Lvis maailma 2/2014

LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 2/2014

Kelosähkö

Täydellinen ohjelmapaketti TT-Sähköpalvelu

Aika kentällä on kotiinpäin Ilmoitusvelvollisuus

Automatisoi raportointi

Kun Lahden LVI-Tarvike perustettiin,

ADMINET OLI YKKÖSASIA

sisältö pääkirjoitus

3

tt-sähköpalvelu oy

14

kelosähkö oy

4

sähköiset työmääräimet

16

ilmoitusvelvollisuus

7

käyttäjävinkki

18

lahden lvi-tarvike oy

10

mitä kuuluu?

19

etäkoulutus

12

1.7.2014 – Muutoksia ja muuttunutta tulkintaa Yksi täydellinen ohjelmapaketti Automatisoitu raportointi Adminetillä Adminet oli ykkösasia

Teho-opastusta Adminetin käyttöön

Kentällä vietetty aika on aina kotiinpäin Tehoa kentälle ja toimistoon

Helppo lomien hallinta Adminetin kalenterilla Yao Jiang

palveluksessanne

etunimi.sukunimi@admicom.fi

johto

koulutus ilkka uusi-maahi toimialajohtaja: rakennusala 040 511 0606

matti häll toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja 044 300 0092

asiakastuki

myynti antti noronen aluemyyntipäällikkö 044 715 0297

simo ratilainen aluemyyntipäällikkö 045 278 1733

minna korpela aluemyyntipäällikkö 045 67 43 573

ari aarniovuori projektipäällikkö 040 552 1249

hanne tiilikainen asiakastuki

piia juko asiakastuki: palkanlaskenta

tanja göllü asiakastuki: kirjanpito

ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: 044 433 3200 Kirjanpito: 044 433 3202 Palkanlaskenta: 044 433 3207

Tykkää meistä Facebookissa 2 | lvis-Maailma

anna-maija ijäs koulutuspäällikkö 044 091 5374

ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset 044 091 5375

sanni bomberg käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 059 1381

tero tykkyläinen käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 733 6820

ville tirkkonen käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3206

Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä www.admicom.fi

Pääkirjoitus

1.7.2014 – Muutoksia ja muuttunutta tulkintaa Rakentamista koskeva tiedonantovelvollisuus on nyt kaikkien mielessä.

Liitot, yrittäjäjärjestöt, verottaja, Kauppakamari ja monet muut toimijat järjestävät koulutuksia ja tiedotustilaisuuksia. Jo aivan alusta alkaen harmaan talouden torjuntaan liittyvää lakipakettia 2 on tulkittu kirjavasti ja usein väärin. Eikä uuden lakipaketin tulkinta ole helppoa vieläkään. Kentällä kuulee paljon väärää ja harhaanjohtavaa tietoa. Epäilen, että tilaisuus tekee… Monet hyötyvät kaupallisesti sekavasta tilanteesta.

Tilannetta ei helpota lainkaan, että vielä huhtikuussa 2014 moni keskeinen asia on oikeasti muuttunut. Ensin työntekijäliitot ilmoittavat, ettei kulunvalvontatietoja voi käyttää kellokortin tapaan palkan maksun perusteena sellaisenaan. Heti perään työnantajaliitot toteavat, että työehtosopimuksessa on selvästi sovittu, että kulunvalvontatietoa voidaan käyttää palkanmaksussa. Tosin tällöin yrityksessä on tehtävä paikallinen sopimus liukuvan työajan käytöstä. Niissä yrityksissä, joiden henkilökunnan määrä on säännöllisesti vähintään 30, on kulunvalvontaan liittyen järjestettävä YT-neuvottelu.

Edellä mainituista syistä kulunvalvonta ja palkanlaskenta ovat ainakin toistaiseksi toisistaan erillään Adminetissa. Toki palkanlaskennassa voidaan tarkastaa kulunvalvonnan tiedot. Tämän lehden ilmestyessä aikaa h-hetkeen on noin kuukausi. Mahdolliset YT-neuvottelut, paikallinen sopimus liukuvasta työajasta, paikallisen työntekijäliiton mukaan tulo…

Tarkennettavaa on vieläkin paljon.

Ja se toistaiseksi viimeisin muutos – AVI on muuttanut tulkintaansa.

Alussa selvästi vaadittiin reaaliaikaista tietoa siitä, ketkä ovat nyt työmaalla. Nyt riittää jo aiemmin käytössä ollut käytäntö, joka perustuu velvollisuuteen pitää luetteloa työmaalla työskentelevistä työntekijöistä (TTurvL 52b §). Tarvitseeko päätoteuttaja sitten lainkaan kulunvalvontaa? Vastaus on kyllä: verottajalle on ilmoitettava rakennustyömaalla raportoitavan kuukauden aikana työskennelleet.

Ja nyt tarkkana – teidän on toimittava. Toimikaa nyt! Varautukaa siihen, että joudutte käyttämään tilapäisratkaisuja. Tehkää päätös, joka ei lisää työmääräänne kohtuuttomasti.

Toinen tärkeä ohje – VALTTI-älykortti sisältää salattua tietoa. Vain sertifioidut laitteet ovat luotettavia. Jos aiot käyttää leimauslaitteita Adminetissä, vain testaamamme kombinaatio toimii varmasti.

ASIAKAS: Muista tilata rakennusalan tiedonantovelvollisuuden raportointiin Rakentamispalvelut-sovellus.

Lisätietoa saat Adminet-tukipyynnöllä.

Voitte palkata työmaille sihteerin, voitte venyttää omaa työpäiväänne, voitte olla raportoimatta ja koettaa onneanne sakkojen suhteen. Voitte myös tehdä valinnan, jossa automatisoitte raportoinnin. Kulunvalvonta voidaan toteuttaa älypuhelimella, työmaalle sijoitetulla tietokoneella tai VALTTI-älykorttia lukevalla leimauslaitteella. Kaikissa tapauksissa verottajan raportti muodostetaan ja lähetetään verottajalle Adminetissa automaattisesti. Kun kohteen tai työtilauksen/työtilausten tietoihin tallennetaan alihankkijoiden sopimukset, raportoi Adminet verottajalle automaattisesti 15.000 € ylittävien sopimusten tiedot ja toteutuneen laskutuksen. Automatisoitu raportointi edellyttää Adminet-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä.

Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja

lvis-Maailma

| 3

TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Kelosähkö

Kun Kelosähkö vaihtoi Adminettiin, saatiin käyttöön

YKSI TÄYDELLINEN

OHJELMAPAKETTI Kelosähkö Oy:n toiminta koki viime vuonna isoja muutoksia. Kasvava yritys siirtyi uusiin toimitiloihin, joissa on toimiston ja varaston lisäksi myös showroom ja myymälä. Lisäksi käyttöön otettiin Adminet, jolla vapautettiin aikaa toiminnan kehittämiseen.

Kelosähkö on Espoossa toimiva sähköasennusliike, joka tarjoaa sähkösuunnittelu- ja asennuspalveluita Uudellamaalla. Vuonna 1997 perustettu yritys työllistää 11 henkilöä. Sähköasennuksia tehdään kahdeksan henkilön voimin ja loput vastaavat sähkösuunnittelusta, työnjohdosta ja myymälästä.

Yritys tekee lähinnä laskutöitä yritysja yksityisasiakkaille sekä taloyhtiöille Kelosähkön toiminta koki viime vuonna isoja muutoksia, kun yritys siirtyi nykyaikaisiin toimitiloihin. Uusien toimitilojen yhteydessä toimii myös showroom ja myymälä, jossa on esillä kattava valikoima valaisimia ja sähkötarvikkeita. Muutokset olivat osa yrityksen tavoitetta kasvattaa toimintaansa. Tärkein tekijä kasvua haettaessa on toimiva toiminnanohjausjärjestelmä ja ammattitaitoinen henkilöstö.

– Meillä on osaava henkilöstö ja erit-

4 | lvis-Maailma

täin hyvä henki työyhteisössä. Monet ovat olleet talossa jo vuosia ja kaikilla on hyvä olla. Vaihtuvuus on pientä, lähinnä se tapahtuu eläkkeelle siirtymisten kautta, toimitusjohtaja Vesa Peltomaa kertoo.

Ammattitaitoinen henkilöstö on Kelosähkön kilpailuvaltti. Se näkyy asiakkaille ripeänä työskentelynä ja viimeisteltynä työnjälkenä. Osaamisen kehittämiseen panostetaankin yrityksessä jatkuvasti.

