De Eventmanager | 14

Editie 1 / 2017

De Eventmanager Alles over hackathons

—

De stad

‘aangekleed’ — Data: lekken & hacken

De Eventmanager Join the club

03

Met vier brancheorganisaties die maandelijks groeien, kunnen we niet alle nieuwe leden persoonlijk voorstellen in De Eventmanager.

Daarom in elke editie een overzicht van de nieuwe aanwas bij de verschillende clubs, sinds de voorgaande editie.

Proactief, met zekerheid én persoonlijke aandacht

Welkom nieuwe leden! , G14 Bjorn van Gelder Blue Boat Company John Oskam Klaproos Culturele

Femke Alsemgeest

Ondersteuning

Aaaaha! the Actor Factory

Monika Stoeltie Tweakers Karin Boers SPITZ congres en event Kim Opdam CORPUS Congress Centre Fredou Dotinga Mise en place Tess Eeltink Kit meetings & events

Sjoerd Acket EventAssist Nina Merz Museumvereniging Linda van den Hoven EventAssist Natascha van Grinsven KNVB Campus Angela Nieuwenhuizen

Noord-Brabant

Amsterdam Tropen hotel

Center Parcs Europe N.V.

Simone van Wissen Freshfields

Sara Saija The Harbour Club Caroline Timmermans

Nienke Blaauw Hogeschool Leiden Juliet van Duijn Schuberg Philis Barbara Roelofs Stromma Nederland Lotte van Schijndel NPO 3FM Froukje Kamsma High Profile Events Cindy Hayward Event Company Jorn Matena &MAES Jori Meijer Sofitel Legend The Grand

, Genootschap voor Eventmanagers Carmen van Weelden NIBC Bank N.V. Annelies de Hartog KNGF Elena Cherkesova ENRC N.V. Hélène van Baardwijk Econocom Laura Wijnants PBLQ Carlijne van den Burg PBLQ Ruben v.d. Weijden Hogeschool Utrecht Nathalie Brekelmans Provincie

Communicatie

Gevoel voor de boodschap en rode draad

Evenementen

Congressen

Een geoefend oog voor details

Vertaling van inhoud naar praktijk

Stuk voor stuk projecten die ons trots maken.

Bruckhaus Deringer

Landal GreenParks BV

Rotterdam

voor de Tropen

Lucienne Longayroux Gemeente

Anneke Woudstra Holiday Inn

Rotterdam

Eindhoven, Brasserie FLO Eindhoven,

Amsterdam

Hampshire Hotel, Crown Eindhoven

Rotterdam

Tim Gerrevink Temper Anouk Bienefelt Sprekershuys Marijke Vos INTIQ Lifestyle & Events Sela Diender Braam Events Anouk Wolterbeek Binckbank Tom van der Velpen Gigstarter Liselotte van Hasselt Goodbranz Boaz Verwater Lubee Pinverhuur B.V. Martijn Huisman Game Events Bob Nieuwland Bijman Audiovisueel Rianne Delissen Flint Anouk Tielen OrganiTief Rachelle Mahieu Halo Jobbing Laura de Bruijne Van Dam Catering Roos Verkerk Studio A12 Annemarie Dekker Arling Events

Nadia Lanters de Otter creators Sietske van Berge Henegouwen

Waterinnovators in het diepe

Nooit te oud voor LEGO

Energie duurzaam gebundeld

Nederland is onlosmakelijk verbonden

Voor de tweede maal mocht PINO bouwen

Waarom produceert de markt zoveel van

met water. En dat merken we ook bij PINO.

aan dit allergrootste LEGO spektakel van

iets waar zo weinig vraag naar is? De CO2

Tijdens de Markt- en Innovatiedag

Nederland. Maandenlang hebben we ons

uitstoot moet drastisch omlaag. Daarom zijn

brachten we ruim 500 waterschappers,

ondergedompeld in een wereld waar we

tijdens de Nationale Klimaattop 2016 ruim

ambtenaren en ondernemers bij elkaar

als kind alleen maar van konden dromen.

1700 vertegenwoordigers van bedrijven,

Nanny Ferreira Gemeente Rotterdam Daphne Engelbert Gemeente Rotterdam Nicole Bakker Gemeente Rotterdam Paul Tissingh Gemeente Rotterdam Roos Mijnen Quint Wellington Redwood

in Amersfoort. Waar PINO een warm

Ruim 20 afgeladen vrachtwagens, vol met

overheden en maatschappelijke organisaties

bad creëerde voor het delen van kennis

steentjes, modellen en materialen zijn in

op scherp gezet. En ook PINO stond op

en innovaties. Met als kers op de taart

de herfstvakantie afgereisd naar Utrecht.

scherp. We hebben de inhoud vertaald

de uitreiking van de felbegeerde

Waar we een compleet nieuwe beleving

naar een passende vorm en de logistieke

Waterinnovatieprijs. Inmiddels uitgegroeid

voor jong en oud hebben gecreëerd.

organisatie tot in de puntjes uitgevoerd.

Benieuwd hoe wij ook u trots kunnen maken?

T 030 – 275 96 26

E info@pino.nl

W www.pino.nl

Lisette Knijnenburg

Janou Bode, IMAP Anouk Wolterbeek, Binckbank Zulayka Martis, Uniface B.V. Brenda Oosterdijk Gemeente

Jessica Kasanmoeseni Gemeente

tot een fenomeen in de watersector.

Arling Events & Communicatie

Nederland

Nienke Blaauw Eventmanager Hogeschool Leiden

Saskia Kruizinga Hogeschool Leiden Juliet van Duijn Schuberg Philis Fleur Tresfon-Funke NautaDutilh N.V. Heidi Peeters Essent N.V.

, Theater Locaties Nederland Adinda Pluimer Koninklijke Schouwburg Marcel Koerts Cultuurhuis De Klinker

, Platform Museum Locaties Nicole Jonk EYE Filmmuseum

Jan-Maarten Luijnenburg BINK Evenementen

Elle Eissens Koninklijk Instituut

& Communicatie

PW Elektra

Hein Moore Moore Entertainment Productions (MEP)

Richard Haasdijk Carlton Beach Hotel Tessa Meerman Corendon Hotels & Resorts

04

De Eventmanager Voorwoord

Generatiewissel e hebben een lange weg afgelegd.

Van volhardende pioniers met een rotsvast vertrouwen in de kracht van events tot de strategische eventmanagers die de bedrijfsmissie vertalen in eventbeleid.

Langzaam maar zeker is in de afgelopen jaren een groot deel van de pioniersgeneratie vervangen door hoog opgeleide dertigers. Deze nieuwe generatie kan voortbouwen op het stevige eventfundament dat is neergezet. Velen uit die generatie maakten de vette jaren van voor de crisis niet mee. Zou dat de reden kunnen zijn dat de branche – nu het economisch beter gaat – niet terugvalt op patronen en gebruiken uit het verleden? En dat is heel goed. Vernieuwing, verbetering en verdieping zijn de sleutelwoorden voor de toekomst.

In deze uitgave weer de bekende combinatie van informatie en inspiratie. Zoals in de artikelen rond twee thema’s: Stad & Streek Marketing en Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken.

Een nieuw type bijdrage – de whitepaper – biedt maximale informatie; we hebben er twee, over Social Media en over Hackathons. En in de categorie ‘maximale inspiratie’: lees het interview met ondernemer Caroline Ploeger. Zij laat zien dat je tot verandering bereid moet zijn om je ambities te verwezenlijken.

Mocht je na het lezen van De Eventmanager nog meer behoefte hebben aan informatie, raadpleeg dan www.deeventmanager.nl of neem een abonnement op onze tweewekelijkse digitale nieuwsbrief. Lexit Omnia Vincit.

Vrij vertaald:

" Wie leest heeft altijd het laatste woord" En dat geldt voor alle generaties.

Inhoudsopgave

20 Nieuwe leden GvE 24 KNVB Campus; work hard, play hard(er)! De vernieuwde

event accommodatie

05 5

63 Live marketing wekt een ijzersterk merk tot leven 65 Locatieonderzoek: welke trends zijn uitgekomen?

24 Hoe benader je jonge doelgroepen? Tips & tricks van

68 Het diner-relatie-event

26 Vier de zomer buiten, beleef de zomer binnen

70 The Experience Conference

nieuwe G14-leden

Onder hoogspanning, maximale opbrengst

Xander Kranenburg en

Mark Bogaerts aan het woord 28 Gaat het weer een beetje?

Wat merken we van de groeiende economie?

30 Preview 15 jaar Genootschap voor Eventmanagers 31 Whitepaper 1 e hefboom van D

social media

36 BYLEI gaat door waar anderen stoppen

72 De nieuwe generatie eventmanagers

Praktijkervaring vs. hbo-opleiding

Gegevensbescherming – Cyberveilige events

– Wat vindt Momice?

– En Smart Event Manager?

85 Je netwerk op zak

42 St. Gerlach Paviljoen & Kasteelhoeve

86 Je toegevoegde waarde groeit met de jaren

50 De jubileumactiviteiten van 100-jarig DLA Piper 52 Écht vernieuwende events

De keuze van Preferred Partners

Caroline Ploeger, Brederode Expo

Serie: Ondernemers in de branche – deel 3

90 Creatiever, aandachtiger, productiever

Ontspannen zakendoen bij Landal Business Line

92 Inspire 2017: Save the Date!

De jaarlijkse Zomerborrel 93

‘Thuis’ bij Singer Laren

94 Summer school 2017 96 Bijeenkomsten in beeld

Leon Kruitwagen

45

88 Drie takken van sport onder één naam: Het Nationale Theater

100 jaar Hendrick De Keyser

Alles over Hackathons: basiskennis + ervaringen van experts

Nieuwe app GvE

Wie werkt er nog 25 jaar bij hetzelfde bedrijf?

56 De deuren gaan open!

59 Whitepaper 2

Thema: Stad & Streek Marketing. Vier verhalen: Den Haag – Leiden – Gelderland – Leeuwarden

75 Thema: Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken –A lgemene Verordening

38 Doorgroeien in je nieuwe rol

Eventmanagers 3.0

06

47 De opmars van publieksfestivals

Kansen voor de zakelijke markt?

6 06

De Eventmanager Stad & Streek Marketing

07 7

p.16 Gelderland

‘Je kunt in Gelderland niet om onze kastelen en landschappen heen’

p.08 Den Haag

Mondriaan tot Dutch Design komt tot leven

Stad & Streek

Marketing p.18 Leeuwarden

Een omslag in de benadering van citymarketing

p.12 Leiden

Leiden zit in een flow

08

De Eventmanager Den Haag Marketing

Tekst Barbara van Baarsel

09

Den Haag

Hoe het manifestatiejaar de stad Den Haag ‘verovert’

Mondriaan tot Dutch Design komt tot leven

Heel opmerkelijk: zelfs architect Richard Meier ging akkoord met het ‘aankleden’ van het stadhuis in Den Haag. Benno Tempel van het Gemeentemuseum: “Dat is een godswonder te noemen!

Meneer Meier is normaliter tégen elke versiering van het pand, een zonnescherm deed al afbreuk aan het ontwerp. Maar ik zei tegen burgemeester en wethouders: ‘Mondriaan is de grootste inspirator van Richard Meier.’ En inderdaad, hij aarzelde geen moment.”

Het is dit jaar precies 100 jaar geleden dat kunstenaar Theo van Doesburg in Leiden beweging De Stijl oprichtte.

Eerst veroverde deze radicaal vernieuwende abstracte kunst Nederland, daarna volgde de wereld. Iets om trots op te zijn, zo dachten veel gemeenten in Nederland. En daarom wordt het jubileum groots gevierd tijdens het manifestatiejaar Mondriaan tot Dutch Design.

Alle ins & outs Of je nu in Utrecht, Gouda of Den Haag rondloopt, je wordt erin ondergedompeld; retailers hebben hun etalages erop aangepast, complete gebouwen zijn versierd in de kleuren van het herkenbare Mondriaan-lijnenspel, musea spelen erop in en ook grote corporates omarmen De Stijl. Wat gaat hieraan vooraf? Hoe komt een dergelijk breed gedragen thema tot stand? We zoomen in op Den Haag en spreken met Benno Tempel, directeur Gemeentemuseum, Marco Esser, directeur Den Haag Marketing en Els Drummen, senior advisor Art & Culture bij nn Group (moederbedrijf van verzekeraar Nationale-Nederlanden). Om een zo volledig mogelijk beeld te geven van het proces, de pr, valkuilen én alle belangen.

‘Maar, de stad is om!’

“Het is de eerste keer dat Den Haag zoiets groots doet,” vertelt Benno Tempel, een van de initiators van deze activatie. “Ja, we pakten weleens uit met grote sport-events, zoals de Volvo Ocean Race en het wk Hockey, maar nooit werd een thema zo breed gedragen.

Maar, de stad is om!” Volgens hem had dat nogal wat voeten in aarde: “Je hebt natuurlijk te maken met een bepaalde cultuur in een stad. Daar waar Rotterdam heel stoer is, Amsterdam groots kan zijn bij mega-events zoals Koningsdag, is Den Haag niet eerder overstag gegaan, wij zijn veel voorzichtiger. Toch lag de wens er en heb ik ontwerpers Vollaers & Zwart benaderd omdat zij met citydressing een stad als canvas gebruiken. Wat ik mooi vind aan hun werk is dat zij niet zozeer directe marketing bedrijven, maar veel meer op aankleding en subtiele details zitten. Je ziet nergens ‘Kom naar het Gemeentemuseum’ of ‘Den Haag, stad van De Stijl’.

Dat vind ik chic en vooral passend bij Den Haag. Zoiets heeft houdbaarheid, waardoor je er het hele jaar plezier van kan hebben. Dan wil je graag dat de hele stad meedoet natuurlijk.”

Benno Tempel

Foto Robin de Puy

Relatief lage kosten, veel impact Allereerst heeft Benno Tempel begin 2016 contact gezocht met de gemeente: “Toenmalig burgemeester Van Aartsen en zijn wethouders waren unaniem enthousiast toen ik het plan en de ontwerpen van Vollaers & Zwart presenteerde. Het bedrag dat ermee gemoeid is om de stad ‘aan te kleden’ was relatief laag: 200.000 euro voor het hele jaar. We zijn toen samen met Den Haag Marketing gaan bepalen hoe we het overkoepelende idee het beste konden uitwerken. Dat hebben we gedaan door sessies in de stad te organiseren om iedereen mee te krijgen.”

Internationale bezoekers aantrekken Marco Esser van Den Haag Marketing: “Wij werken nauw samen met het Gemeentemuseum, bijvoorbeeld tijdens persreizen van internationale journalisten en via de bewerking van Travel Trade The Hague. Dat laatste is ten behoeve van dit thema al eerder in gang gezet in de contacten met touroperators. Het gegeven dat we in het Gemeentemuseum de grootste Mondriaancollectie ter wereld hebben, maakt dat Den Haag een belangrijke rol speelt in het themajaar. Het nbtc Holland Marketing omarmt dit om met een zekere focus via allerlei intermediaire partijen internationale bezoekers te bewegen juist dit jaar naar Nederland te komen.”

Wedloop op promotiematerialen Dan is het natuurlijk fijn dat de hele stad zich achter het thema schaart én dat in een zo vroeg mogelijk stadium begonnen wordt. Om dat te bewerkstelligen

10

Den Haag Marketing

11

Het echtpaar Madje Vollaers & Pascal Zwart vormen samen Studio VollaersZwart, die al 25 jaar naam en faam maakt met citydressing. Zo hebben ze de Erasmusbrug met Bretonse strepen aangekleed, een gigantische sterrenhemel gemaakt naast Rotterdam CS en nu Den Haag ondergedompeld in De Stijl. “Ik maak het mee, maar ik snap gewoon niet hoe ze het voor elkaar krijgen,” zegt Benno Tempel, die al vaker met hen heeft samengewerkt. “Ze weten hoe bedrijven hierop reageren en snappen dat zij zich willen aansluiten. Misschien door eerst belangrijke symbolische plekken aan te kleden, waarna anderen mee willen doen. Naast de associatie van Den Haag met ‘vrede en recht’, ‘het strand’ en ‘bestemming voor gezinnen’ voegen we gezamenlijk het thema ‘Mondriaan en De Stijl’ hieraan toe. Dat geeft een hele mooie en positieve uitstraling; niet alleen kunstzinnig, ook sociaal maatschappelijk voegt dit veel toe.”

ook opdrachten geven om speciaal voor nn een kunstwerk te maken,” vertelt Els Drummen. “We hebben ‘eigen’ werken in het kantoor in Den Haag hangen, ook van kunstenaars uit de jaren ’60 en ’70 die geïnspireerd waren door Mondriaan.”

De uitspraak van Benno Tempel dat Den Haag het groots aanpakt is niets te veel gezegd; het thema wordt inderdaad meer dan gedragen door de verschillende partijen in de stad. Els Drummen voegt hier aan toe: “Een logo plaatsen zou voor ons niet voldoende zijn, we zetten ook onze eigen marketingkanalen en kunstcollectie in en proberen met het museum mee te denken om het thema en de tentoonstelling nog meer te laden.”

Marco Esser

‘ Ook hier zie je dat de iconische kleuren van Mondriaan helpen het thema te laten leven’ – Marco Esser

zijn in aanloop naar het manifestatiejaar naast de ‘warm-maak-sessies’ ook bijeenkomsten met vnoncw belegd. Vollaers & Zwart legden tijdens deze events uit welke toolkit zij hadden ontwikkeld voor het mkb. Kleine en grote winkels in de hele stad konden aan de slag met Point-of-Sale-materialen uit deze toolkit.

“Het was een enorme wedloop, binnen een uur was alles op, het leken wel kaartjes voor een popconcert,” zegt Benno Tempel. Marco Esser vult aan: “Ook hier zie je dat de iconische kleuren van Mondriaan helpen het thema te laten leven, dat voelde iedereen goed aan.”

De gemeente verdient volgens beide heren alle eer door te willen investeren in citydressing van beeldbepalende gebouwen; met het stadhuis als grote blikvanger.

Daarna zijn ook andere gebouwen ver-Mondrianiseerd, zoals onder meer het Nationale-Nederlandengebouw.

Passend bij corporate identity Els Drummen van nn Group: “We omarmen het

thema zowel met Nationale-Nederlanden als met het gebouw Haagse Poort, waar vastgoedbedrijf cbre eigenaar van is.” cbre gaf graag toestemming aan het kunstenaarsduo om het pand, letterlijk de toegangspoort van Den Haag, aan te kleden. “Zelf dragen we bij aan kunst en cultuur door lokale activiteiten te ondersteunen in de gebieden waar onze kantoren gevestigd zijn. Onder andere met ondersteuning van musea, zo zijn wij een trotse tentoonstellingspartner van het Gemeentemuseum. Met het bemoedigen van verschillende initiatieven hopen we kunst en cultuur toegankelijk te maken voor een breder publiek. Zoals nu ook met citydressing is gebeurd. Het is geweldig om te zien dat je niet om het ‘Stijl-jaar’ heen kunt, er gebeurt overal wel iets in de stad, het leeft. Ook in ons kantoorpand heeft iedereen het over de gekleurde strepen op ons gebouw.” Het sponsoren van de tentoonstelling De Ontdekking van Mondriaan in het Gemeentemuseum is ook een mooie manier om aan klantenbinding te doen: “We bieden relaties, maar ook medewerkers en klanten, vrijkaarten aan en iets extra’s, zoals een rondleiding door de museumconservatoren.”

Dat nn Group zo actief meedoet met de activatie van het thema De Stijl is niet heel verrassend: het bedrijf verzamelt zelf kunst sinds 1963 en heeft inmiddels een collectie met meer dan 1.500 kunstwerken. “De ene helft van onze activiteiten bestaat uit sponsoring van musea en de andere helft uit het uitdragen van onze eigen collectie, waarbij we kunstenaars bijvoorbeeld

In 2017 kleurt écht alles rood, geel, blauw in Den Haag. De kleuren die voor Mondriaan en De Stijl symbool staan voor een betere, hoopvolle toekomst vol vooruitgang en optimisme.

12

De Eventmanager Leiden Marketing

Tekst Carla van Elst

13

Leiden “We waren heel lang niet top of mind, niet in Nederland en niet internationaal.” Dat zelfinzicht zou je heel goed negatief kunnen framen, maar Leiden Marketing – Preferred Partner van het Genootschap voor Eventmanagers – ziet er vooral kansen in. Om de stad Leiden te kunnen profileren als onontdekte parel bijvoorbeeld.

Leiden zit in een flow

D

e afgelopen twee jaar maakte Leiden Marketing een professionaliseringsslag door. Het nieuwste visiedocument – december 2016 – is er de weerslag van, net als de meerjarenstrategie en marketing- en partner-jaarplannen die hierop gebaseerd zijn. “Het was een lange aanloop,” zegt Mincke Pijpers, senior marketeer branding, “maar Leiden zit nu echt in een flow. Dat geeft een sneeuwbaleffect: mensen zien dat er van alles gaande is op veel fronten en willen aansluiten.”

Van visie naar marketingplannen Een belangrijke rol in de nieuwste toekomstvisie heeft het Leids Continuüm: de tijdlijn die begint bij het Leids Ontzet en die laat zien dat Leiden geen toeval is. Alle ontwikkelingen in verleden en heden grijpen als puzzelstukjes in elkaar en vormen de verhaallijnen waarop Leiden Marketing de positionering van stad én streek baseert. “Bijvoorbeeld dat na het Leids Ontzet de stad de universiteit cadeau kreeg. Een logisch vervolg daarop was de Hortus botanicus en daar zijn weer het huidige Leids Universitair Medisch Centrum (lumc) en Leiden Bio Science Park uit voortgekomen.”

Leiden Marketing combineert deze tijdlijn met de Holland City Strategie van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (nbtc), die zij doorvertalen naar hun eigen stad + regio. “Ons werkgebied is namelijk groter dan de stad en omvat ook de kust, de duinen bollenstreek, de plassen en wie weet in de toekomst ook wel het achterland met het Groene Hart. In navolging van het nbtc trekken we thematische metrolijnen door de hele regio. Zo onderscheiden we een kennislijn, cultuurlijn, bloemenlijn, zeelijn, waterrecreatielijn en een aparte conventionlijn. Op de lijnen zie je haltes – fysieke plekken of campagnes – en partners kunnen instappen op de haltes die voor hen interessant zijn.”

Themajaren op stapel Themajaren zijn dragende elementen in de jaarplannen.

Dit jaar sluit Leiden bijvoorbeeld aan bij het nbtcthema ‘Van Mondriaan tot Dutch Design’ en ook de eerstvolgende themajaren (2018 en 2019) sluiten aan bij internationale nbtc-thema’s: Nederland Waterland & De Gouden Eeuw en Rembrandt. Leiden claimt in 2019 vooral de ‘jonge Rembrandt’ die hier werd geboren en zijn eerste vingeroefeningen als schilder deed.

In 2020 volgt een ‘eigen’ thema: Pilgrim Fathers. Deze Engelse religieuze vluchtelingen vonden in de 17e eeuw gastvrij onderdak in Leiden, om na enige jaren door te reizen naar Amerika, waar ze nog steeds worden herinnerd als de Founding Fathers. Ze legden er de basis voor de Thanksgiving-traditie, geïnspireerd op de Leidse Lakenfeesten. “Dat thema willen we internationaal oppakken, samen met uk en usa: de Pilgrimtrail. We zitten nu midden in de voorbereidingen, denken mee met de Engelse en Amerikaanse partners over een overkoepelend beeldmerk en huisstijl voor de campagne. Te zijner tijd zullen we de stad op ooghoogte aankleden binnen dit thema. Citydressing is cruciaal om bezoekers de juiste beleving te geven.”

Niet zonder de juiste partners Citymarketing lukt alleen als je samenwerkt met lokale partners, stelt Leiden Marketing. Uiteraard zijn er diverse vaste partners waarmee langjarig wordt samengewerkt, onder meer de Universiteit Leiden, lumc, Leiden Bio Science Park en Rabobank Katwijk-Leiden; naast lokale partners zoals musea en hotels, het Cultuurfonds Leiden, het Leids Dagblad en kennisinstituten zoals roc Leiden, Hogeschool Leiden of Webster University. Daarnaast brengt Leiden Marketing jaarlijks

Leiden Centraal

Kennislijn

Zeelijn

Conventionlijn

Cultuurlijn

Bloemenlijn

Water- en recreatielijn

14

Leiden Marketing

Campagne: T.rex in Town Met de actie Tientje voor T.rex spaarde Nederland de Tyrannosaurus rex Trix bij elkaar. “Daarom wilde ik graag dat Trix niet alleen van Naturalis zou zijn, maar van alle mensen in Nederland. En dat begint natuurlijk met Leiden.” Bij haar eerste gesprek met Leiden Marketing in 2015 had Corine van Impelen – hoofd communicatie & evenementen van Naturalis – daar een helder ‘eindbeeld’ bij: een plein vol blije mensen die de T.rex verwelkomden in Leiden.

“Ik had al een campagnelijn, Leiden Marketing bleek enthousiast en ging meteen kijken wat en hoe zij konden bijdragen. Zo hadden wij bijvoorbeeld al de guerrillamarketing-actie met in elkaar gestampte auto’s bedacht voor twee steden; met extra inzet van Leiden Marketing konden we die uitbreiden naar vijf steden. Ander voorbeeld: mijn droom was om Trix vanaf Schiphol met politie-escorte naar Leiden te halen en Leiden Marketing maakte dat – in samenwerking met Centrummanagement Leiden – mogelijk via hun contacten bij de politie. Mijn eindbeeld met die blije mensen bracht Naturalis op het idee scholen aan te schrijven om Trix te verwelkomen op de Beestenmarkt in Leiden. ‘Doe maar,’ zei Mincke, ‘dan zorgen wij voor politiebegeleiding en dranghekken.’ Vervolgens regelden we samen een podium en Naturalis vroeg Bart Meijer van Klokhuis voor de presentatie. Ook de hele stad werd aangekleed, onder meer met vlaggen.”

Het was het voorstel van Leiden Marketing om de cultuurcampagne van 2016 het thema van de T.rex te geven. Maar ook de andere musea zouden daarin een rol moeten krijgen. “We hebben toen de campagne opgezet rond het gegeven dat een T.rex een nieuwsgierig dier is. Trix ging dus op ontdekkingstocht door de stad – vandaar die ingebeukte auto’s – om overal in de musea een kijkje te nemen. Zo werd Trix niet alleen het icoon van Naturalis, maar ook van de stad en van de andere musea.”

De T.rex-campagne als geheel is een daverend succes en loopt nog steeds, ook nu Trix inmiddels op Europese tournee is. “Leiden Marketing verdient een groot compliment dat zij tijdens ons eerste gesprek al de komst van de T.rex als een kans hebben gezien voor de stad en dat als thema voor een brede cultuurcampagne hebben gekozen. Je moet lef hebben om je zo te verbinden aan één icoon en één organisatie en dat dan te kunnen vertalen naar de hele stad.”

15

een Partnerplan uit, met alle projectplannen en de mogelijke aanhaakpunten voor (project)partners.

De realisering van elk plan begint met het informeren van mogelijke partners. Leiden Marketing organiseert vier keer per jaar hun ‘Leidsche Plein’, een informatiebijeenkomst voor de hele achterban, waar alle decisionmakers in het Leidse werkveld bij elkaar komen.

Plannen worden ook gecommuniceerd via de website, nieuwsbrieven, social media én via de lokale media.

“Wij zorgen dat onze eigen communicatie goed op orde is en dat iedereen die hier werkt op de hoogte is van wat we willen uitdragen. Maar het is ook aan de samenwerkingspartijen in de stad en streek om zelf de ogen open te houden en ons te benaderen met ideeën, vragen en opmerkingen.”

‘ Je kunt allemaal apart campagnes bedenken, maar dan heb je bij lange na niet de slagkracht die je krijgt als je alle budgetten bij elkaar legt’ Voldoende draagvlak is een tweede belangrijke voorwaarde voor het realiseren van plannen. Hoe organiseer je dat? “Vooral door heel veel te praten met alle partijen,” zegt Mincke Pijpers. “Voor de voorbereiding van het themajaar Pilgrim Fathers hebben we een kwartiermaker ingezet, die eerst met partijen in de stad is gaan praten om te peilen of er voldoende draagvlak is.

Want je hebt iedereen nodig: ondernemers, musea, hotels en gemeente. Daarvan wil je het liefst dat die straks allemaal het thema op een of andere manier gaan uitdragen.”

Een stad met 13 musea Bijzonder kenmerk van Leiden is de aanwezigheid van 13 musea, die bijna allemaal op loopafstand van elkaar liggen. Sinds een aantal jaar werken de musea samen aan een jaarlijkse cultuurcampagne. Corine van Impelen (Naturalis): “Je kunt allemaal apart campagnes bedenken, maar dan heb je bij lange na niet de slagkracht die je krijgt als je alle budgetten bij elkaar legt en daarmee je campagnemiddelen groter kunt inkopen.” Leiden Marketing kwam vervolgens met het voorstel om met gezamenlijke thema’s te werken, een idee dat de musea hebben omarmd. Ook al was een aantal musea dicht wegens verbouwing, toch hebben Leiden Marketing en de musea in 2015 en 2016 twee krachtige cultuurcampagnes gevoerd. Zo is in 2015 Leiden als cultuurstad geframed en was 2016 het jaar van T.rex in Town (zie kader). “Natuurlijk is die samenwerking rond één thema

‘geven en nemen’. Wij hadden het als Naturalis heel goed in het T.rex-jaar 2016; de Lakenhal heeft het dit jaar weer heel goed, met Mondriaan & De Stijl.”

Mincke Pijpers: “Uiteindelijk zijn alle musea gebaat bij de gezamenlijke profilering van de stad. Wij adviseren hen ook om in hun communicatie te benadrukken dat ze in Leiden gevestigd zijn. En we stimuleren de wisselwerking tussen museum en stad: wijs je museum-bezoeker erop dat hij ook de stad kan bezoeken en vice versa.”

Ambities Het zes man/vrouw sterke team van Leiden Marketing heeft stevige ambities. “We zeggen weleens ‘ons doel is een tweede Gouden Eeuw’. Beetje gekscherend, maar het past bij wat ons voor ogen staat: een welvarende stad, met een goed vestigingsklimaat voor bedrijven en een goed woonklimaat voor bewoners, een stad waar veel gebeurt in de recreatieve sector wat het voor bezoekers interessant maakt én een studentenstad waar talenten zich kunnen ontplooien en een verrijking van de stad kunnen zijn.”

Met die ambities is het zaak dat je de juiste bezoekers aantrekt. Voor de particuliere markt richt Leiden Marketing zich op de cultureel geïnteresseerde, wat hoger opgeleide, bezoeker. “We profileren ons niet als shoppingstad, al kan dat hier natuurlijk ook, maar vooral als stad met een universiteit, een Bio Science Park én die 13 musea. Dat vind je nergens in Nederland.”

Het Leiden Convention Bureau vervult als onderdeel van Leiden Marketing een belangrijke rol in het aantrekken van zakelijke bezoekers. Sinds een aantal jaar werkt het bureau met het Ambassadeurs Netwerk: een netwerk van aan Leiden verbonden hoogleraren die Leiden promoten als locatie voor internationale congressen.

