Mutualiser des services RH
Mutualiser des services RH
Méthode et témoignages
Les réunions, les regroupements et les fusions de collectivités engendrent la nécessité de mutualiser, voire de fusionner des services de ressources humaines. La mutualisation des services RH, partielle ou totale, peut prendre différentes formes. Elle doit s’inscrire dans un projet de territoire et un projet d’administration. Cet ouvrage propose, à partir de ces notions de projets politique et administratif, un schéma de mise en œuvre d’une démarche de mutualisation des services RH et d’organisation type d’une DRH mutualisée mêlant des activités centralisées et déconcentrées. À partir d’expériences vécues au cours des dernières années et de projets en cours, dans les intercommunalités ou à l’occasion des fusions de régions, cet ouvrage développe les différentes étapes clés de sa mise en œuvre, de la rencontre avec l’autorité territoriale à la concrétisation de la nouvelle organisation de la DRH, en passant par la démarche d’implication des agents concernés et par la consultation des instances représentatives du personnel.
Méthode et témoignages
d’EXPERTS
C. Bouquillon
Titulaire d’un DEA d’économie de l’université de Lille I, Christian Bouquillon était DRH à la région Champagne-Ardenne jusqu’à son départ à la retraite en août 2015. Il a intégré la FPT après une activité professionnelle dans le secteur privé (chargé de mission en CCI, puis secrétaire général d’une société de crédit immobilier). Fort de son expérience de 24 années en RH de collectivités territoriales, il a été chargé de cours à l’ENACT d’Angers. Membre fondateur, en 1991, et vice-président de l’Association nationale des DRH des territoires (ANDRHDT), il a également participé au groupe de travail « concours » du CSFPT. Il a été nommé expert en management et en gestion des ressources humaines au sein de l’Association internationale des régions francophones (AIRF). Il est également administrateur de la mutuelle SMACL Santé et, à ce titre, responsable du groupe chargé de la veille juridique et de la formation relative à la FPT. Dans ce cadre, il est membre fondateur de l’association Prévention, protection et action sociale, dont l’objet est de promouvoir la prévention et l’action sociale dans les collectivités.
Mutualiser des services RH
Enfin, comme pour toute politique publique, notamment celle relative à la gestion des ressources humaines, l’ouvrage conclut par une approche de son évaluation et, en particulier, des critères et indicateurs établis pour une telle analyse.
d’EXPERTS
Christian Bouquillon
www.territorial-editions.fr ISSN : 1623-8869 – ISBN : 978-2-8186-1034-3
Mutualiser des services RH Méthode et témoignages
d’EXPERTS Christian Bouquillon
Directeur des ressources humaines
Groupe Territorial CS 40215 - 38516 Voiron Cedex Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 Retrouvez tous nos ouvrages sur http://www.territorial-editions.fr
Référence DE 804 Mars 2016
Vous souhaitez être informé de la prochaine actualisation de cet ouvrage ?
C’est simple ! Il vous suffit d’envoyer un mail nous le demandant à : jessica.ott@territorial.fr Au moment de la sortie de la nouvelle édition de l’ouvrage, nous vous ferons une offre commerciale préférentielle.
Avertissement de l’éditeur : La lecture de cet ouvrage ne peut en aucun cas dispenser le lecteur de recourir à un professionnel du droit.
Ce pictogramme mérite une explication. Son objet est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’auteur de l’écrit, particulièrement dans le domaine de l’édition technique, le développement massif du photocopillage.
Nous rappelons donc que toute reproduction, partielle ou totale, de la présente publication est interdite sans autorisation du Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC, 20 rue des Grands-Augustins, 75006 Paris).
