eventos Magazine #61

Nov/DIC.2015

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Juan Miguel Estallo, Liberty Seguros • Incentivos de libro • Eventazo de formación de Seat • Eventos en cartelera C

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La última tecnología para eventos en página 24

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Comunicación pre y post:

Foto: Juan Carlos Sanchez Lezcano

Deja vol a r tu evento

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EDITORIAL

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Y ahora, ¿qué?

TEXTO

Eric Mottard

Forzarse a poner en el brief una sección “qué tiene que pasar después” es fundamental

No se hace una convención para que la gente se divierta sino para que cuando vuelven al trabajo el lunes, los comerciales tengan el cuchillo entre los dientes y pongan en práctica las prioridades de la empresa.

No se hace una presentación de producto para que los clientes vean un espectáculo y coman bien, sino para que en la semana siguiente se establezcan los contactos comerciales necesarios, ante un target ahora receptivo. Es un punto clave de la metodología ROI (muy criticada pero dejémosle este valor): medir lo que la gente hará después del evento, no lo que piensan al final del evento. Lo importante pasa después.

Para este tema central, sondeamos a mucha gente y organizamos mesas redondas de agencias y de clientes, preguntando lo que hacen a nivel de pre y post. La respuesta, aplastante: poco o nada. Los clientes indican en su brief lo que quieren que pase durante el evento, las agencias piensan en ideas para el día D, pero después, poca cosa. Entonces, se hacen buenos eventos donde la gente está contenta, pero no se trabaja en realizar el potencial del evento después, a nivel de ventas, de mejora de la eficacia de los equipos, de la motivación en el día a día. Un único disparo…

Lo estoy pintando ‘negro’, porque sí se hacen algunas cosas guapas (ver el tema central). Pero en 2015 nuestro sector está todavía demasiado centrado en la encuesta de satisfacción sobre el hotel, la comida o el programa, y muy pobre en elementos de análisis de lo que se hace después del evento.

Como siempre nuestro sector vive preso del formato, de la hospitalidad: parece que estamos aquí para divertir y dar de comer. Y organizar bien esta parte ya es tanto trabajo que la actividad de los profesionales a menudo se limita al día D. Y al día D+1, otro lío, otro evento, otra guerra. Forzarse a poner en el brief una sección “qué tiene que pasar después” es fundamental. Otro reto: implicar a los stakeholders en la planificación y en el seguimiento, algo complicado cuando las organizaciones a menudo comunican mal internamente, tienen sus peleas entre departamentos. Tener un trabajo conjunto entre el organizador, y los departamentos (comercial, marketing, prensa…) permite que después del día D, se convierta todo lo que se ha sembrado en el evento. Será complicado, pero hasta que se haga, el evento será una bonita fiesta. La integración de las soluciones de registro y apps con el CRM de las empresas, todavía imperfecta, se anuncia también como un reto para el sector y una clave de la efectividad de los eventos de mañana.

La integración de las soluciones de registro con el CRM de las empresas se anuncia como un reto para el sector

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EN ESTE NÚMERO 008 SHHH… 012 NEWS 026 UN CAFÉ CON...

Juan Miguel Estallo, director de clientes y marketing de Liberty Seguros

066 Eventos temáticos: Eventos en cartelera DESTINOS 106

036 TEMA CENTRAL

Del papel al incentivo: viaje tras los pasos de grandes escritores 114 Eventos en el mundo E.M Foster, Alan Turing y Harry Potter. Go England!

Comunicación pre y post: deja volar tu evento 050 ESPRESSO Dejar volar la imaginación…

APUNTES 116 Eventos XXL: Cómo gestionar un grupo de 1.000 personas 120

CASOS 052

Sigue Grupo eventoplus Gestión del transporte aéreo

EVENT INTELLIGENCE

126 ¡A dormir se ha dicho!

Anatomía de un evento: 4.300 vendedores de SEAT viven el mundo Ibiza en carne propia

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Difusión y tirada controladas por:

060 El incentivo: Canadá costa oeste: incentivo a la naturaleza más salvaje

SOSTENIBILIDAD 128 Las certificaciones: algo más que un papel PUNTO DE VISTA 130 See no diesel

EN PORTADA - COMUNICACIÓN PRE Y POST: DEJA VOLAR TU EVENTO Editor: eventoplus medios s.l., Diputació 256 5º 1ª, 08007 Barcelona España t +34 93 272 09 27 f +34 93 272 09 12 Delegación Madrid: Glorieta de Quevedo 5, esc. izda, 1 izda 28015 web www.eventosmag.com Noticias y contenidos: noticias@eventoplus.com Director general: Eric Mottard Redactora Jefe: Cristina Muñoz Soro Comité Editorial: Elena Lea, María Lapeña Colaboración especial: Neus Duran Fotógrafos: Vincenzo Rigogliuso, Jesús Antón Dirección de arte y diseño: Maria Leone Responsable eventos y comunicación: Lynn Wong Comunicación: Albert Gauchía Departamento de eventos: Laura G. Velasco Publicidad: Alex Barbero, Carmen Mallavibarrena, Agata Puigmal, Carmen Sánchez, Andrés Zavala Internacional: Pilar Lafuente Responsable Servicio Post-Venta: Esperanza Iglesias Comercial y RRPP Madrid: Mónica García Suscripciones: suscripciones@eventosmag.com Administración: Noemí Ordóñez, Nabila Katira Consejo asesor: José García Aguarod Depósito legal: B37.971-2005 ISSN 1885-4699 - Impreso en España.

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Una lona publicitaria que elimina la contaminación de Madrid

Música clásica con efectos high tech

Jugando al fútbol con ¡protones!

¿Purificar el aire del centro de Madrid con una lona? Esto es lo que ha hecho Shiseido y la agencia Tango colocando en la Gran Vía madrileña una lona de 1.000m2 impregnada en dióxido de titanio. La sustancia permite desintegrar el CO2 con lo que la polución de la ciudad se reduce como lo harían 1.000 árboles. Digamos que el soporte publicitario del nuevo suero Ultimune de Shiseido hace la fotosíntesis en plena Gran Vía eliminando los compuestos nocivos que producen coches, fábricas y otros elementos contaminantes de la ciudad. Una piel más sana… y una ciudad más respirable.

Si quieres sorprender a alguien con una actividad inesperada, ten en cuenta la sede de Alcobendas del Museo Nacional de Ciencia y Tecnología (MUNCYT) que ofrece, hasta el 14 de diciembre, una instalación única en el mundo: un túnel interactivo que enseña cómo funcionan los aceleradores de partículas… y en dónde podrás jugar al fútbol con protones.

El CERN ha cedido este túnel al museo para explicar a sus visitantes cómo se produce la materia, cómo interactúa esta con el campo de Higgs y cómo colisionan los protones. Y dentro de esta visual forma de contar las cosas, se ha incluido la posibilidad de jugar al fútbol con los protones en el suelo del túnel. Con esta actividad se explica cómo colisionan en los aceleradores estas partículas: a mayor energía de colisión, mayor número se generan.

Si crees que la música clásica no es para ti porque temes que el aburrimiento te invada en tu butaca durante un concierto... Es que no has estado en la sala de conciertos Rudolfinum viendo a la Orquesta Filarmónica Checa. Y sí, decimos viendo, que escuchando también, porque lo que presenciaron 600 vips invitados por el banco checo Česká Spořitelna fue una experiencia de luz y sonido en forma de videomapping inmersivo acompañando a la orquesta mientras sus 118 músicos tocaban en directo. Todo gracias a la combinación de proyecciones de videomapping con VFX y gráficos animados en los cuatro lados del auditorio: frente, ambos laterales y el cielorraso.

Dormir como un rey… en el Palacio de Versalles

Oktoberfest en pleno vuelo por cortesía de Estrella Galicia

Pocas veces la expresión ´dormir como un rey´ será tan literal... El espectacular Palacio de Versalles, Patrimonio Mundial de la Humanidad, se convertirá en hotel de lujo. ¿Nuevo referente para incentivos exclusivos? Siete millones de personas visitan cada año el palacio, y ahora, algunos afortunados podrán dormir allí.

El Oktoberfest, es una pena perdérselo por estar volando. Es lo que pensó el departamento de marketing de Estrella Galicia que sorprendió a los pasajeros del vuelo Iberia Express I23672 Madrid-Berlín con una auténtica cata de cervezas. La marca española alegró la vida de los viajeros justo después del despegue con dos de sus cervezas más icónicas, la Estrella Galicia Especial y la 1906 Reserva Especial, sobre cuya elaboración y características dio explicaciones detalladas un experto que acompañaba esta inusual acción de ‘air marketing’.

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De compra en Carrefour… entre zombies

Moda ‘Up in the Air’ Harás algo más que dormir en tu habitación de hotel…

Los aeropuertos se han puedo de moda y no solo lo dice George Clooney. Impactante ha sido el aeropuerto construido por Chanel en el Grand Palais para la pasada edición de la Semana de la Moda de París. Lagerfeld sorprendió a sus más de 2.500 invitados con ‘Chanel Airlines’, un enorme decorado que recreaba a la perfección ese ambiente especial que se respira en las terminales de los aeropuertos.

Giorgio Armani también sorprendía a los viajeros el pasado 1 de octubre presentando su colección de otoño/invierno de la mano de Qatar Duty Free en la zona libre de impuestos del Aeropuerto Internacional de Hamad, en Doha. Y no hace falta salir de España: se acaban de inaugurar los espacios culturales Joan Miró i Pau Casals en las salas vip del Aeropuerto de Barcelona El Prat… ¿Se convertirán los aeropuertos en una experiencia más, y probablemente fascinante, del viaje de tus incentivos?

Marriott Hotels se suma a la vanguardia de ofrecer verdaderas experiencias en las habitaciones de sus hoteles. Vete preparando para sumergirte en la realidad virtual y viajar sin moverte de tu cama de hotel. La cadena ha anunciado el lanzamiento de ‘V Room Service’ que permite solicitar experiencias de realidad virtual inspiradoras. Creado por Samsung, permiten disfrutar de las ‘VR Postcards’, historias íntimas e inmersivas que utilizan la experiencia en 360º en 3D a través de auriculares que el hotel pone a disposición. En esta fase piloto que ya se ha vivido en el Marquis de Nueva York y en el Park Lane de Londres, se han grabado tres viajes sensoriales a Los Andes, a una heladería en Ruanda y a las bulliciosas calles de Beijing.

La moda zombie sigue fascinando, hasta tal punto que la conocida empresa de alimentación, macabramente, llenó con los muertos vivientes de ‘The Walking Dead’ algunos de sus parkings por España. Resucitando el formato de autocine, los clientes de Carrefour pudieron ver el 12 de octubre la sexta temporada de la inolvidable serie en una pantalla gigante de 55m2 en cinco de sus parkings. Para completar la ambientación, hubo coches volcados, una horda de ‘caminantes’, supervivientes histéricos, y una dinámica muy divertida: los usuarios tenían que sintonizar en su coche el dial que les indicaba el ‘superviviente’ de la entrada para la visualización adecuada. Se recomendó ir solo dos personas por coche y durante la proyección tenían absolutamente prohibido bajarse de él. Por ello tuvieron que aprovechar el momento de acceso al recinto para acudir al inevitable food truck o a las trincheras dispuestas para aprovisionarse con palomitas y refrescos.

Una app para ligar… solo con aficionados del Getafe El Getafe CF ha lanzado una app porque se ha propuesto que sus aficionados se ‘reproduzcan’ como ‘gremlins’. El club de fútbol, que históricamente ha pasado por tener las gradas más vacías de la primera división, quiere conseguir 10.000 abonados a través de la idea de El Ruso de Rocky, una forma de que los seguidores se conozcan entre ellos y tengan ‘aficionaditos’. El invento se llama Getafinder, imita el estilo de la popular Tinder y funciona solo en las instalaciones del estadio del Getafe CF gracias a la geolocalización. Su lema: “Siendo más, seremos más grandes”.

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PRESENTAN:

NOCHES EN LAS

VENTAS 2015

Tres únicos conciertos de Pablo Alborán, Red Bull X Fighting, conciertos de Miguel Bosé, Hombres G, Fito & Fitipaldis, Film Symphony Orchestra, Melendi, Dani Martín, The Bootleg Beatles y los premios Evento Plus.

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Esta temporada mรกs de 100.000 personas habrรกn disfrutado de los mejores eventos en Las Ventas Madrid Este verano Las Ventas Madrid ha sido testigo de grandes eventos musicales, deportivos y privados. Eventos de gran calidad arropados por el mรกs emblemรกtico de los recintos.

Venta de Entradas | Reservas www.lasventasmadrid.es

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NEWS

Estudios y tendencias Rob Davidson revela las claves de su informe

El director general de MICE Knowledge y analista de ibtm world ha desvelado algunas conclusiones del informe que presentará durante la feria. Recuperación de la industria, más meeting design y salud por región serán los puntos destacados del famoso informe.

Rob destaca que los indicadores clave del sector (asistencia, presupuestos, expositores, ingresos) siguen siendo positivos, y la tendencia de crecimiento seguirá.

El informe también discutirá el meeting design, nueva clave de nuestro sector, y su impacto en los nuevos diseños de venues y salas.

Davidson ve “cambios radicales en las formas en las que las reuniones están diseñadas. Y los venues están adaptando su oferta para satisfacer las cambiantes demandas de los organizadores y de sus asistentes”.

El impacto de la recuperación mundial también será un tema clave. Para Rob, “en EE.UU., donde la oferta hotelera se ha completado, la demanda de reuniones continúa creciendo hasta cuadruplicar el crecimiento de la oferta. Eso significa que los EE.UU. están experimentando un ‘mercado de vendedores’, en el que los hoteles tienen el poder de fijación de precios. Este cambio, después de años de mercado ‘de compradores’, es menos fuerte en Europa, donde la recuperación, aunque clara, es más tenue.

El Mobile World Congress 2016 ya tiene fechas: del 22 al 26 de febrero en Fira Gran Via.

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Ferias, congresos y asociaciones

Event managers y agencias de eventos acercan posiciones

Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) y la Event Managers Association (EMA) han celebrado un encuentro para identificar puntos en común y crear vías de colaboración con el fin de crear industria y fomentar mejores prácticas en el sector eventos.

Mila Valcárcel y Dario Regattieri, vicepresidenta y presidente de AEVEA, junto con Sonia del Río y Rafael Grande, vicepresidenta y presidente de la EMA, han concretado puntos en común para dar mayor relevancia a la figura del event manager y potenciar el valor que aportan las agencias de eventos.

Entre las colaboraciones posibles destaca la creación de un modelo de brief más preciso, la elaboración de un modelo de presupuesto más completo y claro o el acercamiento a las instituciones públicas para potenciar los eventos como herramientas de visibilidad de las ciudades.

El tercer Ace of MICE quiere establecer Turquía como centro de eventos

El país entre dos continentes sigue su lucha por establecerse como centro de eventos. Tras construir grandes centros de congresos, y sede de una de las aerolíneas más pujantes del momento, quiere consolidar un gran evento en nuestro sector. Ace of MICE se posiciona en su tercera edición como gran meeting point entre Asia y Europa. El eslogan “your next business destination” no esconde la naturaleza del evento destinado a promocionar el destino.

En su última edición, la feria congregó a 11.687 profesionales, 269 expositores de 25 países y 656 compradores, además de un programa formativo de unos 70 ponentes. Su tercera edición tendrá lugar en Estambul, del 16 al 18 de marzo de 2016. Los organizadores podrán pre-programarse reuniones con compradores nacionales e internacionales, participar en sesiones formativas y de networking e incluso en la entrega de los Premios Ace of Mice que concentrará a más de 2.500 profesionales del sector.

ICCA utiliza el big data para identificar grandes ‘meeting ambassadors’. ICCA ha mejorado su herramienta de big data search. Esta edición actualizada permite a los miembros de ICCA identificar 25.000 potenciales ‘meeting ambassadors’ procedentes de asociaciones, 10.000 más que antes. Son aquellos representantes de asociaciones locales que pueden estar interesadas en la licitación de una reunión de su asociación.

What’s up? Las novedades 2015 de Ibtm World

Eventolab reúne a más de 80 profesionales del sector MICE en Santander. La iniciativa de OPCE Cantabria celebra su segunda edición reuniendo en el Palacio de la Magdalena a 80 profesionales cántabros de eventos y congresos, agencias de publicidad y comunicación, hoteles y profesionales de hostelería y del turismo MICE. Los Premios Fígaro de la Peluquería Creativa se celebrarán en el Salón Look Madrid. La sexta gala de los Premios Fígaro, patrocinada por Revlon tiene escenario en la pasarela Hair Look del pabellón 14.1. de IFEMA. Madrid Convention Bureau celebra la octava edición del Recognition Night. Rinde así homenaje a los profesionales que fomentan el turismo congresual de la capital. En esta edición han sido un total de 17 personalidades vinculadas a los congresos más destacados que se celebran este 2015.

Orange se une a UEFA EURO 2016 como patrocinador global y su proveedor oficial de servicios de telecomunicaciones. La operadora se encargará de proveer todas las comunicaciones fijas y móviles durante el torneo además de dar señal de retransmisión en directo desde los 10 estadios donde se desarrolla el campeonato.

EIBTM ha cambiado su nombre... pero más allá, sus organizadores son conscientes de que solo aquellos que mejor se adapten sobrevivirán. Te damos un paseo por los principales cambios de la feria (Barcelona, 17-19 de noviembre).

Nuevo nombre. El nuevo nombre es parte de un rebranding de todo el portafolio. La idea: que cada evento en la cartera ibtm tenga una posición clara en la industria - a nivel local, regional e internacional. La feria de Barcelona se posiciona así como la más global, el “evento mundial”.

Nuevo partner global. Tailandia se ha convertido en Global Partner del portafolio. Tendrá así una visibilidad global, el acceso a oportunidades de contactos y negocios para apoyar su posicionamiento durante todo el año.

Amor correspondido... Si en el pasado, solo los Hosted Buyers podían seleccionar expositores con los que querían reunirse, ahora tanto compradores como expositores pueden seleccionar sus preferencias.

Conserje del expositor. Un agente de atención al cliente ayudará a los expositores con todos los aspectos de su perfil online y sus preferencias como expositor. La idea: añadir valor para los expositores y garantizar una experiencia óptima.

Mejoras tecnológicas. Para los expositores, la herramienta para definir las citas tiene mejores filtros de búsqueda; alertas aparecen si múltiples solicitudes de cita se envían al mismo comprador; los resultados de la búsqueda de compradores permanecen abiertos después de solicitar una cita, lo que permite peticiones de citas con diferentes compradores a través de la misma búsqueda; y se puede exportar la agenda de citas en excel. Para compradores, la herramienta también se ha mejorado: la apariencia de la zona de HB ha sido rediseñada y los compradores podrán seleccionar las sesiones de formación, o enviar solicitudes de cambio de viajes.

Hosted Buyer lounges. Habrá dos (tres el año pasado) proporcionando un ambiente de relax entre citas con WiFi gratis, bebidas y almuerzo.

Nuevos post-tours. Los Buyers podrán realizar rutas de inspección entre una selección de 14 destinos. Por primera vez, Dubai será anfitrión de un post tour.

Networking para Hosted Buyers. Tras el éxito de mi Asociación | Mi Club, una iniciativa de networking peer to peer para el sector asociativo, se pondrá énfasis en los organizadores corporativos con la creación de una experiencia específica para ellos, con citas, networking y formación específica.

Nuevos partners de formación. Slido ofrecerá la oportunidad de participar en encuestas online y en vivo, además de Q & A durante las sesiones. Be There ofrecerá el streaming en vivo de tres de las cuatro salas. E ISES traerá grandes speakers para dos sesiones del programa.

Leadership Summit. La noche del lunes, se volverá a congregar el who’s who del sector, esta vez en el Born, para una noche de networking con la posibilidad de escuchar a Per Schlingman, co-autor de “Urban Express´, que compartirá sus puntos de vista acerca de los nuevos conocimientos necesarios en un mundo muy cambiante.

‘Los 10.000 del Soplao’ evento galardonado por los Premios OPCE Cantabria. El premio OPCE 2015 ha sido para ‘los 10.000 del Soplao’, un evento multitudinario al que asistieron más de 10.000 participantes y en el que todas las comunidades autónomas estuvieron representadas. Su convocatoria desbordó previsiones traspasando fronteras lo que ha supuesto un importante impacto para la zona más rural de este destino.

Travel Advisors se alía con ReviewPro para mejorar el sistema de calificación. La asociación implementa el GRS de Reviewpro para su sistema de calificación de selección de hoteles basada en la calidad de estos, pero también en la opinión de otros clientes. El objetivo de Travel Advisors, la asociación de agencias de viajes independientes, es ofrecer un valor añadido en su web y de ahí su alianza con la empresa de reputación online. Tras este acuerdo, todos los hoteles del catálogo online de Travel Advisors incluirán en su ficha la puntuación de Guest Rating Score.

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NEWS

CWT Meetings & Events

Agencias

¿La fiebre de las apps llega a las agencias? Si muchas agencias trabajan con acuerdos con proveedores de apps, CWT M&E ha decidido internalizar este componente cada vez más importante de los eventos. Así llega Meet by CWT M&E, una app que pone al alcance del usuario de smartphone los detalles y la agenda de la reunión.

Desarrollada como proyecto piloto en los países nórdicos, se lanza ahora a nivel mundial. Un ejemplo de que la tecnología se va integrando más en las reuniones y eventos, va pasando poco a poco de complemento anecdótico a ser una herramienta de trabajo esencial.

Con el objetivo de que la app proporcione un mayor compromiso de los participantes y una experiencia más positiva, entre las funcionalidades de la aplicación se encuentran: visualización y control de todos los detalles de la reunión; contacto del responsable de la reunión; nombres de los delegados y datos de contacto; agenda de la reunión; funcionalidad de código QR para añadir una reunión abierta cuando sea necesario.

Comunica+A lanza la

plataforma de talento audiovisual ‘El Play’ La agencia inaugura un nuevo modelo de negocio basado en la integración del talento bajo una plataforma que integrará al mismo tiempo una aceleradora de startups, un espacio de trabajo, una productora, un plató y demás recursos para llevar a cabo iniciativas audiovisuales.

El consumo exponencial de contenidos audiovisuales en el sector de la comunicación ha llevado a la agencia a embarcarse en este proyecto. Con el nombre de ‘El Play’ y bajo el concepto de ‘talent platform’, pretende generar sinergias e innovar en el desarrollo de proyectos audiovisuales. Se busca unir el talento, poner a su alcance todos los recursos, comodidad y beneficio económico de las empresas y proyectos participantes.

Vok Dams desarrolla su propia tecnología

Otra agencia que lanza su tecnología propia: la agencia alemana lanza su propia solución tecnológica incluyendo el acceso electrónico y la firma digital. La herramienta wallet access facilita el procedimiento de registro en la entrada: los invitados ya no tienen que imprimir varios documentos y traerlos. Simplemente abren esta herramienta en su smartphone o tableta y recuperan el código QR. Por otro lado, la firma digital está pensada para evitar la gestión incómoda de papel en los eventos que requieren que los invitados firmen algo; esta herramienta de firma digital permite a los delegados firmar in situ en una tableta.

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lanza una app de gestión de reuniones

Grupo Bent celebra su 11º aniversario.

La agencia celebró un encuentro con motivo de su 11º aniversario el pasado 1 de octubre. El evento tuvo lugar en el local Hoyo 19 y contó con la presencia del equipo que conforma la agencia, sus clientes y proveedores más importantes. ¡Y Grupo eventoplus!

Comunica+A gana la cuenta de Cruz Roja. La agencia será la responsable de todas las campañas que la organización lanzará el próximo año y de todos los proyectos 360º.

Grupo Bent, premio Control a la mejor agencia de marketing directo y promocional. Los lectores de la revista le han dado el primer puesto a la agencia; galardón que se une al premio Ampe de plata que también ha conseguido este año.

Pacific World consolida su alianza con ibtm. El DMC ha firmado un acuerdo por el que se renueva su gestión de los servicios de tierra para la próxima edición de ibtm World.

CyS, nueva agencia de eventos

Al frente de Comunicación y Servicio Eventos (CyS) se encuentra José Antonio Alguacil junto con Pepe Alguacil, ambos apoyados por Iva Sakovic, como directora de protocolo. La tecnología y la interacción entre asistentes serán los ejes que articulen los eventos de la agencia, que además cuenta con el soporte de la agencia de publicidad Ilusionlabs. Se integran así estrategia, tecnología y creatividad. La agencia ha desarrollado una metodología propia de medición que hace hincapié en la comunicación, la experiencia, los puntos de contacto con el cliente y su interacción.

La agencia BTOB lanza el espacio The Hub Además de renovar su estructura directiva con la promoción e incorporación de cuatro profesionales, la agencia amplía su espacio en Madrid para integrar una comunidad de talentos multidisciplinares bajo el nombre de The Hub, que permitirá además su unión a los 50 profesionales que ya conforman la agencia.

Con la idea de facilitar el desarrollo de profesionales de la comunicación y ofrecerles sinergias con la agencia trabajando en sus campañas, The Hub es un espacio que, a diferencia de los habituales coworkings, está principalmente ocupado por profesionales seleccionados por el staff de BTOB, e integrados en proyectos de la agencia.

En The Hub también se celebrarán eventos, bien internos para los miembros del hub, como públicos donde el objetivo será el networking. El espacio se cederá a terceras empresas, con una validación por la agencia del concepto y perfil de la acción.

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NEWS Nuevos productos

El flamenco se alía con la tecnología Kinect Eventos Barcelona produce ‘Sueños Flamencos´, un show en el que se combina la danza española con proyecciones interactivas kinect.

Esta tecnología permite crear una sincronía entre la bailarina y la proyección en función de su movimiento, resultando un espectáculo visual que combina baile, música y color en el que se pueden incorporar los logos de la empresa.

A través de unos sensores de movimiento, se consigue proyectar las imágenes y los efectos de color, luz, sonido y movimiento según el baile de las bailaoras. Un juego visual que sorprende al público, acostumbrado a espectáculos flamencos ‘al uso´ pero sin perder la esencia de este arte.

Divertia lanza un nuevo taller de pensamiento lateral

Ayudar a los equipos a pensar “out of the box” es lo que propone Divertia con su taller de pensamiento lateral. En colaboración con el mago Alfonso Quinto y a través de problemas en forma de trucos que se tienen que resolver, los asistentes consiguen recursos para dar soluciones en su vida diaria de manera más creativa.

El taller, que dura unos 90 minutos y se puede ofrecer para grupos de entre 10 a 300 personas, se divide en una parte teórica en la que Alfonso nos explica los secretos de los magos para adivinar nuestras reacciones y que percibamos lo que quieren. Un pequeño espectáculo de magia de salón, muy participativo y que ya nos empieza a dar consejos de cómo pensar “out of the box”.

La parte práctica del taller sigue con trucos de magia a los que los asistentes tienen que encontrar solución. Diez ejercicios que se tienen que resolver en equipo y de los que se extraen diez consejos para aplicar a problemas habituales de la vida diaria.

Tanto el taller como los juegos se pueden personalizar con la temática del evento o la marca, siempre con la filosofía de que se trata de una sesión participativa y desenfadada, donde los asistentes se ríen, juegan, cantan mientras cambian su perspectiva.

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Resuelve el misterio: el nuevo team building de Marca Condal Marca Condal ofrece un nuevo team building en el que los participantes, como en el juego del Cluedo, deben resolver un misterioso crimen en un escenario perfecto. La idea: conseguir una ambientación perfecta en una casa especial, la escena del crimen, actores, y muchas pistas que seguir, con las que juegan todos los personajes de la historia y los invitados a esta fiesta clandestina.

Los grupos deben investigar y descubrir quién es el misterioso asesino. Es importante no perder detalle, porque las apariencias engañan y los actores intentarán que el crimen quede impune. En resumen, un evento ideado para que los participantes pongan en marcha sus capacidades de análisis e ingenio en un ambiente de anécdotas y diversión.

En la actividad se pueden intercalar espacios de ocio ambientados con el tema, como un casino, apuestas de caballos, música en vivo y una barra de cócteles al estilo de los speakeasy de los años de la Ley Seca.

Tvrbo presenta el App/robot, un dinamizador de redes sociales en eventos

¿Directivo o piloto de combate? Lo último para formación de directivos

Si algo tienen en común el mundo empresarial con la labor de un piloto de combate es la búsqueda de los objetivos en situaciones de crisis. Agencia SIM organiza ‘Mission Experience’, una actividad de teambuilding donde aprender a implementar la metodología de toma de decisiones utilizada por los pilotos de combate.

La agencia cuenta con la colaboración de auténticos pilotos de combate. Según explica la agencia, las tácticas en las que se basan los pilotos son aplicables al mundo de los negocios. No se trata de nada tan diferente como planificar, ejecutar y evaluar, prestando atención a la gestión del cambio, la perfección en las operaciones o la estandarización de procedimientos entre los miembros del equipo.

Este producto ha sido ideado con el fin de visualizar al tiempo que incentivar el movimiento en las redes a lo largo del evento, motivando la publicación de contenido. ¿Cómo funciona? Tvrbo programa un site en el que cualquier post a Instagram o Twitter con el hashtag del evento va a parar a un feed a tiempo real. Ese site dinámico está expuesto en una pantalla en el evento en la que cualquier participante puede ver que se está diciendo y qué imágenes se están colgando. El contenido del feed puede ser moderado y se puede seleccionar no visualizar comentarios inapropiados.

Partiendo de esta fase, se añade una capa de gamificación. En la pantalla se incluye un ranking con los usuarios más activos. El que más likes o retuits consiga recibirá una recompensa. Esto maximiza la motivación puesto que se suma el elemento del juego que fomenta más creación de contenido.

El tercer componente consiste en una gran urna de cristal donde van cayendo pelotas de golf por cada tuit o posteo en Instagram que incluya el hashtag. Una forma de visualizar físicamente todo el movimiento que se está produciendo.

Ibiza

Formentera

Orquídea potencia la interactividad con su social wall

La empresa de tecnología móvil da un paso más en la interacción en eventos al lanzar un social wall. La plataforma integra la información que se publica durante el evento en Twitter, Instagram, Facebook o incluso en un formulario web, modera esa información y la proyecta en una pantalla con un formato personalizado.

Como compañero inseparable, por ejemplo, de las apps o el sistema de votación que se utilice durante el evento, el social wall se encarga de amplificar el mensaje e incentivar el uso de las redes sociales. Puede servir también como soporte de contenido y visibilidad de patrocinadores mientras se involucra aún más a los invitados durante las dinámicas de gamificación y votación.

Eventos creativos Incentivos

Producción de eventosi Teambuildings

Diseñamos experiencias

Ibiza & Formentera creative emotions & unforgettable events

NoV/DIC.2015 17 info@global-star-events.com www.global-star-events.com Ibiza, Crta. Santa Eulalia del Río, km, 3300, Oficina:(+34) 971 338 137

NEWS Hoteles & espacios

Marketing gastronómico: Grant Achatz en NH Collection Eurobuilding.

El restaurante Alinea, con tres estrellas Michelin, ocupará temporalmente del 12 de enero al 6 de febrero el desayunador VIP del hotel madrileño. Para esta acción, planteada por la agencia Mateo&co, se habilitará y se llevará a cabo una adaptación del espacio que permita a Grant y a su equipo ofrecer el mismo servicio que en su restaurante de Chicago, y para ello se utilizará una de las múltiples cocinas de las que dispone el hotel.

Bucca Madrid, club clandestino y espacio para eventos

Detrás de los rascacielos de la Castellana se ubica este nuevo espacio de 1.500m2 que antes albergó el ‘Corral de la Pacheca’. Hoy deja de lado el ambiente flamenco para abrir dos plantas con un aforo de 700 personas donde poder celebrar eventos, ofrecer servicios de restauración, música en vivo, acróbatas que vuelan sobre las mesas, performances con aires porteños de tango, danza contemporánea…

Las dos plantas tienen una capacidad para 550 personas en cóctel (350 en la planta baja y 200 en la superior).

Para montajes en banquete se pueden dar servicios de 165 comensales en la baja y 100 en la planta vip, o aprovechar esta zona vip para el aperitivo. Y en formato teatro, la planta baja puede acoger hasta 150 asistentes. Todo esto con la posibilidad de acompañar los eventos con animaciones y representaciones artísticas.

El espacio, diseñado por Natalia Teixeidó bajo un concepto moderno combinando materiales nobles con diseño, destaca por la altura de sus techos, lo que permite jugar con volúmenes y tener una buena acústica, de cara a aprovecharlo para presentaciones musicales, conciertos, etc.

Para ello también cuenta con un escenario modulable de 5x9m, junto con una pantalla led de 5,76x2, 71m.

Finca Feligrés abre para

El NH Collection Gran Hotel de Zaragoza vuelve a abrir. Después de ocho meses de reforma, el emblemático hotel que se inauguró en 1929, se reinventa tras la remodelación aunando patrimonio, diseño y gastronomía. El hotel cuenta con 1.156m2 para eventos: tres salones y dos salas de juntas con capacidad para hasta 300 personas.

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eventos de la mano de

Dear Hotel se estrena con Mónico Gourmet una azotea de 360º sobre Madrid Mónico Gourmet incorpora esta finca ubicaLa fiebre de eventos desde las alturas tiene un nuevo venue dentro del skyline madrileño.

Dear Hotel, un nuevo hotel de cuatro estrellas y 162 habitaciones junto a la Plaza de España, alberga en su planta 14º el restaurante Nice to Meet You, un lounge y una sky pool con vistas panorámicas a la ciudad.

Ubicada en el número 80 de la Gran Vía, en un edificio histórico de 1945, la terraza cuenta con una capacidad para 60 personas en cóctel y está disponible para eventos de domingo a jueves por la noche. Por su parte, el restaurante y su terraza tienen una capacidad para 100 personas en cóctel y para pequeñas reuniones de 30 asistentes en escuela.

El hotel cuenta además con una sala de reuniones de 60m2 con capacidad para unas 45 personas en cóctel y 30 en escuela.

da en Arganda del Rey, de cuyo primer propietario, el torero El Juli, ha heredado su aire rústico, su toque andaluz y una plaza de toros donde hacer eventos para salir por la puerta grande.

La finca, de tres hectáreas, dos grandes salones y una carpa de verano, de 620m2, 221m2 y 305m2, respectivamente pueden albergar eventos de entre 30 a 1200 personas. Otro de sus puntos fuertes son los jardines y zonas de vegetación que conectan los distintos salones de la finca, lo que permite organizar cócteles, coffees o actividades lúdicas junto a un río artificial, una cascada, un molino, o bajo porches señoriales. El espacio cuenta además con un aparcamiento para 150 vehículos y una plaza de toros, inspirada en la plaza mayor de Chinchón, y donde poder realizar actividades de teambuilding, presentaciones o espectáculos sobre el albero.

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Kinépolis estrena espacio para eventos en Diversia La empresa de salas de cine apuesta por los eventos en gran formato e incorpora las salas ubicadas en el centro de ocio Heron Diversia como espacio para eventos. Aprovechando su ubicación cercana al aeropuerto y en la principal área empresarial de la zona norte, el espacio se orienta a convenciones de gran formato o presentaciones de producto.

