Business Travel – Mobil, flexibel, effizient

April 2014

Auch als APP für Smartphones & Tablets

Business travel Trumpf Travel Management Seite 6 Kür Mobiles Denken Seite 12 Pflicht Risikomanagement Seite 20

Mobil, flexibel, effizient

»Business Travel« ist eine unabhängige Publikation des in|pact media Verlags und liegt der Gesamtauflage der CAPITAL bei.

Fotos: © Katrin Moe, Johan Wildhagen - Visitnorway.com, Terje Rakke/Nordic Life, CH, Shigeru Ohki

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in|pact media GmbH Dircksenstraße 40 D-10178 Berlin T +49 (0) 30 802086 -530 F +49 (0) 30 802086 -539 E redaktion@inpactmedia.com www.inpactmedia.com Chefredaktion Mirko Heinemann (V.i.S.d.P.) Art Direction / Layout Denis Held PROJEKTLEITUNG / Anzeigenverkauf Jennifer An Autoren Marie Fink, Mirko Heinemann, Jürgen W. Heidtmann, Lars Klaaßen, Axel Novak, Anke Schröder, Anette Stein, Julia Thiem LEKTORAT Agnieszka Kaczmarek IllustrationEN Wyn Tiedmers www.wynt.de Fotos (S.4) www.istock.com Uwe Miethe / Deutsche Bahn Druck Mohn Media Mohndruck GmbH

editorial

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Liebe Leserin, lieber Leser, als das Telefon erfunden wurde, glaubten manche, dass die Menschen nun seltener unterwegs sein würden. Mit den ersten Videokonferenzen hieß es, würden viele Reisen künftig überflüssig werden.

Als das Internet aufkam, mit seinem Feuerwerk an neuen Kommunikationstechnologien, da wurde geunkt, dass die Menschen, statt zu reisen, vor dem heimischen Bildschirm hängenbleiben würden.

Nun, die Prognosen sind nicht eingetroffen.

Trotz der Ausweitung der technischen Möglichkeiten ist die Anzahl der Reisenden geradezu explodiert – hierzulande und auch weltweit. Allerdings, und auch das ist wahr: Die Menschen reisen immer mehr zum Vergnügen und weniger aus geschäftlichen Gründen. In Deutschland etwa ging die Zahl der Geschäftsreisen in den vergangenen zehn Jahren zurück.

Das bedeutet nicht, dass die wirtschaftliche Bedeutung dieser Reisen gesunken wäre, im Gegenteil: Fachverbände konstatieren, dass der Rückgang auf die Einführung von professionellem Travel Management zurückzuführen ist. Dadurch sei die Produktivität von Geschäftsreisen gesteigert worden, bei gleichzeitigen Kosteneinsparungen.

Für Wirtschaftsunternehmen sind zwei Aussagen zentral, die der Verband Deutsches Reisemanagement in seiner Geschäftsreiseanalyse trifft. Erstens: Die intelligente Reisevermeidung gehört inzwischen zum Standardrepertoire des Travel Managements. Und zweitens: Reisen, insbesondere zum Neugeschäft, werden als Wachstumsgarant nie ersetzbar sein.

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine interessante Lektüre!

Mirko heinemann Chefredakteur

hERAUSGEBER Edi Karayusuf Geschäftsführung Edi Karayusuf Sara Karayusuf-Isfahani

i n h a lt

Seite 4 Fokus: Geschäftsreisen Seite 6 Planung ist Trumpf Seite 11 Themen & Trends Seite 12 Mobiles Denken Seite 14 Galerie: Apps für Geschäftsreisende

Hinweis:

Seite 16 Wo sich die Besten treffen

Alle nicht mit dem Zusatz

Seite 18 Forum der Akteure

»Redaktion« gekennzeichneten Beiträge sind Auftragspublikationen und damit Anzeigen.

Seite 20 Zu große Gelassenheit Seite 22 Impulse Seite 23 Termine/Kolumne

eMagazine

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aktuelles

Fokus: Geschäftsreisen

Warnung vor Chaos bei Kfz-Steuer

Die Bahn spart an Firmenkunden

Grundzüge der Reisekostenreform

Im Verlauf des ersten Halbjahres 2014 übernehmen die Hauptzollämter als künftig zuständige Bundesfinanzbehörden die Verwaltung der Kraftfahrzeugsteuer. Dabei befürchten der Bundesverband Fuhrparkmanagement und der Verband Deutsches Reisemanagement ein Verwaltungschaos. Die Verlagerung des Inkasso-Verfahrens bringe für viele Unternehmen einen erheblichen Mehraufwand mit sich, so die Verbände. Betroffen sind 58 Millionen Fahrzeuge. Vor allem die sukzessive Umstellung und die zeitgleiche SEPA-Umstellung sehen die Verbände als folgenschwer. „Durch unnötige Bürokratie wie in diesem Fall wird den Unternehmen nicht nur die geschäftliche Mobilität erschwert – die aufwändigen Prozesse lähmen die Effizienz und kosten damit viel Geld“, so Hans-Ingo Biehl, Hauptgeschäftsführer des deutschen Geschäftsreiseverbands VDR. Gemeinsam mit dem Fuhrparkverband ebnet der VDR deshalb Wege für reibungslose Abläufe im Fuhrparkund Travel Management.

Die Bahn hat ihren Rabatt für Firmenkunden verringert: Statt wie bisher neun Prozent beträgt der maximale Rabatt für Firmenkunden künftig nur noch fünf Prozent. Er gilt auch erst ab einer Jahressumme von 200.000 Euro statt wie bislang ab 35.000 Euro. Damit werden vor allem Mittelständler künftig bei Bahnreisen tiefer in die Geschäftskasse greifen müssen. Geschäftsreiseveranstalter raten Firmen mit eher geringem DB-Umsatz, bei denen außerdem Bahncards im Einsatz sind, sich genau zu überlegen, ob es zukünftig noch Sinn macht auf die Rabattstaffeln zurückzugreifen. Nur mit der Bahncard „Business“ wird nämlich zusätzlich zum Bahncardrabatt auch der Firmenkundennachlass gewährt. Die Bahncard „Business“ ist aber teilweise deutlich teurer als die normale Bahncard. Die Deutsche Bahn strebt nach eigenen Angaben mehr individuelle Vereinbarungen mit Firmenkunden an. So seien Preisabschläge von rund 20 Prozent erreichbar, sagte eine Bahnsprecherin.

Seit 2014 gilt eine neue Reisekostenregelung. Arbeitgeber müssen in jedem Fall ihre bisherige Praxis prüfen. Von zentraler Bedeutung ist zukünftig die gesetzliche Definition der „ersten Tätigkeitsstätte“. Laut Einkommensteuergesetz muss es sich um eine ortsfeste, betriebliche Einrichtung handeln. Die erste Tätigkeitsstätte ersetzt den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte und ist zukünftig für die Entscheidung ausschlaggebend, ob die Entfernungspauschale oder Reisekosten berücksichtigt werden können. Außerdem wird die bisher geltende Staffelung der Verpflegungspauschale durch eine zweistufige Staffelung ersetzt. Wer künftig mehr als acht Stunden abwesend ist, kann eine Verpflegungspauschale von zwölf Euro pauschal geltend machen. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden sind es 24 Euro. Und: Zukünftig dürfen beruflich veranlasste Übernachtungskosten bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten am selben Ort nur zu maximal 1.000 Euro pro Monat steuerfrei erstattet werden.

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Beitrag HRG germany

Herausforderung Geschäftsreise in einer mobilen Welt Herr Straßer, warum sollten Geschäftsreisen professionalisiert werden?

Und für diese Herausforderungen bieten Sie passende Bausteine?

