Avvik

Avvik er alt du ikke vil skal skje i en virksomhet.

Enkelt forklart er avvik alt du ikke vil skal skje i en virksomhet. Det kan være brudd på regler, ting som blir glemt eller ikke blir gjort, eller feil som blir gjort. Avvik oppstår dersom du for eksempel har fått skadedyr (som melmøll eller mus) inn i produksjonslokalene, ved dårlig utført vask, om vi har fått varer som har gått ut på dato eller om temperaturen har blitt for høy i kjølerom eller fryserom.

Alle vil oppleve at noe går galt før eller siden. Da er det viktig å vite hva du skal gjøre. Alle avvik bør skrives ned i skjema (papir eller elektronisk), slik at du vet hva som har skjedd. Et avviksskjema beskriver hva som har skjedd og hva som blir gjort for å rette opp i feilen. Når et avvik har skjedd, skal det gjøres noe for å rette dette opp.

Ved alvorlige avvik må noe gjøres omgående, og avviket skal registreres i avviksskjema. Skriv ned hva som gikk galt, hvorfor det skjedde, hva du gjorde der og da, og hva du kan gjøre for at det ikke skal skje igjen eller bli verre.

Eksempel på løsninger ved avvik:

→ Kast matvarer som lenge har hatt for høy temperatur på kjøle- eller fryserom, ring service for å sikre at temperaturen ikke stiger på nytt. → Observasjon av skadedyr: Kontakt skadedyrfirma, lukk vinduer, skjerp inn rutiner med lukking av dører. → Har du fått beskjed om at det er påvist bakterier ved levering av prøver til laboratorium (renhold etter produkt)?

Se på rengjøringsplanen: Bør det vaskes oftere eller med annen såpe/desinfeksjonsmiddel? → Personlig hygiene: Har noen i virksomheten vært syke, eller har noen av de ansatte dårlig håndhygiene? → Rutine for oppvask: Sjekk temperaturen på skyllevannet i oppvaskmaskinen. Tilkall vaktmester eller service om temperaturen er feil.

Om du finner en rotte i bakeriet, vil det naturlige være å sette opp en rottefelle for å fange den, og eventuelt noen ekstra feller i tilfelle det er flere. Når rotta er fanget, må alle overflater vaskes og desinfiseres. Det er viktig at ikke noe mat blir laget før avviket er håndtert, ettersom rotta kan ha etterlatt seg bakterier.

Prøv deretter å finne ut hvordan rotta kom seg inn i bakeriet. Kan den komme opp sluket? Har porten stått lenge åpen?

Når du har kommet frem til årsaken, skriver du ned hva du vil gjøre for å unngå at det skjer igjen. I dette eksempelet kan det være å begrense tiden porten eller dørene er åpne eller sjekke sluket. Bør du sette på et rottesikkert sluk?

Etter at avviket er skrevet ned, må du finne en person som passer på at det blir gjort noe med det som har skjedd. Personen skriver til slutt under på at avviket er avsluttet (lukket).

Avvik som bør skrives ned kan være:

→ Kjøletemperaturer over 4 °C og frysetemperaturer over –15 °C. Hovedregelen er at kjøletemperaturen skal ligge mellom 0 °C og 4 °C, og frysetemperaturen skal ligge på under −18 °C som en tommelfingerregel. → Dårlig renhold i produksjonsområdet → Manglende emballering av matvarer. Det vil si at bokser står uten lokk, det ligger marsipan uinnpakket eller en åpnet hermetikkboks står fremdeles åpen. → Det blir brukt varer med utgått dato. Man må lære seg forskjellen på best før og siste forbruksdag. «Best før» forteller hvor lenge maten holder seg i uåpnet emballasje uten at den blir ødelagt. Disse varene kan brukes etter datoen. Man må da sjekke om det lukter, smaker og ser godt ut. → Varer som har passert siste forbruksdag er varer som kan være farlige å spise etter denne datoen. → Observasjon av skadedyr – rotter, mus, møll, mellarver osv. → Skitten oppvask som er satt i hylla for ren oppvask → Skade på vegg etter påkjørsel av jekketralle (innkjøring av varer)

Dette er eksempel på avvik du ikke behøver å skrive avviksmelding om, men bare ordne opp i:

→ Små temperaturvariasjoner → En kartong fløte gått ut på dato