Simplificación de las labores 2

ANÁLISIS DE LOS REGISTROS (HOJAS / FORMAS) DE CONTROL

3 12

1

con las siguientes preguntas. a) ¿Se ha logrado:  eliminar formas innecesarias?  Combinar formas?  Simplificar las formas necesarias?

Para comentarios y sugerencias:

CENTRO DE ARTICULACIÓN Y FORMACIÓN DE REDES ASOCIATIVAS CAPACITACIÓN EMPRESARIAL

Editor: Diego Francisco Granja Ruales, M.h.Sc. e-mail: granjaruales@andinanet.net Telefax: 593-6-2950-084 Av. Víctor Manuel Peñaherrera 3-51 Ibarra, Imbabura, Ecuador © Derechos Reservados de Autor, Ecuador, 2006

2

a) ¿Lograrán las formas combinadas o simplificadas:  crear una actitud favorable en quienes tengan que usarlas?  Hacer que la anotación de datos variables sea más fácil, económica o más rápida?  Reducir la tendencia a cometer errores?  Economizar impresión y papel?

Si podemos contestar Sí a estas preguntas, habremos llegado a ser buenos buscadores de minas que han encontrado pepitas de oro en aquellas montañas de papel, y hemos contribuido a la productividad de la empresa.

11

d) Arreglo u orden de los datos: Es decir, que las fuente del documento sean uniformes y tengan relación directa con los datos requeridos. e) Alineación: Presentación y el uso del tipo adecuado de letra en la forma. f) Diseño del encabezado y de las líneas. g) Método de diseño en cuadriláteros: Ofrece espacio bastante amplio para escribir, se adapta a las tabulaciones de la máquina de escribir o computadora, los datos fijos no cubren a los datos variables. h) Cuadritos para marcar a elección: En cada dato fijo se adhiere un cuadrito para insertar un X o una ----i) Cuestionario para marcar Sí o No: j) Columnas horizontales y verticales con encabezados. k) Encabezado en el centro de los cuadriláteros. l) Epígrafes principales y secundarios: Los encabezados deberán ir en sentido horizontal, a menos que no se disponga de suficiente espacio o que los datos variables requieran poco espacio.

PRESENTACIÓN En el mundo actual existe la necesidad de economizar trabajo, el crear inventos y lograr las cosas de una manera pronta, fácil y económica.

Es necesario también la importancia que debemos tener dentro del ámbito en diferentes sectores empresariales: LA COSTUMBRE DE PREGUNTAR E INVESTIGAR. Esta actitud es buena, porque ayuda a construir un mundo mejor. Cualquier operación que hagamos, sea en el hogar o en el trabajo, puede simplificarse o mejorarse.

Esta actitud investigadora, desempeña un papel importante, debido a que constantemente, la simplificación de las cosas o de nuestras tareas, nos recuerda que: “debe existir una manera más fácil de hacerlo” y nos alienta a eliminar la pérdida de tiempo, energía y materiales

EXAMEN DE LA FORMA (HOJA / REGISTRO DE CONTROL): Ahora que ya estamos familiarizados con los constituyentes fundamentales para diseñarla, podemos aplicarla con estos conocimientos a nuestros problemas de trabajo concernientes al mejoramiento y simplificación de formas, pues esto nos ayudará a lograr nuestro objetivo de economizar tiempo, energía y materiales. Una vez que hemos iniciado nuestro programa, podemos medir o examinarlo 10

Atentamente: CENTRO DE ARTICULACIÓN Y FORMACIÓN DE REDES ASOCIATIVAS CAPACITACIÓN EMPRESARIAL

3

Deberemos seleccionar el tamaño, la calidad y el color.

OBJETIVOS a) Estimular ideas innovadoras o creativas y la activa participación de todos los empleados. b) Mejorar la productividad en cuanto a la calidad y cantidad del trabajo de oficina y de campo. c) Acentuar la responsabilidad que tienen los jefes y los empleados de hacer siempre en mejor forma el trabajo posible a un costo mínimo. d) Impartir a los jefes y empleados los conocimientos y métodos de simplificación del trabajo. e) Mejorar la corriente de comunicación recíproca entre los jefes y los empleados, sobre informes generales, instrucciones y problemas de trabajo.

4

Los papeles bond, hechos de residuos de algodón y pulpa de madera se usan para la mayoría de las formas de oficina. La proporción de residuos o de pulpa que se use determina la calidad de este papel.

Los papeles legder están hechos para resistir un manoseo más continuo, tienen un tratamiento que resiste raspones y borraduras sin que se destruya sus fibras.

Las cartulinas bristol o index se usan para tarjeteros o donde se desea un papel de más cuerpo; no se doblan fácilmente y resisten un manejo constante.