Weil es sich lohnt. Als globaler Dienstleister haben wir aufgrund unserer Größe einen Einkaufsvorteil, den unsere Kunden so nicht verhandeln könnten. Zudem bieten wir einen echten, neutralen Preisvergleich mit einer einfachen, modular aufgebauten Vergütungsmethodik, die schon für kleine Unternehmen attraktiv ist. Und natürlich kann man mit den vielen Services rund um Geschäftsreisen Synergien heben, denen sich Unternehmen oft nicht bewusst sind.

Wir verstehen uns als Anbieter ganzheitlicher Lösungen. Mit unserem HRG OnTrack beispielsweise haben wir eine App entwickelt, bei der die Kommunikation mit den Reisenden im Mittelpunkt steht. Sie informiert bei Verspätungen, einem Gatewechsel, kann aber auch mit unternehmensspezifischen Informationen gefüttert werden, etwa mit welchem Hotel besondere Konditionen vereinbart sind. So kann ein Mitarbeiter seine Reiseplanung auch von unterwegs gestalten.

Wolfgang Straßer Geschäftsführer HRG Deutschland

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen heute?

Die gestiegenen Mobilitätsanforderungen der Mitarbeiter verändern Geschäftsreisen. Sie wollen auch geschäftliche Reiseaktivitäten über das Smartphone buchen und verwalten. Aufgrund der Vielzahl an mobilen Geräten führt das zu technischen Herausforderungen. Außerdem müssen Mitarbeiter dafür sensibilisiert werden, zwischen geschäftlichen und privaten Reisen zu unterscheiden. Ein ‚Check-in’ in einem sozialen Netzwerk bei einer Geschäftsreise ist sicher nicht im Interesse der Unternehmen.

Was fragen Ihre Kunden außerdem nach?

In Deutschland sehen wir Nachholbedarf beim Thema Reporting. Dabei geht es nicht nur um Kostenkontrolle und die Analyse des Reiseverhaltens. Auch die Frage, wo sich welcher Mitarbeiter gerade befindet, muss auf Knopfdruck beantwortet werden können. Wenn etwa ein Streik, wie gerade am Frankfurter Flughafen erlebt, umgangen werden kann, weil man weiß, welche Mitarbeiter entsprechend gewarnt werden müssen, spart das Zeit und Geld. www.hrgworldwide.com/de-de

Planung ist Trumpf Unternehmensleitungen untersch채tzen oft die Bedeutung von Gesch채ftsreisen. Wer sie gut vorbereitet und begleitet, erzielt nicht nur den anvisierten gesch채ftlichen Erfolg, sondern bindet auch wichtige Fachkr채fte.

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Lars Klaaßen / Redaktion

S

chnürsenkel – davon sollte man immer Ersatz dabei haben!“ Thorsten Kramer hat in den vergangenen Jahren viele Geschäftsreisen unternommen und dabei gelernt, dass es manchmal die kleinen Details sind, die größere Unannehmlichkeiten verursachen können. „Sie bekommen in jedem guten Hotel Rasierzeug oder Zugang zu einem Rechner. Aber Schnürsenkel? Fehlanzeige. Ich musste einmal einen Hotelangestellten fragen, ob er mir seine gibt – seitdem sorge ich vor.“ Ob eine dienstliche Reise im Endeffekt als Erfolg verbucht werden kann, hängt vom konkreten Geschäft und den Akteuren ab. Wie effizient hingegen solche Einsätze sind, lässt sich unabhängig von den Inhalten und Zielen durch gutes Management steuern. Dabei sind die Reisenden selbst, aber auch die Unternehmensleitung gefordert.

Ob bei Geschäftsreisen tatsächlich effizient agiert wird, ist wirtschaftlich betrachtet ein erheblicher Faktor. Rund 166 Millionen Mal haben deutsche Unternehmen 2012 ihre Mitarbeiter laut Deutschem ReiseVerband (DRV) auf dienstliche Exkursion geschickt. 46,7 Milliarden Euro gaben die Firmen 2013 dafür aus. „Damit sind Geschäftsreisen nach IT- und Personalkosten der drittgrößte Kostenblock vieler Unternehmen“, sagt Stefan Vorndran vom DRV. Dass sich diese Einsätze rentieren, hat wiederum eine Studie von Oxford Economics ergeben: „Die getätigten Reiseausgaben erbringen durchschnittlich den zehnfachen Ertrag.“ Doch es ginge noch besser, denn „die meisten Unternehmen achten vorrangig darauf, möglichst günstig einzukaufen und Kosten einzusparen“, so die Studie, „berücksichtigen dabei jedoch nicht, inwieweit sich dies auf die Produktivität ihrer reisenden Mitarbeiter auswirkt.“ Ein meist unterschätzter Kosten- und Stressfaktor ist Zeitverlust, der schnell entsteht, wenn professionelles Geschäftsreisemanagement fehlt. So gehören Probleme bei der Orientierung vor Ort und lange Fahrtzeiten, zum Beispiel vom meist weit außerhalb der Stadt gelegenen Flughafen zum Zielort laut DRV zu den häufigsten Zeitfressern auf Geschäftsreisen:

„

„Auf das Jahr hochgerechnet verlieren die Unternehmen dadurch mehr als 130 Millionen Stunden Arbeitszeit.“ Viele Unternehmen richten ihren Blick zudem zu sehr auf die direkten Kosten einer Geschäftsreise. Sie vernachlässigen dabei, dass indirekte Kosten in die Höhe schnellen, wenn die Prozesse der Reiseplanung und -organisation nicht optimiert sind. Ein solch mangelhaftes Geschäftsreisemanagement verursacht laut DRV deutschen Unternehmen „einen finanziellen Schaden, der in die Milliarden geht.“ Auch vermeintliche Schnäppchen im Flugverkehr können sich als Kostenfalle erweisen. Dies ergab die Studie „Chefsache Business Travel 2014“ der Travel Management Companies im DRV. Nahezu die Hälfte der Geschäftsreisenden hat der Studie zufolge schon erfahren, dass sich scheinbar günstige Low-Cost-Flüge nicht immer lohnen: Je nach Anbieter fallen

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zum Beispiel Extrakosten für Sitzplatzreservierungen oder Preis den geringeren Service und den höheren Stress rechtferaufgegebenes Gepäck an. Bei einigen Airlines sind auch Um- tigt.“ Diese beiden Aspekte sind nicht allein für die Geschäftsbuchungen oder Namensänderungen kostspielig. Deshalb sa- reisenden selbst relevant, sondern auch für das Unternehmen gen laut DRV-Studie 40 Prozent der Geschäftsreisenden, dass ein wichtiger Faktor. Denn auch dies hat die Studie „Chefsache Business Travel 2014“ ergeben: „Gutes sie mit Linienfluggesellschaften letztReisemanagement bindet Fachkräfte.“ endlich günstiger unterwegs sind – ein Je besser ein Unternehmen seine Mitüberraschendes Ergebnis, wenn man »40 Prozent der Geschäftsarbeiter bei Geschäftsreisen unterstützt, bedenkt, dass Low-Cost-Anbieter vor reisenden geben an, sie desto attraktiver ist es als Arbeitgeber. allem mit dem niedrigen Preis werben.

