Rakentamisen & talotekniikan
MAAILMA Admicomin asiakaslehti 2/2015
ADMINETIN 5 HYÖTYÄ DATA-ANALYSAATTORI SISÄISET VIESTIT
JOUPET OY
Kuinka pärjäisimme ilman Adminettiä?
HSK SÄHKÖ OY
Henkilöstö keskittyy kasvuun, arki pyörii Adminetillä
MUKANA AJASSA
sisältö pääkirjoitus
Ammattilaiselle ammattilaisen työvälineet
3
hsk sähkö oy
12
Henkilöstö keskittyy kasvuun, arki pyörii Adminetillä
rakmaster oy
4
data-analysaattori
15
sisäiset viestit
7
käyttäjävinkki
18
joupet oy
8
mitä kuuluu?
19
Haluaa pysyä mukana ajassa Yrityksesi ilmoitustaulu Kuinka pärjäisimme ilman Adminettiä?
adminetin 5 hyötyä
Adminetin keskeisimmät hyödyt asiakkaille
Työkalu tehokkaaseen seurantaan Ota käyttöösi toimittajien sopimushinnat Tanja Göllü
11
palveluksessanne
etunimi.sukunimi@admicom.fi
johto matti häll toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja 044 300 0092
ilkka uusi-maahi toimialajohtaja: rakennusala 040 511 0606
myynti, rakennusala
koulutus
ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: 044 433 3200 Kirjanpito: 044 433 3202 Palkanlaskenta: 044 433 3207
after sales -palvelu
anna-maija ijäs koulutuspäällikkö 044 433 3201
tuomas numminen Etelä-Suomi 044 535 2409
ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset 044 091 5375
sanni bomberg käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3203
matti ahonen Muu Suomi 044 3444 544
ari aarniovuori projektipäällikkö 040 552 1249
tero tykkyläinen käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3205
Muut yhteyshenkilöt löydät nettisivuiltamme.
Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä Pukinmäenaukio 2, 00720 Helsinki www.admicom.fi
2 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Admicom sosiaalisessa mediassa
Pääkirjoitus
Ammattilaisille ammattilaisten työvälineet Rakentamisessa ja talotekniikassa vaaditaan yhä enemmän tehokkuutta ja tuottavuutta. Arjen työvälineet kehittyvät jatkuvasti. Perinteisten työkaluvalmistajien rinnalla kehitystä tekevät nyt myös materiaalien ja tarvikkeiden toimittajat: Eristetoimittajalta saadaan käytännönläheisiä työvälineitä eristeiden leikkaamiseen, kipsilevyjen toimittajilla on omia ratkaisuja saumaamiseen, automatiikkaa ohjelmoidaan pitkälle optimoiduilla sovelluksilla, tukkurit kehittävät omia ratkaisujaan laajalla rintamalla. Tarjontaa on paljon, mutta sähköasentaja käyttää harvemmin putkipuolen työkaluja. Eikä mittakirvesmies suostuisi edes lainaamaan minun halpakaupan erikoishalpaa vasaraa, mutta tehostaako vasara muutenkaan enää kenenkään työtä? On siis keskityttävä omalle toimialalle kehitettyihin työvälineisiin ja löydettävä ne, jotka tarjoavat uusia mahdollisuuksia. Edistykselliset yritykset etsivät systemaattisesti tehokkuutta parantavia ratkaisuja. Jos aikoo pärjätä, on oltava tehokas. Jos aikoo pärjätä hyvin, on oltava vielä tehokkaampi. Mikäli yritys ei uudistu ja muutu, ei tulevaisuuden ennuste ole lupaava. Varsin päivänselvää – ammattilaisella on oltava ammattilaisen työvälineet. Siksi hieman ihmettelen, miksi johto hakee itselleen työvälineitä leipureiden ratkaisuista tai autokaupan osaajien työkalupakista. Rakentamisen projektienhallinta taloudellisen ohjauksen mielessä, aikataulujen hallinnan kannalta ja resurssien suunnittelun osalta on oma erityinen alueensa, johon vaaditaan omat erikoistyövälineensä. Riittääkö siis ammattilaiselle kustannuspaikkapohjainen seuranta, jossa sovitaan, että kustannuspaikka onkin nyt projekti? Tai riittääkö se, että 95 % tuloistaan aivan muualta saava sovellusten kehittäjä, lupaa tehdä rakennusalalle tuotekehitystä tulevaisuudessa? Mutta kuten jo nimityksestä käy ilmi, kyse on työvälineistä. Ilman osaavaa ja koulutettua käyttäjää, työvälineistä ei ole paljon apua. Pelkkä työväline ei riitä, käyttäjät on muistettava kouluttaa hyödyntämään tarjotut mahdollisuudet. Toimialalle kehitetyn toiminnanohjauksen koulutuksessa piilee paljon mahdollisuuksia! Moni muutos tyssää vanhoihin rutiineihin. Uudet työtavat unohtuvat ja työntekijät ikään kuin luisuvat takaisin totuttuihin tapoihin. Kaikki ei ole muutoksen vastustamista, vaan vanhat tavat ohjaavat voimakkaasti arkea. Jos itse haluaisin kehittää yrityksen prosesseja tai liiketoimintaa, hyödyntäisin tietojärjestelmän vaihdon tässä täysimääräisesti. Suunnitellaan ja määritetään, kuinka prosessien on määrä toimia järjestelmän vaihdon jälkeen. Määritetään vastuuhenkilöt, suunnitellaan aikataulut ja asetetaan välitavoitteet. Tehdään käyttöönotosta projekti, jota johdetaan ja seurataan. Vanhat rutiinit eivät pelasta, koska uusi työväline ohjaa toimintaa. Me lähes 50 admicomilaista kehitämme ratkaisujamme rakennusalalle. Samalla kehitämme itseämme ja omia prosessejamme, jotta voimme aidosti auttaa asiakkaitamme heidän prosessiensa ja liiketoimintansa kehittämisessä.
Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja
Rakentamisen ja talotekniikan | 3 MAAILMA
TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Tuomas Numminen ja Rakmaster
Rakmaster Oy haluaa pysyä
MUKANA AJASSA Huoneistoremontointia, korjausrakentamista ja linjasaneerauksia pääkaupunkiseudulla tekevä Rakmaster on panostanut viime aikoina vahvasti nykyaikaisten toimintatapojen varmistamiseen. Panostukset näkyvät muun muassa uudistuneina nettisivuina, parantuneena viestintänä loppuasiakkaalle ja tehokkaana toiminnanohjauksena. Tehokkaan toiminnan tae on Adminet, jolla on otettu haltuun rakentamisilmoitukset, saatu työmaaseuranta reaaliaikaan ja päästy eroon papereista. Seppo Käyräkangas johti aikoinaan Keskon omistamaa Suomen Värin kiinnitysurakointia Kainuun alueella. Kun konserni 1990-luvulla lakkautti Suomesta koko kiinnitysurakoinnin ja siirsi painopisteen tavaratukkumyyntiin, oli aika etsiä uusia haasteita. Käyräkangas perusti Rakmaster Oy:n vuonna 1995 ja yrityksen ensimmäisenä työnä toteutettiin Kuopioon 1600 m2 laattaurakka. Hyvin sujuneen urakan jälkeen töitä alkoi tulla lisää – pääasiassa Helsingin suunnalta, joten 2000-luvun alussa mies pakkasi tavaransa ja muutti töiden perässä itsekin pääkaupunkiseudulle. – 1990-luvun puolivälissä oli pakko etsiä jostakin töitä ja täällähän niitä jonkin verran vielä oli. Siitä sitten toimintamme siirtyi Helsinkiin ja pikkuhiljaa on tullut kasvua. Nykyään teemme huoneistoremontteja, korjausrakentamista ja viimeiset viisi vuotta myös linjasaneerauksia. Vaikka remontointi- ja saneerauspuoli aiotaan pitää toiminnassa mukana vanhaan malliin, on painopiste siirtynyt enemmän linjasaneerauksiin. Käyräkangas arvelee, että talouden tilanteella on vaikutusta tässäkin asiassa: remontteja on helpompi lykätä tuonnemmaksi, mutta linjasaneeraukset on 4 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
jossain vaiheessa pakko tehdä. – Remonttipuolta ei ole niin helppo kasvattaa tänä aikana, mutta linjasaneerauksiin taloyhtiöt ovat syttyneet. Tarjouspyyntöjä on tullut tämän vuoden aikana tosi paljon viime vuoteen verrattuna. Emme ole mitenkään suuna päänä lähteneet panostamaan linjasaneerauksiin, mutta olemme saaneet tehdä sillä puolella monipuolisia töitä, joten meillä on homma hallussa ja kysyntä kasvaa. Lisääntynyt kysyntä näkyy perheyrityksen toiminnassa, sillä Rakmaster onnistui kasvattamaan liikevaihtoaan viime tilikaudella peräti 60 prosenttia. Omia työntekijöitä yrityksellä on tätä nykyä 15 ja alihankkijat mukaan lukien työllistetään 20–30 henkilöä. Historiansa aikana Rakmaster on päässyt toteuttamaan mieleen painuneita kohteita niin linjasaneerausten kuin remontoinnin puolella. Vähän aikaa sitten esimerkiksi toteutettiin linjasaneeraus Helsingin Töölössä sijaitsevaan kiinteistöön, jossa Rakmaster toimi pääurakoitsijana 1900-luvun alussa rakennetussa kerrostalokohteessa. – Se oli vaativa kohde, kun vanhoja suunnitelmia ei ole olemassa eikä tiedetä varmaksi miten vanhat putket menevät. Pinnatkin on tuohon aikaan tehty vähän eri tavalla kuin nykyään, paksuja rappauksia on käytetty seinien oikaisuissa. Remontointipuolelta on jäänyt mieleen erityisesti kesä 2008, kun Rakmaster toimi Huvila & Huussi -ohjelman remonttifirmana. Ohjelman ensimmäinen tuotantokausi oli opettelua myös tuotantoyhtiölle, eivätkä asiat sujuneet aina kuin tanssi. Esimerkiksi Espoon Suvisaaristoon tehtyyn mökkiremonttiin kuljetettiin tarvikkeita melko omalaatuisella tavalla. – Meille hankittiin suurin piirtein soutuveneen kokoinen pieni vene, jolla piti saada lautakuorma kuljetettua saa-
reen. Oli kyllä hilkulla, ettei vene hörpännyt vettä sellaisen painon alla. Kesä on muutenkin niin kiireistä aikaa, ettemme seuraavana vuonna enää lähteneet mukaan, mutta olihan se ihan mieleenpainuva ja mukava kokemus.
MUKANA KEHITYKSESSÄ Viime aikoina Rakmasterin toimintaa on leimannut vahvasti tarve pysyä kehityksessä mukana. Yritys on mm. siirtynyt uusiin toimitiloihin, uudistanut nettisivunsa ja ottanut käyttöön nettipohjaisen palvelun taloyhtiöiden asukasviestintään. – Me panostamme vahvasti siihen, että olemme mukana ajassa. Varsinkaan tällaisena aikana ei voi jäädä tuleen makaamaan. Ajassa eläminen haluttiin varmistaa myös toiminnanohjauksessa, sillä kesän 2014 lakimuutokset toivat uusia haasteita. Yrityksessä päädyttiin ottamaan Adminet käyttöön viime syyskuussa. – Tilitoimisto esitti meille kirjanpidollista laskutusjärjestelmää, mutta sitten kun tuli kaikki rakentamisilmoitusten tekemiset ja muut, piti ruveta miettimään kokonaisvaltaisempaa ratkaisua. Halusimme yhden sovelluksen, josta saisi mahdollisimman paljon hyötyä samasta paikasta. Tärkeää oli myös että ratkaisu oli pilvipalvelu, niin pystyy vaikka ulkomailla uima-altaalta katsomaan, mikä on laskutuksen ja työmaiden tilanne. Rakmasterilla tehtiin vertailua parin muunkin ratkaisun välillä, mutta Adminetin monipuolisuus vei voiton muista vaihtoehdoista. Uudella ratkaisulla haluttiin erityisesti päästä eroon papereiden käsittelystä sekä saada työmaiden seuranta reaaliaikaan ja toimivat työkalut verottajan rakennusilmoitusten tekemiseen. Jatkuu seuraavalla aukeamalla >>
Menestystarinat ”Aiemmin tärkeä aika meni laskujen maksuun ja papereiden pyörittämiseen, kun olisi pitänyt laskea urakoita. Adminet on säästänyt joka päivältä monta tuntia turhista töistä ja nyt ehdin keskittyä oikeisiin asioihin.” -Seppo Käyräkangas-
Rakentamisen ja talotekniikan | 5 MAAILMA
”Tärkeää oli että ratkaisu on pilvipalvelu, niin pystyy vaikka ulkomailla uima-altaalta katsomaan, mikä on laskutuksen ja työmaiden tilanne.” -Seppo Käyräkangas-
– Yhtenä kuukautena jouduin tekemään rakennusilmoitukset käsin ja olihan se niin työlästä, että yksi henkilö melkein joutuisi tekemään niitä jos tiedot eivät olisi järjestelmässä. Raportointia varten meillä on nyt käytössä kulunvalvontalaite isommalla työmaalla ja pienemmissä kohteissa seurantatiedot täytetään kännykällä. Ihan kätevästi tämä kokonaisuus toimii Adminetissä.
SEURANTA AJAN TASALLE Aiemmin työmaiden seurantatiedot saatiin tilitoimiston kautta kuukauden viiveellä ja tuossa välissä pienemmät kohteet ehtivät jo valmistuakin. – Näin tiedot kuukauden välein, mutten tiennyt yhtään mitä siinä välillä tapahtuu. Myöskään työmaakohtainen seuranta ei aikaisemmin oikein toiminut. Nyt pystymme seuraamaan jo urakan aikana, minkälainen laskutus meillä on, ollaanko menossa miinukselle vai pysytäänkö lasketussa. Urakan jälkeen saa katsottua miten meni ja pystyisikö tekemistä korjaamaan taas seuraavassa urakassa johonkin suuntaan. Urakoiden seuranta on helpottunut myös siksi, että työntekijöiden tunnit ja tukkureiden laskut kohdistuvat automaattisesti oikealle työmaalle. 6 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
– Sillä tavalla näkee jo vähän tulevaisuuteenkin ja pysyy työmaassa hyvin sisällä, kun näkee mitä sinne on mennyt ja mitä on tulossa. Käyräkangas seuraa urakoiden aikana kohteiden aine- ja palkkakuluja, vertailee toteumaa budjetoituun ja seuraa tiivisti valmiusastetta. – Saan Adminetistä kaiken seurantaan tarvittavan tiedon ja vielä nopeasti: halutun kohteen ajantasaiset raportit ovat minuutin sisällä käytettävissäni. Nyt on helppo pysyä perillä siitä, missä mennään ja korjata mahdolliset virheet seuraavaa urakkaa varten.
