Regnskapsorganisering (9788245045918)

Tine Degerstrøm Stenvold

Sissel With Stephansen

Regnskapsorganisering

Forretningsforståelse, risikovurdering og regnskapsførers rolle

Tine Degerstrøm Stenvold

Sissel With Stephansen

Regnskapsorganisering

Forretningsforståelse, risikovurdering og

regnskapsførers rolle

Copyright © 2023by

Vigmostad & Bjørke AS

All Rights Reserved

1. utgave 2023 / 1. opplag 2023

ISBN: 978-82-450-4591-8

Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen Omslagsdesign ved forlaget

Tine Degerstrøm Stenvold har mottatt støtte fra Det faglitterære fond i aktuell språkversjon.

Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget

Kanalveien 51

5068 Bergen

Tlf.: 55 38 88 00

e-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no

Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

Vigmostad & Bjørke AS er Miljøfyrtårn-sertifisert, og bøkene er produsert i miljøsertifiserte trykkerier.

Forord

Denne boken er skrevet som pensumbok for utdannelsen av statsautorisert regnskapsfører, men vil også være aktuell på masterprogram i regnskap og revisjon og som valgemne på masterprogram i økonomi og administrasjon. Derfor vil det være opp til foreleser å velge ut det som er mest relevant og nyttig for akkurat det kurset hvor boken benyttes som pensum.

Boken gir en grundig innføring i hvordan regnskapsfører kan sikre etterlevelse av lover og bestemmelser knyttet til utøvelse av yrket og profesjonen, herunder dekkes «plan for regnskapsførerutdanning» innen regnskapsorganisering, forretningsforståelse og regnskapsførerregelverket. Boken refererer til ny regnskapsførerlov, og har omfattende kapitler om bærekraft, økonomisk kriminalitet og hvitvaskingsregelverket. Boken er også praktisk rettet med en del illustrerende eksempler underveis.

Forfatterne har begge bakgrunn innen akademia, privat næringsliv og revisjonsbransjen. Deres lange erfaring innen akademia, hvor de begge har forelest i emnet regnskapsorganisering i mange år, har bidratt til en unik kombinasjon av den akademiske, pedagogiske og praktiske tilnærmingen til fagstoffet.

Mange skal takkes. Vi vil takke Fagbokforlaget for støtte gjennom hele prosessen, herunder en spesiell takk til forlagsredaktør for økonomiske og administrative fag, Sven Barlinn, for entusiasme og støtte fra idé til ferdig bok. Tusen takk til Ragnhild Dalheim Eriksen, leder for bærekraft i SpareBank 1 Nord Norge, og Even Fallan foretaksrådgiver og foreleser innen bærekraftsrapportering for gjennomlesning og kommentarer til kapitlet om bærekraft. Tusen takk til Torstein A. Gustavsen førstelektor ved Nord universitet, som både har gitt innspill underveis og som også tok seg tid til å kvalitetssikre noen utvalgte kapitler på tampen av bokprosjektet. Takk til anonym ekstern konsulent for fagfellegodkjenning og konstruktive og nyttige tilbakemeldinger.

Vi vil samtidig rette en stor takk til våre familier og venner som har vært der og hatt troen på oss. Den største takken fortjener våre tålmodige ektemenn, som har vært til uvurderlig støtte, vist forståelse og oppmuntret oss gjennom hele skriveprosessen, og våre barn som har heiet på mammaene sine fra sidelinja, ikke bare i gode, men også i mer slitsomme perioder.

Uten alle dere hadde det ikke blitt noen bok.

Vi håper at du som leser vil finne nytten av å lese og anvende boken aktivt under utdannelse, i praksis og som oppslagsverk. Samtidig håper vi at boken bidrar til økt interesse for regnskap, regnskapsprofesjonen og regnskapsførers rolle.

Gi oss gjerne tilbakemelding dersom du finner feil eller har andre kommentarer.

