Issuu on Google+

KTC ÅRSMØDE 2012

24/7-SaMfunDET: digital nutid — kommunal fremtid

Tillæg til Teknik & Miljø nr. 9 2012


www.teknikogmiljo.dk

TILLÆG FAGBLADET TEKNIK & MILJØ Papirfabrikken 36A, 8600 Silkeborg

INDHOLD TILLÆG SEPTEMBER 2012

REDAKTION Redaktør Lilli Marie Nielsen T. 2555 2827 lmn@ktc.dk Ansvarshavende redaktør Ane Marie Clausen amc@ktc.dk

KTC ÅRSMØDE 2012 Velkommen til 24/7-samfundet: Digital Nutid – Kommunal Fremtid 2

QR-koden: Dit digitale program

LAYOUT Fiona E. Bruce / Fabrik8.dk

3

Velkommen ved KTC’s formand Torben Nøhr

4

Kommuner kan spare 60 millioner på digital effektivisering

TRYK KLS Grafisk Hus A/S

6

Nordens bedste digitale borgerservice

8

Unge kræver mobile hjemmesider

ANNONCER Lars Madsen T. 2555 2826 lm@ktc.dk

Fremtidsforsker: Kommunerne digitaliserer i blinde

UDGIVER Kommunalteknisk Chefforening, KTC Papirfabrikken 36A, 8600 Silkeborg T. 7228 2804 Også medlemsblad for Kommunale Park- og Naturforvaltere samt Kommunal Vejteknisk Forening

9

Gentofte app-camp: Konkurrencen om den mobile fremtid

10

Københavnere klarer nye krav, før de er stillet

12

Udvikling i stedet for afvikling

14

Ideer til fremtidens Miljøportal

16

Nudge: Når videnskab kan forbedre vores økonomi, sundhed og miljø

18

Kriseinfo.dk er nedlagt – kan dit kommunale website klare presset?

20

Ringsted Årsmødeby: Digitalisering - et samarbejde på tværs af hele organisationen

22

COWI: Skriv, så borgerne kan forstå det

ABONNEMENT Kommunalteknisk Chefforening Papirfabrikken 36A, 8600 Silkeborg T. 7228 2804 / ktc@ktc.dk

24

Tankegang: Kys din bruger

26

Orbicon: Vandplaner og klimatilpasning kræver gode data

28

EnergiMidt: Energirenovering med energiforbrugeren i centrum

Abonnementspris kr. 710,- + moms om året for 11 numre.

30

RGS 90: Digital succes i 42 kommuner

32

Niras: Digital omtanke og brugerdrevet innovation

Løssalg Kr. 99,- + moms inklusive forsendelse

34

Elbek & Vejrup: Synlige kommunale entreprenører

36

Ditmer: Hr. & fru Jensen hjælper til med sagsbehandlingen i Vejle Kommune

OPLAG Kontrolleret af

38

KMD: Lad borgeren opdatere sin egen byggesag

40

Data Scanning: Data Scanning gør kommuner digitale

42

Kombit: Fokus på brugerne sikrer bundlinjen

44

Grontmij: Effektiv digitalisering giver bedre borgerservice

46

BDO: Forsyning – nye konteringsregler på affaldsområdet

48

KTC tilbyder digital platform til dit netværk

Kontrolleret oplag: 2.977 ekspl. i perioden 1. juli 2008 -30. juni 2009 Synspunkter, der fremføres i bladet, kan ikke generelt tages som udtryk for foreningens holdning.

Hvad? Intet trykt årsmødeprogram? Nej, i 2012 findes der ikke en papirudgave af KTC’s årsmødeprogram. Årsmødeprogrammet er digitaliseret. Ved at scanne QR-koden her på siden, får du programmet direkte ind på din smartphone.

ISSN 1902-2654

(Du kan hente en scanner til din smartphone dér, hvor du plejer at hente apps).


Ingen grund til at frygte den digitale kommune! Om 10 år vil vi se tilbage på årene omkring 2010 som startskuddet til en helt ny måde at drive offentlig forvaltning på. Traditionen - vanen - med at kunne ringe til rådhuset eller stille sig op ved en skranke for at få en kopi af sin byggesag, registrere flytning eller få et nyt pas, vil være helt forbi. Det digitale rådhus vil være en realitet. På godt og ondt. Den personlige betjening, som er til glæde for både borgeren og mange af vore ansatte, vil være ophørt. Tl gengæld vil borgeren selv nemt kunne finde rundt i sine sager og også selv være i stand til at gennemføre en del af sagsbehandlingen, se sine rettigheder og bedømme, hvad der skal til for at få dem gennemført. De evindelige diskussioner om forskellige IT-systemer vil være afløst af en fælles stærk platform, som mere tager udgangspunkt i borgerens behov end i forvaltningernes behov og muligheder. Det store spørgsmål er herefter: Hvad er der tilbage af forvaltningen? Er der en forvaltning? Bliver vi overflødige? Og er der overhovedet brug for et kommunalt selvstyre, når alt kan klares digitalt? Mit klare svar er, at JA, det er der, men vi har forandret os. I en typisk teknik- og miljøforvaltning bruger vi formentlig cirka 20 procent af vore personaleressourcer på borgerbetjening. Resten af tiden bruger vi på planlægning, kortlægning, tilsyn, udbud, projektstyring, samarbejde med grundejerforeninger og boligselskaber, nabostridigheder, miljøklagesager, økonomirapportering, politisk betjening, kommunikation, driftsstyring, anlægsarbejder, fælleskommunalt og internationalt samarbejde osv. Netop i en teknik- og miljøforvaltning er der i høj grad brug for det lokale og nære samarbejde.

Bliver vi overflødige? Og er der overhovedet brug for et kommunalt selvstyre, når alt kan klares digitalt?

Der er derfor ingen grund til at frygte den digitale kommune, men tværtimod med liv og lyst og stort engagement kaste sig ind i arbejdet. Det bliver både til glæde for borgerne og for vore medarbejdere, når vi kan digitalisere en stor del af rutinearbejdet. Og der er ikke brug for, at vi hver især skal opfinde de tekniske ITløsninger. Vi skal blive meget bedre til at arbejde sammen på tværs af kommuner, end vi har været de seneste mange år. På KTC’s årsmøde vil vi tage debatten op og se på de mange nye muligheder. Vi vil gribe dem, og vi vil gå foran. Vi er klar til innovation og fornyelse. I vores fælles chefforening, KTC, vil vi udveksle erfaringer, vi vil være med til at styre udviklingen, vi vil bruge vores særlige faggruppe for digital udvikling som omdrejningspunkt. Den har Bestyrelsens fulde opbakning. Velkommen til KTC’s digitale årsmøde! Torben Nøhr Formand for KTC, Teknik- og Miljødirektør i Køge Kommune

3


Fælleskommunalt Geodata-samarbejde:

Kommuner kan spare 60 millioner på digital effektivisering

Kommunerne skal bidrage med ressourcer svarende til 20 timer pr. 10.000 indbyggere om året i tre år til projektet. Dette er aftalt med og støttet af KTC, og ressourcerne søges frigjort fra andre fælles geodata-aktiviteter. Dette er også afstemt med bestyrelserne for de regionale kortsamarbejder, der også inddrages i planlægning og praktisk gennemførelse af implementeringen i de enkelte kommuner, understreger teknisk direktør Eva Kanstrup, Herning Kommune, der også er formand for bestyrelsen i Fælleskommunalt Geodatasamarbejde og formand for KTC’s Digitale Faggruppe.


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Anvendelsen af geodata-modeller skal effektiviseres og optimeres. Det er udgangspunktet for FGK, Fælleskommunalt Geodata-samarbejde. Fra 2015 er målet at indkassere en årlig effektiviseringsgevinst på 60 millioner kroner til kommunerne.

Af Michael Nørgaard

Forventningerne til teknik- og miljøforvaltningerne er klare: Bedre muligheder for selvbetjening, digital adgang til informationer, lettere inddragelse af borgere og øget gennemskuelighed i forvaltningsprocesserne. En del af løsningen er digitalisering og anvendelse af geodata. Udfordringen er, at 98 kommuner hidtil – sådan lidt karikeret - har været lig med 98 forskellige geodata-modeller. Ikke en optimal situation og samtidig en dyr løsning for kommunerne. Det er udgangspunktet for FKG, Fælleskommunalt Geodatasamarbejde, som ligger i forlængelse af Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Den er udmøntet i en handlingsplan med 32 konkrete projekter, der skal føre strategiens initiativer ud i livet. FKG står for et af projekterne, nemlig projekt 5.2 ’Fælleskommunal standardisering af geodata-området’. Handlingsplanen er rammen om digitalisering i kommunerne til og med 2015.

Kommunerne bidrager og høster gevinsten Der er i projektet skaffet midler til at ansætte Inge Flensted som implementeringskoordinator. Hun skal bistå implementeringsprojektet i perioden 2012-2014. – Min opgave er at styre kommunerne i mål, så de i 2015 står i en situation, hvor der ikke kun er etableret et fælles datagrundlag, men hvor det også udnyttes f.eks. ved, at der er etableret driftssamarbejder, fælles udstilling af data til andre løsninger som f. eks ”Min digitale Byggesag”, men også ved bedre udnyttelse af ressourcer til udvikling på områder, hvor geodata anvendes, siger Inge Flensted, implementeringskoordinator. Herudover skal kommunerne bidrage til projektet, hvilket er en vigtig forudsætning for, at projektet kan køre. – Kommunerne skal bidrage med ressourcer svarende til 20 timer pr. 10.000 indbyggere om året i tre år til projektet. Dette er aftalt med og støttet af KTC, og ressourcerne søges frigjort fra andre fælles geodata-aktiviteter. Dette er også afstemt med bestyrelserne for de regionale kortsamarbejder, der også inddrages i planlægning og praktisk gennemførelse af implementeringen i de enkelte kommuner, understreger teknisk direktør Eva Kanstrup, Herning Kommune, der også er formand for bestyrelsen i Fælleskommunalt Geodata-samarbejde og formand for KTC’s Digitale Faggruppe. – Vi forventer, at kommunerne under et vil få en årlig effektiviseringsgevinst på cirka 60 millioner kroner og selvfølgelig en bedre og mere dynamisk borgerservice, siger Eva Kanstrup.

Andre projekter på teknik- og miljøområdet På teknik- og miljøområdet handler projekterne ud over geodataprojektet blandt andet om digitale byggesager, digitalisering af planer – herunder kommuneplaner og lokalplaner - samt forenkling af arbejdet med ejendomsområdet særligt data og ESR. Byggesager – et eksempel Projektet om digitale byggesager understøtter, at ansøgninger om byggetilladelser kan indsendes digitalt, og effektiviserer den kommunale sagsbehandling. Målet er en mere ensartet, effektiv og hurtigere byggeansøgning og sagsbehandling i Danmark. Projektet bygger videre på erfaringer fra et pilotprojekt, som seks kommuner og KL gennemfører sammen med Erhvervs- og Byggestyrelsen. KOMBIT udbyder én digital ansøgningsløsning for alle kommuner. Målet er, at 80 kommuner har implementeret den fælles digitale løsning i 2015, og at 70 procent af ansøgere benytter den. Projektet er i gang og vil køre hele strategiperioden. De første kommuner forventes i drift ultimo 2012.

Fælleskommunalt Geodata-samarbejde • Projektet er forankret i bestyrelsen for Fællekommunalt Geodatasamarbejde (FKG). • Bestyrelsen har i samarbejde med KL påtaget sig ansvaret for implementering af geodata-projektet i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. • Bestyrelsen for FKG består af: Eva Kanstrup, Herning kommune (formand) Bente Neerup, Hjørring kommune Bo Runge-Dalager, Holbæk kommune Eske Groes, KL • Bestyrelsen er sammensat således, at de kommunale medlemmer af FOTdanmark bestyrelsen (Eske, Flemming, Michael) indgår i FKG-bestyrelsen. De øvrige medlemmer kommer fra KTC’s digitale faggruppe.

5


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Aarhus

Nordens bedste digitale borgerservice Aarhus er den bedste by i Norden til at levere digital borgerservice. Det viser en ny, nordisk undersøgelse. Af Lilli Marie Nielsen

På rådhuset i Aarhus er man i fuld gang med at indrette en ny borgerbetjening, så byens borgere fremover får endnu bedre mulighed for at sætte sig ved en computer og tage kontakt til kommunen. – Digitaliseringen forandrer kommunerne. Før i tiden ringede man til kommunen, eller man fik tilsendt et skema, og en medarbejder tastede en masse oplysninger ind i computeren - og så kom der efter endt sagsbehandling noget ud i den anden ende. Men i dag vil vi gerne have flest mulige til at betjene sig selv. Og derfor er vi ved at indrette nye og bedre selvbetjeningsfaciliteter, forklarer chef for Borgerservice i Aarhus Kommune, Lene Hartig Danielsen. Træk-et-nummer-automaten ved de nye faciliteter på rådhuset har grundlæggende to forskellige kategorier: medbetjening og betjening. Derudover er der selvfølgelig mulighed for helt at betjene sig selv. – Selvbetjening er for de borgere, som ikke behøver hjælp til vores hjemmeside eller selvbetjeningsløsninger. De kan uden videre selv melde flytning eller bestille nyt pas for eksempel, men har en PC til rådighed. Medbetjening er for de borgere, som har brug for lidt hjælp, når de skal kontakte kommunen på nettet. Og betjening er for de borgere, som har brug for hjælp til det hele. Medarbejderne i borgerbetjeningen har gennem længere tid været på kurser, så de bliver i stand til at floorwalke og servicere på den digitale måde, siger Lene Hartig Danielsen. Og sådan arbejder Aarhus Kommune strategisk på at modernisere og digitalisere hver en krog af kommunen. Senest har taktikken givet pote, idet Aarhus scorer topkarakter i en ny, nordisk undersøgelse, som konsulentfirmaet Nexia International har foretaget for Telenor.

6

Topkarakter for digitale tilbud Konsulentfirmaet har undersøgt 43 byer i Norge, Sverige og Danmark og kortlagt, hvor gode de er til at levere digitale tilbud til borgerne – eksempelvis når det gælder om at søge nyt sygesikringsbevis, søge vuggestueplads eller anmelde et hul i vejen. I undersøgelsen scorer Aarhus topkarakter på sikker kommunikation, digital fakturering og mulighed for elektronisk at ansøge om daginstitutionspladser og byggetilladelser. – Der er en sund, kollegial konkurrence blandt kommunerne. Og flere har ringet og sagt tillykke og spurgt, hvad det er vi gør her i Aarhus. Og det er netop den form for læringsproces, man kan bruge sådan en undersøgelse til. Vi kan lære af hinandens best practices og hjælpe hinanden i kommunerne. Det er for dyrt for hver enkelt kommune eller sektor at opfinde den dybe, digitale tallerken. Det har ofte store fordele at udvikle i fællesskab - større er Danmark ikke, vurderer Lene Hartig Danielsen. Derudover viser undersøgelsen, at Aarhus Kommune er det sted i landet, hvor der er udstedt flest nem-id, og hvor flest har tilsluttet sig digitale postkasser. Men selvom Aarhus ligger forrest i det digitale felt, er der dog stadig plads til digitale forbedringer i den østjyske storby, vurderer konsulentfirmaet Nexia International. – Tjenesterne i Aarhus ligger på et højt niveau, og den flotte placering er fuldt fortjent. Noget af det, der stadig kan forbedres, er borgernes mulighed for at indrapportere fejl og mangler, som de støder på rundt omkring i byen. Muligheden er til stede, men man kan hverken se andre borgeres indlæg eller følge med i, hvornår


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Aarhus Kommunes Kanalstrategi: • Er en samlet strategi for de måder, der kommunikeres imellem kommunen og borgere, foreninger eller virksomheder • Fastslår, at en god digital løsning erstatter anden form for kontakt mellem borger og kommune og er ressourcebesparende. Løsningen er brugervenlig, så de, der påbegynder den, også gennemfører. Data, som i forvejen er kendt af kommunen, skal automatisk være udfyldt, og løsningen afsluttes med en kvittering til brugeren.

