Brochure - La politique d'accueil

DE TITULAIRE DE PROFESSION LIBÉRALE À EMPLOYEUR

Le titulaire de profession libérale non seulement pratique sa profession spécifique, mais se profile aussi comme un entrepreneur et donc comme un employeur. Il ne s'agit donc plus uniquement de bien exercer votre profession, mais aussi de recruter et de gérer du personnel, d'aménager votre bureau ou cabinet pour le rendre attractif aux yeux d'éventuels salariés, etc.

Le type d'accueil que vous réservez à un nouveau collaborateur traduit l'intérêt que vous, l'employeur, mais aussi toute votre organisation, manifestez à son égard. Une politique d'accueil efficace – dénommée également « onboarding » –vise principalement à permettre au nouveau collaborateur de se familiariser avec l'organisation, les nouveaux collègues, le fonctionnement et les pratiques de manière générale. Cet accueil doit être adapté également aux besoins spécifiques du collaborateur individuel.

Dans une petite et moyenne entreprise, l'accueil peut se dérouler différemment que dans une grande société. Il sera plus personnalisé. Pour la PME de moins de 20 travailleurs, la législation prévoit également une application plus souple des règles relatives à l'accueil. Il n'existe donc pas de procédure standard en matière d'onboarding. Chaque entreprise est différente, comme l'est chaque nouveau travailleur. Dans cette brochure, Liberform entend dès lors vous donner l'inspiration qui vous permettra d'élaborer votre propre politique d'accueil, une politique qui fonctionne pour votre organisation, qui vous offre une vraie valeur ajoutée.

Nous avons attaché énormément de soin et accordé une grande attention à la compilation de ce manuel et aux données qui y sont reprises. Il se peut néanmoins qu'il reste encore quelques erreurs ou négligences. Nous ne pouvons aucunement en être tenus responsables.

La commission paritaire des professions libérales, CP 336, regroupait soit 8.761 employeurs et 36.832 employés en 2021 (chiffres 2022 - ONSS). Tous ces professionnels entendent continuer à progresser dans le cadre des spécificités de leur secteur, en exploitant au mieux leurs talents, en renforçant leurs compétences, en bénéficiant de formations, de trainings, de coachings, etc.

Qu’elle soit grande ou petite, une entreprise a tout intérêt à recruter et à retenir des collaborateurs de talent pour mener à bien ses activités. Cela commence par rédiger une bonne offre d’emploi, trouver les bons canaux de recrutement, élaborer une politique d’accueil (même dans les petites entreprises), désigner un parrain/une marraine sur le lieu de travail... Et il s’agit aussi de veiller à la diversité, à la non-discrimination, à la bonne organisation du travail, etc.

Liberform, le centre de formation du secteur des professions libérales, est le partenaire à valeur ajoutée, la référence pour tous les acteurs du secteur. Nous inspirons, informons, sensibilisons, rassemblons et veillons à faciliter l'accès aux formations et aux apprentissages. Liberform veut vous y aider à travers des exemples concrets, des outils simples et de multiples expériences.

Suivez-nous également à travers notre lettre d'information, www.liberform.be et sur nos réseaux sociaux.

NOTRE VISION

LA RÉGLEMENTATION : CCT 22

La convention collective de travail 22 (CCT 22) vous oblige notamment, en tant qu'employeur, d'organiser l'accueil des nouveaux collaborateurs. Une personne ou un service doit être chargé(e) de la coordination des différents aspects de l'accueil, en vue de favoriser l'intégration des nouvelles recrues dans l'entreprise.

La CCT détermine que la période d'accueil commence dès les premiers contacts entre l'employeur et le nouveau collaborateur. Au cours de cette période d'accueil, les collègues sont mis au courant des informations à transmettre au nouveau collaborateur et des tâches dévolues à chacun.

Ainsi, le nouveau collaborateur doit recevoir des informations sur les conditions de travail, l'activité et la structure

de l'entreprise. Ces informations peuvent être transmises verbalement ou sous la forme d'une brochure d'accueil. Une partie des informations est déjà mentionnée dans le règlement de travail.

Commencez avant le premier jour de travail. C'est à ce moment-là que le salarié se fait une image de l'organisation et que l'employeur crée des attentes. Reprenez contact avec le salarié avant qu'il ne commence à travailler pour l'organisation et informez-le à l'avance du déroulement de sa première journée, par exemple.

Saviez-vous que vous pouvez aussi facilement structurer cela via une application d'onboarding ? voir la checkliste au dos

.02 QUELLE DIRECTION VOULEZ-VOUS PRENDRE AVEC VOS COLLABORATEURS ?

Si vous envisagez de recruter du personnel, vous devez connaître clairement la direction que vous voulez prendre avec ce(s) nouveau(x) collaborateur(s). Vous devez pouvoir vous appuyer sur un argumentaire solide. Votre plan d'entreprise ou business plan en fait partie. Son but est notamment de déterminer les buts de votre organisation et la manière dont vous allez les atteindre.

• L'objectif est une description de l'avenir souhaité pour votre organisation, exprimé dans des résultats à atteindre concrètement, qui soient mesurables à l'aide d'indicateurs ou de critères.

STEFAN GHIJSEN, ALASKA GROUP

LORS DU RACHAT D'UNE ENTREPRISE, ON CEXAMINE DE MOINS EN MOINS LE PORTEFEUILLE DE CLIENTS, MAIS DE PLUS EN PLUS LE PERSONNEL QU'ON REPREND À CETTE OCCASION

• La mission définit la raison d'être de votre organisation : pourquoi existons-nous ? Elle est fondée sur des valeurs et des normes communes, partagées par tous. La mission indique ce que les collaborateurs veulent signifier les uns pour les autres et pour la société. Votre mission n'est pas vague : elle est liée directement à votre pratique quotidienne. Et votre mission n'est pas facultative : la réalité doit correspondre à ce qui est décrit sur papier.

• La vision indique la direction que veut prendre votre organisation, exprimée en idéaux, en caractéristiques uniques et sous la forme de l'image collective que vous voulez donner à votre organisation. Elle sert souvent de guide pour déterminer les règles de conduite, par ex. pour le recrutement ou lors de discussions internes ou externes.

• La stratégie de l'entreprise détermine de quelle manière la vision se concrétisera, comment l'organisation veut exercer son rôle.

Tout ce qui précède est destiné à motiver les (nouveaux) collaborateurs, à donner un cap et à avoir une vue d'ensemble sur les activités de votre entreprise. Cela doit être porté par l'ensemble de l'organisation. Pour constituer les fondations solides d'une stratégie à long terme.

VOTRE ORGANISATION A BESOIN D'UNE POLITIQUE D'EMPLOYER BRANDING, D'UNE EMPLOYEE VALUE PROPOSITION

Les collaborateurs et les candidats recherchent une entreprise qui non seulement leur offre un salaire de base correct et des possibilités de carrière, mais qui est également animée d'une culture qui leur convient. En pratiquant l'employer branding, l'organisation vise à ce que des collaborateurs potentiels de qualité y postulent spontanément, pour ne pas devoir chercher elle-même de bons profils. Pour y arriver, votre entreprise doit créer une marque d'employeur puissante, une « employee value proposition » (EVP) convaincante. Une EVP s'appuie sur la personnalité et les valeurs de votre organisation. Autrement dit : les valeurs que l'organisation que je représente peut proposer à mes collaborateurs.

L'objectif principal de la stratégie de marque de l'employeur est d'accroître l'engagement en offrant une expérience positive. Les émotions positives vous rendent plus compétent, plus ouvert d'esprit et plus créatif.

D'après l'étude de l'analyse comparative Hallelujah, "Comment le bonheur fonctionne en 2019" (en Flandre), il apparaît que :

- 1 employé sur 3 ne se sent pas bien au travail ; - 1 salarié sur 3 n'est pas satisfait de l'attention portée à la santé et au bien-être au travail ; - 1 Flamand sur 3 n'est pas satisfait de la relation avec le manager.

Des employés fiers, engagés et motivés sont les plus importants ambassadeurs de l'organisation.

Les demandeurs d'emploi veulent trouver un travail où ils se sentent bien. Pour attirer de nouveaux collaborateurs, qui conviennent à votre entreprise et à son approche, vous avez tout intérêt à communiquer ouvertement au sujet des valeurs et normes au sein de votre entreprise. (Voir le chapitre 6, Valeurs et pratiques) Cela passe par :

- Établir un plan d'entreprise - Déterminer un objectif

- Formuler une mission - Élaborer une vision

De cette manière, tous les regards iront dans la même direction.

