Page 1

INKOOPBELEID LENTIS

PROFESSIONEEL INKOPEN INZICHT 2011 – 2012

Lentis afdeling Inkoop December 2010 Definitief

1


MANAGEMENT SAMENVATTING Voor u ligt het Inkoopbeleid van Lentis. In 2008 is er door Inkoopadviesbureau Coppa een Inkoopscan gehouden. Uitgangspunt van dit Inkoopbeleid is dat de Inkoop van goederen en diensten binnen Lentis professioneel, integer en transparant wordt verzorgt. Dit Inkoopbeleid is van toepassing op alle bedrijfsonderdelen van Lentis en zal derhalve een verplichtend karakter hebben. Doel beleid Het doel van dit inkoopbeleid is dat het bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen van Lentis en dat het bijdraagt aan het verhogen van de effectiviteit van inkoop, maar ook dat het mogelijkheden creëert om door middel van uniformering en standaardisering de kosten van de bedrijfsprocessen te verlagen. Dit inkoopbeleid betekent tevens dat het inkoopproces binnen de gehele organisatie op dezelfde wijze wordt uitgevoerd waardoor er efficiënter gewerkt kan worden. Het inkoopproces dient een gouden regel te worden voor de hele organisatie waar een ieder zich aan moet houden. Kortom: dit inkoopbeleid geeft duidelijkheid met betrekking tot de kaders, processen en procedures, taken en verantwoordelijkheden rondom het gehele inkoopproces. Visie Inkoop Vanwege de verplichtingen die de organisatie aangaat heeft het inkopen van goederen en diensten direct invloed op het bedrijfsresultaat. De wijze van inkopen bepaalt tevens het gezicht van de organisatie. En dit gezicht is/wordt maatschappelijk bepaald. De wijze van Inkopen geeft naar de buitenwereld aan hoe professioneel Lentis wel of niet is. Onder inkoop wordt verstaan, alle activiteiten die in de organisaties vervuld moeten worden om alle producten (goederen en diensten) die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering, van externe bronnen te betrekken. En dit tegen de meest gunstige voorwaarden. De belangrijkste verantwoordelijkheden zouden als volgt kunnen worden verwoord: Er voor zorg dragen dat de juiste producten, van de juiste kwaliteit, op de juiste plaats, op de afgesproken tijd, in de vereiste hoeveelheden en tegen de laagste kosten beschikbaar komen aan de aanvrager. Inkoopportfolio De inkoopportfolio/Kraljic matrix is in de professionele inkoopwereld een instrument om per inkooppakket een inkoop strategie te bepalen waardoor er maximaal rendement uit de inkooponderhandelingen wordt gehaald. De kern van de portfoliobenadering is een matrix voor het classificeren en managen van in te kopen artikelen en diensten. Hierin worden producten en/of leveranciers gekarakteriseerd door het inkoopvolume af te zetten tegen het risico van toelevering. Een maat voor het risico van toelevering is het aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers in de markt. Is dit aantal groot, dan is er sprake van een klein risico (het is relatief eenvoudig om een andere leverancier te contracteren). Is het aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers beperkt, dan is er sprake van een hoog risico (het contracteren van een andere opdrachtnemer is moeilijk). Inkoop gaat werken met de Inkoopportfolio en zal iedere productgroep en/of gecontracteerde leverancier een positie in de Inkoopportfolio geven. Hierdoor kan er per productgroep een goede aanbestedingsstrategie worden geformuleerd. Massa is kassa Door veel van hetzelfde samen te voegen en in één keer in te kopen kan er voordeel worden gehaald op de prijs. 10 dezelfde wasmachines zijn goedkoper dan iedere keer er één te kopen. Dit principe geldt ook binnen Lentis. Door producten en/of diensten te standaardiseren gaat de kostprijs omlaag.

2


Inkoop zal zoveel mogelijk in samenwerking met de gebruiker voor meerdere productgroepen standaarden afspreken om op die manier een groter prijsvoordeel te behalen. Een goed en duidelijk Programma van Eisen is ook van invloed op de uiteindelijke prijsvorming en de kwaliteit van het product of dienstverlening. Inkoop zal hierin een grote rol spelen en zorgdragen dat het Programma van Eisen zo goed mogelijk wordt opgesteld. Tevens is het belangrijk dat Inkoop zo vroeg mogelijk wordt betrokken bij het Inkoopproces. Naast het gegeven dat dit een goed Programma van Eisen oplevert en dus een positieve invloed heeft op de prijsvorming, voorkomt deze tevens onnodige vertraging. Indien Inkoop direct bij de behoefte stelling wordt betrokken kan het proces sneller en adequater worden afgerond. Door de vroege betrokkenheid van Inkoop vindt het proces Transparant, Objectief en NonDiscriminatoir plaats. Naast het prijsaspect zal er ook gekeken worden naar de kwaliteit, Bij het toekennen van opdrachten zal gekeken worden naar het prijs/kwaliteit aspect. Hierdoor ontstaat voor Lentis de laagste integrale kostprijs. Om te zorgen dat de gevraagde kwaliteit op het gewenste niveau blijft zal Inkoop in overleg met de budgethouder prestatie indicatoren gaan invoeren. Deze zullen periodiek worden getoetst. Alle contracten zullen worden geregistreerd. Stilzwijgende verlenging zal worden voorkomen waardoor Lentis de regie blijft houden wat wanneer wordt aanbesteed. Met ingang van 2011 gaat Inkoop werken met een aanbestedingskalender. Deze wordt in samenspraak met de budgethouders opgesteld. Hierdoor kan er gedurende het jaar planmatig en doelmatig worden ingekocht. Een goede voorbereiding is het halve werk. Hierdoor krijgt Lentis ook meer grip op de afgesloten contracten. Het ondertekenen van een contract veroorzaakt een financiële en juridische verbintenis met alle consequenties. Dit leidt automatisch tot de volgende afspraak: Contracten zullen alleen getekend worden door bevoegde personen. Ondertekening vindt plaats na goedkeuring van de Juriste van Lentis en de Manager Inkoop. De motivatie hiervoor heeft te maken met de juridische en financiële verbintenis die er wederzijds wordt aangegaan. Procedures Lentis heeft eigen Algemene Inkoopvoorwaarden op basis waarvan verplichtingen met derden worden aangegaan. Inkoop zal deze Inkoopvoorwaarden in principe bij iedere offerte aanvraag mee sturen. Dit houdt ook in dat Inkoop de enige afdeling is die bevoegd is om offertes bij derden aan te vragen. Deze procedure afspraak heeft te maken met de juridische status die Inkoopvoorwaarden hebben. Professioneel inkopen vereist een heldere verplichte procedure, waarin voldoende tijd en zorgvuldigheid bij het voortraject is ingeruimd. Bij het voortraject wordt, in belangrijke mate, de kwaliteit van het gekochte in samenhang met een goede prijs bepaald. Deze verplichte procedure legt eenduidig de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen (intern en extern) bij het inkoopproces vast. De verplichte procedure maakt ook duidelijk wie uiteindelijk inkoopt en bestelt c.q. aanvraagt/afroept op een bestaand contract. Inkoop zal zoveel mogelijk raamovereenkomsten afsluiten voor heel Lentis waardoor bundeling van inkoopvolume zal leiden tot een verlaging van de integrale kosten. Er zal voor deze raamovereenkomsten sprake zijn van verplichte winkelnering. Medewerkers zijn gehouden aan het bestellen van goederen of diensten via de onder contract staande leveranciers. Werkwijze De inkoopafdeling werkt als één afdeling voor de gehele organisatie. Met het vaststellen van het inkoopbeleid en de uniforme inkoop- en bestelprocedure wordt de inkoopafdeling bij alle inkopen betrokken en zal deze het opvolgen van de verplichte procedure bewaken. Door het gebruik van de bestelapplicatie wordt het inkoop- en bestelproces gestructureerd. AXI bevat alle leveranciers waar een overeenkomst mee is gesloten. Afhankelijk van de dienst of het product kan de geautoriseerde gebruiker gebruik maken van een interne of externe catalogus waar het assortiment in beschreven staat met bestelnummers, verpakkingseenheid, minimale hoeveelheden, prijzen, enz.

