F-OAP-022-CIR-V04
REQUERIMIENTO TÉCNICOS SISTEMA DE INFORMACIÓN
TRABAJEMOS UNIDOS –TU
INCENTIVO A LA CAPACITACIÓN PARA EL EMPLEO -ICE
BOGOTÁ D.C., DICIEMBRE DE 2012
<<DIRECCION DE INCLUSION PRODUCTIVA – GENERACION DE INGRESOS>> Conmutador (57 1) 4444400 Ext. 103 –* Carrera 7 No. 24-83 Piso 32 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co
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1. DESCRIPCIÓN GENERAL El objetivo del presente documento es otorgar los lineamientos técnicos requeridos para el desarrollo del sistema de información de los componentes Trabajemos Unidos y el Incentivo a la Capacitación para el Empleo, en el marco del contrato de prestación de servicios 053 del 2012, el cual no incluye lo correspondiente al Proyecto Graduación, módulos transversales como reporte de beneficios, sistema financiero y satisfacción al cliente, que también deberán ser incluidos en el mismo. El sistema de información propuesto deberá permitir el cargue ágil de la información proveniente de la identificación y caracterización de participantes y alianzas, así como proveer reportes periódicos y oportunos diseñados a la medida de los actores interesados, con el fin de apoyar y facilitar las labores de supervisión, seguimiento y monitoreo, y la gestión de las expectativas de los actores nacionales y locales a través de la distribución de información. Todos los productos, resultados y desarrollos que se desprendan de este proceso serán de propiedad del DPS y una vez finalizado el contrato 053, deberán ser entregados de tal forma que se garantice la continuidad en su operación. La primera fase del diseño e implementación del sistema deberá incluir los procesos de caracterización de participantes de Trabajemos Unidos, identificación de alianzas y datos de identificación de participantes de ICE. Por su parte en la segunda fase incluirá los módulos de proceso de los componentes, ampliará los tipos de reportes y los usuarios de consulta permitidos, enfatizando en la posibilidad de realizar un seguimiento a la remisión y el acompañamiento deseado. El sistema de información deberá contar con datos digitados, formatos y documentos digitalizados, y desarrollar links entre la información digitada y los formatos digitalizados. Toda la información será digitada principalmente a través de los orientadores en terreno y digitalizada por parte de la Unidad Ejecutora. Es pertinente recordar a la Unión temporal Trabajando Unidos que si bien sólo algunos formatos serán cargados al sistema de información, toda la documentación que soporte el proceso de atención de los participantes deberá ser digitalizada y entregada en medio magnético a la supervisión nacional. Así, el contratista deberá implementar procesos de control que aseguren la integralidad, veracidad y calidad de la información tanto durante la recolección de los datos, como en la digitación, digitalización y generación de reportes. El cargue de información debe ser realizado en línea y en caso de que no exista conexión debe permitir la posibilidad de sincronizar la información de tal forma que la supervisión nacional y el equipo de la unidad ejecutora cuente con información exacta del avance de las actividades en terreno. De igual manera, el sistema de información debe permitir la posibilidad de migrar datos a partir de bases de datos en Excel que se tienen de la operación de la vigencia anterior, para lo cual se entregará al contratista todos los productos informáticos que resultaron de la ejecución inmediatamente anterior. Finalmente, el sistema debe ser diseñado para que en largo plazo tenga interoperabilidad con los sistemas de la Red Nacional de Información, las plataformas SOFIA y la del Servició Nacional de Empleo <<DIRECCION DE INCLUSION PRODUCTIVA – GENERACION DE INGRESOS>> Conmutador (57 1) 4444400 Ext. 103 –* Carrera 7 No. 24-83 Piso 32 - Bogotá – Colombia * www.dps.gov.co
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del SENA, y en particular con el sistema de información del programa de Generación de ingresos del DPS, la red unidos y Registro Único de Víctimas. 2. PERFILES DE ACCESO Los perfiles de acceso que se requieren para el sistema están divididos en dos: •
Digitación: Se refiere a aquellos profesionales que podrán ingresar información en los diferentes módulos de información. El sistema de información deberá poder establecer la fecha y el nombre del usuario que realizó la digitación de la información. A partir de la digitación y digitalización de la información se podrá llevar un registro de avance.
•
Consulta: Son perfiles que no permiten modificar la información pero si consultar los reportes y los procesos. De igual manera se deberá poder evidenciar quién y cuándo se han solicitado reportes al sistema. El sistema de información debe estar diseñado para que diferentes usuarios hagan uso del sistema de información, permitiendo satisfacer las expectativas. Para la creación de estos perfiles el equipo de generación de ingresos debe tener la posibilidad de generar fácilmente perfiles de consulta diferenciados según las necesidades de descargue de reportes.
