QM voorjaar 2013

H

É

T

V

A

K

B

L

A

D

V

O

O

R

D

E

M

E

E

T

I

N

G

P

L

A

N

N

E

R

VOORJAAR 2013

108

Incentive travel ROGER SCHREURS

“Incentives zijn een cashcow geworden”

ASSOCIATIE SYMPOSIUM ROTTERDAM Spoedcursus regelgeving

RAPIDPRO 2013

Zwak zaalbeheer bij gouden beurs-congresformule

XANDER KRANENBURG

“Een evenement is het ultieme delen”

Marije Hooijer

‘We zouden wel twee najaren willen hebben’

QminHoud

Inhoud voorjaar 2013

06

16

Marije Hooijer ‘De economische situatie heeft ook een aantal positieve effecten’

Associatie Symposium Rotterdam Culturele verschillen, BTW en pharma regelgeving

04|Qm voorjaar 2013

26

Xander Kranenburg ‘Een evenement is het ultieme delen’

56

Nieuwe voorzitter Roger Schreurs hekelt houding van overheid

qmvoorwoord

06 “Het meedenken maakt ons sterk”

“Ik denk dat we er vrij ver in gaan om te zorgen dat de beleving dusdanig is, dat de deelnemers de focus op het onderwerp hebben en niet op de accommodatie”, stelt Director of Sales Marije Hooijer over NH’s paradepaardjes Leeuwenhorst en Koningshof.

13

e spelregels van het D internationaal congresseren

Het derde Associatie Symposium Rotterdam

14

e impact van de D pharma regelgeving

Organisatoren en sponsoren van medische congressen moeten goed samenwerken om te zorgen dat ze binnen de kaders van de pharma regeling opereren.

16

Op zoek naar de laagste BTW-druk

BTW is de niet zichtbare belasting die verstopt zit in de prijs van producten en diensten. Ook de regelgeving is complex en de gevolgen van BTW heffing zijn voor de leek vaak niet goed te doorgronden.

20 RapidPro 2013

Gouden beurs-congresformule overtreft zwak zaalbeheer.

24 Into the Heart of Meetings Een ‘must read’ voor ieder die meetings als communicatie­medium serieus neemt.

26 Xander Kranenburg, Live Solutions “Kijk eens buiten je eigen branche”, geeft Xander Kranenburg zijn collega-organisatoren als tip mee. “De ideeën liggen voor het oprapen, maar niet bij de buren.”

36

ierentuin ontmoet D industrieel erfgoed

Werelden van beton en hout komen samen, wanneer Simone Sanders (Burgers’ Zoo) en Gon Mostert (Radio Kootwijk) bij elkaar in de keuken gaan kijken.

40

Column: Volgens Soons

46

arieke Zwinkels brengt de M natuurlijke vrouw tot bloei

Ton’s motto is dit keer: Alleen sprekers die echt boeien, winnen het nog van beeldschermen.

‘Wil je mensen intern aan de slag krijgen?

Dan moet je vragen stellen, geen antwoorden geven.’

50

Locatiemarketing

Koeken blijken een vast onderdeel van zijn marketingstrategie.

Maar de ene koek is de andere nog niet, blijkt uit het betoog van Martin Vastenhout tijdens een bijeenkomst van het Platform Museum Locaties.

56 ‘Incentives zijn een cashcow geworden’

Roger Schreurs, nieuwe voorzitter Site Nederland, hekelt houding van overheid

Voorwoord Allemaal boekhouders

Rekenen, rekenen, rekenen. Het vermoordt de creativiteit, verzucht Roger Schreurs in deze editie. De nieuwe voorzitter van Site Nederland refereert aan de werkkostenregeling en de reisbureauregeling. De eerste is dan uitgesteld, edwin nunnink maar de tweede is voor de incentive Hoofdredacteur travel bureaus de nieuwe realiteit. qm@hetportaal.com Het Associatie Symposium Rotterdam trakteerde haar deelnemers op twee andere regelgevingen die veel vragen opleveren. De BTW-afdracht is zeker bij internationale congressen voor een leek niet te overzien, terwijl de financiële gevolgen van een verkeerde inschatting groot zijn. De pharma-regeling, bedoeld om bij medische congressen een onderscheid te maken tussen sponsoring en omkoping, lijkt een stuk eenvoudiger, maar ook hier resulteert de vertaling naar de dagelijkse praktijk in meer waarschijnlijkheden dan zekerheden.

Het doet mij denken aan mijn vorige leven in de tuinbouw. Daar ging het indertijd over de gedetailleerde (milieu)boekhouding en het peloton (arbo) inspecteurs dat in hoge frequentie over de vloer kwam. Niet dat de telers het milieu of arbeidsomstandigheden onbelangrijk vonden. Maar het werden steeds meer tijdrovende bezigheden, die de hen weghield van datgene waarom ze ooit hun bedrijf waren begonnen: het produceren van veel en kwalitatief goede groenten en fruit.

Gelukkig hadden zij doorgaans meer personeel dan het gemiddelde incentive travel bureau of de meeste professional conference organisers en de agrarische branche- en vakverenigingen waren goed georganiseerd en een belangrijke machtsfactor in de politiek.

Hier ligt een uitdaging voor verenigingen als Site. Schreurs verwijst al naar de succesvolle acties van zijn voorgangers en verwante verenigingen tegen de werkkostenregeling. Het zijn echter nog teveel gelegenheidscoalities en als een regelgeving een feit is, dan zijn de leden weer aan hun lot overgeleverd.

Je zou in onze branche verwachten dat het er meer georganiseerd aan toe zou gaan. Het heeft geen zin om als Don Quichotes te vechten tegen de windmolens.

De meeting branche zou geholpen zijn met een vereniging die een dienstverlening start die haar leden helpt om binnen al die regelgeving te opereren.

Anders vrees ik dat we allemaal zullen eindigen als boekhouders. <

qmcolofon JAARGANG 25, voorjaar 2013, QUALITY IN MEETINGS (QM): nummer 108, Vakblad voor de meeting planner.

OPLAGE: 7.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal Uitgevers, Postbus 125, 1520 AC Wormerveer, Tel. (075) 6475747, Fax (075) 6284914, E-mail: qm@hetportaal.com REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur), Judith Munster. REDACTIONELE MEDEWERKERS: Allard Frederiks, Jos Goossens, Jan Jacobs, Ad Moerman, Sjoerd Geurts, Ton Soons, Rutger Vahl. UITGEVER: Edwin Nunnink. ABONNEMENTEN: Els Metselaar (abonnementen@hetportaal.com), Nederland: € 84,36 per jaar (excl BTW), Europa: € 88,36 per jaar, Studenten: € 46,35 per jaar. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Ferry Aaftink (ferry.aaftink@hetportaal.com), Tel. (06) 12643168. TRAFFIC: Natasja Groenink en Monique Zijlstra (traffic@hetportaal.com), Tel. (075) 6475747.

VORMGEVING: Aryen Bouwmeester, SDA Print + Media. DRUK: SDA Print + Media. COVER: Thomas Fasting

voorjaar 2013 Qm|05

Hospitalitybrand

‘We zouden wel twee najaren willen hebben’ Met de congreshotels Koningshof en Leeuwenhorst heeft NH Hoteles twee uitzonderlijke locaties in haar royale Nederlandse portfolio.

Door hun bijzondere positie in de markt van associatiecongressen kunnen ze bogen op een stabiele basis in economisch roerige tijden. Met Director of Sales Marije Hooijer filosoferen we over de ontwikkelingen in dit specifieke segment.

H

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Thomas Fasting

et Spaanse Navarro Hoteles, zette twaalf jaar terug een flinke expansie in gang, en als gevolg daarvan is het huidige NH Hoteles de derde hotelketen van Europa. Met name sterk vertegenwoordigd in Spanje, Italië, Zuid-Amerika, Duitsland én Nederland. Het uitgebreide Nederlandse portfolio ontstond door de overname van de Krasnapolsky-groep, op dat moment eigenaar van diverse Golden Tulip hotels en een aantal andere hotels in Amsterdam.

Marije Hooijer is als Director of Sales verantwoordelijk voor de hotels in de Benelux, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en ZuidAfrika. Een unit waar 55 van de in totaal 400 NH hotels onder vallen.

06|Qm voorjaar 2013

Moeilijk gesprek Het lijkt een moeilijk gesprek te worden. De keten heeft net de resultaten over 2012 bekend gemaakt: een nettoverlies van 66,9 miljoen euro, plus nog een afboeking van 268 miljoen op het vastgoed.

“Als je de economische ontwikkelingen in de voor ons belangrijke landen als Spanje en Italië in ogenschouw neemt is dat niet vreemd”, antwoordt Hooijer opvallend monter. “Maar dat is niet het beeld in de hele keten. Vorig jaar was wel minder dan 2011, maar dat heeft ook veel te maken met de tweejaarlijkse cyclus van veel congressen, die vaak in de oneven jaren plaatsvinden. De prognose voor 2013 is dat we het volume van 2011 wel zullen halen.”

Daarnaast heeft NH Hoteles onlangs twee kapitaalinjecties gekregen. De Chinese HNA Group voegde 234 miljoen euro toe aan het vermogen en werd partner in een joint venture voor de ontwikkeling van hotels in China. Daarnaast werd het vastgoed van vijf hotels in Latijns-Amerika voor 70 miljoen euro overgedaan aan de Amerikaanse investeringsmaatschappij Hospitality Properties Trust, dat ook nog eens een lening verstrekte van 170 miljoen euro.

Belangrijkste paradepaardjes In Nederland valt in eerste instantie de sterke vertegenwoordiging van het merk in Amsterdam op met twaalf hotels, waar onder de vijfsterren congreshotels NH Barbizon Palace en NH Grand Hotel Krasnapolsky. Vrezen voor alsmaar toenemende concurrentie onder meer in het vijfsterrensegment - in onze hoofdstad, doet Hooijer niet. “We hebben voor onze klanten een mooie mix aan hotels beschikbaar in Amsterdam, met bijvoorbeeld ook het NH Musica, wat weer een heel ander type hotel is. Dat maakt ons heel sterk in die markt.”

De twee belangrijkste paradepaardjes van de keten zijn echter landelijk gelegen. Met NH Koningshof in Veldhoven en NH

›

Hospitalitybrand

voorjaar 2013 Qm|07

Hospitalitybrand

“De economische situatie heeft ook een aantal positieve effecten” Leeuwenhorst in Noordwijkerhout beschikt het zeker voor de congresmarkt over twee bijzondere locaties. “Niet alleen uniek voor Nederland, maar ook uniek voor Europa”, benadrukt Hooijer.

“Je vindt geen andere hotels met dit grote aantal kamers, in beide gevallen boven de vijfhonderd, en met meer dan honderd zalen, zowel bij Koningshof als Leeuwenhorst.”

Het zijn geen congreslocaties die je op een tekentafel kunt verwachten en eerlijk gezegd ook niet in het portfolio van een hotelketen. Koningshof is een voormalig klooster in de Brabantse bossen en het tussen de bollenvelden gelegen Leeuwenhorst een voormalig seminarie dat enige tijd als trainingslocatie van Shell diende en als gevolg daarvan een ongewoon groot aantal meeting ruimtes heeft.

Hooijer: “Op een gegeven moment zijn ze aangekocht door Golden Tulip en met de overname in ons pakket gekomen. Ze leveren beiden een belangrijke bijdrage aan de financiële resultaten en toch liften ze heel erg mee op de kracht van NH als keten.”

Congressen core-business “Onze core-business is congressen met overnachtingen. We doen jaarlijks zo’n twintig congressen van vaak drie á vier dagen. Meestal 08|Qm voorjaar 2013

zijn dat congressen van verenigingen en associaties. Je praat vaak over heel specifieke onderwerpen en specialisten die elkaar maar één keer per jaar of eens in de twee jaar zien. Voor hen is het netwerken heel belangrijk. Door de natuurlijke omgeving waar beide locaties in liggen ontstaat het netwerken ook gedurende de niet officiële momenten van het congres. Aan de andere kant zit je ook weer dicht genoeg bij Eindhoven, in het geval van Koningshof, en wat betreft Leeuwenhorst bij Noordwijk, Leiden en Amsterdam om ook dat aspect mee te kunnen nemen in de sociale programma’s. Maar met name het netwerken en continu bij elkaar zijn, dat maakt die hotels uniek.”

“Het is in dit segment ook voor de klant financieel de meest aantrekkelijke optie. Als je een congres wil organiseren op een locatie die niet is aangekleed, heb je ontzettend veel kosten aan het aankleden van de locatie en het inhangen van licht en geluid, et cetera. Dat is bij ons allemaal al aanwezig en dat bieden we als totaalpakket aan. We zijn, dat meegenomen, qua prijs schappelijk.

En je hebt de combinatie met de kamers. Je hebt minder vervoerskosten en zoveel andere componenten die niet vast staan bij een locatie die dat allemaal niet heeft.”

Thuis komen “Veel van de medewerkers werken er al jaren. Ze maken er veel unieke evenementen mee en dan motiveert enorm om het werk te blijven doen. Dat maakt deze locaties ook heel bijzonder. Daardoor hebben terugkerende organisatoren echt het gevoel dat ze weer thuis komen in de locatie.”

“We passen de locaties ook heel erg aan bij het onderwerp. Dat kan in bloemen terugkomen of in de koffiebreak. Bij bedrijven zorgen

›

Hospitalitybrand

“Je moet steeds afwegen waar je het risico neerlegt” we dat de kleur van het bedrijf naar voren komt. We hebben veel meubilair zelf: witte banken, zwarte banken, oranje kussen, groene kussens, paarse kussens… In enkele gevallen hebben we zelfs de muren geverfd en ander tapijt gelegd. Op die manier geven we ook dat thuisgevoel.”

“Ik denk dat we er vrij ver in gaan om te zorgen dat de beleving dusdanig is, dat de deelnemers de focus op het onderwerp hebben en niet op de accommodatie. Op het moment dat de koffie koud is, er niet genoeg eten is of iets niet goed is op de kamers, dan zal men achteraf die herinnering meenemen en niet die over dat unieke onderwerp dat daar besproken is. In hoeverre ondersteunt of faciliteert onze locatie zodanig, dat de doelstellingen van een congres ook gehaald worden? Dat is de vraag die je je als congreshotel telkens moet stellen.”

Minder snel commitment Het goede nieuws voor deze twee NH-locaties is dat het marktsegment associatiecongressen relatief stabiel is en minder sterk op de economische terugslag reageert. In de wereld van verenigingen en associaties is het wel haast een verplichting om volgens een vaste frequentie congressen te organiseren. Al loopt het aantal deelnemers iets terug en staan de budgetten ook in die wereld onder druk, erkent Hooijer.

“Je ziet wel dat commitment geven en echt financiële verplichtingen aangaan wordt uitgesteld. Maar de intentie is er vaak al wel.

Vroeger was het van ‘we verwachten vijfhonderd deelnemers, dus we garanderen ook vijfhonderd deelnemers’ en nu zetten ze dan in op tweehonderdvijftig en laten dat verder groeien. En dat is wat wij nu ook veel doen. Afspreken dan en dan gaat het plaatsvinden en een opbouw afspreken van dan is het tweehonderdvijftig, dan driehonderdvijftig en zo doorbouwen om zo het risico aan beide kanten weg te nemen en toch wel iets vast te leggen.”

“Het helemaal loslaten is wel heel erg eng, ook voor de vereniging. Want dan zullen maar net de gewenste data al bezet zijn.

Bij sommige verenigingen luistert het heel nauw wanneer een bepaald congres moet plaatsvinden. Bijvoorbeeld na een bepaald ander evenement en dan moet je toch iets gaan vastleggen. Zeker in het najaar. Dat blijft het absolute hoogseizoen en als je dan niet tijdig bent, dan heb je gewoon geen plek meer. We zouden wel twee najaren willen hebben.“ 010|Qm voorjaar 2013

In gesprek gaan “Flexibiliteit is in ons operationele traject altijd al belangrijk geweest, maar wordt nu ook in het voortraject steeds belangrijker.

Als je kijkt over de afgelopen tien jaar dan is er een periode geweest waar wij als accommodatie bepaalden wat de voorwaarden waren, take it or leave it. Dat is nu gedraaid naar ‘laten we samen in gesprek gaan over wat er wel kan’.”

“Je moet steeds afwegen waar je het risico neerlegt. Wij kunnen gewoon niet al het risico dragen. Bijvoorbeeld dat we een week van tevoren nog niet weten of die duizend man gaan komen. Aan de andere kant kun je wel kijken, wanneer nemen jullie de beslissing om een congres wel of niet te laten plaatsvinden en is het dan voor ons haalbaar om in die periode nog een alternatief binnen te halen.”

“We gaan daarover altijd met klanten in gesprek en proberen van beide kanten begrip te creëren. Het gewoon sturen van je voorwaarden werkt op dit moment niet meer. Je moet met elkaar in gesprek gaan, niet zozeer over wat niet kan, maar over wat wel kan.

Dat helpt ons veel meer om wel afspraken te kunnen maken met onze klanten.”

“Ik denk dat dat blijft, ook als het straks weer beter gaat. In het verleden gaf iedereen maar akkoord voor wat toch grote uitgaven zijn. Nu moet procurement er een oké op geven en mogen maar bepaalde mensen ervoor tekenen. Iedereen is zich meer bewust van de risico’s die je neemt.”