Bond y legder:pliegos de 56 x 87 cm y 70 x 95 cm Hojas tamaño INEN A4 :214 x 279 mm, Bristol: 50 x 65 cm y 57 x 72 cm ELEMENTOS DEL DISEÑO DE LA FORMA: Como elemento auxiliar tenemos, una regla, un lápiz y un borrador. Los elementos fundamentales del diseño de una forma son: a) Perforaciones: El tipo que vamos a usar para archivar los documentos. b) Distribución de copias: Determina el color y para quien son elaboradas. Ejemplo: cliente (blanca), oficina (amarilla), archivo (rosada). c) Cambios Marginales: Delgadas o gruesas las líneas o el tamaño de las hojas.

9

para cada letra, en sentido horizontal y 4 mm en sentido vertical. También se deben dejar suficiente espacio vertical adicional para datos variables que se escriban a mano.

Los espacios no llenables, particularmente los márgenes, desempeñan también un papel importante en el debido uso de una forma. También deberán aumentarse los márgenes cuando se usen archivadores, dando el espacio suficiente para la sujeción de la forma sin que destruya o afecte los datos variables.

Generalmente, habrá más de una circunstancia que determine el ancho de la forma:  La longitud del carro de la máquina de escribir.  La anchura de las carpetas.  Archivadores, etc.

La cantidad de datos variables que se requieran determinan el largo de la forma.

RAYADO – LÍNEAS: Al comienzo agrupamos nuestras palabras y frases bajo los cinco componentes de una forma: Identificación, instrucciones, introducción, cuerpo y conclusión. Para hacer que estos componentes resalten en la forma, quizás nos convenga separarles mediante líneas de diversos espesores, las de puntos o guiones pueden facilitar el uso de la forma.

ANÁLISIS DE LOS REGISTROS (HOJAS / FORMAS) DE CONTROL: Los buscadores de minas se guían por mapas o planos; así deberemos hacerlo nosotros. Nuestros mapas son diagramas horizontales de sucesión (hojas de registro) de operaciones, que mediante símbolos, muestran pasos que sigue el trabajador e indican también dónde buscar posibles mejoras a la eliminación de las formas (diseño de la hoja de control).

Al realizar un análisis de nuestros diagramas de sucesión de operaciones, debemos recordar que un POR QUÉ: Aplicado a: QUÉ, DÓNDE, CUÁNDO, QUIÉN, CÓMO; Puede ayudar a: ELIMINAR, COMBINAR, CONDENSAR, CAMBIAR ORDENAR, SIMPLIFICAR. IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS DE CONTROL (HOJAS / FORMAS).

Existe tres razones para que existan registros:   

MOSTRAR LO QUE HICIMOS, CÓMO LO HICIMOS Y CUÁNTO GANAMOS.

EL PAPEL: 8

5

El objetivo, deberá tener formas que muestren estos informes de la manera más efectiva.

Para esto tenemos que saber qué ingredientes se necesitan para crear una FORMA, como cernirlos, cómo mezclarlos en las debidas proporciones y cómo convertirlos en un instrumento eficaz.

COMPONENTES NECESARIOS DE UNA FORMA (REGISTRO): Los componentes o ingredientes de cualquier forma son:    

Palabras, Espacios, Líneas, Papel.

PALABRAS Y FRASES: Al seleccionar las palabras o frase que hayan de usarse en una forma, debemos procurar la ayuda de alguien que conozca el trabajo, de preferencia alguien que vaya a utilizar la forma. Deberá anotarse todo lo que nos proporcione informes de lo que se necesita para hacer el trabajo.

De nuevo aprovecharemos los buenos servicios del Por qué, qué, dónde, quién, cuándo y cómo, para que nos ayuden el hacer la selección. Una vez que hayamos anotado todas las palabras y frases que indiquen clara y concretamente los informes o datos que se requieran debemos cernirlos; es decir, seleccionarlos, examinando los que sean innecesarios, 6

inapropiados o redundantes. Las palabras que queden podrán entonces agruparse y colocarse en orden lógico en las partes de la forma a la cual pertenecen.

El detalle de una contiene:     

forma (hoja o registro) de control Identificación (1) Introducción (2) Instrucciones (3) Cuerpo (4) Conclusión (5)

Existen dos clases de redacción en la mayoría de las formas: La que está impresa de antemano, conocida como DATOS FIJOS, y la que se inserta manuscrita o en máquina de escribir, conocida como DATOS VARIABLES. Para estar seguros de que obtenemos el mejor espacio posible para los datos variables, se debe pensar bien en el tamaño del TIPO que se utilice para los datos fijos.

ESPACIO: La distribución general del espacio de una forma puede dividirse en 2 clases: 1. Espacios llenables (se ubican los datos variables).

2. Espacios no llenables (son los márgenes).

Al analizar la cantidad de espacios que debe dejarse, para los datos variables, tendremos que saber, qué método se usará para escribirlos. La máquina de escribir ordinaria requiere de 3 a 2 mm 7