คู่มือ คุณภาพการปฏิบัติงานกองการเจ้าหน้าที่ ปี 2555 http://www.personnel.psu.ac.th/ สํานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

(ก)

คํานํา คู่มือคุณภาพการปฏิบัติงานของกองการเจ้าหน้าที่ จัดทําขึ้นโดยรวบรวมผลงานที่ได้จากการสัมมนาเมื่อวันที่ 27-29 มกราคม 2555 ซึ่งเนื้อหาประกอบด้วยขั้นตอนการ ปฏิ บั ติ ง านและมาตรฐานการปฏิ บั ติ ง านโดยปรั บ ปรุ ง ของเดิมและจัดทําเพิ่มเติมเพื่อให้การปฏิบัติงานกระชับ และรวดเร็วขึ้น วัตถุประสงค์ในการจัดทําเป็นคู่มือเพื่อให้ บุ ค ลากร ผู้ บ ริ ห าร คณะ/หน่ ว ยงาน ได้ ท ราบวิ ธี ก าร ขั้นตอน การปฏิบัติงานของกองการเจ้าหน้าที่ และนําไป ประกอบการปฏิ บัติง านด้านบุค คลได้อย่ า งถูกต้ อง เป็น มาตรฐานเดียวกัน ขอขอบคุณบุคลากรทุกท่านที่ได้ให้ความร่วมมือ ช่ว ยระดมสมองจนได้ ผ ลงาน และผลงานดั ง กล่า วจะมี คุณค่ายิ่งต่อเมื่อนําไปปฏิบัติให้บรรลุตามวัตถุประสงค์

คณะกรรมการ 5 ส.และวิชาการปี 2554 ผู้จัดทํา

(ข)

สารบัญ คํานํา สารบัญ คณะผู้ดําเนินการ บทนํา โครงสร้าง หน้าที่ ของกองการเจ้าหน้าที่ ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานกองการเจ้าหน้าที่ ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานบริหารงานบุคคล การกําหนดตําแหน่งชํานาญงาน ฯ การขอบําเหน็จบํานาญ การขอตําแหน่งวิชาการ ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานทะเบียนประวัติ การทําทะเบียนตําแหน่ง การประเมินผลการปฏิบัติงาน หนังสือรับรอง เครื่องราชอิสริยาภรณ์ พระราชทานเพลิงศพ/ดินฝังศพ การเลื่อนเงินเดือนบุคลากร การเปลี่ยนแปลงวันเดือนปีเกิดลูกจ้างประจํา การลาประเภทต่าง ๆ การเปลี่ยนแปลงข้อมูล การทําบัตรประจําตัวเจ้าหน้าที่รัฐ ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานพัฒนาและฝึกอบรม การลาไปศึกษา ขออนุมัติโครงการ/ขออนุมัติเงิน กระบวนการฝึกอบรม การบริหารโครงการฝึกอบรม การดําเนินงานสําหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม (1 เดือน) การจัดทําแผนพัฒนาบุคลากร

หน้า ก ข ค 1 2 5 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

สารบัญ (ต่อ) หน้า ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานสวัสดิการ การคัดเลือกบุคลากรดีเด่นมหาวิทยาลัย การคัดเลือกบุคลากรดีเด่นสํานักงานอธิการบดี การประกันสังคม การสมัครเป็นสมาชิกกองทุนสํารองเลี้ยงชีพ การลาออกจากกองทุนสํารองเลี้ยงชีพ เงินกู้เพื่อการศึกษาของบุตร เงินกู้เพื่อซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ เงินกู้ด้านวัฒนธรรม ซ่อมแซมที่อยู่อาศัย และซื้อหรือซ่อมแซมยานพาหนะ ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานงานวินัยและนิติกร การดําเนินคดีแพ่ง การดําเนินคดีปกครอง ขั้นตอนการตอบข้อหารือ ขั้นตอนการมอบอํานาจ ขั้นตอนการเรียกชดใช้ทุน ขั้นตอนการการดําเนินการทางวินัย การอุทธรณ์/ร้องทุกข์ ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานธุรการ การรับหนังสือ การส่งเอกสาร การเสนอหนังสือ บทสรุป

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

(ค)

