentados
= 0
PROYECTOS Fórmula Proyectos implementados Total de proyectos
0
Recomendación
PROYECTOS Fórmula Personal asignado a proyectos Total de proyectos
= 0
= 0
SERVICIO AL CLIENTE Fórmula Personal responsable de la atención al cliente Total de personal Cálculo
0 0
=
0
Análisis
Cálculo
0 0
Análisis
=
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0 0
Recomendación
0 0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
PROVEEDORES
Recomendación
Recomendación
PROVEEDORES Fórmula
0 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 66
Procesos de servicio al cliente Total de procesos
SERVICIOS GENERALES Fórmula
Personal de vigilancia Total de personal
=
0
0
Recomendación
SERVICIOS GENERALES Fórmula Personal de vigilancia Total de personal
=
0
0
SERVICIOS GENERALES Fórmula Personal de limpieza total de personal
0
Recomendación
SERVICIOS GENERALES Fórmula Vehículos destinados a transporte Total de vehículos
=
0
0
0
SERVICIOS GENERALES Fórmula
Vehículos propios Total de vehículos Cálculo
0
= 0
0
Análisis
Cálculo
0
Análisis
= 0
Recomendación
0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
0
Recomendación
0
Análisis
Cálculo
Análisis
Cálculo
Recomendación
Recomendación
SERVICIO AL CLIENTE Fórmula
0
= 0
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 67
1.8 DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Pรกgina 68
La planeación no está formalmente establecida
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO PROCESO ADMINISTRATIVO
Desconocimiento de misión y visión a nivel general en la empresa No se encuentra de forma escrita y por tanto no es material de consulta
No se detallan claramente y de manera formal las estrategias para lograr las metas
La misión y visión únicamente la tiene presente con el Gerente Administrativo
No se tienen en lugares visibles de la empresa la misión y visión No se cuenta con un manual de inducción
Las actividades dentro de la empresa se llevan a cabo de manera más informal Debido a la experiencia, considera que no debe planear las actividades a desarrollar
Mala comunicación para transmitir misión y visión
Los empleados no saben que son parte fundamental para lograr las metas de la empresa
Los colaboradores no tienen claras las metas que en conjunto deben lograr
El costo de contratar a la persona idónea resulta elevado
No se obtiene el máximo rendimiento en las actividades Los empleados no se identifican con la empresa
Deficiencia del Proceso Administrativo
La persona que tiene la capacidad de hacerlo le da prioridad a otras actividades
La persona que pudiera elaborar los estudios tiene una sobre carga laboral
No cuenta con el personal para realizar específicamente esta función
Deficiencia en la Cultura organizacional
No se han realizado estudios organizacionales AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 69
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
Limitación en el ejercicio de liderazgo
Planeación basada en la experiencia empírica Falta de acciones para superar ciertas barreras de comunicación interna
Colaboradores con liderazgo informal presentan limitaciones
GESTION ADMINISTRATIVA
Objetivos y metas no se encuentran debidamente identificados
Los resultados previstos en la planeación no se logran en su totalidad
Faltas de estrategias de desarrollo en la aplicación de los planes
Desaprovechamiento de otros tipos de liderazgo que pueden ser aplicados
Falta de fortalecimiento en gestión administrativa No existe el personal idóneo para diseñar estrategias adecuadas
No existen la cantidad adecuada de herramientas administrativas para ejercer control
Falta de análisis FODA detallados por áreas de la empresa Desconocimiento de técnicas de gestión para ser aplicadas
Ausencia de planes de contingencia frente a cambios de la competencia
Falta de aprovechamiento de herramientas de gestión administrativa
Falta de análisis externos de competitividad por áreas de la empresa
Falta de definición de estrategias para consolidar la posición competitiva de la empresa
AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 70
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
No hay proceso de reclutamiento y selección de personal
Falta de Estudio de Mercado No hay planificación dentro del departamento de ventas Costos elevados para realizar estudios
DEPARTAMENTO DE VENTAS No hay manual de Recursos Humanos
No existen políticas establecidas para el reclutamiento de personal No hay perfiles establecidos para la contratación de vendedores
No hay personal idóneo para realizar estudios dentro del mercado Dentro de los objetivos no se contempla la realización de un estudio de mercado
No tienen planificación adecuada
No existen visiones de crecimiento por parte del Gerente General
Deficiente gestión de ventas
Poca publicidad
Pocas promociones
No existen tácticas definidas.
