Arrangementsledelse (9788245044133)

Dag Vidar Hanstad ARRANGEMENTSLEDELSE

2. utgave

ARRANGEMENTSLEDELSE

2. utgave

Copyright © 2023 by Vigmostad & Bjørke AS All Rights Reserved

1. utgave 2014 2. utgave 2023 / 1. opplag 2023

ISBN: 978-82-450-4413-3

Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen

Omslagsdesign ved forlaget

Scan QR-koden og få tilgang til digitale tilleggsressurser om arrangementsledelse.

Spørsmål om denne boka kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00

E-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no

Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

FORORD

Høyst sannsynlig har du vært involvert i et idrettsarrangement som utøver, trener, dommer, frivillig eller tilskuer. Kanskje har du hatt en lederrolle for å få det hele til å henge sammen. Eller du ser for deg en slik rolle senere. Denne boka er skrevet for deg som steller med arrangementer i idretten, men den retter seg også mot studenter, forelesere og forskere ved landets høgskoler og universiteter.

For arrangører er boka ment å gi innsikt og tips på alle nivåer. Ikke minst håper jeg at leseren vil finne inspirasjon i å se hvordan andre har gjort det. Den samme innsikten vil også studenter trenge. Stadig flere innenfor høyere utdanning har nå arrangement og ledelse i studieporteføljen, men det finnes minimalt med relevant litteratur for norske forhold. Også for kurs innen idretten vil boka forhåpentlig oppleves som relevant.

Internasjonalt har det kommet mange bøker, men disse har i hovedsak handlet om store arrangementer og spesielt olympiske leker. Prestisjefylte arrangementer beskrives også i denne boka, men like relevant vil den være for dem som står bak turneringer, stevner og mosjonsløp i mindre skala.

Selv om boka handler om arrangementer, er den like relevant om du skal lede frivillige, håndtere media, drive en bærekraftsprosess eller legge til rette for at mennesker med funksjonsnedsettelser skal få drive idrett og fysiske aktivitet i hvilket som helst organisasjonsledd.

Til denne utgaven er det gjort noen vesentlige endringer fra utgaven i 2014. Det fremstår nesten som en ny bok. Alle kapitler er redigert og utviklet, litteraturen er oppdatert, og alle caser er skiftet ut eller oppdatert. Et nytt kapittel om bærekraftige idrettsarrangementer er også inkludert. Siden sist har vi hatt en verdensomspennende koronapandemi og en krig i Europa som på ulike måter påvirker alle som arbeider med arrangementer. Disse forholdene er tatt inn i boka.

Videre har denne utgaven fått en digital ressurs. På https://arrangementsledelse.fagbokforlaget.no er det laget et rom for hvert kapittel i boka. Der finner du filmer og refleksjoner.

Jeg vil takke alle arrangører som har stilt opp for å dele sine historier. Alle sitater uten henvisning kommer fra intervjuer og samtaler med forfatter, enten i tidligere utgaver eller i 2022.

Takk også til gode kolleger i sport management-miljøet, fortrinnsvis ved Norges idrettshøgskole. Anna-Maria Strittmatter, Chris Horbel, Annika Bodemar og Per Øystein Hansen har kommet med gode og konstruktive innspill. Takk også til Silje Kittilsen for transkribering av intervjuer. Feil og mangler i boka er fullt og helt mitt ansvar.

Oslo, november 2022 Dag Vidar Hanstad

INNHOLD

Figuroversikt ................................................................................................................ 10

Tabelloversikt ............................................................................................................... 10 Forkortelser 11

INNLEDNING 13

Strategi for flere og bedre arrangementer ................................................................... 13 Pandemi, klima og krig ................................................................................................ 15 Bokas oppbygning 16

KAPITTEL 1

IDRETTSARRANGEMENTER – UNIKE, MEN MED MANGE

FELLESTREKK 19

Arrangementer i og utenfor organisert idrett 19 Organisasjons- og eierskapsmodeller ......................................................................... 21 Mange gråsoner ............................................................................................................ 23

