Jak digitalizovat v účetním outsourcingu… a uspět

Rád bych zde proto nastínil několik myšlenek a zkušeností našich zákazníků pro ty z Vás, kteří to máte v (ještě) „ne“ fázi. Domnívám se totiž, že otázkou není, jestli vůbec, ale kdy a jak. Jako bývalý účetní a finanční manažer jsem přesvědčen, že kontakt účetních firem s klientem by neměl být o předávaní dokladů, ale o odborném poradenství. Právě to Vám vytvoří prostor pro lepší spolupráci a vztahy, které Vám zvýší reputaci i odbornost a v neposlední řadě i zisk.

Předtím než si založíte zkušební účet v některém z nástrojů, jako je ten náš, je třeba udělat několik kroků navíc, aby se zavedení nové technologie povedlo. Nejhorší je totiž implementovat novou technologii do stávajících procesů. Kromě spousty problémů a práce navíc se tak můžete dostat k přesvědčení, že nové věci „nefungují“, a to by byla škoda.

Je jasné, že externí zpracovatel účetních služeb má jiné potřeby a procesy než řadová firma. Nicméně přístup k digitalizaci může probíhat obdobně. Vycházejíc ze zkušenosti našich zákazníků je na začátku důležité udělat si „audit“ pracovních postupů Vašich lidí, prodiskutovat s nimi, s čím potřebují pomoct, které úkony a jak dlouho

vykonávají a co očekávají, že se bude od nich chtít po zavedení automatizovaných procesů. Mnoho z účetních se bojí ztráty práce, pokud nebudou moci zpracovávat rutinní administrativní agendu. A zároveň si neumí představit změnu své pracovní náplně. Pokud je ale zahrnete do této změny, i kolegové ze starších ročníků se často stávají horlivými zastánci technologií, co můžou ve své praxi dobře ukázat třeba týmy Dana Bárty z účetní firmy Bee účto.

Na základě těchto zjištění doporučuji připravit nový seznam cílů a také jakousi myšlenkovou mapu toho, co vše potřebujete změnit a s čím chcete v rámci nové technologie pomoct. Potřebujete pomoct primárně s automatickým příjmem došlých faktur nebo potřebujete zautomatizovat příjem i účtenek? Je schvalování priorita anebo ji lze udělat až v dalším kroku – to jsou jen základní otázky, které byste si měli pokládat.

Nezapomeňte se také podívat na portfolio svých zákazníků a udělejte si jasno v tom, z jakých sektorů pochází a s čím konkrétně jim můžete díky automatizaci pomoct. Spousta činností je ale všude stejná.

Zkuste si více nástrojů. Vyzkoušení zdarma by pro dodavatele neměl být problém. Kromě úrovně zákaznické podpory si všímejte i funkcí, které v dané chvíli sice nepotřebujete, ale časem se bez nich neobejdete. Určitě není příjemné měnit nedostatečné řešení už třeba po dvou letech. Součástí by měla být nejen úvodní konzultace, ale i pomoc s napojením a komunikace v průběhu Vaší práce. Součástí by měla být i kvalitní nápověda obsahující manuály a instrukce. Nebo třeba webináře, které Vám pomůžou se s novou technologií lépe sžít a zorientovat. Všímejte si také, jaké klienty má daný dodavatel, protože na podobné typy klientů jsou pravděpodobně uzpůsobeni nejlépe.

Např. naším hlavním segmentem klientů jsou účetní a konzultační firmy. Hlavním důvodem je to, že jsme platformu wflow začínali vyvíjet jako zákaznický portál pro účetní firmy. A přitom jsme se zaměřili na detailní potřeby účetních firem a spolupráci s jejich zákazníky. Dalším významným sektorem jsou pak klienti z oblasti služeb a obchodu. Důvodem je schopnost jim poskytnout plnou automatizaci administrativních procesů včetně schvalování, objednávek (nákupního procesu) nebo digitalizace smluvní agendy. Naopak, skladové hospodářství bývá často součástí komplexních podnikových systémů a je efektivnější to řešit přímo v ERP. Tam jsme ale časovou náročností implementace i finančně někde jinde než u SaaS aplikace (software jako služba), která Vám díky přednastavenému propojení s účetními systémy a přívětivé ceně umožní rychlé a snadné nasazení.