3


De afdeling Inkoop zal jaarlijks in het najaar na vaststelling van de begroting van het komende jaar een inkoopactie jaarplan opstellen. Het inkoopactie jaarplan is gebaseerd op alle inkopen, dus zowel repeterende inkopen (budget) als eenmalige investeringsgoederen (investeringsbegroting). Aanbestedingsbeleid Het doel van een aanbestedingsbeleid is het bevorderen van en het verkrijgen van een zo goed mogelijk product (kwaliteit) tegen zo laag mogelijke kosten en risico’s. Met andere woorden: het selecteren van de economisch meest voordelige aanbieding.(EMVA). Hierdoor worden de transparantie van de processen en daarmee de integriteit verhoogd. Een bijkomende voordeel hiervan is dat de aanbesteding aansluit bij de wensen en behoefte van de gebruiker. Er is veel onduidelijkheid in de publieke sector omtrent het wel of niet aanbestedingsplichtig zijn van zorgorganisaties zoals Lentis. Om de risico’s tot een minimum te beperken zal het aanbestedingsbeleid van Lentis geÍnt zijn op het principe van de richtlijn Europese Aanbestedingen, met dien verstande dat er geen sprake is van aanbestedingsplicht in publiekrechtelijke zin. Lentis zal zijn aanbestedingen in de markt zetten op basis van de eisen in het EG-verdrag van 1992. De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van het aanbestedingstraject. Zij draagt zorg voor het opstellen en realiseren van de juiste documenten en het bewaken van de procedure inclusief de termijnen. De materiedeskundige is verantwoordelijk voor het (tijdig) aandragen van gegevens t.b.v. het Programma van Eisen (PvE). Waarbij inkoop ook zal kijken naar de wetgeving omtrent ARBO en milieu en kritisch zal zijn op het kwaliteitsaspect. De verantwoordelijke manager(s) draagt zorg dat er voldoende (adequaat) personeel beschikbaar wordt gesteld voor het inkoopteam teneinde de aanbesteding binnen de gestelde inkooptermijn te kunnen afronden. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is de laatste tijd veel in het nieuws. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is meer dan alleen maar Duurzaam Inkopen. MVO is als bedrijf zelf ook Maatschappelijk Verantwoord handelen en niet alleen de bal neer leggen bij de leverancier en zijn producten en/of diensten. Inkoop zal in dit kader de rol op zich nemen door bij alle aanbestedingen MVO aan de orde te brengen en rekening te houden met de maatschappelijke gevolgen op onder andere het gebied van milieu, welzijn en ontwikkelingssamenwerking (duurzaamheid). Integriteit en inkopen Een van de belangrijkste doelstellingen van een open en transparant aanbestedingsbeleid is het bevorderen van integriteit van de organisatie. Dit geldt voor zowel de medewerkers als het Management en Bestuur. Het Management en Bestuur is te allen tijde verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de integriteit van de instellingen en draagt daarmee ook de verantwoordelijkheid voor de integriteit van haar medewerkers. Lentis zal zich dan ook als opdrachtgever integer opstellen en integer handelen. Lentis zal ook van haar leveranciers eisen dat zij integer handelen. Zij dienen zich in ieder geval te houden aan de gangbare normen en waarden en dienen uitvoer te geven aan de maatstaven van de arbeidsvoorwaarden zoals wij deze in Nederland kennen. Van de leverancier wordt verwacht dat hij conform de geldende CAO of brancheafspraken zijn personeel betaalt. Dat hij geen gebruik maakt van kinderarbeid, niet discrimineert en zich niet bezig houdt met strafbare feiten. Bij een aanbesteding dient iedere leverancier dit aan te tonen door middel van het invullen en ondertekenen van een eigen verklaring waarin dit soort zaken wordt benoemd. Belangrijke leveranciers zullen gestimuleerd worden om een bedrijfscode integriteit op te stellen.

4


1.

INLEIDING

In dit document is het inkoopbeleid van Stichting Lentis Maatschappelijke Onderneming beschreven en het is derhalve van toepassing op alle daartoe behorende bedrijfsonderdelen. Dit beleid is geënt op de doelstelling dat inkoop professioneel, integer en transparant wordt verzorgd en past binnen de strategie van de organisatie zoals deze is beschreven in het Meerjarenbeleidsplan 2010-2012. De onderwerpen die in het Meerjarenbeleidsplan voor Inkoop van belang (kunnen) zijn worden in dit Inkoopbeleid meegenomen. Tevens wordt voor de opmaak van dit Inkoopbeleid de Inkoopscan van Coppa uitgevoerd in 2008 meegenomen. Als Inkoop binnen Lentis is geprofessionaliseerd dan kan Lentis zijn slogan “ voor iedereen de beste zorg” daadwerkelijk waarmaken. Er is dan met de best mogelijk zorg gemeenschapsgeld zorgvuldig beheert en uitgegeven op een wijze die bij een professionele en integere organisatie hoort. 2.