Kinépolis Diversia cuenta con doce salas, todas dispuestas en anfiteatro con más de 2.800 butacas en total. Un punto fuerte es la variedad de aforos de sus salas -de 70 asistentes a 560 localidades. Las salas se disponen en semicírculo alrededor de un hall central diáfano, especialmente pensado para poder ofrecer los servicios de restauración, con una capacidad para 600 personas en cóctel.

Meliá Hotels International impacta con el Innside Bandung en Indonesia. El hotel formará parte del proyecto The Maj Collection Hotel & Residences cuya construcción finalizará en 2018. El hotel ocupará una de las dos torres y contará con 233 habitaciones.

El NH Ventas se renueva. El hotel estrena nueva cara en sus 199 habitaciones y en los 1.500m2 de espacios para reuniones distribuidos en los ocho salones panelables.

Sagardi

desembarca en la Castellana

Sugar Gallery Design, nuevo espacio para eventos en Malasaña A pie de la calle, se abre este nuevo espacio que destaca por su luz, su calidez y las posibilidades de ‘lienzo en blanco’ para amoldarse al evento en cuestión. El espacio, de 130m2, tiene un aforo para 80 personas en tres espacios conectados, de 56m2 (para showrooms, pop-up stores o exposiciones por la visibilidad que tiene desde la calle), 32m2 (para catering o un set de entrevistas), y una oficina para 20 personas.

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El asador vasco estrena ubicación en la capital, muy cerca de la plaza de Colón. Su especialidad en carnes a la parrilla y pintxos donostiarras se reparten en los 288m2 de este establecimiento de dos plantas, donde también hay cabida para eventos. Para eventos privados cuenta con una sala para 40 personas y semiprivados de 6, 8 y 22 comensales.

Fortuny Restaurant Club instala una carpa fija de 200m2 en su jardín principal.

El espacio se prepara para el inicio de la temporada invernal con esta carpa calefactada donde montar servicios de cóctel, almuerzo o cena y disponer a su finalización un servicio para barra libre.

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NEWS Eventos en el espacio de coworking VILLAGE El espacio de coworking, diseñado para empresas y profesionales de la comunicación e impulsado por los fundadores de la agencia Zapping está ubicado en pleno corazón de Madrid en un palacete del siglo XIX y pone a disposición de eventos sus espacios interiores así como el patio del edificio. Cuenta con una pequeña sala de estilo art nouveau para reuniones de 12 personas; otras dos salas para unas 18-20 personas en escuela y un patio con una capacidad para 170 personas.

Nombramientos Jesús Rojas, nuevo gerente de FIBES

Marco de Comunicación amplía equipo

La agencia amplía su equipo de entretenimiento con dos nuevas incorporaciones: Sandra Santamaría, intérprete, se suma al equipo como media relations officer. Sandra ha desarrollado su carrera como project manager en diversas empresas como Mc LEHM y Viacom, y en departamentos de prensa. También formando parte de la subdivisión de entertainment, se incorpora Alexandra Cortesía como account executive. Alexandra aporta su experiencia como community manager y marketing specialist en empresas como Equilibrio Tool Box y diferentes start-ups españolas, y se especializó en comunicación social y escritura creativa.

Rojas se incorpora al Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla tras su experiencia en el ámbito de la hotelería. Ha sido director general del hotel Las Casas de la Judería de Sevilla y con anterioridad subdirector de Barceló hoteles en la misma ciudad. Cuenta así mismo con experiencia internacional como director del HB Costa Rica de Barceló.

Dentsu Aegis Network incorpora a Julia Mondéjar como communications and PR executive

La periodista entra a formar parte de la compañía dentro del área de comunicación y reportará directamente a Minerva Piquero, head of communications & PR de la agencia. Tiene 10 años de experiencia en el mundo de la comunicación y la reputación corporativa. Anteriormente, ha trabajado como directora de comunicación y prensa de la agencia Getars Media, como account executive en Interprofit y en el gabinete de comunicación del Ministerio de Defensa.

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Elisabeth Vidal,

QUUM refuerza su

división de comunicación con Cristina Murgas QUUM Marketing & Comunicación incorpora a Cristina Murgas como directora de comunicación del área financiera e institucional dentro de la división especializada en comunicación corporativa, QUUM News. Cristina cuenta con 18 años de experiencia como periodista y asesorando a compañías en reputación corporativa, relación con medios, gestión de stakeholders, comunicación financiera, comunicación interna, gestión del cambio y crisis. Antes de su llegada a la agencia, Murgas ha trabajado para consultoras como Eurocofín y Kreab.

sales manager lobally MICE de G Solutions Hotel Collection Elisabeth se une a Globally Solutions, empresa de consultoría en ventas, marketing, comunicación y hospitality management especializada en la industria hotelera de lujo, bajo la marca de la agencia de comunicación Globally.

Diplomada en la Escuela de Turismo Santa María en Barcelona, Elisabeth ha sido senior project manager en d-Company incentivos, group operations en Hotel Rey Juan Carlos I, group manager en el Hotel Condes de Barcelona, antes de ser la primera directora del Empordà Convention Bureau.

Grupo Sörensen amplía equipo

En los últimos meses se han incorporado a Grupo Sörensen (de izquierda a derecha): Alberto López en el departamento de RR PP; Mario García Marañon en el departamento de publicidad; María Obregón e Íñigo la Guardia en el departamento de eventos; Jorge Espejo y Bruna Zanella como directores de arte en el equipo creativo; Estefanía Gay en el departamento de publicidad dentro del área de marketing promocional: Salvador Barutell en el departamento de interactiva en el área de estrategia digital y Beatriz Mendoza en el departamento de publicidad como ejecutiva de cuentas.

Marcos Gómez, nuevo Javier Suso, presidente y CEO de Grey España Sustituye a John Lynn, quien asume nuevas responsabilidades como CEO y director regional de Y&R y Wunderman Latinoamérica.

Suso llega a Grey desde VCCP España, agencia que fundó en 2012 y en la que estaba como director general. Previamente Javier también había pasado por la dirección general de Shackleton.

director de comunicación digital de QUUM La agencia incorpora a Marcos Gómez como director de comunicación digital además de pasar a formar parte de su comité de dirección. Con 20 años de experiencia en el ámbito tecnológico, tanto en productoras audiovisuales como Rez Estudio, Universal-TV, Canal Vacaciones y Co.eficiente como en agencias de comunicación como Com2Gether. Marcos era hasta ahora responsable de marketing online, desarrollo tecnológico y de diseño de www. larazon.es.

T&C refuerza su equipo desde su apertura en España T&C, una empresa con más de 25 años en la gestión global de eventos en Latinoamérica, ha reforzado su esquipo en España desde que se instaló aquí a principios de 2015, incorporando a dos personas clave en su estrategia de crecimiento: Maria José Redondo y Marcela Villafuerte, en la foto con parte del equipo y Carlos Granda y Raúl de Gregorio, directores generales.

Maria José, Pepa como la conoce todo el mundo, dirigirá las cuentas corporativas, tanto en su parte comercial, como en la operativa. Cuenta con una extensa experiencia en el sector y viene de trabajar los últimos años en la cadena hotelera Starwood. Marcela, se encargará de atraer eventos de gran magnitud hacia España, como directora de c-congresos tanto nacionales como internacionales. Fruto de su trabajo fueron los éxitos conseguidos por T&C México al captar eventos como COP 16 (Mundial del Cambio Climático) organizado en Riviera Maya en Junio 2011, la Cumbre del G-20 en Los Cabos, Junio 2012 o la XXIV Cumbre Iberoamericana llevada a cabo el pasado diciembre en Veracruz.

En el País Vasco la excelencia del servicio en los eventos

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ADVERTORIAL

HIGH TECH MADE EASY

LO MEJOR DEL FUTURO PARA EVENTOS DEL PRESENTE Las nuevas tecnologías han logrado hacer nuestras vidas más fáciles. Ahora también garantizan el éxito de nuestros eventos. Gracias a la apuesta de NH Hotel Group, pionero y referente en la aplicación de tecnología punta dentro del sector, ahora es posible llevar a cabo eventos verdaderamente sorprendentes de alto rendimiento e impacto. Todo ello mediante el revolucionario concepto High Tech Made Easy: innovación tecnológica al servicio de la organización y producción de eventos.

COMO JAMÁS HUBIERAS IMAGINADO Esta nueva fórmula de entender encuentros como nunca antes se hubiera imaginado, pone a disposición del cliente a los mejores proveedores para el desarrollo de eventos y la búsqueda del mayor retorno posible. Todo ello unido a un despliegue único de salas de reunión de alto rendimiento, equipadas con tecnología de vanguardia para garantizar el éxito de todo tipo de encuentros.

Dentro de las posibilidades que plantea NH Hotel Group, encontramos propuestas tan sorprendentes como la Tecnología Holográfica 3D, un sistema pionero que ofrece una puesta en escena revolucionaria permitiendo estar en

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múltiples localizaciones en tiempo real. También es posible contar con el Sistema SMART Room System para Microsoft Lync (SRS), una herramienta que combina lo mejor de la videoconferencia con la colaboración interactiva.

Este sistema permite una comunicación audiovisual de alta calidad entre los participantes en reuniones a través de Lync 2013, posibilitando una interacción de manera activa, revisando y modificando el contenido de una presentación de manera simultánea. Una herramienta única pensada para ofrecer reuniones realmente eficientes capaces de desafiar la distancia.

NH Hotel Group también ha tenido presente las necesidades tecnológicas más básicas. Conscientes de la importancia de Internet como necesidad diaria, la Compañía ha integrado un servicio de Red WiFi de Alta Densidad (hasta hoy solo disponible en hoteles de alta gama o en espacios con gran concentración de dispositivos como palacios de congresos).

Un sistema innovador de gestión dinámica y adaptativa de red, pionero en el sector hotelero, que facilitará la vida de los clientes.

Junto a este despliegue de tecnología futurista, NH Hotel Group cuenta con la filosofía de NH Meetings: Inspire. Create.

Enjoy. Esta nueva fórmula nació con la vocación de ofrecer eventos únicos, inspirados en los deseos y necesidades de los clientes. Para ello, son creados y ejecutados con profesionalidad y pasión mediante servicios exclusivos y las mejores instalaciones, para eventos inolvidables. Respuesta Profesional Personalizada, Servicio de Asesoramiento Especializado, Reuniones Sostenibles, así como Acceso gratuito y mejorado a Internet, son algunos de los elementos que definen la nueva oferta para reuniones y eventos de la Compañía. Una oferta que gracias a la apuesta de NH Hotel Group, ahora se complementa con lo mejor del futuro.

EVENTOS QUE HACEN HISTORIA El mayor exponente de esta nueva faceta tecnológica es NH Collection Eurobuilding. Convertido en emblema de la Compañía, el hotel sorprende con un despliegue tecnológico sin precedentes que incluye habitaciones inteligentes o elementos únicos como su bóveda LED de 300 m2 presente en el lobby, la más grande de Europa instalada en un hotel y la segunda a nivel mundial.

Gracias a esta nueva faceta, el hotel ha sido elegido como escenario debido a su atractivo tecnológico en más de una ocasión. El pasado mes de julio, NH Collection Eurobuilding acogió el evento de moda MFShow Men by El Corte Inglés, transformando su lobby en una gran pasarela de moda en la que los modelos pudieron desfilar bajo su sorprendente bóveda logrando un efecto único.

El buque insignia de la Compañía ha sido también escenario de la primera rueda de prensa holográfica de la industria del cine. Con motivo de la presentación de la película Chappie, el actor Hugh Jackman y el director Neill Blomkamp pudieron atender de manera presencial desde el hotel nhow Berlin a la prensa española ubicada en el hotel madrileño en tiempo real. Eventos que han hecho historia y han consolidado a NH Collection Eurobuilding como el hotel más sorprendente de Madrid.

INNOVACIÓN MUNDIAL Actualmente son tres los hoteles que disponen de esta tecnología: NH Collection Eurobuilding (Madrid), nhow Berlin y NH Collection Constanza (Barcelona). Sin embargo, durante este año 2015 NH Hotel Group prevé instalar esta tecnología en hoteles de 15 destinos más, como Milán, Ámsterdam, Berlín, Roma, Frankfurt, Rotterdam, Venecia, Bogotá o México DF entre otros.

Pero la capital española no ha sido la única protagonista tecnológica. En Barcelona, el hotel NH Collection Constanza ha sido escenario de algunos de los eventos más punteros en el sector tecnológico en la ciudad condal. Coincidiendo con la celebración del pasado Mobile World Congress de Barcelona, el hotel encarnó y presentó los últimos avances tecnológicos previstos para implementarse en la marca NH Collection, siendo escenario además de las ponencias de Mobile World Capital y Deloitte sobre la importancia de la colaboración virtual y de la tecnología para mejorar la eficiencia. Un hecho que NH Collection Constanza personifica a la perfección.

De esta manera será posible la conexión entre algunas de las capitales más importantes a nivel internacional, evitando traslados y movilizaciones innecesarias gracias al Sistema de Tecnología Holográfica 3D y a las posibilidades que ofrece el concepto High Tech Made Easy. Una nueva forma de entender los eventos que desafía el tiempo y la distancia como nunca antes hubiera sido posible imaginar.

Más información: Visita www.nh-hoteles.es/meetings Tlf: 902 41 41 41 / +34 916 00 96 92 gruposnh@nh-hotels.com

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CAFÉ UN

CON...

Juan Miguel Estallo,

director de clientes y marketing de Liberty Seguros TEXTO

Eric Mottard

Al entrar en las oficinas de Liberty Seguros, uno se aleja de la imagen algo conservadora que pueden tener de las empresas de seguros. Formas orgánicas, un galardón que recuerda que la empresa es “Best Place to Work”, una sala de juegos, una zona de relax con formas de madera que simulan árboles estilizados, colores vivos… Liberty Seguros es una empresa con un posicionamiento y unos valores claros: las personas (clientes, mediadores y empleados) en el centro, una RSC muy activa, y una gran orientación al diálogo y a la colaboración. Todos ellos, elementos que la empresa lleva a la práctica en sus eventos. Vemos cómo: hablamos con su director de clientes y marketing, Juan Miguel Estallo.

Foto: Jesús Antón

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Tenéis aspectos diferenciadores de cercanía a las personas, diálogo, colaboración… ¿Esto da a los eventos más relevancia aún?

Para nosotros, los eventos son una oportunidad única de vernos, establecer y consolidar relaciones, y hacer vivir nuestra identidad y nuestros valores, tanto para las personas que forman parte de la compañía, como para nuestros mediadores. Es una oportunidad de acercarnos, especialmente importante al tener tres sedes. Y con respecto a nuestros agentes en toda España, es una de las pocas oportunidades de juntarles. Queremos trasladar esta cercanía que, con los medios digitales y las relaciones cada vez más remotas, es más necesaria que nunca. La cercanía con empleados y mediadores es nuestro principal objetivo, ya que queremos establecer relaciones colaborativas, eliminando barreras, de igual a igual. Los eventos son una oportunidad de reunir a personas de la compañía con nuestros mediadores y compartir reflexiones y momentos de complicidad.

Los eventos hablan de nosotros… no solo con el fondo sino también con el ‘cómo’

Por otro lado son un momento fantástico para trasladar nuestros mensajes y nuestros valores. Los eventos hablan de nosotros. Permiten que los mensajes, no solo con el fondo sino también con el ‘cómo’, se trasladen de forma efectiva, que se vea una compañía cercana, humana, que pone en el centro a mediadores y a empleados, en definitiva: a las personas.

Finalmente, es una manera de diferenciarnos, hacer que nuestros invitados vivan una experiencia única, huyendo de ‘lo de siempre’ o del hecho de repetir la dinámica de los eventos cada año. Es vital en la relación con nuestros mediadores, que trabajan con otras empresas y están invitados a muchos eventos. No queremos ser uno más en el calendario.

¿Cómo escapar a la carrera por impresionar más a los agentes, con viajes siempre más impresionantes? ¿L a RSC es una forma de dar más sentido a estos viajes?

Sí; por ejemplo hicimos hace poco un viaje de incentivo a Tanzania donde realizamos una acción de responsabilidad en una escuela, donando libros y material escolar. Intentamos que nuestros eventos tengan relación con nuestra política de RSC. Otro ejemplo es la Carrera Liberty, ‘Una meta para todos’, una carrera popular en la cual compiten juntos personas con y sin discapacidad, lo cual es una gran manera de fomentar la integración. Facilitamos la participación de nuestros empleados, clientes y mediadores en este evento. ¿Este tipo de acciones con componente social tienen un impacto muy fuerte?

Un evento que tiene una parte social no se queda en una experiencia lúdica, sino que ayuda a que calen mejor los mensajes, que se transmitan valores, nuestra cultura de compañía. Buscamos elementos emocionales en nuestros eventos, y las actividades de RSC son una manera de conseguirlo. La gente los recuerda por ser algo muy especial.

Otro ejemplo: de forma simultánea en Madrid, Barcelona y Bilbao, organizamos a todos nuestros empleados en un evento donde renovamos tres colegios, los pintamos y adecuamos. Fue un momento de gran cercanía entre nuestros empleados, con el añadido del aspecto social, que impactó mucho a todos. Ves a la gente en un contexto solidario en el que no solemos tener la oportunidad de estar, pero que crea entre las personas un vínculo especial.

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¿Hacéis eventos con clientes?

No solemos hacer eventos expresamente para clientes, pero en algunos eventos facilitamos que asistan. Por ejemplo en La Carrera Liberty, facilitamos que empleados y clientes se incorporen, y formen parte de esta cercanía que la empresa quiere tener con ellos.

Queréis que los eventos sean un verdadero diálogo, ¿cómo lo lleváis a la práctica?

Hemos cambiado. Hubo un momento en que las sesiones con agentes eran seis horas de presentación, todo monótono y unidireccional. Ahora vamos a formatos más frescos, pero sobre todo, partiendo de un mensaje concreto, un hilo conductor que sea relevante no solo para la compañía sino también para los asistentes. Ya no hacemos el evento en torno a la compañía sino en torno al mediador. A menudo son los propios mediadores quienes aportan el contenido y lo presentan. También hacemos que en nuestros eventos participen colectivos que para ellos son relevantes, como los colegios de mediadores. Hace que se sientan más representados. Otra manera de crear interactividad: los mediadores trabajan principalmente con nuestros centros de servicio.

Tienen mucha relación con ellos… pero por teléfono. Así que cada año organizamos varios encuentros en los que las personas del centro de servicio comparten anécdotas que han tenido con los mediadores. Esta es una forma de generar complicidad en una relación a distancia, de humanizar esta relación.

Otro cambio: trabajamos mucho el concepto de microevento, como estas visitas al centro de servicio o el Órgano Consultativo Nacional, en el que algunos de nuestros mediadores se sientan con parte del equipo de dirección para compartir aprendizajes.

Los eventos hablan de nosotros… no solo con el fondo sino también con el ‘cómo’ Un evento que hemos hecho dedicado exclusivamente a clientes ha sido ‘Gracias Papá, Gracias Mamá’, en torno a la idea de que nuestros padres son nuestro primer seguro.

Pensamos que desde pequeños hemos tenido esta figura que nos protege de todo: nuestros padres. Hicimos una acción para clientes donde les pedimos compartir sus historias, momentos en los que sus padres les han ‘asegurado’, protegido. Los clientes estuvieron una mañana con un diseñador que ilustró su historia y les grabamos un vídeo donde explicaban cómo sus padres habían sido su primer seguro. Luego pudieron invitar a sus padres a una exposición en Madrid, donde descubrieron estos testimonios… incluyendo el de su propio hijo/a, tanto la parte gráfica, como el vídeo.

La llegada de la Carrera Liberty, un momento de integración entre gente con y sin discapacidad.

No fue un evento patrocinado, sino un evento propio, creado por la empresa, como una acción de RSC única

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CAFÉ UN

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CON...

Otra acción es pensar en el contacto visual entre asistente y ponente, que haya mucha proximidad y que el asistente se sienta involucrado. Puedes tener el ponente adecuado, pero si la gente está lejos del escenario, no ve bien, entonces se siente desconectada. En un evento incluso pusimos el escenario en el centro y aseguramos que hubiera solo dos filas, en un círculo alrededor del speaker. Era un reto para el ponente, que tenía que hablar sin apoyo de una presentación, pero una manera de conseguir esta cercanía. También en un evento hicimos que cada asistente tuviera en la silla su foto con nombre, para que percibieran que habíamos concebido el evento para cada uno.

A nivel de organización, ¿tenéis la figura de responsable de evento?

No específicamente. Los eventos se gestionan desde los departamentos pertinentes: comunicación corporativa, comunicación interna y marketing distribuidores. Son profesionales que saben mucho de eventos y que cuentan con una gran experiencia en este ámbito, ya que conocen a la perfección tanto a nuestros públicos, como los valores y la cultura de la casa. … ¿Y trabajáis con agencias?

Sí, con mucha implicación por nuestra parte.

Trabajamos mucho a nivel interno, pero siempre contamos con mucho apoyo desde fuera.

Entendemos que hay un expertise en el mercado, y es esencial apoyarnos en estos especialistas que organizan eventos todo el año.

Trabajamos muy de la mano, y muchas agencias se sorprenden de nuestro nivel de implicación, del que nos veamos como parte del equipo, no como ‘cliente externo’.

Sistemáticamente hacemos un concurso pero con el tiempo las agencias que consultamos son pocas, unas tres, cuatro, cinco agencias que sabemos que trabajan bien y entienden nuestra cultura y que son con las que trabajamos.

Ya no hacemos el evento en torno a la compañía sino en torno al mediador, que a menudo aporta el contenido Todo el evento tiene que transmitir nuestra identidad. Somos muy consecuentes y aplicamos nuestros principios en eventos, desde la cercanía, hasta la RSC… y por supuesto la seguridad. Somos muy exigentes con la seguridad, pedimos más de lo que nos piden por ley, por ejemplo poniendo una ambulancia en cada evento aunque no sea necesario. La seguridad revierte en nuestro negocio, tenemos que crear cultura de seguridad. ¿Formáis a los mediadores más allá de vuestros productos?

Sí, de hecho no hacemos formación sobre Liberty, sino formación para ayudarles a profesionalizarse. Les enseñamos a gestionar equipos, a desarrollar su cartera de clientes… La gente se ha cansado de que las empresas les ‘enchufen’ sus productos, o les formen solo para vender sus productos. Otro ejemplo: muchos mediadores tienen problemas a la hora de afrontar un proceso de sucesión. Sus hijos han estudiado fuera o empezado a trabajar en otra rama, y cuando quieren dejar su despacho, sus hijos necesitan formación para poder gestionar la empresa. Hemos desarrollado Generación Futura, un programa de formación para ayudarles en ello, formando a sus hijos.

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La empresa es Best Place To Work, y lo agradeció a sus empleados (que le habían votado en las encuesta organizada por BPTW), ‘vinilando’ las oficinas con mensajes de agradecimiento, y flores

Un formato exigente pero efectivo a nivel de diálogo entre un ponente y público: la proximidad física y el contacto visual muy directo permiten generar conversación, de una forma que los formatos clásicos no consiguen

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MADRID 20 - 24 enero

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¿Cómo aseguráis un buen entendimiento de su parte, de vuestras especificidades?

El briefing es una constante en nuestra actividad del área de clientes y marketing. Dedicamos mucho tiempo a preparar nuestro briefing: contexto, histórico de eventos, objetivos, y suficiente información sobre la empresa para trabajar como si estuvieran dentro. En general, solemos pensar que no hay una mala propuesta, sino que lo que hay son malos briefings.

Solemos pensar que no hay una mala propuesta, sino que hay malos briefings En estos concursos, llevamos a cabo un proceso de contrabriefing: preguntamos a las agencias si tienen dudas, y a la semana, integramos estas dudas y pasamos el briefing completado a todas las agencias del concurso.

Queremos que todas tengan la misma información.

La primera cosa que pedimos y valoramos es el concepto: necesitamos ver si el concepto encaja con lo que necesitamos, y si es el caso, entonces bajamos a detalles: espacios, producción, coste exacto… sino todo el trabajo de detalle es una pérdida de tiempo. Damos unas pautas, damos el nivel de presupuesto, número de asistentes para asegurar que las agencias entiendan el tipo de evento, pero en esta fase no entramos en detalles de producción como cerrar los espacios, hacer prospecciones… Es algo que solo se hace si el concepto encaja.

Necesitamos ver si el concepto encaja, y si es el caso, bajamos a detalles Otra cosa: lanzamos los briefings con mucho tiempo: no es lo mismo concebir un evento de diciembre a noviembre, que preparar un evento de junio en enero. ¿Medís mucho los resultados posevento?

Sí, tenemos mucha cultura de medición. La única manera de mejorar es medirlo todo. El post evento en este sentido es fundamental.

Pedimos desde el brief que las agencias piensen en cómo ayudarnos a realizar bien el posevento.

La semana de la seguridad, una acción totalmente en línea con la idea de seguro y cuidado de las personas

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Pedimos desde el brief que las agencias piensen en ayudarnos a realizar bien el posevento

Hablando de medición, hay cosas más fáciles y otras más difíciles de trazar. Identificamos los elementos que más contribuyen a este sentimiento de orgullo de pertenencia y así medir el impacto de los eventos basándonos en la opinión de nuestros empleados y mediadores, en el hecho de que piensen que Liberty es una empresa en la cual (o con la cual) uno quiere trabajar.

Otra cosa que hacemos: mini eventos que tienen un papel de test. Hace unos años hicimos la Semana de la Seguridad. Empezamos a incorporar otros elementos relacionados con la seguridad, la salud… Los que han tenido más éxito se han convertido en eventos propios dentro del programa Nosolowork que desarrollamos a nivel interno.

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Hacemos mini eventos que tienen un papel de test, antes de desarrollarlos como eventos propios

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CAFÉ UN

CON...

El portafolio de eventos

Las visitas a los centros de servicios: mini eventos que ponen el toque de face to face en una relación a distancia

¿Qué componentes incluye este posevento?

Hay comunicación, hay seguimiento, hay planes de acción concretos, hay explotación del contenido generado en el evento (por ejemplo los contenidos formativos presentados en el evento se utilizan online después en un webinar…), que utilizamos todo el año. Luego hay un seguimiento más cuantitativo. Los mediadores identifican prioridades, que recogemos y luego aseguramos con sus interlocutores que a lo largo del año apoyan en estas prioridades. ¿El aspecto ‘comunidad’ es importante también? ¿Es importante que el evento genere una comunidad que sobrevive al

D? Sí, y los eventos que hacemos a lo largo del año participan de esta creación de una comunidad. Empleados y mediadores se sienten parte de algo más grande. Se ven en varias ocasiones a lo largo del año, se ayudan entre ellos y todo esto pasa gracias a la ‘magia’ de los eventos. día

¿Un consejo para agencias?

Huimos de los paquetes estándar. Nuestros eventos cambian cada año y buscamos siempre reinventar nuestros eventos, más que aplicar cosas que ya se han hecho. Pedimos a las agencias una adaptación total a nuestras características, un evento realmente personalizado y ad hoc. Buscamos en las agencias una relación en la que trabajemos mucho de la mano. Y al final buscamos personas, que nos den confianza; que haya un entendimiento mutuo en cada momento.

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• Arranque del año: ya no es solo un evento, sino eventos segmentados para cada área y donde presentamos nuestra estrategia, las novedades y aportamos valor formativo a los mediadores.

• Pequeñas acciones: a lo largo del año articulamos acciones donde buscamos la máxima cercanía. Un evento pequeño genera más complicidad… Tenemos las visitas a los Centros de Servicio, ya que no contamos con oficinas para comunicarnos con el mediador, sino que lo hacemos desde estos centros, algo que ha generado sorpresa de algunos agentes. Son eventos de una noche y un día completo donde recorren el centro, hablan con nuestros profesionales. Son eventos de 20-30 mediadores.

• Viajes de incentivo: había uno, pero ahora hacemos dos, segmentados por perfiles: uno más extremo, a destinos más lejanos, con más aventura, y otro más tranquilo. Queremos que la oferta cubra los diversos perfiles de targets. Además dentro de los incentivos proponemos actividades a la carte, aunque obviamente una parte significativa del programa se hace con todo el grupo.

• Eventos internos: Huimos de los formatos tradicionales.

Solíamos hacer una fiesta de Navidad pero al final, esta fiesta celebraba eso, la Navidad, no era un evento Liberty Seguros. Así que cuando cumplimos 10 años en España, cambiamos la fiesta de Navidad por nuestro aniversario y desde entonces organizamos cada año el día Liberty, algo que nos hiciera sentir parte de un mismo equipo, que haga sentir esta proximidad tan importante para nosotros. Tenemos esta percepción de que el evento no puede ser el mismo siempre, y este evento cambia cada año. Hemos hecho el aniversario, donde trabajamos actividades de teambuilding en Madrid, Bilbao, Barcelona. Luego hicimos la Acción Social de ‘Serve with Liberty’ en un colegio de Madrid y otra acción comparable en Barcelona. Y siguió cambiando el formato, con un festival para familias un sábado buscando que la gente se relacionara a nivel familiar, con un evento lleno de música al aire libre. En 2014 hicimos una gimkana urbana.

Y este año hemos sido elegidos uno de los mejores sitios de España donde trabajar con lo cual hicimos una acción sorpresa para los empleados en las oficinas. Al llegar por la mañana se encontraron las oficinas ‘viniladas’ con mensajes de agradecimiento a todos los empleados, cuyo claim era ‘Gracias por hacerlo posible’ y un mes más tarde nos juntamos en Barcelona, en Bilbao y en Madrid para seguir con este agradecimiento con un evento por todo lo alto, con música en directo y con la intención de crear una fiesta para todos. Cambiamos el formato pero siempre manteniendo que son los protagonistas, trabajamos la cercanía. Hemos utilizado los eventos para acompañar la transformación cultural de la empresa.

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Comunicación pre y post: deja volar tu evento TEXTO

Cristina Muñoz Soro

Ha llegado el día D: una importante inversión de dinero, tiempo y talento se materializa en una acción que empieza y termina en unas horas… ¿Final de la historia? Ya no. Los eventos han demostrado ser verdaderos generadores de contenido, de engagement, plataformas desde las que crear comunidades o comunicar en el tiempo. La experiencia no nace y muere en la memoria de los asistentes, sino que trasciende y se multiplica, porque, como se pregunta Consuelo Domínguez (Samsung) “¿Creamos los eventos solo para los asistentes o queremos llegar al target final? Para nosotros cada vez más forman parte de una larga historia que queremos contar”.

A pesar de que muchos de los profesionales con los que hemos hablado para la elaboración de este artículo nos comentan que todavía los clientes piden poco una comunicación estratégica pre y posevento, es importante saber hasta que punto ésta agrega un enorme valor a la estrategia de comunicación y marketing y puede resultar diferencial para lograr objetivos. “Las agencias debemos ser capaces de transmitir la importancia y el retorno que se pueden lograr implementando un plan de pre y post alineados con sus objetivos”, señala Jesús Fraga (IdeIdentidad).

“

La personalidad específica del pre y del post Forman parte de la misma estrategia, pero la comunicación antes y después no solo persiguen objetivos diferentes, sino que en general los medios empleados en uno y otro caso deberán adaptarse a estos, como señalan Miguel Olivares (La Despensa), Jesús Fraga (IdeIdentidad), Alicia García (Brava Producciones) y Kirsty Brown (Apple Tree Communication) que nos ayudan a identificar la personalidad de ambos tipos de comunicación.

Es importante manejarla con cierto tacto porque corres el riesgo de generar un exceso de expectativas o un exceso de respuesta” Miguel Olivares (La Despensa)

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Pre. Objetivos y medios Uno de los objetivos más obvios del pre es la convocatoria eficaz. Se busca el anclaje del asistente a través de la generación de unas expectativas y se dan señales en torno al evento.

Pero además, debe informar, incentivar y aumentar el interés… y generar contenido sobre la marca, el producto o el evento. Por tanto, la comunicación pre irá dirigida en general al futuro asistente, es decir, a un número concreto de personas.

Atendiendo a estos objetivos, la comunicación pre debe ser muy personalizada, ‘one by one’, además de ser creativa y buscar el impacto. Pero, además, como nos advierte Miguel Olivares, “es importante manejarla con cierto tacto porque corres el riesgo de generar un exceso de expectativas por un lado (es decir, “mira qué guay es esto” y luego el evento sea decepcionante) o un exceso de respuesta que la marca no pueda manejar (mucha gente decepcionada si no consigue asistir) por el otro.

Definidos los objetivos veamos los medios: son a menudo preferibles los medios audiovisuales, incluso offline en algunos casos (por ejemplo en un incentivo) porque no estamos buscando la generalización de la comunicación, sino algo más personalizado. Las redes sociales son un medio más masivo y no controlado de a quién le llega la información. Cuidado, que en la era digital, con la saturación que conlleva, varias empresas nos comentaron la renovada efectividad de la invitación en papel o mejor aún, del objeto enviado a la oficina del target, más difícil de obviar que un email entre cincuenta…

Finalmente, el sondeo. Implicar al asistente para preguntarle lo que quiere vivir en el evento es una manera de implicarle, generar interés además de conseguir conocimiento útil. Se puede hacer con herramientas nuevas: Grupo eventoplus lo hizo antes de su primer Event Innovation Summit (EIS), organizando un tweet chat, sesión en Twitter en la que, a una hora definida, cada uno podía expresarse sobre un tema de debate y decir que les gustaría aprender del mismo.

Antes del día D. Unit Elements recientemente propuso también que los asistentes a un evento interno entrenaran para que, cuando llegara el día D, batieran el récord del mundo de la maratón (esto sí, de forma colectiva…). Fueron dos meses en los que todo el equipo, deportistas o no, entrenaron con el coaching de la agencia consejos de entrenamiento.

Otro componente del pre que se aplica cada vez más, es aprovechar el contenido, sea un teaser de un conferenciante anunciando unos mensajes clave de su ponencia, o el envío de una ponencia para que la sesión se centre más en la discusión. Que los invitados no descubran al detalle cómo será el evento, sino que se interesen, y piensen, antes. Todo un reto (los organizadores consultados recuerdan la dificultad de hacer que los participantes dediquen tiempo significativo antes), pero sin duda una dirección hacia la que tenemos que ir. De hecho el caso de SEAT que publicamos en este mismo número en la sección ‘Anatomía de un evento’ exigía a los participantes seguir tres formaciones online antes del día D. Una manera de empezar a comunicar con ellos, interesarles en los mensajes del evento, y hacer trascender el evento.

Un reto, dar la vuelta al mundo entre todos los empleados, y una app para seguirlo: un pre muy bien pensado, de Casanova Una clave del pre, especialmente relevante para un evento interno, es el hecho de implicar al target, hacerle trabajar con vistas al evento. Un buen ejemplo fue el trabajo realizado por Casanova para una convención de Phone House que ganó un oro en los Premios eventoplus. La propuesta: “El gran reto”, que toda la plantilla diera, de forma colectiva, la vuelta al mundo, es decir recorriera 40.000km, antes de la convención. Este reto se seguiría con una app que se descargaron los empleados y que contabilizaba los pasos y distancias en bici. Una manera de crear espíritu de equipo, motivación, conversaciones de pasillos…

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El pre de Cisco Connect 2015 En su edición 2015, además de la convencional rueda de prensa y notas de prensa para la difusión del evento, se generó una intensa actividad en las redes de la empresa. Para generar curiosidad e interés realizaron unas preguntas sobre Mario & Luigi, los personajes más famosos de los juegos de consola, en Twitter, invitándoles a buscar los personajes in situ el día del evento. Realizaron vídeos en los que los ingenieros que iban a hacer las demos en el evento daban pistas sobre lo que podrían ver los que asistieran. En esta edición, hicieron además una revista interactiva con IT User: una antes para promocionarlo con entrevistas e información del evento y su contenido, y otras post en la que se resumía lo que ocurrió, entrevistas, etc. En la imagen por ejemplo, puedes ver su nivel de actividad en el pre y algo a lo que dan mucha importancia, que los propios empleados de la compañía se impliquen en amplificar los mensajes mediante sus propias redes sociales.