Het aantrekken van bedrijven is het onderdeel van de ambitie waar op dit moment nog hard aan wordt gewerkt. Leiden Marketing zet daarbij bewust Life Sciences & Health in de etalage, omdat daar de kracht van Leiden ligt. “We doen veel voor bewoners, bezoe-

kers en talenten; marketing gericht op bedrijven is onze volgende grote opdracht. Daarin zijn we vooral faciliterend en adviserend. Zo presenteren we ons eenduidige verhaal over Leiden bij partijen als het InnovationQuarter, die actief (inter)nationale bedrijven benaderen om zich hier te vestigen. Maar ook de bedrijven die hier al zijn gevestigd, kunnen het verhaal van Leiden vertellen. Er zijn al veel initiatieven op dit gebied, wij willen daar graag meer cohesie in aanbrengen. Dat Leiden Marketing de spil wordt, de autoriteit waar mensen terecht kunnen voor alle mogelijke statistieken: hoe zit het precies, welke onderzoeksgegevens zijn beschikbaar?”

Organisatie en Financiën Ontstaan, organisatie en financieringsvorm van Leiden Marketing zijn redelijk uniek voor Nederland. In 2007 besloten 18 lokale organisaties (Stadspartners) samen een onafhankelijke stichting op te richten, met een overkoepelend doel: citymarketing van Leiden. Anno 2017 is Leiden Marketing een vaste waarde, als de organisatie die de stad en de streek vermarkt als merk – Stad van Ontdekkingen en Streek van Verrassingen – en die daarbij Kennis en Cultuur als pijlers hanteert. De organisatie Leiden Marketing omvat Citymarketing, Leiden Convention Bureau, VVV en Expat Centre en werkt nauw samen met partner Centrummanagement Leiden.

De band tussen gemeente Leiden en stichting Leiden Marketing is er een van ‘liefdevolle loslating’; de gemeente is sparringpartner, géén opdrachtgever van de stichting. De ‘liefde’ komt tot uiting in de financiering: Leiden Marketing krijgt de beschikking over de volledige opbrengst toeristenbelasting.

Productontwikkeling voor een themajaar zorgt voor duurzaamheid. “Een voorbeeld is het Rembrandt-lab dat we al eerder ontwikkelden in samenwerking met hedendaagse kunstenaars; zoiets doen we in 2018 weer.

Het thema is altijd de aanleiding, maar met de fysieke producten kunnen we ons na het themajaar verder positioneren als: Leiden Rembrandt-stad.”

Mincke Pijpers, senior marketeer branding Leiden Marketing

16

De Eventmanager Gelderland Marketing

Tekst Carla van Elst

17

‘Je kunt in Gelderland niet om onze kastelen en landschappen heen’ Torenkamer in Kasteel Rosendael

Gelderland In de thema-artikelen over Den Haag en Leiden Marketing gaan we in op de leidende rol van citymarketing-organisaties bij het ‘vermarkten’ van stad & streek. Ook de noodzaak van samenwerking met diverse lokale en regionale partners komt daarbij ter sprake. In dit artikel kijken we naar de plussen en minnen van die samenwerking in één bepaalde regio en vanuit het perspectief van één partij. De regio is Gelderland, waar de Stichting Geldersch Landschap en Kasteelen (GLK) een unieke collectie aan landschappen, monumentale gebouwen en museale objecten beheert.

GLK zet zich al ruim 80 jaar in voor natuur en cultuur in Gelderland en draagt zorg voor 12.000 hectare natuurgebied en 35 kastelen. Zeven kastelen zijn ingericht en opengesteld. Er werken 110 beroepskrachten en 700 vrijwilligers. De stichting heeft 45.000 donateurs en 60 bedrijfsrelaties. Een club die je niet makkelijk over het hoofd ziet, zou je zeggen. En toch zegt Nicole Goossen (exploitatie en pr Kastelen): “Het kan gebeuren dat wij niet op de hoogte zijn van een ontwikkeling of initiatief op het gebied van marketing en promotie in de regio.”

Een complex veld Als je ziet hoeveel organisaties betrokken zijn bij marketing & promotie in het werkgebied van glk, snap je dat eigenlijk wel. De overheden – provincie en gemeenten – werken samen met een flink aantal Regionale Bureaus voor Toerisme (rbt’s) in het gebied. Vanwege de spreiding van hun landschappen en kastelen heeft glk te maken met maar liefst drie rbt’s.

Daarnaast zijn in de regio nog veel meer toeristische netwerken en platforms actief waar glk aan deelneemt – onder andere Toeristisch Platform Veluwezoom en Business Club Gelderland Gastvrij – naast de landelijke

partners zoals nbtc of Topkastelen waar glk mee samenwerkt. Al met al een tamelijk complex veld om in te opereren.

“Natuurlijk werken we nauw samen met al deze partners, je hebt elkaar allemaal nodig. De rbt’s promoten ons bijvoorbeeld in hun on- en offline communicatie, waaronder op een aantal landelijke beurzen. Met hen en met de andere partijen maken we jaarlijks afspraken over promotionele activiteiten en hoe we elkaar daarin kunnen versterken. De campagne van Toerisme Gelderland – Gelderland levert je mooie streken – is eigenlijk dé overkoepelende campagne, waar een heleboel partners bij aangesloten zijn. Maar daarnaast heeft elke partij en elk netwerk weer eigen campagnes en activiteiten. Eerlijk gezegd worden we weleens dol van alle leuke en interessante initiatieven. Daarom maken we steeds onze eigen keuzes. Op basis van ‘what is in it for us’ en op basis van onze eigen visie.”

Kwaliteit, interactie, exploitatie In die visie van glk staat het beheer en behoud van de kwaliteit van erfgoed centraal. Ook interactie en exploitatie zijn belangrijke doelstellingen. Met interactie richt glk zich in eerste instantie op lokaal draagvlak creëren: “Wij willen dat de regio zelf ons een warm hart toedraagt. Dus gaan we samenwerkingen aan met lokale ondernemers: plaatselijke middenstand, horeca, verblijfsrecreatie, musea en andere culturele instellingen.” De exploitatie-doelstelling wordt steeds belangrijker, als middel om de kastelen en bezoekerscentra open te kunnen houden. “Daarom richten de kastelen zich steeds meer op het organiseren van activiteiten en evenementen – eigen of door derden – naast het reguliere bezoek. Waarbij we er natuurlijk voor moeten waken dat we de kwaliteit van de landschappen en kastelen niet in gevaar brengen. Veel van het kasteelmeubilair is origineel; het zijn schenkingen of we hebben het in bruikleen, daar moeten we voorzichtig mee omgaan.

Desondanks kan hier heel veel, van bruiloft tot bedrijfsuitje of besloten ontvangst. Mensen denken vaak dat kastelen een beperkte capaciteit hebben; dat klopt voor binnen-evenementen, daar gaan we tot ca. 150 personen, maar de kastelen hebben enorme buitenterreinen waar veel meer mogelijk is.”

De poortfunctie van GLK glk promoot de stichting en de opengestelde kastelen via haar website, folders, brochures, een app en verschillende social media kanalen. Voor 2017 is een nieuwe folder ontwikkeld: ‘De Poorten van Gelderland’.

Gebruikmakend van storytelling worden de Gelderse kastelen hierin neergezet als ‘magische poorten’ naar cultuur en natuur. “De kastelen zitten vol fascinerende verhalen over de regio, je kunt er cultuur opsnuiven en vanuit het kasteel het omliggende landschap betreden.

We willen de mensen graag inspireren door de beleving van en de verhalen over onze collectie. Onze wens is ook dat bezoekers op elke glk-locatie meekrijgen welke kastelen er nog meer zijn en welke mogelijkheden er zijn in de omringende landschappen.”

Ondanks haar respectabele leeftijd en andere facts & figures werkt glk nog altijd aan het vergroten van haar naamsbekendheid. Het bundelen van landschappen én kastelen in één werkorganisatie is enerzijds een pluspunt. “Voordeel is dat je alle kennis & kunde op het gebied van natuur en cultuur in huis hebt. De poortfunctie die we nu ontwikkelen past daarbij.” Daar staat tegenover dat de breedte van de organisatie niet direct bijdraagt aan een grote naamsbekendheid. Daarom heeft glk in haar meerjarenvisie ‘Samen zorgen voor de toekomst van mooi Gelderland’ opgenomen dat ze de komende jaren het aantal samenwerkingsverbanden met provinciale en lokale organisaties wil uitbreiden.

Mét het poortfunctie-verhaal als duidelijk herkenbaar eigen geluid. “Tot nu toe hebben we ons vaak iets te bescheiden opgesteld, maar het is tijd onszelf nog meer te laten zien als een belangrijke partij. Je kunt in Gelderland niet om onze kastelen en landschappen heen.”

De Stichting Geldersch Landschap en Kasteelen beheert 35 kastelen waarvan 7 zijn opengesteld voor (publieks)evenementen: Huis Verwolde, Huis Zypendaal, Kasteel Ammersoyen, Kasteel Cannenburch, Kasteel Doorwerth, Kasteel Hernen, Kasteel Rosendael.

• Gemiddelde locatiehuur: 450 euro • Meest populair bij opdrachtgever: Kasteel Doorwerth • Aantal publieksactiviteiten (alle kastelen): 350 per jaar • Andere events: huwelijken, zakelijke bijeenkomsten, eigen events, events voor derden

18

De Eventmanager Leeuwarden Marketing

Tekst Mark Dyson

Foto Ruben van Vliet

19

Leeuwarden

Een omslag in de benadering van citymarketing

Leeuwarden maakt zich op voor de rol van Culturele Hoofdstad van Europa volgend jaar. Voor het Fries Museum betekent dat niet alleen een grote toestroom van particuliere bezoekers; het maakt de locatie ook extra interessant voor zakelijke bezoekers. Het culturele jaar heeft al tevens geleid tot een omslag in het denken over de waarde van cultuur voor een stad.

Lisa Klompe, marketingmedewerker van het Fries Museum, legt uit hoe de gemeente en culturele instellingen nader tot elkaar kwamen.

beschikbaar gesteld. Zo zorgde citymarketing dat zowel bezoekers als bewoners en lokale ondernemers het gevoel kregen dat de hele stad bruiste. “En dat is echt nieuw! Een bezoek aan de tentoonstelling begint zo al vanaf het moment dat mensen de stad in komen.”

De komst van het culturele jaar heeft samen met de succesvolle pilot gezorgd voor een omslag in de denkwijze van de gemeente en provincie. “Citymarketing in Friesland was voornamelijk gericht op de promotie van recreatie: natuur- of sportvakanties in Friesland. Dat ook cultuur veel mensen naar deze stad kan trekken, was nog niet echt doorgedrongen. Maar nu zetten we echt als één stad de schouders eronder.” Inmiddels ligt ook een gecoördineerde aanpak klaar voor de promotie van twee andere grote publiekstrekkers: de exposities over Mata Hari vanaf oktober en over m.c. Escher vanaf april 2018. “We hopen deze samenwerking verder uit te breiden. Het heeft prachtig aangetoond hoe cultuur de lokale economie kan versterken en vice versa,” aldus Klompe.

V Leeuwarden Culturele hoofdstad 2018

oor het Fries Museum is het culturele jaar vooral een enorme opsteker. “Nu al merken we dat voor 2018 meer zakelijke evenementen vooruit geboekt worden,” legt Klompe uit. “Vaak wordt een zakelijk bezoek gecombineerd met een bezoek aan het museum. We hoeven niet eens extra uit te pakken met marketing: de gratis publiciteit en de belangstelling voor de extra tentoonstellingen doen vanzelf hun werk.”

Inmiddels werkt het museum samen met de gemeente, Merk Fryslân, de organisatie Culturele Hoofdstad 2018 en lokale ondernemers aan de gezamenlijke aanpak en promotie van Leeuwarden als culturele hoofdstad. Tot voor kort was die samenwerking nog niet vanzelfsprekend. “Voor het museum is het natuurlijk hartstikke fijn dat Leeuwarden Culturele Hoofdstad 2018 wordt.

Cultuur is onze corebusiness, maar het is belangrijk dat ook andere instellingen hierbij betrokken worden.”

Omdenken Als oefening voor de promotie in 2018 heeft het museum samen met de gemeente het afgelopen jaar de Alma-Tadema campagne gebruikt als pilot. Medewerkers van citymarketing waren zo onder de indruk van de promotie in ’s Hertogenbosch tijdens de tentoonstelling over Jheronimus Bosch, dat ze dat ook in Leeuwarden wilden proberen. De gemeente maakte daarom budget vrij om de gehele stad aan te kleden in de stijl van de Alma-Tadema campagne. Ondernemers werden geïnformeerd over de tentoonstelling en gestimuleerd hierop aan te haken, bijvoorbeeld met speciale arrangementen. Daarnaast werden onder meer raamstickers, bierviltjes en vlaggen in het thema van de campagne

‘ Citymarketing in Friesland was voornamelijk gericht op de promotie van recreatie. Dat ook cultuur veel mensen naar deze stad kan trekken, was nog niet echt doorgedrongen’

20

De Eventmanager Join the club

Tekst Barbara van Baarsel

Genootschap voor 4 nieuwe leden Genootschap voor Eventmanagers Eventmanagers stellen zich voor

Wat vinden eventmanagers het meest uitdagende aspect van het vak? Waar zijn zij trots op of met welk evenement hebben zij veel effect bereikt? Wat zijn hun drijfveren, ofwel, waar doen ze het eigenlijk voor?

Illustraties Liselot Röben

21

Janou werkt sinds december 2015 als PR-

Sinds 1 mei 2016 is Paul teamleider Evene-

en Marketingcommunicatiemanager bij corporate finance adviseur imap Netherlands. “Events horen ook bij mijn functie. En dat is direct de kern; ik vind de diversiteit van dit werk erg aansprekend. Daarbij is IMAP een hele toffe club om voor te werken. Jonge – en iets minder jonge – mensen, allemaal ambitieus en werkend met hetzelfde doel: work hard, play hard. We hebben zelfs een funmanager die ervoor zorgt dat we als team leuke dingen doen.”

menten en Creatie op de afdeling Communicatie van Gemeente Rotterdam. “We werken hier met zo’n 200 communicatieprofessionals aan de communicatievraagstukken van de stad.”

“Ik vind het een uitdaging een klein idee uit te werken naar een creatief concept, dat vervolgens uit te voeren en toe te werken naar een succesvol eindresultaat. Geen dag is hetzelfde; kleine events waarbij we met kopers en verkopers vieren dat we een deal gesloten hebben, onze recente rebranding, de Global Annual Spring Conference met al onze wereldwijde kantoren, deelname aan beurzen, opstellen van persberichten en het maken van advertenties. Ja, al deze werkzaamheden bij elkaar opgeteld, maakt dat ik dit het leukste vak vind.”

Sinds eind 2016 werkt Carlijne als marketing- en communicatieadviseur voor pblq. Het bedrijf is niet nieuw voor haar, want vanaf 2008 heeft ze al zes jaar als leidinggevende op een andere afdeling gewerkt. pblq is een adviesbureau dat zich richt op verandervraagstukken in de informatiesamenleving.

Janou Bode IMAP

Ruben werkt sinds september 2011 bij de Hogeschool Utrecht als Opleidingsmanager: “Ik organiseer hier geen evenementen, dat zou ik ook niet kunnen. Ik ben namelijk meer een strateeg en niet zozeer een uitvoerder of detaildenker.”

Waarom dan toch lid van het Genootschap voor Eventmanagers? “Dat is logisch, omdat wij de opleidingen Eventmanagement en Live Communication aanbieden, twee strategische middelen om organisatiedoelstellingen te bereiken. Om die reden zijn wij aangesloten bij het Genootschap.”

“Studenten laten groeien in hun ontwikkeling naar beroepsprofessional en docenten zodanig faciliteren dat zij studenten daarin maximaal kunnen begeleiden; dat is het leukste aan mijn vak!

Jongeren zien ontwikkelen tot professional en ervoor staan dat zij in dat proces recht hebben op goed onderwijs. Dat is waar ik het voor doe.”

Ruben van der Weijden Hogeschool Utrecht

“Ik ben trots op CityLab010: een vierjarig programma om tot oplossingen te komen voor maatschappelijke vraagstukken, een gezamenlijke effort van gemeente en burgers. Ik werkte met collega’s in dit team als projectleider. We onderkenden toen al het belang van samenbrengen van mensen, om zodoende ideeën naar uitvoering te brengen. De (netwerk)evenementen voor CityLab010 hebben in belangrijke mate bijgedragen aan het succes van het programma.

CityLab010 was zelfs genomineerd voor de Galjaardprijs 2017 van Logeion, een prijs voor het beste overheidscommunicatieproject.”

“Verbinden. Dat vind ik het allermooiste van mijn vak. Het bij elkaar brengen van de juiste mensen, zorgen voor een goede sfeer en een uitdagende werkvorm; zo ontstaan de mooiste dingen.”

Paul Tissingh Gemeente Rotterdam

“Ik vind het leuk om mijn kennis en ervaring, die ik de afgelopen jaren heb opgedaan binnen verschillende organisaties, toe te passen. Het meedenken met het management en onze adviseurs, is iets wat ik graag doe. Juist de combinatie tussen hands-on bezig zijn en het strategische, inhoudelijke aan mijn werk maakt én houdt het uitdagend en interessant. Van marketing -en communicatiewerkzaamheden, zoals het geven van advies, contentmanagement, (web)redactie tot social media inzet. Last but not least de organisatie van diverse evenementen.”

“Ik krijg een trots gevoel als mijn collega’s laten weten dat het evenement voor hen succesvol is geweest. Dat was toevallig een paar weken geleden nog, toen we in Pathé Buitenhof in Den Haag een privacy-evenement organiseerden voor onze warme relaties. We kregen ontzettend veel positieve reacties over de vorm en de organisatie, daar krijg ik erg veel energie van.”

Carlijne van den Burg PBLQ

22

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel

23

De vernieuwde eventaccommodatie voor de teams van morgen

KNVB Campus

Work hard, play hard(er)!

Natascha Admiraal, sales- en eventmanager van de KNVB Campus, is duidelijk: “Kom gewoon een kijkje nemen en beleef de KNVB Campus!” Dat is exact ons advies nadat we hier een aantal events hebben bijgewoond en een workshop hebben georganiseerd.

Er is een bepaalde synergie tussen work en pleasure, sport en spel, hersens kraken en gezonde voeding. Maar ook teamwork voert de boventoon in Zeist, zeg maar: de middenstip van Nederland.

Uitgedaagd om topprestaties te leveren “Net als in het voetbal staat ook in het zakelijke leven de kracht van het team centraal en wordt het succes van een organisatie bepaald door de onderlinge samenwerking van de individuele spelers,” zegt Natascha. Je wordt hier letterlijk uitgedaagd om een topprestatie te leveren waar spelinzicht, creativiteit, vernieuwing en out-of-the-box denken gestimuleerd worden in een totale sportbeleving. In een omgeving waar alle talenten uit het bedrijfsleven zichzelf continu willen ontwikkelen, willen innoveren en de krachten bundelen om hun prestaties op topsportniveau te brengen. En even een spelletje voetbal op het dakterras hoort daar natuurlijk bij.

Visie: sport en zaken samenbrengen Natascha krijgt van opdrachtgevers terug dat het bijzonder was om hun meeting, congres of training te houden op de plek waar de persconferenties, bestuursvergaderingen, tactische besprekingen en trainer/coach-opleidingen worden gegeven. “Het heeft iets magisch.” De knvb Campus is daarmee geen gewone eventen vergaderlocatie, maar een beleving waar sport en business elkaar inspireren en van elkaar kunnen leren. Tijdens de renovaties van het grote complex met zowel binnen- als buitenlocaties is rekening gehouden met die visie.

“De knvb Campus is er voor de teams van morgen, daarom zijn de faciliteiten speciaal ingericht voor de voetbalteams én ter inspiratie voor het zakenleven. Daarmee kunnen we zowel professionele sporters bedienen als de zakelijke markt ontvangen. Het trainingscentrum met de multifunctionele vergaderzalen, de themazalen zoals de ‘kleedkamer van Oranje’ en de ‘bestuurskamer’, het à la carte restaurant, het Oranjeplein en de bar zijn zo ingericht dat het geschikt is voor grote en kleine groepen. In een open flexibele ruimte of juist iets meer besloten.

Het Teamhotel is speciaal gemaakt voor teams, zowel sportteams als managementteams die bijvoorbeeld een tweedaagse meeting houden. De 21 hotelkamers en de eigen woonkamer dragen bij aan het teamgevoel.”

Daarnaast wordt nu de laatste hand gelegd aan de ‘overkant’; bij het ter perse gaan van dit magazine zullen de uefa-gecertificeerde kleedkamers, Rinus Michels Dug-Out en de tribune helemaal klaar zijn. Samen met de drie hybride velden is dit terrein niet alleen perfect voor trainingskampen en kwalificatiewedstrijden, maar ook voor bedrijfsevenementen zoals personeelsof familiesportdagen.

‘ De KNVB Campus is er voor de teams van morgen, sportief én zakelijk’ Dichter bij Oranje kom je niet…

Naast de uitstekende faciliteiten voor de voetbalwereld en het bedrijfsleven is het op de knvb Campus ook voor volwassenen een dagje uit. Wie wil er nou niet een balletje trappen op het ‘heilige gras’ van Oranje, een uitgebreide rondleiding in het Voetbal Medisch Centrum of een kijkje nemen op het Oranjeplein van het Trainingscentrum? De knvb Campus en de bosrijke omgeving van Zeist bieden veel mogelijkheden, maar vooral veel verhalen om mee naar huis te nemen.

Dankzij een nauwe samenwerking tussen de knvb Campus en Tribe Sports kan hier een hoog kwalitatief evenement op maat worden uitgewerkt. De volledige organisatie kan van conceptfase tot uitvoerende productie worden verzorgd van 50 tot 5.000 personen.

“We bepalen graag samen een ‘tactiek’ met onze opdrachtgevers zodat we daadwerkelijk toegevoegde waarde kunnen bieden aan de bijeenkomst of het evenement.”

Facts & Figures Trainingscentrum • 8 grote en kleine multifunctionele ruimtes • Ruime centrale hal met tribunetrap • Oranjeplein met sportbar en restaurant • Vergaderen in de KNVB bestuurskamer of ‘kleedkamer van Oranje’ Teamhotel • Speciaal ontwikkeld voor nationale jeugd- en vertegenwoordigende elftallen • Ook uitstekend voor managementteams • 21 hotelkamers, 9 eenpersoons + 12 tweepersoonskamers • Eigen woonkamer, medische ruimte • Coachkamer en materiaalruimte Sportmedisch centrum • Behandelkamers om sporters te begeleiden tijdens revalidatie • Sporthal, fitness, judomat, sprintbaan en spinningfietsen • Hypermodern outdoorlab • Kunstgrasveld met videoanalyse en meetmogelijkheden Voetbalvelden • 3 hybride velden met het heilige gras van Oranje, met tribunes • 1 kunstgrasveld met tribune • Rinus Michels Dug-out: gebouw met kleedkamers en clubhuis • Grote voetbalkantine met bar, keuken en bespreekruimtes

24

De Eventmanager Join the club

Tekst Carla van Elst

Hoe benader je jonge doelgroepen?

Vijf nieuwe G14leden stellen zich hier voor, met tips & tricks voor aansprekende (corporate) evenementen voor jonge(re) doelgroepen óf om jongere doelgroepen beter te bereiken.

Sara Saija Commercieel manager Sales & Events teams voor The Harbour Club Amsterdam en Rotterdam “Ik denk dat de communicatie rondom en tijdens een evenement echt het verschil maakt voor de jonge doelgroep. Geen e-mails of programmaboekjes, maar een digitale en snelle communicatie. Bijvoorbeeld via een app.”

Op ons verzoek reageerden Sara, Marijke, Jan-Maarten, Martijn en Fredou ook op een of meer van deze steekwoorden: Hackathon 2022, G14-bijeenkomst, Citymarketing.

25

Marijke Vos Oprichtster/eigenaresse van INTIQ Lifestyle & Events “Uit mijn eerdere ervaring als interim- en freelance eventmanager weet ik dat je het beste de mobiele beleving van een jonge doelgroep als uitgangspunt kunt nemen. Het draait voor hen allemaal om de smartphone en online zijn. Facebook, Instagram en Snapchat spelen hierop in, door specifieke functies toe te voegen aan hun apps. Denk aan een live video bij een groot event of voetbalwedstrijd. Evenementen creëren daardoor meer dan ooit live bereik, waarmee jongeren elkaar op de hoogte houden.

Daarnaast zijn ‘influencers’ belangrijk: bloggers en vloggers die actief zijn in verschillende branches en een grote aantrekkingskracht hebben voor jongeren. Als een populaire vlogger of blogger naar een event gaat, volgen automatisch veel jongeren.”

Hackathon “ Is een nieuwe term voor mij.

Daar ga ik me eens in verdiepen.”

– Martijn

Citymarketing “ Een mooi concept waarmee je je stad op de kaart kunt zetten.” – Martijn

G14-bijeenkomst “ Een mooie kans om mijn netwerk uit te breiden met allemaal mensen in dezelfde branche & leeftijd. Ik kijk ernaar uit jullie te ontmoeten!”

– Sara

G14-bijeenkomst “ Een geweldige manier om samenwerkingen te stimuleren, om passievol van andere young professionals te leren, elkaar te helpen en te verbinden.” – Fredou

Jan-Maarten Luijnenburg Senior Event Producer van BINK Evenementen “Interesses, lifestyle en demografie spelen hier een belangrijke rol in. Maak altijd zowel een visuele als sterke sociale koppeling met je event en creëer content die aanspreekt op de juiste kanalen. Ook belangrijk: realiseer iets nieuws, interactiefs of een benefit-for-them. Maak het aansprekend, combineer met iets wat jongeren aanspreekt zoals muziek, gamification of video. Bied een experience die ze niet verwachten of nog nooit hebben gedaan.

Gebruik influencers, zoals vloggers, en YouTube om de doelgroep tussen de 12 en 18 jaar te bereiken.

En werk samen met jongeren.

Het gaat tegenwoordig zo snel dat wanneer je als dertiger een doelgroep van 12-jarigen moet bereiken, je dit bijna niet meer zonder hen kunt doen.”

2022 “ Mijn bedrijf INTIQ viert dan haar vijfjarig jubileum! Mijn doel, en tegelijker mijn grote wens, is dat ik in de aankomende jaren een brand kan neerzetten waarbij vertrouwen, kwaliteit en ontzorgen centraal staan. Een bedrijf met een mooie cliëntenportefeuille en vele gasten die ik kan helpen met een stukje toegevoegde waarde.” – Marijke

Fredou Dotinga Relatiemanager van Mise en Place Amsterdam

Martijn Huisman Salesmanager van GameEvents “Wij werken binnen onze events met de nieuwste technologie en innovaties. Hierdoor proberen we steeds nieuwe en aansprekende events neer te zetten.

Daarnaast zijn we altijd op zoek naar locaties die passend zijn voor de doelgroep. Juist doordat we werken in teamverband zijn we in staat om een event te creëren voor een brede doelgroep.”

2022 “ Doen we meer & meer digitaal en via social media. En hebben mensen steeds meer behoefte aan een persoonlijke benadering.” – Sara G14-bijeenkomst “ Altijd gezellig en een mooi netwerkmoment met jonge professionals.”

– Martijn

“Om het maximale uit je event te halen ben ik ervan overtuigd dat een evenement staat of valt met hostmanship. Zelf heb ik een interne training daarover gehad, waardoor ik inzie wat het belang ervan is. Hostmanship is een filosofie gebaseerd op de kunst mensen het gevoel te geven dat ze welkom zijn en dat is voor elk event essentieel. Vandaaruit wordt de sfeer bepaald en het is een zeer effectieve manier om de onderlinge samenwerking te bevorderen. Verder moet een event een duidelijke identiteit hebben.

De toegevoegde waarde voor ieder individu moet geïllustreerd zijn. Op die manier wek je interesse en ontstaat een reden om het evenement bij te wonen.”

G14-bijeenkomst “ Mijn weg naar het lidmaatschap ging bijzonder snel: G14 gespot op Event17, ‘s avonds via de site aangemeld en een dag later was mijn bevestigingsmail binnen. Na de eerste G14-bijeenkomsten kan ik niet anders zeggen dan dat ik geen minuut spijt heb van mijn inschrijving.”

– Jan-Maarten

26

De Eventmanager Inspiratie

Foto Theo Krijgsman, Kim van den Broek, CB Images

Yes, het is zomer! Die heerlijke, soms wat korte, periode in het jaar dat events niet meer binnen de muren van een locatie hoeven plaats te vinden. Plaatjes van verkoelende welkomstdrankjes op een mooi terras, festivalachtige events op een buitenterrein en meetings in een strandpaviljoen schieten meteen door je hoofd. Maar…

Het zou Nederland niet zijn als je niet altijd rekening moet houden met een onverwachtse regenbui. De Eventmanager vroeg GreaterVenues tips voor zomerse locaties: vijf locaties waar je volop kunt genieten van de zomerzon en vijf locaties waar je de zomer binnenhaalt.

Geniet van de zomerzon in deze vijf buitenlocaties

Haal de zomer binnen in deze vijf locaties

1 Feelgood TentEvent

1 Jardin d’Hiverre

Op een open plek midden in de bossen van Lage Vuursche staat het onwaarschijnlijk mooie Feel Good TentEvent. In een festivalachtige setting staan gezellige stoelen en tafels; vuren knapperen in stoere gietijzeren vuurkorven en een streepje rook stijgt op uit de schoorsteen van een grote houtoven. Wanneer het donker wordt, hullen tientallen kleurrijke lampionnen en fakkels de binnenplaats in een sprookjesachtig licht.

2 UrbanCampsite

Vier de zomer buiten, beleef de zomer binnen

Een tikkeltje rauw en artistiek: UrbanCampsite is een reizende camping die jaarlijks van juni tot en met augustus op een tijdelijke plek staat in Amsterdam. Dit jaar is de camping neergestreken bij het Science Park. Je kunt overnachten in bijzondere kunstobjecten – zoals een ruimteschip of een camera obscura – die zijn ingericht als hotelkamer. Ook te huur als een unieke plek voor een zomerse borrel of presentatie.

3 Strandzuid

Na twaalf seizoenen hebben de bekende houten paviljoens van Strandzuid plaatsgemaakt voor een nieuwe en permanente locatie. De locatie brengt een relaxte beach vibe naar het terrein achter de rai en is daardoor een favoriete hangout voor Amsterdammers en beurs- en congresbezoekers.

4 WILDLANDS Adventure Zoo Emmen

Over bijzondere buitenlocaties gesproken: achterin het park van wildlands vind je Momma’s Restaurant, met een groot terras en een geweldig uitzicht over de uitgestrekte savanne. Met een koel drankje in de hand kijk je hoe zebra’s, struisvogels en giraffen schijnbaar in het wild voorbij lopen.

Dit voorjaar opende bij Bomencentrum Nederland in Baarn de nieuwe locatie Jardin d’Hiverre: een bijzondere evenementenlocatie die voor het grootste deel is gebouwd van glas, hout en staal.

Door de enorme ramen doet het gebouw denken aan een grote kas: hier haal je het zonnetje zeker in huis.

2 Hotel Arena

Wie een tijdje niet bij Hotel Arena is geweest, zal waarschijnlijk zijn best moeten doen om de locatie te herkennen. Sinds vorig jaar is het hele gebouw een kwartslag gedraaid, waardoor de entree nu direct grenst aan het Oosterpark. De nieuwe studio’s voor events grenzen aan een serre, met een prachtig uitzicht over het park en met een privé-terras.

3 RDM Onderzeebootloods

Een industriële locatie in de zomer? Waarom niet? Met de verbouwing van de rdm Onderzeebootloods in Rotterdam is dit het moment om deze locatie (opnieuw) te ontdekken. De loods waar ooit onderzeeboten werden gebouwd, is aan de kant van de haven voorzien van een immense glazen wand zodat je direct uitkijkt op de voortdurende activiteit in havengebied.