DOEL BELEID

Lentis is een maatschappelijke organisatie die met name met publieke gelden diensten verleend. Het is dus belangrijk dat Lentis doelmatig met deze gelden omgaat en zo veel mogelijk rendement uit de publieke gelden haalt. Naast het gegeven dat de maatschappelijke druk om met publiek geld goed om te gaan toeneemt, is het ook in het belang van Lentis om transparant te zijn hoe deze gelden worden uitgegeven. Het doel van dit inkoopbeleid is dat het bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen van Lentis en dat het bijdraagt aan het verhogen van de effectiviteit van inkoop, maar ook dat het mogelijkheden creëert om door middel van uniformering en standaardisering de kosten van de bedrijfsprocessen te verlagen. Een inkoopbeleid betekent tevens dat het inkoopproces binnen de gehele organisatie op dezelfde wijze wordt uitgevoerd waardoor er efficiënter gewerkt kan worden. Het inkoopproces dient een gouden regel te worden voor de hele organisatie waar een ieder zich aan moet houden.

Het kan en mag niet zo zijn dat het Inkoopbeleid van Lentis voor medewerkers onbekend is. Er zal dus door de Inkoopafdeling tijd en energie moeten worden gestoken om dit Inkoopbeleid te promoten en te zorgen dat het conform afspraak wordt uitgevoerd. Kortom: dit inkoopbeleid geeft duidelijkheid met betrekking tot de kaders, processen en procedures, taken en verantwoordelijkheden rondom het gehele inkoopproces.

5


3.

VISIE VAN INKOOP OP DE INKOOPAFDELING

De Inkoopafdeling is geen op zichzelf staande afdeling met een eigen proces. De Inkoopafdeling is een afdeling met een bedrijfsproces dat iedereen in de organisatie raakt en waarbij de visie van de organisatie bepalend is voor het inkoopbeleid. Vanwege de verplichtingen die de organisatie aangaat heeft het inkopen van goederen en diensten direct invloed op het bedrijfsresultaat. De wijze van inkopen (wat zijn de criteria waarop men keuzes maakt) bepaalt tevens het gezicht van de organisatie. En dit gezicht is/wordt maatschappelijk bepaald. De wijze van Inkopen geeft naar de buitenwereld aan hoe professioneel Lentis wel of niet is. Het centraal zetten van de relatie tussen Lentis en haar leveranciers zal bijdragen aan het uiteindelijke eindresultaat van Lentis. Welke positie de leverancier binnen Lentis zal krijgen wordt bepaald door de positie van de leverancier in het Inkoopportfolio1. Zo wordt in menig bedrijf onderschat dat de leverancier ook een visitekaartje van de opdrachtgever, in dit geval Lentis, is. De visie van Lentis ten aanzien van inkoop richt zich op de juiste producten tegen de juiste prijs verwerven op het juiste moment. Inkoop draagt bij aan het bedrijfsresultaat in zowel kwantitatieve als kwalitatieve zin. Lentis streeft naar een goede kwaliteit die aansluit bij onder andere de kwalificatie van de HKZ - certificering. Duurzaam Inkopen en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen gaat daarbij tevens een steeds belangrijkere rol spelen. Onder inkoop wordt verstaan, alle activiteiten die in de organisaties vervuld moeten worden om alle producten (goederen en diensten) die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering, van externe bronnen te betrekken. En dit tegen de meest gunstige voorwaarden. De belangrijkste verantwoordelijkheden zouden als volgt kunnen worden verwoord: Er voor zorg dragen dat de juiste producten, van de juiste kwaliteit, op de juiste plaats, op de afgesproken tijd, in de vereiste hoeveelheden en tegen de laagste kosten beschikbaar komen aan de aanvrager. Om dit te kunnen realiseren is het van belang dat er duidelijke Inkoop procedures worden opgesteld en dat deze worden verankerd in de structuur en bedrijfsvoering van Lentis. Uiteindelijk zal dit resulteren in een Inkoopafdeling die klantgericht is en ten dienste staat van de hele organisatie. Op dit moment is de situatie dat de interne klant in veel gevallen zelf zijn inkopen doet zonder zich bewust te zijn van de consequenties, zowel juridisch als financieel. De gewenste situatie zal moeten worden dat de interne klant automatisch in contact treedt met de Inkoopafdeling om de inkopen te doen. Om deze situatie te realiseren zal Inkoop zich gaan richten op het verkopen van Inkoop. In deze systematiek gaat inkoop de klant benaderen om in alle gevallen gebruik te maken van de expertise van Inkoop. En uit te leggen wat de expertise van de Inkoopafdeling is waar Inkoop de interne klant bij kan helpen. Er zal een duidelijke taakverdeling komen tussen de werkzaamheden van inkoop en de interne klant. Deze taakverdeling komt terug in hoofdstuk 10. 4.

INKOOPPORTFOLIO/KRALJICMATRIX

De inkoopportfolio/Kraljic matrix is in de professionele inkoopwereld een instrument om per inkooppakket een strategie te bepalen waardoor er maximaal rendement uit de inkooponderhandelingen wordt gehaald. De kern van de portfoliobenadering is een matrix voor het classificeren en managen van in te kopen artikelen en diensten. Hierin worden producten en/of leveranciers gekarakteriseerd door het inkoopvolume af te zetten tegen het risico van toelevering. Een maat voor het risico van toelevering is het aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers in de markt. Is dit aantal groot, dan is er sprake van een klein risico (het is relatief eenvoudig om een andere leverancier te contracteren). 1

Zie hoofdstuk 4 voor uitleg over het inkoopportfolio.

6


Is het aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers beperkt, dan is er sprake van een hoog risico (het contracteren van een andere opdrachtnemer is moeilijk). De matrix ziet er als volgt uit:

Als een inkooppakket in het “knelpunt kwadrant” valt, heeft het voor Lentis geen zin om met de leverancier te gaan onderhandelen over de prijs. De leverancier weet dat Lentis afhankelijk van hem is en zal dus niet gauw iets van de prijs afdoen. Het is in zo’n situatie beter om te kijken of Lentis duidelijke afspraken kan maken over de levering van de producten of dienstverlening. Bijvoorbeeld snelle reactie bij storingen. Andersom is het handig om bij een product wat in het hefboom kwadrant valt, scherp in te steken op de prijs. De leverancier weet dat er naast hem nog een dozijn anderen zijn. Om Lentis als klant te behouden zal hij eerder geneigd zijn om meer korting te geven. De inkoopportfolio/Kraljic matrix maakt onderscheid naar vier typen producten: a. Strategische producten: hoog inkoopvolume en hoog risico van toelevering Marktbenadering: Zoeken naar partnerschap. Er zijn weinig potentiële partners. b. Hefboomproducten: hoog inkoopvolume en laag risico van toelevering. Marktbenadering: Verdeel en Heers. Veel potentiële leveranciers waardoor optimale concurrentie bewerkstelligd kan worden. c. Knelpuntproducten; laag inkoopvolume en hoog risico van toelevering. Marktbenadering: Het verzekeren van de toelevering eventueel tegen een hogere prijs. d. Routineproducten: laag inkoopvolume en laag risico van toelevering. Marktbenadering: Raamcontracten afsluiten. 80/20 regel. Inkopen van routineproducten kost 80 % van de menscapaciteit en maakt 20% van de inkoopomzet uit. Bij routineproducten is veel te verdienen in de eigen organisatie.