Diese Ansicht vertreten sieben von zehn Auch in anderen wichtigen Kriterien seien mit Linienfliegern Geschäftsreisenden. Jeder sind viele Geschäftsreisende von Linigünstiger unterwegs als mit befragten fünfte sagt sogar, professionelles Reiseenfluggesellschaften überzeugter, wie Lowcost-Carriern.« management spiele für die Arbeitgebedie DRV-Studie zeigt: Sie beklagen sich rattraktivität eine sehr große Rolle. Die bei den Billig-Fliegern unter anderem Studie zeigt allerdings auch, dass vielen häufiger über Verspätungen, Überbuchungen und unfreundliches Personal. „Low-Cost-Airlines Unternehmen dieser Zusammenhang nicht bewusst ist: So gekönnen durchaus eine Alternative auch für Geschäftsreisen ben 45 Prozent der Geschäftsreisenden an, bei unvorhergesesein“, sagt Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Bu- henen Problemen auf sich allein gestellt zu sein. Dabei sind es siness Travel im DRV. „Doch das Unternehmen muss die ge- gerade die gesuchten Fachkräfte, deren Fehlen in vielen Bransamten Reisekosten sehr genau prüfen und abwägen, ob der chen beklagt wird, die im Job oft unterwegs sind. ► Beitrag Carlson Wagonlit Travel

Das gemessene Gefühl Geschäftsreisen sind wichtig, doch nicht selten erzeugen sie bei Reisenden Stress, daran gibt es nichts zu deuten: Enge und Lärm im Flugzeug, Verspätungen, Zeitverschiebungen, verlorenes Gepäck oder fehlender Internetzugang gehen Reisenden auf die Nerven. Jenseits des diffusen Gefühls schlägt sich Reisestress bei Unternehmen in Form von verringerter Produktivität nieder – und die kostet bares Geld.

Reisestress kostet Geld

Der Anbieter von Geschäftsreise- und Veranstaltungsdienstleistungen Carlson Wagonlit Travel (CWT) hat sich den Reisestress deshalb vorgenommen: Zunächst analysierte der Beratungszweig von CWT, die CWT Solutions Group, 15 Millionen Buchungen und befragte 6.000 Geschäftsreisende zu Reisestressfaktoren. Danach ermittelten die Berater einen Algorithmus, der das Verhältnis zwischen dem maximal möglichen und dem tatsächlichen Zeitverlust pro Reise zeigt – den CWT Travel Stress Index. Dabei fanden sie heraus, dass die durchschnittlich verlorene Zeit pro Reise fast sieben Stunden beträgt, was einem Betrag von

über 480 Euro pro Reise entspricht. Reisestress ist also weit mehr als nur ein Gefühl: ein echter Kostenfaktor.

Reisestress lässt sich reduzieren

Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen auf bis zu 32 Prozent dieser durch Reisestress entstehenden Kosten Einfluss nehmen können: Mithilfe des CWT Travel Stress Index können sie herausfinden, an welcher Stelle im Reiseprozess ihre Reisenden am meisten Stress empfinden und dadurch unproduktiv sind. Sind diese Faktoren identifiziert, können Unternehmen Maßnahmen ergreifen – etwa die Reiserichtlinie entsprechend anpassen oder Reisende unterwegs besser informieren, zum Beispiel über mobile Dienste. Auch durch nahtlose Tür-zu-Tür-Angebote und verbesserte Sicherheitsleistungen können Unternehmen den Stress für ihre Reisenden senken und dadurch die Produktivität steigern. So profitieren alle Beteiligten davon.

www.carlsonwagonlit.de

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„Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht, aber es sollte nicht nur um die Pflichterfüllung gehen“, sagt Vorndran. „Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter vor und während der Reise umfassend unterstützen und es für Problemsituationen Ansprechpartner gibt, grenzen sie sich damit positiv von anderen Unternehmen ab.“ Wer Mitarbeiter auf Reisen schickt, sollte zum Beispiel dafür sorgen, dass sie tagesaktuell über Ereignisse informiert werden, die die Reise beeinträchtigen können, etwa Streiks oder Extremwetter. 96 Prozent der Geschäftsreisenden wünschen sich dies laut DRV-Studie. Doch nur jeder zweite gibt an, dass sein Arbeitgeber dies leistet. Alle anderen müssen sich eigenständig informieren und können sich somit nicht hundertprozentig auf die Vorbereitung der Auswärtstermine konzentrieren. Zudem geben 45 Prozent der Reisenden an, bei Krisen und unvorhergesehenen Problemen vor Ort auf sich allein gestellt zu sein. Sie müssen zum Beispiel selbst Ersatzverbindungen suchen und »Die Geschäftsreise ist umbuchen. auch im eigenen Büro Andere Dinge kann aber auch ein gut organisiertes Unnoch nicht vorbei.« ternehmen seinen Geschäftsreisenden nicht abnehmen. „Bei Fernreisen im Flugzeug buche ich rechtzeitig einen Fensterplatz, um ungestört schlafen zu können“, sagt Kramer. „Wichtig sind dann aber auch die Schlafmaske und Ohropax.“ Doch wo genießt man die größte Beinfreiheit und wie vermeidet man das Getümmel in der Nähe der Waschräume? Einen genauen Überblick, wo sich im Flugzeug die besten Plätze befinden, verschafft schon vor dem Check-in die Webseite www.seatguru. com. Wer ausgeruht zum Geschäftstermin kommen will, sollte zudem im Hotelzimmer gut schlafen. Dabei gilt, was auch zu Hause beachtet werden sollte: Genug Frischluft und eine Raumtemperatur von 16 bis 18 Grad sind ideal. Computer, Fernseher und Unordnung hingegen sind nicht gerade schlaffördernd. Auch schweres Essen und Alkohol sollten vermieden werden. Beides stört den gesunden Schlaf. Ein Spaziergang am Abend wiederum reduziert Schlafprobleme.

Die Geschäftsreise ist aber auch dann noch nicht vorbei, wenn man wieder im eigenen Büro sitzt. „Dann steht nämlich noch die Reisekostenabrechnung an – und die ist anstrengender als der ganze Trip davor“, sagt Kramer und lächelt. ■

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Themen & Trends Anke Schröder / Redaktion

Die grüne Geschäftsreise

Zukunftsarbeitsplatz Auto

Immer mehr Unternehmen verpflichten sich, reisebedingte Emissionen zu reduzieren oder zu kompensieren. Das hat der Kreditkartenanbieter AirPlus erkannt. Für jede mit dem AirPlus Company Account bezahlte Geschäftsreise werden automatisch die entsprechenden Emissionswerte ermittelt, ganz unabhängig von der in Anspruch genommenen Reiseleistung, ob Flüge, Bahnfahrten, Mietwagen und Hotelübernachtungen. Der grüne Company Account werde derzeit gemeinsam mit Pilotkunden in Deutschland getestet, heißt es von Airplus.

Schon in wenigen Jahren könnten selbstfahrende Autos auf dem Markt sein, die gleichzeitig als Arbeitsplatz nutzbar wären. Die auf dem Genfer Autosalon vorgestellte Konzeptstudie XchangE des Schweizer Unternehmens Rinspeed gemeinsam mit dem Anbieter von flexiblen Arbeitsplätzen, Regus, wirft einen Blick in diese Zukunft. Bei XchangE handelt es sich um einen Pkw mit einem voll funktionsfähigen Büro- und Meeting-Raum. Autofahrten sind damit keine Zeitverschwendung, sondern lassen sich zum produktiven Arbeiten nutzen.

Grünes Hotel

Door-to-Door-Portale kommen Konzerne wie KDS bieten bereits so genannte Door-to-Door-Lösungen an. Diese Portale sind in der Lage, den gesamten Verlauf einer Reise darzustellen. Anders als in den klassischen Buchungsplattformen sind darin nicht allein die Hauptverkehrsmittel wie Flug und Bahn enthalten, sondern die komplette Mobilitätskette samt öffentlichem Nahverkehr, Taxi und Mietwagen. Filtern lässt sich die Abfrage nach Kriterien wie Preis, Nachhaltigkeit, Dauer sowie einer Empfehlung für den besten Kompromiss aus Kosten, Zeit, Komfort und Vorgaben der Reiserichtlinie.

