TREE COFFEE BAR by FABIOLA AZURDIA GARCIA

Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Proyecto Final

Justificación de la idea •

Café - bar

Las cafeterías son un negocio atractivo, ya que el café es un producto de consumo masivo permite ofrecerlo a los consumidores de diversas maneras y sabores. En La Antigua Guatemala como uno de los lugares principales turísticos y emblemáticos de Guatemala permite la visita de personas extranjeras y personas nacionales amantes del café; esto brinda la oportunidad de poder adentrarse al mercado y competencia de cafés-bar teniendo como principales proveedores departamentos productores de café de calidad y excelencia, ya que nuestro país es uno de los principales productores y exportadores de café a nivel mundial.

Misión Somos una empresa guatemalteca que brinda un ambiente agradable, exclusivo de confort para estudiantes universitarios, ofreciendo productos derivados del café 100% guatemalteco, cócteles y antojitos con productos de calidad y naturales.

Visión Ser una empresa líder guatemalteca brindando una experiencia excepcional gastronómica al ofrecer productos de alta calidad cumpliendo y superando las expectativas de nuestros clientes y socios, a través de modernos procesos de producción actuando con responsabilidad social, ambiental, y exclusivo de confort para los estudiantes.

Objetivos

Objetivo general •

Ser reconocida como una de las empresas de café-bar donde los estudiantes universitarios y demás personas puedan tener un lugar donde sentirse en su casa.

Objetivos específicos •

Lograr la rentabilidad de nuestra empresa para hacerla crecer.

•

Innovar de acuerdo a las tendencias y exigencias de nuestros clientes.

•

Proporcionar una óptima relación entre calidad y precio.

•

Proporcionar satisfacción a los clientes a través de los productos.

•

Superar a la competencia en visibilidad y ventas dentro del mercado.

•

Incrementar el porcentaje de ventas al menos un 30% después del segundo mes de su apertura.

Nuestros Valores

Tipo de Organización •

Empresa Formal Tree Coffee bar es una organización formal, con una estructura organizacional vertical que demuestra la división del trabajo, funciones y responsabilidad de cada persona en su puesto de trabajo, tomando en cuenta su principal objetivo el alcance de las metas a nivel organizacional. Es una entidad con fines de lucro impulsada por la búsqueda de una responsabilidad social mediante el apoyo a los universitarios en su formación académica.

Organigrama de Tree Coffe Bar

Leyenda

• •

Realizado el 15 de mayo del año 2021. Creadores Jesús Jiménez, Sharon Yupe, Fabiola Azurdia.

Tipo de departamentalización Departamentalización por función

FODA Tree Coffe Bar

F • • • • • •

Cuenta con diversidad de productos Personal capacitado en área elaboración de productos Capacidad Instalada Programa de apoyo a universitarios Diferenciación de productos Un excelente ambiente de trabajo

O • de

Expansión geográfica Nueva tecnología • Incremento de turismo • Tipología de nuevos clientes

D • • •

Falta de procesos tecnológicos Falta de programas de apoyo colaboradores Poca innovación

A • • a • • •

Competencia Inestabilidad política, social, económica del país Restricciones sanitarias aplicadas a restaurantes. Pandemia Covid-19 Suspensión de clases por pandemia

Estrategias •

Implementar un sistema que permita la recolección de datos de nuestros clientes para poder tomarlos como base de datos que brinden información para la toma de decisiones y estrategias promocionales.

•

Diferenciación, ofreciéndoles a nuestros clientes un lugar agradable, integral y de confort donde puedan realizar actividades sociales o académicas mientras disfrutan de bebidas y alimentos de alta calidad.

•

Liderazgo en costos, todos los procesos productivos estarán enfocados en el máximo aprovechamiento de los recursos con que cuenta la organización, por lo que se podrá ofrecer una relación calidad-precio favorable para los clientes, superando a la competencia ofreciendo mejores precios y una excelente calidad.

