Rakentamisen & talotekniikan Maailma

Rakentamisen & talotekniikan

MAAILMA Admicomin asiakaslehti 4/2014

TELASTEEL OY

KÄYTTÖÖNOTTOA ODOTETAAN INNOLLA R.A. WICKHOLM OY

ADMINETIN RATKAISU ILMOITUSVELVOLLISUUTEEN KEVENTÄÄ TYÖTAAKKAA RASI-TIETO OY

EDISTÄÄ RAKENNUSALAN SÄHKÖISIÄ TOIMINTATAPOJA TYÖMAAPÄIVÄKIRJA

VIRALLINEN DOKUMENTTI TAI SISÄINEN MUISTIO

HELMITAULUN

sisältö pääkirjoitus

Yrityskohtaista salatiedettä vai toimialan normi?

3

työmaapäiväkirja

14

Virallinen dokumentti tai sisäinen muistio

kovako vahinkosaneeraus oy

4

r.a. wickholm oy

16

rasi-tieto oy

7

käyttäjävinkki

18

yleinen hinnasto

9

mitä kuuluu?

19

Adminet korvasi ”helmitaulun ja ruutupaperin” Edistää rakennusalan sähköisiä toimintatapoja Helppo, kattava ja ajantasainen

telasteel oy

Adminetin käyttöönottoa odotetaan innolla

Ratkaisu ilmoitusvelvollisuuteen helpottaa työtaakkaa Raportit

Ari Aarniovuori

11

palveluksessanne

etunimi.sukunimi@admicom.fi

johto matti häll toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja 044 300 0092

ilkka uusi-maahi toimialajohtaja: rakennusala 040 511 0606

koulutus

ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: 044 433 3200 Kirjanpito: 044 433 3202 Palkanlaskenta: 044 433 3207

myynti anna-maija ijäs koulutuspäällikkö 044 433 3201

ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset 044 091 5375

antti noronen myyntipäällikkö 044 715 0297

sanni bomberg käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3203

tero tykkyläinen käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3205

simo ratilainen aluemyyntipäällikkö 045 278 1733

leea mäkelä käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3208

ari aarniovuori projektipäällikkö 040 552 1249

minna korpela aluemyyntipäällikkö 045 674 3573

Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä Pukinmäenaukio 2, 00720 Helsinki www.admicom.fi

2 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

Admicom sosiaalisessa mediassa

tuomas numminen aluemyyntipäällikkö 044 535 2409

Menestystarinat Pääkirjoitus Pääkirjoitus Yrityskohtaista salatiedettä vai toimialan normi?

Toimialojen keskinäinen vertailu ei automaattisesti paranna tulosta yritystasolla, mutta voi avata uusia näkökantoja. Jos verrataan konepajateollisuutta, rakentamista ja talotekniikkasektoria, kiinnittäisin huomiota kahteen osa-alueeseen: kustannusten ja projektien hallintaan. Älköön kukaan suuttuko, olkaa vapaasti eri mieltä.

Kustannusten hallinta konepajateollisuudessa vaihtelee paljon eri yritysten välillä. Tuoterakenteiden kustannustietoisuus on yleensä viety varsin pitkälle: komponentteja ostetaan globaalisti, samoin metalleja ja puolivalmisteita. Hintoja vertaillaan ja päivitetään yritystasolla. Hintatietoisuus ja ymmärrys ontuu vain kokonaiskustannusten kohdalla, sillä hankintojen paimentamista ja laatukustannuksia ei vyörytetä tuoterakenteisiin eikä tarjouksiin. Työmenekkejä tutkitaan, mitataan ja valvotaan. Fiksut käyttävät urakkapalkkausta – näin pysytään oikeasti suunnitelluissa työkustannuksissa. Kustannustietous on yrityskohtaista ja perustuu tutkimiseen ja kokemukseen.

Ta l o t e k n i i k k a alalla tukkurien hintatietoja on hallittu sähköisesti 1980-luvulta asti – sähköala edellä ja LVI perässä. Tuotehallinnan helpottamiseksi tuotteille on annettu yksilölliset sähkö- ja LVI-numerot. Urakoitsijat ovat parhaimmillaan erittäin hintatietoisia.

Työmenekit pohjautuvat TES:iin ja tarjouslaskennan käytössä on alakohtaisia laajoja laskennan pakettirekistereitä.

Toteumia verrataan laskennan tietoihin, mutta urakkapalkkojen käyttö on vähentynyt. Kustannustietous on alakohtaista ja uusien tarjouslaskijoiden kouluttaminen tehtäviin on helppoa ja nopeaa.

Rakentamisessa kustannustietous perustuu isolta osin henkilökohtaiseen kokemukseen. Yritysten omissa järjestelmissä ei ole juuri hinnastoja, laskennan paketteja tai rakenteita. Mahdolliset panoshinnastot ylläpidetään satunnaisesti ja useimmiten käsityönä. Hintavertailuja tukkurien välillä ei tehdä systemaattisesti. Työmenekki ei perustu TESiin ja aika harvoin tutkimukseen, vaikka Mittaviiva Oy on kerännyt työmenekkitietoa jo yli 20 vuotta RATU-tietona tai ROK-hintoina. Yritystasolla laskennan salaisuudet pidetään henkilötasolla omana tietona ja samanaikaisesti tarjouslaskenta ukkoutuu! Hankinnat hoidetaan käsipelillä ilman ajanmukaisia työvälineitä.

Lupasin vertailla myös projektien hallintaa. Vastavalmistunut ”koneinssi tai DI” ei hallitse projektien aikataulusta. Jo yksinkertainen janakaavio on useimmille vieras. Talotekniikkapuolella ne ovat jo tutumpia, mutta tässä suhteessa talonrakennuspuoli on selvästi edellä muita. Entäpä sitten kokeneemmassa kaartissa: LEAN-gurut käyttävät vaativia projektien mallinnuksen työkaluja. Riskejä ja resursseja arvioidaan, tehdään monimutkaisia taulukoita ja kaavioita, mutta rahat ja aikataulut jäävät malleissa lapsipuolen asemaan. Tässä taas rakentaminen on selvästi eturintamassa. Aikataulujen ja projektityövälineiden hallinta on verissä.

Projektien (ja osapuolten) hallinnassa rakentamisen työmaapäiväkirja on itse asiassa mainio työkalu. Moni kokee työmaapäiväkirjan täyttämisen pakkopullaksi, mutta oikeilla työvälineillä ja soveltamisella sillä voidaan edesauttaa koko projektin hallintaa. Hintavertailu ajantasaisilla hinnoilla puolestaan helpottaa kustannusten hallintaa.

Ja arvaattekin varmaan: Kaikkiin näihin Adminet tarjoaa huipputyövälineet.

Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja

Admicom on entistä vahvemmin mukana sosiaalisessa mediassa.

Seuraa meitä ja osallistu keskusteluun:

twitter.com/admicomoy

linkedin.com/company/admicom-oy

facebook.com/AdmicomOy Rakentamisen ja talotekniikan | 3 MAAILMA

TEKSTI: Katja Mäenpää KUVA: Mikko Myyryläinen

Automatistoitu Adminet korvasi

”HELMITAULUN JA RUUTUPAPERIN” Kovako Vahinkosaneeraus Oy:ssä kasvu oli niin vahvaa, että johtajan illat ja viikonloputkaan eivät enää riittäneet paperinpyörittelyyn. Aiemmin tietotekniikan hyödyntäminen ei näytellyt isoa roolia yrityksen toiminnassa, vaan enemmänkin sitä kuvasivat termit helmitaulu ja ruutupaperi. Siitä huolimatta Adminet saatiin sujuvasti käyttöön ja asetetut tavoitteet saavutettiin ensimmäisen käyttökuukauden aikana.

Helsinkiläinen kosteusvahinkojen purkuun, kuivatukseen ja jälleenrakentamiseen erikoistunut Kovako Vahinkosaneeraus Oy on vajaan kymmenen toimintavuotensa aikana kasvanut parin miehen yrityksestä kaikkiaan kaksikymmentä henkilöä työllistäväksi kosteusvahinkojen korjaamisen erikoisosaajaksi. Liikevaihtokin on kasvanut melkoisesti – Tällä hetkellä meillä on kaksitoista omaa työntekijää ja lisäksi työllistämme alihankkijoita. Kun liikevaihtomme oli alussa satatuhatta euroa vuositasolla, nyt se on saman verran kahdessa viikossa, työnjohtaja Matti Mentu kertoo laajentuneesta toiminnasta.