.03 AVANT L'ACCUEIL : LE RECRUTEMENT ET L'ADMINISTRATION RH

En élaborant une politique d'accueil, vous vous assurez que tout le monde sera accueilli de la même manière. Un nouveau collaborateur accueilli chaleureusement est plus motivé et s'intégrera plus facilement. Et vous augmentez vos chances qu'il reste longtemps dans votre entreprise.

Mais avant l'accueil, il faut d'abord se charger du RECRUTEMENT et de L'ADMINISTRATION nécessaire.

COMMENT TROUVER ET RECRUTER DES COLLABORATEURS

?

La recherche et le recrutement de nouveaux collaborateurs sont possibles de différentes manières :

- Votre propre réseau continue à jouer un grand rôle. Pour certaines fonctions, il n'est peut-être même pas nécessaire de placer une offre d'emploi. Vous pouvez la pourvoir en recourant à votre réseau. La marque de l'employeur est cruciale ici.

- Vous pouvez également faire appel aux services d'une agence d'intérim ou d'un chasseur de têtes.

- En vous adressant au VDAB, ce service vous proposera non seulement la publication de votre offre d'emploi, mais également un accompagnement et des conseils dans votre recherche d'un nouveau collaborateur.

- Les médias sociaux tels que Linkedin

- Les secrétariats sociaux offrent souvent un encadrement pour les recherches du profil approprié. Ils peuvent vous aider à rédiger l'offre d'emploi, mais aussi à mettre en œuvre une politique d'accueil. Certains sont même disposés à se charger des premiers entretiens avec le travailleur ou à assurer le suivi en qualité de personne de confiance externe.

- Dans certains cas, il vaut la peine d'envisager d'engager un responsable RH. Il pourra non seulement mettre sur pied une politique d'accueil efficace, mais aussi coacher les collaborateurs à long terme et les aider à développer leurs capacités. Un service RH interne est souvent à même de gérer de manière plus impliquée, plus fiable et plus adaptée,

les problèmes et les besoins des travailleurs de l'organisation. Il sera aussi une source d'information, à côté du secrétariat social. Les premières questions relatives au droit du travail, aux congés de maladie, etc. lui sont tout naturellement adressées.

Recruter un demandeur d'emploi via la Formation professionnelle individuelle (IBO en Flandre) L’apprentissage sur le lieu de travail est un vaste concept. Il est connu sous différent(e)s noms et formes : stages, cours pratiques, formations d'apprentissage professionnel, etc. Le principe de base ? Il doit être question d'apprendre dans le cadre d'une situation professionnelle « authentique » ou « véritable », c’est-à-dire dans un contexte « de travail ». Une IBO – Formation professionnelle individuelle – est une forme d'apprentissage sur le lieu de travail.

Dans le cadre d'un PFI, un employeur peut former un demandeur d’emploi dans son entreprise pendant 4 à 26 semaines, avec le soutien du Forem. Le demandeur d’emploi a ainsi la possibilité d'acquérir toutes les compétences nécessaires à l’exercice de sa fonction.

Qui sont les candidats PFI ? Pour accéder à un PFI, vous devez être demandeur d’emploi et répondre aux trois conditions suivantes :

- être inscrit(e) au Forem; - ne pas avoir quitté votre travail pour débuter un PFI;

- ne pas avoir d’expérience pratique (sauf pendant une courte période en tant qu’intérimaire ou qu'étudiantjobiste).

Le FOREM développera une plateforme électronique destinée à son usage et à celui des employeurs. La plateforme permettra entre autres l’introduction de demandes et l’enregistrement des formations-insertion. Elle sera accessible au FOREM, aux employeurs et aux stagiaires.

En savoir plus ? Rendez-vous sur le site web du Forem.

TITRE D'INSPIRATION

Piet Vandendriessche, CEO de Deloitte Belgium : «

L’égalité est notre responsabilité en tant qu’organisation. Nous nous devons d’offrir des chances égales à tous. D’autre part, Deloitte mise sur le pouvoir de la diversité. En effet, les équipes hétéroclites livrent de meilleurs processus de décision et les performances d’une équipe sont aussi bien le résultat des compétences communes que de la diversité. Mais par-dessus tout, nous croyons qu’un bon environnement de travail doit accueillir les différences entre collaborateurs avec conviction et enthousiasme. »

La diversité doit se retrouver à chaque niveau de l'entreprise, donc également dans les fonctions dirigeantes et chez les partenaires.

Emma Codd, Managing Partner pour Talent (Deloitte UK) : « Gender diversity at leadership levels remains

a challenge for many businesses but there is an everincreasing understanding of the issues that hold women back in the workplace and the ways in which we can best tackle these. We have implemented a series of actions to increase the number of women we recruit, to ensure that development opportunities are clearly available and to provide a working environment that enables women to balance a successful career with family life. »

Au sein des organes de décision, l’organisation aspire à une représentation équitable des femmes.

Caroline Veris, Partenaire Risk Advisory : « Nous pourrons ainsi améliorer les processus décisionnels, attirer les meilleurs talents, augmenter la satisfaction de nos collaborateurs et axer notre organisation davantage encore sur les clients. »

PIET VANDENDRIESSCHE, CEO DE DELOITTE BELGIUM EN TANT QU’ORGANISATION ET EMPLOYEUR, CHEZ DELOITTE, NOUS ESTIMONS QU’IL EN VA DE NOTRE RESPONSABILITÉ D’ACCORDER UNE PRIORITÉ ÉLEVÉE À L’ÉGALITÉ DES CHANCES. L’ÉGALITÉ HOMMES / FEMMES EST NOTRE PRIORITÉ ; NOTRE BUT EST DONC DE TRIPLER LE NOMBRE DE NOS PARTENAIRES FÉMININES D’ICI 2030.

DELOITTE TRANSPOSÉ À LA PME

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de Deloitte pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

Comment veiller, par ex., à ce que l'accès à une fonction dirigeante ne soit pas entravé pour les femmes ? Deloitte utilise un « gender decoder » pour rendre les offres d'emploi neutres sur le plan du genre. Des organismes extérieurs peuvent également vous aider à rédiger une offre d'emploi neutre sur le plan du genre. Le VDAB joue un rôle important à cet égard. Cet organisme peut veiller à ce que les offres d'emploi ne mentionnent pas trop de compétences « masculines », qui ne sont pas réellement nécessaires pour la fonction.

Il peut vous aider également à adopter un langage neutre sur le plan du genre en rédigeant votre règlement de travail ou vos consignes de sécurité.

Introduire plus de flexibilité (dans l'exercice des fonctions dirigeantes) permet de combiner plus facilement le travail et la vie privée. Cela peut se traduire, par ex., par une journée de travail à domicile par semaine, des horaires flottants ou le travail en déplacement. Mais aussi par la possibilité de prendre des jours de congé supplémentaires pour s'occuper d'un enfant malade. L'adaptation du travail aux différentes phases de la vie du travailleur s'inscrit également dans cette démarche. Tout comme pouvoir discuter, dans le cadre d'un entretien de fonctionnement ou d'évaluation, de la situation familiale et proposer ensuite des solutions/des conditions de travail flexibles.

CONSEIL // Lors de la Journée des employés, mettre les employés à l'honneur peut changer la culture interne et même la manière dont on la communique au monde extérieur. Une telle action non seulement accroît la motivation des travailleurs, mais contribue également à faire évoluer les mentalités dans notre société et votre marque employeur. Instaurer l'égalité des genres au travail n'implique pas nécessairement de grands changements. Rien qu'en en prenant conscience, il est possible déjà de faire la différence pour vos collaborateurs actuels et futurs.

BROCHURE D'ACCUEIL DE TITULAIRE DE PROFESSION LIBÉRALE À EMPLOYEUR

Quel degré de diversité présente votre lieu de travail ? La diversité au travail est un facteur qui gagne chaque jour en importance. La discrimination est inacceptable. La diversité est incontournable. La discrimination n'est pas liée nécessairement à la question de la diversité ; et la diversité ne résout pas toujours un problème de « discrimination ».

Le secteur des professions libérales compte surtout des petites entreprises. Les questions liées à la diversité et à la non-discrimination ne doivent pas pour autant être négligées. La discrimination survient plus vite qu'on ne le pense, parfois de manière insidieuse.

Une politique de diversité bien pensée et mise en œuvre présente de nombreux avantages au travail. Par exemple : la possibilité d'interpeller de nouveaux groupes cibles plus hétéroclites, aux connaissances linguistiques et aux idées multiculturelles venant à point dans notre monde globalisé. Ainsi, au lieu de chercher des traces de discrimination dans les différentes relations qui s’opèrent sur le lieu de travail (entre employeur-travailleur-client), il est plus intéressant de se concentrer directement sur les aspects positifs de la diversité.