•

Innovación, se les ofrecerá a los estudiantes universitarios una membresía Tree Target, en la cual podrán optar a los beneficios de copias gratis,10 tazas de café gratis al mes, unas áreas VIP de estudio, y opción a promociones especiales. Esto con el fin de generar un ingreso fijo cada mes. El costo de la membresía es de Q.50.00

Plan Estratégico Premisa no.1. Cambio de precios de la materia prima (café) mediante los proveedores, esto a causa de los cambios climáticos en el país y los diferentes factores tales como la inestabilidad política, desempleo, entre otros. Premisa no. 2. Prolongación de las restricciones impuestas por el órgano gubernamental al sector educativo del país, por lo que afectaría nuestro enfoque de mercado que serían los estudiantes universitarios. Premisa no. 3 Posible deficiencia en el área de recepción, atención y cobro de comandas debido a la utilización de procesos tradicionales que generan más tiempo de espera en los clientes. -

Determinación- Cursos alternativos

Curso No.1 - (P) Liderazgo en costos. Evaluar distintos proveedores de café que nos propicien la estabilidad en el precio, esto puede ser por medio de una negociación o contrato de compra durante determinado tiempo fijando el precio del producto (café). Curso No. 2 - (P) Generar estrategias de venta que nos permita llegar a nuevos tipos de clientes potenciales. Curso No. 3 - (P) Implementar un sistema que nos permita una mejor gestión en nuestro proceso de recepción de comandas y cobro permitiendo ser más eficientes los tiempos de espera de nuestros clientes. -

Evaluación- Cursos Alternativos

Matriz de Ponderación

Alternativas

Cursos

Peso Relativo

Calificación

Valor

Evaluar distintos proveedores de café que nos propicien la estabilidad en el precio, esto puede ser por medio de una negociación o contrato de compra durante determinado tiempo fijando el precio del producto (café).

40%

36.36%

Generar estrategias de venta que nos permita llegar a nuevos tipos de clientes potenciales.

30%

27.27%

Implementar mejor gestión de comandas eficientes los clientes

30%

36.36%

100%

TOTAL

un sistema que nos permita una en nuestro procesos de recepción y cobro permitiendo ser más tiempos de espera de nuestros

Selección de un plan de acción: Liderazgo en costos. Premisa 1.

Objetivo: Lograr una ventaja competitiva que le permita a la empresa estar a la vanguardia de los posibles escenarios que puedan ocurrir provenientes del entorno externo a la misma. Acciones: • • •

Buscar proveedores de café que me brinden precios accesibles y estables. Analizar su catálogo de productos y precios según nuestros estándares de calidad Identificar proveedores que nos brinden un contrato con precios fijos.

Responsable: Área de compras, Gerencia General y proveedor contratado. Recursos: • • •

Financiero: Viáticos en la visita con el proveedor. Tiempo: 30 minutos por cada proveedor. Tecnológico: Herramientas como el teléfono móvil, y computadoras portátiles.

Medidas de Control: • •

Informes: El área de Compras reportará a Gerencia General los informes semanales de los proveedores visitados durante la misma. Satisfacción de los clientes: Evaluación de nuestros clientes a través de los comentarios de degustación de café.

Fecha: Este plan entrará en vigencia, cuando nuestros proveedores alcen sus precios por distintos factores.

Productos o servicios

Empresa Socialmente Responsable

Como entidad comprometida con el medio ambiente y la seguridad del consumo de nuestros clientes, nuestros productos son servidos en empaques y embalajes biodegradables. los cuales luego de ser utilizados servirán para realizar una composta que brindaremos a nuestros proveedores productores de café para que lo utilicen como abono.

(Latino, 2013)

Ventajas de utilizar empaques biodegradables -

Son fabricados con materia prima renovable.

Reducen la huella de carbono y ayuda a la conservación del ambiente.

Los materiales que lo componen no dañan la salud, son una excelente opción para nuestros alimentos. -

Promueve el consumo responsable a nuestros clientes.

Otorga a nuestra empresa la calidad al ser amigable con el ambiente.

Cuidado ambiental Por medio de La Asociación de Profesionales en Biodiversidad y Medio Ambiente (PROBIOMA) de Guatemala que es una Organización No Gubernamental (ONG) al final de cada trimestre se hacen donaciones en materia o efectivo para la reforestación de algunos lugares aledaños al negocio.