4 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

Kovakossa on alusta asti panostettu tekemisen laatuun ja asiantuntevaan työvoimaan. Työntekijät on valikoitu mukaan pitkän kokemuksen ja erikoisosaamisen perusteella. Arjen tekemistä ohjaa halu hoitaa asiat kunnolla. Tämä on ollut myös edellytys kasvulle.

– Kaiken edellytys on, että olemme panostaneet laatuun ja hoitaneet hommamme hyvin. Tiedämme, että emme ole markkinoiden halvin, mutta me huolehdimme asiakkaista ja heidän tarpeistaan. Me kuuntelemme mitä he odottavat toiminnalta ja joustamme sen mukaan. Meille on myös osunut hyvät asiakkaat ja itsellämme on määrätynlainen intohimo tehdä asiat hyvin.

Vuonna 2006 perustetun Kovakon asiakaskunta koostuu vakuutusyhtiöistä, taloyhtiöistä ja pankeista. Mentun mukaan pääkaupunkiseudulla on kymmenkunta vahinkosaneeraajaa, jotka ovat päässeet mukaan vakuutusyhtiöille säännöllisesti töitä tekevään rinkiin. Mukaanpääsy ei ole itsestäänselvyys, vaan edellyttää juuri erikoisosaamista.

– Vesiputket kulkevat talojen rakenteissa, joten siinä vaiheessa kun meidät kutsutaan paikalle, ei välttämättä ole

vielä edes tiedossa missä vuotaa. Meillä on kalusto, tieto-taito ja kokemus, joiden avulla pystymme nopeasti määrittelemään vauriokohdat ja päättelemään, onko vika esimerkiksi käyttövesilinjassa, patterilinjassa vai viemärissä. Vastaava kalusto on toki kenen tahansa hankittavissa, mutta vie aikansa oppia käyttämään laitteita, tulkitsemaan tietoja ja korjaamaan ongelma tehokkaasti.

HELMITAULUSTA AUTOMATISOINTIIN Juuri kasvu on tuonut haasteita yrityksen toimintojen hallintaan. Mentu on itsekin päivät kentällä työnjohdollisissa tehtävissä, joten vähitellen homma alkoi lähteä lapasesta ja mies huomasi hoitavansa työtilausten käsittelyn sekä laskutuksen ilta- ja viikonlopputöinä.

– Viimeisen kolmen vuoden ajan olin tehnyt kaikki illat ja viikonloput töitä. Noin vuosi sitten alkoi olla takki aika tyhjä, kun kaikki aika meni työntekoon.

Olimme hoitaneet siihen asti asiat tyylillä helmitaulu ja ruutupaperi, joten oli pakko alkaa miettiä, kuinka saada homma järkeviin uomiin.

Yrityksessä mietittiin toimistohenkilön palkkaamista hoitamaan arjen

Menestystarinat

”Olen sen koulukunnan kundeja, että käytän tietokonetta vain, koska on pakko. Adminetin maailma oli minulle täysin tuntematon, mutta hyvin homma on saatu toimimaan.

Adminet on looginen, selkeä ja helppo, joten sen oppii, vaikkei tietoteknistä osaamista ole.”

-Matti Mentu-

paperisotaa, mutta todettiin, ettei se voi olla oikea ratkaisu. Noin vuosi sitten Kovakon yhteistyökumppani Kelosähkö kertoi Adminetistä ja asia jäi hautumaan.

– Silloin päivät menivät kentällä ja illat sekä viikonloput paperihommissa.

Koko ajan oli niin hirveä kiire, ettei missään kohtaa ollut aikaa pysähtyä ajattelemaan, vaan piti selviytyä työmäärästä ja olemassa olevista velvoitteista.

Oli helpompi siirtää uusi asia eteenpäin kuin viheltää peli hetkeksi poikki ja miettiä järkevästi. Hakkasimme vielä puoli vuotta päätämme seinään. Uudet yhteiskunnalliset velvoitteet, esimerkiksi ilmoitusvelvollisuus, aiheuttivat kuitenkin sen, että asia kulminoitui ja siinä kohtaa päätös oli jo helppo tehdä.

Uusien velvoitteiden myötä Kovakossa ymmärrettiin, että enää ei ole muuta vaihtoehtoa, kuin ottaa askel eteenpäin ja pysyä kehityksen mukana. Yrityksessä oli pakko saada asiat ruotuun ja vähentää johdon työtaakkaa.

– Molemmat ovat Adminetin kautta onnistuneetkin. Hyvä esimerkki on toissapäivältä: Kun tulin neljän aikaan kentältä ja ryhdyin tarkastelemaan maksamattomia ostolaskuja, niitä ilmestyi

näytölle viisikymmentä kappaletta.

Vanhalla systeemillä olisin käynyt laskut läpi, kopioinut ne, kirjannut ne työmaihin ja sitten maksanut verkkopankin kautta. Laskujen käsittelyyn olisi mennyt ehkä sellainen viisi tuntia. Nyt laskut olivat kohdistuneet valmiiksi työmaihin ja työnjohto oli tarkistanut ne, minä en tehnyt mitään muuta kuin tarkistin että tiedot ovat oikein ja kuittasin maksatukseen. Siihen meni ehkä 5-8 minuuttia.

LOOGINEN, SELKEÄ JA HELPPO Kun Adminet otettiin lokakuun alussa käyttöön, siirryttiin Kovakossa kokonaan uuteen maailmaan.

– Olen sen koulukunnan kundeja, että käytän tietokonetta vain koska on pakko. Tietokoneen käsittelytaidot rajoittuvat lähinnä sähköpostin käyttöön.

Nyt on tullut kaikenlaista uutta, kun puhutaan poluista ja muista. Minä miellän sanan ”polku” metsään. Tuo maailma oli minulle täysin tuntematon, mutta hyvin homma on saatu toimimaan.

Uuteen toimintatapaan siirtyminen on sujunut hyvin, vaikka tukeakin on tarvittu.

– Ilman tukea siirtyminen olisi ollut tällaiselle helmitaulujengille varmasti

mahdotonta. Palavereissa ja koulutuksissa asiat tuntuivat hyvin loogisilta ja järkeviltä, mutta kun itse avasi koneen ja alkoi tehdä, pää tyhjeni totaalisesti.

Käyttöönotossa mukana olleet Admicomin kouluttajat kuitenkin jaksoivat opettaa niitä simppeleitäkin asioita, jotka itsestänikin tuntuvat näin jälkeenpäin helpoilta. Kun me olemme pystyneet viemään tämän prosessin läpi, uskon, että kuka tahansa pystyy.

Kovakossa ei lähdetty pikkuhiljaa totuttelemaan uusiin toimintatapoihin, vaan ne ulotettiin saman tien koko yritykseen. Myös työntekijät pääsivät heti osallisiksi sähköisestä maailmasta.

Mentu hankki kaikille tabletit ja sähköistä työtilausten hallintaa ryhdyttiin opettelemaan, vaikka työntekijöistä löytyi henkilöitä, jotka eivät olleet koskaan käyttäneet edes sähköpostia.

– Pelkäsin että siellä puolella tulee ongelmia, koska meillä on varttuneempaa henkilöstöä, mutta homma lähti toimimaan yllättävän hyvin ja kaikki pääsivät järjestelmään kivuttomasti sisään. Työnjohto oli viikon tai parin ajan ohjeistajana ja turvana, mutta kaiken kaikkiaan tämä osuus käyttöönotosta meni varmaan ennakkoasetelmiin nähden kaikista kivuttomimmin. >>

Rakentamisen ja talotekniikan | 5 MAAILMA

Rakennusmies Jorma Borg ja työnjohtaja Jori Hiltunen arvokiinteistön saneerauskohteessa Helsingissä.

ODOTUKSET TÄYTTYIVÄT

asioita muualtakin kuin mappien ja helmitaulujen keskeltä.

Aiemmin Mentu hoiti paperitöitä viikonloppujen lisäksi useamman tunnin lähes jokaisena arki-iltana.