Husk at hente KTC’s Årsmødeprogram Scan QR-koden

• Har som mål, at 30 % af alle henvendelser fra borgerne til kommunen skal være digitale i 2012. I 2015 skal 50 % af henvendelserne være digitale. • I 2015 skal 50 % af alle dokumenter til borgerne sendes via Digital Post. Hele kanalstrategien findes på www.aarhus.dk

kommunen har ordnet problemet. Det er et eksempel på, at selv de bedste kan blive endnu bedre, siger Marit Wetterhus fra Nexia International, der står bag undersøgelsen.

Politisk og ledelsesmæssigt fokus på digitalisering Men hvorfor er det netop Aarhus, som har Nordens bedste digitale borgerservice? Lene Hartig Danielsen vurderer, at det hænger nøje sammen med et politisk og ledelsesmæssigt fokus på digitalisering: – Der er toppolitisk fokus på området, og der er en politisk forankring af vision og rammestrategi.Vi afrapporterer til byrådet om, hvordan det går med digitaliseringsområdet, samtidig med at vi orienterer om både problemer og successer og nye tiltag. Derudover er lederne i kommunen også dedikerede til opgaven med at digitalisere kommunens ydelser, og det er dét fundament, som vores gode undersøgelsesresultat står på, siger Lene Hartig Danielsen og tilføjer, at mange medarbejdere, der dagligt arbejder med borgerservices eller borgerkontakt, yder en kæmpeindsats, også når det handler om digitalisering. Som led i at optimere digitaliseringen tilstræber Aarhus Kommune løbende at følge digitaliseringsgraden på eksempelvis byggesagsbehandlingstider, skoleopskrivning, institutionspladser mv. En gang i kvartalet udarbejdes f.eks. i Borgerservice en informationsrapport om blandt andet digitalisering i forhold til Borgerservices indsatsområder. – Og hvis der er noget, som halter, så bliver der talt åbent om det, og vi forsøger at finde frem til nye måder at gribe tingene an på, understreger chefen for Borgerservice. Borgerne med i udviklingsprocessen Desuden peger hun på, at Aarhus Kommune har blik for nye partnerskaber og samarbejsfora, som involverer borgerne i digitaliseringsprocessen. . – Borgerne er meget vigtige i hele udviklingsprocessen. Vi kan kun tilbyde den rette digitale service, hvis vi får hjælp til at komme derhen. For eksempel har vi arbejdet tæt sammen med Ældrerådet og Ældresagen i forhold til den borgerrettede digitaliseringsstrategi og fået en masse gode piloterfaringer, som kan hjælpe os

til at komme i mål med den fællesoffentlige digitale dagsorden i forhold til de ældre borgere. Og vi er nødt til at hjælpe hinanden, for seniorområdet eksempelvis er meget mangfoldigt. Der er ældre, som selv bestiller rejser og luftballonture på nettet, og så er der de ældre, som overhovedet ikke har computererfaring. Som en ældre dame udtrykte i forbindelse med vores pilotprojekt: ”Den eneste mus, jeg har holdt i hånden, er den, som var på den gård, hvor jeg tjente som ung”. Det viser, at vi som kommune skal spænde vidt, når det gælder digitalisering. Vi skal have forskellige indsatser til forskellige målgrupper, og det arbejder vi bevidst og struktureret med her i Aarhus, selvom der er et stykke vej endnu, forklarer Lene Hartig Danielsen.

Digitalisering og demokrati Hun understreger samtidig, at Borgerservice og Aarhus Kommune også er optaget af digitalisering i en bredere kontekst i forhold til f.eks. inklusion og demokrati. – Undersøgelser viser, der er en spredning i de digitale færdigheder og samfundserfaring, forstået på den måde, at de ældre typisk har meget samfundserfaring, men mindre digital erfaring. De unge derimod er digitalt stærke, men har ikke et indgående kendskab til samfundet. Og derfor kan det overvejes, om vi ikke som kommune har en demokratisk digital dannelses-opgave foran os, påpeger Lene Hartig Danielsen og fortsætter: – I Aarhus vil vi arbejde på at skabe samarbejde med folkeskolerne og ungdomsuddannelserne for at finde ud af, hvordan vi gør dem klar til det digitale samfund. Vi skal f.eks. fortælle de unge, helt basalt hvad en kommune er, og hvad de kan bruge den til. For eksempel, når de skal flytte hjemmefra, så kan de fra 1. december i år kun melde flytning digitalt. Det er også vigtigt at fortælle dem, at de selv skal vælge en læge, når de flytter hjemmefra og skal gøre det på nettet med deres NEM id. Som noget nyt er Aarhus Kommune sammen med andre kollegakommuner i region Østjylland ved at etablere et regionalt callcenter i Østjylland, som borgerne kan ringe til i aftentimerne kl. 1922 og få hjælp til digital selvbetjening. Samarbejdet og servicen, der er et nyt pilotprojekt, forventes at være klar inden udgangen af 2012.

7


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Fremtidsforsker: Kommuner digitaliserer i blinde

De unge er socialt-digitale. De er vant til at være i kontakt med hinanden hele tiden, og de forventer det samme af kommunen. Foto: Scanpix

Kommunerne digitaliserer hen over hovedet på borgerne uden at vide, hvad de reelt har brug for. Og det er et kæmpe problem, mener fremtidsforsker Jesper Bo Jensen. Af Lilli Marie Nielsen

Unge kræver mobile hjemmesider Nutidens unge er født digitale. Det stiller helt særlige krav til kommunerne, som bør kommunikere meget mere med de unge på mobilen, understreger fremtidsforsker.

Af Lilli Marie Nielsen

Glem alt om trykte ansøgningsformularer og noget så oldschool som kuverter og frimærker. De unge i dag gider ikke alt det bøvl. De vil bare have et svar her og nu. – De unge er vant til at få svar her og nu på sms eller mail. Og de forventer også at få et hurtigt svar fra kommunen. De unge er helt uforstående over for et ansøgningsskema, som skal printes ud og sendes i en kuvert. Dét kan de slet ikke forholde sig til. Det går alt for langsomt, påpeger Jesper Bo Jensen, Center for Fremtidsforskning i Aarhus. Derimod forventer de unge, at de kan komme i kontakt med kommunen og få et svar, så snart de har behov for det. – De unge er socialt-digitale. De er vant til at være i kontakt med hinanden hele tiden, og de forventer det samme af kommunen. Men kommunen sender jo ikke lige en besked tilbage med det samme. Der er jo heller ikke døgnåbnet, og mange steder nedlægges telefonrådgivningen. Så kontaktbehovet stiller fremover særlige krav til kommunerne, siger Jesper Bo Jensen. Desuden påpeger han, at kommunerne fremover bør have mobile hjemmesider. – Det er simpelthen et fundamentalt krav, at kommunerne skal have hjemmesider, der passer til mobilen, så det bare virker uanset hvor og hvornår. De unge bruger mobilen til alt og har den altid med, så selvfølgelig er det her, at kommunerne er i kontakt med de unge, siger Jesper Bo Jensen.

8

– Kommunerne ved reelt ikke, hvilke digitale løsninger, borgerne har brug for, for det har de ikke undersøgt. Så lige nu bliver der mange steder bare digitaliseret lidt tilfældigt ud fra, hvad kommunerne tror, at borgerne mangler. Men den holder ikke, fastslår fremtidsforsker, Jesper Bo Jensen, fra Center for Fremtidsforskning i Aarhus. Han fremhæver to grundlæggende fejl ved den måde, som kommunerne digitaliserer på i øjeblikket. Den ene er hele tankegangen bag opbygningen af de kommunale hjemmesider. – Tag en næsten hvilken som helst kommunal hjemmeside og kig grundigt efter, hvordan den er opbygget. Så opdager du, at hjemmesiderne er strikket sammen efter, hvordan kommunen er bygget op, og det er meget uhensigtsmæssigt, når der skal digitaliseres. For borgerne tænker overhovedet ikke i de kasser og afdelinger, som kommunen er delt op i, og derfor er det ofte svært at finde frem til den information, man leder efter, siger Jesper Bo Jensen. Det andet problem er sproget på de kommunale hjemmesider, som mange steder er totalt gammeldags, og som mange unge borgere ikke forstår. Derfor skal kommunerne differentiere deres digitalisering, påpeger fremtidsforskeren. – Kommunerne laver løsningen ”one size – fit’s all”. De differentierer overhovedet ikke, og det er en fejl. Jeg har iværksat en læseundersøgelse med fem-seks unge, hvis opgave var at læse SKAT’s hjemmeside. Jeg ved godt, at det ikke er en kommune, men dog stadig en offentlig myndighed, som faktisk gør det meget godt. Og undersøgelsen viser, at sproget på hjemmesiden henvender sig til dem over 50 år. Løsningen passer overhovedet ikke til de unge, og heller ikke til dem med dårlige dansk sprogskaber. Derfor skal kommunerne sadle om og huske, at de skal kommunikere til forskellige mennesker, siger Jesper Bo Jensen.


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Gentofte APP-Camp

Konkurrencen om den mobile fremtid IT-folket drømmer om at skabe den ultimative app, der kan blive downloadet i stort tal og sikre fremtiden. For kommunerne er målet at skrue de rigtige apps sammen, så alle borgere – især de unge - kan fanges med information om kommunale tilbud, og det kan gøres nemt at udvise aktivt medborgerskab. Af Michael Nørgaard

I maj måned inviterede Gentofte Kommune studerende fra de videregående uddannelser i hele landet til en app-camp over to døgn med focus på ideer, smartphones og mobil- og IT-innovation. Målet var at samle alle unge kræfter i jagten på at udvikle apps, der kan forbedre kommunens kommunika-

tion med borgerne. De udvalgte studerende fik 48 timer til at udtænke og skabe den gode ide. Frivillige i focus – Frivillighedsområdet er helt klart et vigtigt område. God kommunikation og støtte er vigtigt for de frivillige, og det skal også være nemt. Det kunne summeres op som, at folk gerne vil være frivillige, men de vil gerne selv bestemme, hvornår de vil være i fred. Og her kan den rette kommunikation – for eksempel i form af en god og dynamisk app - være et vigtigt hjælpemiddel, der kan gøre det nemt for de frivillige. Centralt er også at lade de unge udfordre vores tankesæt om kommunikation, siger
 udviklings- og ITchef 
Henrik Pedersen, Gentofte Kommune. Medborgerskab er et nøgleord og også et billede på, at de kommunale opgaver går på tværs af fagområderne på en form, hvor kommunikation spiller en vigtig rolle. Et fokus på app-campen var borgernærhed, og den bedste app på dette område gik til løsningen ”G4ME”. App’en tilbyder et socialt miljø i mobil form til understøttelse af samhørighed og nære relationer i kommunen. Udgangspunktet er personaliserede aktivitetskalendere og skabelse af tværgående netværk mellem kommune og borgere og borgere imellem. Vinder-app på skoleområdet Og vinderen blev ”Gentofte Challenger”, som er en spil-app, hvor lærere og elever sammen på en fælles platform kan udfordre

Udviklings- og IT-chef 
 Henrik Pedersen, Gentofte Kommune

hinanden med opgaver, som løses direkte på mobilen. Alt lige fra quizzer til filmproduktion kan indgå i app’en. Det handler om at lære. Ved at involvere eleverne i at skabe kreative opgaver til hinanden sammen med f.eks. deres lærer, skabes engagement og bedre indlæring . Dommerpanelet begrundede sit valg med, ”at ideen kan omsættes nu og her og rummer spændende fremtidsperspektiver, som understøtter fremtidens skole – ikke bare i Gentofte men potentielt på landsplan. Løsningen udfordrer den traditionelle måde at organisere læreplaner og fagplaner på, og er en ny mulighed for at motivere på elevens præmisser.” Samarbejde med andre kommuner Der er dog stadig et stykke vej til, at de gode app-ideer kan hentes i app-store og anvendes af borgerne i Gentofte. Men videreudviklingen og innovation inden for mobil-it er sat på dagsordenen for alvor – også i samarbejde med andre kommuner . – Vi er i kontakt med Københavns Kommune, som er langt på dette område og også har en række apps i brug, siger IT-leverandørchef Kasper Saunders Bang, Gentofte, og tilføjer: – App-camp konceptet er stærkt, og vi vurderer, at det også fremover kan blive et godt redskab til at få udviklet de rigtige løsninger.

Læs mere på www.gentofte.dk

9


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Københavnere klarer nye krav, før de er stillet Landets kommuner skal snart bygge digitalt, og med branchens egen standardaftale bliver det en hel del lettere. Københavns Kommune har allerede arbejdet med den i et år, og i dag er de klar til at fortælle kollegerne i andre kommuner om forløbet.

Af Stig Neumann, bips

Københavns Kommune har været igennem en rivende udvikling det seneste år. Spoler vi tiden et år tilbage, var hovedstadskommunen absolut ikke rustet til at bygge digitalt. Når en kommune bygger digitalt, består kunsten i at vide, hvilke digitale krav man skal stille til arkitekt, ingeniør og entreprenør – og det vidste københavnerne ikke. – De grundlæggende krav til, hvilke tegninger, der skal leveres, står i Danske Ark og FRI’s Ydelsesbeskrivelser. Men der står ikke, hvordan det skal leveres – f.eks. filformater, mappestrukturer, bygningsnummerering, bygningsmodellers detaljering osv. De ting stillede vi ikke krav til, og derfor så det forskelligt ud fra projekt til projekt. På den måde er det svært at styre, at man får de data, man har brug for og får dem på en ensartet måde, siger Alexander Brechling Larsen, Københavns Ejendomme. Det er alt sammen ændret i dag, og for at forstå, hvad der satte det hele i gang, må vi have lidt baggrund med. I sommeren 2011 besluttede den instans, der nu hedder Bygningsstyrelsen, at ændre en bekendtgørelse så også kommuner og regioner skal bygge digitalt, præcis som staten har skullet i årevis. Det krav var i høring et år efter, i sommeren 2012, og det forventes at falde endeligt på plads

Nye krav, nye løsninger Bygningsstyrelsen og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter sendte i juni 2012 en revideret udgave af IKT-bekendtgørelsen i høring. Den fastslår, at kommunalt og regionalt byggeri til mere end 20 mio. kr. skal leve op til en stribe digitaliseringskrav. For staten er grænsen 5 mio. kr. Høringsperioden er forbi, og myndighederne forbereder nu de endelige krav. IKT-specifikationerne er en standardaftale, der er designet til at hjælpe bygherren med at forlange digitalt byggeri af sine leverandører og dermed leve op til digitaliseringskravet.

10

senere i år eller først i det nye. Men allerede i 2011, da kravet kun lige var skitseret, besluttede Københavns Kommune at rykke ud af starthullerne og gøre sig klar. Både for at kunne leve op til kravet, så snart det kommer, og for at få de fordele som et struktureret, digitalt byggeri giver.

Standardaftale hjalp københavnerne Nøglen blev IKT-specifikationerne. Det er en standardaftale, som en lang række af branchens virksomheder har udviklet i regi af bips – en non-profit-forening, hvor blandt andet en tredjedel af landets kommuner og 30 andre offentlige bygherrer allerede er medlemmer. Det er stadig Ydelsesbeskrivelserne, der fastlægger de overordnede rådgiverleverancer, mens man i IKT-specifikationerne bliver enige om, hvordan det rent IKT-teknisk skal foregå. Det var Alexander Brechling Larsen, der fik til opgave at udfylde bips’ standardaftale, så den kom til at matche Københavns Ejendommes databehov. – Jeg holdt workshops med vores forskellige afdelinger – med byggeafdelingen, med drift- og vedligehold, med energi og med udbudsjuristerne. Her spurgte jeg dem, hvilke data de egentlig har brug for, og hvordan de data skal leveres. F.eks. ville man gerne have energirapporterne i Excel, så de er redigerbare, og ikke i det låste pdf-format. Man ville også gerne have en fast struktur i projektwebben (den onlineportal, hvor byggesagsdokumenterne deles, red.). Og man ville modtage bygningsmodeller på et bestemt detaljeringsniveau. Det er alt sammen noget, man skriver ind i IKTspecifikationerne, siger Alexander Brechling Larsen. IKT-specifikationerne beder dig tage stilling til en lang række ting, så de fungerer i vid udstrækning som en tjekliste. Selvom der er tale om enkle krav, er de ikke desto mindre grunden til, at Københavns Kommune i dag kan sige, at de bygger digitalt. Og at de derfor overholder Bygningsstyrelsens kommende krav om, at kommunalt byggeri over 20 mio. kr. skal være digitalt.