Programa de incentivos para colaboradores Incentivos económicos -

Aumento de salario o sueldo

Bonos y comisiones

Primas por metas logradas

Incentivos No salariales -

Horario Flexible

Crecimiento laboral

Crecimiento profesional

Regalos por recompensa de esfuerzo

Presupuesto TREE COFFEE

Presupuesto de Operación PRESUPUESTO OPERATIVO MENSUAL TREE COFFEE BAR INGRESOS AREA CAFETERIA TREE BAR TREE COCINA TREE MEMBRECIA UNIVERSITARIA

SEMANA 1 Q6.839,00 Q7.600,00 Q6.970,00

SEMANA 2 Q6.150,00 Q7.130,00 Q6.680,00

SEMANA 3 Q6.120,00 Q7.500,00 Q6.490,00

Q500,00

EGRESOS GASTOS FIJOS MENSUALES PLANILLA DE SUELDOS Q38.207,64 CUOTAS PATRONALES Y LABORALES Q5.997,49 IRTRA E INTECAP Q791,01 TELEFONO E INTERNET Q500,00 ELECTRICIDAD Q2.000,00 IMPUESTOS Q800,00 AGUA POTABLE Q15,00 ARBITRIOS IUSI Q115,00 CONTADOR EXTERNO Q700,00 ALARMA DE SEGURIDAD Q350,00 TOTAL DE GASTOS FIJOS Q49.476,14 GASTOS MENSUALES VARIABLES COMPRAS DE MERCADO COMPRAS DE CAFÉ MOLIDO, EN GRANO Y CHOCOLATE

Q1.400,00

Q1.600,00

SEMANA 4 Q6.890,00 Q7.500,00 Q6.145,00

TOTAL Q25.999,00 Q29.730,00 Q26.285,00

Q500,00 Q2.000,00 TOTAL DE INGRESOS

84.014,00

COMPRA DE LICORES Q2.000,00 SUMINISTROS DE LIMPIEZA Q640,00 PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA Q560,00 COMPRA DE UTENCIO PLASTICOS Q590,00 UNIFORMES 50% Q400,00 TOTAL DE GASTOS Q7.190,00 OTROS EGRESOS IMPREVISTOS Q3.000,00 FONDO DE AHORRO Q1.500,00 TOTAL DE OTROS EGRESOS Q4.500,00 TOTAL DE EGRESOS

Q61.166,14

DIFERENCIA

Q22.847,86

Presupuesto de Inversión

Presupuesto Nombre

Unidad

Precio por unidad

Total

Barra para cafetería Barra para bar

Q 15,000.00

Q 17,000.00

Mostrador para caja registradora Caja registradora Sillas de madera

Q 2,000.00

Q 4,000.00

Q 60.00

Q 2,400.00

Butacas de madera Mesas

Q 350.00

Q 3,500.00

Q 150.00

Q 2,250.00

Capuchinera

Q 7,000.00

Q 14,000.00

Percoladora

Q 600.00

Q 1,200.00

Licuadora

Q 700.00

Q 2,800.00

Estufa (4 quemadores, plancha y horno) Extractor

Q 15,000.00

Q 500.00

Q 1,000.00

Vasos

100

Q 25.00

Q 2,500.00

Tarros

Q 50.00

Q 2,500.00

Platos

100

Q 25.00

Q 2,500.00

Platos para aperitivos Sillones

Q 70.00

Q 1,750.00

Q 2,000.00

Q 10,000.00

Sofás

Q 3,000.

Q 15,000.00

Lámparas de estudio Impresora multifuncional Computadoras

Q 400.00

Q 2,000.00

Q 4,000.00

Q 12,000.00

Q 5,000.00

Q 35,000.00

Aprox.

Q 10,000.00

Cubiertos

Microondas Decoraciones del negocio Utensilios de cocina ( ollas, tablas de picar, coladores, cubiertos, utensilios medidores etc.) Cristalería

Q 900.00

Q 1,800.00

Aprox.

Q 10,000.00

Aprox

Q 15,000.00

Aprox.

Q 15,000.00

Ecofiltros

Q 350.00

Q 1,050.00

Vaso medidor

Q 200.00

Q 2,000.00

Hielera

Q 300.00

Q 3,000.00

Shaker o coctelera Batidora

Q 300.00

Q 3,000.00

Q 350.00

Q 1,050.00

Muddler

Q 100.00

Q 1,000.00

Colador

Q 200.00

Q 1,000.00

Freidora

Q 2,000.00

Exprimidor

Q 600.00

Q 1,200.00

Refrigerador

Q 7,000.00

Q 14,000.00

TOTAL

Q 156,850.00

RECLUMENTO, SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN

Reclutamiento y Selección

Programa de inducción TREE COFFEE BAR Área / tema

Responsable Día 1

Bienvenida

Gerente o jefe de área

1.1. 1.2.

