Por que otimizar a gestão de telecom corporativa é tão importante?
SUMÁRIO ● Por que otimizar a gestão de telecom corporativa é tão importante? ....................................4 ● Análise, planejamento, otimização e melhores resultados..............................................................................6 ● Alcançar a otimização na prática e em evolução constante............................................................................ 10 ● O mercado não permite mais que você continue apenas reagindo aos erros e problemas encontrados. É preciso resolver o problema! ..... 16 ● Conclusão...................................................................... 20
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Por que otimizar a gestão de telecom corporativa é tão importante? Entenda a importância de otimizar a gestão de telecomunicações de sua empresa para mantê-la competitiva até mesmo em tempos de crise. Certamente, você já sabe o quanto a área de tecnologia da informação e telecom são essenciais para o pleno funcionamento da sua empresa atualmente. Investir em novos métodos, tecnologias, treinamento de pessoal e afim são apenas algumas das ações incluídas nesse checklist básico. Entretanto, ele inclui gastos que facilmente ultrapassam o planejado. Sem a análise e planejamento corretos você pode investir dinheiro de forma errada em tecnologias inadequadas ou ultrapassadas, por exemplo, fazendo com que sua empresa não alcance o seu potencial.
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Não basta simplesmente contratar o mais novo pacote lançado por alguma operadora ou comprar algum aparelho de última geração. É necessário saber acompanhar o desempenho do seu setor, analisar os dados relacionados e encontrar oportunidades para melhorias. Leia este artigo para descobrir como a otimização da gestão de telecom é importante e pode beneficiar a sua empresa.
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Análise, planejamento, otimização e melhores resultados Assim como todos os setores de uma empresa, a telecomunicação e TI devem possuir uma boa gestão e isso inclui planejamento e controle de orçamento. A escolha de provedores de serviço, como telefonias, por exemplo, é apenas a ponta do iceberg. É preciso controlar as faturas, dados, perfis, enfim. Diversas são as informações que podem confundir e consumir muito tempo. E você sabe que tempo é dinheiro, mas também pode ser resultado. Por isso, a produtividade é um alvo tão ambicionado quanto a economia quando falamos sobre a importância da otimização da gestão de telecom. Não adianta possuir pessoal qualificado se eles não têm acesso às ferramentas necessárias para realizarem atividades de alto nível. Otimizar é investir no ato de fazer e medir para não precisar corrigir ou lidar com erros e prejuízos.
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Estamos vivendo momentos de inovações tecnológicas e, ainda assim, muitas empresas estão presas em padrões ultrapassados por não planejarem com lucidez atual ou revisarem seus modelos de planejamentos. Uma nova adoção, que pode lhe assustar por apresentar um novo custo, na verdade, pode ser o caminho para a economia em telecom para a sua empresa. E o meio que seu time precisava para crescer em produtividade. ROI é palavra — o valor economizado é maior que o investido pela empresa. Através da otimização, sua empresa pode pagar apenas o valor adequado e necessário pelo serviço que realmente precisa e do qual irá se beneficiar. Você sabia que é possível uma margem de erro de aproximadamente 7% nas faturas geradas por empresas de telefonia? Sem o estudo cuidadoso de suas faturas e dados afins, assim como outras informações internas de sua companhia, facilmente você deixará passar custos desnecessários que podem causar maiores impactos. A otimização não termina no âmbito financeiro. De nada adianta economizar se sua empresa ainda utiliza de ferramentas ultrapassadas e métodos que não acompanham as mudanças da sociedade.
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Manter-se no mesmo modelo de contrato e tecnologia de telecomunicações faz com que sua empresa perca novas oportunidades que atualmente surgem com frequência. E isso pode significar a diferença entre manter-se competitivo — ou não — no mercado. Aplicativos e softwares de comunicação e medição de resultados ou custos são exemplos perfeitos disso, pois eles podem facilitar a comunicação, fazer gestão, checar atividades com segurança e rapidez, resultando na otimização da produtividade. O tarifador telefônico, por exemplo, pode ser o melhor amigo de empresas pequenas e seus investimentos mais limitados. Em uma explicação rápida, ele registra todas as ligações feitas pela empresa, com o bônus de contar com a identificação do setor ou operador que realizou a ligação. Já dá para imaginar alguns dos seus benefícios, certo?