Geschäftsreisende und Veranstaltungsteilnehmer stellen nicht nur hohe Ansprüche an ihre Unterkunft. Sie erwarten auch immer häufiger, dass ihr Hotel nachhaltig und ökologisch zukunftsweisend geführt wird. Mit dem neuen Gütesiegel „Certified Green Hotel“ können die Kunden jetzt auf einen Blick ein Hotel erkennen und auswählen, das genau diesen Anforderungen entspricht. Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) hat hierzu einen Prüfungskatalog mit über 65 Kriterien in den Kategorien Energie, Wasser, Müll, Essen & Trinken, Mobilität, gesellschaftliche Verantwortung (CSR) und Information & verantwortungsvolles Handeln entwickelt.

Mobiles Bezahlen auf dem Vormarsch Neues Apartment-Siegel AirPlus International und die Telekom haben ein Pilotprojekt gestartet, um das mobile Bezahlen via NFC-Smartphone in Deutschland voran zu bringen. „Das mobile Bezahlen wird unsere Zahlungsgewohnheiten komplett verändern und bietet große Vorteile für Geschäftsreisende wie auch für Travel Manager in Unternehmen“, sagt AirPlus-Geschäftsführer Patrick W. Diemer. Vorteil: Der Nutzer kann über eine App mehrere Kreditoder ec-Karten hinterlegen, also je nach Bedarf die passende Bezahllösung wählen. Neben der Bezahlfunktion werden auch Kundenkarten, Tickets oder Zugangskontrollen in der Brieftasche liegen.

Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) wird voraussichtlich im April das neue Siegel „Certified Serviced Apartment“ einführen.

Es ist für all jene interessant, die mehrere Wochen oder Monate in einer anderen Stadt leben und arbeiten. Das Zertifikat soll eine objektive Orientierungshilfe zur Auswahl von Longstay-Unterkünften bieten. Der Kriterienkatalog basiert auf dem seit 2005 bestehenden Zertifizierungssystem von Apartmentservice by Boardinghouse Consulting und dem TÜV Rheinland und Anregungen der VDR-Mitglieder.

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Mobiles Denken Der traditionelle Firmenwagen ist das beliebteste Geschäftsreisemittel.

Angesichts des zunehmenden Verkehrs sind innovative Mobilitätsansätze gefragt.

Anette Stein / Redaktion

R

und drei Viertel aller Geschäftsreisenden sind im Inland unterwegs, davon die meisten mit dem Auto, in der Regel mit einem Firmenfahrzeug. Doch angesichts der zunehmenden Verkehrsbelastung, Parkplatznot und steigender Benzinpreise, stehen Unternehmen hinsichtlich der Reiseplanung vor neuen Herausforderungen. Es gilt, den Reiseweg von Tür zu Tür, also von Heimadresse bis zur Zieladresse, effizient zu organisieren und die verschiedenen Möglichkeiten, die sich bieten, zu nutzen.

Ob Bahn, Flug, öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen, Carsharing, E-Bike oder Fahrrad – viele Alternativen zum Firmenwagen führen zum Ziel, häufig miteinander verkettet.

Mobiles Denken ist gefragt, Intermodalität lautet das Stichwort: Der Geschäftsreisende nimmt die U-Bahn bis zum Bahnhof, fährt von dort aus weiter mit dem ICE und nutzt am Zielort das Fahrzeug eines Carsharing-Anbieters, um zur Zieladresse zu gelangen.

Ausschlaggebend für die Wahl und Kombination der Verkehrsmittel wird in der Regel der Kostenvergleich sein. Darin einfließen kann auch die Ersparnis, welche sich daraus ergibt, dass der Reisende während der Fahrt keinen Wagen lenken muss, sondern produktiv arbeitet.

Zur Unterstützung dieser Form der Reiseplanung stehen Unternehmen beziehungsweise Geschäftsreisebüros inzwischen hilfreiche Tools zur Verfügung. Webbasierte Vergleichssysteme fragen Daten bei infrage kommenden Mobilitätsanbietern ab, verknüpfen die Informationen und zeigen

verschiedene Lösungen für die gesamte Tür-zu-Tür-Reiseroute auf. In einer einzigen Suchanfrage werden alle Verkehrsmittel berücksichtigt.

Für die Bewertung der Reisedauer fließen alle Teilstrecken mit ein, also sowohl Fahrt- und Flugzeiten als auch Fußwege und Wartezeiten zum Beispiel an Haltestellen. Je nachdem, wie der Nutzer die Relevanz der Faktoren Kosten, Reisezeit und CO2-Ausstoß gewichtet, wird die Ergebnisliste ausfallen.

Ebenso lassen sich auch weitere Kriterien wie das Verspätungsrisiko oder die während der Reise nutzbare Arbeitszeit in die Suche einbeziehen.

Zukünftig könnte auch das Thema Elektromobilität im Zusammenhang mit Geschäftsreisen stärker an Gewicht gewinnen. Zwar sind derzeit nur etwa einige Zehntausende Elektroautos auf Deutschlands Straßen unterwegs. Bisher drosseln die vergleichsweise hohen Anschaffungskosten, eine begrenzte Reichweite sowie noch nicht ausreichende Ladeinfrastruktur den Absatz. Ein Teil der Experten geht jedoch davon, dass E-Autos in der kommenden Dekade einen signifikanten Anteil im Straßenverkehr einnehmen werden.

Die Autobauer bringen neue Modelle auf den Markt – auch angehalten durch EU-weite Vorgaben für immer abgasärmere Fahrzeugflotten der Hersteller. Die Vorteile: Der Elektroantrieb ist effizienter als alle anderen Antriebstechniken. Zudem lassen sich E-Autos in Kombination mit regenerativen Energieformen wie Wind- oder Sonnenkraft völlig emissionsfrei und unabhängig von steigenden Öl- oder Kraftstoffpreisen betreiben. Im Rahmen von Fuhrparks können sie zur Senkung der Betriebskosten sowie der CO2-Emissionen beitragen. ■

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Beitrag Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH

Carsharing und Elektromobilität für Firmenflotten Mehr Flexibilität, höhere Effizienz: Von innovativen Mobilitätslösungen profitieren sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter Nicht nur Privatpersonen, auch Unternehmen müssen sich den veränderten Anforderwungen an moderne Mobilität anpassen. Das Bedürfnis nach flexibler Fortbewegung wächst stetig, zugleich spielt bei der Wahl des Verkehrsmittels der Klimaschutz eine immer wichtigere Rolle. Gefragt sind umfassende und nachhaltige Marco Lessacher Lösungen, wie sie der BusinessVorsitzender der Geschäftsführung, Mobility-Dienstleister Alphabet bietet.

Alphabet „Unsere Kunden sollen von einem ganzheitlichen Mobilitätskonzept profitieren, mit dem wir sie von Haustür zu Haustür bringen“, erklärt Marco Lessacher, Vorsitzender der Geschäftsführung bei Alphabet.

Antrieb konzipierte BMW i3 wird noch 2014 im Rahmen von AlphaCity verfügbar sein. Unabhängig davon bietet Alphabet schon jetzt den BMW i3 ebenso wie andere E-Fahrzeuge für Firmenflotten an. Die umfassende Komplettlösung AlphaElectric erleichtert Unternehmen dabei den Einstieg in die Elektromobilität. „Bei uns bekommt der Kunde alles aus einer Hand“, betont Marco Lessacher. „Neben dem Elektrofahrzeug liefern wir auch die passende Ladelösung und bieten umfangreiche Service- und Zusatzleistungen.“ AlphaElectric ist mit rein elektrisch betriebenen Fahrzeugen, Modellen mit Range Extender oder Plug-in-Hybriden kombinierbar. Als Mehrmarkenanbieter ist Alphabet nicht an den Mutterkonzern BMW gebunden, sondern berät seine Kunden unabhängig bei der Wahl des richtigen Modells.

