Comment se porte votre association ?
Comment se porte votre association ? Guide d'autodiagnostic
Identifier les points forts et les points faibles, construire un plan d'action visant à valoriser les premiers et réduire les seconds : ce guide permettra à l'association de se poser les bonnes questions et de confronter les réponses de chacun pour aboutir à un diagnostic et à un plan d'action partagés.
Luc Jambois, diplômé en économie, a dirigé durant 25 ans un centre de gestion spécialisé du secteur culturel. Il est cofondateur, en Alsace, du Réseau d’appui aux associations, devenu la CPCA/SARA (mouvement associatif). Il est aujourd’hui consultant indépendant et assure de nombreuses missions dans le cadre des dispositifs locaux d’accompagnement. Céline Fiorentino, responsable animation commerciale marché économie sociale et institutionnelle au Crédit coopératif Sophia Huynh-Quan-Chiêu, consultante spécialisée dans la marque et la communication des associations Dominique Thierry, président d’honneur de France Bénévolat Camille Viltart-Lamy, expert-comptable La Scop La Navette est une entreprise de rédaction spécialisée dans l'économie sociale. Elle est en contact avec un réseau étendu de spécialistes. Elle assure, entre autres, l'animation du comité de rédaction de la revue Associations mode d'emploi et la rédaction de pages Internet et de différentes éditions professionnelles ou grand public.
Territorial - CS 40215 - 38516 VOIRON Cedex Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 [Dessin Une : Dominique GOUBELLE] ISSN : 1631-3283 – ISBN : 978-2-8186-1175-3 www.ame1901.fr
Comment se porte votre association ? Guide d'autodiagnostic
Les auteurs
Guide d'autodiagnostic
Sous la direction de Luc Jambois Avec la participation de Céline Fiorentino, Sophia Huynh-Quan-Chiêu, Dominique Thierry, Camille Viltart-Lamy et l'équipe rédactionnelle de La Navette
Comment se porte votre association ? Guide d'autodiagnostic
Sous la direction de Luc Jambois Avec la participation de Céline Fiorentino Sophia Huynh-Quan-Chiêu Dominique Thierry Camille Viltart-Lamy et l’équipe rédactionnelle de la Navette
Mars 2017
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Nous rappelons donc que toute reproduction, partielle ou totale, de la présente publication est interdite sans autorisation du Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC, 20 rue des Grands-Augustins, 75006 Paris).
© Territorial CS 40215 - 38516 Voiron Cedex Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 www.associationmodeemploi.fr/ Collection Les Guides pratiques d’Associations mode d’emploi GPA 31 – Prix : 24.5 € ISBN : 978-2-8186-1175-3 ISBN version numérique : 978-2-8186-1176-0 Imprimé par Reprotechnic, à Bourgoin-Jallieu (38) - Avril 2017 Dépôt légal à parution
Sommaire Introduction....................................................................................................................................................9
A - À qui s’adresse ce guide ?.....................................................................................................9 1. Aux petites et moyennes associations...................................................................................9 2. Aux partenaires des associations.............................................................................................9
B - À quoi sert ce guide ?................................................................................................................9 C - comment le guide est-il construit ?...............................................................................10 D - Comment se servir du guide ?..........................................................................................10 Méthode 1 (minimale) : comprendre les problématiques de la gestion associative.............................................................................................................................................10 Méthode 2 : l’autodiagnostic.........................................................................................................10 Méthode 3 : l’autodiagnostic assisté.........................................................................................11
E - Mise en œuvre des méthodes 2 et 3...............................................................................11 1. Traiter l’ensemble des problématiques................................................................................11 2. R éponses individuelles de chaque membre du comité de réflexion.......................11 3. Évaluation qualitative et plan d’action.................................................................................11
Partie 1
Projet associatif................................................................................................................13 Chapitre I
Objet et objectifs poursuivis...........................................................................................17 Chapitre II
Les activités........................................................................................................................................20 Évaluation qualitative......................................................................................................................22 Plan d’action..........................................................................................................................................23
Partie 2
Positionnement et environnement.................................................25 Chapitre I
Connaissance de la demande et évaluation des services rendus..........................................................................................................................................................27 A - Identification des couples activités/publics.........................................................27 B - Gestion du fichier des publics..........................................................................................29 C - Connaissance des besoins/attentes des publics..............................................30
Sommaire
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Évaluation qualitative (connaissance de la demande)...........................................32 Plan d’action..........................................................................................................................................33 Chapitre II