1

บทนํา ความเป็นมาและความสําคัญ กองการเจ้าหน้าที่เป็นหน่วยงานที่มีภารกิจหลักในการให้บริการด้านการบริหารงานบุคคลแก่ บุคลากรของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ สามารถให้ข้อมูล คําแนะนํา ตอบข้อหารือ ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับ การบริหารงานบุคคลแก่บุคลากร ผู้บริหารและคณะ/หน่วยงานของมหาวิทยาลัยอย่างถูกต้องรวดเร็วและ ทันสมัย โดยเน้นความพึงพอใจของผู้รับบริการเป็นสําคัญพร้อมทั้งตระหนักและให้ความสําคัญต่อระบบประกัน คุณภาพเป็นอย่างยิ่ง จะเห็นได้จากมีการสอบถามความพึงพอใจของผู้รับบริการทุกปี และได้ทําการปรับปรุง พัฒนาระบบโครงสร้างและวิธีการปฏิบัติงานตามข้อเสนอแนะจากทั้งผู้รับบริการและคณะกรรมการที่ทําการ ประเมินคุณภาพภายในอยู่เสมอ และผลการประเมินคุณภาพภายในประจําปีการศึกษา 2553 ของกองการ เจ้าหน้าที่ เมื่อวันที่ 8 สิงหาคม 2554 คณะกรรมการประเมินคุณภาพภายในให้ข้อเสนอแนะที่ต้องการให้ พัฒนาอย่างเร่งด่วน คือ การเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานของกองการเจ้าหน้าที่ (Work Procedure) ให้ ครอบคลุมทุกภารกิจ จากเหตุผลและความสําคัญข้างต้น กองการเจ้าหน้าที่จึงได้จัดทําคู่มือคุณภาพ การปฏิบัติงาน ของกองการเจ้าหน้าที่ เพื่อให้บุคลากร ผู้บริหาร ได้ทราบวิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับบริหาร บุคคล ซึ่งคู่มือการปฏิบัติงานเปรียบเสมือนพี่เลี้ยงประจําตัว ทําให้ลดระยะเวลาในการเรียนรู้ ทําให้เรียนรู้งาน ได้เร็วและเข้าใจง่ายขึ้น สามารถพัฒนาการปฏิบัติงานเป็นมืออาชีพด้านงานบุคคลและสามารถตอบสนองให้ ผู้รับบริการมีความพึงพอใจยิ่ง ๆ ขึ้นไป

2

โครงสร้างอัตรากําลัง หน้าที่ ของกองการเจ้าหน้าที่ กองการเจ้าหน้าที่ สํานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มีบทบาทหน้าที่ความ รับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคลของมหาวิทยาลัย บุคลากรได้แก่ข้าราชการ ลูกจ้างประจํา พนักงาน มหาวิทยาลัย พนักงานเงินรายได้ ลูกจ้างชั่วคราวเงินงบประมาณ ลูกจ้างชั่วคราวชาวต่างประเทศ และ ลักษณะงานของกองการเจ้าหน้าที่ดําเนินงานด้านงานบริหารงานบุคคลต่างๆตั้งแต่เริ่ม การสรรหา บรรจุ แต่งตั้ง การเปลี่ยนตําแหน่ง อัตราเงินเดือนค่าจ้าง การพัฒนาและอบรม การจัดทําทะเบียนประวัติการ การดําเนินการทางวินัย การจัดสวัสดิการ การเกษียณอายุ บําเหน็จบํานาญ จนกระทั่งการดําเนินการเกี่ยวกับ การออกจากราชการ ทําหน้าที่เป็นศูนย์กลางคอยให้คําแนะนํา ตอบข้อหารือ ข้อเสนอแนะแก่บุคลากรและ คณะ/หน่วยงานทั้งภายใน และภายนอก นอกจากนี้ปฏิบัติงานอื่นโดยประสานงานกับหน่วยงานภายในและ ภายนอกเพื่อดูแลและรักษาสิทธิ ผลประโยชน์ให้กับบุคลากรของมหาวิทยาลัย กองการเจ้าหน้าที่ได้แบ่งการ บริหารงานภายในเป็น 6 งาน ดังนี้ 1. งานบริหารงานบุคคล มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับ การสรรหา บรรจุและแต่งตั้ง การลาออก การโอนย้าย การเปลี่ยนตําแหน่ง การเลื่อนระดับ การคัดเลือกเข้าสู่ตําแหน่งสูงขึ้น การปรับวุฒิ การประชุมคณะกรรมการบริหารงานบุคคลของมหาวิทยาลัย การดําเนินการขอตําแหน่งทางวิชาการ การ ดําเนินการขอตําแหน่งชํานาญการ เชี่ยวชาญ เชี่ยวชาญเฉพาะ การสรรหาและการประเมินผู้บริหาร บําเหน็จ บํานาญ และการวิเคราะห์ปัญหาการบริหารงานบุคคลในภารกิจที่เกี่ยวข้อง 2. งานทะเบียนประวัติ มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับ ระบบฐานข้อมูลบุคลากร ทั้ง ระบบเอกสารทะเบี ย นประวั ติ แ ละระบบ MIS – DSS การเลื่ อ นเงิ น เดื อ นข้ า ราชการ การเลื่ อ นขั้ น ลูกจ้างประจํา การเพิ่มค่าจ้างพนักงานมหาวิทยาลัย เปลี่ยนแปลงคําสั่งเกี่ยวกับเงินเดือนของข้าราชการ ลู ก จ้ า งประจํ า และพนั ก งานมหาวิ ท ยาลั ย จั ด ทํ า คํ า สั่ ง เกษี ย ณอายุ แ ละเลื่ อ นเงิ น เดื อ นข้ า ราชการและ ลูกจ้างประจําสําหรับผู้เกษียณ บัญชีถือจ่าย เงินรางวัลประจําปี การจัดทําคําสั่งต่าง ๆ เช่น ค่าตอบแทน พิเศษ ค่าตอบแทนนอกเหนือเงินเดือน ค่าครองชีพชั่วคราว การจัดทําทะเบียนประจําตําแหน่ง การเลื่อนขั้น เงิ นเดื อนข้าราชการ พนักงาน และลู กจ้ างประจําผู้ได้รับการพิจารณาบําเหน็จความชอบเป็นกรณี พิเศษ นอกเหนือโควตาปกติ ในพื้นที่จังหวัดชายแดนภาคใต้ การจัดทําคําสั่งให้ข้าราชการได้รับเงินเพิ่มพิเศษสําหรับ การสู้รบ (พ.ส.ร.) ระบบการเบิกจ่ายตรงค่ารักษาพยาบาลของข้าราชการและลูกจ้างประจํา การขอพระราชทาน เครื่ องราชอิ สริยาภรณ์ ข้ าราชการ ลู กจ้างประจํ า และพนั กงานมหาวิทยาลัย การขอพระราชทานเหรี ยญ จักรพรรดิมาลา การขอพระราชทานเหรียญดุษฎีมาลา เข็มศิลปวิทยา การแจ้งบัญชีทรัพย์สินหนี้สินของ อธิการบดี การจัดทําบัตรประจําตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ การออกหนังสือรับรองเงินเดือน การเปลี่ยนชื่อ-สกุล ใน ระบบฐานข้อมูลบุคลากร MIS – DSS การเปลี่ยนแปลงวัน เดือน ปีเกิดข้าราชการและลูกจ้างประจํา การลาประเภท ต่าง ๆ ของข้าราชการ ลูกจ้างประจํา และพนักงานมหาวิทยาลัย การขออนุญาตไปต่างประเทศ