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TI e telecomunicações precisam caminhar de mãos dadas e acompanhadas do setor financeiro. Não é apenas a telecom em si que é um mix — telefonia, internet, móvel, nuvem e e-mail — mas também a empresa e o relacionamento com o consumidor. Pense no todo. Ao medir e analisar, você poderá cortar custos desnecessários e investir nas áreas necessárias para expandir o seu negócio. Se você procura economia e aumento de produtividade, continue lendo esse artigo para entender como implementar a otimização de gestão de telecom em sua empresa.
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Alcançar a otimização na prática e em evolução constante É através dessa análise, feita de perto, que você pode alcançar a otimização e implementar as suas práticas. Para elaborar um bom planejamento, realista e realizável, é preciso estudar o mercado e a sua companhia. Porém, como estudá-la sem possuir os dados para medição? Medir é controlar e, assim, otimizar. Através da medição de processos e dados, é possível identificar onde estão ocorrendo prejuízos como erros em faturas, por exemplo. E também encontrar oportunidades de adoção de novas tecnologias para a melhoria do desempenho das suas equipes, do seu serviço ou um novo produto, dentre outras comodidades. Assim, você poderá implementar uma das ferramentas fundamentais para a gestão de telecomunicações de qualidade: TEM — Telecom Expense Management (Gerenciamento de Despesas de Telecomunicações).
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Caso ainda não esteja familiarizado com ela e seu processo, que envolve bastante planilhas no Excel, análise de dados e monitoramento, iremos lhe explicar. A metodologia TEM é essencial para manter o controle sobre os custos de telefonia da sua empresa. Os benefícios são realmente diversos. Podemos dividir, grosseiramente, em três etapas básicas: análise da atual situação contratual e processual, automatização e otimização. Etapa 1 A primeira consiste na análise dos serviços contratados e suas documentações, seguida, então, pela gestão de cada um dos processos relacionados à telecomunicação na sua empresa (e não apenas à telefonia). Etapa 2 A etapa de automatização somente deve começar a ser realizada após a finalização satisfatória da anterior e da sua devida avaliação, pois, caso contrário, como você poderia automatizar esses processos? Lembre-se de seguir monitorando o desempenho e resultados.
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Etapa 3 Com os serviços adequados contratados e os processos já automatizados, você pode partir para a etapa final, a de otimização. É um processo contínuo, pois solicita monitoramento e análise constante, buscando melhorias e novas adaptações em busca da otimização frequente. Porém, ainda assim, essa é a etapa mais fácil: garantir que todos os serviços e processos estejam funcionando como planejado e buscar melhorias.
Parece muita coisa? Esse delineamento, na verdade, é apenas a ponta do iceberg. A metodologia realmente inclui muitos procedimentos trabalhosos, mas ela é essencial e seus benefícios são numerosos. A NSB oferece o software Optmize TEM para lhe livrar do processo cansativo e confuso e das planilhas inacabáveis. É uma ferramenta 100% web que, dentre suas principais funcionalidades e benefícios, proporciona redução de custos com auditorias automatizadas e ganho de produtividade no processo de gestão.
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Todo o tempo que você levaria para, por exemplo, cumprir essas etapas mencionadas, pode ser investido em novas ideias, outros setores e, até mesmo, na sua vida pessoal e momentos com a família. Além de lhe proporcionar mais tempo, você ganha mais segurança com a nossa expertise. Os diferentes formatos de cada operadora, suas datas e particularidades, assim como a experiência em encontrar erros em faturas, assegura que você economize em até 40% com telecom. Assim, você estará com capital livre para poder investir em algumas novas tecnologias, como o VoIP ou PABX. Todas essas são tecnologias de comunicação e que também auxiliam na economia. O recurso VoIP permite fazer chamadas através da internet e pode ser até quatro vezes mais barato. O PABX faz com que todas as chamadas sejam direcionadas para as linhas de uma mesma companhia telefônica. Ou seja, as ligações tornam-se mais baratas, visto que normalmente as chamadas entre uma mesma operadora são mais em conta. Aliar novas ferramentas a costumes é a chave para realizar a otimização com sucesso.
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Mas os investimentos em tecnologias não precisam parar nas telecomunicações para serem incluídos na otimização. Inovações em TI também fazem parte e muita diferença. Uma dessas é o Network Operation Center, ou NOC. É o Centro de Operações de Rede. Em forte crescimento pelo país, gerencia e monitora todo o ambiente de tecnologia de uma empresa. Dessa forma, otimiza e potencializa os resultados, através da correção e minimização de impactos de erros. Além de aumentar a produtividade da equipe de TI e diminuir a quantidade de horas extras, maior segurança, velocidade na identificação de erros e exatidão na transmissão de erros, entre outros benefícios, o NOC permite que a empresa possua um monitoramento constante e levantamento de dados essenciais para melhores análises e desenvolvimentos de futuros planejamentos. Além de a NSB oferecer o TEM, ela também oferece o software Optmize MDM ou, simplesmente, sistema de gerenciamento de dispositivos móveis.