Connaissance de l’environnement...........................................................................34 A - Zone d’influence de l’association.................................................................................34 B - Relations avec les partenaires institutionnels.....................................................35 C - Identification de la « concurrence ».............................................................................37 Évaluation qualitative......................................................................................................................39 Plan d’action..........................................................................................................................................40
Partie 3
Communication externe.....................................................................................41 Chapitre I
La structure de la fonction communication...................................................43 A - Les ressources humaines en communication......................................................43 B - Les ressources matérielles en communication...................................................43 C - Le temps consacré à la communication....................................................................44 Chapitre II
La stratégie de communication générale.........................................................45 A - La définition de la stratégie de communication.................................................45 B - Le budget communication....................................................................................................45 C - L’évaluation de vos actions de communication...................................................46 Chapitre III
La communication classique (off line)................................................................47 A - L’identité de l’association...................................................................................................47 B - Les supports papier..................................................................................................................47 Chapitre IV
La communication liée aux nouvelles technologies (on line)...49 A - Les moyens de communication web............................................................................49 B - La stratégie web..........................................................................................................................49 Évaluation qualitative......................................................................................................................51 Plan d’action..........................................................................................................................................52
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Sommaire
Partie 4
Gestion des ressources humaines et gouvernance associative.........................................................................53 Chapitre I
Les ressources humaines : analyse globale...................................................55 Chapitre II
Les administrateurs élus et la gouvernance associative..............57 A - Les administrateurs élus.....................................................................................................57 B - Relations entre les organes de direction et les équipes salariées/bénévoles............................................................................58 C - Utilisation des compétences ...........................................................................................60 Chapitre III
Les bénévoles de terrain.......................................................................................................61 A - Place des bénévoles de terrain.......................................................................................61 B - Les 6 « piliers » de la bonne gestion des bénévoles........................................63 1/ La définition des besoins de missions bénévoles et la prospection de nouveaux bénévoles...............................................................................................................63 2/ Le premier accueil.........................................................................................................................64 3/ Le processus d’intégration........................................................................................................65 4/ La formation des bénévoles......................................................................................................65 5/ L’animation des équipes.............................................................................................................65 6/ Les démarches de reconnaissance........................................................................................66
Chapitre IV
Les salariés...........................................................................................................................................67 A - Analyse des fonctions et des tâches..........................................................................67 B - Gestion des salariés - Analyse des frais de personnel................................69 D - Adéquation entre compétences et poste de travail.........................................72 E - Potentialité d’adaptation des employés aux transformations envisagées....................................................................................................................................73 F - Recours à la formation............................................................................................................74 G - Conformité par rapport à la législation du travail.............................................74 La convention collective..................................................................................................................74 Les registres et affichages obligatoires...................................................................................75
Sommaire
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Chapitre V
Les autres ressources humaines de l’association.................................76 A - Le volontariat et le service civique...............................................................................76 B - Les stagiaires................................................................................................................................77 C - Les « mises à disposition ».................................................................................................78 Chapitre VI
La cohérence d’ensemble, la qualité du climat social, la culture associative et les relations entre les différents acteurs........................................................................................................................................................80 A - Utilisation des textes internes........................................................................................80 B - Climat social..................................................................................................................................80 C - Culture associative...................................................................................................................82 Évaluation qualitative......................................................................................................................84 Plan d’action..........................................................................................................................................85