– Ne ovat kaikki nyt menneen talven lumia. Esimerkiksi viime viikonloppu tuntui jotenkin hirveän pitkältä, kun en tehnyt mitään työtä. Toki voin tehdä laskuja ja fiilistellä sillä asialla, mutta totuus on, että voin yhtä hyvin tehdä ne vaikka maanantaiaamuna ja silti olla yhdeksältä työmaalla. Adminetillä pystymme tekemään kaiken normaalityöpäivän aikana, Mentu toteaa reilun kuukauden käyttökokemuksella.

Mentu kokee, että Adminet on toiminut hänelle eräänlaisena pelastajana, koska työtaakka alkoi käydä jo liiankin raskaaksi. Hän on tyytyväinen, että yhteistyökumppani suositteli hänelle ratkaisua.

– Olisi ollut ihan eri asia jos myyjä olisi tullut esittelemään järjestelmää kuin se, että Kelosähkö kertoi, tämä on oikeasti hyvä systeemi. Tällainen markkinointi on parasta markkinointia ja voin jo tässä sanoa, että tulen kyllä jatkamaan sitä perinnettä. Adminet on ratkaisu niille, jotka kokevat tuskaa paperinpyörittelyn kanssa – ja hyvä sellainen. Ilman Adminettiä oma selkärankani olisi varmaan jo katkennut.

Kun Adminet otettiin Kovakolla käyttöön, tavoitteena oli erityisesti päästä eroon ilta- ja viikonlopputöistä sekä toteuttaa ilmoitusvelvollisuuteen liittyvä raportointi ilman isoa lisätyötä.

Kovako toimii jokaisessa kohteessa päätoteuttajana, joten ilman automatisoituja työkaluja raporttien koostamiseen menisi valtavasti aikaa.

– Adminet on siitä lyömätön ja helppo, että se ilmoittaa jos jossakin kohteessa ylitetään 15 000 euron raja ja sitä kautta saadaan raportointi verottajalle käynnistettyä. Tätä helpommaksihan raportointia ei oikeastaan voi enää tehdä. Itse olemme joutuneet ainoastaan lisäämään kertaalleen urakoitsijoiden ja työntekijöiden tiedot järjestelmään. On järjettömän hyvä homma, että kaikki kuukausi-ilmoitukset lähtevät automaattisesti. Oikeasti olen iloinen ja tyytyväinen tuosta hommasta.

Myös ilta- ja viikonlopputöistä on päästy pitkälti eroon ja työnteko on nykyään joustavampaa, kun se ei ole enää aikaan ja paikkaan sidottua.

– Olin juuri pari viikkoa lomalla ja se tarkoitti, että yhdellä työnjohtajalla oli sinä aikana kahden henkilön työt hoidettavana. Ratkaisimme asian niin, että minä käytin lomalla ollessani päivästäni kymmenen minuuttia siihen, että kirjasin tabletilla sähköpostiin saapuneet tilauksen Adminettiin, maksoin palkat ja * Eroon ilta- ja viikonlopputyöstä hoidin laskutuksen. Se an* Nopea ostolaskujen käsittely taa pirskatisti liikkumavaraa, että pystyn hoitamaan * Irti ajasta ja paikasta

Saavutetut edut:

6 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

* Ilmoitusvelvollisuuden raportit

”Paperihommat jäivät pois” Adminetin käyttöönotto on tuonut muutoksia myös kentälle, kun työmaahallintaan liittyvät asiat hoidetaan sähköisessä muodossa.

– Omalta osaltani paperihommat ovat jääneet pois eikä hukkaan menneitä lappusia tarvitse enää metsästää, kun kaikki ostolaskut saapuvat sähköisesti ja työntekijät täyttävät tuntinsa Adminettiin. Lisäksi töiden laskutus toimistolla on helppoa, kun tarvikkeet kohdistuvat sähköiseltä lähetteeltä suoraan työmaalle sen sijaan, että niitä pitäisi eritellä koontilaskulta, työnjohtaja Jori Hiltunen kertoo.

Työntekijöiden suhtautuminen muutokseen on ollut vaihtelevaa, mutta pääasiassa käyttö on lähtenyt sujumaan hyvin.

– Ihan hyvin työntekijät ovat suhtautuneet ja suurin osa on oppinut suht nopeasti. Ne jotka ovat aiemmin pelailleet työajan kanssa, eivät luonnollisesti ole olleet kovin innoissaan. Nyt kun työntekijät kirjaavat itsensä sisään työmaalle tullessaan ja ulos lähtiessään, palkanmaksun perusteena oleva työaika on juuri se, mitä työmaalla on oikeasti vietetty.

– Itseäni tämä toimintatapa on helpottanut, kun ei enää tarvitse rampata niin paljon työmailla ja vahtia, ovatko työntekijät työmaalla sovittuun aikaan. Lisäksi näen Adminetistä helposti työntekijöiden lomat ja poissaolot.

Ajankohtaista Menestystarinat Sovellusuutiset

TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Mikko Myyryläinen

”Lainsäädännön muutokset ja vaatimukset dokumentointiin ovat aiheuttaneet sen, että urakoitsijoilta on tullut melkoisia vaatimuksia dokumentinhallinnan kehittämiseksi.”

-Harri Fagerlund-

Rasi-Tieto Oy edistää rakennusalan

SÄHKÖISIÄ toimintatapoja

Rasi-tieto Oy edistää rakennusalan sähköisiä toimintatapoja muun muassa ylläpitämällä Rasi-tuotetietopankkia sekä tuottamalla ratkaisuja kesällä 2013 voimaanastuneen rakennustuotedirektiivin edellyttämään dokumentinhallintaan.

Rakennus- ja sisustustarvikekaupan edunvalvontajärjestö Rasi ry:n ja Rakennustuoteteollisuus RT:n omistaman Rasi-tieto Oy:n tavoitteena on edistää sähköisen tiedon hyödyntämistä rakennusalalla, sillä esimerkiksi talotekniikka-alaan verrattuna sähköisen tiedon hyödyntämisessä ollaan

monesti vielä lapsenkengissä.

– Monta kertaa kehitystä vie eteenpäin joku kriisi tai uusiutuva lainsäädäntö, johon täytyy mukautua. Viimeisen vuoden sisällä lainsäädännön muutokset ja uudet vaatimukset tuotteiden dokumentointiin ovat aiheuttaneet sen, että urakoitsijoiden puolelta on tullut melkoisia vaatimuksia dokumentinhallinnan kehittämiseksi. Tiedot pitäisi saada helpommin yhdestä paikasta sen sijaan, että niitä lähdetään etsimään jokaiselta tavarantoimittajalta erikseen. Silloin on kyse jo tuhannesta tavarantoimittajasta, puhumattakaan kymmenistä tuhansista tuotteista, Rasitieto Oy:n toimitusjohtaja Harri Fa-

gerlund kertoo.

Rasi-tieto Oy ylläpitää Rasi-tuotetietopankkia, josta löytyy noin 65 000 rakennustuotteen tiedot yksilöitynä nimen, EAN-koodin, yksikön ja pakkaustietojen mukaan. Yrityksen toiminnan lähtökohta on, että alalla olisi yhteinen tuotetietopankki josta tuotteet löytyvät yksilöitynä.

– Ilman sitä sähköinen kaupankäynti ja toiminta yleensä on mahdotonta.

Tämä on siinä mielessä itsestäänselvyys, että kaikki alalla olevat sen kyllä tunnistavat ja tunnustavat. Ei asiasta enää tarvitse keskustella, vaan se on tosiasia, jonka kanssa jokaisen on elettävä, Fagerlund jatkaa. >>

Rakentamisen ja talotekniikan | 7 MAAILMA

”Nyt mietitään nimenomaan koko Suomen ratkaisua.”

-Petri Hartikainen-

!

Adminetistä on suora yhteys Rasi-tietokantaan, josta asiakirjat ovat helposti haettavissa. Katso seuraavasta jutusta, kuinka käsittelet tietoja Adminetissä.

DoP, SDS, EPD Mitä EU:n rakennustuoteasetus tarkoittaa?