Recorrido por la empresa Hablar de Tree Coffee Bar • Como empezó • Quienes lo integran • Cuáles son los objetivo y metas de la empresa.

Gerente o jefe de área Gerente o jefe de área

1.3.

Explicación de procesos de inducción Recursos humanos se encargará no solamente de transmitir no solo la información que le corresponde, si no evaluara el proceso de inducción, aclarar dudas y preguntas o inquietudes que el nuevo colaborador tenga. Seguimiento de todo el proceso de inducción

1.4.

2. 2.1

3.1

• • •

4.1

Misión y visión valores y cultura Funciones principales de Tree Coffee Bar Normas y directivas aplicables a la empresa. Estructura organizacional. Normas y directivas internas. Políticas generales de la empresa. Plan estratégico de Tree Coffee Bar .

Relación laboral con la empresa • • • • • • •

RRHH

Conocimiento de Tree Coffee Bar

• • • •

RRHH

Modalidad de contratación, beneficios Horario Día, lugar y hora de pagos, permisos, vacaciones. Normas de seguridad. Áreas de servicios para personal. Reglamento interior de trabajo. Actividad recreativa de la empresa.

RRHH

Conocimiento de su área de puesto • •

Descripción de puesto, funciones generales y relaciones.

Área / tema

Gerente o jefe de área

Responsable Día 2

Inducción día completo en departamento de servicio al cliente.

Encargado de cada área.

✓ Se les dedicara un día a los puestos de barman, bar tender y meseros, en los cuales realizara actividades varias para conocer como es el proceso en el servicio al cliente.

Área / Tema

Responsable Día 3

Inducción día completo en departamento de Finanzas

Encargado de cada área.

✓ Se le dedicara un día como auxiliar a los pestos de meseros y cajero, en los cuales realizara actividades varias para conocer como es el proceso en el servicio al cliente.

Área / Tema

Responsable Día 4

Inducción día completo en departamento de Cocina

Encargado de cada área.

✓ Se le dedicara un día como de cocina, en los cual realizara actividades varias para conocer como es el proceso de cocina y como funciona.

Programa de capacitación TREE COFFEE BAR 1. Objetivo Sera desarrollado con la finalidad de poder reforzar las competencias de los colaboradores, con el objetivo de mejorar el feedback con los clientes; entregar un servicio de calidad y lograr la mantención de los clientes, sean estos internos o externos. Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos actuales sino también para otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada. Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización. Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia. 2. Justificación Cubrir las necesidades y requerimientos de capacitación, para fortalecer las competencias laborales, reafirmando conductas éticas para que nos permitan generar la cultura del servicio y confianza.

Programa de inducción TREE COFFEE BAR Área / tema

Responsable Día 1

Bienvenida

Gerente o jefe de área

4.1. 4.2.

Recorrido por la empresa Hablar de Tree Coffee Bar • Como empezó • Quienes lo integran • Cuáles son los objetivo y metas de la empresa.

Gerente o jefe de área Gerente o jefe de área

4.3.

4.4.

5. 2.1

3.1

• • •

4.1

Relación laboral con la empresa • • • • • • •

RRHH

Conocimiento de Tree Coffee Bar

• • • •

RRHH

Conocimiento de su área de puesto • •

Descripción de puesto, funciones generales y relaciones.

Gerente o jefe de área

Programa de inducción TREE COFFEE BAR Área / tema

Responsable Día 2

Inducción día completo en departamento de servicio al cliente.

Encargado de cada área.

✓ Se les dedicara un día a los puestos de barman, bar tender y meseros, en los cuales realizara actividades varias para conocer como es el proceso en el servicio al cliente.

Área / Tema

Responsable Día 3

Inducción día completo en departamento de Finanzas

Encargado de cada área.

✓ Se le dedicara un día como auxiliar a los pestos de meseros y cajero, en los cuales realizara actividades varias para conocer como es el proceso en el servicio al cliente.