3

3. งานพัฒนาและฝึกอบรม มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับการวางแผนพัฒนา บุคลากร การจัดส่งบุคลากรไปฝึกอบรม ประชุม สัมมนา ภายในประเทศ การจัดฝึกอบรม สัมมนา ปฐมนิเทศ ข้าราชการ ลูกจ้าง และพนักงานในมหาวิทยาลัย การจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการจัดฝึกอบรม สัมมนา การขอ อนุมัติจัดประชุม อบรม สัมมนาของคณะ/หน่วยงาน การขออนุมัติการลาศึกษาฝึกอบรม ดูงาน ประชุม ปฏิบัติการวิจัยทั้งในและต่างประเทศของข้าราชการ การขอออกหนังสือเดินทางและการลงตราวีซ่า การขอ อนุมัติไปเพิ่มพูนความรู้ทางวิชาการของข้าราชการ 4. งานสวัสดิการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดสวัสดิการสําหรับบุคลากร การ ประกันสังคมของพนักงานมหาวิทยาลัยและพนักงานเงินรายได้ การจัดกิจกรรมเกี่ยวกับนันทนาการ และ ศิลปวัฒนธรรม การขอยกเว้นการเข้ารับราชการทหารของแพทย์ชดใช้ทุน การขอผ่อนผันเข้ารับราชการทหาร ของแพทย์ชดใช้ทุน การคัดเลือกข้าราชการดีเด่น การจัดงานวันสถาปนามหาวิทยาลัย การจัดกิจกรรมสําหรับ ผู้เกษียณอายุราชการ การยกย่อง เชิดชูเกียรติของบุคลากร โครงการหรือหน่วยงาน และภาระงานอื่น ๆ ที่ ได้รับมอบหมาย 5. งานวินัยและนิติการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับการดําเนินการสืบสวน สอบสวน และลงโทษบุคลากรที่กระทําผิดวินัย ดําเนินการเกี่ยวกับคดี ตรวจร่างสัญญาและยกร่างสัญญา ตรวจสอบความสมบูรณ์ครบถ้วนของสัญญาต่าง ๆ ก่อนเสนอผู้มีอํานาจลงนามในสัญญา ดําเนินการเกี่ยวกับ การสื บ สวน สอบสวน หาตั ว ผู้ รั บ ผิ ด ชอบทางแพ่ ง รายงานกระทรวงการคลั ง ในกรณี ต่ า ง ๆ รายงาน กรมบัญชีกลาง ให้คําปรึกษาเกี่ยวกับกฎหมายแก่บุคลากรและหน่วยงานในมหาวิทยาลัย การจัดทําคําสั่งมอบ อํานาจของผู้บริหาร ดําเนินการเรียกชดใช้ทุน การดําเนินการเกี่ยวกับการอุทธรณ์และร้องทุกข์ 6. งานธุรการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบการจัดส่งหนังสือและเอกสารภายในและภายนอก การพิมพ์งาน ขออนุมัติยืมเงินทดรองจ่ายและการเดินทางไปราชการของผู้อํานวยการกอง การซ่อมครุภัณฑ์ จัดทําอกสารเพื่อแจ้งให้บุคลากรทราบ จัดทําเว็บไซด์กองการเจ้าหน้าที่ การจัดแฟ้มและเสนอเรื่องต่อ ผู้บังคับบัญชาตามลําดับ จากหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละงาน ได้นํามาเขียนเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานและกํากับ การปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยการกําหนดมาตรฐานแต่ละภารกิจควบคู่กันไป