– Varmistamme jatkuvalla koulutuksella, että asentajamme ovat nyt ja tulevaisuudessa alan huippuosaajia.

Yksi selkeä kokonaisuus Kelosähkössä on haettu tukea kasvuun myös viime vuonna käyttöönotetusta Adminetistä.

– Ilman Adminettiä emme pystyisi kehittämään ja kasvattamaan toimintaa palkkaamatta uutta henkilökuntaa toimistoon.

Admicomin halu kehittää ohjelmistoa asiakkaan tarpeiden ja toimialan muutosten mukaan vakuutti. Päätöstä vauhditti myös ehjä ja kaikki tarpeet huomioiva kokonaisuus.

– Adminet on tosi hienosti mietit-

ty kokonaisuus: Yksi täydellinen ohjelmapaketti, jossa kertakirjautumisella pääsee tekemään kaiken. Useimmat ohjelmistot vaativat jopa usean päällekkäisen ohjelman käyttöä, jolloin asiakas joutuu tekemään aika paljon ylimääräistä työtä.

Kun päätös Adminettiin siirtymisestä oli tehty, perusajatus oli, että kaikki toiminnot hallittaisiin jatkossa Adminetillä.

– Admicomilla on ammattitaitoinen henkilöstö, joten käyttöönotto meni todella hyvin. Olen erittäin tyytyväinen siihen. Kun käyttöönotosta oli mennyt noin kaksi kuukautta, huomasimme, että hommahan toimii hienosti.

Kirjanpito helposti Kelosähköllä suurin kynnys ohjelman vaihtamiseen oli pitkä yhteistyö tilitoimiston kanssa, mutta vaihdoksella saavutettavat hyödyt olivat niin merkittävät, että tilitoimistosta päätettiin luopua.

– Se oli meille kaikkein vaikein asia päätöstä tehtäessä. Olimme tehneet noin 17 vuotta yhteistyötä osaavan tilitoimiston kanssa. Ei siinä kuitenkaan paljoa vaihtoehtoja jäänyt. Kun mietti

Menestystarinat

”Aiemmat 17 vuotta olin viikonloput töissä hoitamassa laskutusta ja muuta paperihommaa, joihin päivän työtunnit eivät riittäneet.”

- Vesa Peltomaa-

tilitoimiston kuukausikustannusta ja omaa ajankäyttöä, oli selvää, että vaihdos pitää tehdä.

Adminetin myötä kirjanpito saatiin sähköiseen muotoon, joten enää ei tarvitse kerätä mappiin kirjanpitoaineistoa tilitoimistoa varten. Adminetissä kirjanpitoaineisto muodostuu automaattisesti.

– Joskus mietin, mitä kirjanpitäjä tilitoimistossa oikein tekee: kirjailee asioita käsin, kyselee kuittien perään ja tekee tilinpäätöksen. Varmaan 90 % laskutuksesta menee käsin tehtäviin kirjauksiin.

Peltomaa halusi testata, voiko kirjanpidon hoitaminen todella olla niin helppoa, että sen pystyy tekemään omien töidensä ohessa ilman alan koulutusta – ja helpostihan se onnistui.

– Otin aluksi kirjanpidon omaan haltuun ilman minkäänlaista aiempaa kokemusta, koska halusin kokeilla, onnistuuko se tosiaan tällaiselta teknisen alan ihmiseltä. Homma toimi hienosti.

Töiden hallinta sähköiseksi Kelosähkön arjessa ohjelmiston vaihdos näkyy ennen kaikkea sujuvammassa työtilausten hallinnassa, kun

kaikki hoidetaan sähköisesti. Vielä vuosi sitten tilauksista tulostettiin asentajille työmääräimet ja ne laitettiin toimistolla oleviin työntekijöiden lokeroihin. Nykyään kaikilla asentajilla on käytössään tabletit, joilla tilaukseen liittyvät tiedot käsitellään ja työnavauksen Adminettiin voi tehdä vaikka toiselta puolelta maapalloa käymättä toimistolla.

– Asentajat suhtautuivat muutokseen erittäin hyvin, se oli ihan käsittämätön juttu. Oli kavereita, jotka eivät olleet juurikaan käyttäneet tietokonetta ja he omaksuivat Adminetin käytön todella hyvin. Työtilauksia hallitaan muun muassa myymälästä käsin muiden töiden ohessa. Asentajat kirjaavat työmaalla työt ja tarvikkeet. Kun työ on tehty, asentaja kuittaa sen valmiiksi, työnjohto tai myymälätoiminnasta vastaava henkilö tekee pikatarkistuksen ja laittaa laskun sähköisesti eteenpäin.

– On äärettömän hyvä, että työtilaukselle voi lisätä liitteitä, jotta asentaja näkee kentällä sähköpiirustukset ja muut. Olin tässä eräänä päivänä tulostamassa asentajalle monisivuista tiedostoa mukaan työmaalle, kun hän kysyi, miksi en laita sitä Adminettiin.

Niin tosiaan – ja kyseessä oli yksi van-

himmista asentajistamme. Tämä kertoo varmaan aika hyvin, kuinka hienosti työntekijämme ovat sisäistäneet uuden toimintatavan. >> Aiemmin töiden ja tavaramenekin seuranta vaati useita työvaiheita.

Asentajat täyttivät tunnit Excelissä ja toimistolla tiedot syötettiin palkanlaskentaohjelmaan, tulostettiin tilinauhat ja maksettiin palkat pankkiohjelmalla.

Peltomaan mielestä palkkahallinto Adminetillä on helppoa, joten hän on pitänyt palkanlaskennan omissa käsissä.

– No joo, eihän siinä mitään tekemistä ole, kun tunnit menevät kertasyötöllä laskutukseen ja palkanlaskentaan. Jos työtilauksiin jää merkkaamatta tunteja, silloin ne eivät siirry palkanlaskentaakaan. Palkanlaskija vilkaisee, että tunnit ovat oikein ja kuittaa palkat helposti maksuun. Palkkanauhatkin menevät sähköpostilla. Aiemmin työmaapapereita saattoi jäädä johonkin lojumaan, joten töitä ja tarvikkeita jäi laskuttamatta. Nyt tavaroidenkin laskutus on varmistettu, kun ne kirjataan suoraan työtilaukselle.

Jatkuu seuraavalla sivulla >>

lvis-Maailma

| 5

Myymälän ja showroomin toiminnasta vastaava Sari Vataja hoitaa päätöidensä lomassa myös työtilausten hallinnan. Sarilla on kokemusta muistakin toiminnanohjausratkaisuista ja Adminettiä hän pitää selkeänä:

”Aiempaan verrattuna Adminetin käyttö on yhtä juhlaa. Ilman sitä rutiinien pyörittäminen olisi huomattavasti työläämpää.”

Huomattavaa ajansäästöä Kelosähkössä isoin muutos on kokonaistoiminnan selkiytyminen, kun kaikki toiminnot pyörivät yhdessä järjestelmässä. Yksinkertaisempi toimintatapa on tuonut merkittävää ajansäästöä.

– Minulta säästyy omaa työaikaa useita tunteja päivässä, kun turhat rutiinit ovat poistuneet ja myös muut pystyvät hoitamaan samoja asioita omien töidensä ohessa. Ennen saatoin itse vastaanottaa kuukausittain noin 300 työtilausta, joista tulostin työmääräimet ja hoidin laskutuksen. Jonkin verran käsiteltiin myös paperisia ostolaskuja. Se oli sitten viikonloppuhommaa, kun ostolaskuja skannattiin.

Vihdoin Peltomaa ehtii myös kehittää yritystä, kun aika ei mene rutiineiden pyörittämiseen.

– Aiemmat 17 vuotta olin viikonloput töissä hoitamassa laskutusta ja muuta paperihommaa, joihin päivän työtunnit eivät riittäneet. Nyt en työskentele viikonloppuisin ja työpäivät ovat

6 | lvis-Maailma

normaalin pituisia, joten vapaa-aika on lisääntynyt paljon. Oman työaikani käytän nykyään yrityksen kehittämiseen ja olen työntekijöiden tukena aina tarvittaessa.

Adminet elää ja kehittyy

tä Adminet elää toimialan muutosten ja asiakkaiden tarpeiden mukaan. Olen toiminut alalla noin kolmekymmentä vuotta, joten kehitysideoita tulee paljon. Laitan ideoita Admicomin tuotekehitykseen ja yleensä seuraavan päivityksen yhteydessä ne on huomioitu. Kiva kun homma toimii sillä tavalla, koska yhteistyöllä saadaan paras lopputulos.

