EventsTafel Haarlem

Het feit dát we tijdens deze zesde EventsTafel daadwerkelijk met elkaar aan tafel zitten is al reuze bijzonder. Het kan en het mag, dus hoe fijn is het om je gesprekspartners weer recht in de ogen aan te kunnen kijken?

Als een locatie zich er goed voor leent dan is het wel de indrukwekkende aula van het Hodshon Huis aan het Haarlemse Spaarne. Na de enorme uitdagingen van de afgelopen maanden blijkt maar weer eens hoe creatief de evenementenbranche is. De aangeschoven Haarlemse ondernemers zitten vol vuur als ze vertellen over de mogelijkheden van hun mooie stad én omgeving!

Corona, het is zeker een gespreksonderwerp, maar niet voordat we uitgebreid besproken hebben waarom Haarlem een geschikte locatie is voor een evenement. In welke tijd dan ook. Hoe krachtig is de lokale samenwerking binnen de evenementenbranche in Haarlem? Hoe zouden de tafelgenoten de regio het liefst op de kaart zetten? In een ontspannen gesprek begeleidt tafelvoorzitter Erik Peekel van Aaaaha! Bureau voor Live communicatie de aanwezigen langs de belangrijkste vraagstukken.

Coronaproof én helemaal van deze tijd

Om te voldoen aan de veiligheidsmaatregelen zitten we op een ruime 1,5-meter van elkaar vandaan. Het past bij de statige uitstraling van de aula van het Hodshon Huis, met zijn hoge plafonds, balken en ridderlijke kroonluchters. Om te voorkomen dat we elkaar niet verstaan, past Erik Peekel een paar slimmigheden toe. Per onderwerp overleggen de aanwezigen in groepjes en via een app die gekoppeld is aan het grote scherm in de zaal verzamelt Erik de antwoorden. Coronaproof én aangepast aan deze tijd!

Overzichtelijk, historisch en divers

Om af te trappen kijken we hoe het is gesteld met het imago van Haarlem. Kleinschalig, sfeervol, authentiek. Maar ook exclusief, misschien wat elitair?

Het zijn allemaal aannames die terugkomen uit de vooraf gestelde enquêtevraag ‘Waarom zou je wel of niet voor Haarlem kiezen?’ Met de eerste drie termen zijn de aanwezigen het roerend eens. Ze vullen het rijtje nog aan met: de menselijke maat van de stad, het persoonlijke en de veelzijdige mogelijkheden in en rond de stad. In de wordcloud die uiteindelijk op het grote scherm verschijnt, zijn het uiteindelijk de woorden overzichtelijk, menselijke maat, historisch en divers die de aandacht trekken. Een mooi uitgangspunt om mee te starten!

Haarlem staat bol van verborgen parels

Nathalie Schuurbiers van Haarlem Convention Bureau kan het grote voordeel van de compactheid van Haarlem beamen. Nathalie: ‘De Haarlemse regio beschikt over een verrassende mix aan mogelijkheden binnen een klein oppervlak. Perfect voor elk evenement, congres, vergadering of workshop. Haarlem en haar omgeving staan bol van verborgen parels, die klaarliggen om door zakelijke bezoekers ontdekt te worden. Een fijn bijkomend voordeel van de compactheid van stad en omgeving zijn de vele samenwerkingen die er bestaan tussen verschillende evenementenlocaties en aanbieders. Zo hebben we in het verleden tijdens een congres de lunch laten plaatsvinden in alle restaurants rondom de locatie, hartje centrum van de authentieke binnen- stad. ‘Zo konden de gasten een frisse neus halen en de historische binnenstad ervaren. Door de intensieve samenwerking binnen het partnernetwerk van zakelijk Haarlem kon dit mogelijk gemaakt worden.’

