Contenido
Presentación | 05
La Dirección Nacional de Registro Civil | 07
Marco Jurídico | 08
Atribuciones | 09
Estructura Organizativa | 10
Organigrama | 11
Reglamentos y Resoluciones | 12
Abogados Ayudantes |13
Resolución 12/2009 | 13
Resolución 02/2009 | 14
Resolución 12/2007 | 16
Acuerdos JCE-Embajada de España | 18
Declaraciones Tardías | 20
Resolución 45/2008 | 20
Resolución 75/2010 | 22
Área de Asistentes | 25
Área de la Secretaría | 27
Unidad Jurídica | 29
Actividades de la Unidad Jurídica | 31
Unidad de Corrección de Datos | 33
Resolución 02/2007 | 34
Área de Estadísticas | 37
Comisión de Reconstrucción de Actas del Estado Civil del Distrito Nacional | 39
Logística | 41
Oficialía del Estado Civil | 43
Capacitación | 44
Presentación
La Dirección Nacional del Registro del Estado Civil, en la presentación de las Memorias del 2011, tiene como norte proveer informaciones para la toma de decisiones, es decir, que se pueda comparar el 2011 determinando lo que hemos alcanzado de acuerdo al Plan Estratégico 2010-2016 de la Junta Central Electoral. En otros términos, que se pueda medir el grado de eficacia en los procesos por vía administrativa en lo que tiene que ver con la implementación de mecanismos eficientes, buscando la efectividad e idoneidad en los mismos. Lo más importante para nosotros es poder mejorar prácticas, modificar estrategias, determinar el impacto que se ha producido en la comunidad y, de esta manera, sentirnos satisfechos con nuestro equipo de trabajo.
En ese sentido, tratamos de presentar en forma detallada las principales actividades desarrolladas durante el año 2011, por las diferentes áreas que conforman la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil. Asimismo, con la presentación de esta memoria, se busca coadyuvar a la ciudadanía que diariamente utiliza los diferentes servicios que se ofrecen en esta Dirección.
Licda. Dolores Altagracia Fernández Sánchez
Directora Nacional del Registro del Estado Civil
La Dirección Nacional de Registro del Estado Civil
Su origen data desde el 1987, cuando la Junta Central Electoral creó el Departamento de Registro del Estado Civil. En el año 2010 adquiere rango constitucional al establecer el párrafo II, del artículo 212 de nuestra Carta Magna, lo siguiente: “Serán dependientes de la Junta Central Electoral el Registro Civil y la Cédula de Identidad y Electoral”.
Marco Jurídico
Sus actuaciones están enmarcadas dentro de las disposiciones legales siguientes:
• Constitución de la República
• Código Civil Dominicano
• Ley No. 659 sobre Actos del Estado Civil
• Ley No. 985 sobre Filiación de los Hijos Naturales
• Ley No. 1306-bis de Divorcio
• Ley No. 5152 sobre Adopción
• Ley Electoral 275/97
• Ley No. 285-04 General de Migración
• Ley No.136-03 Código del Menor
• Ley No.198-11 que Regula los Matrimonios Religiosos y sus Efectos en la República Dominicana
• Concordato entre la República Dominicana y la Santa Sede
• Resoluciones y Reglamentos Dictados por la Junta Central Electoral
• Otras
Atribuciones
Dentro de sus atribuciones básicas, podemos citar:
- Tomar las iniciativas y medidas necesarias para el correcto desenvolvimiento de sus dependencias.
- Supervisar directamente todas sus dependencias fuera de su sede:
168 Oficialías del Estado Civil
37 Delegaciones de Oficialías
01 Oficina Central del Estado Civil
07 Centros de Servicios
01 Unidad de Declaraciones Tardías de Nacimiento
01 Unidad de Corrección de Datos
- Supervisión directa de las áreas y unidades dentro de su sede.
- Investigar per se, o solicitar investigación de aquellos casos que por su naturaleza ameriten confirmar la veracidad de las informaciones y documentos aportados.
- Solicitar al Pleno de la Junta Central Electoral, a través de la Comisión de Oficialías, las autorizaciones relativas a los registros del estado civil que no le han sido atribuidas.
- Servir de enlace entre sus dependencias y la Dirección Administrativa.
- Formar parte de Consejo de la Escuela de Formación Electoral y de Estado Civil (EFEC).