Olemme erittäin tyytyväisiä Adminetkäyttäjiä.

Adminetillä kasvavan yrityksen rutiinit pyörivät itsestään ja raporteista saadaan elintärkeää tietoa toiminnan kehittämiseen.

– Viikoittain sähköpostiin saapuvat automaattiraportit ovat minulle tärkein työkalu.

Voin katsoa, mihin suuntaan ollaan menossa ja tehdä tarvittaessa korjausliikkeitä. Mikä parasta, tilanteen näkee reaaliajassa.

– Selkeä Peltomaalle on tärkeää, – Ajans kokonaistoimin että käytössä oleva ohjelä misto kehittyy toimin– Sähkö ästö rutiineista ta ine taympäristön muuttuestyötilauk n kirjanpito ja sa ja huomioi asiakkaan tarpeet – Mahd set ollisuus – Hienoa nähdä, et-

S aav u t

kehittäm

et ut e d

iseen

kasvuun

ut :

ja

Sovellusuutiset

Rakennusalan tiedonantovelvollisuus alkaa 1.7.2014 . Adminetin ratkaisu on

AUTOMATISOITU RAPORTOINTI Adminet hoitaa raportoinnin verottajalle automatisoidusti annettujen työmaa- ja työntekijätietojen mukaan.

Sopimus- ja laskutustiedot siirtyvät raportille urakkatietojen ja toteutuneen laskutuksen perusteella, työntekijätiedot kulunvalvonnasta.

Raportointikauden lopussa Adminet muodostaa raportin yrityksen roolin mukaisin tiedoin ja lähettää sen hyväksymisen jälkeen verottajalle.

Ei tallentamista ja raporttien koostamista käsin Kun perustiedot ovat ajantasalla, kuukausittain käsin tehtävälle tallennustai raportointityölle ei ole tarvetta.

Adminet kerää raportointiin vaadittavat tiedot eri lähteistä, koostaa raportit ja toimittaa ne verottajalle automatisoidusti. Ennen lähetystä raportti tulee vastuuhenkilön tarkastettavaksi, jolloin tietoja voi vielä muokata.

Ulkoiset käyttäjät

Roolin määrittäminen

Adminet-käyttäjä voi myöntää rajattuja käyttöoikeuksia ulkopuolisille käyttäjille, joten käsin tehtävää tietojen syöttämistä tai raportointia ei tule näiltäkään osin. Käyttäjä lähettää tunnukset tietosuojatulla sähköpostiviestillä. Automaatti muodostaa henkilökohtaisen tunnuksen ja salasanan.

Ulkopuoliselle käyttäjälle myönnettäviä rooleja ovat alihankkija tai valvoja. Valvojalla on oikeus tarkastella tietoja työmaista, mutta hän ei voi muokata niitä. Alihankkija puolestaan voi lisätä ja muokata urakka- ja työntekijätietoja omien työmaidensa osalta.

Kun aliurakoitsijan työntekijätiedot on kerran tallennettu, ne pysyvät tallessa myös jatkoa varten.

Adminetistä on yhteys Suomen Tilaajavastuun tietokoantaan, joten ennen yhteistyön aloittamista voidaan tarkistaa, ovatko yhteistyökumppanin tilaajavastuutiedot kunnossa.

Projektin normaaleissa ylläpitotiedoissa on uusi Rakennustyömaa-välilehti, jossa ilmoitusvelvollisuuden raportointiin tarvittavat tiedot määritellään.

Kohteen lisäksi tiedot voidaan Adminetissä määritellä yksittäiselle työtilaukselle. Samalle rakennustyömaalle meneviä useita työtilauksia voidaan niputtaa. Ilmoitusvelvollisuuden raporttien ohjaus työtilausten kautta sopii erityisesti lasku- ja huoltotöille.

Asetuksissa voidaan määritellä, perustetaanko uuden kohteen tai työtilauksen yhteydessä aina myös uusi rakennustyömaa. Lisäksi voidaan määritellä oletusasetukset, millä roolilla yritys toimii rakennustyömaalla ja voiko käyttäjä muokata oletusasetuksia käyttöliittymässä.

JATKUU SEURAAVALLA SIVULLA >>

Oman yrityksen rooli työmaalla: päätoteuttaja vai tilaaja. Roolin määrittely on tärkeää, koska esimerkiksi päätoteuttajan ja aliurakoitsijan raportointivelvoitteet ovat erilaiset. Adminet kerää ja raportoi tiedot verottajalle kuukausittain valitun roolin mukaisesti.

Valinta raportointivelvollisuudesta. Adminet koostaa raportit, kun tämä on valittuna.

Raportit on toimitettava verottajalle myös silloin, kun alun perin alle 15 000 euron arvoiseksi arvioitu urakka ylittyy kesken projektin. Adminet koostaa raportit automaattisesti myös keskeneräisistä projekteista, kun valinta tiedonantovelvollisuudesta tehdään.

lvis-Maailma

| 7

Sovellusuutiset

Työmaatiedot

Työntekijätiedot

Työmaatietoihin täydennetään sellaista tietoa, joka on oleellista työmaahallinnan kannalta – muutenkin kuin tiedonantovelvollisuuden raportoinnissa. Annettujen tietojen pohjalta Adminet kerää raportoitavat asiat ja lähettää rapotin hyväksymisen jälkeen automaattiseti verottajalle.

Urakoitsijoiden perustiedot voi hakea Adminet-käyttäjille yhteisestä tietokannasta, josta löytyy yli 30 000 yrityksen tiedot. Adminet tarkistaa, ovatko valitun yrityksen tilaajavastuutiedot kunnossa. Lisäksi Adminetin asetuksissa voidaan määritellä alihankkijat, jotka lisätään automaattisesti tietyn tyyppiselle työmaalle.

Oman yrityksen työntekijät voidaan poimia henkilörekisteristä. Alihankkijat syöttävät omat työntekijänsä Adminettiin tietosuojatun yhteyden kautta. Tällä tavalla ne siirtyvät automaattisesti päätoteuttajan käyttöön kaikkine tarvittavine tietoineen. Adminet tarkistaa, että tiedot ovat ajantasaiset.

Yrityskohtaisissa asetuksissa voidaan määritellä, ketkä työntekijät Adminet lisää automaattisesti urakoille tai laskutöille.

Kulunvalvonta Päätoteuttajan on toimitettava verottajalle tieto raportointikauden aikana työmaalla työskennelleistä henkilöis-

tä. Adminetissä kulunvalvonta voidaan toteuttaa älykorttien lukijalaitteita hyödyntäen tai mobiilisovelluksella.

Sovellukset rekisteröivät kirjautumispaikan ja -ajan suoraan Adminettiin.

Mobiilisovelluksella työntekijä kirjaa saapuessaan itsensä työmaalle ja työpäivän jälkeen ulos. Sovellusta voi käyttää älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Sovellus hyödyntää GPS-paikannustietoja, joten kirjautumispaikka on aina tarkastettavissa.

Työmaille voidaan kirjautua myös lukijalaitteilla VALTTI-älykortilla tai muulla RFID-sirukortilla.

Kaikkien työntekijöiden ei välttämättä tarvitse käyttää sovellusta. Työmaalle voidaan määritellä kärkimies, joka kirjaa hänelle määritellyt työntekijät sisään työmaalle ja ulos päivän päätteeksi.

Raportoitavat tiedot Urakka- ja laskutustietojen osalta tiedonantovelvollisia ovat kaikki tilaajat. Tilaaja on myös jokainen pää-, sivu- tai aliurakoitsija, joka tilaa rakentamispalvelua toiselta alihankintana. Kukin tilaaja ilmoittaa kuukausittain työmaakohtaisesti kaikkien alihankkijoidensa sopimustiedot ja toteutuneen laskutuksen.

Työntekijätiedot ilmoittaa verottajalle vain päätoteuttaja. Päätoteuttaja ilmoittaa sekä omat että aliurakoitsijoiden työntekijät. Aliurakoitsijat ilmoittavat työntekijätiedot suoraan päätoteuttajalle.

KULUNVALVONTA MOBIILISOVELLUKSELLA TAI ÄLYKORTILLA

Jos työmaalle on määritelty kärkimies, hän voi valita sisään tai ulos kirjattavan henkilön pudotusvalikosta. Kirjausnäkymässä näkyvät kaikki työmaat, joihin valittu työntekijä on kiinnitetty.

