Een onthaalbeleid is zeer belangrijk, zo belangrijk dat de principes zelfs vastgelegd zijn per cao (CAO nr 22) en in onze wetgeving omtrent welzijn op het werk. Deze invulling is voor elke onderneming anders en zal ook aangepast moeten worden aan de interne noden. In deze checklists vindt u alvast wat tips & tricks!
Er moet veel gebeuren op een eerste werkdag, o.a. allerlei administratie. Idealiter krijgt uw nieuwe medewerker informatie over de onderneming, leert hij/zij de organisatiecultuur kennen en wordt de basis gelegd voor een goede relatie met collega’s en direct leidinggevenden.
Een onthaaldraaiboek is een handig instrument om mee aan de slag te gaan. Het biedt de garantie dat alle nieuwe medewerkers op dezelfde manier onthaald worden. En het is meteen een belangrijk moment om discriminatie of uitsluiting van (nieuwe) medewerkers te voorkomen.
Een voorbeeld van een onthaaldraaiboek voor de eerste werkdag, vindt u na de checklist.
Het is ook aan te raden dat u, de werkgever, aanwezig bent op de eerste werkdag van uw nieuwe medewerker. Dat verhoogt niet alleen de betrokkenheid, zo kan de introductie in de rest van het bedrijf ook vlot verlopen. U kunt uw nieuwe medewerker meteen voorstellen aan de vertrouwenspersoon, aan zijn/ haar meter of peter en aan de collega’s.
Voor een goed onthaalbeleid is hier een handige checklist. (Enkele stappen komen 2 keer voor: als stap in uw algemene hr-administratie en bij het onthaal van elke nieuwe werknemer.)
WEGWIJS DOORHEEN HET DOCUMENT
U staat er natuurlijk niet alleen voor. In dit document bieden we inspiratie en handige weetjes. We hebben het werkdocument voorzien van enkele icoontjes. Aan de hand van die icoontjes kan u zien of bepaalde stappen verplicht zijn, misschien wel nodig en dewelke zeer interessante tips of tricks kunnen zijn. We willen hier vooral mee inspireren.
Dit is wettelijk verplicht. Dit is wenselijk. Handige tips & tricks.
ADMINISTRATIE VÓÓR DE START VAN UW EERSTE MEDEWERKER
Afsluiten van een verzekering tegen arbeidsongevallen; Aanvragen van een aansluitingsnummer bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid; Met uitzondering van werkgevers die enkel dienstboden tewerkstellen, zijn alle werkgevers verplicht zich aan te sluiten bij een externe preventiedienst;
VACATURE
Opstellen van een arbeidsreglement; Opstellen van een arbeidsovereenkomst;
Heeft u een interne policy rond bijvoorbeeld telewerk of het gebruik van een bedrijfswagen? Zorg er dan voor dat dit de nieuwe medewerker ook een exemplaar ontvangt;
Bijhouden van een personeelsregister, loonfiches en belastingfiches;
Aangiften en betalingen aan RSZ, belastingen en bijzondere fondsen voorzien;
Dimona-aangifte in orde brengen; Dmfa-aangifte in orde brengen;
Aansluiten bij een kinderbijslagfonds; (Vanaf 1 januari 2019 bent u als werkgever niet langer verplicht om aan te sluiten bij een kinderbijslagfonds. De werknemer kan vrij kiezen bij welk kinderbijslagfonds hij zich aansluit.)
U informeren over en rekening houden met tewerkstellingsmaatregelen, doelgroepverminderingen of andere verminderingen die de loonkost beïnvloeden;
Houdt uw sociaal secretariaat deze administratie op orde? Perfect! Bezorg hen dan alle nodige informatie.
ADMINISTRATIE VOOR DE START VAN ELKE NIEUWE MEDEWERKER
Tekenen van de arbeidsovereenkomt; Tekenen van het arbeidsreglement; Personeelsregister aanvullen; Dimona-aangifte in orde brengen; Aangiften en betalingen aan RSZ, belastingen en bijzondere fondsen voorzien; Dmfa-aangifte in orde brengen; Vanaf 1 januari 2019 bent u als werkgever niet langer verplicht om aan te sluiten bij een kinderbijslagfonds. De werknemer kan vrij kiezen bij welk kinderbijslagfonds hij zich aansluit.;
Arbeidsongevallenverzekering in orde brengen; Navragen of er kosten gemaakt worden voor een abonnement van het openbaar vervoer en (terug)betaling regelen zodat de werknemer eventueel op voorhand dat abonnement kan afhalen;
Extralegale voordelen regelen: ecocheques, bedrijfswagen, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering,... (indien van toepassing in uw onderneming).
