Actividad 7: Plan de escucha activa

UNIVERSIDAD PANAMERICANA DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Maestría en gestión del talento humano Curso: Dirección estratégica del talento humano Catedrático: Mb.A Alba Estela García Gómez

Actividad No. 7 Diseño de Plan Escucha Activa

Juan José Alexander Rivera Herrarte Carné No. 0908317 Guatemala, domingo 02 de julio, 2017

Actividad No. 7 Diseño de plan escucha activa Indicaciones de actividad 1. Realizar un proceso de observación detallado que le permita establecer: acciones, términos o factores que afectan la comunicación y, por consiguiente, el desempeño en la organización.

2. Defina un título para su plan.

3. Establezca los objetivos del plan.

4. Defina acciones, frases, ruidos que deben eliminarse porque son parte de la cultura organizacional y perjudican la comunicación y el desempeño.

5. Defina fases, procesos, herramientas para fomentar la escucha activa, comunicación de doble vía, aplicación de feedback.

6. Establezca los resultados que se esperan con la implementación del plan.

7. Indique una forma de medir los resultados del plan.

8. Utilice herramientas tecnológicas para difundir el plan de escucha activa (Ejemplos: correos electrónicos con frases de aplicación continua, campaña de comunicación interna por medio de Facebook, etc.).

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Resolución de actividad 1. Observación Se evidencia la centralización de decisiones por parte de la Gerencia General y, la resolución de casos importantes debe ir aprobada por dicha gerencia, sin tomar en consideración el empoderamiento atribuido a cada uno de los gerentes de línea u operativos, dando como resultado la falta de identificación con los procesos pues la responsabilidad se delega a la Gerencia General.

Falta de redacción de políticas de comunicación abierta, la retroalimentación y el feedback se produce en descenso y no en 360°, provocando incomodidad por parte de empleados al momento de escuchar críticas sobre sus actividades sin poder dar retroalimentación sobre las posibles deficiencias correspondientes a las deficiencias administrativas/operativas que presenta la organización.

2. Nombre de planificación Plan para el desarrollo de comunicación efectiva

3. Objetivos Principal Promover una comunicación asertiva dentro de la empresa.

Secundarios 1. Agilizar la comunicación en 360°.

2. Brindar información corporativa sin intermediarios y pérdida de información.

3. Crear espacios para escucha activa de empleados.

4. Toma de decisiones a través de mesas de diálogo para abarcar puntos en 360° de perspectivas, cliente, colaborador y gerencia.

5. Definir un espacio para buzón de sugerencias.

6. Desarrollar políticas para evaluaciones 360° en todas las áreas y puestos.

7. Estabilidad empresarial.

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4. Aspectos de mejora y cambio en la cultura organizacional.

1. Fomentar el liderazgo integrador, democrático y participativo para cambiar el autocrático que es el actual.

2. Readecuar áreas de trabajo para fomentar un ambiente abierto y con escucha activa.

3. Iluminar áreas de convivencia social para propiciar una adecuada interacción entre colaboradores de áreas diferentes.

4. Eliminar los memorándums para información y fomentar la visita directa del encargado de procesos con el colaborador responsable, para iniciar conversaciones fuera de lo burocrático y transmitir ideas directamente para una comprensión clara y directa de las actividades.

5. Desarrollo de planificación Toda planificación estratégica para el cambio de una cultura, la modificación de un estilo de liderazgo y la ejecución de nuevos procesos interactivos entre colaboradores debe llevar inmerso fases de ejecución y desarrollo de actividades, siendo así, la aplicación de esto el consecuente del éxito planificado y concluyendo con etapas de seguimiento y mejora una vez implementado.

Fase 1: Planificación y desarrollo del plan El área de RRHH será la encargada de ejecutar el inicio de la planificación y así, será la encargada de la presentación del plan a la junta directiva y gerentes inmersos en el cambio, un cambio para mejora de los procesos productivos de la entidad y de mejora continua en el crecimiento del capital humano de la empresa.

Esta etapa consiste en adentrar en un ambiente controlado la visión de la organización, su posición actual versus el panorama institucional de acuerdo a los planteamientos de la mejora en la comunicación empresarial. Esto llevará y obligará a ejecutar análisis de la estabilidad emocional dentro de la organización, índices de rotación de personal, análisis al plan de crecimiento profesional, indicadores de productividad, indicadores del ambiente laboral.

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Fase 2: Análisis de presupuestos y mejoras organizacionales.

Una vez realizada la ponderación y en análisis de cada uno de los indicadores de logro elaborados para la medición del ambiente laboral y la productividad del empleado, se deben proceder con el análisis financiero de cómo esto impacta en el resultado operativo de la empresa. Esto nos dará aún más argumentos fundamentados para su presentación y posterior aprobación por parte de gerencia general y la junta directiva.

Fase 3: Elaboración de manuales y corrección de procedimientos.

Una vez aprobado el proyecto lo indispensable es la creación de espacios para la elaboración de nuevos manuales de comportamiento organizacional, nuevos reglamentos de conducta y nuevos manuales de procesos, que serán creados bajo la supervisión de las gerencias de áreas, profesionales en RRHH y representantes de colaboradores que estén inmersos en el proceso, de esta forma se tiene una amplitud total en los puntos de vista y la creación de nuevos procesos conductuales dentro de la organización.

Fase 4: Implementación y puesta en marcha.