4 โครงสรางอัตรากําลังของกองการเจาหนาที่ กองการเจาหนาที่

ผูอํานวยการกอง

งานบริหารงานบุคคล 9 อัตรา

งานทะเบียนประวัติ 9 อัตรา

บุคลากรชํานาญการพิเศษ = 3 อัตรา บุคลากรชํานาญการ = 2 อัตรา นักวิชาการอุดมศึกษา = 4 อัตรา***

บุคลากรชํานาญการพิเศษ = 3 อัตรา บุคลากรชํานาญการ = 1 อัตรา นักวิชาการอุดมศึกษา = 3 อัตรา*** ผูปฏิบัติงานบริหาร = 1 อัตรา พนักงานพิมพ = 1 อัตรา*

หมายเหตุ

งานพัฒนาและ ฝกอบรม 7 อัตรา บุคลากรชํานาญการ = 4 อัตรา นักวิชาการอุดมศึกษา = 1 อัตรา*** ชางศิลปชํานาญงาน = 1 อัตรา บุคลากร = 1 อัตรา**

1. บุคลากรทั้งสิ้น 42 อัตรา 2. * ลูกจางประจํา ** พนักงานเงินรายได *** พนักงานมหาวิทยาลัย

งานวินยั และนิติการ 6 อัตรา นิติกรชํานาญการพิเศษ = 1 อัตรา นิติกรชํานาญการ = 2 อัตรา นิติกร = 2 อัตรา *** นิติกร = 1 อัตรา**

งานสวัสดิการ 4 อัตรา

งานธุรการ 6 อัตรา

บุคลากรชํานาญการ = 2 อัตรา นักวิชาการอุดมศึกษา=1 อัตรา บุคลากร = 1 อัตรา**

เจาหนาที่บริหารงานทั่วไปชํานาญการ =1 อัตรา นักวิชาการอุดมศึกษา = 1 อัตรา*** ผูปฏิบัติงานบริหาร = 4 อัตรา**

5

ขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงานของกองการเจ้าหน้าที่ 1.งานบริหารงานบุคคล 1.1 การกําหนดตําแหน่งชํานาญการ 1.2 บําเหน็จ บํานาญ 1.3 ตําแหน่งวิชาการ 2. งานทะเบียนประวัติ 2.1 ทะเบียนตําแหน่ง 2.2 การประเมินผลการปฏิบัติงาน 2.3 การทําหนังสือรับรอง 2.4 ขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ 2.5 ขอพระราชทานเพลิงศพ/ดินฝังศพ 2.6 การเลื่อนเงินเดือน 2.7 การเปลี่ยนแปลงวันเดือนปีเกิด ลูกจ้างประจํา 2.8 การลาประเภทต่าง ๆ 2.9 การเปลี่ยนแปลงข้อมูลระบบ MIS 2.10 การทําบัตรประจําตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ 3. งานพัฒนาและฝึกอบรม 3.1 การลาศึกษา 3.2 ขออนุมัติโครงการ/การขออนุมัติเงิน 3.3 กระบวนการฝึกอบรม 3.4 การบริหารโครงการฝึกอบรม 3.5 การดําเนินงานสําหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม (1 เดือน) 3.6 การจัดทําแผนพัฒนาบุคลากร 4. งานสวัสดิการ 4.1 การคัดเลือกบุคลากรดีเด่นมหาวิทยาลัย 4.2 การคัดเลือกบุคลากรดีเด่นสํานักงานอธิการบดี 4.3 ประกันสังคม 4.4 สมัครกองทุนสํารองเลี้ยงชีพ 4.5 ลาออกจากกองทุนสํารองเลี้ยงชีพ 4.6 เงินกู้เพื่อการศึกษาของบุตร 4.7 เงินกู้ซื้อคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ประกอบ 4.8 เงินกู้ด้านวัฒนธรรม เงินกู้ซ่อมแซมที่อยู่อาศัย และเงินกู้ซื้อหรือซ่อมแซมยานพาหนะ

6

5. งานวินัยและนิติการ 5.1 การดําเนินคดีแพ่ง 5.2 การดําเนินคดีปกครอง 5.3 ขั้นตอนการตอบข้อหารือ 5.4 ขั้นตอนการมอบอํานาจ 5.5 ขั้นตอนการเรียกชดใช้ทุน 5.6 การดําเนินการทางวินัย 5.7 การอุทธรณ์/ร้องทุกข์ 6.งานธุรการ 6.1 การรับหนังสือ 6.2 การส่งเอกสาร 6.3 การเสนอหนังสือ

7

ขั้นตอนและมาตรฐาน การปฏิบัติงาน งานบริหารงานบุคคล

8

การขอกําหนดตําแหนงระดับชํานาญงาน ระดับชํานาญงานพิเศษ ระดับชํานาญการ ระดับชํานาญการพิเศษ ผูขอ

คณะ/หนวยงาน

ขอประเมินคางาน

กรรมการฯประจํา หนวยงาน

กรรมการประจําคณะ

ภายใน 2 เดือน

1 วัน

ประเมินคางาน

อนุมัติ

ผูทรงคุณวุฒิ

กองการเจาหนาที่

ก.มหาวิทยาลัย

ค.บ.ม.