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Husk at hente KTC’s Årsmødeprogram Scan QR-koden

Mange kommuner kan sikkert trække på Københavns erfaringer, inden de nye krav om digitalisering træder i kraft.

Hvad koster det? Alexander Brechling Larsen blev ansat til at løfte opgaven og til at sikre, at de data, man modtager, nu også bliver brugt. Som nyuddannet ingeniør kendte han på forhånd til digitalt byggeri og IKT-specifikationerne. Har man ikke ressourcer til at ansætte nye medarbejdere, vurderer Alexander Brechling Larsen, at man kan udfylde IKT-specifikationerne på alt mellem en uge og en måned. Det afhænger af, om begreber som BIM, klassifikation og projektweb er fremmede for en eller ej. Et nok så påtrængende spørgsmål er, om rådgiverne forlanger højere honorarer, når de skal levere flere data og endda i formater, de ikke selv bestemmer. – Vi mener ikke, det bør koste ekstra, når det bliver mere digitalt. Det ville betyde, at vi også skulle have penge tilbage, hvis det blev mindre digitalt – hvis rådgiverne f.eks. begyndte at tegne i

hånden igen. Og sådan fungerer det selvfølgelig ikke. I praksis oplever vi heller ikke, at rådgivernes priser er steget, siger Alexander Brechling Larsen. Alexander Brechling Larsen har fortalt om Københavns Ejendommes arbejde på flere arrangementer i løbet af efteråret. Han understreger, at han gerne sparrer med andre kommuner. Han kan nås på ZP8A@kff.kk.dk. Gunnar Friborg, bips, fortæller på KTC’s årsmøde om IKT-specifikationerne. Han svarer også gerne på spørgsmål på tlf. 44 89 06 67.

Alexanders tre råd til kommunale kolleger 1.  Få

først overblik over, hvilke data i hvilken form I har brug for. Har I f.eks. brug for data om de tekniske komponenter, men ikke om gulvenes overflader? Afklar behovene, og udfyld efterfølgende bips’ IKT-specifikationer.

2.  Arbejd internt i

huset med, hvordan I vil bruge de data og de bygningsmodeller, I nu får adgang til. Gå ikke bare efter at leve op til myndighedernes krav, men sørg for at få gavn af de ekstra data.

3.  Rådfør

jer med andre. Læs andre bygherrers IKT-specifikationer, og inviter evt. jeres faste rådgivere ind til workshops. Københavns Ejendommes IKT-specifikationer kan ses på http://kejd.dk/indkob-og-udbud/udbud/ dokumentmappe-genrelle-dokumenter_udbud.

11


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Udvikling i stedet for afvikling Der er et stort potentiale gemt i de kommunale bygninger. Ved at systematisere og kvalificere brugen af systemer til drift og service, er det muligt at spare penge og hæve serviceniveauet. Men mange steder bliver al den tilgængelige information slet ikke brugt til noget.

Af Bent Michael Nielsen, chefrådgiver i Orbicon / oplægsholder på KTC Årsmøde 2012

Kommunerne bliver både udfordret af borgernes forventninger om mere og bedre service og af samfundets forventninger om effektivisering og digitalisering. De økonomiske midler, der er til rådighed i den offentlige sektor, skal bruges til en mangfoldighed af opgaver, og derfor er det relevant at forandre fokus fra at reducere og bespare til at optimere og udvikle.

Aktiver den eksisterende viden Kommunerne ligger allerede inde med store mængder af viden og information, som kan bruges til at spare på ressourcerne og forbedre indeklimaet. Men ofte bliver denne viden ikke brugt til noget. Der er f.eks. CTS-anlæg (Central Tilstands- og Styringskontrol) i mange kommunale bygninger, men det er langt fra altid, at anlægget er sat rigtigt op, eller at driftslederne er klædt på til at bruge det. Og det er slet ikke fordi, de ikke evner det, men der har traditionelt ikke været meget fokus på området, og styring af et CTS-anlæg er ofte den mindste del af den driftsansvarliges arbejdsopgaver. Hvis vi skal rette op på det, skal der både uddannelse af de driftsansvarlige og fornyet fokus på området. Med et velfungerende CTS-anlæg kan mange arbejdsprocesser gøres meget hurtigere og enklere – information er altid tilgængelig, man kan styre nedlukning og åbning centralt osv. Driftslederen bliver

12

alarmeret, hvis forbruget er anormalt, hvis temperatur og luftfugtighed ikke er som det skal være, og man kan altså hurtigt sætte ind, så indeklimaet igen er optimalt og ressourceforbruget bragt ned på et minimum. Hvis man går i gang med at optimere på anlægget, er en besparelse på 10-15 procent meget almindeligt. Én ting er at få optimeret forbrug og indeklima på de enkelte ejendomme – det er utroligt vigtigt, men det er ligeså vigtigt at få skabt sig et overblik over samtlige forbrug til drift og service i alle kommunens bygninger. Det er her, at kommunen skal have organiseret og gøre brug af den viden, der evt. er i deres centrale bygningsdriftssystem, eller få sat et system op. Her kan man følge op på det samlede budget, planlægge opgaver, og løbende følge med i udviklingen – også hvis forbruget er anormalt i en enkelt enhed. Vi er stadig i fuld gang med at hjælpe kommunerne med at sætte systemerne op, så de virker, og de kan høste besparelser og yde en bedre service. Det er vores erfaring, at når systemerne er sat op, og de rette folk er oplært – så kører det faktisk af sig selv, og vi kan så trække os tilbage. Det vigtigste er, at systemet kan bruges af alle interessenterne – teknikeren, den økonomiansvarlige og direktøren. Men der er mange systemer, informationer og mennesker, som skal spille sammen.

Bips – det digitale byggeri Den digitale verden og det digitale byggeri er kommet for at blive. Der er skabt et fagligt rum for det digitale byggeri i den medlemsdrevne non profit-forening, bips, der arbejder for byggebranchens virksomheder og organisationer. Bips er en forkortelse af byggeri, informationsteknologi, produktivitet og samarbejde. Bips er det fælles udviklings- og digitale værktøjsrum for byggeri og anlæg og har til formål at effektivisere byggeriets processer og løfte kvaliteten fra byggeprogram til drift og service. Det er en del af målsætningen, at der skal opnås produktivitetsgevinst her-og-nu. Stort potentiale I begyndelsen af 1990’erne blev Dansk Facilities Management netværket (DFMnetværk) etableret. Netværket står for at udvikle drift og service af ejendomme, at udbrede og udveksle viden om Facilities Management, at fremme samspillet mellem praksis, uddannelse og forskning og at være bindeled til den internationale udvikling på området. Erfaringerne fra DFM-Netværk og bips kan bruges i den kommunale verden i deres bestræbelser på at optimere og udvikle. En kommune med f.eks. 50.000 indbyggere har typisk en kommunal bygningsmasse til rådighed på 500.000 etage kvadratmeter. Drift og service af den kommunale ejendoms-


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Drift og service af den kommunale ejendomsmasse beløber sig ikke ualmindeligt årligt til 800 kr. pr. etage-kvadratmeter, og det vil for en bygningsmasse på 500.000 etage-kvadratmeter blive til en årlig omkostning på cirka 40 mio. kr. De kommunale ejendomme rummer et stort effektiviserings- og besparelsespotentiale, hvis drift og service organiseres rigtigt, pointerer Bent Michael Nielsen, chefrådgiver i Orbicon, som også er oplægsholder på KTC Årsmøde 2012.

masse beløber sig ikke ualmindeligt årligt til 800 kr. pr. etage-kvadratmeter, og det vil for en bygningsmasse på 500.000 etagekvadratmeter blive til en årlig omkostning på cirka 40 mio. kr. De kommunale ejendomme rummer et stort effektiviserings- og besparelsespotentiale, hvis drift og service organiseres rigtigt og samles for hele kommunen, tænkes sammen med kommunens forsyningsplanlægning og digitale hjælpeværktøjer anvendes på en optimal måde.

Bedre service ”Glade brugere” i en kommunal verden er et bredt spektrum. ”Brugere” kan opdeles i politikere, forvaltningsledere, afdelingsledere, medarbejdere, tekniske serviceledere og medarbejder, daglige brugere, fritidsbrugere osv. Af brugerne stilles der en mangfoldighed af ønsker og krav, og det er den samlede opfyldelse af disse, som er den store udfordring. Målene er tilfredsstillende arkitektur, funktion, indeklima, udeklima, bæredygtighed og mindst mulig forbrug af økonomiske midler til anlæg, drift og service. Målsætningen skal være grundlaget for at skabe glade brugere og spare penge. Der er udviklet handlingsplaner og værktøjer til at opfylde disse mål, og det kræver, at bygherren er indstillet på optimering og udvikling. Der skal etableres en hensigtsmæssig planlægning, konstruktiv

dialog med fagfolk samt gode relationer mellem ejere, beslutningstagere, daglige administratorer, brugere, håndværkere og eksperter. Det giver et betryggende overblik og godt ståsted. Det er en udfordring at varetage ejendomsdrift og service. Dels har brugerne mange ønsker, og dels stiller politikere og myndigheder store krav. Det er en vanskelig proces, hvor det ikke rækker at vælge status quo. Der skal tænkes, optimeres, udvikles, planlægges og handles langsigtet. Det er dét der forstås ved optimeret og udviklende ejendomsdrift og service. En proces med klare mål samt effektiv drift, service og opfølgning.

4.Opfølgning: Udarbejdelse af årlige resultatrapporter, der giver oveblik over processen. Budget kontra realiseret på nøgleområderne. Grundlaget for at skabe en effektiv digital kommune omkring optimeret og udviklende ejendomsdrift og service er allerede skabt. Nu er det så kommunerne, der skal forholde sig til at sammenkøre egne ekspertiser og erfaringer med den faglige viden, der i bred forstand er til rådighed. Princippet om at gå hånd i hånd mellem den offentlige og private sektor er en nøgle til opnåelse af glade brugere og besparelser.

Processen kan inddeles i 1. Succeskriterier, 2. Planlægning, 3. Udførelse og 4. Opfølgning. 1.Succeskriterier: Opstilling af klare mål for blandt andet besparelser, drift og service standarder, brugertilfredshed og miljøforhold. 2.Planlægning: Organisering af drift og service, udarbejdelse af rapporter og aftaler, prioritering og administration af opgaverne. 3.Udførelse: Løbende drift, service og risikostyring i forbindelse med f.eks. tekniske funktioner og optimering af forsikringer m.v.

13


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Ideer til fremtidens Miljøportal Danmarks Miljøportal lancerede i juni måned en ny tradition med at holde et brugerseminar. 190 tilfredse deltagere viste, at der er behov for arrangementet, og at Miljøportalen er et fælles projekt mellem brugerne og portalen.

Af Michael Nørgaard

Danmarks Miljøportal blev lanceret i 2007 med den store og vigtige opgave at få styr på datagrundlaget på miljøområdet – på et tidspunkt, hvor brugerne var dybt engagerede og berørte af en kommunalreform, og hvor sporene fra andre store offentlige IT-projekter skræmte. Men behovet for at understøtte miljømyndighedernes opgaveløsning med at sikre et ensartet og opdateret datagrundlag har været der hel vejen. Den målsætning er også en vigtig brik i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi. Og nu begynder resultaterne af arbejdet at vise sig. – Der har i den sidste periode været en rigtig god fremdrift i Miljøportalens projekter. I 2011 lykkedes det os at præsentere udvalgte data om overfladevand og grundvand på Danmarks Arealinformation og at lancere et nyt projekt om ny overfladevandsdatabase med punktkilder. Det skete efter et EU-udbud, siger sekretariatsleder Birgitte Pahl, Danmarks Miljøportal.

14

Adgang til flere miljødata Et andet initiativ er udviklingen af en ny fællesoffentlig jordforureningsdatabase, som også kom i drift i 2011. Databasen DKjord giver myndighederne adgang til real-time opdaterede data, hvilket gør DKjord til den første af sin art i Europa. Samtidig er der udviklet en jordforureningsattest, som gør det muligt for borgere og virksomheder at se detaljerede og aktuelle oplysninger om jordforurening. Brugerne fik i 2011 adgang til ni nye temaer på Danmarks Arealinformation, blandt andet boringer, vandforsyning, særligt udpegede Natura 2000-områder, fuglevenlig drift samt yngle- og rasteområder. Brugerseminar I år har Danmarks Miljøportal så lanceret et nyt initiativ, der skal understøtte dialogen med de mange brugere i kommuner, statslige institutioner og private virksomheder, nemlig afholdelse af et


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Jeg er afdelingschef for natur- og miljøafdelingen. Jeg synes, at jeg har fået et godt overblik. Det er rart at få en status på, hvor vi er på de forskellige områder. Og vi er sådan set lidt længere, end jeg troede. Jesper Raad Petersen, Herlev Kommune og medlem af Miljøportalens miljøfaglige følgegruppe for Jord. Citat fra brugerseminarets konferenceavis.

Kort om Danmarks Miljøportal Miljøportalen indeholder data og en række digitale løsninger for myndighederne, herunder miljøfaglige systemer, webservices og administration af brugerstyring. Fra årsskiftet 2011/2012 er der også adgang til et e-arkiv, der indeholder sager på Vej-, Teknik- og Miljøområdet fra de tidligere amter. Mange af Miljøportalens data er samlet på Danmarks Arealinformation, der anvendes af et stort antal brugere, der har glæde af én indgang til landsdækkende data på tværs af myndighedsgrænser.

brugerseminar. Seminaret blev afholdt d. 21. juni, og 190 deltagere viste, at det initiativ var ramt helt rigtigt. Nye værktøjer og tiltag blev præsenteret, og i de faglige workshops blev der sat fingeraftryk på Miljøportalens fremtidige arbejde. Målet med dagen var at skabe en platform, hvor miljømedarbejdere kan mødes - på tværs af fagområder og organisationer – og dermed være med til at tegne Miljøportalens fælles fremtid. – Vi har fået rigtigt mange gode tilbagemeldinger på vores første brugerseminar, og faktisk hele 379 meget konkrete ideer til arbejdet under Danmarks Miljøportal, forklarer Birgitte Pahl. Forslagene handlede blandt andet om en mobilapp til Miljøportalen og Miljøportalen som GIS-platform med 3D-løsning. Desuden var integration til andre løsninger og systemer højt på listen over ideer. Diskussionerne om borgerindsamlede data og de afledte diskussioner om datakvalitet var også et gennemgående tema i grupperne.

– Vi ser frem til lanceringen af ”Danmarks Arealinformation” i november. Mange brugerønsker vil nemlig blive opfyldt med den nye infrastruktur, som i øvrigt er resultatet af EU-udbuddet i 2010, siger Birgitte Pahl.

15


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Nudge:

Når videnskab kan forbedre vores økonomi, sundhed og miljø Af Pelle Guldborg Hansen, adfærdsforkser, Ph.d. Director, The Initiative for Science, Society & Policy University of Southern Denmark, pelle@sdu.dk / oplægsholder på KTC Årsmøde 2012

Hvis man tager den menneskelige psykologi alvorligt, kan man komme langt. Eksempelvis kan en lampe, der pulserer rødt eller grønt, få os til at spare på energiforbruget. På samme måde kan formen på en skraldespand have betydning for, om vi smider affald i den.

16


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Danmark står over for en række store udfordringer på teknik- og miljøområdet: Voksende mængder af affald, et stigende energiforbrug og en generel overbelastning af det omgivende miljø. Udfordringer, der vel at mærke skal løses under krav om stadig større effektivitet og færre omkostninger. Moderne adfærdsforskning afslører ikke blot, hvorfor vi har så svært ved at håndtere disse problemer. Den danner også udgangspunkt for en ny attraktiv, politisk tilgang kaldet ’nudge’, der kan løse problemerne.

Begrebet ’nudge’ stammer fra bogen ”Nudge: Improving decisions about health, wealth and happiness” fra 2008 skrevet af adfærdsøkonomen Richard Thaler og juraprofessoren Cass Sunstein. Udgangspunktet var den lange liste af ’kognitive bias’, som moderne adfærdsforskning har afdækket, og som har det med at spænde ben for vores ønsker om et langt og lykkeligt liv. Ideen var at vende disse ’biases’– systematiske afvigere fra det velbegrundede – så de arbejder for os i stedet for imod os. Tag eksempelvis et forsøg, hvor Rutgers University besluttede sig for at skifte indstillingerne på universitets printere fra at printe enkelt-sidet til at printe dobbelt-sidet. Det burde i princippet ikke have den store betydning, da det jo står enhver frit for at printe på begge sider. Alligevel var resultatet en besparelse på syv millioner stykker papir på blot ét semester til glæde for universitetets økonomi såvel som miljøet.