Un tema es planificar, crear y desarrollar, y otro es aplicar e impactar. Para la implementación de nuevas culturas debe realizarse un cambio completo de conducta dentro del liderazgo de la organización, siendo así una introducción hacia nuevos procesos productivos y de aumento en la visión de escucha abierta hacia la cual la empresa desea llegar. Se introducirá con antelación la ideología a los encargados de áreas, supervisores, jefes y gerencias, con el fin de que las cabezas sean los primeros en hacerse responsables de la adecuada y justa implementación. Luego, durante una reunión especial fuera de la institución y con actividades de recreación laboral, se debe lanzar la nueva cultura organizacional, tomando en consideración actividades de re-afinamiento cooperativo, de inclusión de gerencias con mandos medios y bajos y, de trabajo en equipo. Para todo esto se necesita infografía, manuales resumidos e impresos, documentos de apoyo, souvenirs

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que contengan las nuevas políticas y, sobre todo, la apertura de espacios de conversación adecuados para reuniones labores y de actividades cooperativas dentro de la organización.

Para resaltar la nueva estrategia operativa de inclusión y escucha activa de todo el personal, se propone la creación de espacios de interacción con la cultura por medio de videos informativos creados por los mismos colaboradores. Esto hace que la confianza hacia nuevos procesos sea mayor y su aceptación sea más fácil de ejecutar.

Fase 5: Retroalimentación, continuidad e inmersión total.

El éxito de todo plan conlleva no solo una buena planificación y desarrollo de temas, conlleva a un adecuado y acertado seguimiento hacia resultados emergentes y conductas consecuentes. Esto obligará a reafirmar las nuevas políticas de escucha y quitará la brecha sobre la cual las empresas caen al momento de estandarizar puestos y ejecutar organigramas que solo ayudan al alejamiento entre el patrono y el colaborador.

6. Resultados esperados 1. Aumento en la estabilidad laboral.

2. Compromiso y actitud para el seguimiento de la visión y misión de la organización por parte de gerentes, supervisores, jefes y colaboradores.

3. Trabajo en equipo e integración de equipos de alto desempeño en cada área de la organización.

4. Implementación de una cultura de calidad total en cada aspecto del entorno laboral.

5. Aumento en el plan de desarrollo profesional como motivación para la estabilidad laboral.

6. Adopción de nuevas estrategias laborales para la toma de decisiones y aumento de mejores resultados operativos.

7. Identificar al empleado con la nueva visión empresarial y desarrollar su crecimiento profesional.

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8. Mejora en el desarrollar de políticas laborales para que se promueva el crecimiento profesional del colaborador.

7. Herramientas de medición del plan •

Por medio de la ejecución de fechas límite utilizando herramientas como Project que desarrolla actividades, herramientas y pautas para la implementación.

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Análisis organizacional de forma trimestral esperando el aumento de compromiso en 20% en cada prueba.

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Reuniones con mayor aceptación y crecimiento de toma de documentación para una toma de decisiones fomentada por la participación integral del personal.

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Evaluación de equipos multidisciplinarios por medio de tablas de variables y balance score card.

8. Herramientas tecnológicas La utilización de la tecnología para la comunicación empresarial ya no es una opción, es una obligación, estamos caminando en procesos continuos de mejora no solo en las herramientas de interacción social, sino en la implementación de recursos materiales, lo que hace que el costo operativo sea bajo y la eficiencia obtenida por el aprovechamiento de recursos sea alta.

Dentro de un mundo globalizado, tratar de mantener la mentalidad de mediados del siglo XX en donde se consideraba a la tecnología como algo fuera de contexto, debemos aprovechar estas herramientas para incentivar al colaborador y transmitir nuestra cultura a todo aquel que tenga contacto con nuestros procesos de mercadeo y áreas operativas como servicio al cliente y ventas.

Para esto es necesario planificar junto al área de mercadeo, una interacción interna sobre la cual se transmitan los ideales de comunicación activa en todo rincón de la organización, aprovechando espacios sociales como, comedores, patios, parqueos y hasta servicios sanitarios, lugares donde se frecuenta y se habla de las actividades que afecta el quehacer diario del colaborador.

La utilización de banners interactivos, espacios de lectura e infografía atractiva hacia la vista, hace que el colaborador absorba la información de forma directa e indirecta, bombardeando su 6

subconsciente sobre las nuevas políticas y el beneficio que éstas acarrean al practicarlas y fomentarlas.

Es necesario tomar herramientas de competidores y hasta realizar un Benchmarking de actividades que otras marcas han realizado para la ejecución asertiva de la planificación.

Herramientas como Youtube ayudan a difundir videos informativos sobre la importancia de la comunicación en ambas vías. La creación de videos realizados por empleados incrementa la aceptación y su práctica.

Transmitir una cultura cooperativa a través de redes sociales aumenta la aceptación de marca por parte de clientes potenciales y aumenta su presencia sobre el mercado objetivo, creando una visión social de superación y mejora continua.

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Conclusiones La comunicación beneficia a las empresas para erradicar los chismes y las especulaciones, los dirigentes deben hablar los temas de importancia de forma directa, utilizando los medios disponibles y aprovechando cada espacio de interacción entre colaboradores.

La creación de una cultura organizacional se desarrolla desde la planificación estratégica, colocando el énfasis en el aprovechamiento máximo de las habilidades de los colaboradores para facilitar sus funciones e incrementar su valor dentro de la organización.

No basta con planificar y desarrollar tareas específicas para las áreas de ejecución empresarial, es necesario organizar tareas específicas mediante un cronograma de acción para que el cumplimiento de los objetivos sea eficaz y en el tiempo estimado.

La comunicación de doble vía incrementa la responsabilidad del colaborador y su compromiso hacia con la compañía; en los dirigentes ayuda a que los enfoques de dirección sean tomados y evaluados desde la propia perspectiva y la visión de sus inferiores, ayudando a la integración completa de su equipo de trabajo y aumentando los resultados favorables para la compañía.