© Groupe Territorial, Voiron ISBN : 978-2-8186-1034-3 ISBN version numérique : 978-2-8186-1035-0 Imprimé par Reprotechnic, à Bourgoin-Jallieu (38) - Avril 2016 Dépôt légal à parution
Sommaire Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7 Préambule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9 A - Les intercommunalités : présentation des différentes formes et des différentes représentations des acteurs concernés par la mutualisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9 1. Transfert de compétences avec transfert de services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9 2. Transfert de compétences avec mise à disposition des agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9 3. Mise en commun de services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.10
B - Collectivités fusionnées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.10
Partie 1 La démarche préalable Chapitre I Première phase : La collecte d’informations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 A - La rencontre avec l’autorité territoriale et le directeur général des services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.13 1. Le projet de l’autorité territoriale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.13
2. Le projet de territoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.13
3. Le projet de l’administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.14
B - La rencontre avec le ou les collègues responsables RH des collectivités d’origine et avec leur DGS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.18 1. Les responsables des ressources humaines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.18
2. Les directeurs généraux des services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.20
1. Des entretiens avec les chefs de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.21
2. La réunion de présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.23
3. Des entretiens individuels ou collectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.24
4. La fonctionnalité de la DRH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.24
D - La rencontre avec les directeurs généraux adjoints et les directeurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.25 1. Présentation du projet d’administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.25
2. Connaître leurs attentes envers la DRH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.25
Sommaire
Mutualiser des services RH
C - Les rencontres avec les chefs de service et avec l’ensemble des agents des services RH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21
3
E - La rencontre avec les partenaires sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.26 1. Leur vision de l’administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.26
2. La proposition de fonctionnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.27
Chapitre II Deuxième phase : la constitution du dossier de mutualisation. . . . . . p.29 A - Les données RH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 B - Le SIRH, système d’information ressources humaines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.32 C - La gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.40 D - Le recrutement des agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.42 E - L’avancement de grade et la promotion interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44 F - L’évaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.48 G - Le temps de travail, le télétravail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51 H - Le régime indemnitaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53 I - La formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 J - La protection sociale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 K - L’action sociale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.59 L - La médecine préventive et le document unique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.61 M - La communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.62 N - Les instances représentatives et les représentants du personnel. . . p.64 O - Le tableau de bord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.66 P - Les conventions avec les tiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.69 Q - Les contrats, les marchés publics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.71
Partie 2 Mutualiser des services RH
La gestion mutualisée des ressources humaines
4
Chapitre I Première phase : le projet d’organisation de la direction des ressources humaines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.75 A - La centralisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.76 1. La gestion des effectifs et des emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.77
2. La gestion des carrières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.77
Sommaire
3. La gestion du temps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.77
4. La gestion du budget et de la masse salariale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.78
5. La gestion de la formation et de la communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.78
6. L’hygiène, la sécurité et la santé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.79
7. Les relations avec les partenaires sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.79
8. La gestion des archives de la DRH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.80
B - La déconcentration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.80 1. La gestion des effectifs et des emplois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.80
2. La gestion des carrières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.80
3. La gestion du temps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.80
4. La gestion du budget et de la masse salariale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.80
5. La gestion de la formation et de la communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.81
6. L’hygiène, la sécurité et la santé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.81
7. Les relations avec les partenaires sociaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.81
8. La gestion des archives des services RH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.81
C - La configuration de la direction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.82 1. Le point de départ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.82
2. Les étapes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.82
D - L’organigramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 E - La localisation des services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 F - Les postes et les affectations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.85 G - Les conséquences pour les agents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.86 H - Le planning prévisionnel du déploiement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.87
Chapitre II Deuxième phase : La démarche de mise en œuvre du projet. . . . . . . . p.89 1. L’arbitrage par le DGS, puis par l’autorité territoriale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.89