Parellelsessies verspreid door het centrum

Tijd om wat ideeën op te zetten om opdrachtgevers op ideeën te brengen. Wat kan er allemaal in Haarlem en omgeving? In kleine groepjes bespreken de congreslocaties hun mooiste evenementen van de afgelopen tijd. Al snel verschijnen de eerste steekwoorden op Erik’s scherm. Het DNA Congres, De Honkbalweek, De Haarlemse Ondernemersprijs, Haarlem Culinair, De Prinsjesdaglunch, de Gala Awardshow, veel muziek gerelateerde evenementen en bedrijfsuitjes in legerthema.

Bart Klaver, Stadsschouwburg en Philharmonie Haarlem: ‘Een mooi voorbeeld was het DNA-congres (De Nederlandse Associatie) die vorig najaar het jaarcongres in de Philharmonie organiseerden vanwege de warme en sfeervolle uitstraling, rijke historie en de inspirerende locatie. De Philharmonie paste als theater-en congreslocatie perfect bij het thema ‘Verenigingen; daar zit muziek in!’ en daarom was de keuze snel gemaakt.’ Een groot congres bij de Philharmonie kan perfect gecombineerd worden met een activiteit elders.’

Ook het Hodshon Huis heeft een paar mooie samenwerkingen binnen Haarlem. Met monumentale ontvangstvertrekken als de Etrurische kamer, de bibliotheek en de blauwe salon is het huis zelf al een museale omgeving.

Maaike Odolphi van Vereniging Hendrick de Keyser: Het Hodson Huis is in 1796 gebouwd voor Catharina Cornelia (Keetje) Hodshon. Naar verluid gaf zij zelf graag feesten in de stijlkamers op de eerste verdieping. De huidige aula werd aangebouwd door de Koninklijke Hollandsche maatschappij der Wetenschappen en doet tot vandaag de dag dienst. Vanuit die hoedanigheid hebben we al een aantal keer een mooie samenwerking gehad met het Teylers Museum aan de overkant. Zo kunnen we groepen laten afwisselen of parellelsessies aan de overkant van het Spaarne laten plaatsvinden. Ook met andere cultuurlocaties in het centrum van Haarlem met dezelfde capaciteit werkt dit goed. Door de compactheid van de stad heb je wel even een wandeling en de afwisseling van locatie, maar raak je niemand tussentijds kwijt.’

Mission Impossible: teambuilding in het groene Spaarnwoude Naast een prachtig oude, compacte binnenstad heeft Haarlem een schitterend groen buitengebied. Dé ideale omgeving voor teambuildingactiviteiten, groepsuitjes of een break. Sarie Agema van ABC Events: ‘Spaarnwoude is de achtertuin van Haarlem. ABC Events kan zowel in de zomer als in de winter een uniek uitje organiseren, ook coronaproof! Van Citygames tot een Jan Soldaat Rally of Mission Impossible. Daar waar we voorheen vooral op stap gingen met grote groepen van 50 – 100 personen, zijn de activiteiten nu wat kleinschaliger, maar het effect is hetzelfde. Je ziet dat mensen zich tijdens onze activiteiten enorm inleven: wegrennen, achter bomen verstoppen, in de sloot springen. Van directeur tot stagiair, iedereen doet mee zodra ze die overal aanhebben. Serieus vergaderen en dan in een (leger)tank door Spaarnwoude. In regio Haarlem kan het’, lacht ze.

Stad, historie, cultuur en groen achterland. Haarlem heeft het allemaal op de vierkante meter. Die menselijke maat blijkt de grootste kracht. Compact betekent naast dichtbij dat er ook korte lijnen liggen tussen de locaties. Hotels werken samen om voor voldoende overnachtingscapaciteit te zorgen tijdens een groot evenement of congres in de stad en locaties weten elkaar te vinden voor een interessante samenwerking. Het feit dat Haarlem wordt gezien als relatief onbekende zakelijke bestemming binnen de regio hoeft geen nadeel te zijn, concluderen de aanwezigen. ‘Als de opdrachtgevers op zoek zijn naar iets bijzonders, dan weten ze ons te vinden!’

