Tommy Franklin är fastighetsägare i Lycksele, men häl en av beståndet finns i Umeå och Stockholm. När Franklins Fastigheter för ett halvår sedan bytte fastighetssystem, föll valet på Real i konkurrens med tre andra system. Jämfört med de andra alternativen, var övergången till Real betydligt smidigare.
– Såväl tids- som kostnadsmässigt handlade det om ungefär 10 % jämfört med de andra systemen, minns Tommy. Så att välja Real vara ganska enkelt.
Tommy menar att de nu spar mycket tid tack vare Real. Exempelvis kan deras fastighetsskötare bocka av felanmälningar i mobilen, avier skickas enkelt med Reals printtjänst och en hel del kommunikation med hyresgästerna flyter smidigt via plattformen Portalen. Dessutom är Real helt integrerat med Fortnox.
– Vi är jättenöjda och upptäcker fortfarande ny funktionalitet i programmet. Men det allra bästa är att vi slipper hoppa in och ut i olika program. I Real finns allt vi behöver på ett och samma ställe.
Boka guidad visning: 010 602 32 00 info@real.se
Tommy Franklin, vd Franklins fastigheter i Lycksele.4 6
LEDARE Vi gör det tillsammans
5
NYHETER I FORTNOX
SÄG HEJ TILL ETT HELT NYTT
SÄTT ATT JOBBA
Nytt arbetsflöde för företagens momsredovisning
Massor av nyheter som gör din vardag enklare FASTPRIS MED PIA
22 FORTNOX LÖN
Två byråer om utvecklingen
26 UTVECKLA BYRÅN
Shane Lukas älskar att ställa de svåra frågorna
32 TRENDSPANING
FAR och Srf konsulterna om vårstress och fastpris
38 FORTNOX APP
Läs om allt som händer i appen
Pilotkunder för Fortnox Insikter.
Shane Lukas är tillbaka i höst för ett tvådagars inspirationsseminarium för byråledare och ledningsgrupper.
Aktuella datum: 3-4 oktober, 24-25 oktober, 16-17 november och 4-5 december.
Anmälan öppnar under våren.
Redaktionsråd Åsa Färm, Tina Svensson, Micke Hansson, Pia Eriksson, Camilla Kaltin, Sanjin Samardzic och Niklas Berup.
Annonsering Är du intresserad av att synas i tidningen? Kontakta oss på: magazine@fortnox.se
Produktion – GoBrave Växjö
Det här numret är fullmatat med produktnyheter och mina egna favoriter: trendspaningar och affärsutveckling
Det känns väldigt roligt att få skriva ledaren i Sveriges största magasin för redovisningsbranschen. Som ny affärsområdeschef för Byrån har jag tänker förstås mycket på vad man skriver till en bransch som är så viktig för Sveriges tillväxt.
Jag har landat i att jag låter detta nummer tala för sig själv. Det är fullmatat med spännande reportage, nyheter och mina egna favoriter: trendspaningar och affärsutveckling.
Det gläder och inspirerar mig hur vi i dialog med er i branschen utvecklar både produkterna och vårt erbjudande. Mer om mina tankar kring det lite längre fram. Den inställningen till samarbete gör också att du i detta nummer kan läsa just om hur flera byråer arbetar. Två byråer berättar om hur de ser på
utvecklingen av Fortnox Lön och två om hur de genom Fortnox Insikter levererar ett ännu högre kundvärde.
En spännande del av detta nummer är fokuset på affärsutveckling, något som vi alla behöver jobba med för att vara relevanta i dagens snabbrörliga klimat. Här får du och byrån konkreta tips avseende prissättningsstrategier, lösningar och utvecklingskoncept som kan pusha flera byråer i rätt riktning.
Extra roligt är det att jag i min första ledare får presentera en nyhet som kommer att göra stor skillnad i er vardag – Fortnox Kundcheck.
Jag välkomnar dig därmed in i ett inspirationsfyllt nummer av Fortnox Magazine!
Automatiskt bilförmånsvärde
Nu kan du hämta bilförmånsvärdet direkt från Skatteverkets beräkning i Fortnox Lön. Funktionen fungerar på exakt samma sätt som guiden hos Skatteverket och är efterlängtad eftersom den sparar dig som är löneadministratör mycket arbete.
I Min anställning i Lön Personlig ser den anställde nu hur många dagar som ligger registrerade samt hur många dagar som är uttagna. Funktionen underlättar för de anställda när de planerar sin ledighet.
Vi har nu stöd för hantering av drivmedelsförmån med nettoavdrag, så att det blir ett korrekt skatteavdrag och korrekt redovisat på AGI:n till Skatteverket. Detta är en efterfråga funktion och som underlättar för företag där man har anställda som betalar sitt drivmedel med nettoavdrag.
Nu finns våra nya vyer för lönekonsulter direkt i Fortnox Digital Byrå. Det rör sig om två vyer som är byggda för att stötta arbetsprocessen för lönekonsulter.
Den första vyn är en översiktsvy, där man får överblick över alla klienter byrån har lagt in löneuppdrag på. Det går också att filtrera fram klienter som man är handläggare för i samma vy.
Klickar man på någon av klienterna i översiktsvyn kommer man till den andra vyn, en detaljerad vy som följer löneprocessen. Här kan man markera att du är klar med en del och lägga till kommentarer, så att man kan återkomma till varför man har gjort på ett visst sätt vid ett senare tillfälle. Konsulten väljer själv vilka delmoment i löneprocessen hen vill ha koll på genom att lägga upp aktiviteter. Vi har namngett aktiviteterna, men man kan välja att döpa dem till något annat.
De nya vyerna är framtagna i nära samarbete med lönekonsulter. När du börjar jobba i dem, så tar vi gärna emot feedback på hur vi kan göra dem ännu bättre.
Här är några saker som hänt bara på sistone:
l Prisgrupper – nu går det att ställa in olika priser på olika användare baserat på om hen är junior eller senior.
l Förbättrad detaljerad översikt – nu kan man se kostnad i förhållande till intäkt per kund, projekt eller användare.
l Rapporteringsansvar – du kan ställa in vilka kunder som respektive användare ska kunna registrera tid på.
Att arbeta med en automatisk bankkoppling gör att du och din kund sparar många timmar samtidigt som risken för manuella fel minimeras. Arbetssättet innebär en smidigare, säkrare och snabbare hantering av betalningar, det är helt enkelt en mer framtidsinriktad lösning!
Det är därför roligt att ytterligare en bank erbjuder en bankintegration till Fortnox, den här gången är det Sparbanken Syd. Med en koppling till Sparbanken Syd får man automatiskt in banktransaktionerna till Fortnox och möjlighet till att dessa bokförs automatiskt i vyn Transaktioner. Kopplingen är helt kostnadsfri.
Kom igång genom att aktivera kopplingen direkt hos Sparbanken Syd!
Betalningar som går in och ut från företagets bankkonto är navet i företagets bokföring. Med Fortnox Bokföring från kontoutdrag kan man automatisera stora delar av dem.
Transaktionerna från banken matchas mot företagets fakturor, verifikat och kundspecifika regelverk.
Därför är vi väldigt glada att kunna meddela att även kunder som har en bankintegration till Swedbank och Sparbankerna kan ta del av framtidens bokföring!
Kom igång redan idag genom att aktivera funktionen direkt i Fortnox! Detta görs antingen under menyvalet Leverantörsfakturor - Utbetalningar eller Fakturering - Inbetalningar.
Vi har skapat ett helt nytt och användarvänligt arbetsflöde för företagens momsredovisning – i ett gränssnitt som både du som är byråkonsult och dina kunder känner igen.
Enkelt sammanfattat har vi omvandlat en pdf-rapport till ett digitalt arbetsflöde i fyra steg. Den stora grejen är att man inte behöver navigera runt eller byta mellan olika vyer när man jobbar sig igenom de olika stegen och stämmer av en momsrapport. De ändringar man gör i verifikaten uppdateras och syns direkt.
Så här går det till:
Börja med att ställa in företagets momsredovisningsperiod under fliken “Moms” i menyn på startsidan. Det behöver bara göras den allra första gången man klickar sig in här. När det är sparat, hamnar man direkt i den aktuella perioden.
Avvikelser
Det första steget i det nya arbetsflödet är avvikelser. Systemet känner av om det finns momsavvikelser, vilken typ det rör sig om och på vilket konto. Om det finns avvikelser så dyker de upp i arbetsflödet och därifrån kan man klicka sig in på den verifikation det gäller. Där går det sedan enkelt att både kontrollera och korrigera det som eventuellt är felaktigt. Därefter försvinner de från to do-listan.