4 Urban Farmers

In een oud flatgebouw in Den Haag gebeurt iets bijzonders. Urban Farmers bouwden het gebouw om tot een verticale boerderij, met een vissenkwekerij en op het dak een grote kas. Verwonder je hier over het ingenieuze hydroponics systeem waarmee restafval van de vissen wordt gebruikt om de tomaten te voeden – en geniet van de event space die grenst aan de kassen.

5 The Boathouse Kralingen

5 Thuishaven

Voor de echte stoere festivalsfeer ga je naar Amsterdam-West, waar tussen de hijskranen en het industriële spoor van de haven het terrein van festival Thuishaven ligt. Deze rauwe plek is uitgegroeid tot een eigenzinnige evenementenlocatie.

Aan het strand van de Kralingse Plas ligt The Boathouse Kralingen, een mooie nieuwe evenementenlocatie in een modern en stoer paviljoen.

Natuurlijk, met zonnig weer is je event op het ruime terras aan het water. Maar ook met minder weer is dit een heerlijke locatie, dankzij de bijzondere halfronde constructie met grote ramen.

‘Waarover zou je meer willen lezen in De Eventmanager?’

Dat vroegen we in onze evaluatie in 2016 en het meest gegeven antwoord was ‘Locaties’. Om die reden gaat De Eventmanager vanaf nu samenwerken met dé expert op dat gebied: High Profile Locaties. Regelmatig zullen zij bijdragen leveren aan ons magazine én de nieuwsbrieven.

28

De Eventmanager Trends & Ontwikkelingen

Tekst Barbara van Baarsel

29

Niet iedereen kan vanwege corporate communicatieprotocollen openlijk spreken, tóch hebben deze eventmanagers met het hart op de tong – weliswaar anoniem – verteld of het nu werkelijk ‘beter’ gaat.

Het lijkt beter te gaan; de economie trekt immers aan, bedrijven maken meer omzet en er worden ook meer evenementen georganiseerd. Maar is het op alle fronten beter? Bij De Eventmanager horen we verhalen over ‘wel meer evenementen, niet meer budget’, of ‘niet meer personeel’. Wat neerkomt op: meer moeten doen met minder middelen. Een rondgang langs eventmanagers gaf een goed beeld van deze tendens.

‘Meer bezuinigen, meer events’ “Of het beter gaat? Nee, die ervaring heb ik zeker niet.

Er wordt zelfs ieder jaar weer bezuinigd op de kosten.

En wel meer georganiseerd.” Dat vertelt een Genootschapslid, werkzaam bij een verzekeringsbedrijf. “Wel is er nu meer focus op de goede dingen en wordt er echt gekeken naar relevantie, doelgroepen en doelstellingen.

Naar wat we willen bereiken met het event.” Volgens deze eventprofessional die zich met name bezighoudt met experiencemarketing en relatiemanagement, zijn events steeds inhoudelijker, hoewel kleinschaliger georganiseerd. “We moeten met minder budget, maar meer focus dezelfde impact bereiken,” zo stelt zij. “En dat terwijl de afdeling marketing en communicatie veel kleiner is geworden en we in 2016 en 2017 geen externe bureaus of freelancers hebben ingehuurd.”

Gaat het weer een beetje?

Groeiende economie resulteert in meer events; wat doet dat met budget en focus?

‘ROI een van de belangrijkste factoren’ Een eventmanager werkzaam voor een bouwgerelateerde organisatie merkt dat in het bedrijf vooral de nadruk wordt gelegd op innovatieve oplossingen om duurzamer te kunnen werken. “Dit betekent voor ons een sterke groei in het algemeen, waar live events en live communicatie – zoals altijd – een grote rol bij spelen, aangezien wij dit inzetten in het contact met onze klanten. Door de groei van het bedrijf komt er meer druk op het budget, met een sterke focus op return-on-investment. Dat is direct een van de belangrijkste factoren om te bepalen of een event wel of niet plaatsvindt.”

Hoewel de grootte van de afdeling marketing en communicatie groeit, merkt zij dat het aantal events stabiel blijft: “Van veel kleine beursdeelnames naar een aantal grote en meer corporate events.” Anders dan de verzekeraar hierboven, die juist geen externe partijen aanwendt, maakt dit bedrijf wel gebruik van bureaus en freelancers: “Steeds vaker, steeds meer; vooral tijdens piekmomenten.”

‘Eventmanagement wordt strategische business’ De toegevoegde waarde van evenementen onderkennen directies nog steeds. “Alleen moeten we meer doen met minder budget,” zo stelt een eventprofessional werkzaam in de financiële sector. “Het aantal evenementen dat we organiseren is toegenomen, maar mijn budget is minder. Ook moet ik steeds meer bewijslast genereren waarom we de evenementen organiseren. Dus ‘wat is de roi’ van een evenement? Het wordt steeds meer strategische business in plaats van acteren op buikgevoel of een ‘feestje vieren’ omdat we denken dat dat goed is voor het personeel of relaties. Overigens: er is wat mij betreft niets mis met deze gedachte, het is alleen anders.”

Het aantal events is bij dit bedrijf toegenomen, met als hoofdcomponent steeds weer ‘inhoud’. “Toegevoegde waarde leveren voor onze gasten, zodat ze echt aan de slag kunnen met vakkennis.” Bovendien zijn het vaker kleinschalige bijeenkomsten en events: “Dat doen we om op die manier echt aan relatiebeheer te werken en iedere gast persoonlijke aandacht te kunnen geven.”

‘Heel veel, misschien wel te veel’ Een bedrijf in de technologische industrie organiseert ontzettend veel events, bijeenkomsten, workshops en netwerksessies, zo horen we van een Genootschapslid uit die branche. Dat is bijzonder te noemen, want tot een jaar geleden bestond de functie van eventmanager daar helemaal niet. “We doen zo veel, dat we eigenlijk nu merken dat we te veel werk leveren voor een relatief lage opkomst per evenement. De respons is natuurlijk minder wanneer het aanbod zo groot is. We zijn daarom druk bezig om dat proces te stroomlijnen en het door de hele organisatie door te voeren.”

Dus: gaat het beter?

Ja, het gaat beter, getuige de groei in het aantal events.

Budgetten stijgen niet (altijd) evenredig mee, maar is dat erg? Het lijkt er op dat er sprake is van eventoptimalisatie; er wordt meer gedacht vanuit de doelgroep.

Efficiency en kostenbeheersing vragen daarbij om een vernieuwde aanpak van de eventmanager, die zichzelf bewapent met meer focus, inhoud en roi. Er wordt gezocht naar andere vormen, zo zien we ook in dit magazine de ‘nieuwe’ hackathons (p. 31) en compacte diner-relatie-events (p. 68) voorbij komen. We zien eventmanagers op zoek naar events die bij de doelgroepen en de betreffende inhoud passen. Ze denken strategisch mee en pakken – daar waar het kan – de adviseursrol binnen de organisatie. Soms op nog relatief kleine marketing- en communicatieafdelingen, soms met weinig middelen, maar wél met een motivatie vanwege de ontwikkeling die we allemaal ervaren: live communicatie wordt onderkend en krijgt steeds meer aandacht bij bedrijven.

30

De Eventmanager Leden

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel en Carla van Elst

31

— whi tepaper —

Hackathon “Kunnen we de volgende keer brainstormen in de vorm van een hackathon?” Als je na die vraag van je collega of leidinggevende niet met je mond vol tanden wilt staan, moet je wel weten wat een hackathon is en hoe je die organiseert. In deze whitepaper leggen we je dat haarfijn uit. Alle why’s, what’s en how to’s komen voorbij. Plus twee ervaringsverhalen.

Op maandag 11 december – de oprichtingsdatum – vieren we dit jaar een jubileum: het derde lustrum van het Genootschap voor Eventmanagers. Met de pioniers van toen die het vak gemaakt hebben, met de jonge en hoogopgeleide eventmanagers van nu die het vak zullen doorontwikkelen en verder met alle hardwerkende collega’s die zich ergens tussen die twee uitersten op de bandbreedte van het vak bevinden.

D

eze jubileumviering vindt plaats in Grand Hotel Huis ter Duin in Noordwijk. Alle leden ontvangen vooraf een uitnodiging, met alle details over aanvangstijd, programma en dresscode. Wij kijken er nu al naar uit!

Special voor en door Genootschapsleden in de volgende editie van De Eventmanager De leden van het Genootschap voor Eventmanagers worden bij het 15-jarig jubileum volop in de schijnwerpers gezet. Zij zijn immers degenen om wie alles draait. Zon-

Waar komt de hackathon vandaan? der leden geen succesvolle vakvereniging en geen inspirerend netwerk. Daarom is de focus gericht op de leden, zowel tijdens het jubileum als in aanloop ernaar toe.

In de volgende editie van magazine De Eventmanager die rond de jubileumdatum zal verschijnen, willen wij een special over het GvE opnemen. Beter gezegd: over de eventmanagers die deel uitmaken van het GvE. We denken aan een katern vol verhalen van eventmanagers over hun vak.

Over hoe mooi het is, maar ook hoe zwaar.

Over hoe het vroeger eraan toe ging en nu. Over successen en missers. Over de veranderingen, ten goede of ten kwade. En natuurlijk over de toekomst: hoe kijken zij naar hun vak, wat gaat daarin gebeuren in het komende lustrum?

Vandaar deze oproep aan alle eventmanagers en leden van GvE: Heb je mooie verhalen te vertellen over je vak? Of wil je jouw visie op het vak delen?

Meld je dan vandaag nog aan bij de redactie: carla@deeventmanager.nl.

Genootschap voor Eventmanagers

Uit de ICT-wereld. Systeem- en/of softwareontwikkelaars die gedurende één lange, intensieve sessie met elkaar samenwerken aan een bepaalde taak. Bijvoorbeeld: samen een systeem proberen te hacken.

Daar komt ook de naam vandaan; ‘hackathon’ is een samentrekking van ‘hacken’ en ‘marathon’. En anders dan iedereen altijd denkt is ‘hacken’ niets meer dan: het vinden van toepassingen die niet door de maker zijn bedoeld. Andere voorbeelden van gezamenlijke taken: ontwikkelen van nieuwe applicaties, nieuwe websites bouwen, softwareprogramma’s verbeteren et cetera. Vaak met een competitie-element: de beste input of het beste idee wint een prijs.

ICT-bedrijven zetten de hackathon nog altijd op deze manier in, bijvoorbeeld om nieuwe producten of diensten te ontwikkelen. Vaak met multidisciplinaire teams, waaraan naast systeem- en software-specialisten ook grafisch ontwerpers en user interface designers deelnemen én productmanagers en marketeers, om de eventuele oplossing direct zo breed mogelijk in de markt te kunnen zetten.

Ook andere organisaties – overheden en bedrijven – kunnen de hackathon in zijn oorspronkelijke vorm toepassen, door ICT-specialisten te vragen een bepaald probleem voor hen op te lossen.

De hackathon in de Haarlemse Koepelgevangenis (zie www. deeventmanager.nl) is daar een voorbeeld van.

Hackathon als werkvorm bij (corporate) events Het succes van de oorspronkelijke hackathon – een snelkookpan met concrete output – smaakt naar meer. Kan deze werkwijze ook worden toegepast voor andere dan ICT-vraagstukken? Overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties zijn dat gaan doen en zetten de hackathon tegenwoordig in voor allerlei doeleinden, vooral op gebied van innovatie: idee-ontwikkeling stimuleren, nieuwe producten ontwikkelen, organisatievraagstukken oplossen, nieuw talent aantrekken et cetera.

Daarbij wordt nog steeds ‘gehackt’: de deelnemers wordt bijvoorbeeld gevraagd zwakke plekken in de gangbare denkpatronen of modellenprocessen op te sporen, tegendraadse of out-of-the-box ideeën

te spuien of ongewone toepassingen te bedenken.

De corporate hackathon wordt georganiseerd als event waarbij de deelnemers – eigen medewerkers al dan niet in combinatie met externen – op een bepaalde locatie aan de slag gaan met een concrete vraag. De meest voorkomende gang van zaken: na het voorleggen van de vraagstelling wordt de deelnemersgroep opgedeeld in subgroepen die deelvragen gaan beantwoorden en op gezette tijden de voortgang van het denkproces delen met de andere groepen; het event is afgelopen wanneer de vraag beantwoord is.

Voorbereiden Om van de hackathon een succes te maken, zijn er nogal wat zaken waar je in de voorbereiding over na moet denken. Wat is de probleemstelling die we voor gaan leggen, welke opbrengst willen we, welke mensen vragen we deel te nemen, waar gaan we het event houden, welke faciliteiten hebben we daar nodig, hoe lang kan het event duren, is het een wedstrijd of niet, wat doen we met de uitkomst? En ook: zijn er side-events en -activiteiten nodig en zo ja, welke?

32

Inspiratie

Vraagstelling Het succes van een hackathon staat of valt met een duidelijk omschreven doel. Dat wil zeggen dat je veel tijd moet besteden aan de formulering van de vraag die je aan de deelnemers voorlegt. Die vraag kan in feite over elk denkbaar onderwerp gaan, maar moet absoluut helder en concreet geformuleerd zijn om richting te kunnen geven aan het denkproces in de hackathon. Zonder richting kookt de snelkookpan al snel over met leuke, maar niet relevante ideeën en suggesties.

33

archische en andere verhoudingen overigens geen enkele rol spelen.

Ieders inbreng is even waardevol.

Werken met verschillende teams?

Als er een wedstrijdelement is (zie verderop), zul je dat meestal doen.

Maar ook zonder wedstrijdelement is het soms handig met verschillende teams te werken. Bijvoorbeeld als de vraagstelling uit meerdere onderdelen bestaat. Zorg dat ook de samenstelling van elk team multidisciplinair en gelaagd is.

Locatie Deelnemers Vrijwel alle hackathon-experts raden aan te kiezen voor een multidisciplinaire samenstelling van de deelnemersgroep. Dus niet alleen medewerkers van de afdeling waar de vraagstelling mee te maken heeft, maar juist ook mensen van andere afdelingen. Of mensen van buiten de organisatie, zoals gebruikers van te innoveren producten of diensten, studenten van relevante studierichtingen of medewerkers van startups. Wat deze ‘externen’ kunnen inbrengen in het proces is een totaal nieuwe kijk op de vraag.

Ook een ‘gelaagde’ samenstelling is aan te raden: vraag mensen van verschillend werk- en denkniveau.

Gedurende het event mogen hiër-

Een locatie kan natuurlijk intern gezocht worden, maar een andere omgeving opzoeken is aan te raden. De ruimte moet in alle gevallen voldoende groot zijn, inspirerend en faciliterend. Beslis of je in één ruimte wilt werken of met verschillende (break-out)ruimten.

Een hackathon kan nogal wat tijd in beslag nemen (zie verderop), ook daarmee moet je rekening houden bij de keuze van de locatie. Wat kun je er doen tijdens pauzes, zijn er voldoende toiletten en rust- en/ of slaapruimtes, mogelijkheden om te douchen?

Faciliteiten Zorg dat de deelnemers over alle gegevens beschikken die ze nodig

hebben voor het beantwoorden van de vraagstelling. Dat kunnen de interne data zijn die het bedrijf zelf beschikbaar stelt, maar ook open data van andere bronnen.

Daar moeten ze dan wel bij kunnen. Zorg dus voor perfect werkende netwerkverbinding en betrouwbare wifi.

Bij elke hackathon moet gecommuniceerd worden tussen de groepen. Denk vooraf na hoe je dat faciliteert en zorg dat alle communicatie- en presentatiemiddelen aanwezig zijn: laptops, beamers + schermen, microfoons, tekenmateriaal voor visuals, schrijfmateriaal, flipovers et cetera. Let op het aantal beschikbare stopcontacten in elke ruimte.

En natuurlijk: zorg voor voldoende eten en drinken!

maken met nieuw talent het doel is van je hackathon moet je voorafgaand gericht communiceren naar die doelgroep over het event.

Of je tijdens de hackathon nog andere zaken moet organiseren, daarover bestaan verschillende ideeën. De beide ervaringsdeskundigen die verderop aan het woord komen vinden van niet. Maar er zijn experts die vinden dat je ontspannende elementen moet toevoegen, zeker bij langdurige hackathons.

Wel of geen wedstrijdelement?

Een wedstrijdelement kan stimulerend werken: welk team heeft het beste idee en wiens oplossing wordt daadwerkelijk uitgevoerd of geïmplementeerd in het bedrijf?

Eeuwige roem tenslotte…

Tijdsduur De tijdsduur van een hackathon is in principe ongelimiteerd; het is klaar als het klaar is. Het kan in drie uur bekeken zijn of pas na een week. Dat betekent nogal wat voor voorbereiding en organisatie. Alles wat je vooraf bedenkt en regelt, moet je ter plekke kunnen op- én afschalen.

Natuurlijk kun je ook een maximale duur instellen; zeker bij hackathons met een wedstrijdelement zul je dat doen. Bedenk wel dat je de vraagstelling moet aanpassen aan de tijdsduur die is vastgelegd. Het moet haalbaar zijn binnen die tijd met een oplossing te komen.

Side events en -activiteiten Voorafgaand aan de hackathon kun je alvast aandacht vragen voor het event. Met communicatie via verschillende (social media) kanalen, maar ook met live events: inleidende bijeenkomst, presentaties of workshops.

Als recruitment ofwel het kennis

Wat levert het op?

Elke hackathon levert een schat aan informatie. Het antwoord op de vraagstelling, als het goed is, maar ook allerlei andere ideeën, suggesties, invalshoeken, ambities of concrete plannen die tijdens het event naar voren zijn gekomen.

Verder zijn alle experts het erover eens dat een hackathon kan zorgen voor meer binding en teamspirit binnen een bedrijf. Omdat mensen intensief met elkaar samenwerken, op een andere manier dan ze gewend zijn, en geïnspireerd raken door de ervaring om samen oplossingen te vinden.

H

Hackathon is ‘here to stay’

et idee klinkt simpel: zet mensen met verschillende achtergronden, nationaliteiten en vaardigheden bij elkaar en geef ze 24 uur de tijd om een opdracht te volbrengen. Even weg van de dagelijkse beslommeringen maar wel voorzien van een strakke planning zijn focus, snelheid en creativiteit gegarandeerd. Zo stelde Harold Overmars, Group Corporate Events bij Aegon, het zich voor.

“We organiseerden een hackathon in Boedapest voor 35 man, genaamd Aegon Pop Up Start Up. Voor het team dat na 24 uur het beste idee pitchte lag maximaal € 10.000 investeringsbudget en 120 uur professionele begeleiding klaar.” De opbrengst voor Aegon was de fantastische input waarmee het bedrijf direct aan de slag kon ten bate van de klant. “Alles draait om de customer.”

1 opdracht, 24 uur, 1 winnaar De eerste editie van de Aegon Pop UP Start Up werd in 2016 georganiseerd in een oude, supergave fabriek die vroeger gebruikt werd voor de productie van textiel. 35 collega’s van over de hele wereld streken er neer en kregen de opdracht een bestaand product te verbeteren of iets totaal nieuws te bedenken. Het moest in ieder geval klanten helpen keuzes te maken voor hun financiële toekomst. “Ze kregen 24 uur de tijd en de teams werden zo ingedeeld dat alle expertises erin vertegenwoordigd waren: designer, developer, marketeer en architect.”

Snelkookpan vol input Het doel van een hackathon is dat de ideeën uiteindelijk toepasbaar kunnen zijn voor het bedrijf. Ze komen tenslotte uit de koker – eigenlijk: de snelkookpan – van mensen die voor het bedrijf werken of ermee te maken hebben. “Bij de tweede editie – in juni 2017 op het hoofdkantoor in Den Haag – hadden we 70 mensen verdeeld over 12 teams. Niet alleen mensen die werkzaam zijn voor Aegon, ook toeleveranciers en partnerorganisaties om net even over de grenzen heen te kunnen kijken met een frisse blik en wellicht met andere inzichten.

Ook die kennis wordt op deze manier benut.”

Waarom een hackathon?

Volgens Harold Overmars is een belangrijk argument vóór het inzetten van een hackathon: dat het zoveel bruikbare kennis oplevert

34

Inspiratie

en je met een bijna kant-en-klaar product eindigt. “In Hongarije werd het idee dat op de tweede plaats eindigde direct geïntegreerd door de CEO van Aegon Hongarije. Dat kan, omdat een van de voorwaarden is dat het binnen budget en toepasbaar voor global Aegon moet zijn.”

Een ander argument is de verbindende factor. “Het is als een incentive, gecombineerd met een ontwikkelingsprogramma.

Iedereen die mee mag doen aan de hackathon heeft een gedeelde ervaring en zoekt elkaar ook na die beleving op, ze weten elkaar te vinden met vragen en learnings. Voor een bedrijf als Aegon heeft dat meerwaarde want je ziet een stijging in engagement op global niveau.”

Een derde reden om een hackathon te organiseren is enerzijds mensen aan je binden en anderzijds nieuwe mensen werven: “Zo’n suf financieel bedrijf zijn we helemaal niet, de trailer van de hackathon bewijst het tegendeel en wordt daarom ook gebruikt voor HR-doeleinden.”

Hackathon here to stay?

Volgens Harold is dat niet eens de vraag: “Niet alleen het winnende idee of product krijgt navolging, ook de ideeën die het net niet zijn geworden kunnen later nog verder ontwikkeld worden. Alle ideeën worden op intranet gedeeld zodat heel Aegon er wijzer van kan worden. Ons management steunt dit type event en alle landen zijn betrokken.

Het zorgt voor verbinding, innovatie en kennisdeling. Een evenementenkalender met allerlei kennissessies gedurende het hele jaar bloedt toch dood, maar met een piekmoment zoals een hackathon is dat niet het geval.”

Met of zonder competitie-element?

Volgens Harold Overmars van AEGON hoort een hackathon zowel een deadline als een wedstrijdelement te hebben: “Dan gaat iedereen er echt voor. We dachten bij de eerste editie dat we allerlei activiteiten moesten organiseren om mensen wakker te houden, zoals om middernacht een kampvuur met een alcoholische versnapering of om 03.00 uur een video van de CEO en om 05.00 uur een show van twee basketballers. Maar wat leerde de ervaring? Mensen hadden hier helemaal geen trek in, zij wilden door, ze wilden winnen! Dat was voor ons een goede les; natuurlijk zorgen we nu voor ontspanning, zoals flipperkasten en voetbaltafels, maar we regelen geen entertainment. Dat leidt alleen maar af.”

4 Hackathon ervaringstips van Aegon – Start het proces van ‘betrekken’ zo vroeg mogelijk.

– Betrek de afdeling ‘legal’, want deelnemers moeten contracten ondertekenen voor zaken als geheimhouding, security en mogelijke implementatie van het winnende idee.

– Neem het management en de interne communicatie mee in het traject en zorg dat HR het uitdraagt.

– Je netwerk moet goed zijn, de systemen moeten goed werken.

35

Inbreken op bestaande denkpatronen Nicoline van Straten van LiveHouse organiseerde recent twee grote hackathons: één binnen overheidskringen, de ander voor een corporate opdrachtgever.

De eerste wilde een oplossing voor een complex organisatievraagstuk, de ander zocht naar nieuwe vormen van dienstverlening. Beide opdrachtgevers hadden de wens hun vragen vanuit een originele richting te benaderen en daar ook de tijd voor te nemen.

Hackathon-material!

“De hackathon is afkomstig uit de ICT-wereld, waar ontwerpers in één lange sessie probeerden een systeem te hacken ofwel erop in te breken. In de eventwereld is de hackathon bekend als middel waarmee je kunt inbreken op bestaande denkpatronen. Als werkvorm is het gerelateerd aan Open Space en World Café.”

Wat heb je nodig om een goede hackathon te organiseren?

“Een groep mensen met de juiste samenstelling en diversiteit: liefst zo breed mogelijk en van hoog tot laag erin vertegenwoordigd.

Mensen van andere afdelingen erbij, juist als die niets met het probleem of de vraag te maken hebben. Externen erbij maakt het nog leuker, omdat zij weer andere invalshoeken hebben. Ik heb zelf een voorkeur voor een groep van

50-100, maar eigenlijk maakt het aantal niet uit.

Die groep mensen leg je een heldere, prikkelende en compleet open vraag voor. Iets wat enthousiast maakt of nieuwsgierig en waar mensen echt over kunnen brainstormen. Je begint plenair, gaat in groepen uiteen, komt weer terug om aan elkaar te rapporteren, gaat weer uiteen en zo verder. Net zo lang tot er een oplossing is gevonden voor het probleem of een antwoord op de vraag. Daarin onderscheidt de hackathon zich van die andere werkvormen: je maakt het echt af, er is een duidelijk eindproduct. En soms kan dat even duren.”

Dat vraagt wel wat van de organisatie in ruimte, tijd en discussieleiding?

“Om te beginnen: discussie is hier dodelijk, je zit er niet om elkaar te overtuigen. Hackathon gaat over luisteren naar elkaar, elkaar meenemen in ideeën, ideeën willen delen, respect hebben voor ieders bijdrage. Daarom heb je ook een leider nodig die volkomen onbevangen is, zonder eigen agenda en die respect heeft voor alles wat eruit gaat komen. Zo iemand moet overwicht hebben en ingrijpen in de dialoog als het toch discussiëren wordt: ‘Heb je een verdiepende vraag?’

Ik werk zelf het liefste in één grote ruimte, waar de groepen los van elkaar kunnen werken. Dan houd je de energie in één ruimte. Maar een plenaire zaal met breakout-rooms kan ook, zeker als in beslotenheid spreken voor de groepen wenselijk is. Sfeer en rust zijn belangrijk, daarom heb ik graag een exclusieve locatie.

Als je het goed doet, moet je ermee rekening houden dat een hackathon langer kan duren dan je denkt. Mensen moeten dat vol kunnen houden, dus zorg voor voldoende breaks, zoals vijf kleine eetmomenten op een dag. Ik

zit graag op een locatie waar je tijdens de breaks naar buiten en de natuur in kunt. Bij één hackathons bleven de deelnemers zelfs slapen.

Dan merk je dat het denkproces alsmaar doorgaat, ook als je het tussendoor over andere dingen hebt.”

Wanneer kun je beter géén hackathons organiseren?

“Niet met conflicterende groepen, die hun gelijk gaan zitten halen, of met groepen die geneigd zijn snel conclusies te trekken. Maar ook niet met homogene groepen, want dan komt er niets uit.”

7 hackathon ervaringstips van LiveHouse – Locatie met buitenomgeving – Geen tijdslimiet, het is klaar als het klaar is – Divers samengestelde groep deelnemers – Duidelijke, open, prikkelende vraagstelling – Leider met hackathon-ervaring, zonder eigen agenda – 5 kleinere eetmomenten op een dag, geen copieuze maaltijden – Sfeer en rust

36

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Carla van Elst

37

BYLEI gaat door waar anderen stoppen De pop-ups doen ze inmiddels niet meer, vertelt Lei Willems. “Toen wilden we onze creatieve ideeën gewoon uitvoeren en zagen we wel wat er gebeurde.

Op een gegeven moment is het toch verstandiger dat niet meer steeds voor eigen rekening en risico te doen.”

Eén van de eigen titels uit die tijd doen ze trouwens nog wél en is uitgegroeid tot een jaarlijks, groots en sportief, relatie-evenement – Polo Brabant – dit jaar alweer de achtste editie.

Who is who?

Guts hebben ze wel, bij bylei. De afgelopen tien jaar zette het Brabantse bureau voor evenementen & creatie regelmatig eigen creatieve concepten in de markt. Vaak pop-up ondernemingen, voor eigen rekening en risico, waar ze keer op keer een succes van wisten te maken. Die guts – het léf – om dat steeds weer te doen zetten ze ook in voor hun opdrachtgevers, die daar echt beter van worden. Om die reden lanceerden ze recent een nieuwe payoff: our guts, your glory.

BYLEI is het Brabantse bureau voor evenementen & creatie, gevestigd in Eindhoven, van de tweelingbroers Lei en Lukas Willems.

Na zeven jaar leidinggeven aan horecabedrijven begon Lei in 1994 voor zichzelf als organisator van evenementen. In 2004 stapte ook Lukas in het bedrijf; Lei staat als creatief in de frontlinie, Lukas opereert als bedrijfsvoerder meer op de achtergrond.

Sinds 2017 is BYLEI Preferred Bureau voor het Genootschap voor Eventmanagers

Weten wat je wilt Zoals ze vroeger de kop boven het maaiveld uitstaken met hun eigen pop-up ondernemingen, zo doen ze dat nu met hun eigenzinnige creatieve ideeën voor opdrachtgevers. “Weet je,” zegt Lei Willems, “eigenlijk zijn veel bureaus in de evenementenbranche helemaal niet zo creatief. Ze maken precies wat hun opdrachtgever vraagt. Dat doen wij dus niet.” bylie maakt wat een opdrachtgever diep-van-binnen wíl – maar waar hij zich misschien niet eens van bewust is. En dat is een groot verschil, óók in werkwijze. Lei Willems legt uit hoe hij bij voorkeur helemaal in het dna van zijn opdrachtgevers kruipt: “Ik wil weten wat iemand drijft, welke droom hij heeft. Want iedereen die een event wil organiseren heeft beelden daarbij in zijn hoofd, weet voor 80% hoe het eruit moet zien, of zijn gasten kippenvel moeten krijgen, moeten huilen, juichen, noem maar op. Die verwachtingen moet ik exact kennen; maar ook wat hij níet wil, waar hij allergisch voor is of wat hij al eens eerder heeft gedaan. Al die elementen zijn belangrijk, om voor die opdrachtgever een succes te creëren. En hoe beter je zijn dna kent, hoe verder je kunt gaan. Wij maken wat opdrachtgevers echt willen, gaan daarin een stap verder en maken het beter dan ze het ooit hadden kunnen dromen.”

De klik moet er zijn Zo werkt het bureau ook bij pitches waarvoor ze worden gevraagd. “In principe wijken we niet af van onze basisfilosofie dat we het dna willen kennen. Daarom

And how about the glory? “Die is altijd voor onze opdrachtgever. Hij wordt compleet ontzorgd en is gast op zijn eigen event,” aldus Lei Willems.

zullen we altijd meer willen weten dan de standaard briefing. Dat kan zover gaan dat als er tien man in de selectieprocedure zit, we ook met alle tien willen praten. In elk geval altijd met degenen die uiteindelijk beslissen en niet alleen maar met de persoon die de briefing heeft gemaakt.”

Het gaat er bij bylie niet om dat ze per se anders willen zijn, ze doen de dingen gewoon anders. Zo hebben ze uit hun pop-up verleden overgehouden dat zij durven doorgaan waar anderen stoppen. “We zeggen niet snel nee, ook geen ‘ja maar’. We regelen het gewoon en gaan daarbij heel ver voor onze opdrachtgevers. We zetten al onze kennis, kunde en energie in om succes te realiseren. Gaan er onvoorwaardelijk voor om de gasten van onze opdrachtgevers een onvergetelijk evenement te bezorgen. En daarin stellen we ons meer op als partner dan als leverancier. Daarom moet er echt een klik zijn tussen ons en een opdrachtgever, anders kun je niet zo intensief met elkaar samenwerken. En dat is wel nodig bij onze aanpak.”

Zijn nieuwe opdrachtgevers weleens verbaasd over een evenementenbureau dat zo dicht op hun huid wil zitten? “O ja, dat denk ik wel,” beaamt Lei Willems. “maar als ik uitleg dat zij daar zelf beter van worden, begrijpen ze het. Ze hóeven me trouwens niet alles te vertellen, hoor. Maar in de praktijk, en als de klik er is, gebeurt dat vrijwel altijd.”