Minder rooskleurig “Verenigingen en associaties blijven wel op lange termijn plannen, omdat het juist belangrijk is om tijdig te communiceren ‘dan en dan gaan we daar heen’, zodat mensen tijd hebben om hun tickets kunnen boeken et cetera. Als je kijkt naar onze business voor 2016 dan zie ik al heel veel in de boeken staan.”

Nu zijn verenigings- en associatiecongressen alléén niet voldoende om Koningshof en Leeuwenhorst rendabel te laten draaien. De corporate markt is ook van belang en die staat er een stuk minder rooskleurig voor. En op het gebied van beurzen, zeker van het type waarvan Koningshof er vrij veel huisvest, is de concurrentie groot.

Denk maar aan Jaarbeurs Utrecht met haar High Five concept en Libéma met beurslocaties als bijvoorbeeld Expo Haarlemmermeer.

Hooijer: “Je weet dat de aanvulling van de corporate events pas duidelijk wordt in de tweede helft van 2015 en begin 2016. Die corporate aanvulling is wel wat ons jaar maakt of breekt, naast de basis die door de congressen worden gelegd. Corporate bijeenkomsten staan ook duidelijk meer onder druk. Het is niet zozeer dat het volume heel hard afneemt qua aanvragen, maar de waarde, wat wil men uitgeven aan een congres of bijeenkomst neemt wel duidelijk af. Een korter verblijf, minder deelnemers. Zo van ‘we

Hospitalitybrand

sturen niet tien mensen uit elk land, vijf is ook wel voldoende’.

Ook daarin denken we zoveel mogelijk mee. We kijken samen met de klant naar de mogelijkheden om een geslaagd evenement neer te zetten.”

Positieve effecten “De economische situatie heeft ook een aantal positieve effecten.

Men wil toch wat minder uitgeven en uitstralen. Bij wijze van spreken niet in een vijfsterrenhotel zitten, ook al zou deze dezelfde tarieven bieden als een viersterrenhotel. De gedachte van het gaat minder, dus we mogen niet uitstralen dat het overdadig is. Daardoor merken we een stukje groei in aanvragen. Waarde wordt wel minder, waardoor je simpel gezegd meer congressen nodig hebt om dezelfde omzet te draaien.”

“Wat betreft de beurzen in Koningshof merken we de concurrentie heel sterk. Anderzijds, het veranderen van locatie is wel een flinke keuze. Iedereen heeft in zijn hoofd zitten ‘dan is die beurs en dan gaan we dáár heen’. We doen er alles aan om die beurzen te behouden en dat doen onze concurrenten ook. Heel lastig. Je ziet dat het moeilijk is om nieuwe beurzen binnen te halen.”

Het kleine zusje Een locatie die Hooijer nog niet heeft genoemd en mijns inziens toch in de lijn ligt van beide paradepaardjes is NH Sparrenhorst in Nunspeet.

“Dat is echt het kleine zusje van de twee”, corrigeert Hooijer. “Eén plenaire zaal tot 200 personen en een aantal andere ruimtes, met

“Ik denk dat we er vrij ver in gaan om te zorgen dat de beleving dusdanig is, dat de deelnemers de focus op het onderwerp hebben en niet op de accommodatie”

wel een net wat meer luxe uitstraling dan de andere twee. Hier vinden jaarlijks vijf tot tien grotere bijeenkomsten plaats en voor de rest meer trainingen en corporate events.”

Ik werp de vraag op of de Veluwe misschien te weinig een congresbestemming is. “Ik weet echt niet of dat te maken heeft met de regio of met het ontbreken van een grote congreslocatie”, filosofeert Hooijer mee. “Als de Koningshof in Nunspeet had gestaan.....

Ik zal niet zeggen dat we direct hetzelfde volume zouden halen.

Eindhoven trekt als regio natuurlijk ook heel veel aan vanwege de high tech campus.... Toch denk ik dat als we Sparrenhorst drie keer zo groot zouden maken, we daar het volume zouden kunnen creëren. Het is niet zozeer de regio, maar het ontbreken van grote locaties.”

Ruimte voor meer We filosoferen nog even door. Is er in Nederland ruimte voor een congreshotel á la Koningshof en Leeuwenhorst?

“Als je kijkt naar het volume aan aanvragen in het najaar, dan zeker”, antwoordt Hooijer. Als je het jaarrond bekijkt, dan zul je een aantal moeilijke maanden krijgen. Je moet wel een goede kostenanalyse maken voordat je daar aan begint. Ons voordeel is dat we de locaties in eigendom hebben.”

“Ik denk niet dat het heel erg regiogebonden is. Ik zou niet snel in Delfzijl een congrescentrum starten. Dat is wel heel erg ver.

Maar als je kijkt naar de Veluwe, dan kun je ‘s ochtends beter van Amsterdam naar de Veluwe rijden dan andersom. Maar ik zou het zeker niet in de komende twee jaar doen.” < voorjaar 2013 Qm|011

AssociatieSymposium

Associatie Symposium Rotterdam De spelregels van het internationaal congresseren

Het Onderwijscentrum Erasmus MC was een logische en eveneens verrassend mooie locatie voor het derde Associatie Symposium Rotterdam op 7 maart. De medische sector is één van de kennissegmenten waar de stad zich op richt en het nieuwe onderwijscentrum, waarvan de budgetten en bouwtekeningen overduidelijk in nog goede economische tijden zijn geaccordeerd, blijkt een mooi visitekaartje.

D

e deelnemers, werkzaam in de wetenschappelijke sector of bij verenigingen en in die hoedanigheid betrokken bij de organisatie van een congres, kregen een inhoudelijk programma aangeboden door Rotterdam Marketing om hen als (in de meeste gevallen) gelegenheidsorganisatoren voor te bereiden op vraagstukken waar ze tegenaan zullen lopen.

Hand en spandiensten Bij de aftrap werd even kort neergezet wat Rotterdam Marketing en haar nationale evenknie

Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen kunnen betekenen voor organisaties die een internationaal congres naar Nederland willen halen. Naast de nodige hand- en spandiensten beschikken beide instanties over geldpotjes om de bid- of aanloopfase te (voor)financieren en/ of risico af te denken in de opstartfase van een project.

Ook hadden beide een nieuwtje te melden. Joyce Wittelaar, accountmanager associatiecongressen bij Rotterdam Marketing, kondigde de oprichting van Rotterdam Knowledge Ambassadors aan.

Deze club wordt gevormd door kenniswerkers

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Rotterdam Marketing

die initiatiefnemer zijn geweest van internationale congressen en als vraagbaak kunnen dienen voor nieuwkomers. Eric Bakermans van het NBTC bracht het goede nieuws dat de regels en uitvoering van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) eenvoudiger worden.

Culturele verschillen Daarna was de vloer voor Danaë Huijser van CMC-Culture & Management Consulting, die inging op de invloed van culturele verschillen op congressen. Dat die culturele verschillen van invloed zijn lijkt een open deur, maar helaas ondervoorjaar 2013 Qm|013

›

AssociatieSymposium

Wij mensen zoeken naar herkenbaarheid kennen we ze zelden. Wij mensen zoeken nu eenmaal naar herkenbaarheid en missen daarmee de signalen, verklaarde Huijser. En soms heb je gelijk, maar zie je niet het hele plaatje. Ook een bron voor miscommunicatie en misinterpretatie.

In de drie kwartier spoedcursus culturele verschillen gebruikte Huijser kwadranten als basis met assen lopend van taakgericht maar procesgericht en actiegericht naar rolgericht, of anders gezegd culturen gebaseerd op doen of denken, ik of wij. Het betoog met diverse voorbeelden uit de praktijk, werd afgesloten met een in kleuren verdeelde wereldkaart, waarbij duidelijk werd dat wij Nederlanders, samen met de Scandinaviërs een heel kwadrant claimen.

Een extra reden om ons te realiseren dat onze internationale gesprekspartners zaken vanuit een heel ander perspectief benaderen.

De ochtend break en de lunch vonden plaats op de kennismarkt waar diverse locaties en dienstverleners klaar stonden voor vragen, waardoor de interactie als vanzelf ontstond.

KAG, en haar collega Mr. J. Verschoor uitleg over de

Duidelijkheid

pharma-regelgeving en de impact hiervan voor de

In het tweede deel van het programma konden de deelnemers kiezen uit drie parallelsessies. Vincent van Wulfen van Meeting Management Coaching & Consultancy presenteerde de basisregels voor het organiseren van een congres. In één van beide advanced sessies gaf Janine Galjaard, directeur Keuringsraad KOAG/KAG uitleg over de impact van de Code Geneesmiddelenreclame (CGR) op medische congressen. Joyce Westerveld en Vincent Dielwart van KPMG Meijburg & Co probeerden in de andere advanced sessie duidelijkheid te scheppen over de BTW-afhandeling bij internationale congressen.

Na de parallelsessies en de lunch werd het symposium zingend samengevat door Femke Mostert van Aaaaha! The Actor Factory en afgesloten door dagvoorzitter Ronald van der Heijden van Fairviews. < 014|Qm voorjaar 2013

De impact van de pharma-regelgeving op congressen Tijdens het Associatie Symposium Rotterdam gaven Janine Galjaard, directeur Keuringsraad KOAG/

organisatoren van congressen. Ook de relatief nieuwe transparantieregeling passeerde de revue.

Tekst Nico Meyer, Congreswereld.nl | Beeld Rotterdam Marketing

V

ia de Code Geneesmiddelenreclame heeft de overheid de sector ruimte geboden om via zelfregulering afspraken te maken met betrekking tot reclame voor receptgeneesmiddelen. Brancheorganisaties in de gezondheidszorg hebben hiervoor in 1998 de Stichting Code Geneesmiddelenreclame (CGR) opgericht, die zich bezig houdt met voorlichting en

educatie, normstelling en handhaving en monitoring.

Traditioneel spelen farmaceuten een belangrijke rol bij de ondersteuning en sponsoring van congressen en meetings voor medische beroepsbeoefenaren. Al jaren is deze rol aan banden gelegd en organisatoren van congressen en potentiële sponsoren moeten goed samenwerken om te zorgen dat ze binnen de kaders van de regeling opereren.

AssociatieSymposium

Gastvrijheid aan banden We kennen allemaal wel de verhalen van de artsen die volledig in de watten gelegd werden wanneer zij op uitnodiging van een farmaceut aan een congres deelnamen. Het aanbieden van deze ‘gastvrijheid’ is tegenwoordig heel wat anders ingevuld.

Onder gastvrijheid wordt verstaan het leveren of ontvangen van een financiële bijdrage in individuele gevallen, aan individuele beroepsbeoefenaren, in kader van bijeenkomsten/manifestaties, zonder dat er een tegenprestatie tegenover staat.

Hierbij is het van belang dat de kosten binnen redelijke perken blijven, ondergeschikt zijn aan het hoofddoel van de bijeenkomst en uitsluitend voor de deelnemers gelden. Ook een passende locatie is voorwaarde, waardoor exotische en luxe oorden niet meer tot de mogelijkheden behoren.

Wat mag er vergoed worden?

Van diverse kosten is direct duidelijk of deze voor vergoeding in aanmerking komen, maar er zijn kostenposten die de nodige discussie opleveren.

Zo mogen kosten van reis, verblijf en inschrijving vergoed worden en vallen algemene organisatiekosten buiten de vergoeding. Ook moeten ‘recreatieve kosten’ door de deelnemer zelf betaald worden.

Een van de aanwezige farmaceuten merkt direct op dat het vaak lastig uit de congresfee te halen is welke posten hierin zijn opgenomen en het daardoor niet te bepalen is welk deel vergoed mag worden. Een heldere, goed gespecificeerde begroting is een must.

Dat de regels strikt toegepast worden, blijkt wel uit de ‘bewijslast’ die meegenomen kan worden in de afweging van de commissie. Zo wordt gekeken naar een evenwichtige tijdsbesteding, aantal overnachtingen en de verhouding inhoud en recreatief.

Ook kunnen sprekers en sessies getoetst worden bijvoorbeeld op basis van cv’s en presentatievorm.

Zorg dat je het goed kan uitleggen is hierbij een van de belangrijkste adviezen, wat betekent dat je alles niet alleen goed geregeld moet hebben, maar ook inzichtelijk moet maken.

de hoek komen kijken wordt het ingewikkeld.

Regelgeving blijkt namelijk per land te (kunnen) verschillen en daarnaast hanteren sommige farmaceuten nog eigen (vaak strengere) richtlijnen. Dit betekent dat voorwaarden kunnen verschillen op basis van de destinatie, de herkomst van de deelnemers et cetera. De farmaceuten regelen veelal al dit soort zaken voor de deelnemers, maar ook voor een organisator is het belangrijk te weten welke regels voor wie van toepassing.

Sunshine Act Bedragen afhankelijk van type bijeenkomst Er worden twee type bijeenkomsten onderscheiden, waarbij gastvrijheid aangeboden kan worden. De wetenschappelijke bijeenkomst (dit zijn geaccrediteerde bijeenkomsten, door een onafhankelijke organisatie georganiseerd, of als zodanig beoordeeld door codecommissie) en de manifestatie (bijeenkomsten die niet het predicaat wetenschappelijk hebben).

In het eerste geval mag per keer maximaal €500 vergoed worden met een maximum van €1.500 per jaar. Bij de manifestaties zijn de bedragen beduidend lager: €75 per keer en maximaal €225 per jaar. De exacte details zijn te vinden op de website www.cgr.nl, onder gedragscode Geneesmiddelenreclame > uitwerking normen gunstbetoon.

Elk land verschillend Tot zover leek het voor de deelnemers nog redelijk simpel, maar zodra buitenlandse deelnemers om

De vanuit de VS overgewaaide Sunshine Act zien we in Nederland terug in de transparantieregeling.

Deze moet borgen dat voor de consument inzichtelijk is welke banden er zijn tussen farmaceut en beroepsbeoefenaar, zoals dienstverlening en sponsorovereenkomsten.

Via het transparantieregister is precies te zien welke relaties (met een waarde van meer dan 500 euro) er zijn. Omdat de gastvrijheid al binnen regelgeving en gemaximeerde vergoedingen gereguleerd is, hoeft deze hier niet weergegeven te worden.

Weerbarstige praktijk Uit de afsluitende vragenronde komt duidelijk naar voren dat er nog veel onduidelijk is. Wat mag nu precies wel en niet vergoed worden?

Zo wordt gevraagd naar de standhuur. Deze is inbegrepen in de regeling, zolang deze marktconform is (en niet verkapte sponsoring is).

Een ander in de praktijk lastig aspect is dat de sponsoring alleen gericht mag zijn op beroepsbevoorjaar 2013 Qm|015

›

AssociatieSymposium

oefenaren. Alleen zij mogen blootgesteld worden aan de reclame, wat betekent dat anderen geweerd moeten worden uit bijvoorbeeld de expo ruimte. Catering zal dus ook buiten deze ruimte beschikbaar moeten zijn en de niet-beroepsbeoefenaren moeten eenvoudig te herkennen zijn (bijvoorbeeld aan hun badge of via gekleurde badgekoorden).

Duidelijk advies voor alle betrokkenen bij een congres is om te zorgen voor transparantie in de opbouw van de begroting en om alles goed gedocumenteerd te hebben. Vanuit een goede samenwerking tussen organisator en farmaceut/sponsor kunnen veel onduidelijkheden voorkomen worden.

Als voorbeeld wordt de hosted receptie genoemd (die ook Rotterdam regelmatig aan internationale congressen aanbiedt).

Deze valt buiten de vergoedingen, maar belangrijk is dat ook uit de begroting blijkt dat deze door de stad is aangeboden en niet door de congresorganisatie bekostigd wordt. <

016|Qm voorjaar 2013

Op zoek naar de laagste BTW-druk Het heeft niet voor niets de bijnaam ‘hidden tax’. BTW is de niet zichtbare belasting die verstopt zit in de prijs van producten en diensten. Ook de regelgeving is complex en de gevolgen van BTW heffing zijn voor de leek vaak niet goed te doorgronden. Het financiële resultaat van een congres kan een forse deuk oplopen als achteraf niet ingecalculeerde BTW-afdrachten worden gevorderd.

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Rotterdam Marketing

I

n veel gevallen wordt een stichting opgericht als organiserende partij van een internationaal congres. Een veel gehoorde misvatting is dat daarmee automatisch de BTW-plicht komt te vervallen.

Joyce Westerveld en Vincent Dielwart van KPMG Meijburg & Co hielpen hun toehoorders tijdens het Associatie Symposium Rotterdam al snel uit deze droom. De belastingplicht (het ondernemerschap) is zeer ruim geformuleerd. Het geldt voor ieder bedrijf en iedereen die zelfstandig een beroep

uitvoert. De rechtsvorm en het ontbreken van een winstoogmerk doet er niet toe. Ook de vestigingsplaats speelt geen rol. Dus een vereniging of een Japans bedrijf dat in Nederland een evenement organiseert is eveneens BTW-plichtig.

BTW-ondernemer Bij het beoordelen van het ondernemerschap spelen de aard en hoeveelheid van de betrokken diensten en goederen, de duur en frequentie van de activiteiten, het aantal klanten, het bedrag van

›

AssociatieSymposium

de opbrengsten en de samenhang met de gebruikelijke economische activiteiten een rol. Als al die schuifjes op het mengpaneel laag staan, dan is het mogelijk dat er geen sprake is van ondernemerschap.

