Column: Het online evenement dat niemand wil missen

De tweede golf raakt de evenementenbranche hard, voorlopig blijft het lastig om onsite bijeenkomsten te organiseren. Zelfs wanneer je een oplossing biedt op de anderhalve meter, blijken opdrachtgevers huiverig. Wie eerder nog zijn evenement uitstelde, maakt nu plannen voor een online variant. Dat biedt kansen voor de evenementenbranche. Locaties veranderen in webinar-studios; AV-toeleveranciers bieden streamingdiensten; cateraars verzenden event-boxen en organisatiebureaus richten online platforms in.

Deelnemers zien de voordelen van een online evenement. Vanuit je eigen huiskamer kun je het programma volgen mét goede-koffie-garantie. Geen gedoe met files of parkeren en als het programma tegenvalt dan haak je af. Online matchmaking, interactieve breakouts en de netwerk carrousel leveren alsnog nieuwe contacten op. Tegelijkertijd ervaren deelnemers één levensgroot gemis: het informele contact. Online mis je het reüniegevoel, elkaar echt even zien. Wat we altijd heel normaal vonden, wordt nu bijzonder.

Organisatoren ontdekken de kracht van online. Tegen dezelfde kosten kunnen meer deelnemers worden bereikt, je kunt een bredere doelgroep uitnodigen. Je gasten hoeven niet te reizen, dus je hoeft geen (halve) dag te vullen. Je kunt zichtbaar en relevant blijven en zelfs met regelmaat een kort, goed programma aanbieden. De doorlooptijd van initiatief tot uitvoer is een stuk korter. En dan is er nog de data… de antwoorden op polls, chat en enquêtes leveren waardevolle informatie op.

Inmiddels hebben we ontdekt dat goede online evenementen vooral op tv-talkshows lijken. Een goed verhaal vormt de basis, maar het oog wil ook wat. Dynamisch beeld en afwisseling in camerastandpunten zijn belangrijk om de kijker te boeien. En als je het kunt laten zien dan werkt dat beter dan erover te praten. Voeg bijvoorbeeld korte filmpjes toe aan je programma. Met chat en polls betrek je de kijker actief bij het programma. Een ervaren presentator voert een strakke regie. Bovendien mag het allemaal niet te lang duren, rond de 50 minuten ligt het optimum.

Er wordt steeds meer online georganiseerd, dat maakt het lastiger om deelnemers te werven. Bij onsite evenementen hebben zij nog het reüniegevoel en de bitterbal voor als het programma tegenvalt. Online bepalen zij vooraf en tijdens of jouw programma hun aandacht verdient. Afstemmen op de doelgroep is nu belangrijker dan ooit.

Online is voor veel organisatoren nog nieuw. Daardoor gaat veel tijd verloren aan keuzes over de techniek. Wat hebben we nodig? Met welke partij gaan we in zee? Met hoeveel camera’s willen we werken? Hoe zit het eigenlijk met de aanmeldprocedure en met AVG? Vooral bij het eerste online programma gaat al snel 85% van de energie naar de details die het uiteindelijke succes niet zullen bepalen. Zodra die hobbels eenmaal zijn genomen, is de weg vrij voor volgende producties.

Met de beperkingen van nu worden we uitgedaagd om nog betere programma’s samen te stellen. Dat leidt ook straks tot betere evenementen.

<< Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! Bureau voor live communicatie, hij schreef ‘Het evenement dat niemand wil missen – hoe organiseer je dat?’ (Bol.com) >>