Ulike typer arrangementer 24

Arrangementssyklusen 26 Tips til arrangører 31

KAPITTEL 2

ARRANGEMENT SOM ET PROSJEKT 33

Prosjekt med behov for styring 33

Milepæler for å sikre fremdrift 36

Forventninger og krav til ledelse 37 Mange å forholde seg til ............................................................................................... 40

Case: Bergen City raskt fra idé til gjentakende suksess ............................................. 42 Tips til arrangører 49

KAPITTEL 3

ØKONOMI OG SAMARBEIDSPARTNERE 51

Økonomistyring fra start til slutt 51

Inntektene i et arrangement......................................................................................... 56

Fra sponsor til samarbeidspartner............................................................................... 60

Sponsoraktivering 64

Case: Elverum Håndball – Business-to-business-nettverk 68

Tips til arrangører 72

KAPITTEL 4

MEDIA 75

Idretten og media, en symbiose 75

Mediebruken i stor endring 76

Hvordan jobber media? 77

Sosiale medier – enkelt og krevende ........................................................................... 80 Hvilken plattform skal man velge? .............................................................................. 80

Hvordan lykkes i sosiale medier? 81 Strategi for sosiale medier 82 Det er på mobilen det skjer 84

Case: Arctic Race of Norway – konsistent på budskap.............................................. 89

Tips til arrangører ........................................................................................................ 95

KAPITTEL 5

BÆREKRAFTIGE IDRETTSARRANGEMENTER 97

Grønn utvikling – uten at det blir grønnvasking? 97 Ulike dimensjoner av bærekraft .................................................................................. 98 Å bruke arrangementer til endring .............................................................................. 103

Plastsmarte idrettsarrangementer 104

Reisene som ødelegger klimaregnskapet 106 Case: Bislett Games – fra oljesmurt stevne til spydspiss 108

Tips til arrangører ........................................................................................................ 112

KAPITTEL 6

DE FRIVILLIGE – REKRUTTERING OG ORGANISERING 115

Arrangementer for å rekruttere nye frivillige 115

Kartlegging av frivillige på arrangementer 119

Rekruttering og opplæring av de frivillige .................................................................. 119

Case: Ungdoms-OL på Lillehammer 2016 – en læringsarena 124 Tips til arrangører 129

ARRANGEMENTS LEDELSE

KAPITTEL 7

RISIKOLEDELSE 133

Avverge, forebygge og håndtere uønskede hendelser 133 Hva er risikoledelse? 135 Case: Norseman Xtreme Triathlon – ekstremt og trygt ............................................ 144 Tips til arrangører ........................................................................................................ 151

KAPITTEL 8

ARRANGEMENTER FOR MENNESKER MED SPESIELLE BEHOV 153

Et aktivitets- og konkurransetilbud for absolutt alle 153 Krav til tilrettelegging .................................................................................................. 154 Er det spesielle krav til de frivillige? 158 Case: Ridderuka – gjør det mulige mulig 160 Tips til arrangører 167

KAPITTEL 9

GJENNOMFØRING, AVSLUTNING OG EVALUERING 169

Arrangementet opp til eksamen 169 På vei inn i ny fase – evaluering og læring 174 Case: Norway Cup – kaos satt i system 177 Tips til arrangører ........................................................................................................ 181

AVSLUTNING HVORFOR GÅR DET AV OG TIL SKIKKELIG GALT? 183

FIGUROVERSIKT

Figur 1: Et oppsett med ulike typer arrangementer.

Figur 2: FNs 17 bærekraftsmål.

Figur 3: Matrise for risikovurdering. Rød: Uakseptabel risiko. Tiltak skal gjennomføres for å redusere risikoen. Gul: Vurderingsområde. Tiltak skal vurderes. Grønn: Akseptabel risiko. Tiltak kan vurderes ut fra andre hensyn.

TABELLOVERSIKT

Tabell 1: Demografisk oversikt over frivillige på arrangementer i Norge mellom 2010 og 2016.

Tabell 2: Beskrivelse av risikokategorier som gjelder for et idrettsarrangement. Modifisert fra (Leopkey & Parent, 2009a).

Tabell 3: En vurdering av ulike risikovurderinger knyttet til frivillige i et arrangement, der sannsynlighet multiplisert med konsekvens gir risikofaktoren.