Met deze uitgangspunten kun je stellen dat een tweedaags congres met betalende deelnemers BTW-plichtig is. Een gesubsidieerde bijeenkomst is dat bijvoorbeeld niet.

Maar het zijn van BTW ondernemer hoeft niet nadelig te zijn. Tegenover de verplichting om over de inkomsten BTW te berekenen, staat de mogelijkheid de BTW op kosten en investeringen terug te vragen. In sommige gevallen is dit zelfs voordelig, bijvoorbeeld als het verlaagde tarief van 6% kan worden toegepast.

Daarnaast kan – hoe gek het ook klinkt – een BTW vrijstelling nadelig zijn. Er is dan geen BTW verschuldigd, maar de BTW op kosten en investeringen kan niet worden teruggevorderd. Het is dus altijd zaak vooraf te kijken hoe een zo laag mogelijke BTW druk bereikt kan worden.

In alle gevallen zal de congresorganisator een goede administratie moeten voeren. In een aantal gevallen is het uitreiken van facturen zelfs verplicht en zullen die facturen bepaalde vermeldingen moeten bevatten.

Deelnemer vertrekpunt In de zoektocht naar de laagste BTW-druk nemen Westerveld en Dielwart altijd de hele keten, van productenleveranciers, dienstverleners naar de congresorganisator tot aan de deelnemers, in beschouwing. Hun vertrekpunt is daarbij de eindgebruiker.

Als die eindgebruiker BTW-plichtig is, is het helemaal geen probleem om de BTW aan hem of haar door te rekenen. De deelnemer kan de betaalde BTW toch terugvorderen. Daarbij geldt wel de opmerking dat het voor een buitenlandse deelnemer niet altijd even duidelijk of eenvoudig is. Voor een Amerikaan is het fenomeen ‘VAT’ sowieso moeilijk te bevatten.

Anders is het, als de deelnemer vrijstelling heeft, omdat die deelnemer die BTW dan niet kan terugvorderen en de BTW dus tot zijn kosten gaat behoren. Dit geldt bijvoorbeeld voor mensen 018|Qm voorjaar 2013

BTW-vrijstelling kan ook nadelig zijn en instellingen in de medische sector. In dat geval kan gekeken worden of de prestatie niet als onderwijs kan worden aangemerkt. In dat geval is vrijstelling mogelijk, maar dan moet de organiserende instelling geregistreerd staan in het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs. De CRKBO-registratie kost wel geld (het eerste jaar 100 euro aanvraagkosten + 150 euro jaarbijdrage; later 75 euro per jaar) en er vindt een audit plaats (kosten 900 euro).

Globaal komt het er op neer dat in geval van BTWvrijstelling bij de deelnemer, zoals bij medisch specialisten, wordt gezocht naar een zo laag mogelijke BTW-druk in de keten,zoveel mogelijk te zoeken naar mogelijkheden om een BTW vrijstelling toe te passen. Bij bijvoorbeeld fabrikanten van koelkasten als deelnemers is het juist zaak om de BTW zoveel mogelijk door te berekenen.

Totaalpakket splitsen De organisatie van een congres, of beter gezegd het toegang geven aan een deelnemer tot het congres, is in de kern één prestatie waardoor de deelnemers fee valt onder het hoge tarief van 21%. Door het deelnemen aan het congres niet als totaalpakket aan te bieden, maar als combinatie van diverse op zich staande producten en diensten kan een gedeelte wellicht onder het lagere 6% tarief worden geschoven en is voor sommige onderdelen zelfs vrijstelling mogelijk.

Denk aan hotelovernachting en personenvervoer die onder het lage tarief vallen, als ook de nietalcohol houdende dranken, maar ook (vergader) arrangementen als zelfstandig onderdeel in het congresprogramma. Brochures en programmaboekjes die standaard onder het 21% tarief vallen, kunnen, als ze voldoen aan de kenmerken van een boek (bijvoorbeeld door een groter aantal pagina’s) of periodiek (door een hogere frequentie), onder het 6% tarief komen te vallen.

Bij een congresbeurs kan het juist gunstig zijn om de deelname als een totaalpakket aan de buitenlandse exposant aan te bieden. Hoe de BTW heffing verloopt bij de verhuur van standruimte, is behoorlijk complex en volledig afhankelijk van de situatie (alleen verhuur ruimte of met standbouw en andere bijkomende prestaties). Het is dus zaak dit vooraf goed na te gaan wat de gevolgen hier zijn.

Vrijstelling spreker Er bestaat een vrijstelling voor het verlenen van toegang tot een congres of seminar, dat ter bevordering van de wetenschap of algemene ontwikkeling plaatsvindt. De vrijstelling geldt alleen als het congres door een publiekrechtelijk lichaam, stichting of vereniging wordt georganiseerd. Als een congres deze vrijstelling kan toepassen, dan kunnen sprekers eventueel ook een beroep op die vrijstelling doen. Zij mogen dan echter alleen een onkostenvergoeding ontvangen.

Barters zijn vanuit BTW-optiek ‘levensgevaarlijk’ geeft Dielwart nog als waarschuwing mee. Binnen de uitruil kan sprake zijn van verschillende BTWtarieven of een combinatie van wel of geen BTWafdracht.

Europees oerwoud In Nederland is het al moeilijk om door de bomen het bos te zien, op Europees niveau is er echt sprake van een spreekwoordelijk oerwoud.

Binnen de EU is er wel een BTW-richtlijn, maar uiteindelijk zijn er alsnog 27 BTW-wetgevingen.

In Zuid-Europa krijg je te maken met speciale programma’s die je moet gebruiken voor de BTWafdracht en hoge boetes als de belastingdienst vind dat je de regels verkeerd hebt toegepast. Ook Nederlandse BTW-specialisten als Westerveld en Dielwart moeten dan een beroep doen op deskundigen in het land zelf. <

Congresbezoek

RapidPro 2013 Gouden beurs-congresformule

overtreft zwak zaalbeheer

Gelukkige exposanten, veel (ook buitenlandse) deelnemers en een congresprogramma ingevuld door de doelgroep. Concept en database van organisator Mikrocentrum bewijzen hun waarde.

Het ontbreken van AV-ondersteuning, zaalbegeleiding en een adequate klimaatbeheer neemt men dan op de koop toe.

Ton Soons

wordt gastvrij ontvangen met een goed smakende container met koffie en bespaart geld door te wachten op de gratis Wifi-verbinding. In de eerste presentatie snelt de spreker door veel te volle slides in een volgepakt zaaltje zonder merkbare luchtverversing. In een plenaire lezing blijft de uitgebreide geluidsinstallatie ongebruikt, door het ontbreken van een technicus. Hetzelfde gebeurd met een draadloze microfoon in een hostessloze presentatie. Ondertussen laat de locatie omzet liggen door de onderbezette catering. Een mislukt evenement? Nee. Een volle beursvloer en blijkbaar interessant congresprogramma tellen zwaarder door.

RapidPro 2013, 26 en 27 Februari 2013 NH Conference Centre Koningshof in Veldhoven

020|Qm voorjaar 2013

N

H Koningshof is door de organisator Stichting Mikrocentrum goed gekozen voor haar RapidPro, de tweedaagse vakbeurs met congres over snelle prototype-productietechnologie.

Denk aan 3-D printen en snelle productie van unica. De locatie staat in Veldhoven, de vestigingsplaats van chipmachinebouwer ASML en centraal gelegen voor honderden hightech bedrijven in de Brabantse Brainport-regio.

RapidPro 2013 is een gratis toegankelijke beurs met dertig sprekers die in drie parallelzalen voor een stevig inhoudelijk programma zorgen. Op de website van het evenement staat als appetizer prominent op de homepage een YouTube-video met een sfeerimpressie van de editie 2012. Ik klik net daarboven op de button ‘Inschrijven bezoekers, Gratis Deelname >’. Mijn mailadres en achternaam halen mijn overige gegevens boven uit de database van Mikrocentrum. Na akkoord voor de juistheid en wens tot inschrijving krijg ik binnen een seconde een bevestigingsmail met een barcode die ik als inschrijfbewijs moet uitprinten en meenemen. Optimale inschrijfprocedure!

Makkelijk deelnemen Dat ik zo makkelijk deel kan nemen zonder tot de primaire, technische doelgroep te horen, komt natuurlijk omdat de organisator zoveel mogelijk bezoekers wil, want daar wordt hij op afgerekend door zijn 67 exposanten!

Het is de ochtend van het evenement. Ik ben vroeg ter plaatse om goed te kunnen bekijken hoe zo’n evenement op gang komt.

Congresbezoek

© 3DPRINTINGFORBEGINNERS.COM

Via uitstekende parkeerpijlen arriveer ik zelfs voor 9:00 uur al bij de incheck waar een dame vlotjes voor mij een badge weet uit te printen. “Moet ik mijn inschrijfbewijs bewaren voor morgen?”

Dat weet ze niet. De clipbadge toont in grote letters mijn naam, bedrijf en een barcode. De QR-code op de achterkant blijkt ook mijn mailadres en telefoonnummer te bevatten: handig voor exposanten? Er heeft er niet één naar gevraagd.

Ik krijg een keurige A4 programmagids en een consumptiebon.

Voor vertrekkers liggen al stoffen tassen klaar met de lijvige bedrijvengids waar de leden van Microcentrum in staan. Zo’n old school boek is in het internettijdperk vooral om ouderwetse ego’s te strelen.

De onbewaakte garderobe is voorbij de badgecontrole. “De directie stelt zich niet aansprakelijk......enz.”

Smaakt goed Op naar de koffie. Een vriendelijke dame levert een mok voor €2,00 en komt me later nog een koekje brengen. “Hoort er nog bij” . Brabantse gastvrijheid komt op gang. De koffie komt uit een grote container maar smaakt goed, eerlijk is eerlijk.

Ik check de Wifi-verbinding. Ondanks wel vijf onbeveiligde modems blijkt het totaal onmogelijk om een mailtje te versturen.

Ik val terug op mijn 3G abonnement. Om 9:40 u komt de aap uit de mouw. NH heeft een contract met Swisscom zodat een dagje Wifi €8,92 kost…..Ik wacht gelukkig met de aanschaf want weer een uur later is er een snelle Wifi-verbinding gratis onder de naam Rapidpro.

Zinloos geweld Langs overvloedige bewegwijzering kom ik bij de eerste parallelzaal. Stipt om tien over tien kondigt in de veel te kleine ruimte heel sobertjes een congresmanager de spreker aan. Er staan 70 stoelen zonder armleuningen strak tegen elkaar. De congresman speelt aan de binnenkant voor poortwachter, wat onhandig is omdat alle laatkomers ons eerst storen alvorens weggestuurd te worden.....

De spreker snelt door zijn veel te volle, Engelstalige slides. Ik kan niet lezen en luisteren tegelijk dus hier is veel zinloos geweld. Ik lees veel later in de gids dat ‘beschikbaar gestelde presentaties binnenkort te downloaden zijn’.

In het zaaltje is geen merkbare luchtverversing, integendeel. Maar de techneuten klagen niet, het evenement is gratis en de lezing relevant. Ik ga daarna naar een plenaire lezing waar een kunstzinnige ontwerper een mooie en inspirerende presentatie houdt over het 3D printen van sieraden. Hmm, het geluid van de boeiende videofragmenten komt heel zwakjes uit de laptop...terwijl achterin de zaal een uitgebreide geluidsinstallatie staat, maar een technicus ontbreekt.

Om elf uur vijfentwintig is de koffie nog steeds goed te drinken.

Gelukkige exposanten Het is intussen hartstikke druk geworden op de beursvloer.

Hier zijn gegarandeerd alleen maar gelukkige exposanten! Deze drukte geeft me het gevoel dat ik op een ‘place-to-be’ ben. Dit verdienmodel van Mikrocentrum lijkt me wel crisisbestendig en toekomstvast.

›

voorjaar 2013 Qm|021

Congresbezoek

© 3DPRINTINGFORBEGINNERS.COM

Provisorisch presenteren op de beursvloer

Zo’n old school boek is in het internettijdperk vooral om ouderwetse ego’s te strelen Exact op tijd begint om kwart voor twaalf een lezing in een provisorisch zaaltje op de beursvloer. Het is veel te klein voor zoveel belangstelling. De lezing is in het Engels. Niet overbodig want naast me zitten een stel Poolse studenten. Er lopen hier sowieso veel studenten rond, niet de kopers van vandaag maar wel de toepassers van morgen.

Twittergeintje Tijdens de lunch zie ik op het grote lunchterras dat de twitterfontein van #rapidpro2013 weinig zinvols toont. Voor de gein twitter ik een snapshot van een schedelprothese.

Op de beursvloer en de lunchterrassen is het heel geanimeerd.

Ik hoor veel Vlaams, Pools, en af en toe Frans en Engels. Maar Koningshof laat flink wat omzet schieten door onderbezetting van de catering, met lange rijen tot gevolg. Boven mijn hoofd is een ventilator ingeschakeld, die verkouden makende wind produceert.

Na de lunch val ik in een drukbezochte presentatie van een goed 022|Qm voorjaar 2013

Engels sprekende Duitser met een hoop spanning in zijn stem. Hij houdt zo te zien een boeiend verhaal want bijna niemand zit op zijn telefoon te kijken.

Er zijn nergens hostesses te bekennen om alles in de gaten te houden. Daarom blijft ook een draadloze zaalmicrofoon ongebruikt tijdens het vragenstellen. Maar verrassend genoeg is er een goede akoestiek in deze zaal, die met zijn koepelplafond in een vorig leven de kapel was voor het katholieke meisjesinternaat Koningshof.

Stralende congresmanager Ik tref later de van oor tot oor stralende initiatiefnemer van dit evenement, een congresmanager die dit samen met een vakcommissie drie jaar geleden begon met duizend bezoekers op één dag en nu heeft uitgebouwd naar circa drieduizend over twee dagen.

De sprekers zijn bewust vooral toepassers en dus geen leveranciers.

De techneuten vertellen trots wat ze in hun bedrijf doen, zonder angst bedrijfsgeheimen te verklappen.

Om drie uur begint een workshop voor een twintigtal mensen achter laptops waar 3-D printers aan hangen. Deze workshop vindt wonderlijk genoeg plaats op een groot deel van het lunchterras. Je kunt zo aanschuiven lijkt het.

Ook nu is het nog steeds druk op de beursvloer. De gouden database en beurs-congresformule van Mikrocentrum zijn klaar voor een succesvolle RapidPro in 2014! En om te voorzien in de honderden vierkante meters beursvloer komt het uitgestrekte Koningshof beslist weer in aanmerking als locatie. <

Boekreview

Wat meetings werkelijk kunnen Into the Heart of Meetings is het boek dat de werkelijke waarde van groepsbijeenkomsten bloot legt. Eric de Groot en Mike van der Vijver leiden de lezer verhalend langs de randvoorwaarden en ingrediënten van effectieve bijeenkomsten. Een ‘must read’ voor ieder die meetings als communicatiemedium serieus neemt.

B

asic Principles of Meeting Design. Het onderwerp kan de indruk geven dat het om uiterlijkheden en wat basale vuistregels gaat. De titel maakt echter direct duidelijk dat het juist de kern van de zaak betreft: Into the Heart of Meetings. Eric de Groot en Mike van der Vijver gaan de diepte in door wetenschap over communicatie en menselijke interactie als uitgangspunt te nemen voor het samenstellen van groepsbijeenkomsten.

Beide auteurs kunnen bogen op om en nabij twintig jaar ervaring waarin ze naar schatting wereldwijd 2.500 meetings hebben meegemaakt, in verschillende rollen als deelnemer, vertaler, spreker, acteur en jawel, meeting designer. Dat levert vele voorbeelden op die een praktische vertaling geven van de basisprincipes

Korting via QM Into the Heart of Meetings van Eric de Groot en Mike van der Vijver is te bestellen via boekrealisator.nl. Het Engelstalige boek van meer dan 300 pagina’s kost € 28,50.

Als lezer van QM kunt u het boek kopen voor € 24,50. Gebruik hiervoor als couponcode: intro.

Meer informatie over de auteurs vind je op www.mindmeeting.org.

024|Qm voorjaar 2013

die in het boek behandeld worden. Daarbij weten beide auteurs maar al te goed wat criticasters – zij die denken dat er niets valt te verbeteren aan standaard meetings – aan tegenwerpingen hebben.

Dit hebben ze op een originele manier verwerkt door aan het einde van ieder hoofdstuk in discussie te gaan met zo’n criticaster.

Wat doen de omstandigheden en fysiek contact met ons brein en ons gedrag? Wat is de invloed van culturele verschillen op onderlinge communicatie? Hoe belangrijk is het om de alom aanwezige kennis te mobiliseren? In het eerste deel van het boek leggen De Groot en Van der Vijver het fundament, door de belangrijkste invloeden die het uiteindelijke resultaat van een bijeenkomst bepalen bloot te leggen. En passant maken ze de bijzondere karakteristiek van meetings als communicatiemedium duidelijk, die nog eens wordt aangezet in de laatste paragraaf ‘The Magic of Meetings’.

In deel twee, we zijn inmiddels halverwege het ruim driehonderd pagina’s tellende boek, gaan de auteurs in op het doel van een meeting. Deelnemers/gasten kennen de ‘eigenaar’ van de meeting een identiteit toe op basis van de bijeenkomst. Dit maakt meetings tot een instrument om de gewenste perceptie te bereiken of te versterken. De meeting designers helpen de lezer vervolgens op weg met het gedegen formuleren van een doelstelling.