Partie 5
Réglementation fiscale.......................................................................................87 Chapitre I
L’association est-elle assujettie aux impôts commerciaux ?....91 A - Examen du caractère désintéressé de la gestion de l’association......91 B - L’association exerce-t-elle des activités concurrentielles ?......................93 C - Les conditions d’exercice des activités « concurrentielles » se différencient-elles de celles des entreprises commerciales ?..........95 Produit.....................................................................................................................................................95 Public.......................................................................................................................................................97 Prix............................................................................................................................................................99 Publicité................................................................................................................................................101
Conclusion.............................................................................................................................................103 Chapitre II
Les activités commerciales accessoires.........................................................104 Chapitre III
La taxe sur les salaires..........................................................................................................105 Évaluation qualitative....................................................................................................................106 Plan d’action........................................................................................................................................107
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Sommaire
Partie 6
Gestion comptable et financière.....................................................109 Chapitre I
Établissement de la comptabilité.............................................................................111 A - Utilité des comptes annuels et obligations comptables............................111 B - Identification et compétences des responsables de la comptabilité.....................................................................................................................116 Chapitre II
De la comptabilité à la gestion...................................................................................119 A - Préparation du budget.........................................................................................................119 B - Élaboration des comptes rendus financiers.........................................................121 Chapitre III
Analyse et politique financière, l’utilisation des outils de gestion................................................................................................................124 A - Comprendre le compte de résultat et le bilan de l’association.............124 B - Gérer sa trésorerie..................................................................................................................127 C - Analyser le résultat net de l’association................................................................128 D - Établir une politique financière.....................................................................................128 Chapitre IV
Contrôle interne et sécurisation des opérations comptable et financières....................................................................................................................................134 A - Procédures de contrôle général...................................................................................134 B - Sécurisation des procédures financières de l’association.......................135 Évaluation qualitative....................................................................................................................137 Plan d’action........................................................................................................................................138
Partie 7
Synthèse........................................................................................................................................141 Chapitre I
Synthèse des évaluations qualitatives : les points forts et leurs causes...................................................................................143 Chapitre II
Synthèse des évaluations qualitatives : les points faibles et leurs causes..............................................................................144
Sommaire
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Chapitre III
Les actions Ă court terme..................................................................................................145 Chapitre IV
Les actions Ă long terme.....................................................................................................146
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Sommaire
Introduction Ce guide est un outil élaboré en 1994 par un collectif d’acteurs associatif d’Alsace, sur commande de la Délégation interministérielle à l’innovation sociale et à l’économie sociale (DIIESES). Sa notoriété a très vite dépassé les frontières de l’Alsace et il a fait l’objet de plusieurs éditions et mises à jour, dont la dernière a été publiée par les Éditions Territorial dans la Mallette associative.
A - À qui s’adresse ce guide ? 1. Aux petites et moyennes associations - Petites associations sans salariés ; - associations dites gestionnaires, c’est-à-dire celles qui ont une activité de nature économique et dont les contraintes de gestion s’apparentent à celles d’une entreprise classique ; - associations de taille moyenne jusqu’à un budget de 1,5 million d’euros (au-delà, le recours à d’autres outils – audit externe, consultant… – s’impose). 2. Aux partenaires des associations Ce sont les acteurs qui sont en lien avec la vie associative et qui ont besoin de connaître et de mieux comprendre les problématiques de la gestion des associations : - é lus et techniciens des collectivités publiques ; - c onseillers des structures d’appui aux associations ; - s alariés et bénévoles des associations.