Stämmer allt, kan man godkänna avvikelsen utan åtgärd. Tidigare har företagaren själv, eller en redovisningskonsult, fått skriva ut en momsrapport som pdf. Genom att klicka på en länk längst ned på rapporten har de fått reda på om det finns avvikelser. Sedan har de själva fått leta upp vad som är fel och rätta avvikelserna innan rapporten har lämnats in till Skatteverket.
Sammanfattning
I nästa steg av arbetsflödet visas en sammanfattning av momsrapporten. Här kan man kontrollera olika avsnitt efter behov. Genom att klicka på en rad, får man upp en analys av just det kontot.
Längst ner i sammanfattningen ser man tydligt hur mycket som ska betalas eller fås tillbaka för en specifik momsperiod. Här godkänns och bokförs momsrapporten.
Skicka in till Skatteverket
I nästa steg kan man ta ut en eSKD-fil och ladda upp den direkt på Skatteverkets webbplats. Här finns en länk direkt till skatteverket.se – som öppnas upp i en egen flik.
Klarmarkera
I det allra sista steget kan man se att momsrapporten är kontrollerad, vad som ska betalas in och markera den här momsperioden som klar.
När det är dags att hantera nästa momsperiod får man ett nytt to do-kort på startsidan och allt börjar om igen
Bättre kontroll för konsulter
För dig som är byråkonsult innebär det nya arbetsflödet bättre kontroll eftersom du får automatiska påminnelser om eventuella avvikelser, som du dessutom kan korrigera enklare och snabbare nu när systemet känner av vad de beror på.
Vi vet att många av våra kunder vill kunna lämna in momsdeklarationerna på samma sätt som de lämnar in arbetsgivardeklarationerna. Det är ett önskemål som vi på Fortnox håll redan har förberett för.
När Skatteverket kan ta emot datan per automatik istället för som eSKD-fil, så är vi redo. Vi har ett nära samarbete och löpande dialog med Skatteverket för att hålla koll på när det kan bli möjligt.
Regeringen har beslutat om de svenska reglerna om elstöd till företag. Som utlovat kommer företagen i elområde 4 att få ersättning med 79 öre per kilowattimme och företag i elområde 3 med 50 öre per kilowattimme. Stödet avser företags förbrukning mellan oktober 2021 och september 2022.
Första ansökningsdagen är 30 maj 2023 och sista dagen att ansöka hos Skatteverket är 25 september.
Om elstödet gäller både privat elförbrukning och elförbrukning i näringsverksamheten ska en fördelning av stödet göras mellan den del som avser den enskilda näringsverksamheten och den privata delen.
Den 1 juli får Sverige en ny momslag som är anpassad efter EU:s momsdirektiv och som kommer att göra det enklare för företag och andra att förstå och tillämpa regelverket. Bakgrunden är att den nuvarande lagen är svår för många att överskåda eftersom bestämmelserna har ändrats och blivit betydligt mer omfattande, inte minst efter Sveriges inträde i EU, där direktiv efter direktiv har lagts till och byggt på regelverket.
Den nya momslagen har anpassats till momsdirektivets systematik och terminologi. Fler ändringar spås komma framöver så det gäller att hålla sig uppdaterad.
Vi gör redan fantastiska produkter som älskas av och gör skillnad för många.
Charlotta Lundberg
För ett par månader sedan utsågs Charlotta Lundberg till ny chef för affärsområdet Byrån. Vi har tagit pulsen på henne för att få veta mer. Om vilka erfarenheter hon tar med sig in i Fortnox och hur hon ser på branschen och framtiden.
– En röd tråd genom min karriär är att jag har valt entreprenöriella miljöer, där det finns en vilja att förändras och växa och där man alltid är på väg någonstans, säger Charlotta.
Hon har gedigen bakgrund inom marknad och sälj, och har jobbat globalt i flera olika produktbolag. Hon är van vid organisationer som är utspridda på olika platser och präglas av olika kulturer.
Närmast kommer Charlotta från EF Education, där hon arbetade i nästan ett decennium – varav 6,5 år i Schweiz.
– Men mitt allra första jobb var faktiskt som revisorsassistent, så cirkeln sluts skulle man kunna säga.
Vill driva förändring
Fortnox Affärsområde Byrån har idag 100 medarbetare som jobbar dedikerat mot och tillsammans med Sveriges redovisningsbyråer.
– Det är en spännande bransch där jag tror att både Fortnox som bolag och jag med min erfarenhet att driva förändring och utveckling kan bidra.
– Vi gör redan idag fantastiska produkter som används, älskas och gör skillnad för många företag och redovisningsbyråer.
Det Charlotta ser framför sig efter bara tre månader i rollen som affärsområdeschef handlar därför mer om att vidareutveckla och förädla. Hon vill jobba ännu närmare kunderna och fokusera mer på HELA kundupplevelsen.
– Vi ska fortsätta göra det enklare att bli och vara kund hos oss och leverera en ännu bättre upplevelse av Fortnox som leverantör. Målet är att de som använder våra produkter inte ska behöva vara intresserade eller insatta i teknik för att få ut maximalt av dem.
Dags att träffa byråerna Efter några intensiva månader av onboarding ser Charlotta fram emot att träffa redovisningsbyråerna.
– För att kunna leverera ännu större värde är er input väldigt viktig.
På frågan hur tiden som ny på jobbet har varit, svarar hon:
– Rolig! Det finns en stark teamkänsla och många härliga människor. Att klimatet är så öppet gör det väldigt enkelt att trivas.
Vi vet att många av våra kunder både väljer Fortnox och stannar kvar hos oss tack vare vår grymma support. Därför vill vi skylta med den lite extra från och med nu.
För att göra det ännu tydligare vilka möjligheter det finns till att få hjälp och stöttning, har vi tagit fram ett eget kommunikationskoncept för supporten. Det låter komplicerat, men är väldigt enkelt. Från och med nu gäller att supporten goes pink!
Det innebär att all kommunikation som går ut från vår support – på vår sajt, inne i programmen, i användarstödet och övriga kanaler – går i rosa. Målet är att skapa igenkänning och en röd tråd, så att våra kunder ska veta att “det här innehållet kommer från supporten”. Tanken är också att alla våra produktområden ska implementera det här konceptet i sina olika vyer framöver.
Som du säkert redan har koll på är Fortnox Support tillgänglig i tre kanaler: telefon, mail och chatt plus vårt användarstöd.
Alla kunder kan ringa till vår support. Är man redovisningskonsult eller annan typ av företagare och vill maila eller chatta, kan man göra det också, men i inloggat läge.”
Samtliga öppettider och kontaktuppgifter finns nu samlade på en sprillans ny webbsida. Tipsa gärna dina kunder om den och glöm inte att spara den som ett bokmärke på datorn.
Almir Nanic är supportanalytiker på Fortnox. Han säger så här om förändringen:
– Våra kunder, redovisningsbyråerna och deras klienter, ska känna sig trygga med att de får den hjälp de behöver. Det får de redan idag, men vi vill skylta ännu mer med vår grymma support så att alla har stenkoll på vart man vänder sig om man behöver hjälp.
Han berättar också att startskottet på satsningen var en intern supportfestival på Fortnox, där delar supporten (klädda i rosa såklart) kopplade upp sig från matsalen. Andra medarbetare fick sitta med och lyssna på kundernas frågor.
– Det var nyttig lyssning för övriga Fortnox medarbetare, avslutar Almir.
Nu är den här! Fortnox företagsbrevlåda. Som inte bara samlar och strukturerar företagens post helt digitalt. Den ger också företagare möjlighet att hantera underlag digitalt och den kan kopplas ihop med Fortnox andra AI-tjänster.
Äntligen kan företagare samla all sin myndighetspost – exempelvis skattebesked, RUT- & ROT-arbete, deklaration, sjukersättning och trängselskatt – direkt i Fortnox. Helt gratis dessutom.
Företagare kan också delegera till dig som är redovisningskonsult att hålla koll på det som kommer in. Oavsett vem som sköter posten så ger övergången till digital post flera fördelar – inte minst för miljön.
Digital post gör det dessutom möjligt att automatisera bort arbetet med inmatning av underlagen. Fakturor sparas till exempel som bokföringsunderlag direkt i företagsbrevlådan.
Det ger en snabbare hantering och smidigare samarbete mellan konsulter och företagare.
Fortnox företagsbrevlåda finns tillgänglig för dina kunder som har ett aktiebolag. Den kan enkelt aktiveras genom att klicka på “Företagsbrevlåda” i huvudmenyn.
Svante Erwing är produktområdeschef på Fortnox:
– När man går över till digital post kommer underlagen snabbare in i bokföringen, vilket i sin tur leder till att man kan hålla koll på hur det går för företaget i realtid. För byråkonsulter innebär det att man kan ge råd och stöttning utifrån uppdaterade och korrekta siffror.
En annan sak som gör Fortnox företagsbrevlåda unik är att den kan kopplas ihop med framtidens AI-tjänster.
