Checklist - Télétravail

Lorsque vous instaurez le télétravail, il existe deux réglementations dont vous devez tenir compte : celle sur le télétravail structurel (CCT n° 85), celle sur le télétravail occasionnel (loi Peeters).

Le télétravail structurel doit être prévu par le contrat de travail du travailleur. Il s’agit donc d’une habitude au sein de l’entreprise. Dans ce cas, l’employeur est également tenu de mettre à la disposition de ce dernier tous les équipements nécessaires, et d’intervenir dans les frais liés au télétravail. L’indemnité domicile-lieu de travail n’est alors provisoirement plus octroyée. Enfin, le travailleur ne doit plus effectuer systématiquement de demandes préalables afin de recourir à cette forme de télétravail.

Si vous souhaitez instaurer le télétravail structurel au sein de votre organisation, ne manquez pas de vous adresser à votre secrétariat social.

Dans le cas du télétravail occasionnel, le travailleur doit introduire une demande préalable afin d’y recourir. S’il n’est pas nécessaire de prévoir cette possibilité dans le contrat de travail, il est toutefois préférable d’élaborer une politique de télétravail. L’employeur ne met pas à la disposition du travailleur les équipements nécessaires et n’intervient pas dans les frais liés au télétravail. Cette forme de télétravail n’est pas régulière.

Si vous instaurez le télétravail, réfléchissez bien aux raisons pour lesquelles vous le faites. Pourquoi vos collaborateurs doivent-ils pouvoir télétravailler, et pourquoi doivent-ils absolument être présents au bureau ? De quoi ont-ils besoin exactement pour faire leur travail ? Par exemple : équipement, sécurité,...

POUR VOUS GUIDER À TRAVERS LE DOCUMENT

Dans ce document, nous proposons des astuces utiles. Nous avons intégré quelques icônes dans le document de travail. A côté de ces icônes, vous voyez si certains sont obligatoires ou pas, lesquels sont peut-être bien nécessaires et lesquels sont des astuces très intéressantes. L’intention de ce document est surtout de vous inspirer.

Ceci est légalement requis. C’est nécessaire. Conseils et astuces pratiques.

POURQUOI CONTINUER À PERMETTRE LE TÉLÉTRAVAIL ?

AVANTAGES

+ Organisation plus flexible de la journée

+ Plus de concentration

+ Gains de productivité

+ Réduction du stress

+ Autonomie accrue

+ Réduction de la fatigue

+ Hausse de la motivation

+ Temps de trajet : plus de temps pour faire des activités physiques ou passer du temps en famille

+ Réduction des dépenses

+ Collaborateurs plus motivés

+ Diminution de l’absentéisme

DÉSAVANTAGES

- Moins de contacts avec les collègues - Baisse de l’implication dans l’organisation

- Trouver un équilibre entre travail et vie privée - Manque d’échanges et de discussions avec les membres de l’équipe - Difficultés à déconnecter à la fin de la journée - Trop de réunions en ligne - Pas de poste de travail bien aménagé - Troubles physiques

- Moins de concentration - Diminution de l’implication - Incapacité à travailler de manière autonome pour certains

- Réunions moins efficaces - Outils de travail nécessaires indisponibles - Accès limité aux informations de l’organisation - Collaborateurs plus stressés

LEADERSHIP ET TÉLÉTRAVAIL

Intégrez le télétravail dans le contrat de travail (obligatoire pour le télétravail structurel) ;

Élaborez une politique de télétravail ;

Faites confiance : plus de soutien, moins de directives ;

Pensez à tout le monde : prévoyez systématiquement un moment pour parler à vos collaborateurs ;

Faites attention aux résultats. En télétravail, chacun cherche encore plus sa voie ;

Veillez à ce que la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle de vos collaborateurs ne s’estompe pas. Osez leur en parler ;

Donnez du feed-back positif ; Encouragez le partage de connaissances ;

Encouragez vos collaborateurs à se faire un planning pour la journée ;

Faites preuve d’appréciation pour le travail accompli ;

Misez sur le développement personnel : encouragez vos collaborateurs à suivre des formations (avez-vous déjà découvert notre offre de formation en ligne ?) ;

Suivez, en tant qu’employeur, une formation pour continuer à communiquer de manière optimale avec vos collaborateurs ;

Évaluez le bien-être de vos collaborateurs ;

Essayez d’éviter que vos travailleurs ne perdent trop le contact avec leur organisation et leurs collègues ;

Organisez des moments informels pour augmenter l’implication.