Gør, som vi plejer Effekten af skiftet skyldes den såkaldte status quo-bias der betyder, at vi gør, som vi plejer, enten fordi vi handler vanemæssigt (vi afskrækkes af en mindre forhindring på trods af en langsigtet gevinst) eller holder os til det velkendte og dermed undviger fortrydelse og ansvar. Denne bias betyder, at grundindstillinger ofte har uforholdsmæssigt store konsekvenser for en lang række vigtige forhold som f.eks. antallet af registrede organ-donorer, typen og mængden af mad vi spiser, størrelsen af vores pensionsopsparing og som her, hvor meget printerpapir vi bruger. Når vi først indser, hvordan en bias som denne fungerer, kan vi ikke blot se, hvorfor vi bruger mere papir, end vi foretrækker, vi kan også vende den til vores fordel. Agerer som Homer Simpson Status quo-bias’en er dog blot én ud af en lang række biases, der generelt betyder, at vi mennesker ikke altid agerer i overensstemmelse med vores egne reflekterede ønsker. Studie efter studie har afdækket, hvordan vi mennesker har begrænsede kognitive ressourcer til rådighed, når vi skal navigere i en stadig mere kompleks verden. Vi bliver trætte, tager mentale genveje som udelader vigtige detaljer, og motiveres som regel af det kortsigtede perspektiv. Det meste af tiden agerer vi i bund og grund alle meget af tiden som tegneseriefiguren Homer Simpson. Thaler og Sunstein betegner alle de biases, der opstår i kølvandet på vores psykologiske realitet, for ’nudges’. Ikke blot er de forklaringen på, hvorfor vi langt fra altid reagerer rationelt på de regler og incitamenter, som det offentlige benytter, når man vil påvirke vores adfærd i vores egen interesse og til vores fælles bed-

ste. De udgør også udgangspunktet for, hvordan man kan påvirke adfærd uden at benytte sig af sådanne regler og incitamenter, der ellers er det eneste, der antages at have betydning for os ifølge den traditionelle økonomis og politiks modeller og universer.

Attraktivt værktøj til velfærdsudfordringer Derfor har begrebet også haft politisk medvind i udlandet siden udgivelsen af Nudge i 2008. Hvis nudging kan påvirke borgernes adfærd uden at fratage dem yderligere valg (lovgivning) eller gøre brug af yderligere incitamentstyring (skatter og afgifter), udgør nudge-tilgangen et tilsyneladende politisk neutralt og attraktivt værktøj til at imødegå de store velfærdsudfordringer på en billig og effektiv måde. Det er således ikke overaskende, at førende politikere har taget forskningen bag teorien til sig. Således har Sunstein indtil for nyligt bestredet jobbet som ’Regulatory Tzar’ i Obamas administration, og Thaler har rådgivet den engelske premierminister David Camerons såkaldte ’nudge-unit’. De foreløbige resultater er lovende. Flere tilmeldte i organdonorregistre, færre aflyste aftaler hos lægerne, mere korrekte angivelser af skatteoplysninger og bedre pensionsopsparinger er blot nogle af eksemplerne. Særlige muligheder på miljø- og teknikområdet På miljø- og teknikområdet er der helt særlige muligheder. Miljøbelastning er som regel et biprodukt af de daglige gøremål, og er derfor generelt kendetegnet ved uopmærksomhed og deraf følgende negative konsekvenser. Men disse konsekvenser kan langt hen af vejen undgås, hvis man tager den menneskelige psykologi alvorligt. Eksempelvis kan umiddelbart ligegyldige detaljer som ordvalget, størrelsen og formen på skraldespande have betydning for, om vi benytter dem, eller i hvor høj grad vi affaldssorterer. Fjernelse af bakker i kantiner kan føre til mindre madaffald; hjælp med oprydning på loftet kan øge antallet af borgere, der får taget sig sammen til at få huset isoleret; grundindstillinger på digitale løsninger fører til mere præcise indberetninger; en lampe, der pulserer rødt eller grønt kan få os til at spare på energiforbruget, og en hjemmeside baseret på de rette principper kan få borgerne til at genbruge møbler uden først at køre dem over genbrugspladsen. I Danmark har disse indsigter ført til et tiltag, der er særligt kendetegnede for de nordiske lande. Et dansk nudging-netværk af forskere, offentlige institutioner, organisationer, virksomheder og borgere, der ønsker at benytte potentialet i nudge-tilgangen på baggrund af et bredt folkeligt samtykke. Læs mere om nudging: www.inudgeyou.com

17


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Kriseinfo.dk er nedlagt – kan dit kommunale website klare presset? Den fælles myndighedsportal kriseinfo.dk er lukket. Nu skal kommunerne selv stå for krisekommunikation på deres hjemmesider. Kunsten er at sikre, at websitesene ikke går ned, når tusindvis af skybrudsramte borgere pludselig klikker ind.

Af Camilla Ley Valentin, CCO, Queue-it

Den myndighedsfælles kriseportal, kriseinfo.dk, blev i forbindelse med Aftale om redningsberedskabet i 2012 lukket ned pr. 1. januar, 2012. Lukningen medførte en omkostningsreduktion på cirka 3,4 mio. kr. Lukningen af den fælles kriseportal betyder, at rettidig og korrekt krisekommunikation fremover skal tilvejebringes gennem de enkelte kommuners hjemmesider i overensstemmelse med sektoransvarsprincippet.

En krise vil ofte medføre nedbrud på websitet Når der opstår en krisesituation, vil antallet af besøgende på det website, hvor kriseinformationen opdateres, som hovedregel stige drastisk inden for kort tid. DR omtalte eksempelvis problemstillingen i forbindelse med vandforureningen i København i sen-sommeren 2011 således: ”Da nyheden om mulig vandforurening bredte sig fredag aften, fór københavnerne i stort antal ind på kommunens og Københavns Energis hjemmeside. I så stort antal, at begge sider gik ned i flere timer.” Risikoen for et nedbrud på en kommunal hjemmeside i forbindelse med en opstået krise skyldes typisk, at det pågældende websites kapacitet er baseret på en anslået sædvanlig belastningssituation med et normalt antal besøgende. Dette er for så vidt rimeligt nok, både ud fra et performance og økonomisk synspunkt. Problemstillingen på de kommunale websites i forbindelse med en krisesituation er, at det vil være yderst vanskeligt på forhånd at anslå, hvor mange ekstra besøg, en given krise vil tiltrække. Antallet vil afhænge af krisens art og omfang, samt hvor bred interesse i den øvrige befolkning, hændelsen tiltrækker.

18

Der er dermed tale om et relativt usikkert datagrundlag, man nu bør basere websitets kapacitet på. Derfor giver de traditionelle metoder til kapacitetsudvidelser sjældent mening. Det vil typisk også være en ret omkostningstung tilgang at investere i en permanent kapacitetsudvidelse, til en – forhåbentlig – sjældent forekommende problemstilling. Det er imidlertid en problemstilling, som set ud fra et beredskabsmæssigt synspunkt, skal adresseres.

En mulig tilgang Den danske IT-virksomhed Queue-it gik derfor i dialog med udvalgte kommuner med henblik på at udvikle og lancere en enkel og effektiv løsning, som sikrer, at det kommunale website holdes oppe under en krisesituation, selvom mange tusinde ekstra slutbrugere tilgår sitet. Virksomheden udbyder en virtuel, online kø-løsning, som er designet til at forhindre nedbrud på websites i forbindelse med brugerrelaterede spidsbelastninger. Queue-it er nok mest kendt for SKAT’s anvendelse i forbindelse med frigivelsen af danskernes årsopgørelser, hvor millioner af danskere oplevede kø-løsningen, men det er en løsning, som anvendes af en række offentlige og private virksomheder, som oplever lejlighedsvise bruger-peaks, hvor det ikke giver praktisk eller økonomisk mening at investere i den nødvendige kapacitet. Der opstår imidlertid et særligt behov, i forbindelse med en krisesituation, som kræver en udvidelse af den oprindelige kø-løsning. Under en krise er det nemlig nødvendigt både at vise den aktuelle kriseinformation til samtlige besøgende uden forsinkelse, og samti-


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Husk at hente KTC’s Årsmødeprogram Scan QR-koden

dig kunne holde kommunens generelle website oppe af hensyn til de besøgende, som kommer i et andet ærinde. Løsningen, som blev udviklet i samråd med de første kommunale kunder, kaldes Queue-it Crisis Management, og er baseret på en kombination af en virtuel kø og en cloud-baseret cachingløsning.

Det skal være enkelt og omkostningseffektivt Det har blandt andet været vigtigt i den fælles udviklingsproces med de kommuner, som har anskaffet løsningen, at kriseinformationen kan opdateres i kommunernes eksisterende CMS system, hvor der således oprettes en dedikeret kriseside / subsite. Det overordnede formål har været at skabe en enkel og omkostningseffektiv løsning. Den kommunale kriseløsning er nu på plads, og de første kunder har tegnet abonnement. Sådan fungerer det Løsningen implementeres ved at gennemføre disse trin: 1. Opret et subsite til kommunens eksisterende website med relevant information, dette kan f.eks. gøres i det eksisterende CMS system. 2. Implementér Queue-it JavaScript på kommunens website og opsæt relevante parametre i Queue-its selvbetjeningsløsning. Dette er en relativt simpel handling, som kommunens webmaster selv kan foretage.

Kommunens website er herefter klar til at håndtere en krise. Hvis der opstår en krisesituation, skal det nye krise-subsite blot opdateres med den aktuelle kriseinformation, som derefter vil være synlig for websitets besøgende. Der henvises altså som hidtil blot til kommunens generelle website, og kriseløsningen håndterer resten. Opstår der en krisesituation, der tiltrækker mange borgere til kommunens site, vil borgerne blive sendt til krisesiden, så snart de forsøger at tilgå kommunens website. På krisesiden kan der linkes tilbage til kommunens hovedside, hvor borgerne så vil komme i kø, hvis der er for mange samtidige besøgende, i forhold til denne sides kapacitet. Krisesiden holdes i luften ved at placere en cached kopi, som konstant opdateres, i et cloud computing miljø. Som det ses af diagrammet ovenfor, beskyttes kommunens hjemmeside dels ved at “sortere” i borgerne, dels ved at aktivere kø-løsningen, hvis antallet af borgere, som vil besøge hovedsiden overstiger kapaciteten. Queue-it Crisis Management anvendes i dag af blandt andre Rudersdal, Aalborg, Frederiksberg og Københavns kommuner.

19


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Ringsted Årsmødeby:

Digitalisering - et samarbejde på tværs af hele organisationen Change will not come if we wait for some other person or some other time. We are the ones we’ve been waiting for. We are the change that we seek. Barack Obama

DET: tid — tid fremAf Anne Kronby Andersen, teamleder, SMØDE KTC ÅR

2012

: funDET— id 24/7-SaM l nut tid digita unal frem komm

Tillæg til

C

ÅR

S MØ D E

KT

Ringsted Kommune

2012 ted Rings

Teknik

& Miljø

nr. 9 2012

20

Dette citat fra USA’s præsident er meget sigende i forhold til det arbejde, der følger i kølvandet på såvel Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi som Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. I GIS og IT i Teknisk Forvaltning bliver de to strategier hilst meget velkommen. ”GIS-lyset” har endelig bredt sig fra det berømte hjørne i Teknisk Forvaltning og hele vejen op til Digitaliseringsstyrelsen og KL, eller har det? I kommunerne vil vi gerne have nytteværdi af de investeringer, der allerede er foretaget, men hvordan får vi ført de gode og nyttige initiativer fra digitaliseringsstrategierne ud i livet? I en travl hverdag kan det være svært at finde tid til at løfte hovedet og kigge ud i andre dele af organisationen. Det har derfor krævet en vis portion vedholdenhed at få skabt en konstruktiv dialog på tværs i organisationen om mulighederne med digitalisering. Vores erfaring er, at det er lettest at skabe kontakt til medarbejderne i andre forvaltninger, når det sker i forbindelse med konkrete opgaver - men det handler også om timing. Ved at komme med konkrete forslag til projekter, hvor vi ser oplagte fordele ved digitalisering, har vi fået kollegaerne i tale. Vi er således godt på vej og vil nedenfor give nogle eksempler på vellykkede projekter.

Geografiske skoledistrikter Et godt eksempel på et tværgående samarbejde er projektet om ændring af skolestrukturen i Ringsted Kommune. Skoleområdet havde behov for at visualisere forslag til skoledistrikter for det politiske niveau. Derfor blev der indgået et samarbejde med GIS-teamet om at få forslag til nye skoledistrikter vist geografisk på kort. Gennem konstruktiv dialog skabte de to parter de geografiske skoledistrikter, som nu er politisk godkendt til ikrafttræden i skoleåret 2012/2013. Projektet om geografiske skoledistrikter blev samtidig et opgør med den tidligere arbejdsmetode ved distriktsdannelse. Nu er skoledistrikterne placeret ud fra data om, hvor de skolesøgende børn bor – både nu og så langt ind i fremtiden, man kan se. Skoledistrikterne er blevet geografiske, og den tidligere ”befolkningshistoriske” distriktsdannelse - på baggrund af gamle sognegrænser og en vis basis i den menneskelige hukommelse - er fortid. Geokodning af CPR-data I dette projekt om geokodning af CPR-data blev det tydeligt, at det er vigtigt at anvende originale data og hente dem ved kilden. Selvom fagsystemer anvender data fra CPR, kan der forekomme ”tilsmudsning” af data i de enkelte fagsystemer, som besværliggør


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

Digitalisering

Bank på hos de andre forvaltninger, og inviter dig selv på besøg. Fortæl om, hvor du ser muligheder for ”fælleskørsel” i stedet for at køre i hver jeres ”benzin- sluger” af sted på den digitale ”motorvej”.

det videre arbejde med CPR-data. Denne erfaring er helt i tråd med målet med Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi, fokusområde 10, om fælles grunddata for alle myndigheder. Ved en geokodning af CPR-data i forhold til BBR-adresser har GIS-teamet konstateret, at • i Ringsted Kommune er begge registre meget flot vedligeholdt. Der var kun 23 borgere fordelt på 9 adresser ud af godt 33.000 borgere, der ikke umiddelbart kunne placeres. • kommunen nu har et korrekt standardgrundlag for visualisering og analysering af fagsystemernes øvrige data, da CPR-data nu anvendes direkte fra kilden uden lokale tilretninger. Et grundlag, der kan genanvendes i hvilken som helst del af organisationen uden brug af ressourcer til ”datavask” eller særskilt geokodning, da standardgrundlaget opdateres automatisk.

Distrikter i hjemmeplejen Projektet om distrikter i hjemmeplejen er en udløber af et tidligere informationsmøde mellem GIS-teamet og hjemmeplejen om muligheden for at opbygge et planlægningssystem baseret på GIS-værktøjer. På det tidspunkt kunne hjemmeplejen imidlertid ikke finde ressourcerne på trods

af interesse for anvendelse af geografiske værktøjer. Men da hjemmeplejen skulle til at ændre på distrikter og foretage ruteoptimering, blev idéen om at benytte GIS værktøjet taget op på ny. Delen med ruteoptimering krævede inddragelse af kommunens indkøbsfunktion for at undgå dobbeltanskaffelse af IT-systemer og for at optimere Indkøbsfunktionens kravspecifikation i et evt. kommende udbud. Ringsted Kommune arbejder stadig med denne spændende opgave, hvor målet er et velfungerende værktøj til ruteplanlægning i hjemmeplejen.

Regionalt samarbejde Et sidste eksempel på vellykket samarbejde skal være det regionale samarbejde mellem kommunernes GIS-koordinatorer i Region Sjælland. Samarbejdet hedder GeoSjælland og løser både konkrete opgaver og danner ramme om undersøgelser, inspirationsmøder og sparring. GeoSjælland arbejder eksempelvis med implementering af FKG-datamodellen jfr. Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Her gennemfører GeoSjælland dels den kvalitetssikring, som kommunerne bliver pålagt af FKG, dels fungerer de som erfaringsbank for alle 17 kommuner. Derudover kører GeoSjælland en proces

om driftsfælleskaber, der jf. Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategis punkt om Fælleskommunal standardisering af geodataområdet.