– Med företagsbrevlådan får man också en fantastisk möjlighet att skapa ännu fler automatiska flöden eftersom man kan koppla på smart funktionalitet, som till exempel Fortnox fakturatolkning med bokföringsförslag.
Utöver myndighetspost från offentlig sektor samarbetar Fortnox med 21grams, en ledande aktör inom postdistribution i Sverige. 21grams distribuerar idag runt hälften av de fysiska breven från privat sektor.
– På så sätt får våra kunder en helhet och all digital post samlas på ett ställe. Allt syftar till att skapa ett komplett digitalt postflöde där överskådlighet och tillgänglighet skapar stort värde för våra användare avslutar Svante Erwing.
Att sätta fasta priser för byråns tjänster är fördelaktigt både för kunderna och byrån. Kunderna vet hur mycket de ska betala varje månad och byrån hur mycket pengar som kommer in.
Fastpris är en viktig pusselbit för att skapa värde i den digitala eran. Det underlättar för byråer att växla upp samarbetet med kunderna och ge de där kloka råden som företagen vill ha. Funktionalitet som automatiserar manuellt arbete frigör tiden som krävs, och gör det lättare att bedöma hur lång tid ett visst jobb tar. Det underlättar sin tur att sätta rätt priser.
Allt det där vet de allra flesta av er redan. Inte desto mindre kan klivet till fastpris vara utmanande. Hur ska man tänka? Hur gör man?
Kunderna
Det beror på vilka kunder du har. Nystartade? De som har hållit på ett tag, men är nöjda som det är? De som vill utvecklas och ta bolaget vidare?
Om byrån inte redan nischat sig mot en viss grupp av företag så är det oftast en mix av ovanstående.
Gör en tidslinje för varje kund, börja med vad de är idag och vart de vill komma.
Hårda fakta att förhålla sig till:
l nya kunder och deras behov är svåra att både tids- och kostnadsuppskatta då de kan ändra sig snabbt
l efterfrågan på rådgivning ser olika ut beroende på var kunderna är i sin företagsresa
l utrymmet för mer kvalificerad rådgivning ökar ju längre kunderna har kommit på sin företagsresa
Vilken kompetens som finns på byrån kan påverkar också. Kvalificerad rådgivning kräver sina kvinnor och män, och man behöver därför fundera på
om kompetensutveckling är den rätta vägen. Eller om man ska nyanställa nya, eller ta in externa konsulter? Idag finns olika vägar till kompetensen.
Om man ska säga något generellt om fastpris, så är det att en mix är det bästa – att sätta fasta priser på viss service som en bas och köra löpande räkning för det andra. Då slipper både byrån och kunderna oförutsedda kostnader och ni på byrån kan parera utmaningen med att tidsuppskatta och prissätta alla tjänster.
Systemet
En annan sak på temat “det beror på” är vilket ekonomisystem byrån har. Dagens system är som bekant smarta och du bör undvika att ta betalt av dina kunder för det som tekniken kan hantera. Har du inte koll på vad ditt system kan göra, riskerar du också att missa saker som skulle kunna ingå i ditt fastpris.
Båda parter ska känna sig nöjda med upplägget. Så fråga dig själv hur mycket du gör i förhållande till systemet och räkna inte bort dig.
Framtiden
Att ha koll på systemets potential är inte bara viktigt här och nu. Automatiserad bokföring, där myndigheter som Skatteverket och Bolagsverket hämtar avstämd och korrekt data direkt från systemet, är ingen framtidsutopi.
Framåt kommer redovisningskonsulter inte lägga tid på att kolla transaktioner på bankkontot eller bokföra skattekontot.
Ett viktigt tips för att framtidssäkra byrån är därför att jobba så automatiserat som möjligt och ta betalt för kontrollen istället för själva utförandet.
Psst! kika in och inspireras av två byråer som redan gått över till fastpris.
Skriv under flera arbetsgivardeklarationer samtidigt
2019 infördes Arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI. Nu har det äntligen lanserats en digital signeringstjänst på skatteverket. se där ombud – redovisnings- och lönekonsulter – kan signera flera arbetsgivardeklarationer samtidigt. Det är en efterlängtad funktion eftersom det sparar massor av tid i vardagen.
Så här gör du När du är inne i e-tjänsten Lämna arbetsgivardeklaration på skatteverket.se går du till tjänsten Skriv under digitalt via en länk. Finns det dokument att signera syns det direkt när du loggar in i tjänsten.
Men för att utkastet till AGI ens ska hamna i tjänsten måste det vara låst och det finns två sätt att göra det på. Antingen genom att det finns uppgifter om att deklarationen ska låsas i filen som lämnas in via API Inlämning arbetsgivardeklaration, eller att man i tjänsten Lämna arbetsgivardeklaration förts går till Granska-sidan och därefter väljer Lås och skriv under senare. Skatteverket meddelar att de vill kunna erbjuda den här typen av signeringstjänster för ombud även för andra typer av dokument och ser över därför över vilka förutsättningar som finns för det.
Great Accounting är en ung byrå. Den har visserligen funnits i sju år. Men den drivs av kollegor som aldrig varit med om att allt kommer in pappersvägen.
Att jobba på något annat sätt än 100 procent digitalt har aldrig varit ett alternativ. Inte heller någon annan prismodell än fastpris per månad.
– Vi vill fokusera på servicen och enligt vårt sätt att se är det lättare att göra det med fastpris. Vi levererar en helhetslösning för kundernas ekonomi och de får någon de kan ringa jämt, säger Jesper Dahlin, redovisningskonsult och partner på Great Accounting. Trots ett digitalt arbetssätt och en övertygelse om att fastpris är den rätta vägen, har resan inte varit spikrak. Jesper berättar att det var svårt att sätta rätt pris och få täckning för allt jobb som han och kollegorna lade ner i början.
– Det hade mycket med vår egen företagsresa att göra. Vi växte snabbt och det lilla utrymme vi hade till oss själva gick till att rekrytera nya medarbetare.
Under den lilla avstickaren med klassisk timdebitering var en viktig insikt att det är svårt för de som inte är insatta att veta hur lång tid vissa saker tar. En annan att det är mindre kul när kunderna inte har samma syn på vilket värde byrån skapar.
Idag börjar Jesper och kollegorna alltid med ett uppstartsmöte med nya kunder och går igenom behoven. Efteråt gör byrån ett förslag till upplägg som de prisuppskattar. För Great Accounting är det viktigt att båda är nöjda med priset och att det är samma som kunden faktiskt betalar.
– Fastpris är fastpris och allt det man har kommit överens om ska ingå. Jag kan räkna antalet tilläggsfakturor som jag har skickat genom åren på mina händer, säger Jesper.
Att det fungerar så bra med fastpris kund för kund tror han beror på två saker.
Dels att Great Accounting jobbar digitalt och att alla underlag hamnar direkt i Fortnox. Jesper och kollegorna behöver inte lägga tid på manuell hantering, vilket gör det enklare att sätta en korrekt prislapp. Och dels insikten om att samarbetet med kunderna är ett givande och tagande.
– Det handlar om att se helheten. Kunderna behöver inte fundera på vad som ingår i priset. För vår del är det lätt att fakturera och lägger vi mer tid än vad som ingår i fastpriset någon eller några månader ser vi det som att vi investerar i relationen. Idag pratar vi aldrig om vad något kostar med våra kunder, avslutar Jesper.
Revisionärens resa mot fastpris tog fart på allvar 2018, men började egentligen redan långt innan. faktiskt på den tiden då timdebitering fortfarande var normen och inte det minsta ifrågasatt.
– Ja, vi var väldigt tidigt ute med vårt supportavtal, skrattar Katarina Eriksson, redovisningskonsult.
Det var grundaren Carola Lundgren som redan 2006 lät de kunder som ville betala ett fast pris för att kunna ringa och maila så mycket de ville. Och sedan dess har det funnits en vilja att jobba med fasta priser även för andra uppdrag.
– Men vi gjorde det för komplicerat, säger verksamhetschefen
Jessika Andersson.
Hösten 2018 deltog Revisionären på en branschdag där det pratades om varför fastpris är det nya normala.
– Då fick vi feeling. Vi hade pratat om det så länge, nu var vi tvungna att komma vidare, berättar Jessika.
– Vi tog ut excelfiler och kollade upp hur mycket vi hade debiterat bakåt i tiden. Vi gick igenom uppdrag för uppdrag och kund för kund och räknade ut ett snitt. Sedan kontaktade vi kunderna och berättade, säger Katarina.
Förutom tre abonnemang för bokslut – med roliga namn som Schysst, Gode bra och Wow – sätter Revisionären fasta månadspriser per kund. Priserna lämnas på offert och baseras på vad kunderna vill ska ingå i samarbetet och hur mycket de vill göra själva. Betalning sker i förskott.