Von einer Minute bis zu 60 Monaten

Dienstwagen für alle: Corporate Carsharing

Eine vor allem in Städten und Ballungsräumen mittlerweile stark nachgefragte Alternative zum eigenen Auto ist das Teilen von Fahrzeugen. AlphaCity, eine Corporate-Carsharing-Lösung auf Leasing-Basis, beweist, dass dies auch im gewerblichen Bereich funktioniert. Die Mitarbeiter eines Unternehmens haben hier jederzeit Zugriff auf einen Pool an Fahrzeugen. Die Buchung erfolgt einfach und unbürokratisch über eine Online-Plattform oder über eine eigens entwickelte App. Einen Schlüssel benötigt der Nutzer nicht, er öffnet und startet das Fahrzeug mit einem RFID-Chip. Das Angebot ist für Firmen nachhaltig und kosteneffizient, da AlphaCity Fahrzeuge vorrangig auf Strecken zum Einsatz kommen, die bisher deutlich teurer mit Mietwagen oder Taxi zurückgelegt wurden. Abends und am Wochenende können Angestellte die Fahrzeuge gegen eine Gebühr auch für private Zwecke ausleihen. „So können unsere Kunden einen Teil ihrer Kosten refinanzieren.

Und für die Mitarbeiter ist es ein zusätzlicher Anreiz, auch in ihrer Freizeit in Fahrzeugen der Marken BMW und MINI unterwegs zu sein“, so Lessacher.

Neben Corporate Carsharing und dem klassischen Leasing von 12 bis 60 Monaten entwickelt Alphabet auch das Langzeitmietprodukt AlphaRent permanent weiter.

Es ist ein weiterer Baustein für ein ganzheitliches Mobilitätskonzept. Es hilft kurzfristige Ausfallzeiten im Fuhrpark zu vermeiden und deckt etwa Ersatzwagen bei Werkstattaufenthalten oder reine Mietwagen ab. „Unser Produktportfolio erfüllt von der Minutenmiete bis zum 60 Monate Leasing alle Bedürfnisse moderner Unternehmensmobilität“, sagt Lessacher. „Nur so werden wir den Anforderungen unserer Kunden an ein möglichst hohes Maß an Flexibilität gerecht.“ www.alphabet.de

Elektromobilität aus einer Hand

Mit einem Elektrofahrzeug wird Corporate Carsharing noch wirtschaftlicher und umweltfreundlicher. In den meisten Flotten gibt es Fahrzeuge, die weniger als 150 Kilometer pro Tag zurücklegen. Der speziell für den elektrischen

Intelligent, flexibel und nachhaltig: Alphabet bietet ein ganzheitliches Mobilitätskonzept für Firmenflotten

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Galerie

Apps für Geschäftsreisende

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1. TripCase

2. SeatGuru

3. Sehenswürdigkeiten entdecken

Flugverspätungen, Gate-Änderungen oder Reservierungsstornierung – TripCase ist ein mobiles Hub für die Kombination aller notwendigen Reiseinformationen. Integrierte Tools wie Wettervorhersage, Sitzpläne und Routenplaner runden den kostenfreien Reisedienst ab. Zusätzlich können Travel Manager ihre Kunden jederzeit über Leistungen und Angebote unterrichten. www.travel.tripcase.com

Die besten Sitzplätze auf jedem Flug finden: Die kostenlose App bietet Zugriff auf mehr als 700 Sitzpläne von fast 100 Fluggesellschaften weltweit.

Anhand der Tipps von Zehntausenden SeatGuru-Mitgliedern findet man die besten Sitzplätze. Die App umfasst umfassende Sitzpläne, über die der Reisende Informationen zu Sitzplätzen und Flugzeugannehmlichkeiten erhält. www.seatguru.com

Das Leben besteht nicht nur aus Arbeit.

Die als bester Augmented Reality Browser ausgezeichnete App Wikitude scannt die Umgebung auf relevante Sehenswürdigkeiten, Cafes und andere Orte zur Entspannung und liefert zusätzliche Informationen. Weltweit sind über 150 Millionen „Points of Interest“ eingetragen.

4. Mobiles Reisemanagement

5. Sicherheit auf Geschäftsreisen

6. CO2-Fußabdruck bestimmen

Die Mobile App von Concur bietet eine Reisekostenabrechnung für unterwegs, papierlos und direkt vom Smartphone: einfach Quittungen abfotografieren, Kreditkartendaten importieren, Bericht zusammenstellen und abschicken.

Außerdem können Flüge, Zugfahrkarten, Mietwagen und Hotels direkt vom Smartphone gebucht werden.

Mit der AXA-App Webcorp kann sich ein Reisender vor der Reise wichtige Länderinformationen zusammen mit einer Risikoeinschätzung anzeigen lassen. Während der Reise dient die App zur Suche von Leistungsträgern wie geprüften Spitälern, Ärzten oder Zahnärzten aus dem Netz der AXA-Versicherung und der schnellen Kontaktaufnahme mit dem AXA-Notfallteam. www.webcorp.axa-assistance.com

Reisen ist nicht umweltfreundlich, im Gegenteil. Doch wie groß ist Ihr CO2-Fußabdruck wirklich? Die App UNEP Carbon Calculator schafft Klarheit. Einfach die Flugreisen, die Touren mit dem Auto und die Daten der Wohnung oder Eigenheims eintragen, anschließend berechnet Carbon Calc, wie viele Emissionen man ungefähr verursacht. www.unep-wcmc.org

www.concur.com

www.wikitude.com

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Wo sich die Besten treffen

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Deutschland ist die beliebteste Destination Europas für Kongresse, Tagungen und Events. Regionen und Städte müssten ihre branchenspezifischen Kompetenzen betonen.

Mirko Heinemann / Redaktion

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eschäftsreisen sind ein Wirtschaftsfaktor, und zwar nicht nur für die Reiseindustrie. Auch die Zielgebiete profitieren von dem regem Geschäftsreiseverkehr. International konkurrieren Standorte miteinander um die Ausrichtung von Kongressen, Messen und Events. Wichtige Faktoren hierbei sind die Anbindung an die internationalen Verkehrsströme, die Infrastruktur vor Ort, das Preis-Leistungsverhältnis und das Umfeld. Denn auch Geschäftsreisende suchen abseits der Termine Entspannung und Unterhaltung.

Die gute Nachricht hierbei: Deutschland bietet all dies in konkurrenzfähigem Ausmaß. Laut „Meeting und Eventbarometer 2012“ ist es das wichtigste Tagungs- und Kongressland in Europa. Im weltweiten Vergleich steht es auf dem zweiten Platz hinter den USA. 2011 fanden 2,72 Millionen Veranstaltungen in Deutschland statt, die von insgesamt 338 Millionen Teilnehmern besucht wurden. Damit ist die Teilnehmerzahl gegenüber dem Vorjahr um 4,5 Prozent gewachsen.

Die Zahl der Veranstaltungen stieg um 1,2 Prozent an, der Anteil der ausländischen Teilnehmer blieb mit 5,9 Prozent stabil. Der Boom der Vorjahre habe auch zu einem Anstieg des Angebotes geführt, so das Barometer: 6.614 Tagungs- und Veranstaltungsstätten hat Deutschland 2012 zu bieten, drei Prozent mehr als im Vorjahr.

