El patrimonio empresarial
EL PATRIMONIO EMPRESARIAL: UN ENFOQUE DINÁMICO 1.- Introducción. Puesto que la empresa está en continua actividad es lógico pensar que su patrimonio no va a permanecer invariable a lo largo del tiempo, sino todo lo contrario. La realización de las actividades propias de la empresa (compras, ventas, pago de salarios,…) harán que el patrimonio sufra continuos cambios tanto en su composición (cualitativos) como en su valoración (cuantitativos). Por ello la contabilidad en su tarea de reflejar la imagen fiel del patrimonio ha de emprender también la misión de explicar los cambios que sufre mediante lo que se conoce como el método contable, consistente en que a partir de una situación estática del patrimonio, realizar una labor registral de los cambios sufridos para llegar al final del proceso a una nueva situación estática que refleje la nueva composición y valoración patrimonial. 2.- La cuenta: concepto y tipos. La cuenta es el instrumento contable de representación y medida de los elementos patrimoniales. Cada elemento patrimonial estará representado por una única cuenta, que además recogerá su valor y las variaciones que sufra a lo largo del ciclo contable. Al haber elementos patrimoniales de activo pasivo y neto, nos encontraremos también con que existen cuentas de activo, pasivo y neto, dependiendo de la masa patrimonial a la que pertenezca el elemento patrimonial. Se representa gráficamente por una T, en la que en la parte superior se coloca el nombre del elemento representado. La parte izquierda de la T recibe el nombre de DEBE y la derecha HABER, y están destinadas a recoger las modificaciones sufridas en el valor del elemento patrimonial.
DEBE
NOMBRE
HABER
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El patrimonio empresarial 3.- Terminología de las cuentas. Abrir una cuenta: consiste en disponer la “T” con el nombre del elemento patrimonial y la primera anotación correspondiente a su valor. Cargar, adeudar o debitar una cuenta: realizar una anotación en el debe de la cuenta. Abonar una cuenta: realizar una anotación en el haber de la cuenta. Suma deudora: suma de todas las anotaciones realizadas en el debe. Suma acreedora: suma de todas las anotaciones realizadas en el haber. Saldo: diferencia entre la suma deudora y la suma acreedora. Se corresponde con el valor del elemento patrimonial en el momento del cálculo. Saldar una cuenta: realizar todas las operaciones que conducen al cálculo del saldo de la cuenta. Saldo deudor: cuando la suma deudora es mayor que la acreedora. Saldo acreedor: cuando la suma deudora es menor que la acreedora.
DEBE
NOMBRE
CARGOS
SUMA DEUDORA
HABER
ABONOS
SUMA ACREEDORA
SALDO = SUMA DEUDORA – SUMA ACREEDORA
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El patrimonio empresarial 4.- Criterios de cargo y abono de las cuentas: Por convenio el funcionamiento es el siguiente: a) Las cuentas de activo nacen y crecen por el debe y disminuyen por el haber. Por ello una cuenta de activo siempre tendrá saldo deudor o nulo.
DEBE
NOMBRE
HABER
b) Las cuentas de pasivo y neto nacen y crecen por haber y disminuyen por el debe. De esta forma una cuenta de pasivo o neto siempre tendrán saldo acreedor o nulo.
DEBE
NOMBRE
HABER
Como vemos funcionan justamente al contrario unas de otras. Ejemplos: 1. La compra de un nuevo camión provocará una anotación en el debe de la cuenta Elementos de transporte, puesto que aumenta el valor de este elemento. 2. El conseguir un préstamo de un banco hará que tengamos que abonar la cuenta Deudas con entidades de crédito, puesto que debemos más cantidad de dinero al banco. 3 Departamento de Administrativo del IES Odiel Contabilidad
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5.- Los hechos contables. Un hecho contable es todo suceso de carácter económico que tiene una incidencia patrimonial de forma que el patrimonio empresarial quede modificado. Podemos hablar de tres tipos de hechos contables: a) Permutativos.- Aquellos que no varían la cuantía del patrimonio neto sino sólo su composición. Afectan al patrimonio de forma cualitativa, es decir, suponen permutar unos elementos patrimoniales por otros. Ej. Adquirir un camión pagándolo al contado, comprar una maquinaria dejándola a deber. b) Modificativos.- Aquellos que afectan al patrimonio neto de la empresa, bien porque supongan una aportación de los dueños (aumento de capital) o porque generan para la empresa un resultado económico, ya sea positivo (beneficio) o negativo (pérdida), como p. ej. pagar los gastos de personal. c) Mixtos. Aquellos que son permutativos y modificativos a la vez. Ej.: vender una maquinaria comprada por 1000 en 1200. Se produce un cambio de maquinaria por dinero, pero a la vez un aumento del neto producido por la obtención de un resultado positivo de 200 en la operación.
