A Organizarse….
A ORGANIZARSE…
4.1. Organigrama, departamentos y puestos de trabajo.
4.2.
Sistema
de
reclutamiento,
selección
y
acogida
del
personal
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A Organizarse….
4.1. Organigrama, departamentos y puestos de trabajo. Hoy en día, y con más énfasis en las empresas de servicios que en las de producción, la gestión de los recursos humanos en la empresa, es uno de los aspectos estratégicos más importantes para conseguir el éxito empresarial. Se puede conseguir imitar un producto, intentar igualar la prestación de un servicio, pero las personas no se pueden copiar (¡!de momento!!), luego, puede ser una ventaja competitiva importante que diferencie a la empresa de la competencia más directa. El desarrollo de un plan de organización tiene vital importancia en nuestra aventura empresarial debido a que, si no establecemos claramente y desde el primer momento las responsabilidades de cada miembro y su organización profesional se pueden generar tensiones dentro del equipo humano. Para realizar una correcta gestión de los Recursos Humanos de la empresa, será necesario seguir los siguientes pasos:
Diseño de la estructura organizativa de la empresa: Organigrama Los fines que se persiguen al crear una estructura son dos: Identificar las distintas tareas que dan como resultado la obtención o prestación del servicio que ofrece
vuestra
empresa
y
coordinar
esas
tareas
para
obtener
el
producto/servicio obtenido. Luego, para que la empresa funcione, deberemos organizar las relaciones entre todas las partes que la componen estableciendo para ello, los mecanismos de coordinación pertinentes. Dependiendo del tipo de empresa, su tamaño, actividad y etapa de crecimiento, los tipos de mecanismo de coordinación son -
Adaptación mutua
-
Supervisión directa
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A Organizarse…. Estos mecanismos quedarán plasmadas en los tipos de estructuras organizativas que correspondan a cada tipo de empresa: simple, funcional, (para pequeñas y medianas empresas) y divisional o matricial (para grandes empresas); y de entre los cuales tendréis que elegir el que mejor represente la estructura organizativa que combine los recursos humanos y las funciones a desempeñar en vuestro proyecto empresarial. A) SE PIDE: Diseñar y representar gráficamente el organigrama de vuestra empresa. Infografía compartida en el Blog. (Nota SEFED: Puesto que la organización de la empresa simulada de SEFED tiene algunos condicionantes, os recomendamos que utilicéis los siguientes departamentos) -
Departamento de aprovisionamiento. Departamento de comercial. Departamento de contabilidad y fiscalidad. Departamento de recursos humanos. Departamento financiero. Recepción - departamento de atención al cliente.
Definición y comunicación entre los departamentos de la empresa.
Realizada la descripción del producto o servicio de nuestra empresa, tendréis la información suficiente para detallar con más detalle cada una de las funciones que se desarrollarán en los departamentos de vuestra empresa, una vez puesta en marcha; como por ejemplo:
Planificar las compras Gestionar el personal Gestión de pagos y cobros. Realizar campañas de marketing Atención a los clientes Gestión contable, etc.
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A Organizarse…. No menos importante que las actividades detalladas de cada de los departamentos, es establecer los mecanismos de comunicación que se van a establecer entre y dentro de los departamentos, tanto de documentación, como de información entre cualquiera de ellos. B) SE PIDE: Define las tareas y/o funciones de cada uno de los departamentos de la empresa, a través de un artículo en el Blog en el que nos los expliques. Utiliza una infografía para explicar el proceso de comunicación intra e interdepartamental (imagina que después lo podrás colgar en el lugar de trabajo para que todo el mundo sepa en cada momento cómo comunicarse con sus compañeros)
Descripción de los puestos de trabajo
Llegados a este punto, ya tenéis el organigrama de la empresa, la definición de tareas de cada uno de los departamentos y el mecanismo de comunicación entre ellos, es el momento de concretar los puestos de trabajo de las personas que trabajarán en la empresa a través de la Descripción de los puestos de trabajo. Para comenzar, podéis realizar la descripción de los puestos de trabajo de los integrantes del grupo y cuando iniciemos las rotaciones en la empresa simulada iremos ampliando el número de trabajadores de la empresa. Partiendo de la enumeración de las funciones de cada uno de los departamentos, tendremos que asignarlas a cada uno de los puestos de trabajo, o trabajadores, que las llevarán a cabo, especificando, para cada uno de ellos, los siguientes aspectos:
Datos de identificación del Puesto: En el que se incluirá datos como, denominación, categoría, Convenio al que está adscrito, salario bruto anual, número de pagas y grupo de cotización, posición en el organigrama, puesto del que depende, y que depende de él.