8 | lvis-Maailma

Työntekijä kirjautuu sisään työmaalle linkkiä klikkaamalla ja vastaavasti ulos päivän päätteeksi.

Sovellusuutiset

Työmaatietoihin määritellään yrityksen roolin mukainen listaus aliurakoitsijoista ja sovitut urakkatiedot: Päätoteuttaja listaa koko alihankintaketjun, tilaaja (pääaliurakoitsija) omat alihankkijansa.

Työmaalle tulevat työntekijät voi poimia yrityksen henkilörekisteristä. Alihankkijat lisäävät itse omat työntekijänsä. Kun henkilön tiedot on kerran lisätty, ne säilyvät Adminetissä myös jatkoa varten.

Kortinlukijan tiedot siirtyvät Adminettiin, josta niitä voidaan tarkastella käytössä olevalla laitteella.

Adminetissä voidaaan tarkastella tällä hetkellä työmaalle kirjautuneena olevia työntekijöitä sekä kaikkia työntekijöitä, joilla on kulkuluvat työmaalle. lvis-Maailma

| 9

”Asiakaspalvelu on nopeutunut huomattavasti ja asiakkaat ovat tykänneet. Pystymme lennossa laittamaan ylös laskutusasiakkaan tuotteet, hänen tarvitsee hädin tuskin pysähtyä kassalla.”

- Arto Mansikka-

Kun Lahden LVI-Tarvike Oy perustettiin, Adminet oli

YKKÖSASIA Lahden LVI-Tarvikkeen toiminta on perustunut Adminetin hyödyntämiseen sen perustamisesta alkaen. Myymälän toiminta on saatu sujuvaksi Adminetin integroiduilla myymälätoiminnoilla ja toimintaa tukevalla kokonaispalvelulla.

Lahden LVI-Tarvike Oy on vuonna 2013 perustettu LVI-Tarvikkeiden erikoisliike, joka palvelee niin yksityisiä kuin yrityksiä vankalla asiantuntemuksella.

Myymälän tuotevalikoimassa on panostettu erityisesti LVI-tarvikkeisiin ja -varaosiin. Yrityksen historia juontaa juurensa vuoteen 1978, jolloin Lahden Putkihuolto perustettiin. Alussa yritys keskittyi asennustoimintaan, mutta pian avattiin myös myymälä asennustöitä tukemaan. Viime keväänä myymälä päätettiin eriyttää muusta toiminnasta ja Lahden LVI-Tarvike syntyi.

10 | lvis-Maailma

– Aiemmin toiminta oli vaikeampaa, kun kaikki tilaukset menivät päällekkäin ja asentajat soittelivat koko ajan. Nyt puhelin ei soi jatkuvasti ja minä voin keskittyä myyntityöhön paremmin, kertoo 15 vuotta yrityksen toiminnassa mukana ollut, Lahden LVI-Tarvikkeen toimitusjohtaja Arto Mansikka.

Arto Mansikka omistaa Lahden LVITarvikkeen kokonaan ja Putkihuollossa hän on edelleen osakkaana.

Adminettiä ollaan ottamassa käyttöön Putkihuollolla ja LVI-Tarvikkeella se on ollut käytössä toiminnan alusta alkaen. Aloitus sujuikin kivuttomasti, koska mitään historiatietoa ei tarvinnut käsitellä.

– Olihan käyttöönotossa paljon opeteltavaa, mutta kaikki loksahteli aika hyvin kohdilleen. Oikeastaan paremmin kuin odotin, ei siinä ollut mitään ongelmia. Adminettiin ei tarvinnut siirtää mitään muuta kuin asiakasrekisteri ja tuk-

kureiden tuoterekisterit, joten lähdimme liikkeelle puhtaalta pöydältä.

Helppo ostotilausprosessi Adminettiä hyödynnetään Lahden LVI-Tarvikkeella myymälän kokonaishallinnassa ostotoiminnasta myyntitapahtumiin. Ostoja tehtäessä Adminetin ajantasaisia tukkurihinnastoja hyödynnetään hintavertailuun.

– Teen koko ajan hintavertailua, lähes joka ostotilauksessa. Joissakin tuotteissa löytyy sellaisia eroja, että saattaa säästää ihan hyvinkin kun ei suin päin tilaa.

Varsinainen tuotteiden tilausprosessi on helpottunut. Ostotilauksia hallitaan Adminetissä sähköisesti ja valmis tilaus saadaan toimitettua tukkurille vaivattomasti.

– Meillä on jatkuvasti yksi tilaus au-

Menestystarinat

TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää

ki ja kun kassalla huomataan puutteita, tuotteet lisätään tilaukselle. Kun laittaa iltapäivällä tilauksen menemään, tavarat ovat aamulla valmiina. Tilanteen mukaan tavarat tilataan tukusta myymälään toimitettuna tai minä noudan ne.

Ajantasaisen hintavertailun lisäksi suurin muutos ostotoiminnassa on laskujen tarkastus ja kohdistaminen.

– Eniten on muuttunut laskujen tarkastus ja tavaran tulouttaminen. Se on tosi iso muutos ja helpotus aiempaan.

Laskut tulevat nopeasti ovt:nä ja sovitut hinnat pitävät paikkansa. On huomattava etu, että tilatut tavarat kirjautuvat automaattisesti varastoon ja lisäävät varastosaldoa.

Kokonaisvaltainen muutos myymälätoimintoihin

käteisasiakkaista ja sen perusteella tehtiin kassakirja erikseen. Siinä ei ollut minkäänlaista automatiikkaa, nyt näemme kaiken suoraan koneelta.

Parempaa asiakaspalvelua Lahden LVI-Tarvikkeen asiakkaista iso osa on ammattilaisia, joten myymälämyynnistä noin puolet on laskumyyntiä. Sekä lasku- että käteismyynnissä tuotteet luetaan kassaan viivakoodinlukijalla. Laskut lähtevät asiakkaille enimmäkseen samana päivänä, mutta toisinaan hyödynnetään koontilaskutusta.

– Meillä on sellainen käytäntö, että käymme aina päivän päätteeksi tai seuraavana päivänä laskumyynnit läpi ja lähetämme laskut. Asiakas voi myös hakea tarvikkeita ja palauttaa käyttämättä jääneet, jolloin pidämme tilausta auki ja laskutamme vasta toteutuneen käytön mukaan. Se on paljon helpompaa molemmille, kun ei tarvitse tehdä hyvityksiä.

– Jos on paljon pieniä ostoja, käytämme koontilaskutusta. Pääasiassa laskutamme ostot erikseen, koska se on niin vaivatonta. Laskut lähtevät automaattisesti sähköisenä, joten laskutus ei ole sellainen paperishow kuin ennen. Jos aiemmin tuli paljon pieniä laskuja, niin niitähän sitten kirottiin ja tehtiin paljon koontilaskuina.

Laskutuksen hoitaminen Adminetillä on helppoa, sillä oikea asiakas voidaan hakea ja valita nopealla hakutoiminnolla, minkä jälkeen tavarat kohdistuvat sähköiselle laskulle.

– Jos huoltoyhtiö hakee myymälästä tarvikkeita, laskulle merkitään oikea taloyhtiö ja lopullinen lasku lähtee isännöintitoimistoon. Ostotapahtuma siis hakeutuu automaattisesti oikealle taloyhtiölle.

Vaikka suurin osa Lahden LVI-Tarvikkeen asiakkaista on muita yrityksiä, asioi liikkeessä myös yksityishenkilöitä. Heidän ostoksensa hoidetaan käteismyynnillä, mutta tarvittaessa voidaan perustaa nopeasti myös uusi asiakkuus.

– Yksityishenkilöillekin

Myymälän osalta Mansikka toteaa, että ”puuhailut ovat vähentyneet ihan älyttömästi”. Suurena syynä tähän on kassatoimintojen integrointi yrityksen muuhun toimintaan, joten tiedot ovat luotettavia ja ajan tasalla.

– Jos asiakas tulee myymälään ja kysyy tuotteen hintaa, hänelle voi tehdä tarjouksen saman tien, koska koneen näyttämiin tietoihin voi luottaa. Myös myyntitoiminta on helpottunut aika paljon. Myyntihinnoissa on eroja, koska tukkurihinnastot ovat myynnin pohjana. Jos tuotteen ostohinnassa on lähes kahdenkymmenen euron ero, niin ei se ollenkaan istu asiakkaalle, että myyn tuotteen kalliimman hinnan mukaan.

