Upoštevati moramo vsak element organizacije, najpomembnejši pa so naslednji: strokovni program, promocijska in trženjska strategija ter osnutek družabnega programa. Lahko se zanašamo na izkušnje in znana dejstva s prejšnjih kongresnih prireditev, kar je bilo do sedaj tudi dobro vodilo pri pripravi kandidatur.
Stroški kongresa Stroškovnik sestavljajo prihodki in odhodki. Odhodke delimo na stalne in spremenljive stroške. Stalne moramo poravnati ne glede na to, koliko udeležencev je registriranih, in sicer: najem kongresnih prostorov, opreme in osebja, stroški organizacije, tiskano in promocijsko gradivo, stroški vabljenih predavateljev, dekoracija in nepredvideni stroški. Spremenljivi stroški se – kot pove že samo ime – spreminjajo glede na število udeležencev. Gre za storitve, namenjene posameznemu udeležencu, kot sta prehrana in gradivo.
Prihodki kongresa Na drugi strani imamo prihodke, ki jih dobimo iz naslova komercialnih razstav, ki so vse pogostejše in vedno bolj priljubljene spremljevalke kongresa. Zelo pomemben vir
PCO Multipurpose centre with halls ranging from 20 to 2,000 seats
prihodka so tudi pokrovitelji oziroma darovalci, pri čemer pomembnejša podjetja namenijo del sredstev za kritje stroškov organizacije in izvedbe kongresa. Kotizacija je največji vir prihodka na kongresih ali konferencah in jo je treba dobro predvideti in oceniti. To storimo na podlagi dobro pripravljenega stroškovnika, v katerem so zajeti vsi stroški in prihodki kongresa. Kotizacija je cena udeležbe na kongresu ali srečanjih; lahko se spreminja ter je odvisna od vrste sodelovanja, npr. vrste članstva (ali je udeleženec član mednarodnega združenja ali ni), datuma prijave (zgodnja, normalna in pozna registracija), poznamo tudi dnevne kotizacije. Skrbno pripravljen stroškovnik je lahko včasih težka naloga, če načrtujemo kongres nekaj let vnaprej, zato je treba pri izračunu tako stalnih kot spremenljivih stroškov upoštevati pravo stopnjo inflacije. Uspeh ali polom kongresa je zelo odvisen od pravilno zastavljenega stroškovnika. Dušica Todorovič Cankarjev dom, kulturni in kongresni center dusica.todorovic@cd-cc.si www.cd-cc.si
TRADITION, EXPERTISE AND PERSONAL APPROACH TRY US!
Member of ICCA and IAPCO
Cankarjev dom Cultural and Congress Centre Prešernova cesta 10, 1000 Ljubljana, Slovenia T +386 1 24 17 122 F +386 1 24 17 296 E congress@cd-cc.si W www.cd-cc.si/congress
49