Funciones y / o tareas asignadas al puesto de trabajo: La información aquí recogida hace referencia a las funciones, tareas y/o actividades Página 4 de 10
A Organizarse…. desarrolladas en el puesto, es decir, qué se hace, cómo se hace y para qué se hace. La descripción de estas funciones deberá describirse con verbos de acción (gestionar, realizar, comprobar, atender, diseñar, etc).
Responsabilidades: Este apartado se subdivide en las siguientes áreas:
Sobre personas: incluye el número de personas que dependen del puesto. Económicas: indicas los aspectos y la cuantía del presupuesto que el ocupante del puesto tiene que gestionar, controlar o supervisar. Suele estar expresado en porcentajes.
Sobre
bienes:
Materiales,
equipos
y/o
instalaciones
que
sean
responsabilidad directa del ocupante del puesto o estén a su cargo.
Requerimientos:
En este
apartado se indican las
capacidades
y
competencias que deberá tener el ocupante del puesto para un correcto desempeño de sus funciones. Generalmente, se hace alusión a los conocimientos básicos, específicos y/o complementarios, experiencia previa deseable, etc.
Observaciones: En este último apartado se puede incluir cualquier tipo de información complementaria del puesto que no haya sido recogida en los apartados anteriores; como por ejemplo, tipo de contrato, sistema de selección, periodo de prueba, etc.
A continuación se os facilita una tabla estándar que recoge todos los aspectos antes mencionados, y que puede ser utilizada para realizar la descripción de los puestos de trabajo que vuestra empresa necesita: IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Denominación
Categoría*
Salario y Pagas
Grupo Cotización*
Convenio Colectivo al que está adscrito Localización del puesto de trabajo en el Organigrama
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A Organizarse….
FUNCIONES Y / O TAREAS ASIGNADAS AL PUESTO DE TRABAJO Funciones
RESPONSABILIDADES Sobre Personas
Sobre bienes
Económica
REQUERIMIENTOS Formación
Básica Específica Complementaria
Experiencia
Previa En el puesto OBSERVACIONES
Observaciones
* Tanto la Categoría, como el grupo de cotización están fijados por la Seguridad Social, para determinar las bases de cotización mínima y máxima, según detalla el siguiente cuadro. Grupo de cotización
Categorías profesionales
Base Mensual 1
Ingenieros y Licenciados
2
Ingenieros Técnicos y Diplomados
3
Jefes administrativos y de taller
4
Ayudantes no titulados
5
Ofíciales administrativos Página 6 de 10
A Organizarse…. 6
Subalternos
7
Auxiliares administrativos
Base diaria 8
Oficiales de 1ª y de 2ª
9
Oficiales de 3ª
10
Peones
11
Trabajadores menores de 18 años
A modo de ejemplo, supongamos que dentro de las necesidades de personal de una empresa está incluida una TELEFONISTA. La descripción de su puesto de trabajo sería como sigue: IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Denominación
Telefonista
Salario y Pagas 9.000 euros / año
Categoría
Ayudante
Grupo Cotización
4
Convenio Colectivo al que está adscrito Localización del puesto de trabajo en el Organigrama
Director/a
Jefe de Recepción
Recepcionista
Cocinero
Telefonista
FUNCIONES Y / O TAREAS ASIGNADAS AL PUESTO DE TRABAJO Funciones
Atender la centralita de teléfono Recibir llamadas externas Pasar llamadas a las personas adecuadas Recibir los correos e-mail de la empresa Página 7 de 10
A Organizarse…. Pasar los correos e-mail a sus destinatarios, etc RESPONSABILIDADES Sobre Personas
Sobre bienes
Económica
Ninguna
Centralita Y Fax
Ninguna
REQUERIMIENTOS Formación
Básica
Técnico en Gestión Administrativa
Específica
Conocimiento y manejo de centralita telefónica y fax vía e-mail
Experiencia
Complementaria
Inglés nivel medio-alto.