7 วัน

รับทราบ

ยื่นขอกําหนด ตําแหนง

5 วัน

ภายใน 1 เดือน

2 เดือน

ตรวจสอบเอกสาร/ ผลงาน

กลั่นกรองผลงาน/ ประเมินการแตงตั้ง/ แตงตั้งผูทรงคุณวุฒิ

พิจารณาผลงาน

ภายใน 1 เดือน

รายงานผล

พิจารณาผล การประเมิน ผลงาน

7 วัน

ตรวจสอบ/ นําเสนอ กรรมการ

1 วัน

1 เดือน

พิจารณา

อนุมัติ

7 วัน รับทราบผล/ ขอทบทวน

7 วัน

แจงผูขอ

ออกคําสั่ง

ผาน ไมผาน

9

บําเหน็จบํานาญ

กรอกแบบคําขอ/ หลักฐานแนบ

คณะ/หนวยงาน

ตรวจสอบ

กองการเจาหนาที่

ดําเนินการ ( 1 วัน)

กรอกขอมูลใน E-pension ( 1 วัน)

ผอ.กจ.

ลงนาม

อนุมัติในระบบ E-pension

กองกลาง

คลังเขต 9

กรมบัญชีกลาง

กองคลัง

ออกเลข หนังสือ

ตรวจสอบ

อนุมัติ

แจงคณะ

พิมพหนังสือสั่งจาย/ แจงกองคลัง/คณะ ( 30 นาที)

แจงกองคลัง

ทําคําขอเบิกเงิน

การเบิกจายเงิน

การสั่งจาย

การกรอกขอมูลใน E-pensiom

การจัดทําเอกสาร

ผูขอ

โอนเงินเขาบัญชี

10

11

ขั้นตอนและมาตรฐาน การปฏิบัติงาน งานทะเบียนประวัติ

12

การจัดทําทะเบียนตําแหนง งานทะเบียนประวัติ

สํานักงานคณะกรรมการ การอุดมศึกษา

หนวยงานที่เกี่ยวของ

รับสําเนาคําสั่งแตงตั้งตําแหนงทาง วิชาการ/วิชาชีพ/ ผูบริหารที่มีสิทธิ์ไดรับเงิน ปจต.

ตรวจสอบขอมูลและจัดทํา หนังสือขอความเห็นชอบ กําหนดตําแนง ( 3 วัน )

หนังสือขอความเห็นชอบ กําหนดตําแนง

บันทึกสงคืนเอกสาร ทะเบียนตําแหนง ไมเห็นชอบ

พิจารณาใหความเห็น

เห็นชอบ

หนังสือเห็นชอบทะเบียนตําแหนง

ตนฉบับเก็บเขาแฟม ทะเบียนตําแหนง ( 5 นาที ) รวม 3 วันทําการ

สําเนาหนังสือเห็นชอบ ทะเบียนตําแหนง

13

14

การทําหนังสือรับรอง งานธุรการ

งานทะเบียนประวัติ

รับแบบคําขอ หนังสือรับรอง

ตรวจสอบขอมูล ( 20 นาที )

จัดทําหนังสือ รับรอง ( 20 นาที )

สําเนา หนังสือรับรอง เก็บเขาแฟม หนังสือรับรอง ( 5 นาที )

รวม 1 วันทําการ

อธิการบดี/ ผูอํานวยการกองการเจาหนาที่

กองกลาง

ผูขอ

ไมลงนาม

พิจารณา ลงนาม

ลงนาม ออกเลขที่หนังสือ

ตนฉบับ หนังสือรับรอง

15

ขั้นตอนการเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ประจําปี กองการเจาหนาที่

คณะ/หนวยงาน

ตรวจสอบคุณสมบัติ (2 ½ เดือน)

ตรวจสอบและเสนอผาน การกลั่นกรองของ คณะกรรมการประจํา คณะ (20 วัน)

ค.บ.ม.

อธิการบดี

สกอ.

พิจารณารับรอง (½ วัน)

ลงนาม นําเสนอสกอ. (10 วัน)

ตรวจสอบคุณสมบัติ พิจารณารับรอง นําเสนอ สอค. (2 เดือน)

ตรวจสอบรายชื่อ ในประกาศราชกิจจา นุเบกษา (10 วัน)

ประกาศ ราชกิจานุเบกษา (4 เดือน)

จัดพิธีมอบเครื่องราชฯ ในวันสถาปนา มหาวิทยาลัย 13 มี.ค.ของทุกป (1 ½ เดือน)

แจงมหาวิทยาลัย จัดสงเจาหนาที่ไปตรวจ รับเครื่องราชฯ (6 เดือน)

16

ขั้นตอนการเสนอขอพระราชทานเพลิงศพ/ดินฝังศพ คณะ/หนวยงาน

กองการเจาหนาที่

อธิการบดี

กองกลาง

บันทึกเอกสารการขอ พระราชทานเพลิงศพ/ ดินฝงศพ (2 ชม.)

