Institut für IT-Service
Jahresbericht 2019
Inhaltsverzeichnis
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Vorwort
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HISinOne
8–9
IT-Sicherheit und Umsetzung der EU-DSGVO
10–11
Standortentwicklung
12–13
Service Point und Neuanbindung der Studierendenwohnheime
14–15
Identity Management und Unified Communcation
16–17
Arbeitsschutz
18–19
Datacenter Phase I und Projektmanagement
20–21
Publikationen und Ausbildung und IT-Dienstleistungen
22–25
Business Support System
26–27
Software- und Anwendungsentwicklung in Zahlen
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Das ITS-Team und Unterstützung aus der Bibliothek
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Ihre Notizen
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Impressum
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XXXX Vorwort Dieses Vorwort entsteht in einer durch die Corona-Pandemie geprägten Zeit.
visuelle Durchführung von Besprechungen, Sitzungen etc. erlaubt.
Das ITS hat in einer großen Kraftanstrengung Sorge dafür getragen, dass Beschäftigte der Hochschule in kürzester Zeit ihren IT-Arbeitsplatz ins Home-Office verlagern konnten. Beispielsweise wurden innerhalb von nur 10 Tagen ca. 200 Rechnersysteme installiert, konfiguriert, mit VPN-Zugängen ausgestattet und ausgeliefert.
Zugegebenermaßen erscheint, unter dem Eindruck der in diesem Ausmaß bisher völlig unbekannten Situation pandemiebedingter Einschränkungen, das Jahr 2019 lange zurückliegend.
Auslieferung bedeutete, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einzeln in die Rechnernutzung im Home-Office eingewiesen wurde, dies unter Beachtung der pandemiebedingten Schutzmaßnahmen. Mit einer vorgezogenen Einführung des Videokonferenzsystems Webex haben wir neue Kommunikationsmöglichkeiten für die Beschäftigten geschaffen, die eine audio-
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Die nachfolgenden Kurzberichte nehmen Sie mit auf eine Tour entlang einer Reihe von ITS-Projekten des vergangenen Jahres. Im Jahr 2020 partizipieren wir an den vielfältigen Veränderungen, Erneuerungen und Konsolidierungen im IT-Bereich: Ein operativ stabiles und schnelles Kommunikationsnetz, ein teilmodernisiertes Datacenter, neue Infrastrukturkomponenten usw. garantieren Studierenden und Beschäftigten eine hohe Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der zentralen IT-Dienste.
All das ist nur durch die großartige Leistung des ITS-Teams gelungen. An dieser Stelle deshalb nochmals ganz herzlichen Dank an alle ITSler für die geleistete Arbeit und das stets hohe Engagement.
Prof. Dr. Stefan Böhmer
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HISinOne APOLLO: Einführung von HISinOne an der H-BRS Mit der Einführung des integrierten Campus Management Systems HISinOne arbeitet ein hochschulweites Projektteam daran, das digitale Dienstleistungsangebot unserer Hochschule rund um den „Student Life Cycle“ nachhaltig zu verbessern. Ziele dieser Maßnahme sind die Harmonisierung der betreffenden Verwaltungsprozesse, der Wegfall vermeidbarer Medienbrüche und damit letztlich die Steigerung der Servicequalität für alle Nutzergruppen: Studierende, Lehrende, Verwaltung und Wissenschaftler bzw. Wissenschaftlerinnen. Im Zuge der Einführung der neuen Software wird das technisch überholte Altsystem HIS-GX abgelöst. Die Standardsoftware HISinOne wird an die Erfordernisse der Hochschule angepasst und unter dem Namen APOLLO an der H-BRS eingeführt. APOLLO steht für „Anwendungsportal Lernen – Lehren – Organisieren“. Dieser Name unterstreicht den Anspruch, für die drei oben genannten Nutzergruppen alle digitalen 6
Dienstleistungen rund um den Student Life Cycle über ein gemeinsames Anwendungsportal bereitzustellen. Das System besteht aus vier Funktionsbereichen bzw. Modulen: • APP: Bewerbung und Zulassung von Studierenden • STU: Studierendenverwaltung • EXA-PM: Prüfungsmanagement • EXA-VM: Lehrveranstaltungsmanagement Nachdem APP bereits seit November 2017 im Einsatz ist, wurde STU im Juni 2019 für das Studierendensekretariat in Betrieb genommen. Aber erst mit der vollständigen Inbetriebnahme der weiteren Module wird das Altsystem abgeschaltet werden können. Bis dahin ist ein komplexer Parallelbetrieb beider Systeme erforderlich, um die Datenbestände synchron zu halten.
