White paper social business

De weg naar social business Door Liouwe de Jong

Social business

De kern van social business is dat er binnen een bedrijf op een andere manier wordt samengewerkt of wordt gewerkt. Een goede vertaling voor de term social business naar het Nederlands is sociaal samenwerken.

Een Social business heeft volgens Sandy Carter, IBM Vice President, Social Business Evangelist, een aantal pilaren. Daarnaast zijn er verschillende tools die gebruikt kunnen worden in een social business. De pilaren van Carter zijn drie termen waarop Social business rust. Met deze pilaren kan er binnen een bedrijf gekeken worden hoe goed je op een pilaar scoort. Aan de hand van deze scores kunnen er verbeteringen gemaakt worden om beter op de pilaren aan te sluiten en daarmee beter op social business aan te sluiten. De pilaren van Carter zijn: betrokken, transparant en Nimble. De pilaren van Carter beschrijven de meer culturele omslag die een bedrijf moet maken om succesvol een social business te worden.

Betrokken Betrokken houdt in dat werknemers betrokken zijn bij het bedrijf. Betrokken werknemers zijn van alles in het bedrijf op de hoogte en kunnen en willen er naar handelen.

Ze zijn meer voor het bedrijf dan alleen een werknemer.

Transparant Transparant houdt in dat een bedrijf ervoor zorgt dat alle informatie die nodig is voor de werknemers beschikbaar. Eigenlijk gaat het nog een stap verder door te zeggen dat alle informatie binnen het bedrijf voor alle medewerkers beschikbaar is. Een transparant bedrijf wil altijd leren van de wereld om zich heen. Wat er in de wereld gebeurt maar ook wat experts vinden en wat binnen in de het bedrijf gebeurt. Daarnaast wordt informatie niet alleen met de eigen werknemers ge-

deeld, maar ook met andere bedrijven of met andere werknemers.

Nimble Met de twee bovenstaande punten betrokken en transparant kan een bedrijf sneller reageren op de markt. Een nimble bedrijf is een bedrijf dat actief informatie verzamelt op allerlei verschillende manieren over de markt. Dit kan door middel van de traditionele kanalen maar het kan ook door input van de werknemers of vanuit sociale media. Met al deze verzamelde informatie die door betrokken medewerkers wordt gedeeld op een transparante manier of op een andere manier het bedrijf is binnen gekomen, kan een bedrijf sneller reageren op wat er in de markt gebeurt. Dit houdt in dat je als bedrijf sneller kan reageren op de vraag van klanten en op de vraag van de markt.

Welke tools passen bij social business Bijna alle Social media tools die in de buitenwereld te vinden zijn, passen bij social business. Social media tools die gebruikt kunnen worden in een social business, of in een social business pakket, zijn: samenwerkingsprojecten (bijvoorbeeld Wikipedia), blogs en microblogs (bijvoorbeeld Twitter), content communities (bijvoorbeeld YouTube) en sociale netwerk sites (bijvoorbeeld Facebook, LinkedIn). Een Social business pakket kan door bedrijven gebruikt worden om uiteindelijk een Social business te worden.

Het wil niet zeggen dat het gebruik van deze tools of een combinatie van deze tools een bedrijf daarmee meteen een Social business maakt. In een social business pakket zitten verschillende social media tools. Tools die in een social business pakket moeten zitten zijn: Profielen Vanuit je profiel kun je, net zoals bij andere sociale netwerksites, linken met collega’s, je adres en contact gegevens vastleggen, kernwoorden definiÍren waar je mee bezig

bent, interesse gebieden aangeven en status updates geven. Naast al deze informatie kun je ook een profielfoto kiezen.

Community De community is een verzamelplaats voor alle tools die gebruikt worden voor een bepaald onderwerp of door een bepaald team. Een community kan publiek zijn, iedereen kan dan deelnemen aan de tools in de community, of besloten, dan is de community alleen toegankelijk voor genodigden.

Blogs In de blogs kan iedereen zijn eigen blog schrijven. Een blog kan onderdeel vormen van een community, maar het is ook mogelijk om een blog onder je eigen naam te schrijven.

Forum Een forum kan door iedereen opgezet worden. Ook hier is het weer mogelijk om een forum in een community of daarbuiten op te zetten.

Wiki’s Iedereen kan meewerken aan de openbare wiki’s. Wiki’s binnen communities zijn, afhankelijk van de instellingen, benaderbaar voor iedereen of voor een besloten groep.

Fileshare Naast al deze tools is het ten slotte ook mogelijk om bestanden met elkaar te delen. Bestanden kunnen op een privé plek worden gezet, maar ook publiek en / of in een community.

