VOL. 1 DOCUMENTOS ACADÉMICOS
• MAR 2019
CÓMO ESCRIBIR UN CORREO ELECTRÓNICO ACADÉMICO? ¿
Valentina Sanguinetti NÚCLEO DE FORMACIÓN GENERAL
Correos electrónicos/ emails Los correos electrónicos son una herramienta de comunicación rápida, cómoda, de gran alcance y de respuesta inmediata, por lo que son ampliamente usados en diferentes ámbitos de la vida. Uno de ellos es el ámbito académico. Como es un medio escrito solo se trasmiten palabras, no se ven los gestos, ni los tonos de voz que muestran emociones y actitudes, por lo que debes cuidar tu lenguaje para no generar malos entendidos. Cuando escribes un correo académico usa siempre tu correo institucional. Sé breve y concreto. Recuerda que los correos académicos cumplen un uso funcional (tienen un propósito). Los errores (gramaticales, ortográficos y de información) en los correos electrónicos dejan una mala imagen del emisor, provocan rechazo y pérdida de credibilidad.
¿Cómo escribir un correo electrónico académico? FACULTAD DE ESTUDIOS INTERDISCIPLINARIOS
Antes de mandar un correo un Pregúntate ¿Qué quieres escribir? El contenido de un correo académico debe ajustarse a las necesidades comunicativas: -Si solamente quieres escribir una información breve o la respuesta a un interrogante planteada escribe un correo informal con un registro de lengua culto. -Si quieres escribir un correo con intención de convencer o de informar sobre una situación, que requiere mayor atención es importante que te apegues a la norma formal. Pregúntate ¿a quién envías el mensaje? No es igual escribir a un compañero que a un profesor o a una autoridad académica. Refiérete a él siempre de manera culta, y varía según la situación el uso de la norma formal o informal. Recuerda que cuando escribes un correo con norma formal usas las mismas formas que en una carta, es decir, incluyes la dirección interna además del vocativo.
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PARTES DE UN CORREO ELECTRÓNICO ACADÉMICO
Ejemplo de correo académico informal:
Asunto El “Asunto” es un título temático y debe resumir la información del correo.
Estimados profesor: Encabezado del correo En un correo formal se incluye también la dirección interna, que no debe confundirse con el vocativo. Dirección interna: Son los datos del receptor. Por ejemplo: Sr. nombre cargo Medicina Veterinaria Escuela de Medicina Veterinaria Facultad de Ciencias Sede Santiago Vocativo: Es el nombre o cargo del receptor y va seguido de dos puntos o de una coma. Por ejemplo: - Estimada Directora: - Señora Claudia Winther:
Norma culta informal:
Norma culta formal:
Asunto: Solicitud aplazar evaluación Asunto: Solicitud de cursar asignatura Estimado Profesor: Se incluye la dirección interna del mensaje: Sr. Heber Leal Coordinador Núcleo de Formación General Facultad de Estudios Interdisciplinarios Universidad Mayor
Mi nombre es Juan Pablo y estoy en su sección 3 del curso Comunicación Eficaz. Soy el delegado de la carrera de Derecho. En la clase del viernes 24 de marzo usted informó sobre algunos textos complementarios que podría enviarnos si es que se lo pedíamos. Quisiera pedirle que, por favor, me los envié y yo los dejaré en la fotocopiadora para que puedan tener acceso mis compañeros. Saludos cordiales,
Juan Pablo Estudiante de primer año Escuela de Derecho
Vocativo
Introducción
Desarrollo
Cierre
Despedida
Emisor
Estimado Coordinador:
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PARTES DE UN CORREO ELECTRÓNICO ACADÉMICO
Tips
Cuerpo del correo Un correo es un texto funcional por lo que el mensaje debe ser escrito de manera breve y precisada, es decir, usa oraciones cortas y párrafos breves para que el lector comprenda mejor el contenido. Una forma correcta es redactar tres párrafos siguiendo la siguiente estructura:
• En los correos académicos nunca debes usar un registro inculto.
- Introducción En las primeras líneas debe estar anunciado el objetivo y el tema a tratar. Una buena manera de comenzar es presentarse y explicar la situación que da origen al correo. Si el correo es parte de una cadena de correos, se puede prescindir de la introducción.
• Es importante que con tus palabras respetes la jerarquía académica.
- Desarrollo En el segundo párrafo, que puede ser el más extenso, se entregan argumentos para convencer al destinatario o los datos que se necesitan informar. - Conclusión El último párrafo debe resumir brevemente lo expuesto y repetir el objetivo del correo. Nuevamente se puede prescindir de esta parte si pertenece a una cadena de correos. Cierre o despedida En la despedida se saluda al receptor y se termina la oración con una coma. Normalmente se realiza en tercera persona y debe evitarse el uso de adverbios sin verbos: Atentamente, Cordialmente,
Se despide atentamente, Saludos cordiales,
Firma Es importante identificarte correctamente en el mensaje, pues es probable que el profesor o autoridad académica destinataria reciba muchos correos y tenga varias situaciones académicas que atender sincrónicamente. Es por eso que siempre es bueno empezar presentándose y terminar el correo con tu nombre, rol (estudiante) y carrera. Juan Pablo González Estudiante de primer año Arquitectura
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• Revisa siempre la ortografía y redacción de tus correos. Sus errores se transfieren a ti y pierdes credibilidad. • Nunca escribas un correo en mayúsculas. Es como si le estuvieras gritando a tu receptor. ¿LO NOTAS?
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EJEMPLO DE CORREO ELECTRÓNICO ACADÉMICO FORMAL
Sr. Philippo Pszczólkowski T. Director Escuela de Agronomía Facultad de Ciencias Santiago
Vocativo Estimado Director: Mi nombre es Constanza Leal y curso tercer año de la carrera de Agronomía. Le escribo porque me encuentro en una situación compleja respecto al curso de Escritura y lectura académica. Este semestre no he podido tomar la asignatura pues coincide con mis horarios laborales. Como no quisiera atrasarme en mi carrera, busqué otras alternativas y encontré una sección que se da en el campus de Manuel Montt para estudiantes de otras carreras en un horario que me es cómodo. Quisiera solicitarle su autorización y gestión para inscribirme en este curso, cuyo código es FGUM1502-60. Para finalizar quisiera agradecer su buena disposición y señalar que cursar la asignatura en un horario conveniente es imprescindible para mi avance académico. Saluda atentamente, Constanza Leal Estudiante de primer año Agronomía
Despedida
Emisor
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Introducción
Desarrollo
Conclusión
Tips • Recuerda que una vez que envías el correo, ya no hay vuelta atrás, por lo que debes revisarlo muy prolijamente. • Al enviar un correo electrónico aceptas que pueda llegar a muchas más personas de las que pensaste, pues puede ser reenviado. Ten presente esta posibilidad cuando escribas. • Los correos electrónicos sirven de respaldo ante ciertas circunstancias, porque ellos dejan un registro de la comunicación establecida.
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