Adminetillä pystyy katsomaan oikean myyntihinnan ja inhimillistämään hinnat asiakkaalle.

Myymälässä työskentelee Arton lisäksi vain yksi henkilö. Pienellä kokoonpanolla voidaan toimia joustavasti, joten esimerkiksi hinnoittelua ei tehdä Adminetin hinnoitteluohjauksilla, vaan sovitaan keskenään muun muassa kausituotteiden hinnat. Sen sijaan alennusryhmiä on määritelty asiakkaille sekä tuoteryhmittäin että asiakasryhmittäin.

– Esimerkiksi taloyhtiöille, huoltoliikkeille ja muille yrityksille on omat alennusryhmänsä. Alennusryhmien hallinta on aika yksinkertaista. Seuraavaksi olisi tarkoitus kokeilla alennuskampanjoiden toteuttamista Adminetillä.

Automatisoitujen toimintojen an- – Ajanta sainen h siosta myymälätoiminnoista on jää- – A in u t o m aattiset nasto nyt paljon manuaalista työtä pois. varastok Erityisesti kassakirjanpito on muuttunut.

– Integr irjaukset oit – Aiemmin kaikki laskettiin kä- – Nopea u myymäläsove sin. Ohjelmasta sai myyntiraportit ka ll

S aav u t

– Kaikki

et ut e d

ut :

us

ssaso yhdeltä vellus toimitta

jalta

voidaan perustaa asiakkuus saman tien, jos on vaikka joku remontti johon haetaan paljon tavaraa. Adminettiin voi nopeasti lisätä uuden asiakkaan ja tarkistaa luottotiedot, minkä jälkeen asiakas pystyy hakemaan tavaraa hyllystä ja palauttamaan ylimääräiset. Jos remonttiin hakee paljon tavaraa, niin eihän asiakas tiedä paljonko sitä lopulta menee. Sitten kun homma on valmis, laskutetaan toteutuneen tarvikekäytön mukaan. Pidemmissä remonteissa taas sovitaan koontilaskutus tietylle aikavälille.

Korttimaksut on integroitu Adminettiin ja myyntitapahtumien suoritukset kohdistuvat automaattisesti oikealle myyntitapahtumalle. Integrointi helpottaa myös asiakaspalvelua, jos asiakas palauttaa tuotteen.

– Jos tulee palautus, ei tarvitse pelata rahan kanssa. Järjestelmästä vaan haetaan myyntitapahtuman kuitti ja tehdään hyvitys, niin rahat menevät suoraan asiakkaan tilille.

Muuttuneet myymälätoiminnot näkyvät asiakkaille nopeutuneena palveluna, eikä se ole jäänyt huomaamatta.

– Asiakaspalvelu on nopeutunut huomattavasti ja asiakkaat ovat tykänneet hyvää. Pystymme esimerkiksi lennossa laittamaan ylös laskutusasiakkaan hakemat tuotteet, hänen tarvitsee hädin tuskin pysähtyä kassalla. Myös kortinlukulaite on nopeutunut. Asiakkaat kehuvat nopeaa palveluamme.

Hyötyä kokonaispalvelusta Adminetillä on saatu paljon helpotusta myymälän pyörittämiseen, kun toiminnot ovat automatisoituneet.

– Sen tiedän, että iso homma on jäänyt pois Adminetin myötä, varmaan päivän verran viikossa. Ei me kahdestaan tässä pärjättäisi, jos ei olisi Adminettiä.

Siihen oikeastaan perustin koko homman alusta alkaen: Oli ihan ykkösasia, että otan tämän ohjelmiston käyttöön, kun pistin yrityksen pystyyn.

Merkittävä hyöty Adminetin hankkimisessa oli toimintojen keskittäminen yhdelle palveluntarjoajalle. Nyt esimerkiksi tilitoimisto on jäänyt välistä pois, kun myös kirjanpito ja palkanlaskenta tulevat Admicomin kautta.

– Tiesin, missä kaikessa pystyn Adminetillä säästämään ja ettei mitään tarvitse ulkoistaa, kun Admicomilta saa kokonaispalvelun. Se oli pääajatus, ettei tarvitse erillisiä palveluntarjoajia ja kaikki toiminnot vaikuttavat toisiinsa, kun ne on integroitu samaan järjestelmään. lvis-Maailma

| 11

TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää

ETÄKOULUTUS tarjoaa teho-opastusta Adminetin käyttöön

Adminet-koulutuksiin voi nyt osallistua vaivattomasti omalta työpisteeltä. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä uuteen tapaan kouluttautua ja pitävät etäkoulutusta tehokkaana tapana perehtyä ohjelmaan ja syventää osaamistaan.

Admicom on tarjonnut maaliskuusta alkaen asiakkailleen mahdollisuuden osallistua etäkoulutuksiin helposti omalta työpisteeltä käsin. Taustalla on halu tarjota asiakkaille mahdollisimman vaivaton ja kustannustehokas tapa ylläpitää ja syventää osaamistaan.

– Koulutuksen tarvetta on olemassa, joten halusimme madaltaa kynnystä osallistua. Etänä järjestettävät koulutukset ovat edullisia ja niin lyhytkestoisia, ettei osallistuminen vaadi paljon resursseja. Erityisesti kysyntää etäkoulutukselle on ollut käyttöönotoissa.

Kun asiakas oppii peruskäytön hyvissä ajoin, voidaan lähikoulutuksissa mennä syvemmälle sisältöön. Etäkoulutus tuo kustannustehoa asiakkaalle, kun sekä käyttöönoton että koulutuksen kuluja saadaan alas, taustoittaa Admicomin koulutuspäällikkö Anna-Maija Ijäs.

Etäkoulutuksia järjestetään erilaisista aiheista. Asiakas tarvitsee koulutuksen seuraamiseen vain tietokoneen ja internetyhteyden. Ennen koulutusta osallistujille lähetetään ennakkomateriaali koulutuksen sisällöstä.

– Riittää, että asiakkaalla on käytössään esimerkiksi kannettava tietokone.

Yhden koulutusten kesto on yhdestä kahteen tuntia, joten se ei sido pitkäksi 12 | lvis-Maailma

aikaa. Oppiminenkin on tehokkaampaa, kun asiat jaotellaan pienempiin palasiin. Asiakkaat ovat toivoneet, että koulutukset videoitaisiin ja niitä voisi käydä katsomassa silloin, kun itselle sopii. Tähän toiveeseen olemme vastaamassa parhaillaan.

Kahdenlaista etäkoulutusta Etäkoulutukset on jaettu peruskoulutuksiin ja asiantuntijakoulutuksiin. Peruskoulutukset on suunnattu ensisijaisesti käyttöönottovaiheessa oleville asiakkaille, mutta ne sopivat mainiosti myös uuden työntekijän perehdyttämiseen. Kesälomien alla sijaisten perehdyttäminen Adminetin saloihin onnistuu helposti etäkoulutuksen avulla.

– Peruskoulutukset ovat edullinen tapa saavuttaa osaamisen perustaso.

Kouluttautumista voidaan jatkaa yrityskohtaisella koulutuksella, joka voidaan järjestää etänä tai asiakkaan luona.

Asiantuntijakoulutukset ovat tiettyyn teemaan keskittyvää osaamisen syventämistä tai ajankohtaiseen muutokseen perehdyttämistä niille, joilla peruskäyttö on jo hallussa. Asiantuntijakoulutukset voivat olla esimerkiksi tarjouslaskennan tai kirjanpidon sy-

ventäviä koulutuksia.

– Kannattaa seurata aktiivisesti, onko omaan tarpeeseen koulutuksia tarjolla. Otamme mielellämme toiveita vastaan ja ne huomioidaan koulutuksia suunniteltaessa. Asiantuntijakoulutusten tavoitteena on, ettei oppiminen pääty käyttöönoton jälkeen, vaan asiakkaat oppivat jatkuvasti lisää. Tällä hetkellä tarjolla on paljon ilmoitusvelvollisuuteen liittyvää koulutusta sekä Adminetin käyttöön että itse asiaan liittyen.

Ilmoittautuminen etäkoulutuksiin on jatkuvasti käynnissä ja koulutussisältö päivittyy koko ajan. Linkki sivustolle löytyy Adminet Wikistä sekä Kuukauden - ja Viikon Vinkeistä. Niille, jotka haluavat jatkossakin asioida kasvotusten: Ei hätää, saat oman kouluttajasi paikan päälle aina tarvittaessa.