7


Op dit moment werkt Lentis nog niet met de Inkoopportfolio. Inkoop zal hier een begin mee maken en zal iedere productgroep en/of gecontracteerde leverancier een positie in de Inkoopportfolio geven. Zodra de portfolio is ingevuld kan er per productgroep een strategie worden bepaald op welke wijze en hoe het Inkooptraject wordt afgehandeld. Dit zal leiden tot een maximaal resultaat van de kosten van het te contracteren product of dienst. Tevens wordt door deze actie het aantal leveranciers teruggebracht tot een hanteerbaar aantal. Dit zal leiden tot een verlaging van de administratieve last van met name de financiële afdeling. Op basis van de gemaakte portfolio analyse zal er voor iedere productgroep een aanbestedingsstrategie worden geformuleerd. Hierdoor wordt er zorg gedragen voor een zorgvuldige leveranciersselectie die bij de doelstelling van Lentis past en die een bijdrage kan leveren aan de verdere ontwikkeling van Lentis als organisatie. Afhankelijk van de productgroep en de gekozen strategie wordt er per leverancier prestatie indicatoren afgesproken. Deze zullen conform het HKZ model periodiek worden getoetst. De prestatie indicatoren worden gerelateerd aan de positie van de leverancier binnen Lentis. Een strategische partner wordt anders benadert dan een leverancier die standaard producten levert.

5.

MASSA IS KASSA

Voordeel op inkooppakketten wordt veelal gerealiseerd als van een product veel van hetzelfde kan worden ingekocht (standaardisering). Voor een deel van de productgroepen is standaardisatie mogelijk zonder dat dit ten koste gaat van de keuzevrijheid van de interne klant. Deze standaardisatie kan zowel door de leverancier als door Lentis worden gedaan. Standaardproducten worden geplaatst op een zogenoemde netto lijst. Producten vermeld op de netto lijsten leveren over het algemeen een groter prijsvoordeel op dan afwijkende producten zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Enkele voorbeelden zijn: • • • •

kantoorartikelen; verpleegartikelen; ICT middelen; Bepaalde foodproducten.

Inkoop, zal zoveel mogelijk in samenwerking met de gebruiker en alleen na goedkeuring van de gebruiker voor meerdere productgroepen standaarden af spreken waardoor een groter prijsvoordeel kan worden behaald. Een besparing van 8 – 10% is meer regelmaat dan een uitzondering.

Wel dient gerealiseerd te worden dat aan het massa is kassa principe een verzadigingspunt zit. Op een gegeven moment maakt het niet meer uit om de massa te verhogen en daardoor de prijs te beïnvloeden. In dat geval is het zinvol dat de afdeling Inkoop en de interne opdrachtgever gaan kijken hoe hier strategisch mee om dient te worden gegaan. Te denken valt aan het contracteren van een tweede leverancier waardoor er een gezonde concurrentie gaat ontstaan op bijvoorbeeld kwaliteit. Wel

8


dient er duidelijkheid te zijn over de ondergrens voor het gunstigste tarief. Dit om te voorkomen dat Lentis bij de hoofdleverancier opeens duurder uit is. De inkoopafdeling van Lentis zal bij het opstellen van een Programma van Eisen en het daarop volgende offertetraject rekening houden met de eisen en wensen van de interne opdrachtgever of contracteigenaar. De interne opdrachtgever moet zorg dragen voor de input voor het Programma van Eisen. Inkoop is dus niet verantwoordelijk voor de inhoud van het Programma van Eisen. Inkoop zal zich voornamelijk bezighouden met het Inkoopproces en met het adviseren hoe dit zo efficiënt kan worden uitgevoerd. Het is tevens de taak van Inkoop om te zorgen dat de input voor het Programma van Eisen op een niet discriminerende wijze wordt opgenomen. Vervolgens kunnen raamcontracten voldoende ruimte bieden voor persoonlijke wensen van de afzonderlijke afdelingen en zorggroepen binnen Lentis zonder dat daarmee het inkoopvoordeel teniet wordt gedaan. Om de massa is kassa systematiek maximaal te gebruiken zullen er diverse strategieën worden gebruikt en ingezet. Hierbij valt te denken aan het gebruik maken van de bekende inkoopverenigingen, zoals Intrakoop (landelijk) en Lucrum (regionaal) of het zelf aangaan van inkoop samenwerking met andere organisaties in de regio. Bijvoorbeeld met het Inkoop Platform Groningen. Ongeacht de grootte van een organisatie is het belang van goed en professioneel inkopen groot. Dit is niet anders bij Lentis. Het (beïnvloedbaar) inkoopbudget bedraagt ongeveer € 50.000.000,00 op een totale begroting van ongeveer € 122.000.000,00. Een kleine besparing kan dan een groot voordeel opleveren. Hoe eerder Inkoop in het proces wordt betrokken hoe groter de besparing zal zijn ongeacht de gekozen productgroep. Zoals onderstaande illustratie laat zien is de grootste besparing te realiseren in de eerste stap van het proces, namelijk bij de specificatie van het product of dienst.

Het is dus belangrijk dat Inkoop al bij de eerste stap in het inkoopproces wordt betrokken, dat wil zeggen bij de behoefte bepaling en de specificatiefase. In deze fase zijn zowel door het overwegen van alternatieven als door de eerste prijsindicaties en de concurrentiestelling, de grootste inkoopvoordelen te behalen. Het inkoopproces is niet een beperkt gebied en moet in de breedste zin des woords worden gezien. Ook bij zaken waarop in het eerste gezicht inkoop niet van toepassing zou zijn is het verstandig om in ieder geval de inkoopafdeling te informeren. De Inkopers kennen de markt en zijn door hun contacten met leveranciers en andere inkopers in veel gevallen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Onder het proces “Inkopen” wordt in dit inkoopbeleid verstaan: Alle activiteiten die voorkomen bij de verwerving van goederen en/of diensten. Vanuit een andere invalshoek is inkopen alles waarvoor een factuur binnenkomt.