UUSI DIREKTIIVI LISÄÄ PAINEITA SÄHKÖISTEN TOIMINTATAPOJEN KEHITTÄMISEEN Heinäkuun 2013 alussa astui voimaan EU:n rakennustuotedirektiivi, joka edellyttää rakennusurakoitsijaa toimittamaan suoritustasoilmoitukset rakennuksessa käytetyistä rakennustuotteista. Velvollisuus koskee kaikkia CE-merkittyjä tuotteita ja niistä on toimitettava vaaditut asiakirjat rakennuksen loppukäyttäjälle. Velvoite aiheuttaa tällä hetkellä päänvaivaa monelle rakennusyrittäjälle, kun asiakirjoja tulostetaan mappikaupalla tilaajan käyttöön.

– Dokumentit pitää toimittaa tilaajalle paperisena tai sähköisenä versiona ja niitä tulee säilyttää kymmenen vuotta. Me haluamme omalla panoksellamme helpottaa yrittäjien taakkaa dokumenttien hallinnassa, Rasi-tieto Oy:n projektipäällikkö Petri Hartikainen kertoo.

Uuden direktiivin tuomien velvoitteiden hoitamiseksi Rakennusteollisuus RT, Rakennustuoteteollisuus RTT, Rakennustieto Oy ja Rasi-tieto Oy ovat käynnistäneet yhteisen Teho-hankkeen, jossa selvitetään vaihtoehtoja alan yhteisen tietopankin toteuttamisesta. Tavoitteena on luoda rakennusalalle koko Suomen kattavat yhtenäiset toimintatavat.

– Emme halua, että Rasi-tieto toteuttaa yhden ratkaisun ja joku toinen toisen. Tarkoitus on että Suomessa olisi yksi yhteinen tietokantakanta, josta dokumentit löytyvät, ja jota jokainen voi hyödyntää parhaaksi katsomallaan tavalla. Nyt mietitään nimenomaan koko Suomen ratkaisua, Hartikainen kertoo projektin tavoitteista.

– Eri toimijoilla on vahva yhteinen tahto.

Tässä kohtaa pitää ajatella niin, ettei mikään olemassa oleva ole pyhää – muuta kuin se, että on hyvä päämäärä mitä kohti täytyy pyrkiä. Silloin ei kannata linnoitautua ole8 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

massa oleviin organisaatioihin, vaan katsoa miten tämä fiksuinten ratkaistaan, Fagerlund jatkaa.

– Harkinnassa on, voisiko ratkaisun ulottaa koskemaan myös talotekniikkapuolta, koska silloin se palvelisi paremmin kaikkia rakentamisen yhteistyöryhmiä. Joka tapauksessa lyhyellä aikavälillä hankkeen tavoitteena on toteuttaa riittävän suuri yhteinen tietopankki, josta tieto on helposti saatavilla.

Pitkällä tähtäimellä ratkaisu voitaisiin ulottaa myös esimerkiksi rakentamisen suunnitteluun ja mallintamiseen, Fagerlund visioi.

Projektin tarkoitus on siis tuoda tarvittavat dokumentit helposti ja nopeasti yritysten saataville. Erityisesti rakennuttaja- ja urakoitsijapuolella tarve helpompaan dokumentinhallintaan on suuri, sillä direktiivin edellyttämät asiakirjat on haalittava kasaan ja nyt yrityksillä on siinä todella iso urakka. Tällä hetkellä Rasi-tieto kokoaa direktiivin edellyttämiä suoritustasoilmoituksia, turvallisuustiedotteita ja ympäristötiedotteita osaksi Rasi-tuotetietopankkia.

– Tässä vaiheessa tietokannasta löytyy linkit noin 5 000–6 000 tuotteen suoritustasoilmoituksiin ja turvallisuustiedotteisiin.

Jatkossa määrä tulee olemaan paljon isompi. Linkitämme oikeat asiakirjat kaikkiin tuotevariaatioihin. Suuri osa dokumenteista antaa tiedot tuotteesta yleisesti, mutta kauppatasolla tuotetta voi olla myynnissä useassa pakkauskoossa. Me linkitämme tiedot helposti saataville EAN-koodin tasolla, Hartikainen kertoo.

Rasi-tuotetietopankki toimii siten, että tavarantoimittajat syöttävät tuotetiedot tietokantaan ja sieltä tieto on kaupan ketjujen ja muiden yhteistyökumppaneiden saatavilla. Myös Admicom on mukana yhteistyössä Rasi-tiedon kanssa. Adminetistä on suora yhteys Rasi-tietokantaan, josta direktiivin edellyttämät asiakirjat ovat helposti haettavissa.

1.7.2013 astui voimaan EU:n uusi rakennustuoteasetus, joka toi mukanaan rutkasti dokumentinhallinnan haasteita rakennusalalle.

Asetuksen mukaan rakennustuotteet pitää CE-merkitä ja urakoitsijan velvoite on toimittaa tilaajalle tarvittavat dokumentit kaikista CE-merkityistä tuotteista, joita rakentamisessa on käytetty. Asia ei ole ihan yksinkertainen, joten alla rakennustuoteasetuksen lyhyt oppimäärä.

Rakennustuote: Tuote tai tuotejärjestelmä, jota käytetään rakentamiseen siten, että se jää pysyväksi osaksi rakennuskohdetta.

CE-merkintä: Valmistajan vakuutus siitä, että tuote täyttää sitä koskevien direktiivien vaatimukset.

Merkintä on pääasiallisesti pakollinen kaikille rakennustuotteille, jotka kuuluvat yhdenmukaistettujen standardien piiriin. CE-merkinnän täytyy olla merkittynä rakennustuotteeseen.

Suoritustasoilmoitus, DoP (Declaration of Performance): Ilmoitus sisältää tietoa mm. tuotteen käyttötarkoituksesta, valmistajasta, tuoteominaisuuksista ja noudatettavasta standardista.

Valmistajan on laadittava suoritustasoilmoitus markkinoille tulevaan tuotteeseen ennen CE-merkintää.

Käyttöturvallisuustiedote, KTT/ SDS (Safety Data Sheet): Asiakirja, jolla välitetään tietoa aineen tai seoksen ominaisuuksista, riskeistä sekä turvallisesta käytöstä teollisuudessa tai ammatissa.

Ympäristötiedote, EPD (Environmental Product Declaration): Edellä mainittujen lisäksi käyttöön on tulossa myös ympäristötiedote, joka listaa tuotteen ympäristövaikutukset koko elinkaaren ajalta.

Sovellusuutiset Helppo, kattava, ajantasainen ja asiakkaan tarpeeseen mukautuva:

YLEINEN HINNASTO Mikä on Adminetin yleinen hinnasto ja mitä se antaa asiakkaalle?

HINNAT AINA AJAN TASALLA Admicomin ja tukkurien ylläpitämässä hinnastossa on yli 20 tukkuria ja noin 500 000 tuotetta kattava tuoterekisteri. Asiakkaan ei tarvitse murehtia hinnastopäivityksistä, vaan käytössä on aina viimeisimmän päivityksen mukaiset hinnat.

MITEN YLEINEN HINNASTO LIITTYY LIIKETOIMINTAAN? Asiakas lukee sisään Adminettiin omat alennustaulukot ja nettohinnastot, jolloin Adminet tietää toimittajakohtaiset halvimmat ostohinnat kullekin tuotteelle. Hinnastoon voi lukea myös muiden omien tukkureiden hinnat.

Näitä toimittajakohtaisia ostohintoja käytetään ostoissa, tarjouslaskennassa ja myynnin hinnoittelussa. Adminet myös tarkistaa automaattisesti saapuvien ostolaskujen hintojen paikkansapitävyyden tuotekohtaisesti.

Myös myyntihinnoittelu voidaan suorittaa yleisen hinnaston hintojen avulla ja niihin liittyvillä asiakaskohtaisilla ohjauksilla.

LÖYDÄ ETSIMÄSI HELPOSTI Tuotehakua helpottavat nopeat hakutoiminnot. Tuotteita voidaan selata tuoteryhmittäin tai hakea tuotetta hakusanatoiminnolla samaan tapaan kuin Google-haussa. Koodeja ei siis tarvitse muistaa. Kirjoitettaessa hakusana tai sanan osa, Adminet hakee kaikki tuotteet, joissa sana esiintyy. Haku tapahtuu samaan aikaan sekä koodi-, nimi- että kuvauskentästä.

Lisäksi asiakas pääsee tarkastelemaan tuotetietoja: ostohinnat, ostohistoria, myyntihinnat, myyntihistoria, varastosaldot ja avoimet tilaukset.