Net als in het hele boek blijven De Groot en Van der Vijver weg van do’s en don’ts. Op een vertellende manier maken ze duidelijk welke aspecten een rol spelen en hoe je tegen elk aspect aan kunt kijken. Deze aanpak continueren ze ook in het derde deel, waarin het daadwerkelijke samenstellen van de bijeenkomst centraal staat.

Door de mix met voorbeelden uit hun eigen praktijk en de afsluitende discussie met een criticaster is het een echt leesboek, waar je op een prettige manier kennis maakt met de diepere materie van meeting design. <

MeetThePlanner

Xander Kranenburg, Live Solutions

evenement is ultieme delen’

‘Een het

Hij is betrokken bij innoverende congrescon-

cepten als The Next Web en TEDx. Als bestuurslid van IDEA heeft hij de nieuwe portefeuille ‘Innovatie’ onder zijn hoede. Een goed evenement kenmerkt zich volgens Xander Kranenburg door de perfecte combinatie van inhoud, creativiteit en technologie.

Tekst Judith Munster | Beeld Eunice Lieveld

Live Solutions is betrokken bij The Next Web Conference, een vooruitstrevend congres over internet. Vertel.

“The Next Web Conference is een initiatief van drie ondernemers uit de internetbranche die zich destijds vooral bezighielden met start-ups. Op een gegeven moment hadden ze fleck.com bedacht, een soort posted notes, maar dan op internet. Om aandacht voor het concept te realiseren, werd deze keer niet geïnvesteerd in een uitgebreide marketingcampagne, maar kwamen ze op het idee om een conferentie over de toekomst van het internet te organiseren. Dat is uitgegroeid tot één van de belangrijkste technologie026|Qm voorjaar 2013

en internetconferenties en weblogs ter wereld. De weblog trekt inmiddels vijf miljoen unieke bezoekers per maand. The Next Web is meer dan een conferentie, het is hét feestje voor de internationale internetwereld. Biertjes op het podium zijn geen uitzondering. De sprekers worden uitgenodigd bij de organisatoren thuis, om te eten en bij te praten. Daardoor is de sfeer compleet anders dan op een gewoon congres.”

Waarom zou je sprekers bij je thuis te eten vragen?

“Waarom niet? Er zijn al heel wat bijzondere mensen bij de oprichters van The Next Web over de vloer geweest: de oprichter van YouTube, de CTO van Amazon, de bedenker van Twitter… zo iemand laat je toch niet in zijn eentje in een hotel overnachten?

Zo iemand behandel je als een vriend. Dus je helpt met het boeken van de vliegreis, haalt ze op van het vliegveld en laat ze bij je thuis eten. Het zijn gezellige avonden waar iedereen ook nog wat van opsteekt. Je wilt zo iemand gewoon een welkom gevoel geven. En als ze dan thuis aan hun vrienden vertellen dat ze een fantastische ervaring in Nederland hebben gehad, bij de mensen van The Next Web, dan is dat mooi meegenomen.”

Hoe kwam jij bij die club terecht?

“Ze kenden mij van Emerce, een vakblad over internet en e-business, waarvoor ik het grootste e-business congres van Nederland op poten had gezet. Zij zeiden: “Wij hebben nog nooit een conferentie georganiseerd. Jij wel. ” Zij regelden de inhoud en gaven Live Solutions als het ware carte blanche voor de productie. En dat hebben we nog steeds. Eigenlijk is The Next Web een speel-

meetingtheplanner

‘Perception is Reality - remember if it looks like shit, it must be shit’ tuin waar we volop kunnen experimenteren. Zij willen de laatste technische snufjes laten zien en dat vinden wij nou net het leukste dat er is. Daarmee nemen we soms een groot risico. Maar als je je gasten écht wilt verrassen, zul je grenzen moeten verleggen. Videomapping, nieuwe LED technologieën, verrassende motion graphics, geïntegreerde social backchannels, 24/7 webcare teams…”

Dat kost toch bakken met geld?

“Jawel. Maar bij The Next Web wordt naar ‘the bigger picture’ gekeken. Het is niet een éénmalig evenement, het is een continue conversatie. The Next Web is een voedingsbodem voor nieuwe ideeën. Waar gaan we in de toekomst heen? Hoe kunnen we de toekomst beter maken? En het is onze taak om de inhoud verder te verrijken, met licht, video en geluid. In mijn ogen helpt audiovisuele techniek de inhoudelijke boodschap nog sterker over te brengen. Doordat je er een show van maakt en meer beleving toevoegt, blijft de boodschap hangen. Tegenwoordig gaat het om vorm én inhoud en dan bedoel ik de visuele vorm. Het moet er voor bezoekers gewoon lekker uitzien. Net als bij Apple: er wordt net zoveel tijd en energie in het uiterlijk van de apparaten gestoken als in de inhoud. En dat heeft ze geen windeieren gelegd. Perception is Reality - remember if it looks like shit, it must be shit. Met andere woorden: wil je de inhoud überhaupt overbrengen, dan kun je niet om de vorm heen.”

‘Als mensen een jaar later op zoek gaan naar het evenement, wat wil je dan dat ze terugvinden?’

Een zaal huren en een spreker neerzetten is niet meer genoeg?

In sommige branches kom je daar nog mee weg, maar hoe lang nog? De traditionele powerpoint is ook niet meer van deze tijd. Bij voorjaar 2013 Qm|027

›

MeetThePlanner

‘Zo kon het gebeuren dat wij de lancering van Google in Nederland organiseerden’ voorbaat mis je de kans om iets moois neer te zetten. Veel sprekers doen niets anders dan die bulletpoints voorlezen, met als gevolg dat mensen niet meer luisteren en zich gaan vervelen. Als een CEO zegt dat de omzet groeit, kun je dat ook visualiseren. Dan blijft de boodschap beter hangen. Bovendien speelt een evenement zich tegenwoordig niet meer alleen binnen de muren van de zaal af.”

Hoe bedoel je?

“Als je wilt dat mensen geïnteresseerd blijven – en dat wil je - moet je ze iets goeds voorschotelen. Doe je dat niet, dan verdwijnen ze in hun eigen digitale omgeving. Dan gaan ze mailen, facebooken, twitteren… Die social media zorgen ervoor dat het evenement veel groter is dan het aantal mensen in de zaal. Doe je het slecht, dan zullen ze dat doorvertellen. Doe je het goed, dan zullen ze het ook doorvertellen. Als organisator moet je daarop inspelen. Je moet van tevoren bedenken: wat is de digitale footprint van mijn evenement.

Als mensen een jaar later op zoek gaan naar het evenement, wat wil je dan dat ze terugvinden? Dat betekent dat je een evenement goed moet vastleggen: geschreven, op video, in foto’s, in tweets, in discussies, op de website, in persdossiers… Is dat moeilijk? Nee, net zoals je alle andere onderdelen van het congres tot in de puntjes regelt, zo kun je ook dit tot in detail voorbereiden. Je weet van tevoren de rode draad van het congres, de programmering, welke sprekers er komen, wat ze ongeveer gaan zeggen. Je kunt dus al veel teksten, grafieken, visuals en dergelijke klaarzetten. Daarna hoef je alleen nog maar die extra elementen toe te voegen: een kwinkslag van een spreker, wat er achter de schermen gebeurt, foto’s. Terwijl de spreker spreekt, kun je tekst, beeld en filmpjes al online zetten.”

Als je alles online zet, hoeven mensen niet meer naar het evenement te komen.

“Dat zeiden ze ook toen Chris Anderson, de man die de legendarische TED-congressen zeven jaar geleden overnam, voor ‘radical openness’ pleitte. Zijn principe is: deel alles. Wat is er mis met 028|Qm voorjaar 2013

kennis delen? Een evenement is iets kleins, waar vaak wel mooie dingen gebeuren, waar nieuwe ideeën ontstaan. Waarom zou je dat niet met de rest van de wereld delen? De TED-organisatie besloot om alles open te gooien en alles wat er op de conferentie plaatsvond online beschikbaar te stellen. Door de informatie te delen, werd het fysieke evenement interessanter. Mensen willen er toch liever zelf bij zijn. Wat er in de zaal gebeurt, wat er voor en na het congres gebeurt, in de hotels, tijdens het netwerken: dat maak je online niet mee.”

Wat is het geheim van TED? “In tegenstelling tot wat veel mensen dachten werd radical openness niet de ondergang van TED, maar juist de opmars naar een ongeëvenaard succes. Op de meeste congressen spreken mensen uit het eigen vakgebied. TED is anders, in plaats van verticaal te programmeren wordt er horizontaal geprogrammeerd. Je komt op het podium van alles tegen: een hersenchirurg, een cabaretier, wetenschapper, kunstenaar, internetgoeroe. Dan de spreektijd. Je komt nog te vaak tegen dat sprekers een verhaal houden van 45 minuten. Dat kan echt niet meer, net als sales verhalen.

Mensen willen gewoon een oprecht verhaal horen, het liefst in drie, twaalf of achttien minuten. Verder hanteert TED als rode draad een abstract thema dat breed ingevuld kan worden. Het belangrijkste criterium is dat het verhaal de moeite waard is om te delen. Mocht een verhaal niet boeien, dan zorgt het dynamische karakter van het format ervoor dat de volgende spreker, danser of muzikant je wel weet te raken. Bezoekers krijgen de kans niet om verveeld te raken.”

Je zit zelf bij de organisatie van de Nederlandse TEDx. Wat is het verschil tussen TED en TEDx? “De x staat voor independently organised. De officiële TEDcongressen zijn in Californië en Oxford en onlangs heeft de eerste in het Midden-Oosten plaatsgevonden. Er was echter zoveel belangstelling voor het concept dat Anderson in het kader van ‘radical openness’ licenties heeft uitgegeven, zodat dergelijke evenementen ook in andere landen kunnen worden georganiseerd.

Deze worden TEDx genoemd. Jim Stolze heeft TEDx naar Nederland gehaald. Wat veel mensen niet weten is dat TEDx Amsterdam een stichting is en dat het evenement door meer dan 75 vrijwilligers wordt neergezet. Ik ben sinds de eerste editie verantwoordelijk voor de productie. Dit jaar is de jubileumeditie in het 125-jaar oude Concertgebouw. TEDx Amsterdam heeft de luxe dat er geen gebrek aan interesse is. De conferentie is gratis en er zijn jaarlijks

meetingtheplanner

Het lukte om mijn stage bij Emerce te lopen en dat mondde uit in mijn eerste baan. Toen ik voorstelde om in navolging van het tijdschrift en de weblog een live evenement te organiseren, kreeg ik van Oscar Kneppers, de toenmalige uitgever, de vrije hand. Ik was begin twintig, had nog nooit een evenement georganiseerd. Maar soms moet je gewoon iets doen en ‘along the way’ leer je het. Het waren de gouden internetjaren. Iedereen die wij benaderden, wilde meedoen. Roel Pieper, Cor Stutterheim, Ben Tiggelaar en noem maar op. We huurden de Beurs van Berlage af en rekenden achthonderd gulden per persoon. Op die eerste editie kwamen duizend mensen, het was uitverkocht. Na die eerste keer dacht ik: dit nooit meer! Aan de andere kant gaf het ook een enorme kick.”

Wanneer ben je met Live Solutions begonnen?

‘De sprekers worden uitgenodigd bij de organisatoren thuis, om te eten en bij te praten’

meer dan vijfduizend geïnteresseerden. Om deze reden wordt alles wat er in de zaal gebeurt, opgenomen en gedeeld, zowel via het platform www.tedxamsterdam.com als via live viewings in meer dan twintig locaties in het land. Naast het reguliere programma op het podium wordt tijdens de pauzes een volledig TV-format afgedraaid met sfeerimpressies, interviews met gasten en sprekers en andere specials.”

Je hebt sociale psychologie gestudeerd. Hoe verhoudt zich dat met het organisatievak?

Psychologie is erg breed en tijdens mijn studie raakte ik enorm gefascineerd door de razend snelle opmars van het internet.

Daarom wilde ik bij een internetbedrijf gaan werken. In de boekwinkel kwam ik een tijdschrift over internet tegen: Emerce, de beste bron in e-business. Dus ik dacht: waarom zou ik naar een internetbedrijf gaan, als ik ook bij een tijdschrift over internet kan werken?

“Tien jaar geleden. Ik werkte anderhalf jaar bij Emerce, had twee keer de Emerce Industry Day georganiseerd en mijn collega en ik besloten voor onszelf te beginnen. We wisten alleen nog niet wat.

Oscar, de uitgever, vertelde: een leuk bedrijf uit Amerika komt naar Nederland en wil dat groots lanceren. Is dat niks voor jullie?

Zo kon het gebeuren dat wij de lancering van Google in Nederland organiseerden: overdag de officiële presentatie en ’s avonds een groot internetfeest. Vorig jaar heb ik mijn zakenpartner uitgekocht. Hij wilde een nieuwe uitdaging. Ik had sterk het gevoel dat wij met ons bureau nog steeds aan het begin van iets moois staan.

Ik vind dit gewoon fantastisch om te doen. Evenementen gaan verder dan alle andere platformen. Als het gaat om conceptontwikkeling, visuele vormgeving, technische productie, programmering, verslaglegging en uitvoering, zijn wij de spil in het web. Hoe briljant is dat?”

Hoe zie je de toekomst?

Print in de huidige vorm is ten dode opgeschreven, die mediavormen zijn zo verouderd. Alles wordt bijna gedigitaliseerd.

Oftewel: je moet keuzes maken. De maatschappij wordt verdeeld in sociale straten. Dat is trouwens niet de toekomst, dat is nu. We zitten er al jaren midden in. We leven in een sharing economy.

Ik geloof in delen en in openheid. Een evenement is het ultieme delen. Het volledig digitaliseren van evenementen zal nooit gebeuren. Een evenement moet je in levende lijve meemaken. Net als bij ballet, concerten, toneel, cabaret: op internet of televisie is het gewoon niet hetzelfde. Sterker nog: live is belangrijker dan ooit tevoren. Mijn tip aan mede-organisatoren: kijk eens buiten je eigen branche. De ideeën liggen voor het oprapen, maar niet bij de buren.” < voorjaar 2013 Qm|029

&vergadercentra

CongresH E T

Q M

L O C AT I E - O V E R Z I C H T

V A N

2 0 1 3

GESPECIALISEERDE ONTMOETINGSCENTR A

&vergadercentra

CongresNaam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

ALFREDS

Beurs van Berlage

Mansion Hotel Bos & Ven

Cornelis Geellaan 43

Damrak 243

Klompven 26

2406 JE Alphen aan den Rijn

1012 ZJ Amsterdam

5062 AK Oisterwijk

+31 (0)172 42 57 57

+31 (0)20 531 33 55

+31 (0)13 528 88 56

+31 (0)172 42 46 69

+31 (0)20 620 47 01

+31 (0)13 528 68 10

info@alfreds.nl

info@beursvanberlage.nl

info@bos-ven.nl

www.alfreds.nl

www.beursvanberlage.nl

www.bos-ven.nl

Congreszaal Vergaderzalen

Congreszaal voor 240 personen

Congreszaal voor 1300 personen

Congreszaal voor 100 personen

6 zalen, van 2 tot 80 personen

28 zalen, max. 1300 personen

1 zaal, max. 100 personen

Catering Overnachting Ontspanning

Restaurant 100 plaatsen

1 restaurant, max. 225 plaatsen

1 restaurant, max. 100 plaatsen

1000 kamers

40 kamers

2 tentoonstellingen,Van Gogh en Koningin Beatrix

Turks stoombad, whirlpool en sauna

Vergaderhamers Bereikbaarheid Faciliteiten en bijzonderheden

restaurant, business & huwelijkslocatie

Diverse mogelijkheden in het park

1200 parkeerplaatsen, betaald

HHHH 7 km 1.5 km 1.5 km 100 Gratis parkeerplaatsen

Voor een uitgebreid beeld kunt u onze

Locatie in het historische centrum

Voor grote of kleine groepen biedt

website bezoeken: www.alfreds.nl

van Amsterdam en een groot aantal

Mansion Hotel Bos & Ven perfecte

Trendy locatie in een 18e eeuws pand

break-out rooms. Glasvezel wifi.

vergaderaccommodatie.

1 km 1 km 1 km 100 Gratis parkeerplaatsen

30 km

middenin een prachtig park vol rust en ruimte. Aan de overkant van ons pand beschikken we ook over een theaterzaal voor 240 personen.