Während der Einführung der einzelnen Module arbeitet das Projektteam intensiv mit den jeweils beteiligten Gliederungen zusammen. Dies gilt ab Januar 2020 auch für den Fachbereich (Elektrotechnik, Maschinenbau und Technikjournalismus (EMT)), der sich dankenswerterweise als Pilotfachbereich für die Einführung der EXA-Module angeboten hat. Die Arbeiten beginnen dort mit der Aufnahme und Dokumentation der derzeitigen Prozesse im Bereich des Prüfungsmanagements. Darauf aufbauend wird die weitere EXA-Einführung geplant und durchgeführt.
insbesondere für das Studierendensekretariat. Bei der Einführung der EXA-Module wird sich der Fokus hingegen auf den Prüfungsservice und die Fachbereiche verlagern. Die HISinOne-Einführung wird durch ein kleines Team im Institut für IT-Service koordiniert und technisch umgesetzt. Ansprechpartner für APOLLO/HISinOne: Michael Vahl Stephan Baum Sascha Klemenjak
Weil die HISinOne-Einführung nahezu alle Gliederungen der H-BRS betrifft, handelt es sich um ein außerordentlich umfangreiches Projekt für unsere Hochschule. Dass die Einführung bisher so erfolgreich verlaufen ist, ist der ausgesprochen konstruktiven Zusammenarbeit und der sehr hohen Einsatzbereitschaft aller beteiligten Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedenen Gliederungen zu verdanken. Dies gilt im Zusammenhang mit APP und STU 7
IT-Sicherheit IT-Sicherheit ist diesen Zielen verpflichtet: • Vertraulichkeit Informationen dürfen ausschließlich einem berechtigten Personenkreis zur Verfügung stehen.
Umsetzung der EU-DSGVO Um dieser Gefahr entgegenzuwirken, hat das Institut für IT-Service seine Aktivitäten in der Informationssicherheit verstärkt und wird sie weiter ausbauen.
Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in sämtlichen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union in Kraft. Die EU-DSGVO
• Integrität Die physische und logische Unversehrtheit von Systemen, Anwendungen und Daten muss jederzeit gewahrt sein. Dies schließt auch die Verhinderung einer unberechtigten Erstellung oder Änderung von Informationen mit ein. • Verfügbarkeit Systeme, Anwendungen und Daten müssen für Berechtigte stets verfügbar sein. Das Thema der IT-Sicherheit ist 2019 nochmals stärker in den Fokus gerückt: Inländische und benachbarte ausländische Hochschulen wurden Opfer von Hackerangriffen. Es ging dabei darum, Forschungsergebnisse elektronisch auszuspähen oder Geldzahlungen zu erpressen. Der Schutzbedarf ist hoch. 8
Im Rahmen des Sicherheitskonzeptes wurden u. a. die Firewall-Systeme durch den Austausch von Hardware-Komponenten erneuert. Die aktive Umsetzung folgt im Laufe des Jahres 2020. Ansprechpartner: Prof. Dr. Stefan Böhmer Chief Digital Officer (CDO) IT-Sicherheitsbeauftragter
• stärkt spürbar die Rechte der betroffenen Personen, • enthält umfangreiche Informationspflichten bei der Datenerhebung, Auskunftsrechte, Rechte auf Berichtigung, Löschung und Widerspruchsrechte und sieht die umfangreiche Dokumentationspflicht der verantwortlichen Stellen vor, die nachweisen müssen, dass ihre Datenverarbeitung datenschutzkonform ist. Die Hochschulleitung hat 2018 das ITS in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Dezernat für Personal und Recht mit dem Umsetzungsprozess beauftragt.
Bis Ende des Jahres 2019 wurden • 364 Softwarepakete aus 35 Gliederungen (Fachbereiche, Dezernate, Institute, Beauftragte) erfasst, • 53 Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeit (VVT) erstellt, • 15 Checklisten mit technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) abgearbeitet – z. T. für mehrere Gliederungen zusammen, • 35 Auftragsdatenverarbeitungsverträge (AVV) überarbeitet und finalisiert und • regelmäßige Treffen und Informationen der Datenschutzkoordinatoren organisiert. Zur Dokumentation wurde ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) beschafft (Otris privacy). Im Jahr 2020 wird die hochschulspezifische Konfiguration geplant und umgesetzt und das System in Betrieb genommen. Der Umsetzungsprozess in den einzelnen Gliederungen der Hochschule erfolgt Schritt für Schritt und wird sukzessive in den Regelbetrieb übergehen. 9
Standortentwicklung Sankt Augustin
Rheinbach
Die Verteilerräume am Standort Sankt Augustin wurden weiter modernisiert. Dabei wurden neue zentrale Netzkomponenten integriert und ein neuer Standortverteilerraum implementiert. Des Weiteren wurden die Access Switches und der Backbone auf die aktuellen Firmwarereleases angehoben. Hiermit wird die Sicherheit erhöht und es steht ein erweitertes Feature-Set zur Verfügung.