38

De Eventmanager Vooruitblik 15 jaar GvE

Tekst Carla van Elst

39

Doorgroeien in je nieuwe rol Ooit in het leven geroepen voor de organisatie van personeelsevenementen en bestuursdiners – de meeste directiesecretaresses deden het gewoon erbij – is het vak van eventmanager uitgegroeid tot een vaste waarde bij menig bedrijf of organisatie. Sparringpartner van sales-, communicatie- en marketingmanagers, gesprekspartner van directies, aanspreekpunt voor de externe relaties.

In 2014 schreven we in De Eventmanager al over de ontwikkeling naar ‘eventmanager 3.0’. We doelden daarmee op de proactieve en resultaatgerichte eventmanager die eigen eventbeleid kan maken en/of eigen eventbudgetten beheert, die een aandeel heeft in het relatiemanagement of misschien zelfs het voortouw

daarin neemt en die zelf actief zoekt naar kansen voor evenementen op basis van effect en effectiviteit. Toen was die verbreding van het vak naar 3.0 nog volop in ontwikkeling, inmiddels werken steeds meer eventmanagers op deze manier.

Twee daarvan vertellen hoe hen dat bevalt.

De eventmanager 3.0 Hoe zit het ook alweer?

1.0 de organiserende eventmanager 2.0 de doelgerichte eventmanager De logische volgende fase in de ontwikkeling: 3.0 de proactieve eventmanager

‘ nhoudelijk I meedenken.

Daar kan toch niemand bezwaar tegen hebben?’

Bij haar toenmalige werkgever Croon Elektrotechniek wist eventmanager Judith Andringa al in 2011 de salesmensen ervan te overtuigen dat relatie-evenementen in plaats van op fun, puur op inhoud ingericht moesten worden. Zij bedacht er een nieuw concept voor: hun eigen bouwprojecten werden wisselende locaties, inhoud gekoppeld aan een strategisch thema, met keynote-spreker en rondleiding achter de schermen. Na de gebruikelijke aarzelingen werd het concept dankbaar omarmd door alle marktsegmenten binnen Croon en vroeg niemand meer om relatie-evenementen met fun-elementen.

In 2016 moest ze zichzelf en haar concept opnieuw intern promoten, nu bij de verschillende vestigingen van fusiepartner Wolter&Dros.

“Die waren tot dan toe selfsupporting geweest, elke vestiging bepaalde zelf hoe zij events aanpakten en wat ze daaraan wilden uitgeven. Maar ik wilde ze mee hebben in onze integrale aanpak.

Direct na de fusie ben ik alle nieuwe Croonwolter &dros-vestigingen in Nederland gaan bezoeken om de nieuwe collega’s uit te leggen waar ik ze mee zou kunnen helpen. Niet ‘zo wil ik het hebben’, maar juist laten zien dat zij gebruik konden maken van wat wij al in huis hadden bij Croon.

Dat ik ze dus eigenlijk kon ontzorgen.” Inmiddels zijn de meeste nieuwe collega’s om en hoort ze regelmatig ‘fijn, dat wij nu ook een Judith hebben’.

Natuurlijk is het relatie-event bij Croonwolter &dros geen statisch gegeven en wordt het naar behoefte aangepast. “Zo laten we regelmatig een klant aan het woord, in plaats van een keyno-

te-spreker. We zijn ook gestart met masterclasses: kortdurende kennissessies voor klanten, waarbij een specifiek onderwerp wordt uitgediept door een autoriteit op dat gebied. En de communicatie-managers organiseren sinds kort webinars, als hele laagdrempelige en informatieve relatie-evenementen.”

Op het gebied van relatiemanagement stelt Judith zich zeker proactief op. “Ik bemoei me met het uitnodigingstraject; ik doe op basis van ons crm-systeem voorstellen en dat wordt altijd zeer gewaardeerd. Samen met mijn collega’s van Marketing&Communicatie zorgen we voor meer communicatie rondom evenementen. Zo kun je met teasers over een beursdeelname reacties krijgen in de vorm van leads waar je zelf niet eens aan gedacht had. Voorafgaand aan elk event doe ik tegenwoordig een echte briefing: wat zijn de do’s en de don’ts vandaag? Na een event lopen we gezamenlijk de ijkpunten langs: wie heb je gesproken en wie gaat wat opvolgen? Soms vraag ik mezelf af ‘zit ik niet te veel op de stoel van sales?’. Maar als ik kan helpen, doe ik het toch. Ook om het maximale uit een event te halen.”

Werken in de rol van eventmanager 3.0 maakt het vak zoveel leuker, vindt Judith. “Eigenlijk zou iedereen het gewoon moeten gaan doen. Laat maar zien wat de toegevoegde waarde is als je als eventmanager inhoudelijk meedenkt. Daar kan toch niemand bezwaar tegen hebben? Je hebt uiteindelijk allemaal hetzelfde doel: sales stimuleren en omzet verhogen.”

40

Vooruitblik 15 jaar GvE

Onze meetingroom.

‘Event is onderdeel van keten contact momenten’ Twee jaar werken in een luxe ski-resort in Amerika leerde haar super-creatief zijn en persoonlijke aandacht centraal te stellen. “Alleen maar ‘goed’ was nooit genoeg, the sky was the limit. Dat is heel bepalend geweest voor mijn ontwikkeling als eventmanager. Mijn persoonlijke drijfveer is dat ik altijd anderen een onvergetelijke ervaring wil bezorgen,” zegt Laurie van der Veen. Dat kwam goed van pas bij Randstad, waar ze in 2010 aantrad als eventmedewerker bij Randstad Callflex en sinds 2015 eventmanager is bij de afdeling Sponsoring & Events, die werkt voor alle merken van Randstad Groep Nederland: Randstad, TempoTeam en Yacht.

“Eventmanager 2.0 is het type ‘u vraagt wij draaien’. Mijn twee collega’s en ik gaan veel verder, van ons wordt verwacht dat we echt strategisch meedenken. Wij worden aangesproken op onze kennis en expertise om evenementen als middel structureel te laten bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen.”

Bij Randstad Groep Nederland werkt dat zo: het brandteam van elk merk schrijft een strategisch jaarplan met marketing&communicatie doelstellingen, de afdeling Sponsoring & Events schrijft op basis daarvan een strategisch event-/ relatiemarketingplan dat 1-op-1 aanhaakt bij die doelstellingen en dat alle voorgenomen activiteiten in dat jaar tot in details beschrijft. Van de uitwerking van de businessdeals met Ziggo Dome en Arena tot de inzet van de Clipper Stad Amsterdam voor verschillende doelgroepen en van de middelen (waaronder events) die per merk kunnen worden ingezet tot de voorstellen voor relaties die daarvoor moeten worden uitgenodigd. “En de middelen die we nog niet in onze portefeuille hebben maar die wel zouden kunnen bijdragen aan de doelstellingen, nemen we mee als advies in ons jaarplan.”

Zijn evenementen daarmee volledig geaccepteerde middelen om bedrijfsdoelstellingen te behalen? Ja, zegt Laurie. “Bij Randstad Groep Nederland worden events zeker niet meer gezien als louter leuke feestjes en wij worden serieus genomen als strategisch eventmanager. Eén kanttekening plaats ik daarbij: het blijft lastig de bijdrage van een event aan bijvoorbeeld het sluiten van een contract vast te stellen. Een event staat nooit op zichzelf, is altijd onderdeel van een keten contactmomenten. Dus is het dat event of dat goede telefoongesprek dat een potentiële klant over de streep trok? Over roi van events zal altijd discussie blijven bestaan.”

Dat neemt niet weg dat relatiemanagement ook hier een onlosmakelijk onderdeel van het vak is geworden. “Je kunt als eventteam het perfecte jaarplan schrijven dat perfect aansluit op de doelstellingen en elk event perfect organiseren.

Maar uiteindelijk is het pas een succes als de juiste gasten op een event aanwezig zijn. Daarvoor hebben we een hele goede samenwerking met de afdeling sales nodig: zij moeten hun klant goed kennen en weten waar wij die persoon mee kunnen verrassen.”

Laurie voorziet dat technologie bepalend wordt voor de volgende ontwikkelingsfasen in het vak van eventmanager. “Met technologie kunnen we de on- en offline beleving – die mensen ervaren in contact met Randstad Groep Nederland – steeds dichter bij elkaar brengen. Denk aan het creëren van dezelfde beleving bij websitebezoek en live contact, het persoonlijk verwelkomen van bezoekers bij een evenement of deelnemers met behulp van techniek direct met elkaar in contact brengen . Dat maakt de beleving steeds persoonlijker. De technologische ontwikkeling gaat dat mogelijk maken.”

Bergen, natuur, hoogstaande kwaliteit, luxe en comfort.

Zwitserland, de meeting bestemming bij uitstek. Krachtig in het top segment. Vind de juiste locatie met onze venue finder. Stel het programma samen met onze nieuwe online meeting planner tool.

Advies en/of informatie nodig?

Switzerland Convention & Incentive Bureau, T 020 620 9229, E scib.nl@switzerland.com.

MySwitzerland.com/meetings.

42

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Carla van Elst

Foto's Etienne van Sloun

43

Het nieuwe paviljoen en de kasteelhoeve geven zowel het landgoed als het dorp een compleet nieuwe uitstraling. Het landgoed met toegangsweg is een beschermd dorpsgezicht, reden voor de gemeente om er een 30 km-zone van te maken en de weg te voorzien van prachtige klinkers en houten lantaarnpalen.”

Kennismaken met St. Gerlach Paviljoen & Kasteelhoeve Château St. Gerlach werd tussen mei 2015 en januari 2017 uitgebreid met een volledig renoveerde kasteelhoeve, direct gelegen naast de entree van het landgoed. Deze Limburgse carréhoeve vormt de toegangspoort tot het landgoed en herbergt het koffie- en lunchconcept Burgemeester Quicx, Coffee & More – waar onder meer eigen jams, honing én versgebakken brood worden verkocht – plus 6 break-outrooms.

Daarnaast verrees achter de kasteelhoeve het nieuwe paviljoen, naar ontwerp van Francine Houben van architectenbureau Mecanoo uit Delft. Hier zijn 3 multifunctionele zalen die separaat of gecombineerd (850 m2) gebruikt kunnen worden voor bijeenkomsten en evenementen tot maximaal 750 personen.

De 6 break-outrooms in de kasteelhoeve zijn aanvullend op de zalen in het paviljoen.

‘Een heel mooi gebouw, maar de mensen en de service brengen het tot leven’

Paviljoen en kasteelhoeve draaien inmiddels een half jaar. Hoe reageren opdrachtgevers? “Die

De tuin staat volop in bloei, de monumentale bomen op het terrein zijn getooid met hun zomerkroon.

In de zomer is Château St. Gerlach echt op zijn mooist. Vandaar dat de officiële opening van het nieuwe St. Gerlach Paviljoen & Kasteelhoeve vlak voor de zomer plaatsvond.

Op 14 juni jl. verrichtten Hare Koninklijke Hoogheid Prinses Margriet en haar echtgenoot prof.mr.

Pieter van Vollenhoven de openingshandeling: zij onthulden in de kasteeltuin een bronzen trekpaard dat symbool staat voor de kracht van Limburg.

‘Een gerestaureerde 16e- eeuwse kasteelhoeve en een modern glazen evenementenpaviljoen vormen straks samen het laatste puzzelstukje van het rijksmonumentale landgoed Château St. Gerlach. ’ Dat tekende De Eventmanager in 2014 op tijdens een interview met hotelier Camille Oostwegel sr. over de bouwplannen voor Château St. Gerlach. Anno 2017 heeft zijn bedrijf een nieuwe naam – Oostwegel Collection – én een nieuwe directeur Business Development: Camille Oostwegel jr. Met hem spraken we aan de vooravond van de officiële opening over het St. Gerlach Paviljoen & Kasteelhoeve, de nieuwe multifunctionele vergader- en congreslocatie.

Ruim voordat het bouwproces startte, eigenlijk nog in de planfase, vroeg de familie Oostwegel

advies aan een klankbordgroep van toekomstige gebruikers. Met die adviezen zijn ze naar de tekentafel gegaan en dat is op allerlei manieren zichtbaar in het eindresultaat. “Het team van experts heeft echt nagedacht over waar de locatie aan zou moeten voldoen. Daarom vind je overal theaterrails, datapunten, stopcontacten en geïntegreerde AV-systemen. Sinds we het paviljoen afgelopen januari in gebruik namen, hebben we gemerkt dat we de beloofde flexibiliteit kunnen bieden. Ook de akoestiek, waar veel voorbereidend rekenwerk in zit, is geweldig. Zowel voor sprekers, tijdens diners met veel gasten of bij livemuziek.”

vinden het fantastisch. Sommigen boekten het al ‘blind’, anderen hebben gewacht tot alles klaar was. Maar voor iedereen – zowel regionale en nationale als internationale opdrachtgevers – is het bij de eerste aanblik echt ‘wauw’. We krijgen ook heel andere aanvragen dan voorheen omdat we een andere capaciteit te bieden hebben.”

En inmiddels genomineerd voor ‘beste vergaderlocatie van het jaar 2017’? “Ja, maar dat is niet

alleen voor het mooie pand, al is dat belangrijk.

Die nominatie geldt ook voor onze mensen én de kwaliteit van onze service en van onze food & beverage. Die zijn ongeëvenaard in deze regio. Je kunt een heel mooi gebouw neerzetten, maar de mensen en de service brengen het tot leven.”

Wat vindt u zelf het meest bijzondere aan de uitbreiding? “De juxtapositie: combineren van

tegenstellingen die heel goed bij elkaar blijken te passen. Oud naast nieuw, landgoed naast natuurgebied. Ook heel bijzonder is hoe het 4 meter hoge glazen paviljoen totaal niet opvalt in het landschap, omdat het lager ligt dan de toegangsweg. Een object van 1.300 m2, dat helemaal opgaat in de omliggende natuur; heel knap hoe dat voor elkaar is gekregen. Dat heeft ook te maken met het materiaalgebruik; Francine Houben heeft gekozen voor veel duurzame en natuurlijke materialen, geïnspireerd door het Limburgse landschap: mergel, hardsteen en eikenhout. En over duurzaam gesproken: zowel het paviljoen als de hoeve worden verwarmd c.q. gekoeld middels een bodembronnensysteem met 35 bronnen van 100 meter diep waarin we warme en koude lucht opslaan voor later gebruik.”

Het bouwproces heeft ruim anderhalf jaar geduurd. Wat vonden de toenmalige gasten en de omwonenden daarvan? “We hebben veel

gecommuniceerd, onder meer via blogs op onze website. De overlast is beperkt geweest, alles werd goed gecoördineerd. Er is bijvoorbeeld gebruikgemaakt van verschillende aan- en afvoerroutes voor vrachtverkeer door het dorpje Houthem, waar het landgoed deel van uitmaakt.

Het St. Gerlach Paviljoen is een van de genomineerde locaties voor ‘beste vergaderlocatie van het jaar 2017’.

Deze award-uitreiking wordt jaarlijks georganiseerd door MEETINGS. Stemmen kan van 1 september tot 31 december 2017.

44

De Eventmanager Ondernemers in de branche

Tekst Carla van Elst

45

ONDERNEMERS IN DE BRANCHE

Caroline Ploeger Brederode Expo

Positief. “Zo kun je me kenschetsen,” zegt ze zelf. Zeker, maar de meest opvallende eigenschap van Caroline Ploeger is vechtlust. Een eigenschap die goed van pas kwam toen haar bedrijf Brederode Expo twee jaar geleden in financiële problemen raakte en een doorstart moest maken. Ze besloot het bedrijf zelf over te nemen, stak al haar geld erin en besefte ‘nu moet ik ballen tonen’. In twee jaar tijd ontwikkelde ze zich van directeurop-de-achtergrond naar gedreven bedrijfsambassadeur.

‘ Tegenslag brengt een soort oerkracht bij me boven: kóm maar op!’

Ondernemers in de branche Een serie artikelen ter inspiratie. Omdat we allemaal ondernemer zijn, of meer als ondernemer zouden moeten denken. Oók als je gewoon in loondienst bent. Wat kunnen we leren van succesvolle ondernemers in de branche?

Brederode is een familiebedrijf. Grootvader Ploeger startte het als aannemer, vader Ploeger bouwde het uit naar een standbouwbedrijf. Hij adviseerde zijn dochter aanvankelijk er ‘heel ver weg’ van te blijven, maar was toch erg blij toen ze in 1993 alsnog aantrad.

“Mijn vader werd ziek, met zijn bedrijf ging het niet goed, het dreigde voor een appel en een ei van de hand te gaan. Voor het eerst kwam de ondernemer in mij naar boven en ik dacht ‘dát gaat dus niet gebeuren’.”

Samen met haar toenmalige partner stapte ze erin, met twee medewerkers vormden ze een managementteam dat het bedrijf een nieuwe impuls bezorgde.

“Met mijn vader aan het roer, als de grote coach. Hij vond het práchtig.”

Een doemscenario Twintig mooie jaren volgden. De gouden jaren voor de event- en beursbranche, maar dat wist nog niemand.

De bomen groeiden tot in de hemel, ook Brederode floreerde, met plenty aanvragen voor mooie projecten. Ze zaten destijds vooral in de uniforme standbouw, waren onder meer preferred supplier bij diverse grote beurslocaties. Tot zich in 2013 een doemscenario voltrok, onverhoeds in gang gezet door drie grote tenderprocedures. “We verloren ze alle drie en hadden te laat in de gaten dat het zo ging aflopen. Hadden ook te weinig werk op de plank liggen om te kunnen compenseren.

Grepen daarom alles aan. Een grote kunstbeurs in Engeland bouwen? Ja, waarom niet, we bouwen toch al jaren een nog veel grotere kunstbeurs in Brussel? Maar Engeland is Brussel niet, er ontstonden grote problemen, onder meer met transport, en we misten de expertise om het daar op te lossen. Omzetverlies én een groot onrendabel project; het gleed zó uit onze handen.”

Herstel van vertrouwen Na de eerste klappen probeerden Caroline en haar inmiddels ex-partner – maar nog altijd zakelijke partner – het tij nog te keren. Met een reorganisatie, ontslag voor bijna een derde van het personeel. “Allemaal mensen die hier al heel lang werkten. Mijn vader was toen al overleden, maar ik heb aan zijn graf gezeten om het te vertellen: pap, dit gaat gebeuren en ik wil dat je weet dat ik alles heb gedaan om het te voorkomen.”

Moeilijk, voor alle betrokkenen, vooral toen het niet genoeg bleek en in 2015 alsnog het faillissement volgde.

Bij de curator meldden zich verschillende partijen die geïnteresseerd waren in overname. Precies in die tijd kreeg Caroline een erfenis waarmee ze het bedrijf zelf kon kopen. “Het was een kans. Waarom niet, dacht ik, en vroeg mijn zakelijke partner samen met mij de doorstart te doen. We werden gesteund door de organisatie van IBC, die zei ‘als er vragen zijn, mogen ze ons bellen’. Ik deed een bod, dat werd geaccepteerd. Maar dan begint het natuurlijk pas.”

Waarmee ze doelt op de cruciale periode na een doorstart, meestal zo’n twee jaar, waarin je opnieuw vertrouwen moet opbouwen. Binnenshuis bijvoorbeeld.

“Want weer moesten we tegen een aantal personeelsleden zeggen ‘we nemen je niet mee in de doorstart’.

Omdat we wel dóór wilden met hetzelfde bedrijf, maar niet op dezelfde manier. We wilden een ander team: met enkele productiemensen en verder vooral accountmanagers en projectleiders, daaromheen een flexibele schil van in te huren disciplines. In zo’n team heb je mensen nodig die kunnen leidinggeven, die denken en handelen als een ondernemer.”

Ook buitenshuis bleek het vertrouwen aangetast.

Jarenlange klanten wachtten nu af, haakten soms zelfs af. “Dat soort tegenslag, ja. Maar dat brengt bij mij een soort oerkracht naar boven: kóm maar op! Wat kunnen we wél doen? Waar zitten kansen, nieuwe mogelijkheden? En ook: blij zijn met de dingen die wél goed gaan,

When the going gets tough, the tough get going. Terugrijdend van het interview met Caroline Ploeger speelt die regel voortdurend door mijn hoofd. Zij is een van die tough, het type mens dat pas echt op stoom komt bij forse tegenwind.

Een vechtersbaas in een warmmenselijke verpakking.

46

De Eventmanager Trends & Ontwikkelingen

Ondernemer in de branche

Tekst Mark Dyson

Foto's Sensation

op internet, in gesprekken of gewoon op straat. En mijn coach stimuleert me om de markt op een heel brede manier te benaderen. ‘Het hoeft toch niet per se standbouw te zijn?’ zegt hij dan. Dus zijn we ook bezig met andere groeimarkten ontdekken, zoals woninginrichting of herinrichting van gebouwen.”

Fouten maken?

“O ja! Zoals toen we bedachten dat we zelf een beurs (mede) konden organiseren.

Niet dus, dat is echt een ander vak. Daarvan leerde ik dat je bij het zoeken naar nieuwe markten en producten altijd moet kijken of iets voldoende raakvlakken heeft met je eigen vak.

Overigens ben ik niet het type dat lang stilstaat bij dingen die fout lopen, al dan niet door eigen schuld. Slikken, verwerken en weer dóór. Geen zelfmedelijden, niet erin blijven hangen.”

want daarmee kun je je vervolgpad plaveien.” Al met al werd het inderdaad twee jaar buffelen en knokken, maar de oerkracht werkte. “We krijgen nu weer mooie opdrachten. Ook de afhakers van destijds komen gek genoeg weer terug. Prima, ik wil graag mooi werk voor iedereen maken.”

Blik op de toekomst Weer in rustiger vaarwater, anno 2017, zet Brederode Expo vol in op custom-build standbouw. “Mooie dingen op maat maken. Ook uniforme standbouw, maar dan graag net even anders, minder klinisch. Ook een uitdaging is mooi werk leveren voor opdrachtgevers met een kleiner budget. De standbouwwereld is sterk in ontwikkeling, we gaan steeds meer toe naar een mix van beurs en evenement. Mijn visie is dat standbouw blijft bestaan, steeds meer een onderdeel wordt van die mix en van de totale beursbeleving. Met Brederode Expo wil ik daaraan een wezenlijke bijdrage leveren, een onmisbaar radertje zijn voor elke opdrachtgever.

Mijn bedrijf zou ik graag zo compact willen houden en daarnaast met nog meer creatieve mensen willen samenwerken.”

Na de doorstart nam Caroline een coach in de arm; iemand die luistert, meedenkt en adviseert. Bijvoorbeeld op het terrein van new business. “Ik heb wel een neus voor zaken: ‘lees’ de markt, speur naar inspiratie

Ambassadeursrol De eerste twintig jaar vulde Caroline haar ondernemerschap heel anders in dan de laatste twee jaar.

“Van nature ben ik verlegen, dus was ik altijd liever de sturende kracht op de achtergrond en liet de contacten buiten de deur over aan de accountmanagers. Toen ik het bedrijf overnam, wist ik dat dat anders moest. Dat ik ballen moest tonen en zelf naar buiten treden. Ik ben toen begonnen met breed netwerken, ging ook mee naar klanten en nieuwe contacten. Bezocht de beurzen en zag daar met eigen ogen het product dat wij creëren en alle nieuwe ontwikkelingen op ons vakgebied. Ik ontmoet nu veel meer mensen dan voorheen en kan daardoor beter de juiste mensen vinden om mee samen te werken. Die nieuwe ambassadeursrol past me goed en – ontdekking! – ik blijk het heel leuk te vinden. Echt een verrijking van mijn functie.”

Wat niet veranderd is, is haar open stijl van leidinggeven. Samen met haar zakelijke partner staat ze aan het roer, maar eigenlijk zijn alle leden van hun team nu ondernemers geworden. “We knokken met zijn allen voor dit bedrijf en dat is heel mooi om te zien. Er is veel ruimte voor de creatieve ideeën van iedereen. Ook mag iedereen, van de timmerman tot de ontwerper of projectleider, altijd tegen mij zeggen ‘Caroline, dat zie je helemaal fout’. Want ik kan goed kritiek hebben, denk dan altijd: oké, feedback, leer ik weer van. Maar dat ben ik, eigenlijk altijd positief. Zo kun je me wel kenschetsen.”

De juiste opleiding?

“Na lang wikken en wegen werd het rechtswetenschappen in Rotterdam.

Halverwege het eerste jaar dacht ik al ‘wat verschrikkelijk saai’. Haalde toch mijn propedeuse binnen een jaar, maar het bleef ’n struggle. Tot ik erbij ging werken, als kwaliteitsmanager, om praktijkervaring op te doen; dat heeft me veel goed gedaan.

Terugkijkend denk ik dat de Hogere Hotelschool een betere keuze was geweest, een mooie brede managementopleiding. Misschien was ik dan in het eventmanagersvak terechtgekomen. Het standbouwersvak raakt daaraan, maar is de meer hardere en rauwere kant. Dat past mij wel, maar ik heb ook een zachte kant. Een kant die weleens droomt van een B&B beginnen in Frankrijk.”

De opmars van publieksfestivals: kansen voor de zakelijke markt?

Zakelijke evenementen en publieksfestivals lijken vaak twee gescheiden werelden. Toch kijken steeds meer bedrijven met een commercieel oog naar de alsmaar groeiende festivalbranche.

Niet alleen vanwege de toenemende mogelijkheden voor sponsoring en merkactivatie, maar ook omdat het steeds bredere aanbod van publieksevenementen een prima uitstapje kan zijn voor een zakelijk evenement.

Willem Adriaanse van BOOKX en Willem Westermann, secretaris van brancheorganisatie VVEM, staan tussen beide werelden en vertellen wat de zakelijke en publieke evenementenbranches elkaar kunnen bieden.

De publieke festivalsector laat al sinds de jaren ’90 groeicijfers zien waar heel wat bedrijfstakken jaloers op mogen zijn. En de groei is er nog steeds niet uit. Nadat het rond 2012 even leek te stabiliseren, stijgt het aantal festivals in de laatste jaren weer gestaag, evenals het totale bezoekersaantal en de totale omzet. Die ontwikkeling voelt ook Willem Adriaanse aan den lijve. bookx bedient de zakelijke markt met groepsarrangementen, zodat een kleine club collega’s of zakenrelaties kan meegenieten van (grote) live evenementen. Dat gaat allang niet meer alleen over musicals en theatervoorstellingen. “Aan keuze hebben we inderdaad steeds minder gebrek. Zowel het aanbod als de kwaliteit van grootschalige publieksevenementen neemt snel toe.”

Zakelijke arrangementen: onontgonnen terrein

Toch zijn grote festivals die zich richten op zakelijke arrangementen, nog steeds grotendeels onontgonnen terrein. Daar zijn volgens Adriaanse verschillende

47

48

Trends & Ontwikkelingen

redenen voor. “Zakelijke bezoekers willen natuurlijk op een andere manier vermaakt worden. Particuliere gasten willen verrast worden, maar wie een zakelijk arrangement aanschaft, wil juist weten wat voor beleving hij daarvoor krijgt: van VIP-tickets tot een diner vooraf. Bovendien redden veel publieksfestivals het prima zonder zakelijke arrangementen. De grotere namen hebben hun marketing goed op orde en verkopen soms binnen een dag, of zelfs enkele uurtjes, volledig uit. Dus waarom zouden ze kaarten achterhouden en een product ontwikkelen voor bedrijven, die altijd veel later beslissen en vaak meer wensen hebben dan de particuliere bezoekers?”

49

zijn festivals gemeengoed. Zij associëren dat niet alleen met veel drinken en uitbundig vermaak, maar komen hier in aanraking met alles wat hen interesseert, van muziek en kunst tot serieuze zaken als politiek.”

“ Van een fenomeen dat alleen een kleine club muziekliefhebbers aansprak, is het festivalconcept definitief mainstream geworden”

Keuze genoeg

Ook vanuit zakelijke eventmanagers is er terughoudendheid om het aanbod van publieke festivals te overwegen. Het is voor sommigen een nog onbekend fenomeen, dat niet direct geassocieerd wordt met een zakelijke uitstraling. Dat merkt ook Willem Adriaanse: “Bij onze arrangementen voor Armin Only in de Amsterdam ArenA hadden sommige eventmanagers vooraf duidelijk twijfels bij een dance-event als bedrijfsui�tje, terwijl de gasten – en later zijzelf dus ook – razend enthousiast waren.”

Bovendien is het aanbod aan festivals zo breed, dat het lang niet meer geassocieerd wordt met enkel plat vermaak. Daarom stelt Willem Westermann dat het bredere aanbod leidt tot het verdwijnen van klassieke scheidingen, waaronder die tussen zakelijke en particuliere events. “Van een fenomeen dat alleen een kleine club muziekliefhebbers aansprak, is het festivalconcept definitief mainstream geworden. Er is tegenwoordig een festival voor elke interesse, van sport of voedsel tot gadgets en wetenschap. Vooral voor jongvolwassenen

Feesten of zakendoen?

Eventmanagers zijn natuurlijk altijd op zoek naar nieuwe originele evenementen. Adriaanse merkt dat zij steeds vaker ‘over de schutting’ kijken naar wat publieksfestivals te bieden hebben. Toch is het niet vreemd dat beide werelden nog enigszins gescheiden zijn. “Niet elk publieksfestival is per definitie geschikt voor zakelijke evenementen, dus zijn er goede redenen om terughoudend te zijn. Wie iets wil ondernemen met zijn personeel of zakelijke relaties, wil natuurlijk niet zomaar een toegangskaartje bieden. Als iedereen zich over het terrein verspreidt en zijn eigen gang gaat, schiet zo’n ‘bijeenkomst’ immers zijn doel voorbij.

Je wilt een zekere controle houden over het verloop, terwijl veel publieksfestivals juist draaien om vrijheid-blijheid. De organisator zal zakelijke bezoekers daarom moeten verleiden met een product dat echt is toegespitst op de zakelijke markt, wat een heel andere tak van sport is. Bovendien zouden sommige festivals dat ook niet moeten willen: soms zou een tweedeling

tussen zakelijke en particuliere gasten alleen maar ten koste gaan van de beleving. En andersom geldt dat sommige bezigheden heel leuk zijn voor in je vrije tijd, maar niet per se geschikt om samen met collega’s te doen.”

Focus op indoor

Of publieksfestivals en de zakelijke markt elkaar kunnen vinden, verschilt dus vooral per festival.

Westermann stelt dat ze langzaam nader tot elkaar groeien, maar dat veel festivals zich bij uitstek op de publieke bezoeker blijven richten. “Andere maken wel serieus werk van zakelijke arrangementen; vooral rond grotere events in de popmuziek zie je dat steeds vaker.

Net als Adriaanse stelt Westermann dat met name de indoor-evenementen interessant zijn voor de zakelijke markt. “In grote venues als Ziggo Dome of afas Live zijn per definitie VIP-ruimtes, waardoor zij gemakkelijker kunnen uitpakken met een zakelijk arrangement dan festivals op een buitenterrein.” Adriaanse noemt Sensation, Armin Only, Amsterdam Music Festival en Amsterdam Dance Event als goede voorbeelden. “Daar hebben gasten hun ‘eigen’ ruimte, al dan niet exclusief, met VIP-balkon, eigen bar et cetera. Iedereen is vrij om even in de zaal of op het veld de sfeer te proeven, maar heeft altijd het vaste thuishonk om naar terug te keren.

Daar wacht hun eigen groep, met exclusief eten, zonder lange rijen. Voor een geslaagd zakelijk event is zo’n afgezonderde plek cruciaal.”