032|Qm voorjaar 2013



10 km

,3 km

20 km

24.5 km

DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

Landgoed de Rosep

Heineken Brand Store

Heineken Experience

Huize Molenaar

Oirschotsebaan 15

Amstelstraat 31

Stadhouderskade 78

Korte Nieuwstraat 6

5062 TE Oisterwijk

1017 DA Amsterdam

1072 AE Amsterdam

3512 NM Utrecht

+31 (0)13 523 21 00

+31 (0)20 523 92 22

+31 (0)20 523 92 22

+31 (0)30 231 03 47

info@rosep.com

sales.brandstore@heineken.com

sales.experience@heineken.com

info@huizemolenaar.nl

www.rosep.com

heineken.com/meetingsandevents

heineken.com/meetingsandevents

www.huizemolenaar.nl

+31 (0)30 234 30 98

+31 (0)13 523 21 99

Congreszaal voor 185 personen

Congreszaal voor 50 personen

23 zalen, max. 250 personen

3 zalen, max. 12 personen

5 zalen, max. 850 personen

9 zalen, max. 80 personen

1 restaurant, max. 150 plaatsen

max. 25 plaatsen

max. 300 plaatsen

Lounge & dakterras voor lunch of borrel

Interactieve tour door de oude brouwerij

Congreszaal voor 250 personen

71 kamers



Wellness Centre

HHHH 4 km 2.5 km 2.5 km 250 Gratis parkeerplaatsen

18 km

5 km

2 km

2 km

22 km

4 km 2 km Betaald parkeren

2 km

15 km

4 km 1 km 0,5 km 414 parkeerplaatsen, betaald

35 km

Tussen de bossen en de vennen bevindt

De Heineken Brand Store biedt

De Heineken Experience biedt een

Huize Molenaar is gelegen in het

zich het hartverwarmende business hotel

de perfecte gelegenheid voor een

bijzondere locatie voor vergaderingen en

historisch centrum van Utrecht op 10

van allure. Gastvrijheid en behulpzaam-

inspirerende dag. Het historische pand

congressen, in de voormalige Heineken

minuten lopen vanaf Centraal Station.

heid vormen bij ons het uitgangspunt

heeft een zeer moderne inrichting en

brouwerij. Elke ruimte heeft een uniek

Monumentaal pand, exclusieve locatie

voor uw zakelijke of privé verblijf.

is gelegen vlakbij het Rembrandtplein.

verhaal en karakter. Kom sfeer proeven

voor vergaderingen, congressen en privé

De ultieme locatie voor een creatieve

en laat Heineken uw gastheer zijn.

gelegenheden in besloten kring

meeting!

voorjaar 2013 Qm|033

&vergadercentra

CongresNaam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

Kaap Doorn Conferentiecentrum

Kloosterhotel ZIN

Landgoed Huize Bergen

Postweg 9

Boxelseweg 58

Glorieuxlaan 1

3941 KA Doorn

5261 NE Vught

5261 SG Vught

+31 (0)343 41 42 41

+ (0)73 658 80 00

+31 (0)73 658 04 00

+31 (0)343 41 35 42

+ (0)73 658 80 01

+31 (0)73 656 15 50

info@kaapdoorn.nl

welkom@kloosterhotelzin.nl

welkom@huizebergen.nl

www.kaapdoorn.nl

www.kloosterhotelzin.nl

www.huizebergen.nl

Congreszaal Vergaderzalen

Congreszaal voor 176 personen

Congreszaal voor 120 personen

Congreszaal voor 200 personen

23 zalen, max. 176 personen

8 zalen, max. 120 personen

18 zalen, max. 200 personen

Catering Overnachting Ontspanning

2 restaurants, max. 230 plaatsen

1 restaurant, max. 150 plaatsen 40 kamers

80 kamers

Sauna, zonnebank, fitness, bar, biljart, bos

labyrint, (muziek)meditatie, yoga en kunst

prachtig park, volleybal, wii, leestafel, bar

Vergaderhamers Bereikbaarheid

HHHH 5 km 8 km 71 km 170 Gratis parkeerplaatsen

1.5 km 3 km 25 km 100 parkeerplaatsen

0,3 km 5 km 0,1 km 150 Gratis parkeerplaatsen

Faciliteiten en bijzonderheden

Zie www.kaapdoorn.nl voor meer

Dit voormalig klooster heeft door de

Hier vindt u oog voor detail , een

informatie. Kaap Doorn is specialist op

toevoeging van moderne architectuur

sociaal hart en een hartelijk ontvangst.

het gebied van zakelijke bijeenkomsten.

een open en eigenzinnig karakter, maar

Laat u verrassen door de betoverende

Onze gastvrije medewerkers zijn er

de sfeer van het kloosterleven proef je er

entourage van de monumentale villa,

volledig op gericht uw bijeenkomst te

nog steeds. Het Atelier op het landgoed

authentieke stijlkamers en gastronomische

ontzorgen. Uitstekende faciliteiten en

is daarnaast exclusief beschikbaar voor

specialiteiten.

bosrijke ligging.

unieke bijeenkomsten.

034|Qm voorjaar 2013

70 kamers



25 km

DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

Landgoed Zonnestraal

Paushuize

Conferentiehotel De Spreeuwelse Heide

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum

Loosdrechtse Bos 17

Kromme Nieuwegracht 49

Spreeuwelsedijk 9

Woudenbergseweg 54

1213 RH Hilversum

3512 HE Utrecht

5091 KS Westelbeers

3707 HX Zeist

+31 (0)35 538 54 00

+31 (0)30 231 23 81

+31 (0)13 504 13 92

+31 (0)343 49 24 92

+31 (0)35 538 54 01

+31 (0)30 234 30 98

+31 (0)13 504 30 28

+31 (0)343 49 24 44

congrescentrum@zonnestraal.org

info@paushuize.nl

welkom@despreeuwelseheide.nl

info@woudschoten.nl

www.zonnestraal.org

www.paushuize.nl

www.despreeuwelseheide.nl

www.woudschoten.nl

Congreszaal voor 200 personen

Congreszaal voor 150 personen

Congreszaal voor 125 personen

Congreszaal voor 350 personen

3 zalen, max. 200 personen

16 zalen, max. 250 personen

10 zalen, max. 125 personen

30 zalen, max. 350 personen

1 restaurant, max. 120 plaatsen

2 restaurants, max. 220 plaatsen

70 kamers

140 kamers

1 restaurant, max. 60 plaatsen Prachtige bosrijke omgeving

5 km 5 km 0.2 km 200 Gratis parkeerplaatsen



bostuin, heidelandschap, boomhutten, leestafel

40 km

4 km 1 km 35 km 414 parkeerplaatsen, betaald

11 km 18 km 21 km 120 Gratis parkeerplaatsen

Een unieke locatie in het oude

Monumentaal pand, exclusieve locatie

Omringd door een bosrijke omgeving

hoofdgebouw van Landgoed Zonnestraal

voor vergaderingen, congressen en privé

en sprankelende natuur. Hier vindt u alle

(architect Duiker) in een omgeving van

gelegenheden in besloten kring. Gelegen

mogelijkheden voor een succesvolle en

licht, lucht en transparantie.

in het historisch centrum van Utrecht

ontspannen bijeenkomst in het Brabantse

op 10 minuten lopen vanaf Centraal

groene hart.

HHHH 3 km 5 km 0 km 250 Gratis parkeerplaatsen

65 km

Station. Utrechts' mooiste locatie voor bijeenkomsten in besloten kring

voorjaar 2013 Qm|035

GelderseStreken

Simone Sanders en Gon Mostert

Werelden van

hout en beton Hoe bijzonder willen we het vandaag hebben? Voor de verandering geen hotel of congres­centrum in het middelpunt van de aandacht, maar een dierentuin en een industrieel erfgoed. Werelden van beton en hout komen samen, wanneer Simone Sanders (Burgers’ Zoo) en Gon Mostert (Radio Kootwijk) bij elkaar in de keuken gaan kijken. Het levert verrassende inzichten op.

D

e dag begint bij het jarige Burgers’ Zoo. Precies honderd jaar geleden werd de dierentuin door Johan Burgers opgericht.

Met Alex van Hooff en zijn echtgenote Bertine van Hooff-Nusselder staat inmiddels de vierde generatie aan het hoofd van de dierentuin. Het jubileum wordt in 2013 uitgebreid gevierd.

Onder meer met een speciale jubileumpostzegel.

Wij melden ons al om kwart voor negen ’s morgens bij de hoofdingang en zien hoe de eerste bezoekers staan te trappelen om naar binnen te mogen. Ook het zakelijke bezoek moet een wandeltocht door het park afleggen op weg naar het Safari Meeting Centre in Burgers’ Bush.

036|Qm voorjaar 2013

“Wij geven mensen een beleving mee”, vertelt hoofd sales Simone Sanders, terwijl ze ons welkom heet. “Die wandeling door een stukje dierentuin is de eerste beleving.”

Terwijl veel ‘gewone’ dagbezoekers zich vergapen aan de olifanten en giraffen, krijgen wij een rondleiding door het multifunctionele vergader- en congrescentrum met ruimtes die plek bieden aan tien tot vijftienhonderd gasten. De zalen zijn gesitueerd naast de overdekte Bush, waar het het hele jaar door aangenaam toeven is. De zakelijke faciliteiten zijn verborgen voor de gewone dierentuinliefhebber, maar toch zo dichtbij dat er handige combinaties gemaakt kunnen worden.

Veel vergaderzalen zijn in Afrikaanse stijl vormgegeven met als paradepaardje het auditorium, waar bijna vijfhonderd mensen een presentatie kunnen bijwonen.

Tekst & Beeld Sjoerd Geurts

“Heel bijzonder”, zegt Gon Mostert. Zij is bij Radio Kootwijk verantwoordelijk voor business concept development and implementation. Haar locatie is een rijksmonument, dat begin twintigste eeuw volledig uit beton werd opgetrokken. “Dat was destijds een opdracht aan de architect. Hier in de dierentuin is daarentegen bijna alles uit hout opgetrokken. Erg sfeervol!”

Combinaties met park Simone Sanders gaat ons enthousiast voor door de dierenwereld en laat zien dat de zakelijke bezoeker niet in een van de vergaderzalen hoeft achter te blijven.

Vaak worden combinaties met het park gemaakt. Een presentatie ‘onder water’ bij de Ocean en een borrel op een sfeervol Afrikaans terras. Het is allemaal mogelijk.

GelderseStreken

“Het aardige aan een event in de dierentuin is dat de bezoeker zich in een andere wereld waant. Wij kunnen dat gevoel versterken door de dierentuin een rol te geven in het event. Een kijkje achter de schermen of het bezoek ’s avonds ontvangen, zodat onze gasten het gevoel krijgen dat de dierentuin alleen van hen is.”

Kijkje in de Keuken ‘Gelderland levert je mooie streken’ luidt de gezamenlijke slogan van Convention Bureau regio Arnhem Nijmegen en Congresbureau Veluwe. Op www.zakelijkestreken. nl maken ze duidelijk wat Gelderland onderscheidt van andere meeting bestemmingen: ‘In Gelderland vind je geen saaie anonieme kantoorpanden, maar duizenden hectare ongerepte zandvlaktes, eeuwenoude bossen en zuurstofrijke lucht. Gelderland barst

Kleurrijke Knoefzaal

van de plekken waar je ongestoord kunt brainstormen en met collega’s en relaties van

Het aantal zalen is divers. Naast de foyer, het auditorium en de kleurrijke Knoefzaal, tellen we diverse Afrikaanse lodges voor middelgrote gezelschappen van waaruit je over de savanne of bush uitkijkt. De catering kan op alle locaties worden verzorgd.

Simone Sanders: “Wij hebben de catering in eigen huis. Ieder restaurant in de dierentuin heeft zijn

gedachten kunt wisselen.’

In elke editie van QM laten we twee partners van beide congresbureaus bij elkaar een kijkje in de keuken nemen. In deel vijf zijn dat Simone Sanders, hoofd sales van Burgers’ Zoo, en Gon Mostert verantwoordelijk voor business concept development and implementation bij Radio Kootwijk. Zij bezoeken elkaars locatie en vertellen eerlijk wat ze van

›

het bedrijf van hun concullega vinden.

voorjaar 2013 Qm|037

gelderseStreken

hier. Al is het wel allemaal wat soberder geworden.”

Gon Mostert is benieuwd hoe de groei tot stand is gekomen. “Vooral door mond tot mond reclame”, zegt Simone Sanders. Al geeft ze toe dat Burgers’ Zoo de afgelopen jaren actiever naar buiten treedt dan daarvoor. Bijvoorbeeld door op beurzen te gaan staan zoals Event 13 en de Management Support Beurs. Verder wordt het regionale bedrijfsleven dit jaar benaderd via de Bedrijven Kontakt Dagen in de Rijnhal in Arnhem. “We willen ons laten zien.”

Dat Burgers’ Zoo haar Eventbenadering serieus neemt, blijkt ook uit de Green Key, waarover de dierentuin beschikt. Zover is Radio Kootwijk nog niet. Maar volgens Gon Mostert is het wel de bedoeling dat haar accommodatie ooit ook die certificering binnenhaalt.

Egyptische Sfinx

Simone Sanders over Radio Kootwijk: “Die prachtig grote machinezaal biedt veel kansen”

eigen keuken en die gebruiken we ook voor zakelijke evenementen. Groot voordeel is dat we dan weten dat de kwaliteit goed is en we snel kunnen schakelen. Daarnaast kunnen we eenvoudig aan bijzondere wensen voldoen.”

Het Safari Meeting Centre in Burgers’ Zoo bestaat pas zes jaar. Toch heeft het bedrijfsleven de dierentuin inmiddels ontdekt. Een team van vijf personen probeert speciale events binnen te halen.

“Natuurlijk merken wij ook dat het een ‘gekke’ tijd is”, zegt Simone Sanders. “Toch hebben we een goed jaar achter de rug. Als bedrijven nog iets doen, willen ze er toch iets bijzonders van maken. Dat kan 038|Qm voorjaar 2013

Tot zover het bezoek aan Burgers’ Zoo. We laten Arnhem achter ons en rijden over de Veluwe richting Apeldoorn.

Leverde de rondleiding ‘achter de zakelijke schermen’ van Burgers’ Zoo diverse wowmomenten op, het eerste wow-gevoel bij Radio Kootwijk overkomt ons al als we de lange oprijlaan van het rijksmonument oprijden. Overweldigend! Midden op de Veluwe, op een kale heideachtige vlakte, torent het hoofdgebouw uit, dat de vorm heeft van een Egyptische Sfinx. Een prachtig plaatje. Het voormalige zendstation Radio Kootwijk ademt een en al historie uit.

Jammer dat zo weinig mensen tegenwoordig nog weten waar het rijksmonument voor staat. Al wordt daar binnenkort wel aandacht voor gevraagd. Op zondag 5 mei 2013 is het namelijk precies negentig jaar geleden dat in Bandoeng op het Indonesische eiland Java de eerste langegolf telegrafieverbinding met Radio Kootwijk tot stand werd gebracht. Een mijlpaal in de geschiedenis. Tegenwoordig vinden hier geen uitzendingen meer plaats, wel evenementen.

Na bijna dertien jaar soebatten kocht Staatsbosbeheer het betonnen gebouw en sinds een jaar of drie

wordt er concreet invulling gegeven aan het historische pand als evenementenlocatie. Als we de zware deuren achter ons horen dichtklappen, voelen we de historie aan den lijve.

Verbinden in de genen Hier werden ooit belangrijke verbindingen gelegd en dat blijkt ook een inspiratiethema voor Gon Mostert en haar team.

“We beseffen dat we geen moderne accommodatie zijn”, zo begint ze voorzichtig, “maar we hebben het bedrijfsleven wel veel te bieden. Naast de ruimten in dit gebouw telt Radio Kootwijk namelijk nog enkele losse gebouwen, waar bedrijven hun vergadering of meeting kunnen houden. Of in een hutje op de heide kunnen gaan zitten. Wij timmeren pas drie jaar aan de weg. Maar we hopen hier de komende jaren veel events naar toe te krijgen. Het liefst zakelijke meetingen, die communicatie of verbinden als onderdeel hebben. Omdat Radio Kootwijk ook verbinden in de genen heeft zitten!

We benaderen die partijen heel gericht.”

Simone Sanders luistert aandachtig. “Maar beperk je jezelf niet een beetje als je je als accommodatie in de hoek van ‘verbinden’ zet?”, vraagt ze dan.

“Ik snap dat je een visie uitdraagt, maar je schrikt bedrijven misschien af en vult ook al zaken in waar bedrijven zichzelf vaak nog aan het ontdekken zijn.”

Gon Mostert knikt bevestigend. “Maar het zorgt wel voor een focus. Op deze manier geven we vooral inzicht in welke thema’s hier het best tot hun recht zouden komen. Waar wij als accommodatie het meest aan toe te voegen hebben. Al moet je dat wel heel ruim zien. Er is veel mogelijk”

Grote zenderzaal Radio Kootwijk biedt kansen, maar inderdaad ook beperkingen. Zo moet een event om elf uur ‘s avonds afgelopen zijn en mag er geen licht naar buiten gericht worden. Om op deze wijze de natuur en omgeving van dit Natura 2000 gebied te respecteren. Een duidelijke keuze is dat er gedurende schoolvakanties geen bedrijfsevents zijn en visa

gelderseStreken

Eindoordeel Na de rondleiding vragen we Gon Mostert en Simone Sanders naar hun indrukken over het wederzijdse bezoek. Ook willen we graag weten wat zij goed vonden en welke tip ze elkaar willen geven.

Simone Sanders over Radio Kootwijk TOP: “Radio Kootwijk ligt in een prachtige omgeving. Het gebouw rijst boven alles en iedereen uit. Heel imposant. Die prachtig grote machinezaal biedt veel kansen. Ik denk dat er hier commercieel veel uit te halen is. Als je maar reuring blijft houden en niet een paar weken niks hebt.”

TIP: “Die prachtig grote zaal kun je mooi benutten. Maar tegenwoordig worden de eventbureaus wel eens overgeslagen en komt de secretaresse van de directeur zelf. De vraag is of zij wel ziet wat je hiermee kunt. Je moet ze dus goed begeleiden. Een andere tip is de ietwat gesloten entree. Je kun je hier wat verloren voelen.”