Todos las personas que tengan acceso deberán firmar un acuerdo de confidencialidad sobre el uso de la información. 3. MÓDULOS Los siguientes son los módulos que deberán estar disponibles para ingresar la información que se recopile durante el desarrollo de la intervención por los orientadores TU, el equipo del contratista a nivel regional, los profesionales de generación de ingresos y los asesores de gestión ICE. Sólo excepcionalmente y previa autorización de la supervisión nacional, el equipo de la Unidad Ejecutora Nacional podrá entrar a modificar la información allí consignada. Las siguientes tablas están divididas por componente y cada una especifica la fase y proceso en donde se levanta la información, detalla los formatos y datos que deben ser consignados en cada uno de los procesos, los documentos que deben ser digitalizados y adjuntados. Los documentos a ser digitalizados deberán estar en formatos pdf. jpg. o tif., y estarán enlazados a datos específicos de cada participante. Por otra parte el cargue de datos en el sistema se realizará a través de las siguientes modalidades: • • • • •
Digitación en línea Migración de datos Cargue automático de formularios Cargue automático oferta del programa GIE Digitalización de documentos y formularios.
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TRABAJEMOS UNIDOS Módulo 1: Caracterización Socio Laboral. Línea-Base Fase Caracterización Proceso Caracterización Datos a ingresar en el sistema: Documentos a Digitalizar: •
Formulario de Caracterización: Versión Aprobada por la Supervisión Nacional. Al formulario de caracterización deberá agregársele espacios que permitan saber si además de Unidos, Desplazados, las personas son de familias en Acción y su puntaje de sisben.
Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación en línea de la información:
•
Migración de bases de datos en Excel: El componente TU cuenta con 6.167 registros de participantes caracterizados durante el primer semestre 2012 y 11.170 durante el segundo semestre del 2011. Estos registros se encuentran en bases de datos de Excel que son necesarios cargar en el sistema.
• •
Carta de Aceptación Cédula de Ciudadanía
Perfiles de Acceso: Digitación: •
Equipo Regional
Consulta: • • •
Equipo del programa de Generación de Ingresos Equipo Nacional y Regional de TU. Entidades Aliadas
Observaciones: Los campos de cédula del formato de caracterización deberán estar enlazados a la carta de aceptación firmada por el participante y el orientador que le realizó el taller de nivelación de expectativas. Una vez cargados los datos de los participantes es necesario distinguir el año donde provienen los recursos que aplica. Frente a los espacios de caracterización el sistema debe permitir realizar todos los filtros de información posibles.
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Módulo 2: Seguimiento Fase: Formación en Competencias Blandas. Proceso: Desarrollo de talleres ocupacionales, psicosociales y sesiones individuales. Datos a ingresar en el sistema: Documentos a Digitalizar: • • •
Asistencia de los participantes a cada uno de los talleres y sesiones por grupos. Fecha de realización de las sesiones. Observaciones.
Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación en línea de la información: La digitación de la información se realizará por grupos. El formulario deberá cargar todos los participantes inscritos en cada grupo.
•
Nombre de los talleres y sesiones:
•
Certificado de Asistencia:
Los certificados de asistencia deberán estar firmados por el orientador en donde registre individualmente cuales participantes de sus 5 grupos asistieron a las capacitaciones que se realizaron durante el mes. Perfiles de Acceso: Digitación: •
Equipo Regional
Consulta: •
Equipo del programa de Generación de Ingresos Equipo Nacional y Regional de TU.
Nivelación // Honestidad // Relación • con mi vida // Intereses Ocupacionales // Competencias de entrada // Habilidades de Comunicación // Bases de decisión GIE // Oportunidades locales // Habilidades Sociales // Sesión 1 // Factores de éxito // Liderazgo // Hoja de Vida // Entrevista // Derechos y Deberes // Sesión 2 // Enfoque Diferencial // Toma de decisiones // Vamos de Viaje // Importancia del trabajo // Sesión 3 // Acompañamiento 1 // Acompañamiento 2 // Sesión Acompañamiento // Módulo Educación Ambiental Observaciones: La asistencia a los talleres deberá estar enlazada a los certificados de asistencia que emite cada capacitador.