CONSEILS POUR VOS TRAVAILLEURS

× Aménagez-vous un espace de travail séparé et ne mélangez pas travail et vie privée.

× Préparez-vous le matin, comme vous faites d’habitude lorsque vous allez travailler.

× Planifiez votre journée & communiquer cela avec vos collègues.

• Fixez-vous des objectifs raisonnables.

• Tenez-vous à votre programme afin de ne pas être débordé et entretenez des contacts réguliers avec vos collègues.

• Indiquez à vos colocataires et aux membres de votre famille à quel moment vous êtes disponible.

• Prenez le temps de faire des pauses-café et de manger à midi.

• Fixez-vous un horaire de télétravail, déconnectez-vous et éteignez votre ordinateur à la fin de la journée.

• Bougez régulièrement, rester assis toute la journée est mauvais pour la santé.

× Adaptez votre environnement de travail (aérez et rangez la pièce, assurez-vous d’avoir un bon éclairage naturel ou artificiel...).

COLLABORER À DISTANCE

Définissez des règles claires ;

Continuez à investir dans des programmes de formation ; Organisez régulièrement des entretiens de suivi ;

Donnez aux collaborateurs des perspectives d’évolution de carrière ; Montrez aux collaborateurs qu’ils ont de la valeur pour l’entreprise ;

Téléphonez à vos collaborateurs pour prendre de leurs nouvelles, pour les féliciter ou pour leur faire une petite surprise ;

Fixez un objectif clair (si les collaborateurs connaissent la raison de leurs efforts, ils réaliseront de meilleurs résultats) ;

N’oubliez pas l’importance des contacts personnels : offrez à vos collaborateurs suffisamment d’occasions de se voir et de s’entendre, de manière aussi bien formelle qu’informelle.

PENSEZ À L’ERGONOMIE

En vertu de la loi sur le bien-être du 4 août 1996, un employeur a l’obligation de prendre des mesures afin de favoriser le bien-être des travailleurs. L’ergonomie a reçu une place importante à cet égard.

Un poste de télétravail doit en principe satisfaire aux mêmes consignes qu’un poste de travail de bureau :

• Une table suffisamment grande

• Une bonne chaise de bureau

• Un clavier

• Une souris

• Un écran supplémentaire

• Un environnement de qualité (éclairage, bruit, climat) En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’en informer vos travailleurs ; Pensez à bouger régulièrement et suffisamment.

CYBERSÉCURITÉ

Organisez une formation au cours de laquelle vos collaborateurs apprendront comment réagir face à des sites web douteux ou des mails envoyés par des inconnus ; Prévoyez un bon système de back-up (hors ligne) ; Sécurisez votre réseau interne ; Actualisez régulièrement votre installation réseau ; Attention aux tentatives de phishing ! Ne cliquez pas sans réfléchir sur les liens d’un e-mail. Vérifiez d’abord qu’il soit sûr ; Veillez à ce que vos appareils et vos logiciels soient à jour ;

Définissez un cadre clair dans lequel vous passez des accords ;

N’utilisez pas vos appareils privés à des fins professionnelles et vice versa ;

Utilisez une phrase de sécurité plutôt qu’un mot de passe.

QUE METTRE DANS UNE POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL ?

Vous pouvez reprendre plusieurs points dans une politique de télétravail :

Les informations relatives au bien-être au travail : coordonnées du conseiller en prévention et des personnes de contact ;

Moments de retour bien organisés pour prévenir l’isolement ;

Les conditions de travail, qui sont les mêmes qu’au bureau ;

Le régime en cas d’accidents du travail à domicile ;

Les conditions de travail spécifiques (si dérogatoires) ;

La mise à disposition des équipements ou l’indemnité si le travailleur utilise les siens ;

Le type de travail pouvant être effectué à domicile ;

La fréquence du télétravail ;

Les conditions à respecter pour faire appel à l’assistance technique ;

Les régimes relatifs à la couverture des frais et l’indemnité de télétravail envisageable ;

Le ou les lieux choisis par le télétravailleur ; Les frais de connexion supplémentaires ; Les modalités du régime horaire ; Un contrôle éventuel : modalités et raisons ;

Les périodes où le travailleur est ou n’est pas joignable ;

Le droit, pour l’employeur, de mettre un terme au régime de travail flexible en cas de non-respect des accords conclus.