DigitalDay: Digitale evenementen minder impact?

Wat nu?

2.500 deelnemers, 10 keynotespeakers, 3 virtuele studio’s, 3 talkshows, 3 onderwerpen, 9 experts, 200 exposanten en een interactieve borrel. Tijdens de allereerste editie van DigitalDay op 28 mei 2020 kwam het allemaal samen. Digitaal wel te verstaan. De coronacrisis was net losgebarsten, veel – zo niet alles – was nog onzeker en DigitalDay was een enorme sprong in het diepe. Het eerste en tot dan toe grootste digitale evenement om te ervaren wat er online allemaal mogelijk is, werd een groot succes! Inmiddels zijn we een paar maanden verder en kijken we samen met producent Nicole Babay terug op deze bijzondere dag. Wat heeft ze geleerd van DigitalDay, hoe heeft het concept zich ontwikkeld en… wanneer is de volgende?

‘Het bij elkaar brengen van mensen is onze kracht: laten we dan vooral inspringen op de nieuwe mogelijkheden in plaats van te kijken naar wat er allemaal níet kan’: met deze missie kwamen Arjen Lemstra en Joris Bots van EventSummit en Stefan Heerholtz van High Profile Events (die samen LiveCommunity zijn) begin april 2020 – een paar weken nadat corona zijn intrede had gedaan – op het idee om DigitalDay te organiseren. Nicole Babay schoof al snel aan als producent. Met haar ervaring als marketingmanager bij verschillende grote organisaties, domeinmanager bij RAI Amsterdam waar ze verantwoordelijk was voor de vrouwelijke consumentenbeurzen zoals de Huishoudbeurs, een aanwinst. Met verschillende projecten rondom online transities en evenementenapps had ze al een flinke voorsprong en behoorlijk wat kennis over de combinatie tussen fysiek en online. Nicole: ‘Het was het moment waarop de hele evenementenbranche van het ene op het andere moment een lege agenda had. Wat nu? Toch begon de creativiteit al snel te borrelen. Sommige evenementen moesten en zouden doorgaan, maar dan online. Hoe pak je dat aan?’ Het organiseren van digitale evenementen, dat was iets waar de meeste organisaties binnen én buiten de evenementenbranche nog geen kaas van hadden gegeten. LiveCommunity waagde de sprong.

Hybride ontmoetingsplaats

In eerste instantie moest DigitalDay een hybride ontmoetingsplaats voor de evenementenbranche worden. ‘Met een inhoudelijk programma vol kennis, de mogelijkheid om ervaringen te delen en entertainment, wilden we de markt inspireren’, vertelt Nicole. ‘Ook al kunnen we fysiek niet bij elkaar zijn, de evenementenbranche is nog lang niet uit het veld geslagen, dat was de insteek. En ja, dat was pionieren.’ Om het momentum te pakken kwam DigitalDay al snel in een creatieve stroomversnelling. Nicole: ‘Wat we al snel wisten: het digitale evenement moest zo interactief mogelijk. EventInsight heeft met Let’s Get Digital een digitale beursomgeving ontwikkeld waarin allerlei verschillende vormen van virtueel ontmoeten gecombineerd kunnen worden.’ Dat werd de blauwdruk voor DigitalDay.

Met vereende krachten

‘Voor mijn gevoel heeft echt de hele evenementenbranche meegewerkt om van DigitalDay een succes te maken’, begint Nicole. ‘AV, de keynotespeakers, de panelleden, de locaties, we hebben het echt met vereende krachten gedaan. Binnen drie weken na het idee was het al DDay!’ Hoe was dat voor Nicole als producent? ‘De buzz van het nieuwe geeft enorm veel energie, maar het was ook heel spannend. Het was vooral een kwestie van heel veel verschillende partijen aan elkaar knopen. Er was natuurlijk het platform zelf, met alle mogelijkheden en virtuele studio’s. Daarnaast waren er mensen op verschillende locaties aanwezig én hadden we een livelobby en verschillende sessies bij Felix Meritis. Natuurlijk deden we dit allemaal voor het eerst en je bent volledig afhankelijk van de techniek. Gelukkig liep dat allemaal supergoed. Alles is voorbesproken en daar waar mogelijk getest. We waren ons er enorm van bewust dat we geen herkansing zouden krijgen. Bij fysieke events kun je mensen nog afleiden, online ben je ze kwijt. Alles moet dus 100% werken.’

Tijdens DigitalDay vond alles daadwerkelijk live plaats. Vanuit verschillende studio’s in Nederland kwamen hosts en (inter)nationale sprekers aan het woord. De deelnemers werden live ontvangen in de livelobby, waardoor er een levendige interactie ontstond. Nicole: ‘In tegenstelling tot wat veel mensen vaak denken over een digitaal evenement, is er juíst heel veel interactie mogelijk. Bij DigitalDay hadden we een livelobby waar bezoekers in de chat hun opmerkingen kwijt konden. Ook de verschillende sprekerssessies waren voorzien van een chat. Op een aantal momenten in het programma konden mensen deelnemen aan de netwerkcarrousel, waarin ze random twee minuten werden gekoppeld aan een andere deelnemer. Een soort speeddate. Twee minuten bleek al tijdens de eerste sessie te kort, werd via de chat aan ons medegedeeld. Dat konden we dus direct aanpassen voor de tweede sessie. Naast de interactiviteit noemt Nicole ook de enorme berg data die je verzamelt op zo’n dag heel waardevol. ‘Alles is inzichtelijk. Zo kun je direct zien welke programmaonderdelen goed bezocht worden, welke sprekers populair zijn en hoelang mensen blijven hangen. Dat kan ook pijnlijk zijn’, lacht ze. ‘Hoewel dit tijdens DigitalDay gelukkig heel erg gelijk opliep, vond ik dit wel een leermoment: het is dus heel belangrijk om je als organisator van een online evenement nóg bewuster te zijn van de kwaliteit van je content. Daar waar mensen niet snel een zaal uitlopen als een spreker iets minder is, kun je online makkelijker afhaken. En dan ben je je deelnemers kwijt.’

Achter de schermen

DigitalDay was een enorm succes. Al tijdens de dag zelf kreeg Nicole aanvragen of een dergelijk evenement ook voor andere partijen te organiseren was. ‘Het voelde echt als live’, was een van de meest gehoorde commentaren. ‘Dat gold ook voor de adrenaline’, lacht Nicole. ‘Achter de schermen was het echt een productie. Op locatie bij Felix Meritis was veel techniek aanwezig. De livelobby was in de Husly Lounge op de zevende verdieping, compleet met dagvoorzitter en livemuziek. De Hospitalitist verzorgde een verdieping lager de anderhalvemetersessies. Panelleden kwamen daarvoor of daarna vaak ook even aanwaaien in de lobby. Heel leuk voor de wisselwerking en het liveeffect.’ Nicole stond voor en tijdens het evenement continu in contact met de aanwezigen op andere locaties, stuurde de aanwezigen in de lobby aan en fungeerde als moderator in de chatroom van