Estructura Organizativa
La Dirección Nacional del Registro del Estado Civil tiene bajo su responsabilidad las Oficialías del Estado Civil, la Oficina Central del Estado Civil y las Unidades y Areas necesarias para el correcto desempeño de sus funciones.
Las Oficialías del Estado Civil son las oficinas facultadas por la ley para recibir e instrumentar Actos del Estado Civil.
La figura del Oficial del Estado Civil aparece en el Código Civil dominicano, por lo que su existencia es anterior al 1944.
Es en la Ley 659, sobre Actos del Estado Civil, cuando se utiliza el término Oficialía del Estado Civil, las cuales tendrán asiento en cada municipio y en cada Distrito Municipal (Art. 1).
Su número es determinado por las leyes especiales que crean los municipios, así como en base a estudios estadísticos en municipios cuya sobrepoblación amerita la creación de una nueva circunscripción.
La Oficina Central del Estado Civil tiene como rol principal la custodia de los Libros-Registros Segundos Originales y las investigaciones relacionadas con los servicios a su cargo que juzgare de lugar, o que le encomendare el presidente de la Junta Central Electoral.
Asimismo, la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil en su sede cuenta con un equipo de recurso humano que hace posible la aplicación de la normativa institucional.
Organigrama
Pleno JCE
Comisión de Oficialías del Estado Civil
Dirección Nacional de Registro del Estado Civil
Subdirector Subdirector
Centros de Servicios Oficina Central del Estado Civil
Oficialías del Estado Civil Delegaciones en Hospitales
Abogados Ayudantes
Unidad Jurídica
Estadísticas
Declaraciones Tardías
Logística
Servicio Dominicano Exterior
Delegación de Defunciones Distrito Nacional
Unidad Central de Declaraciones Tardias
Delegación de Defunciones en los Cementerios
Asistentes
Secretaría
Recepción Archivo Delegaciones
Reconstrucción de Actas del D. N.
Unidad de Corrección de Datos
Con la finalidad de crear facilidades en materia de registro civil, y dada la falta de previsiones en el marco legal, la Junta Central Electoral, haciendo uso de facultad reglamentaria, conforme lo disponen la Constitución y la Ley 275-97, ha dictado resoluciones y reglamentaciones que han venido a suplir necesidades existentes que afectan a los ciudadanos.
La aplicación de las referidas reglamentaciones forma parte de las atribuciones de la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil.
Reglamentos y Resoluciones
En el año 2011, la Dirección participó en la elaboración de la siguiente normativa institucional:
a) “Reglamento de Corrección de Datos en Actas del Estado Civil por Vía Administrativa.” Aprobado en fecha 19 de mayo del 2011.
b) “Instructivo para la Aplicación de la Resolución No. 02-2007 del 18 de abril del 2007, para el Registro de los Hijos de Extranjeros Nacidos con Posterioridad a la Ley de Migración No. 285-04 y la Habilitación de un Libro Especial para aquellos Nacidos con Anterioridad a dicha Ley”, aprobado en fecha 28 de abril del 2011.
c) “Reglamento de Aplicación de la Ley No. 198-11, de fecha 3 de agosto del 2011, que Regula los Matrimonios Religiosos y sus Rfectos en la República Dominicana.”
d) “Reglamento Relativo a Renovación de Votos Matrimoniales”.
Abogados Ayudantes
Área de Abogados Ayudantes
La Dirección de Registro del Estado Civil cuenta con un Área de Abogados Ayudantes en la cual se trabajan las siguientes normativas:
Resolución 12/2009
El 16 de junio del 1954 fue suscrito el Concordato entre la República Dominicana y la Santa Sede, mediante el cual, entre otros acuerdos, se estableció que los matrimonios celebrados por la Iglesia Católica gozarían de efectos civiles, por lo que deben ser transcritos en la Oficialía del Estado Civil correspondiente, dentro del plazo establecido.
Durante el año 2011 se instruyeron 414 transcripciones de matrimonios canónicos
Resolución 02/2009
En razón de la existencia de numerosos errores materiales de escritura en los registros del estado civil, la Junta Central Electoral, dentro de su facultad reglamentaria, ha estado trabajando en soluciones para los ciudadanos que se ven afectados por esta situación, de tal manera de que, la institución pueda subsanar el daño ocasionado. En ese sentido, el 24 de marzo del 2009, la Junta Central Electoral dictó la Resolución 02-2009, sobre Expedición de Actas del Estado Civil con Datos o Informaciones Discordantes u Omitidas.