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Módulo 3: Oferta en Generación de Ingresos Componente: Trabajemos Unidos Fase: Remisión Proceso: Gestión de Oferta Datos a ingresar en el sistema: • • • • • • • •
• • •
Departamento Municipio Sector: Público, privado Entidad Dependencia Descripción del Programa Zona población: Urbano, Rural centro poblado, Rural disperso, Modalidad: Formación, Intermediación Laboral, Emprendiemiento, Fortalecimiento, otro N° Cupos ofertados Meta total Cobertura geográfica
Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación en línea de la información:
•
Cargue automático de formularios: A través de correos electrónicos se enviará un formulario para que entidades claves carguen la información de su oferta en el sistema. Esta información será cargada una vez se cuenta con la aprobación de los asesores de oferta del nivel nacional.
Datos a ingresar en el sistema (Cont) • • • • • • • • • • • • •
Criterios de entrada Ruta de Acceso Convocatoria: Permanente / Delimitada Fechas de convocatoria Barreras de Acceso Barreras de Permanencia Identificadas Acciones de Mitigación Sistema de Información : Si, no Punto de contacto Nombre del enlace Institución oferente Teléfono / Celular Correo Electrónico Observaciones
Perfiles de Acceso: Digitación: • • •
Asesores de oferta nacional Entidades aliadas Profesional Generación de Ingresos
Consulta: • • •
Equipo del programa de Generación de Ingresos Equipo Nacional y Regional de TU. Entidades Aliadas
Cargue automático oferta del programa GIE Observaciones: Ningún documento se digitaliza. •
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Módulo 4: Plan de Acción Individual Componente Trabajemos Unidos Fase: Remisión de participantes para su continuidad en la Ruta Proceso: Remisión Datos a ingresar en el sistema: Documentos a Digitalizar: •
• • • • • • • • •
Espacios establecidos en formato de Plan Individual (El formato está en ajuste) Hoja de Vida del servicio público de empleo Calificaciones pruebas diagnósticas habilidades académicas. Resultado de Test Intereses Ocupacionales. Evaluación de los resultados Test de cualidades emprendedoras. Resultado del Test del Emprendedor. Conceptos del orientador de empleabilidad en Sesión 1, 2 y 3 Pago realizado: Si / No Canal de pago: Monedero electrónico / cuenta bancaria Número daviplata / cuenta banagrario
• • •
Plan Individual Hoja de Vida Memorando de pago
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Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación en línea de la información
Perfiles de Acceso: Digitación: •
•
Migración de bases de datos en Excel: Actualmente el componente Trabajemos Unidos cuenta con una base en Excel de 15.208 registros de participantes que culminaron su proceso atención durante el primer semestre del 2012. Es necesario que el sistema de información permita cargar la información y los formatos digitalizados requeridos.
Orientador de Generación de Ingresos
Consulta: • • • • •
Supervisión Nacional. Equipo de la Unidad Ejecutora. Coordinador Regional TU Líder del equipo de TICs del contratista Orientadores en generación de ingresos
Migración de bases de datos en Excel en donde consta pagos. Observaciones: Frente a los espacios del plan de acción individual el sistema debe permitir realizar todos los filtros de información posibles.
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Módulo 5: Remisión y Complementariedad Componente Trabajemos Unidos Fase: Acompañamiento Proceso: Desarrollo de talleres de acompañamiento y sesiones individuales Datos a ingresar en el sistema: • • • • • • • •
Tipo, Fecha e Institución de Remisión Sugerida Tipo, Fecha e Institución de Remisión Realizada Estado actual dentro del programa remitido Resultado del taller de acompañamiento 1 Resultado del taller de acompañamiento 2 Resultado de la sesión individual Acciones de mitigación sugeridas Seguimiento a las acciones de mitigación realizadas
Modalidad de Cargue de Información: •
•
Digitación en línea de la información Cargue automático del estado en los componentes del programa GIE.
Perfiles de Acceso: Digitación: • •
Orientador de Generación de Ingresos. Profesional de Generación de Ingresos
Consulta: • • • • •
Supervisión Nacional. Equipo de la Unidad Ejecutora. Coordinador Regional TU Líder del equipo de TICs del contratista Orientadores en generación de ingresos
Observaciones: No se digitaliza ningún formulario.