Asiakkailla hyviä kokemuksia Kevään aikana Adminetin käyttöönottaneet asiakkaat ovat käyneet peruskäytön koulutukset etänä ja kokemukset ovat olleet hyviä. TM-Sähköpalvelu on aloittanut Adminetin käytön huhtikuun alussa. Kaikki peruskoulutukset on suoritettu etänä.

– Aika hyviä ja tehokkaita koulutuk-

Sovellusuutiset Ajankohtaista

”Asiakkaat ovat toivoneet, että koulutukset videoitaisiin ja niitä voisi käydä katsomassa silloin, kun itselle sopii. Tähän toiveeseen olemme vastaamassa parhaillaan.”

- Anna-Maija Ijäs-

set ovat olleet. Kouluttajat ovat hyviä eivätkä oleta, että asiakas tietää jotain valmiiksi. Asiat kerrotaan juurta jaksain ja tärkeimmät toiminnot toistetaan useampaan kertaan, kertoo toimitusjohtaja Toni Mönkkönen.

Etäkoulutuksella on päästy niin hyvin kärrylle Adminetin käytöstä, ettei lähikoulutusta aiota ottaa lainkaan.

– Minulle ainakin etäkoulutus käy paremmin, kun pystyy keskittymään ja näytöltä näkee koko ajan, mitä tapahtuu. Jos esimerkiksi ryhmäkoulutusta järjestetään sillä tavalla, että koulutettavat ovat samassa tilassa, siinä tahtoo huomio herpaantua muihin asioihin, Mönkkönen jatkaa.

Myös Oy Yleiskylmä Findri Ltd aloitti Adminetin käytön huhtikuun alussa ja peruskäyttö on opiskeltu etänä.

– Vaikka koulutuksissa tulee paljon tietoa lyhyessä ajassa, minulle ne ovat toimineet hyvin. Mielestäni on hyvä, että näkee omalta näytöltä mitä tapahtuu ja kouluttaja kertoo samalla toiminnoista.

Kun olen koneen ääressä seuraamassa koulutusta, voin myös kokeilla toimintoja omassa ohjelmassa. Sillä tavalla ne jäävät paremmin mieleen. Luulen, että etäkoulutus on oikea tapa perehdyttää, toteaa toimitusjohtaja Jarno Harju.

LVI ja Rakennus Vuorenmaallakin

Adminetin saloihin on perehdytty etänä, mutta yrityksessä halutaan rinnalle myös henkilökohtaista koulutusta.

– Hyvät kokemukset peruskoulutuksista jäi ja järjestelmä käytiin hyvin läpi.

Itse olin samaan aikaan toisella näytöllä omassa ympäristössä, jotta oppisin tehokkaammin. Etäkoulutus on perusasioissa riittävää, mutta kun mennään pintaa syvemmälle, haluan henkilökohtaista koulutusta. Esimerkiksi urakkalaskentaa kävimme toimistollamme läpi kouluttajan kanssa, toimitusjohtaja Jarno Vuorenmaa kertoo.

Uutta myös kokeneelle Etäkoulutuksilla halutaan tarjota matalankynnyksen osallistumista ja osaamisen syventämistä myös niille, jotka ovat käyttäneet Adminettiä jo pidemmän aikaa. NewLiner Oy:llä on pian kolme vuotta Adminetin käyttökokemusta takana, mutta etäkoulutusmahdollisuuteen on tartuttu innokkaasti.

– Vähän jännityksellä odotin koulutusta, kun en ole maailman teknisin ihminen, mutta osallistuminen on tehty tosi helpoksi, tarvitaan vain tietokone ja toimiva nettiyhteys. Ennen koulutuksen alkamista tuli muistutus ja linkki, josta

koulutukseen pääsi kirjautumaan ja loppu hoituikin kouluttajan toimesta, talousvastaava Anu Keskilä kertoo.

Turussa toimivalle NewLinerille etäkoulutus mahdollistaa jatkuvan osaamisen ylläpitämisen, kun koulutusta varten ei tarvitse varata aikaa matkustamiseen.

– Etäkoulutus mahdollistaa helpon osallistumisen ilman matkustamista, eikä koulutus vie koko päivää. Osallistun jatkossakin mielelläni kaikkiin työtehtäviini liittyviin koulutuksiin, esimerkiksi nyt odotan verottajan ilmoitusvelvollisuuteen liittyviä koulutuksia. Olemme itse tehneet asiaan liittyen taustatyötä ja uskon Adminetin tukevan asiaa hyvin.

Keskilä pitää tärkeänä myös koulutusten edullista hinnoittelua. Kokenutkin käyttäjä tietää saavansa rahoilleen vastinetta, vaikka osa käsiteltävästä asiasta olisi jo entuudestaan tuttua.

– Koulutuksen hintataso on pidetty edullisena ja se on niin sanotusti täsmäkoulutusta, joka liittyy suoraan omiin työtehtäviin. Hinta ja sisältö kohtaavat vaikka olisi tuttuakin asiaa, sillä aina oppii jotain uutta. Etäkoulutus on mielestäni tätä päivää ja Admicomilta hyvä keino kouluttaa asiakkaitaan – olen tyytyväinen tähän mahdollisuuteen. lvis-Maailma

| 13

TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää

Kentällä vietetty aika on

AINA KOTIIN PÄIN TT-Sähköpalvelu Oy:ssä haluttiin eroon toimiston paperitöistä ja tietojen siirtämisestä paperilta sähköiseen muotoon. Adminetillä siirryttiin sähköiseen aikakauteen ja saatiin viikkotasolla useita tunteja lisää aikaa kentällä tehtävään työhön.

Teemu Koskelin ja Teuvo Blomberg perustivat sähkö- ja automaatioasennuksia tekevän TT-Sähköpalvelu Oy:n Kiuruvedelle vuonna 2009. Nykyään yrityksessä työskentelee omistajien lisäksi kaksi asentajaa.

Kiuruvesi pitää suomalaisten luut kunnossa, sillä kaupunki on Kokkolan jälkeen Suomen toiseksi suurin maidontuottaja. Vuodessa Kiuruvesi tuottaa yli 48 miljoonaa litraa maitoa lähes 170 tilan voimin. Ei siis ihme, että seudun maatalous on merkittävä työllistäjä myös TT-Sähköpalvelulle.

– Suurin osa töistä on tällä hetkellä jollain tavalla maatalouteen sidonnaisia ja töitä riittää hyvin. Käytännössä teemme tuntityönä kaikkea, mitä navetassa tulee vastaan: uusia kohteita, saneerausta, kunnossapitoa, ilmastointeja ja vikakeikkoja, Teemu Koskelin listaa.

Kaukana ovat ajat, kun pelloilla saattoi vielä nähdä heiniä seipäillä

Ad m

inet i

n ed – L as ku j e n ut : – A ja k ä s i t te l y st a r iipp ja p aik as ta – A j a u m a to n k äy t t ns ää ö s – T ie d o t s tö to i m i s t o tö i s ähk muo tä d os s ö i s e s s ä a 14 | lvis-Maailma

kuivumassa tai tilan laitumella vain muutamia lehmiä käyskentelemässä.

Suomen maatalous siirtyy jatkuvasti isompiin yksiköihin ja tekniikan kehitys on ollut huimaa ihan viime vuosinakin.

Tämä asettaa haasteensa myös maatilojen palveluntarjoajille. Pieni, ketterä ja palveleva toimija pärjää kilpailussa erinomaisesti.

– Meillä on pitkä kokemus teollisuuden sähköistyksistä ja pystymme vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin nopeasti. Jos maatilalla on vaikka iso karuselli jumissa, siellä ei pystytä lypsämään ollenkaan ennen korjausta, joten meidän on reagoitava nopeasti. Kun hoitaa hommansa hyvin, niin yleensä samalta maapaikalta saa töitä myös jatkossa.

Nopeiden vikakeikkojen osuus toiminnastamme on lähes kolmannes.

Käyttötarkoitukseen sopiva ohjelma Kun TT-Sähköpalvelu viitisen vuotta sitten käynnisteli toimintaansa, oli selvää, että sujuvaan toiminnanohjaukseen haluttiin panostaa. Alussa ei vaan osattu ennakoida tulevia tarpeita ja valittiin ratkaisu, jota ei ollut räätälöity alan tarpeisiin.