KESKITTYMINEN OIKEISIIN ASIOIHIN Adminetin käyttöönotto on helpottanut erityisesti toimiston paperisotaa ja vapauttanut aikaa muihin asioihin. – Tarvitsin enemmän aikaa muuhunkin kuin laskujen pyörittelyyn, koska meillä ei ole konttorissa päätoimista henkilökuntaa näitä asioita tekemässä. Nyt paperityö on jäänyt vähemmäksi eikä minun enää tarvitse ravata tilitoimistossakaan kuitteja toimittamassa. Suurin muutos on tapahtunut laskujen käsittelyssä, kun paperilaskuista ja niiden käsittelystä on päästy eroon.
Aikaisemmin paperilaskut tarkistettiin, litteroitiin tilitoimistoa varten ja maksettiin verkkopankissa. – Siinä oli monta työtä tehtävänä ja usein laskuja vielä käytiin tilitoimiston kanssa läpi, jos niissä oli jotain epäselvää. Nyt on niin helppoa kun laskut menevät suoraan järjestelmään ja Adminet ilmoittaa virheellisistä laskuista. Lisäksi voin käydä laskuja läpi kännykällä vaikka palaveria odotellessa. En ole enää sidottu työpöytään. Käyräkangas aloittaa työpäivänsä jo viideltä, koska haluaa hyödyntää aamun hiljaiset tunnit urakkalaskentaan ja muihin toiminnan kannalta tärkeisiin asioihin. – Aiemmin juuri tuo tärkeä aika meni sitten laskujen maksuun ja papereiden pyörittämiseen, kun olisi pitänyt laskea urakoita. Adminet on säästänyt joka päivältä monta tuntia turhista töistä ja nyt ehdin keskittyä oikeisiin asioihin. Kaiken kaikkiaan Rakmasterilla ollaan tyytyväisiä päätöksestä ottaa Adminet käyttöön. – Admicomilla on hyvä henkilökunta ja olen saanut sieltä paljon tukea käytön alkumetreillä. Oli oikea päätös ottaa Adminet käyttöön. Se on niin monipuolinen, että meilläkin alkaa pikkuhiljaa olla kaikki toiminnot yhden ohjelman sisällä.
Sovellusuutiset Menestystarinat
SISÄISET VIESTIT – yrityksesi ilmoitustaulu Tehosta yrityksesi tiedonkulkua sisäisillä viesteillä ja varmistat, että kaikki työntekijät pysyvät kartalla heitä koskevista asioista. Viestit-toiminto on erinomainen apu yrityksen sisäiseen tiedottamiseen ja se toimii samaan tapaan kuin perinteinen ilmoitustaulu – tosin sähköisessä muodossa. Uusi sovellus on maksutta kaikkien Adminet-asiakkaiden käytössä ja sillä voi lähettää viestejä muille Adminetin käyttäjille oman yrityksen sisällä. Saapuneita ja lähetettyjä viestejä pääsee tarkastelemaan Adminetin yläpalkin Viestit-linkistä.
Uutta viestiä lähetettäessä vastaanottajat on mahdollista rajata organisaatiotason avulla, jolloin tavoitat kerralla helposti esimerkiksi tiettyyn toimipisteeseen tai osastoon kuuluvat henkilöt. Varmistut myös siitä, että kaikki asianomaiset saavat heitä koskevan tiedon heti Adminettiin kirjautuessaan, sillä saapuneista viesteistä tulee käyttäjälle ilmoitus Adminetin etusivulle. Oletuksena kaikilla työntekijöillä on oikeus sovellukseen, mutta käyttäjäoikeuksia voidaan tarvittaessa muokata. Tarkemmat ohjeet sovelluksen käyttöön löydät Adminet Wikistä.
Rakentamisen ja talotekniikan | 7 MAAILMA
TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Joupet ja Ilkka Uusi-Maahi
Huimassa kasvussa olevassa Joupet Oy:ssä pysähdytään toisinaan miettimään:
KUINKA
PÄRJÄISIMME
ILMAN ADMINETTIÄ? 8 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Menestystarinat
”Adminet on vaikuttanut arjen tekemiseen ihan hirveästi. Olen monta kertaa miettinyt, kuinka voisimme pärjätä ilman sitä.” -Marjut Myllylä-
Maanrakentamiseen erikoistunut Joupet Oy sai Adminetistä tukea kasvulleen ja nykyään on vaikea kuvitella, millaista arki olisi ilman Adminettiä, kun liikevaihto on nelinkertainen alkutilanteeseen nähden. Raahesta käsin toimiva maanrakentaja Joupet Oy on todellinen perheyritys: Petri, Jarkko ja Jouni Myllylä vastaavat varsinaisesta maanrakennustoiminnasta ja taloushallinnon asioita hoitavat puolestaan Marjut ja Kaisa Myllyllä. Yrityksen tarina sai alkunsa vuonna 2009, kun haaviin jäi iso urakka ja veljekset päättivät yhdistää silloiset yrityksensä. – Minulla ja veljelläni oli kummallakin muutama kone ja siinä vaiheessa totesimme, että toiminta olisi järkevää yhdistää. Vuonna 2011 kolmaskin velipoika tuli mukaan yritykseen, toimitusjohtaja Petri Myllylä kertoo. Joupet palvelee yrityksiä, kuntia ja kaupunkeja maanrakentamisen ammattilaista vaativissa töissä. Toiminnan pääpaino on energiayhtiöille toteutettavan säävarman sähköverkon kaapeloinneissa. Muutenkin energia-ala on viime ai-
koina näytellyt isoa roolia yrityksen toiminnassa. – Nykyään on meneillään paljon tuulipuistohankkeita ja niitä olemme saaneet olla tekemässä. Todennäköisesti lähitulevaisuudessa on käynnistymässä Pyhäjoen ydinvoimalan rakentaminen ja myös sinne yritämme panostaa. Joupet on tehnyt viime vuodet huimaa kasvua. Juuri päättynyt tilikausi näyttää, että liikevaihto on saatu tuplattua jo toista vuotta peräkkäin. Tällä hetkellä pyöritään neljän miljoonan lukemissa ja kasvu näyttäisi jatkuvan myös alkaneella tilikaudella. Omia työntekijöitä on kolmisenkymmentä ja aliurakoitsijoita kahdeksan. Joustavan toiminnan lisäksi Petri kiittää menestyksestä työntekijöitä. – Menestys lähtee aika pitkälle hyvistä työntekijöistä ja sitä kautta maine kiirii. Haluamme myös pysyä ajan hermolla ja meillä on pajalla yksi työntekijä, jonka tehtävä on kehittää kalustoa koko ajan paremmaksi. Tavoite on nopeuttaa toimintaa ja pysyä kilpailussa mukana – mielellään päästä vähän karkuunkin. Liikevaihtoa ja työtilannetta katsomalla tässä on onnistuttukin.
