Arkibas 30 år

Historien om Arkibas begynder i virkeligheden lang tid før den digitale tidsalder, da arkivbevægelsen virkelig tog fart i 1970’erne, og SLA så det som en af organisationens store opgaver at samle alle de mange arkiver om et fælles registreringssystem. Det var vigtigt for SLA, at materialet på arkiverne kunne blive registreret efter fælles og ensartede principper på tværs af arkiverne, så arkivernes materiale kunne bruges af en større gruppe end blot nogle få arkivmedarbejdere med kendskab til det lokale registreringsprincip.

I 1983 lå et færdigt registreringssystem klar i form af principper og blanketter, og arbejdet med at uddanne instruktører og afholde kurser for arkiverne gik for alvor i gang. I første omgang var der lavet blanketter til indkomstjournalisering og til registrering af arkivalier og billeder. Senere kom der nye blanketter til registrering af sekvenser.

Begyndelsen på det første digitale registreringssystem

Allerede i november 1983 blev en samlet beskrivelse af et EDB-system udarbejdet med udgangspunkt i de manuelle registreringsprincipper, og i februar 1984 blev tankerne præsenteret på et kursus i registrering for instruktører. Mange arkiver havde dog svært ved at se, hvordan EDB – som det hed dengang – skulle passe ind i arkivernes arbejde og selvforståelse, og samtidig var en computer fortsat ekstremt dyr.

Midt i 1980’erne begyndte priserne på PC’ere at falde, og mange virksomheder begyndte at tilbyde arkiverne simple kartotekssystemer til registrering af arkivets materialer. Dette satte SLA under pres for at lave sit eget system for ikke at miste

fordelene ved de ensartede registreringsprincipper, som nu var ved at blive standard i den danske arkivverden. Derfor nedsatte SLA i 1986 et EDB-udvalg, som skulle undersøge mulighederne og lave en indstilling til SLA’s styrelse. I januar 1987 indstillede udvalget, at SLA skulle prioritere at få udviklet et registreringsprogram med udgangspunkt i de manuelle registreringsprincipper. Programmet skulle desuden være på dansk og let at bruge for personer uden det store it-kendskab. Det var også vigtigt, at SLA havde ejendomsretten til systemet.

Udviklingen af et sådan system ville komme til at koste kr. 350.000, og da SLA ikke havde adgang til offentlige midler til udviklingsarbejdet, indstille de EDB-udvalget, at SLA skulle optage et banklån til udviklingsarbejdet, og at udviklingsarbejdet skulle lægges i et anpartsselskab for at begrænse et eventuelt tab, hvis projektet slog fejl. EDB-udval get arbejdede videre med projektet, og den 2. maj 1987 blev der afholdt ekstraordinær generalfor samling i Odense, hvor SLA Arkivservice ApS blev stiftet. Senere på året blev der indgået kontrakt med Vejle-firmaet Dansk SoftwareDesign om ud vikling af et registreringssystem til arkiverne.

Det dos-baserede Arkibas 1-3

Sidst i 1987 gik udviklingsarbejdet i gang, men undervejs gik Dansk SoftwareDesign ApS konkurs, og udviklingsarbejdet blev i stedet overtaget af firmaet Dansk Microsoftware ApS, som var blevet stiftet af nogle af de tidligere medarbejdere ved Dansk SoftwareDesign. På SLA’s årsmøde i september 1988 kunne en foreløbig version af programmet demonstreres, og den 15. juni 1989 blev Arkibas 1.0 præsenteret ved et stort arrangement i Odense med næsten 100 arkiv- og museumsfolk.

Problemerne for SLA Arkivservice ApS fortsatte dog. I 1988 gik også Dansk Microsoftware ApS konkurs, og samtidig havde SLA Arkivservice ApS sine egne økonomiske problemer. Udviklingsarbejdet var forsinket, og dermed blev salget af programmet udskudt. Renterne på det optagne lån tyngede allerede, og samtidig blev der solgt langt færre programmer end forventet på grund af sparetider i kommunerne. Problemerne betød, at selskabets

Den 15. juni 1989 får en stolt formand for SLA Arkivservice ApS, Asbjørn Hellum, overrakt den første version af Arkibas af Kurt Schilling fra Dansk Microsoftware ApS (Jacob Bang Jensen fot., Ringe Lokalhistoriske Arkiv).