FORKORTELSER

AKArrangementskomité

ASOAmaury Sport Organisation

ARNArctic Race of Norway

B2BBusiness-to-business

B2CBusiness-to-consumer

BSKBækkelagets Sportsklub

BTBergens Tidende

EMEuropamesterskap

FIFADet internasjonale fotballforbundet

FISDet Internasjonale Ski- og Snøbrettforbundet

HMSHelse, miljø og sikkerhet

IOCDen Internasjonale Olympiske Komité

LMXLeader-member exchange theory

LYOGOCLillehammer Youth Olympic Games Organizing Committee

NCFNorges Cykleforbund

NFFNorges Fotballforbund

NHFNorges Håndballforbund

NIFNorges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité

NRKNorsk Rikskringkasting

NSFNorges Skiforbund

NTNUNorges teknisk-naturvitenskapelige universitet

ROSRisiko- og sårbarhetsanalyse

TUILTromsdalen ungdoms- og idrettslag

UCIDet Internasjonale Sykkelforbundet

VMVerdensmesterskap

WCWorld Cup

YOGUngdoms-OL

WADAVerdens Antidopingbyrå

I sentrum for ethvert idrettsarrangement – utøverne. Disse spillerne fra Lyn Fotball ser ut til å trives.

INNLEDNING

De aller fleste idrettsarrangementer er små og lokale i form av klubbmesterskap, kretsrenn og turneringer. De organiseres av frivillige og gjennomføres på dugnad. Bare unntaksvis får de ordentlig omtale i lokalavisene. Kontrasten er stor til verdensmesterskap og olympiske leker. Under VM i fotball for menn i 2018 var ifølge tall fra Det internasjonale fotballforbundet (FIFA, 2018) mer enn 3,5 milliarder mennesker innom en av kampene på TV eller nett. Til store arrangementer bygges det opp prosjektorganisasjoner med flere hundre ansatte, tusener av frivillige og budsjetter på titalls milliarder. Ofte ser vi betydelige investeringer i overdimensjonerte anlegg som påfører det offentlige store kostnader i mange år etterpå.

For særforbund er det flere grunner til å ta på seg rollen som vertskap. Det kan gi stor oppmerksomhet fra publikum, TV-seere og sponsorer. På klubbnivå er arrangementer en måte å skaffe inntekter på, og ifølge Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF, 2013) utgjorde stevner og turneringer 6 prosent av lagenes samlede inntekter (583 millioner kroner) i 2012. De senere år er det ikke rapporter på tilsvarende tall, men det er grunnlag for å tro at andelen heller har gått opp enn ned.

Samtidig handler ikke dette bare om økonomi. Både lokalt og nasjonalt kan arrangementer egne seg for å skape fellesskap. Et vellykket stevne, renn eller en turnering viser at dette er en klubb eller et forbund som evner å trekke i samme retning.

STRATEGI FOR FLERE OG BEDRE ARRANGEMENTER

Noe av dette peker Innovasjon Norge (2019) på i sin nasjonale arrangementsstrategi for perioden 2020–2030. Her er Idrettsforbundet en samarbeidspartner. Strategien tar blant annet utgangspunkt i betydningen av arrangementer som verdiskaper i norsk økonomi fordi disse kan føre til økt turisme og mer aktivitet i reiselivsnæringen. Videre dreier det seg om å posisjonere og fremme Norge internasjonalt og dermed styrke Norge som merkevare. Om betydning for idretten hevder Innovasjon Norge at arrangementer gir en plattform for rekruttering. Videre: «Arrangementet er på den måten et

verktøy til utvikling for forbund, klubb og idrettskrets. Det å skulle arrangere et større mesterskap i fremtiden kan også fremme anleggsutvikling» (Innovasjon Norge, 2019, s. 13). Den siste påstanden er omdiskutert. Mange vil mene at norsk idrett ikke har behov for store og kostnadskrevende fasiliteter, men anlegg som i større grad kan benyttes av breddeidretten.

