bachelor eventmanagement - beursorganisatie

Beursorganisatie studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde bachelor bedrijfsmanagement afstudeerrichting eventmanagement specialisatie Business Events campus Kortrijk academiejaar 2022-2023

EXHIBITIONS

Ilse Van den Berghe 3EV - Business events

INHOUDSOPGAVE EXHIBITIONS......................................................................................................................... 1 1

EIGENHEDEN VAN HET MEDIUM BEURZEN ................................................................. 4

1.1 PRE-SELECTIE ..................................................................................................................... 4 1.2 DOELGROEP ...................................................................................................................... 4 1.3 DE BOODSCHAP ................................................................................................................. 4 1.4 GROTE COMMUNICATIEVE WAARDE ..................................................................................... 5 1.5 INTERACTIEF MEDIUM .......................................................................................................... 5 1.6 ANALYSE VAKBEURSBEZOEK : ............................................................................................... 7 1.7 ANALYSE EXPOSANTENTYPES ............................................................................................. 10 2

TYPOLOGIE ................................................................................................................... 11

2.1 ASSOCIATIES .................................................................................................................... 11 2.2 PUBLICATIES ..................................................................................................................... 11 2.3 ORGANISATOREN ............................................................................................................. 12 2.4 BEURZEN ......................................................................................................................... 12 2.5 BEURSSTANDEN ............................................................................................................... 13 3

SUCCESVOL DEELNEMEN AAN BEURZEN ................................................................. 15

3.1 BEURSDEELNAME : JA OF NEE ? ......................................................................................... 15 3.2 AAN WELKE BEURS DEELNEMEN ?....................................................................................... 15 3.3 MOGELIJKE DOELSTELLINGEN ALS EXPOSANT...................................................................... 15 3.4 BUDGET........................................................................................................................... 16 3.5 OPPERVLAKTEHUUR .......................................................................................................... 16 3.6 STANDBOUW ................................................................................................................... 17 3.7 STANDBEMANNING .......................................................................................................... 19 3.8 MEDIA EN COMMUNICATIE ................................................................................................ 19 4

VADEMECUM VAN DE EXPOSANT ............................................................................. 22

5

VERKOPEN OP STAND ................................................................................................. 23

6

BEURSORGANISATIE .................................................................................................... 26

6.1 WELKE BEURS ? ............................................................................................................. 26 6.2 DATUM EN DUUR .......................................................................................................... 26 6.3 LOCATIE ........................................................................................................................ 26 6.4 GRONDPLAN ................................................................................................................ 27 6.5 BEURZEN GAAN KAPOT ............................................................................................... 28 6.6 PROSPECTIE .................................................................................................................. 28

2

6.7 CONTRACT VAN DEELNAME DEELNEMINGSVOORWAARDEN ................................ 28 6.8 MEDIAPLAN .................................................................................................................. 33 6.9 COMMUNICATIEPLAN ................................................................................................. 33 6.10

INFRASTRUCTUUR ................................................................................................... 36

6.11

CATALOGUS ............................................................................................................ 36

6.12

MEMORANDUM-VERGADERING ............................................................................ 37

6.13

PERSONEEL ............................................................................................................. 37

6.14

LOGISTIEK EXPOSANTEN ....................................................................................... 38

6.15

ON-SITE COORDINATIE .......................................................................................... 38

7

CONCLUSIE .................................................................................................................. 39

3

Wat is een beurs ?

- een meeting - beperkt in tijd - binnen een bepaald thema, een bepaalde sector - op een locatie buiten het eigen bedrijf waar bedrijven hun producten of diensten demonstreren/presenteren aan geïnteresseerde prospects

1 EIGENHEDEN VAN HET MEDIUM BEURZEN 1.1

PRE-SELECTIE

Het beurzenmedium is het enige marketing-instrument dat de mogelijkheid verschaft van een preselectie van kopers = doelgerichte bezoekers een preselectie van verkopers = doelgerichte exposanten Pre-selectie van de bezoekers, laat aan de exposanten een vlug rendement toe : het verminderen van de verkoopkosten het bespoedigen van het verkoopproces Preselectie van de exposanten laat aan de bezoekers een vlugge inzameling van informatie toe.

1.2 DOELGROEP Het beurzenmedium steunt op een aanspreekbaar publiek want 70% van de aanwezige beursbezoekers zijn zich bewust van een aankoopbehoefte.

1.3 DE BOODSCHAP Een beurs geeft aan de bezoeker de mogelijkheid zowel op technisch als algemeen commercieel vlak zich te informeren over een product, en prijs/kwaliteit van identieke of vergelijkbare producten bij verschillende aanbieders te vergelijken.

Een beurs geeft aan de exposant de mogelijkheid zich op de markt te positioneren, en zijn kwaliteiten in de verf te zetten om zich te onderscheiden van zijn concurrenten.

4

1.4 GROTE COMMUNICATIEVE WAARDE De bezoeker beschikt over een direct en ongecensureerd aanbod van producten en leveranciers, waarneembaar met de 5 zintuigen.