Il importe de réfléchir à la direction que vous voulez prendre avec votre organisation, aux ensembles tâches-fonctions et aux compétences nécessaires pour bien exercer une fonction déterminée. Ainsi, la fonction de réceptionniste ne pourraitelle pas être exercée tout aussi bien par une personne en fauteuil roulant ou une personne de 55 ans et plus ? Dans notre société diverse, c'est de cette manière que vous faites la différence.

L'ADMINISTRATION RH

L'engagement d'un nouveau collaborateur implique de nombreuses démarches administratives. La législation sociale vous impose quelques obligations. Vous pouvez vous en charger vous-même ou faire appel aux services d'un secrétariat social.

La première étape consiste à vous identifier, en votre qualité d'employeur, à l'ONSS, l'Office national de sécurité sociale. Ensuite, vous pouvez remplir la déclaration Dimona, qui est la déclaration d'emploi, également auprès de l'ONSS. Cette obligation incombe à tous les employeurs dans tous les secteurs. Cela se passe par voie électronique.

L'étape suivante consiste à établir un contrat de travail et un règlement de travail

Les autres étapes à ne pas oublier : contracter une assurance contre les accidents du travail, s'affilier à une caisse d'allocations familiales (attention : depuis 2019, le travailleur la choisit lui-même) et s'affilier à un service externe pour la prévention et la protection au travail.

N'oubliez pas non plus les avantages financiers et sociaux dont vous bénéficiez en recrutant un nouveau collaborateur. Cette nouvelle recrue peut conduire à une hausse du chiffre d'affaires, mais également améliorer l'efficience et la qualité du travail et réduire la pression au travail.

Déclaration

À quoi faut-il faire attention lors d'une première embauche ?

Une première embauche est une étape importante, qui implique des tâches administratives supplémentaires. Vous n'êtes plus responsable de votre seule activité, mais aussi de l'emploi d'une autre personne. Remplir toutes vos obligations administratives contribue également à la réussite de l'accueil d'un nouveau collaborateur. Vous et votre nouveau collaborateur pourrez ainsi entrevoir cette première journée de travail l'esprit tranquille.

Vous pouvez d'ailleurs vous faire aider pour mettre en ordre votre administration. Vous pouvez adresser à un secrétariat social toutes les questions relatives à votre personnel. Il peut se charger de toute votre administration ou vous donner des conseils pour sa gestion.

Réductions

Tous les employeurs du secteur privé et tous les travailleurs assujettis entièrement à la sécurité sociale peuvent bénéficier d'une mesure générale de réduction des cotisations de sécurité sociale afin de ramener les charges salariales patronales à leur niveau moyen dans les pays voisins. Cette réduction est appliquée automatiquement par votre secrétariat social.

N'oubliez pas non plus d'utiliser la réduction groupecible « premiers engagements » (fédéral). À partir du 1er janvier 2022, de nouvelles règles importantes s'appliquent concernant la réduction du groupe cible

pour le recrutement initial. Cette réduction s'adresse aux employeurs starters ou petits du secteur privé qui emploient peu ou pas de personnel. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site web de l'ONSS, l'Office national de sécurité sociale.

En plus de la réduction fédérale pour le groupe cible, vous pouvez peut-être bénéficier d'une réduction régionale pour le groupe cible. Par exemple pour les jeunes employés (<25 ans), les employés plus âgés et les demandeurs d'emploi de longue durée.

Que se passe-t-il au recrutement suivant ? Pour soutenir la croissance de votre activité, vous devrez renforcer vos effectifs. Si vous ne voulez pas vous en charger de A à Z, vous pouvez faire appel au VDAB (Vlaamse Dienst Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding), c'est-à-dire l'Office flamand de l'Emploi et de la Formation professionnelle. Les entreprises privées, telles que les agences d'intérim, les cabinets de sélection et de recrutement, les chasseurs de têtes et les sites web proposant des offres d'emploi et des C.V., peuvent également vous aider à trouver le personnel approprié.

Du 2e au 6e recrutement, vous pouvez bénéficier également de la réduction groupe-cible « premiers engagements » via l'Office national de sécurité sociale. À partir du 7e recrutement, cette réduction n'est plus octroyée.

Au chapitre 13, vous trouverez un récapitulatif des formalités nécessaires.

La politique d'accueil couvre différents aspects. La présentation de la nouvelle recrue aux collègues et à son supérieur hiérarchique, par exemple, est un moment crucial. La première impression fait la différence. Une politique d'accueil décrit clairement tout le trajet à parcourir par un nouveau collaborateur. Dans votre procédure d'accueil, vous déterminez toutes les personnes qui contribuent à cet accueil et leurs responsabilités respectives. C'est aussi le bon moment pour définir clairement les attentes.

Pour commencer, la réglementation impose aux employeurs toute une série d'obligations en matière d'accueil.

(Voir le chapitre 2, La réglementation)

Elles s'appliquent à tous les travailleurs, donc par exemple également aux stagiaires. Concrètement, vous avez la responsabilité (obligatoire), en votre qualité d'employeur, d'assurer l'accueil, l'encadrement, l'information et la formation de chaque travailleur.

Le qui et le quoi de la politique d'accueil

Il est préférable d'annoncer l'arrivée de tout nouveau collaborateur à votre personnel actuel et, en tout cas, à son supérieur hiérarchique direct. Vous convenez précisément des personnes chargées de donner les informations nécessaires au nouveau collaborateur. La fonction, le poste de travail et les méthodes de travail de l'organisation doivent y être abordés.

Les thèmes de votre politique d'accueil se classent en trois catégories :

- Le niveau opérationnel vise les matériels et connaissances dont il faut disposer pour pouvoir bien effectuer son travail ;

- Le niveau social traite des relations à construire avec les collègues, du sentiment d'être bien accueilli comme un nouveau maillon important de l'organisation ;

- Le niveau stratégique concerne la vision, les buts, la structure et la mission de l'entreprise.

Durant toute la phase d'onboarding ou la période d'accueil, il faut prêter l'attention nécessaire à chacun de ces thèmes. Vous déterminez vous-même qui se charge de leurs différents aspects. Vous pouvez déléguer l'organisation de l'accueil à un dirigeant dans votre entreprise. L'encadrement du nouveau travailleur peut être confié à un autre travailleur expérimenté. (Voir le chapitre 10, Parrainage et marrainage)

Quelques conseils pratiques

L'onboarding commence dès le preboarding ou à la transmission préalable d'informations importantes. Vous

pouvez les communiquer via une brochure, un e-mail ou une application (à développer). Aujourd'hui, il ne manque pas d'outils et d'applications pour vous aider dans cette démarche. (Voir le chapitre 11, La brochure d'accueil) Ces moyens vous permettent de répondre déjà à de nombreuses questions émanant du nouveau travailleur.

Une bonne idée est d'établir une liste de collègues auxquels le nouveau collaborateur peut s'adresser pour tel ou tel sujet. La nouvelle recrue pourra ainsi se retrouver plus facilement dans votre organisation. Le nouveau collaborateur doit aussi avoir le temps et la marge de manœuvre nécessaires pour nouer des contacts.

Lui permettre, à différents moments, de faire la connaissance de ses collègues est très utile pour avoir une bonne vue d'ensemble de l'organisation et du fonctionnement des différentes équipes. Vous pouvez convenir avec le nouveau travailleur s'il préfère que cela passe en groupe ou avec chaque personne individuellement.

Le travailleur doit également être informé des tâches du service interne ou externe pour la prévention et la protection au travail. Veillez à ce qu'il connaisse les conseillers en prévention à qui il peut s'adresser.

CONSEIL // Liberform vous fournit, ci-joint, une liste de contrôle pratique, un récapitulatif de toutes les étapes à suivre au démarrage d'un nouveau collaborateur. Il importe à cet égard de bien choisir le responsable de l'accueil du nouveau collègue pour que ce dernier vive cette période comme une expérience positive.

En votre qualité d'employeur, vous devez avoir la preuve écrite, signée par vous (ou un supérieur hiérarchique) et par le nouveau travailleur, que ce dernier a reçu toutes les informations nécessaires. Vous devez conserver ce document dans le dossier de membre du personnel du collaborateur.