Gørding Sognearkiv blev arkiv nr. 100 på det dos-baserede Arkibas i 1995. På billedet arbejder arkivleder Nora Olesen med registrering i Arkibas (Foto Gørding Sognearkiv).

egenkapital blev spist op, og SLA måtte træde til og indskyde yderligere kr. 200.000 i egenkapital. Da SLA’s økonomi også var trængt, og der var underskud på driften, måtte der en saltvandsindsprøjtning til i form af et ekstra kontingent i 1990.

Efter udviklingsfirmaets konkurs allierede SLA sig med H.P. Illum, som havde stået for udviklingsarbejdet hos Dansk Microsoftware ApS, og på generalforsamlingen i 1990 kunne version 1.3 nu med nye moduler til registrering af kort, tegninger, plakater og sekvenser samt en manual præsenteres. Det gik også fremad med salget af licenser, så ved årets udgang var programmet i brug på 31 arkiver, og i 1991 vendte det for SLA Arkivservice ApS med lancering af version 2.0, 11 solgte programmer og et overskud på kr. 62.000. I 1995 rundede SLA Arkivservice ApS arkiv nr. 100, da Gørding Sognearkiv tog programmet i brug, og i 1999 kom arkiv nr. 200 til i form af Egnsarkivet for tidl. Them Kommune.

Arkibasversionerne 1-3 var alle dos-baserede, og mange nye funktioner og moduler kom til undervejs i udviklingsarbejdet. I version 2.0 blev der bl.a. lanceret en ny og forbedret teksteditor, og i version 3.0, som blev lanceret i 2002, blev det muligt at vise billeder på side 2 på et udvalg af registreringsskabelonerne. Undervejs var der også blevet udarbejdet en færdig beskrivelse af et genstandsmodul til systemet.

Det windowsbaserede Arkibas 4

Sidst i 1990’erne var tiden ved at være løbet fra den dos-baserede version af Arkibas. Brugerne havde et stort ønske om at flytte over på Windows-plat formen, og mange arkiver begyndte igen at eksperimentere med egne databaser. SLA advarede kraftigt imod denne udvikling, påpegede risikoen for at tabe et ensartet og velfungerende registrerings system på gulvet og påbegyndte samtidig arbejdet med en ny version af Arkibas. I maj 2000 lå kravspecifikationen klar, og i juni blev der sendt en ansøgning på 2 mio. kr. af sted til Kulturministeriet. Svaret fra Kulturministeriet kom i foråret 2001 og var nedslående – et afslag. Samme efterår forsøgte bestyrelsen i SLA Arkivservice ApS med en ny an søgning til Kulturministeriet, og denne gang var man mere heldige, for i maj 2002 bevilgede Kultur ministeriet pengene til udviklingsarbejdet, som forventedes at vare 1½ år. Nu gik udviklingsarbej det i gang i samarbejde med den hidtidige udvikler H.P. Illum. Det var forventningen, at der kunne lanceres et pilotprogram i januar 2004, og at der kunne foreligge et færdigt produkt i marts samme år, hvorefter man kunne tage fat på konverterin

Efter lang tids udviklingsarbejde kunne det windowsbaserede Arkibas 4 endeligt tages i brug af de første arkiver i 2005, men først i 2009 blev den endelige version af programmet færdiggjort.

Den 23. oktober 2009 mødtes en flok arkivarer fra forskellige arkiver til de første drøftelser om det, som skulle blive til Arkibas 5. Bagerst fra venstre: Niels Winther Christensen, Skovlund; Marianne Rimmen Raasted, Faxe; Karin Conradsen, Vejle; Morten Nielsen, direktør i Arkibas; Lis Thavlov, Silkeborg; Henning Sørensen, Dragør; Tina Knudsen Jensen, Randers; Dorthe Søborg Skriver, Thyborøn-Harboøre. Forrest fra venstre: Karsten Madsen, Ansager, og Kasper Hovgaard, konsulent ved Arkibas (Hanne Hauge fot., Sammenslutningen af Lokalarkiver).

gen af alle Arkibas 3-arkiverne, videreudviklingen af programmet og ikke mindst den offentlige præ sentationsportal Arkibas.dk. Udviklingen gav dog problemer og trak ud. Først midt på året 2004 var man klar til at præsentere en første version af Arki bas 4, og herefter påbegyndte man de første prøvekonverteringer. I april 2005 havde man fået styr på konverteringsprocessen og kunne tage fat på konverteringerne og oprette de første helt nye Ar kibasarkiver direkte i det nye system. Samtidig arbejdede man stadig videre på at få tilendebragt udviklingsarbejdet og få løst de problemer, som programmet stadig gav. Dette arbejde blev brat afbrudt af uroen i SLA og bruddet i organisationen i 2006. Her forlod en del af personerne, som var tæt på udviklingsarbejdet, deres poster, og SLA Arkiv service ApS måtte ud at rekruttere nye folk, som skulle have tid til at sætte sig ind i arbejdet.