2. L’avis du ou des comité(s) technique(s). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.89
3. La procédure de consultation des assemblées délibérantes concernées . . . . . . . . . . . . .
p.90
4. La consultation des électeurs dans le cas des fusions région-départements. . . . . . . . . .
p.90
5. Pour les intercommunalités, la convention de mutualisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.91
6. La présentation aux agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.93
7. L’évaluation annuelle du schéma de mutualisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.94
B - L’assistance de la DRH aux autres directions dans leur démarche de mutualisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.96 1. Les services et directions concernés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.96
2. La démarche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.96
Sommaire
Mutualiser des services RH
A - Les étapes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.89
5
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.97 Liste des abréviations utilisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.98 Références réglementaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.99
Mutualiser des services RH
à Frédérique, ma fidèle et loyale adjointe pendant onze années à la région Champagne-Ardenne
6
Sommaire
Les réunions, les regroupements ou les fusions de collectivités nécessitent la mutualisation, voire la fusion des services de ressources humaines. Les objectifs sont multiples : efficience, homogénéisation des procédures, économies d’échelle, bénéfice de technicités et d’expertises spécifiques favorables à l’ensemble, développement d’activités et d’actions communes, etc. La mutualisation des services RH peut prendre différentes formes et peut être partielle ou totale. Elle doit s’inscrire dans un projet de territoire et un projet d’administration. Cet ouvrage va développer, à partir de ces projets politique et administratif, un schéma de mise en œuvre d’une démarche de mutualisation des services de ressources humaines et d’organisation type d’une DRH mutualisée, à la fois centralisée et avec des activités déconcentrées. À partir d’expériences vécues au cours des dernières années et de projets en cours, dans les intercommunalités ou à l’occasion des fusions de régions, cet ouvrage va développer les différentes étapes clés de sa mise en œuvre, de la rencontre avec l’autorité territoriale à la concrétisation de la nouvelle organisation de la direction des ressources humaines, en passant par la démarche d’implication des agents concernés, originaires de structures différentes, pour les faire adhérer au projet final et faire réussir « le travailler ensemble » dans le cadre d’une culture commune, et par la consultation des instances représentatives du personnel. Enfin, comme pour toute politique publique et notamment celle relative à la gestion des ressources humaines, cet ouvrage conclura par une approche de l’évaluation, en particulier des critères et des indicateurs établis pour une telle analyse. Ce dossier est destiné aux directeurs des ressources humaines qui doivent mener, piloter une démarche de mutualisation de leur service avec celui d’une ou plusieurs autres collectivités. Qu’ils soient issus du monde territorial ou qu’ils n’en aient aucune expérience, ils y trouveront la présentation de tous les aspects, de toutes les étapes qu’ils auront à franchir. Ce dossier est également destiné aux directeurs généraux des services, afin qu’ils puissent apprécier comment une direction des ressources humaines mutualisée peut se mettre en place, de quelle façon le directeur des ressources humaines sera amené à procéder et ce qu’il pourra apporter à la collectivité mutualisatrice. Enfin, il est destiné aux autorités territoriales, maires et présidents, de sorte qu’ils puissent appréhender la façon dont le directeur des ressources humaines pourra remplir sa mission de mutualisation de ses services, et apprécier quelle place prendra cette nouvelle direction mutualisée dans son projet politique et/ou de territoire. Introduction
Mutualiser des services RH
Introduction
7
Mutualiser des services RH
Ce dossier est constitué de deux parties : la première est présentée sous la forme de deux phases qui constituent la démarche préalable, la première phase étant consacrée à la collecte d’informations et la seconde présentant la constitution du dossier de mutualisation ; la seconde partie est également découpée en deux phases présentant la gestion mutualisée des ressources humaines : l’une est consacrée au projet d’organisation de la DRH et l’autre présente la démarche de mise en œuvre du projet, jusqu’à l’évaluation de cette procédure de mutualisation des services de ressources humaines.
8
Introduction
Préambule
A - Les intercommunalités : présentation des différentes formes et des différentes représentations des acteurs concernés par la mutualisation
1. Transfert de compétences avec transfert de services
Article L.5211-4-1 I du Code général des collectivités territoriales
Le transfert de compétences avec transfert de services implique le changement de collectivité pour les agents de ces services. Les modalités du transfert : Une décision conjointe de la commune et de l’établissement public de coopération intercommunale (l’EPCI), prise respectivement après avis des comités techniques compétents, est nécessaire. Tous les agents, fonctionnaires territoriaux et agents non titulaires, qui remplissent en totalité leurs fonctions dans le service de ressources humaines transféré sont concernés. Ceux qui n’exercent leurs fonctions que pour partie dans le service RH pourront choisir d’être transférés ou de rester dans l’autre service. Les agents conservent leurs conditions d’emploi et de statut. Ils bénéficient du maintien, s’ils y ont intérêt, de leur régime indemnitaire et des avantages acquis.
