Digitalisointi – sydämen asia

Digitalisoinnin eturintamassa

avoimin mielin

Viime vuosien aikana on digitalisoinissa edetty voimakkaasti Scandic Transilla. Yhteistyössä oman järjestelmätoimittajan kanssa, Johan Lövdahlin johdolla, on panostettu merkittävästi toimintojen automatisointiin, muutoksia on toteutettu sekä tilausten käsittelyssä, laskutuksessa, ostoreskontrassa ja raportoinnissa asiakkaille.

Teksti: Anna Sand • Kuvat: Anna Sand

Paljon enemmän voidaan

automatisoida kuin luullaankaan, toteaa toimitusjohtaja Mikael Löfqvist yhdessä Johan Lövdahlin kanssa. Johan työskentelee yrityksen laskutuksessa, mutta on ottanut digitalisaation ”lempilapsekseen”.

Lähtökohtana meneillään

olevalle kehitykselle ovat pääasiassa EU:n asettamat vaatimukset ja asiakkaiden odotukset sekä uusi teknologia ja sen antamat mahdollisuudet. Kun lisätään oma kiinnostus ja avoin mieli, lopputuloksena on voittajakonsepti, mikä on huomattu myös alalla. – Suomalainen kuljetustenhallinnan ohjelmisto- ja asiantuntijayritys, joka tarjoaa sekä teollisuudelle, että tukku- ja vähittäismyyntikaupalle monipuolisia palvelujaan, mainitsi

Scandic Transin raportoinnin olevan parasta tasoa tällä sektorilla, kertoo Löfqvist.

Kehitystä tapahtuu nyt yrityksen kaikissa prosesseissa ja ketju alkaa kuljetustilausten käsittelystä. – Tilaukset tehdään nykypäivänä ennen kaikkea siten, että asiakas kirjautuu tilausjärjestelmäämme EDI:n kautta (Electronic Data Interchange) tai web-portaalimme kautta omilla tunnuksillaan. Asiakas voi joustavasti valita, mitkä tiedot ovat hänelle tärkeitä kuljetuksen seurannassa sekä nähdä kuljetuksen statuksen, tarkentaa Löfqvist.

Kuljetuksen hinta on myös saatava asiakkaalle nopeasti, enää ei odotella rauhassa laskua viikkokausia. – Hinnoittelujärjestelmää on kehitetty valtavan paljon ja kaksi kolmasosaa sopimuksistamme on jo viety automatisoituun rahditukseen. Se, että järjestelmä hoitaa hinnoittelun automaattisesti on mullistavaa meille, toteaa Johan, joka on kehittänyt järjestelmää läheisessä yhteistyössä järjestelmäkehittäjän kanssa. Automatisointi helpottaa suuresti laskutusprosessia. Uudistusten ansiosta se onkin nyt täsmällistä ja ajan tasalla ja hyvitysten tarve jälkikäteen on lähes olematonta.

Lähes kaikki asiakkaat vaativat tai haluavat nykyään toimitusilmoituksia ja se on lisännyt ajojärjestelyn työmäärää. – Toimitusilmoitusjärjestelmä – avisointi - automatisoidaan lähiaikoina geofencingin avulla. Kun ajoneuvo, joka on varustettu GPS-lähettimellä, lähestyy maantieteellisesti rajattua geofence -aluetta, saa vastaanottaja automaattisesti ilmoituksen tulevasta rahdista, kertoo Johan. Purkamisen jälkeen asiakkaalla on mahdollisuus saada suoraan sähköinen versio rahtikirjasta – ja ei vain sitä, vaan myös tarpeen vaatiessa kuvia mahdollisesti vahingoittuneista tavaroista ja muita välttämättömiä dokumentteja. – Olemme vielä yksi harvoista toimijoista alalla, jotka voivat tarjota tätä palvelua, toteaa Löfqvist.

Sama pätee myös asiakaskohtaisiin päästöraportteihin, joita kysellään yhä enemmän ja samaa tahtia ympäristöystävällisen kehityksen vaatimusten kanssa. – Myös omia päästölaskelmiamme ja laskentajärjestelmiämme kehitetään jatkuvasti. Tekoälyn avulla järjestelmät kehittävät koko ajan itse itseään ja me pidämme saman aikaisesti silmämme auki etsien uusia mahdollisuuksia kehittyä – koskee sellaisiakin palveluita, joita kukaan ei oikeastaan ole edes keksinyt kysyä, jatkaa Lövdahl. – Yhdessä järjestelmätoimittajamme kanssa toimimme vähän kuin tuotekehittäjänä ja se motivoi molempia osapuolia. Yksi tärkeimmistä edellytyksistä on tietenkin hyvät keskusteluyhteydet ja asialle omistautuminen, hän tiivistää.

Yhdessä järjestelmäkehittäjän ja järjestelmätoimittajan kanssa Scandic Trans kehittää jatkuvasti sekä sisäisiä järjestelmiään, palveluitaan että raportointiaan asiakkaille. – Viime vuosien aikana on Scandic Trans onnistunut tulemaan lähes paperittomaksi toimistoksi, kertoo Johan Lövdahl.