6.- La contabilidad por partida doble: Como se vio en el tema anterior por la ecuación fundamental del patrimonio: ACTIVO = PASIVO + NETO la contabilidad intenta explicar el patrimonio empresarial desde una doble vertiente, por un lado las inversiones, es decir, las aplicaciones de los fondos, y por otro el de las financiaciones u origen de los fondos. Toda inversión implica necesariamente una financiación Esto lleva a la conclusión de que en contabilidad todo ha de ser explicado bajo dos puntos de vistas, “el qué ha pasado” y “el por qué”, o lo que es lo mismo hay que explicar los hechos contables teniendo en cuenta qué es lo que los han provocado. Lo anterior tiene como consecuencia que un hecho contable va a provocar modificaciones al menos en dos cuentas, P. Ej. Cuando retiramos dinero del banco para depositarlo en la caja, tanto la cuenta “banco c/c” como la cuenta “Caja” se ven modificadas de la siguiente forma:
Caja (570)
Banco c/c (572)
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El patrimonio empresarial Como puede apreciarse, al ser ambas cuentas de activo, aplicando los criterios de cargo y abono estudiados para este tipo de cuentas, la de Caja sufre un aumento de la misma cuantía a la disminución sufrida por al de Banco c/c, es decir, el dinero que entra en la caja deja de estar en el banco. Según esto las reglas básicas de la contabilidad de la partida doble podrían resumirse de la siguiente forma: a) Un hecho contable provoca modificaciones al menos en dos cuentas (pueden ser más). b) La suma de los cargos ha de ser igual a la de los abonos.
7.- Análisis de los hechos contables. Para realizar una aproximación a la forma de contabilizar los hechos contables, utilizaremos la siguiente tabla que no tiene ningún valor desde el punto de vista registral de la contabilidad, es decir, la utilizamos con meros fines didácticos.
Nº Cuenta MP
ó
Debe Haber
La columna Nº la utilizaremos para el número de orden del hecho contable. En la de cuenta indicamos el nombre y código de la cuenta que interviene. MP significa masa patrimonial a la que pertenece la cuenta. En la marcada con los símbolos de incremento y decremento señalamos si la variación supone un aumento o disminución de la cuenta. En las columnas debe y haber anotamos el valor de la modificación sufrida en la cuenta según proceda. P.ej. si sacamos 1.000€ de la cuenta corriente del banco para ingresarlos en caja, haríamos lo siguiente: Nº Cuenta 1 (570) Caja (572) Banco c/c
MP A
ó
Debe Haber 1.000
A
1.000
La cuenta (570) Caja, que pertenece a la masa patrimonial de activo, sufre un aumento, por tanto ha de recibir una anotación en su DEBE. La cuenta (572) Banco c/c sufre, que también pertenece al activo sufre una modificación a la baja, por tanto recibe una anotación en su haber. Como puede comprobarse se cumplen los dos principios enunciados para la contabilidad por partida doble.
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El patrimonio empresarial 8.- La contabilización en las cuentas T. Si nos fijamos en cualquiera de los ejemplos que hemos realizado en clase, e intentamos conocer el saldo de cualquiera de las cuentas que intervienen, nos veríamos obligados a ir repasando operación por operación y realizando operaciones hasta reconstruir el saldo que nos exprese el valor de la cuenta en un momento dado. Para evitar ésto, dado que se demuestra que el cuadro utilizado en el epígrafe anterior no tiene ninguna validez excepto la didáctica, es preferible realizar la contabilización de las operaciones directamente en las cuentas T, de forma que al final podamos conocer con una simple operación el saldo de cada cuenta. Para el ej. del epígrafe anterior: Caja (570)
Banco c/c (572)
1.000
1.000
Una vez anotadas todas las operaciones en las cuentas, se procede al cálculo de los saldos, que nos reflejarán la nueva situación contable. 9.- Los libros contables. La contabilidad utiliza una serie de libros en los que quedan reflejados la situación patrimonial de la empresa, los cambios sufridos por el patrimonio y el resultado generado. Estos libros son: El diario, que recoge por orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa. Existen varios modelos de diario pero el más extendido es el llamado modelo americano que responde al siguiente esquema:
Debe
Nº de asiento, fecha, cuentas, explicación
Ref
Haber
Las anotaciones que se realizan el este libro reciben el nombre de asientos. o En la columna Debe, se anota la cantidad con la que vamos a cargar a una de las cuentas que intervienen en el asiento. 6 Departamento de Administrativo del IES Odiel Contabilidad
El patrimonio empresarial o La columna más amplia, tal como muestra el gráfico anterior está destinada a recoger toda la explicación del hecho contable.