Tromsø og Bodø, juni 2023

Tine Degerstrøm Stenvold og Sissel With Stephansen

Oversikt over kapitler

Lovforkortelser

Aml. Arbeidsmiljøloven

17. juni 2005 nr. 62

A-opplysningsloven

22.06.2012 nr. 43

Asal. Allmennaksjeloven

13. juni 1997 nr. 45

Asl. Aksjeloven

13. juni 1997 nr. 44

Bokfl. Bokføringsloven

19. nov. 2004 nr. 73

Feriel. Ferieloven

29. april 1988 nr. 21

Finanstll. Finanstilsynsloven

7. des. 1956 nr. 1

Fregl. Foretaksregisterloven

21. juni 1985 nr. 78

Ftpensjl. Foretakspensjonsloven

24. mars 2000 nr. 16

Ftrl. Folketrygdloven

28. feb. 1997 nr. 19

Hvvl. Hvitvaskingsloven

1. juni 2018 nr. 23

Innskpensjl. Innskuddspensjonsloven

24. nov. 2000 nr. 81

Kkl. Konkursloven

8. juni 1984 nr. 58

Mval. Merverdiavgiftsloven

19. juni 2009 nr. 58

Revl. Revisorloven

20. november 2020 nr.128

Rskl. Regnskapsloven

17. juni 1998 nr. 56

Sktbl. Skattebetalingsloven

17. juni 2005 nr. 67

Sktfvl. Skatteforvaltningsloven

27. mai 2016 nr. 14

Strl. Straffeloven

28. mai 2005 nr. 28

Tjenestepensjonsloven

13. desember 2013 nr. 106

Otpl. OTP-loven

21.12.2005 nr. 124

Utlendl. Utlendingsloven

15. mai 2008 nr. 35

Vphl. Verdipapirhandelloven

29. juni 2007 nr. 75

Kapittel 1

Regnskapsorganisering

De fleste forbinder kanskje regnskapsorganisering med å dreie seg om regnskapstall, men dette gir kun et unyansert bilde av hva regnskapsorganisering egentlig er. Regnskapsorganisering innebærer å systematisere regnskapsdata gjennom ulike aktiviteter og ha på plass gode rutiner for datainnsamling, registrering og bearbeiding.

For å få til det må forutsetninger som god internkontroll, gode rutiner, tilstrekkelig kapasitet, kompetanse og nødvendig kunnskap ligge til rette.

Regnskapsorganisering bidrar til å sikre etterlevelse av regnskapsførerlovens krav og er en viktig del av de forberedelsene en virksomhet utfører i forbindelse med et årsoppgjør.

Regnskapsorganisering er sammensatt og består av mange steg som skal planlegges, gjennomføres og revideres. Det er derfor svært utslagsgivende å planlegge og ha på plass gode rutiner for å fange opp typiske tidstyver og andre utfordringer som kan komme i forbindelse med organiseringen rundt regnskapsførselen.

I hovedsak kan man si at regnskapsorganisering er alt en virksomhet gjør for å kunne produsere økonomisk informasjon som er egnet som beslutningsgrunnlag for regnskapsbrukere, og fortrinnsvis bygger den på to grunnpilarer; tilfredsstillende bokføring og internkontroll.

Iverksettelse av ulike kontrolltiltak skal blant annet sikre at pliktige regnskapsrapporter blir nøyaktige, er av god kvalitet og leveres til riktig tid. Herunder foreligger det lovpålagte frister for når pliktig rapportering av årsregnskap og annen rapportering av historiske tall, jf. bfl. § 3 skal sendes inn til offentlige myndigheter. Derfor er det avgjørende å ha gode rutiner for å sikre dokumentasjon av regnskapspostene gjennom god regnskapsorganisering.

1.1 Regnskapets formål

Regnskapslovens § 3-2 a anses som en formålsparagraf og som understreker formålet med regnskapet:

Årsregnskapet skal gi et rettvisende bilde av den regnskapspliktiges og konsernets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat.

Bestemmelsen bør alltid ligge til grunn for enhver regnskapsmessig behandling og ved utarbeidelse av et årsregnskap.

Regnskapet brukes som et viktig verktøy for å formidle relevant og pålitelig økonomisk informasjon om en virksomhet. Bruken av denne typen regnskapsinformasjon

vil variere mellom hvem og til hva regnskapsbrukeren ønsker å bruke informasjonen til. I hovedsak brukes informasjonen til to formål:

• Beslutningsformål

• Kontrollformål

Derfor er det avgjørende at en virksomhet produserer økonomisk informasjon som er egnet som beslutningsgrunnlag, både for eksterne og interne regnskapsbrukere. Formålet deles gjerne inn i tre deler:

• Det skal produseres relevant og pålitelig økonomisk informasjon som er egnet som beslutningsgrunnlag, og presentere regnskapsmessig disposisjon for å gi best mulig beslutningsinformasjon til regnskapsbrukerne

• Det skal dekke myndighetenes behov for å kontrollere virksomhetens regnskapsrapporteringer

• Det skal legges til rette for at eksternt informasjons- og kontrollbehov ivaretas

1.2 Bokføringsplikt og regnskapsplikt

Enhver som er regnskapspliktig etter regnskapsloven, er bokføringspliktig etter bokføringsloven, jf. bfl. § 2 første ledd.

Bokføringsplikt er ikke det samme som regnskapsplikt. Alle som skal starte opp egen virksomhet, vil måtte stille spørsmålet om man er bokføringspliktig eller både bokførings- og regnskapspliktig. Enkelt forklart så er alle regnskapspliktige også bokføringspliktig, men man blir ikke automatisk regnskapspliktig selv om man er bokføringspliktig, jf. bfl. § 2 annet ledd.