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INCENTIVO A LA CAPACITACIÓN PARA EL EMPLEO Módulo 1: Información Alianzas Público Privada Fase: Identificación Alianzas Público Privadas Proceso: Identificación y suscripción alianzas potenciales Datos a ingresar en el sistema: Documentos a Digitalizar: •
Formato Inscripción Proyecto ICE DPS (Anexo 2)
Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación en línea de la información
•
Acuerdo de Apoyo Mutuo firmado. (Anexo 3)
Perfiles de Acceso: Digitación: • • •
Equipo Generación de Ingresos Nacional y territorial Equipo Regional del Incentivo a la Capacitación para el Empleo Entidades Aliadas
Consulta: • • •
Equipo Generación de Ingresos Nacional y territorial Equipo Regional del Incentivo a la Capacitación para el Empleo Entidades Aliadas
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Módulo 2: Caracterización de participantes Componente Incentivo a la Capacitación para el Empleo Proceso: Identificación de Población Participantes Datos a ingresar en el sistema: • Fecha de expedición de la cédula • Sexo: femenino o masculino • Nombre alianza • "genero(LGTBI)" • Sector • Estado civil • Empresa que contrata • Fecha de nacimiento • Empleo/autoempleo • Departamento • Tiempo de contratación • Municipio • Asesor ice • Cod municipio • Departamento alianza • Zona • Municipio alianza • Corregimiento • Total meses de capacitación • Vereda/barrio • Entidad capacitadora • Localidad/comuna • Tema capacitación • Direccion • Fecha inicio capacitación • Teléfono fijo • Fecha final capacitación • Teléfono celular • Total a pagar • Características diferencial • Total pagado a la fecha (esta • Discapacidad información debe estar cruzada con el • Grupo étnico módulo de pagos) • Tipo de población • Pendiente de pago (esta información • ¿Es red unidos? debe estar cruzada con el módulo de • Numero de folio pagos) • ¿Es desplazado? • Información para pago número • Código de SIPOD DAVIPLATA / o número cuenta • ¿Es familias en Acción? BanAgrario • Código familias en Acción • Estado DAVIPLATA o Banagrario • Nivel de escolaridad: básica primaria, • Datos de identificación primer nombre básica secundaria, media vocacional, • Segundo nombre bachillerato, técnico, tecnológico, • Primer apellido universitario, posgrado • Segundo apellido • Tema/ Carrera • Tipo de identificación • Graduado: Si/ no • Número de identificación • Jefe de hogar: si/no • Microseguro: • No. Póliza de seguros
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Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación en línea de la información.
Perfiles de Acceso: Digitación: •
•
Migración de bases de datos en Excel:
•
Equipo Regional del Incentivo a la Capacitación para el Empleo Entidades Aliadas
Consulta: • • •
Equipo Generación de Ingresos Nacional y territorial. Equipo Regional del Incentivo a la Capacitación para el Empleo. Entidades Aliadas.
Observaciones: En este módulo se deben digitalizar el Compromiso de Asistencia y Cédula de Ciudadanía. La información de cada participante debe permitir identificar la alianza a la que pertenece y debe permitir enlazarse con la información de alianza.
Módulo 3: Seguimiento Componente: Incentivo a la Capacitación para el Empleo Proceso: Capacitación a la medida Datos a ingresar en el sistema: Documentos a Digitalizar: • • •
Asistencia de los participantes a cada uno de los talleres y sesiones por grupos Nombre de la capacitación // Tema Observaciones
Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación en línea de la información: La digitación de la información se realizará mensualmente por alianzas. El formulario deberá cargar todos los participantes inscritos en cada alianza, y deberá permitir indicar el porcentaje de asistencia, número de sesiones, intensidad horaria y temas de la
•
Certificado de Asistencia: Los certificados de asistencia son expedidos por la entidad capacitadora mensualmente.
Perfiles de Acceso: Digitación: • •
Equipo Regional del Incentivo a la Capacitación para el Empleo Entidades Aliadas
Consulta: •
Equipo Generación de Ingresos Nacional
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capacitación programada. • •
y territorial. Equipo Regional del Incentivo a la Capacitación para el Empleo. Entidades Aliadas.
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Módulo 4: Relación Pagos Componente: Incentivo a la Capacitación para el Empleo Proceso: Pago de Incentivos Datos a ingresar en el sistema: Documentos a Digitalizar: • Duración de la capacitación (en - Memorando de pagos relación con información de alianza y de participantes) • Inicio de la capacitación • Terminación de la capacitación • Total de meses a pagar • Pagos realizados (mes por mes) • Total pagado • Pendiente por pagar • Fecha de Pago • Medio de pago • Banco Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación de la información
Perfiles de Acceso: Digitación: •
•
Migración de bases de datos en Excel:
Orientador de Generación de Ingresos
Consulta: • • • • •
Supervisión Nacional. Equipo de la Unidad Ejecutora. Coordinador Regional TU Líder del equipo de TICs del contratista Orientadores en generación de ingresos
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Módulo 5: Seguimiento a empleo / emprendimiento Componente: Incentivo a la Capacitación para el Empleo Proceso: Seguimiento a empleo / emprendimiento Datos a ingresar en el sistema: Documentos a Digitalizar: • Los solicitados en formato de - Formato firmado de seguimiento a empleo información suministrada • Los solicitados en formato de emprendimiento Modalidad de Cargue de Información: •
Digitación de la información
Perfiles de Acceso: Digitación: •
Orientador de Generación de Ingresos
Consulta: • • • • •
Supervisión Nacional. Equipo de la Unidad Ejecutora. Coordinador Regional TU Líder del equipo de TICs del contratista Orientadores en generación de ingresos
Observación. Estos formatos están por ser creados.