Gon Mostert over Burgers’ Zoo TOP: “Van Burgers’ Zoo krijg ik heel veel energie. De vele mogelijkheden die de soms wat verstopte vergaderzalen bieden in combinatie met de dierentuin zijn fantastisch. Je wordt hier echt uitgedaagd om de dierentuin op een andere manier te gebruiken. Heel leuk.”

TIP: “De vaste indelingen van de vergaderzalen zou ik het liefst wat loslaten, maar dat is door de vaste beamerophanging soms niet eenvoudig. Verder ben ik echt iemand die van daglicht houdt. Er zijn zalen die wat weinig daglicht hebben. Tenslotte wijkt de Knoefzaal, met haar moderne groene kleuren, wat af van alle andere zalen, die mij meer trekken. Dat kan!”

versa. Die doelgroepen worden op deze wijze van elkaar gescheiden.

Bezoekers krijgen wel authentieke ruimten tot hun beschikking, die zijn voorzien van moderne faciliteiten zoals een lift en wifi. Vooral de grote zenderzaal, de vroegere machinekamer, biedt mogelijkheden. Voor bijvoorbeeld concerten of grote bijeenkomsten. En de kleinere accommodaties, zoals de panoramavergaderkamer met prachtig uitzicht, zorgen ervoor dat het aanbod compleet wordt gemaakt. Wil je hier een event organiseren, dan komt de catering en het meubilair voor grotere events van externe partijen.

Slechte cateraar Gon Mostert: “Catering hebben we niet in eigen beheer. Dat kan in de toekomst nog wel gebeuren, maar wij adviseren en regelen samen met de klant alles wat nodig is om het event te laten slagen.”

“Ik snap dat wel”, zegt Simone Sanders. “Maar er schuilt ook een gevaar in. Als je een keer een slechte cateraar hebt, dan kijken ze jou er op aan.

Ik ben zelf altijd blij dat ik me daar in Burgers’ Zoo geen zorgen over hoef te maken.”

Gon Mostert: “Events die hier plaatsvinden worden georganiseerd alsof ze in de buitenlucht worden gehouden. Je neemt dus alles zelf mee. Voor de

Gon Mostert over Burgers’ Zoo : “Je wordt hier echt uitgedaagd om de dierentuin op een andere manier te gebruiken”

grote zaal geldt dat ook voor beeldschermen. Alleen voor kleine ruimtes is AV-materiaal beschikbaar.

Deze manier van werken, maakt het mogelijk er echt een eigen event van te maken.”

Zowel Burgers’ Zoo als Radio Kootwijk biedt onderscheidend vermogen. Beide dames zijn zichtbaar onder de indruk van elkaars locatie.

Adressen en telefoonnummers worden uitgewisseld. “Weet je”, besluit Simone Sanders, “onze locaties zijn zo verschillend, maar hebben toch ook veel raakvlakken…We zijn beiden bijzonder.

Daar wil ik best nog wel eens een keer over brainstormen…” < voorjaar 2013 Qm|039

VolgensSoons

Alleen sprekers die echt boeien, winnen het nog van beeldschermen

I

n de jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw is de kennishonger van bedrijvig Nederland zo groot dat ieder onderwerp volle congreszalen trekt, ook bij duizend gulden entree en met een rijtje saaie sprekers op het podium. Hup, zes lezingen maal veertig minuten, een lunch met wijn, een podiumdiscussie; na afloop een borrel en iedereen weer voldaan naar huis. Of sprekers goed kunnen praten, vertellen, uitleggen, inspireren? Dat wordt gelaten afgewacht.Die tijd ligt definitief achter ons. De kennis die sprekers op een congres kunnen bieden is altijd minder dan wat je op het internet kunt vinden. Van sprekers mag je dus meer verwachten wat je niet op internet vindt: interactie, inspelen op de actualiteit van gisteren en vandaag, inspiratie, de wow-factor van de ontmoeting.

Wie zijn de sprekers? Gaan ze me boeien?

Veel sprekers zijn op YouTube of in podcasts terug te vinden. Voor je naar een congres gaat kun je dus al een uitstekende indruk van ze vormen. Hoe voorspelbaar zijn ze? Ga je nog naar een seminar van Simon Sinek als zijn vaste verhaal over de vraag ‘Waarom?’ ook op YouTube af te spelen is? Niet voor dat vaste verhaal.

Hoorcolleges Hoogleraar Klinische Psychologie Jan Derksen pleitte laatst voor het afschaffen van hoorcolleges ‘omdat de studenten toch alleen maar zitten te Whatsappen, eten, Facebooken en praten.’ Maarten van Rossem reageerde op zijn verzuchting, dat ie over aandacht van zijn studenten niets te klagen heeft. Ik ben Derksen dus maar eens gaan opzoeken op YouTube. Hij blijkt een boodschap te hebben die indruist tegen de populaire overtuiging dat ‘wij ons brein zijn’. Een originele boodschap, dus potentieel boeiend! Maar Derksen blijkt wel wat saai te praten, een beetje klagerig, in elk geval weinig levendig of geestig. Hij heeft verder een zachte G en zegt iets te vaak ‘zeg maar’. Het is een radio-opname dus ik word niet afgeleid door beeld. Maar ik heb toch moeite bij de les te blijven. Ligt het aan de didactische werkvorm of aan de spreker, meneer Derksen?

Op kot YouTube kijken Mijn nichtje studeert Biotechnologie in Leuven. Bij een bepaald vak werd zo abominabel college gegeven dat ze wanhopig werd over haar leervorderingen. Ze heeft op een gegeven moment besloten te verzuimen en haar toevlucht te nemen tot vergelijkbare Amerikaanse lesstof op YouTube. Colleges zoals van de populaire MITprofessor Walter Lewin, je weet wel, die kleurrijke paradijsvogel uit ‘De Wereld Draait Door’. Nu hoeft ze voor dit vak niet meer van haar kot af, kan ze lekker uitslapen en de moeilijke passages stilzetten en terugspelen tot ze ze snapt. Voor vragen ‘appt’ ze met medestudenten.

Smartphone of spreker Sprekers moeten dus concurreren met beeldschermen. Wie tijdens een congres wil weten of een spreker goed beoordeeld gaat worden, hoeft alleen maar te tellen hoeveel gezichten opkijken naar de spreker of omlaag kijken naar het schermpje in hun hand. Alleen sprekers die echt boeien, winnen het nog van beeldschermen.

Ook in de college- of congreszaal.

Ton Soons, adviseur en trainer in congresseren en presenteren. Hij schreef recent het Handboek voor de Congresontwikkelaar. Reacties: ton.soons@winningwords.nl 040|Qm voorjaar 2013

De wow-factor van de ontmoeting

Meetingnieuws

Peoples business Jochen van Eijck is toegevoegd aan het Sales Business team van de Efteling.

Hiervoor was Van Eijck werkzaam als accountmanager bij Arjan van Dijk Groep en daarvoor bij Bonheur Horeca Groep. < Jochen van Eijck

Angeline Bommer en Wilfred Jacobs

Angeline Bommer en Wilfred Jacobs zijn aangetreden als directeur-eigenaar van Congress Company. Arjan Appel, oprichter van Congress Company, zal zich mede gaan focussen op de commerciële activiteiten en strategische samenwerkingsverbanden van het bedrijf. <

Mathijs Fleur

Mathijs Fleur is per 1 maart gestart als Hotel Manager van Golden Tulip Arnhem Doorwerth. Fleur werkte sinds augustus 2007 als F&B manager van het hotel. Hij is de opvolger van Eric van der Hulst die nu als General Manager Horeca werkt bij Netjes Beheer in Amstelveen. <

Eric van Nieuwenhuizen

Paul Peters

Eric van Nieuwenhuizen heeft met ingang van 4 februari de positie ingenomen van Director of Sales van Hampshire Hospitality. In deze rol zal Van Nieuwenhuizen de hele sales organisatie aansturen. Van Nieuwenhuizen kwam vorig jaar februari bij Hampshire in dienst als Regio Operations Manager en was verantwoordelijk voor de aansturing van negen hotelbedrijven. < Paul Peters is sinds 1 januari als Complex General Manager verantwoordelijk voor de twee hotels in München: The Westin Grand Munich Hotel en Sheraton Munich Arabellapark. Hiervoor heeft hij als General Manager het Sheraton Stockholm Hotel en het Westin Rotterdam geleid. <

042|Qm voorjaar 2013

Hotels verhuren lobby als meeting ruimte Diverse hotels in de Verenigde Staten zijn het gebruik van hun lobby gaan reguleren, door het reserveren van zitplekken mogelijk te maken, en laten in sommige gevallen er ook voor betalen. Zij zien het toenemend aantal mensen dat aan het werk is in de lobby als een nieuwe bron van inkomsten, zo meldt de New York Times.

Door de toegenomen mogelijkheden van het mobiele werken zijn hotellobby’s een populaire plek om te werken en voor een zakelijke ontmoeting. Met name de casual setting en open atmosfeer worden als voordeel gezien. Nadeel is het omgevingsgeluid en gebrek aan privacy.

Verder wordt een tafel noodzakelijk genoemd.

In het artikel van de New York Times komt Mark Gilbreath, directeur van LiquidSpace aan het woord. Dit is een online boekingsplatform voor huur en verhuur van tijdelijke werkplekken. Volgens hem vormen hotelruimten tien procent van het aanbod op zijn website en is het de sterkst groeiende categorie.

Workspace on Demand Marriott biedt het zogenaamde Workspace on Demand bij een dertigtal Marriott Hotels & Resorts, Renaissance Hotels en Courtyard by Marriott hotels, met name in de regio’s San Francisco en Washington. De werkplekken bestaan uit statafels, nissen in de lobby’s en kleine meeting ruimten bedoeld voor bijeenkomsten van minder dan tien mensen.

Westin van Starwood Hotels & Resorts heeft een vergelijkbaar concept van kleinschalige, non-traditionele werkplekken geïntroduceerd in twee Amerikaanse hotels, in Boston en in Arlington, en een hotel in München.

In Arlington transformeerde het bedrijf hiervoor het business center in een meer modern, los ingerichte werkruimte, met Wi-Fi, banken en een Xbox spelcomputer.

Marriot biedt het reserveren van de openbare ruimtes kosteloos aan. Voor de meer afgesloten ruimten rekent de hotelketen een huur die kan oplopen tot 150 euro voor een halve dag. Starwood verhuurt haar twee werkruimten in de Verenigde Staten voor 40 euro per uur. <

150 reisbloggers naar Rotterdam Rotterdam zal in mei worden overspoeld door reisbloggers. Rotterdam Marketing is er samen met het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC) in geslaagd de Travel Bloggers Unite Conference naar de Maasstad te halen. Drie dagen lang zullen zo’n 150 internationale reisbloggers in de stad verblijven. De komst van de TBU conferentie naar Rotterdam is van grote waarde voor de stad, stelt Ton Wesselink, directeur van Rotterdam Marketing: “Het fenomeen reisbloggers

is relatief nieuw. Deze reisjournalisten beschikken echter vaak over een groep trouwe lezers en zijn door hun sociale mediakanalen in staat snel te publiceren. Het bereik en de impact van zo’n 150 bloggers die drie dagen lang over Rotterdam zullen bloggen, twitteren en facebooken is daarmee immens en dus goed voor de zichtbaarheid van de stad.” Het congres, dat van 17 tot 20 mei duurt, vindt plaats in het nieuw te openen Mainport Hotel Rotterdam aan de Leuvehaven. <

Meetingnieuws

Congresstad Zwolle wordt

Levendige wolk

op filmfestival Rotterdam Een vijftien 15 meter lange wolk hing als een levendig kunstwerk boven de bezoekers van het Internationale Film Festival Rotterdam. De wolk was gemaakt van zeer dun, lichtdoorlatend doek en werd door een combinatie van projectie en belichting van binnenuit en buitenaf tot

leven gewekt. De bijzondere opblaasbare wolk werd gemaakt door Publi-Air naar een ontwerp van architectenbureau EventArchitectuur. De wolk was te zien in De Doelen, waar het IFFR werd gehouden van 23 januari tot en met 3 februari. <

Negen hotels gaan los in sneeuwbalgevecht Teams van negen hotels in St. Peterburg hebben elkaar bekogeld met 2.500 sneeuwballen. Doel van dit marketingevent was om de sport Yukigassen te promoten en St. Petersburg, Moskou en Sochi op de kaart te zetten als bestemming met winters vertier.

In het weekend gingen de negen hotelteams met elkaar het gevecht aan in een winter resort, elk team gewapend met 240 sneeuwballen voor een ‘best out of three’ wedstrijd van telkens drie minuten. De ‘First Hotel Championship of

Snowball fight in St. Petersburg 2013’ volgens vereenvoudigde Yukigassen-regels werd gewonnen door het team van Astoria Rocco Forte Hotel, dat in de finale de teams van Four Season Hotel en Helvetia hotel wist te verslaan. <

Congresbureau Regio Zwolle Stichting Congresstad Zwolle breidt haar werkgebied uit naar de hele economische regio Zwolle. Daartoe heeft het bestuur van de stichting besloten.

Ook congres- en vergaderbedrijven in de regio kunnen zich nu aansluiten bij deze marketing- en promotie-organisatie voor het zakelijk toerisme. Met het oog op de uitbreiding wijzigt de naam van Congresstad Zwolle naar Congresbureau Regio Zwolle.

Congresbureau Regio Zwolle bestaat in de huidige vorm drie jaar en telt ruim vijftig aangesloten partners. In de afgelopen periode hebben de partners van Congresbureau Regio Zwolle in totaal voor 54 congressen en bijeenkomsten offertes uitgebracht. Op basis hiervan zijn 28 bijeenkomsten geboekt. Deze hebben inmiddels plaatsgevonden of zullen in de toekomst plaats vinden. Ze vertegenwoordigen een omzetwaarde van circa twee miljoen euro. <

Evenementenhal breidt uit met catering op locatie Evenementenhal Hardenberg komt met een nieuw bedrijfsonderdeel, namelijk catering op locatie. De afdeling Meetings & Events van Evenementenhal speelt hiermee in op de door haar gesignaleerde trend dat bedrijfsfeesten, open dagen, bouwvakborrels en overige bijeenkomsten steeds vaker plaatsvinden bij de bedrijven of instellingen zelf in plaats van een externe locatie.

Net als bij de bijeenkomsten in Evenementenhal Hardenberg, is het motto bij catering op locatie het compleet ontzorgen van de opdrachtgever. Die krijgt één ervaren contactpersoon die bij het hele traject, van voorbereiding tot uitvoering, helpt bij

de organisatie van de bijeenkomst. Alle horecamaterialen, buffetten, bars en aankleedmateriaal heeft Evenementenhal in eigen beheer en het transport wordt verzorgt met een eigen vrachtwagen en bestelauto’s. Evenementenhal hanteert

scherpe tarieven, waardoor het volgens hen goedkoper is dan het geheel zelf organiseren van een bijeenkomst in de eigen locatie. <

› voorjaar 2013 Qm|043

Meetingnieuws

Peoples business David Armstrong

Suzanne de Zwaan

Edwin van Velsen

Katrin Hentszel

David Armstrong is aangesteld als Managing Director bij Congrex Travel. Hij volgt Claudia Scherrer op die zich zal toeleggen op de positie van Operations Director. Armstrong wat hiervoor Managing Director van PDM Travel, een groep bedrijven gevestigd in Zwitserland en Oostenrijk die zich voornamelijk toeleggen op destination management en procurement in Europa voor Amerikaanse tour operators. < Suzanne de Zwaan is de nieuwe voorzitter van de Association of Food & Beverage Management (AF&BM).

Zij ontving tijdens het jaargala van de vereniging op 19 januari in Sofitel Legend The Grand Amsterdam, de voorzittershamer uit handen van Richard Francke.

Suzanne de Zwaan werkt als F&B Manager bij Hotel Papendal in Arnhem en was in het verleden werkzaam voor onder meer Artis en Holland America Line. < Edwin van Velsen is op 1 februari gestart als General Manager bij Bilderberg Kasteel ’t Kerckebosch. Van Velsen neemt de functie over van Joeri Nuyten die per 7 januari zijn werkzaamheden voortzet bij Bilderberg Hotel De Buunderkamp. Van Velsen was tot voor kort werkzaam als Operationeel Manager bij Landgoed Duin en Kruidberg. < Katrin Hentszel is de nieuwe general manager van Renaissance Hotel Amsterdam. Hentszel is ruim 20 jaar aan Marriott International, de eigenaar van het vijfsterrenhotel, verbonden. Zij begon haar carrière bij het Hamburg Marriott Hotel en werkte voor de hotelgroep in landen als Polen, Groot Brittannië en Armenië. <

044|Qm voorjaar 2013

Weinig veranderingen in

zakenreizen in 2013 Uit onderzoek onder Nederlandse travel managers blijkt dat zij in 2013 weinig veranderingen verwachten voor de zakenreizen ten opzichte van vorig jaar. Zo denkt het merendeel (65 procent) dat het aantal zakenreizen komend jaar gelijk zal blijven.