Un accueil qui ne se passe comme il se doit peut avoir des conséquences défavorables. Le nouveau collaborateur sera, dès le début, moins impliqué, moins productif et moins satisfait. Un mauvais accueil peut conduire à une hausse de la rotation du personnel, à plus d'absentéisme, à des charges plus élevées pour l'entreprise.

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À TITRE D'INSPIRATION

Une fois engagés, les nouveaux collaborateurs de KPMG sont accueillis et intégrés conformément au principe des « Four C’s » : Compliance, Clarity, Culture and Connection. Lorsqu’un nouveau collaborateur est embauché, le processus d’accueil et d’intégration global (« onboarding ») est engagé.

Compliance a pour but de communiquer au nouveau venu des informations relatives à l’entreprise ainsi que divers renseignements pratiques. Dans ce cadre, KPMG prévoit que tout nouveau collaborateur peut au préalable télécharger l’application « Bienvenue » qui le guide jusqu’au premier jour de son entrée en service et qui le « garde en condition » pour l’emploi et l’entreprise qu’il intégrera.

Clarity veille à ce que le nouveau collaborateur reçoive des instructions claires sur son nouvel emploi ainsi que sur ce qui est attendu de lui. La journée générale d’onboarding de KPMG constitue une première introduction des nouvelles recrues au sein de l’entreprise et marque leur entrée en fonction.

Chez KPMG, les valeurs – Culture – et les contacts sociaux avec les collègues – Connection – sont incarnés par un Buddy, un parrain ou une marraine qui accompagne le nouveau collaborateur dans ses contacts avec les autres. Le Buddy informe son nouveau collègue des valeurs et normes formelles comme informelles.

Durant les premiers mois, le nouveau collaborateur suit un processus lors duquel il lui est demandé de se remettre en question, de se développer et de relever des défis en permanence. Ce processus se poursuit d'ailleurs après l'onboarding à l'aide des outils de développement que KPMG a développés.

Le Performance Manager accompagne le nouveau venu et examine son développement personnel dans l’environnement de travail. L’équipe des ressources humaines assure, en concertation avec le buddy et le Performance Manager, les entretiens de suivi afin de rester informée de la manière dont le nouveau collaborateur se comporte dans l’environnement de travail.

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de KPMG pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

Un encadrement d'une telle ampleur est-il vraiment nécessaire pour mener une bonne politique d'accueil ?

En accordant toute l'attention nécessaire à la politique d'accueil, vous posez les fondations d'une bonne collaboration ultérieure. Cela implique de bien informer le nouveau venu, dès le début, sur le fonctionnement de l'entreprise afin de lui épargner toute (mauvaise) surprise par la suite. Ce faisant, les attentes des deux parties peuvent s'accorder clairement.

Un courriel informatif envoyé la semaine précédant l'entrée en service du nouveau collaborateur peut suffire. Un entretien informel préalable aussi.

Une journée de présentation est plutôt destinée à une grande organisation, mais un déjeuner réunissant toute l'équipe au cours de la première semaine de travail du nouveau collaborateur, pourquoi pas ? Cela peut grandement faciliter la collégialité des relations futures. Commandez des sandwichs pour tout le monde et réservez au nouveau venu un accueil chaleureux.

La désignation d'un parrain ou d'une marraine contribue aussi à la qualité de l'expérience du nouveau collaborateur. Il dispose ainsi d'un interlocuteur, d'un guide à qui il peut adresser toutes ses questions utiles (et même inutiles).

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KPMG TRANSPOSÉ À LA PME

TITRE D'INSPIRATION

Les valeurs d’entreprise de Norgay Accountants expriment « qui nous sommes » et « ce que nous défendons ». Voici, de manière succincte, ce qui caractérise Norgay Accountants et ce qui l'unit : Delighted Customers, Empowered Team, Going the Extra Mile, Future Proof, Trust-Worthy, Social Proof. Les collaborateurs sont toujours et partout des ambassadeurs. Pour eux, tout est possible et ils repousseront volontiers leurs limites pour vous servir. Les collaborateurs peuvent toujours soumettre des talents particuliers ou des initiatives originales, orientées sur l’avenir, mais aussi, à caractère social et communautaire. Par exemple, chaque année, les collègues sont présents ensemble pour le lancement de l’événement sportif « Inclusieve Vijfkamp » à Gooik, une activité de teambuilding où les gens avec ou sans handicap se mesurent dans cinq disciplines d'athlétisme.

Un facteur « 3F » élevé (Fun-Fit-Feel good) protège les collaborateurs, en toutes circonstances. Fun est le catalyseur de la dynamique Norgay. Il y règne une ambiance professionnelle, mais décontractée et amicale. On y travaille dur et de manière efficace, mais on y réserve aussi du temps au sport, à la détente et au plaisir. L'entreprise accorde une grande importance au bien-être de ses collaborateurs au travail. C’est positif pour les collaborateurs eux-mêmes, mais ce positivisme est ensuite également transmis aux clients. Dans cette optique, Norgay organise des activités de cohésion de groupe amusantes et émaillées de défis. Ses collaborateurs sont également libres de proposer leurs idées. D’autre part, afin de jauger la satisfaction du personnel interne, nous menons chaque année une enquête de satisfaction en collaboration avec le service de prévention externe.

NORGAY ACCOUNTANTS TRANSPOSÉ POUR VOUS

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de Norgay Accountants, qui se situe dans la catégorie des 5 à 9 travailleurs, pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

En créant une ambiance ouverte au travail, tout le monde peut s'épanouir de manière optimale.

Si les valeurs de votre entreprise sont clairement exposées, les collaborateurs peuvent s'en inspirer pour prendre des initiatives innovantes. Vous pouvez donc établir une liste de ces valeurs et des pratiques que vous appréciez particulièrement. Par exemple : nous traitons les collègues et les clients avec respect...

Une brochure d'accueil courte et concise permet de transmettre ces valeurs et pratiques à vos nouveaux collaborateurs dès leur entrée en service.

.05 VALEURS ET PRATIQUES

S'intégrer rapidement dans une organisation n'est pas évident pour un nouveau collaborateur. Il n'est jamais facile de prendre sa place dans un nouveau groupe de personnes. Votre entreprise a développé en effet des PRATIQUES dont le nouveau venu ignore tout. Il importe également de communiquer sur ces pratiques.

PAR EXEMPLE // à quelle heure prend-on son déjeuner à midi, prévoyez-vous des sandwichs ou faut-il apporter son casse-croûte, où vaut-il mieux garer sa voiture, etc.

Outre ses pratiques et habitudes, une entreprise accorde parfois plus d'importance que d'autres organisations à certaines VALEURS. Pour les collaborateurs, elles servent de guide. C'est une manière pour eux de connaître les attentes de l'entreprise. Déterminer les valeurs communes peut contribuer à donner plus de cohésion à l'organisation dans son ensemble. En prêtant attention aux valeurs, vous travaillez aussi à l'amélioration de vos prestations de service. Votre organisation véhicule en effet ses valeurs tant vers ses travailleurs que vers ses clients. Il est donc essen-

tiel que votre nouveau collaborateur s'empreigne le plus vite possible des valeurs qui sont partagées par l'ensemble de votre entreprise.

PAR EXEMPLE // collaborer, respecter l'individu, communiquer de manière ouverte et sincère, garantir la qualité du travail, savoir anticiper et se montrer curieux, etc.

Si votre politique d'accueil réussit à bien guider vos travailleurs lors de leurs premiers pas dans votre entreprise, ils seront plus motivés et satisfaits et s'investiront avec enthousiasme dans la réalisation des objectifs de leur employeur.

CONSEIL // Au cours du processus de candidature, vous pouvez déjà sonder les valeurs et les coutumes connues dans votre organisation.

.06 DIALOGUE ET FEED-BACK

Un feed-back est important pour tout le monde. C'est une forme d'apprentissage. Vos collaborateurs savent ainsi ce qu'ils font bien et ce qui leur reste à améliorer en opérant autrement. Une entreprise animée d'une bonne culture de feed-back peut compter sur des collaborateurs motivés, prestant des services de bonne qualité.

PAUL WIJNEN, CABINET VÉTÉRINAIRE ANIMALCARECENTER À HOEVENEN

LES ASSISTANTS-VÉTÉRINAIRES EXERCENT UNE PROFESSION SOUS-VALORISÉE ALORS QU'ILS ACCOMPLISSENT DE MULTIPLES TÂCHES DANS LES CABINETS VÉTÉRINAIRES.