I 2019 ble det innført en tilskuddsordning for idrettsarrangement gjennom spillemiddeltildelingen. Formålet med ordningen er at idretter med begrensede kommersielle inntektsmuligheter skal kunne søke om internasjonale mesterskap. VM i bryting i 2021 fikk støtte gjennom denne ordningen (Berge, 2022). Kultur- og likestillingsdepartementet stiller en rekke kriterier for å kunne søke om midler, blant annet at regelverket til Verdens Antidopingbyrå (WADA) må følges, og at den internasjonale søkerprosessen er åpen (Kultur- og likestillingsdepartementet [KUD], 2022b).

Arrangementer kan være krevende å gjennomføre. Selv for de minste er det mye som skal på plass. Innkjøp skal gjøres, anlegg klargjøres, og de nødvendige godkjenninger hentes inn. Dommere må engasjeres, frivillige rekrutteres og læres opp. Listen over gjøremål er lang. Et arrangement kan ikke utsettes fordi de ansvarlige ikke rekker å bli klare. Det vil si, hvis det skjer, er sannsynligheten stor for at antallet påmeldinger synker neste gang. Her er vi ved kjernen i temaet arrangementsledelse. Vi har fått stadig flere arrangementer, og i mange idretter innebærer det at konkurransen skjerpes. For eksempel avvikles det årlig flere hundre fotballturneringer rundt om i landet. I enkelte regioner går det flere samme helg, og da blir det en konkurranse der de dårligste arrangørene ofte forsvinner av seg selv.

Dette handler om kvalitet. De beste overlever. Samtidig er det andre forhold som spiller inn. Det kan være samfunnstrender som slår inn. Vi har for eksempel hatt flere «bølger». På 1980-tallet skyllet joggebølgen inn over lander. For eksempel hadde Grete Waitz-løpet på det meste cirka 45 000 deltakere. Bølgen la seg, Grete Waitz -løpet forsvant, og en del andre mosjonsløp hadde knapt deltakere. Så snudde pilen oppover litt ut på 2000-tallet. Folk begynte igjen å løpe med startnummer på brystet. Nye konsepter og distanser ble innført, blant annet i form av motbakkeløp og ekstremløp. En rekke arrangører meldte om deltakerrekorder på midten av 2010-tallet. Så flatet også den bølgen ut. Oslos Bratteste er et eksempel på det. I de beste årene var det cirka 5000 som stilte til start. Så gikk det ned og ikke opp, og da koronapandemien kom som forsterkende negative effekt, valgte kameratgjengen bak arrangementet å si stopp i 2022. Allerede samme år kom det inn nye eiere, men de nøyde seg

med å sette et tak på 1000 startende, som en forsiktig start på noe de håper skal danne en ny opptur.

DRAMATISKE FALL – USIKKER ÅRSAK

En type arrangement som har opplevd spesielt store utfordringer, er sykkel. Kjente turritt som Grenserittet, Nordsjørittet og Furusjøen Rundt har hatt nedgang på opptil 80–90 prosent siden toppårene. Det samme gjelder Birkebeinerrittet. I 2022 var det kun 4 000 påmeldte. Daglig leder Eirik Torbjørnsen i Birken AS sa overfor NRK at en grunn til frafallet var koronapandemien og at mange har blitt passive (Hågensen et al., 2022). Det er ikke hele sannheten, fordi nedgangen startet lenge før pandemien. I toppåret 2010 hadde Birken mer enn 17 000 påmeldinger. I den samme reportasjen uttaler Torbjørnsen noe som andre arrangører stiller seg bak: – Vi må få deltakerne ut av sofaen og være en aktør for norsk folkehelse. Han vedgår at alle deltakerbaserte arrangementer har en stor jobb foran seg.

Det er for tidlig å konkludere med noe som helst, men helt sikkert er det at sykkelbølgen har fått seg en kraftig dupp. Muligens tar den seg opp igjen av seg selv, slik vi så med joggebølgen, men det kan også være noe med konseptet arrangørene må se på, sammen med Cykleforbundet. For noen av disse rittene er det en krevende logistikk . Mange liker å sykle, men har innsett at de ikke trenger et ritt for å motivere seg.