B - À quoi sert ce guide ? Ce guide permet d’identifier les points forts et les points faibles, visibles ou non, et de construire un plan d’action visant à réduire les points faibles et valoriser les points forts. Il permet à l’association de se poser de façon structurée les bonnes questions et de confronter les réponses de chacun afin d’aboutir à un diagnostic et un plan d’action partagés. Attention, ce n’est pas un outil de gestion de crise : l’autodiagnostic doit être effectué dans une certaine sérénité. Le guide se fixe plusieurs objectifs : - aider les associations à évaluer leur fonctionnement et leur organisation sur les points forts et les points faibles de leur gestion au sens large du terme ; - aider à la réflexion sur les orientations du projet associatif et sur les évolutions éventuelles de la gouvernance ; Comment se porte votre association ? Guide d'autodiagnostic
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- aider à la décision et à la mise en œuvre de plans d’action ; - aider à la formulation des rapports d’activité et des dossiers de demande de subventions publiques ou de partenariats privés ; - a ider à la mise en œuvre de plans de formation.
C - comment le guide est-il construit ? Il est fondé sur un questionnaire articulé sur 6 grandes problématiques : - projet associatif ; -p ositionnement et environnement ; - communication externe ; - gestion des ressources humaines et gouvernance associative ; - réglementation fiscale ; - gestion comptable et financière. Chaque chapitre se conclut par une évaluation qualitative et un plan d’action.
D - Comment se servir du guide ? Méthode 1 (minimale) : comprendre les problématiques de la gestion associative Une simple lecture de l’ensemble de l’ouvrage permet de comprendre les différentes problématiques de la gestion associative et de souligner les dysfonctionnements possibles. Elle permet également : - de replacer toutes questions dans une problématique plus large ; - de hiérarchiser les idées ; - d’éviter une connaissance fragmentée pouvant conduire à des erreurs ou des oublis. Méthode 2 : l’autodiagnostic Le préalable à la réussite de l’austodiagnostic est la mise en place d’un comité de réflexion motivé, composé d’élus, de salariés et, éventuellement, de bénévoles. Celui-ci peut être composé de 3 à 7 personnes afin de favoriser efficacité, pertinence et rapidité d’exécution. L’objectivité doit être la règle, il faut que chacun soit prêt à se remettre en question. Ce comité devra également assurer le suivi du plan d’action et de ses résultats.
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Méthode 3 : l’autodiagnostic assisté Dans cette méthode, le comité s’adjoint une personne extérieure chargée d’animer les séances de travail. Cette personne peut être un spécialiste de l’audit et/ou de la gestion associative.
E - Mise en œuvre des méthodes 2 et 3 1. Traiter l’ensemble des problématiques En principe il est préférable de traiter l’ensemble des problématiques mais les petites associations peuvent restreindre leur analyse à quatre problématiques impératives : - projet associatif ; -p ositionnement et environnement ; - communication externe ; - ressources humaines et gouvernance. 2. Réponses individuelles de chaque membre du comité de réflexion Chaque membre du comité de réflexion répond individuellement au questionnaire : celuici doit être rempli rapidement, il ne faut en aucun cas rester bloqué sur une question si on ne connaît pas la réponse (une absence de réponse peut être riche d’enseignements !). 3. Évaluation qualitative et plan d’action L’évaluation qualitative et le plan d’action sont rédigés en commun (avec le concours d’un animateur pour la méthode 3). Les tableaux de synthèse permettent une meilleure visualisation des résultats.
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Partie 1
Projet associatif
Cette partie concerne les fondements de l’association, sa raison d’être, son projet. Le questionnement permet de vérifier que toutes les activités développées sont en cohérence avec le projet associatif. La diversification des activités, de plus en plus encouragée aujourd’hui, en particulier dans le but de diversifier les financements, peut être une réussite si elle permet une meilleure valorisation des compétences disponibles… ou conduire à une dégradation du projet si elle est mal maîtrisée et synonyme de dispersion. À signaler que la non-diversification peut correspondre à un choix délibéré et positif. Il s’agira d’identifier les causes des éventuels changements et dérives dans l’objet de l’association et de comprendre quelles sont les personnes ou les mécanismes qui en sont à l’origine. Le questionnement conduira également à une réflexion sur l’évolution optimale des activités dans le futur.
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