Der Standortaufbau in Rheinbach, der bereits im Jahr 2018 begonnen hatte, wurde 2019 fortgeführt. Dafür wurden die Hörsäle in Rheinbach in Angriff genommen. Die Baumaßnamen im Hörsaalzentrum wurden in der vorlesungsfreien Zeit von Mitte Juli bis Ende August durchgeführt.
Der zentrale Netzübergang wurde in den neuen Standortverteilerraum migriert und ein neuer Perimeter-Router in Betrieb genommen. Dieser garantiert ein dynamisches Routing und die Verlegung verbessert den Schutz vor physikalischen Zugriffen. Der letzte Bauabschnitt im G-Gebäude wurde fertig gestellt und ein weiterer Verteilerraum in Betrieb genommen. So konnte der Umbau in Sankt Augustin nun vollendet werden. 10
Ansprechpartner: Patrick Becker Thomas Schleicher
Dafür wurden die Hörsäle 1 bis 5 komplett entkernt. Die Mediensteuerung, die Beamer, Leinwände, Computer, Mikrofone und die komplette Verkabelung wurden erneuert. Zusätzlich wurde die Audiotechnik im Audimax neu installiert. Die Kosten für die Umbauten beliefen sich auf circa 250.000Euro. Dank der guten Zusammenarbeit mit dem Facility Management der Hochschule konnten auch der Trockenbau, die Schreinerarbeiten, die Elektronik und die Arbeiten am Netzwerk innerhalb des Zeitplans abgeschlossen werden.
Ansprechpartner: Thomas Hansen Christian Muntz
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Service Point „Können Sie mir mal kurz helfen? Mein Drucker funktioniert irgendwie nicht …” Sicherlich kommt vielen diese Situation bekannt vor. Denn der zentrale Service Point im Institut für IT-Service ist die erste Anlaufstelle für alle Kunden der zentralen IT an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg. Er bietet Beratung und Service sowie Unterstützung bei Problemen. Neben dieser Betreuung werden weitere umfangreiche Aufgaben erledigt wie: • die Dokumentation von Arbeitsplatzrechnern, Peripherie, Verteilerräumen, Software, Lizenzen, • Pflege von Hardware und Software-Standards, E-Mail-Accounts, Rechtevergabe in der Aktenstruktur und den elektronischen Postfächern, Verwaltung von Adressdaten, Konfiguration von Netzwerk-Ports, Homepages, Organigrammen, Office-Richtlinien, Telefonlisten, Service-Katalogen, Lagerhaltung,
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Neuanbindung der Studierendenwohnheime • Wartung der Arbeitsplatz- und Bereichsdrucker sowie der Validierungsgeräte für Studierendenausweise, • Ausleihe von Hardware, • Verwaltung der Telefonaccounts sowie • das Zertifikate-Management.
Im Jahr 2019 hat ein Vollzeitmitarbeiter des Service Points die Hochschule verlassen. Zurzeit wird der Service von einem festangestellten Mitarbeiter sowie Auszubildenden und studentischen Hilfskräften in den Servicezeiten von 8.00 bis 16.30 Uhr gewährleistet. Ansprechpartner: Team Service Point
Im Zuge der Modernisierung der Netzinfrastruktur wurde auch die Anbindung der Studierendenwohnheime in Sankt Augustin und Rheinbach, die vom Studierendenwerk Bonn betrieben werden, modernisiert. Bis November 2019 wurde der gesamte Netzverkehr über den regulären Internetanschluss der Hochschule Bonn-RheinSieg geroutet. Er wird vom Deutschen Forschungsnetz (DFN) bereitgestellt. Durch die Einführung des dynamischen Routing-Protokolls BGP in der bestehenden Netzinfrastruktur wird der Netzverkehr jetzt über ein dediziertes Glasfasernetz (CredoNet) zur Universität Bonn geroutet. Von dort aus finden die Datenpakete ihren Weg ins Internet. Durch die Umstellung
haben sowohl die Hochschule als auch die Studierendenwohnheime einen großen Performancegewinn erzielt. Konnten die Bewohner der Studierendenwohnheime mit max. 100 Mbit/s im Internet surfen, sind seit der Umstellung bis 1 Gbit/s möglich. Auch die Nutzer der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg profitieren, da nun zusätzliche Kapazitäten am regulären Internetanschluss frei geworden sind. Des Weiteren wurde die Verfügbarkeit erhöht, da durch das BGP-Protokoll Netzpakete dynamisch umgeleitet werden. Somit werden beispielsweise beim Ausfall einer Komponente im CredoNet Pakete alternativ wieder über den regulären DFN-Anschluss geroutet. Ansprechpartner: Andreas Brück 13
Identity Management Ein Identity Management verwaltet die Identitäten und Berechtigungen innerhalb einer Organisation. Auch an der Hochschule ist eine zentrale Verwaltung der Identitäten relevant. Dadurch können Änderungen vollautomatisiert an alle Systeme verteilt werden. Die Prozesse werden dann automatisiert durchgeführt und die Einhaltung von Rollenberechtigungen kann sichergestellt werden. Vorteilhaft sind zudem die Reduzierung von Kosten und die Steigerung der Sicherheit.