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Adidas y Boiler Room realizaron una fiesta muy exclusiva para tan solo 50 invitados. La Despensa se inspiró para la comunicación pre en las raves londinenses de los años 80 en las que eras invitado mediante una llamada de teléfono en una cabina. Para rememorar este espíritu supersecreto a la que solo unos pocos tenían acceso, se recreó una cabina en una aplicación para Facebook. A través de la webcam de la red social los usuarios esperaban un minuto la llamada que los dejaría dentro o fuera del evento… unos disfrazados, otros haciendo el tonto…y todos compartiendo un momento divertido.

Con esta acción no solo se logró crear una comunidad en torno a ese evento, sino que se generó un interesante contenido viral para la marca.

Con la saturación de la era digital, varias empresas nos comentaron la renovada efectividad de la invitación en papel

Para generar expectación, César Sanz (OtraCosa) a menudo apuesta por los teasers. En un evento donde una empresa farmacéutica celebraba que había colocado sus productos en ‘primera línea’ (hablando en términos farmacológicos), la agencia acuñó el término ‘Be First’ como claim del evento.

Para el pre, las oficinas de la empresa amanecieron con 150 globos plateados de helio en forma de ‘1’ repartidos por los asientos de los empleados. De cada globo colgaba una invitación física con un código BIDI a una invitación real.

Resultados: impacto y un 97% de visitas a la landing page del evento.

¿Una agencia para la comunicación y otra para la producción?

Consuelo Domínguez (Samsung): “Lo ideal es que la agencia que lidere la producción del evento y la activación de contenidos, durante el mismo tenga también la capacidad de planificar la comunicación, pero en la práctica esto no es habitual. Por otra parte existen cuestiones como la planificación de medios o la comunicación online que funcionan mejor gestionadas por agencias especializadas, por lo que actualmente lo que es clave es una adecuada coordinación entre las agencias de producción y comunicación”.

Carla Luca de Tena (Cisco): “Depende del evento, de lo que se pretenda conseguir con el mismo, del entorno en el que se realice y de otros aspectos, pero prefiero una sola agencia que coordine a sus departamentos internos. Es importante que todos los integrantes del proyecto estén en la misma página porque la falta, tanto de comunicación como de alineación, puede conllevar el fracaso de la iniciativa”.

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Post. Objetivos y medios Después de la experiencia, es fundamental mantener, viralizar… y convertir. Como señala Carla Luca de Tena (Cisco): “La comunicación post busca mantener al cliente enganchado, generando más interés en las soluciones de Cisco. El 67% del conocido como ‘viaje del cliente’ hasta la compra es digital, y el 57% de las decisiones de compra ya están tomadas antes de llamar al proveedor.

Se pretende también volver a implicar a la audiencia en una segunda acción enmarcada dentro del plan de comunicación de la empresa. Lograr el engagement y el ‘enamoramiento’ necesario para mantener viva la expectativa.

A menudo aprovechando el contenido generado y esta puesta en escena de la marca, se tiende aquí a maximizar la comunicación, que irá dirigida no solo a los asistentes sino a un target más amplio. Se trata de una comunicación más genérica en la que nos interesan los medios de alcance masivo porque el objetivo es llegar al máximo de gente posible. Y también, en algunos casos, es interesante que sea aspiracional nos recuerda Alicia García (Brava Producciones).

Es el momento de utilizar los contenidos generados por el evento. “Por ejemplo”, nos cuenta Miguel Olivares, “hace poco grabamos una fiesta que organizamos y con ese material realizamos un corto guionizado de quince minutos que luego movimos en redes y proyectamos en cines, convocando de nuevo al target desde la propia comunicación post del evento”.

Un uso del contenido que se ve más aún en eventos formativos, congresos o convenciones: el material generado se puede ir difundiendo durante meses, como tantos puntos de contacto con los asistentes, y no asistentes.

El reto CRM Si el evento no es algo aislado sino un punto en una relación continua, la integración de los datos del evento con el CRM es vital. En un encuentro de empresas, vimos que cada vez más estos datos se integran en el CRM de la empresa (a menudo un reto técnico) e incluso el CRM permite saber quién de los clientes ha venido a qué evento, si suben sus compras o no. Un reto es entonces la buena identificación, puesto que el departamento comercial es a menudo reacio a confesar el impacto del evento en su venta… Integrar los sistemas de registro, las apps de los eventos y los CRM es uno de los grandes retos del momento. Un paso hacia un mejor entendimiento del impacto comercial de los eventos.

De forma más general, la tecnología es una pieza clave de este pre y post. Vemos en el caso SIODEC (ver caja) cómo la app se puede convertir en una solución de conexión y comunicación del contenido, meses después del evento.

Pero si la tecnología ayuda, el buen regalo de toda la vida también sirve. “Evitamos darlo al final del evento, sino que lo enviamos una semana después, y esto triunfa”, nos dice Cristina Hernández de Auriga. Detrás de esto está una clave: pensar en acciones que no pasen en el evento o el día después, sino días después, para reactivar el recuerdo.

¿Amanece o atardece? El caso Coronita

¿Qué haremos, qué harán?

Si un evento está pensado para que la gente cambie su comportamiento, tiene sentido que los departamentos operativos de la empresa estén implicados en el seguimiento.

Aquí, como nos decía una agencia, “dificulta el hecho de que entre departamentos la comunicación suele ser insuficiente, con lo cual es difícil asegurar que el evento se lleve a la práctica en los departamentos necesarios”. La implicación de los departamentos en el brief, en la concepción del evento… pero sobre todo en la gestión del post, es vital y es a menudo un asunto pendiente. Montar un ‘event team’ que nos comentaba Rafael Grande de Almirall, incluyendo a todos estos implicados, es un primer paso para asegurarlo. Nunca olvides: el lunes después de la convención, las cosas en la empresa tienen que ser diferentes. Y en esta fase, hacer vivir los mensajes comunicados en el evento depende sobre todo del jefe de ventas.

Después de la experiencia, es fundamental mantener, viralizar… y convertir El lunes después de la convención, las cosas en la empresa tienen que ser diferentes

Para la marca de cerveza más lifestyle, La Despensa desarrolló un advergaming para smartphones en los que se retaba a los usuarios a adivinar si la foto era un amanecer o un atardecer. El juego online los llevaba hasta la playa mientras debían acertar si el sol subía o descendía en el menor tiempo posible.

Tras este pre muy tecnológico, el post se basó en el vídeo grabado del evento que se movió por Facebook, buscando provocar el deseo de vivir la experiencia y generar engagement del target para las futuras acciones de la marca.

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Comunicación a la medida de cada evento Eventos B2C Si en algo están todos de acuerdo es que el carácter de ‘tailor made’ define la comunicación pre y post: cada evento requiere creatividad y estrategias a medida. Sin embargo, en el caso de que sí se pudieran establecer una serie de características propias de la comunicación aplicada a los diversos tipos de evento (algo que intentamos en este artículo), se podría decir que los eventos dirigidos al consumidor final, especialmente los de marcas de gran consumo tienen algo en común: todo vale si eres capaz de conseguir enamorar a tu target.

Echa un vistazo a los casos más recientes que te traemos.

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La comunicación pre y post de Samsung en la Mercedes-Benz Fashion Week “Si te limitaras a poner un stand tu patrocinio moriría allí. Tienes que establecer una relación de simbiosis con el evento, multiplicar la experiencia y alargarla en el tiempo” comenta Rocío Hidalgo (Samsung) que nos describe la comunicación antes y después de este evento estratégico para la marca.

En el preevento, con el objetivo de generar branding alrededor de dos semanas antes, se generó un concurso por el que se regalaba un fin de semana para dos personas en la Fashion Week que incluía transporte a Madrid, noche en un hotel 4*, traslados a Ifema, entradas a los mejores desfiles en el front row y cena en un restaurante cool de Madrid. La mecánica: subir una foto con el outfit con el que irían a vivir su experiencia más fashion en el microsite del concurso… La comunicación del concurso se realizó a través de sus propios medios, como la web y las redes sociales y en algunos medios lifestyle con los que trabajaron para este evento.

Con el objetivo de llevar tráfico al evento, regalaron entradas a Cibelespacio a todos aquellos que acudieron a su mostrador de la entrada durante el evento. Esas entradas solo se podían conseguir a través de los patrocinadores; una forma de animar a todo el mundo a acercarse a Ifema durante esos días y fomentar el tráfico al mismo. La acción que realizaron se comunicó con una campaña en radio fórmula y una nota de prensa a medios de ocio y culturales.

Durante el evento, Samsung gestionó no solo un espacio de 500m2 en el que aunó tecnología, moda, ocio y diversión para que la experiencia fuera completa, sino que también generó contenidos para que la repercusión trascendería las puertas de Ifema y su repercusión se multiplicara más allá de los cinco días del evento.

Tras los agitados días de la Fashion Week, el impacto no se hizo esperar. Por una parte se producía ya una importante repercusión en medios por la edición especial que los diseñadores Alvarno (ganadores al mejor diseñador por 3ª edición consecutiva) habían realizado del smartwatch Gear S2. No solo estuvieron presentes en su backstage sino que formaron parte del propio desfile ya que cinco de sus modelos llevaron el reloj. La prensa profesional se hacía eco de la noticia con el titular “La tecnología se sube a la pasarela” y el 3 de noviembre el smartwatch formaba parte de la colección durante el Press Day de los diseñadores en su boutique de Madrid.

Por otra parte, los diseños realizados por Agatha Ruiz de La Prada, Alvarno, Duyos y Schlesser, inspirados en el Gear S2 y Galaxy S6 Edge, se pusieron de forma gratuita en la tienda de Aplicaciones Galaxy Apps.

No se quedaron ahí: Samsung grabó los desfiles de los cuatro diseñadores en 360º para disfrutarlos con la gafas de realidad virtual Gear VR. Un contenido que la marca prevé presentar a los medios en breve para poner a disposición de todo aquel que quiera poder disfrutar de los desfiles de forma inmersiva.

Por último, además de poner nombre a la pasarela de jóvenes diseñadores, la colección de la ganadora del premio Innovation For Fashion comenzará en estos meses su periplo de comunicación y exposición por España llevando el nombre de Samsung con una puesta en escena que comunica innovación.

“Todas las acciones que realizamos en la comunicación antes y después del evento nos permiten seguir creando conversación en torno a Samsung y la moda, más allá de las ediciones semestrales del MBFW”, nos dice Consuelo Domínguez (Samsung).

Cocreación en el preevento de La Despensa para Adidas La Despensa creó una comunicación pre a través de YouTube curiosa por varios motivos: además del impacto y la participación, se buscaba la interacción llegando a la cocreación a través de una pieza audiovisual en la que los potenciales participantes debían elegir entre varias opciones: ser un biker, un grafitero o un skater. Según qué personaje escogieras te iban sucediendo unas cosas u otras e ibas creando tu propio ‘guion’ de cómo sería la acción. Por ejemplo en el caso del skater tenías que decidirte por: “¿Quieres enseñar unos trucos con el patín a una chica?”… “¿O pasas de ella?” Dependiendo de sus elecciones cada participante realizaba una actividad real u otra por las calles de Madrid que acababan en la Plaza de la Luna, donde les esperaba la fiesta. Un ejemplo de un pre casi o tan divertido como el propio evento y que te hacia vivir la experiencia del evento mucho antes del evento en sí.

MICE En MICE también, aunque sujetos a la propia idiosincrasia del negocio de sus clientes y del formato de sus eventos, los organizadores se están apuntando a aplicar las estrategias pre y posevento, con una idea: asegurar el retorno de la inversión.

Una logística impecable ha dejado de ser suficiente; si el último recuerdo de los asistentes tras un complejo evento MICE es su viaje de vuelta, el catering o la endiablada programación de sesiones, ¿en qué queda el evento?

Una inquietud que cada vez tiene más respuestas, precisamente en la comunicación pre y post de sus eventos. Te traemos algunas ideas: • Crea ‘bibliotecas’ online para que los que no asistieron, o incluso los futuros asistentes, puedan nutrirse de ellos y los organizadores establezcan una comunicación con su audiencia (no temas canibalizar tu audiencia facilitando el streaming o los contenidos en vídeo, nadie seguiría yendo al fútbol si eso fuera un problema).

• Haz packs de contenido, edítalo, extrae aprendizajes, haz infografías… y comunícalo: conseguirás mejor posicionamiento SEO, más impacto en medios y mayor fidelidad de la marca.

• Crea contenidos suplementarios a partir del contenido original, que se puedan aprovechar en la comercialización del producto o utilizar como material para el pre del próximo evento.

• Genera una comunidad a partir del evento, las innumerables posibilidades que permiten las nuevas plataformas y softwares lo hacen más fácil.

La participación antes y después del evento El objetivo es el asistente, antes y después del evento. Crear una comunidad y mantener viva la relación es un objetivo, para conseguirlo es necesario que se impliquen más allá del evento.

Aquí tienes algunos consejos de Pimm Stuurman.

En el pre: construye una comunidad + Crea una plataforma online que les permita conocerse e interactuar. + Comparte contenido de calidad en redes, no solo para mantenerlos comprometidos, sino para nutrir la conversación.

Conforme se acerca el evento emociona, comparte diariamente, cuenta los beneficios de asistir, implica a bloggers, comparte los preparativos del evento… resumiendo: da información caliente. + Implícalos en el evento: pregúntales qué opinan, qué speakers querrían escuchar, retuitea, responde a sus comentarios… y si obtienes contenido en esta precomunicación, no dudes en incorporar contenidos en el evento, por ejemplo preguntas a los ponentes.

En el post: mantenla viva, crea una plataforma para el siguiente evento + Agradece la asistencia y recuerda que el evento no se ha acabado, que sigue vivo en las plataformas online + Busca la retroalimentación a través de encuestas, votaciones, cambios para los próximos eventos, etc. + Comparte el contenido generado en el evento, porque la promoción del próximo evento comienza allí. Es importante que en tu estrategia preevento preveas qué contenido quieres generar a través de entrevistas, fotografías, además del contenido concreto del evento. Busca aprendizajes y comparte. + Mantén vivo el recuerdo: “El silencio es la peor pesadilla si organizas eventos recurrentes”, dice Pimm Stuurman. Es importante mantener vivo el entusiasmo, a través de teasers, por...ejemplo cada seis meses si el evento es anual.

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Showroom, el evento 100% face to face, como plataforma de comunicación En su participación en modo ‘coworking’ en evento Days, Divertia, AV medios, La Sede, WorkOut y Artigot catering, crearon una plataforma a la que llamaron Kairós, un espacio en el que reinaría la serendipia y en donde cualquier cosa podría ocurrir.

No esperaron a llegar al evento para darse a conocer: ya en las semanas previas su target comenzó a recibir teasers en redes, YouTube y mailings en torno a Kairós… Una forma de introducir esta plataforma al tiempo que convocar al evento. Durante la feria, Kairós se dejó de metafísica y se materializó en algo más que un stand: un espacio generador de contenido gracias a las numerosas actividades que se organizaron, desde entrevistas hasta juegos, abrazos o conferencias.

Y meses después, este contenido está siendo utilizado todavía para mantener la conversación con sus interlocutores a través de newsletters donde retoman varios temas, difunden los vídeos e invitan a opinar.

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El particular mundo farma Aunque los responsables de eventos en el sector farma cada vez miran más a las estrategias de comunicación de gran consumo, sus propios códigos, muy restrictivos, obligan a los profesionales a conocer a fondo las necesidades de las asociaciones científicas y de los laboratorios. Todo un reto, que nos ayuda a entender Jesús Romero (Grow).

En la comunicación de un producto de prescripción médica se establecen estrategias integrales en las que cada impacto cumple una función determinada. En este contexto, el evento es una acción de alto valor que permite comunicar de forma directa, pero es mucho más: lo más importante para un laboratorio no es tanto lo que pasa en el evento, sino lo que pasa después. Cada asistencia a un congreso es un éxito a nivel de reputación, y también de futuras prescripciones.

Por otra parte, si la originalidad es un driver para conseguir notoriedad, no resulta fácil cuando se trata de eventos con contenidos científicos, por lo que en este sector es habitual que las agencias recurran a recursos de tipo emocional para compensar la base científica del entorno.

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En este sentido la figura del asistente es clave. Una comunicación preevento eficaz manejará bien los tiempos haciendo imprescindible asistir al evento y situando este como el centro de la estrategia de comunicación. Involucrarles en el desarrollo del mismo a través de reflexiones, actividades y participación. Ser coherentes en la temática, contenido y desarrollo del evento en relación con el plan de comunicación resulta un argumento importante para que den valor a su asistencia. Y para esta relevancia, la formación de las redes de ventas y el trabajo previo con ellas a nivel de motivación es estratégico.

Respecto al posevento, es fundamental establecer relaciones, crear una comunidad. En el caso de Grow, el gaming les está sirviendo para, de una forma creativa y amable, establecer y mantener vínculos y comunicar después del evento. “Además, concluye Jesús Romero, “el posevento es fundamental para facilitar herramientas a los médicos que les sirvan para su relación con los pacientes, un aspecto muy importante”.

La plastilina como recurso, una acción offline de Grow Uno de los productos con los que trabaja esta agencia tiene como imagen un muñeco de plastilina y en general el mundo de la plastilina forma parte de su comunicación. En un evento se invitó a los asistentes a modelar sus propias figuras a partir de una gran bola de plastilina y realizaron una exposición allí mismo. Más tarde las fotografiaron una por una en grupos y las imágenes se insertaron en los materiales de comunicación de los siguientes ciclos.

La red de ventas llevaba en mano a cada persona un material del producto en el que se había utilizado la figura que habían modelado en el encuentro, asignándoles una historia formada por el muñeco como protagonista.

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Cuatro eventos en uno: una plataforma de acceso restringido a contenidos Grow realizó un evento de lanzamiento de un nuevo producto, simultáneamente en cuatro ciudades para facilitar la asistencia de los invitados, un planteamiento que no solo aseguró una mayor participación sino que amplificó la notoriedad de éste.

Ya en el pre se contó con los médicos para la preparación del contenido y la puesta en escena, por lo que, aunque la temática y el formato fueron los mismos, cada evento tuvo personalidad propia.

La agencia grabó y editó todo el contenido generado en cada evento, creando con ellos una plataforma de acceso exclusivo. De esa forma, todos ellos han podido consultar el diferente desarrollo de cada encuentro, y concurrir en un foro creado para generar conversación, seguir potenciando la participación y encontrar nuevos temas de interés.

Implicación, creación de comunicad, generación de contenido, participación y creación de un espacio virtual más allá de la fecha del evento fueron los drivers manejados por la agencia en su estrategia.

Haciendo ‘ruido’ para Fox Life Aplee Tree Communications quería generar ruido y notoriedad sobre la cadena mientras no se produciría ningún estreno. Para conseguir buzz realizaron una campara centrada en estos objetivos: aumentar la notoriedad de la marca en el territorio lifestyle, transmitir los valores de la cadena y generar interacción con el público objetivo.

Para ello crearon una acción llamada ‘atrapa tu momento’, el primer concurso de arte cotidiano en Instagram. Una campaña que nació en las redes sociales y que culminó con una exposición física de las obras de los participantes y un evento mediático. Estas fueron las acciones que realizó la agencia: concurso en Instagram por retos, implicación jurado de KOI´s y embajadora para la marca (Bimba Bosé), microsite para el alojamiento del concurso, campañas exteriores y spot de TV y un evento con la exposición de las imagenes ganadoras. No hubo post evento pero las fotos del concurso siguieron en la red para que todos aquellos que quisieran las pudieran ver.

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La comunicación posevento de un congreso médico, el caso SIODEC Uno de los elementos fundamentales para las sociedades médicas es la creación de una comunidad. Esto es lo que consiguió la Sociedad Internacional de Optometría del Desarrollo y del Comportamiento (SIODEC) en su IV congreso a través de la app desarrollada por Eventwo. Nos lo cuenta Francesc Domènech, responsable de comunicación de la asociación.

El congreso contó con 240 asistentes durante cuatro días: todos ellos tuvieron acceso a las funcionalidades de la app del congreso, que todavía hoy se mantienen activas.

Ya durante el evento la app se convirtió en una pieza clave, al contener las ponencias que podían ser seguidas a través de la pantalla, lo que ahorró presupuesto de imprenta. Por otra parte los asistentes podían dirigir preguntas a los ponentes.

Esta funcionalidad les permitió alargar la vida útil de la app más allá del congreso ya que los ponentes pudieron responder aunque no dio tiempo de abordar durante las sesiones. En algunos casos se generaron debates que duraron semanas.

Esta actividad se ha mantenido a buen nivel durante todos los meses de verano, por lo que la SIODEC tiene previsto publicar antes de Navidad en la app los pósters que se presentaron para alimentar la vida y la comunicación con su audiencia.

Otro dato interesante en su objetivo de crear comunidad es el hecho de que gracias a la app, asistentes y ponentes han seguido manteniendo el contacto (180 usuarios han seguido entrando hasta octubre). Una circunstancia no planificada, que ha servido como aprendizaje para imponerse como objetivo una mejor planificación de la estrategia en cuanto a la utilización de la app en el postcongreso.

Además están elaborando una encuesta para implicar a su audiencia en torno al próximo congreso: duración, estilo de las ponencias, actividades sociales… También las sociedades científicas se apuntan a las bondades de la ‘cocreación’ y la implicación de los asistentes, lo que refuerza el sentimiento de comunidad.

Nuevas tecnologías y contenido: el caso de Yumiwi para Mini en el BBK Live

El boxeo como excusa, el caso de Apple Tree Communications para Novartis Este evento que ganó dos oros en los Sabre Awards y en los Aspid, así como el plata en los Premios eventoplus, perseguía los siguientes objetivos: informar y concienciar a los médicos de atención primaria sobre el aumento de la diabetes en la población y la importancia de su diagnóstico precoz para su tratamiento. Formar a los médicos en el conocimiento de la enfermedad, sus síntomas, su análisis, su comportamiento y cómo afecta en la vida del paciente. Motivar a los médicos de atención primaria de toda España en la lucha común contra la enfermedad haciéndoles conscientes de la importancia de su papel en esta lucha. Y, lo más importante, mejorar la vida del paciente con diabetes.

Para comunicarlos la agencia creo una campaña motivadora basada en el mundo del boxeo. El proyecto se basaba en una competición compuesta por dos fases: una primera online que concluía en una segunda fase offline. En la primera se creó una plataforma online en la que los médicos competían unos contra otros a través de su conocimiento de la enfermedad mediante un test online basado en preguntas sobre la diabetes.

Los primeros del ranking pasaron a la segunda fase: un evento presencial llamado ‘El Combate Final’ en Madrid. Éste estaba dinamizado por Carlos Sobera, paciente de diabetes tipo 2 y presentador de concursos de televisión. Finalmente se erigieron tres parejas ganadoras, que seguirían formándose sobre la diabetes gracias a una estancia formativa en el Mount Sinaí Diabetes Center de Nueva York.

Las nuevas tecnologías no son solo útiles para generar big data que ayude a engordar la lista de leads y a conocer mejor al target, son ya también imprescindibles para viralizar el contenido generado en el evento. Como tantos patrocinadores, Mini (que lo es del festival de música BBK Live) busca mucho más que poner su logo en el evento. Un objetivo es que el evento sea la excusa para hablar… de la marca. La generación de contenido se está convirtiendo en una prioridad con la llegada de las redes sociales, un valioso elemento para la comunicación post del evento.

Esto es lo que hizo Yumiwi para maximizar el retorno de su patrocinio y hacerlo salir del recinto del festival, gracias a unas pulseras RFID viralizadoras. Mini contaba con una “selfie station” donde los asistentes se podían sacar fotos, y un stand donde se podía grabar un vídeo personalizado en “súper cámara lenta” al estilo rocanrolero.

Y todo se viralizaba… Las pizarras de registro estaban equipadas con Facebook Connect, y permitían que la gente pusiera sus datos personales y perfil de Facebook para viralizar su experiencia, pasando su pulsera RFID por un punto de control.

Y aquí llega lo bonito: el seguimiento y los datos. Te lo desglosamos…

• 1.600 asistentes registrados en esta acción • 1.240 de ellos transmitieron sus contenidos por Facebook, y generaron más de 2.400 contenidos entre vídeos y fotos (3,5 millones de impresiones en Facebook) • 560.000 personas vieron estos contenidos • 12.500 de estas personas interactuaron con el post una media de 1,5 veces, por tanto • 18.500 interacciones, con la marca, entre comentarios y likes • 3,3% de engagement ratio (18.500 interacciones entre un público de 560.000) – una cifra alta (suele ser el 1%), indicador de un contenido ganador que se multiplica • 1.621 leads, gente que interactuó con la marca, dio sus datos, y que se puede seguir a nivel de ventas • 2.000 comentarios – que permiten un seguimiento más emocional

Algunos consejos para un pre y un post eficaz + El offline también existe. En muchos eventos el target de mueve en un amplio rango de edad y de usabilidad de las nuevas tecnologías, por lo que recurrir a soluciones paralelas es crítico, e incluso pueden agregar mayor valor, impacto y consistencia a la comunicación aunque pueda ser más cara la producción en un medio físico. + Sorprende. En Cisco Connect incluso en los mensajes de ‘out of the office’ de los que estaban en ese momento asistiendo al evento aparecía un link mencionando la cita y la posibilidad de seguirlo en vivo en redes sociales… ¿Por qué no facilitarles el evento en streaming? + Otro dato interesante de Cisco: involucran a toda la empresa para aprovechar sus contactos en redes. “La amplificación de los mensajes por los empleados es vital”, dice Carla Luca de Tena, para quien “el evento no es tal sin la comunicación pre y post, que organizamos creando una escaleta de acciones coordinadas entre ventas, comunicación y marketing”. + Define los momentos de comunicación para no saturar y evitar que haya vacíos de información. + Garantiza siempre una respuesta a las dudas de tu público. + Procura que el post sea muy conciso, recomienda Alicia García (Brava Producciones), para fijar con claridad los mensajes principales y potenciar el recuerdo de lo vivido. + Sé sincero, aconseja también Alicia “No anuncies que vendrá Brad Pitt si luego vas a traer un doble”.

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ESPRESSO

Dejar volar la imaginación…

TEXTO

Elena Lea

Y materializar en un venue esa idea que es perfecta para el evento. Clientes y agencias en sus locuras creativas ponen a prueba a los venues con montajes fuera de lo habitual, dando una vuelta de tuerca al uso habitual del espacio o metiendo en sus instalaciones lo más inesperado.

Por eso hemos preguntado a algunos espacios para eventos qué es lo más loco, sorprendente o complicado que les han pedido hacer para un evento. Y para que estas ‘locuras’ lleguen a buen puerto también nos han contado qué es lo que piden a las agencias a la hora de trabajar mano a mano y sacar adelante los eventos.

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Lucía Roldán, responsable de eventos del Museo L ázaro Galdiano Como evento celebrado en el Museo que se haya salido de lo habitual recuerdo el espectacular Arthur Guinness Day organizado por la agencia Tango en nuestro jardín con conciertos que tuvieron lugar en los propios balcones del museo y con quienes tuvimos una excelente comunicación. A nivel de gestión, un evento de gran formato de estas características requirió de numerosas reuniones entre los distintos equipos y profesionales para tratar aspectos de producción, seguridad, conservación de las obras de arte, logística, etc. que hicieron que el evento fuera un éxito.

A la hora de trabajar con la agencia lo fundamental es recibir de ella información, información y más información. Cuantos más detalles conozcamos podremos hacer mejor nuestro trabajo, sugerir ideas y aportar detalles sobre cómo sacarle el máximo partido a nuestros espacios.

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Isabel Bassedas, cap d’espais i relacions institucionals R ecinte Modernista Fundació Privada de l’Hospital de la Santa Creu i Sant Pau Acoger en el Recinto Modernista de Sant Pau la edición de julio de 2014 de la pasarela 080 Barcelona Fashion fue todo un reto para nuestro equipo. Acabábamos de inaugurar el recinto a finales del mes de febrero y teníamos ante nosotros la gestión de un evento que implicaba la ocupación de gran parte del recinto así como una gran afluencia de público. Más de 40.000 personas. Siguiendo estrictamente los criterios de intervención marcados por los responsables patrimoniales, se ubicó un espacio de pasarela para casi 800 personas junto con su backstage y área de stands en la zona ajardinada, así como la localización de espacios exteriores para la colocación de los elementos de imagen de las marcas patrocinadoras. La gestión de dicho evento nos ha permitido también conocer a fondo las posibilidades y las limitaciones de nuestros espacios.

Nuestro equipo valora sobre todo la profesionalidad de la agencia organizadora. En este sentido, es para nosotros muy importante poder contar con toda la información detallada del evento.

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Á lvaro Martín, responsable de contenidos y comunicación de Callao City Lights La marca de cosméticos Sephora elegía para su presentación internacional en Callao City Lights una madrina de excepción, la maquilladora Kat Von D. Para ello, pidieron realizar un videomapping facial sobre el rostro de la artista tras un complejo proceso de escaneado e impresión 3D de su cara. Además, cinco detectores de reconocimiento de movimiento permitieron ajustar las imágenes proyectadas en tiempo real a los desplazamientos de su cara al ritmo de la música de un cuarteto de cuerda.

Cuando trabajamos con una agencia valoramos que sea conocedora de la metodología y de los procesos de trabajo del sector para ser lo más ágiles y eficientes posible a la hora de responder a las necesidades del cliente. La experiencia es un grado, mucho más en un sector en el que una respuesta, no solo acertada, sino también rápida, puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.

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Eva Pérez, directora de venues & catering de Mónico Gourmet y L aura Morant, directora de comunica-

“ Victoria Barderas, responsable de eventos y relaciones institucionales de

Victor Cid Branger, director del departamento de eventos de Palacio Neptuno

Hipódromo de la Zarzuela

ción y marketing

Para el último certamen de Autobello - certamen de vehículos históricos, clásicos, súper deportivos y de relojería inédita- que nuevamente se celebró en La Casa de Mónico, nos pidieron escenificar el espacio con algo especial y alquilamos la espectacular cabina de un avión F4 de 1960, utilizado durante la guerra de Vietnam para el reconocimiento fotográfico. La imagen era tan impactante que se ha convertido en la portada del último disco de La Unión, el grupo que actuó en la cena de gala.

Además del F4, las tres hectáreas del jardín inglés de la finca se convirtieron en una gran alfombra verde en donde tuvo lugar la exposición de cerca de 500 vehículos entre Porsche, Ferrari, Lamborghini, Jaguar, Mercedes, Stanguellini, Hummer o BMW. Con las agencias buscamos una buena comunicación desde el minuto uno: saber qué esperan de nosotros, conocer quién es el cliente final, cuál es su actividad y qué objetivos se pretenden con el evento. Y mantener esta comunicación fluida desde el principio hasta el final. Si esta premisa se cumple, el éxito del catering y de que las expectativas se cumplan están garantizadas.

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Lo más sorprendente fue una carrera de avestruces para la presentación de la película El Príncipe de Persia. Los avestruces llegaron el día antes para el ensayo, entre el viaje y que el transportista se equivocó estuvieron metidas en el camión más de cuatro horas, por lo que salieron a hacer la prueba muy nerviosas. Ni siquiera sus cuidadores conseguían aplacarlas y una se escapó por la pista. Estuvimos a punto de suspender el evento 16 horas antes.

Tras descansar esa noche, se dejaron poner hasta un lacito y parecían auténticas modelos de pasarela.

De una agencia valoramos su capital humano. Se nota mucho cuando una agencia tiene personal cualificado y destina los recursos humanos necesarios para el evento. Cuando se escatima en este aspecto, los eventos no salen bien. Las ideas pueden ser muy buenas y el despliegue de medios técnicos maravilloso, el espacio increíble pero si no hay una buena planificación, organización y control llegan las improvisaciones aderezadas con los nervios de última hora y el resultado no es bueno.

Organizamos con la agencia Premier Events un evento promocional acerca de las oportunidades de negocio que ofrece Tenerife para inversores. Hasta este punto, todo normal, hasta que nos trasladan la información de que al finalizar la presentación el presidente del Cabildo de Tenerife se lanzaría en tirolina desde la segunda planta del edificio a más de 10 metros de altura, pasando por encima de todos los asistentes hasta llegar al escenario.

Nuestra sorpresa fue mayor aun cuando nos comentaron que el presidente del Cabildo (un hombre de tamaño medio de unos 50 años) nunca había practicado la tirolina o deportes extremos. Después de conocer tanto al equipo técnico que preparó las medidas de seguridad como al presidente del Cabildo y sus ganas de hacer lo que fuese por ofrecer las bondades de su isla, no nos quedó otra que apoyar esta acción tan singular.

En nuestro departamento de eventos ofrecemos a todas las agencias un manual de producción. Este manual nos ayuda a que las agencias entiendan las necesidades y singularidades del Palacio Neptuno y de cierta manera homogeneiza la gestión con todas ellas.

No obstante, sí encontramos algunos casos en el que la agencia pone a varios interlocutores para la gestión de un evento haciendo que mucha de esta información se vaya perdiendo en detrimento de la logística general del evento.

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ANATOMÍA DE UN EVENTO

4.300 vendedores de SEAT viven el mundo Ibiza en carne propia TEXTO

Eric Mottard - María Lapeña

Motivar y formar a quien Evento mundial vende los coches…

Asistieron más de 4.300 vendedores de diferentes países Organizado conjuntamente entre el departamento de Marketing y el de Desarrollo Rede de la empresa, ha sido la primera vez que SEAT hacía un evento de este tipo. Los responsables de concesionarios son regularmente invitados a eventos y presentaciones de nuevos modelos de coche en España, mientras que sus equipos reciben la formación en su país… En esta ocasión SEAT decidió hacer un evento en el cual toda la formación se hiciera de forma centralizada para toda la red mundial, incluyendo la gente quizás más importante: el vendedor de coches.

de Europa, Turquía, Argelia, Israel, México… Algunos de ellos venían a Europa por primera vez, incluso había quien nunca había viajado en avión. Que una marca ofrezca esta oportunidad genera una lealtad fantástica.

Cada día había varios países que se mezclaban, lo cual creaba un nexo común entre comerciales de todo el mundo en un evento incomparable, un espíritu de comunidad entre los comerciales de varios países.