De fleste selskap i Norge har bokføringsplikt, mens alle aksjeselskap har regnskapsplikt, jf. rskl. § 1-2.

Regnskapsplikt

Regnskapsplikten er mer omfattende enn bokføringsplikten. Hvem som er regnskapspliktige, fremgår av regnskapsloven § 1-2. Krav til regnskapsplikt avgjøres av organisasjonsform og størrelsen på virksomheten. Enkelte organisasjoner og bransjer er regnskapspliktig ut fra selskapsform slik som for eksempel aksjeselskap, allmennaksjeselskap, stiftelser mfl., mens andre blir regnskapspliktig som følge av størrelse, salgsinntekter, eiendeler, årsverk mv. Regnskapsplikten innebærer blant annet å følge bestemmelsene i regnskapsloven og sende inn virksomhetens årsregnskap som rapportering til offentlige myndigheter.

Regnskapsplikten omfatter også noen enkeltpersonforetak, og hvor de aller fleste enkeltpersonforetak må føre regnskap etter bokføringsloven og leverer næringsspesifikasjon sammen med skattemelding. Regnskapsplikten slår inn dersom enkeltpersonforetaket har omsetning over 50 000 kroner i året og har eiendeler som overstiger 20 millioner kroner, eller ansatte som utgjør mer enn 20 årsverk. Da er det plikt til å sette opp årsregnskap og leverer næringsspesifikasjon sammen med skattemeldingen.

Bokføringsplikt

Bokføringspliktig betyr å føre et regnskap etter bestemmelsene i bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk. Bokføringsplikten kan også komme som følge av plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, og skattekontoret og oljeskattekontoret kan i enkelttilfeller pålegge bokføringsplikt, jf. bfl. § 2 tredje ledd. Et slikt pålegg kan begrenses til å gjelde enkelte bestemmelser i loven og gis bare for to år av gangen. I tillegg er man pliktig til å levere næringsoppgave. Dette betyr at de aller fleste som driver næringsvirksomhet, må føre et regnskap etter bokføringsreglene.

Selv om man ikke kommer inn under bokføringsplikten, vil det likevel være viktig å dokumentere sine inntekter og kostnader i tråd med bokføringsloven. Dette for å kunne dokumentere at en ikke har bokføringsplikt, samt at en har kontroll på egne informasjonsbehov.

Det som avgjør om en virksomhet er bokføringspliktig, bygger i hovedsak på oppfyllelse av én av tre plikter:

1. Årsregnskapspliktig skal utarbeide årsregnskapet etter regnskapsloven med forskrift, jf. rskl. § 1-2. Dette innebærer plikt til å sende inn regnskapet til Regnskapsregisteret

2. Merverdiavgiftspliktig skal levere skattemelding for merverdiavgift for den virksomhet som drives, jf. skatteforvaltningsforskriften § 8-3-1. Registrering i Merverdiavgiftsregisteret er pliktig ved salg av varer og tjenester for over 50 000 kroner innenfor en periode på 12 måneder

3. Næringsoppgavepliktig skal levere skattemelding for formues- og inntektsskatt for den virksomhet som drives, jf. skatteforvaltningsloven § 8-2. Det er regnskapet som blir grunnlag for næringsoppgaven som skal sendes til Skatteetaten

Årsregnskapspliktig

Merverdiavgif tspliktig Bokføringsplikt

Næringsoppgavepliktig

Figur 1‑1

Oversikt over hva som gir bokføringsplikt

Felles for de aller fleste virksomheter er at de i tillegg til å være regnskapspliktig og bokføringspliktig, også er merverdiavgiftspliktig etter merverdiavgiftsloven og skattepliktig etter skatteloven.

Pliktig regnskapsrapportering

Pliktig regnskapsrapportering er i bokføringslovens § 3 definert som:

… årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold, og som er fastsatt i eller med hjemmel i lov.

Den pliktige regnskapsrapporteringen danner rammene for loven og avgjør hva som skal bokføres og når bokføringen skal skje.

Eksempler på pliktig regnskapsrapporter:

• Årsregnskapet

• Årsberetning. Små selskap er unntatt kravet om å utarbeide årsberetning jf. rskl. 3-3 a

• Lønns- og trekkoppgave

• Skattemelding

Pliktig regnskapsrapportering sammen med lovbestemte spesifikasjoner er bestemmende for hva som skal bokføres, når bokføring skal skje og hvilken adgang den bokføringspliktige har til å endre bokførte opplysninger.

De lovbestemte spesifikasjonene fremgår av bokføringsloven § 5 og bokføringsforskriftens § 3-1 og er bindeleddet mellom den pliktige regnskapsrapporteringen og dokumentasjonen av de bokførte opplysningene.