Área / Tema

Responsable Día 4

Inducción día completo en departamento de Cocina ✓ Se le dedicara un día como de cocina, en los cual realizara actividades varias para conocer como es el proceso de cocina y como funciona.

Encargado de cada área.

57. 4 Programa de capacitación TREE COFFEE BAR

3. Objetivo Sera desarrollado con la finalidad de poder reforzar las competencias de los colaboradores, con el objetivo de mejorar el feedback con los clientes; entregar un servicio de calidad y lograr la mantención de los clientes, sean estos internos o externos. Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos actuales sino también para otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada. Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización. Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

4. Justificación Cubrir las necesidades y requerimientos de capacitación, para fortalecer las competencias laborales, reafirmando conductas éticas para que nos permitan generar la cultura del servicio y confianza.

Programa de capacitación Temas Objetivos Contenido Tiempos Calidad y Capacitar al personal - Calidad en el 8 horas. Seminario calidez en el encargado del servicio y tipo taller que servicio. servicio atención al cliente para incluye test - Comunicación que conozca y psicométricos y efectiva. experimente las - Plan de mejoras ejercicios habilidades que se prácticos para personales. requieren para ofrecer un cada uno de los buen servicio y una temas. atención personalizada, así como tener herramientas que los apoyen a tener una mejor comunicación Trabajo en Presentar o experimentar - Equipos vs grupos 8 horas, se imparte equipo e la colaboración y el en 1 día con de trabajo integración trabajo en equipo que se - Estilos de horario de 8amrequiere en la atención liderazgos en el 5pm. Seminario integral a los clientes. tipo taller que equipo. Utilizar y desarrollar - La comunicación incluye videos, habilidades de entre los dinámicas de comunicación para lograr miembros del grupo y ejercicios la entera satisfacción de equipo de trabajo. prácticos. los clientes - Retroalimentación efectiva. - Equipos de alto desempeño.

Dirigido a Personal servicio atención cliente

Instructores de Profesionales y y expertos, al instructores certificados y con experiencias tecnológicas.

Personal de servicio y atención al cliente Gerentes y administradores.

Profesionales y expertos, instructores certificados y con experiencias tecnológicas

Manejo conflictos

de Identificar el manejo de conflictos, conocer nuestras estrategias de resolución de conflictos interpersonales, manejar el tiempo de resolución de conflictos, el manejo de estrés, como la repercusión del estrés en el trabajo.

Creatividad e Conoce las herramientas innovación en el y técnicas para fomentar servicio la creatividad y la innovación en el servicio. Generar ideas y aplicar la creatividad en la solución en situaciones para lograr la satisfacción del cliente.

Actitud de El objetivo principal es calidad en el que el colaborador servicio conozca y experimente lo que es la actitud al

Concepto y situaciones de conflicto. Impacto del conflicto en el área de servicio y atención al cliente. Como manejar clientes difíciles. Estilo de manejo de conflictos. Estabilidad emocional. Administración del tiempo. La creatividad e innovación en el servicio a clientes. Como eliminar las barreras y bloqueos mentales para la creatividad. Técnicas para mejorar el servicio. La actitud (su relación con la personalidad, y el temperamento)

8 horas, se imparte en 1 día con horario de 8am5pm. Seminario tipo taller que incluye videos, dinámicas de grupo y ejercicios prácticos.

Personal involucrado en el servicio que tenga contacto con los clientes, gerentes y administradores.

Profesionales y expertos, instructores certificados y con experiencias tecnológicas

8 horas, se imparte en 1 día con horario de 8am5pm. Seminario tipo taller que incluye videos, dinámicas de grupo y ejercicios prácticos.

Personal involucrado en el servicio que tenga contacto con los clientes, gerentes y administradores.

Profesionales y expertos, instructores certificados y con experiencias tecnológicas

8 horas, se imparte en 1 día con horario de 8am5pm. Seminario

Personal involucrado en el servicio que tenga contacto

Profesionales y expertos, instructores certificados y con

servicio, como se relaciona con su personalidad y cómo impacta de manera positiva o negativa en la satisfacción de los clientes, obtener herramientas y técnicas que apoyen al desarrollar una actitud de servicio más positiva.

