UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ASIGNATURA DE: CONTABILIDAD INTERMEDIA I TEMA:
Ensayo
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN EL MUNDO EMPRESARIAL
SEMESTRE:
TERCER SEMESTRE “B”
DOCENTE:
MS. MARIO DELGADO
ESTUDIANTE:
KATHERINE GUAMAN
PERIODO: ABRIL – AGOSTO 2016 ENSAYO . . .
INTRODUCCIÓN Tema: CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN EL MUNDO EMPRESARIAL Objetivo: Salvaguardar las finanzas y activos de la empresa, garantizando la transparencia, integridad y exactitud de sus cuentas y registros. Estableciendo un análisis del proceso de control interno del efectivo, identificando las debilidades y fortalezas del proceso de control interno así también incentivar a los estudiantes universitarios que conozcan la conceptualización del control interno del efectivo en el mundo empresarial para así poder alcanzar un nivel académico apropiado mediante el desarrollo creativo y el conocimiento sobre los diversos temas que se especificaran en este trabajo En el presente ensayo se dará a conocer la importancia de tener un buen sistema de control interno del efectivo ya que es la principal fuente de desarrollo y en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas las cuales depende de una cifra económica la cual debe estar bien administrada , pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Cabe recalcar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones financieras , conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
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DESARROLLO El control interno del efectivo está conformado por una serie de procedimientos establecidos con el fin de monitorear la mayoría o todas las actividades de los empleados con la empresa o viceversa, esto con el objetivo de que no afecten el manejo del efectivo. Dada la importancia que tiene el efectivo al ser el dinero que mantienen las instituciones en sus dos principales cuentas como son CAJA (El efectivo que reposa dentro de la empresa ye s requerido para su movimiento constante) y BANCOS (puede representarse como depósito bancario para almacenar su efectivo dentro de la institución bancaria preferida). Las medidas de control interno que se toma con estas dos cuentas son fundamentales para reducir errores, robos, pérdidas o cualquier factor que altere en forma negativa la producción de nuestro efectivo. “El control se ha concedido como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes una vez que han sucedido” 1 El efectivo es crucial para el normal funcionamiento de una empresa, es por ello que se utilizan
diferentes
herramientas
para
toda una serie de medidas administrativas, para
lograr
controlarlo
Comprende
que ciertas operaciones sean
ejecutadas por dos o más personas,con el deliberado propósito de evitar errores, dificu ltar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo. En principio, es relativamente fácil en conjunto con otra persona, quien lo controle, ya es más difícil; haciéndose
más remota la posibilidad,
cuanto mayor es el número de personas involucradas. Siendo el efectivo unos de los bienes que se presta más al fraude por el hecho de servir como instrumento de cambio para satisfacción dela mayoría de las necesidades es indiscutible que atrae como un imán
las
intenciones
de quienes seencargan de su manejo y carecen de suficiente escrúpulo De allí que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garantizar su estricto control. En general, hay tres principios básicos a observarse, para lograr el control del efectivo en nuestro mundo empresarial para es menester, saber: 1) Efectuar TODOS los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.
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2) Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo. 3) Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad. CAJERO llevará el libro de "ingresos y egresos de caja", y conservará 1.ElBrito, José A.sólo (1992). solamente una COPIA de cada comprobante; enviando los originales al departamento de Contabilidad. Depositará en el banco TODOS los ingresos de efectivo, INTEGROS, lo antes posible, y mantendrá TODOS sus REGISTROS al día, en todo momento. Antes de finalizar cada jornada diaria, redactará un COMPROBANTE DE DEPOSITO bancario, por el total de los ingresos de última hora para depositarlos, el día hábil siguiente. A fin de hacer más riguroso el control, se puede hacer una cuenta-puente transitoria de "FONDOS POR DEPOSITAR"; la cual se debitará con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y se acreditara con los importes de los depósitos bancarios que se efectúen. Lógicamente, el saldo de esta cuenta ha de ser siempre CERO o, si acaso, igual al importe de los últimos ingresos del día; los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depósito YA ha sido redactada por el cajero, por ese mismo monto. Por último, el cajero no ha de tener ACCESO a la correspondencia de los clientes y los proveedores de la empresa, ni a los libros de Contabilidad. “El medio más común de intercambio y la mayoría de las operaciones repercuten definitivamente en el efectivo, por ser papel moneda y monedas, cheques, giros postales, y el dinero guardado en las cuentas bancarias.” 2 LA CENTRIFUGA O "FILTRACIONES" Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una sucesión de robos sistemáticos, los cuales se van tapando unos con otros. EL ARQUEO DE CAJA Es una inspección ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de TODO el dinero, en monedas, billetes y cheques; así como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se compara el total con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad. En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba llevar una cuenta de ingresos (o de gastos) eventuales, para las diferencias observadas en los arqueos de Caja. Hoy día, tal proceder está en desuso. Los faltantes de Caja tienen que ser aportados por el Cajero, o por la compañía de seguros, si existe una póliza al efecto. . . .
De igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja serán pertenencia del Cajero, y por lo tanto, se los apropiará. En toda empresa el efectivo constituye el activo más líquido de la empresa. Es por eso que se debe realizar un control óptimo y eficaz para generar un desarrollo notorio. Este se define como: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos líquidos de la entidad empresarial .así como también Controlar el efectivo es saber valorar las 2. INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS. Normas de Información Financiera.
fuentes que han generado dicho ingresos, en el sentido que el efectivo es el medio por el cual la empresa puede obtener los bienes y servicios para su debida operatividad. Finalidades del control del efectivo. 1. Gestionar en base a prioridades su utilización, evitando ser mal invertido 2. Planificar su utilización en función de la actividad de la empresa y establecer mecanismos de control que prevengan el robo o mal manejo de dicho efectivo. El control y manejo del efectivo es un tema muy delicado cuando la empresa comienza a tener cierto volumen de actividad y se debe de tener muy en cuenta como se genera el ingreso de efectivo, los desembolsos a efectuar y su respectiva custodia. Un adecuado control interno de efectivo implica tener separado totalmente el registro de los ingresos y egresos del negocio. Es de mencionar que el manejo de efectivo, es de vital importancia para tener una adecuada liquidez del negocio, lo cual permite tener una operatividad razonable. En principio, el efectivo estará siempre conformado por el dinero, constante y sonante, y por el "cuasidinero"; es decir, por las cuentas bancarias, y se clasificará como Activo Circulante, de primero, por ser el más líquido. Existe un principio fundamental de "control interno del Efectivo", que exige que las funciones del manejo del mismo las realicen personas diferentes de las que se encargan de su registro. “Aquel que está constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación, tales como: cajas, billetes y monedas, depósitos bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.” 3 Este principio debe ser completado con el de la labor, que ejecuta una persona, sea formalmente verificada y controlada por otra persona. A éstas se les llama "Las reglas de oro del control interno del Efectivo"; absolutamente indispensable en toda empresa; debido al hecho de que el "Efectivo" es el bien que más "enemigos" tiene; ya que, por . . . 3. HORNGREN CHARLES T. Contabilidad P.309.
la razón indudable de su "poder liberatorio" de deudas y compromisos, atrae, como un imán, a los trabajadores de intenciones "no santas". En la actividad de cualquier empresa de negocios, las funciones de planificación, análisis y control financiero adquieren una importancia crucial, constituyéndose en elemento esencial para el éxito y la supervivencia de la entidad. Las últimas décadas han sido testigo de considerables cambios en el papel de la función financiera de la empresa, cuyo ámbito e implicaciones han sufrido un continuado proceso de transformación. Sin ninguna duda, existe una inevitable y valiosa interacción entre las decisiones de carácter financiero y el resto de las funciones y
actividades
empresariales: diseño e investigación de
productos
y/o
servicios, procedimientos y sistemas de fabricación, marketing, recursos humanos, análisis económico-financiero, definición de sistemas de comunicación, relaciones con el entorno. La gestión financiera está íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza en un alto grado la consecución de las metas fijadas por los creadores, responsables y ejecutores del plan financiero requiere de una interpretación amplia en torno a los elementos básicos que intervienen en este proceso de control del efectivo en las empresas para obtener un análisis amplio que de satisfacción y no se de irregularidades , por un lado se tiene que el control parte de un objetivo definido dentro de parámetros de alcance de logros, y por el otro, el control exige técnicas específicas para llevarlo a cabo de una manera efectiva dentro de un contexto organizacional concreto. Lo primero lo define un determinado marco de planificación y lo segundo la sistematización operativa del control para así aparte de un desarrollo se genere nuevas ideas de inversión y procesos de gestión empresarial. Los sistemas de control interno con frecuencia necesitan ser implantados o controlados con asistencia técnica externa o una evolución independiente. Constantemente, los miembros de los consejos de administración, así como los principales dirigentes conforme sus operaciones y sistemas, eleven el nivel de complejidad de sus organizaciones. Las organizaciones tienden evaluar sus resultados en términos de . . .