Internationale Gäste geben in Deutschland pro Jahr 13,5 Milliarden Euro für Geschäftsreisen mit Übernachtung aus, dazu kommen 14,6 Milliarden für Reisende aus dem Inland. „Deutschlands weltweites Image als Standort für Veranstaltungen wird immer besser. Veranstalter in aller Welt wissen die hohe Qualität und das gute Preis-Leistungsverhältnis deutscher Anbieter zu schätzen“, erklärte Petra Hedorfer, Vorsitzende des »Die wichtigsten Vorstandes der Deutschen Zentrale für Tourismus DZT, die gemeinsam mit dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren EVVC und dem GCB German Auftraggeber von Convention Bureau die jährliche Studie initiiert. „Der Wettbewerb wird aber immer Veranstaltungen in härter“, ergänzte GCB-Geschäftsführer Matthias Schultze. „Daher müssen wir diesen Aufwind nutzen, um jetzt schon zukünftige Trends zu erkennen, unser Angebot Deutschland und das Marketing daraufhin auszurichten und Synergien zu schaffen. Denn nur so sind Unternehmen.« können wir unsere Positionierung auch in Zukunft behaupten.“ Die Zukunft des Kongressstandorts steht und fällt mit der Stärke der heimischen Wirtschaft. Denn mit einem Anteil von 51 Prozent sind die wichtigsten Auftraggeber von Veranstaltungen in Deutschland Unternehmen, vor allem Banken und Versicherungen. Zu den weiteren Top 4 gehören die Medizin-, Chemie- und Pharmabetriebe, Handels- und Dienstleistungsunternehmen sowie die Autoindustrie. An zweiter Stelle stehen Verbände, Vereine, Organisationen und Privatpersonen, gefolgt von kulturellen Institutionen. Wissenschaftliche Institute und Organisationen stehen an vierter Stelle.

Laut der Analyse des Deutschen ReiseVerbands DRV „Fakten und Zahlen zum deutschen Reisemarkt 2014“ war das meistbesuchte deutsche Geschäftsreiseziel im vergangenen Jahr Berlin, mit fast einem Viertel aller Geschäftsreisen. Hinter der Hauptstadt schließen München, Köln, Hamburg und Düsseldorf auf. Bei den europäischen Destinationen führt London vor Wien und Paris, das international meistgefragte Ziel ist Shanghai vor Moskau und Peking. Die beiden chinesischen Metropolen vereinen beinahe zwölf Prozent des internationalen Geschäftsreiseverkehrs auf sich.

Bislang unterschätzen die Standorte die regionalen Kompetenzfelder bei der Auswahl von Kongressstandorten, so das Messe- und Eventbarometer. 93 Prozent der Anbieter und 82 Prozent der Veranstalter sind überzeugt, dass die Vernetzung von Veranstaltern mit der im Tagungsort ansässigen spezifischen Branchenkompetenz immer wichtiger wird. Dennoch kommunizieren bisher nur knapp 30 Prozent der Destinationen diese Branchenkompetenz im Rahmen ihres Marketings. „Hier könnten deutsche Städte und Regionen mit einem geschärften Profil mehr Veranstaltungen generieren“, geben sich die Autoren der Studie überzeugt. ■

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forum der akteure

Geschäftsreisen optimieren

Die Redaktion befragt Akteure zu

Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses „Business Travel“ des Deutschen ReiseVerbands DRV

»Wer Geschäftsreisende im Stich lässt, verschreckt Fachkräfte.“«

In einer Zeit, in der viele vom „War for Talents“ reden, hat der DRV Erstaunliches herausgefunden: 45 Prozent der Geschäftsreisenden sind bei unvorhergesehenen Problemen auf sich allein gestellt. 62 Prozent sagen außerdem, ihnen sei von Vorkehrungen ihres Arbeitgebers für einen Krisenfall auf Reisen nichts bekannt. Das zeigt die Studie „Chefsache Business Travel 2014“ von Travel Management Companies im DRV. Offenbar ist vielen Chefs nicht klar, dass sie eine Fürsorgepflicht haben. Wer sie vernachlässigt, dem drohen haftungsrechtliche Konsequenzen. Politische Unruhen wie in der Ukraine oder Venezuela zeigen, Kurt Sigl Präsident Bundesverband eMobilität e.V. (BEM)

»Elektrifizierung von Unternehmensflotten ist wirtschaftlich.«

Die Verkehrsströme in Deutschland wachsen stetig. Der Kfz-Bestand hat sich hierzulande seit 1970 auf über 50 Millionen Fahrzeuge verdreifacht. Die Zahlen machen deutlich: Deutschland braucht eine Verkehrswende, die langfristig CO2-neutral ist, die Lebensqualität durch Lärm und Abgase nur geringfügig beeinträchtigt, die Mobilität bezahlbar hält und auch die Erreichbarkeit in ländlichen Regionen gewährleistet.

Ein wesentlicher Ansatzpunkt, um eine solche Verkehrswende erfolgreich und nachhaltig einzuleiten, ist die sukzessive Elektrifizierung von Unternehmensflotten. Sowohl die zunehmende Vielfalt von verDirk Gerdom Präsident Verband Deutsches Reisemanagement VDR

»Travel, Fleet und MICE aus einer Hand.«

In vielen Unternehmen sind Geschäftsreise-, Event- und Flottenmanagement grundverschiedene Dinge. Das lässt sich sicher begründen. Aber es gibt auch gute Argumente dafür, Synergien der einzelnen Bereiche zu nutzen.

Seit einigen Jahren zeigt sich in den Unternehmen eine Entwicklung hin zur Betrachtung der betrieblichen Mobilität im Gesamtzusammenhang. Dahinter steht der Gedanke, dass die grundlegenden Prozesse die gleichen sind, nämlich kaufmännische Einkaufsprozesse. Travel, MICE und Car-Fleet weisen Synergiepotenziale auf, aus denen sich innovative, zukunftsweisende Mobilitätskonzepte ergeben. Wir tragen diesem Marc S. Tenbieg Geschäftsführender Vorstand Deutscher Mittelstands-Bund (DMB)

»Geschäftsreisen: Investitionen in gute Kundenbeziehungen.«

Geschäftsreisen gehören heutzutage nicht nur zu einer zeit- und kostenintensiven Pflicht eines jeden Unternehmens, sondern sind Bestandteil der Kür, um neue Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder bestehende Kontakte nachhaltig zu pflegen. Auch wenn E-Mails, Telefonate und Videochats scheinbar die räumliche Distanz zum Gesprächspartner aufheben, so wird gerade im Mittelstand dem persönlichen Kundengespräch eine hohe Bedeutung zugeschrieben, da Vertrauen und Sympathie die Grundlage für eine langfristige Geschäftsbeziehung sind.

Kleine und mittelständische Unternehmen müssen aber mehr von

Beitrag HannoverKongress

den Herausforderungen der Branche.

wie aktuell das Thema Sicherheit auf Reisen ist. Das Risikomanagement muss deshalb zentraler Bestandteil des Reisemanagements werden. Das ist auch wichtig für das Employer Branding: 70 Prozent der Geschäftsreisenden sagen, dass gute Unterstützung auf Reisen eine große Rolle für die Arbeitgeberattraktivität spielt.

Für ein professionelles Travel-Management bietet sich die Zusammenarbeit mit Geschäftsreisebüros an.

www.chefsache-businesstravel.de

fügbaren Elektroautos als auch die sich stetig verbessernden Reichweiten und das immer interessanter werdende Kosten-Nutzen-Verhältnis wecken bereits heute das Interesse zahlreicher Fuhrpark-Verantwortlicher. Mit der richtigen Fuhrpark-Management-Software, die durch intelligente Algorithmen das richtige Fahrzeug für jeden Zweck auswählt, lassen sich bereits heute Elektroautos wirtschaftlich in jede Unternehmensflotte integrieren.

www.bem-ev.de

Trend Rechnung und konzentrieren uns in Zukunft auf die Nutzung dieser Synergien.

Wir verknüpfen unser Business-Travel-Wissen mit dem Know-how der Kollegen aus anderen Verbänden und stellen uns damit hoch professionell als Ansprechpartner für die ganzheitliche geschäftliche Mobilität auf. Die Kooperationen mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement und der HSMA Deutschland sind erste wichtige Schritte auf diesem Weg.

www.vdr-service.de

Hannover – eine Stadt mit vielen Facetten CeBIT, HANNOVER MESSE, Agritechnica – Hannover hat sich als Messestadt international einen Namen gemacht.