Une bonne méthode consiste à prévoir un entretien de fonctionnement et d'évaluation avec votre nouveau collaborateur au cours de ses six premiers mois d'activité. Il n'est pas toujours évident d'avoir une vue objective des prestations des collaborateurs, et cela l'est encore moins pour les nouvelles recrues. Dès lors, il peut s'avérer utile d'avoir un feed-back à 360° : le (nouveau) collaborateur est évalué par plusieurs personnes autour de lui, ce qui permet de bien l'apprécier dans tous les aspects du travail quotidien. (La méthode du feed-back ne donne de bons résultats que si elle fait partie des pratiques habituelles de l'entreprise).

Entretien de fonctionnement

Un entretien de fonctionnement est un dialogue ouvert, bidirectionnel, entre le supérieur hiérarchique et le collaborateur. L'entretien peut porter sur le fonctionnement du collaborateur à titre individuel et sur la collaboration au sein de l'équipe.

Le collaborateur doit se sentir libre d'exprimer ce qu'il ressent à cet égard, d'indiquer les éventuels problèmes et de fixer des objectifs de développement. Il est essentiel que les deux interlocuteurs parlent d'égal à égal.

L'objectif d'un entretien de fonctionnement : motiver et améliorer la teneur du travail, les possibilités de développement, le bien-être au travail et une bonne collaboration.

Entretien d'évaluation

Lors d'un entretien d'évaluation, vous avez la possibilité, en votre qualité d'employeur, d'évaluer votre collabo-

rateur. L'entretien peut porter sur le fonctionnement du collaborateur, sur les bons et les mauvais points et sur les aspects à améliorer. Les éléments qui ont été discutés lors de l'entretien de fonctionnement peuvent être évalués dans ce cadre. Le collaborateur ne doit pas être surpris par cette évaluation. Pour l'éviter, il importe de lui donner régulièrement un feed-back.

L'entretien d'évaluation porte principalement sur le passé. C'est une appréciation unilatérale émanant de l'employeur. Le collaborateur doit donc la « subir ». Il va de soi qu'il peut y réagir mais c'est l'employeur qui mène l'entretien. Ici, on met l'accent sur le rapport d'autorité. C'est à l'employeur qu'il incombe de proposer des solutions.

Il est utile de structurer l'entretien pour qu'il soit le plus productif possible. Vous pouvez partir des conclusions des entretiens précédents et poursuivre la discussion sur ces sujets. Lors du premier entretien, vous pouvez poser les questions suivantes : Qu'est-ce qui vous donne de l'énergie et qu'est-ce qui vous épuise ? Qu'aimez-vous faire et qu'est-ce qui vous rebute ?

L'objectif d'un entretien d'évaluation : communiquer clairement si votre collaborateur répond aux attentes de votre organisation.

CONSEIL // Donnez un feed-back tiré d'événements réels, qui peuvent être décrits clairement et qui permettent d'illustrer votre point de vue. Veillez donc à donner un feed-back le plus concret possible. En donnant un feed-back vague (surtout s'il est négatif), vous ne faites que miner la confiance de vos collaborateurs en leurs capacités. Il est avisé de toujours vérifier si le collaborateur a bien compris votre message.

Donner un feed-back est une aptitude qu'il faut exercer. De nombreux organismes proposent de telles formations, avec le soutien ou non de Liberform.

.07 APPRENDRE ET CONTINUER À APPRENDRE

Les nouveaux collaborateurs arrivent déjà forts de connaissances et d'expériences. Ils doivent parfois acquérir de nouvelles compétences ou en affiner certaines. En discuter avec le nouveau collaborateur d'un PDP (plan de développement personnel), vous identifierez ses besoins.

Les informations que vous avez obtenues lors de la procédure de candidature peuvent servir de base. Discutez avec le nouveau collaborateur des domaines dans lesquels il veut encore se développer. Ces informations peuvent être intégrées dans son plan de développement personnel.

Ce plan reprend les possibilités de formation et celles qui sont les plus indiquées. Vous en trouverez dans l'offre gratuite de Liberform, mais envisagez aussi des formations payantes et celles de prestataires avec lesquels vous avez déjà collaboré dans le passé.

VERHEYDEN, VANDELANOTTE

EXAMINONS

NÉCESSAIRES POUR

Nous parlons ici de deux types d'apprentissages :

• Les formations formelles ou la formation continue : les deux permettent aux collaborateurs de maintenir leurs compétences à niveau et de les développer à long terme.

• L'apprentissage informel consiste à avoir des moments de feed-back fréquents avec le supérieur hiérarchique. La majeure partie de ce que les gens apprennent leur vient de ce qu'ils acquièrent sur le lieu de travail. Souvent même de manière inconsciente. Les travailleurs apprennent au contact du supérieur hiérarchique, des collègues et du recours ciblé à des réseaux. Cet apprentissage se déroule donc dans le cadre global des expériences

quotidiennes. Il s'acquiert surtout « on-the-job », en accomplissant de nouvelles tâches et en menant de nouvelles missions.

Parler avec vos collaborateurs des formations qu'ils ont suivies, de leurs réussites ou de leurs échecs, peut inciter d'autres collaborateurs à réfléchir à leurs propres besoins. Dressez une liste claire des prestataires de formations, des formations concrètes, etc. qui peuvent être suivies dans les limites de votre budget. Veillez à ce que les directives à cet égard soient clairement définies.

Des formations gratuites via Liberform Chez Liberform, nous misons entièrement sur le renforcement des compétences de vos travailleurs, notamment dans le domaine des compétences générales. Comme le montrent les chiffres, ce domaine offre en effet bon nombre de possibilités.

Liberform propose des formations destinées à renforcer les compétences. Elles sont gratuites pour les travailleurs qui relèvent de la commission paritaire 336. Ces formations mettent donc l’accent sur le renforcement des compétences générales, à savoir : les langues, les applications bureautiques et le développement personnel. Il s'agit aussi bien de formations en classe que de modules d'e-learning.

En proposant aux collaborateurs des possibilités d'apprentissage, non seulement vous enrichissez leur job, mais vous les motivez également à améliorer encore leurs prestations de service. Il arrive souvent que les connaissances acquises ainsi par une personne se diffusent parmi ses collègues et profitent donc à l'ensemble du bureau.

KIM

NOUS

LES FORMATIONS

ÊTRE PROMU À CERTAINES FONCTIONS ET ÉTABLISSONS DES PLANS DE DÉVELOPPEMENT PERSONNEL COMPRENANT DES FORMATIONS ADAPTÉES À CHAQUE INDIVIDU.

.08 PLUSIEURS GÉNÉRATIONS SUR LE MÊME LIEU DE TRAVAIL

Aujourd'hui, les organisations emploient plusieurs générations de travailleurs. L'employeur doit surmonter les grandes différences d'âge - l'écart générationnel - pour que la collaboration se passe dans les meilleures conditions. Les différentes générations qui sont appelées à se côtoyer sur le lieu de travail doivent y être bien préparées afin d'assurer une bonne collaboration d'ensemble.

ont souvent adopté des manières différentes de travailler et se sont familiarisées avec d'autres outils.

DIELENS & VAN BOSSTRAETEN CHAQUE LUNDI, NOUS ORGANISONS UNE RÉUNION AVEC TOUS LES MEMBRES DU PERSONNEL POUR QUE CHACUN SE SENTE IMPLIQUÉ .

Une génération est un groupe de personnes qui sont nées pendant la même période et ont donc grandi dans le même état d'esprit et la même situation économique.

Les générations successives développent ainsi leur propre vision des organisations et de la vie professionnelle. Elles

Si vous dirigez des personnes appartenant à différentes générations, vous devez élaborer une politique du personnel, des conditions de travail et donc également une politique d'accueil sur mesure. Le mode de prise de décision, la gestion des changements, la manière d'apprendre et de se développer, la flexibilité au travail, le type de collaboration... ce sont autant d'exemples de divergences d'approche qui doivent être surmontées.

Il faut assurer la continuité sur le plan des connaissances. Les connaissances doivent être transmises de génération en génération. Vous pouvez vous en assurer en proposant des formations spécifiques à la génération concernée. Ainsi, les générations peuvent apprendre sur la base des enseignements et expériences des unes et des autres.