OMA TUOTEREKISTERI JA HINNASTO

YLEISEN HINNASTON TOIMITTAJAT

Vaikka Adminetissä on saatavilla erittäin kattava hinnasto, se ei suinkaan tarkoita, että käyttäjä joutuu selailemaan sivukaupalla tuotteita löytääkseen oikean.

Laajan hinnaston sijaan tuotteet voi poimia omasta tuoterekisteristä, jolloin näytöllä näkyvät vain ne tuotteet, joita yrityksessä käytetään. Adminet lisää yrityksen omaan tuoterekisteriin tuotteet automaattisesti aina, kun ostolaskulta tulee uusia tuotteita tai varastosta laskutetaan tuotteita, joita omassa rekisterissä ei vielä ole.

Adminet hakee yleisestä hinnastosta ajantasaiset hinnat myös oman tuoterekisterin tuotteille.

»» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »» »»

YLEISEN HINNASTON OSAT 1. Toimialakohtaiset tuotetiedot pohjana eri toimialojen hinnastoissa »» Sähkö: STK:n rekisteri (sähkötukkuliikkeiden liitto), 270 000 tuotetta »» LVIK: LVI-Info, 170 000 tuotetta »» Rakennus: Rasi-Tieto, 65 000 tuotetta 2. Linkit tuotekoodista kyseisen alan tuotetietoihin (STK, Rasi) 3. Eri toimialojen hinnastot »» S = Sähkö »» L = Lämpö ja Vesi »» I = Ilma »» M = Teräs »» K = Kylmä »» R = Rakennus »» Y = Yleinen 4. Toimittajakohtaiset hintatiedot tuotteille »» Hinta »» Hinnan päiväys »» Alennusryhmä »» Tukkupakkaus »» Käyttöyksikkö

»» »» »» »» »»

Acalor Oy (L) Ahlsell Oy (L, I, S, K) Aillos Oy (Air Spiralo) (I) Oy Callidus Ab (L) Climecon Oy (I) EL-Parts Oy (S) Fläkt Woods Oy (I) Hilti (Suomi) Oy (Y) Itula Oy (L) Oy Lindab Ab (I) LVI-Dahl Oy (L, I) LVI-WaBek Oy (L, I) Maalarimestarien Oy (R) Onninen Oy (L, I, S, K, M) Ostnor Finland Oy (L) Ouman Oy (L, S) Pistesarjat Oy (S) Pivaset Oy (L) Rexel Finland Oy (S) Saint-Gobain Rakennustuotteet Oy (Isover-tuotteet) (L, I) Salok Osk (vain Salokin jäsenille) (S) Sejo Oy (L, I) SLO Oy (S) Warla Trade Oy (L) Würth Oy (Y)

NÄIN SAAT UUDEN TOIMITTAJAN HINNASTOT KÄYTTÖÖSI: »» »»

»»

Uudet toimittajat päivittyvät käyttöönotossa valittujen tuotealueiden mukaisesti.

Jos haluat käyttöösi jonkin toimittajan hinnastot, jonka tuotealuetta yritykselläsi ei ole käytössä, jätä Adminet-tukipyyntö.

Uusien tuotealueiden lisäämisestä ei aiheudu asiakkaalle kustannuksia.

>> Rakentamisen ja talotekniikan | 9 MAAILMA

Näin hinnasto toimii Tuotteet löytyvät nopeasti valitusta tuoteryhmästä hakusanatoiminnolla.

Tiedot-linkin takaa päästään tarkastelemaan tuotteen hintoja, varastosaldoja sekä osto- ja myyntihistoriaa.

Hinnat-linkki näyttää mihin hintaan ja keiltä toimittajilta tuotetta on saatavissa.

Haettaessa tuotteita Rakennus-tuoteryhmästä, numeroa klikkaamalla avautuu Rasi-tuotetietopankki, josta tuotteen tietoja ja dokumentteja päästään tarkastelemaan.

10 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

Sovellusuutiset Menestystarinat

TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Ilkka Uusi-Maahi

TelaSteelillä Adminetin käyttöönottoa

ODOTETAAN INNOLLA Infrarakentaja TelaSteel Oy tuli kasvun myötä tilanteeseen, jossa nykyiset toimintatavat eivät enää palvelleet yrityksen tarpeita. Helmikuussa 2015 käyttöönotettavalta Adminetiltä odotetaan ennen kaikkea reaaliaikaista seurantaa ja työtaakan helpottumista, kun tiedonsiirrot paikasta toiseen loppuvat.

Talouden heikko tilanne näkyy myös infrarakentamisen puolella. Valtion määrärahat ovat pienentyneet tasaista tahtia samaan aikaan, kun teiden kunto on heikentynyt. Silti kiristyvässä tilanteessa löytyy myös valopilkkuja, jotka kasvavat ja kukoistavat taantumassakin. Tällainen on esimerkiksi juuri Helsingistä Vantaalle toimipaikkaansa siirtävä TelaSteel Oy. >>

TelaSteel Oy ottaa Adminetin käyttöön helmikuussa 2015.

Seuraamme juttusarjassa yrityksen odotuksia ja niiden toteutumista käyttöönoton edetessä. Seuraavassa artikkelissa pureudutaan käyttöönoton toimenpiteisiin.

Rakentamisen ja talotekniikan | 11 MAAILMA

Yritys on tehnyt vahvaa kasvua perus- asti, mutta me pystymme kilpailemaan tamisvuodestaan 2007 asti. isojen kanssa myös hinnalla. Niillä on – Pikkuhiljaa on kasvettu siten, että kuitenkin isojen yritysten yleiskustanvuonna 2011 liikevaihto oli kymmenen nukset ja meillä pienten, joten onhan miljoonaa euroa ja tällä tilikaudella niissä valtava ero. ennakoidaan jo kahtakymmentä. HenPienentyneiden määrärahojen takilökuntaakin on tullut kia infrarakensiitä alun muutamasta tamisessakin kaverista lisää ja nykyään ovat tällä ”Ennen kaikkea haluamme ajat meitä alkaa olla 80. Tiehetkellä hiljaipäästä eroon Exceleiden semmat, sillä tysti alihankinta näyttelee meillä aika suurta osaa ja suurin osa propyörittelystä ja perässä kun se lasketaan mukaan, laahaavasta kirjanpidosta jekteista on työllistämme projekteissa valtion ja kunnoin 150 henkilöä, ta- sekä saada jatkuvasti tietoa, tien ostamia. louspäällikkö Petri Nie- missä mennään ja mitä on Te l a S t e e l i l l ä misalo kertoo yrityksen on kuitenkin tulossa.” kasvusta. vahva usko tuTelaSteelin päätoimilevaisuuteen.

-Petri Niemisaloala on infrarakentamisen – Pakkohan puolella, jossa tyypillisiä talouden on kohteita ovat teiden ja katujen raken- jossain vaiheessa kääntyä nousuun. Ei taminen sekä niihin liittyvän kunnallis- tätä alamäkeä ja henkilöstövähennyktekniikan rakentaminen. Lisäksi yrityk- siä voi jatkua loputtomiin. Kun valtio sellä on konepaja Klaukkalassa. alkaa taas satsata teiden kunnossapi– Tyypillinen työmaamme sijait- toon, infra-ala lähtee uudestaan nousee pääkaupunkiseudulla. Toimimme suun. Sen takia me uskomme vahvasti pääurakoitsijana kaupunkien ja kunti- myöskin omaan tulevaisuuteemme. en katu-urakoissa. Lisäksi teemme ra– Infra-alan vahvuus on näkyviskennusten perustuksia ja jonkin verran sä myös siinä, että pääomasijoittajat myös siltojen korjauksia, koska saamme ovat ostaneet aika paljon infrayrityksiä teräsosat tehtyä omalla konepajallam- viimeaikoina, joten kyllä nekin uskovat me. Terästyönä teemme pääasiallisesti alan tulevaisuuteen Suomessa. Eivät ne tienkaiteita ja myös asennamme niitä. muuten sijoittaisi rahojaan tällaiseen alaan, jossa katteet eivät ole kovin isoja VAHVA USKO TULEVAISUUTEEN verrattuna esimerkiksi pelialaan. Tämä on kuitenkin sellainen toimiala, joka TelaSteelin kasvun vauhdittajia ovat työllistää paljon työntekijöitä, joten raolleet oikeat rekrytoinnit ja sopiva ha lähtee nopeasti kiertoon sitten kun markkinarako, jossa isompien toimi- elvytetään. joiden kanssa ei ole tarvinnut lähteä tosissaan kilpailemaan.

