Obtención de conclusiones

Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área.

Análisis de relaciones:

Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organización en general y que se relacionan con el área objeto de estudio.

Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:

Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto de estudio. Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas. Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área. Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en por lo menos una de sus actividades componentes.

Obtención de conclusiones:

Todas las etapas del diagnóstico administrativo están íntimamente ligadas, cada una de ellas puede producir conclusiones, aún antes de finalizar la recolección de los datos, y por simple observación al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por medio de la información obtenida.

Para realizar un análisis más completo es importante revisar sobre la evolución y desarrollo que han sufrido a través del tiempo y comparación de esos datos con otros similares, ya sean de otras áreas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situación.

Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del área y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados, en qué manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.

Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtención y registro, así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos, si existe un sistema integrado de información o un simple sistema general; con todo esto se desarrollará el análisis funcional que no es más que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio.

Por último, se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas dentro de la organización, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solución final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de acción.

Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a través de la aplicación del Diagnóstico Administrativo son los siguientes:

Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente. Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organización, para no confundir autonomía con independencia. Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio Dualidad de mando y abuso de autoridad Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa. Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos. Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las diferentes áreas o departamentos que integran la empresa (línea jerárquica). Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones. Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. Obsolescencia de procedimientos, método y técnicas de trabajo. Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo. Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades. Duplicidad de funciones Cuellos de botella. Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan. Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles. Exceso de papelería y formularios en general. Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades. Falta de delegación de autoridad y responsabilidad. Excesivo tramo de control Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal. Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrándolas y congestionándolas en la alta dirección aún aquellas que son rutinarias. Exceso de mandos medios o puestos innecesarios Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos, humanos y organizacionales. Crecimiento no programado, cuando no se prevé y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la organización estructural y funcional sea condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa. Especialización del trabajo en una sola persona o área (no substitutos)