TUTTU SUOSITTELI ADMINETTIÄ Kaksi vuotta sitten Joupetilla oltiin uuden ajan edessä, kun yrityksestä myytiin pieni osuus yhteistyökumppanina toimineelle HSK Sähkölle. Tuolloin HSK Sähkön Hannu ja Johanna Kauppi kertoivat Adminetin tuomista hyödyistä omalle yritykselleen. Tutun yrittäjän suosittelulla oli iso merkitys ja Adminet otettiin Joupetillakin käyttöön reilu vuosi sitten. – Olemme saaneet sieltä suunnalta paljon tukea jo ennen Adminetin käyttöönottoa ja myös sen jälkeen. Vähitellen on itsekin hahmottanut kokonaisuuden ja miten asiat vaikuttavat toisiinsa, käyttöönotosta vastannut Marjut Myllylä kertoo. – Itse teen paljon mieluummin jotain muuta kuin värkkään tietokoneiden kanssa, joten olemme olleet vähän hitaita lähtemään mukaan tällaisiin asioihin. Alussa olikin opiskeltavaa, mutta yllättävän kivuttomasti kaikki meni. Adminet on hyväksi havaittu nyt, kun hommaan on päästy sisälle, Petri toteaa. Jatkuu seuraavalla sivulla >>
Rakentamisen ja talotekniikan | 9 MAAILMA
JOUPET JATKUU
Joupetin toiminta pyörii perheen voimin: Jouni (kuvassa etualalla), Petri (takana) ja Jarkko Myllylä vastaavat maanrakennustoiminnasta. Kaisa (edessä) ja Marjut (takana) hoitavat taloushallinnon asiat.
ILMAN ADMINETTIÄ PAPERIN MÄÄRÄ OLISI JÄRKYTTÄVÄ HSK Sähköltä suositeltiin Adminettiä avuksi erityisesti paperikaaoksen hallintaan ja siihen se onkin ollut oiva lääke myös Joupetilla. Paperinpyörittely on vähentynyt erityisesti sähköisen laskujen käsittelyn ja tuntikorttien ansiosta, mikä näkyy sekä nopeutuneena rahankiertona että varmistuneena laskutuksena. – Aiemmin käytössämme oli paperiset tuntikortit, nyt työntekijät täyttävät tuntinsa Adminettiin kännykällä tai tietokoneella. Kuulemma tunnit on yllättävän helppo täyttää mobiilisti kännykän kautta, kun sen oppii. Meillä alkaa olla jo niin paljon kalustoa ja miehiä maastossa ympäri Suomea, että ihmeissään kait tässä olisi, jos tuntikortit edelleen tulisivat paperisina, Petri toteaa. – Ihan varmasti lappuja joutui hukkaankin, kun ne saattoivat lojua koneessa kuukausitolkulla. Toimiston puolella oli myös hirveä miettiminen, miten viiveellä palautuneista tuntikorteista saadaan lasku aikaiseksi, joten epäselviä parin tunnin töitä on varmaan jäänyt laskuttamattakin. Nyt kun kaikki kirjataan Adminettiin, tieto on heti toimistolla ja me pystymme laskuttamaan helposti myös lyhyet tuntityöt, Marjut jatkaa. Tietojen käsittely yhden ohjelman sisällä ja reaaliajassa on nopeuttanut rahankiertoa. – Totta kai laskutusajat olivat aiemmin pitempiä. Nyt kun työntekijät kirjaavat tiedot maastosta, työt ovat heti laskutettavissa. Kyllä rahakin tulee nopeammin sitä kautta, Petri toteaa. 10 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Laskujen osalta sekä ostolaskujen käsittely että myyntilaskujen tekeminen ovat helpottuneet, kun kaikista paperilaskuista on päästy eroon. – Adminetin käytön aloittaessamme liikevaihtomme oli alle miljoonan ja nyt jo neljä, joten se on noussut tänä aikana aivan hirveästi. Laskujen maksaminen ja tekeminen oli jo pari vuotta sitten kova homma. En voi kuvitellakaan, millaista se olisi nyt. Paperin määrähän olisi ihan järkyttävä ja niiden käsittelyyn menisi kauheasti aikaa, Marjut miettii.
YRITYKSEN TILANNE SEURANTAAN Adminetin käyttöönoton myötä Joupetilla päästiin myös seuraamaan yrityksen taloutta reaaliajassa vuosittaisen tilinpäätöksen sijaan. Aiemmin yrityksen kirjanpito oli tilitoimiston harteilla, ja vaikka Marjutilla on itsellään taloushallinnon koulutusta, ajantasaisista talousraporteista opitaan edelleen uutta joka päivä: – Eihän sitä aikaisemmin ollut ajan tasalla ollenkaan kun tilitoimisto hoiti kirjanpidon, mutta nyt oppii koko ajan uusia asioita, joita kannattaa seurata. Perinteinen kirjanpito tulee niin jälkijunassa, ettei siinä oikeastaan ehdi tehdä muuta kuin todeta tilikauden jälkeen, että siinä se nyt meni. Nyt on hirveän helppoa, kun pystyy seuraamaan taloutta reaaliajassa ja reagoimaan asioihin saman tien. Petri keskittyy mieluummin käytännön työntekoon kuin tietokoneruudun tuijottamiseen, mutta hänkin on ottanut reaaliaikaisesta seurannasta hyödyn irti oman tekemisensä kannalta tärkeissä
asioissa: – On ollut mukavaa, kun pystyy katsomaan kaiken heti ja seurantaan on tullut paljon helpotusta. Muuten käytän Adminettiä aika vähän, mutta seuraan sieltä koko ajan missä mennään, muun muassa laskuja, ostoja, myyntejä ja rahatilannetta sekä laajemmin talouden tilannetta automaattisista viikko- ja kuukausiraporteista.
VAIKUTTANUT KAIKKEEN Kovassa kasvuvauhdissa Adminetistä ei ole vielä ehditty ottaa kaikkea hyötyä irti, mutta tehokkaampi toimintatapa näkyy selvästi yrityksen arjessa. – Onhan tämä selkeästi työtä vähentänyt. Esimerkiksi projektinseurannassa meillä on vielä paljon mahdollisuuksia hyödyntämättä, mutta opimme koko ajan enemmän ja enemmän, Petri kertoo. Marjutin mielestä Adminet on vaikuttanut yrityksen kaikkeen toimintaan. Juuri Adminetin kokonaisvaltaisuus tuo helpotusta, kun kaikki asiat ovat kytköksissä toisiinsa. – En osaa oikein pukea sanoiksi, mihin kaikkeen Adminet on vaikuttanut, mutta onhan tämä ihan huippujuttu. Ei tarvitse esimerkiksi ostaa monia ohjelmia ja opetella käyttämään niitä. Adminet on vaikuttanut arjen tekemiseen ihan hirveästi: Liikevaihtomme on jo moninkertainen verrattuna siihen, kun otimme Adminetin käyttöön. Olen monta kertaa miettinyt, kuinka voisimme pärjätä ilman Adminettiä. Voin vain kuvitella, millaista arkemme nyt olisi. Suosittelen ehdottomasti Adminettiä muillekin maanrakennusalan yrityksille.
Sovellusuutiset Tutkittua
5HYÖTYÄ Adminetin keskeisintä
Olemme koostaneet Adminetin keskeisimpiä hyötyjä 63 asiakkaan haastattelun perusteella. Aineistoa on kerätty eri kokoisista ja erilaista toimintaa tekevistä asiakasyrityksistämme, joilla on myös hyvin erilaisia taustoja ohjelmistojen hyödyntämisen suhteen. Löysimme viisi keskeistä hyötyä, jotka ovat olleet asiakkaillemme erityisen merkityksellisiä.
1
AJANSÄÄSTÖ RUTIINEISTA
HELPOMPI ARKI
Peräti 98 % asiakkaista korosti säästäneensä merkittävästi aikaa rutiininomaisesta toimistotyöstä, kuten ostolaskujen käsittelystä. Monet toimitusjohtajat kertovat säästäneensä jo omassa työajassaan 1-2 päivän verran viikossa, minkä lisäksi töitä ei tarvitse tehdä enää iltaisin ja viikonloppuisin. Toimistoon ei myöskään yleensä ole ollut tarvetta palkata väkeä edes yrityksen kasvaessa.