Expedientes sometidos para correción de conformidad con la Resolución 02-2009 correspondiente al año 2011
Autorizados
Rechazados
Resolución 12/2007
La Junta Central Electoral en fecha 10 de diciembre del año 2007, dictó esta Resolución, mediante la cual puede suspenderse la expedición de los documentos que han sido viciados o instrumentados de forma irregular luego de comprobar que el expediente no cumple con las condiciones para ser instrumentado, y solicitar la debida nulidad ante el tribunal competente.
Para el año 2011, se trabajaron un total de 3,319 casos, de la manera siguiente:
Acuerdo JCE/Embajada de España
El Área de Abogados Ayudantes, también se encarga de dar cumplimiento al acuerdo de cooperación suscrito entre la Junta Central Electoral y la Embajada de España, con la finalidad de verificar las Actas de Nacimiento de las personas que soliciten visado, residencia o ciudadanía española, a discreción del referido órgano diplomático.
JCE Embajada
Durante el 2011, se verificaron un total de 779 Actas de Nacimiento
Declaraciones Tardías
Resolución 45/2008
Dictada en fecha 3 de octubre del 2008, beneficiando a las personas mayores de 60 años que portan Cédula de Identidad y Electoral o que hayan portado Cédula de Identificación Personal (Cédula Vieja), consignando solo apellido materno aportando acta de matrimonio de los padres, como prueba de filiación paterna.
Esta Resolución tiene como objetivo flexibilizar los requisitos establecidos en la Resolución 07/2003 sobre Requisitos para las Declaraciones Tardías de Personas Mayores de 16 Años, en razón de que, por lo avanzado de su edad, se les imposibilita obtener los mismos.
Totales expedientes relacionados con la Resolución 45/2008, trabajados durante el año 2011
Rechazadas Devoluciones Autorizadas
Resolución 75/2010
Dictada en fecha 18 de noviembre del 2010. Anterior a esta Resolución, en los casos en que el futuro inscrito se encontrare imposibilitado de que uno o ambos de sus padres pudiere instrumentar la declaración, debía el Pleno de la Junta Central Electoral autorizar al Oficial del Estado Civil a recibir la misma. Actualmente, esta autorización la expide la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil.
Totales expedientes relacionados con la Resolución 75/2010, trabajados durante el año 2011
Área de Asistentes
La atención ciudadana recae sobre esta área, además de la responsabilidad de asistir a la Dirección en todo lo necesario para su correcto funcionamiento.
Área de Secretaría
La Dirección funge como enlace entre las Oficialías del Estado Civil y la Junta Central Electoral, en ese sentido, las tramitaciones de carácter administrativo se realizan en el Área de Secretaría.
Dicha área trabajó la cantidad de 4,260 expedientes, de la manera que sigue:
Secretaría
Solicitudes de Investigación
Autorizaciones traslados para matrimonios
Autorizaciones actos del estado civil con constancia de solicitud de cédula
Unidad Jurídica
La Dirección Nacional de Registro del Estado Civil cuenta con una Unidad Jurídica encargada de los expedientes relativos a solicitudes de autorizaciones de transcripciones de sentencia, de transcripciones de actas instrumentadas en el extranjero, pronunciamiento de divorcios, cambio de nombres, entre otras.
La Unidad Jurídica trabajó un total de 53,939 expedientes, clasificados como sigue:
6
14
16
Unidad de Corrección de Datos
Unidad de Corrección de Datos
Es la dependencia de la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil encargada de la aplicación del “Reglamento de Corrección de Datos en las Actas del Estado Civil por Vía Administrativa”, dictado el 18 de abril del 2011, y puesto en ejecución el 15 de junio del mismo año.
El referido Reglamento tiene como objetivo autorizar la corrección de errores materiales de escritura en las Actas del Estado Civil, cuando los errores estén presentes en ambos registros, en lo referente a letras, números de cédulas, entre otros.