ตรวจสอบคุณสมบัติ และทําหนังสือถึง เลขาธิการพระราชวัง (1 ชม.)

อธิการบดีลงนาม (1 ชม.)

นําสงทาง บ.ด.ท. (1 ½ วัน)

ติดตอประสานงาน และสงสําเนาใหไปดําเนินการกอน (1 วัน) คณะ/หนวยงาน ดําเนินการแจงผูขอ (1 ชม.)

รับหีบเพลิง/ดิน แจงคณะ/หนวยงาน (1 ชม.)

สงหีบเพลิง/ดินให มหาวิทยาลัย (1 ½ วัน)

งานประสานงาน กรุงเทพฯ

นําเสนอเลขาธิการ พระราชวัง (½ วัน)

เลขาธิการพระราชวัง

อนุญาต (½ วัน)

17

งานทะเบียนประวัติ

อนุมัติหลักเกณฑ การเลื่อนขั้น (1 วัน)

คณะ/หนวยงาน

จัดทําโปรแกรมเลื่อนขั้น จากฐานขอมูล MIS/ เสนอหลักเกณฑ การเลื่อนขั้น (5 วัน)

อธิการบดี

การเลื่อนเงินเดือนบุคลากรมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร

ตรวจสอบความถูกตองของ โปรแกรมเลื่อนขั้น แยกขอมูลราย คณะ/หนวยงาน จัดสงใหคณะ/ หนวยงานตรวจสอบ (10 วัน)

ตรวจสอบรายละเอียด ความถูกตองในการพิจารณา จากคณะ/หนวยงาน และจัดทําคําสั่งเลื่อนขั้น (5 วัน)

ดําเนินการแจงคณะ/หนวยงาน กองคลัง กรมบัญชีกลาง ปรับฐานขอมูล MIS ลงขอมูลการเลื่อนขั้นในบัญชีถือจาย (10 วัน)

สิ้นสุดการเลื่อนขั้น

ลงนามในคําสั่ง เลื่อนขั้น (1 วัน)

ตรวจสอบขอมูลความถูกตอง และคุณสมบัติของผูไดรับการ พิจารณาเลื่อนขั้น ตามระเบียบที่เกี่ยวของ (10 วัน)

คณะ/หนวยงาน พิจารณาผลการเลื่อนขั้น บุคลากรแตละรายตาม ผลการประเมินการปฏิบัติงาน (15 วัน)

คณะ/หนวยงาน รับทราบคําสั่ง แจงบุคลากรแตละรายให รับทราบโดยสามารถดูขอมูล ตนเองไดในระบบฐานขอมูล MIS (1 วัน)

18

ตรวจสอบรายละเอียด เอกสารที่ขอเปลี่ยนแปลง กับขอมูลในระบบฐานขอมูล MIS และขอมูลของกรมบัญชีกลาง เสนอเรื่องขออนุมัติการปลี่ยนแปลง (1 วัน)

คณะ/หนวยงาน

รองอธิการบดี

งานทะเบียนประวัติ

การเปลี่ยนแปลงวัน เดือน ปเกิด ลูกจางประจํา

ดําเนินการแกไขในฐานขอมูล MIS ฐานขอมูลของกรมบัญชีกลาง แจงกองคลังแกไขในบัตรเงินเดือนลูกจางประจํา แจงคณะ/หนวยงานตนสังกัด (1 วัน)

อนุมัติ การขอเปลี่ยนแปลง (1 วัน)

คณะ/หนวยงาน สงเอกสารที่เกี่ยวของ ในการขอเปลี่ยนแปลง วัน เดือน ปเกิด ของลูกจางประจํา (1 วัน)

คณะ/หนวยงาน รับทราบผลการอนุมัติ และแจงเจาตัวรับทราบ (1 วัน)

19

คณะ/หนวยงาน

การขอนุญาตลาประเภทตาง ๆ คณบดี อนุญาตตามสิทธิการลา - ลาปวยไมเกิน 60 วัน - ลากิจไมเกิน 45 วัน (1 วัน)

คณะ/หนวยงาน เสนอขอนุญาตการลา ตรวจสอบเอกสารและ รวบรวมเอกสารการดําเนินการ (1 วัน)

รองอธิการบดี

งานทะเบียนประวัติ

ลาไมเกินสิทธิ

คณะ/หนวยงาน รับทราบ แจงเจาตัวเพื่อทราบ (1 วัน)

ลาเกินสิทธิ

ตรวจสอบรายละเอียดความถูกตอง ตามระเบียบการลา และจากฐานขอมูล MIS ทําบันทึกเสนอขออนุญาต (1 วัน)

ลงรายละเอียดการลาในฐานขอมูล MIS คืนตนเรื่องใหคณะ/หนวยงาน (1 วัน)

อนุญาต การลาประเภทตาง ๆ ที่เกินสิทธิคณบดี (1 วัน)

