Eígenlijk kan bijna alles nog op Papendal

‘Eígenlijk kan bijna alles nog op Papendal, alleen met minder mensen’, begint Rebecca Goei, verantwoordelijk voor de Marketing en Communicatie van Hotel en Congrescentrum Papendal. Staan ze er in de mooie groene bossen op de Veluwe daadwerkelijk zo positief in? De afgelopen maanden hebben ze voor verschillende opdrachtgevers evenementen mogen organiseren, passend binnen de maatregelen. ‘De reacties waren ontzettend enthousiast. Op een gegeven moment ben je ook wel klaar met wat er allemaal níet kan. En nu dóór, dachten wij. Winnen doen we samen!’

Papendal geeft je de ruimte

‘Wij waren er al snel van overtuigd dat het – ook met 1,5-meter afstand en passend binnen de maatregelen – mogelijk was om toffe evenementen te organiseren. Maar dan moet je het nog wel laten zien! Het vertrouwen dat we van de opdrachtgevers kregen om iets voor ze te mogen organiseren, heeft ons hierin enorm gesteund’, begint Rebecca. Ook op Hotel Papendal kunnen ze op dit moment minder gasten ontvangen dan hun eigenlijke capaciteit, maar daardoor zijn ze interessant geworden voor een hele nieuwe doelgroep.

Rebecca: Groepen van 200 personen kunnen wij in een opstelling van 1,5meter prima ontvangen op Papendal, echter volgen wij te allen tijde de richtlijnen vanuit de Nederlandse Overheid en passen we de capaciteit aan naar de geldende maatregelen.’ Aanvullend op de zalen heeft Hotel Papendal ook 151 hotelkamers. ‘Die zorgen ervoor dat we interessant zijn voor meerdaagse evenementen voor bijvoorbeeld kleine groepen. Papendal geeft je de ruimte!’

Door > Mahlee Plekker Fotografie > Peter Lievense

Mooie evenementen: hybride en live

De afgelopen maanden heeft Hotel Papendal een aantal mooie evenementen mogen organiseren. Live én hybride. Rebecca: ‘Zo ontvingen we onder andere D66 voor hun partijcongres. Het feit dat een politieke partij – zeker met alle televisieaandacht – voor ons kiest, vind ik een enorm compliment. Ook verzorgden we een evenement voor Heelkunde. Als chirurgen hierheen durven komen, dan moet het toch wel goed zijn’, lacht ze. Op locatie verzorgde Papendal verder ook nog de jaarlijkse bedrijfsbijeenkomst van Brunel en een bijzondere editie van het iBestuur Congres.

Olympisch thema

Met 53 sessies, 150 sprekers en 40 technici was het iBestuur Congres een mooi voorbeeld van een bijzonder evenement. En bovendien een mooie case van hoe flexibel ze op Papendal een evenement aan de heersende maat- regelen kunnen aanpassen. Hotel Papendal ontving iBestuur al eerder, dat evenement beviel de organisatie dusdanig goed dat ze dit jaar terugkeerden. Peter Lievense, projectleider van het iBestuur Congres vertelt graag hoe hij de samenwerking met Papendal ervaren heeft: ‘Vorig jaar organiseerden we het iBestuur Congres net voor de zomer. Met bijna duizend aanwezigen, 65 inhoudelijke sessies maar ook sportieve clinics en als verrassing afsluitend een popconcert van Nits, was dit een uitermate geslaagde editie.’ De plannen voor de 2020-editie waren al in verre mate gevorderd. Peter: ‘Het iBestuur Congres zou plaatsvinden op 1 juli, met als thema de Digitale Olympiade. Op dat moment zouden de Olympische spelen een grote rol spelen, was Team NL in training op Papendal en zouden we bijvoorbeeld de plenaire sessie openen met Chef de Mission Pieter van den Hoogenband. Alles met een knipoog naar het Olympische thema.’

Living lab?

Hoewel corona roet in het eten gooide, was de organisatie vastbesloten het congres tóch door te laten gaan op Papendal. Peter Lievense: ‘De digitalisering raakte natuurlijk in een stroomversnelling. De initiatiefnemers van het iBestuur Congres – de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische Zaken en Klimaat, en Justitie en Veiligheid – hechtten er daarom zeer aan dat het iBestuur Congres 2020 zou doorgaan. Weliswaar in een andere vorm: als hybride experiment. Het living lab.’ Compleet met tests, slimme apps en sensoren om te controleren hoe druk een ruimte is, zou dit een format zijn waarbij vooralsnog werd uitgegaan van 225 mensen op Papendal en 500 deelnemers via internet. Later werd dit – toch beter passend bij de consensus in de maatschappij en de voorbeeldfunctie van de genodigden – een volledig online evenement. Peter: ‘Papendal had al heel snel na de beperkende maatregelen de technische infrastructuur goed voor elkaar. Er kwam nogal wat techniek kijken bij een volledig digitale editie. Dat hebben ze samen met partner AVEX echt ontzettend goed ingericht daar!’

Het iBestuur Congres 2020, digital only

‘Uiteindelijk werd er met nog twee weken te gaan tot de congresdag op 11 september, besloten om het iBestuur Congres 2020 volledig digitaal te laten plaatsvinden. Een hele uitdaging voor de organisatie’, zegt Peter. ‘Maar uiteindelijk bleek het allemaal zeer de moeite waard: met 1000 logins en 750 actieve deelnemers die gemiddeld 4 uur bleven hangen waren de reacties enthousiast.’ De ‘plenaire’ opening vond plaats in de Skybox op het terrein van Hotel Papendal. ‘De Skybox was omgebouwd tot een televisiestudio. Met uitzicht op de atletiekbaan zit je daar fantastisch. Hier deden we – naar de analogie van een voetbalwedstrijd – een ontspannen voorbeschouwing van de verschillende sessies.’ Vanuit 11 tot studio omgebouwde zalen, presenteerden de 150 sprekers en presentatoren 53 break out-sessies. ‘Het iBestuur Congres 2020 had wel iets weg van de Champions Leaguefinale’, laat Peter weten. ‘De topspelers op het veld, de trainers, de reserves en de verzorging langs de lijn, en de kijkers thuis voor de buis.’

Het Olympische thema heeft Peter Lievense echter nog niet losgelaten. ‘We organiseren het iBestuur Congres juíst vanwege de ontmoeting.’ Volgend jaar hoopt hij daarom de originele blauwdruk van 2020 aan te houden. Wederom op Papendal. Peter: ‘De eerste keer kozen we voor Papendal omdat we ons congres in de zomer wilden laten plaatsvinden en Papendal daar een fantastische plek voor is. Sport is bovendien een echte meerwaarde. Er is veel keuze aan zalen en ruimtes, er zijn mogelijkheden om buiten tenten neer te zetten voor sessies en we hebben zelfs praatsessies laten plaatsvinden op kleedkamerbankjes in de grote sporthallen. Ik ken geen andere locatie waar dat kan, dus de samenwerking is ons al twee keer erg goed bevallen. Bovendien heeft Papendal een ontzettend fijn team, met fijne mensen. Senior Accountmanager Wouter die meedenkt, meebeweegt en bijvoorbeeld laat op de avond op de dag voor ons congres nog extra microfoons voor ons regelt, die flexibiliteit kent zijn weerga niet!