– Därför varierar våra priser. Kundens behov styrs också av vilken bransch de är i, hur de vill jobba och hur digitala de är. Löpande redovisning kan se väldigt olika ut för olika bolag och då kan man inte ha samma pris för alla, konstaterar Katarina.
För stora bolag med mer komplexa regelverk som vill outsourca hela jobbet, går det inte att sätta fasta priser. Samma sak med nystartade bolag, innan man har koll på deras behov. Kunder som inte har velat gå över till fastpris har inte behövt göra det. Men de allra flesta som har månadsabonnemang idag tycker att det är skönt att betala lite i taget.
För Revisionären är likviditeten – att intäkterna är jämnare fördelade över året – en stor fördel. En annan är när en ny kollega kommer in – då behöver man inte fundera på hur lång tid saker tar.
– Det ger ett lugn. Känslan blir mer familjär och vi kan fokusera på att vara i framkant, avslutar Katarina.
Blikk Byrå hjälper dig att ta kontroll över din byråverksamhet och frigöra tid för rådgivning. I det molnbaserade systemet hanterar du enkelt bevakningslistor, uppdrag, tidredovisning, faktura- och löneunderlag. Du kan dessutom bjuda in och samarbeta med dina kunder i Blikk Partnerportal – kostnadsfritt!
Uppdragshantering
Bevakningslistor
Flexibel tidredovisning
Fota kvitton och registrera utlägg direkt i mobilen
Skapa kompletta faktura- och
löneunderlag
Avtalshantering med e-signering
Resursplanering Analysera viktiga nyckeltal med rapporter
Digitalt kund- och kontaktregister
Bjud in och samarbeta med dina kunder i Blikk Partnerportal
Integrerat med Fortnox, Visma eEkonomi, Visma Administration och Björn Lundén. Kompatibelt med marknadens vanligaste lönesystem.
Testa
BLIKK BYRÅ - FREEI början av året släpptes Fortnox Insikter till alla byråpartners. Sedan dess har nya insikter tillkommit, och blivit mycket uppskattade. Teamet bakom Insikter jobbar nu mot att skapa bästa möjliga förutsättningar för konsulter att ta en mer rådgivande roll.
Just nu pågår en förflyttning mot mer rådgivning och coachning kring affären. Med Insikter vill vi göra konsulten till en hjälte i företagarnas vardag, genom att bistå med verktygen som gör det lättare att ligga steget före och hjälpa kunderna att bli mer lönsamma, säger Lalle Zlatanovski, Product Manager för Insikter.
Vad är Fortnox Insikter?
Om du missat Fortnox Insikter är det en tjänst som analyserar kundernas bokföring och identifierar avvikelser, trender och mönster för att tipsa konsulter om möjliga åtgärder.
Insikterna ger nya förutsättningar för byråerna att ge kvalitetssäkrad rådgivning och stöd i affärsbeslut.
Tjänsten är just nu helt gratis och finns redo att använda i Digital byrå.
Vad är nytt i Insikter?
Insikt om EU-handel
Insikten identifierar om det skett handel med ett EU-land. Du får en sammanställning på transaktioner som kan behöva tas med i den periodiska sammanställningen, och när du är klar med din granskning kan du enkelt ladda upp filen hos Skatteverket.
Det här är en funktion som fått mycket bra feedback. Det förenklar hela processen med att skapa en fil och skicka in till Skatteverket, säger Lalle.
Insikt om omsättningsavvikelse Med hjälp av insikten Omsättningsavvikelse får konsulter tillgång till en analys över hur kundernas omsättning förändrats, och varför.
Insikten analyserar omsättningen dag för dag, så konsulten får en utförlig analys av hur det går för kunderna. Omsättningssidan har blivit mycket
uppskattad, med en interaktiv sida som ger fördjupade insikter och en tydlig överblick över förändringarna, säger Lalle.
Kundens samlade insikter Inom kort finns det möjlighet att se alla insikter på varje specifik kund. Detta möjliggör för konsulten att få fram intressanta insikter inför den månatliga avrapporteringen till kunden. Mer fokus på rådgivning framåt Vi jobbar kontinuerligt tillsammans med pilotkunder för att utveckla fler och bättre funktioner. Just nu jobbar vi vidare med att Insikter ska bli ett ännu bättre rådgivningsverktyg. Allt vi gör ska underlätta rådgivningen för konsulter och hjälpa redovisningsbranschen framåt, säger Lalle.
Fler nyheter kommer att släppas i samband med Ekonomimässan den 27-28 september.
Man får uppgifterna serverade, vilket gör att man sparar massor av tid.
Flow Accounting har nio anställda och har jobbat i Fortnox sedan starten. Hösten 2021 fick de frågan om de ville bli pilotkunder för Fortnox Insikter.
Byråns ägare Karin Lodin berättar att Flow tycker det är viktigt att ha bra samarbeten med de etablerade systemleverantörerna för att forma framtidens rådgivningstjänster tillsammans.
– Vi har valt att fokusera mer på rådgivning än klassisk redovisning. Och det är just därför Fortnox Insikter passar oss så bra, säger Karin.
Tjänsten började utvecklas under 2021, som ett enkelt sätt att se vilka av byråernas kunder som hade rätt till omställningsstöd under pandemin.
De byråkonsulter som agerade på insikten hjälpte svenska företag att
få in 1,1 miljarder kronor. Idag finns det fem olika insikter tillgängliga att testa i Fortnox Digital Byrå:
l Omsättningsavvikelser
l Momsavvikelser
l Aktiekapitalsvarning
l Kostnadsavvikelser
l EU-handel
– Dom jag har jobbat mest med är moms-, kostnads- och omsättningsavvikelser. Men vi känner att vi fått nytta av alla insikterna, säger Karin Lindstöm, operativ chef på Flow Accounting.
Karin Lodin
– Insikter sparar oss otroligt mycket tid och ger oss saker som vi vill plocka fram och upplysa våra kunder om. Man slipper sitta och snickra ihop egna excel-mallar.
Hur har Insikter hjälpt er byrå?
– Tidigare har vi gjort mycket med ögonen. Man kan se när någonting inte riktigt stämmer och stämma av det med kunden.
Med Insikter blir det mycket, mycket lättare. Tjänsten berättar när momsen avviker från vad kunden har redovisat tidigare och hittar sådant som vi lätt hade kunnat missa.
– Det ger en väldig trygghet att man inte missar de små detaljerna och kan fokusera på rådgivning och samarbetet med kunden, fortsätter hon.
Hon berättar att för henne är proaktivitet och rådgivning när man erbjuder sina kunder trygghet. Man kontrollerar risknivåerna som finns för kundens bolag, har koll på kapitalet och att allt ser ut som det ska.
– Med Insikter får man de uppgifterna serverade, vilket gör att man sparar massor av tid. Samtidigt som man undviker fel som orsakas av den mänskliga faktorn, säger Karin Lodin.
Karin och Karin tycker att Insikter även kan fungera som ett verktyg för juniora konsulter som ibland kan behöva lite hjälp på traven med rutinarbete som kommer naturligt för mer rutinerade konsulter. De säger också att det är ett otroligt verktyg att kunna bära med sig när man har möten med kunderna.
– Ofta vill inte kunderna ha våra kommentarer när allt rullar på som det ska, utan de vill att vi kommenterar just avvikelserna, så Insikter hjälper oss att göra det jobbet tillsammans med våra kunder. Insikter har verkligen hjälpt oss ta den mer konsultativa rollen som vi strävar efter, säger Karin Lodin
Det är viktigare än
någonsin att hjälpas
åt i en bransch som
breddas snabbt och
nya roller växer fram
Malin Lundgren
I mars fick Malin Lundgren en av de finaste utmärkelserna man kan få inom lön – Årets Auktoriserade Lönekonsult 2022. Bakom den står branschorganisationen Srf konsulterna.
I juryns motivering lyfts Malins bubblande personlighet och passion för såväl relationer som kvalitet fram. Malin berättar att det var hennes chef på Addea Outsourcing i Malmö som nominerade henne, och att både urvalsprocessen och konkurrensen var tuff. En faktor som bidrog till att hon tog sig igenom nålsögat är hennes förmåga att nätverka och driva branschen framåt.
– Egentligen började det med att jag och några från löneutbildningen sågs på “bankfilsbubbel”. Kretsen växte när vi tog med oss våra kollegor och sedan utvecklades det till ett forum för lönekonsulter i Skåne, där man kan ställa frågor och peppa varandra.
– Vi hjälps åt. Det är viktigare än någonsin i en bransch som breddas snabbt och nya roller växer fram. Kraven på kompetens är höga och man måste specialisera sig. Det kan vara ett ganska ensamt arbete, men jag tycker inte att man ska jobba själv med lön, säger Malin.