Objetivo: que el vendedor “no solo explique el producto sino también transmita el espíritu de la marca con toda la pasión que merece” El objetivo era que todos los asistentes disfrutasen de una gran experiencia en el país de origen de la marca, transmitirles el mensaje de SEAT, hacerles vivir y sentir la marca, además de recibir la formación necesaria del nuevo Ibiza. “Queríamos transmitir la experiencia de la marca a los vendedores de todo el mundo: no es lo mismo vivirlo en tu país, queríamos comunicar a todo el mundo un mismo mensaje y hacerles vivir una gran experiencia de marca” dice Ferran Jover, director de Desarrollo Rede. “Era un evento de training porque queremos que la persona que en un concesionario te atiende y te vende el coche te traslade un mensaje claro de la marca, no solo que te explique el producto y sus funcionalidades, sino también que transmita el espíritu de la marca SEAT con toda la pasión que merece” añade.

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Mensajes ¿Qué había que transmitir? Ante todo “Technology to enjoy”: el eslogan de la marca junto al del coche “Inside Ibiza” empapaba todo el evento.

Un evento de formación para conocer y experimentar con la nueva generación de este coche que supone casi la mitad de las ventas de SEAT. Explicar todas las novedades del coche y su dimensión tecnológica era primordial y centró los mensajes, aunque en algunos momentos, como el opening session, se presentaron también del nuevo SEAT Alhambra y el nuevo SEAT Toledo.

Pre y post evento para los participantes

Para vivir el Ibiza desde dentro (“Inside Ibiza”), se construyó un octágono para 300 personas, que constituyó un soporte para proyecciones

En la fase de preparación se creó la web donde los participantes se podían registrar, recibían información del lugar, podían descargar presentaciones y seguir tres cursos online: explicación del coche, de sus novedades, y comparativa con los competidores. Únicamente quienes siguieron los e-trainings y los superaron podían asistir al evento; era una manera de asegurar el compromiso del participante. ¿Y para hacer vivir el espíritu SEAT más allá del evento?

A posteriori del evento, el portal siguió activo para ver fotografías, vídeos y música del evento… y mantener vivo el recuerdo.

Únicamente quienes siguieron los e-trainings y los superaron podían asistir al evento

El reto de los idiomas ¿En qué idiomas hacer un evento mundial? Cuando todo el grupo de un día era de la misma nacionalidad, la presentación se hacía en el idioma de este país. Cuando se juntaban varias nacionalidades, la primera presentación se hacía en inglés con traducción simultánea, antes de dividir el grupo para los talleres en pequeños grupos de un mismo país, y de impartir la formación en su idioma. La traducción del material fue hecha a nada menos que 19 idiomas.

Technology to enjoy & Inside Ibiza en el evento Los vendedores debían descubrir las novedades del coche, un automóvil muy tecnológico. La marca quería que los asistentes sintieran y vivieran el Ibiza desde dentro (“Inside Ibiza”). Esta idea de adentrarse en el mundo Ibiza se consiguió con la creación y construcción de un octágono con capacidad para 300 personas, que constituyó un soporte para proyecciones y contenidos a 360º, con retroiluminación externa e interna.

Los participantes al llegar al centro de convenciones eran recibidos con unos refrescos y podían ver todas las generaciones del Ibiza y su evolución en una exposición.

Después entraban en el octágono donde tenía lugar la presentación del último modelo durante una hora. El coche estaba cubierto por una funda que sirvió de superficie de proyección de un vídeo mapping.

Más “technology to enjoy”: activación a 360º durante el evening event, cuando una cabina rodeada de cámaras tomaba fotografías de forma simultánea a la persona (o grupo) que entraba, y un software combinaba las diferentes tomas, creando una imagen al estilo Matrix de los protagonistas. El participante después podía descargar su vídeo y colgarlo en redes sociales. Tuvo mucho éxito y generó un recuerdo fun, además de viralizar (que no era el objetivo principal, pero siempre es útil).

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Back to back: el programa Cada grupo, de unas 300 personas, se quedaba 24 horas in situ. El primer contacto en PortAventura era con gente de SEAT, no con gente de la agencia o azafatas, una manera de mostrarles el compromiso de la marca y su alegría de tenerles. Otro detalle: el opening speech lo hacía cada día el presidente o vicepresidente de la compañía otra muestra de que la marca está con ellos. “Esta conexión emocional es muy importante. A la hora de vender el coche el vendedor transmitirá su emoción, su identificación con la marca. De hecho, cuando tenemos reuniones con los países que participaron, vemos que se acuerdan del evento con emoción” recuerda Víctor García, responsable de Formación Comercial de SEAT. Tras la presentación en el octágono, se dividía a los asistentes en cuatro grupos que realizarían una de las cuatro actividades y que a su vez eran divididos en tres subgrupos de 24 personas: • Scenic drive guiados, probando los coches en carretera por la zona de Tarragona.

• Gincana para probar el Ibiza y los de la competencia (“puedes explicar que tu coche es mejor pero si lo viven y lo conduces, te convences”, nos recuerda el equipo de SEAT. Además de conducir en un pequeño circuito, la parte lúdica llegaba cuando podían marcar un gol con la parte trasera del coche y verlo con la cámara trasera (que ayuda a aparcar).

• Workshop de connectivity. La tecnología era el plato fuerte, pero conseguir que el vendedor explique bien estas funcionalidades puede ser complicado. No se trataba de explicárselo a través de un PowerPoint. Así que, siguiendo con el concepto de “Technology to enjoy”, los vendedores aprendían en una mezcla de prueba real y de tableta. “Vas jugando con la realidad, guiado por una pantalla… para que no sea una explicación teórica sino algo real”, según Víctor García.

La explicación obtenida a través de la table-

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ta se podía comprobar inmediatamente en el coche. Ejemplos de funcionalidad: entrar a Spotify desde la pantalla de tu coche, utilizar una app que permite dictar o escuchar mensajes de voz del móvil. Los vendedores tenían un Samsung y se les enviaba un mensaje que podían ver y escuchar en el coche, en directo. “Hicimos esto con mucho miedo por el directo… pero todo funcionó bien.

Cuando veían cómo funcionaba, muchos “wow!” se pudieron escuchar… preguntándose si había un truco”, comenta Víctor García.

• Workshop de competencia. En la tableta, a través de una aplicación lúdica, se explicaban a modo de juego las dudas y expectativas de varios clientes típicos de los modelos de coche similares. La aplicación les proponía varios argumentos para cada uno de ellos y así podían reflexionar sobre los valores del producto… Pero la prueba con la competencia tampoco se limitaba a una explicación, estaban los modelos similares de la competencia físicamente para que cada cual pudiera comprobar lo que previamente había visto en la aplicación. “Queríamos que comprueben los valores del coche y de la competencia. Había que valorar el Ibiza sin hablar mal de la competencia”, añade Víctor García. Se reconocían los méritos de otros coches, pero destacando la superioridad del SEAT mediante argumentos de prestaciones y ventajas. Una forma más convincente, realista y respetuosa de transmitir los mensajes.

El primer contacto era con gente propia de SEAT, no agencia o azafatas Tras hacer su primera actividad, los grupos tenían una pausa conjunta con los otros grupos antes de continuar con la siguiente. En total los grupos realizaban dos actividades la primera tarde y otras dos la mañana siguiente.

La jornada finalizaba ambos días en el beach club. Se había planteado utilizar parte lúdica del parque, pero se descartó la idea y se alquiló en exclusiva el beach club que se pudo decorar al gusto de la marca, y sobre todo, al estilo de la isla de Ibiza. Una zona tranquila donde el grupo estaba unido para disfrutar de la cena y concierto el primer día y de una comida de despedida al día siguiente.

“Technology to enjoy”: los vendedores aprendían en una mezcla de prueba real y de tableta

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Un complejo trabajo de equipo Fue nada menos que un año de trabajo para los equipos de SEAT incluyendo la definición de todos los materiales de comunicación. El departamento de Desarrollo Red (encargado de la formación a los comerciales) y el de Marketing (eventos) intervinieron de forma conjunta. “Tuvimos reuniones de alineamiento”, dice Ferran Jover, algo muy importante para asegurar que los deseos de cada departamento se tuvieran en cuenta. También se realizaron reuniones semanales con los equipos de trabajo que intervinieron (agencia de eventos y proveedores de producción, contenidos, audiovisuales, logística…) previo evento.

La coherencia de comunicación estaba detrás de los objetivos de este evento mundial y por tanto este aspecto se cuidó mucho. El equipo de SEAT, que se define como “passionate perfectionists”, quiso demostrarlo en todo el evento. “Tenemos la pasión española y la racionalidad alemana y los dos elementos se juntaron en el evento”, según Fabian Simmer, responsable de Brand Experience de SEAT ¿Algunos ejemplos de esta exigencia de perfección?

• La gestión del contenido en 19 idiomas asegurando que no hubiera ningún error. Se comprobaban las presentaciones cada día (algunos formadores de países habían hecho modificaciones demasiado fuertes afectando la coherencia tan buscada en este evento) Todo se comprobaba in situ porque debía tener la misma estructura, formato y tipografías.

• Los formadores, en 19 idiomas, además de recibir los soportes de presentación, pasaban por un “train the trainers” para asegurar consistencia y un mensaje unificado.

• 200 coches a limpiar cada día… Cada vez que subía un cliente al coche, tenía que estar perfectamente limpio: incluso se contó con una estación descalcificadora de agua para que no hubiera manchas en los coches. En los espacios destinados a los workshops también había que dejar todo siempre perfectamente limpio.

• Además de las tabletas, cada workshop contaba con uno o dos trainers y azafatas que eran expertas (se seleccionaron por su capacidad de explicar más que por el mero aspecto físico, un problema frecuente en la selección de azafatas), y sabían todo sobre el coche.

Los azafatos/as de cada workshop hablaban siempre el idioma del grupo presente.

• La coordinación logística fue otro reto de atención al detalle en un evento en el que diariamente llegaban 300 personas en líneas regulares y chárteres a Barcelona y Reus. Todo se desarrolló de una forma fluida; solo un chárter sufrió un poco de retraso y pospuso el inicio de la sesión de workshop de la tarde.

• Reuniones diarias durante el evento para comentar como se estaba desarrollando todo y si había que efectuar mejoras.

Perfección: se instaló una estación descalcificadora de agua para que no hubiera manchas en los coches

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La localización Se buscaba un lugar lo suficientemente grande para acoger todo el evento y evitar desplazamientos y PortAventura reunía: centro de convenciones, zona para probar los coches y beach club para la parte lúdica del programa.

Tarragona, concretamente PortAventura, tenía varias ventajas: el clima- un activo conocido de la zona- no defraudó, únicamente un día de lluvia (por la noche) en las tres semanas de evento.

Otra ventaja: la proximidad con la fábrica de Martorell, una forma de acercarles a la empresa y de facilitar el hecho de tener vicepresidentes cada día que venían desde la sede.

Y gran ventaja para un evento de automóvil: el espacio contaba con los parkings enormes del parque que permitieron montar tres recorridos para prueba al lado del centro de convenciones, algo que no se encuentra en muchos sitios.

Las azafatas se seleccionaron por su capacidad de explicar más que por el mero aspecto físico

Mediante un sistema RFID, se podía controlar quién tenía cada coche y dónde.

Creatividad, producción y logística de la mano de Grass Roots Entre la sede de Alemania y la de España se encargaron de crear la idea del octágono, la producción y la logística. Grass Roots organizó los equipos de trabajo creando tres grupos: • Equipo de transporte, quienes coordinaban traslados del aeropuerto a PortAventura y viceversa: autocares, llegadas, salidas, cambios, VIPS. • Equipo de catering, quienes se ocupaban de tener todo preparado para comidas, cenas y que se coordinaban con el equipo de traslados para conocer si había retrasos o no-shows.

• Equipo de displays de coches: no solo estaba el Ibiza, también había coches de la competencia. Este equipo controlaba que todo estuviera en perfecto estado y fluyera de una manera correcta.

El reto para este proveedor fueron los cambios de última hora que se produjeron en cuanto a llegadas de asistentes. En un evento de tales dimensiones, y con una duración total de tres semanas, es factible que se produzcan cambios en nombres de asistentes, retrasos en vuelos… Grass Roots tiene claro que para evitar cualquier problema con esto es imprescindible la planificación y que todo el staff sepa a la perfección qué hacer y a quién dirigirse.

Durante el evento cada día el equipo se reunía no sólo para repasar el briefing del día, sino para comentar las posibles incidencias del día anterior y mejorar.

Resultado rotundo Las encuestas de satisfacción realizadas por azafatas tuvieron resultados espectaculares, con más de 4,7 de puntuación media, en una escala hasta 5. “Le pusimos un año de trabajo y pensábamos que sería apreciado, pero este nivel nos alegró mucho”, nos comenta Ferran Jover.

El clima, activo conocido de la zona, no defraudó con solo un día de lluvia en tres semanas

Driving Events con Ibiza Fueron los encargados de la limpieza de los coches, de repostar y de hacer el visual check de los vehículos utilizados.

En el recinto cerrado donde se efectuaba la gimcana se instalaron dos carpas. Una para la limpieza interior/ exterior del coche y el set up (cuando se prepara un coche de tal manera que cada nuevo conductor cuando entra en él tiene la sensación de ser el primero). En una segunda carpa contigua estaban los mecánicos de SEAT. Driving Events, y por tanto SEAT, tenían controlado en todo momento quién conducía cada vehículo puesto que mediante un sistema RFID podían llevar a cabo el control.

Los vehículos estaban provistos de un adhesivo que los identificaba y, a su vez, los conductores (quienes antes de hacer la prueba debían pasar por un test de alcoholemia) también llevaban identificación. Al final de la jornada se podía enviar a la marca una lista con la relación vehículo/conductor.

Su reto fue lidiar con los ajustados timings para la limpieza de los vehículos tras las pruebas. Eran muchos asistentes y muchos coches y los participantes no podían tener la sensación de una larga espera, así que los equipos de Driving tuvieron que trabajar rápido para dejar cada Ibiza impoluto.

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El beach club recreó la isla ibicenca: mobiliario blanco, barras de cócteles, mesas altas, iluminación acorde, zonas lounge…

La decoración a cargo de Dicom Dicom se encargó de la decoración en el centro de convenciones y en el beach club.

Puesto que se trataba de la presentación del Ibiza, el beach club recreó la isla ibicenca. Para ello Dicom usó mobiliario blanco, grandes barras de cócteles, mesas altas, iluminación acorde, un escenario para concierto y zonas lounge. Antes de llegar al beach club, en el recorrido, los asistentes primero encontraban el modelo Alhambra (modelo familiar que da la bienvenida a la familia SEAT) después, y siguiendo la misma tónica, encontraban un Toledo y finalmente al bajar al beach club encontraban el ambiente ibicenco y por supuesto el último Ibiza. Al más puro estilo Hollywood el coche era anunciado con las letras blancas “Inside Ibiza”.

El reto para el equipo Dicom fue crear tres espacios diferentes en el centro de convenciones: uno para el cóctel y las generaciones pasadas del Ibiza, otro para el octágono y un tercero para vivir el coche (donde se hacían las comparaciones con iPad del Ibiza respecto a la competencia y donde tenían el primer contacto con el nuevo modelo). Las 300 personas que cada día se movían por estos espacios debían hacerlo de una manera que no interfirieran unos con otros.

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UDG y el contenido Se encargó de todo el contenido producido en el evento y de la campaña que se lanzó antes y después del Central Launch Training.

Los responsables del “blended learning” (combinación de formación online y presencial) desarrollaron la web con los tres trainings previos al evento, la información de los workshops, las aplicaciones para las tabletas que servían de apoyo digital tanto a trainers como a asistentes y la aplicación encuesta para, tras la experiencia, conocer la opinión de los participantes.

UDG nos cuenta que para desarrollar un contenido impactante se apoyan en su principio de “content strategy” basado en tres pasos: reunir, analizar y evaluar contenidos para después definir criterios y estructurarlos y finalmente desarrollar los medios y formatos.

Como el evento combinaba el training virtual y el presencial, debieron desarrollar contenidos adecuados a cada formato y a las diferentes nacionalidades. Los contenidos digitales se basaron en los conocimientos básicos, hechos y datos de base. Para los workshops se trató de destacar la experiencia de los participantes, el experimentar el producto, la situación y relacionar todo con un momento o ejercicio memorable y conseguir la máxima duración de retención de memoria.

Como el evento combinaba el training virtual y el presencial, desarrollaron contenidos adecuados a cada formato y a las diferentes nacionalidades

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EL INCENTIVO

Canadá costa oeste: incentivo a la naturaleza más salvaje TEXTO

Elena Lea

Frondosos bosques donde el oso grizzli campa a sus anchas, tierra de alces y lobos, las Rocosas emergen impresionantes entre valles, lagos turquesas, circos glaciares y caudalosos ríos. A este punto donde la naturaleza se rebela en todo su esplendor, la agencia Nuba llevó en formato back to back a los 420 mejores clientes de una distribuidora de bebidas alcohólicas.

Una semana en la costa oeste canadiense que combinó la naturaleza salvaje de las Montañas Rocosas y el Parque Nacional de Banff, con la inmensidad del Pacífico a los pies de la dinámica y multicultural Vancouver.

A tener en cuenta: muchas actividades a medida, y un significativo tiempo libre

Mar y montaña que se tuvieron que dosificar en cuatro grupos de unas 110 personas viajando a lo largo del pasado mes de septiembre. Una agenda en la que no faltaron actividades en la naturaleza, city tours y recorridos panorámicos para disfrutar de la inmensidad de los paisajes, pero que además cuidó mucho el dejar tiempo libre a sus asistentes y, sobre todo, ofrecer una propuesta variada de actividades opcionales para que cada participante confeccionara más a su medida el viaje. Todo es personalizable, ¡incluso entre glaciares y montañas!

Una fortaleza a los pies de las montañas Durante la primera parte del viaje, el grupo estuvo alojado en el Fairmont Banff Springer, más conocido como ‘el castillo de las Rocosas’, ya que el establecimiento se erige como una fortaleza de las Highlands, en referencia al origen escocés del presidente de la compañía ferroviaria que descubrió los saltos de aguas termales que salpican estas montañas.

Desde este baluarte a los pies de las Rocosas el grupo salió para disfrutar de su primer día de viaje. Columbia Icefield, el mayor campo de nieve y hielo por debajo del Círculo Polar Ártico, les esperaba a bordo del Snowcoach, un vehículo especialmente construido por la NASA para poder desplazarse por el hielo. Muy cerca de la Icefield Parkway el grupo también pudo visitar el glaciar Pata de Cuervo, almorzar haciendo un picnic en plena naturaleza y acabar el día con un paseo alrededor del famoso lago glaciar Louise y sus vistas de postal. Un paseo que acabó en las típicas canoas de madera surcando el lago entre montañas.

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Ana Curiel (Congresos y Convenciones)

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Oscar Santiago (MacGuffin) y Sr. Corrales

José Manuel Valiente (3-events)

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Una travesía entre ballenas Al día siguiente y antes de volar hacia Vancouver, el programa ofrecía varias opciones para que los invitados pudieran aprovechar la mañana a su medida. Los que quisieron contrastar con la inmersión en la naturaleza del día anterior pudieron disfrutar del spa del hotel o visitar Banff para compras. Sin embargo, los que todavía seguían con ganas de montaña pudieron darse al senderismo y subir hasta el mirador del Monte Sulphur y bajar en el teleférico.

Pero la actividad que más adeptos contó fue sobrevolar las Rocosas en helicóptero.

Rutas en Snowcoach, un vehículo construido por la NASA para desplazarse por el hielo

Vancouver: skyline enmarcado entre el océano y las montañas Si por la mañana muchos habían sobrevolado las Rocosas, por la noche, a su llegada a Vancouver, la cena también sería con vistas. En el restaurante Seasons in the Park, en el parque Queen Elisabeth, el punto más alto de la ciudad, Vancouver les daba la bienvenida con vistas a su skyline, las montañas y el océano.

Al día siguiente tocó pisar asfalto y conocer en profundidad la ciudad. Durante la visita guiada a Vancouver pasaron por el centro financiero, el barrio chino, Gastown (el barrio más antiguo de la ciudad) y el parque Stanley con sus vistas de la bahía, de la ciudad y de las montañas costeras.

No faltó una parada en Brockton Point para admirar los tótems que allí se encuentran: unas piezas de arte de las primeras naciones de la British Columbia. El recorrido finalizaba en Grandville Island donde almorzaron y tuvieron la tarde libre para disfrutar de uno de los barrios históricos de la ciudad recuperados en un núcleo urbano donde las galerías de arte moderno, tiendas de artesanía y mercadillos salpican sus calles peatonales.

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La quinta jornada del viaje fue la más marítima ya que les llevaría a la localidad costera de Victoria. Situada en el extremo sur de la isla de Vancouver, el grupo cogió un ferry en privado para llegar y aprovecharon la travesía para realizar un avistamiento de ballenas en sus rutas migratorias a Alaska desde el Pacífico Sur. Una vez en Victoria, almorzaron en el puerto y tuvieron la tarde libre para disfrutar por su cuenta de este punto de la Columbia británica donde se aglutina la tradición inglesa, europea y asiática.

La vuelta a Vancouver no pudo ser más espectacular, en hidroavión sobrevolando la costa y con aterrizaje en el agua incluido.

La última jornada de viaje se dedicó a un imprescindible de la ciudad: el puente colgante de Capilano. 137 metros suspendidos a 70 de altura sobre el río, desde donde disfrutar de unas vistas de vértigo. Y de altura en altura y vuelvo a tirar… porque el grupo seguiría subiendo, esta vez en teleférico hasta Grouse Mountain para poder despedirse de la ciudad y sus alrededores con las mejores vistas. Eso sí la bajada, fue en tirolina entre árboles de 30 metros de altura

Tampoco faltaron las compras, por el centro o en uno de los centros comerciales más grandes de Canadá

Zodiacs, un vuelo virtual y megacentro comercial para despedir el viaje De vuelta a Vancouver se volvió a dejar la tarde libre para que los asistentes pudieran elegir el cierre a su viaje de la mejor manera. Desde la opción típica de compras por el centro o en el Metrotown- uno de los centros comerciales más grandes de Canadá con 450 tiendas- la opción de una visita al museo de antropología o la alternativa de visitar el mirador de Vancouver.

Sin embargo, la mayoría de los asistentes optó por actividades menos convencionales y se apuntaron a disfrutar de la ciudad desde el mar sobre zodiacs o probar el simulador Fly Over Canadá. Esta fue la actividad que más éxito tuvo; la mayoría no se quiso perderse este simulador de vuelo virtual que recorre Canadá de este a oeste sobrevolando sus ciudades y paisajes. Para hacer más realista el viaje, los asistentes se sientan sobre unas butacas suspendidas que se mueven según la proyección y durante la cual también se dan efectos especiales como golpes de viento, se vaporizan olores o rocío.

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ADVERTORIAL

La cinco claves para triunfar en un evento

Una visión de los profesionales de EFE Eventos, la nueva línea de producción y difusión de eventos de Agencia EFE dirigida a empresas, instituciones y agencias de comunicación.

Meses de trabajo. Miles de euros. El evento no ha alcanzado los objetivos de repercusión mediática. OMG. Esta situación le resultará familiar a más de un profesional del sector. Es precisamente ahí donde nos la jugamos y por lo que se nos mide.

Lo cierto es que la publicación de un evento en los medios no depende de nosotros. Y una cosa es llegar a los portales de información especializada que controlamos, y otra muy distinta saltar la barrera, e irrumpir en prime time en un telediario nacional o internacional. La puerta es estrecha.

Esto último exige que el evento sea noticia.

En palabras de Héctor Maroto, responsable de EFE Eventos, “estar en los medios requiere que el mensaje sea realmente atractivo para ellos, que vaya más allá de los intereses de las empresas, y que sea útil para los usuarios y los consumidores”. Así es. Además de una buena producción y ejecución, un evento mediático demanda gran calidad periodística en la elaboración del contenido, una considerable cantidad de recursos técnicos y una potente capacidad de difusión.

Aquí, cinco consejos que toda buena estrategia de eventos debe tener para cumplir sus objetivos de comunicación:

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1. La noticia. Si no hay contenido, genéralo Con frecuencia el lanzamiento de un producto o cualquier otro proyecto corporativo, no suscita el interés de las redacciones; sencillamente no hay noticia. En tal caso, puede ser efectivo vincular el evento a un asunto de actualidad y contar con personalidades públicas capaces de incrementar su relevancia y dar forma al contenido. En el último año han pasado por los foros, jornadas, exposiciones y conferencias de prensa que EFE Eventos organiza para sus clientes más de cinco Ministros, 10 Consejeros, 10 Secretarios Generales, y las personas más representativas del mundo del deporte, la ciencia o la economía. Los datos no fallan, está comprobado que existe una alta correlación entre la notoriedad de los eventos empresariales y las personas que los abanderan.

2. La producción. A mayor centralización, menor riesgo Desde la elección del sitio, la definición del guión o el desarrollo de protocolo, hasta el catering o los aspectos más complejos de conectividad y realización audiovisual. Todo debe estar controlado, la experiencia nos dice que a mayor centralización de recursos, menor riesgo. Además conviene prever dónde y cuándo se va a dar la noticia, y concebir ese sitio un pequeño plató; las condiciones de iluminación y sonido, la ubicación de las cámaras, los planos y backgrounds son especialmente importantes.

Los espacios para eventos de la sede central de Agencia EFE fueron diseñados desde el principio con esa filosofía. En sus más de 600m2 se distribuye un auditorio para 250 personas equipado con cinco cámaras fijas, más de siete pantallas y una mesa de edición; un área para catering, dos salas para eventos de 50 personas y una amplia terraza que hace las veces de chill out en los eventos más lúdicos.

4. La difusión. Multiplica la repercusión con la ayuda de las agencias de información

3. La cobertura. Asegurar el contenido sí o sí

5. En caso de no tener éxito, al menos indexa el contenido en Google

Al margen de la buena elección del día de ejecución (y de la suerte de no competir con ningún acontecimiento imprevisto), nada más eficaz como enviar al periodista exacto el contenido exacto; elegir bien a quién se envía la convocatoria es vital.

Con todo, lo más recomendable es asegurar la cobertura. Vayan o no medios externos, los dptos. Comunicación deben contar con profesionales capaces de grabar y editar en vídeo. Lo normal es que si el medio finalmente no puede asistir al evento, nos sugiera que le enviemos información a posteriori.

EFE Eventos tiene este aspecto muy en cuenta. Por amplia que sea su convocatoria de medios (dirigida normalmente a los clientes de la propia agencia) siempre asegura a los DIRCOMS un equipo multisoporte de periodistas para cubrir el evento.

Sin duda es uno de los aspectos más complicados en la gestión de la información institucional. Llegar más y llegar más lejos, una máxima en la que tener relaciones de calidad, viene a ser tan importante como tener relaciones en cantidad. Nada mejor en este sentido como poner en valor la capacidad de difusión de las agencias de información. Su credibilidad y capacidad para multiplicar la repercusión de la información, las convierten en pilares indispensables en cualquier estrategia de comunicación.

EFE Eventos distribuye los contenidos de sus clientes a más de 1.300 medios de comunicación del mundo, un ejercicio que les permite presumir de generar una media de 80 noticias por evento y más de 5 millones de impactos.

Si no has conseguido tener éxito con estos complicados consejos, por lo menos trata de insertar el contenido en algún soporte digital (quizá en el blog de tu amigo:). Parece poco pero tarde o temprano las arañas de Google lo acabarán indexando. Por eso los clientes de EFE Eventos respiran al saber que, pase lo que pase, sus eventos aparecerán en los más de 10 portales de información especializada de la Agencia EFE. Andrés Muro Comunicación EFE Eventos efeeventos.com Agencia EFE

Contacto responsable EFE Eventos Héctor Maroto hmaroto@efe.es T. 91 346 75 90

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Eventos en cartelera

TEMÁTICOS

En la búsqueda por sorprender al asistente e innovar en los formatos de comunicación, ¿por qué no sacar inspiración de la magia y cercanía del teatro, emular la grandiosidad del cine o integrar el mensaje a comunicar en una historia que involucre al asistente?

Siguiendo la enorme diversificación de espacios para eventos que hemos vivido en los últimos años, cines y teatros abren sus salas y suben el telón a los eventos. Os contamos los últimos que han estado en cartel.

Liberty Seguros, de convención al Teatro Campos Elíseos de Bilbao La aseguradora celebró varios de sus eventos en este espacio bilbaíno, principalmente su convención comercial, el ‘Workshop & Fun para Mediadores Expatriates’ y la Convención Nacional de Mediadores de Seguros. La decisión de elegir el teatro nos cuentan que era “porque qué mejor espacio que un teatro para desarrollar el concepto de estos encuentros: hacer protagonistas a nuestros mediadores y a nuestra red comercial”.

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El teatro además de ser un espacio clásico se adaptó a los distintos formatos que requerían los eventos de Liberty Seguros. Por ejemplo el patio de butacas se transformó en varias ocasiones, aprovechando que estas son abatibles, según las necesidades del evento: mesas redondas para alguna parte de las jornadas, espacio de debate en el escenario, o también dejando el patio de butacas para ponencias y exposiciones en el escenario.

Los medios técnicos de estos espacios son otra de sus bazas, que les permite ofrecer un servicio bastante integrado. Por ejemplo, en las presentaciones del ‘Workshop & Fun para Mediadores Expatriates’, las presentaciones se hacían en pantalla partida para mostrarlas tanto en castellano como en inglés. Del mismo modo, durante el espacio de debate en la Convención de Mediadores se pudo participar en directo vía Twitter: las preguntas iban sucediéndose en la pantalla y los intervinientes podían responderlas de forma inmediata.

Y claro, al ser un teatro, ¿qué mejor espacio para integrar actividades artísticas durante los encuentros de trabajo? La empresa contó con el grupo de teatro madrileño Impromadrid, que sorprendió a los invitados con una serie de actuaciones que dinamizaron el evento. Así como el desarrollo de actividades de team building en el escenario por parte de nuestros invitados, que disfrutaron de un espacio más distendido en la segunda parte de la agenda del evento.

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TEMÁTICOS

Marie Claire celebra sus Prix de la Moda montando un vergel sobre el escenario

Panda Security y su cumpleaños en el teatro Panda Security de la mano de la agencia Sergofi eligió el Teatro Campos Elíseos de Bilbao para organizar su kickoff anual y celebrar su 25º aniversario. 320 asistentes, personal de Panda Security acudieron a la cita sin conocer el contenido del evento. Sin embargo el objetivo estaba claro: conocer la nueva imagen de la marca, hacer equipo entre las distintas delegaciones, y soplar juntos las velas…

La agencia aprovechó la capacidad del teatro para pasar de montaje en teatro a espacios diáfanos, los medios técnicos y la caja escénica del recinto permitieron hacer la presentación de la empresa, proyectar los videos de las distintas delegaciones, montar un photocall interactivo y subir a todos al escenario para, mediante un ‘corporate body building’, formar un logo gigante entre todos los empleados.

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La última edición de estos premios anuales de la revista de moda también se celebró en los cines Callao. Las modelos, diseñadores y demás celebrities se bajaban del Renault Twingo –el coche oficial en estos premiosy hacían su recorrido por la alfombra roja en la plaza de Callao. El photocall se podía seguir desde el exterior a través de las pantallas que proyectaban en tamaño gigante a la plaza las ‘celebs’ mejor vestidas para la ocasión.

Una vez dentro, la sala de cine había perdido su patio de butacas habitual, sustituido por infinitas mesas corridas de banquete donde los comensales cenaron ‘bajo las estrellas’ que se proyectaban en la pantalla a modo de cielo estrellado.

A la hora de la entrega de premios, el protagonista fue el escenario que dio paso a los premiados entre vegetación y enredaderas que tomaban hasta el atril donde Nieves Álvarez, maestra de ceremonias, invitaba a los galardonados al escenario invadido por el follaje y el verdor.

Concierto, DJs y actuaciones de break dance en Callao City Lights Samsung convirtió el patio de butacas de los cines Callao en una sala de conciertos con motivo de la presentación de los nuevos Samsung Galaxy A5 y A3.

El evento contó con el concierto de la banda californiana Echosmith. Aunque para asistir solo era necesario presentar a la entrada un terminal Samsung, los que no consiguieron acceder pudieron seguir la actuación desde las pantallas digitales situadas en la plaza de Callao y divertirse viendo proyectados sus selfies y mensajes animando al grupo.

En el interior, además del concierto se desarrollaron actuaciones de break dance sobre el escenario, sorteos, premios y también acudió el DJ Wally López para marcarse una sesión house. Además de sala de concierto, los cines también albergaron un espacio de exposición donde se podían probar los nuevos terminales.

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El mejor escenario para integrar eventos y branded content

TEMÁTICOS

La red de concesionarios de Mini se reunió el pasado 7 de febrero como verdaderas estrellas para celebrar, además de su convención, la entrega de premios a los mejores concesionarios. El teatro Compac abrió sus puertas para albergar The Mini Show, un espectáculo al más puro estilo musical de la Gran Vía madrileña realizado por la agencia Katapult. La entrega de premios arrancó al levantarse el telón y oír el rugir de motores que precedió al momento en el que un Mini descendía al escenario desde lo más alto del teatro.

Quizás llamadas por la tendencia del branded content, cada vez son más las marcas que se animan a generar contenidos de marca en formatos de entretenimiento y utilizan los eventos para darles forma.

Un ejemplo de ello es el ciclo de tertulias periodísticas ‘Historias que cuentan’ que organizó Ron Havana 7 en los teatros Rialto y Calderón.

Inspirado en las interminables y enriquecedoras charlas con amigos, el escenario y patio de butacas se ambientaban como un acogedor salón de casa para escuchar a las firmas más importantes de la prensa española (Javier Reverte, Xaquín López, Gállego y Rey, etc.) contar sus vivencias profesionales más apasionantes.

Cada encuentro estuvo dedicado a una rama del periodismo: deportivo, científico, gastronómico, etc. Tanto público, ocupando el patio de butacas en mesas dispuestas en estilo cabaret, como los propios tertulianos disfrutaron de la conversación degustando una copa de Havana 7. Además de tematizar la parte culinaria según el tema de la tertulia, cada evento contaba con actuaciones en directo, proyecciones o presentaciones en exclusiva.

El evento evoluciona a un espectáculo permanente en cartelera Con el nombre de EL CLUB “Havana 7. Historias que cuentan”, bajo la dirección de Yllana y producido por Havana 7 y grupo El Duende, se trata de un espectáculo con toques de monólogo, late night show, y obra de teatro. Un club exclusivo e íntimo, noctámbulo y sin pelos en la lengua, que gira en torno a una figura representativa de la comunicación. El espectáculo arrancó con la participación de Rubén Antón (tertuliano, ex corresponsal de guerra, ex crítico de ópera y de fútbol y showman fuera de serie) que pasa revista, con su sarcasmo a muchos de los personajes que ha conocido, entre música en directo, las tretas escénicas de Yllana, proyecciones audiovisuales y, por supuesto perfect serves de Havana 7 incluidos en la entrada.

Enajenatorium Theatre Show: la obra de teatro interactiva de Hendrick´s

El propio teatro se vistió como si recibiera un gran estreno de la cartelera: photocall, alfombra roja, cartelería exterior de lo más impactante con los faros iluminados de un MINI iluminando la calle.

