Evenementenverzekeringen en corona

Het was begin september een opzienbarende kop: ‘ID&T wint rechtszaak: wél verzekerd tegen corona-annulering.’ De meeste festivals en evenementen hadden echter te maken met het tegenovergestelde. Geen (toereikende) verzekering. Ze kregen niets. Logischerwijs heeft het onderwerp grote aandacht. Het kan voor veel organisaties hét verschil maken. Voor hun voortbestaan, maar ook voor de toekomst. Met de juiste evenementenverzekering zouden ook opdrachtgevers het eerder aandurven om weer een evenement te gaan organiseren. High Profile Events ging op onderzoek uit.

Pandemieën uitgesloten

Een slechtweerverzekering, onkosten, aansprakelijkheid, materiaal, ongevallen en Non Appearance zijn allemaal zaken die je terug kunt vinden in de polisvoorwaarden van een normale evenementenverzekering. Een pandemie als corona is een ander geval: men is verzekerd voor de onkosten van evenementen die vanwege het coronavirus zijn afgelast of onderbroken, als de evenementenverzekering vóór 27 februari 2020 is afgesloten. Als de evenementenverzekering vanaf 27 februari 2020 is afgesloten dan zijn de onkosten niet verzekerd. De websites van de verschillende aanbieders van evenementenverzekeringen melden dan ook: het afsluiten van een verzekering tegen annulering van een evenement vanwege het coronavirus is niet langer mogelijk.

Overmacht?

‘Een evenementenverzekering bestaat vaak uit twee delen’, legt René Tishauser, registeraccountant bij Troostwijk Expertises uit. ‘Je hebt de doorgaande kosten zoals de kosten die al gemaakt zijn voor bijvoorbeeld reclame en ticketing. Hier staat nu geen omzet tegenover. Daarnaast heb je, mits verzekerd, de gemiste winst. Een veel gebruikte term is overmacht, ofwel moet ik mijn leveranciers betalen? Dit hangt af van de leveringsvoorwaarden, gemaakte afspraken en de poliscondities.’

Helaas zijn epidemieën dus uitgesloten bij veel schadeverzekeringen. De verzekeringspremie is gebaseerd op het risico dat niet iedereen op hetzelfde moment schade heeft. Bij een pandemie worden alle evenementen in één keer geannuleerd door de overheid, zoals we hebben zien gebeuren na het uitbreken van de corona-epidemie. Als iedereen betaald moet worden, dan worden de premies onbetaalbaar. Bij veel verzekeringen is de dekking voor een pandemie er dus uitgehaald. Organisatoren van evenementen kunnen zich dus niet meer tegen een pandemie verzekeren.

Claim onderbouwen

‘Gelukkig zijn er veel organisatoren die voordat de impact van het coronavirus bekend was al een verzekering hadden afgesloten’, vertelt René Tishauser. ‘Of zij hebben een doorlopende verzekering die jaarlijks verlengd wordt. Beschik je over een verzekering dan raad ik aan om in goed contact met je tussenpersoon te blijven. Ga zo snel mogelijk aan de gang om alle informatie te verzamelen die nodig is om de claim te onderbouwen. Denk hierbij aan historische informatie, begrotingen, contracten, facturen etc.’

Maatwerk

Voor veel evenementenorganisaties en locaties geldt dat ze nu zo flexibel mogelijk proberen om te gaan met annuleringen en in sommige gevallen hebben besloten hun standaard annuleringsvoorwaarden aan te passen aan de situatie. Nog meer maatwerk en goed contact met de opdrachtgever zijn hierin op dit moment het belangrijkst. Marije Pietersma, De Pier Scheveningen zegt hierover: ‘Ik geloof altijd al in persoonlijk contact met de opdrachtgever, maar merk dat deze contactmomenten nóg belangrijker zijn geworden. Door de steeds veranderende richtlijnen is goed contact erg prettig. Iedere opdrachtgever krijgt van ons een tailormade offerte met daarbij behorende afspraken.’ In het specifieke geval van ID&T wilden de verzekeraars corona uitsluiten als reden voor het annuleren van evenementen. De rechter heeft dat afgewezen. De verzekeraars moeten nu een voorlopig voorschot van 1,3 miljoen aan ID&T uitkeren voor geleden schade door geannuleerde evenementen. ‘Een belangrijke uitspraak voor de evenementensector’, zegt Bas Meijer van ID&T in het FD. Het is niet ongebruikelijk voor evenementen om pas een paar maanden voor het daadwerkelijke plaatsvinden een definitieve verzekering af te sluiten. Veel verzekeringsmaatschappijen besloten om het verzekeren tegen corona eind februari onmogelijk te maken, toen het hele festivalseizoen in het water dreigde te vallen. Evenementenorganisatoren die er vroeg genoeg bij waren, hebben dankzij deze uitspraak mogelijk alsnog recht op een uitkering. Het Verbond van Verzekeraars nog moet uitzoeken of deze uitspraak tot meer vergelijkbare uitspraken kan leiden.