PANDEMI, KLIMA OG KRIG

Koronapandemien i 2020 satte hele verdenssamfunnet på hodet, og idretten slapp ikke unna. Da Norge stengte ned i mars 2020, stoppet det meste av organisert idrettsvirksomhet opp. Det innebar også at alle arrangementer ble avlyst eller utsatt, og etter hvert gjenåpnet med betydelige restriksjoner. Gode støtteordninger fra staten bidro til å kompensere for inntektstap (NIF, 2022d), men etterlot samtidig utfordringer. Medlemstallene i mange idretter gikk ned, og det samme opplevde de fleste arrangører. Vil tallene ta seg opp igjen i årene som kommer? Har nordmenn under pandemien vennet seg til andre aktivitetsformer der konkurranseelementet tones ned?

Koronapandemien er ikke eneste grunn til at en del idretter sliter med deltakelsen. I lavereliggende strøk har antallet døgn med snø gått betydelig ned de senere årene. Dårlige vintrer gir færre skiløpere og lav påmelding til mange turrenn. Trolig vil klimaendringene slå ut negativt for flere idretter i årene som kommer. Formater og konsepter må endres.

Kriger og konflikter har verden lært seg å leve med, men i 2022 kom den nærmere da et av Norges naboland, Russland, invaderte et av sine naboland, Ukraina. Det fikk konsekvenser for internasjonal idrett gjennom utestengelse av russiske og hviterussiske utøvere – også fra konkurranser i Norge. Nå beveger vi oss langt unna hverdagsidretten, men vi så senest våren 2022 at arrangøren av Norway Cup ble stilt overfor dilemmaet om russiske og hviterussiske lag skulle inviteres til Oslo. Det endte til slutt med invitasjon, men ingen lag fra disse landene meldte seg på.

En konsekvens av den samme krigen var skyhøye priser på strøm i deler av landet. Strømsjokket hadde også andre grunner, men uansett fikk det konsekvenser for en del arrangører som hadde satt opp sine budsjetter med andre forutsetninger. Det samme gjaldt en voldsom generell prisstigning. Når syltetøy til vaffelrøra og frukt og grønt går opp et tosifret antall prosent, blir det mindre igjen til arrangøren hvis ikke kostnadene overføres til deltakerne. Blir det for dyrt, kjøper ikke deltakerne noe i kiosken, eller melder seg ikke på i hele tatt.

I årene som kommer, må en regne med mer usikkerhet innenfor mange samfunnsområder. Det treffer også arrangører.

BOKAS OPPBYGNING

Denne boka vil peke på flere elementer som er viktige for arrangører. Forventninger og kvalitetskrav er ikke like høye til et kretsmesterskap som til et VM, men en del har også disse arrangementene til felles, for eksempel at de skal skape best mulig (og like) forhold for hver enkelt deltaker. De er begge avhengig av frivillige, de må skaffe sponsorer, og må forholde seg til at visse risikoer er knyttet til begivenheten.

Vi skal gå gjennom hele syklusen til arrangementene, fra initiativ blir tatt , til evalueringen er unnagjort. Bortsett fra i kapittel 1 knyttes det et case til hvert kapittel, som belyser tematikken og forhåpentligvis bidrar til inspirasjon. De utvalgte arrangementene er ikke plukket ut fordi alt gjøres riktig, men de egner seg til å illustrere en del av helheten.

I  kapittel 1 begynner vi med å se på ulike kategorier arrangementer kan deles inn i, og hvordan det er med eierskap og organisering. Vi presenterer også kort de ulike syklusene arrangementet gjennomgår. Et idrettsarrangement er å anse som et prosjekt, og kapittel 2 tar for seg den generelle prosjektlitteraturen med en klar kobling til arrangement. Ledelse av prosjekter er også sentralt. Uansett hvilken rolle du har, vil du oppleve at det er en rekke aktører å forholde seg til. Vi beskriver hvordan disse interessentene kan påvirke prosessen i forskjellig grad.