De exposant bewijst door zijn manier van presentatie zijn bedrijfscultuur zijn know-how zijn organisatie zijn geloofwaardigheid zijn positie tov de concurrentie

1.5

INTERACTIEF MEDIUM

Voor de bezoeker laat een beurs een rechtstreekse dialoog toe tussen aanbieder en gebruiker, gepersonaliseerd volgens zijn noden.

De exposant krijgt dankzij zijn aanwezigheid op een beurs onmiddellijke feedback op zijn aanbod rechtstreeks en persoonlijk contact met zijn directe klant wat het wederzijdse vertrouwen verhoogt.

De Nederlandse Prof Dr Karolien Wiegerink heeft op dit vlak een zeer interessante studie gemaakt, en komt tot de conclusie dat vakbeursbezoekers kunnen worden opgedeeld in 6 categorieën :

• • • • • •

de oriënterende slenteraar de doelgerichte infoverzamelaar de netwerker de transactiegerichte de seminarganger de anti-beursbezoeker

Zij publiceerde haar studie in een boek en geeft daaromtrent ook presentaties onder de titel “Beurzenlandschap in beweging”.

BEURZEN*LANDSCHAP IN BEWEGING Prof Dr Karolien Wiegerink * = VAKbeurzen De -

beurzenbranche staat onder druk door de nieuwe media – digitalisering en e-commerce marketing-trends branding en sponsoring accountability-vragen: “Wat is onze ROI voor deelname/bezoek?”

5

TRENDS in beursorganisatie : Van collectieve sectorpresentatie Naar bron van informatie, vermaak, belevenis Van m²-verkoop Naar verkoop van communicatiebereik, matchen van doelgroepen en regisseren van ontmoetingen Van stand alone event Naar branding en titelmanagement

TRENDS bij exposanten Van sales-instrument Naar marcominstrument Van stand-alone deelname Naar geïntegreerde marcom Van “verplicht nummer” Naar bewuste afweging Van vanzelfsprekend budget Naar accountability-eisen

TRENDS bij bezoekers Van collectief bedrijfsuitje Naar gerichte informatie- en communicatietool Van passief etalagekijken Naar probleemoplossing, inspiratie en belevenis Van “must be there” Naar één van de informatiebronnen

6

1.6 ANALYSE VAKBEURSBEZOEK : Doelstellingen voor een bezoek aan een vakbeurs zijn : een marktoverzicht krijgen van aangeboden producten of diensten in een bepaald domein nieuwe producten of oplossingen vinden leveranciers, partners en sectorgenoten ontmoeten Slechts 54% van de vakbeursbezoekers bereidt zijn bezoek vooraf voor, door bv. de website van de beurs te consulteren, het grondplan te bekijken en uit te zoeken welke bedrijven hij/zij wil bezoeken, …

10 jaar geleden bleef een gemiddelde vakbeursbezoeker 5 uur en 20 minuten op de beurs, bezoekt 16 stands en voerde daarbij 5,6 gesprekken. Wegens tijdsdruk en sociale controle dalen deze cijfers nog jaarlijks !!!

15% van de bezoekers heeft op de beurs offertes aangevraagd 39 % van de bezoekers verlaat de beurs met één of meerdere vervolgafspraken met verkopers na de beurs

7

TYPES VAKBEURSBEZOEKERS

Oriënterende slenteraar: 23,8 % • • • • • • •

Brede info- en techniekgeoriënteerd Zeer beperkte voorbereiding 60% algemene oriëntatie Neemt verzamelde info nog eens door Lage realisatie van doelstellingen Niet leidinggevenden / adviseurs Grote organisaties

Doelgerichte infoverzamelaar: 21,1 % • • • • • • • •

Nieuws / leveranciers – georiënteerd Intensieve voorbereiding Veel standbezoeken / gerichte info Transactie follow up Gemiddeld tot positieve waardering Leidinggevende eindbeslissers Investeringsgoederen Techniekbeurzen

Netwerker: 19,5 % • • • • • • • •

Relaties / persoonlijk contact Routeplanning Blijft lang, veel gesprekken, relatieonderhoud Geen follow-up Hoge realisatie van relatie en info-doelen Niet leidinggevend Grotere internationale organisaties Diensten

8

Transactiegerichte: 12,1 % • • • • • • • • •

Transactiedoelen Intensieve voorbereiding Veel standbezoeken / gerichte info-verzameling Transactie follow up Positief en hoge realisatiegraad Directeur / eigenaar, beslisser Kleine lokale onderneming Detailhandel / horeca Homogene verkoopbeurs

Seminargangers: 4,3 % • • • • • • • •

Voorbereiding – informatiegericht Blijft lang en bezoekt vooral lezingen Interne follow up Hoge realisatie van info- en relatiedoelen Medebeslissers Grote organisaties / overheid Veel diensten Congresbeurs, bouwbeurs, techniekbeurs

Anti-beursbezoekers: 19,1 % • • • • • • • •

Geen uitgesproken doel Geen voorbereiding Blijft kort, heeft weinig contacten Geen follow up Negatieve beoordeling Rel. Veel directeurs Lokaal / regionale organisaties / overheid Bouwbeurzen

9

1.7 ANALYSE EXPOSANTENTYPES De analyse van exposantentypes toont aan dat er meerdere benaderingen, doelstellingen en prioriteiten voor een beursdeelnemer kunnen zijn :

I.