Im Laufe des Jahres 2019 wurden bereits alle Studierendendaten an die beteiligten Systeme, wie z. B. die Lernplattform LEA, verteilt und ein Testcenter wurde aufgebaut. Zu Beginn des Sommersemesters 2020 wurde das Projekt live geschaltet, um dann fortschreitend in den Lernalltag aufgenommen zu werden. Ansprechpartner: Michael Vahl
Unified Communication
„Wir haben
organisieren?“
Im Jahr 2019 wurden alle Vorbereitungen getroffen, um 2020 die Telefonie zu erneuern. Ziel ist es, dass Situationen wie in den Dialogen links nicht mehr entstehen. Dies ist allerdings ein längerfristiger Prozess, denn die Ausschreibung für die neue Telefonie läuft seit dem 30. Oktober 2019 in Form eines Teilnehmerwettbewerbes. Hierbei stellt die Hochschule die Ausschreibung einen Monat lang online, damit Firmen die Chance haben, ihr Interesse zu bekunden. Die Hochschule lädt nach Sichtung der Unterlagen ausgewählte Unternehmen ein, ihre Konzepte vorzustellen. Sobald sich das ITS dann für eine Firma entschieden hat, werden die praktische Durchführung und die Erstellung eines Migrationsszenarios gestartet. Mit Telefonieerneuerung erhält jeder Beschäftigte die Möglichkeit, Audio- und Videokonferenzen durchzuführen. Ansprechpartner: Thomas Hansen Christian Muntz
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ABLAUF UNSERER GEFÄHRDUNGSBEURTEILUNG
Arbeitsschutz Trotz der enormen Erfolge in den vergangenen Jahrzehnten bleibt der intensive Einsatz für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit erforderlich – aus humanitären, ethischen, sozialen aber auch wirtschaftlichen Gründen. Es stehen vier Säulen im Fokus: 1. 2. 3. 4.
Gefährdungsbeurteilung Betriebsanweisungen Unterweisungen Arbeitsmittelprüfungen
Im Institut für IT-Sicherheit konnte 2019 die grundlegende Gefährdungsbeurteilung abgeschlossen werden. Hierbei wurden potenzielle Gefährdungen identifiziert, mögliche Risiken beurteilt sowie Schutzziele und Maßnahmen bestimmt. Eine Herausforderung und eine Besonderheit des ITS bildeten dabei die Serverräume. Weiterhin bewähren sich die regelmäßig stattfindenden Unterweisungen und Schulungen zu Themen wie Brandschutz, Erste Hilfe und Escape-Chair, die im Institutsmeeting auf der Agenda stehen. 16
Der wichtige Bereich der Arbeitsmittelprüfung konnte erfolgreich abgeschlossen werden: Über 1.200 ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel wurden geprüft und ihre Einsatzbefähigung mit dem Prüfsiegel attestiert.
Wirksamkeitskontrolle
Seit Herbst 2019 finden im Bereich des Instituts grundlegende Umbaumaßnahmen statt, die aus Sicherheits- und Gesundheitsper-spektive intensiv begleitet werden müssen. 2019 wurde das AGU-Managementsystem (Arbeits-, Gesundheits- und UmweltschutzManagementsystem) in der Hochschule eingeführt. Es stellt Informationsmittel, aber auch verbindliche Handlungsvorschriften für alle Angehörigen der Hochschule zur Verfügung. Dokumentiert sind alle AGUAktivitäten des ITS in Confluence. Die Gewährleistung und Verbesserung von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind ein kontinuierlicher Prozess, der in enger Zusammenarbeit mit dem Dezernat eins, dem Support Betriebssicherheit und der Fachkraft für Arbeitssicherheit stattfindet.