94 % kertoi töiden tekemisen olevan aiempaa helpompaa. Helpotusta on saatu mm. projektinhallintaan, töiden organisointiin, usean toimipisteen hallintaan, seurantaan, ostoihin ja laskutukseen.
2
Vapautunut aika on suunnattu tuottavampaan työhön, kuten asiakastapaamisiin, työmaakäynteihin, yrityksen kehittämiseen, myyntiin ja markkinointiin.
73 % koki työkuorman jakautuneen tasaisemmin yrityksen sisällä, kun esimerkiksi työtilausprosessi ei ole enää yhden henkilön harteilla. Moni toimitusjohtaja ja taloushallinnosta vastaava kertoi saaneensa huomattavaa helpotusta työmääräänsä.
YKSI PILVIPALVELU YRITYKSEN TOIMINNAN HALLINTAAN
Monen haastateltavan mukaan myös asentajat ja rakennusmiehet ovat olleet tyytyväisiä voidessaan tehdä kirjauksia suoraan työmaalta.
79 %:lle asiakkaista paperittomuus on ollut erittäin tärkeä hyöty, sillä Adminetin myötä on voitu heittää hyvästit työlle paperisten tuntikorttien, laskujen, mappien ja kirjanpitoaineiston parissa. Esimerkiksi sähköinen kirjanpito säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa Adminetin muodostaessa kirjanpitoaineistoa automaattisesti sitä mukaa kun töitä tehdään.
3
63 % pitää merkittävänä hyötynä, että töitä voi nykyään tehdä missä ja milloin vain. Noin puolet myös korosti yhden sähköisen järjestelmän ratkaisun olevan heille tärkeä, sillä kaikki tiedot ja toiminnot ovat yhdessä paikassa.
4
TIETO REAALIAJASSA 70 % pitää ajantasaista ja tarkkaa seurantaa erittäin tärkeänä hyötynä. Raportit ja reaaliaikainen kirjanpito pitävät johdon kartalla yrityksen tilanteesta, helpottavat päätöksentekoa ja mahdollistavat nopean reagoinnin muutoksiin.
KUSTANNUSSÄÄSTÖT
5
Asiakkaat kokivat saavansa taloudellista hyötyä sekä suorina kustannussäästöinä että eri osa-alueiden kautta, kuten minimoimalla hävikin. 43 % haastatelluista kertoi näiden lisäksi saaneensa suoria kustannussäästöjä esimerkiksi Adminetin hintavertailulla ja automatiikan avulla säästyneen työajan kautta. Ajansäästö (kohta 1) ja kustannussäästö ovat kuitenkin usein saman kolikon kääntöpuolet, joista toinen helposti unohtuu. Johan sen vanha sanontakin kertoo, että aika on rahaa.
Rakentamisen ja talotekniikan | 11 MAAILMA
TEKSTI JA KUVAT: Katja Mäenpää
Henkilöstö keskittyy kasvuun ja kannattavuuteen,
ARKI PYÖRII HSK Sähkö Oy hakenut kasvua innovatiivisella tekemisellä ja nykyaikaisilla toimintatavoilla. Adminetillä varmistetaan, että toiminta on tehokasta ja kannattavaa kaikilla osa-alueilla.
maakaapeleita routaiseen maahan. Niitä ei käsittääkseni Suomessa vielä muilla ole.
juoksussa.
TOIMISTON HENKILÖSTÖTARVE MINIMISSÄ
Kalajoella päätoimipaikkaansa pitävä HSK Sähkö on noin 60 henkilöä vakituisesti työllistävä täydenpalvelun sähköurakoitsija, jonka palveluihin kuuluvat myös verkonrakennus ja infrarakentaminen, muun muassa liikenne- ja katuvalojen rakentaminen ja huolto. Kalajoen lisäksi yrityksellä on toimipisteet Kempeleellä, Rovaniemellä ja Varkaudessa. Yritys on ollut hurjassa kasvuvauhdissa heti perustamisestaan lähtien ja nykyään liikevaihto hipoo kymmentä miljoonaa euroa. – Kasvumme on ollut aika voimakasta heti perustamisvuodesta 2004 asti ja jyrkähkö kasvukäyrä jatkuu edelleen, kertoo toimitusjohtaja Hannu Kauppi. Mutta kuinka tehdään tulosta ja parhaimmillaan jopa tuplataan liikevaihto sillä aikaa, kun muut kärvistelevät taantuman kurimuksessa? – Innovatiivisella tekemisellä. Emme ole spesifioituneet tiukasti mihinkään tiettyyn toimialaan, vaan etsimme työmahdollisuudet vähän laajemmalta kentältä. Teemme tavallaan kolmea toimialaa: talotekniikkaa, infrarakentamista ja verkonrakentamista. Paukkuja suunnattaan sinne, missä milloinkin on kysyntää ja mahdollisuuksia. Sillä tavalla on saatu paketti pysymään ylävireisenä. – Innovatiivinen tekeminen näkyy käytännössä esimerkiksi verkonrakentamispuolella, jossa teemme töitä ympäri vuoden, kun normaalisti talvet jätetään tekemättä. Kehitimme itse sellaisen jyrsintekniikan, jolla saadaan asennettua
Kasvulle on luotu edellytyksiä varmistamalla tehokas ja kannattava toiminta. Viidettä vuotta käytössä oleva Adminet on mahdollistanut isojen töiden tekemisen kevyillä resursseilla. Automatisoimalla toimintoja ja minimoimalla henkilöstötarpeen rutiinitöistä, HSK Sähkö on pystynyt suuntaamaan resurssinsa kannattaviin töihin. – Adminetillä päästään käytännössä hyvin pitkälle arkiaskareissa yhden ohjelmiston varassa. Se helpottaa päivittäistä työtä huomattavasti ja vähentää henkilöstötarvetta kaikissa portaissa. Jos toimisimme perinteisin menetelmin, väittäisin, että toimistolle tarvittaisiin 4-5 henkilöä enemmän. Nyt käytännössä yksi ihminen pystyy hoitamaan kaiken ja ehtii vielä käydä lomallakin aina välillä. HSK Sähkö hyödyntää Admicomin tarjoamaa palvelukokonaisuutta pelkkää toiminnanohjaussovellusta laajemmin. – Meillä koko paketti löytyy sieltä aika kätevästi. Käytössämme ei ole ulkopuolista tilitoimistoa, vaan käytännössä ohjelmistotoimittaja tekee meille myös kirjanpidon viimeisen vaiheen. Kaikki mitä emme tee itse, tulee Admicomilta. Oikeastaan vain tilintarkastaja on ulkopuolinen. – Meillä oli oma kirjanpitäjä vähän aikaa, mutta tekemistä on käytännössä niin vähän, että katsottiin järkevämmäksi ostaa palvelu Admicomilta kuin pitää omaa henkilöä. Aika huomattavat säästöt saa sitäkin kautta pitkässä
HSK Sähkössä on varmistettu, että koko työtilausprosessi toimii tehokkaasti, reaaliajassa ja ilman päällekkäisiä työvaiheita. Hyvä organisointi onkin tarpeen, sillä yrityksen lähes 50 asentajan töiden hallinta kivikautisin keinoin olisi mahdotonta. Työtilaukset tehdään suoraan Adminettiin ja merkitään työntekijän kalenteriin tilauksen yhteydessä aina kun mahdollista. Työntekijät täyttävät tuntinsa sähköisesti kännykällä tai tietokoneella ja varastosta työmaille meneviä tarvikkeita hallitaan viivakoodikeräilijöillä. – Työntekijät ovat niin tottuneita keräämään tavarat varastolta viivakoodikeräilijöillä, että hankaluuksia tulee, jos viivakoodeja ei ole merkitty johonkin tuotteeseen. Varastolta lähtevä tavara kohdistuu viivakoodeilla työmaille, joten tavaroita ei jää merkkaamatta. Toiminnan kannattavuuden näkökulmasta Kauppi pitää erityisen tärkeänä, että Adminet on mahdollistanut töiden tehokkaan organisoinnin sähköisillä työkaluilla ja minimoinut hävikin. – Mobiili on suoraan sellainen työkalu, jolla porukka saadaan hallintaan. On äärimmäisen tärkeää, että työtilaukset saadaan tallennettua järjestelmään heti. Ennen työtilaukset kirjattiin paperille ja hyvin todennäköisesti työnjohdolta unohtui tehdä kaikista tilaus, ja niiden lappujen kanssa pyöriminen on kaikkea muuta kuin tehokasta. Kyllä tehostuminen on suurin etu Adminetissä. Toinen on sitten tavarahävikki, enää ei jää merkkaamatta tavaraa sillä lailla kuin ennen muinoin.