Bestemmelsene er avgrenset i forhold til:

• Rapportering av ikke-regnskapsmessige opplysninger

• Intern rapportering. For eksempel daglig leders rapportering til styret, jf. asl. § 6-15

• Regnskapsrapportering for bestemte bransjer

1.3 Intern og ekstern regnskapsfører

Det er ingen lov som sier at virksomheter må bruke ekstern statsautorisert regnskapsfører til å føre regnskapet. Enhver virksomhet kan føre regnskapet selv. I forbindelse med regnskapsføring skiller man mellom intern og ekstern regnskapsfører.

Intern regnskapsfører

Intern regnskapsfører er en som er ansatt i en virksomhet og som fører virksomhetens regnskap. Det er ikke et krav at personen har autorisasjon som regnskapsfører eller at det stilles andre utdanningskrav knyttet til intern regnskapsfører. Enhver som er ansatt i en virksomhet, kan derfor i praksis føre regnskapet for virksomheten eller innenfor i et konsern. Dersom en ikke er ansatt i virksomheten, kan en ikke påta seg oppdraget med å føre regnskapet uten å være statsautorisert regnskapsfører eller statsautorisert regnskapsforetak. En intern regnskapsfører må selvsagt følge de lovkravene som gjelder for virksomheten, herunder følge de bestemmelsene som er knyttet til selskapsform og annen særlovgivning ut fra bransjetilhørighet. En intern regnskapsfører som ikke er autorisert, er ikke bundet til å følge God regnskapsføringsskikk (GRFS), da denne er en bransjestandard og ikke har samme status som lover og forskrifter.

Ekstern regnskapsfører

En ekstern regnskapsfører er en som har rett til å bruke yrkesbetegnelsen statsautorisert regnskapsfører eller statsautorisert regnskapsforetak, og som i næring har rett til å påta seg regnskapsføring for andre. Velger en virksomhet å benytte ekstern regnskapsfører, må man sørge for å kjøpe tjenesten fra et statsautorisert regnskapsforetak eller en statsautorisert regnskapsfører.1

En statsautorisert regnskapsfører må følge kravene i regnskapsførerloven og er, til forskjell fra den interne regnskapsføreren, også bundet av GRFS.

I Norge er det registrert ca. 600 000 selskaper (tall fra 2021), og av de var det hele 450 000 selskaper som benyttet en ekstern regnskapsfører.

Regnskapsføreres arbeidsoppgaver krever en systematisk, nøyaktig og grundig organisering, og de vanligste oppgavene til en regnskapsfører vil typisk være:

Bokføring, lønnskjøring, fakturering, årsoppgjør og rapportering drøftes inngående i kapittel 3.

1.4 Rådgivning

Regnskapsførervirksomheten skal kun påta seg rådgivningsoppgaver dersom virksomheten har egen eller innleid kompetanse på det aktuelle området, jf. GRFS pkt. 2.6.

Regnskapsfører er næringslivets nærmeste rådgiver. Det å skape verdi og gi merverdi for regnskapskundene er betydningsfullt. I og med at regnskapsfører har løpende oversikt og innsyn i regnskapskundenes regnskap, vil regnskapsfører kunne oversette tallene i regnskapet til konkrete anbefalinger av handlinger.

Endringene fra den tradisjonelle regnskapsførerrollen til å inneha en rolle som innebærer et større ansvar og mer samhandling med sine regnskapskunder gjennom rådgivning, har økt. Derfor er det vesentlig å kartlegge regnskapskundens behov og forventninger for å skape en nærmere tilknytning til hvordan regnskapsfører skal jobbe med oppdraget på en mer effektiv og god måte. I dag tilbyr regnskapsførere mange flere

1 Finanstilsynet har en oversikt over statsautoriserte regnskapsførerselskaper og statsautoriserte regnskapsførere i sitt virksomhetsregister.

Bokføring Lønnskjøring Fakturering Årsoppgjør Rapportering Rådgivning

Figur 1‑2 Regnskapsførers oppgaver

oppgaver som ikke har med selve regnskapsproduksjonen å gjøre, enn hva de gjorde tidligere. God kommunikasjon og oppnåelse av en felles forståelse for oppgaven bidrar til hvordan samhandling mellom regnskapsfører og regnskapskunden kan skape effektive prosesser og rette søkelys på verdiskapende oppgaver.

Rådgivning handler om mye mer enn selve tallene. Det å forstå menneskene i virksomheten og få forståelse av hvordan ledelsen tenker og handler, er vesentlig for å kunne utøve rådgivning. Det kan være rådgivningstjenester innenfor økonomi, IT, salgs- og markedsstrategi, men også bidra i regnskapskundens forretningsprosesser, finansielle analyser og lage integrasjoner med andre systemer, herunder å forenkle og automatisere prosesser eller forbedre forretningsprosesser.