Das weltweit größte Messegelände mit über 460.000 Quadratmetern Hallen- und 58.000 Quadratmetern Freifläche bietet alles, was internationale Leitmessen benötigen.

Doch Hannover hat mehr zu bieten, als seine zahlreichen, teils außergewöhnlichen Locations für Tagungen und Events.

Wer sich Zeit nimmt, entdeckt eine facettenreiche Stadt mit jeder Menge Kultur, Natur und Freizeiterlebnissen. Wussten Sie etwa, dass Europas größter Stadtwald in der niedersächsischen Landeshauptstadt zu finden ist? Oder wie wäre es mit einem Spaziergang durch Hannovers wohl berühmteste Sehenswürdigkeit, die Herrenhäuser Gärten? Sie wurden vor über 300 Jahren von Kurfürstin Sophie angelegt und zählen zu den bedeutendsten Barockanlagen Europas.

Sie suchen Unterhaltung? Das GOP Varieté-Theater, die Oper oder eines der anderen zahlreichen Theater haben mit Sicherheit etwas passendes im Programm. Wer Hannover mit der ganzen Familie entdeckt, darf den Erlebnis-Zoo nicht verpassen. Ob Afrika, Australien oder Kanada – lassen sie sich von den Themenwelten verzaubern. Anschließend lädt die Fußgängerzone zu einem besonderen Einkaufserlebnis ein. Kaum eine andere Stadt verfügt über so viele Einkaufsmöglichkeiten, Fachgeschäfte und gastronomische Adressen in solcher Dichte. Und wer dann noch fit ist, kann sich ins Nachtleben der Stadt stürzen. Vielleicht in historischem Ambiente im Acanto, einem Club in den ehemaligen Reitställen der preußischen Kavallerie? Oder aber sie besuchen ein Konzert ihres Lieblingskünstlers. Denn mit der Parkbühne, der TUI Arena oder der Swiss Life Hall sind praktisch immer Rock- und Popgrößen in der Stadt.

Wer nun auf den Geschmack gekommen ist und frische Ideen für eine Veranstaltung in Hannover sucht, kann sich an das Team von HannoverKongress wenden. Unter der Tel. 0511 12345 444 oder info@hannoverkongress.de gibt es unabhängige und kostenlose Beratung, mit der Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. www.hannoverkongress.de

den „Großen“ lernen und Geschäftsreisen aktiv planen, um die damit verbundenen Kosten zu optimieren. Allein schon durch das Aushandeln von Sonderkonditionen bei regelmäßigen Hotelbuchungen, die Einführung einer Firmenkreditkarte oder durch ein zentrales Reisemanagement lassen sich in so gut wie jedem Unternehmen nennenswerte Reisekosten einsparen. Zu guter Letzt sollten Unternehmen auch Reiserichtlinien definieren, damit Geschäftsreisen nicht als persönliche Erlebnisreise verstanden werden. www.mittelstandsbund.de

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Veranstaltung im Schloss Herrenhausen

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Zu große Gelassenheit Viele Firmen verzichten auf ein professionelles Risikomanagement.

Dabei sind Geschäftsreisende im Ernstfall auf klare Strukturen angewiesen.

Axel Novak / Redaktion

E

s traf die Firma unvorbereitet: Der Vertriebsleiter der Hamburger Baufirma besuchte einen Kunden in Kolumbien. Nur wenige Stunden nach seiner Ankunft wurde er aus seinem Hotel verschleppt – die Entführer warteten über die deutsche Botschaft in Bogota mit einer hohen Lösegeldforderung auf. In Hamburg war man fassungslos: Ein zähes Ringen mit den Entführern setzte ein, bis sich der Entführte wie durch ein Wunder selbst befreien konnte.

Fälle wie diese gehören mit Sicherheit zu den extremen Ereignissen, die eine Dienstreise vorzeitig beenden können. Doch es zeigt sich, dass eine sorgfältige Reiseplanung und -absicherung, bis hin zum Personenschutz, für den Erfolg von Geschäftsreisen wichtig sind.

Die überwiegende Zahl der Reisen ist durch den Vertrieb begründet und hat direkten Einfluss auf den Erfolg des ganzen Unternehmens. Doch was mit den Mitarbeitern geschieht, die in ihrem Auftrag reisen, das interessiert nur wenige Unternehmen. Ob Entführung, Raub oder simpler Datenklau: Nicht einmal ein Viertel der Unternehmen in Deutschland verfügt über ein professionelles Risikomanagement, hat der Deutsche ReiseVerband DRV ermittelt.

Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen herrscht bei dem Thema anscheinend große Gelassenheit: laut DRV-Studie haben nicht einmal 20 Prozent der Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern ein professionelles Risikomanagement. „Die Studie zeigt, dass die meisten Unternehmen nicht auf unvorhersehbare Ereignisse vorbereitet sind, die bei Geschäftsreisen auftreten können“, so DRV-Sprecher Stefan Vorndran.

Dabei setzen sie nicht nur ihre Mitarbeiter, sondern auch sich selbst einem Risiko aus. Denn sie sind gesetzlich zur Fürsorge gegenüber ihren Angestellten verpflichtet, das heißt: Unternehmen müssen im Zweifelsfall Kosten für ärztliche Behandlungen, Medikamente und Rücktransporte ihrer Mitarbeiter übernehmen.

Was also tun? Eine Reihe von Maßnahmen hilft laut Experten: So sollte die Fürsorgepflicht auch in der Personalpolitik des Unternehmens verankert werden. Dazu gehört eine Regelung zur finanziellen Absicherung im Falle des Falles und natürlich eines weltweit erreichbaren 24-StundenNotfallservice. Diese könne auch auf Produkte externer Geschäftsreiseanbieter zurückgreifen. Deren Sicherheitspakete umfassen etwa Länderinformationen, KrisenReportings, Systeme zur Standortbestimmung der Reisenden und die Benachrichtigung von Mitarbeitern in Krisengebieten. Auch bieten eine Reihe von Versicherungen je nach Reiseziel und Gefährdung spezielle Produkte rund um die Firmenreise an.

Doch um eines muss sich das Unternehmen schon selber kümmern: genau zu wissen, wohin und warum ein Mitarbeiter verreist und ihn im Zweifel mit aktuellen Infos über seine Reise zu versorgen. Doch ein professionelles „Travel Risk Management“ umfasst weit mehr, nämlich feste Strukturen und Regeln, die jeden Teil der Reise erfassen: angefangen bei der Planung über die Buchung und die eigentliche Reise bis hin zur Reisenachbereitung. Nur so können Unternehmen schnell auf Notfälle reagieren – zum Wohl der betroffenen Mitarbeiter, aber auch, um den guten Ruf der Firma nicht zu riskieren. ■

Zu Risiken und Nebenwirkungen Ihrer Geschäftsreise fragen Sie unsere Travel Risk Experten.

Für Ihre Geschäftsreisenden sind Sie als Unternehmen zu einem vorsorgenden und begleitenden Risikomanagement verpflichtet. Ein gut funktionierendes Travel Risk Management ist jedoch leichter gesagt als getan: Krisen, Terrorismus, Naturkatastrophen – überall auf der Welt lauern Gefahren.

Wir unterstützen international tätige Unternehmen künftig noch intensiver mit einem neuen Internetportal, um die Sicherheit ihrer im Ausland beschäftigten Mitarbeiter bestmöglich zu gewährleisten.

Das neue Portal bietet umfangreiche Länderinformationen, Tipps zu Umgangsformen, kulturellen Besonderheiten und zur Gesundheitsvorsorge sowie aktuell bestehende Sicherheitswarnungen.

Weitere Travel Risk Module sind: • • • •

Travel Alerts – brandaktuelle Sicherheitsinformationen kurz vor und während der Reise.

Traveler Tracking – die Ortung des Reisenden im Notfall.