Actitudes negativas y como convertirlas en positivas y empáticas al servicio. Actitud vs aptitud en el trabajo. Plan de mejoras personales.

tipo taller que con los clientes, experiencias incluye videos, gerentes y tecnológicas dinámicas de administradores grupo y ejercicios prácticos.

DIRECCIÓN Y CONTROL

Técnica motivacional a utilizar -

Motivación extrínseca: Es la motivación que nos impulsa a hacer las cosas, basadas en recibir dinero, recompensa. Motivación intrínseca: es la que nos impulsa a hacer cosas por el simple gusto de hacerlas. La propia ejecución de la tarea es la recompensa.

estándares de control Medición de resultados por Pis Hay un método efectivo para poder determinar el control de las actividades de cada colaborador mediante la incentivación de la voluntad de trabajo; esto a través de la medición de los resultados por Pis. En Tree Coffee Bar apostamos por estar a la vanguardia con la tecnología y los métodos modernos que puedan hacer eficiente la actividad y el manejo tanto de los recursos materiales como el recurso humano, para ello es imprescindible las mediciones cuantitativas. El Plan de medición por Pis en Tree Coffee Bar se desarrolla de la siguiente manera: Creación de las tareas de agregan valor al puesto: Se desarrolla un tipo de lista de las actividades más importantes del puesto de trabajo que generan valor en sus actividades, por lo cual dentro de un sistema de control que será supervisado por el encargado de cada área. Metas propuestas: Según las actividades que cada colaborador desarrolle dentro de la organización, se efectuarán metas a corto plazo para el cumplimiento de las mismas. Medición de las actividades: En la medición de las actividades para alcanzar las metas establecidas es necesario que sean medidas no mayores a 15 días, para lo cual existirán indicadores para la valoración de las metas alcanzadas, como, por ejemplo: Súper verde: El colaborador sobrepasó la meta propuesta. Verde: El colaborador llegó a la meta propuesta. Anaranjado: El colaborador llegó a un 75% de la meta propuesta.

Amarillo: El colaborador llegó al 50% de la meta propuesta. Rojo: El colaborador solo ejecutó el 50% de la meta propuesta. En el siguiente cuadro se observa un ejemplo, gráfico:

Medida de Compensación: Esta metodología puede brindar información a Tree Coffee Bar para implementar compensaciones y bonificaciones de acuerdo al desempeño de los kpi´s.

Indicadores clave Los indicadores son de vital importancia en la medición de la eficiencia de los procesos y proyectos que permiten a Three Coffe Bar ser una empresa sólida en procesos de gestión empresarial avanzados con ventajas competitivas a la vanguardia. Los indicadores clave son: •

Medición de control del desempeño: Los colaboradores serán medidos de acuerdo a las competencias necesarias para ser desarrolladas de manera eficiente en sus puestos de trabajo. • Medición de Feedback: Three Coffe Bar como empresa busca ser líder en servicio y productos de calidad por lo que es necesaria la información que el cliente pueda proporcionar con respecto a la percepción de la empresa. • Medición de resultados por medio de Kpi´s: En Three Coffe Bar no solo nos enfocamos en la medición de resultados a nivel empresarial, sino también los resultados de nuestros colaboradores ya que su formación personal es importante, ya que agrega valor en las actividades que diariamente realizan dentro de cada puesto de trabajo. • Medición de Razones Financieras: Las razones financieras con indicadores clave que brindaran información de gran importancia para la toma de decisiones desde las jefaturas y directivas para poder alcanzar los objetivos planteados, por ello se describen las principales relacionadas al giro de negocio: 1. Razón de Liquidez 2. Razón de Endeudamiento 3. Razón de rotación de inventarios

ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS

Método de Lean Six Sigma Para Tree Coffee bar es de suma importancia implementar métodos de mejora por lo que hemos decidido implementar el método de Six sigma. El cual consta de 5 pasos que son los siguiente 1.