Zoek de juiste setting

Ook North Sea Jazz Festival is volgens Adriaanse al vroeg begonnen om het bedrijfsleven tegemoet te komen. “En je ziet dat deze arrangementen ook zeker populair zijn. Juist omdat je deel kunt nemen aan het massale vermaak, maar toch een eigen besloten groep kunt vormen.” Ook tussen de publieksevenementen die zich niet speciaal op de zakelijke markt richten, is er steeds meer interessant aanbod. Comedyfestivals zijn

bijvoorbeeld in opkomst. Zo’n setting – waar mensen op hun plek blijven zitten, met voldoende gelegenheid voor interactie en een iets ingetogener sfeer – is volgens Adriaanse erg in trek. “Ook de kleinere lokale festivals kunnen een perfecte setting bieden. Laatst was ik bij Ashtonia in Zeist: een theatervoorstelling van Ashton Brothers, maar gegoten in een festivalbeleving. Zo’n 1.200 mensen verzamelen zich op het terrein, gaan gezamenlijk de tent in voor de voorstelling, om later in een andere ruimte te eten en na te praten. Dat heeft een maand gedraaid, wat het een exclusief tintje geeft.

Zoiets is ideaal om zakenrelaties te trakteren op een bijzondere ontmoeting.”

Vervlechting?

Westermann bevestigt dat de interesse uit de zakelijke markt vooral toeneemt omdat het aanbod simpelweg breder is. ”Er zijn gewoon meer smaken om uit te kiezen, dus is ook de kans vanzelf groter dat er iets geschikts te vinden is voor zakelijke doeleinden.

Waarom zou je op het bedrijfsterrein een tent neerzetten en artiesten laten optreden, als je kunt aansluiten bij een lokaal festival dat hetzelfde doet?” Toch moeten de verschillen tussen zakelijk en publiek niet worden onderschat. Zowel de eventmanager die wil aanhaken bij particuliere events, als festivalorganisatoren die de zakelijke markt willen bedienen, moeten dan ook kritisch zijn in hun keuze. Adriaanse: “Zakelijke arrangementen aanbieden is complexer dan losse tickets verkopen: je moet immers een overzichtelijk product, met een duidelijke meerwaarde, kunnen bieden. En andersom geldt dat er zeker interessante publieksfestivals te vinden zijn, maar voor een geslaagd zakelijke uitje vraagt dat wel om een duidelijke aanpak en invulling.

Een persoonlijke benadering, meer zekerheden, meer kwaliteit.” Vraag en aanbod vinden elkaar dus niet vanzelf, maar zolang de publieksfestivals blijven groeien, zullen er steeds meer zijn waar zakelijke en particuliere gasten prima samengaan.

50

De Eventmanager Jubileum

Tekst Barbara van Baarsel

51

Enerzijds een zeer rijke historie van maar liefst 100 jaar en anderzijds sinds 10 jaar gefuseerd met een van de grootste advocatenkantoren ter wereld. Dan sta je als organisatie voor een vraagstuk: hoe geven we aandacht aan ons jubileumjaar? We hebben het over dla Piper, dat in meer dan 40 landen wereldwijd opereert, met zo’n 220 medewerkers vanuit het Nederlandse kantoor aan de Zuidas in Amsterdam.

100-jarig dla piper koppelt bedrijfsambitie aan jubileumviering Toekomstgericht Van oorsprong klein gestart in 1916 (als Schut & Grosheide) en nu behorend tot de grote zakelijke law firms op aarde. “We besloten vooral naar de toekomst te kijken tijdens ons jubileumjaar,” vertelt Patrick de Groot, eventmanager van dla Piper. Om hier vorm aan te geven benaderde hij d&b Eventmarketing, zodat er een concept gemaakt kon worden, een Jubileumbooster met events die zowel medewerkers als relaties aanspraken. Het thema was heel toekomstgericht en met een knipoog naar de advocatuur en bewijsvoering: dla Future Proof. “We willen onze klanten optimaal

bedienen in een wereld die constant in verandering is en hebben dit in de communicatie zoveel mogelijk terug laten komen, ook bij alle events; door sprekers of middels thema’s van de bijeenkomsten.”

Verschillende doelgroepen Samen met d&b heeft dla Piper het thema vroegtijdig en doordacht uitgewerkt: naam, logo, aantal events, doelgroepen en invulling van de events. “We hadden te maken met verschillende stakeholders en ‘behoeften’,” vertelt Patrick. “Er moest zowel aandacht geschonken worden aan een interne component – trots op het 100-jarig bestaan – met vieringen met collega’s, als aan een externe component om klanten en relaties mee te nemen met onze toekomstvisie.”

D&B: uitvoerend en procesmatig In totaal heeft dla Piper 11 evenementen georganiseerd in 2016. d&b is betrokken geweest bij al deze events en heeft er 4 volledig geproduceerd. Femke Ramaker (d&b): “Het was ontzettend leuk om hen het gehele jaar te begeleiden, waardoor we als eventbureau zowel heel functioneel en uitvoerend werkten bij de events die wij uitvoerden als procesmatig aan de slag gingen bij de andere bijeenkomsten. Alles was in co-creatie, met op elk event een samen-

Het hele jubileumjaar evenementen: kerstfeest

De 7 tips van Patrick de Groot, eventmanager DLA Piper

Het hele jubileumjaar evenementen: familiedag in de zomer

gestelde commissie van dla Piper en mensen van ons bureau.

Uiteindelijk zorgde dit voor een mooie balans en diversiteit.”

“Absoluut,” meent Patrick: “Van een kick-off met een futuroloog die zijn visie gaf op de komende twintig jaar en het effect van ontwikkelingen op ons vakgebied tot een gezellig festival voor friends & family zonder een sterke nadruk op een boodschap. Uiteindelijk is het thema wel het hele jaar geladen, dankzij de verschillende communicatiemomenten die we in de kalender bepaald hadden.”

Jubileumjaar aangrijpen om ambities te ondersteunen Femke: “Het jubileumjaar van dla Piper is aangegrepen om de ambities van het bedrijf te ondersteunen. Een van de belangrijkste doelstellingen was meer naamsbekendheid genereren, het bedrijf meer op de kaart zetten, vandaar dat we veel aandacht hebben besteed aan het relatienetwerk.” Dit kwam bijvoorbeeld tot uiting bij het inhoudelijke congres in eye Amsterdam, waar zo’n 220 genodigden bij aanwezig waren.

Sprekers als Neelie Kroes, Taco Dibbits (Rijksmuseum) en directieleden van Vodafone, ing en Spaces zorgden voor een zeer informatief programma.

101 jaar?

Naast dit congres waren er nog veel meer momenten voor (live) communicatie om de doelstellingen van het bedrijf op te hangen aan de ‘jubileumkapstok’. Bijvoorbeeld de Party of the Century voor alle (internationale) medewerkers in Pakhuis West of de kleinere klantevents in huis waar in de materie van specifieke onderwerpen als privacywetgeving werd gedoken. En dan? Dat is de grote vraag, want wat doe je na zo’n intensief jubileumjaar? “Het thema hebben we losgelaten, maar enkele events worden doorgepakt, zoals het congres Future Proof Summit. Dat kan heel goed een jaarlijks terugkerend event worden. Ook was er een aantal interne events waar we op kunnen voortborduren in de komende periode, ook om de communicatieboodschap ‘levend’ te houden,” vertelt Patrick.

01 B egin op tijd met de voorbereidingen van het jubileumjaar. Het is belangrijk te kaderen wat je er uit wilt halen; wat is de boodschap die je wilt uitdragen? Dat vormt uiteindelijk de leidraad voor alle communicatie en events. Ons heeft dat enorm geholpen, het zorgde ervoor dat alle activiteiten in het jaar als een samenhangend geheel werden benaderd. Bijkomstig voordeel is dat het ook zorgt voor herkenbaarheid bij collega’s en relaties.

02 Maak een keuze: één groot event of meerdere evenementen in het jaar.

Wij kozen voor het laatste, zodat we het hele jaar konden laden en meerdere contactmomenten hadden met de doelgroep(en).

03 C reëer draagvlak intern; dat kan met communicatie maar ook door stuurgroepen of commissies samen te stellen zodat zij betrokken zijn bij de gehele organisatie. Voor ons was dit echt de sleutel tot succes: in co-creatie mooie live momenten neerzetten.

04 J e bestaat maar één keer 100 jaar; zorg ervoor dat het memorabel is, dat mensen het niet snel vergeten!

05 W anneer je gekozen hebt voor een thema, voer dit dan het gehele jaar consequent door.

06 B esteed expertises die je niet in huis hebt uit. Dat scheelt veel kopzorgen en ook druk op het personeel.

07 M aak een duidelijke begroting. Het is om meerdere redenen goed om dit zo te doen: enerzijds om het budget te beheersen en anderzijds om duidelijk te kaderen wat je wel en niet doet.

52

De Eventmanager Preferred Partners – Trends & Ontwikkelingen

Tekst Carla van Elst

53

Écht vernieuwende events We vroegen het onze Preferred Partners. Wat was voor jou in de eerste helft van 2017 een écht vernieuwend event? En waarom?

“VidCon Europe 2017. Deze grootste online video-conferentie voor fans, creatievelingen en professionals – al zeven keer georganiseerd in Los Angeles – koos dit jaar RAI Amsterdam als locatie voor haar eerste internationale evenement. Vernieuwend is dat het evenement bezocht wordt door verschillende doelgroepen – professionals, toeleveranciers en consumenten – en dat er voor elke doelgroep specifieke activiteiten zijn.”

“Een Algemene Leden Vergadering is doorgaans een zeer suf en verplicht nummer. De ALV 2017 van MPI Nederland was dat zeker niet; het was de eerste ALV die je kon winnen!

De setting was een bowlingbaan.

Alle informatie en content die horen bij een ALV werden gegeven in quizvorm met drukknoppen. Dat maakte het interactief, fun en toch inhoudelijk sterk. Omdat goede antwoorden leidden tot de mogelijkheid een strike te gooien, was het fanatisme niet van de lucht. Zo beklijfde de content van de ALV veel beter bij de deelnemers.”

Ellen Dekker – RAI Amsterdam

Thijs Peters – Postillion Hotels Nederland

“Het concert van Broederliefde op 30 april jl. met het thema ‘volg je droom’. De droom van Broederliefde: een concert geven in Het Kasteel, het voetbalstadion van Sparta in de wijk Spangen, de wijk waar ze opgegroeid zijn, verguisd zijn en hun droom geleefd hebben. Voor Het Kasteel het eerste concert ooit. Het was fantastisch en hartverwarmend: een zonnige dag, ouders met kinderen, tieners, opa’s en oma’s, alle culturen en kleuren vertegenwoordigd, een line-up van Jan Smit tot Jandino, festivalcatering, mega-lichtshow en vuurwerk. Storytelling en liveshow vertaald in een multicultureel feest van saamhorigheid en geloof in eigen kunnen.”

Robin van der Schuyt – Van der Linde Catering + Evenementen

“In april 2017 hebben wij in samenwerking met Computershare voor onze opdrachtgever KPN de techniek voor de eerste hybride aandeelhoudersvergadering (AVA) in Nederland verzorgd. Na een lang en intensief voortraject, waarbij onze app grondig is getest, besloot KPN om tijdens haar AVA de aanwezigen te laten stemmen via een mobiel device, naast de gebruikelijke stemkastjes. Uniek in Nederland en een groot succes: 40% van alle aanwezige aandeelhouders deed mee. Inloggen en stemmen ging zeer gemakkelijk, zeker als je bedenkt dat de eisen omtrent veiligheid van identificatie en verificatie hoog zijn bij een dergelijke bijeenkomst.

Inmiddels hebben PostNL, Aegon en ABN AMRO deze technologie ook succesvol ingezet tijdens hun aandeelhoudersvergaderingen.”

Frank Schoonhoven – LUMI

“DJ Martin Garrix draaide afgelopen februari exclusief in Paradiso om samen met War Child en Qmusic geld in te zamelen voor kinderen in oorlogsgebieden. Deze actie hebben wij ondersteund: voorafgaand aan het concert was er een Meet & Greet met Martin Garrix voor Qmusic-winnaars op onze boot Luisa Treves. Een mooie gelegenheid om bekendheid te genereren bij een jonge doelgroep én ons te koppelen aan een goed doel. Wij ontvangen wel vaker bijzondere gasten aan boord, maar hebben nog niet eerder een Meet & Greet georganiseerd. Voor ons daarom een vernieuwend event.”

“The Next Web. Wat ik vooraf al verwachtte: echt een heel tof event, op het terrein van Westergasfabriek Amsterdam. Twee grote stages in de Gashouder en The Dome, de aankleding van een festival, sprekers als artiesten: grote namen van internationale bedrijven, maar ook kleinere talenten die interessante ervaringen deelden. Met een mix van tech/entrepreneurs/marketing/startups/media een breed aanbod van onderwerpen.

Bijzonder formaat, internationaal publiek en zeer interessante sprekers.

Mijn meest bijzondere event van 2017 tot nu toe!”

“Wat voor mij een echt vernieuwend evenement was het laatste half jaar is de pop-up bakery van Heineken, die in maart een week lang open was op de Vijzelgracht in Amsterdam. Daar werd brood gebakken met het A-gist dat ook de specifieke smaak geeft aan het Heinekenbier. Vernieuwend vanwege de onverwachte en toch voor de hand liggende raakvlakken, het succes en de mediahype eromheen.”

Barbara Roelofs – Stromma Nederland

Rutger Bremer – Momice

Gerard Koster – oil for live communication

54

Preferred Partners – Trends & Ontwikkelingen

55

“Meest vernieuwend was een event voor 250 gasten in onze locatie. Halverwege het event hebben wij de grootste conferentiezaal omgebouwd van een zakelijke meetinglocatie naar een trendy, sfeervolle feestsetting, in aanwezigheid van de gasten. Door teamwork en juiste voorbereiding wisten wij de zaal in 15 minuten om te bouwen, de gasten hebben er vrijwel niets van gemerkt. Zij bewogen zich voor bubbels en entertainment naar het ene deel van de zaal, waardoor wij de ruimte hadden om de zaal snel om te bouwen.”

Bastiaan van der Meer – Landgoed Duin & Kruidberg

“De opening van het Zaans Medisch Centrum. Het inhoudelijke programma van de opening werd als een beleving of theatervoorstelling benaderd. Rode draad vormde de prijswinnende muurschildering in het pand, van creatief bureau Silo. Elke spreker nam deze muurschildering als basis van zijn of haar verhaal.

Presentator van het event was Iris Hond, die met haar pianospel en storytelling de ‘lijm’ vormde tussen de verschillende onderdelen.

Voor BlueLuna lag de nadruk hierbij veel meer in het begeleiden van de sprekers en ziekenhuismedewerkers, dan in het werken met artiesten. Wel gebruikten wij onze kennis uit de theater- en artiestenwereld om er een spannend gehaal van te maken.”

“De productlancering van een internationaal sportmerk in Studio A12. De black box van Studio A12 werd omgebouwd tot een levensgrote schoenendoos van projectieschermen. Aan iedere zijde werd een visual getoond van de vier nieuwe schoenen.

Het karakter van elke schoen was vertaald naar vier gerechten door Vineyard catering; een super combinatie van visuele beleving en smaak.

Voor mij was dit echt vernieuwend vanwege de totaalbeleving van 4D. Door de snelle ontwikkeling in techniek en de toegankelijkheid is 4D steeds beter toepasbaar en zorgt het dat alle zintuigen geprikkeld worden. De gasten ervaren een totaalbeleving en ademen het merk bij vertrek.”

Willemijn van Hussen – BlueLuna

Sabine van Dam – Brothers Horeca Group

“De Masterclass die Rotterdam Partners begin dit jaar heeft georganiseerd. Niet voor een bedrijf of associatie, maar voor iedereen die betrokken is bij het organiseren van events. Het mooie aan dit event was niet de organisatie van het event zelf, maar wat hierin centraal stond: inhoud, verbinden, kennis delen en inspireren met verrassende sprekers.”

Mark de Jong – Rotterdam Partners

“Het Beter Benutten Congres van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu; een congres in het teken van koken en de keukenmarkt. Voor ons vernieuwend, omdat wij alle deelnemers via onze Mobility Portal een reisadvies hebben gestuurd.

Mobility Portal is een online platform waarop de bezoeker alles kan vinden over het vervoer van en naar het ArenAPoort-gebied en busreis, parkeerplaats of NS-ticket van tevoren kan betalen. Met de registratiegegevens kunnen wij iedereen per sms het beste reisadvies sturen, op basis van verkeersintensiteit en historische data. Zo leiden we mensen via nieuwe routes naar ons toe en dat voorkomt verkeersopstoppingen.”

Hilda Hofkamp – Amsterdam Arena

“KLM Royal Dutch Airlines en DDB & Tribal Amsterdam organiseerden een kerstdiner voor reizigers. In de vertrekhal op Schiphol stond een 4,5 meter hoge buffettafel, die naar beneden kwam zodra voldoende mensen plaats hadden genomen op de stoelen. Reizigers moesten dus onbekenden aanspreken om samen te kunnen genieten van een heus kerstdiner.

Vernieuwend is het verrassende en sociale aspect van dit event. Het bij elkaar brengen van mensen zorgt uiteindelijk voor de beleving. Letterlijk, want pas als iedereen zit kunnen ze gezamenlijk genieten. Maar het gaat om meer dan beleving, de nadruk ligt op sharing en dat in een periode die voor sommigen heel eenzaam kan zijn. Mooi!”

Joosje Bellaart – Van der Maarel Eventstyling

“Vernieuwend was voor ons een recent event waarbij wij werden ingezet om de netwerkfunctie te ondersteunen en mensen met elkaar in contact te brengen. Dat doen we wel vaker, maar voor deze speciale klant gingen we een paar stappen verder.

We scanden vooraf de genodigdenlijst en bepaalden wie elkaar zou moeten kennen en wie voor wie interessant kon zijn. Dit bespraken we met de klant en we stelden mogelijke ontmoetingsmomenten voor: direct na aankomst in contact brengen met elkaar, naast elkaar placeren, tijdens receptie of nazit in contact brengen. Bij het tot stand brengen van de ontmoetingen noemden we de namen van gasten en hosts: ‘we nemen u nu mee naar…’ en ‘dit is…’. De reactie van de klant: “It made all the difference.”

Jean Paul Wijers – Protocolbureau

56

De Eventmanager Jubileum

Foto Arjan Bronkhorst

Tekst Shirley Brandeis

57

Als een eventlocatieverhuurder zelf jarig is, draaien de rollen om. De in 1918 opgerichte Vereniging Hendrick De Keyser heeft voor haar eeuwfeest heel wat moois op de agenda staan.

Salesmanager Maaike Odolphi, die in 2011 de eventafdeling opzette, licht een tipje van de sluier op. “We gaan laten zien dat we meer zijn dan die organisatie van de mooie gevels.”

zo behouden voor de toekomst. Een deel wordt verhuurd; als woning, als bedrijfsruimte, vakantiewoning of als evenementlocatie. Het grote publiek komt echter niet binnen. En dát gaat in 2018 veranderen. Maaike Odolphi: “We broedden al een tijd op plannen om onszelf eens goed op de kaart te zetten. We willen laten zien dat we meer zijn dan die organisatie van de mooie gevels. We bezitten een rijk palet aan woonhuizen uit verschillende periodes. Meer van de collectie, nu nog redelijk gesloten, zal de komende vijf tot tien jaar opengesteld worden voor publiek. Het is gewoon te bijzonder om niet te delen wat wij met veel zorg bewaren en restaureren.”

Acht Museumhuizen: meerwaarde aan je evenement Een jubileumjaar vol events wordt het. Met onder andere een reizende theatervoorstelling over het thema ‘huis’ langs een tiental bijzondere locaties, met concerten (“leuk om twee verschillende kunstvormen eens samen te brengen”) én de opening van een eerste serie Museumhuizen. Ook dit laatste vergt, naast de transformatie van besloten naar open vereniging, een andere manier van denken. Odolphi: “De Museumhuizen zullen, net als musea, permanent geopend zijn. Hierbij is het pand onze collectie, met daarin het authentieke meubilair en de authentieke voorwerpen. De bezoeker beleeft zo hoe de mensen ooit woonden.” In het jubileumjaar worden de eerste 8 museumhuizen uit een serie van in totaal 35 geopend. Samen tonen zij de rijke woonhuisgeschiedenis van Nederland. Odolphi: “Elk Museumhuis toont een stukje uit die geschiedenis en laat zien wat er architectonisch en historisch bijzonder

De deuren gaan open!

Foto Huis Barlotti; Wereldwijze Fotografie

E

en majestueuze Jugendstil-villa uit 1899, een schitterend 18e-eeuws stadspaleis waar voorheen baronnen en prinsessen woonden, een neoclassicistisch patriciershuis uit 1794.

De afdeling ‘Verhuur bijzondere locaties’ van Vereniging Hendrick De Keyser doet haar naam eer aan.

Sinds zeven jaar is een deel van die bijzondere huizen ook te huur als evenementlocatie. Van bruiloften en vergaderingen tot productpresentaties en netwerkborrels vinden plaats in stijlkamers van herenhuizen, in de nabijheid van verguld houtsnijwerk en monumentale trappenhuizen. En het mooie is, steeds meer

deuren van deze bijzondere plekken door heel Nederland gaan open. “De vereniging werft al bijna een eeuw panden uit verschillende architectonische stromingen om ze te restaureren en te behouden voor de eeuwigheid,” vertelt Maaike Odolphi. “Maar na 100 jaar bewaren en behouden is het nu tijd voor 100 jaar delen!

We openen de deuren om het publiek de panden écht laten beleven.”

Goed op de kaart zetten In een eeuw tijd zijn 416 architectonisch of historisch belangrijke gebouwen verworven en gerestaureerd en

“ Na 100 jaar bewaren en behouden is het tijd voor 100 jaar delen” aan is. Denk aan de opkomst van de en suite, het verdwijnen van de bedstee, het toilet dat inhuizig werd op een gegeven moment. Al die stukjes geschiedenis zie je in een serie van Museumhuizen. Het leuke is dat de bezoeker daardoor wordt getriggerd om een volgend huis te bezoeken en de eventorganisator om het volgende evenement op een andere locatie van ons te houden.

Die koppeling van de inhoud met een locatie kan een enorme meewaarde aan je evenement geven.”

Zitten op een 18e-eeuwse stoel De bijzondere gebouwen mét inrichting van Vereniging Hendrick de Keyser zijn als evenementlocatie de afgelopen jaren steeds meer bekend geworden. In een kleine zes jaar tijd wist Odolphi, als eerste eventmedewerker, de afdeling uit te breiden naar vier man sterk en is er inmiddels een continue toename van aanvragen. “Steeds meer klanten weten ons te vinden, ook steeds meer klanten komen nog een keer. Het mooie is: we hebben een enorm aanbod, je kunt elke keer weer wat anders huren voor je event.” De gastvrijheid staat voorop, ook al gaat het om een ruimte van historische waarde. “Je mag als gast alles aanraken, zitten op een 18e-eeuwse stoel tijdens een diner, een laatje opentrekken… Je kunt niet beleven met je handen op je rug, vinden wij. We willen de mensen een moderne beleving in een museale omgeving bieden.”

Andere tak van sport Dat ze als locatieverhuurder nu eens zelf aan het roer van een groot evenement staat, het 100-jarig jubileum, daarvan is Odolphi niet onder de indruk. “Ik ben van oorsprong eventmanager en in mijn huidige functie, als verhuurder van locaties, ben ik altijd betrokken bij de organisatie van een event. Daarnaast doe ik dit niet alleen. Van elke afdeling binnen onze vereniging denkt iemand vanuit zijn of haar expertise mee over hoe we het eeuwfeest gaan vormgeven.” Het permanent openstellen voor een groot publiek in plaats van alleen voor de leden is een andere tak van sport, beseft ze. Maar het enthousiasme is groot. De collectie moet bezocht worden, is het idee dat al jaren speelde. “Alleen als mensen ons kennen, bezoeken en waarderen, kunnen we over 100 jaar nog bestaan. Maar ook: dit is allemaal te mooi om gesloten te houden.”

58

De Eventmanager Type artikel

Tekst Naam Auteur

Fotografie Naam Fotograaf

De Eventmanager Trends en Ontwikkelingen

Tekst Carla van Elst

59

— whi tepaper — ad?

MULTIFUNCTIONELE CONGRESLOCATIE IN DEN HAAG 1EEN pag

Industriële uitstraling • Flexibel in te richten • 18 subruimtes! • Zeer goede bereikbaarheid • 385 parkeerplaatsen

INFORMEER NAAR DE

EY N-K TUR RESPAKKETTEN CONG

RSONEN

VOOR 150 TOT 1.000 PE

l.nl

Check FokkerTermina

De hefboom van social media: via de mensen de organisatie zichtbaar maken Of: do’s and don’ts voor bedrijven op social media

Een leermomentje: niemand volgt bedrijven op social media louter vanwege de zakelijke content die ze daar posten. Mensen volgen bedrijven om de humor of de leuke persoonlijke touch die sommige bedrijven in hun uitingen verwerken. Of omdat zij op de hoogte willen zijn van bepaalde praktische informatie van een bedrijf of organisatie.

Dat eigenlijk niemand op zakelijke posts zit te wachten, moet je tot je door laten dringen vóór je als bedrijf gaat investeren in social media. Want zakelijk succes op social media, vergt een flinke investering. En net als overal gaat ook hier de kost voor de baat uit.

Fokker Terminal - Binckhorstlaan 249 - Den Haag Informatie en boekingen: Tim Rosman 06 52038755 en Tom Verhaar 06 20603286

WWW.FOKKERTERMINAL.NL

Hoe kun je als bedrijf succesvol worden op social media?

Erkend expert social media Gerrit Heijkoop verzorgde op 13 februari 2017 een workshop voor de leden van Theater Locaties Nederland, toegespitst op het gebruik van social media voor marketingdoeleinden. Deze whitepaper is een nadere uitwerking van deze workshop en kwam tot stand in samenwerking met Gerrit Heijkoop.

60

Trends en Ontwikkelingen

1 Met hard werken Zakelijk succesvolle social media vereist deze drieslag: online hygiëne, online kansen maken/zien/ grijpen, online marketing.

Start met online hygiëne Zorg dat alle kanalen die je zakelijk gebruikt er netjes bijstaan.

Google het bedrijf, kijk en oordeel: wat vind je zelf van wat je vindt?

Richt in, vul aan, zorg dat klanten op je bedrijfswebsite de goede dingen kunnen vinden.

Zorg dat ook over alle medewerkers van het bedrijf – van directeur tot portier – online goede dingen te vinden zijn. Want zij gaan straks zakelijk werken met social media vanuit hun persoonlijke accounts op LinkedIn, Facebook, Instagram.

Tip: bekijk je Facebook-tijdlijn en gooi alles eraf wat te privé of gênant is. Wat je NIET in de krant wilt lezen over jezelf, moet je ook NIET op Facebook zetten.

Online kansen maken, zien en grijpen Start met af en toe posten op de kanalen die je in de vorige stap netjes hebt ingericht. Als zakelijke professional ga je dus op je Instagram-, LinkedIn- en/ of Facebook-account je persoonlijke zakelijke zelf laten zien en vandaaruit contact maken met je zakelijke relaties.

Online kansen zijn dichtbij te vinden: in je eigen relatienetwerk van bestaande klanten. Die ga je om te beginnen volgen; link met je bestaande relaties op LinkedIn, ga ze volgen op Instagram en, als dat past, ze bevrienden op Facebook.

Vervolgens reserveer je 2 x per

61

week 10 minuten om de relaties uit je netwerk op deze kanalen aandacht te geven, bijvoorbeeld door te reageren op wat zij zelf hebben gepost. Geen likes, niet zomaar klikken op de Facebook-knop ‘Feliciteren’, maar echte, leuke, gemeende en persoonlijke reacties.

De 2x10 minuten is een voorbeeld; meer mag, minder niet.

Zorg voor continuïteit en bewaak de kwaliteit van je posts. Die posts – foto’s, filmpjes of verwijzingen naar artikelen – kunnen gaan over van alles in relatie tot jouw bedrijf/ dienst/product.

Belangrijk is dat alles wat je op social media doet écht moet zijn en oprecht moet klinken. Daarvoor is het nodig dat je het oprecht leuk vindt om te doen en niet ziet als een moetje.

Let op: dit doe je allemaal vanuit je eigen persoonlijke account en níet vanuit een zakelijke b2b-pagina. Je legt als persoon op je eigen kanalen contact met je klanten, blijft zo met ze in contact en zorgt dat ze je daar aardig vinden.

Als jouw klanten op regelmatige basis – door jouw inzet van 2 x 10 minuten per week – met een glimlach aan je denken, is de kans groot dat jij top of mind bent als ze behoefte hebben aan de diensten of producten van jouw bedrijf.

Online marketing Dit is het échte werk. Wat je alleen moet gaan doen als je er écht zin in hebt, tijd voor hebt en helemaal door hebt hoe het werkt. Hierbij draait het om het maken en afgeven van metaboodschappen.

Niet: hé, je kunt bij ons deze diensten/producten afnemen.

Wel: content maken waarin je die boodschap verstopt. Je kunt bijvoorbeeld op je zakelijke kanalen persoonlijke content gaan plaatsen: de werkdag van … Mét humor, dat doet het altijd goed.

Wie in 2017 aandacht wil op social media, doet dat met video en idealiter met live video. Daarmee kun je tegenwoordig live op Facebook, zoals dat al langer kon op YouTube, en sinds kort ook op Instagram.

Of jouw online marketing kans van slagen heeft, hangt af van de kwaliteit van je content.

2 Met goede content Om te kunnen posten op social media heb je content nodig. Denk nog even aan de redenen die mensen kunnen hebben om bedrijven te gaan volgen op social media. En houd in je achterhoofd: helemaal niemand zit te wachten op een uitleg over hoe fantastisch jouw bedrijf, dienst of product is.

Gerrit Heijkoop – erkend expert social media en auteur van managementroman Trending Topic – adviseert: gedraag je op social media zoals je je in de kroeg zou gedragen, social media is niets meer of minder dan een virtuele kroeg.

Niet: zomaar dingen gaan roepen, mensen irriteren met ongevraagde meningen.

Wel: mensen echte aandacht geven. Ga met ze in gesprek, reageer op wat zij interessant vinden en probeer te bedenken waarmee je ze kunt raken. Bijvoorbeeld met:

Artikelen Horen volgens Heijkoop bij de beste contentvormen. Je kunt ermee aansluiten op de actualiteit en onderwerpen bespreken die belangrijk zijn voor jouw doelgroepen. Een artikel dat je schrijft/laat schrijven kun je plaatsen als blog, op je eigen site of juist bij een vakblad, het kan input zijn voor diverse social media updates en je kunt het zelfs als inspiratie gebruiken voor een (live) video.

Video’s/live video’s Want video is dé contentvorm van nu. Sinds april 2016 kun je bijvoorbeeld live op Facebook. Ga je met een persoonlijke Facebook-pagina live, krijgen al je volgers een pop-up-notificatie; ga je live met een zakelijke pagina dan krijgen online Facebook-bezoekers de melding ‘de pagina die je volgt is live’.

In alle gevallen creëer je dus enorm veel zichtbaarheid.

Gebruik visuele storytelling: een verhaal met begin, midden en eind. Daarmee maak je in een handomdraai minimaal drie posts: het begint hier, dan gebeurt dit en dan dat en zo verder.

Bedenk wel dat je op Instagram Stories en Snapchat niet te veel posts moet plaatsen, vijf of zes maximaal. Anders gaat het irriteren.

Relevante content Vuistregel is: plaats alleen relevante content op social media. Maar wat is relevant?

Wat zou je zelf willen zien/ lezen/weten? Dat is eigenlijk de belangrijkste vraag die je moet beantwoorden als je wilt weten wat relevante content is. Je moet je content bedenken vanuit het perspectief van een ontvanger.

Niet: wat wil IK vertellen?