Der var mange hovedpiner nærmest på én gang. Et halvt hundrede, mest større arkiver meldte sig ud af SLA og dannede ODA, og mange steder frygtede man nogenlunde samtidig, at de nye og større kommuner, som kom i forbindelse med strukturreformen, ville tvinge mange arkiver til sammenlægning. Løsningen blev at indføre en kommunelicens, som gjorde det meget billigere for små arkiver at komme med på Arkibas – idet

Udviklingsmøde hos digitaliseringshuset Ditmer i Aarhus juni 2019. Fra venstre Jens Åge Petersen, Odense; Henning Sørensen, Dragør; Kamyar Karoubian, Ditmer, og Thomas Bach Andersen, Ditmer (Dorthe Søborg Skriver fot., Arkibas).

der i en periode dog blev stillet krav om, at ét arkiv i kommunen skulle betale eller have betalt for den første licens i kommunen – et beløb der var over 20.000 kr. Og så blev kommunelicensen i øvrigt fastsat med et grundbeløb og gjort afhængig af indbyggertallet, så kommuner med et lavt indbyggertal slap billigere end de større kommuner.

Kommunelicensen blev en realitet pr. 1. januar 2008 og satte virkelig skub i brugen af Arkibas på mange nye arkiver. I foråret 2007 havde man passeret arkiv nr. 75 på Arkibas 4, og i løbet af 2008 nåede man 150 arkiver. Arkiv nr. 250 blev Fiskeriets Hus i Hvide Sande, der kom på Arkibas i 2009, og 2009 blev også året, hvor det endeligt lykkedes at færdiggøre og frigive den endelige version af Arkibas 4, og hvor SLA Arkivservice ApS skiftede navn til Arkibas ApS.

Den browserbaserede Arkibas 5

Det var oprindeligt planen, at udviklingsarbejdet med Arkibas.dk skulle påbegyndes, når den endeli ge version af Arkibas 4 lå klar. Teknisk var der dog sket rigtigt meget siden første version af Arkibas 4, og de store problemer med at fejlrette i program met gjorde det tydeligt for Arkibas-bestyrelsen, at der var brug for en ny version af programmet, som kunne videreudvikles med Arkibas.dk og ikke mindst et nyt udviklingsfirma til at varetage opga ven. Den 23. oktober 2009 mødtes Arkibas’ daværende direktør, Morten Nielsen, og otte arkivarer fra forskellige arkiver på tværs af SLA og ODA for at begynde det indledende arbejde med Arkibas 5.

I maj 2011 lå kravspecifikationen til Arkibas 5 og Arkibas.dk klar, og i december samme år faldt det endelige valg af leverandør på Ditmer A/S i Aarhus. Mens arbejdet med kravspecifikationen og valg af leverandør skred fremad, steg antallet af Arkibas-arkiver hurtigt. I marts 2010 kom Lolland Stadsarkiv med på Arkibas som arkiv nr. 400, og i september 2011 blev Skødstrup Lokalhistoriske Arkiv nr. 500 på Arkibas.

På baggrund af kravspecifikationen og tilbud fra den valgte leverandør kunne arbejdet med en ansøgning til Kulturministeriet påbegyndes. Ansøgningen blev sendt afsted i august 2012, men i december fik vi desværre afslag på ansøgningen. Bestyrelsen sadlede nu om, og i juli 2013 blev der afsendt en ny ansøgning. Denne gang til A.P. Møller og hustru Chastine Mc-Kinney Møllers Fond til almene Formaal, og allerede i september samme år modtog vi brev med den glædelige nyhed, at fonden havde bevilget 1,8 mio. kr. til udviklingsarbejdet, svarende til ⅔ af udviklingsbeløbet. Arkibas og SLA skulle som forudset i ansøgningen så selv betale den restende tredjedel.