Definir: Optimizar tiempo

Justificación: Para Tree Coffee bar es importante que nuestro cliente obtenga un servicio eficaz, ya que al ser nuestro nicho de mercado de universitarios se necesita priorizar la recepción de cobro y facturación en un tiempo determino y reducido. Para la realización de este paso decidimos responder las siguientes preguntas: ¿De qué actividades (procesos) es usted el responsable? 1. Recepción de cliente 2. Facturación 3. Cobro ¿Quién o quiénes son los dueños de estos procesos? -

Área de caja

¿Qué personas interactúan en el proceso, directa e indirectamente? 1. Relación cajero y cliente 2. Relación cajero y mesero. ¿Quiénes podrían ser parte de un equipo para cambiar el proceso? 1. Mesero 2. Asistente Contable ¿Qué procesos tienen mayor prioridad de mejorarse? Reducir el tiempo desde que el cliente llega a la cafetería hasta que el cliente recibe su factura y priorizar el proceso de cobro

Medir

Justificación: dar un servicio de excelencia a nuestros clientes en un determinado tiempo por cada recepción y cobro, sin aludir el buen servicio. Nuestros parámetros para la realización de cobro serian de 1 a 10 minutos la recepción del cliente y de 1 a 5 min la facturación.

Para la realización de este paso decidimos responder las siguientes preguntas:

¿Sabe quiénes son sus clientes? Nuestra Empresa está enfocada en los estudiantes universitarios ¿Conoce las necesidades de sus clientes? Las necesidades de los clientes es que tenga un servicio de excelencia, esto quiere decir productos de calidad un lugar adecuado para estudiantes universitarios, bueno precio y rapidez en el servicio. ¿Cómo se desarrolla el proceso? Dar una bienvenida Ofrecer el menú Tomar la orden Entrega de orden a encargados de mesas Cobro y facturación 3. Analizar Para responder a esta fase, Tree Coffee Bar responde a la siguiente pregunta ¿Cuáles son los objetivos de mejora del proceso? Reducir los tiempos de recepción a facturación y que nuestros clientes estén satisfechos con el buen servicio 4. Diseñar Tree Coffee Bar trata determinar la relación causa, efecto para predecir, mejorar y optimizar el funcionamiento de nuestro proceso.

Para ello, re - diseñaremos un mejor proceso de cobro, así como plan de sucesión, en el cual se le capacitará al encargado de mesas en actividades del cajero para que pueda desempeñarlas en horarios de afluencia de clientes

•

¿Qué está haciendo para monitorearlas y/o controlarlas? Se está monitoreando nuestro servicio a través de tarjetas qué contienen una pequeña encuesta

1. 2. 3. 4.

Qué tal le pareció nuestro servicio: Bueno Necesita mejorar ¿Por qué?

5. Validar Validaremos nuestro rediseño en los cambios de tiempo de que tenga con nuestro nuevo proceso de cobro. •

¿Cómo monitoriza los procesos?

En base a las satisfacciones de nuestros clientes y las encuestas realizadas •

¿Cuánto tiempo o dinero ha ahorrado con los cambios?

Se estima reducir el proceso de 20 min. a máximo 15 min. mínimo 10 minutos.

•

¿Cómo lo está documentando?

Utilizaremos evaluaciones de desempeño para evaluar si el cajero es que no se adaptará a los procesos establecidos de Tree Coffee Bar con respecto a recepción y cobro de órdenes. Así como el desempeño que haga el encargado de meses en su auxiliatura en horas pico.

DOWNSIZING

Es el proceso de reestructuración en el cual se supone mejorar los sistemas de trabajo, es utilizada como medida estratégica frente a varias situaciones, en este caso se optó por utilizar un Downsizing proactivo con el fin de mejorar los sistemas de trabajo. •

•

Problemática: El departamento de compras y almacén presenta desorden, no están cumpliendo con los estándares de calidad, los demás departamentos están insatisfechos con sus compañeros de Compras y almacén ya que no les hace entrega de los insumos adecuados, y con lo cual en sus evaluaciones de desempeño tienen las evaluaciones más bajas. Objetivo: Mejorar los sistemas y procesos de trabajo, en su pedido, compra y entrega de insumos y materias necesario para que los demás departamentos puedan funcionar con efectividad. Proceso 1. Como primer paso analizar y evaluar la productividad de los Encargados de compras y encargado de Almacén.