Verkoop-georiënteerde exposanten -

II.

Relatie- en communicatie-georiënteerde exposanten -

III.

Zijn gefocust op de doelstellingen die geformuleerd werden Verkiezen gespecialiseerde beurzen met een homogeen deelnemersveld en waar veel directe verkoop/leads gerealiseerd worden Formuleren doelstellingen in termen van zakencijfer en beogen een budget in evenwicht, vooral in vergelijking met andere evenementen Hoe groter het bedrijf, hoe sterker de neiging om te letten op wat de concurrentie doet

Concentreren hun inspanningen hoofdzakelijk op het bereiken van communicatiedoelstellingen (bv. naamsbekendheid verwerven) Verkiezen vakbeurzen die vergezeld zijn van andere evenementen, die eveneens informatief van aard zijn Zijn geneigd hun probleemoplossend vermogen te benadrukken Geven voorrang aan analyse van gespreksrapporten en de samenstelling van bezoekerspopulaties (statistieken beursdeelname en organisatie) Zijn sterk begaan met lead generation, CRM en technieken voor relatiebeheer Meten het succes in termen van bezoekersaantallen

Concurrentie-georiënteerde exposanten -

Hebben zelden specifieke doelstellingen : nemen deel aan een beurs omdat hun concurrenten er ook staan Verkiezen een positie in een heterogeen exposantenveld en nemen het vaakste deel aan nationale en regionale beurzen Willen met concurrenten rivaliseren en hun activiteiten van nabij observeren.

Bij de bepaling van standoppervlakte en zelfs standconcept zullen zij zich vaak laten “inspireren” door de concurrentie.

10

2 TYPOLOGIE 2.1 ASSOCIATIES Febelux.com: Federatie van beursorganisatoren, beurstoeleveranciers en hallenuitbaters in België en het Groothertogdom Luxemburg UFI: Union des Foires Internationales = internationale federatie van beursorganisatoren en hallenuitbaters IFES: International Federation of Exhibition Services = internationale federatie van beurstoeleveranciers

2.2 PUBLICATIES

Rendevenement (België)

Expovisie (België & Nederland)

11

2.3 ORGANISATOREN Men kan drie grote groepen beursorganisatoren onderscheiden : -

hallenuitbaters die ook beursorganisator zijn

-

sectorfederaties die hun lidbedrijven samenbrengen op een beurs, en zo als beursorganisator naast de ledenbijdragen ook een tweede bron van inkomsten hebben

-

private beursorganisatoren die één of meerdere beurzen organiseren voor eigen rekening op een externe locatie

OEFENING : Geef van elk type organisator een voorbeeld, met de naam van de beurs of beurzen die zij organiseren.

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.4 BEURZEN In functie van de beoogde doelgroep bestaan er twee types beurzen : -

vakbeurzen, gericht naar het professionele publiek

-

publieksbeurzen, gericht naar het grote publiek

OEFENING : Geef een voorbeeld van elk type beurs Bestaan er ook beurzen die een combinatie zijn van vak- en publieksbeurs ? Indien ja, geef een voorbeeld.

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

OEFENING : Geef drie verschillen tussen een vakbeurs en een publieksbeurs -

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

12

2.5 BEURSSTANDEN Volgens inplanting: a. Met vier open zijden: eilandstand b. Met drie open zijden: kopstand c. Met één open zijde: rijstand, wandstand of middenstand d. Met twee open zijden: doorloopstand e. Met twee open zijden: hoekstand

Volgens standbouw Modulaire stands = in systeembouw Traditionele stands = in houtbouw, maatwerk.

Een modulaire stand is een stand die bestaat uit profielen en triplexplaten die in mekaar worden geklikt volgens een bepaald systeem. Dergelijke stands worden aan het eind van de beurs afgebroken en al het gebruikte materiaal wordt schoongemaakt en gerecupereerd voor een volgende beurs.

Voordeel van een modulaire stand is over het algemeen het prijskaartje (goedkoper dan traditionele stand), nadeel is het gebrek aan flexibiliteit, afhankelijk van het gebruikte systeem.

13

Een traditionele stand is volledig in hout op maat gemaakt, volgens de wensen, noden en het beschikbare budget van de exposant. Een houtbouwstand is over het algemeen duurder, maar biedt meer mogelijkheden qua kleuren, vormen, enz. en oogt stijlvoller.

Om enerzijds toch de kosten te kunnen drukken, en anderzijds zijn beursdeelname van de nodige uitstraling te kunnen verzekeren, wordt vaak geopteerd van een combinatie van beide standtypes : bv. de stockageruimte in modulaire wanden, de ontvangstzone in traditionele houtbouw.

14