Wel: waar doe ik de MENSEN DIE IK WIL BEREIKEN een plezier mee?

Wat vind jij zelf leuk op social media? Dat is waarschijnlijk hetzelfde als wat de meeste mensen leuk vinden: berichten waar je om moet lachen, waar je wat van kunt leren of die je een goed gevoel geven, naast gewone praktische informatie én reacties van anderen op berichten van jou. Gerrit Heijkoop vatte dit samen in zijn 5xL-model: Leren, Lachen, Liefde, Locatie en Luisteren.

Relevante content voldoet minimaal aan één van de 5 L-en uit het model.

3 et de do’s en don’ts M van social-media-land (anno 2017) in je achterhoofd Quotes van Gerrit Heijkoop, auteur van Trending Topic

Zakelijk twitteren “Het gebruik van Twitter laat al ruim twee jaar een dalende trend zien, die zelfs lijkt te versnellen in 2017. Mijn advies aan mensen en bedrijven die nu nog niet op Twitter zitten: begin er niet meer aan! Een bestaande account opheffen? Zeker niet zomaar stoppen; zeker wél nog een tijd in de gaten blijven houden. Maar tegelijkertijd schrijf je als laatste post bijvoorbeeld: wij zijn modern en verhuizen daarom naar Instagram, je kunt ons voortaan daar volgen via…”

Digitale nieuwbrieven: doen of niet?

“Wie leest nog zakelijke nieuwsbrieven? Als je dat zelf onzin vindt, moet je bedenken waarom jij ze dan zou willen versturen. Want het is een prachtig middel om aandacht mee te trekken, maar in de basis zitten mensen niet op jouw nieuws te wachten. Dus moet je hyper-creatief zijn.”

Gesponsorde updates “Universeel genoemd als een van de meeste irritante fenomenen van

Buzzcapture – Aantal Nederlandse gebruikers op Social Media vanaf 2005 10.000.000 9.000.000 8.000.000 7.000.000 6.000.000 5.000.000 4.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

De Eventmanager Inspiratie

Trends en Ontwikkelingen

Zakelijk Facebook?

Wel of geen Facebook gebruiken voor zakelijke contacten? Heijkoop zegt: Facebook is groter dan LinkedIn, 68% van de bezoekers op Facebook komt er dagelijks en verblijft daar gemiddeld 30 minuten, bij LinkedIn liggen die aantallen veel lager. Dus statistisch gezien is het interessant je zakelijke relaties op Facebook tegen te komen. Oók omdat ze daar persoonlijker benaderbaar zijn.

“Maar scherm jezelf niet af op Facebook, door ‘alleen delen met vrienden’ te gebruiken. Je moet het juist omdraaien: zet alles ‘openbaar’ en zorg dat de content bestaat uit persoonlijke dingen die iets over jou zeggen als mens en medewerker van bedrijf X. Dat maakt je een mens, waardoor anderen het leuk kunnen vinden om met jou contact te zoeken.”

Facebook Live “Goed idee om iets te doen met Facebook live. Bijvoorbeeld: – Een live video met een echte host: iemand die voor of achter de camera commentaar geeft op wat te zien is.

– Nog beter is ‘de camera flippen’: je camerastandpunt switchen van normaal naar reverse en zo de binnenkomende reacties van kijkers volgen. Je bent live, mensen kijken en reageren; je krijgt nog meer dynamiek als je reageert op die reacties.

Facebook vs.YouTube “Plaats geen YouTube-links op Facebook! Facebook maakt het al

Instagram Live “Sinds kort kun je stories – video’s en foto’s – posten op Instagram, die na 24 uur weer verdwijnen.

Dan kun je bijvoorbeeld een werkdag van jou als eventmanager (of een andere medewerker) laten zien: begin, midden en eind van een evenement. Ook dat weer bij voorkeur persoonlijk én met humor.”

“Helemaal nieuw is dat je een livestream kunt starten met Instagram Story. Zodra jij je live story post op Instagram, krijgen al je volgers een push-notificatie ‘die-en-die is live’. Duurt misschien even voor ze gaan kijken en dat betekent dat je langer online moet blijven, misschien wel 20, 30 minuten.”

Live video’s “Voor elk kanaal geldt: hoe langer je live gaat, hoe meer je in de gaten moet houden dat het interessant blijft. Je bouwt namelijk in die 20 of 30 minuten een publiek op. Je ziet steeds wie zich aanmeldt, die mensen kun je groeten en vertellen wat je aan het doen bent, even samenvatten wat er al geweest is.”

Tips voor LinkedIn gebruik “Plaats bij berichten altijd een

“Bij LinkedIn gebeurt iets interessants: elke reactie, ook een like, van mij levert een volledige nieuwe update in mijn netwerk. Als ik jouw update like, wordt jouw hele update een update in mijn netwerk. Daardoor krijg je op LinkedIn soms dagen later nog reacties.

Maar ook: omdat alles wat je op LinkedIn doet, updates genereert in je eigen netwerk, moet je erop letten dat het zaken zijn waarmee je je wilt associëren.”

“Zorg dat je eigen posts niet met elkaar concurreren. Daarom niet te vaak posten op LinkedIn, eens per week is prima.”

“Post altijd je eigen update als laatste. Eerst reageren op anderen en dan iets van jezelf. Anders krijgen mensen jouw post niet meer te zien.”

“Heb je een LinkedIn-bedrijfspagina? Post dan iets op die pagina, stuur mensen in je organisatie de link daarnaartoe en vraag of zij het bericht willen delen of liken op hun persoonlijke pagina. Dáár zit de hefboom: via mensen uit je organisatie jezelf zichtbaar maken.”

Algoritmes beïnvloeden “Er zijn technische trucjes om algoritmes te manipuleren: – Posts van personen komen altijd boven posts van bedrijven. Ga daarom altijd met persoonlijke accounts aan de slag.

– Je krijgt vaker updates van mensen waar je zelf op reageert.

Dus als je morgen iets leuks hebt te delen, reageer dan vandaag al lekker actief bij veel mensen in je netwerk. Dan komt morgen jouw post bij hen bovenaan te staan.”

er

moeilijk om mensen te bereiken met je bedrijfspagina, door die standaard onderaan te plaatsen.

Als je Facebook-bezoekers naar YouTube probeert te trekken, waardeert Facebook je nóg minder.

Wat dan wel? Een video uploaden – native – in Facebook zelf en vanuit daar delen. Heb je een zakelijke Facebookpagina, kun je de video daar uploaden en met je persoonlijke account delen. Zo creëer je veel zichtbaarheid.”

foto, dat zorgt voor meer zichtbaarheid in de tijdlijn.”

63

Live marketing wekt een ijzersterk merk tot leven Zijn er mensen die geen fan zijn geweest van lego? Voor Jeroen Coers is het stiekem toch een jongensdroom die uitkomt, nu pino communicatie | evenementen | congressen voor de derde keer de organisatie van lego world ondersteunt. Maar een evenement met zo’n omvang voor een van de sterkste merken ter wereld is allesbehalve kinderspel.

Jeroen Coers van pino en Maaike Traas en Cindy Kannemeyer van lego vertellen hoe ze samen dit grootse live marketingevent letterlijk steen voor steen opbouwen.

s de

chermen

b

GO World LE ij

social media. Facebook vertelt je ondertussen dat je heel veel mensen ermee bereikt. Dat klopt ook.

Maar je bereikt ze met iets dat ze in de kern irriteert; hoe duurzaam is dat voor je merk?”

Tekst Mark Dyson

Acht

62

In de week voorafgaand aan de herfstvakantie is er slechts 6 dagen tijd om 4 hallen van de Jaarbeurs in een wereld van lego te veranderen.

Daar komen 24 tot 28 vrachtwagens vol lego stenen en bouwwerken aan te pas, die exact volgens een vaste indeling worden opgebouwd door zo’n 80 man personeel. Tijdens het evenement komen nog eens 200 hosts, stagiairs en vrijwilligers in actie. Alsof dat geen uitdaging genoeg is, dient het event ook het imago van een van de sterkste merken ter wereld uit te stralen. “lego world is het grootste lego evenement ter wereld. We kunnen dit dus alleen goed aanpakken met de hulp en deskundigheid van een ervaren eventspecialist,” vertelt marketingmanager Maaike Traas. “We zochten een partner die ons kon helpen de logistiek en opbouw te verbeteren. lego zelf heeft zeer duidelijke ideeën over de invulling van het evenement, maar is geen specialist in hoe je zoiets kostenefficiënt kunt organiseren.”

Nadenken over elke stap Jeroen Coers stapte aan boord van een rijdende trein: een evenement dat al 14 jaar bestaat en bepalend is voor het imago van het merk. “Iedereen wil natuurlijk dolgraag voor lego werken, dus direct bij de eerste kennismaking werd duidelijk

64

De Eventmanager Trends & Ontwikkelingen

Inspiratie

bij lego spreekt met één stem; je weet precies wat er verwacht wordt.” pino heeft bijvoorbeeld de vrije hand in een van de moeilijkste uitdagingen: de zoektocht naar geschikt personeel. Zij zijn straks immers het vriendelijke gezicht van lego. “Na zeven dagen in een Jaarbeurs vol rennende en spelende kinderen nog steeds kunnen glimlachen, dat is een belangrijke selectiefactor,” zegt Cindy.

“ Het is een immense operatie en de opbouw blijft mensenwerk” dat het echt moest klikken. We moesten concrete meerwaarde kunnen bieden en vooral het imago en de kernwaarden van lego delen.” Niet verwonderlijk, want lego world is veel meer dan een vermakelijk familie-uitje. Maaike Traas: “Het event is een van onze belangrijkste marketingtools, bedoeld om ons merk letterlijk tot leven te wekken. Een fantasiewereld die volledig met lego stenen is opgebouwd.” lego houdt daarom zelf controle over de invulling en de uitvoer van het evenement. Zo bepalen de nieuwe producten van het seizoen de thema’s van lego world. Ook houdt de opdrachtgever streng toezicht of alle merkwaarden worden nageleefd. “Alles moet betrouwbaarheid, vriendelijkheid en kwaliteit uitstralen.

We denken over elke stap na en verwachten van onze partners hetzelfde,” aldus eventcoördinator Cindy Kannemeyer.

Onder een vergrootglas Toch heeft Jeroen Coers niet het gevoel dat zijn opdrachtgever hem strak aan de lijn houdt.

“Vanaf het begin was duidelijk dat lego een bepaalde mentaliteit en betrokkenheid verwacht.” Ook de beide lego medewerkers benadrukken dat het bedrijf in de samenwerking geen dictator wil zijn. “Dat hoeft ook niet als je de juiste partners kiest. Maar we liggen onder een vergrootglas: gaat er iets mis, beschadig je wereldwijd de reputatie van het merk. Onze partners accepteren daarom dat lego de knopen doorhakt, maar samen zijn we verantwoordelijk voor een succesvol evenement. Daarmee ontstaat een gelijkwaardige relatie.”

Jeroen vindt de samenwerking vooral helder.

“De kernwaarden en uitstraling van lego zitten bij alle medewerkers stevig in het dna. Iedereen

Nooit vlekkeloos Na twee edities weet Jeroen Coers dat een evenement van deze omvang en complexiteit zich nooit vlekkeloos laat plannen. “Improvisatie blijft het allerbelangrijkste. Het is een immense operatie en de opbouw blijft mensenwerk.

Daarom kijken we steeds hoe het handiger en sneller kan. Zo hebben we andere speeltafels geïntroduceerd, waar we hoezen voor konden laten maken in plaats van ze per stuk te bekleden.

Een kleine verandering, die vele uren tijdswinst betekent. Ook zoeken we continu naar de juiste balans tussen wat vooraf wordt gebouwd en wat beter op locatie gebouwd kan worden. Vooraf is makkelijker, maar voor je het weet heb je een extra vrachtwagen nodig.”

Een marathon Met nog enkele maanden te gaan ligt de organisatie mooi op koers. De plattegrond van de hallen is vrijwel definitief. De thema’s zijn bepaald, dus nu is het zoeken naar een kostenefficiënte invulling van de activiteiten, films en andere programmaonderdelen. De benodigde bouwsteentjes en andere materialen zijn aangevraagd, het logistieke plan is in de maak. “Natuurlijk is het een spannend idee dat we op 18 oktober om 10.00 uur hoe dan ook open zullen gaan. Daarom moeten we tijdens de opbouw ook op schema blijven, terwijl de veiligheid altijd voorop staat. Dat betekent steeds opletten en waar nodig bijspringen, van de ene naar de andere plek, verspreid over die grote hallen. Tijdens de opbouwweken én de evenementweek leggen we dagelijks bijna een marathon af,” zegt Jeroen Coers. “Het is maar goed dat ik in de opbouwweek nog door de Jaarbeurs kan fietsen.”

Tekst Carla van Elst

LOCATIEONDERZOEK

Welke trends zijn uitgekomen?

Hoe is het met de economie van de evenementenbranche gesteld? GreaterVenues deed een factcheck aan de hand van de uitkomsten van het High Profile Locatieonderzoek 2016 – 2017. Welke trenduitspraken kunnen we beoordelen als WAAR of NIET WAAR?

65

66

Trends & Ontwikkelingen

67

TREND 1

TREND 3

‘Er is weer meer ruimte voor events’ O ja? Is het budget het afgelopen jaar dan toegenomen?

Ja dus, blijkt uit dit plaatje: Het budget t.o.v. het voorgaande jaar

De gemiddelde toename van het budget is 5%. Dat lijkt weinig, maar als je de groeicijfers van de afgelopen vijf jaar naast elkaar zet, zie je een duidelijke verandering.

In 2012 ziet nog de helft van de opdrachtgevers het evenementenbudget krimpen. In 2016 is het beeld volledig omgedraaid: 14% ziet krimp en maar liefst 36% ziet groei.

Trend 1 beoordelen we als: WAAR.

30 20

gezakt gelijk gestegen

10 0 2012

2013

2014

2015

Locatiehouders verzuchten regelmatig: de aanvragen komen steeds korter van tevoren en de boeker heeft ook nog eens minder geduld. Klopt dat?

Trend 3 beoordelen we daarom als : NIET WAAR.

2016

TREND 2

Al jaren hoor je: alles wordt persoonlijker, dús zullen de events minder massaal worden, dús krijgen we meer evenementen, maar voor kleinere groepen, waarbij per persoon meer wordt uitgegeven. O ja?

Maar wordt er ook meer uitgegeven per persoon?

Als je kijkt naar diagram 2 denk je ‘yes, een groei van 60%!’. Helaas moet die optimistische uitkomst worden toegeschreven aan het aanpassen van de antwoordmogelijkheden bij deze vraag in het Locatieonderzoek.

Waardoor de uitkomst van 2016 (€ 110) onvergelijkbaar is met die van 2012 (€ 69).

2 1

38%

30%

29%

2014

2015

2016

0

‘De evenementenbranche is nu écht uit het dal geklommen!’

Oké, dit soort uitspraken over economische ontwikkelingen moet je altijd met een korreltje zout nemen.

Maar we willen toch wel graag weten: is het waar?

Percentage last-minute boekingen

60%

22

23

24

50% 40%

27

30%

Beurzen Evenementen 2013

2014

2015

20%

2016

10% Feesten

Diagram 1 laat zien dat ‘meer evenementen’ blijkt te kloppen. In 2012 organiseerden de ondervraagde organisatoren er gemiddeld 17 per jaar; in 2016 zijn dat er 27.

Diagram 2 Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie (inclusief catering) per persoon?

0% 2012

Congressen Seminars

90

60

30

0 2014

2015

2016

2013 Neemt af

Vergaderingen Trainingen Workshops

2016 2015 2014 0

200

400

600

800

1000

Diagram 3 laat juist het tegenovergestelde zien: voor beurzen, feesten, congressen en vergaderingen is de groepsgrootte ofwel onveranderd, ofwel licht toegenomen. Gegevens hierover van vóór 2014 ontbreken, misschien waren kleinere groepen toen al een feit? Hoe dan ook:

120

2013

Koppelen we het plaatje van de budgetverwachtingen nog even met dat van de budgetontwikkelingen (het plaatje bij trend 1) dan zien we dat de werkelijkheid zelfs beter uitvalt dan de verwachting. In 2015 verwachtte 29% van de respondenten dat hun budget zou stijgen en in 2016 blijkt het budget bij 36% te zijn toegenomen.

We beoordelen trend 4 derhalve als: waarschijnlijk WAAR. (En ook als het niet waar is, ziet er in ieder geval goed uit!)

70%

Diagram 3 Gemiddelde groepsgrootte per branche

2012

Gemiddeld aantal maanden

3

Verwachting van het budget

De gemiddelde groepsgrootte dan. Is het waar dat events kleiner worden? Eh, nee.

Diagram 1 Het aantal evenementen per jaar

2012

4

TREND 4

‘De groepen worden kleiner, maar de events worden grootser aangepakt’

17

Hoeveel maanden voorafgaand aan het event valt de beslissing over de locatie?

5

We zien hiernaast dat in 2014 38% van de opdrachtgevers de locatie korter dan twee maanden voorafgaand aan het event vastlegde (gemiddeld: vier maanden).

In 2016 deed nog maar 29% dat en werd de locatie gemiddeld 4,5 maanden van tevoren geboekt.

50 40

‘Locaties worden steeds korter van tevoren geboekt’

Trend 2 moeten we beoordelen als: waarschijnlijk NIET WAAR.

2014 Blijft gelijk

2015

2016

Neemt toe

Een belangrijke graadmeter voor de ontwikkeling van de economie is het consumentenvertrouwen. In de eventbranche te vertalen naar: het vertrouwen van eventorganisatoren in een comfortabel evenementenbudget.

Bovenstaande grafiek laat zien dat er sprake is van toenemend vertrouwen dat het budget gelijk blijft of zal stijgen. In 2012 verwachtten nog net zoveel respondenten dat hun budget zou krimpen als dat er dachten dat het budget zou groeien. In 2016 verwacht 1 op de 3 eventorganisatoren dat zijn budget zal stijgen en slechts 1 op de 8 verwacht dat het budget zal dalen.

Dit is een ingekorte versie van een artikel op GreaterVenues.com, de nieuws- en inspiratiesite van High Profile Locaties. Ieder jaar voeren zij het Locatieonderzoek uit onder opdrachtgevers van meeting- en eventlocaties.

In de editie van 2016-2017 deelden 833 respondenten – met name leden van het Genootschap voor Eventmanagers – hun kennis.

Foto Dick van Baarsel

De Eventmanager Trends & Ontwikkelingen

68

Tekst Barbara van Baarsel

Het diner-relatie-event:

Onder hoogspanning en met maximale opbrengst Een nieuwe vorm van live communicatie die we steeds vaker zullen gaan zien.

Een event in zeer kort tijdsbestek, met krachtige communicatie, een exclusief karakter en vooral gericht op het versterken van relaties. Een diner-relatie-event, waarbij iedereen gegeten, gedronken én genetwerkt heeft in maximaal drie uur.

Hoe efficiënt is dat? En haal je in zo’n korte tijd wel alles eruit wat erin zit?

A

nneke Witte organiseert als procesbegeleider bij De Bouwcampus in Delft regelmatig Idee Diners. Voor haar organisatie is dit type event heel efficiënt en effectief. “We hebben het doel verbindingen te leggen tussen opdrachtgevers, opdrachtnemers en kennisinstituten uit de bouwsector.

Die aansluiting maak je het best door mensen bij elkaar te brengen, een duidelijke doelstelling te communiceren en de beschikbare tijd en het budget optimaal te benutten.”

Foto Monique van Zeijl Fotografie

Nazomerdiner Royal Haskoning

Twee uur dineren: puur relatiemanagement Ook Margie Alders is overtuigd voorstander van het concept. Zij werkte jaren voor ingenieursbureau Royal Haskoningdhv, als Hoofd pr en Communicatie en eventmanager van interne en externe events. Tijdens een seminar over relatiemanagement van het Genootschap voor Eventmanagers vertelde zij over het jaarlijkse Nazomerdiner van Royal Haskoningdhv, eveneens een kort en krachtig event. “Het diner vindt altijd plaats op dezelfde locatie, van 19.30 uur tot ongeveer 22.30 uur. In totaal worden zo’n 250 gasten verwelkomd uit de top van het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties; van prominenten tot ambassadeurs en voorzitters van Raden van Bestuur en Commissarissen.”

Voor Royal Haskoningdhv is het event primair bedoeld om de aanwezigen te bedanken voor hun vertrouwen en het netwerk aan te halen. “Het bedrijf heeft veel corporate events die altijd over inhoud gaan; dit is puur relatiemanagement, vandaar een sterke focus op de ontmoeting en gemêleerde gezelschappen aan tafel. Gasten geven terug dat ze dat op prijs stellen: ‘leuk om anderen te ontmoeten, ook uit een ander werkveld.’ Dat is onderdeel van het succes.”

Idee Diner: weten wat je te wachten staat Bij De Bouwcampus bestaat het gezelschap voor het Idee Diner uit 90 personen; eveneens van verschillende bedrijven, vaak personen die normaal aan verschillende kanten van de tafel zitten: opdrachtgever versus opdrachtnemer, toeleverancier of overheid. Alle genodigden worden persoonlijk benaderd en uitgenodigd, ze ontvangen de doelstelling en de gastenlijst en weten zo precies wat hen te wachten staat. Een paar sprekers ‘van formaat’ én uit dezelfde sector zorgen voor het extra triggereffect, zoals Bernard Wientjes en Jan Hendrik Dronkers. Duidelijk is dat je op die manier mag vertrouwen op weinig ‘no show’.

Idee Diner De Bouwcampus

Planning en protocollen Hoe ga je om met de strakke planningen, protocollen en catering? Want wie wil vis, vlees of eet vegetarisch en vooral: wie zit naast wie en op welk moment? “Dat start al bij het uitnodigingsbeleid,” stelt Anneke Witte. “We nodigen slechts één persoon per organisatie uit, omdat men anders ‘met z’n tweeën’ blijft en minder in gesprek gaat met de andere genodigden. Verder zorgen we voor maximaal tien personen per tafel, met altijd twee mensen vanuit De Bouwcampus; een gespreksleider om discussies en tafelgesprekken op gang te brengen, met een sidekick die belangrijke citaten overneemt en verslag kan uitbrengen aan de organisatie. Met de catering hebben we noodzakelijkerwijs zeer strakke en duidelijke afspraken gemaakt. Alle genodigden kunnen voorafgaand aan het Idee Diner kiezen voor vlees, vis en vegetarisch voor zowel het hoofd- als het nagerecht. De uitdaging zit ‘m vooral in dat iedereen na elke gang aan een andere tafel plaatsneemt.” Anneke en haar team trekken hier een uitgebreide voorbereiding voor uit zodat de aanwezigen met bepaalde tafelgenoten kunnen spreken, inspelend op de thema’s van de betreffende sprekers.

Protocolbureau als ‘helping hand’ Ook bij Royal Haskoningdhv gaat een strakke planning vooraf aan het diner-relatie-event. De doelgroep is breed, naast klanten en relaties zijn tevens hun partners aanwezig. “Dat betekent dat je ook eigen medewerkers kunt vragen hun partner mee te nemen, wat het voor hen bijzonder maakt,” vertelt Margie Alders.

Om de ontmoeting te faciliteren worden bij ontvangst de gasten in contact gebracht met elkaar, met behulp van gastheren en -vrouwen van het Protocolbureau.

“Zij halen gasten op bij de auto, lopen met hen mee en stellen hen voor aan de Raad van Bestuur. Daarna worden ze voorgesteld aan een van de concerndirecteuren om vervolgens geplaceerd te worden aan tafel met een andere directeur als gastheer. Dit loopt alleen zo soepel omdat het zeer strak wordt geregisseerd.”

Het hele jaar content Volgens beide eventprofessionals heeft het succes van het diner-relatie-event ook alles te maken met de interne communicatie. Bij Royal Haskoningdhv werken ze bijvoorbeeld met een Book of Faces en wordt het management gevraagd om eigen relaties van tevoren te bellen. De uitnodiging is hard copy en alle andere communicatie digitaal. Iedereen dient zich voor te bereiden op deze twee, maximaal drie topsporturen.

Even samen pieken om vervolgens nog lang gebruik te kunnen maken van het succes. “We bedanken aanwezigen met een ‘tas vol wijsheden’ als vervanger voor de ‘goodiebag’ en daags na afloop ontvangen zij een sfeerverslag, foto’s en zelfs korte interviews met gasten.” De Bouwcampus gebruikt haar nieuwsbrieven het hele jaar door als vehikel voor artikelen en interviews die tot stand zijn gekomen tijdens het Idee Diner.

“Nog los van het verstevigen van de relaties, helpt deze organisatievorm ons om met beheersbare kosten en maximale opbrengst voor alle betrokkenen dit jaarlijkse event te kunnen organiseren. De exclusiviteit maakt dat genodigden het belangrijk vinden elkaar jaarlijks op deze manier te treffen; zo compact mogelijk zodat iedereen relatief weinig declarabele tijd verliest,” aldus Anneke Witte.

69

70

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Barbara van Baarsel

Fotografie Photonic

Global Sponsorship Manager Heineken International over 360-graden benadering en de krachtige tips van Xander Kranenburg van The Next Web.

tweede podium voor

The Experience Conference Tijdens de tweede editie van The Experience Conference (tec) eerder dit jaar ontdekten zo’n 200 deelnemers waarom activaties en events contentcreators zijn, hoe via pr en social een groter publiek wordt bereikt en welk effect live communicatie heeft. Wicked Grounds The Warehouse in Amsterdam was het decor voor dit interactieve congres van idea.

De 360-graden benadering van Heineken Mark Bogaerts, Global Sponsorship Manager Heineken International: “Events waren in het verleden relatief duur en genereerden weinig bereik, terwijl zij wel voor veel impact zorgden. Inmiddels is een event veel meer dan een gebeurtenis, veel meer dan een doel op zich.

Het is een middel. Een middel dat, mede dankzij social, bereik en impact genereert; zowel vooraf als tijdens en achteraf.”

Xander Kranenburg

Dat betekent dat er nu andere eisen gesteld worden aan de eventmanager? “Absoluut. Kennis van com-

municatie en marketing is voor een eventmanager, zeker aan de klantkant, onontbeerlijk. Tegenwoordig moet je mee- en nadenken over strategie, zo benaderen wij ook elk event bij Heineken; past het in en versterkt het de strategie? Wanneer je dit heel goed aanpakt, overstijgt het zelfs een tv-commercial in bereik. Kijk bijvoorbeeld eens naar de uitgebreide aftermovie van Tomorrowland. De impact is groot, vooral omdat er vrijwillig naar gekeken wordt. Mensen ‘kiezen’ ervoor het te bekijken, te liken, te delen. In het verlengde hiervan is een element dat erbij is gekomen voor de eventmanager: de 360-graden benadering. Wij doen niet anders meer, alles wordt vanuit die methodiek aangevlogen. Een sponsorship, zoals de Champions League, wordt centraal gezet en vervolgens durven wij daar een hele campagne op te draaien: digital, pr, events, tv, social… Onze marketingcollega’s in de Heineken markten (landen) kunnen bijvoorbeeld intekenen op de Trophy Tour om dit event naar hun land te laten komen als een add on op de Champions League-campagne om de impact hiervan verder te vergroten. Dat is de rol van een event. We ‘verkopen’ deze campagnes dan in de sfeer van het desbetreffende thema. Wanneer zij events in die 360-graden benadering toepassen wordt de strategie van de campagne, of dat nu rugby, James Bond of voetbal is, vertaald naar de strategie van het event.”

Wat zijn de redenen voor Heineken om te sponsoren?

“Wij sponsoren omdat dit voortkomt uit onze merk-

strategie: to open up worldly experiences. Voor ons zijn daarnaast de belangrijkste criteria om te sponsoren:

71

k Het moet bijdragen aan omzet, volume en winst van Heineken; k Het moet onze merkbekendheid vergroten, daar is het een uitstekende imago- en awareness-tool voor; k We leggen elk sponsorship langs de lat van wereldwijd bereik; k Een sponsorship moet onze doelgroep aanspreken; k De gesponsorde partij moet minimaal net zo premium zijn als ons merk. Sterker nog: we willen ons kunnen optrekken aan een partij; k Last but not least: een sponsorship moet voor ons momenten opleveren waarbij onze doelgroep bier kan drinken, kan genieten van ons product.”

Zie jij een bepaalde ontwikkeling op het gebied van sponsorships? “We zien dat partijen waar wij een

sponsorship mee afsluiten steeds méér waarde hechten aan activatie en communicatie, dan aan het bedrag dat zij als sponsor-fee ontvangen. Zij zien dus liever dat er veel geactiveerd en gecommuniceerd wordt, dan dat er een X bedrag tegenover staat. Zo groeit de bereidheid om de fee te verlagen. Verder zie ik dat het onderdeel ‘event’ binnen een sponsorship meer en meer in zwang raakt bij marketeers, zij merken dat het effect groter wordt.”

Op welke valkuil moeten we letten? “Om te eindigen

waar ik mee begonnen ben: de investeringen in een event leveren meer rendement op ten opzichte van een aantal jaren geleden doordat het bereik verveelvoudigd is door social content. Een kleine kanttekening: er is soms te veel focus op social content, waarbij de kwaliteit van het event uit het oog wordt verloren. Vergeet niet dat de ambassadeurs van het event of je merk de ‘live’ bezoekers zijn!”

De drie onmisbare tools van The Next Web (TNW) Xander Kranenburg is eindproducent van tnw: not your average tech event. Een successtory, die elk jaar neerdaalt op het Westergasterrein in Amsterdam. Een zakelijk tweedaags festival met inmiddels al meer dan 15.000 internationale bezoekers.

Xander gaf ons tijdens tec 2017 inzicht in de drie ‘onmisbare’ tools van tnw.

Slack “We worden overspoeld met nieuwe tools en software, maar welke gebruik je? Sommige werken goed, andere zijn een hype, zoals Snapchat bijvoorbeeld. Dat is een app voor een niche groep. Maar een tool die ik echt iedereen kan aanraden, is Slack. Ik kan niet meer zonder!

Het is de magische productiesaus en alles komt erin samen: stagedesign, content, marketing. Maar ook alle

Mark Bogaerts

toeleveranciers zijn connected; van de tentenbouwer tot de lichtontwerper en de designer. We ‘dwingen’ iedereen waar we mee samenwerken Slack te gebruiken en doen vervolgens een digitale dans om elkaar snel van antwoorden te voorzien. Die slagkracht is enorm.

Bijkomstig voordeel: ik krijg nog maar vijf relevante mails op een dag, de rest is verdwenen naar Slack.”

Reverse engineering “We ontlenen veel van de shit die we doen uit startupland. Maar een old school en zich bewezen methode is reverse engineering. Bij het visuele ontwerp van tnw denken we aan de foto’s en teksten achteraf én zelfs aan de aftermovie. Die content is geen nabrander, het is letterlijk al bedacht. Zo gaan we aan de slag met stagedesign zodat we de ‘money shot’ vooraf al kunnen briefen aan de fotograaf en het social team tijdens het event klaar kan staan om díe foto te seeden via kanalen.

Ik kan je op een briefje geven dat die foto vervolgens viral gaat.”

Inhuren van pro’s “Mijn devies: huur een topfotograaf en een goede tekstschrijver in! Zij zijn hun geld meer dan waard. Je wilt toch een digitaal spoor achterlaten van jouw event?

Echt, eventmanagers mogen daar veel meer focus op hebben, het is tenslotte een legacy die je wilt hebben, dus investeer er dan ook in en ga niet rommelen met stagiaires, een neefje of een buurvrouw die aardige foto’s kunnen schieten en weleens een persbericht geschreven hebben…”

Als contentmakers weten we dat sommige content een tweede podium verdient. Dat geldt bijvoorbeeld voor de keynotes Mark Bogaerts, Global Sponsorship Manager Heineken International én Xander Kranenburg van The Next Web. Uitgebreide interviews met beiden publiceerden we eerder op de website van De Eventmanager.