Planung und Vorbereitung
Gefährdungsbeurteilung Maßnahmen umsetzen Belastungen ermitteln und beurteilen
Maßnahmen ableiten Ansprechpartner: Uta Wünsche-Preuß Sicherheitsbeauftragte des Instituts für IT-Service 17
Datacenter Phase I
Projektmanagement
In einem Datacenter, auch als Rechenzentrum bezeichnet, werden Daten und Informationen virtuell oder physisch gespeichert, verwaltet und verarbeitet.
Auch das Projektmanagement (PM) im ITS wurde im Jahr 2019 weiterentwickelt. Dabei lag der Schwerpunkt auf zwei Aspekten: Der erste Aspekt war, die bestehende PM-Methode bedarfsgerecht zu erweitern.. So kann anhand eines Kriterienkatalogs eine Priorisierung der Projekte durchgeführt werden, um die strategischen und operativen Ziele der Hochschulleitung und des ITS umzusetzen. Der zweite Aspekt verbessert anhand von vordefinierten Kennzahlen die Steuerung der Projekte und das Abgleichen mit den Projektzielen.
An der Hochschule – sowohl am Standort Rheinbach als auch in Sankt Augustin – gibt es Data- und Testcenter. Diese Datacenter müssen regelmäßig erweitert werden, um neue Funktionen zu bieten und Kapazitäten zu vergrößern. Die erste Phase der Erweiterung des Datacenters wurde bereits abgeschlossen. Dazu zählten eine Marktsichtung von Software- und Hardware-Anbietern sowie deren Evaluierung. Seit Februar 2019 wurden drei neue Server eingebaut und ein Drittel des bestehenden Datacenters auf neue Nutanix HCI Plattformen umgezogen. Dadurch wird alles im Datacenter flexibler und komplexer. Ziele sind die Ablösung des alten Datacenters und die kontinuierliche Anschaffung neuer Server.
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Ansprechpartner: Patrick Becker
Dadurch konnte die vorhandene PM-Methode so verfeinert werden, dass nun verschiedene Richtlinien bei internen und externen Projekten greifen. Die Richtlinien bei internen Projekten wurden so ergänzt, dass sie den Fokus auf Effizienz und Qualität des Ergebnisses legen. Die entwickelten Vorlagen haben am Beispiel des Standortaufbaus Rheinbach die Koordination zwischen Tätigkeiten und Einsatzmitteln (wie Hardware) gefördert und die notwendige Transparenz verbessert.
Externe Projekte, die mit ITS-externen Projektbeteiligten (beispielsweise Unternehmen) umgesetzt werden, werden um erweiterte Vorgaben zum Ressourcenmanagement ergänzt. In Organisationsentwicklungsprojekten, die einen nicht unerheblichen Teil von Softwareentwicklung umfassen, wird seit 2019 ein hybrides PM-Modell genutzt. So können am Beispiel der Einführung von HISinOne oder eines Identity Managements die Bedarfe und Vorteile klassischen und agilen Projektmanagements vereint werden. Das bedeutet, dass externe Personalressourcen klassisch geplant werden, wohingegen die Entwicklungszyklen mittels agiler PM-Methoden transparenter, kürzer und kundenorientierter umgesetzt werden. Neben der Weiterentwicklung des Projektmanagements werden im Jahr 2020 die PM-Anpassungen in Breite auf ihre Wirksamkeit und Akzeptanz evaluiert und im Bedarfsfall angepasst. Ansprechpartner: Michael Vahl Zertifizierter Projektmanager 19
Publikationen und Ausbildung Autor: Richter, Thomas: The learning culture survey – persistence of learning culture: Results of a longitudinal study on students´ perceptions of and expectations towards higher education Bei Interesse hier klicken
Ausbildung: Im Jahr 2019 hat das ITS einen zusätzlichen Auszubildenden gewonnen. Damit werden derzeit im ITS Fachinformatiker für Systemintegration und Kaufleute für Büromanagement ausgebildet.
Autoren: Stephan Baum, Prof. Dr. Stefan Böhmer, Sascha Klemenjak, Dr. Thomas Richter, Andreas Röttgen, Corinna Stich, Michael Vahl, Florian Westerfeld: Digital transformation in higher education: Selection, test and acquisition of a Business support system – experiences from the field and lessons learned
ITS-Dienstleistungen Die Umgebung von Windows und Microsoft Exchange wurde auf das jeweils aktuelle Software-Release erneuert. Das gewährleistet eine höhere Kompatibilität mit anderen aktuellen Systemen sowie insbesondere mit mobilen Geräten. Die Auswirkungen spüren vor allem die Studierenden.