9


Het proces is dus breder dan alleen de daadwerkelijke bestelling. Schematisch kan het proces als onderstaand worden weergegeven.

Het inkoopvolume van Lentis is van een dusdanig niveau dat als Lentis de inkoopkosten met 1% omlaag brengt dit een significante besparing oplevert. Lentis (h)erkent het belang van een professionele inkoopfunctie en gaat het traject inzetten om de inkoopafdeling professioneel in te richten en de medewerkers verder te professionaliseren. Voor alsnog is er voor de Inkoopafdeling 4,89 fte vrijgemaakt. De formatie is als volgt verdeeld: 1,00 fte Manager Inkoop; 2,67 fte Tactisch en Strategische Inkoop; 1,22 fte Inkoopadministratie. Lentis kiest ervoor om op basis van de drie basisregels binnen Inkoop te gaan inkopen, Transparant, Objectief en Non-discriminatoir, (TON), voor concurrentiestelling bij het opvragen van offertes. Hierdoor zal er sprake zijn van de economische meest voordelige aanbieding (EMVA). Het toewijzen van een opdracht zal hierdoor gebeuren op basis van prijs/kwaliteit. Dit zal resulteren in de laagste integrale kosten over de totale levensduur van het product of dienst, ook wel genoemd Total Cost of Ownership (TCO). Dit betekent dat niet alleen de laagste aanschafprijs of de contractkosten maatgevend zijn, maar ook de jaarlijks wederkerende kosten van energieverbruik, onderhoud, storingskosten, noodzaak tot toezicht, facturatie en dergelijke. Kwalitatieve doelstellingen moeten er voor zorgen dat de kwaliteit van de geleverde goederen en diensten op het juiste peil blijft. Inkoop zal een begin maken met het, in overleg met de budgethouder en/of interne klant, invoeren van prestatie indicatoren in de afgesloten overeenkomsten. De prestatie indicatoren zullen periodiek worden getoetst om te controleren of de gewenste performance nog wordt geleverd. Tevens zullen alle contracten opgenomen worden in de contracten database van AXI om uit te sluiten dat een eenmaal afgesloten overeenkomst keer op keer stilzwijgend wordt verlengd. Stilzwijgend verlenging zal niet meer aan de orde zijn. Afhankelijk van de positie in de portfolio hangt aan iedere overeenkomst een einddatum die van rechtswege eindigt. Professioneel inkopen is ook planmatig en doelmatig inkopen. Door gebrek aan planning binnen de organisatie en een goede voorbereiding bij de budgethouders ontstaan veel ad hoc inkopen. Hierdoor gaat door tijdsdruk de onderhandelingspositie van de organisatie verloren en wordt er vaak te veel betaald.

10


Ook ontstaat hierdoor de situatie dat na contracteren blijkt dat de dienst en/of product niet optimaal aansluit bij de vraagstelling. Het maken van een inkoopjaarplan en het zoveel mogelijk bundelen van kleinere- en regelmatig wederkerende aankopen in raam- of meerjaren contracten, leveren zowel commercieel voordeel, als ook voordelen in het segment van administratieve kosten op. Met het regelmatig opnieuw aanbesteden van raamcontracten voor de routinematige aankopen van goederen en diensten, worden de voordelen van marktwerking gekoppeld aan het gemak van vaste of voorkeursleveranciers en snelle eenvoudige bestelprocedures. De centrale inkoopfunctie stelt bij dergelijke contracten in overleg met de gebruiker/budgethouder, die voor het samenstellen van het PVE verantwoordelijk blijft, (door aanbesteding en eventueel onderhandeling) eenmalig prijzen en voorwaarden vast. De eindgebruiker(s) kan (kunnen) dan naar behoefte via AXI zelf bestellen (afroepen van goederen of diensten). Met deze werkwijze worden de voordelen van een centraal aansturende inkoopfunctie gecombineerd met het voordeel van snel en decentraal bestellen van goederen en diensten. Lentis hanteert een centraal en actief te beheren leveranciersbestand, inclusief een contractendatabase, dit maakt een efficiënter inkoopproces mogelijk en creëert meer helderheid naar de toeleveranciers en de budgethouders. Verdere besparingsmogelijkheden kunnen worden gerealiseerd door het selectief gebruik maken van de mogelijkheden van ‘integrale uitbesteding’ en het beperken van de kosten van voorraadbeheer en administratie door meer ‘just-in-time’ leveranties en de elektronische bestelmogelijkheden door het gebruik van de bestelapplicatie AXI. Lentis laat zich bij alle inkopen ondersteunen door de centrale inkoopafdeling, die op een professionele wijze zowel het commerciële deel van de onderhandelingen voert, als de administratieve afwikkeling en vastlegging van de contracten voor zijn rekening neemt. Tevens onderhoudt de inkoopfunctie het leveranciers- en contractenbestand en zal het als vraagbaak voor de budgethouders fungeren. Contracten zullen alleen getekend worden door bevoegde personen. Ondertekening vindt plaats na goedkeuring van de Juriste van Lentis en de Manager Inkoop. De motivatie hiervoor heeft te maken met de juridische verbintenis die er wederzijds wordt aangegaan.