I stället vill Malin se mer samarbete för att hitta de bästa lösningarna för kunderna och deras anställda.
– Det är ju så vi kommer framåt och därför är det så viktigt med relationer. Det är också det som gör det här till en mysig bransch att jobba i, skrattar Malin.
Hon påpekar vikten av att våga visa sig sårbar inför både kollegor och andra i branschen. Att göra fel är en rädsla många lönekonsulter har.
– Helst ska det ju inte bli fel, men vi är alla människor och ibland blir det tokigt, konstaterar Malin.
– Det viktiga är att man ser till att det blir rätt i slutänden och framöver.
Rätt lön i rätt tid är en hygienfaktor, I dag är andra saker viktiga, som att vara proaktiva och ha en bra dialog med såväl sina kunder som deras anställda.
“Systemen avgörande”
På Addea Outsourcing är man mån om att jobba tillsammans med, inte för, kunderna. Och kunderna har alla storlekar och verkar i många olika branscher – till exempel lager, bygg och tech. Gemensamt är att de outsourcar hela sin lönehantering till Addea.
– Vi vill vara en del av deras vardag, se möjligheter och effektivisera. Och vi är vi är lite bortskämda som har kunder som vill göra förändringar och förbättringar löpande, säger Malin.
För att kunna jobba på det sättet är systemen helt avgörande, berättar hon. På Addea kommer det inte några underlag eller någon information på papper. Allt är digitalt.
– Eftersom Fortnox redovisningsmodul är väldigt bra och det finns många fördelar med att samla allt på samma ställe, jobbar vi i Fortnox Lön med de allra flesta av våra kunder, säger Malin. Enkelt att använda
Det bästa med Fortnox Lön tycker hon är att det är så enkelt att använda.
– Att sätta upp allt kan ta dubbelt så lång tid i andra system. Samtidigt är det så mycket som är automatiserat och det finns många smarta kopplingar som både underlättar samarbete och sparar tid.
En annan fördel är att Malin får vara med och påverka morgondagens Fortnox Lön.
– Det är helt i samma anda som vi på Addea jobbar. Vi vill ligga i framkant och se kundens behov innan de ser det själva. Vi tar oss tid att lyssna på våra kunder för att möta deras önskemål, avslutar Malin.
Fortnox Lön är en stor del av vardagen på Advisorgruppen och underlättar för byråns lönekonsulter att få vara experter och ligga steget före kunderna.
För ett par år sedan bestämde sig Advisorgruppen för att renodla hur man arbetar med byråns löneuppdrag. I dag arbetar fyra personer dedikerat med lön och gruppchefen Claes Tedman leder teamet.
– Trenden i branschen går mot att renodla uppdrag och vi tror på att låta medarbetarna vara experter inom sitt område. Det ger mest kvalitet, lönsamhet och säkerhet för både oss och kunden, säger han.
Advisorgruppen har de flesta sorters kunder och uppdrag, inom bland annat städ- och it-branschen samt livsmedelsindustrin. Ofta outsourcar kunderna hela sin lönehantering till Advisorgruppen, som tar hand om allt utom försystemen.
– Kunderna och deras medarbetare ansvarar själva för att mata in tid och avvikelser samt klarmarkera och
attestera. Vi tar ut datan och sköter utbetalningarna, inbetalningarna till Skatteverket och skickar in AGI, berättar Claes.
Han fortsätter:
– Men vi är väldigt flexibla och skräddarsyr upplägg kund för kund. Målet är att det ska bli så bra som möjligt för oss båda. Eftersom de ofta kommer till oss för att de vill effektivisera och digitalisera så blir det mycket rådgivning om vilket upplägg som funkar bäst.
Fortnox Lön är en stor del av Claes och kollegornas vardag. Här görs de flesta av kundernas löner.
– För de kunder där Fortnox Lön är rätt system flyter det på klockrent och man kan spara hur mycket tid som helst på att koppla ihop det med till exempel Fortnox Kvitto & Resa.
Den snabba gången och att de ser samma saker som vi i programmet är väldigt uppskattat, säger Claes.
Han tycker också att det är lättare att samarbeta i Fortnox Lön än andra system. Det underlättar i sin tur för Claes och andra lönekonsulter att vara just experter och ligga steget före kunderna.
Att Fortnox Lön går att koppla ihop med övriga delar av kundernas löpande redovisning är en annan fördel. Liksom möjligheten att vara med i Fortnox referensgrupp.
– Att få vara med och påverka utvecklingen utifrån de behov och utmaningar vi har är en jättefin möjlighet. Vår upplevelse är att Fortnox är lyhörda och verkligen seriösa i sin satsning. Det gör att det finns en stor potential i Fortnox Lön, avslutar Claes Tedman.
”medarbetarnaClaes Tedman
Användarvänligheten och möjligheterna till samarbete mellan såväl kollegorna på byrån som kunderna och deras anställda gör att Fortnox Lön sedan 2020 är navet i Five Accountings lönehantering.
Malin Funk är HR- och lönespecialist på Five Accounting i Göteborg. En redovisningsbyrå som vill ligga i framkant, både när det handlar om teknik och hur man jobbar. Helst tajt tillsammans på byrån och med kunderna.
Bland kunderna finns allt från enmanskonsulter till butiker, hantverkare, byggfirmor samt tech- och produktionsbolag. Sammanlagt jobbar fyra av Five Accountings medarbetare dedikerat med kundernas lönehantering. Sedan 2020 är Fortnox Lön navet i det arbetet.
– Eftersom vi har de andra delarna av kundernas redovisning i Fortnox vill vi sköta så många löneuppdrag som möjligt i Fortnox Lön, säger Malin.
Hon kommer snabbt in på det som hon tycker är pudelns kärna med Fortnox Lön: Användarvänligheten.
– Gränssnittet är fräschare än i andra system. Det är modernt och kul att jobba i. Det speglar även vår företagskultur. Ska man springa först behöver man system som också gör det.
– Det är också väldigt lätt att lära sig. När det kommer nya kollegor går det ofta väldigt snabbt eftersom det är så intuitivt. Och blir det fel – och det blir det ju, vi är ju trots allt människor
– är det enkelt att korrigera, säger Malin. Att Fortnox Lön främjar samarbete är en annan fördel, tycker Malin.
– Hos oss har alla ett eget kundansvar, men vi är alltid två personer i varje uppdrag. Att vi har allt för de flesta av våra kunder i Fortnox gör det enkelt att samarbeta samtidigt som det sparar tid. Om det är något man undrar över är det lätt att kolla upp själv, man behöver inte fråga någon annan.
– När kundernas anställda tidrapporterar digitalt i Fortnox eller andra försystem som går att koppla ihop med Fortnox behöver vare sig våra kunder eller vi tjata för att få in underlagen eller informationen. Det gör att vi kan ha bättre framförhållning i löneprocessen.
Malin beskriver sig själv som en person med bestämda åsikter, som hon mer än gärna delar med sig av.
– Man är ju aldrig hundraprocentigt nöjd, det är man ju inte med något system. Därför uppskattar jag dialogen med Fortnox väldigt mycket. Det känns som att det finns en genuin vilja att bli bättre. Vi vill jobba med partners som drar åt samma håll som vi och där passar Fortnox som handen i handsken, avslutar Malin.
Att vi har ett tydligt why i vardagen skapar en atmosfär där alla vill testa nya vägar
Filip Schröder
“Människorna och hur vi är mot varandra gör oss unika”
Efter att ha fått läsa om några av alla grymma, inspirerande och – inte minst – viktiga lönekonsulter som finns, tänkte vi på Fortnox dela med oss av hur vi ser på de mjukare värdena kopplat till medarbetare.
Filip Schröder har jobbat på Fortnox i fem år och är idag Head of People Operations. Under hans tid har bolaget vuxit från 230 till runt 700 medarbetare.
– Vi jobbar med kompetensbaserad rekrytering, som innebär att vi utgår från den kompetens en sökande har i förhållande till rollen. Vi är alltid flera, ledare och kollegor från HR, som ställer situationsbaserade frågor. Ledarna utbildas också i hur man gör kompetensbaserade intervjuer, säger Filip.
Han berättar att rekryteringsprocessen är lika viktig som onboardingprocessen när man väl har bestämt sig för en kandidat.
– Vi behöver ge allt som arbetsgivare, precis som den sökande gör i sin intervju, för att ge en så bra bild av oss som möjligt. Bilden man får av oss i rekryteringsfasen ska motsvara hur det är i verkligheten, säger Filip.
Han fortsätter:
– Och blir det ett nej, så ska vi ändå förmedla en bra bild av Fortnox. Nästa gång kanske det är just den här personen som är den rätta.