– Silloinen ohjelma otettiin aloitettaessa käyttöön tuosta vaan, eikä ollut ymmärrystä, millaisia ominaisuuksia pitäisi hakea. Sen jälkeen kun oli jokunen vuosi käytetty, alettiin huomata, ettei

homma pyöri näin. Ei ohjelmassa sinänsä mitään vikaa ollut, mutta se ei vaan sopinut meidän käyttötarkoituksiin.

Paremmin tarpeita vastaavista ratkaisuista alettiin etsiä aktiivisesti tietoa ja eri ohjelmistoja vertailtiin. Lopulta Adminetin kokonaisuus vakuutti ja ohjelmaa vaihdettiin pari vuotta sitten.

– Adminet oli kokonaisuutena paras ja vaikutti toimivalta myös testitunnuksilla kokeiltaessa, joten siihen päädyttiin.

Isoimmat ongelmat edellisen ohjelman kanssa olivat, että tunti- ja tarvikelistat joutui kirjaamaan ohjelmaan käsin ja sitä pääsi käyttämään vain tietyltä koneelta. Adminetillä noista ongelmista päästiin eroon.

Adminetin käyttö lähti pyörimään alusta alkaen sujuvasti, vaikka jälkeenpäin ajateltuna yrityksessä tehtäisiin jotain toisinkin.

– Silloin mietittiin, ettei me koulutusta tarvita, mutta ehdottomasti helpommalla olisi päässyt jos olisi ottanut.

Perustoiminnot saatiin pyörimään, siinä ei mitään ongelmaa, mutta sitten niitä pieniä juttuja: miten jotain asiaa korjataan ja miten se saadaan tehtyä mahdollisimman helposti. Tänä päivänä ilman muuta ottaisin koulutusta.

Kokemuksesta viisastuneena yrityksessä aiotaankin jatkossa panostaa lisää koulutukseen. Koko henkilöstöltä kerätään koulutustarpeita ja Admicomin kouluttaja pyydetään paikanpäälle opastamaan ohjelman tehokkaampaan käyttöön. Tarkoitus on viilata

Menestystarinat ”Ennen tunti- ja tarvikelistat joutui kirjaamaan ohjelmaan käsin ja sitä pääsi käyttämään vain tietyltä koneelta. Adminetillä noista ongelmista päästiin eroon.”

-Teemu Koskelin-

toimivaksi juuri ne pienet asiat, joilla pitkässä juoksussa saadaan toimintaan lisää sujuvuutta.

Mahdollisimman vähän toimistolla Pienessä yrityksessä on oleellista, että yrittäjät pystyvät viettämään suurimman osan ajastaan työmaalla. Tähän on pyritty jatkuvasti myös TT-Sähköpalvelussa.

– Mahdollisimman vähän pyritään olemaan toimistolla, välillä on onnistuttu huonosti ja välillä paremmin.

Adminet on tuonut helpotusta toimiston paperitöihin monella saralla.

Aiemmin kaikkien laskujen käsittely tapahtui paperisena eivätkä tukkuostot kohdistuneet automaattisesti.

– Sehän on muuttunut valtavasti.

Helpotusta on tuonut varsinkin se, että tukuilta voidaan tilata tavarat suoraan kohteelle eikä niitä tarvitse jälkeenpäin käsin kohdistaa. Aikaisemmin kaikki tuli paperilaskuilla, minä syötin tiedot käsin ohjelmaan ja sitten tein tilitoimistolle niistä mapit. Nyt suurin osa laskuista tulee jo sähköisesti. Myyntilaskujakaan ei tarvitse enää liimailla ja postittaa hirveää pinoa.

Kun Adminet otettiin käyttöön, myös kirjanpito ja palkanlaskenta siirtyivät Admicomille. Aiemmin Teemu oli käsitellyt kirjanpitoaineiston ja ajanut sen tilitoimistoon naapuripitäjään.

– Tämä oli meille helpoin ratkaisu ja saatiin kaikki yhteen pakettiin, joten hävisi turha paperinpyörittely ja ajelu myös näiltä osin. Kun kerran kaikki tiedot ovat tuolla järjestelmässä, niin ne menevät sitä kautta loppuun asti.

aatteessa tarvitse tehdä lainkaan työmaalta, koska Adminetissä ne siirtyvät tilaukselle ostolaskun saapuessa. Siinä vaan pitää muistaa poistaa ylimääräiset jos kaikki tilatut tarvikkeen eivät menekään.

Kirjaukset jo työmaalla

Enemmän tehoja irti

Tarvetta toimistolla pyörimiseen on vähentänyt myös se, että töiden ja tarvikkeiden kirjaukset hoidetaan nykyään kentältä. Asentajilla on käytössään tabletit, joilla kirjaukset tehdään.

Aiemmin tunti- ja tarvikelistat tulivat paperisena toimistolle.

– Minä sitten toimistolla pläräsin sähkönumerot ja kirjasin ne ohjelmaan sekä käsittelin tuntikortit. Nyt tavarat kirjataan suoraan työmaalta ja ostot kohdistuvat automaattisesti, joten työmäärä vähenee siinäkin.

Koskelin toivoisi, että myös sähköalan tukkureilta saataisiin tilatuista tarvikkeista sähköiset lähetteet samantien, jotta tarvikkeet näkyisivät kiireisissäkin työtilauksissa jo asentajan ollessa työmaalla. Nyt tukusta saapuu lasku vasta tilausta seuraavana päivänä, joten tuplakirjausten välttämisessä pitää olla tarkkana.

– Kaikista helpointa olisi, jos tarvikkeet siirtyisivät heti työtilaukselle ja asentaja pystyisi vaan palauttamaan ylimääräiset. Kun tarvikkeet on ostettu suoraan kohteelle, kirjauksia ei peri-

TT-Sähköpalvelussa on tarkoitus vähentää toimistolla vietettyä aikaa entisestään ja ottaa vielä enemmän tehoja irti Adminetistä.

– Adminetillä olemme säästäneet aikaa toimiston töistä useita tunteja viikossa, mutta joitain asioita muuttamalla saisimme vieläkin vähemmäksi konttorilla istumista. Aika huonosti siitä kukaan maksaa.

Ajansäästön lisäksi Adminettiä halutaan hyödyntää enemmän kannattavuuden seuraamisessa ja parantamisessa. Ohjelma antaa mahdollisuudet tarkkaan seurantaan, mutta kiireisessä arjessa aika ei tahdo riittää.

– Seuraan raportteja säännöllisen epäsäännöllisesti. Seuranta olisi tärkeää ihan jo sen takia, että pystyisi katsomaan tarkemmin kulueriä. Siellä on varmasti sellaisia ylimääräisiä kuluja, mitä ei ole joutanut katsomaan ja ne vaan roikkuvat matkassa. Vielä olisi otettavissa hyötyjä irti paremmalla seurannalla ja sitä myöten kustannusten karsimisella.

lvis-Maailma

| 15

Menestystarinat

Sähköiset työmääräimet tuovat tehoa

KENTÄLLE JA TOIMISTOON Adminetin työtilaussovellus tehostaa työskentelyä kentällä ja helpottaa siten myös toimistolla tehtäviä töitä. Koko työtilausprosessi hoituu alusta loppuun asti sähköisesti ja reaaliajassa.

Nettikäyttöisiä työkaluja voi käyttää tietokoneella, tabletilla tai kännykällä suoraan työmaalta.

Työtilausten hallinta Yrityksessä voidaan määritellä, kuka ottaa vastaan työtilauksia ja avaa niitä Adminettiin. Riippuen määritellyistä käyttöoikeuksista, asentajat voivat avata työtilauksia myös itse. Tämä sopii erityisen hyvin lyhyitä huoltokeikkoja tekeviin yrityksiin. Jos työtilaukset avataan toimistolla, ne voidaan kiinnittää suoraan valitun asentajan kalenteriin tai lisätä työpooliin, josta asentajat voivat itse poimia töitä. Asentajalle voi lähettää avoimesta työtilauksesta myös sähköpostin tai tekstiviestin.

Yritykseen voidaan tarvittaessa määritellä kärkimiehet, joilla on mahdollisuus syöttää myös muiden asentajien tapahtumia työtilausten kautta.

Kärkimiehelle tulee määritellä, keiden asentajientapahtumia hän voi tallentaa.

16 | lvis-Maailma

Töiden ja tarvikkeiden syöttäminen Asentaja voi raportoida työtilaukselle tunnit, kirjata käytetyt tarvikkeet sekä kuitata tilauksen valmiiksi. Keskeneräisen työn voi myös palauttaa takaisin työpooliin.