BROCHURE D'ACCUEIL DE TITULAIRE DE PROFESSION LIBÉRALE À EMPLOYEUR

À TITRE D'INSPIRATION

Le capital humain est l’essence même d’un cabinet d’avocats. Attirer, garder et promouvoir des avocats et autres collaborateurs talentueux est et demeure une priorité essentielle pour un cabinet comme Stibbe, qui vise l’excellence à tous les niveaux, dans un contexte où le conseil et l’assistance des clients deviennent de plus en plus complexes. À cet égard, une attention permanente est accordée à l’équilibre travail-vie privée, aux possibilités de travail flexible, à la créativité, au développement personnel et à une ambiance de travail agréable pour tous dans un esprit multiculturel et ouvert. Ajoutons à cela les défis imposés par les agendas électroniques et l’intelligence artificielle, et vous obtenez un mix passionnant aux défis multiples.

dynamique positive au sein du cabinet, mais implique également que chacun a des besoins différents. L’apprentissage et le coaching continus figurent parmi les priorités. Afin de garantir l’aptitude à l’emploi (employability), un parcours de développement adapté est défini pour chaque collaborateur, qui pourra ainsi atteindre ses propres objectifs.

JOHAN

WILLEMSEN, VBW ACCOUNTANTS À KALMTHOUT

NOTRE POLITIQUE D'ACCUEIL EST APPLIQUÉE PLUTÔT DE MANIÈRE INFORMELLE PARCE QUE NOUS SOMMES UNE PETITE ENTREPRISE. NOUS SOMMES CONSCIENTS CEPENDANT QU'IL NE S'AGIT PAS POUR AUTANT DE LA NÉGLIGER.

La politique d’accueil de Stibbe repose sur la création d’un climat chaleureux pour que chaque nouveau « Stibbee » se sente bienvenu. Naturellement, chaque nouveau collaborateur reçoit les informations utiles relatives au cabinet lui-même et aux formations nécessaires portant sur les systèmes informatiques et autres.

Une fois accueillie, chaque recrue intègre la Stibbe Academy. Ce programme de formation repose sur quatre piliers : les formations juridiques, les formations de compétences personnelles (soft skills), les formations linguistiques et les formations informatiques. La présence de quatre générations de collaborateurs est gage d’une

Parallèlement, chaque Stibbee est libre de prendre part au programme Stibbe Heroes (Health, Energy, Resilience, Optimism, Endurance, Social). Travailler au barreau peut être stressant et les avocats peuvent avoir de nombreux défis à relever. Ce programme repose dès lors spécifiquement sur le bien-être au travail et en général, avec comme point de départ l’adage « un esprit sain dans un corps sain ». Chaque Stibbee peut choisir parmi de nombreuses initiatives en matière de bien-être, dont des formations sur la Pleine Conscience, diverses activités sportives, des initiatives en matière de santé, des activités de cohésion de groupe, etc. Parallèlement, l’aménagement de l’environnement de travail bénéficie d’une attention particulière, l’accent étant notamment porté sur l’ergonomie et une alimentation saine.

Pour conclure, Stibbe se soucie également de la diversité au travail. Le cabinet considère qu’un groupe hétéroclite de collaborateurs reflète non seulement la variété de notre communauté, mais constitue aussi la base d’une équipe efficace. Stibbe aspire dès lors à une culture diversifiée, d’intégration et de soutien, des valeurs appliquées au moment du recrutement et de la définition des lignes politiques et des processus. Le cabinet adhère par ailleurs à des réseaux promouvant la diversité (comme Women in Law and Leadership (WILL)) et lance des initiatives comme Ladies@Stibbe. Ce programme a été mis sur pied afin d’offrir des chances et opportunités aux femmes et de favoriser leur évolution chez Stibbe.

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de Stibbe pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

Mettre sur pied une « Academy » est un projet de grande ampleur. Mais on peut aboutir au même résultat par une autre voie. Vous pouvez, par exemple, dresser une liste de formations qui peuvent ou doivent être

suivies tout au long de la première année de travail.

L'employeur que vous êtes a tout à gagner à encourager et à stimuler l'activité physique au travail, ou aux alentours. Un travailleur est en effet d'autant plus heureux qu'il est en forme et en bonne santé, et inversement. Prendre une pause de cinq minutes ensemble et faire des exercices : cette interruption ludique non seulement recharge les batteries, mais a le don également d'améliorer l'ambiance de travail.

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STIBBE TRANSPOSÉ POUR VOUS

.09

PARRAINAGE ET MARRAINAGE

Le parrainage/marrainage est un concept toujours plus en vogue. En quoi consiste-t-il au juste ? Et comment l'organiser ?

Pourquoi

le parrainage/marrainage ?

Il convient tout d'abord de désigner un responsable de l'organisation de l'accueil. De cette façon, le nouveau collaborateur dispose d’une personne de contact assignée. Quelqu’un qui peut le suivre et tirer la sonnette d’alarme si nécessaire. Ce suivi permet déjà d’accélérer le processus d’apprentissage et d’intégration.

Intégrer un parrain ou une marraine dans votre politique d'accueil présente différents avantages. Cette désignation facilite l'intégration du nouveau collaborateur, augmente sa motivation et améliore son employabilité et sa productivité. Elle favorise l'apprentissage progressif au sein de l'organisation et permet ainsi à la nouvelle recrue de démarrer en ayant l'esprit tranquille. Le fait même d’avoir un parrain ou une marraine peut aussi être gratifiant en soi, et ce rôle permet de continuer à réfléchir ensemble dans l’intérêt de l’organisation.

Le recours au parrainage et au marrainage s'avère une méthode très efficace pour s'assurer que le nouveau collaborateur se sente bienvenu. Il n'est pas nécessaire d'en faire un titre officiel. La simple désignation d'un responsable/ mentor qui se libère temporairement pour guider le nouveau venu peut déjà faire une grande différence.

Qui comme parrain/marraine ?

Tout le monde n'a pas le profil d'une marraine ou d'un parrain. Un bon parrain ou une bonne marraine doit connaître suffisamment l'organisation, fait montre de bonnes aptitudes sociales et est capable d'expliquer les choses clairement. Il/elle est joignable et peut/est autorisé à libérer assez de son temps pour encadrer le nouveau collaborateur. Avant de choisir le parrain ou la marraine, réfléchissez aux compétences qu'il/elle doit posséder pour répondre aux attentes. Veillez à ce que le parrain ou la marraine dispose de temps et de possibilités en suffisance à cet égard.

VAN HAVERMAET

Un parrain ou une marraine doit guider un nouveau collaborateur dans votre entreprise, faire en sorte qu'il se sente le plus possible le bienvenu. Il/elle doit non seulement être

motivé(e) pour cette fonction, mais doit pouvoir aussi transmettre sa motivation au nouveau collègue.

Il est souvent indiqué que le collaborateur chevronné suive une formation complémentaire de « parrainage/ marrainage » ou une formation " mentorat " pour en acquérir les aptitudes nécessaires.

Que fait le parrain/la marraine ? Tout d'abord, vous devrez déterminer le rôle et les tâches à confier au parrain ou à la marraine. Il/elle sera-t-il/elle chargée uniquement de donner les premières explications ou devra-t-il/elle encadrer le nouveau collègue à long terme ? Il/elle participera-t-il/elle à son évaluation, à son suivi ou n'officiera-t-il/elle que comme soutien moral et interlocuteur ? Tout cela est à convenir.

Soutien financier Outre les avantages offerts par le parrain/la marraine sur le plan de l'intégration du nouveau collaborateur, vous pouvez bénéficier aussi d'un soutien financier pour le temps que celui/celle-ci consacre à son rôle. Ainsi, vous pouvez prétendre à la réduction groupe-cible octroyée par l'ONSS pour les mentors. Il s'agit d'une réduction de charges accordée aux employeurs qui organisent sur le lieu de travail des formations pour les jeunes en recourant pour cela à un ou plusieurs travailleur(s) comme accompagnateur/formateur.

Pour avoir droit à cette réduction groupe-cible pour mentors, l'employeur doit :

- D'une part, organiser des stages ou des formations dans son entreprise pour des élèves ou des stagiaires (= IBO ou stage d'insertion)

- D'autre part, charger un ou plusieurs travailleur(s) d'encadrer le stagiaire ou de donner des formations (= mentors)

Une période d'accueil est une période chargée pour un nouveau collaborateur. Cela demande de l'énergie et du temps de la part du parrain et de la marraine. Pour utiliser ce temps et cette énergie à bon escient, déterminez clairement les informations à donner par le parrain ou la marraine et celles à fournir par vous-même ou le service RH. Pour éviter que certaines informations ne soient pas données ou le soient deux fois.

Une fois connu l'éventail de tâches du parrain et de la marraine, l'un ou l'autre peut encadrer le nouveau venu. Un éventuel service RH peut offrir l'assistance nécessaire.

TOUS LES DERNIERS VENDREDIS DU MOIS, NOUS ORGANISONS UN DÉJEUNER PARRAINMARRAINE.