Bei Interesse hier klicken
Ansprechpartner: Thomas Schleicher
Ansprechpartner: Patrick Becker Michael Vahl Uta Wünsche-Preuß Ausbilder
Die Buchung von Räumen wurde bisher mit Hilfe eines Workflowmanagementsystems durchgeführt. Für eine einfachere Handhabung können die Räume mit Terminen, der Nennung des Anlasses (Besprechung o. Ä.) jetzt direkt in Outlook gebucht werden.
Die Kollaborationssoftware Confluence wurde als Wissensmanagement-Tool in der ganzen Hochschule etabliert. Es dient der Dokumentation von Prozessen, Maßnahmen und Absprachen. Ansprechpartner: Michael Vahl
Ansprechpartner: Tim Zimmermann
Weiterhin hat das Institut Schülerinnen und Schüler betreut, die ein Praktikum von 1 bis 2 Wochen absolviert haben. 20
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Business Support System
Die konsequente Modernisierung von IKT-Infrastrukturen in Lehre, Forschung und Verwaltung ist ein Kernsegment der Digitalisierungsoffensive in Hochschulen. Digitalisierung im Sinne dieser Offensive bezieht sich anders als häufig angenommen nicht primär auf rein technische Verbesserungen. Vielmehr wird mit all diesen technisch orientierten Maßnahmen überhaupt erst die Grundlage für ganz neue (und zum Teil noch zu erforschende) Anwendungsszenarien geschaffen, die letztendlich auch einen spürbar schonenderen Einsatz aller zur Verfügung stehenden Ressourcen ermöglichen sollen. Ein Aspekt dabei ist die IT-Unterstützung (im Idealfall: Automatisierung) sich häufig wiederholender Geschäftsprozesse. In vielen Geschäftsprozessen an Hochschulen entstehen Daten, die in verschiedenen Kontexten (auch analog) zur Verfügung stehen und dort jeweils verarbeitet werden müssen. Bei der Über-
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gabe der Daten zwischen diesen Kontexten besteht ein hohes Risiko, dass ähnlich wie beim Stille-Post-Spiel durch Medienbrüche Fehler entstehen. Medienbrüche können durch eine vollständige Digitalisierung der Prozesse vermieden werden. Ein entsprechendes AWS bezeichnet man heute als Business Support System (BSS). Nach der Ermittlung von für die H-BRS spezifischen Anforderungen wurde auf der Suche nach einer geeigneten (kommerziellen) Softwarelösung zunächst eine intensive Produktanalyse auf dem internationalen Markt durchgeführt, bei der über 70 Softwareprodukte als potenzielle Kandidaten gefunden und vergleichend analysiert wurden. Ende 2018, nach Abschluss des mehrstufigen Auswahlprozesses, wurde eine Shortlist mit drei vielversprechenden Produkten definiert, die zunächst in der praktischen Anwendung getestet werden
sollten: Bei einem BSS handelt es sich immer sowohl um ein sicherheits- als auch um ein geschäftskritisches Anwendungssystem, das je nach Geschäftsdurchdringung in allen Bereichen eines Unternehmens unterstützend eingesetzt wird. Solch ein hochkomplexes System überhaupt einzurichten und auf das Unternehmen anzupassen, ist bereits mit erheblichem Arbeitsaufwand und Know-how verbunden; hinzu kommt der Aufwand zur Entwicklung der konkreten Prozesse, die letztendlich von den Benutzenden verwendet und wahrgenommen werden. Der Ersatz eines solchen Anwendungssystems ist kurzfristig gar nicht möglich, und selbst mit guter Planung führt ein Systemwechsel zumindest temporär zu spürbaren Einschnitten im Arbeitsalltag. Die Auswahl der Software sollte also unter keinen Umständen leichtfertig erfolgen und auch technologisch und funktionell möglichst zukunftsorientiert ausgerichtet sein.
In der ersten Jahreshälfte 2019 wurde zunächst eine auch bei künftigen Softwareentwicklungen zugrunde zu legende Teststrategie erarbeitet und abgestimmt. Darauf aufbauend wurden dann zur funktionalen Abdeckung des Anforderungskatalogs geeignete Testreihen entwickelt, und die an den Tests (und künftigen Prozessentwicklungen) beteiligten Entwickler wurden auf das vielversprechendste Softwareprodukt, Webcon BPS, geschult. Anschließend wurden die Tests durchgeführt und dokumentiert. Unsere ursprüngliche Annahme, dass Webcon BSS zum Einsatz in unserem Umfeld geeignet ist, bestätigte sich zunächst bei der Umsetzung von linearen Standardprozessen, ähnlich jenen, die bei den jeweiligen Produktpräsentationen als Beispiele ausgewählt wurden (z. B. Beschaffungsprozess mit Genehmigung).
