Flor Alba Patiño García
ID 827791
Steffany Penagos Ríos
ID 846927
Profesor: Dany Rachit Garrido Raad
NRC 15-387
Los procesos de auditoría se han consolidado como herramientas eficaces, las cuales posibilitan el manejo de los recursos de una organización y su respectiva medición. Sin embargo, es posible que, debido a la incorrecta manipulación de los indicadores de gestión, se puedan obtener resultados erróneos al final del proceso productivo, teniendo incidencia directa en la toma de decisiones administrativas por parte de las entidades (Cool y Zirufo, 2023). Dentro de la presente cartilla se tomarán los aspectos más destacados, como lo son las matrices, estas son esenciales en el proceso de auditoría, ya que permiten sintetizar toda la información recopilada de manera estructurada, siendo la principal fuente para la toma de decisiones.
Además, en el desarrollo de este procedimiento se hace necesaria la disposición del personal de la organización a ser evaluado para buscar la mejora continua y el fortalecimiento de los procesos llevados a cabo, pues no existen modelos o sistemas completamente precisos. Es por esto que incluir el factor humano es de gran importancia, los cuales deben ser revisados y evaluados y así lograr el verdadero impacto, generando una cultura interna del cambio y de la adaptación a nuevos enfoques y soluciones surgidas del proceso auditor.
Objetivos
Objetivo general
Diseñar una cartilla digital con el fin de identificar los procesos básicos de la auditoría interna y externa, incluyendo la estructura de sus matrices, mediante la investigación en la empresa de estudio elegida.
Objetivos específicos
-Realizar un diagnóstico que permita identificar las diferentes matrices utilizadas en una organización, por medio de datos e información suministrada.
-Evaluar la información con el fin de tener claridad en el proceso de auditoría, a través del paso a paso implementado en cada una de las matrices.
Procesos de auditoria
El proceso de auditoría interna se lleva a cabo desde la planificación para la vigencia anual y de acuerdo a los objetivos institucionales y al plan de auditoría que se fija de manera mensual para unos procesos y trimestral para otros. Este proceso de planeación se realiza entre la oficina de calidad, la oficina de control y seguimiento, todo esto de acuerdo al mapa de riesgos analizado y avalado, en el cual se establecen los procesos de la organización y se reconocen los riesgos y su impacto, posterior a ello se plasman las actividades de control alineadas con los objetivos de la entidad y los plazos de entrega de productos.
En el paso posterior, durante la ejecución del proceso auditor, se realizan la revisión y control de los procesos de acuerdo al cronograma y plazos establecidos de entrega de productos, donde se revisan con la lista de chequeo de actividades y características del producto a entregar por parte del responsable del proceso.
Siguientemente, se envía el informe preliminar con los hallazgos encontrados dando la oportunidad de subsanarlos en el proceso de controversia, donde se actualiza o se entrega la información faltante o se corrigen dichos hallazgos, si no se pueden subsanar se emite el informe definitivo.
Como parte concluyente del proceso auditor, se emite un plan de mejoramiento sobre los hallazgos no subsanados y se deja un plazo de cumplimiento, dicho plan de mejoramiento es parte fundamental de la revisión de la próxima auditoria.
Realizar
OBJ. 2. Gestionar la sostenibilidad y elriesgo financiero delSSFM.
OBJ. 4. Fortalecer y aplicar los mecanismosde controly seguimiento en la gestión del aseguramiento y la Prestación de losServicios.
OBJ. 1. Actualizar e implementar políticasy lineamientospara la gestión delaseguramiento y la prestación de losServiciosde Salud.
2.
2. Direccionamiento Estratégico y Planeación - Gestión presupuestaly eficiencia delgasto público
2. Direccionamiento Estratégico y PlaneaciónPlaneaciòn Institucional
3. Gestión con valorespara resultadosFortalecimiento organizacionaly simplificación de procesos
Consolidar y reportar completamente losdatos delESM de losJETEP procedimientos, insumosy medicamentosrealizando informe trimestrala la DISAN.
de atención a población con discapacidad delSSMP" IVTrimestre2022
Informe consolidado de solicitudesde JETEP insumos, procedimientosy medicamentossegún variables determinadasen matrizde reporte, incluye análisis, conclusionesy recomendaciones. IVTrimestre2022
Realizar seguimiento a lasautorizacionesa la red prestadora de serviciosde salud Trimestre matrizconsolidada y verificada. IV Trimestre2022
*Analizar elcomportamiento de losIndicadores de Calidad y Alerta Temprana IVTrimestre 2022 delESM.