72

De Eventmanager Vooruitblik 15 jaar GVE

Tekst Mark Dyson

73

De nieuwe generatie eventmanagers Er was een tijd dat eventmanagers het vak helemaal zelf in de praktijk moesten uitvinden. Nu deze generatie de branche volwassen heeft gemaakt, komen de meeste nieuwkomers binnen met een diploma op zak. De Eventmanager sprak met Judith Noortman, die eventmanagement zelf in de praktijk heeft uitgevonden, en Julia van Loo, die aan de Hogere Hotelschool studeerde.

We vroegen ze hoe zij naar het vak kijken en naar de verschillen tussen praktijk en opleiding.

Tegenwoordig is eventmanager een serieus beroep, maar Judith kan zich

Julia van Loo studeerde in juni 2016 af aan de Hogere Hotelschool Den Haag en kon direct aan de slag als meeting & events planner voor een internationaal consultancybureau, waar ze uiteenlopende evenementen organiseert voor verschillende klanten.

de tijd herinneren dat ze mensen moest uitleggen wat haar vak precies inhield. Hoewel ze voor Wegener toen al indrukwekkende relatie-events voor soms 1.000 gasten organiseerde, heette haar baan officieel nog verkoopmedewerker. “Een speciale afdeling voor events bestond niet. Ik zie nog voor me hoe accountmanagers zelf talloze etiketjes zaten te plakken; 1.000 uitnodigingen die we met de hand moesten versturen. Geen internet en e-mail en – wat klinkt dit oud eigenlijk – zelfs computerprogramma’s gebruikten we nog nauwelijks.”

Judith Noortman organiseerde van 1990 tot 2004 events voor Wegener en richtte daar de interne evenementenafdeling op. Later werkte ze als freelance eventmanager voor verschillende organisaties. Sinds enkele jaren is ze senior event officer voor advocatenkantoor Allen & Overy.

Julia koos voor de Hogere Hotelschool Den Haag, vanwege haar fascinatie voor hotels en de brede mogelijkheden van de opleiding. Die kwamen goed van pas toen ze toch voor de evenementenbranche koos. Ze vindt haar opleiding een waardevolle voorbereiding voor haar werk als eventplanner. “Het geeft me zekerheid. Veel uitdagingen die ik nu voor het eerst tegenkom, herken ik van voorbeelden tijdens mijn studie.

Daarnaast leerde de Hotelschool mij servicegericht zijn en continu denken vanuit de klant.

Het kost een paar jaar om die mindset te ontwikkelen.”

Nooit uitgestudeerd Beiden zijn het erover eens dat praktische vaardigheden en studiekennis elkaar niet kunnen vervangen, maar allebei belangrijk zijn. Julia en Judith scholen zich dan ook regelmatig bij met cursusdagen of avondstudies. Judith: “De branche verandert zo ontzettend snel, dat het belangrijk is om bij te blijven. Als je alleen al ziet wat voor technische mogelijkheden erbij zijn gekomen, van stemkastjes tot Sendsteps.” Een duidelijk verschil tussen eventmanagers met een praktische en een hbo-achtergrond komt in de praktijk dan ook niet echt voor. Judith: “Ook bij collega’s zie ik geen verschil in aanpak. Bovendien is de uitkomst van een event altijd teamwork. Ik denk dat het vooral belangrijk is verschillende mensen, zoals jong en oud, bij elkaar te zetten, zodat ze elkaar kunnen aanvullen.”

Julia: “Het idee dat ik als ‘millennial’ meer verstand heb van techniek en nieuwe media, is voor mij en mijn senior collega zeker niet waar. Wel heb ik het idee dat jongeren sneller schakelen.

Voor mij is het altijd de norm geweest om alles direct te kunnen krijgen en regelen. Als ik pas na een week een offerte ontvang, ben ik alweer vergeten dat ik die had aangevraagd.”

Judith: “Dat valt me ook op. Als ik een aanvraag krijg voor een event, doe ik eerst een uitvoerige intake. Jongeren zijn geneigd direct op de uitvoer te duiken. Zeker hotelschool-studenten zijn sterk in het creëren van een goede beleving, terwijl ik events meer benader vanuit een marketing-oogpunt: wie en wat willen we hiermee bereiken? Een ander verschil is dat jongeren meestal een minder groot netwerk hebben.

Logisch, want het opbouwen daarvan kost tijd.

Jongeren stappen misschien weer gemakkelijker op iemand af die ze niet kennen. Het zijn goede netwerkers, maar op een andere manier. Zelf heb ik liever hechte relaties met een paar vaste leveranciers dan vele losse contacten.”

“ Niet dat ik ooit mijn jubileum ga vieren als eventmanager, dat past niet bij mijn generatie” De juiste persoonlijkheid Kun je tegenwoordig nog zonder opleiding aan de slag in deze branche? Of is dat in de ‘diploma-democratie’ inmiddels onmogelijk? Julia denkt dat het met jarenlange ervaring prima mogelijk blijft om zonder diploma de branche te betreden. “Maar als je een jonge starter bent,” stelt Judith, “sluit je achteraan bij anderen die wél de juiste opleiding hebben. Mijn dochter overweegt de evenementenbranche in te gaan, dus ik bezoek momenteel heel wat open dagen.

De meeste opleidingen sluiten inhoudelijk goed aan op de praktijk. Maar vele hebben ook hun marketing op orde en geven soms een wel erg rooskleurig beeld van ons vak. Het is niet alleen glitter en glamour, maar vooral een veeleisend beroep waarin je veel verantwoordelijkheden draagt.” Of je daarvoor uit het juiste hout gesneden bent, ontdek je volgens Julia echter snel genoeg tijdens de opleiding. “En dat het keihard werken is, kan ik inmiddels bevestigen. Maar het is ook ontzettend leuk en divers werk. Niet dat ik ooit mijn jubileum ga vieren als eventmanager, want dat past natuurlijk niet bij mijn generatie, maar voorlopig heb ik mijn plek gevonden.”

De Eventmanager Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

74

ER VA AR g Klassieke

Data verzamelen opslaan lekken hacken

randeur &

le ar industrië

75

r

chitectuu

www.theater-haarlem.nl/ zalenverhuur 023 - 51 21 220 sales@theater-haarlem.nl

p.76

p.79

p.82

p.83

Algemene Verordening Gegevens– bescherming

Cyber– veilige events

‘AVG gaat niet om technische aanpassingen, maar om zorgvuldig omgaan met data’

Bewuster omgaan met data is het devies

76

De Eventmanager Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

Tekst Mark Dyson

77

Algemene Verordening Gegevens– bescherming De veranderingen voor eventmanagers op een rij Het hangt al een tijd boven ons hoofd: vanaf 25 mei 2018 moeten alle bedrijven en overheden zich houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze nieuwe richtlijn om verantwoordelijk om te gaan met persoonsgegevens en privacy gaat ook gevolgen hebben voor organisatoren van evenementen en hun leveranciers.

Wat verandert nu precies voor onze branche en aan welke eisen moeten we straks gaan voldoen? De Eventmanager zet de belangrijkste wijzigingen op een rij.

Wat is het doel en het nut van de veranderde regelgeving? Ten eerste geeft de avg burgers meer controle

over hun persoonsgegevens. Bedrijven en overheden mogen niet zonder duidelijke reden persoonlijke informatie verzamelen en individuen krijgen meer zeggenschap over hoe deze informatie gebruikt wordt. Ten tweede legt de avg meer nadruk op de verantwoordelijkheid van bedrijven en overheden om zorgvuldig met die gegevens om te gaan. De eu reageert hiermee op de snelle opkomst van digitale communicatie, die ook grotere risico’s op schending van privacy en cybercriminaliteit met zich meebrengt. De avg vervangt daarnaast de nationale wetgeving op dit gebied, zodat in de gehele eu dezelfde regels gelden.

Wat zijn de concrete gevolgen voor organisators van zakelijke evenementen? Ook eventorganisatoren en

hun leveranciers registreren data van hun bezoekers, voor commerciële doelen, netwerkdoelen, of bijvoorbeeld over voedselallergieën. Daarom is het belangrijk te weten welke gegevens onder de avg vallen en welke regels gelden voor het verzamelen, opslaan en delen van deze informatie. Belangrijk is het verschil tussen gewone persoonsgegevens – zoals naam- en adresgegevens – en bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gege-

vens die over iemands identiteit gaan, zoals godsdienst, politieke of seksuele voorkeur of lidmaatschap van maatschappelijke organisaties. Eventmanagers en leveranciers die zulke gegevens verwerken, moeten stappen zetten om verantwoordelijk met deze gegevens om te gaan en aan te tonen dat hier beleid voor is.

Wat zijn de belangrijkste verschillen met de oude Wet Bescherming Persoonsgegevens? De avg verwacht

vooral dat bedrijven kunnen aantonen dat zij hun verantwoordelijkheid nemen om privacy te waarborgen en datalekkage tegen te gaan. Verzameling van gegevens hoeft voortaan niet meer gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In plaats daarvan komt de documentatieplicht: organisaties moeten met documenten kunnen aantonen dat zij voldoende maatregelen hebben genomen om aan de avg te voldoen, zowel qua organisatie als gebruikte software en techniek.

Voor de evenementenbranche is dat het belangrijkste verschil, aangezien er eisen gesteld worden aan hoe personeel en leveranciers toegang hebben tot die data en hiermee omgaan.

Een van de belangrijkste verschillen is dat sommige organisaties een Functionaris voor de Gegevensbescherming moeten instellen. Hierover bestaat momenteel

ook de meeste onduidelijkheid, maar voor de organisatie van evenementen heeft dit weinig gevolgen.

Daarnaast introduceert de avg het recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat degene over wie persoonsgegevens verzameld worden (‘betrokkenen’ in juridische termen), het recht heeft om deze informatie in te zien, te ontvangen en soms te laten wissen (het recht op vergetelheid). Ook in de evenementenbranche moeten dataverzamelaars dus snel een overzichtelijke inzage kunnen geven.

Welke stappen moet ik zetten om mij goed voor te bereiden? De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een

overzichtelijk stappenplan opgezet voor een goede voorbereiding op de nieuwe wet. Daaruit blijkt dat de nodige aanpassingen niet al te ingewikkeld zijn. In plaats van een juridische kwestie, gaat het vooral om bewustwording in het bedrijf en duidelijkheid over wat wel en niet mag. Voor de evenementenbranche zijn vooral de volgende stappen belangrijk:

78

De Eventmanager Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

Stap 1 Bewustwording: zorg dat alle betrokkenen bij de organisatie van een event op de hoogte zijn van de nieuwe spelregels.

Stap 2 Wijs op de rechten: gasten en relaties krijgen meer bevoegdheden om hun persoonsgegevens in te zien, aan te passen en te verwijderen.

De gebruikte software moet dit mogelijk maken en betrokkenen dienen te weten wie zij hiervoor moeten benaderen.

Stap 3 Creëer overzicht: zorg voor een goed beeld van welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, op welke wijze en met wie deze gedeeld worden.

Stap 4 Zorg dat iedereen in de organisatie vertrouwd raakt met twee nieuwe principes. Privacy by default betekent dat privacygevoelige informatie alleen verwerkt wordt als dit noodzakelijk is voor een specifiek doel. Vraag dus nooit meer gegevens dan nodig. Privacy by design betekent dat een zorgvuldige omgang met deze verzamelde persoonsgegevens moet voorkomen dat deze in verkeerde handen komen.

Stap 5 Registreer alle datalekken. De plicht om datalekken te melden bestaat al onder de huidige wet. De AVG eist echter ook dat alle lekken intern geregistreerd worden.

Stap 6 Controleer het toestemmingsbeleid. Vaak is de verwerking van gegevens gebaseerd op toestemming van gasten of relaties. Onder de AVG moet je echter kunnen aantonen dat die toestemming op een geldige manier is verkregen en dat betrokkenen deze ook weer kunnen intrekken.

Is het belangrijk deze maatregelen te nemen? Nog weinig organisaties lijken ermee bezig. Wetswijzigingen

zijn vaak complexe onderwerpen, wat het verleidelijk kan maken om de andere kant op te kijken. Organisaties zijn dan ook vrij langzaam met voorbereidingen.

Begin dit jaar was volgens PriceWaterHouseCoopers slechts een op de tien organisaties klaar voor de AVG. Wie de zaken niet op orde heeft, kan de dans natuurlijk lang ontspringen. Problemen zullen pas ontstaan als er serieuze privacy-schendingen optreden of wanneer gasten aan de bel trekken over een onzorgvuldige omgang. Als de Autoriteit Persoonsgegevens dan werk van de zaak maakt, zijn de gevolgen groot. Bij overtreding van de AVG kan ze een boete opleggen van maximaal 20 miljoen euro. Om dat risico uit te sluiten, maar ook om reputatieschade te voorkomen en verantwoordelijkheid te tonen voor de privacy van gasten en contacten, is het dus toch verstandiger om nu stappen te zetten.

Tekst Carla van Elst

Hoe weet ik welke data verzameld mogen worden en wanneer ik de regels overtreed? Vaak is met enig

gezond verstand te bepalen welke gegevens wel en niet verzameld mogen worden. Het eerdergenoemde onderscheid tussen gewone data en bijzondere data is belangrijk. Verder mogen gegevens alleen met expliciete toestemming van de betrokkene verzameld worden, maar zelfs dan mogen deze alleen verzameld worden voor een duidelijk doel. Allergie-informatie kan dus belangrijk zijn om goede cateringservice te verlenen, maar politieke overtuigingen dienen geen organisatorisch doel. Een organisatie die toestemming krijgt om gegevens te verzamelen die niet nodig zijn voor de kerntaak, is dus toch in overtreding.

Stel dat een werknemer per ongeluk gevoelige data mailt, is dan de werkgever verantwoordelijk? En als een leverancier onzorgvuldig omgaat met data die ik als organisator heb verstrekt? Deze aansprakelijkheid

wordt niet door de AVG geregeld, maar hangt af van de arbeidsvoorwaarden en de afspraken die tussen partners worden gemaakt. Wel moet een organisatie altijd kunnen aantonen dat er intern voldoende maatregelen zijn genomen om dergelijke lekken te voorkomen. Dat betekent dat duidelijke afspraken met leveranciers en partners net zo belangrijk zijn als interne maatregelen.

Vraagt de nieuwe wet om grote investeringen? Nee. De meeste organisaties werken al met deugdelijke software die zich prima laat beveiligen en waar gemakkelijk te autoriseren is wie bij welke gegevens kan. Een goede voorbereiding zit hem meer in duidelijkheid over hoe het personeel met die data om moet gaan. Verzamel nooit meer gegevens dan nodig en nooit zonder duidelijke toestemming. Verzamel deze gegevens in een document op een interne server, beveiligd met een wachtwoord. Zorg dat niet iedere werknemer of partner hierbij kan. Deel alleen gegevens met derden als hier een duidelijke organisatorische reden voor is.

Zorg dat alle medewerkers deze regels kennen en dat er overzicht is op de verwerking van data. Zolang je alert blijft op deze punten, hoeft er verder niets ingrijpends te veranderen.

Bronnen voor dit artikel: Autoriteit Persoonsgegevens en Rutger Bremer, oprichter Momice. Zie ook het Q&Ainterview met Rutger Bremer op p.82.

Cyber– veilige events Je vraagt je af waarom niet meer mensen kiezen voor een loopbaan als professioneel hacker? Er is veel geld mee te verdienen. Weliswaar als wetsovertreder maar omdat je volledig anoniem kunt opereren, is de pakkans belachelijk laag. “Eigenlijk een wonder dat het nog zo weinig voorkomt,” zegt Marcel van Oirschot, commercieel directeur bij Fox-IT. “Want hacken is makkelijk te leren, binnen een paar dagen. Dan ben je weliswaar geen sophisticated hacker, maar kun je wel irritante dingen doen.”

Denk nu niet dat ze bij Fox-it cybercrime als beroep aan het promoten zijn. Wél verbazen ze zich erover wat wij mensen met onze eigen persoonsgegevens en die van anderen doen, waardoor we het de hackers in onze samenleving en daarbuiten wel erg makkelijk maken.

Een nieuwe wet Eerst wat feiten. In Nederland is tot mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (wbp) van kracht, artikel 34a daarvan gaat over de meldplicht datalekken.

In mei 2016 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (avg) al formeel in werking getreden; organisaties hebben tot mei 2018 de tijd om hun bedrijfsvoering hierop aan te passen. Vanaf mei 2018 gaat de avg de vroegere Wbp vervangen en geldt in de hele eu dezelfde privacywetgeving: General Data Protection Regulation (gdpr), in Nederland bekend als avg. Vanaf dat moment kunnen organisaties ook op de naleving van deze regelgeving worden aangesproken. Administratieve boetes op niet-naleving – dus op datalekken door organisaties – zijn niet mals en kunnen oplopen tot 20 miljoen euro.

Wat is het risico voor eventmanagers?

Fox-it stelt dat bedrijven intrinsiek gemotiveerd moeten zijn om bescherming van persoonsgegevens serieus aan te pakken. Niet omdat de wetgeving dat eist, maar vanuit hun eigen drive en overtuiging. Dat dat toch niet altijd gebeurt, komt omdat veel bedrijven zich niet realiseren dat ze beschikken over waardevolle persoonsgegevens. “Ze zeggen: welnee, we zijn toch geen bank?,” aldus Marcel van Oirschot. “Maar ook eenvoudige persoonsgegevens zoals naam, adres en e-mailadres zijn waardevol. Op het dark web kun je lijsten vinden waarin precies de financiële waarde staat van informatie zoals e-mailadressen, creditcardgegevens of ontwerpen. Internetcriminelen verkopen de gegevens door of gaan er zelf creatief mee aan de slag, bijvoorbeeld door ze te gebruiken voor phishing mails.”

79

80

Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

81

Heeft de aanvaller toegang (gehad) tot een systeem waarop persoonsgegevens zijn opgeslagen?

7 tips voor cyberveiliger events Tip 1 Bij de meeste events zijn meer partijen betrokken, zoals een softwareleverancier, cateraar, locatie, evenementenbureau. Die delen en mailen zoveel informatie met en naar elkaar, dat je daar als eventmanager geen zicht op hebt. Beter is het om alle lekgevoelige informatie versleuteld op te slaan op een plek – bijvoorbeeld een betaalde Dropbox-map – waar men alleen met een two-factor-authentification (code en sms) toegang heeft.

Tip 2 Een eventlocatie is een tijdelijke en meestal minder beveiligde werkplek. De laptop van de eventmanager staat in het zicht, niet zelden met de toegangscode op een briefje ernaast. Voor kwaadwillenden is het geen enkel probleem in te breken via die laptop. En vergis je niet, met een keycord en wat bravoure bluft zo iemand zich makkelijk naar binnen, zeker bij grote events.

Tip 3 Veel eventlocaties hebben free wifi beschikbaar, via een niet beveiligd netwerk. Als je wifi aanbiedt bij een event, kies dan voor free wifi met een speciale code.

Tip 4 Event-apps zijn niet meer weg te denken.

Maar hoe goed zijn die apps en hoe betrouwbaar is de centrale computer waar de gegevens op terechtkomen? Marcel van Oirschot (Fox-IT): “Die blijken vaak niet getest. Wij maken er geen sport van, maar je kraakt ze meestal heel gemakkelijk.”

Tip 5 Wees alert op wat je je bezoekers meegeeft. Een USB-stick kan malware bevatten.

Tip 6 Werk alleen met leveranciers die uit kunnen leggen wat ze aan cyberveiligheid doen.

Tip 7 Bij dataverzameling in opdracht van jou, bijvoorbeeld door een registratiepartner, ben jij eindverantwoordelijk voor wat er met de data gebeurt.

Nog waardevoller worden persoonsgegevens als ze gekoppeld kunnen worden aan deelnemers van een specifiek event: een medisch congres, een kunstbeurs, een relatie-event van een (middel)groot accountantskantoor, een intern event voor alle werknemers van een multinational. Hoe gemakkelijk is het voor internetcriminelen om voor zo’n groep een zeer geloofwaardige phishing mail op te stellen, met aan het haakje een voor Nederlanders bijna niet te negeren aanbod van korting of cadeautje. ‘Geachte bezoeker van congres x, we waren heel blij met uw komst, hierbij de link naar de evaluatie-enquête en als dank alvast de code waarmee u een waardebon kunt ophalen voor…’ De link en de code planten natuurlijk een virus op je laptop of pc; tegen betaling te verwijderen.

Heeft de aanvaller toegang (gehad) tot een systeem van waaruit systemen waarop persoonsgegevens zijn opgeslagen bereikbaar zijn?

Nee

Ja

Ja

Zijn sporen aanwezig die erop duiden dat die gegevens gelekt of vernietigd zijn?

Kunt u uitsluiten dat de aanvaller toegang heeft gehad tot deze systemen?

Nee

Bent u de verantwoordelijke voor de verwerking van die gegevens?

Ja

Marcel van Oirschot

Ja

Nee

Ja

U moet het datalek waarschijnlijk binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Nee

Kunt u uitsluiten dat persoons-

Verder onderzoek naar deze systemen is waarschijnlijk nodig.

Nee gegevens gelekt of vernietigd zijn?

Nee

U hoeft waarschijnlijk niets te melden.

Ja

U moet waarschijnlijk de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking informeren.

Nee

Cyberveilig werken; hoe?

Alle eventmanagers werken met persoonsgegevens.

Ze verzamelen ze, verwerken ze, slaan ze op, koppelen ze aan een registratiesysteem, een klantrelatie- of crm-systeem of aan een systeem voor mass mailing.

Hoe kunnen ze dat allemaal veilig doen, zonder paranoïde te worden van de gedachte aan datalekken en wat cybercriminelen allemaal met gelekte gegevens kunnen doen? Marcel van Oirschot: “Steeds één stap terug zetten: welke gegevens heb ik en wat kan een hacker daarmee? Dat blijkt altijd meer dan je denkt. Daarom moet je heel goed nadenken over: welke gegevens vraag ik aan mensen en waarom, waar sla ik die gegevens op en hoe veilig is dat? Het moet uitlegbaar blijven.”

In de visie van Fox-it gaat cybersecurity over drie dingen: people – process – technology, in die volgorde.

“Veel bedrijven kopen dure technologie om zich veilig te voelen. Maar kijk eerst eens of de mensen binnen je bedrijf weten wat ze wel en niet moeten doen en of je processen kloppen.”

De tweede drieslag in de aanpak van Fox-it is: preventie – detectie – respons. “Met preventie kun je het risico van datalekken vermijden. Accepteer tegelijkertijd dat het toch fout kán gaan, zorg dat je dat snel detecteert en neem in je veiligheidsprotocol op welke respons je moet geven bij een datalek. Maak gebruik van een stroomschema (schema van Fox-IT op p. 81) – je vindt volop voorbeelden op internet – om te bepalen of je een datalek hebt wat je moet melden.”

Eerst de basis op orde Eventmanagers moeten voorbereid zijn op vragen over de wijze waarop zij of hun organisatie omgaan met persoonsgegevens. Welke gegevens vraag je en waarom, hoe worden die bewaard en hoe lang, werk je daarbij samen met betrouwbare partners? Je moet die vragen zelf kunnen beantwoorden of kunnen doorverwijzen

Ja

Zijn de persoonsgegevens adequaat versleuteld?

Nee

Heeft het datalek mogelijk ongunstige gevolgen voor het priveleven van getroffen personen?

naar iemand binnen het bedrijf die dat kan. Dat kan de interne data protection officer zijn: de functionaris voor de gegevensbescherming die op grond van de avg verplicht is voor de meeste overheidsorganisaties en voor organisaties die vanwege hun aard of omvang op grote schaal persoonsgegevens verwerken.

De nieuwe regelgeving – en niet te vergeten de hoge boetes als het misgaat – roept bij veel eventmanagers nogal wat vragen op. Mag je bijvoorbeeld jouw klanten/relaties nog wel naar hun dieetwensen vragen en die dan opslaan voor als ze later weer een event van jou bezoeken? “Misschien mag dat inderdaad niet meer, maar het voorbeeld is vergezocht. Waarom niet eerst de basis op orde brengen?,” vraagt Marcel van Oirschot.

“Ik heb een pragmatische kijk op security: eerst de simpele dingen aan de basis regelen. Dat iedereen phishing awareness heeft, dat je werkt met veilige applicaties en met een goed passwordbeleid voor de hele organisatie.

Kijk naar wat rondom een event allemaal wordt gedeeld en gemaild. Is dat nodig? Kan dat misschien beter versleuteld verstuurd worden?”

Afsluitend Voor hackers is het vaak té eenvoudig om aan persoonsgegevens te komen. Marcel van Oirschot verwacht dan ook dat we aan de vooravond staan van veel meer cybercrime. “En dat zeg ik niet om mensen bang te maken, maar juist om ze alert te maken. Alert op wat je aan gegevens verzamelt en op wat je zelf aan gegevens achterlaat. Er kan veel meer mee gebeuren dan je denkt.”

Ja

U moet het datalek waarschijnlijk ook melden bij de getroffen personen.

Hacken of lekken?

“Meldingen van gehackte accounts gaan meestal niet over hacken maar over misbruik van gelekte gegevens,” aldus Marcel van Oirschot. Het kan ook een voorbeeld zijn van goede onderzoeksjournalistiek. In januari 2017 toonden journalisten van RTL aan dat ze de social media-accounts van Kees van der Staaij en Pieter Omtzigt zonder problemen konden overnemen. De inloggegevens waren met wat zoekwerk op internet te vinden: oude en makkelijk te ontcijferen wachtwoorden die beide parlementariërs nog steeds bleken te gebruiken voor sociale media-profielen. “Dat is niet hacken, maar gewoon goed zoeken en kijken of iets nog werkt.”

Sinds de oprichting in 1999 is het Nederlandse bedrijf Fox-IT uitgegroeid tot een van de grootste gespecialiseerde cyberbeveiligingsbedrijven in Europa. Binnen de 4 businessunits – Cyber Threat Management, Web & Mobile Event Analytics, High Assurance en de FoxAcademy: educatie en training – werken meer dan 300 security-experts. Sinds 2015 maakt Fox-IT deel uit van de Engelse NCC Group.

82

De Eventmanager Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

Tekst Mark Dyson

De Eventmanager Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

‘AVG gaat niet om technische aanpassingen, maar om zorgvuldig omgaan met data’

Rutger Bremer

Niet iedereen heeft tijd om zich te verdiepen in nieuwe regelgeving, maar voor Rutger Bremer is het vrijwel dagelijkse kost. Als medeeigenaar van Momice heeft de Algemene Verordening Gegevens bescherming immers ook gevolgen voor de softwaresystemen die zijn bedrijf ontwerpt om de organisatoren van evenementen te ondersteunen.

die momenteel nog geen goed beleid hebben voor verwerking van gegevens. Dat zijn er niet veel, want de meeste evenementenbureaus en organisatoren snappen wel dat gevoelige data zorgvuldig behandeld moet worden, in deugdelijke software. Het voornaamste punt is dat de avg vraagt om meer zorgvuldigheid in de menselijke omgang met die data. Welke medewerkers, leveranciers en partners krijgen toegang? Hoe lang bewaren we gegevens? En hoe worden persoonsgegevens precies gedeeld met leveranciers?”

Denk je dat de AVG positief of negatief is voor de branche? “Ik vind de nieuwe verordening goed passen

boven het hoofd. Juridische kwesties en beveiliging is niet het eerste waar je aan denkt bij het organiseren van events, maar het moet niet onderschat worden. Want wanneer het genegeerd wordt en er gaat een keer iets mis, kan dat vervelende gevolgen hebben.”

bij de huidige tijd. Heel veel processen zijn al gedigitaliseerd, maar daar is nog weinig of geen goed beleid voor bepaald. Bewust omgaan met data hoort ook bij de verantwoordelijkheid die organisatoren van evenementen dragen voor hun gasten. Als de avg eraan bijdraagt dat ook zij bewuster met data omgaan – onder meer door niet onnodig gevoelige informatie te delen met leveranciers, maar bijvoorbeeld af te spreken dat alleen de cateraar kan zien of er halal voedsel moet zijn – dan is dat alleen maar vooruitgang.”

van de avg zijn vooral relevant voor bedrijven die veel data verwerken en dit als kerntaak hebben. Maar ook zonder hoge boetes is een datalek erg vervelend. Zodra gegevens van je relaties op straat liggen, ben je de controle erover volledig kwijt. En het is natuurlijk schadelijk voor je reputatie, want bij een lek ben je verplicht dit te melden.”

Bewuster omgaan met data is het devies

Vergt het veel aanpassingen aan software en andere systemen? “Dat zal alleen het geval zijn bij bedrijven

Merk je dat er veel onzekerheid is over de precieze gevolgen van de AVG? “Het hangt mensen wel een beetje

Zoals boetes? “Die boetes en veel andere onderdelen

Tekst Carla van Elst

De uitspraak dat elk systeem te kraken is, wil directeur Jaap de Vries niet voor zijn rekening nemen. Al gaat zijn bedrijf binnenkort wel samen met ‘ethical hackers’ de veiligheid van de systemen testen.

“Het gaat erom dat je het een hacker zo moeilijk mogelijk maakt.”

Zijn bedrijf is Voorraedt: ontwikkelaar en producent van Smart Event Manager, de bekende reserveringssoftware voor de evenementenbranche. Net als de andere partijen die in deze editie vragen beantwoordden over data verzamelen & verwerken en de risico’s van hacken & lekken is Jaap de Vries van mening dat de nieuwe wetgeving op dit gebied vooral ertoe zal leiden dat we bewuster om (moeten) gaan met data.

Zelf werkt het bedrijf al geruime met een datalekbeding in alle medewerkerscontracten en een bedrijfspolicy op schrift, die alle medewerkers moeten ondertekenen. Daarin staat bijvoorbeeld dat de afdeling Support nooit derden toegang mag geven of gegevens verstrekken aan een klant na een telefonisch verzoek.

Persoonsgegevens op een laptop of usb-stick zetten?

Pertinent niet; die staan op een aparte en goed beveiligde server die “niet rechtstreeks aan het internet hangt”.

Alles driedubbel getest Naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden wel enkele functies aan de Smart Event Manager software toegevoegd. “Recht op dataportabiliteit en recht op vergetelheid. Ofwel: het recht om jouw persoonsgegevens bij een bedrijf op te vragen en het recht om die gegevens te (laten) verwijderen. Maar verder was onder de voorgaande wetgeving alles al heel goed geregeld.” Daarmee doelt De Vries zowel op hun eigen bedrijfsvoering, als op alle tests die het bedrijf standaard uitvoert. “Sessies zijn niet te onderscheppen, daar investeren we veel in. We werken via encrypted dataverkeer, met https, volgens de nieuwste protocollen. Alle communicatie gaat via tijdelijke tokens, dus zelfs áls iemand bij een sessie mocht komen is er nog geen sprake van permanente toegang.

En de principes van privacy by design en privacy by default – die de avg expliciet vereist – passen wij al veel langer toe.”

Beveiligingstesten zijn standaard onderdeel van alle technische procedures. “Onder de Wet bescherming persoonsgegevens deden we bijvoorbeeld al ‘peer code

83

84

De Eventmanager Leden GvE

Data verzamelen & opslaan, lekken & hacken

Tekst Carla van Elst

85

Groepsapp Genootschap voor Eventmanagers

Een app waarmee je 24/7 in contact staat met al je collega-eventmanagers.

Sinds begin dit jaar werken we eraan.