Opvallend is dat een jaar geleden nog 33 procent van de travel managers een stijging van het aantal zakenreizen in 2012 voorspelde, terwijl nu slechts 17 procent een toename voor 2013 verwacht. Het onderzoek werd eind 2012 uitgevoerd door het internationale marktonderzoekbureau 2hm in opdracht van AirPlus, een mondiale aanbieder van oplossingen voor de betaling en evaluatie van zakenreizen, meetings en events. Wereldwijd namen in totaal 2.101 travel managers uit 24 landen deel aan het onderzoek, onder andere uit Nederland.

Positieve verwachtingscijfers Net als voor Nederland geldt ook wereldwijd de verwachting dat het aantal zakenreizen

en de bijbehorende kosten in 2013 stabiel zullen blijven. Positieve verwachtingscijfers gelden vooral voor de BRIC landen (Brazilië, Rusland, India en China),, Mexico, ZuidAfrika en Turkije.Uit het trendonderzoek blijkt tevens dat de meeste Nederlandse travel managers denken dat de kosten voor hotels, treinreizen en autohuur gelijk zullen blijven aan vorig jaar. Alleen voor vluchten worden dit jaar hogere uitgaven verwacht, zo geeft 36 procent van de travel managers aan.

Dit kan te maken hebben met een door 32 procent van de respondenten verwachte groei in het aantal vliegreizen voor 2013, maar ook met de stijgende kosten door het moeten bijbetalen voor bijvoorbeeld extra beenruimte en extra bagage. <

Peter van Lindonk overleden Peter van Lindonk, organisator van de jaarlijkse PINC Conference, uitgever van bijzondere boeken en voormalig spreekstalmeester van het Wereld Kerst Circus in Carré, is op zaterag 2 maart overleden. Hij werd 76 jaar.

Van Lindonk was de man achter het zeer succesvolle PINC-congres dat dit jaar voor de 14e keer wordt gehouden. In 2010 was Van Lindonk als adviseur betrokken bij de eerste TEDx Conference in Amsterdam.

In zijn rol van uitgever van opdrachtboeken produceerde Van Lindonk veertig jaar lang de meest bijzondere boeken, zoals een Kleurboek voor directeuren (Delta Lloyd), een jaarverslag voor kinderen (BSO/Origin), het Blue Band kookboek en het eerste boek ter wereld met een radio erin (Albert Heijn).

Het complete fonds van bijna zevenhonderd boeken van van Lindonk Special Projects is in 2003 opgenomen in de bibliotheek van Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam. Van Lindonk had een passie voor het circus. Vijftien jaar lang was hij spreekstalmeester van het Wereldkerstcircus

in Carré. Veertien jaar geleden bogon hij samen met zijn vrouw, geïnspireerd op de TED-congressen in Amerika, met de organisatie van de PINC Conferences. PINC laat zich misschien wel het beste vergelijken met een circusvoorstelling: zestien sprekers, personages, verhalen en acts. Met levenswijsheden, vergezichten en eyeopeners waarmee elk mens zijn voordeel zou moeten doen. Niet met een vastomlijnd thema, maar wel altijd over Poeple, Ideas, Nature and Creativity: over PINC dus. <

ProfessioneelSpreker

Marieke Zwinkels brengt

de natuurlijke vro Marieke Zwinkels leerde van zichzelf houden. Het ontvlamde haar bestaan: ‘En dat betekent nog steeds: elke dag bijleren. Maar contact maken met wie je diep van binnen bent – dat is de eerste stap.’

Hoe bent u spreker geworden?

“Afgelopen decennia brak ik een lans voor onderwijsvernieuwing.

Ik wilde uitgebluste docenten weer vurig voor de klas hebben.

Ik coachte altijd op zelfinzicht en wilde zo van ronddwarrelende blaadjes gewortelde bomen maken - daar zouden de kids wat aan hebben. Dat was ook zo, maar op den duur realiseerde ik me: wat ik in het onderwijs doe, heeft niet perse met onderwijs te maken.

Gek genoeg lag mijn passie ergens anders. In selfempowerment.

Ik kreeg - alsof de duvel ermee speelde – prompt een fantastisch zakelijk aanbod. In het onderwijs. Alleen een gek zou ‘nee’ zeggen, 046|Qm voorjaar 2013

Tekst Jos Goossens

maar mijn hart weigerde. Het was tijd om mijn vleugels uit te slaan, en vrouwen helpen zichzelf te empoweren.”

Waarom vrouwen?

“Na de feminisering gingen vrouwen mannen nadoen. Het werden harde tantes die – desnoods met ellebogenwerk – wel even de top zouden bereiken. We schoten ons doel voorbij, want hállo: we mogen vrouw zijn. Daar zit het verschil tussen empowerment en selfempowerment. Het gaat om kracht van binnenuit.

Het is natuurlijker, mooier, meer moeiteloos. Bovendien hebben

ProfessioneelSpreker

rlijke vrouw vrouwen een andere worsteling dan mannen. Ze willen ‘niet moeilijk’ doen en zijn emotioneel gevoelig. Goed nieuws: je kunt zacht zijn én toch grenzen bewaken. Je doet het niet vanuit macht of stoerdoenerij, maar vanuit liefde.”

Wat is uw boodschap?

“Dat je als vrouw geïnspireerd en succesvol kunt leven terwijl je recht doet aan wie je bent. Recht aan je vrouw-zijn. Je hebt twee dingen nodig. Één: bezieling. Hoe dat voelt? Je weet het als het je overkomt. Net als verliefd zijn. De trigger is voor ieder mens uniek. Wanneer iets je diep raakt, komt de buitenwereld heel dichtbij de binnenwereld. Ze worden één. En dan ontvlamt het hart. Soms vinden we het in deze cultuur moeilijk om dit gevoel vorm te geven. Dus het tweede dat je nodig hebt: gereedschap.

Er zijn instrumenten om je innerlijke kompas te ontdekken en opnieuw te kalibreren. Dát wil ik de vrouwen laten weten en ervaren.”

tot bloei

Zelf geworsteld?

“Als jong meisje had ik mijn voelsprieten uitstaan. Zo wist ik hoe ik me ‘moest’ gedragen. Het leidde ertoe dat ik mijzelf volledig verloor. Het werd een zoektocht. Een pittige. Want ik was niet gelukkig. Zelfs mijn beste vriendinnen wisten niet wat er diep van binnen in mij omging. Langzaam kreeg ik mijzelf ‘on track’. Door heel veel innerlijk werk te verzetten. En het loont: daardoor kan ik nu dit fantastische werk doen. Ik leerde niet te oordelen over mensen, maar ze te zien voor wie ze zijn. Ook op het podium doe ik het: ik stel vragen en ga de interactie aan. Wil je mensen intern aan de slag krijgen? Dan moet je vragen stellen, geen antwoorden geven.”

Wat is uw eigen passie?

“Bewustzijnsontwikkeling. Raar maar waar: ik doe liever een vijfdaagse cursus van weet-ik-hoeveel-honderd-euro dan dat ik op vakantie ga. Het is een intrinsieke drive. Vandaag de dag

›

voorjaar 2013 Qm|047

ProfessioneelSpreker

‘Wil je mensen intern aan de slag krijgen?

Dan moet je vragen stellen, geen antwoorden geven.’

Marieke Zwinkels

ben ik minder op zoek, heb meer vertrouwen dat het juiste op mijn pad komt. Mijn laatste project is een veertig-dagen-experiment. Volgens de neurobiologie kost het precies zo lang om nieuwe verbindingen in de hersenen aan te leggen. Ik mediteer elke ochtend een uur en volg een zelfontwikkeld programma over ‘houden van jezelf ’. Ik schrijf een boek over wat het je kan brengen.”

Wat is uw ergste ervaring als spreker?

“Ik raakte ooit volledig de verbinding kwijt met mijn publiek.

In plaats van afstellen op wij zij nodig hadden, nam in mij een soort behoefte aan structuur het over. Angst natuurlijk. Ik ging mijn programma afwerken. Achteraf zeiden mensen: ‘Interessant verhaal’. Maar het heilige vuur hebben ze niet gevoeld. En dan baal ik, want ze horen te zeggen: ‘Wauw. Dit was precies wat ik nodig had’. Mensen mogen mijn optredens gááf vinden. Ik ben een vurig type op het podium. Mijn les? De dingen altijd dynamisch en organisch laten ontstaan. Als spreker moet je dienstbaar zijn.”

Marieke Zwinkels (41) spreekt, schrijft, traint, coacht en adviseert. Zo inspi-

Bent u onlangs nog verrast?

reert ze vrouwen om te leven en werken vanuit hun natuurlijke staat van zijn en

“Ja, door mijn kinderen. Bijna elke dag: ze zeggen zulke wijze dingen. Kids staan in contact met hun binnenwereld. Het is een uitdaging om die verbinding al opgroeiend te bewaken, want je zou kunnen zeggen dat we kinderen domesticeren. Als drukke ouders vinden we het moeilijk om naar hun naakte waarheden te luisteren en zetten ze soms weg als ‘onrealistisch’. Vergis je niet, kinderen kunnen complexe zaken dondersgoed benoemen.” <

denken. Na een bloeiende carrière in het onderwijs kunnen nu álle vrouwen bij Marieke terecht. Haar specialiteit: selfempowerment. Marieke schrijft momenteel aan twee boeken: 40 dagen houden van jezelf, kijken wat dát oplevert en 40 dagen bewust creëren, kijken wat dát oplevert.

Boekingen: zijspreekt.nl

voorjaar 2013 Qm|049

Locatiemarketing

De ene

promotiekoek is de ander nog niet Koeken blijken een vast onderdeel van zijn marketingstrategie. Maar de ene koek is de andere nog niet, blijkt uit het betoog van Martin Vastenhout tijdens een bijeenkomst van het Platform Museum Locaties. Eerst was het een gadget, later een marketing tool en tegenwoordig zorgt het voor funding. Koekfunding.

Tekst & Beeld Edwin Nunnink

D

e leden van het PML kwamen op dinsdag 26 februari bijeen in het Museum voor Moderne Kunst in Arnhem (gastheer Peter de Kok geeft de voorkeur aan de meer eigentijdse aanduiding MMKA) om kennis op te doen en ervaring te delen over de marketing hun locatie richting de meeting branche. Vastenhout vertelde over de succesvolle marketing van Fort Vechten, onder zijn leiding, en hoe hij die lijn voortzet als directeur van Landgoed Schovenhorst.

Nagenoeg nul Toen Martin Vastenhout begon bij Fort Vechten was de omzet door evenementenverhuur nagenoeg nul, evenals het aantal medewerkers. Bij zijn vertrek 050|Qm voorjaar 2013

was de omzet twee miljoen euro en het aantal medewerkers bedroeg 22. En dat alles zonder een euro marketingbudget.

Bij Fort Vechten entameerde hij diverse publieksevenementen voor een grote variatie aan doelgroepen. Evenementen die pasten bij de oorspronkelijke verdedigingsfunctie van de locatie of de kenmerken van de streek. Bijvoorbeeld de jaarlijks terugkerende herbeleving van de tweede wereldoorlog met het evenement Fort vol Soldaten en Tsjechovs theatervoorstelling De Kersentuin als referentie naar de kersenstreek in en om Bunnik.

Het oorlogsthema werd doorvertaald naar teambuilding programma’s en gasten die privé een zonnige (‘ik heb altijd geluk’, aldus Vastenhout) middag hadden doorgebracht op het fort, infor-

meerden regelmatig naar de mogelijkheden voor het huren van de locatie. Langs die weg kwam Fort Vechten als vanzelf in beeld bij de zakelijke markt.

Vastenhout wist eveneens een plaatselijke bakker te enthousiasmeren voor het ontwikkelen van een Fort Vechtenkoek. In de vorm van het fort, gevuld met spijs en kersenjam. De koeken werden aangeboden op het fort zelf, als aanvulling op de beleving.

Zoek de verhalen Uiteindelijk gaat het om het maken van verhalen, houdt Vastenhout zijn gehoor voor. Daar ligt de intrinsieke kracht van musea als meeting locatie.

Zoek de verhalen en vertaal ze naar concrete communicatie en evenementen.

En maak van de zwakte een sterkte, benadrukt Vastenhout. Zo kregen gasten van een zakelijk evenement op Fort Vechten een knijpkat mee om van het ontbreken van een inpandig toilet, iets avontuurlijks, iets ludieks te maken.

Nu bij Landgoed Schovenhorst heeft hij wederom gezorgd voor koeken. De Schovenhorsterkoek heeft een andere vorm (een platte heuvel) en andere ingrediënten (kastanjemeel, blauwe bessen, noten, heidehoning). Ook de functie van deze gevulde koek is anders, want deze is ook te koop bij lokale bakkers.

Koekfunding Recreanten op de Veluwe vragen in de bakkerswinkels regelmatig naar een streekeigen product

Locatiemarketing

Voorzitter Leon Kruitwagen presenteerde aansluitend de resultaten van een enquête onder de leden van Platform Museum Locaties.

en krijgen dan de Schovenhorsterkoek – en sinds kort ook de koffiekoek Het Schovenaertje – voorgeschoteld. De bakker geeft direct de tip om het landgoed te bezoeken, met als extra geste een kortingsbon voor een kopje koffie. De bakker draagt 5% van de inkomsten af voor kinderactiviteiten op het landgoed. Koekfunding, noemt Vastenhout dat, waarmee beide partijen hun tegelijkertijd hun maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen.

De recreanten op de Veluwe zijn echter anders dan die in de directe omgeving van Utrecht. Dit type toerist legt niet de link naar (zakelijke) zaalhuur bij een bezoek aan Vastenhouts locatie. Vandaar dat hij zich nu heeft aangesloten bij Business Network International om zijn locatie onder de aandacht te brengen bij de zakelijke markt.

Online profilering Roos Witjens en Linda Groeneveld van respectievelijk locaties.nl en vergaderlocaties.nl gaven de PML-leden inzicht in de mogelijkheden om hun locaties online te profileren.

Witjens presenteerde een onderzoek onder de gebruikers van locaties.nl en inspirerendelocaties. nl. Hieruit blijkt dat de functie van de opdrachtgevers heel divers zijn, met als grootste groepen directeur/eigenaren, eventmanagers en (directie) secretaresses. Het type evenementen dat wordt geboekt is zeer eveneens divers. Het hele scala aan zakelijke evenementen wordt veelvuldig genoemd in de enquête.

Uiteindelijk gaat het om het maken van verhalen, houdt Martin Vastenhout zijn gehoor voor. Daar ligt de intrinsieke kracht van musea als meeting locatie.

De gemiddelde groepsgrootte is 138 personen, waarbij 60% van de boekingen groepen kleiner dan 100 personen betreffen. De gemiddelde besteding voor locatiehuur inclusief catering is 60 euro per gast.

Gevraagd naar de (maximaal vijf) voorkeuren voor een bepaald type locatie noemt 58% van de boekers congres- en vergaderlocaties. Als tweede op die lijst staan kasteel-, land- of herenhuizen met 42%. Musea halen een score van 14%.

Geëxtrapoleerd naar de totale markt schat Witjens in dat de zakelijke markt voor de musea een potentiële jaaromzet biedt van 10 miljoen euro.

Resultaten enquête Voorzitter Leon Kruitwagen presenteerde aansluitend de resultaten van een enquête onder de leden van Platform Museum Locaties. Bij twintig respondenten kwam als gemiddelde jaaromzet in 2012 een bedrag van 166.000 euro per locatie naar boven. Het aantal boekingen bedroeg in totaal 1.672 op 2.583 aanvragen; een conversie van 65%.

Internet en met name de eigen website is voor de musea veruit de belangrijkste marketingtool, naast mond-tot-mond reclame en het netwerk van het eigen personeel.

Toch valt er aan de eigen website in het kader van zaalverhuur nog veel te verbeteren, had Linda Groeneveld van vergaderlocaties.nl haar gehoor voordien meegegeven. Vaak is het zoeken op de homepage naar een button zaalverhuur en is het

lastig navigeren naar een contactformulier. Ook adviseerde ze de PML-leden om de usp’s van hun locatie duidelijker te presenteren op hun websites.

Ondergeschikte rol De ondergeschikte rol van zaalverhuur binnen de doelstellingen van de musea is de grootste blokkade om (prominent) zichtbaar te zijn op de eigen website, zo bleek uit de reacties in de zaal. Om diezelfde reden is de administratie van aanvragen, boekingen, inkomsten en kosten beperkt of onvoldoende gespecificeerd. Kruitwagen deed nog een dappere poging om enige eenheid in de verzamelde gegevens te vinden, als basis voor een vervolgonderzoek. Het zal zeker nog het nodige studiewerk vergen om een zinvolle tweede enquête op te stellen.

Voor de musea is het zaak om hun zaalverhuur verder te professionaliseren. Want zoals Martin Vastenhout bij de aftrap van zijn presentatie de context schilderde: collectiebeheer moet worden vervangen door verhalen vertellen, ieder-voor-zich ingeruild voor gezamenlijke (city-)marketing en gesubsidieerde instellingen moeten transformeren naar culturele ondernemingen. <

voorjaar 2013 Qm|051

locatienieuwS

Beurs van Berlage ontvouwt plannen bij jubileumviering

Ontwerp en illustratie swan art & build

Beurs van Berlage vierde maandag 25 februari haar 110 jarig jubileum met ruim 200 samenwerkingspartners. Directeur Marcel Schonenberg ontvouwde de plannen voor de komende jaren.

Het gaat goed met de Beurs van Berlage. Voor 2013 wordt een verdubbeling voorzien op het gebied van internationale meerdaagse congressen, met totaal ruim 20.000 congresgangers.