*Formular y dar cumplimiento con el Plan de Mejoramineto de indicadoresde Calidad y Alerta Tempranade delESM
*Analisisdel comportamiento de los Indicadoresde Calidad y Alerta Temprana del ESM y elPlan de Mejoramiento delESM. *Soportesy seguimiento delcumplimiento delPlan de Mejoramiento de indicadores de Calidad y Alerta Tempranade del ESM. IVTrimestre2022.
Tabla 1. Extracto mapa de riesgos ESM
En el proceso de auditoría externa, la organización al ser una entidad prestadora de salud, está inmersa en procesos de auditoría de varios enfoques y por parte de diferentes entes, los cuales verificarán la ejecución y cumplimiento de las normas que rigen el sector salud, pero al manejar recursos públicos también es auditada para hacer seguimiento a la inversión y buen uso del patrimonio.
La planeación de estas revisiones, por ejemplo, de seguimientos de procesos de salud, la realizan la Dirección general de Sanidad de acuerdo a su cronograma y plan de auditorías, de igual manera por parte de las secretarias de salud de la región quienes coordinan también sus actividades de revisión y cumplimiento de normatividad y la fuente de insumo de revisión para ambas es la auditoría interna y de calidad realizada al interior de la entidad.
En cuanto a la ejecución del presupuesto y la adecuada inversión, se realiza por parte de la Contraloría General de la Nación quienes revisan los procesos contractuales y los dineros invertidos en los diferentes procesos adelantados por la organización. Esta entidad también realiza su planeación y comunica el tiempo de ejecución y procesos a auditar, fijando cronogramas y fechas para que la entidad aliste y consolide la información.
Estructura de las matrices:
Las matrices utilizadas en las auditorías son consideradas como herramientas encaminadas a identificar y evaluar los diferentes riesgos presentes en los procesos de una organización. Su aplicación es esencial, ya que permite organizar y analizar la información encontrada en una empresa, con la finalidad de contribuir al crecimiento continuo y eficiencia de la organización.
Estas matrices incluyen varios tipos de instrumentos diseñados para organizar y analizar información recolectada en el desarrollo de una auditoría. Algunos de los tipos de matrices son:
-Risk Matrix: Es una herramienta de análisis de riesgos que sirve para evaluar la probabilidad y la gravedad del riesgo durante el proceso de planificación del proyecto. Una vez que se haya evaluado la probabilidad y la gravedad de cada riesgo, se podrá ubicar en la matriz para calcular la calificación del impacto de cada riesgo (Asana, 2022). La presente matriz permite identificar los riesgos, determinar su gravedad, evaluar la probabilidad de su ocurrencia, calcular su impacto y priorizar los riesgos.
Una vez determinada su gravedad y probabilidad, es necesario realizar la última parte de la matriz, que consiste en calcular el impacto de sus riegos a través de la siguiente fórmula:
-Matriz EFI (Evaluación de Factores Internos) y EFE (Evaluación de Factores Externos):
Estas dos matrices se utilizan para resumir y sintetizar la información que se obtuvo de los análisis del entorno externo e interno de la empresa, identificando oportunidades y amenazas en el factor interno y evaluando la información económica, social, cultural, ambiental, etc. En el factor externo.
En primer lugar, se deben identificar las fortalezas y debilidades, amenazas u oportunidades según la matriz que se esté trabajando. Seguidamente se debe asignar un valor que irá ubicado en el peso, este debe ser entre 0,0 (sin importancia) a 1,0 (muy importante). Luego, en la columna de calificación irá un valor del 1 al 4, en donde 1 es debilidad mayor, 2 debilidad menor, 3 fortaleza menor y 4 fortaleza mayor. Finalmente se debe multiplicar el peso con la calificación y así obtener el valor ponderado.