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4. REPORTES En Materia de reportes el Sistema de información debe permitir descargar reportes permanentes y dinámicos en hojas de Excel y en imágenes de gráficos o tablas resumen. Los reportes gráficos serán remitidos periódica y automáticamente sobre todos los módulos de información, a la supervisión del Componente y al Equipo de la Unidad Ejecutora, de tal forma que éstos puedan evaluar en tiempo real los avances de los componentes. Por su parte los reportes en Excel deben poder ser descargados en cualquier momento, de tal forma que se puedan realizar reportes y avances del proyecto, los cuales deberán contemplar los siguientes módulos: 1) 2) 3) 4) 5)
Caracterización Plan de acción individual Listado de Alianzas Caracterización participantes ICE Relación pagos
Igualmente, en los módulos de caracterización, plan de acción individual y remisión y complementariedad en Trabajemos Unidos –TU y los de información de alianza, caracterización participantes ICE, relación pagos y seguimiento empleo/emprendimiento, deben permitir realizar todos los filtros posibles. 5. CONSULTA El sistema de información debe permitir que la Supervisión ejercida por el DPS tenga la posibilidad de consultar permanente el sistema de información. Las direcciones regionales del DPS deben poder tener acceso permanente, asegurando así que pueden tener un conocimiento sobre el desarrollo de los componentes en sus territorios y anticipar oportunamente cualquier inconveniente que suceda. 6. VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y NAVEGACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA El diseño y la visualización del sistema deben corresponder a cada una de los módulos referenciados anterior. La presentación del sistema de información debe ser de fácil manejo y entendimiento, sujetándose enteramente a los requerimientos que sobre este aspecto tenga el DPS. 7. FILTROS DE CALIDAD El sistema de información debe asegurar la integralidad de la información ahí consignada, la cual estará a cargo del operador contratista. Como seguimiento de ello el sistema debe reportar el usuario y la fecha y hora en que se incorpora la información.
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Los espacios sujetos a estándares deberán ser parametrizados, se sugiere que este último proceso se realice a través de fórmulas, formatos o listas desplegables. En el momento de estar ingresando la información los orientadores deben poder contar con alertas que les señalen los errores en su ingreso para que puedan proceder a corregirla inmediatamente. Finalmente se requiere que el contratista realice inspecciones periódicas de los reportes de tal forma que se asegure la calidad de la información. Todo acceso al sistema en modo de ingreso de datos o de consulta deberá estar sujeto a previa firma de confidencialidad en el uso de la información. 8. CRONOGRAMA PROPUESTO Conforme a las fases y tiempos de los componentes Trabajemos Unidos –TU e Incentivo a la Capacitación para el Empleo –ICE, que delimitan las necesidades de contar con los sucesivos módulos del sistema de información se establece el siguiente cronograma: TRABAJEMOS UNIDOS - TU MODULO
1. 2. 3. 4. 5.
FECHA EN QUE DEBE ESTAR VALIDADO Y DISPONIBLE EL MÓDULO (Incluyendo pruebas)
Caracterización Seguimiento Oferta en Generación de Ingresos Plan de Acción Individual Remisión y Complementariedad
15 de diciembre de 2012 15 de enero de 2013 15 de febrero de 2013 15 de marzo de 2013 15 de marzo de 2013
INCENTIVO A LA CAPACITACIÓN PARA EL EMPLEO -ICE MODULO
1. 2. 3. 4. 5.
FECHA EN QUE DEBE ESTAR VALIDADO Y DISPONIBLE EL MÓDULO (Incluyendo pruebas)
Información Alianzas Público Privada Caracterización de participantes Seguimiento Relación Pagos Seguimiento a empleo / emprendimiento
10 de enero de 2013 10 de enero de 2013 1 de febrero de 2013 1 de febrero de 2013 15 de marzo de 2013
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