•

• -

2. Identificar la problemática en el departamento de compras y almacén; el cual se determinó por una evaluación 360, que los demás encargados están insatisfechos con el Encargado de Almacén, ya que no les hace la entrega de cada insumo necesario solicitado, y su compañero de compras se encuentra frustrado porque no le reporta los insumos necesarios a comprar por llevar una mala elaboración de Inventario PEPS. 3. Analizar y evaluar la desvinculación de Encargado de compras Plan de administración de cambio 1. Desvinculación del encargado de compras. 2. Sucesión: El encargado de compras se encuentra capacitado para desempeñar el puesto y actividades de Encargado de Almacén. Se le dará la propuesta de aumentar el salario al Encargado de compras y que pueda desempeñar ambos cargos, así mismo una modificación en sus horarios y capacitación constante en el puesto. 3. Se realizará una modificación en el descriptor de puesto y rediseñarlo en “Encargado de Compras y Almaje” 4. Dar seguimiento para mantener y mejorar el desempeño durante y después del proceso de downsizing Tiempo: Se espera poner en marcha este proceso en el 16 de junio del 2021 Beneficios Incremento de la productividad Toma de ágil de las decisiones, de una manera con más calma y simplificada Facilita la comunicación, permite una mejor relación entre las áreas y la operativa entre ellas (Pedido, compra, entrega de insumos) Mayor liquidez en reducir la planilla

REQUISITOS PARA LA APERTURA DE UNA EMPRESA

Tipo de contribuyente Pequeño contribuyente •

• • •

Pequeño contribuyente es una persona que trabaja por su cuenta o que tiene una pequeña empresa cuyas ventas o prestaciones de servicios suman no más de ciento cincuenta mil quetzales al año. El pequeño contribuyente está obligado a emitir y entregar la respectiva factura cuyo valor supere los cincuenta quetzales. El pequeño contribuyente debe llevar un libro de compra y venta. La tarifa de impuesto del régimen de pequeño contribuyente es del 5% sobre ingresos brutos totales facturados.

Requisitos generales de pequeño contribuyente • • •

• • •

•

Documento Personal de Identificación –DPIEn caso de ser extranjero presentar original y fotocopia de pasaporte. Original y fotocopia de factura reciente de luz, agua o teléfono del domicilio fiscal y de la dirección comercial. En su defecto presentar original y fotocopia de factura de arrendamiento, contrato de arrendamiento u otro documento que demuestre que se tiene derecho de uso de la propiedad. El máximo permitido para facturar anualmente es de Q 150,000.00. El trámite de inscripción del Número de Identificación Tributaria –NIT– se debe realizar personalmente. El trámite de inscripción del Número de Identificación Tributaria –NIT– se debe realizar personalmente. Otros Requisitos

Nuestra cafetería debe de contar para su venta de alimentos y bebidas con una licencia sanitaria de la empresa, en la cual nuestros trabajadores deberán con, 1. Tarjeta de pulmones puede ser tramitada por medio de: •

Institución La Liga Nacional Contra la Tuberculosis

2. Tarjeta de salud, (incluye previamente para su trámite; exámenes de heces, orina, sangre y exámenes VDRL.)

Tarjeta de Manipulación de alimentos

¿Por qué crear un Café Bar? Premisa de la evaluación Entre los consumidores de café están principalmente los jóvenes universitarios de 17 a 35 años de edad, que buscan un lugar indicado para poder trabajar, reunirse, estudiar y crear espacios de convivencia. Actualmente en La Antigua Guatemala la incursión de los negocios de las cafeterías está tomando auge, y se están perfilando como negocios atractivos, esto debido a que en Guatemala es uno de los principales productores y exportadores de café a nivel mundial.

Lluvia de ideas a.

Emprender con la opción de una cafetería.

Que la cafetería realice bebidas alcohólicas.

Emprender un café bar.

Un negocio que esté enfocado a estudiantes.

Ventas de comida que se enfoque en temporada.

Promociones.

Emprender motel.

Parqueo.

Incluir carwash.

Agregar franquicias.

Ventas de ropa de segunda mano.

Emprender con una librería.

Tamizado de ideas Innovación

Excelente

Cafetería

Bueno

Aceptable

Deficiente

Cócteles

Rentable x

Café Bar

Motivo

Rentables

Rentable

Motel

Rentable/ sin experiencia

Parqueo

No es rentable por falta de espacio público

Carwash

No rentable

Franquicias

No se cuenta con el recurso monetario

Venta ropa Librería

No rentable por competencia x

No rentable

Justificación de la idea •

Café - bar