Regnskapsførers løpende oversikt over hvordan det går med regnskapskundens økonomi, vil gi regnskapsføreren innblikk i hvilke grep en virksomhet bør ta for en mer effektiv virksomhetsstyring og sikre lønnsomheten. Her vil det være viktig for regnskapsfører å inneha kompetanse innen finansiell analyse, se sammenhenger i tallene og finne mulighetene for en lønnsom drift for kunden. For å kunne bruke regnskapet som verktøy for rådgivning må regnskapsfører kartlegge målsettinger i samarbeid med kundens ledelse, noe som igjen vil kunne skape større grad av engasjement både hos kunden og hos regnskapsfører.

Regnskapsfører skal ikke påta seg en rådgivningsoppgave eller gi råd dersom regnskapsfører ikke besitter kompetanse på området. Dette gjelder spesielt å ikke innlate seg på å gi råd om rettsregler som kan føre til rettslige sanksjoner og til at regnskapsfører blir holdt rettslig ansvarlig samt mister renommé.

Dersom regnskapsfører blir oppmerksom på at rådgivningen vil kunne omfatte områder hvor kompetansen ikke vil strekke til, bør man vurdere å innhente ekstern kompetanse eller anbefale kunden å søke kompetent bistand hos andre.

1.5 Forsvarlig kvalitetsstyring

Det stilles lovpålagte krav om at statsautoriserte regnskapsforetak skal ha forsvarlig kvalitetsstyring, jf. regnskapsførerloven § 4-1 andre ledd. Regnskapsforetak skal ha tilgang på nok kapasitet med riktig kompetanse til å utføre oppdragene i samsvar med kravene til oppdragsutførelse, jf. regnskapsførerloven § 4-1 første ledd. Kvalitetsstyring går i det vesentligste ut på følgende:

• Kvalitetsstyringen skal virke etter hensikten

• Kvalitetsstyringen skal omfatte retningslinjer og rutiner for å sikre at regnskapsoppdrag utføres og dokumenteres i samsvar med kravene i kapittel 5

• Kvalitetsstyringen skal tilpasses etter virksomhetens omfang og kompleksitet

• Kvalitetsstyringen skal være egnet til å oppfylle regnskapsførerlovens krav

• Tiltak må gjennomførtes for å utbedre eventuelle svakheter

Ansvaret for kvalitetsstyringen

Ansvaret for kvalitetsstyringen skal tillegges en statsautorisert regnskapsfører, jf. regnskapsførerloven § 4-1 tredje ledd. Normalt vil en daglig leder som er statsautorisert regnskapsfører, inneha ansvaret for kvalitetsstyringen, med mindre annet er særskilt

besluttet. Vedkommende skal ha tilstrekkelig kompetanse, tilstrekkelig kapasitet og ressurser til å utføre oppdraget. Ansvaret innebærer blant annet:

• Påse at det etableres retningslinjer og rutiner for oppdragsutførelsen

• Påse at det etableres et solid system for internkontroll

• Påse at det gjennomføres interne kontrolltiltak, herunder kvalitetskontroll av regnskapsoppdragene

• Iverksette nødvendige endrings- og forbedringstiltak samt dokumentere at tiltakene er hensiktsmessige og tilstrekkelige

Rutiner

Det stilles krav til å ha gode kvalitetskontrollrutiner. Dette innebærer at det foreligger et system som sikrer at det foretas overordnet intern kvalitetskontroll på oppdragsnivå på samtlige oppdrag minimum en gang hvert år, jf. GRFS pkt. 7.1, 7.2 og 7.4.

God planlegging og faste rutiner vil være nøkkelen for en effektiv og god organisering rundt utførelsen av regnskapsoppdrag. Rutinene vil være til god hjelp ved egenkontroll av oppdragsutførelsen og samtidig sikre at alt er i orden ved offentlig kontroll, herunder fra Regnskap Norge, Den norske Revisorforening (DnR), skattemyndigheter og Finanstilsynet.

Rutinene skal være skriftlige og vurderes i lys av virksomhetens størrelse og kompleksitet.

Følgende rutiner sikrer god kvalitetsstyring:

• Rutiner for dokumentasjon av oppdrag

• Rutiner for å kartlegge nye regnskapsrutiner, samt evaluere eksisterende regnskapsrutiner

• Rutiner for kvalitetssikring av bokføring av regnskapsbilag

• Rutiner for remitteringstjenester (betalingstjenester) av kundenes regnskapsbilag

• Rutiner for avstemming, herunder faste rutiner for avstemming av bank, kasse, kunder, leverandører, merverdiavgift, forskuddstrekk etc.