REAALIAIKAAN – Olemme onnistuneet projekteissamme hyvin ja se ruokkii uusia onnis- Niemisalo tuli mukaan TelaSteelin toitumisia. Uudehko kalusto ja hyvä henki mintaan vuonna 2013 ja tuolloin sovittalon sisällä luovat tekemisen meinin- tiin, että yritykseen on hankittava pian gin, jolla olemme onnistuneet saamaan toiminnanohjausjärjestelmä. Painetta markkinoita meitä isommilta toimijoil- tuli myös kentältä, sillä sinne kaivattiin ta. Myös rekrytoinneissa olemme onnis- ajantasaista tietoa projekteista. Niintuneet viime vuosina hyvin ja saaneet pä Niemisalo ja toimitusjohtaja Matti mukaan alalla tunnettuja osaajia. Sitä Luikku alkoivat suunnitella hankintaa. kautta olemme saaneet uusia projekteja – Jossain vaiheessa vaan tulee se ja vakuuttaneet asiakkaat, että osaam- raja vastaan, että pitää hankkia toiminme nämä hommat. nanohjausjärjestelmä. Kun olemme kasVaikka isommat ovat viime aikoina vaneet sen verran isoksi, tämä nykyinen tulleet hanakammin TelaSteelin apajil- systeemi ei enää palvele meitä sillä tale, on yritys pärjännyt kilpailussa hyvin. valla kuin sen pitäisi.

– Tietysti laatuun pitää panostaa Nykyään tilitoimisto vastaa Telaja tehdä projektit tehokkaasti loppuun Steelin kirjanpidon asioista, sisäi-

12 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

nen laskenta pyöritetään toimistolla Exceleissä ja kirjanpito laahaa jäljessä.

– Ennen kaikkea näistä me haluamme päästä irti ja saada jatkuvasti tietoa, missä mennään ja mitä on tulossa. Ostolaskujenkierrätys on ollut tähän asti meidän akilleenkantapää ja erityisesti niiden suhteen henkilökunta toivoi parannusta. Nyt menee helposti kuukausikin, että saamme ostolaskun kierrätettyä ja tiedon projektinseurantaan. Se on ihan liian pitkä aika. Tieto pitää saada ajantasaisesti kentälle, jotta tiedetään jatkuvasti, mikä työmaan taloudellinen tilanne on.

– Adminetin myötä on tarkoitus ottaa käyttöön myös urakoiden osatuloutus. Tällä hetkellä urakat on tuloutettu kerran vuodessa, joten siltäkin osin saamme tiedon jatkossa reaaliaikaiseksi, kun järjestelmä tulouttaa projekteja koko ajan.

YHTEEN OHJELMAAN TelaSteelillä kuultiin Adminetistä tutun toimijan kautta ja käytiin tutustumassa ratkaisuun Jyväskylässä. Reaaliaikaisuuden lisäksi Adminetissä vakuutti se, että kaikki toiminnot pystyttäisiin hallitsemaan yhdessä järjestelmässä.

– Vierailun kautta vahvistui käsitys, että tämä on meille oikea ratkaisu. Tällä hetkellä meillä on erilliset ohjelmat tuntiseurantaan ja kirjanpitoon, minkä lisäksi raportteja ja seurantaa koostetaan Exceleissä. Tietojen siirto ja päivittäminen eri ohjelmien välillä on tällä hetkellä käsityötä ja aika tuskallista, kun yritetään pitää tiedot suurin piirtein ajan tasalla.

TelaSteelillä on huomioitu myös työntekijöiden toiveet koko hankintaprosessin ajan. Yksi tärkeä perusedellytys järjestelmän valinnalle oli, että työntekijät saisivat jatkossakin syöttää työntuntinsa helppokäyttöisen mobiilisovelluksen kautta.

– Meillä on nytkin mobiiliyhteydet käytössä ja sen takia haluamme, että rutiinit säilyvät työmaatasolla samankaltaisena kuin ennenkin. Nykyinen sovellus on kuitenkin erillinen ohjelma, joten sinne syötetyt tiedot pitää siirtää palkanlaskentaan. Adminetissä tiedonsiirtoa ei tarvitse tehdä, vaan tuntiseuranta toimii ajantasaisesti.

Menestystarinat Menestystarinat

TYÖAIKA JÄRKEVÄÄN KÄYTTÖÖN Adminetin käyttöönotto tapahtuu TelaSteelillä helmikuun 2015 alussa.

Tämän vuoden puolella järjestetään vielä aloituspalaveri, jonka jälkeen käyttöönotto nytkähtää konkreettisesti liikkeelle. Pientä valmistautumista on kuitenkin tehty jo nyt.

– Tähän mennessä on oikeastaan valmistauduttu vasta henkisesti. Olemme tietysti tiedottaneet henkilökunnalle, että tällainen muutos on tulossa: mitä se merkitsee työpäälliköiden ja konttorihenkilökunnan osalta, mitkä asiat helpottuvat, mitkä ovat ohjelman vahvuudet ja miksi tällainen otetaan käyttöön. Haluamme, että kaikki tietävät suurin piirtein, missä mennään.

Keskustelua on käyty aika paljonkin ja henkilöstön suhtautuminen on ollut hyvä. Kyllä meillä ihmiset kovasti odottavat käyttöönottoa ja ovat innostuneita asiasta. Toivottavasti innostus johtaa siihen, että tämä projekti menee jouheasti läpi.

Yhteistyö nykyisen tilitoimiston kanssa jatkuu myös tulevaisuudessa ja se alkaa hoitaa TelaSteelin asioita Adminetillä.

– Heidänkin asennoitumisensa tähän asiaan oli positiivinen ja he halusivat olla mukana, joten päätimme jatkaa heidän kanssaan tulevaisuudessakin.

Hekin myönsivät, ettei heidän nykyinen ohjelmansa palvele meitä parhaalla mahdollisella tavalla ja näkivät, että jotain muutosta tarvitaan.

Niemisalo odottaa Adminetistä erityisen paljon helpotusta omiin töihinsä.

– Omista hommista jää pois eri ohjelmien välillä tapahtuva tietojen päivittäminen, eikä tietoja tarvitse enää lähettää sähköpostilla, kun kaikki pystyvät seuraamaan tilannetta kentältä samalla tavalla kuin minä täältä toimistolta. Uskon että saamme sitä kautta säästöjä, kun tiedämme jatkuvasti mikä on tilanne, eikä tarvitse arpoa millaisia kustannuksia on tulossa.

– Itselläni menee tällä hetkellä erilaisiin tiedonsiirtoihin varmaan viikon verran kuukaudesta ja kyllä tuo aika pitää saada järkevään käyttöön. Ei minua kuitenkaan ole palkattu tänne siirtelemään tietoja ees sun taas, vaan työaika pitäisi saada käytettyä oikeisiin töihin.

”Itselläni menee tällä hetkellä erilaisiin tiedonsiirtoihin varmaan viikon verran kuukaudesta ja kyllä tuo aika pitää saada järkevään käyttöön. Ei minua ole palkattu tänne siirtelemään tietoja ees sun taas, vaan työaika pitäisi saada käytettyä oikeisiin töihin.”

-Petri Niemisalo-

Rakentamisen ja talotekniikan | 13 MAAILMA

Adminetin palvelukokonaisuuteen kuuluu myös rakennusalan tarpeeseen suunniteltu

Työmaapäiväkirja Adminetin työmaapäiväkirja täyttää rakennusurakan yleisten sopimusehtojen päiväkirjalle asettamat vaatimukset (YSE 1998). Sähköisessä muodossa olevat dokumentit sekä niihin liitetyt asiakirjat, valokuvat ja piirustukset eivät katoa, kastu eivätkä sotkeennu ja ne ovat kaikkien osapuolten saatavilla reaaliaikaisesti.

VIRALLINEN DOKUMENTTI TAI SISÄINEN MUISTIO Työmaapäiväkirjan luo ja sitä ylläpitää työmaan vastuuhenkilö. Mikäli päiväkirjaa käytetään virallisena dokumenttina, siihen tulee liittää myös valvoja, joka hyväksyy dokumentin.