De roze olifant

Ook de roze olifant in de kamer moet natuurlijk besproken worden. Hoe gaan ze in Haarlem om met de beperkingen door corona? Al snel wordt duidelijk dat de aanwezigen hun hoofd niet laten hangen. Ze barsten van de creativiteit om toch zakelijke bijeenkomsten plaats te laten vinden’. Het moet dan wel anders dan voorheen, het kán nog wel, daar zijn ze van overtuigd. Hoe kunnen de mogelijkheden benut worden? Dit blijkt een perfect moment om de koppen bij elkaar te steken en de kansen op te zoeken.

Maatwerk en méér persoonlijk contact

Evelien Kunst van Ibis Styles Haarlem City Hotel verwoordt het sentiment mooi: ‘Wij maken nu van elk (sport) evenement en elke meeting – hoe klein ook – echt een feestje. Opdrachtgevers zitten nog weinig bij elkaar en willen er iets bijzonders van maken. Dat vraagt om maatwerk. Mensen willen tegenwoordig meer tijd voor persoonlijk contact. We zijn nóg klantvriendelijker en persoonlijker geworden,’ lacht ze. Boaz Post van Carlton Square Hotel Haarlem herkent zich wel in de persoonlijkere aanpak die hij een van de weinige voordelen van deze situatie noemt. ‘Het is voor ons een mooie kans om ervoor te zorgen dat gasten zich echt veilig en vertrouwd voelen bij ons. Juist in het persoonlijke contact is winst te halen, ook voor de toekomst. Mensen zijn vaak blij dat ze überhaupt samen kunnen komen. Hele gewone dingen worden bijzonder.’

Ook bij Patronaat, hét poppodium van Haarlem, zien ze mogelijkheden. Timo Sipkema: ‘Naast onze grote zaal hebben we vijf andere zalen. Plenaire sessies – eventueel met een echte rock&roll-vibe want een muzikale insteek past natuurlijk perfect bij Patronaat – kunnen prima hier plaatsvinden, terwijl groepen voor workshops of breakouts uiteen kunnen gaan in de andere vijf zalen.’ Een workshop waarin je met je team onder begeleiding van een muzikant een eigen nummer maakt is de perfecte teambuilding, maar Patronaat gaat ook graag de samenwerking met andere locaties aan. ‘Een mooi voorbeeld is een

Klaarstaan op de 1,5-meter

‘Binnen de huidige maatregelen kunnen wij nog best veel gasten ontvangen’, vult Jolanda Beyer van Patronaat aan. ‘Omdat alles natuurlijk zittend moet, zijn we allerlei creatieve manieren gaan verzinnen om toch te kunnen netwerken. Daarom hebben wij geïnvesteerd in techniek om kwalitatief hoogwaardige uitzendingen te maken en hybride mogelijkheden te bieden. We hebben een heus streamdreamteam in het leven geroepen om echt iets goeds neer te kunnen zetten. Er wordt echt onderschat hoe moeilijk het is om het publiek iets te geven dat van waarde is. Daar doen wij dus alles aan.’

Klaarstaan op de 1,5-meter, dat is wat nu het belangrijkste is, concluderen de tafelgenoten. ‘Dat vergt creativiteit en ruimte. ‘Ruimte die we bij het nieuwe

Van der Valk Hotel Haarlem met maar liefst 2000m2 aan zalen, desgewenst in combinatie met 314 hotelkamers, gelukkig voldoende hebben’, zegt Niels Piscaer van Van der Valk Hotel Haarlem. ‘Vanwege de knusse schaalgrootte van de stad is Haarlem bij uitstek de stad voor middelgrote bijeenkomsten.’