Gode råd og erfaringer til fri afbenyttelse Vores erfaringer kan sammenfattes til følgende gode råd: • Bank på – måske mere en én gang – både hos ledere og medarbejdere • Tilbyd muligheder - lyt til kollegaerne – tilret tilbuddet – fasthold dialogen Det kan lykkes at skabe tværgående samarbejde, forståelse og udvikling - og så er det i øvrigt spændende! Et afsluttende ønske, hos os i GIS og IT, er en mere tydelig forankring af, at digitalisering i kommunen er et tværorganisatorisk projekt. Det kan ske ved at etablere et netværk eller anden tværgående gruppe med fokus på at samle indsatsen og dele viden. Vores vurdering er, at mindst 80 procent af projekterne om digitalisering er af organisatorisk art, mens kun de sidste 20 procent er teknik. Vi har selv ansvaret for at skabe forandringen og er selv en del af den, jf. citatet fra Barack Obama i begyndelsen af artiklen.

21


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

COWI

Skriv så borgerne forstår det Når selvbetjeningsløsningerne er enkle og lette at forstå, så bliver de brugt. Det er en af hovedkonklusionerne i den miniundersøgelse, som COWI har gennemført blandt 13 kommuner fordelt over hele landet. Undersøgelsen viser også, at der er behov for at arbejde med brugervenligheden i løsningerne.

Der bliver talt og skrevet meget om digitalisering. Særligt nu, hvor vi nærmer os milepælen for første bølge i planen for overgang til obligatorisk selvbetjening. Men hvordan står det til ude i frontlinjen - i mødet mellem kommune og borger? For at få et indtryk af det, gennemførte COWI en stikprøveundersøgelse, mens sommeren gik på hæld.

Medarbejderne er klar Resultaterne viser, at der er arbejdet intenst på at forberede sig på de indre linjer, og det har givet pote. Efter at have gennemgået kurser, diskuteret arbejdsgange og på anden vis rustet sig til at møde borgerne på nye måder, føler medarbejderne sig klar til opgaven og motiveret, fordi de kan se fordelene. De ser, at digitaliseringen vil medføre mindre papir og manuelt arbejde og dermed give dem mere tid til sagsbehandling og til at betjene de borgere, der har brug for hjælp. Borgerne er usikre Mange borgere er stadig tøvende og usikre over for at bruge selvbetjeningsløsningerne. Rollefordelingen mellem borger og kommune er opbygget over generationer, og det skaber utryghed, når der sker så radikale ændringer, som tilfældet er nu. Der ligger derfor en vigtig opgave i at formidle den nye samarbejdsform mellem kommune og borger, så borgerne bliver trygge og kan se fordelene. Brugervenligheden skal forbedres Generelt oplever kommunerne, at de fleste kan finde ud af at bruge selvbetjeningsløs-

22

ningerne, hvis de bare får lidt hjælp. Men de ser også udfordringer i forhold til brugervenligheden, og det er afgørende, at de bliver løst, hvis målsætningerne i digitaliseringsstrategien skal nås. COWIs undersøgelse viser, at sproget er en væsentlig faktor. Mange borgere forstår ikke den fagterminologi, der er naturlig for kommunens medarbejdere. Selv små detaljer, som når ”sygesikringskort” ændres til ”sundhedskort”, kan være med til at skabe forvirring og få borgeren til at gå i stå. Derfor er det vigtigt at sikre, at alle tekster er formuleret i et sprog, som er enkelt og klart. En anden faktor i forhold til brugervenlighed er flowet i processen. Hvis forløbet bliver for langt, eller hvis det bliver afbrudt, fordi der skal scannes dokumenter, kan også det betyde, at borgeren opgiver at fuldføre handlingen digitalt.

COWI har kompetencerne Netop ”sprog og tekst” og ”forløb og flow” er blandt de temaer, der er i fokus i Digitaliseringsstyrelsens ”Kriterier for brugervenlighed i selvbetjeningsløsninger”. Det er samtidig områder, hvor COWIs kommunikationsrådgivere er godt rustet til at bistå kommunerne. De har stor erfaring i sproglig formidling og brugervenligt webdesign og har den særlige styrke, at de kan trække på COWIs samlede ekspertviden. Derfor er de vant til at formidle kompliceret stof, så den almindelige borger kan forstå det, uanset om det drejer sig om sundhed, miljø, trafik eller noget helt fjerde.


Digitalisering har mange vinkler alle taler om digitalisering, men ikke nødvendigvis om det samme. Digitalisering er fremtidens stærke redskab til at udnytte knappe ressourcer. Digitalisering er vækst og innovation – i organisationer, virksomheder eller i samfundet som helhed. COWi er din digitaliseringspartner, når der skal skabes helhedsorienterede løsninger, og når potentialet skal realiseres.

læs mere om COWis digitaliseringsydelser på www.cowi.dk/digitalisering


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

TANKEGANG

Kys din bruger Kommunens digitale services skal være lige så lækre som en iPhone.

Af Stener Glamann og Claus Grøngaard / Tankegang.dk

Brugervenlighed og et lækkert design. Det er årsagen til iPhonens succes. Børn helt ned til 1 års alderen kan bruge Apples produkter. Det samme bør gælde de digitale løsninger, som kommunerne udvikler i de kommende år. De skal først og fremmest være brugervenlige og godt designet. Ellers bliver de ikke brugt.

Brugernes behov styrer De løsninger, som tager udgangspunkt i kommunernes egne systemer og arbejdsgange – de findes i hobetal og lever et helt anonymt liv rundt omkring i hjørnerne af hjemmesiderne. Måske har der for et par år siden været en chef, som har godtet sig over, at de ikke blev brugt. ”Der kan I selv se: Ingen har brug for digital selvbetjening, for de skemaer, man kan udfylde hos os, er der ingen, der benytter sig af,” har argumentet måske lydt. I dag er alle enige om, at fremtiden er digital, og den er her lige om et øjeblik. Men er alle også enige i, at det er brugerens behov, der er omdrejningspunktet for de digitale services? Starter udviklingen af en digital service med at inddrage og spørge brugerne? Eller starter

24

den med et ønske om at rationalisere en arbejdsgang? Det er forskellen på succes og fiasko.

Fire klik lettere Apple er det gode eksempel. Find din gamle Nokia telefon frem og se, hvor besværligt det i grunden var at finde en kontaktperson og ringe vedkommende op. Det er fire klik lettere hos Apple, og der er ingen logik, man som bruger skal forsøge at sætte sig ind i. Det er ikke spor anderledes med teknik og miljøs digitale løsninger. Tværtimod. Behovet for at gøre det enkelt og let forståeligt for brugeren er endnu større end ved din egen telefon. Kommunens univers er ukendt land for de fleste, så brugerne skal virkelig tages i hånden. De skal nemt kunne finde ud af at finde oplysninger og betjene sig selv, og det må gerne være sjovt. Sjovt? Ja, det mener vi. Hugotrold Vi har mere lyst til at prøve noget sjovt end noget kedeligt. Som bruger kan man ikke lade være med at gå videre, hvis der er noget sjovt. Hvad vil du helst følge – et hyperlink med en lille blå tekst, eller en lille Hugotrold, som siger ”Hvor skal vi hen, du?” Fra webshop-verdenen ved vi, at det

ikke er nok at lokke folk inden for i butikken. Under halvdelen af dem, der lægger en vare i kurven, ender med at betale. Derfor gør webshop-ejerne sig store anstrengelser for at gøre vejen fra kurv til kasse så enkel og fristende som muligt. Også det kan direkte overføres til kommunernes digitale løsninger. De skal holde brugeren i hånden hele vejen igennem. Kunden skal gå helt til kassen og ekspedere sig selv – og så skal hun have en sød hilsen bagefter. Og endnu en hilsen nogle dage efter, hvor hun bliver bedt om at bedømme servicen. Derfor er design og brugeroplevelse ikke et biprodukt. Det er produktet.

Brugervenlighed = digital strategi Det er også overliggeren for den digitale strategi. Teknik og miljø må sætte sig som mål at give kunderne lækre, sjove, lettilgængelige og nyttige digitale services, som gør livet lettere for kunden. Lykkes det – så vil kommunen uden tvivl opnå den behagelige sideeffekt, at administrationen bliver billigere og mere effektiv. Tænk derfor digitale services som en kommunikationsopgave. Brugeren er en målgruppe, hvis behov vi skal opfylde. Og det gælder også de digitale værktøjer, kommunens medarbejdere sidder med i hverdagen. De skal også være brugervenlige med et lækkert design. Mange mandetimer går tabt ved at medarbejdere farer vild i administrative systemer, glemmer koder og taster ind i de forkerte kolonner. Og værre endnu: Mange data bliver aldrig gemt, fordi medarbejdere og chefer simpelthen ikke bruger systemet. Det løser vi ikke ved at indføre nye regler og kontrolprocedurer, for den slags fører kun mistillid og tabt arbejdsglæde med sig. Løsningen er at insistere på, at de ditigale systemer er brugervenlige, sjove og nyttige.


KYS BRUGER DIN


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

ORBICON

Vandplaner og klimatilpasning kræver gode data Næsten alle kommuner har vandløbsdata, som er uvurderlige i arbejdet med vandplaner og klimatilpasning. Den integrerede planlægning bliver mere og mere aktuel, og her er brugen af data afgørende for at få den rette kvalitet i indsatserne og for at vurdere og planlægge, at indsatserne ikke modarbejder hinanden.

Klimatilpasning skal inddrages i vandplanerne, når det er muligt. Hvis ikke giver det en overhængende fare for forfejlede investeringer. Så det er en god idé at tænke klimatilpasning og vandplaner sammen fra starten. I næste vandplanperiode bliver det et krav at inddrage klimatilpasning, så vil man ikke lave om på indsatserne fra den første vandplanperiode, er det en rigtig god idé at komme i gang nu. Mange tiltag for at opnå god økologisk tilstand i vores vandløb kan påvirke vandføring og vandstand. At undlade at skære grøde, kan f.eks. give højere vandstand, mens et vådområde giver en mere jævn vandføring. Derfor er det vigtigt at danne sig et overblik over de samlede konsekvenser ved tiltagene i forbindelse med vandplaner og klimatilpasning. Kun på den måde kan man sikre sig, at de ikke modarbejder hinanden. Overblikket får kommunen ved at samle hydrologiske og fysiske data i en hydrologisk model. - Vi har rigtig god erfaring med at bruge data fra vandløbsområdet i forbindelse med klimatilpasning, selvom data jo traditionelt bruges i forbindelse med vedligeholdelse, regulativer og vandmiljø. De data, der ligger i f.eks. VandløbsGis og Vasp, fortæller jo både om vandløbenes fysiske udformning og vandføringsevne, beliggenhed, grødeskæring osv. Det er oplysninger, der er helt nødvendige for at kunne udarbejde en god hydraulisk model, og dermed kunne overskue konsekvenserne af de planlagte tiltag, siger Anne Steensen Blicher, sektionsleder i Orbicon.

26

Første skridt er overblik over data Data om f.eks. vandløb kan se meget forskellige ud. Nogle steder er der mange data, nogle steder få, nogle steder er data opdateret i forhold til opmålinger eller ændringer på f.eks. vandløbsstrækninger, og nogle steder ikke. Det første, kommunen skal gøre, er at skaffe sig et overblik. Derefter kan vi organisere data, så de kan bruges som grundlag for en integreret indsats i forhold til klimatilpasning og vandplaner. Data er en hjælp til målsætningen Kommunen ligger som oftest inde med meget mere præcise data end miljøcentrene. Kommunen kan med fordel bruge de data, de allerede ligger inde med til at undersøge, om målsætningerne er sat på et validt grundlag, og er de ikke det, kan kommunen fremlægge præcise data, som kan afstedkomme en helt anden indsats. Med en hydraulisk model kan kommunen undersøge de afledte konsekvenser af at bruge forskellige virkemidler til at opfylde målsætningerne. De allerfleste kommuner har allerede de nødvendige data til at integrere arbejdet med klimatilpasning og vandplaner. Den største udfordring ligger i at anvende data på helt andre områder, end man er vant til. Når denne barriere er overkommet, har kommunen til gengæld et uvurderligt værktøj til at sikre en god, effektiv og sammenhængende planlægning.


Kvalitet og miljø med digitale løsninger Data af god kvalitet og effektive systemer er grundlæggende for, at kommunen kan levere mere for færre midler. Orbicon leverer nogle af de mest udbredte systemer til vandplanlægning, klimatilpasning, kloak- og vandforsyning samt drift og vedligehold. Udfordringerne kræver ofte tværgående løsninger, og vi forstår at bruge data på tværs af flere områder og systemer.

Vores løsninger bygger på dialogen med kommuner og forsyningsselskaber samt en dyb faglig viden. Data skal bruges og aktiveres, så de får værdi. Vi ved hvordan.

www.orbicon.dk info@orbicon.dk


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

ENERGIMIDT

Energirenovering med energiforbrugeren i centrum Markedet for energirenovering er blevet mere og mere lukrativt for kommunerne. Der er både store miljømæssige fordele og økonomiske besparelser at hente.

I mange år har energirenovering været præget af få, store leverandører, der har fokuseret på at udskifte knap så effektive komponenter og på den måde opnå energibesparelser. Tendensen i dag er dog, at kommunerne ikke kun efterspørger disse standardiserede ydelser. Nu bliver der også fokuseret på en anden vigtig form for værdiskabelse i energirenoveringsprojekter; nemlig energiforbrugeren – både i kommunens egne bygninger og borgerne generelt. Opgaven består ganske enkelt i at få energiforbrugerne motiveret til at tænke energi og energibesparelser ind i deres hverdag. Ved energirenovering er det naturligvis energiforbruget, der skal gøres mere effektivt, men denne effektivisering kan også bestå i en optimering af den måde, energiforbrugeren forholder sig til energiforbruget og efterfølgende agerer. Der er stor interesse for på forskellig vis at formidle resultaterne af et energirenoveringsprojekt til både interne og eksterne interes-

senter. En afgørende forudsætning for at få succes med denne grønne adfærd hos energiforbrugerne er at have en effektiv indsamling og formidling af data. Digitalisering kan være med til at effektivisere og optimere adfærden hos begge grupper. Det kan ske ved løbende at informere kommunens ansatte om deres forbrug og lægge op til forslag til forbedringer. Desuden kan resultaterne formidles til borgerne, hvorved energiforbrug i kommunen gøres nærværende. Digitalisering betyder altså, at forskellige interessentgrupper kan forholde sig til energidata, og på den måde bliver der skabt transparens, og energiforbrugerne bliver motiveret til at ændre adfærd. De data, der bliver indsamlet og videreformidlet, kan grundlæggende deles i to typer: 1) De ”bløde værdier”, der formidles til eksempelvis borgere, skoleelever og interesseorganisationer. Det er eksempelvis forbrugsdata omregnet til CO2-reduktion eller andre almene kendte parametre. 2) De ”hårde værdier”, der primært relaterer sig til data til brug ved overvågning og styring af driften. Det er eksempelvis energiforbruget i de kommunale bygninger på el, varme, ventilation mv. Formålet er ofte at bruge dataene til at kunne reagere hurtigt, hvis der kommer udsving eller unormale tilstande. En anden vigtig mulighed, som effektiv datahåndtering og formidling giver, er et effektivt overblik over bygningsmassens tilstand, hvorved vedligehold kan planlægges og budgetteres bedst muligt. Hos EnergiMidt har vi har store ambitioner med energirenoveringen i danske kommuner. Vi mener, at en kommune kan drage stor fordel af et samarbejde med en energivirksomhed – både i form af gennemsyn og udskiftning af energibesparende komponenter. Men også i form af konsulentydelser, der hjælper en kommune med at iværksætte projekter, der arbejder med energiforbrugernes adfærd og på den måde også minimerer energiforbruget i de udvalgte bygninger. Uanset hvad, er effektiv digitalisering afgørende for at få mest muligt ud af kommunens energiinvestering.