11


7. PROCEDURES EN INKOOPFUNCTIE Ook bij Inkoop is het belangrijk dat conform het organisatiebeleid het werkproces zoveel mogelijk wordt gestandaardiseerd en dat een ieder zich volledig kan richten op het eigen vakgebied. Door deze standaardisatie kan de energie gestoken worden in het verbeteren van de dienstverlening naar de interne klant. Op die manier kan iedere medewerker van Lentis zich concentreren op zijn of haar eigen vakgebied waardoor de kwaliteit in de hele organisatie zal stijgen. De medewerker hoeft zich niet meer druk te maken over het inkopen van een dienst of product. De uitvoering en afhandeling is in handen van de vakmensen van de afdeling Inkoop. Lentis heeft ervoor gekozen om de inkoop te verzorgen via een centrale inkoopafdeling, hetgeen betekent dat inkoop (het aangaan van verplichtingen met derden) alleen voorbehouden is aan bevoegde functionarissen van de inkoopafdeling. De bevoegdheid tot het binden van Lentis aan derden ofwel het aangaan van (contractuele) verplichtingen ligt in een mandaatregeling vast. Alleen de afdeling Inkoop is bevoegd om, binnen de afgesproken kaders van aanbestedingen en/of contractbesprekingen, te onderhandelen met externe partijen omtrent condities. In die gevallen waar reeds contractuele verplichtingen zijn afgesproken, onderhoudt inkoop de commerciële/contractuele contacten met de leverancier. Alle medewerkers van Lentis dienen zich te realiseren dat het aangaan van een contract en het accepteren van de voorwaarden een juridische activiteit is waar consequenties en verplichtingen aan vast zitten. Het aangaan van verplichtingen zonder zich bewust te zijn van deze verplichtingen en zonder dat men zich er in heeft verdiept kan verregaande financiële en juridische negatieve gevolgen hebben voor de hele organisatie. De spelregels zijn bekend en dat zijn de afspraken op welke wijze er een dienst of product wordt ingekocht. Lentis heeft eigen Algemene Inkoopvoorwaarden op basis waarvan verplichtingen met derden worden aangegaan. Leveranciers worden gewezen op deze voorwaarden en zijn hieraan gehouden. De voorwaarden van de leverancier worden in principe niet geaccepteerd. Alleen in uitzonderlijke gevallen, waarbij de inkoopafdeling en eventueel de bedrijfsjurist is geraadpleegd zullen externe voorwaarden (gedeeltelijk) worden geaccepteerd. Professioneel inkopen vereist een heldere verplichte procedure, waarin voldoende tijd en zorgvuldigheid bij het voortraject is ingeruimd. Bij het voortraject wordt, in belangrijke mate, de kwaliteit van het gekochte in samenhang met een goede prijs bepaald. Omdat in principe alle inkopen dezelfde processtappen moeten doorlopen, zal gekozen worden voor één uniforme en breed toepasbare inkoopprocedure. Deze verplichte procedure legt eenduidig de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen (intern en extern) bij het inkoopproces vast. De verplichte procedure maakt ook duidelijk wie uiteindelijk inkoopt en bestelt c.q. aanvraagt/afroept op een bestaand contract. De uniforme inkoopprocedure maakt een eenduidige centrale administratieve vastlegging van alle inkopen mogelijk en regelt de vereiste functiescheidingen. Door de uniforme procedure kan met één centraal leveranciersbestand gewerkt worden en het kan hiermee ook onderhouden worden. De inkoopafdeling streeft er naar om zoveel mogelijk raamovereenkomsten te sluiten voor heel Lentis waardoor bundeling van inkoopvolume zal leiden tot een verlaging van de integrale kosten. Medewerkers zijn gehouden aan het bestellen van goederen of diensten via de onder contract staande leveranciers. Er zal sprake zijn van verplichte winkelnering. Een product of dienst dat niet ondergebracht is in een contract kan uitsluitend via de inkoopafdeling worden aangevraagd. Dit dient te gebeuren via het elektronisch bestelsysteem AXI, door middel van een vrije aanvraag of een genoemd dummy artikel.

12


Samengevat regelt de uniforme inkoopprocedure dat: 1. alle inkopen volgens één procedure lopen en op één punt geregistreerd worden; 2. er duidelijkheid is voor alle managers, budgethouders, financieel verantwoordelijken, juristen, materiedeskundigen, projectleiders, adviseurs, inkopers en crediteurenadministraties over taken en verantwoordelijkheden; 3. het duidelijk is hoe de inkoopafdeling in het proces betrokken is; 4. de administratieve vastlegging van het totale inkoopproces verzekerd is; 5. de vereiste functiescheidingen aanwezig zijn; 6. de geautoriseerde toegang tot de informatie uit het inkoopproces geregeld is. Op basis van de uniforme inkoopprocedure en door de wijze waarop deze door een automatiseringssysteem ondersteund kan worden, wordt de Administratieve Organisatie in processchema's, met omschrijvingen van alle verantwoordelijkheden en bevoegdheden, vastgelegd. Hierdoor wordt een voldoende mate van functiescheiding, administratieve vastlegging en traceerbaarheid bewerkstelligd. Het optimaal realiseren en integreren van deze werkwijze behoeft tijd. Inkoopprocessen worden centraal gecoördineerd, bestellingen vinden decentraal in de organisaties plaats. Voor alle medewerkers van Lentis geldt dat als zij deelnemen aan het spel zij op de hoogte zijn van de spelregels en zij zich hier dan aan horen te houden.

8.

WERKWIJZE EN PROCEDURES

De inkoopafdeling werkt als één afdeling voor de gehele organisatie. Met het vaststellen van het inkoopbeleid en de uniforme inkoop- en bestelprocedure wordt de inkoopafdeling bij alle inkopen betrokken en zal deze het opvolgen van de verplichte procedure bewaken. Door het gebruik van de bestelapplicatie wordt het inkoop- en bestelproces gestructureerd. AXI bevat alle leveranciers waar een overeenkomst mee is gesloten. Afhankelijk van de dienst of het product kan de geautoriseerde gebruiker gebruik maken van een interne of externe catalogus waar het assortiment in beschreven staat met bestelnummers, verpakkingseenheid, minimale hoeveelheden, prijzen, enz. Dit heeft als voordeel dat heel veel producten en/of diensten zonder tussenkomst van de inkoopafdeling besteld kunnen worden door de gebruikers van AXI. Alle andere, bestellingen of producten die niet onder contract staan of niet in het afgesproken assortiment voorkomen, kunnen via een vrije aanvraag of een zogenoemd dummy artikel worden aangevraagd nadat deze gefiatteerd is door de budgethouder. Inkoop toetst vervolgens de aanvraag op validiteit en kijkt of het product bij een gecontracteerde leverancier is te bestellen. Vervolgens stemt Inkoop de interne behoefte binnen Lentis af en maakt met de aanvrager afspraken over levering. Indien er aanleiding is wordt het product of dienst gecontracteerd en toegevoegd aan het assortiment binnen AXI. Alle contracten worden ingevoerd in de contractenapplicatie waarna de gebruikers die geautoriseerd zijn de contracten via een pdf bestand kunnen lezen. Op deze manier kunnen de gebruikers zelf zien wat de afspraken zijn en hoe er gehandeld moet worden bij vragen, problemen of klachten. Ook zal (zo mogelijk) het voorraadbeheer meer naar de leveranciers verlegd worden. De afdeling Inkoop zal jaarlijks in het najaar na vaststelling van de begroting van het komende jaar, in samenspraak met budgethouders, projectleiders en controller een inkoopactie jaarplan opstellen. Het inkoopactie jaarplan is gebaseerd op alle inkopen, dus zowel repeterende inkopen (budget) als eenmalige investeringsgoederen (investeringsbegroting).