Digitálního účetnictví můžete dosáhnout díky některé specializované cloudové aplikaci. Vyberte si tu, která vyhovuje nejen Vám jako účetním, ale též Vašim zákazníkům. A nezapomeňte na potřeby, které budete chtít vy nebo vaši zákazníci řešit až v budoucnu. Klíčovým bodem je rovněž připravené napojení na Váš stávající účetní software. Standardem jako ve všech oborech je pak ověření referencí.

Mnohým našim klientům, kteří poskytují účetní outsourcing po celé České republice, kupříkladu již zmiňovaným účetním kancelářím Bee účto a ensemble, se osvědčila postupná digitalizace klientů a také postupné začleňování funkcí nástroje wflow.com. Začít můžete nejdříve automatickým sběrem faktur a účtenek, automatickým zaúčtováním a online archivem. Toto vše můžete nastavit v podstatě sami nebo jen s minimální součinností klienta. Dalším krokem

pak může být schvalování, nebo práce s objednávkami. Tady už je spolupráce s klientem nutná. Následovat pak může třeba smluvní agenda apod. Dle zkušeností účetních firem se zatím zdá jako nejjednodušší a nejrychlejší cesta k digitalizaci nasadit wflow pouze pro zjednodušení práce v rámci účetní kanceláře. Možnost využití i pro zákazníky pak nabízejí až v momentě, když už je to standardní součástí práce zaměstnanců účetní kanceláře. A pro zákazníky pak lépe pochopitelné, když se s wflow seznámí přímo na svých datech.

Vyberte si klienty, kteří s Vámi začnou digitalizovat, třeba jen v rámci oběhu faktur přes sběrné emaily, skenovaní účtenek s mobilní apkou a zvykněte je postupně na novou technologii. Tak se pro ně stane pohodlnou rutinou a ne strašákem. Až zvládnou první funkce, přidávejte další. Několik skvělých případů integrace konzervativních nebo věkově 70+ účetních klientů na digitální účetnictví má třeba účetní firma ensemble Edity Ševcovicové. A mnoho dalších zákazníků.

Vím. Vypadá to nesmírně složitě, ale pokud přistoupíte ke změnám pozvolným způsobem, je velká šance, že Vám digitalizace přinese nejen kýžený výsledek, ale nakonec i předčí očekávání. A navíc budete chtít a mít chuť posouvat se s technologiemi dále.

Nejde totiž jen o to, že s digitalizací oběhu ušetříte v průměru 40% času a nákladů měsíčně (mzdy, archivace, atd.) ve svých účetních oddělení nebo firmách. Automatizace přináší zásadní benefity i dalším pozicím. Nejen manažerům a majitelům firem, ale všem, kteří se dostávají do pravidelného kontaktu s nejen účetními doklady. Tito pak často rozdělují práci s doklady na před a po. Ale o tom zase někdy jindy.

Robert Soudný

Robert Soudný je spoluzakladatelem a CEO technologického startupu wflow.com, který založil v roce 2018 společně se svými přáteli a bývalými kolegy z korporátu. Nápad vyvíjet vlastní technologii, která by usnadnila každodenní práci ve firmách vzešel z jeho dlouholeté kariéry na pozicích účetního a finančního manažera. Společně se svým týmem vyvinuli cloudové řešení, které šetří v průměru 40% času práce s fakturami a dalšími doklady. Dává tím prostor účetním i manažerům věnovat se skutečně důležitým činnostem. Robert se kromě podnikání věnuje osvětě a digitální proměně účetnictví prostřednictvím svých přednášek na konferencích a psaním odborných článků na téma účetních technologií.

S wflow dnes digitalizuje své účetní procesy přes 2500 klientů ve 4 evropských zemích z řad malých, středních i velkých firem a korporací. V lednu 2022 investoval do wflow.com Seed Starter České spořitelny.