28


Et bærEdygtigt samarbEjdE ESCO og energirenovering i kommunen eller intelligent gadelys, der giver lys i den mørke tid, bidrager til de klimamål, din kommune har sat sig samt forbedrer borgertilfredsheden. EnergiMidt kan hjælpe med løsninger, der tager afsæt i din kommune. Vi er stærke indenfor flere områder – gadelys, solceller og vedvarende energi, ESCO og energibesparelser samt naturligvis el. Vi har arbejdet med områderne i mange år og opbygget erfaring og kompetencer. Som energiselskab har vi desuden en samfundsmæssig forpligtelse til at realisere energibesparelser og demed stor know-how inden for området. Derfor kan vi bidrage positivt i et partnerskab med din kommune. Vi tager gerne en dialog om, hvordan vi kan etablere et bæredygtigt samarbejde med din kommune. Kontakt os på tlf. 7015 1560 for en uforpligtende snak om mulighederne.

EnergiMidt | Tietgensvej 2-4 | 8600 Silkeborg | Tlf. 7015 1560 info@energimidt.dk | www.energimidt.dk


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

RGS 90

Digital succes i 42 kommuner De digitale løsninger skal være enkle, nemme at bruge og give overblik og sikkerhed i et sagsforløb. Hvis udviklingen af nye digitale løsninger følger disse pejlemærker, så er første skridt mod succes taget. 42 kommuner bruger i dag jordweb.dk til at modtage anmeldelser og anvise jordflytninger, og flere kommuner er ved at følge trop. Af miljøchef Jens Arre Nord, RGS 90

Lad det være sagt med det samme: Jordweb, som denne artikel handler om, stilles vederlagsfrit til rådighed for både kommuner og anmeldere, og vores ydmyge interesse er at understøtte en nem, smidig og hurtig sagsgang i forbindelse med anmeldelse og anvisning af jordflytninger. 42 kommuner bruger systemet og er tilfredse, så det må vist betegnes som en digital succes! Fra udviklingen af systemet kan udledes en række anbefalinger, som formentligt kan være anvendelige ved udvikling af andre digitale systemer på teknik- og miljøområdet. Men først lidt om selve systemet.

Jordweb – digitalt overblik Jordweb er et digitalt og netbaseret system, som bygherrer, entreprenører og transportører kan anvende til at anmelde flytning af jord, og som myndigheden kan anvende til sagsbehandlingen. Centralt i systemet er, at parterne i en sag på en nem og overskuelig måde kan følge sagen og hele tiden skabe sig overblik over, hvor langt sagen er kommet. Anmelderne får også med det samme en kvittering for, at anmeldelsen er foretaget. Hurtigere sagsbehandling og mindre bureaukrati er andre gevinster. Flere kommuner peger på, at langt de fleste sager sagsbehandles umiddelbart og under alle omstændigheder fra dag til dag, og at der spares tid på kontorarbejdet. Alt i alt en række optimeringer, der betyder en bedre service og dialog mellem virksomhed og myndighed og en langt mere effektiv sagsgang.

30

Se systemet på www.jordweb.dk Søg også på ”Jordweb - en digital selvbetjeningsløsning med succes” på Youtube.com. Her præsenterer Horsens Kommune deres brug af Jordweb.dk

Gode digitale råd Fra udviklingen af Jordweb kan vi pege på en række elementer, som er vigtige for den succes, som Jordweb har fået: • Det er vigtigt, at udviklingen af digitale løsninger ikke bliver for ambitiøs, forstået sådan, at de parter, der er med i udviklingen, lægger for mange ønsker ned i løsningen. Hold opgaven i fokus, undgå ”ønskekoncerten” og gør det enkelt og overskueligt. Det handler om at digitalisere de manuelle processer; hverken mere eller mindre. • Undgå fælder, der kan give falsk tryghed for brugerne. Lad ikke systemet trække på databaser og informationer, som er usikre, og som man ikke selv er herre over. • I tilfældet Jordweb har det været vigtigt, at systemet har kunnet bruges til alle slags sager, og til både store og små kommuner. Sagerne overskrider kommunegrænserne, og virksomhederne arbejder også på tværs, så systemet skal selvfølgelig følge med og være 100 % identisk.

Vi har i forbindelse med udvikling af systemet fundet det vigtigt at tage centrale spillere i ed. KL, Miljøstyrelsen og en række kommuner fulgte udviklingen af Jordweb.dk på sidelinjen. I dag er der som nævnt 42 kommuner, der anvender jordweb. Det er indlysende, at vi gerne ser, at så mange som muligt deltager. Et sikkert og enkelt fælles system, der anvendes i kommunerne – uanset om de har 6.000 eller 600.000 indbyggere - giver troværdighed og sikkerhed. Flere kommuner følger trop og er ved at tilmelde sig – det er meget tilfredsstillende.

På bedding I samme boldgade har vi sat udviklingen af et system til anmeldelse og deklarering af bygge- og anlægsaffald og håndtering af miljøfarlige stoffer på dagsordnen. Optimering på det område har været på dagsordnen i mange sammenhænge i den sidste tid, og forslaget er sendt til miljøminister Ida Auken.


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

NIRAS

Digital omtanke og brugerdrevet innovation Danskerne har taget den digitale udvikling til sig. De færdes hjemmevant på nettet , hvor de henter underholdning og nyheder, køber ind, laver ansøgninger og betjener sig selv med servicetilbud. Det betyder, at danskerne i dag kommunikerer på helt nye måder og benytter medier, som ikke eksisterede for 5-10 år siden. Har stat og kommuner taget den digitale revolution til sig? Eller benytter man gårsdagens værktøjer til morgendagens problemer? For stat og kommune rummer den digitale værktøjskasse helt nye muligheder for at kommunikere med borgerne og tilsvarende muligheder for innovative og ressourcebesparende servicetilbud. Den første forudsætning for god kommunikation er, at man taler samme sprog – og det gør man ikke i dag. Borgerne benytter de hurtige, lettilgængelige digitale medier, mens stat og kommune tilbyder løsninger, der bygger på fortidens skemaer og metoder. Stat og kommune kan blive bedre til at udvikle digitale løsninger, der reelt hører den nye tidsalder til, og som skaber værdi for både borger og kommune. Og dette går ikke uden nytænkning. Som det er nu benytter man løsninger, der hverken opfylder borgernes behov eller når målene i den kommunale kanalstrategi.

Nøgleordet er innovation Inden den nye hjemmeside, portal eller de nye selvbetjeningssider går i luften, skal forarbejdet være i orden. Der skal ydes en strategisk og ledelsesmæssig indsats med at definere opgaven helt fra grunden , således at man ikke bevidstløst digitaliserer nutidens forretnings- og papirgange - eller endnu værre: fortidens procedurer og skemaer. For at kunne kommunikere med borgerne er man nødt til at tale samme sprog - at bruge samme medier og metoder som borgerne. Først derefter kan man vælge de digitale løsninger. Så inden ITfolkene går i gang, SKAL ledere og medarbejdere seriøst sætte hele forretningsprocessen under lup. De skal tænke ud af boksen og komme med bud på en ny innovativ måde at gøre tingene på, som passer til den digitale tidsalder og til borgenes behov. Der skal ske en organisatorisk og produktmæssig fornyelse, hvor ”sådan kan det også gøres!” erstatter ”plejer” . F.eks. nytter det ikke at basere digital byggesagsbehandling på digitalisering af regler og BBR-ske-

maer, som er udviklet i 70’erne. Det rykker heller ikke noget, at ”den digitale kommuneplan” består af en pdf-kopi af den hidtidige 150 siders tunge papirsag. Det skal være mere intelligent; i-løsninger frem for e-løsninger!

Borgeren i fokus Brugerne og deres behov skal i centrum, det ved vi. Men alt for ofte afspejler hjemmesiden blot, hvordan kommunen er organiseret internt. Her skal perspektivet vendes en halv omgang: Digitaliseringen skal designes ud fra borgerens tankegang, ikke kommunens. En anden forsyndelse er, at kommunes motiv måske primært har været at spare penge frem for at blive bedre til at opfylde borgerens behov? Ved at flytte borgerdialogen til den digitale kanal kan begges behov tilgodeses - og der spares ressourcer. Et benyttet argument er, at ”borgeren er sin egen bedste sagsbehandler” ud fra devisen om, at borgeren selv har interesse i sagen. Så meget desto mere er det kommunens pligt at sørge for, at borgeren - som i egne øjne udfører forvaltningens arbejde - rent faktisk belønnes for besværet og ikke overlades til det, som nogle har kaldt det digitale indtastningshelvede. Kommunen må sørge for, at borgerens digitale indsats skaber værdi også for ham. Det være sig i form af sparet tid, hurtigere informationer, færre frustrationer og – meget gerne – at systemet f.eks. kvitterer digitalt med en opnået tilladelse. Det sidste kræver måske en reorganiseret og standardiseret forretningsgang, men så må den laves. Husk de unge Tror kommunen, at ”borgeren” udgør en homogen kundegruppe? Nej, sådan er det ikke, og det ved vi godt. Alligevel er mange hjemmesider bygget op i et ordrigt sprog, som henvender sig til den gråhårede, men endnu ikke helt affældige del af befolkningen. Resultatet er, at man ikke når de generationer, som skal bære fremtiden i kommunerne – de er simpelthen stået af. Den dag, kommunens nye hjemmeside høster massive likes fra de facebook’ende unge, er meget opnået. Om det så er godt nok, vil vise sig.

Jan Ipland, Stadsarkitekt, Skive Kommune (tv.) Thorkil Neergaard, Markedschef, NIRAS

32


Digitale planer SaMler intereSSenterne – MeD Digitale KOrt Og 3DviSualiSeringer

poul skyum Forretningschef, Informatik T: 3078 7520 E: psk@niras.dk

Det er goDt at lægge planer – hvis man kan huske, hvor man har lagt Dem. niras’ Dk-plan husker alt!

mikkel Wendelboe toft Chefkonsulent T: 2321 5465 E: mwt@niras.dk

NIRAS’ digitale planværktøj DK-plan er operationelt og enkelt at bruge for alle aktører. Det kan suppleres med 3D-visualiseringer på alle niveauer via NIRAS KortInfo WebGIS.

Flemming mortensen munck Markedschef, Informatik T: 3016 9259 E: fmm@niras.dk

Naturstyrelsen har netop valgt NIRAS som leverandør af kort til staten og kommunerne, der viser udbredelsen af potentielt oversvømmelsestruede områder ved ekstremnedbør og hævet havniveau.

Jesper rye rasmussen Markedschef, Informatik T: 2399 1488 E: jrra@niras.dk

Tingene virker! – spørg vores kunder. NIRAS A/S

www.niras.dk


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

ELBEK & VEJRUP

Synlige kommunale entreprenører Hos de kommunale entreprenører arbejdes der målrettet for slagkraftige, effektive og attraktive organisationer. Nu skal konkurrenceevnen synliggøres.

Af Charlotte Hylleberg Mortensen, salgschef, Elbek & Vejrup /chm@elbek-vejrup.dk

Der har været mange omstillinger i branchen for kommunale entreprenører. Nogle af de store milepæle har været kommunesammenlægningen, privatiseringsprocessen, ændringen til en resultatorienteret organisation og digitaliseringen af alle arbejdsprocesser. Nu står slaget om standardiseringen af markedets produkter, priser og konkurrencebetingelser, så kunderne – Kommunerne – kan sammenligne tilbud uden mellemregninger, og så leverandørerne - de kommunale entreprenørvirksomheder - kan konkurrere på samme og lige vilkår. Arbejdet med at få synliggjort forpligtigelser og følgeomkostninger er nu sat på agendaen. KEF, Kommunalt Entreprenørforum, har som bekendt søsat en række projekter, der skal sikre, at branchen opnår en række standardiseringsfordele for både kunder og leverandører. Det er f.eks. gennemsigtig prisdannelse – hvilke centrale omkostninger eller følgeomkostninger bør indgå i fastlæggelsen af en prisdannelsen – og det kan være ensartet tilbudsgivning f.eks. skabeloner, der sikrer at tilbuddenes forudsætninger er ens. En væsentlig del af processen er naturligvis også at sikre ensartede målepunkter ved benchmarking. Benchmarking er i høj grad en disciplin, der skaber viden og dermed inspiration til nye forbedringer. Men hele forudsætningen for, at denne type projekter lykkes, er naturligvis, at de data, der arbejdes med, er præcise og up to date. At virksomhedens målpunkter ikke blot er synlige, men også troværdige. Som den største IT-leverandør til det kommunale entreprenørmarked er Elbek & Vejrup med i det tværfaglige samarbejde, der skal sikre, at alle relevante informationer er tilgængelige og ensar-

34

tede, og at informationerne overholder de standarder, som KEF, BDO med flere er i færd med at udvikle. Det kræver ikke blot IT-kendskab, men i høj grad brancheindsigt og tæt samarbejde med entreprenørkunderne, når der skal skabes løsninger, som er forudsætningen for standardiseringsarbejdets succes. En arbejdsgruppe bestående af konsulenter fra Elbek & Vejrup og toneangivende kommunale entreprenører afprøver nye arbejdsprocesser og nye former for digitalisering. En væsentlig del af løsningen er leverandør-portaler, som er et service-led mellem kommunerne og de kommunale entreprenører, og disse portaler sikrer, at hver enkelt leverandørs særlige styrker og konkurrencemæssige fordele profileres som hos enhver anden markedsorienteret virksomhed. Portalerne indeholder f.eks. kundevenlige bestillingsprocedurer, som gør det attraktivt – og nemt – for kommunen at afgive en ordre. Men samtidigt sikrer portalerne, at KEF anbefalingerne efterleves, at standardiseret benchmark information er tilgængelig for kunderne, og at informationer er samlet direkte fra kilden. Der er to aspekter af portalerne, som synliggør entreprenørernes vilje og evne til at vinde kampen om kommunernes opgaver. At være tilgængelige for de kommunale kunder, og at vise leverandørens kompetencer på et standardiseret sammenligningsgrundlag. Som aktør på dette særlige marked kan I være med til at påvirke udviklingen og dermed skabe et konkurrencemæssigt stærkt fundament for netop jeres virksomhed. Det kræver i første omgang blot en mail til denne artikels signatur – så inviterer vi jer med i samarbejdet om de nye muligheder.


Vi digitaliserer processerne i din enhed, så du kan udvikle din forretning!

❱ Sags- og ressourcestyring ❱ Løsninger til mobil datafangst KUNDECITAT ❱ Økonomistyring ”Elbek & Vejrups Dynamics Nav-løsning

Vi er ikke blot et team af specialister i Dynamics NAV, SharePoint og mobility! Vi yder rådgivning om ledelse af digitale processer, og digitaliserer processerne, så de matcher jeres behov. Vi har digitaliseret processerne i mere end en fjerdedel af landets kommuner. Blandt vores mange referencer tæller Natur og Vej Service, Aarhus Kommune, som har valgt Elbek & Vejrups branchespecifikke it-værktøjer til at understøtte deres målsætning om at være Danmarks mest moderne offentlige entreprenørvirksomhed. Læs mere på elbek-vejup.dk/TF, hvor du også kan kontakte os for et uforpligtende møde.

er meget brugervenlig og let at tilgå, og det er en stor gevinst for os. Det betyder, at vi lettere får gjort økonomien nærværende for vores formænd, og det er jo formændene, der har stor indflydelse på økonomien i deres daglige dispositioner og i deres styring af de enkelte sager.

Det har samtidig overrasket os positivt, at vore medarbejdere har kunnet lære Webklik-systemet på så kort tid, og det er selvfølgelig et udtryk for, at løsningen er god. Vi sætter også stor pris på, at Elbek & Vejrup er let at få i tale og er lydhøre overfor vores ønsker og behov. Som et resultat heraf har vi også fået en løsning, som vi har haft indflydelse på, og som er tilpasset vores behov.” Torben Steffensen Økonomileder Natur og Vej Service Aarhus Kommune

AArhus | Tangen 6 | 8200 Aarhus N | Tlf. + 45 7020 2086 | ev@elbek-vejrup.dk | elbek-vejrup.dk


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

DITMER

Hr. & fru Jensen

hjælper til med sagsbehandlingen i Vejle Kommune I Vejle indberetter borgere direkte til kommunens forskellige fagsystemer. Det lader sig gøre ved hjælp af ditmerFlex, som ditmer har udviklet i samarbejde med Vejle Kommune.