PRAKTISCH VÓÓR DE START VAN EEN NIEUWE MEDEWERKER
Verzamel alle nodige informatie voor de eerste dag in een e-mail en stuur die op voorhand naar de nieuwe medewerker : datum, uur en plaats waarop hij/zij verwacht wordt, wie hem/haar ontvangt, parkeergelegenheid, programma eerste week …; Voorzie een werkplek; Voorzie een telefoontoestel; Voorzie een computer of laptop; Voorzie een toegangsbadge of sleutel; Breng alle IT-toepassingen in orde; Afspraken omtrent mobiliteit, bijvoorbeeld: heeft uw nieuwe medewerker een bedrijfswagen? Laat een collega hem oppikken op zijn eerste dag; Al eens gedacht aan een preboarding app? Bekijk de mogelijkheden.
VOOR DE COLLEGA’S VAN DE NIEUWE MEDEWERKER
Bepaal wie het onthaal op zich zal nemen;
Duid een peter of meter aan en zorg ervoor dat die gebrieft is over zijn of haar rol;
Zorg ervoor dat duidelijk is wat die nieuwe medewerker komt doen, wat zijn/haar functie inhoudt en in welke verhouding hij/zij staat tot de collega’s;
Informeer hen over hun nieuwe collega (bv. a.d.h.v. een standaard (vragen)lijst of briefing);
Communiceer duidelijk met wie hij/zij zal samenwerken;
Regel een rondleiding in het bedrijf;
Verwittig de IT-verantwoordelijke, die dan klaarstaat voor eventuele problemen bij de opstart;
Zorg ervoor dat de leidinggevende aanwezig is en bereikbaar is voor vragen; Voorzie een starterspakket met bijvoorbeeld: schrijfgerief, notitieboekje,…;
Laat de medewerkers weten dat er op de onthaaldag ruimte zal zijn voor een teamlunch bijvoorbeeld.
INFORMATIE TE GEVEN IN DE EERSTE WEEK
Algemene informatie over het bedrijf;
Uitgebreide uitleg van de functie en positie in het bedrijf; Taken en verwachtingen;
“Wie is wie”: organigram; Een exacte uurregeling; Het systeem van loonuitbetaling; Waar je persoonlijke spullen kan wegbergen;
Informatie rond evaluatiegesprekken of functioneringsgesprekken*;
Hoe vakantie aanvragen en met wie daarvoor rekening te houden; Of er een onkostennota gebruikt wordt en hoe dat in zijn werk gaat*; Wat de opleidingsmogelijkheden en de voorwaarden daarvoor zijn (loopbaanmogelijkheden en loopbaanplanning);
Wie de vertrouwenspersoon is;
Voorstellen van meter of peter*;
Informatie over eventuele flexibele uren glijtijden en overuren*; EHBO en veiligheid; Wat te doen bij ziekte, wie contacteren Informatie over andere modaliteiten: middagpauze, parking, verjaardagen … .
DIALOOG EN FEEDBACK
Gesprekken met nieuwe medewerkers zijn wenselijk, houd hiermee rekening in de agenda van de leidinggevende/werkgever en de werknemer; Stel een persoonlijk ontwikkelingsplan op; Bespreek de mogelijkheden tot opleiding of bijscholing regelmatig en speel zo in op de noden van uw nieuwe medewerker en uw organisatie.
Voor de voorbereidende administratieve stappen kunt u een beroep doen op een sociaal secretariaat. Zij zullen u ondersteunen en modeldocumenten aanreiken of opstellen.
* indien van toepassing op uw onderneming
Breng de administratie in orde, alsook het nodige werkmateriaal
Informeer iedereen over de komst van de nieuwe medewerker
Bundel alle nodige informatie in een onthaalbrochure
Duid een onthaalverantwoordelijke aan (iemand met voldoende kennis, communicatief ingesteld, bereikbaar, iemand die tijd kan vrijmaken). Verdeel de taken eventueel onder verschillende personen, bepaal dan wel wie welke informatie doorgeeft
Leg vast op welke manier het onthaal gaat verlopen (rondleiding, kennismaking, peter/meter)
Bepaald op voorhand de opvolging van het onthaal (opvolggesprekken, evaluatiegesprek, functioneringsgesprekken)
× Verwelkoming × Kennismaking met meter of peter*
× Uitleg wat de rol is van de peter of meter, van de vertrouwenspersoon en de direct leidinggevende
× Kennismaking met de dienst: wie doet wat?
× Belangrijkste afspraken en gewoontes (lunch, koffiepauzes …) overlopen
× De werking van het nodig IT-materiaal samen doornemen. En werkt alles naar behoren?
* indien van toepassing op uw onderneming
Dit is wettelijk verplicht. Dit is zeker nodig.
× Lunch met het team × Kennismaking met HR en overlopen dossier (is er intern geen hr-dienst dan wordt dit met het sociaal secretariaat geregeld)* × De functie verder toelichten en momenten afspreken om het leerproces op te volgen
Een mentaal rustmoment inlassen
Einde van de werkdag