2.Transfert de compétences avec mise à disposition des agents
Article L.5211-4-1 I, II, III et IV du Code général des collectivités territoriales
Les agents sont maintenus au sein de leur collectivité avec réalisation d’activités au profit d’une autre collectivité. Ces mises à disposition peuvent être ascendantes (de la commune vers l’EPCI), descendantes (de l’EPCI vers la commune) ou horizontales (entre EPCI notamment). Une convention doit être établie entre les collectivités, après avis des comités techniques compétents. Cette convention précise les conditions de remboursement des frais de fonctionnement du service, sur la base d’un coût unitaire de fonctionnement du service. Tous les agents sont mis à disposition de plein droit, à titre individuel.
Préambule
Mutualiser des services RH
9
L’exécutif d’accueil de la mise à disposition adresse toutes les instructions nécessaires à l’exécution des tâches qu’il confie au service. Il contrôle l’exécution de ces tâches, les agents sont placés sous son autorité. La convention précitée détermine toutes les autres modalités de gestion des agents (congés annuels, discipline, accidents du travail, etc.).
3. Mise en commun de services
Articles L.5211-4-2 et L.5111-1-1 du Code général des collectivités territoriales
Les services sont mis en commun pour une gestion unifiée des services en dehors des compétences transférées, notamment pour des missions fonctionnelles telles que la gestion des agents, la gestion administrative et financière, l’informatique ou encore le domaine juridique. Une convention doit être conclue avec l’établissement d’une fiche d’impact qui lui est annexée, après avis des comités techniques compétents. Les services sont gérés par l’EPCI. Les agents, fonctionnaires et agents non titulaires, qui remplissent leurs fonctions en totalité dans un service mis en commun, sont transférés de plein droit, après avis de la commission administrative paritaire. Ils bénéficient du maintien, s’ils y ont intérêt, de leur régime indemnitaire et des avantages acquis. Les présidents des intercommunalités ont l’obligation de définir le schéma de mutualisation qui traduit le degré de mutualisation. Ce schéma a été introduit par la loi n° 2010-1563 du 16 décembre 2010 modifiée de réforme des collectivités territoriales, dont l’article 67 présente la création de l’article L.5211-39-1 du Code général des collectivités territoriales.
Mutualiser des services RH
B - Collectivités fusionnées
10
Concernant les collectivités fusionnées, comme les régions, avec le regroupement des services sous la même entité et la même autorité, ou le regroupement des départements avec la région, ou encore la fusion de deux ou plusieurs communes, il s’agit d’une démarche de fusion avec création d’une nouvelle collectivité. Dès lors, il y a au sein de la nouvelle administration regroupement des services, notamment de gestion des ressources humaines, issus des administrations d’origine. Ce nouveau service, cette nouvelle direction des ressources humaines, devra mettre en œuvre toute l’organisation de la gestion des ressources humaines et préparer toutes les délibérations de l’assemblée délibérante pour pouvoir assurer cette gestion. En effet, aucune des délibérations antérieures votées au sein des collectivités d’origine n’est désormais applicable.
Préambule
Mutualiser des services RH
Partie 1 La démarche préalable
Partie 1 - La démarche préalable
11
Chapitre I Première phase : La collecte d’informations
A - La rencontre avec l’autorité territoriale et le directeur général des services La rencontre avec le président de l’EPCI ou de la collectivité qui assure le pilotage de la démarche de mutualisation et avec le directeur général des services, qui sera chargé de sa mise en œuvre, est primordiale. Il est nécessaire de bien appréhender le projet politique du président pour la collectivité : quel développement en matière de projet de territoire envisage-t-il et de quelle manière ces projets vont interagir sur le projet de l’administration imaginé par le directeur général des services ?
1. Le projet de l’autorité territoriale Il s’agit du projet politique du président. Il est nécessaire de connaître sa vision de l’avenir pour la collectivité et l’orientation qu’il souhaite lui donner. Exemple de projet politique La transformation d’une communauté d’agglomération en métropole, avec le lancement de la mutualisation des services de gestion des ressources humaines avec la ville centre.
Une définition précise des objectifs à atteindre en termes quantitatifs et qualitatifs est primordiale. La connaissance du projet spatial d’organisation de la collectivité sur le territoire est primordiale. La problématique majeure est d’assurer une présence sur l’ensemble du territoire, avec un développement et un aménagement le plus harmonieux possible, afin qu’aucune partie du territoire ne soit oubliée.