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La marca de ginebra quería ir más allá de las fiestas temáticas donde, aunque desarrollando el concepto de lo onírico y lo inusual, la producción tenía un gran peso. FCB Spain nos comenta que la evolución pasaba por darle un enfoque más experiencial, “pasar de los eventos especiales a los formatos especiales”. Para ello la agencia propuso el concepto Enajenatorium, recuperando del ADN de la marca el ser los primeros en hacer algo inusual –Hendrick’s fue la primera marca que combinó con su ginebra pétalos de rosa y pepino- y entraba en juego el concepto de la experimentación, el mentalismo, jugar con la mente, jugar con los sentidos, abrirlos y hacerlos más perceptivos a nuevas sensaciones.

La primera puesta en escena de esta idea se plasmó en un evento, Enajenatorium, un espacio efímero donde se recreó el ambiente enrarecido y pelín tenebroso de los sanatorios psiquiátricos para que los asistentes pasaran por distintos experimentos en los que descubrir nuevas sensaciones a través de Heindrick’s mediante un viaje por la enajenación de los sentidos.

Para llegar a más público, la agencia propuso Enajenatorium Theatre Show, un espectáculo de teatro que respirara experimentación, integrada en una historia ad hoc para la marca, con la idea de que el público interactuara con la historia y sobre todo que fuera lo suficientemente atractivo para que el público pagara por asistir.

Se volvió a contar con profesionales del ámbito de la experimentación mental como psicólogos, mentalistas, neurocientíficos que asesoraron a la hora de crear el contenido y desarrollar el guion. Tanto en Madrid como en Barcelona se transformaron sendos teatros Arlequín Gran Vía (Madrid) y Almería Teatre (Barcelona), completamente atrezzados, sin butacas y convertidos en un teatro abandonado y a su vez habilitado para que se pudiera recorrer por sus bambalinas. En su interior, al que accedían por la puerta de atrás, los espectadores se encontraban con un doctor encerrado en este inhóspito teatro abandonado donde se dedica a hacer experimentos secretos.

Con nueve representaciones semanales, los 30 asistentes a cada pase se dividían en dos grupos para vivir la historia de forma simultánea pasando por dos zonas escénicas distintas, juntándose todo el grupo en una sesión de mentalismo. A través de los distintos rincones del teatro eran sorprendidos por trucos, efectos especiales, mapping interactivo, una máquina Tesla que funcionaba según interactuaban los asistentes. Una obra sobre todo interactiva en la que los asistentes influían en la trama. Lo que siempre se mantenía, era el final de la obra, ya que una vez finalizada la sesión se despedía a los asistentes invitándoles a comentar los mejores momentos con un gin-tonic Hendrick’s.

Como todo espectáculo teatral en cartelera, había que promocionarlo y llenar funciones con lo que paralelamente se llevó una acción de comunicación transmedia a través de redes sociales y web mediante videos teaser que presentaban y daban pistas sobre los personajes, introducían la historia, con el making off de la producción teatral, etc.

Un ejemplo de proyecto innovador, multidisciplinar, integrando las artes escénicas en una acción de comunicación de marca. Un proyecto en el que la agencia ha tenido que trabajar con perfiles tan dispares como actores, escenógrafos, científicos, productores teatrales, además de considerar aspectos legales al tratarse de una marca alcohólica y las limitaciones para integrar una bebida de alta graduación en un espectáculo cultural.

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Medio oficial:

Arquitectura Efímera

Premios Nacionales

4ª edición

¡Anímate!

Inscripciones: Hasta el 20 de diciembre de 2015: 65 Euros Del 21 de diciembre hasta el 30 de enero de 2016: 80 Euros (cierre de inscripciones el 30 de enero de 2016) www.premiosemporia.com Coorganizados por:

Veredicto emitido por:

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Con el apoyo de:

El sorprendente Live Access de Heineken para DCode FCB convirtió el cine Capitol de Madrid en el primer escenario del DCode para Heineken. Como principal patrocinador de este festival, el último gran evento musical del verano madrileño, Heineken sorprendió, como suele ser habitual en la marca, con una acción inesperada que ponía fin a su campaña “Live Access: Vive el directo como nunca antes lo habías vivido”.

La idea fue llevar la magia del directo de forma inesperada a un lugar icónico de Madrid: el cine Capitol. Para ello se celebró la premier de “Road to DCode by Supersubmarina” una supuesta película musical de la banda de moda en calidad HK, una nueva tecnología capaz de reproducir todas las sensaciones de un concierto.

Los asistentes pudieron conseguir su entrada a través de una acción de Twitter en la que escogían los temas de Supersubmarina que formarían parte de la banda sonora de la película, usando el hashtag #LiveAccessDCODE. Una vez en el cine, tras unos minutos de proyección, la pantalla cayó para dar paso a una actuación sorpresa de la banda en carne y hueso ante la mirada atónita de sus fans, que se levantaron de sus butacas para bailar y cantar, demostrando que no hay experiencia musical comparable a un concierto en directo.

El teatro Goya abre sus puertas a la coctelería El espacio albergó la final nacional de la World Class Competition, el certamen de mixología más importante a nivel mundial. Los 17 participantes se subieron al escenario para detrás de la barra demostrar su pericia, velocidad, creatividad y buen hacer con las cocteleras y los destilados. Los dos auditorios pequeños del espacio albergaron las competiciones de coctelería, mientras que el Espacio Polivalente principal se preparó para la zona de bartenders y las pruebas de maridajes.

El evento, organizado por Diageo Reserve, celebró por la noche la entrega de premios en la Sala Goya, que tuvo como maestro de ceremonias al mago Jorge Blass, para luego pasar a la sala Polivalente donde se celebró un cóctel y una fiesta inspirados en el Gran Gatsby de los años 20.

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Let’s eat&drink!

Big Food: gastronomía y diseño en un evento La Central de Diseño de Matadero Madrid se convirtió el pasado 25, 26 y 27 de septiembre en un hub de foodie design, y punto de encuentro de chef, restauradores, productores y diseñadores para crear sinergias tanto en propuestas gastronómicas como en instrumental de cocina, gráfica para restaurantes o su carta, packaging, interiorismo orientado a restauración.

Con un formato de mercado indoor y de acceso libre para el público, 25 espacios gastronómicos mostraron sus ideas foodies más originales, por ejemplo una tapa de cocido que recoge el sabor tradicional pero sin usar la cuchara.

Parejas creativas formadas por chefs y arquitectos o diseñadores mostraron grandes platos en formato pequeño. Por ejemplo, un chef creaba el bocado y el diseñador el soporte donde degustarlo, el ambiente, la gráfica o, por qué no, participaba en la elaboración de la propia tapa. El resultado: el público pasa de puesto en puesto probando tapas de lo más originales.

Tanta creatividad no se podía solo relegar a los showcookings de los puestos, sino que durante el evento se realizaron varias performances culinarias donde ver cómo preparar un ingrediente puede ser todo un espectáculo.

El evento también contó con un programa de actividades muy apetecible: los niños pudieron darse al chocolate diseñando divertidas tabletas de cacao o jugar con las formas en un taller de esferificaciones.

Para los más creciditos se dio un taller de tintes vegetales, otro de cómo sacar el máximo partido a las fotos de comida con el smartphone y una master class de cómo cocinar con cabeza, donde se habló de transmitir valores de marca a través de experiencias, si es posible no convencionales, culinarias. Un jugoso bocado a base de branding, branded content, diseño, food styling y storytelling.

Un teambuilding dulce y salado para Findus. Trabajar alrededor de los fogones es una gran manera de hacer grupo… más incluso para una marca de alimentación. Findus reunió a un equipo de 26 personas en un teambuilding creado por la agencia 360on.Events. Destino: Bilbao. Venue: una escuela de cocina. Actividad: Findus ‘Salted&Sweet’, que consistía en dividirse en cuatro grupos para cocinar el menú que ellos mismos tomarían durante el almuerzo.

Tres grupos se encargaron de una parte del menú (entrante, plato principal, postre) y el cuarto diseñó la composición del menú, el nombre e imagen del restaurante – el comedor donde comieron posteriormente-.

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Aperol Spritz despide el verano montando una playa en el Hipódromo Una beach party en toda regla es lo que Shackleton organizó para Aperol Spritz aprovechano los últimos días estivales: palmeras, camas balinesas, casetas de playa, música en directo e incluso el mar estuvo presente gracias a la realidad aumentada.

Más de 500 personas, entre ellos bloggers, prensa e instagramers, pasaron una jornada playera en el Hipódromo de la Zarzuela. Protegidos por sombreros personalizados con el logo y colores de la marca pudieron tomar el sol, posar en el photocall sacando su lado más fotogénico sobre una tabla de surf, relajarse en las camas balinesas y sobre todo pisar arena.

A la barra libre de Aperol Spritz bien fresquito le acompañó un catering muy playero donde no faltó la paella o el pescaíto frito en puestos de aires hawaianos.

Todo con el ritmo de la música en directo del grupo Quartet Tarantino tocando temas surf rock de los 60s.

Y como cualquier jornada playera que se precie, no podía faltar un buen bañito. En esta ocasión la tecnología ayudó para conseguir esta experiencia a través de las gafas de realidad aumentada Óculus. Los asistentes solo tenían que dejarse caer por la caseta de las Óculus, ponerse las gafas y sumergirse en la realidad aumentada que simulaba el mar rodeándoles como si se estuvieran dandose un chapuzón.

Un restaurante pop-up itinerante, nueva acción de La Casera La Mesa Viajera es la nueva idea de la marca de gaseosa que llevará tres casas de comidas tradicionales muy emblemáticas del país a otras ciudades. Un homenaje a nuestra cocina y tradiciones con evento efímero para asociar la marca con el consumo distendido entre familia y amigos entorno a una mesa, pero también fuera de casa.

Establecimientos míticos como la Taberna La Bola de Madrid, A Pulpeira de Melide de La Coruña y el restaurante malagueño El Chinitas viajan a la otra punta del país para deleitar con sus menús en improvisados restaurantes pop-up. Bajo el concepto de sentarse a comer con los nuestros, se quiere recrear esa costumbre tan nuestra de reunirse y armar barullo alrededor de una mesa.

En estos restaurantes pop-up se reinterpreta el folklore y la decoración de las ciudades y los restaurantes de origen, los cuales se trasladan con sus cocineros, camareros y todos sus bártulos (materias primas, pucheros y los elementos de decoración más icónicos del restaurante) para ofrecer sus menús al público local durante dos días y de forma gratuita.

D6 lanza la serie Be Bike durante el Red Hook Crit. El principal critérium de bicicletas de pista del mundo se celebró en el Fórum de Barcelona con la participación de más de 300 corredores de 30 países. La agencia montó un espacio para mostrar a todo el público el lanzamiento de esta nueva serie realizando una Goldsprint –una carrera de bicicletas estáticas en rodillos- junto a los protagonistas de Be Bike, así como una exposición de bicicletas personalizadas.

‘Barberos callejeros’ ponen las barbas a remojar. El patio principal de Ifema acogió una nueva edición de este encuentro de la peluquería masculina donde en un tiempo récord 60 barberos y barberas venidos de todos los rincones de España cortaron y prepararon la imagen en directo de los asistentes marcando las tendencias masculinas en bigotes, barbas y cabello.

Un menú de Master Chef para cocinar los valores de la empresa El Cigarral del Santo Ángel Custodio se convirtió, de la mano de la agencia Grass Roots, en unos fogones de alto rendimiento donde cocinar los ingredientes clave de la empresa eléctrica Viesgo. Un teambuilding que contó con el televisivo chef Pepe Rodríguez como jurado.

El día comenzó con las sesiones de trabajo en las que participó el CEO y presidente de Viesgo y que también contó con ponencias como la de Santiago Pérez Carrillo (experto en gestión del cambio), siempre ligadas con la temática de la cocina. Un aperitivo que adelantaba el menú en forma de teambuilding que realizarían por la tarde.

Organizados en 15 equipos, los participantes debían cocinar uno de los cuatro platos que trabajaba cada uno de los valores de Viesgo. Así pues los rollitos de calabacín rellenos representaban la

responsabilidad; las mini hamburguesas, la excelencia; el liderazgo venía representado por la siempre valorada paella; y para trabajar la innovación, los aspirantes a cocineros tuvieron que esmerarse con un plato de tagliatelle al nero di sepia.

Con la comanda lanzada, se pusieron a cocinar para un poco más tarde descubrir que, como si del programa de televisión se tratara, sus platos pasarían por el escrutinio del chef y jurado de Master Chef Pepe Rodríguez, que eligió al ganador de cada plato.

Y como todo evento gastro que se precie, no podían faltar los inevitables food trucks, aunque en esta ocasión fueran de foam.

Además de cocinar, cada equipo tenía que decidir el posicionamiento de su food truck, su diseño, decorarlo y preparar la presentación del plato.

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De afterwork en la Red Suite de Campari

Abre Maison G.H.Mumm: alta cocina y street food Un producto a priori elitista como el champán comparte evento con tendencias del street food como los food trucks… Es la combinación que se presenta en la Maison G.H Mumm celebrada en el AC Santo Mauro de Madrid.

Un evento gastro donde la alta cocina se presenta a través de tres conceptos diferenciados, en tres espacios ascendentes.

Bajo el concepto ‘De la calle al cielo’, los chefs Joan Roca, Ángel León, los hermanos Torres, Diego Gallegos, Carlos Maldonado, Juan Antonio Medina y Toni Romero presentan sus propuestas al público maridadas con la gama G.H.Mumm. Esta ‘maison’ de la alta cocina se articula en tres espacios diferenciados donde degustar desde tapas hasta menús elaborados por las Estrellas Michelín por 200€.

Esta ‘Stairway to Heaven’ de la alta cocina arranca a pie de calle con la zona Gourmet Street Food donde el food truck de Carlos Maldonado –ganador de la última edición de Master Chef-ofrece tapas de diseño acompañadas por una copa de champagne.

En el segundo, Diego Gallegos –cocinero revelación de Madrid Fusión 2015- ofrece su cocina creativa tanto en almuerzos como cenas para el público mediante reserva. En este espacio se encuentra también la boutique, donde comprar las variedades de champán de la casa asesorados por un sommelier, y la zona de bar.

En lo más alto encontramos el restaurante El Cielo de G.H.Mumm, abierto solo por la noches para disfrutar de un menú degustación exclusivo de la mano de Joan Roca, Ángel León y los hermanos Sergio y Javier Torres, que ofrecen un íntimo showcooking maridado… con G.H.Mumm por supuesto.

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Como si de un afterwork en casa de amigos se tratara, la marca italiana abrió las puertas de su Campari Red Suite en el hotel NH Eurobuilding. 150m2 tematizados y teñidos del rojo Campari y con vistas al atardecer sobre la capital.

En el hall del hotel un botones vestido de rojo nos guiaba ascensor arriba a la suite, y llegados a la planta 15, una alfombra roja marcaba el camino hacia la Camapri Red Suite. Una vez dentro, las curvas de la botella y la copa de balón donde mejor degustar Campari nos recibían con un photocall cuyo marco era la silueta de una copa. Fue también sobre una copa, de gran tamaño, donde un ilustrador estuvo customizando el cristal plasmando con su rotulador rojo el ambiente del evento.

La música y la bebida se servían en un todo en uno gracias a un piano bar que además de servir a la banda para tocar sus temas a golpe de swing y ritmos clásicos italianos, hacía las veces de barra desde donde el bartender preparaba los ricos Campari Tonic.

Subiendo las escaleras se accedía a la zona de dormitorio, donde seguía la fiesta. En este rincón de la suite una ilustradora invitaba a los asistentes a posar en la gran cama, rodeados de cojines y detalles en rojo, mientras ella hacía una caricatura de los asistentes enmarcándolos en una copa.

Un vestidor con prendas rojas, espejos con sugerentes hashtags pintados con pintalabios carmesí, un cuarto de baño con albornoces de color rubí y con su bañera llena de botellas de Campari, no daban opción a la duda de que estábamos en la Red Suite de Campari.

El evento, organizado por la agencia Shackleton, se enmarca dentro de la acción The Red Zone, una nueva propuesta de Campari que pretende acercar Campari Tonic al consumidor, creando espacios y propuestas singulares de experiencias con estilo. La del Eurobuilding es el tercero de los afterworks que se han organizado, previamente se han celebrado citas en el Mandarin de Barcelona y en el Hesperia Madrid, y contarán próximamente con una nueva cita en Barcelona.

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Food trucks y estética vintage saltan al ruedo Un mercadillo vintage, un programa de actividades y animación retro y el atractivo gastronómico de la mano de los imprescindibles food trucks han sido los protagonistas del FoodTruck&Vintage Festival que se ha celebrado en Tarraco Arena Plaça by San Miguel. Una muestra más de que los eventos gastronómicos asociados con el ocio familiar son una fórmula que funciona.

20.000 personas han acudido al ruedo tarraconense en esta primera edición del evento, que junto con TAP y la colaboración de Zero Produccions y VintageMarketing han convertido la antigua plaza de toros de Tarragona en un original ruedo gastronómico. 20 food trucks donde degustar propuestas foodies para todos los bolsillos: desde bocadillos gourmet, piadinas, crepes, arepas, ceviches, pizzas en horno de leña y hasta tapas.

Además de dar la vuelta al ruedo de food truck en food truck, el evento contó con un mercadillo vintage donde los más nostálgicos de lo retro pudieron hacer compras originales. Junto con la jornada gastro y de compras, el evento ofreció una propuesta de actividades de aire vintage con una exposición de vespas antiguas y con actuaciones en clave de jazz, swing, blues, soul y R’n B de la mano de varias bandas en directo. Los más bailongos pudieron disfrutar de una exhibición y master class para todos de indy hop (una modalidad de swing).

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Mixology Trends: un evento alrededor del cóctel El sector de los destilados ya tiene su congreso: Mixology Trends.

Organizado por Drinks Marketing en el Palacio Municipal de Congresos de Madrid, el evento, con un alto contenido formativo, congregó a profesionales de la industria de los destilados ávidos por conocer las tendencias internacionales del sector y ensalzar la cultura del cóctel.

Como todo congreso que se precie, hubo una parte formativa, Mixology Academy, donde líderes de opinión del sector se encargaron de divulgar las técnicas y tendencias más actuales en cuanto a mixología. Un total de 45 ponencias a las que acudieron 2.700 asistentes.

De la teoría a la práctica en la zona de exposición donde las principales marcas del sector mostraron en sus stands sus propuestas de combinados, se podían probar sus últimas novedades y sumergirse en el ambiente de la marca y su filosofía.

Ron Barceló hizo catas sensoriales; Hendrick´s Gin contó con el jardín de Hendrick´s donde los asistentes pudieron recolectar ellos mismos algunos de los ingredientes que utilizarían para el combinado; Master´s Gin propuso un espacio de relax donde, tras probar uno de sus cócteles, los asistentes disfrutaban de un masaje reparador y unos minutos de música para evadirse del bullicio del congreso.

Workshops sensoriales para completar el cóctel perfecto Lo sensorial tuvo, si cabe, aún más protagonismo en el programa de workshops. Había desde una barra de cacao donde disfrutar de armonías con los principales destilados y cacaos del mercado nacional; un bosque de los aromas; la Perfect Serve School donde conocer con más profundidad los destilados de las marcas y que los bartenders las puedan preparar perfectamente en sus locales; una zona de cata a ciegas para identificar tanto por el olor como el gusto los matices de cada bebida. Y para los que querían saber más, hubo incluso una librería donde comprar los principales libros de destilados, coctelería y gastronomía y en donde los asistentes podían hacer una pausa y leer las obras de referencia del sector.

Imagina tu evento y sumérgete en él

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Música y transgresión para presentar el himno de Desperados

El evento VIP de las bodegas riojanas de Haro Emulando a destinos enoturísticos como Burdeos, La Toscana o Napa Valley, siete conocidas bodegas riojanas organizaron el pasado 18 y 19 de septiembre una presentación a prensa especializada a la que acudieron 500 medios y un evento para consumidor con más de 5.000 personas venidas de todas partes de España, y muchas del extranjero. El evento se llamó ‘La cata del barrio de la Estación’.

La primera jornada de carácter profesional comenzó con una cata donde se probaron 14 vinos. Tras la cata, el centenar de periodistas y más de 400 profesionales del sector vinícola (someliers, distribuidores, dueños de vinotecas, restaurantes y bares, etc.) pudieron visitar las bodegas del Barrio para conocer de mano de sus bodegueros y enólogos, las nuevas añadas.

La segunda jornada, dedicada al consumidor final, tuvo un formato más lúdico. Se degustaron vinos de las siete bodegas y de tapas elaboradas con productos riojanos, animación de calle, música en directo, exposiciones de fotografías o escultura, demostraciones de doma de barrica o trasiega y visita a varios calados centenarios.

El evento tuvo su impacto. No solo se vendieron más de 4.500 entradas (casi el 50% de ellas VIP), a las que se sumaron más de medio millar de personas, sino que casi mil de ellas se descargaron la app desarrollada para el evento con el objetivo de conocer el nivel de ocupación de las diferentes bodegas y poder planificar mejor el recorrido el día del público general.

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La marca de cerveza junto con la agencia Tango presentaron el videoclip del tema “Marcamos las normas” arropados por un grupo de artistas y profesionales del panorama musical para charlar sobre el poder de la música; eso sí el evento finalizó con una fiesta que no perdió la esencia de la personalidad urbana y rebelde de la marca.

Desperados, fiel a su público joven, ha querido hacerles un homenaje, defendiéndoles de tópicos injustos con este videoclip que pone en alza valores de esta generación como su optimismo, su energía, su camaradería, etc. con una gran conexión con el espíritu de la cerveza.

Para ello eligieron el espacio La Neomudéjar; uno de los puntos de la capital de encuentro y plataforma de jóvenes artistas y que respira el mismo espíritu transgresor, creativo y positivo, y que para la ocasión respiró más que nunca la estética de arte callejero, skate, tattoo, rap, bidones, persianas, grafitis y contenedores.

Además de la puesta de largo del videoclip, el evento continuó al ritmo de los platos de un dj que ambientó los distintos rincones del espacio donde los asistentes pudieron personalizar sus botellas de Desperados con su nombre, hacerse un tatuaje en directo o romper barreras y probar snacks a base de insectos y crujientes bichos. Para los menos osados, fast food, burgers, hotdogs y mucha cerveza completaron la noche.

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Juntos de convención

Duscholux: el poder del cambio Este fue el lema de unas jornadas dirigidas a los distribuidores de la marca, con un reto: que fueran rompedoras, originales y dinámicas. El target: comerciales repartidos por todo el territorio nacional que necesitaba una conciliación de rumbo de marca en una situación de postcrisis. Para ello, la agencia Marca Condal utilizó varias herramientas de gamificación y motivación.

Tras un difícil periodo, la empresa se enfrentaba a una disyuntiva: cambiar o desaparecer poco a poco. Se trataba de enfrentar los problemas y dar un paso al frente, por lo que todo el evento giró en torno al poder del cambio.

Se escogió como base el hotel Dolce Sitges, donde se realizaron las ponencias y los talleres únicos creados para cada momento del evento. Comenzaba este con Emilio Duró con su habitual ímpetu, guiando a los participantes a través de la evolución humana y cómo el ser humando está hecho para avanzar y amoldarse al entorno.

Tras el coffee break le tocó el turno a Alan McShane, líder en Lego Serious Play para dinámicas de empresa, un concepto que hemos visto en otras ocasiones, especialmente eficaz en convertir al participante en protagonista y en poner en sus manos la creación de historias a medida, por ejemplo: ¿Cómo explicarías a través de las creaciones con las piezas de Lego la posición actual de la marca? ¿Sabrías fabricar un barco que simulara la empresa? … fueron algunas de las pruebas que tuvieron que superar los comerciales.

A partir de ese momento tocaba cambiar de rumbo. Otro desafío fue: ¿cómo mezclar gastronomía, tradición y cambio? Marca Condal dio con el elemento que podía servir de vehículo: el vino. El grupo se dirigió a la bodega de Jean León, propiedad de la familia Torres, en donde se sumergieron en la historia del mítico personaje para el que el cambio y la adaptación fueron vitales.

Tras la visita, una cata de los caldos y la gastronomía en los viñedos.

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Por la tarde, la hora mágica. Al ilusionista Jorge Luengo le gusta utilizar la fascinación de la magia en la actitud empresarial y comercial. Mediante la combinación de trucos consiguió que todos participaran creando una serie de pautas para crecer en equipo e individualmente.

Llegaba la noche y la agencia quiso cerrar el evento con un momento emocional de la mano de una de las compañías que más han conseguido adaptarse en los últimos años. Bacardí. En la Casa Bacardí de Sitges descubrieron las aventuras de Facundo, el patriarca de la familia que consiguió superar incendios, prohibiciones y guerras hasta lograr que la marca del murciélago fuera conocida como uno de los mejores rones del mundo.

Sala B

Paseo Alfonso XII s/n 30201 Cartagena, Murcia. / Tel. 968 12 38 27

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Una reunión de ciclo sobre el tablero de juego Athax Eventos puso a jugar a la red de ventas de una multinacional farmacéutica en su reunión de ciclo.

El briefing pedía una actividad que permitiera canalizar y reforzar los mensajes, objetivos y estrategias, de una forma divertida y que potenciara el sentimiento de pertenencia a la compañía.

La solución pasaba por jugar, no solo para hacer la actividad divertida y conseguir engagement de los 67 comerciales que asistían, sino también para facilitar el proceso de aprendizaje y fijar la información que recibieron durante las jornadas de trabajo.

Desarrollaron en el mismo hotel el Juego de athax©, un tablero de 3x3m con fichas y dado gigante donde los seis equipos de comerciales liderados por sus respectivos gerentes se tuvieron que ir enfrentando a diferentes pruebas según la casilla que el azar ponía en su camino.

Durante las tres horas de partida, se pusieron en juego capacidades, conocimientos y habilidades adquiridas, siguiendo siempre unos objetivos de formación. Las pruebas incluían un role play de una situación real de venta donde tuvieron que poner en práctica los conocimientos de los productos del laboratorio o las estrategias para el próximo cuatrimestre. Un campo de juego, donde los managers también descubrieran muy de cerca algunas de las competencias de sus empleados.

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El exotismo de Marrakech envuelve la Gold Conference de Oriflame Las Cholitas Luchadoras del anuncio de Campofrío vienen a Madrid. El evento se realizó en el club deportivo José Valenciano, donde la marca presentó el cortometraje documental que ha rodado sobre el mundo de las Cholitas y la lucha de la mujer en Latinoamérica. Después, presenciaron la tradicional salida de las cholitas, envueltas en confeti, los gritos de calentamiento, el careo, la exhibición de sus característicos vestidos y, por supuesto, la pelea.

Eventisimo se ha encargado de producir la Western and Central Europe Oriflame Gold Conference 2015.

300 invitados se dieron cita en la Ciudad Roja para conocer las líneas estratégicas de la compañía, premiar a los mejores vendedores y potenciar el sentimiento de crecimiento como empresa envueltos en los éxoticos aires del desierto que desprende la ciudad marroquí.

Nada más aterrizar en Marrakech, se dirigieron al Palmeraie Sultán donde se sumergieron en una fiesta bereber que reprodujo el ambiente siempre animado de la plaza Djemaa el Fna: con espectáculos de danza del vientre, acróbatas y personajes como aguadores, tatuadores de henna, expertos en caligrafía árabe, artesanos del aceite de Argán, etc.

La cena típica marroquí bajo las palmeras del jardín arrancó cuando una caravana de dromedarios trajeron, como auténticos bereberes, a los directivos de Oriflame.

Otra cena con aire de ‘Las 1001 noches’ fue la cena de gala que se celebró en el Beldi Country Club y que se inspiró en los exóticos palacios marroquíes.

El rumor de las fuentes y el aroma de los pétalos de rosa que inundaron el venue jugaron su papel para que los asistentes se sintieran como sultanes y princesas durante una noche. El toque de modernidad a esta temática árabe la puso un DJ y los shows de danza contemporánea que animaron la noche.

En el centro de convenciones del Palmeraie Resort se llevó a cabo la conferencia, además de los workshops y country meetings, que se centraron en la línea de productos wellness de Oriflame. Por este motivo los meetings incluían actividades saludables como wellness walks –visitas a pie guiados por los rincones menos conocidos de la ciudad-, yoga, wellness breakfast, etc.

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Storytelling y gadgets, también en una convención de ventas Un viaje en el tiempo con el objetivo de poner al día a su equipo comercial en las nuevas tecnologías es lo que planteó la empresa holandesa Rijk Zwaan para la convención de este año. La agencia Noved se encargó de la organización y eligió el Parador de Lorca como lugar de inicio de esta historia en la que tesoros medievales, el exilio de una familia judía y misteriosos personajes se entrelazaban con los gadgets tecnológicos más punteros. El reto: resolver un misterio del siglo XV con la tecnología del siglo XXI. Aprovechando que el ahora Parador, dentro del recinto amurallado del Castillo de Lorca, ha sido siempre un punto de encuentro de civilizaciones y contiendas -donde la historia cuenta que en tiempos de los Reyes Católicos las familias judías expulsadas tuvieron que huir dejando sus propiedades- Noved desarrolló una historia que involucró a la red de ventas en la búsqueda de uno de esos tesoros dentro del recinto.

Cardboards y códigos QR en las habitaciones del Parador La historia arranca con la llegada de los participantes al Parador.

En su habitación encuentran una peculiar caja de cartón en forma de gafas junto a una tarjeta con las instrucciones para acceder a la red wifi del hotel y descargarse la aplicación que hará funcionar las gafas de realidad virtual. También se encontraban repartidos tres códigos QR que les invitaban a vivir las primeras experiencias con sus gafas de realidad virtual.

Esa misma noche durante la cena de bienvenida, un misterioso judío medieval, interrumpe la velada, apareciendo entre humo y corriendo entre las mesas pidiendo la colaboración de los asistentes para que le ayuden a encontrar el tesoro escondido por sus familiares siglos atrás. El judío es perseguido por un caballero del medievo con espada en mano que pregunta a los asistentes sobre su paradero e incluso se lleva detenidos a algunos de los comensales. La noche termina con el rescate de los participantes y un divertido photocall de la época medieval.

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Un taller tecnológico con drones, wearables y 3D La segunda jornada discurre con sesiones de trabajo por la mañana, para por la tarde hacer acto de presencia un peculiar investigador de lo paranormal y lo tecnológico con el pretexto de investigar las apariciones y viajes en el tiempo que tuvieron lugar la noche anterior. Para esclarecer estos saltos temporales debe hacer unos test a todo el grupo para determinar cuáles de ellos son los más propensos a viajar en el tiempo.

El test no es otra cosa que un escaneo 3D para poder fabricar uno de los obsequios de la reunión: bustos personalizados de cada uno de ellos producidos por impresoras 3D. Además del ‘test’, el investigador daba una masterclass sobre nuevos gadgets con talleres para conocer la técnica de impresión 3D, el vuelo de drones, sumergirse en la realidad virtual con Oculus Rift y cardboards y conocer wearables que tendrán que utilizar durante la siguiente jornada.

Al día siguiente, divididos en tres equipos, los comerciales, mapa en mano del recinto, se esmeraron en superar las pruebas que les llevarían a conocer la ubicación del tesoro. Claves que solo se podían descubrir a través de Oculus Rift, pruebas como socorrer a una dama en apuros ayudados por un dron, imprimir una pieza que les llevaría al siguiente punto del recinto usando una impresora 3D o incluso mantener una conversación con Dios a través de un smartwatch. Estos retos tan techies les llevaron al punto donde estaba oculto el tesoro Rij-kZwaan, el cual les fue revelado a través de un mensaje en realidad aumentada del misterioso protagonista judío.

Ideas nuevas para eventos farma: ITB dmc organiza un hackathon en alta mar La fusión de “hacker” y “maratón” busca resolver un reto determinado en un tiempo limitado, por equipos compuestos por miembros de diferentes segmentos (corporativo, académico, emprendedor, etc.), con un jurado y normalmente en un entorno cerrado. ITB dmc trajo este formato a la conferencia Fresh, organizando lo que presentan como “el primer hackathon en el mar del mundo”.

El reto: “Cómo implementar soluciones creativas, artísticas y dinámicas en las reuniones farma, respetando su código deontológico”. Los participantes eran asistentes de la conferencia: meeting designers, bloggers, ponentes y especialistas en innovación aplicada al arte.

La ITB Hackathon se celebró a bordo de un catamarán que navegó por la costa barcelonesa durante dos horas. Constó de cuatro equipos de cinco participantes, más el jurado. En el trayecto se sirvieron bebidas ecológicas, brain food (el meeting design no perdona…), y dos violinistas interpretaron un repertorio pensado para potenciar el desarrollo cognitivo. ¿El método? Bastante libre. No se les dio una instrucción sobre cuánto tiempo debían usar en soltar ideas y cuánto en recogerlas.

Pero todos dedicaron una primera parte al brainstorming seguida de una segunda parte en que se desechaban y concretaban ideas y una tercera en la que se consensuaba la aportación del equipo.

¿Las ideas? A nivel de formato: introducir gamificación, storytelling, favorecer entrevistas a keynotes, hacer dessert breaks, y cambiar la gestión del tiempo en las presentaciones. En tecnología: sustituir los pósters de papel por videowalls usando herramientas infográficas, touch screens; alejarse del powerpoint; distribuir las presentaciones en la app del evento para que las sesiones se puedan centrar en debates. En gestión de speakers: formar a los speakers para que ofreciesen sesiones dinámicas, aplicar formatos TED o Pecha Kucha, o incorporar expertos en meeting design.

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Día D: el caso de Cookie Box para Affiniy Petcare

Glamour y fiesta en la convención de ventas de Mary Kay. Eso es lo que se respiró en el Barclaycard Center de Madrid durante el seminario nacional anual de la firma de cosméticos al que acudieron 6.000 personas. Brava Producciones se encargó de la producción del evento de dos días de conferencias, ponencias, entregas de premios, actuaciones y espectáculos visuales. La pista del palacio de deportes se dividió en dos acogiendo un escenario multiimagen de 300m2 y un salón para celebraciones vip de casi 1.300m2.

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Ha llegado el ‘Dia D’, el momento de dar un paso adelante. Bajo este concepto, Cookie Box junto con el departamento de RR HH de Affinity Petcare diseñó este evento de una jornada para los 150 trabajadores de la fábrica de Els Monjos. Los objetivos: compartir las nuevas líneas estratégicas de la compañía e involucrar a todos los trabajadores. Apostaron por una línea de storytelling basada en el concepto del Día D a través de una serie de actividades gamificadas.

En su briefing, el cliente había pedido involucrar a los trabajadores en el cambio de posicionamiento. Consideraba vital la implicación de los trabajadores, tanto por el impacto de los cambios que afectan en su día a día –nuevos procesos y maquinaria basados en metodologías lean-; así como por la transcendencia de su rol dentro de la cadena de valor de la compañía.

El día D comenzaba con un desafío: la Lego Tower. Esta era una actividad a contrarreloj en la que los equipos se distribuían dos roles concretos: comunicadores y constructores.

Los primeros debían correr detrás del muro y observar una figura construida con piezas de lego para memorizarla y dar instrucciones a los constructores para que la reprodujeran. ¿La dificultad? Los que podían mirar la figura original no podían ayudar a construir, y los que construían lo hacían a ciegas siguiendo únicamente las instrucciones de sus compañeros.

Más tarde, en línea con el storytelling, se realizó la presentación corporativa en la que los ponentes trasladaron la nueva línea estratégica en un entorno informal y cercano.

