APUNTES
Consejos para una buena gestión de azafatas
Algunas anécdotas… Mujeres maravillas. Patty Milán de Grupo Pacífico recuerda haber visto azafatas con talentos insospechados, desde azafatas que en un arranque de profesionalidad y de responsabilidad se atrevían a dar una ponencia (estudiante universitaria) ante la falta de un orador, hasta azafatas que cogían un destornillador y arreglaban una impresora, o tener entre las azafatas una que hablaba chino y servía de traductor en un congreso internacional. Elocuentes al 100%. Rocío González Megías de Events Privilege recuerda que justo antes de una actividad de motos acuáticas en un incentivo, una azafata muy dispuesta se dirigió a una mujer indicándole que en el “estado de embarazada” en el cual estaba no podía realizar la actividad. Pero la mujer no estaba embarazada. La azafata quería desaparecer, pero la invitada muy amable le dijo que había tenido un bebe hacía ocho meses, a lo que la azafata respondió: “claro… yo te había visto cara de madre”. De azafata a ayudante de cirujano. Miguel Artero López de Salesland nos cuenta: En un congreso médico, un cirujano practicaba la disección de un mamífero delante de un grupo de colegas cuando su ayudante sufrió una indisposición que le obligó retirarse. El cirujano pidió a la azafata que se encontraba en la sala que le ayudase. Desde entonces, la azafata no come carne de cerdo y no acepta trabajos para congresos médicos. ¿Conoces la cara de David Cronenberg? En el festival de Sitges, una azafata estaba a cargo de la salita en la cual se entregaban las invitaciones de última hora… y por supuesto, vigilar que los muchos listos que querían ganarse una invitación no se salieran con la suya. Llega un hombre solo, que le pregunta en inglés si puede fumar en dicha sala para estar tranquilo. “De acuerdo, pero no esperes que te de una invitación”. El pobre hombre asentó. Luego llegó una persona de la organización que le dijo: “Señor Cronenberg, ¿vamos?”. Cronenberg era el presidente del jurado aquel año. Uuups… Azafata de FashionModelBCN
Azafats coordinadas por Salesland
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mayo - junio 2009
eventos magazine
Gestionar un equipo humano implica anticiparse a cualquier error o necesidad que puedan surgir, muchas veces con apenas segundos para solucionarlos. Por esto hemos recopilado algunas recomendaciones de diferentes agencias: • Tener sinceridad y transparencia en el trato con todas las azafatas. (Innova Azafatas y Eventos) • Buscar azafatas proactivas: con esto consigues un personal que resuelve cualquier problema antes de serlo. (Infoair comunicación) • Contratar azafatas de confianza para que realicen cualquier servicio de forma relajada y adecuada. (Infoair comunicación) • Asegurar que todos sigan el protocolo, para evitar errores. (Infoair comunicación) • Conocer a las azafatas personalmente y con detalle, y crear un grupo fijo de azafatas seleccionadas. (Fashion Model BCN) • Disponer de suficientes sustitutas preparadas para el caso en que se tenga que realizar una sustitución. (Fashion Model BCN) • Realizar un seguimiento de las azafatas en el lugar de trabajo. (Fashion Model BCN) • Motivar al equipo animándolos a lo largo del día y destacando el buen desempeño de su tarea. (Grupo Pacífico, agencia de eventos y congresos) • Para un congreso, asegurar que estén al día con las nuevas tecnologías, desde saber conectar un ordenador al Wi-Fi hasta encender un proyector. (Grupo Pacífico) Además, obviamente, es esencial pasar algo de tiempo antes del evento para un buen brief, explicando a las azafatas el tipo de evento, el tipo de asistentes, el programa, la imagen a transmitir, la ubicación de los elementos principales del evento… Son 20 minutos bien invertidos.
Adaptación de la petición del cliente al brief y al equipo humano La primera preocupación de la agencia de azafatas es recabar toda la información posible sobre la necesidad del cliente, “tanto implícita -características propias del servicio-, como tácita -los pequeños detalles que vamos captando en conversaciones previas al evento o por experiencias anteriores-”, relata Daniel Peinado. El siguiente paso es realizar el casting para reunir el personal apropiado. Por norma general, explica Esther Buján de Talismán, “realizamos un casting previo y elegimos el vestuario adecuado según necesidades del cliente (traje de gala, ropa informal, uniforme…)”. Al personal seleccionado y a través de un pequeño briefing, se le hace saber todo lo necesario para que realice su labor acorde con el evento. “Explicamos qué quiere el cliente y cómo quiere desarrollar el trabajo. Especificamos horas, detallamos puestos de trabajo y probamos uniformes. Quedamos con el personal media hora antes del día del inicio y entregamos emisoras o móviles, según petición del cliente”, remata Irene Rotger Alzina.
Azafatas y azafato de Talismán