-Matriz BCG: Es fundamental para el análisis del posicionamiento en el mercado de un producto en específico. Es importante tener en cuenta que el eje vertical hace referencia al crecimiento en el mercado y el eje vertical demuestra la participación en el mercado.
Matrices usadas en el proceso de auditoria
El proceso de auditoría interna de seguimiento y control se lleva a cabo de acuerdo al plan de auditorías y se hace uso de la siguiente matriz de cumplimiento dependiendo el área que vaya a ser auditada.
FUERZAS MILITARES DECOLOMBIA EJÉRCITONACIONAL
Código:FO-CEIGE-162
Área y/oProceso: SERVICIOS DESALUD
UnidadInspeccionada:
Fecha de la Inspección:(Lapso)
No. Norma de referencia y/oCriteriode verificación Aspectosa verificar (Actividades)
1 Verificar el cumplimiento del organigrama del ESM, misión, visión, objetivo generaly específicos, políticadecalidad, entreotros.
TOE 2410316/2016
2 Verificar los cargos según los perfiles establecidos teniendo en cuenta la especialidad, conocimentos y experienciadelpersonal.
Contarconlas funciones deacuerdoconelcargoasignado. (Estánporescrito).
Para el Personal Militar: Folio de vida hasta cuando aprueben el escalafón de cargos.
LISTADEVERIFICACIONINSPECCIÓN
MACROPROCESO: PROCESOINSPECCIONADO:
Versión:2
Lista de verificaciónactualizada a fecha: 2022-01-26
No. yfecha de Directiva y/odocumentoque origina la inspección
Responsable del área y/oproceso
CALIFICACIÓN
Soporte documental y/o Evidencia
Descripción
Observacióny/o
Hallazgo (Condición, criterio, causa y efecto)
7
6
5
3
Resolución
PerosnalCivildePlanta: ManualdeFunciones.
PersonalCivilOPS: ObjetodelContrato.
4 Realizar el proceso de inducción parael personalque ingresacomo elque llega trasladado. Y realizar el proceso de reinducciòn mínimo 1 vez al año para el personaantiguo.
B.
Ley1955demayo2019“Pactopor Colombia,pactoporlaequidad". PlandeDesarrolloInstitucionalSSFM 2019-2022
Directivapermanente010del08de noviembrede2015:Metodologíaparala formulaciónyseguimientodelplande accióndelSubsistemadeSaluddelas Fuerzas Militares.
GuíaMetodológicadelModeloIntegrado dePlaneaciónyGestión–2017.
Realizar seguimiento trimestral al plan de Acción de acuerdo con los lineamientos emitidos y en coordinación con los homólogos de la Dirección
General de Sanidad Militar y documentarlo en el formato Código: MDN-COGFMPROPLAES-DIGSA-FU.95.1-41Versión4.
C.
Ley 87de1993. Artículo2Objetivos del ControlInterno. Literala). Protegerlos recursos delaorganización, buscando suadecuadaadministraciónante posibles riesgos quelos afectan.
Ley 1474de2011. Estatuto Anticorrupción. Artículo73
DirectivaPermaneneteNo. 00115del3 dediciembrede2019. Lineamientos Generales paralaAdministraciónde Riesgos enelEjércitoNacional.
GuíaparalaAdministracióndelRiesgo (DAFP). 2018
NormaISO31.000:2018Gestióndel Riesgo Decreto1499del2017Modelo Integradode Planeacióny Gestión. Versión2. ManualOperativoMIPG2017. Dimensión7.
Ley 594/2000,
6
8
DirectivapresencialN°04del3deabirl de2012-Eficienciaadministrativay lineamientos delapolíticaceropapel enlaadministracónpública. Directiva 01023de2016-Cumplimiento eficienciaadministrativadelapolítica ceropapelenlaadministraciónpública.
Realizar seguimiento trimestral del Riesgo en el Formato Código: FO-CDE5DIGEC-487, versión7del29deseptiembrede2020.