utilidad, pero otras organizaciones no utilitarias como hospitales, universidades o entidades gubernamentales, pueden establecer medidas igualmente útiles en sus unidades de servicios para alcanzar sus objetivos u otros medios no financieros. Todos los administradores necesitan determinar si sus estructuras organizacionales son sólidas y adecuadas para alcanzar los objetivos, los sistemas de control no reemplazan, si no que asisten, en la adecuación de la organización. El control interno, es un elemento que se basa en procedimientos y métodos adoptados, por una organización de manera coordinada para proteger sus recursos, promover la exactitud y confiabilidad de la información, su eficacia y eficiencia, así como para medir la validez de las operaciones. El control interno es un proceso diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos. Es un sistema conformado por un conjunto de procedimientos, interrelacionados para proteger los activos de la empresa. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio. Un control interno es eficiente cuando muestra el origen del dinero de la compañía, como se gasta y el saldo de efectivo actual. Para asegurar la exactitud de los saldos, tanto en libros como en el banco, es necesario llevar a cabo una conciliación bancaria, que es una técnica que explica las razones de las diferencias entre los registros contables de la cuneta
de
bancos
con
el
estado
de
cuenta.
CONCLUSIÓN Con este trabajo he llegado a la conclusión personal que en la actualidad muchas personas desconocen las ventajas y desventajas que tiene el control interno del efectivo en la empresa es por eso que al momento de tomar decisiones ya sean individuales o colectivas, únicamente utilizan el balance de situación general final permitido saber con cuanto de utilidad o perdida esta la empresa. Para ellos debemos de tener en cuenta la ética profesional para llevar un buen control del efectivo en diversas entidades ya sean públicas o privadas la misma que mejorara la interrelación personal y profesional generando un cambio notorio y efectivo no solo para la empresa sino para socios y demás colaboradores La falta de aplicación del control
del Efectivo en algunas
empresas puede crear desventajas, restando competitividad con relación a otras empresas que sí lo aplican, debido a que dicho análisis permite ver con claridad y certeza la utilización del efectivo, cuánto ingresa y cuánto se utiliza y evaluar qué tipo . . .
de actividad es la que genera mayor fuente de ingreso a la empresa. Es por ello que se dice que es una herramienta fundamental
para que no existan anomalías en
los
procesos contables. Co un buen control del efectivo la empresa podrá desarrollar sus actividades con eficacia y eficiencia la empresas logra sus objetivos al desarrollar planes estratégicos e implementar sistemas de control para garantizar que sus operaciones se lleven a cabo según una buena planificación.
BIBLIOGRAFÍA Brito, José A. (1992). Contabilidad Básica e Intermedia Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo, Valencia, Venezuela. Catacora C INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS A.C., Normas de Información Financiera, Editorial IMPC A.C., Segunda edición, 281 p., México D.F. 2007. T. HORNGREN Charles, T. Harrison Walter, A. Robison Michael, Contabilidad, Prentice-Hall Hispanoamerica S.A. de C.V. Tercera edición.309 p. México D.F. 1997 http://contadorpublico81.blogspot.com/2013/02/el-control-del-efectivo-el-efectivo.html http://www.facilcontabilidad.com/enfoques-de-control-del-flujo-del-efectivo/
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