Individueller E-Mail-Info-Service – mit selektierten relevanten Sicherheitswarnungen.

Sicherheits-Assistance und Gesundheits-Assistance mit aktiver Vor-Ort-Notfallhilfe.

Beratungs-Workshops und individuelle Bedarfsanalysen für unsere Kunden runden das neue Angebot ab. Denn Ihre Sicherheit auf Geschäftsreisen und bei Auslandsaufenthalten ist unser Business. Mehr Infos auch unter www.DTS24.de oder unter 069 95884508.

s t r a t e gi e f o r u m

Impulse

Wie lassen sich Geschäftsreisen optimieren?

Peter Ashworth, Senior Vice President Central & Eastern Europe, Carlson Wagonlit Travel

Am besten, indem Unternehmen ihre Ziele (Einsparungen, nahtlose Prozesse und Datentransparenz) mit denen Reisender (stressarme, produktive und sichere Reisen) in Einklang bringen. Dies gelingt mit bewährten Instrumenten wie zum Beispiel Onlinebuchung oder Datenauswertung, aber auch durch innovative Methoden wie etwa spielerische Ansätze zur besseren Einhaltung von Reiserichtlinien oder Tür-zu-Tür-Buchungen. So können sich Reisende auf den Zweck ihrer Reise konzentrieren und Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht nachkommen.

Maria Petalidou, Leiterin Marketing und Vertrieb, Ana All Nippon Airways

Am Flughafen liegt es in der Verantwortung jeder Airline, die Prozesse bei Abflug und Ankunft für den Fluggast so effektiv wie möglich zu gestalten.

Genug Personal, der Einsatz innovativer Technologien und bequeme Lounges sind dabei die wichtigsten Elemente. Den Flug selbst kann man nicht beschleunigen, im Flugzeug sollte der Gast aber optimal entspannen können. Es ist wirklich wichtig, welchen Ruf eine Fluggesellschaft in Bezug auf den Service an Bord und die Sitze hat.

Christoph Führer, Sprecher der Geschäftsführung, DERPART Reisevertrieb GmbH

Individuelle Beratung wird immer wichtiger. Es geht darum, gemeinsam mit dem Kunden zu erarbeiten, mit welchen Hilfsmitteln die Reiseplanung optimiert werden kann. Dazu gehören inzwischen auch die Reisekostenabrechnung, Konditionsverhandlungen mit Leistungsträgern oder das Thema Mehrwertsteuerrückerstattung. Auch hinsichtlich des Bereiches Travel Risk Management besteht Beratungsbedarf. Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht, und speziell bei Reisen in riskante Destinationen ist ein funktionierendes Travel Risk Management Pflicht.

Termine

KOLUMNE

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Termine Über den Wolken Business Travel & Meeting Show

13. und 14. April, Düsseldorf Die Düsseldorfer Business Travel Show heißt ab sofort Business Travel & Meetings Show, kurz: BTMS. Die Messe richtet sich an Geschäftsreise- und Veranstaltungsplaner in Unternehmen. Die etwa 100 Aussteller kommen aus Segmenten wie Flug, Bahn, Hotel, Autovermietung, Tourismusbüros, Reisebüros und aus anderen Bereichen der Geschäftsreise- und Eventbranche. www.businesstravelshow.de Praxistag Geschäftsreisen

3. Juni, Hannover Zusammen mit dem Magazin BizTravel veranstaltet der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) in 2014 an zwei Terminen im Juni und im November den Praxistag Geschäftsreisen. Führende Akteure aus verschiedensten Bereichen des Travel Managements geben in Fachforen Impulse, Tipps und Anregungen zu vielseitigen Themen rund um Reiseplanung, -buchung, und -einkauf. www.vdr-service.de Travel Expo

23. und 24. September, Köln Die Messe Travel Expo Köln ist eine B2B-Fachmesse für Touristik, Geschäftsreise und Travel Technology. Der parallel stattfindende fvw Kongress informiert über die aktuellen Trends zu den Themen Event, deutsche Touristik und Business Travel. In den Foren Business Travel und Travel Technology wird Know-how für die Praxis vermittelt. www.fvw.de SETA

14. Oktober, Genf Der Veranstalter des MEETINGPLACE Germany ist ein Joint Venture mit dem französischen Messeveranstalter BY Connect eingegangen. Gemeinsam veranstalten die beiden Messemacher eine neue Fachmesse für Events und Business Travel. Die SETA (Salon de l’Evénementiel et du Tourisme d’Affaires) soll der Meeting-Branche in der Schweiz und Frankreich eine neue Plattform mit überregionaler Strahlkraft bieten. Die Organisatoren erwarten für die Erstveranstaltung rund 100 Aussteller und 1.000 Fachbesucher. www.salon-seta.com mice + business travel market

15. Oktober, München Die Fachmesse für Veranstaltungsorganisatoren und Geschäftsreiseplaner. Zahlreiche Aussteller präsentieren auf der mice + business travel market die gesamte Wertschöpfungskette aus dem Geschäftsreise- und MICE-Umfeld. Das Konzept umfasst die drei Säulen MBT Market, MBT Academy und MBT Community. www.mbt-market.de

Unsere Autorin Marie Fink vermisst die Leichtigkeit bei den Fluggesellschaften. „Guten Morgen Liebling, ich habe soeben eine Fluggesellschaft gekauft“, lautete die SMS, die Rudolf Wöhrl seiner Frau im Sommer 2003 zum Frühstück sendete. Er hatte gerade von der British Airways für einen symbolischen Euro deren defizitäre Tochter Deutsche BA gekauft.

Damals lag eine Leichtigkeit auf der Flugbranche. Der Kaufrausch ist vorbei. Wahrscheinlich ist beim Umlackieren der Maschinen die Farbe ausgegangen. Aus Thomas Cook wurde Condor. Aus Hapag-Lloyd HLX und dann Tuifly, aus DBA und German Express Flyba und dann Air Berlin. Die LTU ist dabei verloren gegangen, die Farbe hat Air Berlin behalten. Als die Langstrecke auf dem Prüfstand stand, stieg die arabische Fluggesellschaft Etihad ein.

Ist nun Ruhe im Luftraum? Die Billigflieger sind lärmend angetreten. Easyjet bläst gerade zur Attacke auf die Lufthansa. Chefin Carolyn McCall sagt: „Die klassischen Anbieter können alles – nur nicht billig.“ Sind denn Lowcost-Carrier für Geschäftsreisen überhaupt relevant? Es hat Unternehmen gegeben, die ihre Mitarbeiter auf Billigflieger eingebucht hatten. Das ist nicht gut gelaufen, wie der Chef der AIDA versicherte. Einmal ist eine Firmen-Gruppe aus Köln nicht zum Einschiffen in Venedig angekommen.

Die Gäste mussten verärgert nach Haus gehen. Die Ideen von Ryanair sind jedoch erheiternd. CEO Michael O’Leary ließ in der Presse verlauten, dass „zur Toilette gehen“ an Bord einen Pfund kosten soll.

Lustige Marketing-Kampagnen nützen nichts, wenn der Geschäftsreisende sich durch den Buchungsdschungel fräsen muss. Noch vor kurzer Zeit war die Gestaltung des Ticketpreises abenteuerlich: Steuerentgelte, Kerosinzuschlag, Flughafenabgabe, Versicherungsprämie, Sicherheitsgebühr, Servicecharge und „Transaktionsentgelt“. Kreditkartengebühren, Aufschlag bei Gepäck oder Extrakosten für eine Reservierung. Die Europäische Kommission hat die Fluggastrechte verstärkt. Steuern und Flughafengebühren fallen bei einer No-show nicht an. Das macht bei Firmenreisen viel aus. Transparenz im Preis ist das Thema.

Nicht die Farbe, sondern Vertrauen bildet die beste Basis für eine gute Kundenbeziehung.