Partie 1 - La démarche préalable
Mutualiser des services RH
2. Le projet de territoire
13
3. Le projet de l’administration Parallèlement au projet de l’autorité territoriale, le directeur général des services doit assurer la transposition de ces orientations politiques et territoriales en organisation des services de ressources humaines ; certaines missions et activités seront centralisées et d’autres seront déconcentrées pour assurer autant que de besoin une administration de proximité, avec des conséquences sur : - l a réorganisation des services ; - l a délégation aux élus et aux chefs de service délocalisés ; - l a mobilité géographique des agents ; - l a continuité du service public.
Mutualiser des services RH
GUIDE D’ENTRETIEN AVEC L’AUTORITÉ TERRITORIALE, LE PRÉSIDENT OU LE MAIRE
14
Le projet politique : - sa vision de l’avenir ; - l’administration envisagée ; - la place de la direction des ressources humaines dans la convention de mutualisation. Les objectifs : - les résultats attendus quantitatifs et qualitatifs ; - le délai de réalisation ; - l’évaluation prévue. Les moyens disponibles : - financiers ; - matériels ; - techniques ; - humains. Les modalités de fonctionnement : - la détermination du pilote de la mutualisation ; - les étapes du déploiement ; - le planning prévisionnel de mise en œuvre. Le projet de territoire : - quel est le développement envisagé ? -q uel est le schéma d’aménagement du territoire proposé ? - quelle démarche privilégier ? La « philosophie » de ces projets peut être formalisée dans une lettre de mission, à caractère général ou spécifique, à la direction des ressources humaines. Partie 1 - La démarche préalable
GUIDE D’ENTRETIEN AVEC LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DES SERVICES Le projet de l’administration : -q uelle organisation de l’administration est envisagée ? - quelle dimension et quelles missions seront données à la direction des ressources humaines ? - quelle place sera attribuée à la direction des ressources humaines dans le schéma de mutualisation ? Les objectifs : - les résultats attendus quantitatifs et qualitatifs ; - les missions, les activités centralisées ; - les missions, les activités déconcentrées ; - l’évaluation prévue. La précision sur les moyens disponibles : - financiers ; - matériels ; - techniques ; - humains. Les modalités de fonctionnement : - les modalités de la mutualisation ; - les étapes de sa mise en œuvre ; - le planning prévisionnel de mise en œuvre ; - les délégations de signature au directeur des ressources humaines.
Mutualiser des services RH
Partie 1 - La démarche préalable
15
Exemple d’expérience : ville de Toulouse À Toulouse, le point de départ de la démarche de mutualisation des services des ressources humaines a été la transformation de la communauté d’agglomération du Grand Toulouse en communauté urbaine en 2009, avec l’adjonction d’un grand nombre de communes. La grande ligne fixée par le président de Toulouse Métropole : « Optimiser les moyens humains consacrés à la fonction ressources humaines ». Le cadre juridique retenu pour cette mutualisation fut le transfert de compétences avec transfert de services, qui s’est traduit par un changement de collectivité pour les agents de ces services. Outre l’optimisation, un autre objectif à atteindre a été l’harmonisation des statuts et des conditions de travail des personnels de la ville et de la communauté urbaine, soit 13 000 agents au 1er janvier 2015. Les missions et les activités qui ont été centralisées : - le recrutement sur emploi permanent ; - le dialogue social ; - la gestion des carrières ; - l’action sociale en faveur des personnels. Les missions et les activités déconcentrées : - la saisie des éléments variables de paie ; - le suivi d’une partie des autorisations d’absence ; - la gestion des inscriptions en formation. Les agents concernés par les activités déconcentrées restent rattachés hiérarchiquement dans leurs directions respectives. Ils font partie d’un réseau animé par le directeur des ressources humaines. Le SIRH : en matière de système d’information en ressources humaines, un nouveau progiciel est programmé. La mise en œuvre de la démarche de rapprochement des conditions de travail, de rémunération et de divers avantages s’est étalée de 2009 à 2014. L’harmonisation du régime indemnitaire s’est étalée sur 4 ans avec une étape annuelle.
Mutualiser des services RH
Source : Sébastien Bonnefoy, directeur des ressources humaines de la ville de Toulouse
16
Partie 1 - La démarche préalable