• Rutiner for utarbeidelse og innsending av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

• Rutiner for regnskapsmateriell og dokumentasjon ved revisjon, bokettersyn og kontroll fra offentlige myndigheter

• Rutiner over hvem som har ansvaret for å utføre hvilke regnskapsrutiner og over når og hvordan regnskapsrutinene skal utføres

1.6 Virksomhetskritiske

regnskapsforetak

risikoområder i et

Virksomhetsstyring bidrar til etablering av organisasjonskultur og integrering av risikostyring. Virksomhetsstyring innebærer blant annet et sterkt styreansvar som er avgjørende for en vellykket virksomhet med blant annet å tiltrekke seg kompetente og lojale ansatte. Videre vil en god og effektiv driftsstruktur og aktiv bruk av regnskapet kunne gi svar på hvordan et regnskapsforetak kan drives lønnsomt og effektivt.

Et regnskapsforetak skal utføre vurdering av hva som er virksomhetskritiske risikoområder i egen virksomhet, jf. GRFS kapittel 2. Det vil være formålstjenlig å starte med å få en oversikt over hvilke områder som det er knyttet risiko til og stille følgende spørsmål: «Hva kan gå galt, og hvor kan det gå galt?»

Eksempler på virksomhetskritiske risikoområder i et regnskapsforetak kan være følgende (ikke uttømmende):

• Oppdragsavtalen

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetaket ikke har oppdragsavtaler som er i samsvar med oppdragenes faktiske innhold?

• Kapasitet

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetaket ikke har tilstrekkelig kapasitet for å opprettholde oppdrag eller påta seg nye oppdrag?

• Kompetanse

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetaket ikke har tilstrekkelig kompetanse for å utføre oppdragene?

• Opprette autorisasjon for både regnskapsforetak og regnskapsførere

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetaket eller regnskapsførere mister autorisasjonen?

• Identifikasjon av kunder

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetaket ikke følger de krav som stilles til blant annet hvitvaskingsloven angående identifikasjon av kunden?

• Etterutdanning

Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetaket ikke opprettholder betingelsen for etterutdanning?

• Internkontroll

Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at internkontrollen ikke fanger opp feil, avvik og misligheter og til sårbarhet for å bli utnyttet til hvitvasking?

• Kvalitetssikring

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at kvalitetssikringen ikke utføres eller etterkommes?

• Kunder

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at man mister kunder eller at det oppstå større konkurranse om kundene?

• Dokumentasjon

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetaket ikke dokumenterer godt nok eller at det foreligger alvorlige brudd på dokumentasjonskravene?

• IT- systemer

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at regnskapsforetakets IT- systemer blir hacket, ødelagt eller utdatert?

• Ansatte

· Hvor høy er sannsynligheten for og konsekvensen av at:

– Ansatte ikke overholder taushetsplikten?

– Ansatte ikke har gode etiske holdninger?

– Ansatte ikke registrerer riktig antall timer på oppdragene?

– Ansatte som er nøkkelpersoner og har god kompetanse, slutter i jobben?

• Hvitvasking

· Hvor høy er sannsynligheten for at regnskapsfører ikke oppdager straffbare handlinger i henhold til hvitvaskingsloven?

1.7 Forretningsforståelse og forretningsmodell

Forretningsforståelse og forretningsmodell henger tett sammen og utfyller hverandre. Hvor forretningsmodellen er selve hjertet til en virksomhet og skal sørge for at hver del passer sammen til en helhet, bidrar forretningsforståelsen med å øke sjansen for å sette inn riktige tiltak for å nå målene. Forretningsforståelse er avgjørende for virksomheters lønnsomhet og gjennomføringsevne for å lykkes i næringslivet. En forretningsmodell vil derimot være helt sentral og bidrar til å oppnå en fullstendig forretningsforståelse av en virksomhet gjennom forståelse av hvordan resultater skapes, se hvordan ting henger sammen og hva som er viktige faktorer for å oppnå suksess.

1.7.1 Forretningsforståelse

En god og solid forretningsforståelse er viktig og nødvendig for enhver som skal drive virksomhet. Forretningsforståelse handler om å se det store bildet av en virksomhet. Det innebærer å se sammenhengen og ha en helhetlig tilnærming til prosessen som skal sikre lønnsomhet over tid. Da er det avgjørende å ha oversikt over hvordan de viktigste driverne jobber sammen og forholder seg til hverandre, for å oppnå lønnsom vekst og oppnå verdiskaping i virksomheten.

Forretningsforståelse innebærer også et samfunnsperspektiv, hvor FNs 17 bærekraftsmål og sirkulærøkonomi må gis oppmerksomhet. EUs direktiver innenfor bærekraftsrapportering inneholder nye krav om rapportering på hvordan virksomheters forretningsmodell påvirker både miljø og samfunnsmessige forhold. Da gjelder det å være fremoverlent og fremtidsrettet i sitt arbeid med å bli en mer bærekraftig virksomhet og vurdere egne muligheter for å bidra til økt bærekraft for også å bli mer konkurransedyktig i fremtiden. Dette omtales mer i bærekraftskapitlet.