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Trata-se de uma tecnologia essencial para a empresa que deseja otimizar o processo de gestão de seu setor de telecomunicação e de TI, economizando e tornando a organização mais produtiva. Ao fazer uso de um software como esse, o setor de telecomunicação e de TI passa a mensurar e controlar todos os dispositivos móveis da empresa — tablets, celulares, etc. —, como o consumo de dados pelos funcionários da empresa, a localização dos dispositivos e passa a saber se a política de uso dos dispositivos está sendo seguida, além de outras comodidades. Com isso, o telecom pode reunir dados que podem servir para que a empresa gerencie e adote medidas que visem o adequado e eficiente uso dos dispositivos móveis, de maneira econômica e produtiva. Como você pode ver, a importância dessa otimização vai além da gestão de telecom. Com a melhoria e recursos disponibilizados, é possível investir na expansão de outros setores da empresa, assim como alargar a sua produtividade.
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O mercado não permite mais que você continue apenas reagindo aos erros e problemas encontrados. É preciso resolver o problema!
Sua empresa está pronta para receber as mudanças necessárias, mas você não sabe por onde começar? Às vezes, tudo que você precisa é alguém que lhe guie pelo caminho das pedras. A consultoria então é sua melhor opção.
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A contratação de um especialista ou a compra de um software da área não é a solução ideal. A consultoria por parte de uma empresa especializada não apenas supre as necessidades de cada empresa, mas oferece o melhor suporte e inovações para os setores de telecomunicação e de TI. Você pode contar com a análise completa de sua situação atual — contratuais e processuais — e auditoria de contas, RFQ/RFP e negociações com operadoras, benchmarks de tarifas e o relacionamento e confiança com a equipe. Ou seja, através de softwares automatizados, são realizadas auditorias frequentes de suas contas e pontas, sempre por equipes especializadas. É a partir desse trabalho que é possível verificar eventuais cobranças indevidas e recuperar tais valores, por exemplo. Você não precisará se preocupar em preparar o perfil de utilização de telecom e analisá-lo em comparação ao das contratações das operadoras.
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Isso também fica por conta da consultoria, assim como as documentações necessárias e negociações para melhores planos e reduções de custos. Todas as etapas de análises, escolhas de planos e contratações deixam de ser dores de cabeça quando você conta com uma consultoria de empresas com verdadeira expertise. Há sempre a opção de terceirizar a gestão de telecom por completo. É a escolha mais viável quando não se possui um time qualificado o bastante para lidar com as responsabilidades e desafios da gestão e, principalmente, de investir na otimização para que as telecomunicações e TI não se tornem uma fonte de prejuízo para a empresa. A terceirização pode ser a opção mais prática para a otimização, pois a empresa não precisaria investir em treinamento de pessoal, equipamentos ou tecnologias, tempo para aprimoramento e análises e todos os processos que envolvem gerir internamente todo um setor.
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Da mesma forma que é necessário analisar e medir os resultados dos processos durante a gestão interna das telecomunicações, não deixe de acompanhar de perto os relatórios recebidos pela empresa contratada. Isso auxiliará bastante em seu relacionamento e, principalmente, no entendimento desse setor de sua empresa e no levantamento dos dados necessários para futuros planejamentos que você possa vir desejar a fazer. A otimização não consiste apenas em investimentos financeiros, mas também em esforços e acompanhamentos. A avaliação constante de resultados permite que você faça novas escolhas e de forma mais consciente para o crescimento da sua empresa.
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Conclusão A otimização da gestão de telecom é essencial para manter-se competitivo no mercado atual. Ela contribui para o aumento de produtividade e resulta em excelentes melhorias para o financeiro da empresa. Os processos de uma gestão de telecom de qualidade, com todas as ferramentas e tecnologias de hoje, é uma tarefa difícil e que requer conhecimentos específicos, tempo e dedicação. O ideal é contar com atendimento qualificado e especializado, logo, não hesite em terceirizar esse serviço e garantir segurança e eficiência. A NSB está aqui para lhe auxiliar em todos os passos do crescimento da sua empresa. Entre em contato conosco e marque uma reunião. Juntos, encontraremos as formas ideais de otimizar a sua gestão de telecomunicações, produtividade e economia.
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