13


Tevens kan door het opstellen van een inkoopactie jaarplan meer planmatig worden ingekocht, kunnen veel inkopen gebundeld worden en ontstaat er meer tijd om scherp te onderhandelen. Met dit jaarplan zullen ook alle raamcontracten steeds opnieuw bekeken worden en indien nodig opnieuw worden aanbesteed. De inkoopafdeling zal periodiek overleg houden met de verantwoordelijke managers uit de organisatie om de inkoopbehoefte en eventuele knelpunten in lopende contracten of inkooptrajecten te bespreken. Op deze manier ontstaan er korte lijnen en kan er snel en accuraat worden gehandeld bij veranderingen en/of problemen. Bij dit alles staat het behalen van een maximaal inkoopresultaat, bij een optimale service aan de budgethouders en operationele eenheden voorop. De feitelijke inkoopprocedure bestaat bij het doorlopen van de volledige inkoopprocedure uit vastgestelde stappen. De procedure (met een duidelijke verdeling van taken en bevoegdheden voor alle medewerkers die bij het inkoopproces betrokken zijn) is in een apart document beschreven. Op deze manier kan de Inkoopafdeling zorg dragen voor een goede klantgerichte ondersteuning naar de medewerkers binnen Lentis met een hoge mate van standaardisatie en kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten. Dit zal een belangrijke randvoorwaarde zijn voor het goed functioneren van de afdeling Inkoop.

9.

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE VAN DE INKOOPAFDELING

Het Inkoopproces gaat binnen Lentis ondersteund worden door de verplichtingenapplicatie AXI. Deze applicatie gaat ook veelvuldig gebruikt worden door de financiĂŤle administratie. De AXI applicatie gaat vooralsnog de volgende ondersteuningsmogelijkheden bieden:  contractendatabase (incl. pdf contract);  digitaal bestellen en afroepen van orders;  digitaal fiatteren van orders door budgethouders;  raadplegen van het assortiment van de leverancier;  genereren van managementinformatie (waaronder een deel ABC analyse).  het digitaal ontvangen en verwerken van facturen;  het automatisch matchen van facturen met opdrachtverstrekkingen en ontvangen;  het automatisch vastleggen van (met de orders aangegane) financiĂŤle verplichtingen. Op dit moment wordt er druk gewerkt aan de invoering van AXI. Het is het streven om half 2011 de applicatie uitgerold te hebben binnen de organisatie.

14


Op basis van de uniforme inkoopprocedure en door de wijze waarop deze door een automatiseringssysteem ondersteund kan worden, wordt de Administratieve Organisatie in processchema's, met omschrijvingen van alle verantwoordelijkheden en bevoegdheden, vastgelegd. Hierdoor wordt een voldoende mate van functiescheiding, administratieve vastlegging en traceerbaarheid bewerkstelligd. 10.

AANBESTEDINGSBELEID

Het doel van een aanbestedingsbeleid is het bevorderen van en het verkrijgen van een zo goed mogelijk product (kwaliteit) tegen zo laag mogelijke kosten en risico’s. Met andere woorden: het selecteren van de economisch meest voordelige aanbieding.(EMVA). Hierdoor worden de transparantie van de processen en daarmee de integriteit verhoogd. Een bijkomende voordeel hiervan is dat de aanbesteding aansluit bij de wensen en behoefte van de gebruiker. Er is veel onduidelijkheid in de Publieke Sector omtrent het wel of niet aanbestedingsplichtig zijn van zorgorganisaties zoals Lentis. Experts en politiek spreken elkaar op dit gebied tegen. In oktober 2010 heeft er nog een rechtszaak gediend voor de Rechtbank in Den Bosch. Hier heeft de Rechtbank bij een uitspraak in kort geding bepaald dat verpleeg- en verzorgingshuizen geen aanbestedende dienst zijn, in de zin van de Europese Aanbestedingsrichtlijn (Richtlijn 2004/18/EG) en het Besluit Aanbestedingregels bij Overheidsopdrachten. Is hiermee het feit nu beslecht, nee!!! Het blijft van belang bij de Inkoop van goederen en diensten vooraf grondig te laten toetsen of er sprake is van een aanbestedende dienst in de zin van de (Europese) Aanbestedingsregels. Om de risico’s tot een minimum te beperken zal het aanbestedingsbeleid van Lentis geënt zijn op het principe van de richtlijn Europese Aanbestedingen, met dien verstande dat er geen sprake is van aanbestedingsplicht in publiekrechtelijke zin. Lentis zal zijn aanbestedingen in de markt zetten op basis van de eisen in het EG-verdrag van 1992. Het principe van Transparantie Objectiviteit Non dicriminatie is hiermee verzekerd. Hiermee wordt gewaarborgd dat Lentis op basis van de gekozen marktstrategie voor een productgroep zelf verantwoord een keuze kan maken of er wel of niet Europees wordt aanbesteed. Dit biedt voor Lentis maximale vrijheid binnen de kaders van de wet. Tevens kunnen partijen die vinden dat zij benadeeld zijn moeilijk een beroep op de WIRA doen2. Het voorkomen van rechtszaken gericht tegen Lentis omtrent het aanbestedingsbeleid is nooit uit te sluiten, echter dit kan wel zoveel mogelijk worden voorkomen. Mocht in de loop der tijd door een gerechtelijke uitspraak de verplichting komen dat organisaties zoals Lentis aanbestedingsplichtig zijn dan is de stap voor Lentis om aan de wet te voldoen minimaal.

2

WIRA: Wet Implementatie Rechtbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden.

15


Een helder en transparant aanbestedingsbeleid en een juiste uitvoering daarvan dragen bij aan de realisatie van bovengenoemde doelstelling, waarbij de volgende aspecten worden bereikt: − − − − − −

Het voldoen aan regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden; Het voldoen aan de regelgeving met betrekking tot HKZ certificering; Structurering, uniformering en professionalisering van het inkoopproces; Waarborging van kwaliteit van het proces en van de goederen en diensten; Het bereiken van een financieel voordeel; De budgethouder heeft een complete onderbouwing voor verantwoording van zijn kosten.

Taken en verantwoordelijkheden: De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van het aanbestedingstraject. Zij draagt zorg voor het opstellen en realiseren van de juiste documenten en het bewaken van de procedure inclusief de termijnen. De inkoopafdeling stelt ten behoeve van het traject een plan van aanpak op waarin aspecten als volume (omvang), scope productgroep, beleid en tijdsplanning zijn opgenomen. De inkoopafdeling kan desgewenst de voorzittersrol vervullen tijdens het aanbestedingstraject (in opdracht van contracteigenaar). De materiedeskundige is verantwoordelijk voor het (tijdig) aandragen van gegevens t.b.v. het Programma van Eisen (PvE). Waarbij inkoop ook zal kijken naar de wetgeving omtrent ARBO en milieu en kritisch zal zijn op het kwaliteitsaspect. De verantwoordelijke manager(s) draagt zorg dat er voldoende (adequaat) personeel beschikbaar wordt gesteld voor het inkoopteam teneinde de aanbesteding binnen de gestelde inkooptermijn te kunnen afronden. Drempelbedragen aanbestedingen: De volgende drempelbedragen gelden voor aanbestedingen en/of initiële aankopen: < € 1500,00 enkelvoudige aanbesteding; € 1500,- tot € 50.000,- meervoudig onderhandse aanbesteding (min. 3 offertes); € 50.000 tot € 100.000,-meervoudig onderhandse aanbesteding (min.5 offertes3); > € 100.000,openbare aanbesteding.