12 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
TEHOKAS TYÖTILAUSPROSESSI
Jatkuu seuraavalla aukeamalla >>
Menestystarinat Menestystarinat
ADMINETILLÄ ”Jos toimisimme perinteisin menetelmin, väittäisin, että toimistolle tarvittaisiin 4-5 henkilöä enemmän.” -Hannu Kauppi-
Yrittäjäpariskunta Hannu ja Johanna Kauppi luotsaavat HSK Sähköä kasvun aallokossa. Rakentamisen ja talotekniikan | 13 MAAILMA
TARJOUKSET KUSTANNUSTEN MUKAAN
SAMOILLE RAITEILLE
Adminetin seurantatyökaluja hyödynHSK Sähkössä on aina panostettu netään toiminnan arviointiin projektitarjouslaskentaan, mutta Adminetin ja yritystasolla. – Projektinhallinnassa olemme myötä prosessi on nopeutunut ja tarkannustaneet työnjohtoa seuraamaan kentunut. – Tarjouslaskenta on älyttömän omia projektejaan. On äärettömän kätarkka ja kustannus selkeästi tiedossa. tevää nähdä reaaliajassa, missä projekTarjous on helpompi tehdä ja uskaltaa ti menee. Nyt osaamme ajoissa oikaista, laittaa tiukempia tarjouksia mene- jos jokin asia menee sivuraiteille. Nykyimään, kun tietää, milloin matalampi nen tapa on huomattavasti mukavamhinta olisi suoraan katteesta pois. Tar- pi kuin vanha malli, että katsotaan tilinjouksesta näkee nopeasti mistä hinta päätöksestä miten kävi. Yritystasolla Kauppi on innostunut muodostuu ja rivikohtaisen hintamuodostuksen kautta sitä on helppo säätää, Adminetin Data-analysaattorista, jolla jos säätämistä on. Lisäksi tarjouksia on pystyy tutkimaan tarkasti, mistä esihelppo alkaa tehdä käyttämällä valmii- merkiksi yrityksen liikevaihto tai kulut muodostuvat. ta paketteja ja positioita. – Olen kyllä tykänIso muutos on tapahtunut myös siinä, ”Adminet on ollut yksi nyt Data-analysaattorista, se on äärimmäimillä perusteella tarjouksia lasketaan. Tunti- edellytys sille, että kas- sen hyvä. Sieltä saa perusteisesta hinnoit- vumme on ylipäätään ehkä helpommin haluamansa tiedon, kuin telusta on siirrytty kus- ollut mahdollista.” jostain laajemmasta tannushinnoitteluun. raportista. Kun tieto – Jos ajatellaan työmassaa kustannusten eikä tuntihinnan tulee sinnekin reaaliajassa, on helpkautta, arvioidut kustannukset pitävät po katsoa, mistä meidän pakettimme paremmin paikkansa. Mitä olen asiaa ja tulomme muodostuvat. Samoin on seurannut, niin tulevat kustannukset helppo laittaa järjestykseen kuluerät. ovat nyt huomattavasti tarkemmin Onhan sieltä moniakin pieniä ahaatiedossa. Aiemmin laskentaprosessi oli elämyksiä tullut. Ja millaisia nuo ahaa-elämykset erilainen: Työn osalta ei laskettu kustannushintaa, vaan joku arvattu työpaketti sitten ovat olleet? Esimerkiksi Kauppi tai laskutustunti ja siihen katetta päälle. kehottaa yrittäjää listaamaan kymmeSehän ei perustu lainkaan oikeaan kus- nen isointa asiakastaan tai työmaatannukseen. Siitä ehkä suurin ero tulee taan. Monikaan ei näitä ihan oikeasti tiedä. perinteiseen malliin. – Kun tämä ominaisuus tuli Usean toimipisteen välistä toimintaa on helpottanut, että Adminetillä ja katsoin liikevaihtoa asiakpystytään laskemaan samaa tarjousta kaittain, niin tulipa vaan ylläja vaikka samaa pakettia yhtä aikaa. tyksiä, että tuokinko on suuTarjouslaskenta on myös nopeutunut rimpien listalla. Tai jotain asiakasta on pitänyt niin merkittävästi. – Siitä ei tulisi mitään, jos emme sanotusti hyvänä asiakpystyisi tekemään asioita monelta toi- kaana, niin ei se olekaan. mipisteeltä samaan aikaan. Viime ai- Kyllä tällä mielikuva ja koina markkina on ollut aika tiukka ja todellisuus paremmin tartuntaprosentti on mennyt alemmas. aukenevat. Samaan aikaan meillä on liikevaihto kasvanut ja tarjousmääräkin ehkä MENESTYKSEN triplaantunut. Adminetillä on pystytty EDELLYTYS jättämään samalla porukalla valtavasti enemmän tarjouksia kuin aikaisemmin. Mikä on menestySiinä mielessä tuo työkalu on ollut meil- vän yrityksen salaile äärimmäisen tärkeä, ettei tule mitään suus? Innovatiivisukelluksia, vaan jää tarpeeksi töitä kä- suus, kuten Kauppi teen. haastattelun alussa Urakkalaskennasta voitettujen totesi. Täytyy olla kohteiden tarvikemassat siirretään kykyä katsoa asioita Adminetin ostotarpeisiin, jossa ostot uudesta vinkkelissuunnitellaan ja kilpailutetaan. tä, uskallusta tehdä – Hintavertailulla on suuri merkitys asioita eri tavalla ja varsinkin sillä, että näkee ostavansa ja tahtoa mennä oikealla hinnalla. vaikka läpi harmaan MIELIKUVAT JA TODELLISUUS kiven. 14 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Ja jotta pystytään keskittymään kasvuun ja kannattavuuteen, täytyy perustan olla kunnossa. Tästä huolehtii Adminet automatisoimalla perustoiminnot, tehostamalla työskentelyä kaikilla osa-alueilla ja tarjoamalla reaaliaikaista tietoa. – Vanhoilla systeemeillä käytännön mahdottomuus alkoi olla vastassa. Pelkästään ostolaskujen kierrättäminen oli niin raskas prosessi, että siitä oli tehokkuus kaukana. Jos haluaa olla kilpailukykyinen ja kasvaa markkinoilla, nykyisillä hinnoilla ja pienillä katteilla kasvaminen ei ole mahdollista, jos ei ole toimivat järjestelmät käytössä. Adminetillä mitään asiaa ei tarvitse tehdä kahteen kertaan ja rima nousee niin korkealle, että muissa järjestelmissä vaadittava Excelien veivaaminen alkaa tökkiä. Adminet on ollut yksi edellytys sille, että kasvumme on ylipäätään ollut mahdollista.