Previa
Un año
En el puesto
Seis meses. OBSERVACIONES
Observaciones
Sistema de selección: Reclutamiento externo Periodo de prueba: tres meses. Edad: 25-35 años
C) SE PIDE: Realiza la descripción de los puestos de trabajo y compártelos en el Blog del grupo.
4.2.
Sistema
de
reclutamiento,
selección
y
acogida
del
personal El proceso de selección del personal contempla varias etapas: determinar la necesidad de personal, describir el puesto de trabajo a cubrir, descripción del perfil profesional y personal de los candidatos al puesto y llevar a cabo la propia selección Realizadas las dos primeras, deberíamos continuar con la realización del profesiograma, o documento en el que se determinan gráficamente las características concretas necesarias que definen el puesto de trabajo. Se pueden usar modelos Página 8 de 10
A Organizarse…. normalizados, u otros diseñados por la propia empresa en los que se determinan concretamente las cualidades que mejor definen el puesto a cubrir. Este documento es utilizado en selecciones de personal de grandes empresas; por lo que no lo aplicaremos a nuestros proyectos de empresa. Luego, una vez que sabemos cuántas personas necesita la empresa y la descripción de los puestos que van a cubrir, sólo nos queda determinar cuál va a ser la política de reclutamiento y selección que se va a seguir para conseguir el personal requerido. El Reclutamiento es la etapa previa a la selección propiamente dicha y comprende el conjunto de acciones que se realizan para obtener un número suficiente de personas cualificadas, acordes a los requisitos de los puestos de trabajo descritos. Existen dos tipos de reclutamiento; el interno, en el que los posibles candidatos pertenecen a la propia empresa, familiares, conocidos, o empleados de la propia empresa. No es un sistema que se pueda aplicar a empresas de nueva creación, salvo, que los candidatos a los puestos de trabajo sean los propios socios fundadores o promotores. Por el contrario, el reclutamiento externo, es el más utilizado en el que las personas candidatas al puesto son ajenas a la empresa, y son obtenidas de fuentes de reclutamiento muy populares como, por ejemplo, anuncios en prensa, agencias de colocación, centros de enseñanza, escuelas de negocios, colegios profesionales, SEPECAM, foros de empleo, etc. Finalizada la fase de reclutamiento, se pondría en marcha la fase final de selección, en la que habría que realizar la preselección de los candidatos, aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas y / o de personalidad necesarias, realizar entrevistas a los candidatos preseleccionados y, por último, tomar la decisión final. Pero ahí no acaba todo, para garantizar que el trabajador/ha seleccionado va a trabajar de forma eficaz y motivada es necesario poner en marcha un adecuado Proceso de acogida. Plantear bien la acogida de un nuevo profesional es útil tanto para el empleado como para la empresa.
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A Organizarse…. Cuando el candidato seleccionado llega a la empresa en su primer día de trabajo debe ser presentado a sus compañeros y se le debe informar de las normas de régimen interior de la empresa, lo que contribuirá a su rápida adaptación a la misma.
Plantear bien la acogida es útil para el empleado y para la empresa. Un primer día positivo es una experiencia importante para un nuevo profesional en la empresa. De hecho, la forma en que el candidato es acogido en la empresa es un buen indicador de la calidad de las relaciones humanas y de la gestión del personal en la empresa. En ese sentido, es importante la acogida de los compañeros, del jefe inmediato y por último, del departamento de Personal o de Recursos Humanos.
Algunos aspectos esenciales que os pueden ayudar para diseñar vuestro plan de acogida son: •
Planificar el primer día del empleado y, si puede ser, la primera semana.
•
Tener preparado su material de trabajo (puesto, ordenador, papelería...).
•
Enseñarle la oficina y los espacios comunes (cafetera, baños...).
•
Preparar reuniones con diferentes equipos con los que deberá trabajar.
•
Acompañarle a comer para que vaya conociendo la zona.
•
Presentarle a la dirección de la compañía.
•
Presentarle a personas que le darán servicio en su día a día (office management,
servicios internos..).etc.
D) SE PIDE: Diseñad el tipo de reclutamiento que vais a utilizar para preseleccionar los candidatos a los puestos de trabajo, y los pasos a seguir en la fase de selección y el proceso de acogida de vuestra empresa. Como siempre nos lo podéis explicar en vuestro blog de la forma más atractiva y divertida que se os ocurra.
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