D.
Realizar archivo de gestión, organización de las carpetas de acuerdo a las series, subseries.
Realizar transferencias al archivo central, verificar elFormato Únicode Inventario
Documental-FUID
Cumplirconlapoliticadeceropapelenlaadminsitarciónpública.
9
Direcriva01024del22denoviembrede 2016. -Implementacióny funcionamientodelsistemadegestión documental"ORFEO" paraeltrámite delas comunicaciones oficiales en EjércitoNacional.
Decreto1499del2017Modelo Integradode Planeacióny Gestión. Versión2.
10
ManualOperativoMIPG2017. Dimensión7.
11 DirectivaPermanente215de2021
Verificar la implementación del sistema orfeo y así mismo la trazabilidad de información.
E.
Mantener actualizado el normograma del ESM, de acuerdo al proceso y normatividadvigente.
Mantener como material de consulta, las fichas téecnicas de los procedimientos de acuerdo con
El proceso de auditoria que se lleva a cabo dentro de la organización se adelanta de acuerdo a un cronograma y plan de auditoria.
El proceso de auditoria de calidad se adelanta utilizando dos matrices dadas por el Departamento administrativo de la Función Pública DAFP, las cuales permiten adelantar mediciones con gráficos y acciones de mejora de acuerdo a los resultados.
Figura 1
Autodiagnóstico de gestión
1
Figura 2
Resultados gestión estratégica del talento humano
Figura 3
Resultados gestión estratégica del talento humano
de gestión
Por otra parte también se aplica el autodiagnóstico de Gestión – Código de integridad, este archivo hace parte de un conjunto de herramientas de autodiagnóstico que permitirán a cada entidad desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las dimensiones en las cuales se estructura el Modelo Integrado de Gestión y Planeación, con el propósito de que la entidad logre contar con una línea base
respecto a los aspectos que debe fortalecer, los cuales deben ser incluidos en su planeación institucional (Código de integridad, s.f.).
Figura 4
Autodiagnóstico de gestión
Figura 4 Autodiagnóstico de gestión
Conclusiones
Teniendo en cuenta todos los aspectos analizados, se llega a la conclusión de que para cualquier organización es esencial tener conocimiento sobre el funcionamiento de los procesos de esta, la calidad de sus servicios, así como el desarrollo de sus actividades. Es una necesidad que las empresas no deben pasar por desapercibido, pues evaluar y ejercer control sobre cada una de ellas, permite entender el funcionamiento de las mismas y de esta manera facilita la toma de medidas para optimizar en base a ese análisis completo y a sus resultados.
Estos tipos de procesos de auditoría interna y externa son importantes para la entidad, pues de esta manera y con cierta periodicidad se evalúa y se toman medidas en base a los resultados (observaciones o hallazgos), por ende estas actividades de control se complementan entre si pues la auditoría interna prepara a la organización para las auditorías externas, las cuales al ser llevadas a cabo por una entidad externa su nivel de minuciosidad se soporta en los insumos que pueda aportar el área de seguimiento, control y calidad
Referencias
Colombia potencia de la vida. (s.f.). Cómo opera MIPG. Función pública. https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/como-opera-mipg
Team Asana. (2022, 09 de octubre). Matriz de riesgos: cómo evaluar los riesgos para lograr el éxito del proyecto (incluye ejemplos). Asana. https://asana.com/es/resources/risk-matrix-template
Santos, D. (2023, 31 de enero). Matriz EFI: qué es, para qué sirve, cómo se crea y ejemplos. HubSpot marketing. https://blog.hubspot.es/marketing/matriz-efi
Unir. (2021, 06 de mayo). ¿Qué es la matriz BCG? ¿Para qué sirve y cómo se realiza?. Unir, la universidad en internet. https://www.unir.net/empresa/revista/matriz-bcg/ Cool-Intriago, A., & Zirufo-Briones, B., (2023). Impacto de la auditoría de gestión en la toma de decisiones administrativas en empresas comerciales. 593 Digital Publisher CEIT, 8(3), 440-455 https://doi.org/10.33386/593dp.2023.3.1741