Dynamisk dialog Løsningen blev taget i brug for at understøtte en dynamisk dialog mellem borger og kommunen. ”Tidligere skulle borgeren sende en mail, når de skulle sende noget til kommunen,” siger Bjarne Falk, Afdelingsleder Digital Teknik og Miljø, Vejle Kommune, og tilføjer: ”Mail er en ineffektiv kanal, fordi det i det store hele skal håndteres som et brev.” Med den nye løsning går informationen fra borgerens hånd direkte ind i sagsbehandlerens fagsystem eller ESDH-system. ”I første omgang gik vi i gang med en prototype af løsningen, hvor det kun var professionelle brugere, der brugte løsningen,” siger Bjarne Falk og fortsætter: ”Det var et godt og meget dynamisk samarbejde, der gjorde det nemt at udvikle og teste løsningen, fordi vi kendte folkene i den anden ende, og havde en løbende dialog med dem.” I dag bliver løsningen også brugt til borgerhenvendelser. ”Det er Hr. og fru Jensen, der nu benytter systemet,” siger Bjarne Falk. ”Vi behøver ikke længere at kende dem, der er i den anden ende.”

Strategisk kanal Lige nu arbejder Vejle Kommune med at udbrede løsningen til andre forvaltninger. ”Jeg tænker løsningen som en af de vigtigste kanaler blandt de få strategiske kanaler, vi skal have i fremtiden,” udtaler Bjarne Falk. ”Det gælder om at udvælge sine kanaler, for de skal jo alle sammen vedligeholdes.” Løsningen bliver løbende udbygget, og formen ændrer sig. ”Løsningen har potentiale til at blive borgerindgangen til det offentlige, hvor borgerne selv kan forberede sagsbehandlingen, eller sågar varetage noget af sagsbehandlingen selv,” siger Bjarne Falk. ”Borgerne kunne potentielt set behandle store dele af deres egne sager,”afslutter Bjarne Falk.

ditmerFlex

ditmerFlex er netop nu ved at blive taget i brug også i Guldborgsund Kommune og Horsens Kommune.

Processen i sagsindberetning

Link til Indberetning

Login

Indberet kladde

Under Behandling Data

36

Status

Tilføj data

Fagsystemer (ESDH m.m.)

Afsluttet


Hos Teknik og Miljø i Vejle Kommune har man ad frivillighedens vej opnået 100% digitalisering inden for matrikulære sager ditmerFlex

kanal til involverende sagsbehandling Involvér borgere og virksomheder i sagsbehandlingen gennem nem indberetning og dialog om sagsforløbet ditmerFlex faciliterer indsamling af data og leverer det til forskellige

ditmerFlex tilbyder jer en digitaliseringsplatform, der kan formes

fagsystemer. Med løsningen sikres en entydig kanal mellem borgeren

løbende efter jeres behov. Løsningens brug kan udvides uden at

eller den professionelle spiller og myndigheden. For myndigheden

involvere eksterne leverandører eller unødvendig ventetid. I vil selv

betyder det, at den information, man modtager, er af høj kvalitet.

få mulighed for at oprette nye indberetningstyper og skabeloner.

Sagsbehandlerne får leveret data direkte ind i det system, de er vant

Én platform – mange digitaliseringsmuligheder.

til at arbejde med, samtidigt med at brugerne får en simpel og brugervenlig grænseflade.

Med ditmerFlex kan din kommune blive digital – effektivt.

Hvis du vil vide mere om ditmerFlex, så besøg os på årets KTC Årsmøde 2012 Ringsted Kongrescenter • 20. og 21. september

ditmer a/s · Trindsøvej 9 · DK-8000 Aarhus C · +45 87 34 44 54 · www.ditmer.dk


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

KMD

Lad borgeren opdatere sin egen byggesag KMD inviterer de kommunale teknikansvarlige til dialog om, hvordan selvbetjeningsløsningen ”Følg din byggesag” kan udvides, så borgerne selv indberetter hjemme fra deres pc’er. Sammen med nye apps til grundvand og miljøtilsyn hjælper det kommunerne med at levere mere effektive løsninger til borgerne.

Følg din byggesag er blevet en succes, siden KMD lancerede systemet i 2010. Webløsningen giver borgerne adgang til at se data om deres byggesag. Nu arbejder KMD på at lade borgerne selv indberette direkte på en sag. For eksempel kan borgeren indberette en afslutningsdato via web. Herefter opdateres den med det samme i Structura Byggesag. I dag kan en kommune snildt bruge mellem 20 og 90 minutter på at afslutte en byggesag. Den nye løsning, som er på tegnebrættet, vil begrænse tidsforbruget og gøre det nemmere at afslutte byggesagerne i tide, så kommunen får sin retmæssige del af bloktilskuddet. Når borgeren har lagt oplysningerne ind, kan KMD’s systemer sørge for at opdatere de tilsvarende data i BBR og ESR, hvor det er relevant. Men er det måden at gøre det på? Det vil KMD gerne diskutere med de teknisk ansvarlige i kommunerne. Vi vil blandt andet høre holdningen til, hvordan systemet skal administrere attester. Før en byggesag kan afsluttes, skal kommunen sikre, at der foreligger en vvsattest og en kloakattest. Det kan løses på flere måder: Vi kan lade borgeren selv lægge attesterne ind. Vi kan hente attesterne fra centrale websteder. Eller borgeren kan sende attesterne til kommunen. Her vil KMD gerne i dialog med kommunernes teknisk ansvarlige om den bedste løsning. Grundtanken bag de nye muligheder er helhedsorientering. Målet er, at hele processen i en byggesag forløber digitalt, lige fra byggesagen fødes, og til bygherren har en færdig byggetilladelse.

38

Effektivisering giver bedre service Den planlagte udvidelse af Følg din byggesag er et af de seneste eksempler på, hvordan KMD giver kommunerne mulighed for at give borgerne mere velfærd for pengene. Det sker på to fronter: Ved at effektivisere sagsgange og ved at tilbyde borgerne bedre service. Det er en win-win-situation: Når borgeren selv indberetter på sin byggesag, sker det hurtigt og med mindre risiko for fejltastninger. Så borgeren får fordelen ved en hurtig sagsbehandling. Samtidig sparer kommunen ressourcer. Men it skal ikke stå alene. KMD har mange års erfaring i at se it som led i en helhedsløsning. Det kan betyde, at kommunen skal ændre på organisation og arbejdsgange for at optimere udbyttet af de nye muligheder, som it giver. Tag grundvand i lommen KMD tager også mobile platforme som smartphones og tavlecomputere i brug for at effektivisere arbejdsgange. Vi har således udviklet en app, der henter data fra den centrale boringsdatabase hos GEUS. Når kommunens teknikere er ude for at føre tilsyn med en grundvandsboring eller en brønd, kan de slå den op og finde alle nødvendige data. På den måde slipper de for at skulle udskrive det hele, før de tager af sted – og teknikerne kan rykke ud med kort varsel. Skriv rapport på stedet KMD vil også gerne benytte de mobile platforme til at lette arbejdet med at udfærdige tilsynsrapporter ved miljøtilsyn. I dag har

kommunens medarbejdere gerne en stak papirer med, når de er ude for at føre tilsyn med et autoværksted eller et landbrug. Her sættes der krydser og skrives kommentarer, hvorefter medarbejderen tager hjem og skriver de samme ting ind i Structura Miljø og i en skabelon til en tilsynsrapport. Den arbejdsgang vil vi gerne digitalisere. Det kan gøres med en app, der kører på en tavle-computer. Den kan tilbyde en række valgmuligheder, som man kan krydse af sammen med den ansvarlige ude på stedet. Målet er, at størstedelen af tilsynsrapporten kan gøres færdig på stedet. Også her vil KMD gerne i dialog med de kommende brugere af sådan et system. Hvordan skal sådan en app opbygges? Hvad skal den indeholde? Vi er i dialog med kommuner, der kan se perspektiverne i løsningen, og hører meget gerne fra andre. Deltagerne på KTC’s årsmøde skal derfor være meget velkomne til at kontakte KMD’s medarbejdere på konferencen. Vi medbringer eksempler på de to apps og tager meget gerne en snak om andre tiltag, der effektiviserer arbejdsgangene i de tekniske forvaltninger. Hvis du vil være sikker på at møde os, kan du aftale det med Jens Nørgaard Nielsen, jnn@kmd.dk, telefon 44 60 21 46 eller Flemming Møllgaard, fmj@kmd.dk, telefon 44 60 54 60.


Velfærdsdanmark står foran et langt, sejt træk. Heldigvis er der digitale genveje.

Velfærdsdanmark står foran store økonomiske udfordringer. Der er derfor brug for en kvalificeret debat om, hvordan vi sikrer fremtidens velfærd. Og så er der brug for handling. Hos KMD udvikler vi velfærdsteknologi og digitale genveje til bedre udnyttelse af vores fælles ressourcer. Vi tager afsæt i den indsigt og erfaring, vi har opbygget gennem fire årtier i rollen som Velfærdsdanmarks driftsrum. Særligt har vi valgt at sætte fokus på de store velfærdsområder, for eksempel folkeskolen og ældreplejen, da de udgør 80-85% af de samlede offentlige udgifter. Vi har blandt andet igangsat pilotprojektet ”Online Omsorg” sammen med en række foregangskommuner – på langt sigt forventer vi, at 10% af alle hjemmebesøg kan erstattes med digital kontakt via en trykfølsom skærm. Det vil årligt frigive ressourcer, der svarer til ca. 1 milliard kroner. Læs om KMD’s arbejde med digitale genveje og velfærdsteknologi på www.kmd.dk/velfærd


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

DATA SCANNING

verlade   scanningsopgaverne   til   ar   den   nødvendige   ekspertise   og   al   til   for   at   kunne   håndtere   de   g   teknologisk   avancerede  

Data Scanning gør kommuner digitale

r   opgaverne   effektivt,   fleksibelt    får  I  kvalificeret  rådgivning  om   her  netop  jeres  behov.  

 mere  information  

os   på   46   55   00   70   eller   dk.  

Knap 15 procent af ele   med   digitale   dokumenter   på   dk   brevudveksling via

landets kommuner er allerede hoppet ombord på den digitale Data Scanning, der er et af Post Danmarks kvalitetsstemplede brands. Bøvler din kommune selv med den digitale og den papirbaserede korrespondance, så er der hjælp at hente hos Data Scanning.

 

I 2015 skal alle fysiske breve fra virksomheder og borgere være erstattet af digital kommunikation i kommuner og offentlige virksomheder. Derfor lad Data Scanning påtage sig opgaven allerede nu og brug i stedet din tid på dine kerneområder og ydelser. - Data Scanning er det oplagte valg som bindeled mellem det fysiske brev og den digitale fremtid. Vi sikrer overgangen til digitalisering i kommunerne, og da vi har hele Post Danmarks troværdighed i ryggen, er vi garant for, at kvaliteten er i top, siger Jens Christian Hauerbach, salgsdirektør i Data Scanning. Posten scannes i dag fra centrene i Aarhus, Fredericia og København, og her er den skalerbare kapacitet gearet til at servicere samtlige kommuner og offentlige institutioner i Danmark. Tallene viser da også tydeligt, at Data Scanning er garant for kvalitet. I 2011 vandt Data Scanning således to tredjedele af alle offentlige udbud inden for digitalisering af post og arkiver. Årsagen er, at Data Scanning har de rette teknologiske løsninger til så omfattende digitaliseringsopgaver. Det er interessant, fordi det muliggør en enorm tidsbesparelse ude i kommunerne, når sager skal håndteres og dokumenter søges frem. Data Scanning har siden midten af 1990érne leveret scanning. Post Danmark købte Data Scanning i 2005, hvor udviklingen af intelligent scanning af post og arkiver tog fart. Data Scanning er certificeret efter de førende IT- og kvalitetsstandarder og omsætter for ca. 70 millioner om året.

Data Scanning er det oplagte valg som bindeled mellem det fysiske brev og den digitale fremtid. Vi sikrer overgangen til digitalisering i kommunerne, og da vi har hele Post Danmarks troværdighed i ryggen

Jens Christian Hauerbach, Salgsdirektør i Data Scanning

40


FÅ  SMIDIGE  ARBEJDSGANGE  OG  GIV  BEDRE  SERVICE   DIGITALE  DOKUMENTER  GIVER  EFFEKTIV  SAGSBEHANDLING   Med   scanning   og   digitalisering   af   fysiske   dokumenter   er   fundamentet   lagt   til   mere   smidige   og   effektive   arbejdsgange.   Når   dagens   post   og   arkiverede   dokumenter   scannes   og   lagres   i   elektronisk   form,   får   medarbejderne   hurtigere   adgang   til   de   nødvendige   informationer.   I   stedet   for   at  skulle  lede  efter  sagerne  i  de  fysiske  arkiver.     Den   scannede   post   leveres   elektronisk   om   morgenen.   Dokumenterne   er   klargjort   til   indlæsning   i   de   sagshåndteringssystemer   (ESDH   systemer),   som   sagsbehandlerne   anvender.   Det   giver  store  tidsmæssige  besparelser.              

 

I   kan   med   fordel   overlade   scanningsopgaverne   til   Data   Scanning.   Vi   har   den   nødvendige   ekspertise   og   det   udstyr,   der   skal   til   for   at   kunne   håndtere   de   specialiserede   og   teknologisk   avancerede   processer.     Data   Scanning   løser   opgaverne   effektivt,   fleksibelt   og  sikkert.  Samtidig  får  I  kvalificeret  rådgivning  om   en  løsning,  der  matcher  netop  jeres  behov.    

Har  du  brug  for  mere  information  

Du   kan   kontakte   os   på   46   55   00   70   eller   salg@datascanning.dk.     Læs   mere   om   fordele   med   digitale   dokumenter   på   www.datascanning.dk  

 

 


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

KOMBIT

Fokus på brugerne sikrer bundlinjen Digitalisering er det nye sort. Men hvordan sikrer vi, at også de brugere, som har svært ved computere får mod på at bruge kommunernes digitale løsninger? En del af svaret ligger i at bygge bro mellem teknikere og designere. Hvis kommunerne skal lykkes med digitalisering, kræver det mere end dygtige teknikere. Det er en forudsætning, at der bliver bygget bro mellem teknikkerne og designere, der forstår brugernes behov. Ifølge bygningsinspektør Erik Scheldon fra Gladsaxe Kommune er det blandt læringerne fra pilotprojektet ”DOB-SOWS”, hvor seks kommuner gik sammen om at bygge en ansøgningsløsning til byggesager. Gladsaxe Kommune har haft meget glæde af løsningen, men på trods af at der blev arbejdet med brugertilfredshed på flere fronter i forbindelse med udviklingen af løsningen, var en af udfordringerne med DOB-SOWS’en, at den ikke var brugervenlig nok: ”Vi må jo nok konstatere, at dem, der lavede løsningen, ikke havde nok fokus på usability. Det er hundevigtigt, at selve designet af en digital løsning – at det man ser på skærmen – det er intuitivt”. Pilotprojektet DOB-SOWS bliver nu fulgt op af løsningen Byg og Miljø, og her er projektleder Dorthe Andersen meget opmærksom på nødvendigheden af at forstå brugernes behov.

42

”Det er jo egentligt ganske enkelt. Hvis kommunerne skal opnå gevinster, skal løsningen naturligvis fungere rent teknisk. Men det er ligeså vigtigt, at brugerne har mod på og kan finde ud af at bruge løsningen.” Konsulent Sarasiff Kjærgård har i mange år arbejdet med brugerinvolvering. Hun fortæller, at en af de fejl, man typisk begår i forbindelse med udvikling af it-løsninger er, at man tester for lidt og for sent. ”Brugerinvolvering bør ses i en større kontekst end bare simpel usability. Ved traditionelle usabiltitytests, har man som regel allerede besluttet designet. Derfor er det i praksis småting, man undersøger. Det kan f.eks. være om en knap sidder det rigtige sted.” Derfor mener Sarasiff Kjærgård at det er nødvendigt at tage designeren med langt tidligere i processen. Man skal have en dyb forståelse for, hvordan brugeren tænker og reagerer, allerede inden kravene til selve løsningen defineres. På basis af den viden kan man lave en løsning, der giver mening for den enkelte bruger.