Falta de un Gerente de Ventas
No se cuenta con un Gerente de Mercadeo
No hay planificación adecuada para dar a conocer el producto
Falta de planes de crecimiento dentro de la empresa.
No se da a conocer de mejor manera el producto
AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 71
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
Persona no capacitada para la administración de la bodega
ALMACENAMIENTO
Poca rotación de inventarios No hay un perfil establecido para contratar a la persona encargada de bodega
Multiplicidad de funciones para el encargado de bodega
Incumplimiento de metas en el departamento de ventas.
Estrategias de ventas mal enfocadas
Inexistencia de planes de capacitaciones para bodega Falta de manual de procedimientos
Baja demanda del producto
Malas estrategias de promoción
No se cuenta con una persona encargada para dar seguimiento a los procesos No existe documentación de los procesos
No hay un programa establecido de retroalimentación de los procesos
Mala distribución del espacio físico en bodega
Estanterías inadecuadas para el almacenaje de producto
Espacios angostos No hay evaluación de los procesos de almacenamiento programados Diseño inadecuado para bodega
Poca revisión de los procesos de almacenamiento
Saturación en la bodega
Mal almacenaje de producto
AUDITORIA
ADMINISTRATIV A
Página 72
1.9 DIAGRAMA DE PARETO
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Pรกgina 73
DIAGRAMA DE PARETO Problema: Instalaciones no aptas para oficina Problemas Frecuencia Distribución del espacio físico inadecuado 9 Falta de salidas de emergencia 7 Mala imagen ante los clientes 5 Falta de señalización 3 Falta de parqueo para visitas 3 Total 27
% 33% 26% 19% 11% 11% 100%
% Acumulado 33% 59% 78% 89% 100%
10
100%
9
90%
8
80%
7
70%
6
60%
5
50%
4
40%
3
30%
2
20%
1
10%
0
0% 1
2
3
4
5
Fuente: Investigación de mercado
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Página 74
DIAGRAMA DE PARETO Problema: Servicio al Cliente Problemas Frecuencia Poco conocimiento de los productos 9 Capacidad insuficiente de resoluci贸n de dudas 8 Poca actitud de servicio 7 Falta de capacitaci贸n 5 Lenguaje corporal adecuado 4 Total 33
% 27% 24% 21% 15% 12% 100%
% Acumulado 27% 52% 73% 88% 100%
10
100%
9
90%
8
80%
7
70%
6
60%
5
50%
4
40%
3
30%
2
20%
1
10%
0
0% 1
2
3
4
5
Fuente: Investigaci贸n de mercado
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
P谩gina 75
DIAGRAMA DE PARETO Problema: Falta de publicidad Problemas Frecuencia No posee personal encargado del area 9 Carencia de planes Publicitarios 7 Falta de presupuesto para esta tarea 6 Falta de Estrategias incursion en nuevos mercados 5 Poco interes en los medios digitales para hacer publicidad 4 Total 31
% 29% 23% 19% 16% 13% 100%
% Acumulado 29% 52% 71% 87% 100%
10
100%
9
90%
8
80%
7
70%
6
60%
5
50%
4
40%
3
30%
2
20%
1
10%
0
0% 1
2
3
4
5
Fuente: Investigaci贸n de mercado
CAPITULO I INFORME GERENCIAL AUDITORIA ADMINISTRATIVA
P谩gina 76