Regnskapsfører utvikler en solid forretningsforståelse gjennom sitt arbeid med regnskapsførsel og som kundens nærmeste rådgiver. Dette skaper en god innsikt om kunder i ulike bransjer og som igjen bidrar til å utvikle en unik forretningsforståelse. Gjennom møter med ledelsen vil regnskapsfører være med på å ta viktige vurderinger og avgjørelser om kundens virksomhet, noe som igjen bidrar til økt forretningsforståelse for virksomhetens videre lønnsomhet.

En sterk forretningsforståelse karakteriseres blant annet ved å inneha en helhetlig virksomhetsforståelse og forstå hvordan handlinger og beslutninger påvirker viktige tiltak i virksomheten og hvordan ledermål påvirkes. Videre forstå virksomhetskommunikasjon og bruke denne kunnskapen til å ta gode beslutninger (Rodzvilla, 2012).

Forretningsforståelse innebærer i hovedsak følgende:

Helhetlig virksomhetsforståelse

Virksomhetskommunikasjon Ve rdiskaping

Finansiell ko mpetanse og økonomiforståelse

1.8 Helhetlig virksomhetsforståelse

Helhetlig virksomhetsforståelse er evnen til å forstå hvordan en virksomhet tar beslutninger.

Dette innebærer å ha en forståelse av grunnleggende bedriftskunnskap, og bruke den til å tenke strategisk i egen virksomhetsstyring. Fokuset vil være på både strukturen, prosessene, organisasjonskultur og ledelse. En tydelig struktur vil bidra til at flere i virksomheten involveres, bidrar og jobber mer effektivt for å nå virksomhetens mål ved hjelp av den strategiske planen. Helhetlig virksomhetsstyring bidrar til å se sammenhengen mellom viktige områder og aktiviteter i virksomheten og avgjøre hva som er viktig å sette søkelys på for å oppnå gode beslutninger og styring. Virksomhetsstyring beskriver en syklus som består av en planleggingsdel, en gjennomføringsdel og en oppfølgingsdel.

1.9 Verdiskaping

God forretningsforståelse bidrar til å skape forståelse av hva som er verdiskaping i en virksomhet og hvilken verdi en virksomhet besitter og som kan utnyttes på best mulig måte.

Verdiskaping handler om å utføre en aktivitet på en effektiv måte og hvordan virksomheter integrerer de ulike verdiskapende aktivitetene og fremgangsmåtene som finnes i virksomheten, til en effektiv verdiskapingsprosess. Markedsføringsdimensjonen av verdiskaping er å oppnå god kundeforståelse og vite hvordan ta seg betalt for sine produkter og tjenester.

1.10 Virksomhetskommunikasjon

Kommunikasjon handler om betydningen av å kommunisere verdier og kjernesaker i virksomheten. Blant annet formidling av den jobben man utfører, egen kompetanse og kommunikasjon videre til ledelsen som skal ta beslutninger for virksomheten. Den beste tanken vil ikke nødvendigvis vinne, derfor er det avgjørende at det foreligger prosesser som skaper gode kommunikasjonskanaler for å få frem budskapet på en god måte. Forretningsforståelse bidrar til å kommunisere med andre ansatte for å sikre effektiv kommunikasjon av ideer seg i mellom og videre til ledelsen.

Figur 1‑3 Forretningsforståelse

1.11 Finansiell kompetanse og økonomiforståelse

Finansiell kompetanse og økonomiforståelse er avgjørende for å oppnå en forståelse av hvilke drivere som skaper vekst og lønnsomhet. Forståelse og bruk av virksomhetens regnskap vil være svært avgjørende for å skape en solid forretningsforståelse og derfor er det svært viktig å være økonomisk kyndig og kunne forstå og lese virksomhetens regnskap. Selv om en person innehar høy økonomisk kompetanse, er det ikke nødvendigvis assosiert med at personen også har en sterk forretningsforståelse.

1.11.1 Forretningsmodell

En forretningsmodell beskriver den logiske begrunnelsen for hvordan en organisasjon skaper, leverer og kaprer verdi (Osterwalder & Pigneur, 2010).

Forretningsmodeller forbindes med verdiskaping, herunder hvordan en virksomhet skaper og leverer verdi til sine kunder. En forretningsmodell må til enhver tid være oppdatert i forhold til de endringer som skjer i bransjen, blant kundene og leverandørene, hos konkurrentene og endringer av lovpålagte krav etc.

En forretningsmodell vil kunne gi en oversikt over alle de prosessene og ressursene en virksomhet må håndtere for å tjene penger og bli lønnsom. Et godt produkt alene skaper ikke automatisk en suksessrik virksomhet, men i samsvar med en god og gjennomtenkt forretningsmodell vil det kunne skape et godt utgangspunkt for å lykkes. Derfor er det avgjørende at virksomheter utarbeider en tydelig og bærekraftig forretningsmodell som er godt planlagt og velformulert. Undersøkelser viser at virksomheter som ser muligheter til å endre og omforme sin forretningsmodell, oppnår raskere vekst og høyere markedsandel enn de som ikke gjør forandringer (Saebi, 2016).