À TITRE D'INSPIRATION

Chez Norgay, la politique d’accueil est en plein développement. Lorsqu’un nouveau collaborateur entre en service, il/elle suit un processus qui débute avant l’entrée en service et se termine après une année de service. Pour soutenir ce processus, plusieurs outils ont été élaborés au départ du feed-back des collaborateurs : une liste de contrôle Accueil, une brochure d’accueil, des entretiens d’évolution, etc. Sur la base de la brochure d’accueil, nous discutons notamment des valeurs d’entreprise, du code de conduite et d’éthique, de la communication avec les clients et de l’expérience que nous souhaitons offrir à nos clients lors de nos services.

Plusieurs aspects pratiques sont également abordés : le programme de formation inhérent à la fonction spécifique, la fréquence des entretiens de feed-back, le régime des vacances, les horaires de travail, etc. Les valeurs et les normes de l’entreprise sont décrites de manière détaillée. Des procédures et consignes de travail claires et accessibles à tous ont été formulées.

Grâce à ces références, les attentes sont claires pour tous les collaborateurs, qui disposent ainsi des outils nécessaires pour donner le meilleur lors d’une journée de travail.

Un système de parrainage garantit aussi la bonne intégration des nouveaux collaborateurs. Un « guide pour les collègues » permet d’autre part aux nouveaux collaborateurs de se familiariser avec le fonctionnement de Norgay. Des formations internes permettront aussi aux collaborateurs d’adopter un mode de travail adéquat dans la pratique.

Norgay mise sur une forte implication de ses collaborateurs. Des moments de feed-back formels permettent de suivre l’évolution de chaque nouveau collaborateur et d'être à l’écoute de ses suggestions d’amélioration du processus d’accueil.

Des moyens considérables sont également engagés dans le marketing et l'employer branding, via Facebook, Linkedin, dans un site web dynamique, dans le look & feel des bureaux et les gadgets Norgay.

D'ACCUEIL

Un nouveau collaborateur doit pouvoir retrouver rapidement certaines informations présentées de manière claire et exhaustive. Certes, le règlement de travail mentionne certainement la plupart des modalités nécessaires, mais la lisibilité de ce type de document laisse à désirer. D'où, l'intérêt de la brochure d'accueil.

La brochure d'accueil contient des informations sur les aspects pratiques du travail dans votre organisation. Pensez aux mesures de sécurité, aux répertoires téléphoniques, au règlement des congés (vacances), au règlement des absences pour maladie, à la pause de midi, etc. Vous pouvez également y commenter votre mission et votre vision.

Vous pouvez concevoir la brochure d'accueil comme un guide, par exemple : la manière de prendre les appels téléphoniques, les personnes à qui il faut transférer les appels pour tel ou tel sujet, le mode de traitement de certains dossiers...

Une brochure d'accueil donne également au nouveau collaborateur le sentiment d'être le bienvenu et est un bon moyen de préciser les attentes de part et d'autre. La brochure d'accueil est donc un outil très utile pour souhaiter la bienvenue aux nouvelles recrues. Au cours des premiers jours de son entrée en service, le nouveau collaborateur doit assimiler en effet d'innombrables informations. En ayant la brochure d'accueil sous la main, il peut en garder la maîtrise.

Pour l'organisation elle-même, une brochure d'accueil offre aussi des avantages. Elle accélère l'intégration du nouveau collaborateur qui devient ainsi opérationnel plus rapidement. Et la brochure d'accueil est un bon fil conducteur pour toute la procédure d'accueil.

Veillez à ce que votre brochure d'accueil soit un document d'un accès aisé. Elle se révèlera d'une aide très précieuse pour accueillir une personne ayant un autre background culturel et/ou linguistique. Une bonne manière de rendre une brochure d'accueil très lisible est d'y insérer des illustrations ou des pictogrammes pour désigner ces différentes parties. Ses lecteurs la comprendront et la feuilletteront encore plus aisément.

Mais comment structurer la brochure d'accueil ?

Exemple d'un contenu éventuel d'une brochure d'accueil :

• Mot de bienvenue : quelques lignes de votre plume, en votre qualité d'employeur, éventuellement un texte d'autres collègues, qui exprime d'emblée l'engagement et l'intérêt à l'égard des nouveaux venus.

• Des informations sur l'entreprise : sa mission et sa vision, un bref historique et un descriptif clair de ses objectifs.

• Qui est qui ? Un organigramme avec un aperçu des différent(es) services et/ou personnes et leurs liens de collaboration. La répartition des tâches au sein du personnel, l'aperçu et les coordonnées du management et du service du personnel ; les numéros de téléphone des acteurs importants...

• Le règlement de travail et, éventuellement, la recommandation de non-discrimination : version abrégée du règlement de travail avec éventuellement des éclaircissements (le règlement de travail complet peut être joint en annexe), des explications sur le souci de la diversité au travail, une référence au code de non-discrimination, etc.

• Temps de travail : un aperçu des horaires de travail officiels, des éventuels horaires flottants, la procédure relative aux heures supplémentaires, la prise de « ponts » (jours de congé), les jours de congé, les pauses, etc.

• Politiques diverses : les règles sur l'usage privé des téléphones ou des ordinateurs. Pour que chacun sache ce qui est permis ou non et les sanctions à la clé.

• Sécurité : les consignes relatives à la sécurité, notamment incendie et la procédure des Premiers soins.

• Maladie ou accident du travail : la procédure en cas de maladie, comment transmettre un certificat médical, à qui s'adresser en cas d'accident du travail...

• Règles pratiques : un plan mobilité avec des conseils de trajet, des informations sur l'accessibilité en transports en commun, le covoiturage, le parking ou le garage des vélos, la voiture de société...

• Avantages extralégaux : l'aperçu des avantages extralégaux comme le règlement de l'assurance groupe, hospitalisation et invalidité ; les chèques-repas, la prime liée au résultat...

• Activités du personnel : les règles relatives à la pause de midi, les habitudes au déjeuner (où, quand et avec qui on déjeune), l'organisation d'une sortie annuelle avec l'entreprise, la fête de la Saint-Nicolas, la réception du Nouvel an, les attentions prévues aux anniversaires...

• Possibilités de formations : les prestataires avec qui vous collaborez à cet effet, les formations que le travailleur peut et doit suivre, l'interlocuteur à qui on peut s'adresser à ce sujet...

• Informations du service/responsable RH : à qui on peut adresser les questions liées au personnel, la grossesse...

• Communication : les interlocuteurs, la liste

Une brochure d'accueil n'est pas une copie du règlement de travail, mais les deux documents peuvent contenir des informations qui se recoupent. Restez concis dans la brochure d'accueil et référez-vous au règlement de travail pour les détails.

Utilisez un langage simple afin que la brochure d'accueil soit compréhensible pour tout le monde. Des informations visuelles sont mieux retenues que du texte écrit. Et ces illustrations permettent aussi de surmonter la barrière de la langue pour des nouvelles recrues allophones. Choisissez des photos du lieu de travail, des pictogrammes, des dessins... Si, pour les collaborateurs allophones, ces illustrations sont indispensables, elles rendent également la lecture de la brochure d'accueil plus efficace pour tout le monde.

Une brochure d'accueil doit être structurée clairement, concise et pratique.

D'ACCUEIL DE TITULAIRE DE PROFESSION LIBÉRALE À EMPLOYEUR

.11 LE PREMIER JOUR DE

TRAVAIL

La première journée de travail d'un nouveau collaborateur peut être envisagée de différentes manières. Vous voulez qu'il fasse connaissance d'emblée avec tout le bureau ? Ou préférez qu'il s'habitue d'abord tranquillement à son nouvel environnement de travail ? Nous vous donnons ci-dessous quelques conseils pour la première journée d'un travailleur.

Jour d'accueil

Pour les premiers pas du nouveau collaborateur, une bonne idée est de lui présenter tous les membres du bureau. Vous pouvez l'organiser le matin, par ex. durant une sorte de « speed-dating » ou une pause café. Vous apprenez ainsi à vous connaître de manière ludique. Cet accueil bon enfant a le don de mettre à l'aise le nouveau collaborateur. Tout le monde a l'habitude de déjeuner à l'extérieur ? Organisez un lunch pour toute l'équipe pour que chaque membre se sente associé aux débuts de la nouvelle recrue.

Ces petits détails contribuent grandement à l'enthousiasme et à la motivation du collaborateur.

Paquet starter ou boîte de bienvenue

Prévoyez un paquet starter lorsque le nouveau collaborateur prend place à son bureau. Mettez-y un stylo, une latte, une agrafeuse, un bloc-notes... pour que le collaborateur sente d'emblée qu'il est attendu.