IBM Connections is een social business pakket waar al deze tools in zitten. Dit is het meest complete social business pakket dat op dit moment op de markt is.

De weg naar social business

Wat moet je doen als bedrijf waneer je een social business wil worden? Eerst moet je een inventarisatie maken van de tools die intern gebruikt worden. Welke social media tools worden er nu binnen het bedrijf ge-

bruikt. Aan de hand hiervan kan er gekozen worden voor een bepaald product of voor een bepaald social business pakket om de social business cultuur te ondersteunen. Naast de inventarisatie van de social media tools die gebruik worden binnen het bedrijf, is het ook van belang om een inventarisatie te maken van welke social media tools er worden gebruikt door de werknemers in hun privéleven.

Als je weet welke social media tools er door de werknemers buiten het bedrijf gebruikt worden, kan je op basis daarvan een keuze maken welke tools er binnen het bedrijf gebruikt moeten gaan worden. Social media tools die door werknemers buiten het bedrijf gebruikt worden zullen sneller aanslaan, omdat die tools bekend zijn en werknemers weten hoe je daar daarmee kan werken.

Naast de verschillende soorten tools die je kan hebben, heeft elk bedrijf verschillende soorten gebruikers. Het is van belang om te kijken wat voor soort gebruikers er werken binnen het bedrijf en wie er kan helpen bij de implementatie van een social business pakket. Verschillende soorten gebruikers worden definiëren op basis van de technology adoption lifecycle en de Rogers’ bell curve.

Tabel 1: Rogers’ bell curve

De gebruikers worden ingedeeld in verschillende categorieën: innovators, early adopters, early majority, late majority en laggards.

Elk van deze categorieën heeft zijn eigen karakteristieke die te herkennen zijn binnen het bedrijf en daarbuiten.

De innovators zijn werknemers die meer bekend zijn met Social media en die er langer gebruik van maken in hun privéleven. Zij zijn de gebruikers die helemaal voorop lopen in het gebruik van nieuwe producten, social media tools. Ze zijn meer georiënteerd op risico's, ze zijn nieuwsgierig.

Early adopters zijn diegenen die na de innovators instappen in social media tools of nieuwe producten. Ze hebben vaak de neiging om voorop te lopen in het gebruik van social media tools. Zij zijn diegenen die alles uitproberen. Samen met de innovators zullen de early adopters verdergaan om iedereen enthousiast te maken.

Early majority werknemers zijn meer conservatieve gebruikers van Social media tools of nieuwe producten. Ze zullen nooit de eerste zijn die er gebruik van gaan maken. Als er meerdere collega’s zijn, of als iemand vertelt dat dat het goed is om te gebruiken, dan staan ze daarvoor open. De early majority gaat dan kijken hoe ze het kunnen gebruiken. Dit zullen werknemers zijn die actief zijn binnen het bedrijf of een goede invloed hebben op collega's.

Late majority en laggards zijn de hekken sluiters. Ze zullen als laatste aansluiten en doen mee omdat het moet. De laggards hebben dat het meest en zijn het conservatiefst in het gebruik van social media.

Welke gebruikers zou je goed kunnen gebruiken bij een implementatie van een Social business pakket?

Dan zou de keuze snel gaan voor gebruikers uit de groepen innovators early adopters en early majority. Zij zijn diegenen die er als eersten mee aan de slag gaan. Zij zijn daarmee ook de eersten die feedback kunnen geven over het gebruik.

Uiteindelijk worden de tools geïmplementeerd en het is duidelijk welke werknemers gevraagd moeten worden om je daarbij te helpen. Het is duidelijk welke social media tools door de werknemers in hun privéleven worden gebruikt. Het gebruik van social media tools zal gekopieerd moeten worden naar de social business tools, omdat iedereen een bepaald beeld heeft van een tool en het gebruik ervan. Als het gebruik niet klopt bij het beeld van het gebruik, dan zal de tool minder of zelfs niet gebruikt worden. Komt het gebruik wel overeen, of is het beter dan verwacht, dan zal de tool juist gebruikt worden.

Om ervoor te zorgen dat social business tools binnen een bedrijf goed gebruikt worden moet het gebruik aansluiten bij de privé ervaring. De gebruikers uit de groepen early majority, early adapter en de innovators kunnen hierbij helpen. Zij zijn diegene die er als eersten inzitten en kunnen kijken naar hoe de tools een vergelijkbaar gebruik kan krijgen als buiten het bedrijf. Dat betekent dat dus dat het gebruik van social business tools hetzelfde moet zijn als het gebruik van social media tools.