20

การเปลี่ยนแปลงขอมูล งานธุรการ

สงสําเนาคําสั่งตาง ๆ

บุคลากรหรือเจาหนาที่ คณะ/หนวยงาน

งานทะเบียนประวัติ

แยกประเภทคําสั่ง ที่จะนําเขาระบบ หนาตางเปลี่ยนแปลง ขอมูล หนาตางการลาศึกษา และกลับจากลาศึกษา หนาตางขยายเวลา ศึกษา หนาตางการดํารง ตําแหนงผูบริหาร หนาตางลาออก/โอน/ เกษียณ/ลาออก/ ปลดออก

เก็บเอกสารเขา แฟมคําสั่ง

รวม 5 วันทําการ - หมายเหตุ ไดรับคําสั่งสัปดาหละ 2 ครั้ง

ระบบบุคลากร

ระบบ MIS - DSS

21

การทําบัตรประจําตัวเจาหนาที่ของรัฐ คณะ/หนวยงาน

งานทะเบียนประวัติ

คณะ/หนวยงาน ตรวจสอบรายละเอียดของผูขอ (1 วัน)

ตรวจสอบรายละเอียดรูปถาย/ ขอมูลบุคลากร (1 วัน)

ไมถูกตอง ถูกตอง

ระบบฐานขอมูลบุคลากร / MIS-DSS (1 วัน)

คณะ/หนวยงาน สงบัตรใหผูขอ (1 วัน)

พิมพบัตร / ตรวจสอบความถูกตองของบัตร (10 นาที)

22

ขั้นตอนและมาตรฐาน การปฏิบัติงาน งานพัฒนาและฝึกอบรม

23

24

25

01232451267280129 032

26

012 14811523 2100129 032

012 14811523 825180129 032

012 14811523 8580129 032

!"#$"# %&'"()ÿ+,

9"?##("?(23'%(;< %&'"( [ 012\ 32

("&9":#;$!g-<LJN %&'"(ÿ)ÿ456

9"?##("?(23'%(;< !1"#&237WJ(N^ [ 012\ 32

("!J 7<<?E#8W

9"?##("CD(<E [ 012\ 32

("?<(I"'KL$("

(W"%L9"7##9"7W -<LJN%&'"( )]ÿRST6

_`aÿ-0EbW?-0"<<ÿ cdeBfeeÿ

(".:0<("7W 9"#%'L%"E!%( .#:%"$("CD(<E [ 0129 032

"'$"#!J8W .:08b0?(23'%-0$&"<

 !"#$"#(" -./0!1"#&23)ÿ456 ("%"$78#!9":;<=>2 ?@ÿB@ÿ("CD('E )ÿFGH ("I;&9"(9":#(" CD(<E)ÿ456 ("-#JE;KL$("M $<E"N OÿFGH6ÿPÿ456ÿ)QÿRST6 7I0$LNM :#%'$"#!$L# ?-0"<E)ÿ+6

)ÿFGH

ZÿFGH6 Zÿ456 Zÿ456

("I;?2'E7UVE ?(!"(<)ÿFGH ("I;?2'E %;%&'"()ÿ456 ("I;?2'E":"ÿ 7W":"%"$)ÿ456 ("I;?2'E !3$?<X?WX"$ÿY Zÿ456 hi jklhmnhop rstuv q wlx wwhjymzyjsk{| j}h| jop ÿst}€ q jzx hop ÿ‚ÿƒ„ÿ…ÿ†m‡ˆ q h‰Š ‹ˆ Œÿsp lms oÿmi jkŽmkw mzÿ{x z}x ‡x zzj

27

28

29

ขั้นตอนและมาตรฐาน การปฏิบัติงาน งานสวัสดิการ

30

31

32

การแจงขึ้นทะเบียนผูประกันตน แจงเปลี่ยนแปลงขอเท็จจริงและแจงสิ้นสุดความเปนผูประกันตน คณะ/หนวยงาน