Todos los asientos han de ir numerados, por ello hay que especificar el nº de orden. La fecha en que sucede. Las cuentas que intervienen en el asiento, las que van a ser cargadas y las que van a ser abonadas. Por último una breve explicación del hecho acaecido.
o La columna haber está destinada a anotar la cantidad que abonaremos en las cuentas que correspondan. Ilustramos a continuación la forma en que se realiza un asiento. Ej. Supongamos, como en el caso anterior, que se retiran 1.000€ de la c/c del banco y que quedan ingresados en la Caja. Debe
Nº de asiento, fecha, cuentas, explicación
Ref
Haber
______________ 1 _____________ 1.000 (572) Banco c/c
a
Caja (570) _____________2______________
1.000
El libro de diario es obligatorio y ha de llevarse con la más exquisita pulcritud, de forma que no se pueden realizar enmiendas, tachaduras ni raspaduras. Para evitar que puedan quitarse o añadirse hojas, los libros se someten a un proceso de legalización, consistente en que en el Registro Mercantil les realizan una diligencia haciendo constar el número de páginas y sellándolas una por una. Como hoy en día la contabilidad se realiza por procesos mecanizados, es posible legalizar los libros a posteriori, es decir los llevaremos al Registro una vez los libros hallan sido impresos y encuadernados. El asiento una vez realizado en libro de diario, hay que trasladarlo al libro de mayor. El libro de mayor trata las cuentas de forma individualizada, de forma que cada cuenta tendrá una hoja, o varias, en este libro. El esquema al que responde este libro es el siguiente:
Título de la cuenta Fecha Explicación
Código Ref. Debe
Haber
Pág. nº Saldo
En las columnas Debe y Haber se recogen los cargos y abonos sufridos por la cuenta, y en la columna saldo se irá arrastrando el saldo de la cuenta después de cada 7 Departamento de Administrativo del IES Odiel Contabilidad
El patrimonio empresarial cargo o abono. Si tuviésemos que cambiar de hoja, tendríamos que trasladar el saldo acumulado realizando una anotación que diga “Saldo a cuenta nueva”. Libro de Inventarios y cuentas anules. Es un libro obligatorio y está compuesto por unos documentos que verifican y clasifican la información de los libros de diario y mayor, y que reciben el nombre de estados contables. Como su nombre indica está destinado a reflejar en ellos los inventarios y las cuentas anuales: balance de situación, la cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria. o A los inventarios ya nos hemos referido con anterioridad. Sirva ahora a modo de recordatorio que reflejan la situación patrimonial de la empresa mediante la relación detallada, ordenada y valorada de los elementos patrimoniales de la empresa. o Balance de comprobación o de sumas y saldos. Es un documento que se hace para comprobar que no se han cometido omisiones o errores de transcripción desde el diario al mayor. Suele realizarse trimestralmente. Este balance responde el siguiente esquema:
Cuentas
Sumas Saldos Deudoras Acreedoras Deudores Acreedores
Totales Lógicamente, si todo ha ido bien, las columnas deben sumar igual dos a dos. o Las Cuentas Anuales son estados contables de obligada redacción que resumen toda la información contable de un ejercicio. El PGC las denomina Cuentas Anuales o Globales. Se dividen en cinco estados cantables:
El balance, también refleja la situación patrimonial de la empresa, pero a diferencia del inventario, recoge los saldos de las cuentas provenientes de la contabilidad, lo que supone que al final del proceso contable los saldos finales de las cuentas 8 Departamento de Administrativo del IES Odiel Contabilidad
El patrimonio empresarial son trasladados a él. (Al inventario suele llamársele también balance extracontable, ya que no proviene de la contabilidad sino de un recuento físico del patrimonio) El balance descrito con anterioridad es el llamado de situación o final, porque es el que refleja la situación patrimonial al término del ejercicio contable, es decir, a 31 de diciembre. Lógicamente, el balance con el que se comienza el año, balance de situación inicial o a 1 de enero, es el mismo con el que hemos terminado el anterior. Es evidente que el inventario y el balance de situación deben reflejar la misma situación patrimonial, y si no fuere así habría que producir los asientos necesarios para ajustar el balance al inventario. El esquema utilizado para este balance es similar al usado para el inventario, pero en dos columnas y sin pormenorizar los distintos elementos patrimoniales que quedarán agrupados en sus cuentas correspondientes. Nº Cta
ACTIVO No Corriente Inmaterial Material Financiero
Nº Cta
PASIVO Fijo Neto
P. Ajeno L/P Corriente Existencias Circulante Realizable
Disponible
La Cuenta de Pérdidas y ganancias. Destinada a recoger el resultado del ejercicio. A ella nos referiremos más adelante. El Estado de Cambios del Patrimonio Neto. Se refiere a determinados gastos e ingresos relacionados con operaciones específicas. El Estado de Flujos de Efectivo (EFE), que se refiere a los movimientos de dinero. La memoria, tiene la función de hacer comprender determinados aspectos de la contabilidad que puedan haber quedado poco claros. 9 Departamento de Administrativo del IES Odiel Contabilidad