Une autre possibilité, dans le cadre du « preboarding », est de préparer une boîte de bienvenue (un « welcome pack »). Dès

qu'un candidat a signé son contrat, vous pouvez faire livrer à son domicile un tel coffret avant son premier jour de travail. Vous pouvez y glisser différents accessoires : une tasse à son nom, un stylo à bille, un plumier, un carnet de notes, etc.

Vous en trouverez un bel exemple sur le site web de Van delanotte Accountancy.

App ou outil en ligne Vous aussi, vous êtes fan des derniers gadgets et voulez attirer un groupe-cible jeune ? Une app dédiée à l'onboarding est une idée à creuser. Il en existe déjà plusieurs sur le marché. (Appical, Smart Onboarding, Talmundo, Speakap…). Vous en déterminez le contenu : utilisez des vidéos, des listes de contrôle, des quiz, des exercices et réservez ainsi au nouveau collaborateur un accueil interactif.

BROCHURE D'ACCUEIL DE TITULAIRE DE PROFESSION LIBÉRALE À EMPLOYEUR

À TITRE D'INSPIRATION

Chez Van Havermaet, l’onboarding (processus d’accueil et d’intégration) dure environ un an. À l’issue de cette année, Van Havermaet espère que le nouveau « maet » (NDT : collaborateur de Van Havermaet) est correctement intégré.

Le premier jour de travail est entièrement dédié à l’information et à l’accueil. Dans un premier temps, le nouveau collaborateur reçoit des informations relatives à son contrat, ses assurances, le code vestimentaire… Il dispose de temps pour faire connaissance avec l’équipe et la direction.

Les nouvelles recrues sont parrainées et accompagnées dans leur processus d’intégration sociale durant un an. D’autre part, chaque mois, un lunch de parrainage est organisé pour tous les nouveaux venus et leurs parrains/marraines.

Après six mois, les nouveaux collaborateurs sont évalués. Le bilan du fonctionnement du collaborateur et des résultats obtenus durant le premier semestre est dressé.

Bien que l’accueil soit déjà relativement bien orchestré, Van Havermaet souhaite encore le porter à un niveau supérieur : Onboarding 2.0. Le cabinet travaille

dur, actuellement, à l’élaboration d’une nouvelle politique reposant sur quatre piliers : Connection, Culture, Compliance et Clarification. La nouvelle politique d’onboarding veillera à ce que les nouveaux collaborateurs puissent plus rapidement boucler la procédure pratique et administrative nécessaire (Compliance), se sentir liés au cabinet (Connection), être intégrés (Culture) et trouver leurs marques au sein de leur fonction et de l’équipe (Clarification) ; l’objectif est d’atteindre de meilleures performances ainsi qu’un pourcentage de rétention accru. L’onboarding débutera plus tôt, dès la procédure de recrutement. À l’heure actuelle, l’accent est encore trop porté sur la première semaine de travail.

Pour ce faire, Van Havermaet passe sur le gril certaines actions de la politique d'accueil actuelle pour les adapter au besoin. Van Havermaet va par ailleurs mettre en place un onboarding numérique. Le cabinet a récemment lancé sa propre plate-forme de communication (« Mensenkenners », les Connaisseurs de l’âme humaine). Outre sa vocation de « community building », l’application permet aussi de numériser l’accueil. Tout le contenu peut être présenté de manière visuelle, attrayante et ludique par le biais de messages vidéos, d’illustrations et de gamification.

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de Havermaet pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

Un encadrement d'une telle ampleur est-il vraiment nécessaire pour mener une bonne politique d'accueil ?

Non, mais la première journée de travail d'un nouveau collaborateur reste bel et bien cruciale. Les premières impressions du fonctionnement de l'entreprise, des nouveaux collègues... Il importe que le nouveau collègue ait ces impressions, mais il est encore plus important qu'il les retienne.

Tout le monde se présente personnellement, explique ce qu'il fait dans l'entreprise et les autres responsabilités

qu'il exerce éventuellement. Ces échanges peuvent avoir lieu de manière informelle, par ex. lors d'un déjeuner de l'équipe. Ou cela peut se passer par écrit : demandez à chacun de rédiger pour le nouveau collègue un petit mail de bienvenue dans lequel il/elle explique sa fonction et se présente brièvement. Cette méthode a également prouvé son efficacité.

Dans cette brochure, nous l'avons souligné à plusieurs reprises : l'encadrement fourni par un parrain et une marraine a une incidence très positive sur le fonctionnement d'un nouveau collaborateur. Développer des apps ou sa propre plateforme ne s'avère pas toujours nécessaire. Un collègue peut très bien guider le nouveau collaborateur pour autant qu'il dispose de la marge de manœuvre et du temps à cette fin.

VAN HAVERMAET TRANSPOSÉ POUR VOUS

SOURCES

› Guide Logos : 10 conseils pour un bon accueil

› IFP : conseiller formation de l’industrie alimentaire

› Brochure d'accueil du secteur du transport

› Werk.be

› Talentontwikkelaar

› HRwijs.Be

› VVSG

› Alimento

› Loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail.

› Arrêté royal du 27 mars 1998 relatif au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail.

› Arrêté royal du 27 mars 1998 relatif au service interne pour la prévention et la protection au travail

› Arrêté royal du 25 avril 2007 relatif à l’accueil et à l’accompagnement des travailleurs concernant la protection du bien-être lors de l'exécution de leur travail

› Brochure d'accueil GO!

› https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/ strategieformulering/stappenplan/stap/2

› https://blog.liantis.be/fr/devenir-independant/definirune-mission-une-vision-et-une-strategie-dentreprise

› https://www.talentontwikkelaar.be/sites/default/files/ uploads/fiche%20missie,%20visie%20van%20Unizo.pdf

› http://www.emploi.belgique.be/defaultTab. aspx?id=668

› https://www.vlaanderen.be/nl/ondernemen/eeneigen-zaak-starten/personeel-aanwerven

› http://www.cnt-nar.be/CCT-COORD/cct-038.pdf

› http://hrwijs.be/thema/functioneringsgesprek

› https://blog.actiris.be/fr/employeurs/commentrecruter-et-s%C3%A9lectionner-vite-et-bien

› https://home.kpmg.com/be/nl/home/about/onzewaarden.html

› https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/toolboxwaardenorganisatiecultuur

› https://febecoop.be/cases/praktijkfiche-de-waardenvan-je-werkerscooperatie-definieren/

› https://www.oxalisconsult.be/fr/node/1871

› https://www.roberthalf.be/fr/conseils-employeurs/ onboarding/vous-integrez-nouveau-salarie-evitez-ces-3-erreurs-courantes?adapt_id=&elq=703687446335472c84f11ee99e29168e&elqCampaignId=3985&elqTrackId=0902156688b8481fa 6f6459dc940e053&elqaid=41846&elqat=1

› https://www.waardevolwerk.be/leermogelijkheden/ onthaalbeleid#wat-is-een-onthaalbeleid

› cct numéro 22 du 26 juin 1975 concernant l'accueil et l'adaptation des travailleurs dans l'entreprise

› Règles juridiques relatives à l'accueil – Diversity Remix

› Rédiger une brochure d'accueil – Diversity Remix

› Provikmo – brochure d'accueil

› Compétences de la marraine idéale ou du parrain idéal – Vivo

› https://www.liantis.be/fr

› http://www.hrsquare.be/nl/nieuws/wat-doet-eenecht-goede-hr-professional

› Generatiebril.be

› GENERATIE X EN Y OP DE WERKVLOER rédigé par Katelijne Rotsaert 25/04/2016

› https://www.bloovi.be/nieuws/detail/ joeri-van-den-bergh-generatie-z-begintvolop-te-consumeren-en-te-werken-maarde-meeste-bedrijven-hebben-generatie-y-nogniet-eens-begrepen?utm_content=74891606&utm_ medium=social&utm_source=twitter

› https://www.waardevolwerk.be/ loopbaanmogelijkheden/levensfasebewustpersoneelsbeleid

› https://www.werk.be/online-diensten/ doelgroepvermindering-voor-mentors/waarover-gaathet

› Speakap.com « La formule à succès pour une expérience onboarding optimale »

› https://www.talmundo.com/blog

› https://www.roberthalf.be/nl/tips-werkgevers/ mentale-gezondheid-medewerkers?utm_ source=sfmc-newsletter&utm_medium=email&utm_ campaign=cli-newsletter-102020&i=>

› L'étude de l'analyse comparative Hallelujah « How Happiness works in 2019 »

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