– Många tror att det hänger ihop med att vi blivit ett större bolag, men det krävs inga stora medel för att göra det bra. Vårt mindset är att vi redan i rekryteringsfasen bygger brand och framtida ambassadörer.
När det gäller onboarding berättar han att Fortnox har jobbat strukturerat med att skapa den bästa processen länge.
– Det är viktigt att man redan när man är ny på jobbet förstår verksamheten, vart bolaget är på väg och hur man själv kan bidra. Att anställa är en stor investering och risken att någon lämnar tidigt ökar om introduktionen inte är bra.
Att få så många som redan jobbar på Fortnox att vilja stanna kvar och utvecklas inom och tillsammans med bolaget är en annan stor del av Filips och HR-kollegornas vardag.
– På ett övergripande plan handlar det om ledarskap, en inkluderande och kreativ arbetsmiljö samt worklife balance, och det är ju ett ständigt pågående arbete på ett bolag som växer snabbt och numera har kontor i Växjö, Stockholm, Malmö och Linköping.
– Men vår organisation är väldigt agil och medarbetarna har stora möjligheter att påverka sin egen vardag och utveckling. Vi jobbar aktivt med vår medarbetarresa för att skapa möjligheter att växa, säger Filip.
Att Fortnox, trots tuff konkurrens om talangerna, har kunnat rekrytera i snabb takt tror Filip hänger ihop med ett starkt varumärke, att bolaget går bra och att man uppfattas som en trygg arbetsgivare.
– Människorna och hur vi är mot varandra gör oss unika. Trots att vi växer snabbt, så har vi lyckats behålla den genuina och familjära stämningen. Att vi har ett tydligt why i vardagen skapar en atmosfär där alla vill göra saker och testa nya vägar, avslutar Filip.
Det viktiga för mig är att få byråledare att hitta svar på sina problem själva.
I höst kommer han till Sverige igen. Shane Lukas – mannen bakom det brittiska affärsutvecklingsföretaget AVN for Accountants.
I ett kvarts sekel har han coachat redovisningsbyråer i att jobba mer effektivt för att kunna fokusera på sitt eget företagande, göra vardagen för medarbetarna mindre stressig och ta samarbetet med kunderna till nästa nivå.
– Jag har alltid haft en förmåga att se hur olika företag kan bli bättre och utvecklas. Ibland handlar det om att hitta nya program som förenklar arbetet och ibland handlar det om att utveckla deras arbetssätt, berättar Shane Lukas.
– Coaching är min passion. Jag älskar att ställa de svåra frågorna och hjälpa mina kunder att utvecklas. Det viktiga för mig
är att få byråledare att hitta svar på sina problem själva och inte bara säga åt dem vad som måste göras.
Med hjälp av AVN:s sjustegsmetod i kombination med coachning har Shane och AVN hjälpt tusentals redovisningsbyråer att öka sin lönsamhet, effektivitet och livskvalitet för byråns anställda.
– Vi brukar alltid säga att våra kunders största kund är deras egen byrå.
Man måste helt enkelt först och främst prioritera sin egen verksamhet och se till att den utvecklas och kan hänga med i framtiden. Shane berättar att det
som byråer oftast behöver hjälp med är prissättning och kommunikation.
Nästan överallt har redovisningskonsulter ett rykte om sig att vara torra och tråkiga. Men jag har haft massvis med stimulerande samtal om allt mellan himmel och jord. Jag tycker personligen att de är väldigt bra lyssnare, men många skulle behöva bli bättre på att utveckla och upprätthålla ett genuint intresse för sina kunders verksamhet.
– Det är viktigt att utveckla sina kommunikationsfärdigheter så att man kan ta samarbetet med sina kunder till nästa nivå och bli den
pålitliga rådgivaren som kunderna verkligen behöver.
Ett annat hett ämne för byråkonsulter, och resten av världen för den delen är AI, och hur man kan använda det på ett effektivt sätt.
– Jag höll nyligen i ett webbinarium i Sverige om hur man kan använda AI till att utveckla sin verksamhet. Kort och gott tror jag att konsulter kommer att göra mindre av det faktiska räknearbetet, och istället jobba mer och mer med rådgivning och affärsutveckling.
– Det är svårt att veta hur framtiden för AI ser ut. Vi vet inte vilken typ av jobb AI kommer att kunna utföra i framtiden.
Men vad vi kan göra är att utnyttja den till sin maximala potential och hänga med i utvecklingen.
Vilket tycker du är det vanligaste felet som redovisningskonsulter gör idag?
– I Storbritannien har vi ett uttryck som heter “Getting your ducks in a row” som ungefär betyder att man ska se till att vara ordentligt förberedd och organiserad innan man tar sig an något stort, men detta kan leda till passivitet. Man har alltid saker som kommer att hända och förutsättningarna är nästan aldrig optimala.
– Då är det viktigt att vara modig och ta klivet ändå och våga utvecklas.
Den 10-11 maj var det dags för årets upplaga av Accountex London – Europas största mässa för redovisningsbranschen.
På plats var som vanligt redovisningskonsulter, revisorer och ekonomiassistenter från en massa olika länder. Liksom branschorganisationer, programleverantörer, rekryteringsfirmor och outsourcingbolag. Och så ett gäng från oss på Fortnox!
Kunden eller klienten var i fokus på årets mässa och många av budskapen och mycket av innehållet handlade om hur viktigt det är att lära känna sin kund ännu bättre. Ja, till och med att bli kompis med sina klienter – för att kunna hjälpa dem att sätta rätt mål för sina bolag, kunna stötta dem på bästa sätt och bygga förtroende.
När man är personlig med varandra, har koll på mål och drivkrafter är det enklare att utmana dem i vad de egentligen vill med sitt företagande. Börja med att sätta målen, fortsätt med att göra en plan för hur ni kommer dit och när och – viktigast av allt – gör det tillsammans.
Förutom att vara företagens viktigaste rådgivare och dela med dig av dina kloka råd så var ett annat konkret tips att bjussa på kunskap, tips och trix för att vårda både relationen och bygga förtroende.
shane träffade perfekt när han berättade om att vi jobbar för mycket och får ut för lite.
Anders PetterssonAnders och Anna-Karin Pettersson
Hösten 2021 hörde Anna-Karin och Anders Pettersson på Nacka Konsulterna branschexperten Shane Lukas föreläsa på mässan Ekonomi & Företag. De tyckte båda att det kändes som att han pratade om dem.
– Han träffade perfekt när han berättade om att vi jobbar för mycket och får ut för lite i förhållande till arbetet vi lägger ner, säger Anders.
“Man vet ju”
Anna-Karin och Anders har drivit företag tillsammans sedan tidigt 90-tal. Sedan 2005 är det redovisningsbyrån Nacka Konsulterna som gäller. Mycket jobb har det blivit. Långa arbetsdagar, stressiga vårar och korta somrar. Många är gångerna de har pratat om att de vill jobba mindre.
– Man vet ju att våren ofta är extremt överbelastad och vi har försökt sprida ut jobbet över året, men inte riktigt lyckats, berättar Anna-Karin.
I höstas gick de med i AVN for Accountants, som drivs av Shane Lukas och hans team.
– De vet vilka problem vi sitter med och har en metod för att göra något åt dem, säger Anders.
AVN består av 7 steg som man jobbar sig igenom med stöttning av en coach. Det första steget är att göra en nulägesanalys och skriva ner sina mål.
– Vi har ju aldrig prioriterat vårt eget företag. Men numera sätter vi av minst en kvart om dagen till att göra just det, säger Anders.
Jobbar parallellt med stegen
Anna-Karin berättar att de har jobbat parallellt med de olika stegen. De har till exempel börjat nischa sig mot lite större bolag med mer komplex momsoch skattehantering. På så sätt kommer kompetensen på byrån till sin rätt. Det har i sin tur lett till att de börjat jobba med synligheten på webben och i sociala medier, för att attrahera den sortens kunder.
De har också fått hjälp med att ta bättre betalt och identifiera extratjänster som de kan ta betalt för. Deras coach har även hjälpt dem att sätta gränser för vad som ingår i deras fasta priser – och inte. Ständigt pågående resa
På frågan hur långt de har kommit svarar Anna-Karin att man nog inte ska se det som att man blir färdig. För när man jobbat igenom alla steg är det förmodligen dags att börja om.
– Det blir ingen jätteförändring här och nu. Det är mer som en ständigt pågående resa i små steg, säger hon. Vad är det bästa med AVN hittills?
– De är väldigt bra på att boosta och tala om för oss hur viktiga vi är för våra kunder. De har fått oss att förstå att vi kan hjälpa våra kunder med så mycket mer än löpande redovisning. Det har gett oss större självförtroende och gjort oss mer proaktiva, avslutar Anders.
Efter knappt ett år med AVN for Accountants har Nacka Konsulterna AB nischat sig, fått bättre självförtroende och blivit mer proaktiva.