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Business Support System
Bei Versuchen zur Implementierung komplexer Szenarien zeigten sich bei der Software jedoch erhebliche Defizite in Anpassbarkeit, Flexibilität und Dokumentation. Eine Verwendung der Software im Auslieferungszustand wäre unbefriedigend gewesen: Wir hätten den Funktionsumfang der Software entweder mit viel Aufwand selbst erweitern oder dies mit erheblichen Zusatzkosten in Auftrag geben müssen (wenn überhaupt möglich). Für die eigenständige Umsetzung fehlte die systemnahe Dokumentation, und die Problemlösungskompetenzen sowohl des Vertreibers als auch des Herstellers erwiesen sich für unsere Bedürfnisse als mangelhaft. Bei genauerer Analyse waren wir uns dann sicher, dass wir diese Erfahrungen gleichermaßen auf eine andere vielversprechende Lösung übertragen konnten, weswegen sich eine zusätzliche Testreihe mit dieser Software erübrigte.
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Unsere Erfahrungen im Rahmen dieses Beschaffungsprozesses publizierten wir erfolgreich auf der ICERI 2019 in dem Konferenzbeitrag „Digital Transformation in Higher Education: Selection, Test and Acquisition of a Business Support System– Experiences from the Field and Lessons Learned“. In der Zwischenzeit konnten wir erfolgreich die alternative Software Camunda für den künftigen Einsatz an der H-BRS testen. Keines der aus der vorangegangenen Marktanalyse hervorgegangenen Softwareprodukte hätte ohne eheblichen Anpassungsaufwand in unserem sehr speziellen Umfeld eingesetzt werden können. Alle kommerziell vertriebenen Lösungen verursachten erhebliche Kosten bei der Anschaffung und meist auch Kosten für die Wartung. Wir entschieden uns also letztendlich für den Einsatz einer international weit verbreiteten (kostenfreien)
Lösung aus dem Open-Source-Umfeld, die nicht nur in einer erweiterten Version kommerziell angeboten, sondern auch als technische Grundlage einer größeren Anzahl anderer kommerziell vertriebener Lösungen eingesetzt wird. Solche OpenSource-Lösungen stellen in der Regel zwar die grundlegenden Technologien kostenlos zur Verfügung, enthalten in ihrem Funktionsumfang aber z. B. nur eine rudimentäre Benutzeroberfläche oder keine Analysewerkzeuge. Zwar ist zu erwarten, dass wir ohne die Anpassungen der kommerziellen Anbieter kurz- und mittelfristig mit einem höheren Anpassungsaufwand rechnen müssen. Wir erwarten aber auch, dass dieser Mehraufwand durch die eingesparten Anschaffungskosten vollständig abgedeckt wird. Darüber hinaus entfällt insbesondere auch der große zeitliche Aufwand eines Ausschreibungsverfahrens.
Ansprechpartner: Dr. Thomas Richter
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Software- und Anwendungsentwicklung in Zahlen Der Bereich Software- und Anwendungsentwicklung entwickelt und pflegt die inhouse-programmierten Systeme sowie die Programmierung von Schnittstellen zu externen Systemen. Hier einige Beispiele:
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Ansprechpartner: Corinna Stich Andreas Röttgen Florian Westerfeld Andreas Walter
Entwicklung von IT-Strategien sowie Planung und Technologieauswahl
Betrieb des Hochschulnetzes
32.000 systemgenerierte E-Mail-Benachrichtigungen pro Monat verschickt, das sind z. B. An- und Abmeldungen zu Prüfungen, Erinnerungen zu Prüfungsanmeldungen
Beratung und Unterstützung
579.814 neue Workflow-Vorgänge gestartet, z.B. Notenlisten, Raumbuchungen, Beschaffungsaufträge oder Urlaubsanträge
Entwicklung und Umsetzung von Konzepten für institutsübergreifende Lösungen
25.000 Notenspiegel pro Monat abgerufen
Schnittstellenentwicklung zur Einbindung bestehender und zukünftiger Systeme und Services innerhalb und außerhalb der Hochschule
800 Dienstwagenbuchungen
Erhebung, Konzeption und Umsetzung von Geschäftsprozessen in einem Workflow-System sowie in allen relevanten Hochschulsystemen
126 Deutschlandstipendien und fünf DAAD-Stipendien – der Prozess konnte so erfolgreich organisatorisch abgewickelt werden, dass zusätzliche Stipendien vergeben wurden.