Lisäksi päiväkirjaa voivat kommentoida esimerkiksi suunnittelijat tai työn tilaaja. Valvoja ja kommentoijat ovat yleensä yrityksen ulkopuolisia tahoja, joilla on Adminetissä oikeus vain työmaapäiväkirjasovelluksen käyttöön niiden päiväkirjojen osalta, joihin vastuuhenkilö on antanut heille oikeudet.

Päiväkirjaa voi käyttää myös epävirallisena muistiona, johon ei liity muita osapuolia eikä pakollisten tietojen täyttöä. Kun päiväkirjaa hyödynne-

tään sisäisenä muistiona, siihen voi tallentaa muistiinpanoja, kommentteja, kuvia ja dokumentteja yrityksen sisäiseen käyttöön.

HELPPO KÄYTTÖLIITTYMÄ Päiväkirja koostuu sivuista, joita vastuuhenkilö luo yhden jokaiselle päivälle, sekä sivuihin mahdollisesti liitetyistä tiedostoista. Liitteitä voi lisätä rajattomasti ja ne voivat olla mitä tahansa formaattia, esimerkiksi valokuvia tai skannattuja piirustuksia. Niiden lisäys on sallittua kaikille päiväkirjan osapuolille. Sähköisessä muodossa tärkeät asiakirjat pysyvät varmasti tallessa ja löytyvät aina oikeasta paikasta. Tämä korostuu erityisesti silloin, kun on paljon päällekäisiä projekteja ja niiden dokumentoinnin hallinta on haastavaa.

Uuden sivun luonti on nopeaa, sillä ohjelma täydentää valmiiksi tiedot edelliseltä päivältä. Kun vastuuhenkilö on täyttänyt sivun omalta osaltaan, hän kuittaa sen valmiiksi. Myös valvojalla ja kommentoijilla on mahdollisuus tehdä omat merkintänsä heitä varten varattuihin kenttiin. Kun valvoja kuittaa sivun valmiiksi, se jäädytetään eikä ylläpito ole enää mah-

dollista. Kaikki päiväkirjan osapuolet näkevät merkinnät ja kuittaukset heti.

Kun kohde on valmis, päiväkirja arkistoidaan. Toimenpide jäädyttää päiväkirjan, minkä jälkeen sen ylläpito tai uusien sivujen lisääminen on estetty.

Arkistoitujakin dokumentteja on kuitenkin mahdollista selata, tulostaa ja tallentaa PDF-muodossa. Arkistoidut dokumentit saadaan näkyviin samalta ruudulta kuin avoimet päiväkirjat.

NOPEASTI YHDESTÄ PAIKASTA Sovelluksen avulla päiväkirjoja on helppo hallinnoida – kaikkien kohteiden dokumentit löytyvät yhdestä ja samasta paikasta. Nettikäyttöisellä sovelluksella tieto on ajantasaisesti kaikkien osapuolten käytettävissä ja sitä voidaan käsitellä missä vaan.

Sähköisestä järjestelmästä vanhatkin tiedot löytyvät nopeasti hakusanoilla. Lisäksi näkymään on mahdollista rajata esimerkiksi vain tietyn vastuuhenkilön päiväkirjat ja järjestää ne kohdenumeron tai työmaan aloituspäivän mukaan. Sekä yhden sivun että koko päiväkirjan voi tulostaa PDF-muodossa, mikä mahdollistaa sen lähetyksen vaikkapa sähköpostitse muille tahoille.

Päätasolla käyttäjät näkevät kaikki heille avoimet työmaapäiväkirjat.

14 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

Sovellusuutiset

Adminet tuo uuden sivun perustiedot edellisen päivän tiedoista, joten käyttäjän tarvitsee vain päivittää muuttuneet tiedot.

Valvojan kuittaus lukitsee päiväkirjan sivun, minkä jälkeen sitä voi ainoastaan tarkastella.

Rakentamisen ja talotekniikan | 15 MAAILMA

TEKSTI: Katja Mäenpää KUVA: Ilkka Uusi-Maahi Menestystarinat

Adminetin ratkaisu ilmoitusvelvollisuuden raportointiin

KEVENTÄÄ TYÖTAAKKAA R.A. Wickholmilla Adminetin ratkaisu verottajan raportointiin on tullut tarpeeseen, sillä yrityksellä on paljon kohteita, joista raportointi on tehtävä. Varsin usein myös päätoteuttajan roolissa.

Adminetillä automatisoitu kuukausiraportointi ja kulunvalvonta on hyödyttänyt myös muuta toimintaa.

Rakennusalan tiedonantovelvollisuus astui voimaan heinäkuun alussa. Muutos mietitytti alan yrityksiä ja aiheutti epätietoisuutta tulevasta työtaakasta.

Myös R.A. Wickholmilla odotettiin jännityksellä, kuinka velvollisuus vaikuttaa käytännön tekemiseen.

– Kun aloin asiaan tutustua, ensimmäinen kuva oli, että vaadittava työmäärä on ihan valtava. Kauhuskenaario oli, että täytyy palkata yksi ylimääräinen työntekijä hoitamaan raportointia. Onneksi todellisuus ei ollutkaan niin paha, kun se aikaa myöten paljastui, Jari Kokkinen kertoo.

Kokkinen omistaa R.A. Wickholmin yhdessä Kari Aallon kanssa. 1950-luvulla perustettu yritys siirtyi miesten

16 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

omistukseen 1990-luvun lopussa. Nykyään yritys toimii usealla toimialalla, mutta toiminnan pääpaino on LVIasennuksissa. Tämän lisäksi tehdään rakennuspeltitöitä, ilmanvaihtokanavien puhdistusta ja LVI-laitteiden huoltoa. R.A. Wickholmin toiminta on laajentunut vuosien mittaan myös yritysostojen myötä.

– Päätoimipaikkamme sijaitsee Elimäellä ja putkitoiminta sekä LVI-tarvikemyymälä Kuusankoskella. Toimimme laajasti eteläisen Suomen alueella ja meillä on ollut merkittäviä kohteita ihan pääkaupunkiseutua myöten. Toteutimme esimerkiksi OP Pohjola -ryhmän suunnitteleman sairaalaketjun pilottikohteen LVI-työt. Sairaala nousi Pikku Huopalahteen ja sinne tehtiin laskutyöpohjaista urakkaa useammassa vaiheessa 2,5 vuoden ajan.

Vaikka uuden lain perimmäinen tarkoitus on hyvä, ilmoitusvelvollisuus ei ole saanut urakoitsijoiden keskuudessa kovinkaan riemukasta vastaanottoa, sillä ylimääräisiä kustannuksia aiheutuu ihan kaikille – myös niille, jotka ovat automatisoineet raportoinnin.

– Totta kai urakoitsijat ovat systeemiä vastaan, kun se aiheuttaa niin paljon lisätyötä ja ylimääräisiä kustannuksia, joita ei käytännössä ainakaan nyt alkuvaiheessa saada pois maailmalta.

Kun me laskemme kohdetta, jossa toimimme päätoteuttajana, huomioimme jo laskentavaiheessa raportoinnin perustietojen käsittelyyn ja seurantaan liittyvät kustannukset. Vaikka raportointi on tehty Adminetissä sujuvaksi, kyllä siitä meillekin ylimääräistä tekemistä aiheutuu, kun joudumme täyttämään työmaiden perustietoja ja seuraamaan raportointia.

Kuukausiraportit automaattisesti Noin kuusikymmentä henkilöä työllistävä ja yli seitsemän miljoonan liikevaihtoon yltävä yritys toteuttaa vuosittain huomattavan määrän projekteja, joissa ilmoitusvelvollisuuden 15 000 euron alaraja ylittyy. Raportointi hoidetaan automatisoidusti Adminetillä.

– Kun alun perin tutustuin ilmoitusvelvollisuuteen, mietin, että mitähän kaikkia lippusia ja lappusia tässä pitäi-

Menestystarinat Menestystarinat

”Nyt kun muutamat kuukausiraportit on jo lähetetty, meillä on erittäin positiiviset kokemukset siitä, kuinka helposti ilmoitukset saadaan Adminetistä lähtemään.”