Vi är en ekonomibyrå som inte pratar bokföring, deklaration och bokslut självmant, berättar Leyla Bekir, vd för Linné Ekonomi.
Tillsammans med kollegan och affärsrådgivaren Robert Catubig har Leyla sett till att Linné Ekonomi har hängt med i teknikutvecklingen. Ändå blev det något av en väckarklocka när det stötte på Shane Lukas och AVN för Accountants.
– Det var precis det vi letade efter. Vi vill ju jobba annorlunda och det här blev vår läroplan, säger Robert. Clarity första steget
Sedan februari är Linné Ekonomi medlemmar i AVN och har en egen affärsutvecklingscoach som de träffar varannan vecka. Det första steget i konceptet är Clarity, som handlar om att definiera nuläget, sätta mål och en plan som tar byrån framåt.
– Vi satte ett mål för byrån som helhet och så fick alla medarbetare sätta sina egna mål, säger Leyla.
Diskussionerna har handlat om hur Linné Ekonomi ska leverera sina tjänster på bästa sätt. Om paketering, kvalitet, marknadsföring och arbetsverktyg.
– Två saker blev tydliga. Det ena var att vi saknade ett verktyg för hur vi jobbar och kommunicerar internt och med kunderna. Det andra att vi behövde kika på vår paketering och marknadsföring, för att få jobba med de kunder vi vill ha, säger Robert. Bland det första som hände var att det köptes in ett projektledningsverktyg.
– Nu hanterar vi alla våra kunder helt digitalt och automatiserat. De använder en app och i den får de påminnelser om allt som rör deras bolag – inte bara bokföring – och vi slipper jaga kunderna för att få in information, berättar Robert.
Frigör tid
Leyla fyller i att det är ett arbetssätt som dels är transparent och hållbart eftersom alla på byrån kan ta ansvar för alla kunder, dels effektivt och lönsamt eftersom det frigör tid till att nischa sig.
För att få in fler sådana kunder har Linné Ekonomi också sett över sin paketering och marknadsföring.
Idag har de tre olika paket för den löpande redovisningen – Företagaren, Entreprenören och Visionären – och har gjort ett omtag på sajten för att marknadsföra dem på ett snyggt och tydligt sätt.
Relationen med kunderna är viktigast för oss och vi vill jobba med kunder som hela tiden vill vidare och utvecklas.
”Som företagare är man ganska ensam”
Hur känns det då efter de första månaderna med AVN for Accountants?
Vad är det bästa so far?
– Det är att vi träffar våra kunder mer, att vi har mer utrymme att berätta om våra tjänster och att vi jobbar aktivt med själva kundupplevelsen, säger Leyla.
– Som företagsledare är man ganska ensam. Tack vare vår coach har vi en extra hand nu, som stöttar, vägleder, ligger på och frågar hur långt vi har kommit, avslutar Robert.
Vi vill ju jobba annorlunda och det här blev vår läroplan.Robert Catubig Robert Catubig och Leyla Bekir
Handen på hjärtat – hur känns det i magen när du hör ordet ”högsäsong”?
För många är det ett laddat ord, förknippat med mycket jobb och övertidsarbete. Och egentligen är det inte så konstigt. Det är ju en tid full av deadlines, med årsbokslut och årsredovisningar som ska upprättas och inkomstdeklarationer som ska göras och lämnas in i tid. Samtidigt som kundernas verksamheter rullar på och behovet av rådgivning är lika stort som under andra delar av året.
Att få tiden att räcka till kan helt enkelt vara en svårlöst ekvation. Särskilt för dig som brinner för dina kunder och drivs av att se företag utvecklas och bli framgångsrika.
Då ligger det självklart närmare till hands att jobba 24/7 än att lämna kunderna i sticket.
Men måste det vara så? Nej, menar jag.
Det går att påverka och förändra invanda arbetssätt, rutiner och strukturer. Men det krävs en del tankearbete och uthållighet. Grunden är en tydlig affärsmodell, med en genomtänkt kundstrategi som underlättar både för dig som redovisningskonsult och byråns kunder.
Se också till att paketera och prissätta tjänsterna på ett strukturerat sätt och ha tydliga uppdragsavtal med väl definierade tjänster, där det framgår vem som gör vad i uppdraget – för att undvika att det uppstår förväntansgap. Om ni har uppdragsavtal där det förekommer uppdrag och tjänster som
inte är definierade bör avtalet uppdateras omgående, så att ni även får med dessa tjänster i er planering och fakturering.
Om ni har detta på plats kan ni se fram emot kommande högsäsong, med rimlig arbetsbelastning och nöjda kunder. Och med tid över för både rådgivning och att njuta av våren.
Har ni inte redan påbörjat omställningsprocessen är det hög tid att anta utmaningen. Bestäm er för att göra högsäsongen till den bästa tiden på året, i stället för ett laddat ord som får det att knyta sig i magen.
Under vissa perioder känns det ju helt underbart att gå till jobbet och få bolla tankar och idéer med dina kunder. Visst vill du att det ska kännas så året runt?
Låt högsäsongen bli den bästa tiden på året
Trots att systemen gör alltmer av vårt jobb, på kortare tid dessutom, är timdebitering fortfarande vanligast i vår bransch. Samtidigt gör förbättrade funktioner att systemen kostar mer och att det egentligen är ännu mer lönsamt att gå över till fasta priser.
Våra medlemsundersökningar visar att 67 procent av byråerna fortfarande tar betalt per timme av 81–100 % av sina kunder. Detta trots otaliga bevis på att fasta priser ökar både lönsamhet och effektivitet samt skapar nöjdare kunder och medarbetare.
Förutom vanans makt är en del av förklaringen att många byråledare jobbar för mycket. De ligger i snitt på samma debiteringsgrad som sina anställda: 80–85 procent. Om man lägger så mycket tid på kunderna,
saknar man både tid och kraft att jobba med byråns lönsamhet. Förändring är dessutom obekvämt och resurskrävande. Ska man se över prismodell, ta fram nya avtal och ha prisdiskussioner med kunderna, måste man ha tid att göra förarbetet.
För att få till en förändring måste du frigöra tid och känna dig trygg med att förändringen faktiskt leder till något bättre. Och då är vi inne på nästa utmaning för många byråledare – att det är svårt att veta hur ett fast pris ska beräknas. Vad ska ingå? Vad kostar extra? Hur undviker jag att räkna bort mig?
Kanske har man redan provat fasta priser, men kommunikationen blev otydlig och det fasta priset uppfattades som ett ”all inclusive”-pris som dessutom var alldeles för lågt satt.
Har det blivit fel en gång, tvekar man såklart att prova igen.
Prata gärna med dina branschkollegor som jobbar med fasta priser. Hur gör de? Vilka vanliga missar bör du undvika?
Ett sätt är att räkna ut årskostnaden per kund och dela upp det per månad. När man sedan börjar effektivisera processerna, blir uppdraget mer lönsamt eftersom kunden betalar samma pris trots att hanteringen blivit enklare.
En viktig del är att medarbetarna förstår och kan förklara upplägget så att kommunikationen till kunderna blir tydlig. Och att det också är tydligt vad som ingår och inte. Följ upp extra ofta i början tills alla är trygga i det nya.
Lycka till!
Med Boardeaser kan du effektivt möta alla kundbehov.
Ta fram standardrapporter med ett knappklick eller skräddarsy uppföljningen med våra smidiga verktyg för: budget, prognos, kostnadsställen, projekt, inläsning av data med Excel, egna grafer, kundanpassade rapporteringsmallar och mycket mer.
✓ Koncernkonsolidering på 1 minut per bolag.
✓ Smidig kundhantering i en byråportal.
✓ Över 400 standardrapporter.
✓ Enkelt att skräddarsy kundrapporter.
Boardeaser är fullt integrerat med Fortnox!
Läs mer om vårt byråerbjudande och boka en demo på boardeaser.com/byra
I höst lanserar vi på Fortnox Kundcheck – en helhetslösning för KYC (Know Your Customer) och AML (Anti-Money Laundering) integrerad i Fortnox Digital byrå.
Enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, även kallad penningtvättslagen, måste alla företag som erbjuder tjänster inom redovisning och/eller revision göra en Know Your Customer (KYC) varje år.
KYC, eller kundkännedom som det också kallas, innebär att redovisningsoch revisionsbyråer måste göra både en övergripande riskbedömning av byråns egen verksamhet samt kontrollera varje kund en gång per år. Syftet är att förhindra att företag används för penningtvätt och terrorismfinansiering.
Därför är byrån ansvarig för att undersöka vem eller vilka som kontrollerar kundernas bolag och riskbedöma dem. Även när byrån tar in nya klienter måste man se till att ha tillräcklig kundkännedom.