Deze zomer voor alle leden van het Genootschap voor Eventmanagers te downloaden in de appstore.

“Dit wordt een mooie en gebruiksvriendelijke app die de professionaliteit van het Genootschap verder onderstreept!”

“Ik was bij de test van het eerste prototype. Heel handig om altijd je netwerk bij je te hebben.

Je kunt makkelijk mensen benaderen en vragen stellen.”

Fred van Dijk, eventmanager Delta Lloyd

Deborah van Eijck, projectleider kennisevents Instituut Fysieke Veiligheid

Jaap de Vries

reviews’: softwarearchitecten en senior developers checken elkaars programmeer-werk, onder meer op beveiligingslekken. Ook elke wijziging op bestaande software wordt automatisch gecontroleerd op beveiligingsaspecten, via zogenoemde unit tests.”

Nieuw is dat Smart Event Manager binnenkort een ‘white box test’ ondergaat. Zogeheten ‘ethical hackers’ krijgen dan een deel van de broncode, waarmee ze mogen proberen het systeem te kraken. “Dat is uniek, we zijn benieuwd naar de aanbevelingen die daaruit voort zullen komen.”

Bewustwording bij de klant Eventmanagers die met Smart Event Manager werken, stelden tot nu toe geen of weinig vragen over dataverzameling en -opslag. Oók niet naar aanleiding van de nieuwe regels. “Daarom zijn wij daar proactief in.

Enerzijds door te zorgen dat het technisch allemaal goed geregeld is, anderzijds door te investeren in bewustwording bij klanten. Nieuwe klanten begeleiden we bijvoorbeeld bij de implementatie: geven training aan key users, richten de software samen in, laten voorbeelden zien van sjablonen, rapporten, koppelingen.

En we benadrukken dat ze voorzichtig moeten zijn met data: geen werkbrieven uit het systeem laten slingeren,

vooraf bedenken welke gegevens je verstrekt aan derde partijen zoals een cateraar. Maar ook: zorg dat je je backups goed inricht, dat je altijd nog zelf bij je data kunt.”

En nogmaals: testen Tijdens de installatie van de software bij nieuwe klanten adviseert Voorraedt de systeembeheerders hoe zij een en ander het beste beveiligd kunnen inrichten.

“Denk aan: bewust open zetten van poorten, draaien van updates, beheren van certificaten.” En omdat de mens altijd de zwakste schakel is en blijft, wordt ook getest of klanten zich houden aan de gegeven richtlijnen en adviezen. “Onlangs hebben we nog een volledige testronde gedaan, waarbij we stap-voor-stap de beveiliging van Smart Event Manager bij alle klanten hebben gecheckt. Daar kunnen aanbevelingen uit voortkomen. Maar ook als wij bij een supportvraag de indruk krijgen dat iets niet goed is ingericht, melden we dat bij de klant.”

“Met de app heb je 24 uur per dag je netwerk op zak.

Omdat we zelf het CMS beheren, kunnen we feedback verwerken, waardoor de app steeds beter zal worden.”

“De app is zeker handig als je als eenling werkt aan events binnen je bedrijf.

Nóg handiger als je je op den duur ook via deze app kunt aanmelden voor Genootschapsbijeenkomsten.“ Annelies Krol, eventmanager Achmea corporate relations

Dirk Prijs, directeur Genootschap voor Eventmanagers

Je netwerk op zak

86

De Eventmanager Vooruitblik 15 jaar GvE

Tekst Carla van Elst

87

Vroeger, jaaaa, vroeger. Toen bleef je met gemak 5, 10, 20 jaar werken bij dezelfde werkgever. Op de huidige geflexibiliseerde arbeidsmarkt is dat anders. Seriële en kortere dienstverbanden zijn heel gewoon, als er al sprake is van een dienstverband.

Eventmanagers worden net zo makkelijk in- en uitgevlogen bij de grotere corporates. Wat missen de organisaties die werken met steeds wisselende eventmanagers? Die vraag stelden we aan twee ‘ouwe rotten’ in het vak: Bernadette Tilman en Fred van Dijk.

Bernadette Tilman 28 jaar in dienst bij Randstad huidige functie senior eventmanager Sponsoring & Events “Ik heb het geluk gehad dat het allemaal geen geplaveide weg was en dat ik mee heb kunnen helpen aan de hele ontwikkeling van relatiemarketing binnen Randstad.”

Je toegevoegde waarde groeit met de jaren Fred van Dijk 35 jaar in dienst bij Delta Lloyd huidige functie senior eventmanager “Ik werkte al 7 jaar bij Delta Lloyd toen ik werd gevraagd voor een nieuwe afdeling die events ging organiseren. Met mijn achtergrond – grafische mts en sociale academie – bleek ik daar heel geschikt voor.”

B

eiden stonden ze aan de wieg van ‘hun’ eventafdeling – waarvan de naam en de plek in het organigram kon wisselen door de jaren heen – en ze hielpen mee het vak te ontwikkelen en het corporate (relatie-)evenement tot een vaste waarde te maken binnen hun organisaties. Beiden zeggen dat het niet zozeer een keuze was om zolang bij één werkgever te blijven, ‘maar het werk bleef interessant door de voortdurende stroom van mooie, nieuwe en uitdagende projecten’.

Meer continuïteit Een bedrijf dat werkt met wisselende eventmanagers mist de continuïteit die een senior met veel dienstjaren met zich meebrengt. En continuïteit is belangrijk, om twee redenen: bedrijfs-historisch besef en efficiency. Zo zijn senioren vaak de vraagbaak voor anderen.

Bernadette Tilman: “Je kent de geschiedenis van alle ontwikkelingen in de organisatie. Mensen komen naar jou toe om te vragen ‘waarom is dit hier eigenlijk zo en zo geregeld?’.”

En omdat je zoveel weet, kost het je minder tijd om opdrachten op een goede manier uit te voeren. “Zeker bij grote organisaties heb je te maken met veel stakeholders intern, het kost tijd om elkaar over en weer te leren kennen,” zegt Fred van Dijk. “Het kost ook tijd om vertrouwen te creëren, zodat mensen niet meer voortdurend over je schouder willen meekijken, maar weten dat het wel goed gaat komen als jij het evenement organiseert. Als je dat vertrouwen eenmaal hebt, kost alles juist minder tijd. Dan kun je veel sneller schakelen en kun je heel veel werk aan.”

Bernadette Tilman onderschrijft dat: “Werken met wisselende eventmanagers is minder efficiënt omdat het hen meer tijd, aandacht en energie kost om zich alle achtergronden eigen te maken. Dat is tijd, aandacht en energie die ze dus niet in de evenementen kunnen stoppen.”

Cultuur in je bloed Het kost ook tijd om je de cultuur van een bedrijf eigen te maken, zeggen beide eventmanagers. Die cultuur zit hem vaak in kleine dingen die je moet leren aanvoelen. “Niet dat je dat niet kunt aanvoelen als je korter in dienst bent,” zegt Bernadette Tilman, “maar als je ergens langer werkt gaat het echt in je bloed zitten. Met name bij relatie-evenementen is dat belangrijk, omdat je daarmee vaak een bepaalde bedrijfscultuur wilt overbrengen. Als die dan in je bloed zit, wordt het bijna een automatisme; je hebt aan één woord genoeg. Voor iemand die zich de cultuur nog niet heeft eigen gemaakt, is het lastiger.” Fred van Dijk gaat nog een stap verder: “Ik heb meegemaakt dat interim-eventmanagers nét het gevoel misten voor wat er leefde in de organisatie.

Dan kun je met je goed georganiseerde evenement of uitnodigingsbeleid toch helemaal de plank misslaan.

En ben je daarna dus alleen maar bezig met dingen weer goed praten.”

1+1=3 Overigens is het bepaald niet zo dat de senior eventmanagers geen oog hebben voor de bijdrage die jongeren kunnen leveren. Sterker nog, ze vinden het heel belangrijk daarmee samen te werken. “Dat heb je gewoon nodig, anders roest je vast,” meent Fred van Dijk. “Zij komen met nieuwe ideeën, soms dingen die al eens gedaan zijn, maar zij brengen het dan toch weer net even anders.”

“Ik denk dat het belangrijk is om mijn kennis van de organisatie en de cultuur over te dragen op jonge of nieuwe collega’s,” vult Bernadette Tilman aan. “Zij brengen zelf weer andere kennis en ervaring in, in die zin ben je complementair aan elkaar. Eigenlijk is de combinatie van langere en kortere dienstverbanden binnen één afdeling het mooiste. Dan krijg je 1 + 1 = 3 en kun je de beste projecten neerzetten.

Stoppen is geen optie Wat zou voor hen een reden kunnen zijn voor een overstap naar een andere baan? Voor Fred van Dijk kwam deze afsluitende vraag op een wel heel bijzonder moment: de dag dat de fusie tussen zijn werkgever en Nationale-Nederlanden bekrachtigd werd. “Ik had geen plannen in die richting, maar voor mij is het nu afwachten. Mocht ik niet kunnen blijven, dan ga ik via mijn netwerk op zoek naar leuke projecten. Stoppen is geen optie.”

Dat laatste geldt eigenlijk ook voor Bernadette Tilman.

“Dat ik betekenisvol werk kan doen, is voor mij een absolute voorwaarde. Als dat zou veranderen, is dat een aanleiding voor een overstap. Maar tot nu toe is het zo dat ik nog elke dag hier kan leren, nieuwe ervaringen kan opdoen en uitgedaagd wordt om mijn toegevoegde waarde te laten zien. Ik ben hier nog niet uitgekeken.”

88

De Eventmanager Nieuw bij TLN

Tekst Shirley Brandeis

89

Nieuw bij TLN Het Nationale Theater

Het Nationale Theater Drie takken van sport onder één naam Sinds 1 januari van dit jaar zijn De Koninklijke Schouwburg, Theater aan het Spui en het Nationale Toneel & NTjong samengegaan. De fusie leverde Het Nationale Theater op, waar drie takken van sport samenkomen: produceren, programmeren en presenteren. Adinda Pluimer, van de afdeling Events & Verhuur, kreeg er een heleboel te verhuren locaties én een toneelgezelschap bij.

Een fusie is niet iets wat je 1-2-3 doet, maar uit de mond van eventmanager Adinda Pluimer klinkt het in dit geval als een proces met vooral voordelen. “We hebben nu ontzettend veel onder één dak!” Het was wel even wennen aan de nieuwe naam. “Maar nu rolt ‘Met Adinda Pluimer van Het Nationale Theater ‘ er zo uit. Soms nog ‘Koninklijke Schouwburg’ erachteraan. Mensen van buiten de theaterwereld herkennen het dan net even beter.”

Facts & Figures Het Nationale Theater locaties: 2 ruimtes voor verhuur: 13 medewerkers evenementen: 2,5 fte capaciteit Koninklijke Schouwburg: tot 1.000 gasten capaciteit Theater aan het Spui: tot 500 gasten evenementen per jaar: ca. 65

Nieuw DNA Adinda Pluimer was vanaf 2015 medeverantwoordelijk voor de verhuur van De Koninklijke Schouwburg als eventlocatie, inclusief het organiseren en uitvoeren van events voor externe partijen.

Tegenwoordig horen ook het produceren van voorstellingen en de promotie van het geheel tot haar taken. “We hebben de eventafdelingen in elkaar geschoven. Het is nog zoeken wie wat uiteindelijk doet.”

Het liefst maken de verschillende samenwerkende organisaties nieuw dna aan, waarin het beste uit de verschillende onderdelen samenkomt en ze elkaar kunnen aanvullen.

Een enorm pluspunt vindt Pluimer de toevoeging van het toneelgezelschap

met onder anderen Anniek Pheifer, Stefan de Walle en Hannah Hoekstra.

“We kijken nu hoe we de acteurs kunnen inzetten tijdens een event. Denk aan een lachworkshop of een masterclass presenteren.” Nog een pluspunt: “Klanten voor wie de Koninklijke Schouwburg een te hoge drempel had om als eventlocatie in te huren, kunnen we nu in Theater aan het Spui ruimten aanbieden die wat minder formeel aanvoelen.

En misschien komen die klanten bij een volgend event toch naar de Koninklijke Schouwburg.”

Van orkestbak naar congresruimte Dat de locatie waar het gezelschap speelt soms tijdelijk moet worden omgebouwd tot eventruimte, vraagt wat meer flexibiliteit. “Een toneelzaal is niet alleen maar een toneelzaal. Als het moet, kunnen we de orkestbak op de dag zelf ombouwen tot congresruimte en voor de voorstelling begint weer terugzetten.”

Met alle vragen die Adinda heeft, kan ze terecht bij Theater Locaties Nederland waar ze sinds dit jaar lid van is. “Zo stoei ik zelf nog met de marketingaanpak.

Ga ik nu bij alle theaterbezoekers onze locaties aanbevelen voor hun eventuele event? Moeten we de Facebookpagina’s samensmelten? Daarnaast kan ik mijn eigen ervaring delen bij tln. Zo weet ik inmiddels veel over het creëren van draagvlak binnen je organisatie als de dingen veranderen. Bij commerciële evenementen vraagt het bijvoorbeeld een andere, nog meer flexibele werkaanpak van de technici. En ik weet dat een fusie enorm veel stappen voorwaarts kan betekenen voor je organisatie. Als Het Nationale Theater zijn we sterker en veel meer onderscheidend geworden!”

90

De Eventmanager Inspiratie

Tekst Babette Flipse

91

Facts & Figures

Vakantieparken met bungalows midden in de vrije natuur. Waar je met familie of vrienden in alle rust een weekend of midweek doorbrengt om er even helemaal tussenuit te zijn. Onthaasten, genieten en tijd met elkaar doorbrengen. Dat is Landal GreenParks. Maar, het concept biedt meer dan het beheer en de verhuur van bungalows aan particulieren.

• Management, beheer en verhuur van bungalowparken voor de consumentenmarkt en de zakelijke markt • Ruim 80 parken met een eigen karakter in totaal 9 landen • Bijna 14.000 bungalows

Ontsp a zakend nnen oen b Landal ij Busin ess Lin e

Creatiever, aandachtiger, productiever Zo’n vijftien jaar geleden is de zakelijke afdeling Landal Business Line opgezet. Met als doel de uiteenlopende vergaderlocaties binnen Landal GreenParks onder de aandacht brengen bij bedrijven, organisaties en evenementenbureaus. Koen Zijlstra, Marketing en Sales Manager bij Landal Business Line, vertelt over ontspannen zakendoen en betrokken ondernemen.

waarborgen dat zowel vakantie- als zakelijke gasten los van elkaar van hun verblijf kunnen genieten, zodat een vergadering, workshop of seminar toch in alle rust kan plaatsvinden. Ieder park heeft bovendien een eventteam klaarstaan om terplekke het event van A tot Z te begeleiden en te zorgen dat het de klant aan niets ontbreekt.”

Inspanning en ontspanning “Binnen onze vakantieparken staan de thema’s rust, ruimte, natuur en plezier centraal. Aspecten die het gemoed positief beïnvloeden. Precies deze kernwaarden zijn de kracht van Landal Business Line en maken het voor onze klanten interessant hun evenement bij ons onder te brengen. Een groenbelevenis boordevol inspanning en ontspanning. En vrijwel alles onder één dak: van vergaderen en culinair genieten tot teambuilding, entertainment en overnachten. De ruim 80 parken in 9 landen bieden een scala aan faciliteiten en capaciteit om van ieder evenement een succes te maken.”

Ontspannen zakendoen Bij Landal Business Line zie je geen formele, strakke vergaderzalen voorzien van metalen stoelen en alle hightech snufjes op het gebied van presentatie-apparatuur. Wel zie je comfortabele, sfeervolle en multifunctionele ontmoetingsplaatsen die inspanning verenigen met ontspanning. Koen Zijlstra: “De groene omgeving en de gemoedelijke sfeer doen écht iets met mensen.

Vergaderen op een vakantiepark?

“Net als in de hotelsector ligt bij onze consumententak de druktepiek in de weekenden. Dat betekent dat de bungalows en de andere parkfaciliteiten, zoals de restaurants en bars, op doordeweekse dagen minder druk bezet zijn dan in de weekenden. Met Landal Business Line kunnen we hierop inspelen omdat de zakelijke markt vooral eventlocaties zoekt op doordeweekse dagen. Een bijkomstig voordeel is dat we beter kunnen

• Capaciteit voor groepen van 20 tot ca. 3.000 personen • Zeer divers in uitstraling: heide, bos en kust • Kantoren in Leidschendam, Zwolle en Trier (Duitsland) • Circa 3.000 medewerkers

Ze onthaasten en worden creatiever, aandachtiger en productiever. Dat het gehele dagprogramma ‘binnen de muren’ van het betreffende park plaatsvindt waardoor de gasten zich niet hoeven te verplaatsen, wordt eveneens als ontspannen en efficiënt ervaren.”

Ruim 50 parken Voor vrijwel ieder evenement kun je terecht bij Landal Business Line. Binnen de ruim 50 parken in Nederland, van Maastricht tot de Waddeneilanden, is altijd een venue te vinden die qua ligging, afstand, thema en faciliteiten aansluit bij de betreffende wens. Op een van de drie hoofdkantoren is een team van acht medewerkers dagelijks bezig om de klantwens in kaart te brengen en te vertalen naar een uniek aanbod. Of het nu gaat om een middag vergaderen tijdens een huifkartocht, een vergaderdag afsluiten met een escaperoom of een meerdaags evenement waarbij een park volledig wordt afgehuurd. Koen laat weten dat Landal Business Line graag ‘op maat en out of the box’ meedenkt voor groepen van 20 tot ca. 3.000 personen.

Productintroductie in het park Het park Landal Landgoed ’t Loo nabij het Veluwemeer en het exclusievere resort Hof van Saksen in Drenthe zijn momenteel erg in trek als locatie voor zakelijke events. Deze parken bieden afwisselende faciliteiten en zijn uitgerust met een apart businesscenter. De klanten komen vanuit alle windstreken naar deze parken toe om er met hun gasten helemaal tussenuit te zijn.

Koen: “We vinden iedere klant en elk evenement waardevol, dus we besteden er alle mogelijke zorg aan.

Een bijzonder evenement voor mij was voor een klant in de automotive sector. Deze klant huurde voor haar partners een groot deel van het park af om in de groene omgeving alle nieuwe modellen van het betreffende automerk groots te introduceren. Toen ik al die prachtige auto’s op een rij in ons park zag rondrijden, was ik echt even enorm trots!”

Toekomst buiten de landsgrenzen Voor de lange termijn heeft Landal Business Line zich als doel gesteld een grotere oriëntatie op het buitenland te krijgen: internationalisering dus. Landal is als vakantiepark actief in 9 landen, inclusief Nederland; Engeland en Denemarken werden recent toegevoegd.

Landal Business Line, zoals we die nu in Nederland kennen, zal ook worden uitgerold in het buitenland.

De kantoren in Leidschendam, Zwolle en Trier (Duitsland) moeten het mogelijk maken deze verschillende markten te bedienen. Daarbij mag duurzaamheid niet vergeten worden: “Onvergetelijke momenten zitten bij Landal GreenParks letterlijk en figuurlijk in hun natuur. Klanten ervaren wat groen kan doen. Landal GreenParks voelt zich nauw verbonden met de naaste omgeving en maakt zich sterk voor de natuur, de gast en de samenleving. Dat doen we door duurzaam en betrokken te ondernemen, samen met collega’s, gasten, (regionale) partners, leveranciers en eigenaren. Nu en in de toekomst.”

De Eventmanager Leden

92

SAVE THE DATE Het wordt alweer de vijfde editie van dit meest inspirerende zomerevent van de branche. Nog altijd met de vaste festivalformule, lering & vermaak, een aangenaam loungekarakter, niks moet en alles mag.

LOCATIE

THEMA

Landgoed Duindigt te Wassenaar

Wegens succes geprolongeerd

Voor de lustrum-editie hebben we een hele bijzondere locatie gevonden: Landgoed Duindigt. Nee, niet de renbaan, maar de gelijknamige buitenplaats, gelegen in de gemeente Wassenaar. Deze bijzondere en exclusieve locatie, die tot nu toe niet toegankelijk was voor publiek en/of events, opent voor de eerste keer haar deuren om de gasten van Inspire 2017 een warm welkom te bezorgen.

Vanwege het lustrumjaar en het 15-jarig jubileum van het Genootschap voor Eventmanagers zal een aantal hoogtepunten van de afgelopen jaren nogmaals de revue passeren. De best scorende presentatoren van workshops zijn uitgenodigd om tijdens Inspire 2017 weer een workshop te verzorgen.

Wat vond jij de beste/gaafste/verrassendste Inspire-workshop van de afgelopen vier jaar? Grote kans dus dat die er dit jaar weer is. Uiteraard met nieuwe ideeën, inzichten of uitwerkingen.

Tekst Barbara van Baarsel

Foto's Singer Laren, Art of People

De jaarlijkse Zomerborrel vieren we ‘thuis’ bij Singer Laren

Op maandag 10 juli van 16.00 tot 19.00 uur komen we thuis bij Singer Laren. Je wordt er rondgeleid door het vernieuwde theater, de villa en het museum om daarna met alle leden van het Genootschap voor Eventmanagers, G14, Platform Museum Locaties en Theater Locaties Nederland het glas te heffen op een van de zonnige terrassen in de beeldentuin.

We volgen al een tijdje de ontwikkelingen bij Singer Laren – met name de eventlocatie-mogelijkheden zijn heel interessant – en we zijn zeer benieuwd naar het resultaat. We delen onze ‘openbaringen’ graag met al onze leden en daarom organiseren we de Zomerborrel dit jaar bij deze vernieuwde locatie in het Gooi.

A trip down memory lane Kort na 1900 bouwde het Amerikaanse echtpaar Singer de villa De Wilde Zwanen in Laren. William is kunstenaar en schildert mooie werken in het atelier. Anna is liefhebber van muziek en speelt met verve op

haar vleugel in de woonkamer. Samen zijn ze fervent kunstverzamelaars en ‘verzamelaars’ van mooie momenten, getuige de vele vrienden die over de vloer komen. In 1956 laat Anna een museum en een concertzaal aan de villa bouwen, ter nagedachtenis aan wijlen haar man. Televisiegrootheden uit deze tijd – Willem Duys en Mies Bouwman – schrijven geschiedenis in deze concertzaal die uitgroeit tot een volwaardig theater.

Fans uit het Gooi en de zogenaamde Singer supporters genieten al jaren van de vele optredens en concerten en het is dankzij hen dat de kunsten wederom samen, ofwel thuis, komen in het gloednieuwe Singer Laren.

Thuisgevoel En juist dat ‘thuisgevoel’ willen we jou laten ervaren tijdens de Zomerborrel van 2017. Niet alleen Singer Laren geeft ons een warm welkom, ook mps | Martinair Party Service, Verwiel & Wijngaard en Art of People doen er alles aan om de beleving compleet te maken.

93

94

De Eventmanager Inspiratie

95

Summer School — 2017 —

Zo 18 juni

Wo 12 juli

BYLEI Evenementenbureau & Creatiebureau Summercourse Achter de schermen

bij Polo Brabant Waar Eindhoven

LiveHouse

Het is nog nét geen zomer als het nieuwste Preferred Bureau bylei al haar eerste summercourse organiseert. Op deze dag krijgen de Genootschapsleden een uitgebreide rondleiding achter de schermen bij relatie-evenement Polo Brabant.

Zo kunnen zij zelf beleven hoe bylei de gasten van opdrachtgevers laat genieten van een sportief én bourgondisch getint relatie-evenement.

Wat bepaalt iemands werkgeluk? Samen met Nicoline van Straten en Jane Coerts verken je in deze workshop een aantal factoren die bijdragen of afbreuk doen aan werkgeluk.

jf Daar bli je toch is voor thu deze zomer?

Waar

ATPI

Verschillende data in juli en augustus

Ook deze zomer 2017 zijn ze er weer, de leerzame en inspirerende summercourses van de Preferred Bureaus van het Genootschap voor Eventmanagers.

Vijf Preferred Bureaus doen mee:

Summercourse

Do 24 augustus

Gelukkig op je werk, daar ben je zelf bij Kameryck in Kamerik

De reis voert je langs: – jouw drijfveren - in hoeverre is er overlap tussen jouw drijfveren en die van je werkgever?

Hoe meer overlap, hoe groter de kans dat je je werk als plezierig ervaart.

– de balans tussen energie-gevend en energieslurpend werk - hoe zit dat bij jou?

– de mate van invloed die je ervaart - wat voor plek in de organisatie is er voor je en welke plek neem jij in? Is dat voor jou hetzelfde of verschillend?

– jouw overtuigingen over geluk en succes (bewust of onbewust) – mag je van jezelf succes hebben en gelukkig zijn of zijn er belemmerende overtuigingen (soms al van heel vroeger)?

D&B Eventmarketing Summercourse D&B Masterclass ‘De Kracht van de Eventcampagne’ Waar D&B Eventhuis, Herengracht 33, Muiden D&B Eventmarketing heeft een speciaal programma samengesteld waarin het bureau je laat zien hoe events een boost kunnen geven aan je (marketing)strategie. D&B gelooft namelijk in een campagnematige aanpak van het event: deelnemers op verschillende momenten in het jaar betrekken om het maximale uit je interne en externe communicatie te halen. In circa twee uur laat D&B je proeven van de ‘kalendermethode’ en maak je de aanzet voor je eigen eventcampagne.

Tijdens de D&B Masterclass: – ontmoet je andere vakgenoten – zal D&B je inspireren met creatieve voorbeelden – ga je aan de slag met een vooruitstrevende aanpak – ga je naar huis met concrete tips & tricks voor je eigen eventkalender

Summercourse Waar

Connecting with mister X Amsterdam

Buyer persona… iedereen praat erover… Wij ook, tijdens de summercourse van vorig jaar al. En vanwege het grote animo en de tevreden bezoekers lijkt het ons een uitgelezen kans om dit jaar verder de diepte in te gaan. Want zeg nou zelf: je wilt toch ook weten hoe je die gewaardeerde persona’s aan je kunt blijven binden?

Met andere woorden: hoe houden we de relatie spannend? Tijdens deze ‘deep dive’ onder leiding van een expert onthullen we alle trends, ontwikkelingen en tools. Uiteraard is er tijd om jouw specifieke uitdagingen en oplossingen te toetsen, zodat je geheel verfrist na de summercourse het speelveld kunt betreden.

Oktober 2017 PINO Communicatie | Evenementen | Congressen Summercourse Achter de schermen bij LEGO World Waar Jaarbeurs Utrecht De summercourse 2017 van Preferred Bureau pino bestaat uit een leerzaam kijkje achter de schermen bij het grootste Lego-evenement ter wereld. Beleef zelf hoe live marketing een wereldmerk tot leven wekt. Lees meer op pagina p. 63 en verder.

Vóór elke summercourse ontvangen de leden van het Genootschap voor Eventmanagers een persoonlijke uitnodiging met alle details.

96

De Eventmanager Inspiratie

Foto's Barbara van Baarsel, Ramon van Jaarsveld Clickshots

Bijeenkomsten in beeld In de eerste helft van 2017 organiseerden we verschillende bijeenkomsten voor onze vier brancheorganisaties. Op deze pagina een impressie van drie bijeenkomsten voor het Genootschap voor Eventmanagers: 27 februari workshop Strategisch Relatiemanagement 25 april workshop Graphic Facilitation 19 juni proeftuin ‘Concept 2017’, coproductie met MPI Nederland, Van der Linde Catering + Evenementen en Fraai Projecten

97

98

De Eventmanager Lid worden

Boeiende bijeenkomsten, uitwisseling vakkennis, praktische tips en veel, héél veel inspirerende verhalen van collega’s. Omdat elke eventprofessional – corporate, non-profit, museaal of cultureel – daarnaar op zoek is, is dat ook precies wat deze clubs hun leden bieden. En jij bent er van harte welkom als lid.

Colofon Magazine De Eventmanager is een uitgave van Taller Events BV, voor leden en relaties van Genootschap voor Eventmanagers, G14, Platform Museum Locaties en Theater Locaties Nederland.

Verschijnt twee keer per jaar Oplage 5.000 exemplaren

Collega’s ontmoeten… … bij het Genootschap voor Eventmanagers, G14, Platform Museum Locaties of Theater Locaties Nederland?

Wat doen GvE, G14, PML en TLN? Deze vakorganisaties zijn opgericht om de positie van eventprofessionals in de branche te versterken. Bij elkaar vertegenwoordigen deze vier krachtige brancheorganisaties zo’n 500 leden.

Contact kunnen maken met vakgenoten, dat is voor veel leden de belangrijkste motivatie voor hun lidmaatschap. Vervolgens ontdekken zij de andere voordelen van hun lidmaatschap, waaronder: • kennisevents over wisselende thema’s op het gebied van event- en marketingcommunicatie; • social events voor nuttige contacten in een passend prettige ambiance; • besloten forum voor doorlopende kennis- en informatie-uitwisseling met vakgenoten; • collectieve contracten voor evenementenverzekering en juridische bijstand; • kortingen bij Preferred Partners.

Lid worden? www.eventmanagers.nl www.museumlocaties.nl www.theaterlocaties.nl www.g-14.nl

Abonnee worden?

Leden van gve, g14, pml en tln ontvangen De Eventmanager als onderdeel van hun lidmaatschap.

Niet-leden kunnen een jaarabonnement aanvragen, via 070 36 26 259 of jonathan@eventmanagers.nl.

Je ontvangt, tot wederopzegging, 2 nummers per jaar voor slechts € 49.

Hoofdredacteur Leon Kruitwagen Redactie Carla van Elst, Barbara van Baarsel, Dirk Prijs Teksten Babette Flipse, Barbara van Baarsel, Carla van Elst, Leon Kruitwagen, Mark Dyson, Shirley Brandeis Fotografie Arjan Bronkhorst, Barbara van Baarsel, CB Images, Dick van Baarsel, Etienne van Sloun, Monique van Zeijl Fotografie, Kim van den Broek, Ramon van Jaarsveld Clickshots, Robin de Puy, Ruben van Vliet, Sensation, Theo Krijgsman, Wereldwijze Fotografie Ontwerp Studio Maanzaad Druk JPPJ Redactie en advertentieverkoop: Jonathan van der Mark jonathan@eventmanagers.nl T 070 362 62 59 T 06 53 934 225

Het Concertgebouw als uw eventlocatie!

De Eventmanager Buitenhof 61 2513 AH Den Haag info@deeventmanager.nl T 070 362 62 59 deeventmanager.nl Overname van (delen van) artikelen is mogelijk, na vooraf overleg met – en uitdrukkelijke toestemming van – de hoofdredacteur en met bronvermelding.

De inhoud van De EventManager is met zorg samengesteld. Desondanks zijn fouten of omissies mogelijk. Uitgever en redactie zijn niet aansprakelijk voor eventuele hieruit voortvloeiende schade.

Wij informeren u graag over de mogelijkheden: Laura Beenders Roos van der Donk E: sales@concertgebouw.nl T: 020-573 0420

START EEN BEWEGING

Wij zijn D&B Eventmarketing. Wij inspireren mensen met events die raken en verbinden. En daar hebben we zo ons recept voor.

In plaats van een eenmalig hoogtepunt betrekken we deelnemers op meerdere momenten bij het event. Dat doen we met onze event boosters. Ze zorgen ervoor dat je verhaal beter beklijft, omdat iedereen er onderdeel van is. Dat levert energie die mensen in beweging zet. Een boost voor de ambities van je organisatie.

Maak kennis met de event boosters van D&B Eventmarketing.

Kijk op www.db-eventmarketing.nl.

Herengracht 33 · 1398 AB Muiden · +31 (0)294 26 15 17 info@db-eventmarketing.nl · www.db-eventmarketing.nl