Durante el 2011, la Unidad procesó un total de 5,830 solicitudes de corrección
Junio 90 Julio 611
Agosto 697
Septiembre 1,839
Octubre 1568
Noviembre 866
Diciembre 159
Total Año 2011 5,830
Resolución 02/2007
La Junta Central Electoral, en cumplimiento de los dispuesto por la Ley General de Migración No. 285, de fecha 15 de agosto del 2004, puso en vigencia el LibroRegistro de Madres Extranjeras No Residentes en la República Domicana, cuyas normas y formalidades se encuentran establecidas en la Resolución 02/2007, de fecha 18 de abril del 2007.
Mediante su Instructivo de Aplicación de fecha 28 de abril del 2011, se crea el Libro-Registro Especial, destinado al registro de nacimientos de hijos(as) de madres extranjeras no residentes ocurridos con anterioridad a la entrada en vigencia de la precitada Ley General de Migración, y otorga potestad a la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil de regularizar las inscripciones de nacimiento que por errores o irregularidad de la documentaciones aportadas, fueron registradas las declaraciones en un Libro-Registro que no corresponde.
Para el año 2011, se remitió al Ministerio de Relaciones Exteriores un total de 6,608 certificados de Registro de Nacimiento de Extranjeros
Área de Estadísticas
El Área de Estadísticas de esta Dirección cuenta con un personal profesional adiestrado para realizar tareas como: investigaciones, depuración de documentos de las oficialías, procesamiento de las defunciones para fines de cancelación de cédulas, llevar las estadísticas vitales, y tiene también a su cargo el JCE Responde, en el ámbito del registro civil.
Dentro del marco de modernización del Registro del Estado Civil se está trabajando para que las oficialías funcionen en locales adecuados que garanticen la Conservación de los Libros-Registros y la viabilidad de instalación de sistemas informáticos. En este sentido, en el año 2011, se lograron los resultados siguientes:
Comisión de Reconstrucción de Actas del Estado Civil del Distrito Nacional
Esta es la que representa a la Junta Central Electoral ante la Comisión de Reconstrucción establecida en el artículo 22 de la ley 659 sobre Actos del Estado Civil, del 17 de julio del 1944. Durante el año 2011, esta Comisión trabajó 84 expedientes.
Logística
El Área de Logística de la Dirección Nacional del Registro del Estado Civil es la encargada de la recepción y entrega del papel de seguridad utilizado en las Oficialías del Estado Civil y en los Centros de Servicios, para ser utilizado en la impresión de las Actas del Estado Civil. El formato de dicho papel son hojas prenumeradas secuencialmente, en tamaños 8.5” x 6.5”; 8.5” x 11” y 8.5” x 14”, dependiendo del tipo.
Oficialías del Estado Civil
Son las oficinas facultadas por la ley para recibir e instrumentar Actos del Estado Civil.
Su número es determinado por las leyes especiales que crean los municipios, así como en base a estudios estadísticos en municipios cuya sobrepoblación amerita la creación de una nueva circunscripción. En la actualidad funcionan 164 Oficialías del Estado Civil a nivel nacional.
Para el año 2011, el registro de Actos del Estado Civil fue como sigue:
Año 2011
Defunciones 29,223
Divorcios 12,425
Matrimonios Canónicos 2,630
Matrimonios Civiles 28,234
Nacimientos Oportunos 95,838
Nacimientos Tardíos 48,363
Reconocimiento 11,869
Transcripciones 6,833
Reconstrucciones 3,299
Total General 238,714
Capacitación
Dentro del marco de la educación continuada, el personal de la Dirección Nacional de Registro Civil y sus dependencias recibió capacitación a través de la Escuela Nacional de Formación Electoral y del Estado Civil (EFEC).
Especialidad en Derecho Civil y Actos del Estado civil de las Personas 17
Curso/Taller de Actualización hacia la Unificación de Prácticas y Procedimientos del Registro Civil 256
Curso/Taller: “Formulario de Inscripción Prenatal y Certificado de Nacidos Vivos” 234
Curso de Outlook como Herramienta de Comunicación 158
Programa Inicial de Formación para Oficiales del Estado Civil y Suplentes Aspirantes a la Carrera 32
Principios Básicos del Registro Civil para Oficiales del Estado Civil de Nuevo Ingreso 9
ISBN: 978-9945-470-24-6
Tel: 809-539-5419 www.jce.do
Av. 27 de Febrero esq. Av. Gregorio Luperón, Plaza de la Bandera, Santo Domingo, D. N., República Dominicana
Junta Central Electoral Garantía de Identidad y Democracia