Todos ellos introdujeron en sus discursos mensajes y formatos conectados con el concepto del evento -El día D- aportando coherencia y potenciando la metáfora de cada una de las actividades. Después de escuchar los mensajes, varios participantes salieron al escenario a contar sus propios Día D, historias relacionadas con la empresa y momentos de crecimiento personal y profesional.

Sin embargo, el ‘bombazo’ fue el derribo colectivo del muro.

Momento épico de la jornada: tras muchas apuestas sobre qué se escondía detrás del muro, y después de visualizar una proyección gigante sobre el muro de un audiovisual inspiracional que contenía los mensajes del evento, los participantes tiraron entre todos la pared que no les dejaba ver la estrategia, derribando muros de comunicación y visualizando un póster con el nuevo camino.

Profundizando en la implicación e interacción de todos, la última actividad fue también colectiva. Los 150 fueron divididos en grupos de 8-10 personas que tenían como misión reproducir la cadena de valor de Affinity Petcare a través de un gigante mecanismo de efectos retardados. Cada grupo recibió una caja con materiales varios: tubos, gomas elásticas, piezas de dominó… y con todo ello tenían que crear una parte de la cadena de valor por el que una pelota de golf pasara de un grupo al otro.

Contacto: 916361818 - eventos@teatrosluchana.es Calle Luchana 38, Madrid

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Tech, tech… y más tech

Iberia Express despliega tecnología y creatividad para volar sin despegar del suelo Express Experience ha sido el evento con el que la compañía aérea quería celebrar su tercer aniversario, alcanzar la cifra de 10 millones de pasajeros y haber sido premiada como la aerolínea low cost más puntual. Para conmemorar este triplete de buenas noticias, decidió operar un vuelo virtual entre Madrid y Tenerife, de la mano de Newmedia Creative Technology Studio y del fabricante Christie.

La terminal de salida fue el domo geodésico que se encuentra en la Ciudad Universitaria. En el exterior un panel simulaba la puerta de embarque. Los invitados eran recibidos como si llegaran a un aeropuerto y conducidos al domo a través de un túnel vidriado que simulaba ser el fuselaje de un avión. Una vez dentro y acomodados en sus asientos, el personal del aparato impartía las recomendaciones de seguridad habituales.

En el domo se recreó a tamaño real una parte del fuselaje de un Airbus A320.

Montados sobre una plataforma que disponía de un sistema de vibración por subgraves, 90 asientos reales cedidos por Iberia Express daban vida a este avión. A continuación, mediante un sistema de vibración en sincronía con la proyección de imágenes en 360 grados, se generaba la sensación de que el aparato despegaba. Una vez en el “aire”, tras el clásico saludo del capitán, se proyectaban imágenes de Tenerife, el destino al que el avión tenía prevista su llegada, así como una producción audiovisual con la historia de Iberia Express. Y mediante un manejo de imágenes reales y generadas por ordenador, la audiencia pudo recrear una situación de vuelo real.

Para potenciar el efecto inmersivo del domo y hacer una experiencia de vuelo 360º Se utiliza-ron seis proyectores Christie Roadster HD20K-J con un resolución de casi 3K. Además se contó con cinco proyectores distribuidos de forma simétrica para la base y ecuador de la proyección, y con un sexto en la cúpula, lo cual permitió tener una proyección 360º x 180º.

Durante tres días de acceso libre, los asistentes podían disfrutar de este vuelo 360º, participar en sorteos de vuelos, celebrar el aniversario con tarta incluida, y hacer un #droniexpress, un selfie aéreo con ayuda de un dron… siguiendo con la idea de altos vuelos.

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¿Un ascensor como pantalla para tus eventos?

Ibercover Studio ha realizado, en el ascensor de la Kingdom Tower en Arabia Saudí, la primera videoinstalación inteligente realizada en un ascensor, adelantándose a la apertura de los ascensores del One World Trade Center de Nueva York.

En los 45 segundos que dura su viaje, se puede ver a través de un sistema Led Screen 4K, una recreación en 3D de la ciudad de Riyadh, con todo lujo de detalle diseñada sobre multitud de registros realizados con drones. Para darle mayor sensación de realismo, las proyecciones muestran diferentes animaciones de mañana, tarde y noche según sea la hora del día. ¿Y si convirtieras el ascensor del venue en la primera experiencia de los invitados a tu evento?

Multiplicando el impacto; Intelify en la Fan Zone del FCB Viralización… y valor añadido para los sponsors: Intelify estuvo en la Fan Zone del FCB en la final de la Copa del Rey con el MSP, un dispositivo táctil de social photo marketing. Los fans pudieron hacerse fotos con el diorama tras salir del túnel del vestuario, con la plantilla, haciendo la ola blaugrana, con la Copa del Rey, fotos en movimiento para Gatorade y Gillete.

Sin embargo, la gran novedad ha sido la incorporación al MSP de una funcionalidad de captación de video que lleva la experiencia y el contenido social a otro nivel. Muchos pudieron así retransmitir su propia visión de una jugada, o cantar el himno del Barça para la marca Audi. Se generaron más de 5.000 fotografías y unos 500 videos. Viralizados, por supuesto…

El Teatro Circo de Murcia gamifica para difundir sus eventos Utilizar un juego en un smartphone o tablet que anime al usuario a la participación en torno a un desafío con el objetivo de obtener una recompensa; eso es lo que ha hecho el Teatro Circo de Murcia para promover su programación.

La app TCM El Juego ayuda a los espacios a atraer público, convirtiéndolo en prescriptor. Esto se consigue mediante un juego basado en compartir información en torno a la temática del acto, difundiéndola a través de Facebook, Twitter o Whatsapp. A más el jugador comparta, mayor posibilidad de ganar el premio (entradas gratuitas, acceso VIP, descuentos...).

Los usuarios invitan unos a otros para obtener una mayor puntuación y así la información del evento comienza a viralizarse. Otra parte del juego es geolocalizada y consigue llevar al público a determinados locales.

Como resultado, además de una nueva forma de difusión, el organizador obtiene mucha información de los usuarios (datos de identificación, de redes sociales o ubicación geográfica).

El famoso big data… Centic, creador de la app, ha basado la aplicación en juegos sencillos ya que está comprobado que la sencillez junto a una curva de aprendizaje suave hace que éstos sean más aceptados. La campaña ideada para el Teatro Circo de Murcia logró 100 jugadores el primer día que llegaron a lanzar 1.000 tuits obteniendo 17.000 impresiones.

Sephora eligió Callao City Lights para la presentación de la línea de productos de la maquilladora de Kat Von D. Además de puestos de maquillaje, alfombra roja y photocall, el punto tech vino cuando la propia Kat von D se subió al escenario con maquillaje blanco para convertir su cara en una pantalla donde proyectar distintas propuestas de maquillaje. Un videomapping facial sobre el rostro de la artista mediante escaneado 3D de su cara y detectores de reconocimiento facial.

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Playstation presenta su nuevo videojuego midiendo el miedo

Una exposición de arte con televisores-lienzos Los artistas Conrad Roset, Aitor Saraiba, Thomas Canet y Pol Turrents han visto expuestas sus obras por primera vez en los nuevos televisores Sony Bravia 4K durante la presentación de esta nueva gama de televisores. “Better than reality” fue el nombre de esta exposición donde los televisores fueron el lienzo y el cuadro perfecto para potencial el arte de las piezas.

El evento quería lanzar el mensaje de la claridad y detalle de los televisores, con lo que se recurrió al arte contemporáneo y al concepto de exposición para comunicar que las fotografías e ilustraciones de los artistas no solo se apreciaban con toda riqueza de detalles en las pantallas, sino que los televisores permitían apreciar mejor las obras que con el ojo humano.

La presentación, que se realizó en el espacio 1001 Atmosphera de Madrid, tuvo como maestro de ceremonias a Jesús Calleja que con su desparpajo habitual no tuvo problema en presentar la nueva gama de una forma amena y sencilla, para posteriormente conducir a los asistentes por cada una de las obras de la exposición, charlar con los artistas para que explicaran la pieza y mostrar cómo proyectada desde el Bravia 4K la obra ganaba en detalle y belleza.

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Echarse una partida del último juego de la PlayStation, ‘Until Dawn’, es una constante de sobresaltos y tensión no aptos para los más miedosos. Para hacerlo más evidente aún, en la presentación a prensa, gamers y bloggers, la agencia TBWA España sorprendió proponiéndoles probar el juego a la vez que medían su índice Until Dawn, es decir, su nivel de miedo.

El concepto se basó en la idea de que el juego es el creador de la unidad de medida del miedo. Y como todo índice que se precie, la evidencia científica tiene que estar detrás de las mediciones, así que Playstation y TBWA España con la ayuda de científicos, desarrollaron el hardware y el software de la primera máquina capaz de medir el miedo.

Los asistentes fueron citados en una nave industrial en el madrileño barrio de Tetuán donde les esperaba una cabina en la que se les medía su ‘índice Until Dawn’ mientras se enfrentaban a una demo del juego de unos 3-5 minutos.

Sentados ante la pantalla con el mando de la PS4 en sus manos, los jugadores tenían un pulsioxímetro en el dedo, un medidor de presión arterial y sensores en los brazos para medir el nivel de sudor. Una cámara infrarroja y otra térmica enfocando a la cara medían también los movimientos del jugador. Todas las reacciones se recogían en unos paneles que iban mostrando distintos parámetros según evolucionaba la historia.

De la combinación de los parámetros resultantes de ritmo cardíaco, presión sanguínea, respiración, balance térmico o agitación ocular se extraía para cada participante su ídice Until Dawn, que iba del 1 al 5 correspondiendo con indiferencia, inquietud, miedo, espanto y pánico. Durante la presentación, los asistentes que probaron la cabina llegaron a niveles de pánico mientras jugaban. Al límite de la escala Until Dawn…

GoPro fue uno de los patrocinadores del Gran Premio de MotoGP de Sachsenring desarrollando una acción de comunicación a prensa en el VIP village. Incluyendo cámaras deportivas en las motos y en el circuito consiguió retransmitir con mayor emoción lo que viven los pilotos al volante y los espectadores en las gradas. Eikonos se encargó del montaje audiovisual de la sala con un videowall de 46’’ y dos plasmas de 70’’ con soportes y control de realización para la retransmisión de la carrera.

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Ferias&Congresos El World Wind Workshop in Plastic & Reconstructive Surgery explora Fuerteventura Un evento farma poco común… Farmaindustria quizá se sorprenda con este evento científico cargado de actividad lúdica, pero que quede claro: se hizo sin su apoyo, sin la financiación de los grandes laboratorios. Saliendo de lo convencional, 25 cirujanos plásticos de todo el mundo disfrutaron de sesiones científicas por las mañanas y actividades de kitesurfing por las tardes durante tres días en Fuerteventura, de la mano de la agencia EventSandMor. Primero la parte formativa. En la web del evento aparte de las charlas magistrales, cada cirujano aportó casos propios, las mejores y peores situaciones reales de su día a día y cómo solucionarlas. Las sesiones se hicieron con un formato pequeño. Lo importante no era el continente (grandes montajes audiovisuales…) sino el contenido, basado en ponencias de casos de éxito el primer día, peores casos el segundo día, y el tercero, un tema de interés de cada cirujano. El montaje se hizo en U para fomentar las conversaciones.

Segundo las actividades de grupo y los momentos de networking: cóctel de bienvenida, comidas, cenas, y por supuesto las actividades deportivas. La actividad de las tardes fue el kitesurfing, Para algunos era su primera vez: nervios, risas al ponerse el neopreno al revés, intriga… Para otros su última oportunidad antes de tirar la toalla: concentración, grandes expectativas, coordinación, agilidad y fuerza mental y física. Para otros kiters con experiencia, su momento de evasión, relax, libertad y el momento en el que ayudar a otros compañeros, motivarles y hacer grupo.

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El mundo de las joyas se pone de largo En el marco de la Barcelona Jewellry Week, tuvo lugar Espaijoia, encuentro B2B del sector de la joyería y relojería del 9 al 11 de octubre en el Palau de Congressos de Catalunya. Un ejemplo de cómo ferias y presentaciones de producto se convierten en verdaderas puestas en escena completadas con momentos de formación y plataformas de acciones para varios públicos.

Teniendo en cuenta la naturaleza del producto, el recinto debió tomar medidas extras de seguridad: alarmas en toda la sala, desde ventanas y puertas hasta paredes, duplicación del personal de seguridad, vigilancia las 24 horas, sala con una caja fuerte donde cada noche se guardaban las piezas más valiosas. Nos contaron en el Palau que lo que más “guerra” dio fue tramitar las licencias de armas para poder contar con personal de seguridad provisto.

Durante tres días diferentes actividades dinamizaron y completaron este encuentro de negocios: conferencias, exposiciones, velada nocturna, taller infantil (cómo enseñar a los más pequeños a hacer su propia joya). Y desfiles, para los que no se necesitó montaje de pasarela ya que alguna sala o los pasillos de la exposición hicieron las funciones de “catwalk”.

Se organizó un desfile VIP que consistió en la representación de una boda, por ser esta una ocasión habitual en las que se hace uso de joyería y relojería.

Otro desfile tuvo como protagonistas las bio-joyas (realizadas en oro vegetal), y modelos “vestidas” con body painting en oro y plata lucieron diferentes joyas mientras recorrían los pasillos de la sala de exposición.

.com Jaume +34 634 852 199 Car & Events Transport

NoV/DIC.2015 NUEVO SERVICIO DE TRANSPORTE DE COCHES

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Connecta 2015, el nuevo punto de encuentro del sector en Cataluña Más de 300 profesionales MICE acudieron a la primera edición de este evento que nace con el objetivo de impulsar la innovación y la cocreación entre empresas y entidades en Cataluña. El evento tuvo lugar en el CCIB el pasado 29 de septiembre.

Organizada por la Agencia Catalana de Turismo a través del Catalunya Convention Bureau, la jornada reunió a agencias, meeting planners y proveedores especializados, convirtiéndose en una gran plataforma de networking y trabajo en común.

Combinó reuniones entre los asistentes con varios open meetings de 30 minutos que trataron temas relacionados con el sector con la intervención de Philippe Delespesse, CEO de Inteligencia creativa.

El programa incluyó elementos de gamificación para dinamizar la participación, con entrega de premios para aquellos que más contactos realizaron a lo largo de la jornada, y para aquellos que propusieron las ideas más innovadoras en el Innovation Hub.

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Valencia recibe el ECOC 2015, el congreso internacional de las telecomunicaciones ópticas Aproximadamente diez millones de euros es el impacto económico que ha generado para Valencia la 41ª edición de la European Conference on Optical Communication que se clausuraba el pasado 1 de octubre después de cinco días. Más de 5.000 profesionales de todo el mundo acudieron al que se considera el congreso europeo de mayor prestigio en el campo de las tecnologías, dispositivos y sistemas de comunicaciones ópticas, con la presencia de más de 300 expositores.

El formato fue un mix de congreso, con sesiones intensas, y exposición ferial, repartidos entre el centro de eventos de Feria Valencia, el Pabellón 5 y el 1 del Nivel 2 de la sede.

Una de las novedades fue la actividad tipo Ram Session que se realizaba al final de cada jornada, una gymcana para estudiantes que se desarrollaba por todo el recinto y que fue el formato escogido para incentivar el networking entre los asistentes.

Como en todos los eventos, siempre hay anécdotas, como que lloviera en Valencia, donde no suele llover nunca, para sorpresa de los organizadores ingleses… Y el reto que supuso para el servicio técnico de Feria de Valencia por el enorme número de conexiones wifi que debieron mantenerse activas en cada momento, especialmente por tratarse de especialistas en nuevas tecnologías.

Mucho más que un espacio para celebrar eventos

cata

eventos

comparte

siente

éxito sueña siente

sueña vive

éxito eventos degusta

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eventos observa sueña cata

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disfruta

Bodega PradoRey Ribera de Duero Posada Real Sitio de Ventosilla Ctra. CL 619 (Magaz – Aranda de Duero) Km 66,1 09443 Gumiel de Mercado (Burgos) (a 5 km de Villalba de Duero) Tel.: +34 947 546 900 rrpp.ribera@pradorey.com / laposada@fincaventosilla.com

PradoRey Rueda Ctra. Nacional VI Km 172,5 (entrada Norte) 47490 Rueda (Valladolid) Tel.: +34 983 444 048 rrpp@pradorey.com

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Womenalia: evento de networking e inspiración en femenino El femenino es un público a tener muy en cuenta para el que vemos hoy muchos eventos específicos. Womenalia Inspiration Day, uno de los más veteranos enfocados en este target, celebró su cuarta edición con récord de asistencia. Una oportunidad que las marcas no dejaron pasar…

1.500 participantes se acercaron el pasado 24 de septiembre al Circo Price donde la plataforma de networking online Womenalia se desvirtualiza durante un día para poner el foco en cómo influyen las mujeres en la sociedad, además de proveer a las asistentes de las herramientas e inspiración necesaria para mejorar su calidad de vida.

Por el escenario circular del Price pasaron profesionales como Susanna Griso, altos cargos directivos de Atrevia o Evo Bank, una mesa redonda con las políticas Purificación Causapié y Begoña Villacís que dio paso a las sesiones de tarde, donde la emoción tuvo el protagonismo de la mano de la actuación de la violinista Maureen Choi (demostrando que la dirección emocional a través de la música es posible). Incluso el estilista Alberto Cerdán contó las claves para construir la mejor imagen y marca personal.

Un evento profesional sin descuidar la parte más personal de los asistentes. Para que la conciliación no fuera un problema, hubo un servicio gratuito de guardería, Work&Life. En el rincón Work&Fashion, personal shoppers de El Corte Inglés ofrecían una asesoría personalizada de imagen. Los tratamientos de belleza, cuidados de la salud y estéticos, sesiones maquillaje y manicura tampoco faltaron en el corner Work&Beauty.

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Las marcas se visten de rosa Durante toda la jornada estuvo activo un village donde las marcas animaron la jornada desarrollando distintas actividades en un patio anexo al espacio central de ponencias. Vodafone impulsó el networking con un espacio propio donde las asistentes presentaban sus proyectos a modo de elevator pitch y lo podían grabar en video para potenciar aún más su marca personal.

Seat Mii by Mango abrió sus puertas para que las visitantes se pusieran al volante además de regalarles un espejo. La temática vinculada con la belleza fue recurrente en varios expositores, por ejemplo, en el stand de Evo Banco se podían pintar los labios.

El rosa fue el color con el que Buckler pintó un carril que recorría el village hasta su caravana ‘Carretera y Manta’, un espacio donde poder probar una Buckler 0,0 Radler fresquita mientras un fotógrafo las inmortalizaba llevándose su foto en el momento.

Sponsors: se premia la fidelidad La organización destinó uno de los espacios a zona de exposiciones para los sponsors.

Para elegir la localización de los stands, la sociedad convoca en el espacio a los sponsors, quienes según su apoyo anual a la asociación (ayuda en becas, publicidad en sus revistas etc.), escogen el lugar. “A los laboratorios les parece una formula acertada, debido a que no se premia el que más ofrece, sino que se hace según el que más se involucra y colabora durante el año.

Es una forma de premiar el esfuerzo y el apoyo” declara Marilyn García-Sicilia.

2.800 personas en FIBES para el 91 Congreso de la SEO Por quinta vez el Palacio de Exposiciones y Congresos Fibes de Sevilla acogió, del 23 al 26 de septiembre, el congreso anual de la Sociedad Española de Oftalmología. 2.800 asistentes, un intenso programa formativo… y algunas innovaciones interesantes que te traemos aquí, tras hablar con su máxima responsable, Marylin García-Sicilia.

Los 2.800 participantes incluían 2.200 oftalmólogos pero también otros 600 profesionales del sector (es interesante notar cómo cada vez más, los congresos se abren a otros colectivos, sean médicos de otras especialidades, asociaciones, entidades públicas, a veces incluso inversores como vimos en el congreso europeo de cardiología).

Fue una organización exigente, lógicamente, que se empieza a organizar desde el congreso anterior. Como nos lo recuerda Marylin García Sicilia, directora de la sociedad y máxima responsable de este congreso.

Para planificarlo, se contó con nueve personas de la organización de manera permanente, además de personal externo contratado para el día D, unas 60 azafatas y 35 técnicos. Y fue un trabajo de equipo entre la junta directiva de la asociación, FIBES, Audiovisual y MK, CWT, Go Producciones Técnicas y WFM Comunicación.

Formatos, interactividad... y mucho video Se utilizaron varios formatos: conferencia, cursos, grupos de discusión para un año más presentar novedades científicas, innovaciones tecnológicas en 3D aplicadas al sector, y nuevos aparatos para cirugía. Si bien en las plenarias, el formato claramente no era interactivo, las sesiones más pequeñas incluían grupos de discusión, estimulando la relación entre ponente, presidente de mesa o secretarios y los asistentes.

Además de la sala de conferencias, se creó otro espacio con vídeos, grabados previamente por los ponentes y seleccionados por un comité, que estuvieron disponibles para los asistentes durante todo el congreso.

Y viva el post-evento: los vídeos pueden seguir siendo consultados tras el congreso en la web de la sociedad.

Comunicación Apps y social media fueron herramientas claves para la difusión del pre-evento y durante el congreso. Se crearon los hashtags #91congresoSEO y #CongresoSEO2015 que promocionaron la web del congreso y fomentaron el uso de la app. La app aportaba toda la información del congreso, además de información de interés turístico sobre Sevilla.

La ciudad, tras este logro, todavía tendrá otros siete grandes congresos en lo que queda de año.

Marylin resume para nosotros los valores añadidos del congreso: primero, la actualización y ampliación de conocimientos, incluyendo la presentación de trabajos que forman parte del avance de la sociedad en general. “Tener la posibilidad de hablar con los mejores cirujanos e intercambiar pareceres es un valor añadido que se aprecia dentro de los asistentes”, añade Marylin. Además, los socios reciben gratuitamente, la ponencia, la comunicación solicitada y la mesa redonda. Son tres libros que reciben antes de que el autor hable del libro. A la sociedad en general el congreso aporta avances y beneficios científicos.

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casos

Preparados, listos… ¡ya!

Tower Run, una carrera hacia el skyline neoyorkino Viajes El Corte Inglés, NYC&Company e Iberia estuvieron detrás de esta carrera vertical para promocionar la ciudad de Nueva York y su emblemático maratón. Y si había que hacer alusión a la ciudad de los rascacielos, nada mejor que organizar esta carrera ubicando la meta con vistas al skyline madrileño.

100 corredores han corrido en varias fases eliminatorias a través de las ocho plantas de El Corte Inglés de Callao subiendo por sus escaleras mecánicas, eso sí desconectadas, hasta la meta, situada en el Gourmet Experience del centro. Los dos ganadores recibieron desde las alturas de la Gran Via un viaje a Nueba York y un dorsal para participar en su conocida maratón.

Para completar la experiencia neoyorkina los participantes repusieron fuerzas con un cocktail inspirado en la Gran Manzana, en el que no faltaron las hamburguesas.

II Maratón femenina por relevos de TELVA y Sanitas … Y otro momento de marketing en femenino, esta vez, combinado con otra locura del momento: el running. La segunda edición de este evento reunió, de la mano de LastLap, a más de 1.500 mujeres.

Eran las 10h de la mañana cuando arrancaba una marea turquesa - camiseta oficial de la prueba- a correr entre los pinares de las Rozas. Para amenizar la espera de las participantes que aguardaban el relevo unas corredoras calentaban, otras bailaban zumba y algunas disfrutaban de otros entretenimientos dentro del recinto.

Tras recorrer por equipos los 40km del recorrido y comer, llegó el turno del photocall, estiramientos y entrega de premios en las Rozas Village, con un tiempo dedicado al shopping.

Se cuidó el preevento: Telva creó un calendario de entrenamientos para que las participantes pudieran mejorar su técnica de respiración y de carrera; también se crearon contenidos que les ofrecían consejos, y a través de su web se animó a las participantes a formar equipo (nada mejor para maximizar la viralidad…) y a difundir la noticia vía redes con el hashtag #SanitasTELVARunning.

Mira a cámara y pedalea en la Fiesta de la Bici Movistar Los eventos deportivos populares no tienen por qué ser solo de running: para la 37º edición de la Fiesta de la Bici Movistar, 100.000 ciclistas invadieron la capital en un evento organizado por Last Lap donde no faltó el ambiente festivo ni el toque tecnológico.

La primera clave: los 22km de recorrido atraviesan las calles más emblemáticas de la ciudad (Castellana, Gran Vía, calle Princesa...). Un circuito lúdico para disfrutar pedaleando de la ciudad más monumental y sin coches.

Con dos zonas de descanso y avituallamiento el recorrido era accesible para niños, que tuvieron durante el itinerario puntos de animación: malabaristas, charangas, un grupo de rock o batucada, gaiteros, la tuna y hasta un DJ marcando el ritmo de pedaleo.

Una novedad fue el sistema de monitorización por chip. Los 15.000 primeros ciclistas que pasaron a recoger su dorsal recibieron un chip que identificaba a cada participante por el recorrido de tal modo que la organización podía procesar las grabaciones y extraer un video de cada uno de ellos, que recibirían luego por email. Y que empiece la viralidad…

Una ChampionsLin en tamaño futbolín. Hay vida más allá de los grandes patrocinios de eventos deportivos, y con un poco de ingenio y humor se pueden hacer acciones divertidas y que involucren al target. Un ejemplo es la original ChampionsLin que organiza la marca de ron Capitán Morgan de la mano de Last Lap, en el que la Champions League de fútbol se pasa al futbolín de los bares con La ChampionsLin. Para asociar la emoción y pasión que el deporte rey siempre levanta en los bares, la marca de ron aprovecha la cita deportiva para organizar un campeonato de futbolín entre las aficiones que participan en la Champions. cuando el equipo se disputa la clasificación en el estadio, las aficiones “colchonera”, “merengue”, “blaugrana” y “che” se enfrentan en los bares en torno a un futbolín, el Capitán Morgan Arena, con forma de barco pirata, siguiendo la estética bucanera de la marca y de su personaje, el Capitán Morgan.

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casos

Estos muertos están muy vivos Los zombis se van de evento a Callao

Fear the Walking Dead se estrenó en los cines Callao con una premier de su primer episodio a la que acudieron 1.200 fans que no dudaron en convertirse en muertos vivientes para vivir este lanzamiento.

Para meterse en ambiente y antes de visionar el capítulo dentro de los cines, los asistentes fueron asaltados por zombis en la plaza, pudiéndose tomar la revancha y ponerse como unos verdaderos muertos vivientes en un set de maquillaje donde poner a punto ojeras y heridas abiertas.

Una vez mimetizados con el mundo de los muertos vivientes, los asistentes pasaban por un photocall más que terrorífico en el que tenían que zafarse de los brazos de otros muertos que luchaban por llevarles a su submundo.

La parte culinaria tampoco se descuidó con una cocina en vivo donde degustar cerebro de zombi o deleitarse con suculentos platos de extremidades humanas. Eso sí disimuladas con un toque de cupcake.

Una vez en la sala, las palomitas tampoco perdieron su punto gore, rematadas con un sirope rosa, jugaban con el efecto de la forma de los copos de maíz y el color rojizo, pareciendo un apetitoso snack de cerebro.

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Vodafone yu monta un apocalipsis zombi en el Parque Warner 2.000 personas vivieron la 40º edición de la survival zombie que organiza World Real Games de la mano de Vodafone yu. Los asistentes, divididos en dos equipos, los zombies y los supervivientes –que tenían que evitar el contacto con los muertos vivientes hasta el amanecer- invadieron el parque durante la madrugada pasando por distintas pruebas a lo largo de las distintas áreas del parque de atracciones que se tematizaron para albergar el evento.

Vodafone yu patrocinó este encuentro con el más allá con ventajas para sus clientes, quienes podían maquillarse si decidían apuntarse al bando de los zombis, tener salvoconductos que les permitían atravesar determinadas zonas del recorrido con escoltas, vidas infinitas o una plaza asegurada en el vehículo de huida si llegaban hasta el amanecer y salían ilesos.

Lógicamente la operadora móvil le puso un toque tecnológico a la acción: entregó a los participantes un ‘survival social tattoo’ a través del cual podían compartir en Facebook todo lo que ocurría con solo acercar su smartphone sobre el tatuaje.

Beabloo implementa su solución WiFi Analytics en el stand de Intel en IFA 2015. Con esta solución Intel pudo conocer mejor el comportamiento de las personas que les visitaron durante el evento averiguando, por ejemplo, cuántas de ellas pasan por el stand, cuánto tiempo se quedan y las áreas que más llaman su atención.

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GRANADA la Ciudad de DÓNDE celebrar eventos

los Cármenes Altitud: 684 Latitud:

El Palacio

37° 10’ 35’’ N

de Congresos:

31.766m²

300.000

construidos…

y su único espacio exterior con vistas a Sierra Nevada y a la Alhambra

Cuarto Real

de Santo Domingo Palacio Quinto Alegre Carmen de los Mártires Palacio de los Córdova

… Y LUGARES

ÚNICOS

m

16.000

Habitantes

camas en hoteles de la ciudad

La Alhambra y El Generalife:

el monumento

más visitado de España

El barrio Albaycín:

entramado de calles blancas con iglesias barrocas y aljibes árabes

Baños Árabes Bañuelo: baños públicos árabes del s.XI

Barrio Realejo: antigua judería de la ciudad musulmana…

¡ideal para cervecita

El Sacromonte y su Abadía:

hogar de flamenco

famoso por sus “zambras”

con tapa

granadina!

Temperatura media

15,1

más de

Clima:

mediterráneo, soleado y con temperaturas agradables

días de sol anuales

En el corazón de Andalucía

horas de sol anuales

de turistas al año

ALGUNOS DE LOS QUE HAN SIDO CONQUISTADOS ÚLTIMAMENTE… 2015 Cumbre entre Emiratos Árabes y España 2015 12.000 asistentes Presentación mundial nuevos modelos de VOLKSWAGEN 2015 Presentación Opel Astra 2015 Agrupación de Concesionarios de Turismos VOLVO de España Octubre 2013 Congreso Mundial de Nutrición 2013 Convención nacional CocaCola Iberian Partners 2014 Congreso de cirugía reparadora España y Portugal 2014 Halal Tourism Conference

QUÉ COSAS

+

DIFERENTES

hacer en Granada

Pura sangre: gastronomía

Gymkanas

gastronómicas por el Albayzin

Mountain bikes por encima de las nubes

Y más aventuras en Sierra Nevada:

en una

cueva

Muy underground…

Rutas por el subsuelo granadino

fútbol en la nieve

esquiar en bañador

Que tu grupo duerma en una casa cueva

del Sacromonte

con espectáculo flamenco

Jeep aventura en el desierto de Gorafe

¡Y el mejor tapeo de España!

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DESTINOS

Del papel al incentivo: viajes tras los pasos de grandes escritores TEXTO

Neus Duran

No temas, no te propondremos remontar las tenebrosas aguas del río Congo siguiendo los pasos de Conrad ni meterte en un mar de burocracia para organizar un incentivo siguiendo la Ruta de la Seda emulando a Marco Polo. Pero, sin complicarse tanto la vida, hay muchas opciones de viajes basados en los universos literarios –lo vimos en los Crystal Awards de Site y en el crucero nórdico de TravelPartners, entre otros, que pueden dar mucho juego y poner, por qué no, un toque intelectual al viaje.

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Ni castillo, ni de Drácula… pero impacta No era el de Drácula, puestos a ser sinceros ni siquiera era un castillo, pero el que se vende como la morada del celebérrimo personaje de Bram Stoker es uno de los ‘musts’ en cualquier viaje de incentivo que pase por Transilvania. El ‘castillo’ de Bran, en realidad un puesto de control fronterizo entre Transilvania y Valachia, está cerca de Brasov y abierto al público. Cerca, eso sí, espacios naturales que quitan el aliento, como el monte Postavaru y el Parque Nacional Retezat, y multitud de pequeñas ciudades medievales con una oferta hotelera a precios competitivos.

Para complementar la visita a Bran, los DMC suelen ofrecer actividades de canyoning, rutas en 4x4 y ‘expediciones’ siguiendo las huellas de osos –la mitad de osos europeos habitan aquí.

Para quienes busquen incentivos vampíricos, habrá que estar atentos, porque cerca del castillo está proyectado desde hace años un parque temático sobre la figura de Drácula, pendiente de que se desbloqueen las negociaciones entre autoridades y propietarios. Para complementar el incentivo, varios DMC ofrecen ‘cazas’ de trufas, aquí frecuentes y de gran calidad, acompañados de perros especializados. MC Transylvania DMC, por ejemplo, organiza ‘gipsy days’ tziganes, con danzas, violines y hogueras, así como cenas de temática ‘draculiana’ aprovechando los venues de aire señorial y algo siniestro de la zona, con bailes vampíricos en Sighisoara.

anuncio febrero 2015.pdf

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19/02/15

09:17

Alquilar el balcón de Julieta Literariamente hablando, Verona es por excelencia la ciudad de los enamorados, escenario del dramón Romeo y Julieta. La ciudad, Patrimonio de la Humanidad y que cuenta con casi 400 salas en centros congresuales, palacetes y sedes históricas, es sede de grandes eventos culturales como el famoso festival de La Arena. Masas de turistas se acercan a la casa de los Capuleto, ven su tumba en el monasterio San Francesco al Corso, o visitan la casa de Romeo. La novedad es que desde hace poco se puede alquilar para eventos privados el balcón de Julieta (¿un discurso ‘romántico’ sobre los valores de la compañía?). Otros lugares imprescindibles para un incentivo son el Ponte Pietra, el Domus Mercatoru, el Palazzo Maffei (1668) o la Piazza dei Signori. Si el incentivo se amplía a la provincia, por qué no seguir los pasos de Napoleón en un circuito histórico-social que nos lleva por las guerras, invasiones y leyendas, o alguna de las rutas gastronómicas por los alrededores de la zona.

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DESTINOS

Estocolmo, capital mundial de la novela negra Incentivos tras las huellas del crimen... El superventas Stieg Larsson puso de moda la ciudad con su trilogía Millenium, aunque los auténticos aficionados al género ya hace años que lo han aprendido todo sobre la cultura sueca a través de Henning Mankell y Maj Sjöwall & Per Wahlöö.

La ciudad ha capitalizado este interés por estos autores y las nuevas reinas de la novela negra y organiza, entre otros, el ‘Millennium city walking tour’, que recorre los lugares más emblemáticos de la saga.

Si se opta por un incentivo aquí, hay muchas otras propuestas originales. Kuoni Destination Management Spain por ejemplo propone incentivos que incluyen un plan muy adrenalínico: conducir sobre hielo. En las inmediaciones de la ciudad, lo organizan durante todo el año, pero lo recomiendan especialmente en verano, cuando el contraste lo hace aún más especial. Si se prefieren marcos históricos, ¿por qué no dar al cierre del incentivo un toque naval con una cena de gala entre barcos? Un impresionante navío del siglo XVII presidirá la velada, a la que los invitados llegarán a bordo de otra embarcación histórica y disfrutarán de un menú de platos tradicionales basados en productos del mar.

Por otra parte, la capital sueca es una de las pocas ciudades del mundo que permite que se la sobrevuele en globo. Desde las alturas, podrás apreciar hasta qué punto el verde de la vegetación y el azul del archipiélago tiñen esta ciudad, siempre en comunión con la naturaleza. ¿Quieres diversión asegurada y mucho buzz en Facebook y Twitter?