Evenementenorganisatorendieervroeg genoegbijwaren,hebbendankzijdezeuitspraakmogelijkalsnogrechtopeenuitkering

Een van de grootste uitdagingen van dit moment, is het overtuigen van de opdrachtgever. Zij moeten het vertrouwen hebben dat het organiseren van een evenement veilig doorgang kan vinden. Onduidelijke maatregelen en verschillende richtlijnen zorgen voor onrust bij zowel de organisator als de ondernemingen die proberen het hoofd boven water te houden. Duidelijke regelgeving, vertrouwen in de toekomst en een passende evenementenverzekering zouden daarbij helpen. Of een vaccin natuurlijk!

Roer omgegooid door corona? Houd je verzekeraar op de hoogte! Veel bedrijven in de evenementenbranche hebben noodgedwongen hun dienstverlening aangepast tijdens de coronacrisis. Evenementencateraars zijn zich gaan richten op bezorgservices, evenementenlocaties worden ingezet als teststraat, toeleveranciers zetten hun werknemers in voor hand- en spandiensten in andere branches. Knap staaltje omdenken! Maar wat betekent dat voor je bedrijf? Zelfs door kleine aanpassingen kunnen je bedrijfsrisico’s veranderen. Met onderstaande tips weet je waar je aan toe bent!

Afscheid moeten nemen van personeel? Geef het door Heb je door de coronacrisis personeel moeten laten gaan? Geef deze wijzigingen in je personeelsbestand dan zo snel mogelijk door aan je verzekeraar. Minder personeel kan gevolgen hebben voor je premie. Hoewel je premie doorgaans een keer per jaar wordt berekend, kan het de moeite lonen om je verzekeraar te vragen om je voorlopige premie al eerder aan te passen.

(Tijdelijk) overgestapt naar bezorgen?

Veel evenementencateraars zijn van catering op locatie (tijdelijk) overgestapt naar het bezorgen van maaltijden of maaltijdboxen. Waarschijnlijk heb je dan een zakelijke verzekering voor je bedrijfsauto, waarmee ritjes naar de groothandel of een klant prima zijn gedekt. Tijdens het bezorgen loop je echter andere risico’s, waardoor je activiteiten voor de verzekeraar in een hogere risicoklasse vallen. Sommige verzekeraars zien bezorgen als standaard nevenactiviteit van een horecabedrijf, maar dat geldt dus niet voor elke verzekeraar. Gebruik je een privéauto om maaltijden te bezorgen?

Ook dit kan gevolgen hebben voor je aansprakelijkheidsverzekering bedrijven, personenautoverzekering en verkeersschadeverzekering. Je hebt dan bijvoorbeeld ook een verkeersschadeverzekering nodig voor je personeel. Hoewel veel verzekeraars in deze tijden coulant zijn, is dit voor de lange termijn waarschijnlijk niet aan de orde. Check dus bij je verzekeraar of in je polisvoorwaarden of bezorgen wel gedekt is!

Ga je hybride? Pas op voor cybercrime

We willen je niet opzadelen met angst voor nóg een virus, maar nu veel bedrijven hun evenementen en andere zakelijke activiteiten hybride of zelfs helemaal online laten plaatsvinden, is het een goed idee om je te verdiepen in cyberrisico’s en een cyberverzekering af te sluiten. Klinkt dat als dreigende toekomstmuziek? Kijk dan maar eens hoe afhankelijk je bent van scanners, QR-codes, betalingssystemen of de eventwebsite waarop je hele programma draait…

Terras of pop-uphoreca? Check je inventaris

Een evenementenlocatie waar je nu terecht kunt voor een hapje of en drankje of een horecagelegenheid met een uitgebreid terras om meer mensen te kunnen ontvangen met 1,5-meter afstand. Het zijn mooie manieren van omdenken! Waarschijnlijk heb je wel nieuw of ander meubilair neergezet of een andere voorraad aangelegd dan normaal. Vergeet ook dit niet door te geven aan je verzekeraar, want schade aan deze nieuwe producten of inventaris is niet automatisch meeverzekerd.

Laat je adviseren

De wisselende maatregelen zijn al ingewikkeld genoeg. Creatief blijven en zakelijk gezien je hoofd boven water houden, staan logischerwijs hoger op je to do-lijst dan het in kaart brengen van verzekeringen. Laat je dus vooral adviseren zodat jij kunt doen waar je goed bent!