11.

MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is de laatste tijd veel in het nieuws. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is meer dan alleen maar Duurzaam Inkopen. MVO is als bedrijf zelf ook Maatschappelijk Verantwoord handelen en niet alleen de bal neer leggen bij de leverancier en zijn producten en/of diensten. Met betrekking tot Duurzaam Inkopen is vanuit de Overheid de doelstelling afgesproken dat de Rijksoverheid in 2010 100% duurzaam zal inkopen, de gemeenten voor 75% en de waterschappen en woningbouwverenigingen 50%. Voor de overige organisaties in de publieke sector heeft de Overheid geen verplichtingen gesteld. Lentis heeft een Maatschappelijke Verantwoordelijkheid en de afdeling Inkoop wil het voortouw nemen om deze verantwoordelijkheid te nemen uit te dragen in het inkoopbeleid.

3

Indien mogelijk (afhankelijk van aantal beschikbare leveranciers)

16


De afdeling Inkoop zal er naar streven om de komende jaren Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en dus Duurzaam Inkopen een onderdeel te maken van de organisatie. Inkoop zal in dit doen door bij alle aanbestedingen MVO aan de orde te brengen en rekening te houden met de maatschappelijke gevolgen op onder andere het gebied van milieu, welzijn en ontwikkelingssamenwerking (duurzaamheid). De criteria zullen wel overdacht zijn en aansluiten bij de behoeftestelling van de opdrachtgever. Eenzijdige criteria zullen worden voorkomen.

Uiteraard is het de interne klant/ opdrachtgever die het besluit neemt of de voorstellen van Inkoop met betrekking tot MVO in het PvE worden opgenomen.

12. INTEGRITEIT EN INKOPEN Een van de belangrijkste doelstellingen van een open en transparant aanbestedingsbeleid is het bevorderen van integriteit van de organisatie. Dit geldt voor zowel de medewerkers als het Management en Bestuur. Het Management en Bestuur is te allen tijde verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de integriteit van de instellingen en draagt daarmee ook de verantwoordelijkheid voor de integriteit van haar medewerkers. Lentis zal zich dan ook als opdrachtgever integer opstellen en integer handelen. Zoals al eerder aangegeven zal de NEVI gedragscode leidend zijn voor alle medewerkers die op wat voor manier dan ook met inkopen, bestellen en/of contacten met leveranciers te maken hebben. Lentis zal voor alle medewerkers van de inkoopafdeling en voor alle medewerkers die contacten onderhouden met (toe) leveranciers de NEVI gedragscode invoeren. (zie bijlage). Deze gedragscode biedt duidelijkheid over de toelaatbaarheid van het handelen in een commerciĂŤle relatie met een (toe) leverancier. Alle leveranciers zullen worden geĂŻnformeerd over het volgen van de NEVI gedragscode zodat deze eveneens op de hoogte zijn van de spelregels. Hiermee verstevigd Lentis zijn professionele positie naar de leveranciers toe.

17


Doordat de leverancier hiervan op de hoogte is kan deze hier rekening mee houden en worden de (inkoop)medewerkers niet onbedoeld voor een dilemma gesteld door de leverancier. De gedragscode houdt niet in dat het aannemen van een presentje of ingaan op een etentje of bezoek aan een beurs of iets gelijkwaardig opeens verboden is. Het betekent wel dat er doordacht mee omgegaan moet worden en dat iedere vorm van â&#x20AC;&#x2DC;belangenverstrengelingâ&#x20AC;&#x2122; moet worden voorkomen. Met name in de periode dat een dienst of product opnieuw wordt aanbesteed loopt Lentis het risico van belangenverstrengeling en/of vriendjes politiek te worden beschuldigd als de opdracht opeens naar de leverancier gaat die recent een cadeau of uitje heeft aangeboden. Van alle medewerkers van Lentis wordt de professionaliteit geĂŤist dat men kan inschatten welke achtergrond de leverancier heeft bij het aanbieden van het geschenk. Indien er enige twijfel is dient er direct contact gezocht te worden met de direct leidinggevende. Lentis zal ook van haar leveranciers eisen dat zij integer handelen. Zij dienen zich in ieder geval te houden aan de gangbare normen en waarden en dienen uitvoer te geven aan de maatstaven van de arbeidsvoorwaarden zoals wij deze in Nederland kennen. Van de leverancier wordt verwacht dat hij conform de geldende Cao of brancheafspraken zijn personeel betaalt. Dat hij geen gebruik maakt van kinderarbeid, niet discrimineert en zich niet bezig houdt met strafbare feiten. Bij een aanbesteding dient iedere leverancier dit aan te tonen door middel van het invullen en ondertekenen van een eigen verklaring waarin dit soort zaken wordt benoemd. Belangrijke leveranciers zullen gestimuleerd worden om een bedrijfscode integriteit op te stellen.

18


Bijlage 1

NEVI -beroepscode voor de inkoper Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming

De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van producten en diensten van de onderneming. 1.1. Persoonlijke belangen die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden gemeld aan zijn leidinggevende; 1.2. De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiĂŤle leveranciers na te laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beĂŻnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden; 1.3. Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt; 1.4. Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor producten of diensten voor persoonlijk, niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming. 2

Leveranciers rechtvaardig behandelen

De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. 2.1. De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende informatie te voorzien; 2.2. De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken; 2.3. De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke consequenties wanneer deze voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming. 3

Eerlijke concurrentie ondersteunen

Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid geboden worden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1. Prijs-, product- en procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie van leveranciers verkregen is, dient vertrouwelijk te worden behandeld; 3.2. De inkoper dient alle potentiĂŤle leveranciers van gelijke informatie te voorzien; 3.3. Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentie beperkt; 3.4 Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren. 4

Reputatie van de professie hoog houden

Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het functioneren van de inkoper. 4.1. De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven. 4.2. Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. 4.3. De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.

19

Inkoopbeleid Lentis  

PROFESSIONEEL INKOPEN INZICHT 2011 – 2012 Lentis afdeling Inkoop, december 2010

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you