งานธุรการ

ขึ้นทะเบียนผูประกันตน

รับ / สง

ภายใน 30 วันนับจากวันบรรจุ

2 นาที่

งานสวัสดิการ ตรวจสอบ บันทึกขอมูล ระบบ internel

ผปต.รับบัตรฯ

ตรวจสอบหนวยงาน 2 นาที

สํานักงานประกันสังคม

5 นาที/ราย

5 นาที/ราย

5 นาที/ราย

ดาวนโหลดขอมูล จากกระทรวงฯ ตรวจสอบสิทธิ

จายเงินสมทบครบ 3 เดือน

รับ / สง

แจงเปลี่ยนแปลงขอ เท็จจริงผูประกันตน

ออกรายงานบัตรฯ

2 นาที่

5 นาที/ราย

รับ / สง

ตรวจสอบ

เปลี่ยนแปลงฐานขอมูล

ภายใน 15 วันนับจากเปลี่ยนแปลง 5 นาที/ราย

ผปต.รับบัตร

ตรวจสอบหนวยงาน 2 นาที่

รับ / สง

แจงสิ้นสุดความ เปนผูประกันตน ภายใน 15 วันนับจากสิ้นสุด

ออกรายงานบัตรฯ

2 นาที่

5 นาที/ราย

รับ / สง

ตรวจสอบ 5 นาที/ราย

บันทึกขอมูล ระบบ internel

ดาวนโหลดขอมูล จากกระทรวงฯ

33

34

35

36

37

38

ขั้นตอนและมาตรฐาน การปฏิบัติงาน งานวินัยและนิติการ

39

40

41

42

43

44

45

46

ขั้นตอนและมาตรฐาน การปฏิบัติงาน งานธุรการ

47

การรับหนังสือ

กองกลาง

หนังสือภายนอก - กองกลางบันทึกขอมูล - สงหนังสือใหกองการเจาหนาที่

คณะ/ หนวยงานภายใน

5 นาที

หนังสือภายใน 5 นาที

ตรวจสอบ/ แยกเรื่อง

งานธุรการ

ใช

รับเรื่อง ระบบ E-document

ไม [สงคืน]

20 นาที

งานตางๆ ในกองการเจาหนาที่

เจาของเรื่อง

หนังสือภายใน - ประทับตรา กําหนดเลขรับ - บันทึกขอมูล - Print รายงาน หนังสือภายนอก - คนหาเลขรับที่กองกลางบันทึก - บันทึกเพิ่มเติมสงใหงานใดในกอง - Print รายงาน

48

การสงเอกสาร 20 นาที

สงเอกสาร ทางไปรษณีย

หนวยงานภายนอก

เชา 10.00 นาที

หนวยงานภายใน

สงเอกสาร ทางตลาดนัด

บาย 14.00 นาที

สง

กองกลาง

สงคืน ออกเลขหนังสือ

20 นาที 30 นาที

หนังสือภายใน ออกเลขกอง

คัดแยก

- จัดเอกสารใหครบถวน - จาหนาซอง

5 นาที

ธุรการ

สําเนาแจง/ หนังสือเวียน/ ออกเลข เอกสารสง

งานตาง ๆ ในกอง

จัดเอกสารพรอมสง

ไมครบถวน - สําเนาแจงสงตลาดนัด - หนังสือเวียนเขาระบบ สง E-doc

5 นาที

ตนเรื่อง สงคืน สงคืนเจาของเรื่อง

ตนเรื่อง สงคืน

49

การเสนอหนังสือ งานตาง ๆ ในกอง

คืนเรื่อง

งานธุรการ 2

30 นาที/ครั้ง

หนังสือสิ้นสุด ผูอํานวยการ

10 นาที

เสนอหนังสือ 10 นาที

ผูบังคับบัญชา ชั้นเหนือขึ้นไป

สําเนาแจง/ หนังสือเวียน

เสนอพิจารณา/ อนุมัต/ิ ลงนาม

- สําเนาแจงสงตลาดนัด - หนังสือเวียนเขาระบบ สง E-doc

ออกเลขภายใน

10 นาที

เสนอ ผูอํานวยการ

ผูอํานวยการกองฯ

ธุรการ 1

เรื่องเสนอ

5 นาที

- ตรวจสอบ - แยกหนังสือ

- ออกเลขหนังสือภายใน - จัดสงเอกสารทัง้ ภายในและภายนอก

50

บทสรุป คู่มื อคุ ณภาพการปฏิบัติงานของกองการเจ้ าหน้าที่ เป็นการรวบรวมผลงานขั้นตอนและ มาตรฐานการปฏิบัติงานที่ได้จากการสัมมนาจํานวนทั้งสิ้น 37 ภารกิจ ซึ่งนับว่าเป็นผลงานที่มีคุณค่าที่เกิดจาก ความร่วมมือของบุคลากรแต่ละงานร่วมกันคิด วิเคราะห์ ปรับปรุงให้กระชับ รวดเร็ว สามารถถ่ายทอดและ เขียนให้ผู้อื่นเข้าใจโดยการโปรแกรม Visio 2007 ช่วยในการเขียนขั้นตอนและมาตรฐานการปฏิบัติงาน คู่มือคุณภาพการปฏิบัติงานกองการเจ้าหน้าที่ได้เผยแพร่ โดยแขวนในเว็บไซด์ของ กองการเจ้าหน้าที่ เพื่อง่ายต่อการเข้ าถึงของบุคลากร ผู้บริหาร หรือคณะ/หน่ วยงาน ใช้ เป็ นคู่ มือในการ ปฏิ บั ติ ง าน ได้ ท ราบวิ ธีก าร ขั้น ตอนในการปฏิ บั ติ ง านที่ เ กี่ ย วกั บ บริห ารบุ ค คล ซึ่ งขั้ น ตอนการปฏิบั ติ ง าน เปรียบเสมือนมีพี่เลี้ยงประจําตัว ทําให้ลดระยะเวลาในการเรียนรู้ โดยผลสัมฤทธิ์ที่คาดหวังคือความพึงพอใจ ของผู้รับบริการเป็นสําคัญ ดังวิสัยทัศน์ที่ว่า “กองการเจ้าหน้าที่เป็นหน่วยงานที่ให้บริการด้านทรัพยากรมนุษย์ ที่มีคุณภาพเป็นที่พึงพอใจของบุคลากร”