Geijkte mogelijkheden loslaten

Rolf Vooges van onder andere Vooges Centraal, is een voorbeeld van een Haarlemse ondernemer die zoekt naar aantrekkelijke combinaties die nu wél kunnen. Rolf: ‘Beperkingen maken creatief en creëren ook mogelijkheden. Concepten die werken voor particulieren kunnen ook goed ingezet worden voor de zakelijke markt.’ Hij pleit ervoor om de standaard, de geijkte mogelijkheden los te laten. ‘Daar krijg je de zaal nu niet mee gevuld. Capaciteitsvraagstukken kunnen we prima oplossen. Volgens mij kunnen we elkaar als locaties versterken, zonder in elkaars vijver te vissen. Als ik bijvoorbeeld een aanvraag krijg die niet past, dan bel ik bijvoorbeeld de Philharmonie en andersom.’ Bart Klaver: ‘Evenementen waar we met 1228 stoelen in de grote zaal voorheen te groot voor waren, die kunnen nu wel. In de concertzaal zijn er om de afstand te kunnen bewaren een aantal rijen uitgehaald. Dat ziet er goed uit! Als je het helemaal top voor elkaar hebt als locatie, dan maak je het wel aantrekkelijk om te komen.’

Zo positief mogelijk blijven, de samenwerking met concullega’s opzoeken en creatieve oplossingen zoeken, dat is hoe ze in Haarlem het virus te boven hopen te komen. Volgens Nathalie Schuurbiers is het van groot belang om de congres- en vergadermarkt te laten zien dat de zakelijke bezoeker veilig bijeen kan komen in Haarlem: ‘Het is belangrijk om kenbaar te maken dat het kán met deze mooie voorbeelden.’

Vooroordelen?

Nu duidelijk is geworden dat opdrachtgevers voor een zakelijke bijeenkomst perfect terechtkunnen in Haarlem, pandemie of niet, willen ze wél de vooroordelen die eerder langskwamen nog even ontkrachten. Als klassieke, historische stad aan het Spaarne heeft Haarlem de reputatie duur te zijn. ‘Omdat we toevallig keurig praten?’, lacht Rolf semi-beledigd. ‘Als je landelijke gemiddelden naast elkaar zet, dan is dit vooroordeel simpelweg niet waar’, weet Niels. ‘Misschien moeten we dat eens inzichtelijk maken op de website van Haarlem Convention Bureau.’ Ook elitair vinden ze zichzelf niet. Maud Vroom, Amrâth Grand Hotel Frans Hals: ‘Dat elitaire komt wellicht voort uit alle cultuur die we in Haarlem hebben. We waren natuurlijk altijd een rijke stad. Vooral internationaal ontkomen we niet aan de vergelijking met Amsterdam, maar de compactheid, relatieve rust, veiligheid en veelzijdigheid zorgt ervoor dat Haarlem echt op zichzelf staat. De historie geeft meerwaarde en sfeer aan de stad. Maar Haarlem is veel meer dan alleen mooie grachtenpanden. Naast bijvoorbeeld een kennismaking met het werk van Frans Hals kunnen we ook out-of the-box programma’s aanbieden die het rauwere randje van Haarlem laten zien.’ De wereldberoemde Haarlemse bierbrouwerijen komen ter sprake. Iedereen in Nederland kent ’t Uiltje en de Jopenkerk – typisch Haarlem. Maar ook evenementenlocatie De Lichtfabriek of de ruime muziekprogrammering van Patronaat worden genoemd als voorbeelden van die ándere kant van Haarlem. Even valt zelfs het woord hip. Rolf: ‘Half jong Amsterdam met kind wil graag naar Haarlem. Dat is natuurlijk ook niets voor niets!’ Boaz: ‘In Haarlem zijn gewoon heel veel mogelijkheden binnen handbereik.’ Haarlem is echt een stad met onontdekte mogelijkheden’, sluit Nathalie af. ‘Kijk maar naar dit soort locaties’, zegt ze terwijl ze om zich heen wijst. Tussen historie en hip is heel veel moois te ontdekken!