Menestystarinat
DATA-ANALYSAATTORI -Työkalu tarkkaan seurantaan-
Adminetin data-analysaattorilla saat tarkkaan eriteltyä tietoa yrityksesi toiminnoista ja pääset porautumaan tietoihin syvemmälle ja syvemmälle haluamallasi tavalla. Sovellusta voidaan hyödyntää kirjanpidon, projektien hallinnan ja sisäisen laskennan tietojen analysointiin. Data-analysaattorilla voidaan valita millä tavalla tietoja kerätään, eritellään ja analysoidaan. Porautumispolku, sen erittelytekijät ja niiden järjestys ovat vapaasti valittavissa kulloisenkin tarpeen, mielenkiinnon ja mielikuvituksen mukaan. Jokaisesta raportin saldosta päästään porautumaan tietoihin tarkemmin. Työkalulla haetuista tiedoista saa tulostettua raportit pdf:nä tai Excelmuodossa kaikista näkymistä. Lisäksi voidaan tallentaa yritys- ja käyttäjäkohtaisia analyysimalleja, jolloin raportteja ei tarvitse joka kerta rakentaa erikseen.
Kirjanpito Työkalulla voidaan kerätä tietoja tuloslaskelmasta ja taseesta halutulta aikaväliltä. Esimerkiksi parilla klik-
kauksella pääsee vilkaisemaan, kenen asiakkaan tai kohteen tuloista liikevaihto koostuu. Kaikista tuloslaskelman ja taseen tiedoista pääsee porautumaan syvemmälle ja syvemmälle. Eli saat erittäin tarkkaa tietoa yrityksesi tuloista ja kuluista, saman tien. Tarjolla on useita erittelytekijöitä joita voidaan käyttää joko yksittäin tai peräkkäin. Esimerkiksi liikevaihdosta voidaan pyytää erittely vastuuhenkilöittäin, josta taas valitun vastuuhenkilön erittely kohteittain, josta edelleen valitun kohteen erittely kirjanpitotapahtumittain.
Sisäinen laskenta Työkalu mahdollistaa erilaisten organisaatioon liittyvien analyysien keräämisen ja niiden toteutumien ja budjettien vertailut sekä erittelyt monin tavoin.
Esimerkiksi organisaatioanalyysin voi tehdä toimipisteittäin, osastoittain tai toimialoittain ja porautua tarkemmin valittuihin tietoihin. Organisaatioanalyysin lisäksi sisäisen laskennan työkalut mahdollistavat seuraavien analyysien keräämisen: • Asiakasanalyysi: asiakas, asiakasryhmä, myyntialue • Kohdelajianalyysi: kohdelaji, toimipiste, asiakasryhmä • Segmenttianalyysi: toimiala, myyntialue, maa • Konsernianalyysi: asiakas, toimittaja, konsernikoodi • Henkilöanalyysi: vastuuhenkilö, henkilö Valitun analyysin tietoja voidaan paitsi rajata edellä mainituilla tekijöillä, myös eritellä eri sivuille ja sarakkeisiin. Jatkuu seuraavalla sivulla >>
Sisäisen laskennan analyyseissä tietoja voidaan hakea useilla eri valinnoilla. Esimerkiksi toimipisteiden mukaan haettaessa tiedot jaetaan omille välilehdilleen.
Rakentamisen ja talotekniikan | 15 MAAILMA
Projektien hallinta Projektilaskennan työkalulla pystytään muodostamaan kohdetason analyyseja. Raportoitavien kohteiden joukon voi rajata useilla eri tekijöillä tai valita yksittäisen kohdenumeron. Tulostettavaksi voi valita perusversion halutulta jaksolta (esim. toteutumat työn alusta) tai muokata monirivisen vaihtoehdon. Tällöin mahdollistuu toteutumien raportointi eri ajanjaksoilta tai toteutumien, budjettien ja ennusteiden samanaikainen raportointi. Lisäksi voidaan määritellä laskennallisia vertailurivejä prosentti- tai europe-
rusteisesti. Esimerkiksi vertailtaessa toteumia budjettiin tai ennusteeseen, euroero kertoo suoraan odotettavissa olevat tuotot, kustannukset ja katteet. Raportoitavaksi rajattuja kohdenumeroita voi eritellä useilla eri tekijöillä. Esimerkiksi jos raportille on rajattu keskeneräiset urakkatyöt, sivuerittelyn kautta kohteet saadaan omille sivuilleen vaikka toimipisteittäin ja välisummat vaikka vastuuhenkilöittäin. Porautuminen on mahdollista samalla tavoin kuin muissakin analyyseissa: jokaisesta summasta selviää, millaisista projektitapahtumista se koostuu ja mitä yksittäisiä rivejä siihen sisältyy.
Esimerkiksi tarvikekustannukset voi eritellä koodeittain tai työkustannukset henkilöittäin, ja edelleen purkaa ne tarkoiksi projektitapahtumiksi. Perinteisten raporttivaihtoehtojen lisäksi data-analysaattori tarjoaa urakkakohteiden va-tilien erittelyn. Siinä on yhdistetty samaan raporttiin urakoiden ydinasiat kirjanpidollisista toteutumista ja valmistusasteen mukaisesta tilanteesta. Urakkakohteiden yhteydessä näytetään aina myös kunkin kohteen tuloutukseen ja va-laskentaan liittyvää tietoa. Kerätty analyysi hälyttää punaisella urakkakohteiden selkeistä virhetilanteista.
Valituilla rajauksilla tehdystä analyysistä pääsee porautumaan aina vain syvemmälle haluamiinsa tietoihin linkkiä klikkaamalla.
16 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Menestystarinat Sovellusuutiset NÄIN ASIAKKAAT HYÖDYNTÄVÄT
DATA-ANALYSAATTORIA:
MAXBUILD Talousjohtaja Petteri Kettunen
”Mielestäni projektien seurannassa on hyvä, että kohdekohtaisesta analyysistä pystyy avaamaan rivejä ja saa aina näkyviin lisää tietoa siitä, mistä luku muodostuu. Lähinnä käytän työkalua hakeakseni esimerkiksi laskutustöistä sellaisia, jotka ovat vielä jääneet laskuttamatta. Pystyn listaamaan vaikka kuukausitasolla kaikki laskutustyöt ja näen, mikä on tilanne, missä katteessa työt ovat menossa ja alkaako jonnekin kertyä kuluja, joita sinne ei ole laskutettu. Sitten tietysti urakkatöitä on kiva seurata, miten ne etenevät. Jos seurantaan on esimerkiksi ilmestynyt jokin yllättävä kulu, voin suoraan jakaa ulkopuoliset palvelut toimittajien mukaan ja katsoa, onko jostain tullut tavaraa enemmän kuin olen olettanut. Mielestä-
ni tietoihin pääsee porautumaan hyvin ja jaottelemaan niitä vaikka kuukausien tai toimittajan mukaan, jolloin on helppo paikantaa ongelmakohdat. Tietysti parasta on, kun ongelmia ei ilmene ja voi vain tyytyväisenä katsella kun katteet ovat kohdillaan. Esimerkiksi viikko- ja kuukausiraportteihin verrattuna tämä on hyvä työkalu sen takia, että pystyn porautumaan syvemmälle tietoihin yhdestä näkymästä. Siitä saa nopeasti yleisnäkymän vaikka kaikista urakoista ja jos joku asia pistää silmään, pystyy saman tien katsomaan mistä se johtuu eikä tarvitse jäädä pähkäilemään. On myös hienoa, että pystyy itse rakentamaan ja tallentamaan sellaisia raporttipohjia kuin haluaa.”