Betrieb und Bereitstellung der zentralen Rechen-, Hörsaal-, Medien-, Visualisierungs- und Kommunikationstechnik
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Das ITS-TEAM
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Prof. Dr. Stefan Böhmer
Stephan Baum
Patrick Becker
Andreas Brück
Mandana Ewert
Thomas Fabritius
Tel. +49 2241 865 227 stefan.boehmer@its.h-brs.de Raum E243
Tel. +49 2241 865 243 stephan.baum@its.h-brs.de Raum E308
Tel. +49 2241 865 634 patrick.becker@its.h-brs.de Raum E244
Tel. +49 2241 865 9874 andreas.brueck@its.h-brs.de Raum E301
Tel. +49 2241 865 286 mandana.ewert@its.h-brs.de Raum C166
Tel. +49 2241 865 9741 thomas.fabritius@its.h-brs.de Raum E311
Thomas Hansen
Torben Hoffmann
Aaron Kaiser
Sascha Klemenjak
Nadine Lewandowski
Christian Muntz
Tel. +49 2241 865 665 thomas.hansen@its.h-brs.de Raum E310
Tel. +49 2241 865 9834 torben.hoffmann@its.h-brs.de Raum E304
Tel. +49 2241 865 9738 aaron.kaiser@its.h-brs.de Raum E302
Tel. +49 2241 865 716 sascha.klemenjak@its.h-brs.de Raum E308
Tel. +49 2241 865 9780 nadine.lewandowski@its.h-brs.de Raum E308
Tel. +49 2241 865 624 christian.muntz@its.h-brs.de Raum E310 29
Das ITS-TEAM
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Moritz Peters
Sven-Hendrik Preuß
Dr. Thomas Richter
Andreas Röttgen
Thomas Schleicher
Nicole Spiegel
Tel. +49 2241 865 98738 moritz.peters@its.h-brs.de Raum E302
Tel. +49 2241 865 655 sven-hendrik.preuss@its.h-brs.de Raum E213/245
Tel. +49 2241 865 9796 thomas.richter@its.h-brs.de Raum E311
Tel. +49 2241 865 778 andreas.roettgen@its.h-brs.de Raum E304
Tel. +49 2241 865 638 thomas.schleicher@its.h-brs.de Raum E244
Tel. +49 2241 865 790 nicole.spiegel@its.h-brs.de Raum E304
Tobias Spilles
Corinna Stich
Michael Vahl
Andreas Walter
Niklas Weber
Dieter Weiß-Gräf
Tel. +49 2241 865 9879 tobias.spilles@its.h-brs.de Raum E213
Tel. +49 2241 865 657 corinna.stich@its.h-brs.de Raum E304
Tel. +49 2241 865 9661 michael.vahl@its.h-brs.de Raum E303
Tel. +49 2241 865 637 andreas.walter@its.h-brs.de Raum E246
Tel. +49 2241 865 655 niklas.weber@its.h-brs.de Raum E245
Tel. +49 2241 865 635 dieter.weiss-graef@its.h-brs.de Raum K210 31
Das ITS-TEAM
Unterstützung aus der Bibliothek
Florian Westerfeld
Uta Wünsche-Preuß
Tim Zimmermann
Martin Enßlen
Melanie Klöss
Tel. +49 2241 865 799 florian.westerfeld@its.h-brs.de Raum E246
Tel. +49 2241 865 253 uta.wuensche-preuss@its.h-brs.de Raum E223.2
Tel. +49 2241 865 643 tim.zimmermann@its.h-brs.de Raum E245
Tel. +49 2241 865 183 martin.ensslen@h-brs.de Raum A202.2
Tel. +49 2241 865 788 melanie.kloess@h-brs.de Raum E107
Teamhund Ines
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Ihre Notizen
Impressum Herausgeber Der Präsident der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg Verantwortlich Prof. Dr. Stefan Böhmer Gründungsdirektor/Chief Digital Officer (CDO) Institut für IT-Service Inhaltliche Konzeption und Redaktion Uta Wünsche-Preuß Wissenschaftliche Mitarbeiterin im Institut für IT-Service Layout und Design SCHWIND‘ Agentur für Zukunftskommunikation GmbH Autoren Prof. Dr. Stefan Böhmer, Stephan Baum, Patrick Becker, Andreas Brück, Thomas Hansen, Alina Heesen, Sascha Klemenjak, Christian Muntz, Dr. Thomas Richter, Andreas Röttgen, Thomas Schleicher, Nicole Spiegel, Corinna Stich, Diana Tschebotarew, Michael Vahl, Florian Westerfeld, Andreas Walter, Uta Wünsche-Preuß Fotos und Abbildungen Eva Tritschler, ITS, Colourbox, TÜV Auflage und Veröffentlichung Digital
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Grantham-Allee 20 53757 Sankt Augustin 36