Apunta al grupo al tour ABBA… La mítica formación musical edita una guía turística de Estocolmo en la que descubrirás los escenarios que ilustran las portadas de sus discos y los que inspiraron sus canciones.

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La peor pesadilla de Stephen King Grifos que se abren solos, objetos que sobrevuelan la habitación… No, no es lo último en tecnología hotelera, sino algunos de los ‘incidentes’ que reportan los huéspedes del hotel más tenebroso del mundo, el Stanley de Colorado, donde Stephen King escribió y situó El Resplandor. Alegres notas de piano llenan el hall de este establecimiento, solo que no hay nadie sentado al piano; larguísimos pasillos alfombrados pretenden dar calidez, solo que a todos nos es inevitable recordar a las fantasmagóricas gemelas con que Kubrick nos aterrorizó. Si lo que quieres es un incentivo de miedo, sin duda la Meca es este aislado hotel con unas vistas de órdago de las Montañas Rocosas.

La temática fantasmal les reporta tantos visitantes que obviamente la potencian y organizan tours fantasmales de hora y media sobre el famoso libro y sobre los supuestos incidentes paranormales que han tenido lugar en el hotel. ¿Las habitaciones más demandadas? La 237, donde King escribió el libro, y la 408, aparentemente la más transitada por los espíritus.

El sueño africano de Javier Reverte, con Nuba

El Dublín de Joyce La capital irlandesa se lanza a la calle cada 16 de junio desde hace 60 años para rendir su particular homenaje a James Joyce, que situó justamente en ese día de 1922 la trama de su críptica novela Ulysses. La celebración del llamado ‘Bloomsday’ se ha ampliado ya a 60 países, pero sin duda Dublín es donde se vive con más intensidad. El reto es seguir los pasos que el protagonista, Leopold Bloom, vive en la novela: comenzar el día con un baño en la playa de Forty Foot y visitar la Martello Tower, donde comienza la novela, hoy convertida en uno de los varios museos dedicados a Joyce, tomar un borgoña y un sandwich de gorgonzola en el pub Davy Byrne en Duke Street y tomar una pinta en Ormond Quay.

Leopold Bloom recorrió 29 kilómetros a pie y, buena parte de ellos están descritos en la obra con gran lujo de detalles. En los locales Promenade Café y Bewley’s Café se podrá disfrutar de auténtica comida de la época eduardiana, mientras algunos actores recrean la escena del desayuno de la novela. El Centro James Joyce organiza paseos y tours guiados cronológicamente para conocer las localizaciones principales de la novela, o se puede también descargar la app y visitar el Museo de los Escritores de Dublín en Parnell Square; Newman House en St. Stephen’s Green, así como la Biblioteca Nacional de Irlanda en Kildare Street. Para hacer el incentivo literario redondo, varios establecimientos alquilan ropajes de principios de siglo.

Para terminar, ruta de pubs: Brazen Head (20, Lower Bridge St), Mulligan’s (en Poolberg Street), O’Neill’s (en Sulffork St.) y O’Donoghue’s (Merrion Row).

La colorista Colombia de García Márquez El realismo mágico de los libros de García Márquez llevado a un incentivo. La Conferencia Global de SITE otorgó un “Crystal Award” a un incentivo en Colombia en la categoría a “mejor experiencia motivacional de la región”. Este reconocimiento fue otorgado al programa “Pasaporte BIC”, donde el mayor fabricante de productos de papelería en el mundo premió a 25 de sus mejores distribuidores y ejecutivos de venta de Argentina con un viajazo a las ciudades colombianas de Bogotá y Cartagena de Indias. Organizado por AV Business & Communication (Argentina) y Experiance (Colombia), combinó experiencia cultural, gastronómica y reuniones con actividades de teambuilding, y tuvo el exuberante mundo de García Márquez como uno de los protagonistas.

El viaje incluyó desde las famosas “Chivas rumberas” –tradicionales y folclóricos vehículos colombianos–, coloridos caminos adornados con flores y bailes tradicionales en la ciudad amurallada de Cartagena, hasta una cena 180 metros bajo tierra en la Catedral de Sal de Zipaquirá, así como la aparición de actores que recitaban poemas de García Márquez (y cantaban tangos argentinos, que no podían faltar…), en la noche bogotana.

¿Qué ofrecer para incentivos a quienes ya han visitado medio planeta, se han alojado en los hoteles más lujosos y han probado todo tipo de experiencias? Una opción es ir más allá de seguir los pasos de un libro… e ir con el escritor en persona, en viajes en los que el plus lo proporciona la compañía de un autor reconocido, experto en el destino. Nuba, por ejemplo, propuso un exótico viaje a Tanzania de la mano del escritor español de viajes que más nos ha hecho soñar con estas tierras, Javier Reverte. El autor de El sueño de África y Vagabundo en África acompañó al grupo, que pudo vivir en primera persona las aventuras que narra Reverte en sus libros y cuya mezcla de actualidad y hechos históricos en estos parajes los han convertido en los más vendidos de esta temática. Feroces leones devorando hombres, odiseas de exploradores perdidos, batallas míticas y aventuras coloniales, un mundo perdido que cobra vida a los ojos del –seguro que sorprendido- grupo.

Cócteles clandestinos en el Londres de Sherlock No es fácil sorprender en un incentivo en una ciudad que todo el mundo ha visitado ya mil veces como Londres… En Evans & Peel hay que ir con un caso ‘detectivesco’ preparado, y ahí nos lo resolverá un Sherlock Holmes que actúa como anfitrión. Está escondido tras una estantería y decorado como una oficina antigua, y su especialidad son los cócteles.

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DESTINOS

Como un explorador: cruceros para incentivos muy vivenciales

Agatha Christie, de aniversario La escritora más leída de todos los tiempos cumpliría 125 años, y varios eventos y una ruta turística conmemoran el aniversario. El Agatha Christie Literary Trail es una ruta que comienza en Torquay y finaliza en Greenway, y que transcurre por algunos de los lugares clave de la vida de la escritora y de sus personajes. El Grand Hotel, frente a la playa de Torquay; el Hotel Imperial, inmortalizado en tres de sus novelas, como en Peligro inminente; Princess Pier donde practicaba el patinaje de niña; o la terraza desde la que se divisa Beacon Cove, donde casi se ahogó, y las estaciones de Torquay y Churston, que aparecen en varias de sus novelas.

La fiebre del oro de Jack London El mundo de los aventureros de la fiebre del oro que tan bien recrearon dos de los más grandes, Jack London y Mark Twain, fue la base para un incentivo de pata negra que TravelParners organizó este año. Un crucero de lujo por Alaska y Canadá, siguiendo los pasos de los buscadores de oro, incluyendo trayectos en antiguos trenes, avistamiento de osos y ballenas y visitas a antiguas. La temática que creó Rafa Isún, se plasmó con un guion siempre in crescendo, dimensionando el tiempo. Uno de los retos cuando se organiza un viaje temático de esta índole es mantener la historia y la coherencia durante todo el proceso, desde la estética hasta los pequeños detalles. Por ejemplo, en el White Pass, los asistentes se encontraron en los camarotes una acción auténtica de una compañía minera que cotiza en la bolsa de Vancouver. Rafa compró 140 acciones nominativas, que tardaron cinco semanas en hacerse, un tipo de detalle que siempre van consultando con el cliente.

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Los cruceros que hacen que el invitado no sea un mero espectador sino que viva en primera persona experiencias que difícilmente pueda llevar a cabo viajando por su cuenta son siempre una opción para incentivos.

Sentirse por unos días como los protagonistas de La esfinge de los hielos de Julio Verne o La aventura antártica del Endurance es una de las posibilidades. Hurtigruten por ejemplo propone disfrutar de la noche polar como un auténtico explorador: un safari de ballenas, senderismo siguiendo los pasos de los exploradores del Polo o contemplar las Auroras Boreales desde sacos de dormir, son algunas de las actividades que permitirán a los huéspedes tener la sensación de estar viviendo una auténtica expedición polar. Empaparse de la cultura local a manos de los pescadores de la zona, cargarse de adrenalina en un safari nocturno de motos de nieve, darse un chapuzón en el mar polar o asistir a charlas de expertos sobre la cultura sami…

Pullmantur lleva el Empress hacia el Círculo Polar Ártico en ocho días por la costa norte de Noruega y Rusia para ver el sol de medianoche. Si prefiere dejarse inspirar por El río de la desolación de Reverte, CWT propone para incentivos un crucero por el Río Negro y Amazonas.

El primero a bordo del Grand Hotel-Ship Amazon, de Grand Collection, un hotel flotante de lujo que permite adentrarse en plena naturaleza. Partiendo de Manaos, explora la vegetación virgen y ofrece desde excursiones para avistar caimanes y delfines rosa hasta amaneceres en la selva y visitas de poblados indígenas y para pescar pirañas.

Negocios que son un placer

Las convenciones no tienen por qué ser convencionales Los viajes de negocio a Madrid parecen menos duros que el resto.

El sol, la buena ubicación de los centros de convenciones y la comida para gourmets son sólo algunas de las ventajas que disfrutarás cuando nos visites por negocios.

Tras un día de mucho trabajo, los famosos museos de Madrid y sus elegantes comercios son una magnífica forma de recargar pilas antes de disfrutar la vibrante vida nocturna de la ciudad.

Relájate tomando unas tapas en la terraza de un bar o baila hasta el amanecer.

Hagas lo que hagas, Madrid es el lugar.

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DESTINOS De la mano de…

BCD m&i, empresa de gestión de viajes de incentivos y eventos corporativos, y Erudita, firma de comunicación especializada en la creación de experiencias de ocio, lanzaron hace un par de años rutas culturales por el Palacio Real de Madrid, la Alhambra de Granada, el Museo Thyssen, el Museo del Prado o la Sagrada Familia. La gracia es que los ‘guías’ son escritores como Espido Freire, Carmen Posadas y Javier Sierra.

En tren hacia Hogwarts No hace falta haber leído la saga de Harry Potter para quedarse impresionado con el recorrido del West Highland, tren panorámico que recorre las Tierras Altas escocesas y que los lectores de JK Rowling reconocerán como el que lleva a los niños magos a Hogwarts. El recorrido parte de Glasgow, dura cinco horas y llega al puerto de Mallaig, en la costa de las Highlands, tras pasar por el viaducto de Glenfinnan, los lagos Shiel y Eilt. El techo de hierro de la maravillosa estación de tren de Queen Street en Glasgow, de 1880 da la bienvenida a los pasajeros, que se embarcan en este vehículo de locomotora de vapor verde al frente e interiores de estilo Eduardiano. Al final del camino, las Highlands Occidentales, con rutas para llegar a infinidad de islas de la región, especialmente la de Skye.

Catas de whisky, teambuildings con juegos tradicionales escoceses, cenas de gala en castillos históricos y recorridos en coche a su aire por la zona son algunas de las actividades que hemos visto incluidas en incentivos por este destino. Uno de los DMC locales con más solera es Wilderness Events, que ofrece programas en los que sumergen al grupo en la agreste naturaleza escocesa. El Ultimate Highland Experience, por ejemplo, tiene su base en el único castillo privado del Lago Ness. Se trata de un incentivo que empieza con un transfer de 30 minutos desde Londres que inaugura tres días de pesca, escalada, golf y kayak en el famoso lago. Por las noches toca relax con cuentacuentos locales, músicos y por supuesto whisky, y puestas de sol en el Lago Ness.

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Por ejemplo, para una treintena de ejecutivos de la multinacional de seguros Hiscox, procedentes de Londres, que buscaban un reto físico que les sacara ‘de su zona de confort´, esta agencia organizó un incentivo de cuatro días en la Península Knoydart, considerada la más salvaje de Escocia. Llegaron procedentes de Londres con cambio en Fort William, donde tomaron el célebre tren de ‘Harry Potter’ a Mallaig, disfrutando del famoso trayecto que aparece en el inicio de cada film de la saga.

Al llegar, les esperaban los guías, que les llevaron en lanchas rápidas hasta la bahía de Barrisdale, donde estaba instalado el campo base. Todo el grupo ayudó a montar las tiendas y preparar la cena, y se relajaron luego con chocolate caliente y whisky bajo las estrellas. Al día siguiente y de la mano de los guías naturalistas, una ruta de senderismo les llevó a descubrir mejillones, algas marinas comestibles y hierbas silvestres que recogieron y que consistieron en la base de su cena. El tercer día lo dedicaron a escalar uno de los picos más altos de la región, el Luinne Bheinn, de casi 1.000m, y al regreso tuvieron su cena de celebración.

El último día, tras desmontar el campamento, caminaron 5km hasta la pequeña población de Inverie, donde tomaron cervezas en el pub más remoto de Gran Bretaña, antes de volver a tomar el ‘tren Potter’ hacia Edimburgo.

Barcelona: Cervantes, falcones… y exorcismos “En un lugar de la Mancha, de cuyo nombre no quiero acordarme...”. El libro más famoso de la literatura española también pasa por Barcelona. Una propuesta original para mostrar al grupo otra cara de la ciudad. La ruta, que ofrece entre otros la agencia Exciting Events, está inspirada en Cervantes en Barcelona, guía de la ciudad vista por Don Quijote (Marge Books) de Rafa Burgos, y recorre escenarios después de casi 700 años. Otra novela con menos pedigrí, pero que seguro que han leído muchos más de los integrantes del grupo, es el súper ventas La catedral del mar. Una ruta propone seguir sus pasos descubriendo la Barcelona del s.XIV a través de todas las clases sociales.

Si se prefiere algo más morboso, un tour en el que seguro que ningún integrante del grupo se nos despistará: Fantasmas de Barcelona. Se trata de una visita nocturna por los barrios de Sant Pere, Santa Caterina y la Ribera viviendo historias espeluznantes que han transcurrido desde tiempos remotos en la ciudad. Exorcismos, brujerías, conventos encantados y registros de apariciones fantasmales invaden las calles que recorre la ruta.

Barcelona de Cine recorre las localizaciones en las que han sido rodadas escenas de películas que, o bien tienen la ciudad como escenario (Todo sobre mi madre, Una casa de locos, Vicky, Cristina, Barcelona) o bien han servido para recrear otros ambientes (El embrujo de Shanghái, puerto de Barcelona, El perfume, casco antiguo, iglesias góticas). Combina lugares de interés turístico con el hilo conductor de los personajes de películas muy conocidas.

La ruta se acompaña de anécdotas de los actores, directores, situaciones de rodaje y de fotografías para ilustrar cada localización con la escena que se comenta.

Hoteles muy literarios L’Hôtel, París, Francia. En este hotel de lujo del Barrio Latino, situado al lado del Pont Neuf, vivió hasta su muerte en 1898 uno de los escritores más queridos, Oscar Wilde, física y mentalmente destrozado por su via crucis carcelero y por las fechorías del despreciable Bosie.

Hotel Pera Palas, Estambul, Turquía.

Cada habitación tiene el nombre de un personaje conocido que se ha hospedado en el hotel. La habitación Agatha Christie o la 411, es en la que se alojó entre 1926 y 1932 para escribir Asesinato en el Orient Express.

Si está ocupada, también podemos optar por las dedicadas a Hitchcock o Hemingway, otros célebres huéspedes.

Hotel Ambos Mundos, Habana Vieja, Cuba. En la Habana Vieja, este hotel acogió en los años 30 a Hemingway, que escribió aquí entre otras Por quién doblan las campanas. La habitación que siempre ocupó ha sido convertida en un pequeño museo.

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DESTINOS

Eventos en el mundo E.M. Foster,

Alan Turing y Harry Potter. Go England!

TEXTO

Jose García Aguarod

Pocos destinos tocan tantas fibras en nuestro subconsciente como la vieja Inglaterra. Una visita nos sumerge en el mundo de los héroes de los relatos que nos acompañaron en nuestra infancia como Robin Hood o Ricardo Corazón de León, personajes históricos como Enrique VIII o Winston Churchill, universidades míticas como Oxford y Cambridge, castillos y palacios como Warwick o Blenheim…

Al pensar en la Inglaterra académica, vienen a mi mente evocaciones sugeridas por películas como Carros de Fuego o Maurice. Imagino ciudades universitarias antiguas, extrañas tradiciones y ritos de iniciación en sociedades universitarias, una comunidad académica vibrante que combina el respeto a su larga historia con el dinamismo que impone saberse pioneros en la investigación y propagación del saber. Una combinación irresistible para cualquier visitante. Ávido de experimentar un viaje diferente y de descubrir las posibilidades para organizar eventos en algunas de las mejores universidades del mundo, me lanzo a descubrir la Inglaterra académica.

Warwick, la tierra de Shakespeare y las historias de fantasmas Me dirijo primero a la Universidad de Warwick, junto a Coventry, accesible en tan solo una hora en tren desde Londres y a diez minutos por carretera desde el Aeropuerto de Birmingham. Warwick University es moderna, mi primera sorpresa. Un enorme campus formado por los diferentes edificios de la universidad, cuajado de espacios verdes y campos de deporte, que cuenta con un servicio propio dedicado exclusivamente a facilitar la organización de conferencias y convenciones en el campus. Disponen para ello de personal especializado, así como de alojamiento de diferentes calidades, desde dormitorios estudiantiles hasta un hotel de 4*. Cuentan incluso con un completo centro de convenciones -el Conference Park, que puede acoger hasta 1200 delegados- con varios auditorios y todo tipo de instalaciones deportivas y al aire libre totalmente personalizables. Impresionado por la profesionalidad de su servicio, me cuentan que gestionan más de 2.300 eventos al año y que tienen clarísimo lo importantes que son los eventos para el sostenimiento de su universidad.

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Vista la universidad, aprovecho la tarde para sumergirme en otra de las grandes historias inglesas que tengo justo al lado: ¡Shakespeare! Visito Stratford-upon-Avon y su casa natal. En la escuela donde aprendió a leer y escribir, el decano nos ofrece una charla sobre el autor y nos invita a escribir un legajo con tinta y pluma de ave en su mismísima aula. Y a continuación, asisto a una representación en el Royal Shakespeare Theatre. Otello, Hamlet, Lady Macbeth… miles de historias revividas en una tarde.

Completando mi primer día inglés, optamos por cenar en la vieja abadía de Coombe, preparada para acoger grupos, donde camareros vestidos de monjes te cuentan historias de fantasmas a la luz de las velas al fuego de la chimenea. Como cuando éramos pequeños nos vamos a dormir contentos y con el alma agitada por todo lo vivido.

University of Warwick, un enorme campus con un centro de conferencias, alojamiento, campos de deporte y áreas verdes

Completando mi primer día inglés, optamos por cenar en la vieja abadía de Coombe, preparada para acoger grupos

Cambridge, la quinta esencia de Inglaterra Todo en Cambridge gira en torno a su universidad desde que, a principios del siglo XIII, unos escolares venidos de Oxford y París fundasen allí una primera escuela. Hoy la universidad la forman 31 colleges, repartidos por toda la ciudad, propietarios de gran parte de los edificios y terrenos de la misma. Los colleges se han ido construyendo a lo largo de los siglos y cada uno refleja el estilo arquitectónico de su época. Entre todos suman más de 100 salas de conferencias y 250 salas de reuniones, así como múltiples opciones de alojamiento y servicios de restauración a disposición también de grupos.

Entusiasmado con la idea de dormir en un college de Cambridge, me alojo en el magnífico Downing College, fundado en 1800, para experimentar una total inmersión en la época victoriana –aún hasta cierto punto viva en la Inglaterra actual-. En estos colleges (el St. John, el King’s, el Downing…) de grandes claustros y salones extraídos de películas de Harry Potter, aún hoy se alojan alumnos y fellows –muchos de ellos grandes personajes de la política o de la ciencia- y se imparten los estudios como hace 100 años.

Puedes sentirte parte de Cambridge alojándote en un college cargado de historia. Downing College, Cambridge

La atmósfera de Harry Potter o Carros de Fuego está garantizada en los salones del St John’s College, Cambridge

Entusiasmado con la idea de dormir en un college de Cambridge, me alojo en el magnífico Downing College

El Möller Centre de Cambridge, con sus modernas instalaciones para eventos y reuniones pone el contrapunto a los clásicos colleges

Conference Cambridge

El alojamiento en un viejo college se complementa perfectamente con la utilización de otros venues, también de la universidad, modernísimos y perfectamente equipados para acoger las convenciones y reuniones más exigentes, como el Möller Centre. De nuevo el contraste entre lo antiguo y lo moderno funciona a la perfección en este país.

Visito la ciudad a pie y por supuesto, también me subo a bordo de una barcaza para navegar por el río Cam haciendo ‘ponting’, como veo que aún hacen los estudiantes –y también muchos turistas. Y para mi momento cultural, visito el Museo Fitzwilliam que atesora pintura, especialmente inglesa, y el romántico Museo de Arqueología y Antropología, un museo de otra época cuyas salas llenas de muebles y vitrinas exponen miles de objetos atesorados por la universidad en sus investigaciones por todo el mundo.

Las posibilidades de actividades desde Cambridge son muchas. Estamos en Inglaterra, y aquí la densidad de poblaciones es muy alta y las distancias no demasiado largas. En menos de una hora podemos estar en la costa disfrutando del mar, en un parque natural dando un paseo por un magnífico bosque inglés, o en Londres asistiendo al teatro, visitando un museo, o uno de los mercados de la ciudad.

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Apuntes PARTE 2

Eventos XXL: cómo gestionar un grupo de 1.000 personas TEXTO

Elena Lea

Si en el último número de eventos Magazine hablamos de los retos logísticos y de cómo las agencias afrontaban el briefing de un evento de gran tamaño, en esta segunda entrega te contamos algunos aspectos de seguridad que deberás tener en cuenta, de cómo minimizar los riesgos para enfrentarse al desafío de coordinar algo tan grande y gestionar de la mejor manera posible los 1.000 gustos, humores y cambios infinitos que van implícitos en un evento de grandes dimensiones.

Y cuando hablamos de eventos XXL, no podemos olvidar el flujo de asistentes que se gestionan desde una secretaría técnica organizadora de un congreso. Tramitar inscripciones, traslados, cupos de alojamiento, cuidar y traer a ponentes, sus presentaciones, además de ocuparse de toda la parte logística en el palacio de congresos y los espacios expositivos, es el día a día de las OPCs. Así que estos profesionales están curtidos en gestionar incidencias a gran escala. Desde el departamento de congresos de American Express Meetings & Events nos cuentan que se han encontrado desde palacios de congresos que han cerrado sus puertas a unos meses de un macrocongreso, hasta huelgas aéreas dejando en tierra a miles de personas, el extravío de toda la documentación de los asistentes el día de antes del arranque (y en un congreso en el Pirineo catalán donde en los alrededores había más árboles y montañas que tiendas de impresión). Incluso el desafortunado incidente de un ataque al corazón de un ponente en un congreso de cardiólogos.

Para todas las situaciones que puedan surgir, hay que encontrar una solución, generalmente sin que el cliente llegue a saber la magnitud de la situación hasta que se le ofrece la medida que se toma para remediarlo. Eso sí, ayuda mucho el anticiparse, hacer un estimación y planificación de riesgos para poder llevar esbozados posibles ‘plan B’ en caso de que Murphy haga de las suyas.

Salud, maletas, retrasos, pérdidas de vuelos, alergias, cumpleaños, vips, rivalidades… con muchos asistentes los problemas se multiplican 116

Cuando el evento es multitudinario, los problemas adquieren un carácter estadístico

El azar y las leyes de la probabilidad Claro está que es en eventos tan grandes donde la probabilidad hace de las suyas, como dice Sergio Escudero de Metacción: “si viajas una vez en avión a Londres ¿qué probabilidad tienes de que se pierda la maleta? ¿poca, una, ninguna…? y ¿si viajas mil veces? Muchísimas más. La cuestión no es si puede o no pasar, sino prever ciertamente qué temas de salud, maletas, retrasos, pérdidas de vuelos, menús, alergias, cumpleaños, vips, rivalidades, etc. ocurrirán y qué parte de la organización tiene entre sus roles ocuparse de estas personas o incluso dedicar directamente recursos organizados para ello (como una enfermería 24horas, personal en lost and found en el aeropuerto)”.

Y seguimos con las matemáticas. Sandrine Castres de MCI sostiene que cuando el evento es multitudinario es todo una cuestión de estadística. Por ejemplo, para la planificación de la comida en un congreso si tienes a 2.000 delegados inscritos, tienes que intentar saber de forma estadística si saldrán a comer a la ciudad 50… o 500. “Se hace una previsión basada en el sentido común y en la experiencia pasada con casos parecidos. Pero preverlo a ciencia cierta es imposible, ya que si hace buen tiempo la gente saldrá a comer a la ciudad, y si llueve se quedarán en el recinto”.

Tres equipos a dimensionar: el trabajo de oficina previo, los días de desplazamiento y cuando el evento ha arrancado Planificación y coordinación con proveedores, pero también de equipos internos Para abordar un evento de estas características los equipos de las agencias también se adaptan. Generalmente son eventos que se empiezan a organizar con un año vista, pero como nos señala Mónica Bravo (Abile) hay tres momentos álgidos en el que el evento da más guerra: los tres primeros meses, con un pico de un mes entre medias y por supuesto los últimos tres meses. En esos períodos la agencia refuerza la organización con más personal y va concretando los roles.

Para la CIS Gold Conference de Oriflame que trajo a Valencia a 1.500 asistentes, Eventísimo contó onsite con un staff de 180 personas, dividido en dos equipos, uno encargado de la producción técnica y otro de los servicios logísticos.

Lo mismo ocurre con los autocares y los transfers que se organizan para ir al centro de congresos. “No puedes llegar a saber si mucha gente los utilizará, si preferirán cogerse un taxi sin estar pendiente del horario del shuttle o ir dando un paseo. Puedes hacer estimaciones pero saberlo al 100% no es posible”.

Aunque tampoco hay que verlo como una apocalipsis de imprevistos e incidencias, Rafael Isún de Travel Partners nos señala que “por pasar, puede pasar de todo, pero a veces la estadística se empeña en mostrarnos lo contrario y no siempre el número de incidentes ‘fuera de guion’ va relacionado con el número de participantes. Por ejemplo, en un reciente viaje a Las Vegas con ‘solo’ 170 personas tuvimos tres urgencias médicas en cuatro días, lo que es un hecho absolutamente excepcional”.

Lo que nos señala es que al final lo que se debe hacer en eventos multitudinarios es un cambio de escala, pero no cambiar la forma de trabajar, ‘simplemente’ dimensionar recursos y procesos en consonancia con el número de asistentes: más hoteles, autocares, guías, etc. Por ejemplo, Rafael nos cuenta que “como norma en la agencia ponemos a una persona de nuestra organización por autobús o como mucho una cada dos, al margen del guía local que vaya en cada autocar, que suele ser uno por cada 50 personas”.

Dimensionando los equipos al tamaño del evento Sandrine también habla de este cambio de escala, aumentando en consonancia los equipos que se encargan del evento en la agencia y tirando de muchos freelances. Pero, ¿cómo se estructuran los departamentos de las agencias que se encargan de un evento multitudinario? Sergio de Metacción distingue la planificación de los equipos durante tres fases y módulos independientes: el trabajo de oficina previo, los días de desplazamiento de los asistentes y cuando ya está todo el mundo en destino y el evento ha arrancado. “Son tres logísticas distintas y dentro de ellas debe haber equipos de logística, los que gestionan los aéreos, los servicios de hoteles, otro de restauración, etc.”.

Travel Partners lleva una planificación casi ‘militar’ con reuniones internas y con todos los actores implicados: compañías de transporte, hoteles, venues, restaurantes y especialmente con el DMC. Particular importancia tienen los freelances en este tipo de viajes multitudinarios, ya que debes contar con ellos para hacer un equipo de colaboradores habituales que sean de tu confianza.

Por su parte, American Express Meetings & Events nos cuenta que, por ejemplo para un congreso, designan a un project leader que delega las distintas partes del congreso para que haya desde el preevento una persona encargada para cada gestión: una para las inscripciones a cargo de la secretaría técnica en sede; una para los expositores y patrocinadores y que en sede será la encargada del montaje, coordinación y desarrollo de la exposición comercial; una que llevará toda la secretaría científica (comunicaciones, envíos, libro de abstracts, ponentes, etc.); una encargada del alojamiento con sus correspondientes cupos, cancelaciones, cambios, bloqueos, ampliaciones, rooming lists... Y por último la cabeza del congreso, cuyo rol es llevar toda la logística y operativa del congreso y encargarse de que cada parte del mismo esté funcionando correctamente.

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Apuntes

Para gustos (y alergias), colores Si antes hablábamos de estadística, la ecuación se complica cuando metemos variantes como alergias, dietas, culturas y costumbres de cualquier rincón del globo. American Express Meetings & Events nos cuenta como anécdota que en uno de sus eventos, cuando se encuentran en plena vorágine de transfers del aeropuerto al hotel, uno de los asistentes se presenta al coordinador de transportes comentando que por motivos religiosos no podía viajar en vehículo motorizado. Tras unos instantes en blanco e incluso dudando de si el metro y los trenes van a motor o qué les propulsa exactamente, el participante les comenta que después de una hora determinada del día sí que puede desplazarse en vehículo de motor. Así que la solución pasó por acompañarle a una cafetería cercana donde pudo esperar hasta que llegara la hora de poder coger su traslado.

Otra cuestión que pone a prueba la capacidad de reacción del organizador es el tema de las alergias alimentarias. Por su puesto que se presta especial atención al etiquetado e información en los buffets y menús, además de controlar y revisar las peticiones de dietas especiales y reacciones alérgicas. Rafael de Travel Partners ha notado un aumento exponencial en los últimos años de participantes celíacos, intolerantes a la lactosa, vegetarianos, etc. aunque también “mucho ‘listillo’ al que no le gusta el queso, el bacalao o las acelgas y que intenta colarlo como alergia para que se le cambie el plato’”.

Consejos para sobrevivir a un evento de 1.000 personas Para la agencia Abile la clave es hacerlo simple: • Dividir el evento por partidas, de lo más importante a lo menos: vuelos, hoteles, producción audiovisual, transfers, cenas o comidas, actividades, tours, azafatas, guías, merchandising, material gráfico…

• Aliarse con la tecnología. Una web con formulario online para tramitar inscripciones y gestionar los billetes es de gran ayuda. Una web o app del evento sirven además para actualizar la información del evento, disminuyendo así las llamadas y mails solicitando información sobre detalles del evento. Y un software de gestión de eventos tipo Cvent o Starcite facilita la gestión del alojamiento.

• Para los vuelos confiar en una agencia de viajes para gestionar los regulares y usar brokers aéreos para gestionar la reserva de charters privados.

• No olvidar que mover a un grupo numeroso puede requerir permisos adicionales con ayuntamientos, policía municipal, etc. Infórmate y tenlo en cuenta para evitar sorpresas onsite.

• Todo apuntado, todo controlado. Para ello el Excel y sus tablas dinámicas sirven para gestionar los transfers según los vuelos, la rooming list, actualizar el seating de las cenas, etc.

• Definir los roles de cada una de las personas del equipo y hacer reuniones de equipo de control para asegurarse de que todo está coordinado y ajustado a timing.

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Safety first!… y para ello deberás tener en cuenta • En el momento en que conviertes el espacio de tu evento en una zona de pública concurrencia, y esto pasa cuando realizas un evento público para más de 150 personas, entra en marcha el proceso de solicitud de permisos, certificaciones, planes de seguridad, etc. Por esto, mucho más sencillo que el evento se celebre en un recinto con licencia de actividad para este tipo de eventos (palacio de congresos, ferias, convenciones, etc.) ya que los permisos los gestiona el propio venue.

• Si haces el evento en un espacio público o en un venue que habitualmente no se usa para el tipo de evento que vas a realizar (un estadio, una plaza de toros…) deberás acudir al ayuntamiento para tramitar la autorización, presentando la solicitud con los datos del evento (fechas, límites físicos del evento, fechas de montaje y desmontaje, etc.), el proyecto técnico de infraestructuras provisionales, el plan de evacuación y emergencia, el plan de riesgos laborales, un estudio del aforo, además de abonar las correspondientes tasas.

• Te tocará solicitar permisos adicionales en el caso de que necesites cortar calles, retirar mobiliario urbano, vehículos de organización que vas a estacionar o el nivel de decibelios que vayas a emitir (en esto del sonido no es lo mismo un evento para 100 que cuando se juntan 1.000 almas).

• Si además los asistentes se van a mover por la ciudad (para una carrera, una gincana…), tendrás que presentar al ayuntamiento una programación con la circulación de las personas, detallando el recorrido y el rutómetro que recoja las vías por las que se pasará, a qué hora está prevista que llegue la cabeza de carrera y el cierre de la misma.

• Para eventos en los que se circula por la vía pública, tendrás que tener en cuenta lo recogido en el Real Decreto 1428/2003, de 21 de noviembre (Reglamento General de Circulación) que recoge las condiciones para pruebas deportivas y otros eventos. Por ejemplo, en su artículo 10 detalla los servicios sanitarios que se requieren para este tipo de eventos: una ambulancia y un médico; dos médicos, dos socorristas y dos ambulancias para pruebas con más de 750 deportistas, además de añadirse como mínimo una ambulancia y un médico por cada fracción suplementaria de 1.000 participantes.

• Si tienes más de 1.000 asistentes, serán numerosas las disposiciones legales que deberás cumplir. Por ejemplo, a nivel estatal la reglamentación comprende la Ley Orgánica 1/1992, sobre Protección de la Seguridad Ciudadana, la Ley 5/2014 de Seguridad Privada y el Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas (Real Decreto 2816//1982). Por si fuera poco cada comunidad autónoma tiene su propia normativa que aplica sobre la regulación de espectáculos y actividades recreativas…

• El seguro de RC que deben suscribir los organizadores también engorda, según gana en asistentes el evento. De esta forma, para la Comunidad de Madrid y según la mencionada Orden 10494/2002 se deberá tener un seguro que cubra los daños a los espectadores, participantes, público asistente, terceras personas y a los bienes que puedan derivar de la celebración del espectáculo o la actividad recreativa y de unas cuantías mínimas de capital asegurado: ›› Aforo de hasta 50 personas: 42.071 euros. ›› Aforo de hasta 100 personas: 60.101 euros. ›› Aforo de hasta 300 personas: 120.202 euros. ›› Aforo de hasta 700 personas: 480.810 euros. ›› Aforo de hasta 1.500 personas: 721.215 euros. ›› Aforo de hasta 5.000 personas: 1.202.024euros.

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Apuntes

Gestión del transporte aéreo TEXTO

María Lapeña

Igual que para armar un puzzle debes reconocer las formas y colores que te orientarán a juntarlas correctamente, conocer los entresijos de la gestión del transporte aéreo para un evento ayuda a que esto no se convierta precisamente en eso, en un rompecabezas. Vemos cómo.

La flexibilidad total: el chárter De un lado, los criterios de decisión: número de personas, presupuesto, destino y tipo de evento (y nivel de lujo). De otro lado, las opciones: chárter o línea regular… pero no acaba aquí el planteamiento, ante el chárter: ¿gestión a través de un bróker o con la línea aérea? Y ante vuelo regular: ¿líneas aéreas, alianzas, low cost…? Y finalmente la implementación: ¿qué tipo de personalización, qué nivel de flexibilidad, qué precio? Con este cóctel se conformará el transporte aéreo, un elemento esencial del viaje, parte significativa de su coste, de la complejidad operativa, y la primera y última experiencia de nuestros queridos asistentes.