Tarvikkeita voi lisätä tilaukselle omasta hinnastosta, josta löytyy listattuna pelkästään yrityksen käyttämät tuotteet. Adminetin hakukentissä on käytössä ennakoiva syöttö, jolla tuotteita voidaan hakea helposti esimerkiksi nimen tai koodin osalla. Jos tuotteita tilataan tukusta, kohdistuvat ostot automaattisesti työtilaukselle ostolaskun saapuessa.

Työtunnit, matkat sekä ruoka- ja päivärahat voidaan kirjata tilaukselle mobiililaitteilla. Tiedot siirtyvät automaattisesti asentajan tuntikortille, joten sitä ei tarvitse erikseen täyttää.

Tallennettaessa tunteja työtilaukselle, ne voidaan samalla myös määritellä laskutettavaksi asiakkaalta.

Myös urakoiden lisä- ja muutostyöt voidaan kirjata työtilausten kautta.

Näin tehdyt työt ovat automaattisesti tallessa järjestelmässä, eivätkä jää laskuttamatta tilaajalta.

Laajasti hyötyä Asentajien hallitessa työtilauksia suoraan nettikäyttöisellä työtilaussovelluksella, säästyy työnjohdon, asentajien, palkanlaskijan ja laskuttajan aikaa sekä kustannuksia turhista kilometreistä ja päällekkäisestä työstä. Asentajat pystyvät ottamaan enemmän vastuuta omista töistään, eikä työmaalla tarvitse enää raapustella lappusia ja huolehtia niitä toimistolle.

Työn valmistuttua asentaja voi poimia työmaalla seuraavan työn suoraan näytöltä. Konttorilla ei tarvitse poiketa.

Työnjohtaja voi priorisoinnilla vaikuttaa, missä järjestyksessä tai mitä tilausta asentaja hoitaa. Tuntien kirjaus kentällä kirjaa tiedot samalla sekä tuntikortille että laskutukseen. Myös käytetyt tavarat kirjautuvat laskutukseen.

Adminetin sähköinen työtilausten hallinta nopeuttaa rahankiertoa, kun turhia työvaiheita jää pois. Ennen kaikkea se varmistaa, ettei tunteja tai tarvikkeita jää kirjaamatta ja laskuttamatta asiakkaalta.

Valmiit työtilaukset löytyvät Adminetin arkistosta. Kohteen, tilauksen ja asiakkaan tiedot ovat dokumentteja sekä tarvike- ja työrivejä myöten nähtävissä vaivattomasti vuosienkin kuluttua.

Sovellusuutiset Menestystarinat

Työmaalla ollessaan asentaja voi vastaanottaa uusia työtilauksia myös työpoolista. Tarkemmat tiedot avautuvat klikkaamalla tilausta.

Tilauksia voi käsitellä millä tahansa mobiililaitteella.

Tilauksen valmistuttua asentaja täyttää tekemänsä tunnit, lisää käyttämänsä tarvikkeet ja merkitsee tarvittaessa täydentäviä tietoja. Työtunnit voidaan tallentaa samalla kertaa tuntikortille ja laskutukseen.

lvis lvis -Maailma -Maailma|

17 | 17

Käyttäjävinkki

Adminetin kalenteri:

HELPPO LOMIEN HALLINTA Adminet on tehnyt lomien hallinnan helpoksi. Työntekijät voivat ehdottaa loma-ajat ja syöttää muut poissaolot suoraan Adminetin sähköiseen kalenteriin. Esimiehen hyväksyttyä lomat, tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan ja näkyville yrityskalenteriin. Näin töiden suunnittelu helpottuu, kun yhdellä vilkaisulla näkee ketkä ovat käytettävissä ja ketkä lomalla.

Lomien syöttäminen Asentajat voivat itse tarkistaa lomaja pekkaskertymät Adminetistä aina halutessaan ja jättää lomaehdotuksia syöttämällä ne kalenteriin toivomalleen ajankohdalle.

Adminetissä kokonaiset lomaviikot merkitään aina maanantaista sunnuntaihin. Järjestelmä tarkistaa automaattisesti viikonloput ja arkipyhät, eikä näistä kulu lomapäiviä.

Työntekijän loma-anomus tulee esimiehelle hyväksyttäväksi. Esimiehen hyväksyessä loman, tieto on sa-

man tien palkanlaskennassa. Automatiikka osaa tehdä lomakäsittelyt oikealle palkkajaksolle.

Lomien suunnittelu Kalenteri on myös työkalu lomien suunnitteluun ja sijaisuuksien hallintaan. Esimies voi suunnitella loma-ajat ja määrittää lomailevalle työntekijälle sijaisen. Esimerkiksi hyväksymättömät ostolaskut siirtyvät tarkistettavaksi sijaiselle, jolloin mikään asia ei jää hoitamatta työntekijän poissaollessa.

Lomien hyväksynnän yhteydessä Adminet tarkistaa henkilön lomasaldot, jolloin lomia ei voida hyväksyä liikaa.

Kun loma hyväksytään, järjestelmä kirjaa automaattisesti lomapalkan palkanlaskentaan ja vastaavasti vähentää kuukausipalkkaa.

Kalenterinäkymästä esimies näkee nopeasti haluamaltaan aikaväliltä työntekijöiden lomat ja poissaolot sekä niiden syyt. Kaikki työntekijöiden lomat ja poissaolot löytyvät myös arkistosta.

Adminetin kalenterilla työntekijät voivat jättää lomaehdotuksia ja tarkistaa lomasaldonsa aina halutessaan.

18 | lvis-Maailma

Mitä kuuluu?

Mitä työnkuvaasi kuuluu?

Taloushallintoon liittyvät tehtävät, enimmäkseen kirjanpito.

Markku

Parasta työssäsi?

Mukavat työkaverit ja hyvä yhteistyö asiakkaiden kanssa.

Adminetin paras ominaisuus?

Sähköinen ja automatisoitu taloushallinto sekä projekti- ja materiaalihallinta.

Kuinka vietät vapaa-aikasi?

Harrastan lenkkeilyä ja sulkapallon pelaamista.

Uusin harrastukseni on polkupyöräily.

Elämänohjeesi?

Vaali sitä, mitä sinulla on tällä hetkellä

YAO JIANG KIRJANPITÄJÄ Yaon tavoitat numerosta 045 136 2426.

Admicom Oy on toiminnanohjauksen edelläkävijä Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Automatisoitujen toimintojen ajansäästö pk-yrityksessä on 1-2 henkilön työmäärä vuodessa.

Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat niin, että yrityksen päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, asiakasyrityksessä pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Pyrimme yhteistyössä asiakkaan kanssa löytämään parhaat ratkaisut tavoitteiden saavuttamiseksi.

Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin. Tuotekehitystiimimme koostuu Suomen kokeneimmista toiminnanohjausjärjestelmien kehittäjistä. Asiakkaidemme apuna ovat toimialaa tuntevat, tehokkaasti ja luotettavasti toimivat liiketoimintakonsultoinnin ja asiakastuen ammattilaiset.

Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 40100 Jyväskylä myynti@admicom.fi www.admicom.fi

lvis-Maailma

| 19

admicom oy väinönkatu 26 a 29

40100 jyväskylä

Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto • Ostolaskut • Myyntilaskut • Reaaliaikainen kirjanpito • Rahaliikenne Palkkahallinto • Palkanlaskenta • Tuntikortit • Matkalaskut • Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta • Ostotarpeet ja ostotilaukset • Myyntitilaukset • Myymälä • Varastonhallinta • Yleinen hinnasto • Viivakoodikeräily

Johdon työkalut • Automaattiraportit • Sisäinen laskenta • Dokumentinhallinta • Asiakkuudenhallinta • Kalenteri • Data-analysaattori • Asentaja-analyysi

Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan?

Projektinhallinta • Asentajanruutu + Asentajan Mobiili • Työtilausten laskutus • Tarjouslaskenta • Projektinhallinta • Projektinvalvonta • Yleinen hinnasto

Itä- ja Pohjois-Suomi 045 278 1733

Ota yhteyttä: Etelä- ja Länsi-Suomi: 044 715 0297

Keski-Suomi ja Pirkanmaa 045 674 3573

-kumppani tuloksen tekemiseen

-työkalut tuloksen tekoon

Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva

Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen

Ota yhteyttä – arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi | www.admicom.fi