”Vi skal forstå, hvad der skal til, for at interaktionen bliver logisk og meningsfuld. Hvis der f.eks. er lovkrav, der skal overholdes, skal løsningen intuitivt lede brugeren hen til de opgaver, som han eller hun skal udføre for at leve op til kravene. ” Erik Scheldon fortæller, at man i forbindelse med DOB-SOWS’en oplevede, at der var stor forskel på brugernes forudsætninger og behov. Men et fællestræk er, at de har været glade for tjeklister og hjælpetekster. I Byg og Miljø-projektet er man nu færdig med kravspecifikationen. Undervejs har man blandt andet arbejdet med observationer af brugere og brugerinvolverende workshops, men arbejdet med at sikre brugerne en god oplevelse slutter ikke her. ”Vi lægger i udbuddet stor vægt på, at leverandøren viser forståelse for, at teknik og design skal hænge sammen. Og vi vil fortsætte med at tænke i brugerinvolvering og brugernes behov i hele processen med den nye it-løsning,” fortæller projektleder Dorthe Andersen.


Byg og Miljø Gør ansøgningsprocessen nemmere Byg og Miljø bliver en webbaseret it-løsning til glæde for borgere og virksomheder, som ønsker at søge om tilladelse til at bygge nyt, bygge om eller søge om bestemte miljøtilladelser.

Byg og Miljø vil lede ansøgeren gennem de dokumentationskrav, som er nødvendige for netop hans eller hendes ansøgning. Og løsningen “udstiller” derefter de indsamlede data for kommunens byggesagsbehandler. Gennem en GIS-baseret konfliktsøgning vil Byg og Miljø give et førstehåndsindtryk af mulige konflikter i forhold til anden lovgivning, primært arealreguleringen. Mød os på KTCs årsmøde eller læs mere om løsningen på www.kombit.dk/bm


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

GRONTMIJ

Effektiv digitalisering giver bedre borgerservice Den Offentlige Digitaliseringsstrategi skal effektivisere, give bedre digital adgang til informationer og øge gennemskueligheden i forvaltningsprocesserne, så vi øger borgernes selvbetjening og letter deres inddragelse i f.eks. kommunernes arbejde. Denne proces er nu i fuld gang over hele landet. Men ikke uden problemer og forhindringer.

Af Nils Bo Wille–Jørgensen, direktør, GIS & IT Project Man. and Consulting, Grontmij

Hvis digitaliseringen skal lykkes, kræver det effektive systemer, der er lette at implementere, og som kan ændres i takt med udviklingen. Der har i den senere tid været eksempler på, at både it-udviklere og kommuner glemmer, hvor vigtig især integrationen er. F.eks. har en løsning i nogle kommuner givet borgere mulighed for at melde om problemer med og skader på kommunens materiel, uden at sørge for, at anmeldelsen automatisk går til dem, der skal behandle opgaven. Det bliver en omkostningstung løsning for kommunen, samtidig med at borgerne ærgrer sig over, at de ikke får ordentlig feedback på deres initiativ. Derfor skal it-løsningerne understøtte planlægning, drift og vedligehold af kommunen.

Digital samfundsværdi Indenfor teknik & miljøområdet er der for kommunerne peget på en række områder, som har det til fælles, at de hviler på GIS-data.. F.eks. kommune- og lokalplaner, byggesager og ejendomsdataområdet. Her er det ekstra vigtigt, at de løsninger, som udvikles og tilbydes markedet, bygger på de grundlæggende tiltag i digitaliseringsstrategien og skaber en synlig værdi for samfundet. Men lige så vigtigt er det, at alle løsninger hviler på et godt kendskab til de arbejdsopgaver, kommunerne har, og de metoder, de benytter til at

44

løse dem. Samtidig skal der skabes fælles normer og indberetningsprocedurer, så informationer kan bruges på tværs af både it-platforme og kommunegrænser. Det er meget vigtigt at have forstand på de fagområder, man skal lave it-systemer til. Et væsentligt element i Grontmijs idégrundlag er da også at kombinere virksomhedens stærke faglige profil inden for de tekniske og ingeniørmæssige discipliner, med en professionel it-udviklings- og it-rådgivningsprofil.

Systemerne skal arbejde sammen Et par eksempler er Spatial Suite, der er Grontmijs Web-baserede GIS-platform, der anvendes til visning af kommunernes forskellige kortinformationer rettet mod borgere og professionelle, og som anvendes i den tekniske forvaltnings planlægning og myndighedsbehandling. Det arbejder sammen med Renoweb - et samlet it-system, der håndterer administrationen af kommunal affaldsindsamling, og med Giv et Praj, en app som giver borgerne mulighed for at melde om skader og mangler, samt Driftweb, et IT-system til håndtering af drift af ledningsnet, belysningsanlæg, skadedyr, veje, fællesarealer osv. Systemet registrerer henvendelser fra borgere, driftspersonale m.fl., samt hvilke tiltag, der udføres i forbindelse med henvendelsen. Her har Grontmij udviklet et system, der involverer den enkelte borger, og hvor kommunerne har stor værdi af borgernes viden og registrering af forskellige forhold i by og natur. Det er vigtigt for både borger og kommune, at henvendelsen bliver sendt det rigtige sted hen i forvaltningen, og at borgeren får svar, når behandlingen af meddelelsen er gået i gang – og når den er afsluttet. Metoden anvendes både til borgerhenvendelser men også af forvaltningernes egne medarbejdere i ”marken”. Grontmij Park er endnu et godt eksempel på, hvordan viden om forvaltning af grønne områder kombineres med et stabilt og sammenhængende it-fundament hvor GIS, henvendelser og opgavestyring spiller sammen.


Scan koden Hold dig opdateret med nyhedsbrevet eDialog

Det er dejligt med udsigt til vand... ...bare ikke i kælderen

Fremtiden byder på masser af regn. Vi tror på, at intelligente løsninger gør vand til en ressource – ikke et problem. Se mulighederne på grontmij.dk


KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

BDO

Forsyning – nye

konteringsregler på affaldsområdet Af Peter Wulff Andersen, statsautoriseret revisor, partner og ansvarlig for forsyningsområdet i BDO.

En af de opgaver, som pt. er højaktuel på affaldsområdet, er de nye konteringsregler, som trådte i kraft 1. januar 2012. Lige nu rådgiver vi i flere kommuner omkring den praktiske håndtering og overholdelse af reglerne, som de blev meldt ud fra Økonomiog Indenrigsministeriet i en orienteringsskrivelse af 10. januar 2012.

Konteringsregler Økonomi-og Indenrigsministeriets budgetog regnskabsregler på affaldsområdet er afledt af reglerne i Affaldsbekendtgørelsens § 58-63. Der er tale om minimumskrav. Alle kommuner skal kunne dokumentere de enkelte affaldsordningers gebyrer (eller andel af det opkrævede samlede gebyr) ved at dokumentere ordningernes udgifter. Det er et krav, at de forskellige ordninger skal ”hvile i sig selv”. Der må ikke krydssubsidieres mellem ordningerne. Udgifter og indtægter skal henføres til henholdsvis husholdninger og virksomheder med den korrekte fordeling. Dette forudsætter, at kommunen fordeler udgifterne og indtægterne på den respektive ordning.

For at overholde konteringsreglerne skal kommunerne fokusere på:

1. Er affaldsområdets drift korrekt konteret og bogført i henhold til de nye regler? 2. Er der sikret sammenhæng til mellemregningskonti? 3. Dokumenteres det tilstrækkeligt, at de enkelte ordninger ”hviler i sig selv”, og kan kommunen dokumentere takstfastsættelsen? 4. Er deponiforpligtelser optaget i kommunens balance, og er der opsparet tilstrækkeligt med midler til 30 års passiv drift på mellemregningen (9.35.35, grp. 6.- deponi)?

46

Opdelingen mellem husholdninger og virksomheder anses hovedsageligt for relevant på den generelle administration og genbrugspladsordningerne, men kravet gælder på alle ordninger. Som eksempel på opdeling af administration fremhæves, at administrationsgebyret (1.38.60) skal dække: planlægning, information, udarbejdelse af regulativer, udgifter ved anmeldelse og dokumentation ved flytning af jord samt udgifter til den nationale regulativdatabase og affaldsdatasystemet. Der skal foretages fordeling på husholdninger/virksomheder og på tilsyn med genbrugspladser. Gebyrerne for de øvrige ordninger (1.38.61 til 1.38.66) skal både dække administrative udgifter, planlægning af den enkelte ordning, udbud og driftsmæssige udgifter, herunder transportør og behandlingsanlæg. Kommunen skal styre hver affaldsordning efter ”hvile i sig selv princippet” via en mellemregningskonto.

Opgavefordeling mellem kommunen og kommunale aktieselskaber / fælles kommunale virksomheder Uanset kommunens organisering på affaldsområdet er det kommunalbestyrelsen, der har myndighedsopgaven med at dokumentere og fastsætte de gebyrer, der skal opkræves for de enkelte kommunale affaldsordninger/det samlede gebyr. Det gælder uanset, om affaldsområdet er placeret i et aktieselskab eller i et fælles kommunalt selskab. Det er også kommunen, som har opgaven og ansvaret for at kontrollere, at de enkelte affaldsordninger efterlever ”hvile i sig selv reglerne” regnskabsmæssigt. Økonomi-og Indenrigsministeriet har udtalt: ”For at sikre at der bliver gennem-

sigtighed i gebyrregnskaberne for hver ordning, jf. miljøbeskyttelseslovens § 48, stk. 3, er det nødvendigt at alle udgifter og indtægter forbundet med de enkelte ordninger, herunder udgifter og indtægter tilknyttet aktieselskabet, optages i kommunens regnskab. Dvs. at udgifter og indtægter skal fremgå af de autoriserede funktioner i driften, og at mellemregningen skal fremgå af de autoriserede grupperinger i balancen under funktion 9.35.35.” jf. orienteringsskrivelserne fra den 10. januar og 5. juni 2012. Kommunerne styrer affaldsområdet forskelligt. Der er kommuner, hvor området afvikles 100 % i kommunen, og andre med næsten fuld afvikling i aktieselskaber eller fælles kommunale § 60-virksomheder. Uanset kontoplan, opbygning mv. skal selskaberne jf. ovenstående kunne differentiere deres indtægter og udgifter i henhold til Budget- og regnskabssystemet og affaldsbekendtgørelsens opdeling og krav, således at disse oplysninger kan videregives til kommunen til brug for budgettering, takstfastsættelse og regnskabsaflæggelse. Dette kræver ofte visse tilpasninger eller udarbejdelse af fordelingsregnskaber i aktieselskaberne / de fælles kommunale virksomheder. I forhold til at få kommunernes og selskabernes kontering og registreringer tilpasset regelsættet, har mange behov for rådgivning omkring konteringsregler, krav til opbygning, kontosammenhæng m.v., således kommuner og selskaber kan leve op til de nye krav. Deponier bør samtidig sikres korrekt registrerede i forbindelse med kommunens optagelse af hensatte forpligtelser på funktion 9.72.90.


Forsyningssektoren – BDO har kompetencerne

Vi har spidskompetencer og et tværfagligt team af rådgivere og revisorer inden for affaldssektoren, vand og spildevand, samt varme- og elforsyning. Læs mere her

BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne.


c a land ktrum r BR-Erf e e j o m r p m i lsens um, H r e g i estyre l t t offen e d f a ktrum Brug e j o r p bolig Byg & tegnen s e V a f ektrum r j e o r p G r Y B m nchefe a l jektru P o e r k P s n Da ltning a v r o F l Digita rk tviæ e n r KTC går nu luften med et ø YNnyt netværksforum på KTC Portalen. Her er der t FA Fhelt Direkmasser af nye R E d bliver der mulighed for chat og videoD netværksfunktioner, ansnart llog VAN æ E j S K K C I T personer. DR møder medeopnttile50 rK c s m ktrum e j o Ejendo r p Af Jesper Hedegaard, sdrIT-ifogtspecialkonsulent,sKTC m o å Fyn ejere d p n e ndlere ø m j a l u Ej i r h t e M k b e g s j g po atur o gssaHvad forFacebook DetA u N r r b F ligner o får man med? d f n ERBåde pe FlikR og alle de hundredevis Facebook, LinkedIn, af pTwitter, e la l u r a g n e u r m sociale services, sig af disse andre fa Sty som benytter r koår.ogm Erapplikationer, o f k er boomet inden for de seneste tre-fire Nu er KTC hoppet med r Alle netværk indeholder en række funktioner, æ ehartv n som er nemme at anvende: A på bølgen og udvidet paletten af funktioner på KTC Portalen, så F R Eden også omfatter avancerede netværksfunktioner – med chat og Mødeafstemning (doodle) m allerede til vinter k 2012/13. Der er profilbillede på alle u r KG t • Lad netværket bestemme hvornår næste møde afholdes Fvideomøder – e j o kommer i en samletastrøm, r p brugere, og alt offentligt indhold så man g l • Arrangement/event g n v nise aktiviteter i egneiog ud sykan s g andres netværk. ortiden n Fhele n Lav møder, dagsordener og deltagerlister direkte i netværket orrenetflad struktur, mere åbenhed og bedre fgiver Det nye netværk O K A S •  Diskussion m u tværgående netværk og brugere. KTC Videnscenr FO relationer mellem t k e –   Start en ny diskussion om et vilkårligt emne j o r ter på ktc.dk, som detp kendes af mange i den tekniske sektor, er nu t d i •  Dokument M o så den gule fane på Giegraven, lagt ktc.dk fremover hedder –   Upload dokumenter og filer til netværket ) S I d G ( n a d l •  Nyhed l r ”KTC NETVÆRK”. o æ j –   Publicer faglige nyheder eller netværksnyt GeoN gion S e R e •  Sider p p u r Chat ogSvideomøder m –   Lav sider til fast indhold i netværket forubåde GI -g sintegrere t f i KTC planlægger i vinteren 2012-13 at chat og r •  Kalender d rem således at manOnemt FNETVÆRK, –   Se en oversigt over events og møder i dine/alle netværk D t videomøder i KTC kan chatte n R ø r Nogså nemt planlægge G A •  Brugeradministration F R med andre brugere, der erIonline. Man kan E –   Inviter nye medlemmer og brugere til dit netværk USTR med op til 50t deltagere. Det hele foregår og invitere til videomøder ND • Filtrering af netværk I direkte online på KTC NETVÆRK uden installation af særlig soft–   Efter fagligt emne, geografi, netværkstype mm. A mi- d F R E d • Søg i netværk r Det er helt gratisorfordbrugere på KTC NETVÆRK! d ware eller Jolicenser. –  Søg eftertindhold i dit netværk, eller offentligt Ner et webcam og en mikrofon. – og det eneste, man skal bruge, afrasalleen llan A s F æ d j R indhold netværk S n i E n e d o d r i å o g J • Opret og administrer netværk ådomr rk - Re v æ r Netværk i din region –  Opret nye netværk og udpeg andre v o f t e en events, p til moderatorer og administratorer p Jordnvil sammen med u KTC-Sekretariatet KTC’s kredse arrangere r sg kan deltage i workshops, n m o u i r t t a k hvor interesserede ledere og medarbejdere n e ordi i KTC NETVÆRK proj Kofunktioner e lære de basale ogn få praktisk hjælp til d a t s m Vil du i g d brugersupport og udvikling veydes at starte nye netværkH op.o Der ang jektrfrau o C r T m P e K d det sam d n KTC-Sekretariatet. Kontakt Jesper Hedegaard, jh@ktc.dk, a l me? l tjy m u +45 2555 2828 C Mid r Log ind på t k netvaerk.k KT tc.dk og klik på dsen d proje e ”opret ne r n k a l r tværk” l ø t – æ så er du i j k S e r gang! KTC ark di m m n a u r d t yd projek KTC S k r a m yddan KTC S /VEST A Nord T F D R I E M i l Kva ERFA G U BR Nord LAND A F R E Jesper Hedegaard, KTC’s IT- ogb specialkonsulent. rug Land m FA øst lland R æ E j jektru S o g r k u r P r b æ Land A-netv isation F n R a E g r 48 e O on nce & e Landz t e p ation m r o t s K i , n e i Adm edels KTC ÅRSMØDE 2012 / DIGITAL NUTID – KOMMUNAL FREMTID

KTC tilbyder digital platform til dit netværk

Husk at hente KTC’s Årsmødeprogram Scan QR-koden


KTC Årsmøde 2012 Tillæg