NEWLINER Business Controller Niklas Sundström
”Meillä on Suomessa viisi toimipaikkaa ja hyödynnämme Data-analysaattorin sisäisen laskennan työkaluja niiden seurannassa. Tällä hetkellä käytämme työkalua toimipaikkakohtaisten tuloslaskelmien seuraamiseen. Aikaisemmin seuranta tehtiin Excelissä, mutta kuluneella tilikaudella tuloslaskelma on otettu ulos vain ja ainoastaan dataanalysaattorista. Tiedon saa sitä kautta paljon nopeammin, tietoja ei tarvitse erikseen ylläpitää ja niiden oikeellisuuteen voi luottaa. Työkalun avulla saa aika monenlaista tietoa, vaikka ihan toimipaikkakohtaisesti budjetin ja toteuman edellisvuoteen verrattuna. Organisaation kannalta toimipaikkakohtainen tuloslaskelma on varmasti tärkein toiminto, mutta omasta näkö-
kulmastani controllerina kaikkein paras toiminto on porautuminen. Sen avulla pääsee nopeasti kiinni eri tietoihin, esimerkiksi mitä jossain tiliryhmässä on kirjattu ja tiedon saa nopeasti ihan lasku- tai tositetasolla. Kun saamme itse selkiytettyä mitä asioita meidän on tarkoituksenmukaista analysoida, tämä antaa aika helpon mahdollisuuden esimeriksi seurata toimialoja toimipaikkojen sisällä. Mielestäni tämän työkalun tehokasta käyttöä helpottaa kirjanpidon ja sisäisen laskennan osaaminen, koska kaikkiin asioihin ei välttämättä ole aina valmista vastausta, vaan ne pitää osata itse tulkita. Työkalu on mielestäni selkeä, kun ymmärtää kirjanpidon ja projektien välisen yhteyden.” Rakentamisen ja talotekniikan | 17 MAAILMA
Menestystarinat Käyttäjävinkki
Ota käyttöösi toimittajien
TARJOUSHINNAT Tiesitkö, että Admicomin asiakkaana voit vastaanottaa toimittajilta edullisia tarjoushintoja ja ohjata ne halutessasi suoraan oston sopimushinnoiksi?
Ota toimittajien tarjoushinnat käyttöösi
Adminet varmistaa asiakkaalle edullisimman hinnan
Palvelu on käynnistynyt muutamien toimittajien tietyille asiakasryhmille kohdennetuilla hinta-aineistoilla, joiden pohjalta toivomme kuulevamme käyttökokemuksia.
Adminet vertaa tarjoushintaa voimassa olevaan sopimushintaan, ja vain jos tarjoushinta on pienempi, se luetaan sopimushintoihin hyväksyttäessä aineisto käsin tai automaattisesti. Perussopimushinnan voimassaoloa muutetaan tarvittaessa siten, että se on voimassa tarjoushinnan voimassaolon ulkopuolella. Esimerkiksi jos sopimushinta on voimassa 1.1.2015 alkaen ja uusi tarjoushinta hyväksytään ajalle 1.-30.4.2015, sopimushinta päätetään päivälle 31.3.2015 ja laitetaan uudelleen voimaan 1.5.2015 alkaen.
Aseta hintojen käsittelytapa Voit määrittää asetuksissa toimittajakohtaisesti tarjoushintojen käsittelytavan: • Automaattinen: Tarjoushinnat tallennetaan automaattisesti sopimushintoihin. • Hyväksyttävä: Tarjoushinnat käsitellään manuaalisesti, jolloin voit hyväksyä tai hylätä ne. (Tämä on oletusvalinta ja suosittelemme sen käyttöä.) • Ei tarjoushintoja: Tarjoushintoja ei vastaanoteta lainkaan.
Lisätietoja löydät Adminet Wikistä.
Hyväksy tarjoushinnat sopimushinnoiksi Mikäli olet valinnut automaattisen käsittelytavan, toimittajan uudet tarjoushinnat tallentuvat oston sopimushinnoiksi ilman erillisiä toimenpiteitä. Hyväksyttävien eli manuaalisesti käsiteltäväksi asetettujen toimittajien uusista tarjoushinnoista ilmoitetaan Adminetin etusivulla. Etusivun linkkiä napsauttamalla pääset tarkastelemaan saapuneita tarjoushintoja ja Näytä-linkki avaa koko aineiston. Voit joko hylätä tarjouksen tai hyväksyä sen, jolloin hinnat tallennetaan sopimushinnoiksi ja ne ovat käytettävissäsi välittömästi.
18 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Toimittajalta saapuneet tarjoushinnat voi tallentaa sopimushinnoiksi, jolloin ne ovat välittömästi käytettavissä.
Mitä kuuluu?
Mitä työnkuvaasi kuuluu? Vastaan asiakkaiden lähettämiin tukipyyntöihin Adminetin käyttöön liittyen, erityisesti taloushallintoon liit tyvissä kysymyksissä.
Markku
Parasta työssäsi? Asiakkaat ja työkaverit eli teen koko ajan työtäni yhdessä erilaisten henkilöiden kanssa, vaikka työ muuten on melko teknistä. Adminetin paras ominaisuus? Hyviä ominaisuuksia löytyy paljonkin. Mielestäni parasta on, että Adminettiä kehitetään koko ajan vielä parempaan suuntaan. Kuinka vietät vapaa-aikasi? Teen mielelläni pihatöitä eli kesäisin kasvien hoitamista ja talvisin lumenluontia. Elämänohjeesi? Nauti elämästä!
TANJA GÖLLÜ ASIAKASTUKI Tanjan tavoitat tukipyynnöllä tai tuen numerosta 044 433 3202.
ADMICOM OY ON TOIMINNANOHJAUKSEN EDELLÄKÄVIJÄ Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat niin, että yrityksen päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin.
Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 40100 Jyväskylä
Pukimäenaukio 2 00720 Helsinki
myynti@admicom.fi www.admicom.fi
Rakentamisen ja talotekniikan | 19 MAAILMA
admicom oy
väinönkatu 26 a 29
40100 jyväskylä
Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Johdon työkalut • Automaattiraportit • Sisäinen laskenta • Dokumentinhallinta • Asiakkuudenhallinta • Kalenteri • Data-analysaattori • Asentaja-analyysi
Taloushallinto • Ostolaskut • Myyntilaskut • Reaaliaikainen kirjanpito • Rahaliikenne Palkkahallinto • Palkanlaskenta • Tuntikortit • Matkalaskut • Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta • Ostotarpeet ja ostotilaukset • Myyntitilaukset • Myymälä • Varastonhallinta • Yleinen hinnasto • Viivakoodikeräily
Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja 040 511 0606
Projektinhallinta • Asentajanruutu + Asentajan Mobiili • Työtilausten laskutus • Tarjouslaskenta • Projektinhallinta • Projektinvalvonta • Yleinen hinnasto
-kumppani tuloksen tekemiseen
-työkalut tuloksen tekoon
Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva
Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen
Ota yhteyttä – arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi | www.admicom.fi