Kopplat till KYC är också kraven på att löpande utbilda medarbetarna, etablera rutiner för att upptäcka och förhindra penningtvätt och finansiering av terror. Alla misstänkta aktiviteter ska rapporteras till Finansinspektionen. Byråer som inte följer lagen riskerar både dyra böter och dåligt rykte.
Säg hej till Fortnox Kundcheck! I höst lanserar vi Fortnox Kundcheck – en helhetslösning för KYC och AML direkt i Fortnox Digital byrå. Möjligheten att hantera och utföra en KYC kommer alltså att vara fullt integrerad i vår produkt Digital Byrå. Att kunna hantera sin kundkännedom på ett smart och smidigt sätt är en viktig pusselbit i vårt erbjudande till byråerna. Med Kundcheck blir det lättare att söka efter privatpersoner och företag, uppfylla myndighetskrav och dessutom sparar det tid vid efterlevnad av penningtvättslagen.
Samarbete med BankID
BankAxept AS
Fortnox har ingått ett samarbete med norska BankID BankAxept AS för att erbjuda tjänster kopplade till kundkännedom. Som en del av Fortnox Digital Byrå skapas en enkel och tydlig process för redovisningsbyråer vid uppstart och uppföljning av sina kunder.
BankID BankAxept AS har ett stort kunnande inom både KYC och AML. Regnskab Norge, den norska branschorganisationen för redovisningsbyråer, rekommenderar officiellt produkten Kundcheck till sina medlemmar.
Kundcheck är en etablerad produkt i Norge, och tillsammans med Fortnox når produkten den svenska marknaden under hösten 2023.
Vad anser du vara utmanande inom ditt företagande? Denna fråga ställer jag till många av alla företagare jag möter i min vardag som vd på Företagarna. Ett vanligt svar är svårigheten att sätta rätt pris. Även utan den pressande inflationen, pressas företagaren av såväl kunder, konkurrenter som leverantörer.
Det finns nästan alltid anledning att höja priset, men också många skäl att låta det vänta. Den som väntar på ett tecken att höja priset är tyvärr nästan alltid för sent ute, men det är också uppenbart att svaret på prisfrågan inte alltid kan vara att höja priset.
Skulle du kunna tänka dig att höja priset på det du säljer om det skulle innebära att du förlorade 20 procent av dina kunder? Inte? Men tänk om det samtidigt skulle innebära att du av resterande kunder kunde ta 40 procent mer betalt? Frågan är retorisk, men scenariot det beskriver är fullt möjligt. Som företagare, oavsett bransch, behöver du både ställa rätt frågor och ha genomarbetade svar på dem om du ska kunna sätta rätt pris på det du säljer.
Vill du ha många snabbrörliga köpare som kan försvinna lika fort som de kom ifall någon annan säljer för ett aningen lägre pris, eller vill du ha lite färre men lojala kunder som vet att
varan eller tjänsten du säljer är en del av en större helhet? Eller vill du både ha kakan och äta den? Dina val påverkar dina möjligheter att få ditt företag mer lönsamt dramatiskt.
Uttrycket säger att nyfikenhet dödade katten, men för företagare är förhållandet det motsatta. De företagare som är nyfikna och vågar testa är de vars företag har betydligt större chans att leva länge och nå framgång.
Vad vet du om din kund egentligen? Vad händer efter kunden har köpt din vara eller tjänst? Finns det saker kunden saknar och skulle vilja köpa till? Är det saker du skulle kunnat erbjuda, eller kanske något du kan erbjuda i samarbete med ett annat mindre företag? Vilka faktorer skulle göra dig oumbärlig?
En jobbigare fråga du måste ställa dig är förstås om du säljer rätt saker? Om det är viktigt för dig att själv kunna sätta priset behöver du befinna dig
högt i värdekedjan. Befinner du dig lägre ned kommer det alltid finnas andra som i praktiken bestämmer hur mycket det är möjligt att ta betalt.
Kan du följa med dina kunder över tid, kommer deras förutsättningar också att förändras. Privatpersoner kommer att få bättre jobb och starkare ekonomi. Företag kommer att växa. Om du kan växa tillsammans med dina kunder kanske du aldrig behöver skaffa nya.
Jag slutar där jag började. Det är svårt att sätta rätt pris. Men också roligt! Om du är nyfiken och vågar ta lite risker kan helt fantastiska saker hända. Om den här krönikan funnits i två varianter, där du antingen hade uppmuntrats att höja priserna eller varnats för att inte ha för låga priser – vilken version hade du varit mest positiv till? Nyfikenhet är nyckeln, men det är du som måste öppna dörren.
Günther Mårder Vd på FöretagarnaOptimera order, inköp och lager – med full koll på ekonomin
Kombinationen Fortnox x Extend Commerce blir ett
komplett affärssystem att växa med. Du har full koll på både ekonomin och hela processen – från order i multipla kanaler till avstämning av betalningar.
Automatisk lagerbokföring där lagervärdet uppdateras i realtid.
Bra för bolag som hanterar fysiska produkter. Samla och hantera alla ordrar, säljkanaler, lager och marknader i samma system.
Skapa avancerade produktstrukturer och BoM.
Standardintegationer till webbshopar, marknadsplatser, 3pL/WMS och CRM etc.
EDI-koppling till ICA, Coop och Systembolaget mfl.
Stöd för flera lager, lagersaldo i realtid och fullt digitaliserat lager med scanning och inbyggd transportbokning.
Optimera lagernivåer genom systemstöd för inköp.
BI-analys för smarta beslut.
Automatisk avstämning av inköp mot leverantörsfakturan.
Fullt integrerad fakturaservice via Fortnox.
”Fortnox och Extend Commerce är en perfekt kombination för bolag inom handel som vill växa, oavsett bransch eller verksamhetsområde.”Mathias Bredin, Extend Commerce Läs mer på www.extend.se
Allt fler företagare i Sverige väljer att fakturera, hantera leverantörsfakturor, kvitton och utlägg, registrera tid och ta ut egen lön direkt i Fortnox App.
För dig som är redovisningskonsult innebär det att fler underlag och mer information kommer in digitalt. Det ger i sin tur fler automatiserade och sömlösa flöden, och – bäst av allt – mindre tjat för att du ska kunna sköta ditt uppdrag.
– Företagande i mobilen har blivit vardag för många och det här vill vi såklart både underlätta och uppmuntra, säger Lalle Zlatanovski, Product Manager för Fortnox App.
Lalle berättar att det har hänt mycket i appen på senare tid. Gränssnittet har fått sig ett rejält lyft och tack vare uppdaterad navigering har det blivit mer intuitivt och lättare att hitta. Fler nya grafer och nyckeltal, som till exempel saldot på både bank- och skattekontot, har också tillkommit.
– Det finns en stor efterfrågan på realtidsdata även från företagare som vill hålla koll på hur det går för bolaget, berättar Lalle.
Vissa funktioner, som till exempel tidsregistrering för anställda, finns numera även på engelska. Och i planen framåt finns språkstöd för ännu fler funktioner med.
– Vi vet att ungefär en av tio Fortnoxanvändare har ett annat språk än svenska i sin mobil och det är också ett behov som vi försöker tillgodose, säger Lalle.
Med meddelandetjänsten, som finns både i Digital Byrå och appen, kan du som redovisningskonsult kommunicera med dina kunder.
När du skriver i tjänsten i Digital Byrå får kunden ditt meddelande direkt i appen. Första gången skickas det ett mail till mottagaren och därefter få hen en pushnotis i
appen varje gång du skriver, förutsatt att hen har aktiverat funktionen i sin telefon. När kunden har läst meddelandet får du som konsult i sin tur en kvittens i chatten.
– Det här är ett enklare sätt att kommunicera med kunderna. Hanteringen går också snabbare när kunden till exempel kan attestera sina fakturor när de är på språng.
– Intuitiv, snabb och lättillgänglig smart teknik är en hygienfaktor idag. Men alla har inte intresse av eller har koll på vad den nya tekniken faktiskt kan göra. Därför är det viktigt att vi uppmärksammar användarna om fördelarna, och värdet som skapas med ny teknik, avslutar Lalle.
Följer användandet
För att Fortnox App ska motsvara våra kunders behov och förväntningar följer vi på Fortnox användandet noggrant för att se hur det förändras över tid.
Vi vill ha feedback!
Ett tips till dig som har kunder som ännu inte testat appen är att ladda ned den och prova demoversionen utan att logga in. Ett annat tips till dig som använder Fortnox App och har synpunkter är att maila vår Product Manager Lalle Zlatanovski på: lalle.zlatanovski@fortnox.se
Som redovisningskonsult är du företagens viktigaste rådgivare. Vårt kall är att stötta dig till 100%. Genom att välja Fortnox skapar du oändliga möjligheter att bli framgångsrik tillsammans med dina kunder.