Daarnaast wordt gewerkt aan diverse verbeteringen en uitbreidingen. “Er worden nieuwe restaurants gerealiseerd, de hoofdentree aan het Damrak wordt volledig vernieuwd en een permanente tentoonstellingruimte wordt ontwikkeld”, aldus Marcel Schonenberg.

De nieuwe marketingcampagne ‘Beurs van Verhalen’ speelt in op de architectuur, handel en historie van de locatie en de diverse evenementen die er hebben plaatsgevonden, die samen nieuwe verhalen opleveren. De congresorganisator, de tentoonstellingsbezoeker, de vergaderdeelnemer en de gasten in het café hebben bij het verlaten van de Beurs van Berlage ieder een eigen verhaal, is het thema.

Om de geschiedenis vast te leggen is een boek samengesteld over de Beurs van Berlage.

Commercieel manager Michiel Lindenbergh overhandigde het eerste exemplaar aan Mevrouw Meijer, sinds 1976 bewoonster van een appartement in de Beurs van Berlage. <

Hotel Zuiderduin breidt uit met 140 kamers Hotel Zuiderduin in Egmond aan Zee gaat uitbreiden met 140 kamers. Hiervoor wordt op loopafstand van het huidige congreshotel aan de boulevard een nieuw hotel gebouwd. De overnachtingscapaciteit voor congressen in Zuiderduin komt daarmee op meer dan 500 kamers.

Het congreshotel beschikt momenteel over 365 kamers en 33 vergaderzalen voor groepen van 2 tot meer dan 1.500 personen. Vanwege de groeiende vraag naar grote meerdaagse (internationale) congressen heeft de directie besloten om uit te breiden. De huidige locatie biedt geen mogelijkheden voor deze uitbreiding, vandaar

dat is besloten om op loopafstand een nieuw hotel te bouwen met 140 kamers.

De fundering voor de parkeerkelder is inmiddels gestort en medio 2014 moet de bouw zijn afgerond. Het hotel ligt aan de boulevard, met het strand voor de deur en krijgt de beschikking over een eigen strandopgang. <

Corpus viert lustrum met Meer voor Minder op Maandag tarief Corpus Congress Centre in Leiden viert haar vijfjarig jubileum met een speciaal ‘Meer voor Minder op Maandag’ tarief en de nieuwe interactieve tentoonstelling ‘De Anatomische Les’.

Op 14 maart 2013 was het precies vijf jaar geleden dat Koningin Beatrix samen met Henri Remmers, initiatiefnemer van Corpus, de eerste

‘reis door de mens’ startte. Om de verjaardag te vieren deelde Corpus in de week rond de verjaardag traditiegetrouw aan alle bezoekers voorjaar 2013 Qm|053

›

Locatienieuws

in 2013. Aanvullend is er een actietarief van 10 euro voor cadeauvouchers voor de ‘reis door de mens’ voor de deelnemers aan de bijeenkomst.

Groepen van minimaal 40 personen krijgen daar bovenop 10% korting op de food & beverage verzorgd door huiscateraar Taat & de Regt. gezonde traktaties uit. Via Twitter en Facebook werden kortingskaarten en vrijkaarten verloot.

Voor de zakelijke bezoekers introduceerde het Corpus Congress Centre een speciaal ‘Meer voor Minder op Maandag’ tarief. Dit begint met 25% korting op de totale zaalhuur op alle maandagen

De anatomische les In de Medische Infotheek, het interactieve gedeelte van Corpus, is in het kader van het jubileum een nieuwe tentoonstelling geplaatst, die speciaal voor deze attractie is ontwikkeld.

‘De Anatomische Les’ is een digitale ‘snijtafel’

Fletcher Hotel markeert Amsterdam Het nieuwe Fletcher Hotel Amsterdam – direct gelegen aan de A2 en A9 – opende begin dit jaar haar deuren. Het hotel telt 120 designkamers op vier sterren niveau.

Op de 16e etage bevinden zich de vijf multifunctionele vergaderruimtes en een verdieping hoger de Skylounge & bar Pi. Het hotel heeft 120 parkeerplaatsen onder en boven de grond.

De markante 60 meter hoge hoteltoren is ontworpen door Benthem Crouwel Architects, bekend van het nieuwe Stedelijk Museum in Amsterdam.

De eerste schetsen van het hotel dateren van zeven jaar geleden. BenthemCrouwel won met een ontwerp voor opdrachtgever M. Caransa BV een prijsvraag van de gemeente Amsterdam. De vraag was om een gebouw te ontwerpen dat als landmark het ‘begin’ en het ‘einde’ van de stad kon markeren.

Eco chic De succesvolle jonge designer Robert Kolenik tekende voor het interieur. Hij staat bekend om zijn eigen stijl ‘Eco Chic’. Deze stijl kenmerkt zich door het gebruik van veel duurzame, natuurlijke materialen die luxe én warmte uitstralen.

054|Qm voorjaar 2013

Geheel in lijn met het ronde ontwerp, hebben zowel Skyrestaurant, Skylounge en –bar en de Skyboardrooms de naam Pi gekregen. Pi is de wiskundige verhouding tussen de diameter en de omtrek van een cirkel.

Skyrestaurant Pi Het futuristische hotel beschikt over een dakterras op de 19e etage voor de rokers. Daaronder bevindt zich het Skyrestaurant Pi dat – geheel rondom – een wijds uitzicht biedt over de stad Amsterdam.

Skylounge & bar Pi op de 17e etage heeft een bar van 11 meter lang en is de plek voor cocktails, sushi en fingerfood. De skylounge herbergt één van de grootste pianovleugels ter wereld, de Whaletone, gebouwd in de vorm van een walvis.

Iedere dag is er live muziek vanaf 17.00 uur.

Op de 16e etage bevinden zich de vijf multifunctionele vergaderruimtes, die tevens geschikt zijn voor private dining voor bedrijven en particulieren. <

waarmee bezoekers op een interactieve manier meer leren over de anatomie van de mens. Het digitaal geanimeerde ‘lichaam’ kan volledig worden geanalyseerd: bezoekers kunnen huid en spierweefsel zelf ‘verwijderen’, waarna de botten en organen bloot komen te liggen. Bij de belangrijkste organen wordt meer verteld over de werking en een aantal kan als 3D-model rondgedraaid en vergroot worden. Ook bevat de tentoonstelling een quiz, zodat bezoekers de opgedane kennis uit de ‘reis door de mens’ en de informatie uit de ‘anatomische les’ direct kunnen testen. <

INCENTIVEVISIE

Roger Schreurs, nieuwe voorzitter Site Nederland, hekelt houding van overheid

‘Incentives zijn een

cashcow geworden’ Roger Schreurs is de nieuwe voorzitter van Site Nederland. Hij treedt aan in een periode waarin de incentive-travelbranche het zwaar heeft. De werkkostenregeling en de reisbureauregeling hebben een impact op de sector. Lichtpunt is de Site International Conference, die in 2014 naar Rotterdam komt. Gesprek met een aartsoptimist.

B

eleving staat bij Roger Schreurs in steen gebeiteld. Zijn bureau, Loco Enzo, is gevestigd in een monumentaal Zusterhuis, het voormalig Groot Ziekengasthuis in Den Bosch. Hij laat direct de oude kapel zien, die hij exclusief mag gebruiken voor evenementen. “Het is nu een kale ruimte, maar hier kun je prachtige dingen mee doen.” De foto’s van het openingsfeest van zijn eigen bedrijf bewijzen het: Schreurs weet hoe je sfeer moet maken.

056|Qm voorjaar 2013

Tekst allard frederiks | Beeld thomas fasting

Die eigenschap mag hij sinds kort ook inzetten als de nieuwe voorzitter van de Society of Incentive Travel Executives (Site) Nederland. Waarom aanvaardde hij de functie? “Ik was al zo’n twaalf jaar Site-lid. Als je al zolang profiteert van de lusten van de club, mag je je ook wel een keer inzetten voor het algemeen belang.

Ik had al wel ooit in de kascontrolecommissie gezeten en heb de communicatie gedaan voor de club, maar toen ik op de EIBTM in Barcelona de vraag kreeg van Site-mensen om de functie te overwegen, vond ik dat ik eigenlijk geen nee kon zeggen.”

Krachtig bestuur Bij de vraag hoeveel tijd hij aan het voorzitterschap denkt kwijt te zijn, haalt hij de schouders op. “Ik weet het echt niet. Ik wil in elk geval voldoende tijd aan m’n bedrijf en aan m’n gezin kunnen besteden.

Ik ben in nog vier besturen actief, waarvan drie als voorzitter. Het staat of valt met een efficiënte tijdverdeling. Ik ben ook voorzitter van de hockeysociëteit in Den Bosch. We komen als bestuur maar twee keer per jaar bij elkaar, altijd ’s avonds bij iemand thuis. Dan stellen we een halfjaarplanning op, en als we naar huis gaan, zijn we helemaal bijgepraat. Een goeie club bestaat bij de gratie van een krachtig bestuur dat op een efficiënte wijze vergadert, beleid maakt en de taken goed verdeelt.”

Die aanpak wil hij ook bij het Site-bestuur hanteren.

“We wonen ook simpelweg te ver uit elkaar om elke maand te vergaderen. We hebben onze eerste bestuursvergadering gehouden in Antwerpen, tijdens het Site Emea Forum. Daar waren we toch.

Om elkaar op de hoogte te houden, hebben we ook nog de moderne communicatiemiddelen.”

Bij zijn aantreden zei Schreurs al dat de leden leidend zijn bij het bepalen van de koers van Site.

“Zonder draagkracht heb je geen vereniging.”

Hij erkent dat de opkomst bij bijeenkomsten belangrijk is. “We hebben een jaar of drie geleden

›

Ex-locatiehouder In Den Bosch en omstreken is Roger

Schreurs

een

bekende

ondernemer. Tien jaar lang was hij directeur en medeaandeelhouder van de eventlocatie Orangerie. Ook in de evenementenwereld is Schreurs een graag geziene gast.

Nadat hij bij de Orangerie vertrok, trad hij in 2006 naar buiten met Loco Enzo. “Eigenlijk had ik me voorgenomen dat het geen evenementenbureau moest worden. Ik heb me eerst gericht op m’n specialiteit. Loco staat voor Locatie en Communicatie, en dat Enzo leek me wel handig voor als er nog meer dingen bij zouden komen.

Maar voor het locatie-gedeelte bleek niet echt een markt te zijn. Ik werd wel steeds benaderd door mensen die me vroegen: jij doet toch evenementen? De eerste drie keer heb ik ze nog vriendelijk doorverwezen, maar bij het vierde verzoek begon ik te beseffen dat ik als ex-locatiehouder misschien toch wel veel weet van de organisatie van events.”

INCENTIVEVISIE

meetings gehad waar negentig tot honderd mensen op afkwamen. Ik wil niet zeggen dat we meteen weer toegaan naar bijeenkomsten met net zoveel bezoekers, maar we moeten wel twee à drie hoogwaardige educationals per jaar hebben, met goede sprekers, over onderwerpen als de btw-regeling, de werkkostenregeling, aansprakelijkheidsverzekeringen, en duurzaam ondernemen. Die events moeten ook goed worden aangekondigd. En we moeten lobbyen onder de leden: ‘Zou je ‘ns kunnen helpen? Zou je willen meedenken?’”

Ledenaanwas heeft niet de hoogste prioriteit van Schreurs. “We moeten natuurlijk wel streven naar kwalitatieve groei. Nieuwe leden moeten passen binnen het profiel. We zullen nooit toestaan dat snackbar Het Vergulde Kroketje lid wordt, omdat ze ooit een groep Japanners binnen hebben gehad.”

Kritisch Tijdens de algemene ledenvergadering, waarbij het nieuwe bestuur werd gekozen, konden leden ook met hun mobiele telefoon hun stem uitbrengen over een aantal kwesties.

Eén daarvan is de verhouding met Site International in Chicago. Al langere tijd zijn leden van Site Nederland kritisch over de effectiviteit van hun bijdrage aan de Amerikaanse moederorganisatie. Jaarlijks betalen ze 150 euro aan Site Nederland, en 445 dollar voor het internationaal lidmaatschap.

Schreurs: “We gaan de relatie tussen Amerika en Nederland onder de loep nemen. Leden vragen zich af wat er gebeurt met het geld dat we naar Amerika storten. Dat is een vraag van return on investment.

In Amerika zie je veel rewards en toastmomenten.” “ Tegelijkertijd is het niet niks dat we de internationale conferentie van Site in 2014 naar Nederland hebben weten te halen. Rotterdam Marketing heeft dat voor elkaar gekregen. Daar komen vijfhonderd deelnemers vanuit de hele wereld op af. Als mice-locatie mogen we daar trots op zijn.

Het is de bedoeling dat we Nederland daarbij breed promoten. Maastricht heeft ook aangeboden om mee te werken, en we zullen één avond een diner organiseren in de RAI. We zijn dus nu suppliers aan het binnenhalen, want al die mensen moeten ook vervoerd worden van Rotterdam naar Amsterdam.”

058|Qm voorjaar 2013

Geen borrelclub Site Nederland is volgens Schreurs een kennisclub, een belangenclub en een netwerkclub. “De crux gaat worden om dat optimaal in te vullen. Het moet geen veredelde borrelclub worden. Netwerken blijft van belang, om elkaar te ontmoeten en om van elkaar te blijven leren. De kennismeetings moeten inhoudelijk goed zijn. Als mensen op een bijeenkomst van Site zijn geweest, moeten ze met een blij gevoel vertrekken, én ze moeten wijzer weggaan.

Op het punt van belangenbehartiging moeten we de samenwerking blijven zoeken met de andere verenigingen in de eventindustrie, zoals CLC Vecta, HSMAI en IDEA. Met Site zitten we in een niche, we zijn te klein om de lobby helemaal alleen op te pakken. Maar mijn voorgangers hebben met de werkkostenregeling wel veel werk verzet. Het heeft effect gehad, want de regeling is nu weer uitgesteld.”

Op dit moment vindt Schreurs de nieuwe reisbureauregeling bedreigend. Dit is een btw-regeling voor bedrijven die reisdiensten verkopen. “Een klant dacht me laatst een plezier te doen met een vrij kleine opdracht. Ik heb hem gevraagd of hij het alsjeblieft zelf wilde doen. Als wij dat moeten oppakken, worden we veel te duur voor een opdrachtgever. De laatste vijftien jaar is de overheid heel fel op verrassen en verwennen. Het wordt allemaal in de kiem gesmoord, doordat ze het willen belasten. Het is een cashcow geworden.”

“Door samen te werken met belangenverenigingen zullen we moeten blijven aangeven hoe funest zulke ingrepen zijn voor een branche waar een paar miljard euro in omgaat. Denk aan de werkgelegenheid die ermee gemoeid is, en effecten op de Hollandpromotie. Ondernemen wordt er zo niet leuker op.

Het is een open deur, maar het gaat allemaal over marges. Die staan echt onder druk. Ik ben nu een reis aan het organiseren naar Marrakech. De creativiteit gaat ten onder aan rekenen, rekenen, rekenen.

Zeker in Marokko is dat lastig, want ze geven links korting en rechts tellen ze het er weer ergens bij op.”

Overleven Het is sowieso overleven, in deze periode, beaamt Schreurs. “Er vallen gerenommeerde partijen om – dat gun je niemand. Ik denk dat een aantal bedrijven in de branche ten onder is gegaan aan te hoge vaste lasten. Het is nu zaak om de overhead laag te houden, te zorgen dat je geen topzware kantoren hebt, geen dure wagens of hoge managementfees.”

“Ik heb zelf één gelukje; al vrij snel na de start van mijn bureau brak de crisis uit. Ons uitgavenpatroon is eigenlijk gebaseerd op de slechte tijden. Ik schrijf vanaf het begin zwarte cijfers, maar dat kan alleen door een andere manier van werken. We moeten met z’n allen de komende drie jaar doorkomen, en daarna gaan we wel weer ‘ns verdienen.”

Het gaat goedkomen, wil Schreurs maar zeggen.

“Mensen hebben straks zo genoeg gehad van de ellende van de afgelopen jaren – dan willen ze weer genieten.” Met die woorden verdwijnt ook meteen de serieuze gelaatsuitdrukking van het gezicht van Schreurs. “We moeten niet te negatief gaan worden, hè. Dit is wel een van de mooiste banen ter wereld.

Af en toe heb ik echt van die in-je-wang-knijpmomentjes. Bijvoorbeeld als je met een gezelschap in een park in China staat te tai chi’en, en er staan duizend Chinezen in een kring omheen te kijken.

Dat zijn de kippenvelmomenten van het vak.” <

Site Nederland Roger Schreurs trad op 18 februari aan als nieuwe voorzitter van Site Nederland. Het vernieuwde bestuur bestaat verder uit: Mariska Kesteloo (MD Travel) die de eductionals verzorgen en Gerbert Janssen (Event-architect), verantwoordelijk voor de financiën. Han Kuiper (Beuk Travel) en Stephen van Es nemen samen het secretariaat en het vice-voorzitterschap op zich. Van Es gaat ook de kar trekken van de Site International Conference, die in 2014 in Rotterdam zal plaatsvinden. Site Nederland is een van de 28 chapters die wereldwijd actief zijn. De moederorganisatie, Site International, zetelt in Chicago.

In totaal zijn zo’n tweeduizend professionals uit negentig landen lid van Site.