En god og solid forretningsmodell er avgjørende å ha på plass før en virksomhet starter opp med produksjon eller salg av et produkt, og felles for alle er at en forretningsmodell bør kunne endres i takt med nye opplysninger, endringer i markedet eller av lovkrav.

Følgende spørsmål er viktig å stille i forbindelse med utarbeidelsen av en forretningsmodell (InnovasjonNorge, 2023):

• Hva er vår strategi og våre mål?

• Hvilke produkter eller tjenester skal tilbys?

• Hvem er kundene våre, og hva er de opptatt av?

• Hvem er våre konkurrenter?

• Hvordan skal produktene eller tjenestene selges?

• Hvordan skal betalingen skje?

• Hvordan skal varene leveres?

• Hva kjennetegner markedet?

• Hva kjennetegner vår kultur?

Utarbeidelse av en forretningsmodell skjer stegvis. Følgende eksempel på slike steg kan være: Valider om forretningsideen er levedyktig i marke det

Definer hvilken målgruppe som utgjør kundene. Vu rder hvilke måter som best mulig kan ko mmunisere med kundene og hvilke distribusjonsmetoder som vil gi høyest nytte

Vu rder hvilken pris som skal settes på egne produkter og analyser de opp mot hva markedet er villig til å betale. Anslå hvilken verdi og nytte produktet skal markedsføres med overfor potensielle kunder

Det finnes flere typer forretningsmodeller. En forretningsmodell som ofte benyttes er forretningsmodellen Business Model Canvas. Følgende oversikt viser de ulike segmentene i Business Model Canvas, basert på Innovasjon Norge sitt oppsett (InnovasjonNorge, 2023).

Partnere

Oversikt over partnere virksomheten har.

Oversikt over hvilke leverandører virksomheten har.

Kjerneaktiviteter aktiviteter som utføres for å levere verdiløftet Verdiløfte Verdier virksomheten gir sine kunder. Tilfredsstille kundebehov.

Kunderelasjoner

Kostnader

Oversikt over de viktigste kostnadene i forretningsmodellen

Kanaler

Relasjoner til virksomhetens kundesegment Kundesegment De viktigste kundene virksomheten skaper verdi for Ressurser Valg av ressurser som skal oppfylle verdiløftet

Oversikt over hvilke kanaler virksomheten når sine kunder

Inntektsstrøm

Oversikt over hva virksomheten tar seg betalt for og hvordan betalingen skjer.

Plan for hvordan skape et produkt som vil føre til gjenkjøp blant eksisterende kunder

Figur 1‑4 Stegvis utvikling av en forretningsmodell

Figur 1 5

Business Model Canvas

Forretningsmodellen Business Model Canvas er utviklet av Alexander Osterwalder og er ofte benyttet og anbefales av Innovasjon Norge. Osterwalders Business Model Canvas er et nyttig verktøy som består av ni byggeklosser som skal bidra til å kartlegge kundesegmenter, verdiløfte, kanaler, kunderelasjoner, inntektsstrøm, ressurser, kjerneaktiviteter, partnere og kostnader (InnovasjonNorge, 2023). Verdiløfte og kundesegment beskrives som fundamentet for de andre byggeklossene som forretningsmodellen bygger på.

Under følger en kort beskrivelse av hva som bør tas i betraktning under hvert av segmentene:

1. Kundesegment

Virksomheter betjener ofte en eller flere ulike kundesegment som er virksomhetens målgruppe. Derfor er det viktig at virksomheten definerer hvem som utgjør virksomhetens kundesegment, gjerne delt inn i alder, nisjer, geografi etc. Beskrivelse av hvem virksomheten skaper verdi for, og hvem som er de viktigste kundene vil være avgjørende under denne faktoren.

Eksterne faktorer

Figur 1‑6

Interne og eksterne faktorer i Osterwalders forretningsmodell

Regnskapsorganisering gir en grundig innføring i hvordan regnskapsfører kan sikre etterlevelse av lover og bestemmelser knyttet til yrkesutøvelsen og profesjonsansvaret.

Boken veileder leseren gjennom grunnleggende oppgaver innenfor de rammebetingelsene som foreligger for utarbeidelse av et regnskap. Boken er oppdatert med referanser til ny regnskapsførerlov og har kapitler om bærekraft og økonomisk kriminalitet.

Boken er skrevet for studenter innenfor regnskap og revisjon, men egner seg også som et oppslagsverk for praktiserende regnskapsførere og revisorer, samt andre som trenger inngående forståelse av organisering rundt regnskapsførselen.

ISBN 978-82-450-4591-8