I februar 2014 gik udviklingsarbejdet med Ditmer i gang under ledelse af en projektgruppe bestående af Arkibas’ nye direktør, Dorthe Søborg Skriver, Karin Conradsen fra Vejle, Jens Åge Peter sen fra Odense og Henning Sørensen fra Dragør, og ni måneder senere, tirsdag den 11. november, gik Arkibas 5 i luften i en version 1. Denne første version havde mere eller mindre de samme funktioner som Arkibas 4. Herefter fortsatte udviklingsarbejdet med Arkibas.dk eller arkiv.dk, som den offentlige del af Arkibas endte med at hedde (læs mere om arkiv.dk i en artikel i næste nummer af OmSLAget).

Udviklingsarbejdet fortsatte i 2015, 2016 og 2017 for Arkibas’ egne penge. I 2015 var det primært fejlrettelser og småændringer til version 1 af programmet. I 2016 og 2017 kom der større ændringer til og bl.a. mulighed for at afspille film- og lydklip og for at trække data ud i xml-format.

Samtidig med at vi udviklede for egne penge, arbejdede Arkibas-bestyrelsen også med en ny an søgning til A.P. Møller Fonden, så vi kunne lavere nogle større udviklingstiltag. Denne ansøgning blev indsendt i oktober 2016, og i forsommeren 2017 fik vi den glædelige meddelelse, at Den A.P. Møller ske Støttefond ville støtte et nyt udviklingsprojekt med 2,5 mio. kr. Igen skulle Arkibas selv stille med en tredjedel af udviklingsbeløbet. Udviklingsarbej det gik i gang i september 2017 og forventes afsluttet i 2020. Indtil videre har vi bl.a. lavet en læsebruger til Arkibas, vi har lavet et importmodul, vi har åbnet for, at man kan tagge billedserier, vi har lavet en kildeviser og et helt nyt kortmodul til Arkibas og en masse nye ting til arkiv.dk. Pt. mangler vi nogle få store moduler i form af magasinstyringsmodul, et modul til bestilling af arkivalier, et modul til digi tale arkiver og et sagsstyringsmodul.

Når det nuværende udviklingsarbejde er afsluttet, så skal vi i udviklingsgruppen og Arkibas-bestyrelsen i gang med at drøfte, hvad fremtiden skal bringe for Arkibas, og ikke mindst, hvordan vi skal finansiere dette udviklingsarbejde.

Antallet af arkiver, som bruger Arkibas til registreringsarbejdet stiger fortsat, dog ikke så hurtigt

Arkiv nr. 600 på Arkibas blev nået i maj 2019, da Skærum Lokalhistoriske Arkiv valgte at hoppe med på systemet. På billedet ses arkivleder Gunnar Andersen med diplom i forbindelse med et Arkibaskursus i Vejle (Dorthe Søborg Skriver fot., Arkibas).

som tidligere. I maj 2019 passerede vi arkiv nr. 600, da Skærum Lokalhistoriske Arkiv i Frederikshavn Kommune kom på Arkibas. Langt de fleste Arkibas-brugere er ordinære lokal- og stadsarkiver, men undervejs har vi også fået en mindre andel af andre brugere i form af specialarkiver, egnsmuseer, virksomheder etc., og i skrivende stund har vi 607 arkiver, som benytter Arkibas.

Ikke alle arkiver i Danmark benytter dog Arkibas. Rigsarkivet har sit eget system, Daisy, og omkring 20 arkiver benytter arkivsystemet Starbas, som er udviklet af Københavns Stadsarkiv. Nogle arkiver har valgt både at benytte Arkibas og Starbas. Starbas benyttes til de kommunale arkivalier, mens Arkibas bruges til registrering af de øvrige samlinger. Endelig er der også arkiver, som benytter regneark og hjemmelavede databaser. Vi kender ikke det præcise omfang af denne gruppe, men en del af dem har de senere år valgt at overgå til Arkibas – sikkert for at kunne være med på arkiv.dk’s store succes, men nok også i erkendelse af, at det er et stort arbejde at udvikle og vedligeholde hjemmelavede arkivsystemer.

Kilder:

Asbjørn Hellum: ARKIBAS – vejen til lokalhistorien i Lokalhistorie uden grænser – Festskrift til Anders Friedrichsen 1996