Sunn økonomi er viktig for en arrangør da et av motivene nettopp er å sikre et overskudd som går inn i organisasjonen. I kapittel 3 ser vi blant annet på inntektsmuligheter og hvordan man kan jobbe for å skaffe samarbeidspartnere fra næringslivet. Synliggjøring er viktig her. I  kapittel 4 kommer vi inn på hvordan arrangører kan skaffe seg medieoppmerksomhet. Lokale medier, sosiale medier og egne nettsider kan fylle denne funksjonen.

De senere årene har det kommet nye forventninger og krav om at arrangementer skal være bærekraftige. Hva ligger i det? I kapittel 5 kommer vi inn på måter å gjøre arrangører mer miljøbevisste på, og vi skal blant annet ta opp hva som ligger i det å være plastsmart. Vi kommer også inn på de sosiale og økonomiske dimensjonene av bærekraft.

Frivillige er en kritisk faktor. Uten disse er det umulig å få til noe som helst. I kapittel 6 går vi inn på hvordan frivillige kan rekrutteres, organiseres og ledes. Ledelse er også tema i det påfølgende kapittel 7, der vi tar for oss alle risikofaktorene man må forholde seg til. Disse må man kartlegge og forebygge, samt håndtere hvis noe galt skulle skje under gjennomføringen.

Idrettsforbundets visjon er idrettsglede for alle. Det gjelder også på arrangementer. I  kapittel 8 kommer vi inn på hvordan idretten kan tilrettelegge for mennesker med funksjonsnedsettelser. Norsk idrett ønsker flere egne arrangementer for denne temmelig sammensatte gruppen, men også at den skal inkluderes i arrangementer sammen med funksjonsfriske.

Har planleggingen vært god, skulle forutsetningene være de beste for en vellykket gjennomføring, slik vi beskriver i  kapittel 9. Hva skal du som er i en lederrolle være spesielt oppmerksom på i de hektiske dagene arrangementet pågår? I samme kapittel ser vi også på behovet for å evaluere og lære.

HVORDAN SKAPE ET BEST MULIG ARRANGEMENT?

I denne boka tar vi for oss denne problemstillingen fra en rekke innfallsvinkler. Målet er å øke innsikten hos alle som er opptatt av arrangementer. Som leser blir du med i hele arrangementssyklusen, fra initiativ og planlegging til gjennomføring og evaluering: Hvordan sette opp en best mulig prosjektorganisasjon? Hvordan lede og styre i ulike faser? Hvordan skaffe og ta vare på de frivillige? Hvilke sponsorer skal vi gå for – og hvordan skal vi sammen aktivere avtalene?

Du får en rekke slike praktiske og teoretiske perspektiver på arrangementsledelse. Boka egner seg både for ferske og erfarne arrangører, men også studenter, kursdeltakere, fagfolk og forskere.

Denne nye utgaven er betydelig revidert. Kapitlet om arrangement som en prosjektorganisasjon er nytt. I mediekapitlet behandler forfatteren de sosiale mediene enda grundigere. Stoffet om sponsorarbeid og aktivering er utvidet og oppdatert, mens et nytt kapittel om bærekraft inngår. Alle som arbeider med idrettsarrangementer, må dessuten ta inn over seg at samfunnet er endret siden 2014-utgaven. Dette er det tatt høyde for i ny utgave.

For å belyse de ulike temaene brukes eksempler fra mange arrangementer. Du får spesielt innblikk i disse: Norseman Xtreme Triathlon, Bislett Games, Ridderrennet, Norway Cup, Ungdoms-OL, Elverum Håndballs kamper, Bergen City Marathon og Arctic Race of Norway. Vi trekker også fram andre arrangementer.

Dag Vidar Hanstad (f. 1962) er professor i sport management ved Norges idrettshøgskole. I et bredt forskningsfelt inngår en rekke publikasjoner under temaet arrangementer.

Av hans tidligere bøker finner vi blant annet Idrett og bærekraft (2021, red.), Organisasjon og lederskap i idretten (2019), Kunnskap i bevegelse. Norges idrettshøgskole 50 år (2018), Ungdoms-OL på Lillehammer 2016. Barneskirenn eller olympisk innovasjon? (2017, red.), Mosjonsløp i friidrett (2015) og The Youth Olympic Games. Context, Management and Impacts (2014, red.).

ISBN 978-82-450-4413-3