-Jari Kokkinen-

sikään täyttää. Myös nettipalveluista raportoitaessa olisi joutunut naputtelemaan tiedot järjestelmään. Nyt kun muutamat kuukausiraportit on jo lähetetty, meillä on erittäin positiiviset kokemukset siitä, kuinka helposti ilmoitukset saadaan Adminetistä lähtemään. Adminetin automaattinen kuukausiraportointi on erittäin hyvä, sillä se säästää meidän töitä.

Adminetissä ilmoitusvelvollisuuden raportointi on automatisoitu siten, että käyttäjälle jää mahdollisimman vähän tehtävää. Rakennustyömaan alkaessa järjestelmään pitää täyttää urakan perustiedot, mutta muilta osin ohjelmisto koostaa verottajan kuukausiraportit ja lähettää ne automaattisesti.

– Kun rakennustyömaa on perustettu oikein, raportit lähtevät Adminetin kautta käytännössä automaattisesti.

Tämän kokemuksen perusteella verottajalta tulee aika vähän selvityspyyntöjä eli ovat olleet tyytyväisiä – tai sitten ne eivät vaan ole muistaneet katsella meidän asioita, Kokkinen virnistää.

Kulunvalvonnasta monipuolista tietoa Yllättävän monelle talotekniikkayritykselle on tullut vastaan päätoteuttajan rooliin kohdistuvat velvollisuudet. He siis joutuvat raportoimaan myös alihankkijoiden työntekijätiedot ja järjestämään työmaalle kulunvalvonnan.

R.A. Wickholmilla tällaisia kohteita on paljon.

– Toimimme monessa kohteessa päätoteuttajana ja mielestäni tässäkin kohtaa on Adminetissä se hyvä idea, ettei ulkopuolisten urakoitsijoiden tietojen täydentäminen työllistä meitä.

On loistava systeemi, että pystymme antamaan heille omat tunnukset Adminettiin ja he pääsevät kirjaamaan omat työntekijänsä.

Päätoteuttajana toimiessaan Adminet-käyttäjä voi hoitaa työmaan kulunvalvonnan kortinlukijalaitteilla tai mobiilisovelluksella, josta tiedot siirtyvät automaattisesti raporteille. R.A. Wickholmilla on käytössä VALTTI-älykortit ja kortinlukijat.

– Meillä on kortinlukijalaitteet useil-

la työmailla. VALTTI-kortin kanssa tapahtuva työmaaseuranta on ollut meille hyvä homma ja todennäköisesti siihen tullaan panostamaan lisää, sillä olemme todenneet, että laitteet maksavat itsensä nopeasti takaisin. Verottajan raportoinnin lisäksi myös työajanseuranta on nyt paremmin hallussa.

Mitä mieltä R.A. Wickholmilla ollaan Adminetistä muuten? Lue lisää kokemuksia LVIS-Maailmasta 4/2011.

Lue lehti osoitteesta admicom.fi/asiakaslehtiarkisto tai avaa mobiililaitteellasi:

Rakentamisen ja talotekniikan | 17 MAAILMA

Menestystarinat Käyttäjävinkki

RAPORTIT Adminet koostaa yritys- ja projektitason raportit reaaliajassa yrityksen todellisista tuloista ja kuluista. Perusraporttien lisäksi Adminet tarjoaa seurannan täydentämiseen ja toiminnan suunnitteluun useita hyödyllisiä työkaluja.

Työtilausten raportit Työtilausten raportit ovat tuoneet mukanaan paljon mahdollisuuksia saada erilaista tietoa helposti ja nopeasti. Esimerkiksi laskuttamattomat työtilaukset -valinnalla työnjohtaja saa todella nopeasti käsityksen siitä, mitkä työt ovat vielä laskuttamatta.

Asentaja-analyysi Asentaja-analyysistä on mahdollista seurata asentajien tuottavuutta erityisesti laskutöiden osalta. Tiedot voidaan rajata esimerkiksi tietyltä ajanjaksolta ja määritellyiltä asentajilta. Haun perusteella avautuu näkymä, josta yksityiskohtia voidaan tutkia tarkemmin.

Data-analysaattori Data-analysaattori on Adminetin raportoinnin uusin tulokas ja sitä kautta on saatavilla nyt yritystason (tulos, tase), kohteiden (erilaiset projektiraportit) sekä organisaatiotason (sisäinen laskenta) raportit.

Työkalun etu on siinä, että raportin tulostusasetukset voi määritellä itse eli on mahdollista muodostaa juuri sellaisia raportteja kuin haluaa. Toinen ero perinteisiin raportteihin on, että raportilla näkyviin saldoihin pääsee porautumaan syvemmälle ja syvemmälle – aina tosite- ja tapahtumatasolle saakka.

18 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA

Mitä kuuluu?

Mitä työnkuvaasi kuuluu?

Työnkuva on todella monipuolinen ja voisi sanoa, että tärkein tehtävä on

asiakkaiden tyytyväisyyden varmistaminen. Puolet ajasta menee asiakkaiden arjen haasteiden ratkaisemiseen. Toinen puoli on pyhitetty asiakkaiden toiminnan kehittämiseen ja uusien sovellusten tai toiminnallisuuksien käyttöönottoon.

Markku

Parasta työssäsi?

Yksikään päivä ei toista itseään ja joka päivä oppii uutta – itseään voi haastaa ja kehittää loputtomasti.

Toisaalta suurta nautintoa tuottaa, kun asiakas oppii uutta ja saa työkaluja yrityksensä pyörittämiseen.

Adminetin paras ominaisuus?

Data-analysaattorit – kun pohjatyöt ovat kunnossa, yrityksen tilan seuranta on aivan hirvittävän helppoa.

Kuinka vietät vapaa-aikasi?

Monipuolinen kuntoilu on lähellä sydäntä ja melkein yhtä paljon tulee kulutettua sohvaa elokuvien ja sarjojen parissa. Kerta vuoteen on pakko päästä ulkomaille vähän pidemmälle reissulle.

Elämänohjeesi?

Elämästä pitää nauttia ja tehdä sitä mikä tuntuu oikealta. Luovuttaminen ei istu millään kilpailuhenkiseen luonteeseen.

ARI AARNIOVUORI PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ Arin tavoitat numerosta 040 552 1249.

ADMICOM OY ON TOIMINNANOHJAUKSEN EDELLÄKÄVIJÄ Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Automatisoitujen toimintojen ajansäästö pk-yrityksessä on 1-2 henkilön työmäärä vuodessa.

Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat niin, että yrityksen päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, asiakasyrityksessä pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Pyrimme yhteistyössä asiakkaan kanssa löytämään parhaat ratkaisut tavoitteiden saavuttamiseksi.

Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin. Tuotekehitystiimimme koostuu Suomen kokeneimmista toiminnanohjausjärjestelmien kehittäjistä. Asiakkaidemme apuna ovat toimialaa tuntevat, tehokkaasti ja luotettavasti toimivat liiketoimintakonsultoinnin ja asiakastuen ammattilaiset.

Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 40100 Jyväskylä

Pukimäenaukio 2 00720 Helsinki

myynti@admicom.fi www.admicom.fi

Rakentamisen ja talotekniikan | 19 MAAILMA

admicom oy

väinönkatu 26 a 29

40100 jyväskylä

Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Johdon työkalut • Automaattiraportit • Sisäinen laskenta • Dokumentinhallinta • Asiakkuudenhallinta • Kalenteri • Data-analysaattori • Asentaja-analyysi

Taloushallinto • Ostolaskut • Myyntilaskut • Reaaliaikainen kirjanpito • Rahaliikenne Palkkahallinto • Palkanlaskenta • Tuntikortit • Matkalaskut • Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta • Ostotarpeet ja ostotilaukset • Myyntitilaukset • Myymälä • Varastonhallinta • Yleinen hinnasto • Viivakoodikeräily

Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan?

Ota yhteyttä: Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja 040 511 0606

Tuomas Numminen aluemyyntipäällikkö 044 535 2409

Projektinhallinta • Asentajanruutu + Asentajan Mobiili • Työtilausten laskutus • Tarjouslaskenta • Projektinhallinta • Projektinvalvonta • Yleinen hinnasto

-kumppani tuloksen tekemiseen

-työkalut tuloksen tekoon

Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva

Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen

Ota yhteyttä – arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi | www.admicom.fi