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La falta de vuelos directos o su escasa frecuencia hace que destinos como Gotemburgo, Marrakech, Jordania y, en su momento, Egipto sean sitios recurrentes de chárter. La estacionalidad, nos cuenta Raúl Muñoz (Bestours), es otro factor a la hora de plantearse fletar un vuelo: “hay destinos como Croacia o Malta que durante el periodo estival tienen bastantes opciones de vuelos que decaen en invierno. Otros, como Laponia en invierno, tienen tanta demanda que no es posible encontrar lugar para un grupo y tienes que chartear”.

Para Nieves Morán (Skyline), otro factor a tener en cuenta entre chárter o línea regular es si los pasajeros del grupo salen desde el mismo punto de origen o no por las conexiones nacionales.

En todo caso, el precio sigue mandando a la hora de elegir entre alquilar un avión o hacer uso de la línea regular, y son los incentivos, congresos o grandes convenciones médicas quienes más optan por el chárter, que no deja de representar la flexibilidad y la personalización absolutas… con un precio generalmente mayor.

También algunas líneas aéreas (si disponen de una gran flota) pueden ofrecer cambiar el avión ante la petición de un grupo, como lo recuerda Rafa Isún (Travel Partners). Por ejemplo: cambiar un avión de 200 plazas por uno de mayor capacidad para acomodar al grupo de 150 personas solicitado. Después, la línea completa con otros grupos u ofertas especiales el resto de asientos. Una opción no fácil, no frecuente, pero que puede valer la pena intentar con la compañía.

Tu check-list: qué pedirás de tu proveedor aéreo...

F lexibilidad: cambios de nombres, cancelaciones, emisiones, depósitos, posibilidad de bloquear plazas durante unos días, depósitos..

Cotización rápida Puntualidad de los vuelos Precios Trato al equipaje Posibilidad de personalización en el avión (bienvenida, reposacabezas.. ) Facilidades de check-in (mostrador específico, reserva de asiento y emisión tarjetas con antelación) Servicios como juegos, pantallas por cada asiento o tipo de catering

La personalización del chárter Ante el coste del chárter, Raúl Muñoz aconseja optimizar el equipo al máximo. ¿Ejemplos? “Personalizar asientos, catering, servilletas, y las voces del saludo“. En diferentes ocasiones, han aprovechado esta ventaja de tener un equipo en exclusiva para vincular la temática del evento al transporte, por ejemplo reproduciendo material audiovisual durante el viaje (dando pistas a los participantes de lo que pueden encontrar a su llegada).

Cada maestrillo tiene su librillo y de la misma forma, cada agencia tiene sus preferencias. Hay quienes no se han planteado trabajar con bróker, hay quienes lo prefieren y quienes lo combinan. Hay quien no se plantea las compañías low cost para un evento y quienes las consideran una alternativa más. La opinión más consensuada ha sido respecto a las alianzas. Se les achaca falta de sistemas integrados entre sus compañías, lo que puede conllevar problemas en facturación y equipaje, y falta o insuficiencia de programas especiales para meetings por lo que, en general, se prefiere trabajar con las líneas aéreas que tienen departamentos de grupos.

Se puede vincular el chárter a la temática del evento, por ejemplo reproduciendo material audiovisual durante el viaje

Sagrada flexibilidad…

Flexibilidad: “Capacidad para adaptarse con facilidad a las diversas circunstancias o para acomodar las normas a las distintas situaciones o necesidades”.

Quizás es el valor absoluto que el organizador siempre requiere a sus proveedores… y lo pide también a gritos al transporte aéreo. Es cierto que, lejos de la inflexibilidad del viaje individual, las condiciones para grupos se negocian y las líneas aéreas se adaptan mejor al organizador que en el pasado. Unas lo son más que otras en cuanto a cambios de nombres, cancelaciones, emisiones, depósitos… pero por los componentes impredecibles de un evento se sigue requiriendo mayor flexibilidad: no poner tantas pegas en caso de pedir bloquear plazas durante unos días o no ser tan duros con depósitos no reembolsables, por ejemplo.

Otro aspecto en el que se pide flexibilidad es el hecho de que algunos miembros del grupo puedan cambiar su vuelo – algo bastante probable en un grupo significativo.

Otras cuestiones fundamentales para los organizadores son una cotización rápida, la puntualidad de los vuelos, la seriedad, los precios, el trato al equipaje, las facilidades para check-in (mostrador específico y servicios como poder reservar asiento o sacar tarjetas de embarque con antelación). “A los servicios plus como juegos, pantallas por cada asiento o tipo de catering se le empieza a dar valor en vuelos largos, intercontinentales” opina Raúl Muñoz.

Paradójicamente, en un momento de revolución tecnológica y a diferencia del business travel ya muy tecnológico, parece que la tecnología todavía no es muy importante para el organizador, como por ejemplo que las compañías ofrezcan una app para informar a los pasajeros. Enrique Martínez (Aurea) nos cuenta que el organizador no tiene la seguridad de que el cliente final haga uso de la app para leer las informaciones, cambios etc., por eso para él no un servicio tan importante.

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Apunte TAG negocia con las compañías Esteban Domingo (Andrómeda Viajes) lidera un grupo de trabajo sobre transporte aéreo en la asociación de agencias independientes Travel Advisors (TAG). El objetivo es optimizar y simplificar las negociaciones de estas agencias con las líneas aéreas. Para lograrlo negocian en grupo las condiciones con las compañías. La idea: no solo obtener condiciones más beneficiosas, sino también optimizar el tiempo de trabajo. ¿Flexibilidad de las aerolíneas? Esteban está de acuerdo en que en cuanto a emisiones y devolución de plazas, las aerolíneas pueden ser duras, pero apunta a otro problema en cuanto a bloqueos. Los clientes, en su búsqueda del mejor precio, piden cotización a diferentes agencias quienes a su vez la solicitan a las compañías. Esto no solo crea un volumen de trabajo que al final no es productivo, sino que repercute en las cotizaciones que pasan las líneas aéreas y en bloquear o no plazas.

Tematizar la experiencia en el avión La animación a bordo es un componente posible de la experiencia, pero se hace todavía poco. ¿Unos ejemplos?

Juan Ignacio Collado (Imagine Events) nos cuenta un caso de un incentivo a Túnez que contó con la actuación de un monologuista.

Por su parte, Tony Roca (Aerobroker) recuerda haber diseñado para un grupo, junto a la operadora del vuelo, una experiencia cinco sentidos para los pasajeros de un Jumbo B747. Se trataba de una empresa de cosmética que quería transmitir una experiencia sensorial a bordo para los participantes del evento: se ofreció una bebida y un catering a medida de lo que el cliente quería (gusto), durante el embarque y desembarque sonaba la música que la marca eligió para la ocasión (oído), en el vuelo se distribuyó a los pasajeros una caja en la que a través de una ranura se invitaba a los pasajeros a tocar el producto (tacto), finalmente, la tripulación repartió a los pasajeros antifaces (vista) mientras distribuía la fragancia del producto (y objeto del viaje) por la cabina (olfato).

Lejos de la inflexibilidad del viaje individual las condiciones para grupos se negocian y las líneas aéreas se adaptan

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Anécdotas de un elemento lleno de imprevistos…

Diana Iglesias (Viajes Carrefour): Un avión con capacidad real para 100 personas, por normativa y el trayecto a efectuar, resultó que no era posible que hiciera la ruta cargado al 100%. Resultado: pasajeros y equipaje volando en aviones diferentes.

Juan Ignacio Collado (Imagine Events): En un chárter NYC-YYZ una tormenta paralizó todo en mitad del embarque de este vuelo. Unos pasajeros quedaron dentro del avión, otros en el finger y otros fuera mientras duró la tormenta.

Enrique Martínez (Aurea): En un chárter a Roma no se avisó a los pasajeros de que, pese a que el chárter no es tan estricto con el equipaje, llevasen un número razonable de maletas. Fue así como en Ciampino quedó a cargo de ¡las 40 maletas que no cupieron en el avión! hasta conseguir un vuelo con el que poder regresar.

Raúl Muñoz (Bestours): En el vuelo de un evento en línea regular donde solo la mitad de los pasajeros pertenecían al grupo, el resto eran pasajeros individuales, el director comercial de la multinacional del evento hizo una animación espontánea cantando y bailando. Logró que no solo se sumaran a la animación improvisada los participantes del evento, sino el resto de pasajeros.

¿Qué ofrecen las compañías?

Aerolíneas Argentinas permite reservar asientos y tener un mostrador propio para facturar. Tras la confirmación de plazas solicita un depósito y requiere el pago final un mes antes de la salida. Los nombres de los pasajeros los solicita 15 días antes del pago total.

Finnair reserva asientos, da la posibilidad de elegir el menú a bordo de forma anticipada y permite la facturación online desde 36 horas antes del vuelo. A nivel de flexibilidad, da la posibilidad de anular sin gastos hasta un 20% de las plazas contratadas y acepta cambios antes del viaje.

Iberia permite la reserva de asientos, un mostrador diferenciado y la posibilidad de facturación online (incluyendo la impresión de la etiqueta para equipajes, embarque por móvil o smart watch). Ofrece una app para el proceso de reserva, compra, facturación y viaje. Además de los destinos a los que habitualmente vuela, organizan vuelos especiales a lugares que no están en su red. “Es el caso de India, adonde hemos operado vuelos con un grupo de incentivos recientemente”, declara Consuelo Arias (Iberia).

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El fenómeno Emirates brinda atención extra a los pasajeros que vuelan en grupo con facturación anticipada y concertada, además de tramitar visados a los Emiratos Árabes. También asignan asientos y, en Madrid y Barcelona, disponen de mostradores de facturación exclusivos para grupos. La aerolínea ofrece personalización en menús y reposacabezas, anuncios de bienvenida, tripulación de cabina que habla el idioma del grupo (con coste adicional).

SkyTeam Global Meetings dispone de un programa de incentivos – una gratuidad en cualquier aerolínea miembro por cada 50 asistentes - herramientas de planificación online, respaldo promocional y logística centralizada.

A diferencia del business travel, parece que la tecnología todavía no es muy importante en eventos

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Apuntes

El bróker aéreo Como avanzábamos, cada agencia tiene sus preferencias cuando decide contratar un chárter. Hay quienes no se han planteado hacerlo a través de un bróker, hay quienes lo prefieren ante la aerolínea y la mayoría combina. Juan Ignacio Collado lo tiene claro: prefiere chartear a través de un bróker porque ofrece mayores posibilidades, además un bróker te puede vender patas, mientras que con la línea regular te “comes” el avión entero.

Gerardo Manzano (Europair) destaca como ventaja del bróker la imparcialidad que provoca una mejor adaptación a los requerimientos. “El conocimiento de múltiples opciones que maneja un bróker profesional hace que su participación garantice el éxito del evento en lo relativo al transporte”.

Otro proveedor, Tony Roca (Aerobroker), nos explica: “tras recibir una solicitud de cotización, se asigna un gestor a esa petición y es siempre la misma persona con la que el organizador trabaja”. Sus servicios incluyen el acompañamiento en la operativa, tanto en origen como en destino, para asegurar al cliente que lo contratado está a su disposición en las mismas condiciones.

Las low cost llegan a los eventos Tras unos primeros años de vergüenza, las compañías low cost están más que infiltradas en viajes corporativos. Ha contribuido a ello por un lado la crisis, que ha endurecido las políticas de viajes, por otro se ha sumado el hecho de que estas aerolíneas han implementado servicios para clientes de negocios y, además, que la imagen de estas empresas ya no se asocia tanto a la baja calidad, sino a la optimización de recursos.

No obstante, algunos organizadores se muestran todavía reticentes a trabajar con ellas para eventos ante el miedo de que estas compañías no puedan afrontar un problema de la mejor manera y no den una solución rápida. Diana Iglesias (Viajes Carrefour) ha realizado eventos pequeños con compañías low cost, pero según ella los horarios son incómodos, hay poca frecuencia y le da miedo la capacidad de respuesta de este tipo de compañías ante un posible problema.

Para Aurea y Bestours estas compañías han mejorado mucho y para algunos eventos funcionan muy bien – aunque ambos puntualizan que “hay low cost y low cost”-.

También coinciden en que depende del target y de la empresa; entre los ejecutivos más jóvenes, las compañías low cost están más aceptadas e incluso ellos mismos las solicitan al organizador. Obviamente, el low cost está más aceptado en los eventos internos que en incentivos donde el mensaje de “te quiero cuidar” sigue sin casar muy bien con la imagen de control extremo de costes del low cost.

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Informe de aviación ejecutiva 2015 Según el informe elaborado por Gebta España y Europair sobre aviación ejecutiva –uso de un avión de forma privada por parte una empresa cuya programación determina la empresa según sus necesidades- este tipo de aviación presenta un potencial para crecer en España donde solo un 4% de los vuelos son de aviación ejecutiva, frente al casi 12% de Francia o 7% del Reino Unido. El informe considera que el crecimiento puede estar en torno al 10%.

Según Gerardo Manzano (CEO de Europair y consejero de GEBTA), la principal causa es el desconocimiento de este tipo de transporte. “Se identifica, equivocadamente, más con el lujo y el glamour que con la eficiencia, el rendimiento y la productividad que buscan los usuarios de este tipo de solución. Además, existe una infundada idea de que este servicio ofrece precios desorbitados, pero rara vez se evalúan las ventajas y en una comparativa justa se deberían incluir los llamados ‘costes ocultos’.”

La empresa trabaja en mostrar las ventajas de este modelo y desmitificar el concepto de precio inalcanzable, además de haber elaborado con GEBTA un estudio al respecto.

Entre los ejecutivos más jóvenes las compañías low cost están más aceptadas

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Seis consejos a la hora de gestionar el transporte aéreo Fundamental trabajar con compañías que sepas ofrecen calidad y fiabilidad, que tengan una buena operativa de grupos Diana Iglesias (Viajes Carrefour)

todas las opciones y condiciones “ Nonegociardescartardesde nadael principioa priori,lasmirar

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Juan Ignacio Collado (Imagine Events)

Hay que asesorar al cliente (por mucho que venga con la lección aprendida a través de Internet) de lo más conveniente Nieves Morán (Skyline)

Antes de proponer un destino a un cliente asegurarse de que hay transporte. Parece obvio, pero después aparecen los problemas Enrique Martínez (Aurea)

Ojo a la tarificación (mirar qué está incluido y qué no, cuidado con las sorpresas de las tasas aéreas) y si charteas optimiza al máximo el equipo Raúl Muñoz (Bestours)

No ponerse limites, dejar ,volar , la imaginación para diseñar un evento realmente a medida de nuestros deseos; sin limitaciones causadas por la oferta de transporte estándar Gerardo Manzano (Europair)

No solo te llevan a eventos, te organizan uno exclusivo Coincidiendo con su décimo cumpleaños Qatar Airways organizó en Madrid un evento para sus clientes más fieles, los miembros con tarjeta de viajero frecuente Platinum.

Los asistentes al evento tuvieron el privilegio de ser los primeros de España en conducir los lujosos coches BMW de las Series 6 y 7 en una ruta de 50km. Además, pudieron disfrutar de una clase maestra de cocina asiática, impartida por la chef Pilar Latorre y de una comida gourmet.

Compañía y agencia van de la mano Emirates y MCI firman un acuerdo de dos años. La aerolínea, que conecta España con más de 147 destinos, quiere construir una marca potente en el sector MICE y ofrecer un mejor servicio.

NoV/DIC.2015

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EVENT INTELLIGENCE

¡A dormir, se ha dicho…!

TEXTO

María Lapeña

Ya lo dijo Woody Allen: “Hay que trabajar ocho horas y dormir ocho horas, pero no las mismas”.

Y como organizador, mejor evitar la somnolencia en tus eventos para que esas ocho horas no coincidan. El ritmo trepidante de un evento, un vuelo largo, la ausencia de la cama y almohada habituales, un entorno desconocido o simplemente la incapacidad de relajarse y conciliar el sueño, tiene consecuencias muy claras durante el día: aumento de estrés y ansiedad, cambios de humor, actitud pesimista o irritabilidad, adormecimiento… ¿Quizás nuestro sector, que exige mucha creatividad y concentración a los asistentes, pero les deja dormir cinco horas, tiene que repensar sus horarios?

¿Por qué dormimos?

Ese tiempo, teóricamente un tercio de nuestra vida (aunque en las últimas décadas ha decaído en todo el mundo), que pasamos con los párpados cerrados y como ‘desconectados’, lejos de ser una actividad pasiva, son horas en que el cerebro no deja de trabajar: se elevan los umbrales sensoriales para desvincularnos del entorno y se cumplen funciones reparadoras para nuestro organismo como ayudarnos a la recuperación de energía, la termorregulación o la consolidación del aprendizaje y la memoria. ¿Sabías que el sueño causa efectos tan positivos como incrementar la creatividad, ayudar a adelgazar, mejorar la memoria o proteger el corazón? ¿Y que la falta de éste puede favorecer la diabetes o el aumento de peso?

Beneficios del sueño Si estás en el equipo creativo de un evento te interesará saber que uno de los beneficios del sueño es una mayor creatividad. Según la Fundación Española del Corazón, cuando el cerebro está descansado y la producción de hormonas es equilibrada, nuestra memoria funciona de manera más eficiente y esto se traduce en un aumento de la imaginación.

El famoso “think out of the box” del cual te hinchas en los eslóganes del evento, empieza… con noches como ‘Dios manda’.

Dormir también fortalece las conexiones neuronales. Durante la fase REM del sueño, el hipocampo, área que presenta la memoria episódica relacionada con la orientación espacial, se restaura, y ello ayuda a transformar la memoria a corto plazo en memoria a largo plazo. Dicen que una noche sin dormir reduce la capacidad de asimilar conocimientos en casi un 40%. En palabras llanas: los mensajes que transmites durante el día en tu evento permanecerán en la gente solo si pueden dormir bien. Así que, si tu evento incluye formación, deja que los asistentes se vayan a dormir pronto.

Más beneficios de dormir, o más inconvenientes de no hacerlo, especialmente útiles para eventos… Cuando duermes, el cuerpo se relaja y

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Una noche sin dormir reduce la capacidad de asimilar conocimientos en un 40% el organismo produce más melanina y serotonina, hormonas que contrarrestan los efectos de las hormonas del estrés (adrenalina y cortisol). Por el contrario, la falta de sueño hace que estas dos últimas aumenten su producción, de ahí el sentimiento de tristeza.

En fin, para no tener asistentes tristes o estresados, permíteles dormir de verdad.

Y simplemente para la salud de tus asistentes tienes que dejarles descansar. El sueño mejora el sistema inmunológico: una investigación de la Universidad Carnegie Mellon concluyó que las personas que duermen menos de siete horas al día tienen tres veces más posibilidades de resfriarse. Según otro estudio, de la Universidad de Chicago, la falta de sueño hace que los adipocitos liberen menos leptina (hormona supresora del apetito); y el insomnio provoca que el estómago libere más grelina (hormona del apetito) de ahí que la falta de sueño favorezca la obesidad. Finalmente el corazón: según una publicación en el European Heart

Journal, el insomnio aumenta la tensión arterial y la frecuencia cardíaca.

Dormir de noche… ¿y de día?

Si bien todos los organizadores se encuentran ante la presión de llenar la agenda, la moda wellness empieza a generar programas un poco más ligeros, cenas de gala que no acaban a las dos de la madrugada de trabajo a las ocho en punto. Y si quieres ser rompedor, pon una zona de siesta en tu evento. La conferencia de la National Auto Dealers Association 2015 incluyó una zona relax con cuatro “pods” (estas pequeñas estaciones donde uno puede dormir, y que se ven en aeropuertos, y quizás mañana en tus eventos).

En fin, sabemos que no tendrás mañana el horario de siesta oficial en tu convención pero, por favor, cuida un poco más a tus asistentes, están cansados…

El doctor del sueño nos cuenta…

Hablamos con el Dr. Eduard Estivill, pediatra y neurofisiólogo, gran experto en sueño, director de la Clínica del Sueño del Instituto Universitario Dexeus de Barcelona sobre lo que implican las agendas apretadas en eventos.

En eventos o viajes de incentivos los

¿Qué tiempo es recomendable

¿Siesta sí o no? ¿Sería recomendable

programas son muy comprimidos con

entre la finalización de una

en ferias, eventos… contar con una

muchas actividades… y es bastante común

jornada con actividades y la

sala de relajación?

Es una idea excelente. Una desconexión de 30 minutos es muy recomendable, y es cuando deberíamos hacer una siesta de 20 minutos. El cerebro humano tiene dos momentos en las 24 horas que necesita dormir. Se ha demostrado que después de unas ocho horas de habernos despertado el cerebro tiene una pequeña necesidad de siesta. Esta debe ser corta y siempre como complemento de las ocho horas de sueño, pero nunca como sustitutivo. En muchas empresas, los directivos ya lo hacen.

dormir poco.

¿Cómo afecta esta falta de

sueño?

El sueño es un taller de reparación y restauración. Si dormimos poco, o entrecortado, no realizamos todas las reparaciones esenciales para estar bien al día siguiente. Lo más habitual después de dormir poco o mal, es tener somnolencia, falta de concentración, irritabilidad, mal humor… y sobretodo se ve afectado nuestro rendimiento intelectual y físico.

Es una idea excelente contar con salas de relajación en ferias y eventos

siguiente?

A lgunos estudios afirman que es más sencillo aprender algo si, tras memorizarlo, hemos dormido las horas suficientes…

Exacto. Todo lo que aprendemos durante el día lo sintetizamos, resumimos y memorizamos mientras dormimos, concretamente en la fase rem, que aparece sobretodo en la segunda mitad de la noche. Por esto es bueno dormir al menos 7-8 horas. También es básico desconectar de toda actividad laboral, tanto física como intelectual, al menos dos horas antes de acostarse. Apagar móviles y desconectarse de las redes sociales es fundamental; la luz que producen estas tecnologías puede retrasar el inicio del sueño porque inhibe la formación de la melatonina, la sustancia que nuestro cerebro precisa para dormirse.

Nap, kip o siesta Parte de la tradición de algunos países y estudio de otros muchos… Incluso Japón ha investigado los beneficios de la siesta. Ya en los 90, científicos de la NASA comprobaron que quienes hacen la siesta tienen mejor rendimiento y capacidad de reacción. Coinciden los expertos en que esta no debe superar los 20/30 minutos. Mejora el rendimiento y estado de ánimo, acelera la consolidación de la memoria a largo plazo, evita problemas cardiovasculares y sirve como terapia anti estrés, pero ¡ojo! pasarse de la cuenta con el tiempo hará despertar aturdido y sin las pilas recargadas.

Y un mito: la siesta no recupera el tiempo perdido de sueño.

Ingerir cafeína antes de la siesta hará que te despiertes menos adormilado y mejorará tu desempeño

¿A lgún alimento a evitar en el catering para que el sueño sea mejor?

Las proteínas son activadoras y por tanto recomendables para desayuno y comida. La pasta, las verduras y, sobretodo, las ensaladas y derivados lácteos son muy recomendables para la cena. La fruta siempre entre horas y nunca antes de ir a dormir porque se elimina lentamente.

Cafeína en el desayuno para que tus asistentes no se duerman Seguro que conoces a alguien, o quizás tú mismo, que se levanta con ‘un humor de perros’. Eso viene provocado por la inercia del sueño, ese momento en el que las destrezas motoras están todavía reducidas y afectan a las capacidades más simples.

Lo normal es que dure de 20 a 35 minutos y felizmente hay remedios para acelerar este proceso: la luz natural, una ducha fría, la música y un desayuno con estimulantes como el café. El welcome coffee podría ser tu mejor aliado…

La adenosina es un neurotransmisor inhibitorio que actúa como factor de inducción al sueño. Se acumula en el cerebro durante las horas que estamos despiertos para luego liberarse y disminuir los estados de excitación y provocar el sueño. Al actuar la cafeína como bloqueador de adenosina actúa como estimulante del sistema nervioso central.

Y un dato curioso sobre la cafeína: por raro que parezca, ingerirla antes de ir a dormir una siesta hará que te despiertes menos adormilado. Esto se debe a que, pese a ser un estimulante, tarda unos 45 minutos en ser absorbida.

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ostenibilidad Las certificaciones: algo más que un papel TEXTO

Cristina Muñoz Soro

Los responsables corporativos de eventos lo dijeron en el pasado Event & Congress Managers Sustainability Forum 2015: que un proveedor tenga certificada su sostenibilidad empieza a pesar a la hora de la selección. Incorporar en las propuestas de destinos, venues, y proveedores que trabajan con criterios de sostenibilidad puede ser diferencial.

Recientemente PortAventura anunciaba que obligará a sus proveedores a asumir una serie de compromisos de sostenibilidad con especial incidencia en la gestión medio ambiental y la política de recursos humanos. Para ser proveedor homologado, se deberán firmar formularios sociales, medioambientales e incluso un código ético, además de presentar documentación referente a su gestión financiera, de personal o de calidad ambiental en otros.

No son los únicos. En el imparable proceso hacia una gestión y producción más sostenible, la cadena de suministro es un punto de inflexión, puesto que no sirve de nada que seas muy sostenible si tus proveedores no lo son. En este sentido, la certificación cobra una especial relevancia: cada vez más agencias y eventos han obtenido certificaciones. Te traemos algunos.

Cada vez más agencias y eventos han obtenido certificaciones ACCIONA participa en la difusión de la iniciativa de un millón de compromisos por el clima impulsada por el Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente. El objetivo es presentar en la COP21 de París el compromiso de todas las acciones individuales y colectivas que influyen en el clima para mostrar la urgencia de una reducción de emisiones suficientemente ambiciosa que evite los peores impactos ecológicos, económicos y sociales del cambio climático. Comienza dando ejemplo con su pasada Junta de Accionistas, organizando un evento neutro en carbono.

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Roche IT, el evento sostenible de Quum para Roche Quum obtuvo la primera certificación Eventsost Advanced para un evento dirigido al personal interno de Roche IT que se realiza anualmente en Madrid. Se estructura en cuatro ejes: incentivos, trabajo, team building y fiesta final.

La agencia demostró la posibilidad de producir eventos más sostenibles gracias a la gestión de residuos: consumo sostenible de materiales; sostenibilidad aplicada a catering y restauración; movilidad y transporte sostenible; optimización del consumo de agua; evaluación y selección de espacios más sostenibles; comunicación de la sostenibilidad del evento a partes interesadas; eficiencia energética, cálculo de la huella de carbono; selección de alojamientos y restauración más sostenibles; fomento del impacto económico positivo del evento; accesibilidad y organización de sus operaciones.

Lo explica Raúl Valiente, director de producción de Quum: “Se ha logrado este certificado gracias a la utilización de tecnología led. Además muchas de las estructuras eran reutilizables. Adicionalmente se ha realizado una separación de todos los materiales: plásticos, envases, etc. y de los residuos para su consiguiente reciclado. El agua era embotellada en vidrio y hemos logrado reducir la huella de carbono con la utilización de los autobuses para los transfers en vez de vehículos de menos plazas y el consumo eléctrico que se ha generado”.

Por otra parte, tan importante como reducir las emisiones es compensar las que son inevitables. En este evento, Roche IT compensó 2.860 toneladas de CO2 a través del proyecto Conservación de la Amazonía en Madre de Dios en Perú.

DCode 2015, el festival español de música más sostenible hoy por hoy Los grandes eventos musicales llevan ya unos años contando con criterios sostenibles. Es el caso de DCode que de nuevo ha realizado el programa “Ecode by Ecovidrio” a través del que se pretende compatibilizar ocio, música y medio ambiente a través de un evento sostenible. Disfrutar de las mejores bandas será compatible con el reciclaje de residuos, la limpieza del césped del recinto o sensibilizar al público en valores sostenibles. Con estas y otras medidas los organizadores de Dcode (Live Nation, Planet Event y Soluciones Creativas) están consiguiendo posicionarse como uno de los festivales de referencia en materia de sostenibilidad. Hasta el punto que ha recibido el pasado 28 de octubre el Premio FEST al festival más sostenible de 2015, que vienen a ser los ‘Oscars’ de los eventos musicales y que promueve la APM, que integra a las principales empresas productoras de eventos musicales del país. Alberto Gómez, de Ephymera y Cesar Andion, responsable de marketing de Live Nation España recogieron el premio en la gala en el Guggenheim de Bilbao.

AccorHotels, patrocinador oficial de la Conferencia Internacional sobre el Clima (COP 21) que tendrá lugar el 11 de diciembre en París, compensará la huella de carbono de todas las noches de hotel en Ile de France durante la conferencia y formará a 200 jóvenes en inglés y en el welcome, para el evento.

Esta iniciativa, que permitirá apoyar un proyecto de reforestación en Perú, se inscribe en el programa Plant for the Planet iniciado por el Grupo en 2009.

Además, el grupo hotelero apoya el proyecto artístico One Heart One Tree que tiene como objetivo crear bosques de luz en los monumentos de Paris durante la conferencia. Gracias a una aplicación para smartphone y tableta, los usuarios podrán crear virtualmente un árbol a partir de un sensor que recoge los latidos de su corazón y lo verán crecer sobre la Torre Eiffel. Cada árbol se plantará realmente en programas de reforestación en el mundo.

Meliá Hotels International, aliado estratégico de UNICEF desde 2010, ha anunciado su adhesión a la iniciativa impulsada por su comité español para alcanzar un pacto de estado que asegure los derechos de la infancia en nuestro país. La compañía divulgará esta iniciativa entre sus principales grupos de interés para sumar el máximo de apoyos a la iniciativa.

OPCE Cantabria celebró un evento de formación en torno a las nuevas tendencias en eventos sostenibles. Una veintena de profesionales participaron en esta jornada celebrada en el enclave Pronillo en Santander que estuvo a cargo de Alberto Gómez, consultor de Ephymera.

PortAventura consolida su RSC con dos eventos solidarios. Primero, la séptima edición de Fent Amics amb Down Catalunya que tuvo lugar el pasado 3 de octubre y congregó a 5.000 personas que disfrutaron de una jornada llena de actividades. Parte del precio de las entradas al parque se destinaron a la entidad sin ánimo de lucro. Ese día, el Gran Teatro Imperial contó con diferentes actuaciones de la mano del grupo de bailes Down Wapacha Team. A este evento le siguió la quinta cena solidaria el 8 de octubre contra el Alzheimer, en el centro de convenciones del parque, congregando a más de 1.000 personas y consiguiendo una recaudación de 71.250€.

La Red Iberoamericana para la Sustentabilidad en los Eventos, RE-INSPIRA, fue protagonista en el programa de conferencias y talleres en el Primer Congreso Internacional de Eventos Sostenibles, celebrado durante los días 6 y 7 de octubre en Quito (Ecuador), en el que intervinieron dos de sus fundadores, Alberto Gómez, director de Ephymera Sostenibilidad (España), y Jesús Aparicio, director de Eventia (México).

Desde el nacimiento de la plataforma de certificación Eventsost en mayo de 2014, la primera que ha nacido específicamente para la evaluación y certificación de la sostenibilidad en el sector de eventos español, han sido muchos los que han sometido sus empresas y trabajo al proceso de evaluación obteniendo la certificación. Las agencias Sörensen, Staff, Quum, MacGuffin, EDT Eventos, Eventisimo y SCP; los proveedores y recursos para eventos ofrecidos por JMT Ambiplan, Meridiana Azafatas, Ekomon, Servis Complet, Entry By Secretec; eventos como los Premios Nacionales de Marketing2014, Beer Runners Madrid 2015, Roche IT, DCode; medios y escuelas como Grupo eventoplus o ESODE e incluso asociaciones como el Club para la Excelencia en Eventos y AEVEA. Son varias las agencias y empresas del sector que en la actualidad están en proceso de implantación y certificación del sistema de gestión de la sostenibilidad en eventos de Eventsost, como Barceló Congresos, Az Catering (Grupo Azafrán), Unit Elements, Sauver, Green Meetings (en Chile) y Eventia (en México).

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PUNTO DE VISTA

TEXTO

See no diesel

Estefanía Torres Fernández - estefania.torres88@gmail.com

Mucha gente lo está hablando… cómo ha podido Volkswage meter la pata instalando en más de 11 millones de coches de diésel en todo el mundo un software que engaña de su emisión de CO2. Apodado como el “diesel dupe”, estoy preguntándome, como con la mitad de la población del mundo: “¿por qué?”…“¿Qué otras marcas lo habrán hecho también?” Estas últimas semanas, soy consciente de que cada vez que estoy tomando un café en una terraza, estoy contando cuántos Volkswagen van pasando por las calles, cómo pueden sus conductores pasear sus máquinas de polución por nuestras calles… ¿Estamos entrando en la época en la que programamos las máquinas que creamos para que engañen de forma inteligente?

Mientras que VW se ocupa junto con las autoridades de reservar 6.5 mil millones de euros para cubrir los costes de compensaciones, multas, jurídicas y acciones de relaciones públicas, parece que sus actividades cara-a-cara siguen con pocas interrupciones. ¿Es adecuado seguir con estas acciones? ¿Qué experiencias creen que van a transmitir? En Nueva York se lanzó recientemente su nuevo modelo de Passat en medio del escándalo. Al parecer, el autor que fue invitado se sentía superincómodo. No había aire de alegría ni de celebración. El lugar estaba medio vacío aunque todo el programa del evento estaba preparado para celebrarse como si fuera normal, hasta los detalles de las azafatas en fila dando la bienvenida, un escenario de espectáculo, las pantallas de tuits… y un discurso por parte del CEO de la compañía en Norteamérica con una disculpa incluida, además de un concier-

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to de uno de mis favoritos, el legendario ¡Lenny Kravitz! ¿Piensan realmente que el cara-a-cara es tan omnipotente?

Según el experto de marketing Seth Godin, nadie va a un evento por casualidad. Cuando alguien está es porque lo ha decidido, además de tener su atención disponible para el evento…y considera el estar en él como un privilegio.

Dado que todo el mundo tiene menos tiempo y más opciones para elegir los eventos a los que asiste, tenemos que volver los ojos al corazón, ir de lo cerebral a lo emocional, obligando a la gente a desafiar su pensamiento además de dar un entorno en el que estarán abiertos a relacionarse con los otros. Es importante entregar una buena experiencia con contenido para que los asistentes tengan tema de conversación entre ellos y para compartir con sus compañeros.

Los eventos innovadores de hoy tienen un punto en común: la participación de los asistentes. El poder de permanencia de una experiencia en un evento casi siempre es inversamente proporcional al número de personas con quienes interactúa. Se organizan de manera más selectiva en cuanto a asistentes además de que tengan perfiles diversos y participen en actividades juntos.

A lo mejor, VW debe considerar que hoy en día, con sus manos llenas de problemas por resolver, tendría que pensar en hacer sus eventos de manera diferente: involucrar a sus invitados en el contenido del evento, ganar su simpatía y una comunidad de influencers interesados en ayudarles a afrontar sus retos y que sean su voz para volver a ganar la confianza del mercado. Ya no es un show para mostrar el poder de sus máquinas con azafatas guapas incluidas. Algún día, quienes tengan un VW podrán sacar su coche a la calle sin vergüenza.

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